SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP POR SUS SIGLAS EN … y Formularios/05. Manejo de Flota RFP 19-072-C...solicitud de propuestas ("rfp" por sus siglas en inglÉs) | 19-072-c . para establecer

SOLICITUD DE PROPUESTAS ("RFP" POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) | 19-072-C PARA ESTABLECER CONTRATO(S) PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE MANEJO DE FLOTA DE VEHÍCULOS PARA TODAS LAS AGENCIAS, CORPORACIONES PÚBLICAS Y MUNICIPIOS DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO Fecha inicial de publicación del RFP: 19 de junio de 2019

Fecha de vencimiento de propuestas: 16 de julio de 2019 at 10:00 a.m. AST

Emitido por: Administración de Servicios Generales (ASG)

Request for Proposal for Vehicle Fleet Management Services RFP 19-072-C

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Tabla de contenido 1.0 Introducción ........................................................................................................................... 1

1.1 Definiciones/acrónimos ................................................................................................ 1 1.2 Antecedentes ................................................................................................................. 2 1.3 Administración de Servicios Generales (ASG) ............................................................ 2 1.4 Término del contrato..................................................................................................... 3 1.5 Cronología de eventos del RFP .................................................................................... 3 1.6 Solicitudes de Aclaración (RFCs) ................................................................................ 4

1.6.1 Solicitudes de aclaración................................................................................... 4 1.6.2 Conferencia Pre-Subasta (Pre-Bid Conference) ............................................... 4

1.7 Entrega de propuestas ................................................................................................... 4 1.8 Proponentes registrados ................................................................................................ 5 1.9 Firmas de proponentes .................................................................................................. 6

2.0 Alcance .................................................................................................................................. 6 2.1 Precios (No hay límite de páginas. Someta la hoja de cálculo de precios) .................. 7 2.2 Enfoque Técnico (máximo de dieciséis (16) páginas) .................................................. 7 2.3 Pasado desempeño (máximo de seis (6) páginas)....................................................... 12 2.4 Información adicional (máximo de seis (6) páginas) ................................................. 13

3.0 Requisitos de formato para las propuestas del RFP ............................................................. 14 3.1 Documento I & II: Documento de respuesta al RFP (original y censurado) .............. 14

3.1.1 Carta de presentación (una (1) página) ........................................................... 14 3.1.2 Enfoque técnico (máximo de dieciséis (16) páginas) ..................................... 14 3.1.3 Pasado desempeño (máximo de seis (6) páginas) ........................................... 14 3.1.4 Información adicional (máximo de seis (6) páginas) ...................................... 15

3.2 Documento III: Hoja de cálculo de precios ................................................................ 15 3.2.1 Precios (No hay límite de páginas. Someter la hoja de cálculo de precios) ... 15

4.0 Evaluación, selección y adjudicación .................................................................................. 15 4.1 Ronda 1: Evaluación inicial ........................................................................................ 15

4.1.1 Evaluación de propuesta de precios ................................................................ 15 4.1.2 Evaluación de enfoque técnico ....................................................................... 15 4.1.3 Tabla de evaluación de enfoque técnico ......................................................... 16

4.2 Ronda 2: Evaluación de oferta mejor y final .............................................................. 16 4.3 Selección ..................................................................................................................... 16 4.4 Adjudicación ............................................................................................................... 17

5.0 Otros términos y condiciones .............................................................................................. 17 5.1 Periodo de revisión ..................................................................................................... 17 5.2 Rechazo de propuestas; Cancelación del RFP ............................................................ 17 5.3 Pasar por alto informalidades ..................................................................................... 18 5.4 Errores y omisiones en la propuesta ........................................................................... 18 5.5 Costo de preparación de propuestas ........................................................................... 18 5.6 Comunicaciones prohibidas ........................................................................................ 18 5.7 Anuncios públicos ...................................................................................................... 18 5.8 Depósitos y garantías .................................................................................................. 18

6.0 Certificaciones del proponente ............................................................................................ 18 7.0 Confidencialidad de respuestas e información propietaria .................................................. 19

7.1 Copia redactada ......................................................................................................... 19


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7.2 Titularidad de la propuesta sometida .......................................................................... 20 8.0 Términos y condiciones generales ....................................................................................... 20

8.1 Precios cotizados ........................................................................................................ 20 8.2 Facturación ................................................................................................................. 20 8.3 Pagos ........................................................................................................................... 20 8.4 Incumplimiento ........................................................................................................... 20 8.5 Código de ética ........................................................................................................... 20 8.6 Cláusula de no discrimen ............................................................................................ 21

9.0 Preferencia local .................................................................................................................. 21 10.0 Revisión de contrato por la JSF (Junta de Supervisión Fiscal)........................................... 21

Lista de tablas Table 1.5-1. Cronología general del RFP. ...................................................................................... 3 Table 1.7-1. Formato de presentacion ............................................................................................. 5 Table 2.2-1. Requisitos de enfoque técnico .................................................................................... 7 Table 2.33-1. Pasado desempeño .................................................................................................. 13 Table 2.4-1. Información adicional ............................................................................................... 13 Table 4.1.2-1. Guía de evaluación ................................................................................................ 15 Table 4.1.3-1. Escala de evaluación .............................................................................................. 16


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1.0 Introducción 1.1 Definiciones/acrónimos Administración de flota de vehículos – se refiere a la supervisión del ciclo de vida de los vehículos de la flota, comenzando con el registro del vehículo y finalizando con el decomiso del vehículo.

Administración de mantenimiento – se refiere a la supervisión del mantenimiento del vehículo a través de una base de datos centralizada y un sistema de monitoreo.

Análisis de ciclo de vida – es un proceso para verificar el uso o desgaste del vehículo y predecir cuándo necesitará ser remplazado.

ASG – se refiere a la Administración de Servicios Generales.

Descuentos – son reducciones en precio de productos y servicios ofrecidos por suplidores. También pueden ser reducciones en el precio total de una factura. El beneficio de esos descuentos se aplica al momento de pagar las facturas.

Entidad gubernamental – se refiere a cualquier departamento, agencia, junta, comisión, organismo, oficina, oficina pública o institución del Poder Ejecutivo, ya sea existente o por crearse en el futuro.

Etiquetas y marcas – se refiere a las calcomanías y/o pintura colocada en un vehículo para representar la identificación y/o marca del vehículo de acuerdo a lo requerido por ASG.

Firma electrónica – se refiere a una imagen digital de una firma escrita a mano, que sirve como una firma oficial en documentos legales vinculante.

Gobierno de Puerto Rico (GPR) o Gobierno – se refiere al Gobierno de Puerto Rico. Incluye pero no se limita a las demás ramas de gobierno, agencias, corporaciones públicas y municipios.

Hoja de cálculo de precios (“Pricing Worksheet”) – es el archivo de Excel que se utiliza para proporcionar propuestas de precios para este RFP.

Instrumentalidad – se refiere a cualquier entidad, agencia, o corporación pública del Gobierno de Puerto Rico (GPR).

Junta de Subastas – se refiere a la Junta de Subastas de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico.

Junta de Supervisión Fiscal (JSF) – se refiere a la Junta creada bajo la Ley Federal de Supervisión, Gerencia y Estabilidad Económica de 2016 (“PROMESA”).

Proponente – Se refiere a una (1) persona natural, (2) persona jurídica, (3) empresa conjunta, o (4) sociedad, o (5) consorcio de personas y/o sociedades, y/o compañías u otras entidades que envían una respuesta a este RFP que no está excluida actualmente en ninguna jurisdicción federal, estatal o local.

Proponentes calificados – Se refiere a Proponentes que se encuentren registrados en el Registro Único de Licitadores (RUL) al momento de someter su propuesta.


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Proveedor – se refiere a una (1) persona natural, (2) persona jurídica, (3) empresa conjunta, (4) sociedad, o (5) consorcio de personas y/o sociedades y/o compañías u otras entidades que provee los bienes o servicios solicitados en este RFP.

Razonabilidad de precio (“Price Reasonableness”) o precio justo y razonable (“Fair and Reasonable Price”) – se refiere a una evaluación realizada por el Gobierno sobre cualquier precio propuesto. Los precios se evaluarán para determinar si son justos y razonables aplicando una o más técnicas de análisis estadístico de precios que identifican precios atípicos.

Reembolsos (“Rebates”) – son pagos negociados por suplidores que se otorgan a los clientes como incentivos para que estos utilicen más de sus productos o servicios. Los reembolsos generalmente se calculan a base del volumen o gasto total del cliente con el suplidor. Los reembolsos generalmente se pagan de forma periódica (por ejemplo: por factura, trimestral, etc.)

RFP (“Request for Proposal”) – se refiere a esta Solicitud de Propuestas y anejos emitidos por la ASG.

Selección de mejor valor de compensación o mejor valor – se refiere al resultado esperado de una adquisición que, según los estimados del Gobierno, provee el mayor beneficio global al Gobierno en respuesta a sus requerimientos.

Suplidor o Proponente adjudicado o Proponente seleccionado – se refiere a un proponente que recibió un contrato resultante de este RFP.

1.2 Antecedentes El Gobierno de Puerto Rico (GPR) es responsable de administrar los recursos públicos y de brindar todos los servicios necesarios a la ciudadanía de Puerto Rico, que consta de aproximadamente 3.3 millones de personas. El Poder Ejecutivo es el mayor empleador en Puerto Rico con más de 150,000 trabajadores.

El actual Plan Fiscal del Gobierno requiere "Reformas de Control Financiero" para mejorar el reporte de información financiera general de presupuesto y de efectivo, así como sus controles. La reforma de adquisiciones ha sido identificada como uno de los facilitadores claves para hacer realidad esta reforma financiera. Para llevar a cabo esta reforma de adquisiciones, el Gobierno está implementando prácticas modernas para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de adquisiciones. Actualmente, el gobierno está atravesando una reforma de compras que incluye las estrategia de compra (“strategic sourcing”) de categorías de bienes y servicios identificados como esenciales para lograr ahorros en todo el gobierno al reducir significativamente el costo de los bienes y servicios adquiridos.

El Gobierno está emitiendo esta Solicitud de Propuestas ("RFP") para invitar a los proveedores interesados ("Proponentes") a presentar propuestas para proveer servicios de manejo de flota a todas las instrumentalidades del GPR. El tamaño actual de la flota del GPR es aproximadamente de 10,000 vehículos. Estos están localizados alrededor de todo Puerto Rico y se utilizan en aproximadamente 131 agencias, municipios, y corporaciones públicas.

1.3 Administración de Servicios Generales (ASG) En 2011, se promulgó el Plan de Reorganización Número 3 para reestructurar el proceso de adquisiciones del Gobierno de Puerto Rico y establecer la Administración de Servicios Generales


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como la entidad gubernamental a cargo de la implementación de la política de adquisiciones del Gobierno de Puerto Rico. La ASG cubre el proceso de compra y adquisición de bienes y servicios no profesionales para el Gobierno.

Bajo el Plan de Reorganización, la ASG tiene la autoridad de actuar como la entidad contratante y negociadora para todas las entidades gubernamentales. Esto incluye la autoridad para procurar la compra y adquisición de bienes y servicios en nombre de todas las entidades gubernamentales.

1.4 Término del contrato El contrato (o los contratos) que resulte de ese proceso de RFP será otorgado a uno o a múltiples proponentes. El término de dicho contrato entrará en efecto en cuanto ASG efectúe el contrato y tendrá la duración de un año. También, tendrá dos posibilidades de renovación, a discreción del Gobierno, de un año cada uno. ASG se reserva el derecho de cancelar el contrato(s) antes de la fecha de expiración en el evento de que haya un incumplimiento del contrato por parte del Proponente Adjudicado, cancelar el contrato al culminarse la tarea de acuerdo al alcance del trabajo, o no extender el contrato y re-subastar el alcance del trabajo luego de que el término haya expirado.

El propósito principal del RFP y contratos que resulten del mismo es lograr ahorros al GPR en el manejo de servicios de flota vehicular.

1.5 Cronología de eventos del RFP La cronología de eventos para este RFP se representa abajo, en la Tabla 1.5-1. Todos los elementos deben ser recibidos en o antes de la fecha límite. Tabla 1.5-1. Cronología de eventos del RFP.

Fecha esperada Evento

19/06/2019 Publicación del RFP

27/06/2019 Último día para enviar preguntas (solicitudes de aclaración) – 1:00 p.m. (AST): [email protected]

02/07/2019 Emisión de respuestas a las preguntas por la ASG – 10:00 a.m. (AST)

09/07/2019 Conferencia pre-subasta (10:00 a.m. –12:00 p.m. AST) 16/07/2019 Fecha límite de presentación de propuestas - 10:00 a.m. AST:

[email protected] TBD* Someter oferta mejor y final: [email protected]

Después de 07/08/2019 Anuncio de adjudicación *Una oferta mejor y final puede ser solicitada a discreción de la Junta de Subastas (ver sección 4.2). La fecha y la hora serán publicadas en la página de la ASG si la Junta de Subasta requiere una oferta mejor y final.

Hay que tener en cuenta que hay fechas que pueden cambiar de la Tabla 1.5-1. Es responsabilidad de los Proponentes revisar periódicamente sus correos electrónicos y la página web de la ASG (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Páginas/default.aspx) para toda la información y actualizaciones relacionadas con este RFP.

mailto:[email protected]

http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/P%C3%A1ginas/default.aspx


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1.6 Solicitudes de Aclaración (RFCs) 1.6.1 Solicitudes de aclaración Las solicitudes de aclaraciones y preguntas relacionadas con este RFP deben enviarse por correo electrónico a [email protected] no más tarde de la 10:00 p.m. el 27 de junio de 2019. Las preguntas enviadas deben hacer referencia al número del RFP y mencionar la información de contacto del posible Proponente.

La ASG compilará todas las preguntas e inquietudes, y emitirá respuestas a todas las preguntas a los posibles Proponentes el 02 de julio de 2019 en su página web (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Páginas/default.aspx). Se espera que los Proponentes descarguen de la página web de la ASG el documento que contiene todas las respuestas a la solicitud de aclaración.

Desde el momento en que el RFP es publicado y hasta que se otorgue la adjudicación, los proponentes no pueden contactar a la ASG directamente. Preguntas relacionadas al RFP solo podrán ser comunicadas a través de correo electrónico. Preguntas enviadas por correo electrónico solo serán contestadas si se reciben al correo oficial del RFP durante el periodo determinado para preguntas y solo se contestarán si son enviadas durante el periodo permitido para solicitar clarificaciones.

Los proponentes no pueden contactar a la ASG por ningún otro medio. Esto incluye visitas en persona, llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico o cualquier otro modo de comunicación.

1.6.2 Conferencia Pre-Subasta (Pre-Bid Conference) La ASG aclarará las respuestas publicadas en la página web de la ASG a través de una conferencia pre-subasta que se realizará el 09 de julio de 2019 desde las 10:00 a.m. hasta las 12:00 p.m. AST en la oficina de la ASG (211 Avenida Quisqueya, San Juan, 00917, Puerto Rico). La información de cómo conectarse a la llamada de conferencia se publicará en la página web de la ASG junto con la respuestas según el proceso detallado en la sección 1.6.1.

El propósito de la conferencia pre-subasta es proveer instrucciones de cómo completar las secciones técnicas del RFP y la Hoja de Cálculo de Precios, al igual para clarificar cualquier duda sobre preguntas enviadas vía correo electrónico.

1.7 Entrega de propuestas Las propuestas deberán enviarse mediante correo electrónico a la dirección [email protected] y deben ser recibidas en o antes de la 10:00 a.m. AST del 16 de julio de 2019. No se aceptarán las respuestas al RFP recibidas después de la fecha y hora límite prescrita.

Las propuestas no se evaluarán antes de la 10:00 a.m. del 16 de julio del 2019 (fecha de vencimiento de la propuesta). El Proponente deberá enviar la respuesta por correo electrónico al Secretario de la Junta de Subastas. La línea de asunto del correo electrónico debe contener lo siguiente:

http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/P%C3%A1ginas/default.aspx


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Atención: Secretario de la Junta de Subastas: Respuesta al RFP 19-072-C de <Nombre del Proponente>

El envío por correo electrónico debe contener tres (3) archivos adjuntos con los contenidos que se enumeran a continuación en la Tabla 1.7-1: Tabla 1.7-1. Formato de Presentación.

Número de documento

Formato de documento

Tipo de documento

Formato de nombre de documento

Contenido de documento

I

PDF

Copia Original <Nombre del Proponente>_Respuesta Original RFP_<MMDDAAAA>.pdf

1. Carta de Presentación

2. Respuestas a las preguntas de Enfoque Técnico

3. Respuestas a las preguntas de Pasado Desempeño

4. Respuestas a las preguntas de Información Adicional

II

PDF

Copia Censurada

<Nombre del Proponente>_Respuesta Censurada RFP_<MMDDAAAA>.pdf

1. Carta de Presentación

2. Respuestas a las preguntas de Enfoque Técnico

3. Respuestas a las preguntas de Pasado Desempeño

4. Respuestas a las preguntas de Información Adicional

III

XLS

Copia Original (completada

según la plantilla provista)

<Nombre del Proponente>_PricingWorksheet_<MMDDAAAA>.xls

1. Hoja de Cálculo de Precios

El Documento II se refiere al requisito que los proponentes presenten una copia electrónica censurada de su propuesta como se describe en la Sección 7.0 (Confidencialidad de las respuestas e información propietaria). Si no se incluye una copia censurada identificable de la propuesta con la presentación, la ASG considerará la copia presentada como copia censurada y no censurada de la propuesta.

Si la propuesta se envía varias veces, la ASG sólo aceptará la última versión enviada antes de la fecha límite.

Una vez que las propuestas sean evaluadas, la Junta de Subasta puede solicitar una oferta mejor y final de los Proponentes Calificados (Sección 4.2).

1.8 Proponentes registrados Cualquier Proponente interesado en contratar con el Gobierno deberá estar registrado en el "Registro Único de Licitadores" (RUL). Los proponentes pueden acceder al RUL a través del siguiente enlace: https://rul.asg.pr.gov/.

https://rul.asg.pr.gov/


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La registración en el RUL es un requisito mandatorio a toda persona legal o natural interesada en participar en el proceso de adquisiciones de bienes y servicios del GPR. Al momento de someter su propuesta, todos los proponentes tienen que tener la Certificación de Elegibilidad activa, incluyendo todos los documentos necesarios para estar certificados. Este requisito se le atribuye a lo descrito en el Artículo 4.2(e) del Reglamento del RUL del GPR.

Cualquier proponente que no cumpla con los requisitos descritos en los párrafos anteriores al momento de someter su propuesta no será considerado para este proceso de adquisiciones.

1.9 Firmas de proponentes Todas las propuestas enviadas deben proveer una persona de contacto. Deben incluir:

• Nombre de la persona

• Dirección

• Dirección de correo electrónico del punto de contacto

Las propuestas que no identifiquen un punto de contacto y la información de contacto pueden ser rechazadas.

Esta información será provista en la carta de presentación (ver sección 3.1.1). La misma debe ser firmada con tinta permanente negra o azul por un agente autorizado del proponente. Este agente autorizado debe ser el mismo punto de contacto registrado en el RUL.

Las firmas electrónicas que cumplan con este requisito serán aceptadas.

2.0 Alcance Este RFP busca recibir propuestas de Proponentes que deseen ser considerados para proveer servicios de manejo de flota de vehículos a todas las instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico bajo el contrato con ASG que resulte de este RFP. El Gobierno de Puerto Rico se reserva el derecho de adjudicar parte o todo el servicio detallado en el Enfoque Técnico (Sección 2.2). El Gobierno de Puerto Rico tiene requisitos en las cuatro (4) áreas a continuación:

• Precios

• Enfoque Técnico

• Pasado Desempeño (esta sección es requisito pero no se le asignará puntuación)

• Información Adicional (esta sección es requisito pero no se le asignará puntuación)

Las propuestas deben ser claras, concisas e incluir suficiente detalle para una evaluación efectiva y para justificar la validez de lo estipulado en las mismas. Las propuestas no deben parafrasear o reformular los requisitos del Gobierno, deben proveer un raciocinio convincente que justifique cómo el Proponente atenderá los requisitos del Gobierno. Los proponentes deben asumir que el Gobierno no tiene conocimiento previo de su experiencia o mejores prácticas y que sus calificaciones y revisiones de pasado desempeño serán basadas sólo en la información presentada en su propuesta.


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2.1 Precios (No hay límite de páginas. Someta la hoja de cálculo de precios) La Hoja de Cálculo de Precios debe enviarse en un documento separado de manera electrónica a través de correo electrónico. La Hoja de Cálculo de Precios tiene instrucciones de cómo proveer la información de precios.

La Hoja de Cálculo de Precios debe contener la descripción de servicio (y cualquier otra información relevante) necesaria para proveer una propuesta de precios. El documento le solicita al Proponente que provea una propuesta del precio por unidad para los artículos que cumplan con las descripciones del servicio. Si el proponente deja en blanco cualquier propuesta de precio de un servicio, la ASG asumirá que tal información no está disponible.

La pestaña de “Incentivos” contiene estructuras de descuentos que pueden ser ofrecidas por los proponentes.

Los proponentes deben proveer el precio de los servicios listados en la Hoja de Cálculo de Precios. El precio es dividido en los siguientes componentes:

• Administración del servicio de flota vehicular o Administración de la flota o Administración del mantenimiento de la flota o Administración de accidentes o Administración del lavado de autos o Administración del servicio de remolque o Entrenamiento de seguridad

• Disposición/Reventa del vehículo • Incentivos

o Términos de pagos o Bono por iniciar término o Incentivo multi-anual o Reembolso anual de gastos o Reembolsos (“Rebates”)

2.2 Enfoque Técnico (máximo de dieciséis (16) páginas) El Enfoque Técnico debe detallar el enfoque del Proponente para cumplir con cada uno de los requisitos técnicos y debe reflejar un método práctico y viable para lograrlos. Los requisitos técnicos son los siguientes: Tabla 2.2-1. Requisitos del Enfoque Técnico

Área de desempeño

ID de requerimiento Requerimientos

Administración de cuentas

1.1 Describa la habilidad de su organización de proveer servicio al consumidor a choferes y Administradores de ASG durante las horas de 8:00am a 6:00pm AST.

1.2 Describa la habilidad de su organización de proveerles a los choferes un servicio al cliente de emergencia 24/7 para asistencia en la carretera, etc.


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Área de desempeño


1.3

Describa su manera actual de administrar sus cuentas, incluyendo los siguientes requisitos:

a. Un punto de contacto b. Una reunión de revisión de cuentas de los gerentes seniors de su

organización cada tres (3) meses (o ad-hoc cuando sea necesario). Una de las reuniones debe incluir una reunión anual para establecer objetivos estratégicos y planificación de cuentas para el año siguiente.

c. Un reporte mensual como requerido por ASG d. Un equipo dedicado a esta cuenta (por favor provea los detalles de su

estructura)

1.4

Favor de detallar cómo el equipo de administración de cuentas de su organización cumplirá con los siguientes requisitos:

a. Iniciativas de reducción de costos – para proveer más detalles sobre los gastos de flota de la ASG – para identificar rápidamente áreas de mejoras.

b. “Benchmarking” – para proveer reportes frecuentes en cómo la flota del GPR se compara con flotas similares en las organizaciones que maneja.

c. Medición de Desempeño – reportes para proveer métricas, incluyendo: indicadores claves de rendimiento (“Key Performance Indicators (KPI)”), acuerdos de nivel de servicio (“Service Level Agreements (SLA)”), y cualquier otra métrica que sea acordada.

d. Manejo continuo de un registro de beneficios. e. Apoyo administrativo para proveedores de servicios, de ser necesario.

Implementación del contrato 2.1

La ASG requiere un plan robusto para la implementación de todos los servicios a negociarse. Por favor, detalle la metodología de implementación de su organización. Asegúrese de atender lo siguiente:

a. Detalle los métodos que utilizará para asegurar una transición afable de cualquier actual suplidor y/o proceso.

b. Explique claramente cuál es su expectativa del apoyo que ASG tendrá que proveerle durante la implementación del proceso.

c. Explique su método para prevenir la pérdida de servicios durante el cambio de contrato, con énfasis en la facilidad de la transición para todos los conductores.

d. Detalle su propuesta para minimizar el cambio en costo a la ASG. e. Detalle los recursos que serán asignados a esta transición y detalle el

conjunto de sus habilidades y experiencia implementando el despliegue de una flota de tamaño similar a la del GPR.

f. Basado en el tamaño y escala de esta oportunidad, favor de confirmar el tiempo estimado que tardará en implementar su solución.

Administración de la flota

3.1

La ASG requiere servicios de administración de la flota. Favor de describir su propuesta, incluyendo los siguientes requisitos:

a. Favor de detallar la propuesta de su organización para manejar los bienes de la flota del GPR

b. Favor describir el programa de retroalimentación del conductor de su organización.

c. Favor describir el programa de análisis de ciclo de vida de su organización. d. Favor describir el Costo total de Adquisición “Total Cost of Ownership

(TCO)” de su organización. e. Favor describir el servicio de consultoría de flota de su organización para

solicitudes ad-hoc, por ejemplo: Tamaño correcto de flota (“right sizing” de la flota).

3.2 Detalle que sistema, recursos y pericia va a proveer para el manejo del programa de Administración de Flota. Por favor, asegúrese de atender los siguientes requisitos:


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Área de desempeño


a. Describa su solución de data digital desde la perspectiva del conductor y la de la administración de la flota.

b. Explique la estructura de roles de su sistema y el cómo asegurarán el acceso adecuado para administradores de flota de ASG y sus conductores.

c. Describa como su sistema continuamente verifica la precisión de sus datos. d. Describa como su solución permite un número de identificación (ID) único

para cada conductor. e. Detalle la habilidad de su solución de mantener todos los datos en un

repositorio único de información. f. Detalle su procedimiento y política de “data backup.” g. Describa como su sistema maneja situaciones en el cual múltiples

vehículos son asignados al mismo conductor. Detalle la habilidad de su sistema de enlazar estas dos bases de datos mientras se evita una confusión.

h. Explique cómo su solución integra datos de varias fuentes incluyendo, pero no limitado a las bases de datos de Oracle, MS Dynamics, y SQL.

i. Describe como el millaje se entra en su sistema, ya sea manualmente o mediante fuentes de datos automatizados.

j. Explique su proceso para cumplir con las leyes de privacidad de Puerto Rico.

k. ¿Cómo maneja su solución el proceso de clasificación de accidentes? l. Describe la habilidad de tu solución de grabar las estadísticas de accidentes

provengan de reportes, fuentes electrónicas o ambas. m. Explique su capacidad y servicios para proveer verificaciones de registros

de vehículos de motor. n. ¿Qué es requerido en términos de campos de data del conductor para

obtener y actualizar la información del conductor? o. ¿Qué es requerido por la ASG para obtener y actualizar la información de

los conductores? p. Explica como su solución aceptará data (reportes periódicos

automáticamente o manualmente) de varias fuentes incluyendo, pero no limitado, a ASG, empresas de alquiler, compañías de telemática, empresas de seguridad al conductor, y compañías de manejo de accidentes.

q. ¿Su solución provee una recomendación de estructura de códigos que permita la estructura de reportes y aprobación del GPR (usualmente se refiere a tener una estructura jerárquica)? Explique cómo su estructura puede ser modificada a base de requisitos futuros.

r. Explique cómo su solución se asegura de tener uniformidad en codificación de accidentes.

s. Detalle su habilidad de asegurar que toda data recibida es correctamente entrada en el sistema en cinco (5) días laborables luego de recibirse.

t. ¿Su solución es capaz de retener documentos escaneados o versiones en PDF de copias físicas?

3.3

Favor de indicar como ayudará al GPR desarrollar e implementar una política de administración del ciclo de vida de los vehículos. Favor de proveer ejemplos de su proceso. Favor detallar como puede manejar proactivamente la flota existente para evitar reparaciones excesivas cuando nuevos vehículos ya han sido ordenados/están en camino.


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Área de desempeño


Ingeniería de vehículos 4.1

La ASG tiene un número de vehículos con la necesidad de equipo de reemplazo. Favor de detallar como puede ayudar en los siguientes requisitos:

a. El proceso de especificación del vehículo (i.e. identificar la necesidad y recomendar la marca y modelo apropiado).

b. Diseño de “upfitting” (identificando equipo necesario). c. Administración de “upfitting”, incluyendo análisis de componente,

recomendación de programas instalados, e iniciativas de reducción de gastos.

d. La rotulación y marcas requeridas en el vehículo, incluyendo la identificación de requisitos antes de la autorización por parte de la ASG para asegurar que se cumple con las regulaciones y documentación de los servicios provistos.

e. Obtener aprobación de la ASG para cualquier equipo, etiqueta y marca que entienda necesaria en cualquier vehículo.

f. Reparaciones bajo garantía después de la entrega. g. Solicitudes ad-hoc (nuevas etiquetas, órdenes de equipo adicional) h. Recurso dedicado (idealmente exclusivo) a dar apoyo. i. Favor de indicar cualquier socio que trabaje con usted para obtener piezas

o darle servicio a los vehículos.

Administración de mantenimiento 5.1

Favor de describir la habilidad de su organización de proveer mantenimiento vehicular (reparaciones) planificado y no planificado. Favor de detallar cómo cumplirá con los siguientes requisitos:

a. La habilidad de su organización de ofrecer un “network” de talleres de mantenimiento en toda la isla.

b. La habilidad de su organización de trabajar con talleres de mantenimiento actualmente bajo contrato de la ASG.

c. La habilidad de su organización de manejar el mantenimiento preventivo de acuerdo con el calendario recomendado por el manufacturero.

i. Esto incluye, pero no se limita a, cambio de aceite, filtro de aceite, filtro de aire, filtro de gasolina, frenos, amortiguadores, “spark plugs” (bujía), “wipers”, refrigerante, líquido de frenos, liquido de transmisión, “timing belt or chain”, etc.

d. La habilidad de su organización de manejar mantenimiento imprevisto (falla de un componente vehicular).

e. Cualquier servicio de reemplazo de gomas o parabrisas que su organización ofrezca.

f. El servicio de asistencia en la carretera de su organización y su capacidad de manejar la asistencia del manufacturero.

g. Todos los talleres de mantenimiento utilizados por su organización estarán sujeto de aprobación por la ASG. Favor de describir la habilidad de su organización de asegurar que todos sus establecimientos de mantenimiento cumplen con los siguientes requisitos:

i. Deben tener un Certificado de Deuda de la Corporación Fondo del Seguro del Estado de Puerto Rico.

ii. Deben tener una Póliza de Responsabilidad Publica con límite de un Millón de dólares ($1,000,000.00) y endoso a favor de la Administración de Servicios Generales.

iii. Deben tener una Póliza Garage Keeper con límite de un millón de dólares ($1,000,000.00) y endoso a favor de la Administración de Servicios Generales

iv. Certificación del Colegio de Mecánicos Automotrices de Puerto Rico para los mecánicos. Certificación Colegio de Técnicos y Mecánicos Automotrices de Puerto Rico para el taller. Certificación Póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del


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Área de desempeño


Estado. Deberá cumplir cualquier y todas las regulaciones de la ASG, incluso las que puedan cambiar en un futuro.

h. La habilidad de su organización de manejar completamente cualquier contrato de mantenimiento.

i. La habilidad de su organización de continuamente asegurarse de que sus talleres de mantenimiento cumplen con los requisitos y regulaciones de cumplimiento de la ASG.

j. La habilidad de su organización de mantener un expediente, y preparar reportes de todos los servicios de mantenimiento provistos a los vehículos de la ASG, por agencia.

k. El criterio que utiliza su organización para calificar sus talleres como parte de su “network”.

l. La política de su organización de manejar recogidos/arreglos (“recalls”) de vehículos.

m. Sus procesos de evaluación de transacciones corrientes para asegurar que solo el trabajo apropiado es autorizado y que se documentan los ahorros asociados con esta actividad.

n. Su sistema de niveles de aprobaciones (i.e. un límite monetario basado en la estructura gerencial) incluyendo consejos proactivos de mejores prácticas.

o. Esboce sus programas de cuentas nacionales (Sears Auto, Firestone, etc) y cómo sus clientes se benefician de cualquier descuento de cuentas nacionales.

p. El manejo de su organización a las garantías y su proceso para asegurarse que los vehículos bajo garantías son manejados por el comerciante autorizado.

Administración de accidentes 6.1

Favor de detallar sus procedimientos de manejo de accidentes. Favor de indicar cómo su organización puede cumplir con los siguientes requisitos:

a. En el caso que haya un grado de complejidad en la actualización de especificaciones (“upfitting”) de un vehículo (equipo no provisto por el manufacturero), favor de detallar como manejaría dicho proceso de reparación para estos vehículos complejos.

b. Algunos vehículos pueden tener múltiples reparaciones en la misma pieza o parte (por ejemplo: “rear bumper”). Detalle cómo su organización puede manejar las reparaciones del GPR a un estándar que reduzca costos por no devolver el vehículo al 100% (estándar del manufacturero o fábrica) o usando partes no-OEM sin comprometer la seguridad o imagen del vehículo.

c. Reparación o reemplazo de rotulaciones requeridas para vehículos, incluyendo identificación de requisitos y cumplimiento de las provisiones regulatorias provistas por la ASG y la documentación de los servicios provistos.

d. Procesos para rastrear el vehículo mientras se encuentra en proceso de reparación.

e. Proceso de documentación del proceso de reparación y autorización desde el primer aviso de siniestro (“First Notice of Loss (FNOL)”) hasta la reparación final.

f. Proceso de monitoreo de la reparación del vehículo (tiempo, tasa de mano de obra, partes utilizadas, calidad de la reparación y satisfacción del conductor), incluyendo servicios de “autobody” y pintura.

g. Procesos de obtener historial de estadísticas de accidentes año tras año.


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Área de desempeño


Disposición/ Reventa del

vehículo 7.1

Favor de detallar cómo su organización cumplirá con los siguientes requisitos de disposición/reventa de los vehículos:

a. Canales disponibles para vender vehículos, incluyendo pero no limitado a subastas, venta directa, venta de chatarra.

b. Proceso de remarcar los vehículos. c. Proceso de disponer de vehículos dañados (pérdida total). d. Remolque de vehículos a lugar donde disponen de los mismos. e. Ayuda con iniciativas para prevenir pérdidas en ventas por vehículos

dañados. f. Cómo su proceso de reventa se asegura la óptima cantidad de ingresos en

todo vehículo. g. Ciclo de tiempos requerido de la fecha en que se recoge el vehículo a la

fecha en que se envía a ASG h. Administración de una facilidad segura (estacionamiento) para guardar

autos antes de vender.

Entrenamiento de seguridad 8.1

Favor de describir cualquier entrenamiento de seguridad que su organización ofrezca a conductores.

a. Describe el tipo de entrenamiento dado. (en persona/en el guía, por internet, etc).

b. Describa cómo su organización identifica y mantiene récord de los riesgos de sus conductores.

Otros servicios 9.1

Favor de detallar como su organización provee acceso a los siguientes servicios: a. Lavado de autos:

i. Describa el tipo de servicio provisto (“self-service”, lavado a mano, lavado automatizado, etc.)

ii. Describa el tipo de vehículo que recibe el servicio (autobús, SUV, sedan, etc.)

iii. Describa cómo su organización se asegura de la calidad de sus servicio a un cliente

b. Servicio de remolque i. Describa como su organización maneja el servicio de remolque

a los talleres de mantenimiento de autos (cuando se requiere o como resultado de una llamada de asistencia en la carretera)

ii. Describa cómo su organización maneja el servicio de relocalización de vehículos.

2.3 Pasado desempeño (máximo de seis (6) páginas) Los proponentes deberán proveer su información de contacto (nombre, titulo, compañía, dirección, número de teléfono y correo electrónico) de por lo menos tres (3) referencias (preferiblemente en el sector público) donde el proponente haya brindado un trabajo similar al que requiere este RFP. Las referencias deberán de ser de un periodo de menos de tres (3) años de la fecha de cierre del RFP. Los proponentes deben proveer las respuestas a las preguntas enlistadas en la Tabla 2.3-1


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por cada una de las tres referencias (dos páginas para cada referencia). Favor de referirse a la sección de Área de Desempeño al proveer su respuesta. Table 2.3-1. Pasado Desempeño.

Área de desempeño Pregunta

Administración de cuentas ¿Cómo su compañía estableció una estructura de administración de cuentas en su pasado proyecto?

Implementación de contrato ¿Cómo su compañía planificó y ejecutó la implementación del contrato con el cliente en referencia?

Administración de flota

Describa cómo el cliente en referencia utiliza su programa de administración de flota con un enfoque en manejo de data y manejo de ciclo de vida de los vehículos.

Ingeniería de vehículos

¿Cómo manejó el proceso de recopilación de requisitos y la ejecución de actualizar los aspectos necesarios para el cliente en referencia?

Administración de mantenimiento

Describa cómo atendió cualquier solicitud específica del cliente en referencia – por ejemplo: incluir ciertos talleres en su “network”?

Administración de accidentes Describa cómo su programa de manejo de accidentes fue implementado por el cliente en referencia.

Disposición/ Reventa del

vehículo Detalle cómo su compañía brindó servicios de disposición y reventa al cliente en referencia.

Entrenamiento de seguridad Detalle cómo su compañía brindó servicios de entrenamiento de seguridad al cliente en referencia.

Otros servicios Detalle cómo su organización otorgó los siguientes servicios al cliente en referencia: lavado de autos, remolque, administración de multas, manejo de peajes.

ASG puede contactar estas referencias para verificar esta información.

Las respuestas a Pasado Desempeño serán tomadas en consideración para entender las capacidades del Proponente pero no serán evaluadas o calificadas.

2.4 Información adicional (máximo de seis (6) páginas) En un máximo de seis (6) páginas, los Proponentes deberán contestar las preguntas adicionales que se encuentran a continuación en la Tabla 2.4-1.

Table 2.4-1. Información Adicional. Área de Desempeño ID de Pregunta Pregunta

General 1.1

Los suplidores pueden ser requeridos de participar en sesiones de revisión trimestralmente con el Gobierno. ¿Su organización está de acuerdo con dicho requisito?

1.2 ¿Su organización es capaz de procesar órdenes de compra, recibos de confirmación y facturas mediante EDI?


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Área de Desempeño ID de Pregunta Pregunta

Sustentabilidad 2.1 Describa el compromiso de su organización, si alguno, de promover la transportación sustentable y la eficiencia en energía.

Tecnología 3.1 Favor de detallar la forma de su organización de implementar nuevas tecnologías para sus clientes. Por ejemplo: nueva oferta de telemática, o un sistema “web based” para ayudar manejar el comportamiento del conductor.

Las respuestas a Información Adicional serán tomadas en consideración para entender las capacidades del Proponente pero no serán evaluadas o calificadas.

3.0 Requisitos de formato para las propuestas del RFP La propuesta debe contener las secciones a continuación y los límites de páginas estipuladas para cada sección. Páginas en exceso a lo estipulado no serán consideradas y no serán evaluadas. Las páginas deben ser a espacio sencillo en un papel 8½ por 11 pulgadas, con un mínimo de una (1) pulgada de margen en todas las direcciones. Las páginas tienen que ser enumeradas consecutivamente con utilizando un tipo de letra “Times New Roman” tamaño 12.

Las propuestas de los proponentes deben seguir el siguiente formato:

3.1 Documento I & II: Documento de respuesta al RFP (original y censurado) 3.1.1 Carta de presentación (una (1) página) Los proponentes deben completar y enviar una (1) carta de presentación como parte de sus documentos I y II. La carta de presentación contiene información de cómo proveer información del Proponente.

3.1.2 Enfoque técnico (máximo de dieciséis (16) páginas) En un máximo de dieciséis (16) páginas, los proponentes deben contestar las preguntas en las Áreas de Desempeño del Enfoque Técnico: Administración de Cuentas, Implementación de Contratos, Administración de Flotas, Ingeniería de Vehículos, Administración de Mantenimiento, Administración de Accidentes, Disposición/Reventa del Vehículo, Entrenamiento de Seguridad y Otros Servicios.

El formato de respuesta debe referirse al Área de Desempeño y el ID de Requerimiento.

Ejemplo:

Área de desempeño ID de Requerimiento Contestación

Comunicación 4.1 Aquí es donde escribe su respuesta.

3.1.3 Pasado desempeño (máximo de seis (6) páginas) En un máximo de seis (6) páginas, el Proponente responderá con la información solicitada en la Sección 2.3. Las respuestas de Pasado Desempeño serán tomadas en consideración para entender las capacidades del Proponente pero no serán evaluadas ni calificadas.


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3.1.4 Información adicional (máximo de seis (6) páginas) En un máximo de seis (6) páginas, el Proponente responderá con la información solicitada en la Sección 2.4. Las respuestas a Información Adicional serán tomadas en consideración para entender las capacidades del Proponente pero no serán evaluadas ni calificadas.

3.2 Documento III: Hoja de cálculo de precios 3.2.1 Precios (No hay límite de páginas. Someter la hoja de cálculo de precios) El Proponente debe proveer el precio de los artículos en la Hoja de cálculo de precios (“Pricing Worksheet”). Esto debe ser enviado en un expediente separado al resto vía correo electrónico.

El Proponente debe utilizar el formato provisto y seguir las instrucciones de la Hoja de cálculo de precios para completarla. Si el Proponente hace omisiones sustanciales o cambios de formato a la Hoja, la ASG se reserva el derecho de deducir puntos de la puntuación del Proponente o rechazar la propuesta completa.

4.0 Evaluación, selección y adjudicación 4.1 Ronda 1: Evaluación inicial El Gobierno espera adjudicar un contrato (o más de uno) por los requisitos establecidos en este RFP al Proponente Calificado (o los Proponentes Calificados) que presente el mejor valor para el Gobierno. La Junta de Subastas evaluará la Propuesta de Precios y el Enfoque Técnico y decidirá el escenario de la adjudicación.

En cualquier punto durante el periodo de evaluación, la ASG se reserva el derecho de contactar Proponentes para clarificar información de su propuesta. El propósito de esa clarificación no es obtener información adicional que no fue suministrada inicialmente en la propuesta, sino obtener un mejor entendimiento de la información contenida.

4.1.1 Evaluación de propuesta de precios Los precios serán evaluados para que sean justos y razonables. Sin embargo, es posible que la adjudicación no vaya al Proponente calificado con el menor precio si, bajo el juicio del Gobierno, una propuesta de un Proponente de mayor precio ofrece el mejor valor en general al Gobierno considerando los requerimientos técnicos.

4.1.2 Evaluación de enfoque técnico El Enfoque Técnico será evaluado para determinar el grado de la habilidad del proponente de cumplir con los requerimientos técnicos. Cada requerimiento enlistado en el Enfoque Técnico será evaluado a base de la guía detallada a continuación en la Table 4.1.2-1. El Proponente que consiga la puntuación más alta entre todos los requerimientos de las nueve (9) Áreas de Desempeño obtendrá una puntuación de ciento veinte (120) puntos por el Enfoque Técnico.

Tabla 4.1.2-1. Guía de Evaluación.

Área de Desempeño ID de requerimiento Puntuación máxima

Administración de cuentas 1.1 5 1.2 5


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1.3 5 1.4 5

Implementación de contrato 2.1 10

Administración de la flota 3.1 10 3.2 10 3.3 10

Ingeniería vehicular 4.1 10 Administración de mantenimiento 5.1 20 Administración de accidentes 6.1 5 Disposición/Reventa del vehículo 7.1 10 Entrenamiento de seguridad 8.1 5 Otros servicios 9.1 10

4.1.3 Tabla de evaluación de enfoque técnico La puntuación obtenida del requerimiento particular es dictado por la habilidad del Proponente de satisfactoriamente cumplir con la necesidad indicada. Las respuestas a los requerimientos serán evaluadas a base de la Escala de Evaluación detallada a continuación en la Tabla 4.1.3-1.

Table 4.1.3-1. Escala de Evaluación. Excepcional (100% de la puntuación máxima en el requerimiento)

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza.

Bien (75% de la puntuación máxima en el requerimiento)

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza.

Aceptable (50% de la puntuación máxima en el requerimiento)

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos.

Inaceptable (0% de la puntuación máxima en el requerimiento

La respuesta no cumple con los requerimientos de este RFP, por lo tanto, contiene una o más deficiencias.

4.2 Ronda 2: Evaluación de oferta mejor y final Luego del análisis de todas las propuestas de la primera ronda, la Junta de Subastas puede solicitar una oferta mejor y final por todos los Proponentes calificados para darles la oportunidad de someter su última y más atractiva oferta de precios. El tiempo para someter la oferta mejor y final será publicado en la página de la ASG y comunicado directamente a todos los Proponentes calificados.

4.3 Selección Los precios recibidos en la oferta mejor y final serán re-evaluados para encontrar el escenario óptimo que llene las expectativas de los objetivos del RFP. La Junta de Subastas examinará todas las propuestas sometidas antes de adjudicar.


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4.4 Adjudicación Luego de la adjudicación realizada por la Junta de Subastas, el Secretario de la Junta notificará a todos los proponentes. La notificación de la adjudicación de la subasta no va a constituir un acuerdo formal entre las partes. Será necesario ejecutar el contrato correspondiente.

a. Compromiso de la adjudicación: Ningún Proponente está autorizado a entregar mercancía u ofrecer servicios sin un contrato adjudicado; por lo tanto, ninguna agencia o instrumentalidad gubernamental puede colocar una orden de compra por mercancía o servicios.

Luego de la adjudicación, el Proponente seleccionado debe procurar las garantías requeridas bajo los términos y condiciones generales del contrato, satisfacer todos los requerimientos expuestos en los términos y condiciones generales y proveer evidencia de dichas garantías a la ASG para establecer el contrato. Si el Proponente seleccionado se niega a aceptar entrar en dicho contrato, o no firma dicho contrato en el tiempo establecido en la Notificación de Adjudicación o especificado por la unidad de adjudicación de contratos y no ha sometido justificación razonable previamente, no se considerará que el Proponente haya entrado en contrato con la ASG. En dicha situación, el Administrador de la ASG puede aplicar las provisiones del Artículo 76 de la Regulación 5 (3380) “Reglas de Subastas”.

5.0 Otros términos y condiciones 5.1 Periodo de revisión Cualquier parte afectada por la decisión final o la adjudicación de la Junta de Subastas puede someter una moción de reconsideración con la Junta de Subastas o solicitar una revisión con la Junta Revisora de Subastas de Puerto Rico en o antes de veinte (20) días calendario luego de la fecha en que fue notificada la adjudicación por correo como establecido en la sección 3.19 de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme (Ley 38) del 2017. Si una solicitud de revisión es sometida, la Junta de Subasta debe otorgar una copia del RFP a la Junta Revisora de Subastas de Puerto Rico a más tardar cinco (5) días después del recibo de la notificación de revisión. En el mismo día que la notificación de reconsideración es sometida, la entidad o persona solicitando la revisión debe notificar a la Junta de Subastas y a todos los proponentes y entidades interesadas de acuerdo con los requerimientos aprobados bajo el Capítulo VIII del Plan de Reorganización de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico, Núm.. 3, 2011.

5.2 Rechazo de propuestas; Cancelación del RFP El publicar este RFP no constituye un compromiso de adjudicar el contrato. La ASG se reserva el derecho de aceptar o rechazar, completamente o en parte sin explicación adicional cualquier o todas las propuestas sometidas en respuesta a este RFP. También, puede cancelar este RFP y emitirlo nuevamente u otra versión del mismo si la ASG estima que está en el mejor interés del Gobierno.

Adicionalmente, el Gobierno se reserva el derecho de investigar como estime necesario las cualificaciones o conflictos de interés percibidos de cualquier o todos los Proponentes que sometan propuestas en respuesta a este RFP. Cualquier apariencia de un conflicto de interés constituye


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suficiente causa del rechazo de la propuesta. En el evento de que cualquier o todas las propuestas sean rechazadas, el Gobierno se reserva el derecho de re-solicitar propuestas.

5.3 Pasar por alto informalidades El Gobierno se reserva el derecho de renunciar a cualquier incumplimiento menor en formato y/o informalidades de las propuestas sometidas si el hacerlo está en el mejor interés del Gobierno.

5.4 Errores y omisiones en la propuesta La ASG se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta que contenga un error u omisión substancial. La ASG también se reserva el derecho de solicitar corregir cualquier error u omisión y/o requerir cualquier clarificación o información adicional de cualquier Proponente, sin abrir a clarificaciones de todos los Proponentes.

5.5 Costo de preparación de propuestas Todos los costos asociados con la respuesta a esta propuesta son responsabilidad única del Proponente.

5.6 Comunicaciones prohibidas Comunicaciones con otros representantes del Gobierno respecto a cualquier asunto relacionado al contenido de este RFP está prohibido durante el proceso de selección y de someter las propuestas. El incumplir con dicha restricción puede resultar en el rechazo de su propuesta. Los Proponentes sólo deben confiar en representaciones, declaraciones, o explicaciones contenidas en este RFP, en documentos otorgados a los Proponentes por parte de la ASG y cualquier otra información formalmente escrita que haya sido escrita por la ASG durante el tiempo del proceso de este RFP.

5.7 Anuncios públicos Cualquier información o anuncio público relacionado con este RFP lo hará la ASG mediante su página web (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx). Cualquier información o anuncio público relacionado a este RFP no puede realizarse por otra entidad, incluyendo Proponentes, sin el consentimiento de aprobación por escrito de la ASG.

5.8 Depósitos y garantías “Performance Bond”: Este depósito, pagable luego de la notificación de adjudicación, será respaldado por el Proponente y sirve para asegurarle al Gobierno que el Proponente va a cumplir sus obligaciones de acuerdo a los términos y condiciones del contrato que surge de este RFP. Esta garantía debe ser original. Para este RFP, será requerido un “Performance Bond” de un 25% de la anualidad de las tarifas de servicio de manejo de la flota. Esto será determinado por el contrato que resulte de este RFP.

6.0 Certificaciones del proponente Por el acto de someter una propuesta, la persona que firme en nombre de los Proponentes certifica, bajo la penalidad de perjurio, que bajo el mejor conocimiento y creencia del Proponente y de la persona que firma:

El precio y Enfoque Técnico en la propuesta fueron estipulados independientemente sin confabulación, consulta, comunicación, o acuerdo, con el propósito de restringir competencia en

http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx


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asuntos relacionados a los precios y enfoque técnico con cualquier otro Proponente o cualquier otro competidor que no es un Proponente.

A menos que sea requerido por ley, los precios y Enfoque Técnico que han sido propuesto no han sido divulgado por el Proponente antes de la fecha límite de someterlos, directa o indirectamente, a ninguno de los Proponentes o a ningún competidor que no sea un Proponente.

Ningún intento se ha hecho o se hará por el Proponente para inducir a otra persona, sociedad, corporación, o entidad gubernamental de someter o no someter una propuesta con el propósito de afectar la competencia.

El proponente no se encuentra en atrasos con el Gobierno de ninguna deuda o contrato, no ha fallado (“defaulted”) en ninguna obligación con el Gobierno y no ha sido declarado “no responsable” o descalificado para hacer negocios con el Gobierno, cualquier otro estado de la unión o del Gobierno Federal. Tampoco hay un trámite pendiente relacionado a la responsabilidad o calificación del Proponente de recibir contratos públicos.

El Proponente está consciente y de acuerdo en acatar todos los términos y condiciones de este RFP.

7.0 Confidencialidad de respuestas e información propietaria Luego de completar el proceso del RFP y luego de que la adjudicación haya sido anunciada, la ASG hará público su reporte respecto al proceso de selección que debe contener información específica incluida en la propuesta y relacionada al proceso. La ASG no divulgará información designada por el Proponente en la propuesta como confidencial, propietaria, o privilegiada ya que está relacionada a secretos comerciales, precios, e información propietaria o privilegiada. Toda información considerada por el Proponente como confidencial, propietaria y privilegiada necesita ser designada como tal en la propuesta.

La ASG puede rechazar propuestas conteniendo suficiente información marcada como confidencial, propietaria, o privilegiada. Estas provisiones de información marcadas como confidencial o propietaria no debe prevenir a la ASG de revelar la información si es requerido por ley. El contrato o contratos finalmente adjudicado(s) y sus precios no serán considerados confidencial o propietario y dicha información será disponible al público.

7.1 Copia redactada Todo Proponente está obligado a hacer una copia censurada de su propuesta que excluya toda información confidencial que no se haga público. La ASG se reserva el derecho de hacer público las copias censuradas de las propuestas al finalizar el proceso del RFP. Si un proponente no desea someter una copia censurada, la ASG asumirá que la copia original de la propuesta puede ser pública.

Por lo tanto, la copia no censurada de la propuesta debe identificar toda información confidencial y la copia censurada debe excluir toda información confidencial que no debe hacerse pública como estipulado en la sección 7.0 de este documento. Cualquier información no identificada como confidencial en la propuesta no censurada va a ser considerada no confidencial.


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7.2 Titularidad de la propuesta sometida Todo material sometido en respuesta a este RFP se convertirá en propiedad de la ASG. La selección o rechazo de una propuesta no afecta esta provisión.

8.0 Términos y condiciones generales 8.1 Precios cotizados Los precios ofrecidos se mantendrán fijos durante el término del contrato que fue otorgado, a menos que sea mutuamente acordado por el suplidor y la ASG.

8.2 Facturación Cualquier factura presentada al Gobierno debe contener la siguiente certificación:

“Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de la entidad gubernamental es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios productos del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la entidad gubernamental. El importe de esta factura es justo y correcto. Los trabajos han sido realizados, los productos han sido entregados y los servicios han sido prestados, y no se ha recibido pago por ellos.”

8.3 Pagos Las instrumentalidades van a procesar los pagos de acuerdo con las provisiones de la Carta Circular 1300-02-10 del Departamento del Hacienda que dice: "Será responsabilidad de las agencias exigirle al Suplidor entregar la factura en no más de diez (10) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio."

8.4 Incumplimiento Si un suplidor falla en aceptar o cumplir una orden de compra, una orden de servicio, un aviso para proceder, o un cambio de orden que sea emitido, o que el suplidor no cumpla con alguna de las especificaciones, términos y condiciones, luego de que un contrato sea firmado, la ASG va a cancelar el contrato inmediatamente. Con esto, se cobrará el “performance bond” y puede excluir al suplidor del RUL por un término no menor de un (1) año y no mayor de tres (3) años, como estipula el Reglamento 8182 "Reglamento del Registro Único de Licitadores (RUL) del Gobierno de Puerto Rico". Adicionalmente, la ASG se reserva el derecho de aplicar cualquier sanción provista por las regulaciones existentes o acordadas en el contrato.

Las medidas tomadas en caso de incumplimiento serán impuestas solo por la ASG luego de investigar los hechos, comunicar el estado de los incumplimientos del suplidor y haberle otorgado al suplidor la oportunidad de ser escuchado.

8.5 Código de ética Todo suplidor y sus empleados deben tener los más altos principios de excelencia, integridad y honestidad, ambos en relación a los competidores y al Gobierno de Puerto Rico. El código de Anticorrupción está disponible en:

http://www2.pr.gov/ogp/Bvirtual/leyesreferencia/PDF/Corrupci%C3%B3n/2-2018.pdf

http://www2.pr.gov/ogp/Bvirtual/leyesreferencia/PDF/Corrupci%C3%B3n/2-2018.pdf


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8.6 Cláusula de no discrimen La ASG no discrimina por raza, color, genero, origen, o estatus social, político, o creencia religiosa, edad, origen nacional, por ser víctima o ser percibido como víctima de violencia doméstica o acoso sexual, estado de veterano, identidad u orientación sexual (real o percibida), impedimento físico, mental o sensorial.

9.0 Preferencia local De conformidad con el Artículo 34 del Plan de Reorganización de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico, Núm. 3-2011, la Administración deberá condicionar la aprobación y validación de cualquier orden de compra, licitación pública, adquisición de bienes o servicios no profesionales al cumplimiento con la política de adquisición preferencial establecida en la Ley 14-2004, según enmendada, conocida como "Ley de inversión en la industria puertorriqueña", Ley 129-2005, según enmendada, conocida como "Ley de Reserva de Adquisiciones del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico" y Ley 253-2006, así como el cumplimiento con aquellas medidas que aseguran el cumplimiento de dicha política.

10.0 Revisión de contrato por la JSF (Junta de Supervisión Fiscal) Todo contrato que resulte de este RFP está sujeto a revisión por la Junta de Supervisión Fiscal (JSF) de acuerdo con la política de revisión de contrato y sus enmiendas relacionadas. Favor de referirse a la Política de Revisión de Contratos de la JSF en: https://juntasupervision.pr.gov/documents/

https://juntasupervision.pr.gov/documents/

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SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP POR SUS SIGLAS EN … y Formularios/05. Manejo de Flota RFP 19-072-C...solicitud de propuestas ("rfp" por sus siglas en inglÉs) | 19-072-c . para establecer