CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.CLASIFICACIN: Externos Internos Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Todos los soportes contables, para su justificacin deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACINLos documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la fecha de emisin del documento

SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

Recibo de caja o Comprobante de ingreso El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido

EjemploLa Institucin Educativa tcnico Nacionalizado de Samac, recibe en efectivo el da 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.

Recibo de consignacin bancariaEste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

La Institucin Educativa Tcnica Nacionalizado de Samac el da 11 agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)

FACTURA DE COMPRAVENTALa factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.Los adquirientes de bienes muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o documento equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administracin tributaria debidamente comisionados para el efecto lo exijan

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeracin en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).Valor total de la operacin Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA 206.897

CHEQUEEs un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un banco llamado girado que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE PAGO

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas durante el mes de julio

NOTA DBITOEs un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.

Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensin del estudiante Enrique Prez.

NOTA DE CONTABILIDADEs el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.EJEMPLO. El Instituto Tcnico nacionalizado de Samac, consigno al banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se elabora la nota de contabilidad por la diferencia

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.EJEMPLO: A la Institucin le fueron consignados la suma de 5.000.000 por concepto de transferencias del Municipio. Recibi por matriculas y pensin la suma de 1.300.000.

MANEJO DE TESORERAEs fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelacin de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara, y oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en el proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la orden de pago, para su liquidacin, causacin, refrendacin y cancelacin de la misma.

Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente para el momento de su liquidacin.

PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.Que los rubros presupustales estn debidamente aprobados mediante acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la vigencia.Certificacin expedida por el rgano competente que el proyecto, programa, se encuentra matriculado en el banco de programas y proyectos.

Radicacin de la solicitud de CDP que garantice la existencia de apropiacin suficiente y Registro Presupuestal para que los recursos con el financiados, no sean desviados a ningn otro fin La Ejecucin de los gastos del presupuesto de las Instituciones Educativas, se har a travs de PAC ( Programa anual mensualizado de caja) Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para elaborar las rdenes de pago.Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo de orden de pagoEfectuar la causacin de la orden de pagoElaborar comprobante de egreso y el cheque o transaccin electrnicaRadicar cheques Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que no sea retirado el cheque de tesorera , se debe notificar al beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedicin no es retirado se anula.Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.