Sp Sl Guia Realizacion de Ferias de Practicas Positivas

INSTITUTO SALVADOREÑO DE

DESARROLLO MUNICIPAL

Guía para la realización de

Ferias de Prácticas Positivas Experiencia desarrollada en la

Asociación de Municipios Los Nonualcos

Aprendiendo a construir un mañana mejor….

Programa Asesoramiento en el Fomento

Municipal y la Descentralización

PROMUDE / GTZ

Presentación En este documento se traslada en forma de lecciones aprendidas y recomendaciones de la experiencia que se tuvo luego de la realización de 1ª. FERIA de PRÁCTICAS POSITIVAS bajo el lema “Aprendiendo a construir un mejor mañana”, que fue enfocada en la presentación de experiencias de los Municipios de El Salvador, específicamente en las áreas: económica, sociocultural, fortalecimiento municipal y medio ambiente. Esta Feria fue desarrollada durante los días 11 y 12 de marzo del 2005 por el Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal (ISDEM) con el apoyo técnico y financiero de la Cooperación Técnica Alemana -GTZ, a través del programa PROMUDE – GTZ.

El principal propósito de la feria fue promover y facilitar elementos que generen un efecto de aprendizaje, ampliando la visión de Desarrollo Local a partir de compartir experiencias exitosas de algunos municipios seleccionados.

Esta guía fue elaborada con el objetivo de dejar un instrumento metodológico con base a la experiencia en la primera Feria de Prácticas Positivas y a la vez dejar un instrumento metodológico para el desarrollo de futuras ferias de esta índole. La guía es por encargo de ISDEM con el apoyo de la GTZ.

La guía está dirigida a representantes y colaboradores/as de gobiernos municipales, a asociación municipales que en el futuro deseen realizar una experiencia de intercambio de experiencias similares.

La información proviene de entrevistas con los/las técnicos (as) organizadores (as) de la Feria y de la experiencia del consultor en la organización, moderación de eventos similares y de mayor magnitud.

La información proporcionada por los /las organizadores (as) es de carácter retroactiva y se recolecto a través de un grupo focal de reconstrucción de la experiencia, la consulta de documentos de respaldo producidos antes, durante y después de la experiencia.

Agradecemos al equipo de ISDEM organizador de la Feria de Prácticas Positivas de la Asociación de Municipios Los Nonualcos, por haber compartido y reconstruido la experiencia, proporcionando información y documentación que sirve de base para la elaboración de esta guía.

Agradecemos a la Municipalidad de San Pedro Masahuat quien facilito la infraestructura y el recurso humano para la realización de la experiencia de la Feria en la cual se basa las instrucciones de esta guía.

Aprendiendo a construir un mejor mañana… 2

Índice

1.0 Información de Referencia .......................................................4

2.0 Objetivos de la Feria ................................................................5

3.0 Etapas del proceso de una Feria..............................................5

3.1 Etapa: Planificación..................................................................5

3.2 Etapa: Organización...............................................................20

3.3 Etapa: Realización de la feria .................................................35

3.4 Etapa: Evaluación ..................................................................41

3.5 Etapa: Documentación ...........................................................43

4.0 Lecciones aprendidas.............................................................45


Listado de abreviaturas o siglas

ISDEM Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal GTZ Cooperación Técnica Alemana PROMUDE Programa de Asesoramiento en el Desarrollo

Municipal y Descentralización SAFIMU Sistema de Administración Financiera Municipal AMUVASAN Asociación de Municipios del Valle de San

Andrés


Guía metodológica para el desarrollo de Ferias de Prácticas Positivas Intermunicipales

“Aprendiendo a construir un mejor mañana….”

1.0 Información de Referencia Dentro del nuevo enfoque de planificación adoptado por la GTZ, cuyo énfasis es en los impactos, se planifican productos con un enfoque empresarial, lograr estos productos es una responsabilidad compartida entre el aporte alemán y la contraparte. ISDEM fue el responsable de desarrollar el producto Feria de Prácticas Positivas entre otros productos que realizaría dentro del marco del Plan Operativo Anual POA 2004-2005 de PROMUDE – GTZ.

La Feria de Prácticas Positivas desarrollada en la Asociación de Municipios de Los Nonualcos fue definida como un espacio educativo y de información de temas claves, que dio a conocer las formas, mecanismos e instrumentos aplicados para una buena gestión intermunicipal, comprobados en la Asociación de Municipios Los Nonualcos y coincidentes con el nuevo enfoque de modernización municipal y de las experiencias exitosas de Los Nonualcos y del resto de asociaciones municipales existentes en el país. Se consideraron como usuarios de este producto en primer instancia la población de la Asociación de Municipios Los Nonualcos compuesta por los Municipios de Olocuilta, Santiago Nonualco, San Juan Nonualco, San Pedro Nonualco, El Rosario, San Rafael Obrajuelo, San Luis La Herradura, San Pedro Masahuat, Cuyultitan , Tapalhuaca, Zacatecoluca, San Luis Talpa, Santa María Ostuma, San Antonio Masahuat y San Juan Talpa del Departamento de La Paz y de el municipio de Tecoluca del Departamento de San Vicente, los que en conjunto conforman la Asociación Municipal de Los Nonualcos, así como otros municipios en proceso de incorporación a la asociación y en segunda instancia la población del resto de asociaciones municipales del país. Entre los efectos esperados con la realización de la feria estaban: � Brindar conocimientos a la población y principales actores de la Asociación de

Municipios Los Nonualcos � La región Los Nonualcos conocen las acciones desarrolladas desde el ámbito de la

Asociación de Municipios Los Nonualcos. � Lograr confianza y acceso de la población a tener una participación activa alta en los

procesos que se desarrollen. � Fomentar el diálogo, intercambio y articulación de esfuerzos entre todos los actores

que tengan una relación directa o indirecta en el desarrollo de la Asociación de Municipios Los Nonualcos.

� Motivar o incentivar la toma de decisiones de la Consejo Directivo de la Asociación a través de las experiencias sobre el rumbo de la Asociación de Municipios Los Nonualcos

� Compartir las experiencias y efectos positivos desarrollados en la Asociación de Municipios Los Nonualcos para potenciar la asociatividad en el país a través del efecto demostrativo.


2.0 Objetivo de la Feria Las ferias podrían tener varios objetivos dependiendo los alcances y ámbitos que deseamos influenciar. Es vital definir con claridad el objetivo de la feria de manera que todas las actividades que se generen sean consecuentes con este objetivo y aporten a su cumplimiento. En el caso de la experiencia con la Asociación de Los Nonualcos el objetivo fue: “Facilitar elementos que generen un efecto de aprendizaje en la realización de Ferias de Prácticas Positivas, ampliando la visión de Desarrollo Local a partir de las experiencias locales”.

3.0 Etapas del proceso de una Feria

3.1 Etapa: Planificación

¿Qué actividades debemos realizar para planificar una feria de prácticas positivas intermunicipales? 1. Definir el concepto de la feria Para definir el concepto de feria es necesario elaborar un perfil del producto (en este caso de la feria) en el cual se describen brevemente los principales elementos del mercadeo que ayudan a aclarar entre otros: ¿Qué calidad de producto queremos lograr? ¿A quiénes está dirigido? (clientes) ¿Cuál es su utilidad? ¿Cuáles podrían ser efectos esperados?

Ejemplo del perfil de producto::

CATEGORÍA

DESCRIPCIÓN

1. META

¿A qué contribuyó con el producto?

2. PRODUCTO / PRESTACIÓN

Nombre del Producto sin describirlo

3. BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CON

ELEMENTOS DE CALIDAD

¿Qué se quiere lograr/elaborar? Poner las especificaciones de calidad, contenidos.

4. USUARIO(S)

¿Quién utiliza el producto? No siempre son los mismos participantes

5. RESPONSABLE PARA LA ELABORACIÓN DEL

PRODUCTO

¿Quién coordina la elaboración? Poner con nombre y apellido


CATEGORÍA

DESCRIPCIÓN

6. PARTICIPANTES ¿Con quién se elabora . el responsable el producto?

7. EFECTOS ¿Qué efecto esperamos lograr? (=hipótesis de impacto) Impacto (inmediato) por el uso del producto.

8. FACTORES DE ÉXITO

¿Qué factores pueden impedir que consigamos el producto? Factores de éxito de riesgo importantes para el proyecto (hipótesis de riesgo)

9. PRODUCTOS INTERMEDIOS

¿Habrá productos intermedios durante el proceso de producción? ¿Cuáles son, identificarlos?

10.CONSIDERACIONES COSTO /BENEFICIO

¿Cuánto cuesta producir el producto? Estimar los costos para la producción del producto, apoyarse del diagrama de flujos

11. APORTES RRHH Financieros Especie Tecnología y Conocimiento

12. REFERENCIAS DE USO Referencias de uso ya experimentados en otras regiones

13. RELEVANCIA ESTRATÉGICA

Prioridad (relacionar con los efectos)

14. TIEMPO / PLAZO Fecha de entrega del producto

Se recomienda ser lo más específico posible en la definición del concepto, ya que entre más claro tengamos lo que queremos lograr mayores serán las posibilidades del éxito. 2. Formar un equipo de trabajo y valorar el recurso humano necesario a. Definir un equipo coordinador del evento, en el cual el número de integrantes y

funciones depende del alcance de la feria y de las áreas de responsabilidades que se deben cubrir.

b. Definir funciones especificas por área para cada miembro del equipo coordinador. c. Cada miembro del equipo coordinador debe hacer un listado de las actividades que le

corresponden desarrollar. (Plan de trabajo). d. Hacer un listado del recurso humano necesario para realizar exitosamente la feria,

incluyendo recurso humano calificado y no calificado.


Recomendaciones: 1. Integrar a representantes de las municipalidades desde la planificación de las

actividades para desarrollar la feria. 2. Delimitar bien el alcance de la feria dependiendo del objetivo, definiendo si es en un

ámbito regional o nacional; definiendo temas a cubrir con la feria y el público a que se quiere llegar.

3. Considerar los recursos disponibles Vrs. el alcance de la feria 3. Definir los recursos materiales y presupuesto necesario para la feria a. En el plan de trabajo hay que identificar los recursos materiales y financieros que

necesitamos para realizar cada actividad, considerando todas las necesidades de materiales y gastos.

b. Elaborar un presupuesto detallado, que indique los aportes de todas las instituciones involucradas (ver formato ejemplo a continuación) y que considere todos los costos inclusive costos de oportunidad por ejemplo el trabajo de colaboradores de la institución que ya reciben un salario mensual pero que en esta oportunidad invierten su tiempo exclusivamente en el desarrollo de esta actividad.

c. Asignar un personal contable para el control y monitoreo del presupuesto. Ejemplo de Formato de presupuesto para una feria: A continuación se presenta un ejemplo de formato de cálculo de presupuesto que define los aportes de todas las instituciones involucradas. También da un ejemplo de los principales rubros o actividades que deben costearse, incluidos aquellos aportes en especie ya sea de las instituciones o municipalidades, con el fin de obtener el verdadero costo de la feria. Los rubros pueden cambiar dependiendo del ámbito y alcance de la feria.

Aprendiendo a construir un mejor mañana…

8

Fuentes de Financiamiento

Cantidad

Concepto / Rubros (los rubros

que aparecen son ejemplos)

ISDEM

Cooperan-

tes

Asoc. de Muni.

Los Nonualcos

Municipalidad

Costo Total

Organización de la feria

Consultoría para la organización

Renta de stand

Renta de local

Alimentación

Convocatoria (fax, e-mail,

telefono)

Mensajería

Inauguración (acto)

Transporte de materiales

Conferencistas / expositores

Transporte

Reconocimientos

Hospedaje

Alimentación

Maestro de ceremonias

Moderación del evento

Cañón o Data show para

presentación

Laptop

VHS - DVD

Cámara de video

Una pantalla para presentación

Sonido

Cámara digital

Promoción y Difusión

Pancartas para publicitar el

evento

Plan de Medios para visitas a

radios y TV

Difusión del evento a través de

medios de comunicación:


9

Fuentes de Financiamiento

Cantidad

Concepto / Rubros (los rubros

que aparecen son ejemplos)

ISDEM

Cooperan-

tes

Asoc. de Muni.

Los Nonualcos

Municipalidad

Costo Total

anuncios en periódico y

comunicados de prensa

Brochure de la Feria

Banners del Evento

Carpetas con información sobre

el program

a de la feria

CDs con presentaciones /

resumen de las experiencias

Gestión del conocimiento

Consultoria para la

sistematización de la experiencia

Costos Administrativos

Imprevistos (5%)


4. Elaborar instrumentos para la recolección de información y preselección

de Prácticas Previo a la realización de la feria es necesario seleccionar las prácticas que serán presentadas para ello se requiere de la elaboración de instrumentos como por ejemplo: ficha de recolección de información, Perfil de preselección y Criterios para la selección de las prácticas. Instrumento para recolección de información a) Ficha para la recolección de información sobre las prácticas Este instrumento tiene por objetivo documentar y facilitar la selección de las mejores prácticas. La ficha contiene información general sobre el municipio y las prácticas que desean compartir. Ejemplo: Modelo para la ficha para recolección de información

Gerencia de Desarrollo Municipal

Unidad de Desarrollo Curricular e Investigaciones FERIA DE PRÁCTICAS POSITIVAS

FICHA DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 1. Municipalidad o Asociación de

Municipios

2. Representante: Nombre: Cargo:

3. Nombre de la Experiencia/Proyecto/ práctica considerada exitosa

Breve descripción de la Naturaleza de la Experiencia

4. Objetivo

¿Qué se deseaba lograr con la experiencia o la buena práctica?

5. Impactos o efectos Social/Económico/ Ambiental/Institucional.

¿Cuáles fueron los impactos, los efectos en el desarrollo local, verificables objetivamente?

6. Periodo de Ejecución (Fecha de Inicio proyectada)

¿Cuándo se inició y Cuándo termino la experiencia?

7. Actores Involucrados (Cantidad, Sexo, Roles)

¿Quiénes se involucraron en el desarrollo en la ejecución de la experiencia?

Apoyo Financiero requerido, gestionado u obtenido

¿Cuáles fueron las fuentes de financiamiento y en que montos o porcentajes fueron los aportes?

8. Actividades realizadas

¿Cuáles son las principales actividades desarrolladas?

Asistencia Técnica o Capacitación recibida / Organismo o Institución

¿De quién y qué tipo de asistencia técnica o capacitación recibieron?


Gerencia de Desarrollo Municipal

Unidad de Desarrollo Curricular e Investigaciones FERIA DE PRÁCTICAS POSITIVAS

FICHA DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

¿Cuál ha sido el rol/apoyo de la municipalidad o Asociación de Municipios dentro de esta experiencia?

Región

b) Instrumentos para la preselección de prácticas b.1 Perfil de preselección y Criterios para la selección de las prácticas Se basa en las áreas temáticas que son de interés de los/as organizadores/as de la feria y que sobre los cuales se desea compartir experiencias, se establecen los criterios de preselección de las experiencias con base a los temas y los efectos que puedan ejercer sobre el desarrollo local. Ejemplo de consideraciones para la selección de prácticas: (aclaraciones) Por tema: Seleccionar prácticas clasificadas en cualquiera de las cuatro áreas temáticas definidas en función de los ámbitos de acción municipal e intermunicipal, por ejemplo: Área Económica: considerar prácticas que generan empleo en la localidad y que hacen promoción de los recursos humanos locales, mejorando de esta forma la economía del Municipio

Área Socio Cultural: prácticas que desde diversos ángulos mejoran la calidad de vida de la población en lo referente a Salud, Educación, Equidad de Género y Capacitación.

Área Fortalecimiento Municipal: en esta área se incluyen experiencias exitosas que contribuyen a la modernización de los procesos técnico-administrativos de los gobiernos locales y que posibilitan además Servicios Municipales de calidad Área de Medio Ambiente: esta área, es de mucha importancia por la responsabilidad que tienen los Gobiernos Locales de velar por la protección y recuperación de los recursos naturales a fin de contribuir a un Desarrollo Local Sostenible Para atribuir un valor cuantitativo a las prácticas presentadas se procede a: a. Clasificación de las fichas por área (medio ambiente, económica, sociocultural y

fortalecimiento institucional) y por ubicación geográfica, b. Revisión de todas las Prácticas presentadas c. Asignar una calificación de acuerdo a un perfil de preselección constituido por 9

atributos, dando un punto por cada atributo cumplido o no. 1. Propiciar la descentralización y/o el desarrollo local 2. Fortalecer la cooperación horizontal entre las diferentes Asociaciones y Municipios

del país 3. Las lecciones experimentadas aportan un aprendizaje novedoso y significativo 4. Se propicia el aprendizaje a través del efecto demostrativo


5. Crear nuevas herramientas de trabajo 6. Las herramientas de trabajo creadas pueden ser compartidas y aplicadas en otras

localidades 7. Propiciar la participación de la población en procesos de Asociación de Municipios 8. Contribuye al fortalecimiento de la democracia local participativa 9. Generar apertura de espacios de diálogo e intercambio entre los diferentes actores

d. Sólo se seleccionan Prácticas que cumplan con un mínimo de 6 atributos A continuación se presenta el ejemplo de un formato para hacer ponderaciones sobre los criterios de selección, el formato proviene de la experiencia del la Feria de Prácticas Positivas realizada en la Asociación Los Nonualcos y bajo la ejecución de ISDEM. El formato tiene por objetivo dar una valoración cuantitativa a los diferentes criterios de selección que han sido definidos previamente por un grupo de técnicos y representantes de las municipalidades que participaron en la organización de la feria. También se presenta un Ejemplo de Cuadro resumen de las prácticas seleccionadas que es el resultado de las selección de las prácticas; puede resumirse o sistematizarse en un cuadro como el que aparece a continuación con el objetivo de poder tener una vista general de las municipalidades que participaran y sus respectivas prácticas, inclusive este cuadro resumen de los resultados podría ser enviado a todas las municipalidades interesadas en participar a fin de mantener mayor transparencia, anexando explicaciones sobre la interpretación del cuadro y los criterios de selección.

Equipo organizador en un recorrido por las instalaciones donde se realizaría la Feria de Prácticas Positivas


Nombre de la Practica

1

2

3

4

1

2

3

4

5

6

7

1

2

3

4

1

2

3

En el Área de Fortalecimiento Institucional

TOTAL

ÁREAS

En el área económica

A mejorar las condiciones de vida de la población local en lo económico, salud, alimentación, vivienda, educación y/o recreación.

Al desarrollo de acciones orientadas a mejorar la seguridad ciudadana, la reducción de la violencia intrafamiliar y/o a contrarrestar el consumo de alcohol y drogas

Incrementar el potencial del recurso humano local a través de la capacitación en oficios tradicionales, no tradicionales y en otras áreas de desarrollo humano

A promover el rescate y/o preservación del patrimonio cultural de la localidad

La generación de acciones orientadas a la protección de los recursos naturales

Al cumplimiento de la Ley y Ordenanzas Municipales de Protección al Medio Ambiente

A la Equidad de Género

Municipio/Asociacion

En el Área de Medio Ambiente

A que representantes de la sociedad civil se apropien de conocimientos, tecnologías, procesos o herramientas y a que asuman un rol protagónico en la autogestión del desarrollo local

A fortalecer las relaciones entre la municipalidad/Asociación de Municipios con la sociedad civil

A mejorar la prestación de servicios de la municipalidad/Asociación de Municipios y a lograr la eficiencia en los procesos administrativos internos

A cumplir con los objetivos y metas de la Municipalidad/Asociación de Municipios

Puedan ser replicadas en otras Localidades

A promover la integración de acciones con Asociaciones de Salvadoreños residentes en el exterior del país

Las prácticas positivas han contribuido a:

Producto: Feria de Prácticas PositivasCriterios para Selección de Prácticas

La realización de acciones para la recuperación de los recursos naturales

PONDERACIONES

La generación de empleo en la localidad

Promover la utilización de los Recursos Locales (recursos humanos o recursos materiales utilizados como materias primas)

Al incremento, innovación y/o diversificación de actividades económicas

En el Área Socio Cultural

A la creación de microempresas locales


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Feria de Prácticas Positivas

No.

REGION

Municipio/MICRO

PRACTICA

CALIFICACIÓN

AREA

ASESOR (A)

OBSERVACIONES

1OCCIDENTAL

M. JUAYUA

MANEJO Y ADMON. DEL SISTEMA DE AGUA POTABLE

9S.C.

Alma Martínez

2OCCIDENTAL

SONZACATE

CLINICA COMUNITARIA MUNICIPAL

6S.C.

Fernando Cordero

3OCCIDENTAL

SN.ANTONIO DEL M.

Sistema de Administración tributaria Municipal,SAFIMU II

s/n

F.I

Carlos Mendoza

4OCCIDENTAL

CALUCO

ADMON. DE SISTEMA DE AGUA POTABLE

6S.C.

Soraya Linares

5CENTRAL

M. AMUVASAN

ORDENAMIENTO Y DESARROLLO TERRITORIAL

8F.I

Mario Méndez

6CENTRAL

SAN SALVADOR

POLÍTICA DE GÉNERO

s/n

S.C.

Miguel Cardoza

7PARACENTRAL

SAN RAFAEL CEDROS

POLÍTICA DE GÉNERO

7S.C.

Max Ventura

8PARACENTRAL

SAN PEDRO NONUALCO

DIVERSIFICACION AGRICOLA: FERIA ECONÓMICA

AGROPECUARIA SAN PEDRANA

8ECON.Morena Aparicio

9PARACENTRAL

SANTA MARIA OSTUMA

PLANTA DE COMPOSTAJE

s/n

M.A

Morena Aparicio

10PARACENTRAL

SANTA MARIA OSTUMA

1ra. FERIA DE LA PIÑA OSTUMEÑA

s/n

ECON.Jaime Hernández

11PARACENTRAL

CUYULTITAN

PROACTIVIDAD DE LA MUJER CAMPESINA Y URBANA

s/n

S.C.

Morena Aparicio

12PARACENTRAL

OLOCUILTA

ASOCIACION DE AGRICULTORES OLOCUILTENCES

7ECON.Giovanny Murillo

13PARACENTRAL

OLOCUILTA

CIUDAD EDUCATIVA ESPAÑOLA

6S.C.

Giovanny Murillo

14PARACENTRAL

SAN PEDRO MASAHUAT

OFICINA DE CULTURA, TURISMO Y RELACIONES PÚBLICAS

6F.I

Alex Ramirez

15PARACENTRAL

M. LOS NONUALCOS

COMUNIDADES DE PRACTICAS

8F.I

Alex Ramirez

16PARACENTRAL

M. LOS NONUALCOS

MESA DE TURISMO

8ECON.Alex Ramirez

17PARACENTRAL

SUCHITOTO

ADMON. DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (EMASA)

7S.C.

Francisco Cruz

18PARACENTRAL

SAN JOSE GUAYABAL

ASOCIACION DE PRODUCTORES GUAYABALENSES (APAGUA

DE R.L.)

8ECON.Max Ventura

19PARACENTRAL

M. LOS NONUALCOS

RED JUVENIL DE LOS NONUALCOS

s/n

S.C.

Alex Ramirez

20PARACENTRAL

SANTA CRUZ MICHAPA

1ra. FERIA DE CARPETAS TÉCNICAS POST TERREMOTOS DEL

2001

6F.I

Francisco Cruz

No expusieron su tema.

21ORIENTAL

CIUDAD BARRIOS

UNIDAD MEDIO AMBIENTE

s/n

M.A

Zenaida de Giron

22ORIENTAL

COMACARAN

PLANIFICACION DEL DESARROLLO MUNICIPAL

7F.I

Carla Moreira

No se presentaron

23ORIENTAL

PASAQUINA

SEGURIDAD ALIMENTARIA

6ECON.Katya Zelaya

Se presentaron 11.03.05

CUADRO DE PRACTICAS QUE PARTICIPARON EN FERIA DE PRACTICAS POSITIVAS


b.2 Computadora de papel Otra forma de poder hacer una valoración del cumplimiento de los criterios de selección por cada una de las prácticas que se presenten puede ser a través del uso de la Herramienta de Planificación Participativa, conocida como “Computadora de Papel”, que consiste en un cuadro de doble entrada donde en el eje de las ”x” se colocan los criterios que deben cumplir las prácticas y en el eje de las “y” se colocan las prácticas que han sido presentadas.

Criterios de selección No Practica 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Puntaje

total

1. 3 2 1 3 1 2 3 1 2 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

9 criterios de selección por ejemplo:

1. Propiciar la descentralización y/o el desarrollo local 2. Fortalecer la cooperación horizontal entre las diferentes Asociaciones y

Municipios del país 3. Las lecciones experimentadas aportan un aprendizaje novedoso y

significativo 4. Se propicia el aprendizaje a través del efecto demostrativo 5. Crear nuevas herramientas de trabajo 6. Las herramientas de trabajo creadas pueden ser compartidas y aplicadas

en otras localidades 7. Propiciar la participación de la población en procesos de Asociación de

Municipios 8. Contribuye al fortalecimiento de la democracia local participativa 9. Generar apertura de espacios de diálogo e intercambio entre los diferentes

actores Para la ponderación o valoración cualitativa se le asigna un valor entre el 1 al 3 siendo 1 la mínima calificación y 3 la máxima, el valor es asignado en consenso del grupo o comité responsable de la selección de las prácticas.


c) Formato de Exposición de prácticas Con el objetivo de estandarizar las presentaciones y controlar los contenidos una vez seleccionadas las prácticas a los/a expositores/a se les proporciona un esquema guía en Power Point para hacer su presentación que contiene la siguiente información:

Portada � Feria de Prácticas Positivas � Nombre de la práctica � Municipio, Departamento Antecedentes � ¿Cómo surge la práctica? � ¿En respuesta a qué necesidades? � Actores iniciales Descripción � ¿En qué consiste la práctica? Proceso de desarrollo � ¿Cuál ha sido el rol de la Municipalidad y/o Asociación en el desarrollo de la práctica? � ¿Qué estrategias, herramientas y metodologías se implementaron (tanto en la etapa inicial como en su desarrollo)? Resultados obtenidos � ¿Qué metodologías, herramientas y procesos se generaron a partir del desarrollo de la práctica? � ¿Cuáles fueron los aspectos que facilitaron el éxito de la práctica? Obstáculos presentados � ¿Cuáles fueron los obstáculos encontrados? � ¿Cómo se superaron? Herramientas y estrategias Lecciones aprendidas A nivel de: � Capacidad de gestión � Participación ciudadana � Integración de actores involucrados � Otros

Recomendaciones: � Elaborar un respaldo electrónico (CD) que recopile la información presentada por cada

una de las prácticas expuestas en la feria, y la presentación en Power point, según formato establecido, contando con el apoyo de los técnicos organizadores del evento.

� Sintetizar las ideas principales en la presentación (no más de 8 líneas por diapositiva) y contar con una ficha impresa que sirva de apoyo para la exposición (en caso de requerirse).

� Entregar con anticipación el contenido de la presentación y fotografías de la práctica asignada, para revisión por parte del equipo técnico.


� Previa revisión del Coordinador (a) Regional. � No sobrecargar las presentaciones con fotos, imágenes y efectos, recordar que cada

diapositiva para ser asimilada por el público necesita al menos 1 minuto. c) Presentación en stand: También es conveniente dar instrucciones a los exponentes sobre la presentación de las experiencias en el stand. Entre las más relevantes están: � Conservar la secuencia lógica de la exposición a la hora de colocar material en el

stand. � El tamaño de letra para carteles impresos que se colocarán en stand, es 3 cms. de

alto (tipo de letra legible a opción particular). � En caso de reproducir láminas de la presentación para la decoración del stand, éstas

deben de conservar el tamaño original (carta). � No colocar más de 5 láminas en la pizarra de exposición, debido a que tiene que

existir un balance entre el texto e imágenes; previendo la no saturación del espacio asignado. (Es importante considerar que a cada práctica se le proporcionarán 4 fotos representativas, tamaño carta).

� En el caso de las municipalidades que presentarán dos prácticas dentro de un mismo stand, el número de fotografías que se ampliarán se duplicará.

5. Elaborar un agenda y Guión para el desarrollo de la feria Es necesario definir la agenda breve o programa para el desarrollo de la feria que se puede compartir con los/as invitados/as. Pero también es necesario elaborar la “dramaturgia” es decir un guión para la realización de esta. La información que debe tener el guión es:

� Detallar en “mayor escala” el desarrollo del evento � Especificar cada “escena”, con énfasis en:

o Los pasos o puntos de agenda o Las técnicas para cada punto de la agenda o Los recursos requeridos para cada paso o punto de agenda o Los roles específicos en cada de los/as involucrados en la agenda

Función del guión / libreto /carta de navegación. Antes de la realización de la feria sirve para: a) Estructurar la feria en cuanto a: - necesidades de aprendizaje de participantes - al contenido, - al material didáctico y - a los tiempos requeridos b) Tener un guía para la feria c) Aclarar los objetivos de aprendizaje de cada elemento de la feria d) Para planear y controlar los materiales necesarios e) Base de comunicación entre los responsables de la feria o del desarrollo de la agenda f) Para definir eventuales criterios para retroalimentación mutua y evaluación de los

resultados de la feria.


Durante la Feria sirve para: a) Como “guión” e “hilo negro” b) Para no olvidarse del contenido y de puntos importantes a mencionar c) Para controlar el cumplimiento de los tiempos y tomar medidas de adaptación d) Como base para la evaluación diaria después de cada día y la retroalimentación mutua y eventuales modificaciones del programa de la feria para el día siguiente. Después de realizada la Feria sirve a) Como base para la evaluación final después del feria, para verificar si se cumplieron los objetivos, los contenidos y los tiempos previstos. b) Para analizar las razones por las cuales no se consiguieron cumplir los objetivos c) Para poder desarrollar medidas de adaptación / modificaciones para el próximas ferias o planificar medidas de seguimiento adecuadas, d) Para facilitar el trabajo de preparación de futuras Ferias o eventos similares, sobre todo reducir el tiempo de preparación. Ejemplo de un programa o agenda breve para una feria:

HORARIO/FECHA TEMA PRÁCTICAS 11.03.05

11:30 - 12:30 PM Sociocultural Ciudad educativa española Seguridad alimentaría Clínica comunitaria 01:00 - 02:00 PM Amenización grupo Yulutecan 02:00 - 04:00 PM Género y juventud S.S. San Rafael cedros Cuyultitán Red juvenil 12.03.05 02:00 - 04:00 PM Fortalecimiento institucional COPS AMUVASAN SAFIMU Comacarán Oficina de cultura y turismo Carpetas técnicas 04:00 - 05:00 PM Acto cultural 10:30 - 12:30 AM Medio ambiente Unidad de medio ambiente Planta de compostaje Agua Juayúa Caluco Suchitoto 10:30 - 12:30 AM Desarrollo económico local Agricultores Olocuiltenses Feria económica Agrop. San Pedrana Feria de la piña Ostumeña Torneo de la pesca del Marlyn Mesa de turismo 01:30 - 03:00 PM Acto de cierre


Recomendaciones: 1. En la preparación de la agenda se debe considerar ordenar las presentaciones y/o

actividades por bloques temáticos. 2. Considerar los tiempos que las personas pueden demorar en trasladarse de una

actividad a otra, en este sentido no es conveniente tener una agenda con actividades una a continuación de otra.

3. Es conveniente considerar panel forum de no más de 90 minutos y alternar entre conferencias, mesas de trabajo, exposiciones, etc.

4. Se debe sugerir para la presentación de las prácticas aquellas que serán presentadas en ámbito de exposición o stand; las que dada su relevancia deberían de ser presentadas a través de panel forum, mesas temáticas, o inclusive en plenaria como presentaciones de experiencias.

5. Es importante no sobrecargar la agenda de presentación de prácticas de manera que todas las seleccionadas tengan suficiente espacio para darse a conocer

6. Maneras de reducir el número de Prácticas a presentar o a compartir podrían ser: o Permitir la participación de una región determinada o Enfocarse en un tema específico por ejemplo: prácticas relacionadas con el

tema de Descentralización o bien de Modernización Municipal, etc.

No Lista de chequeo de la Etapa de Planificación

Verificado

1

¿Está claro el concepto de feria que queremos realizar?

�� 2 ¿Dispone de un plan de trabajo para la realización de la

feria?

��

3 ¿Se ha formado un equipo de trabajo y valorado el recurso

humano necesario?

��

4 ¿Se tiene un listado de los recursos materiales y

presupuesto necesario para la feria?

��

5 ¿Se tienen claridad sobre el presupuesto y los rubros

permitidos?

��

6 ¿Se han elaborado los instrumentos para la recolección de

información?

��

7 ¿Se tiene una agenda bien elaborada para el desarrollo de

la feria?

��


3.2 Etapa: Organización

¿Qué actividades debemos realizar para organizar una feria de prácticas positivas intermunicipales?

1. Formar equipos o comisiones de trabajo Una vez identificadas las necesidades de recurso humano en la etapa de planificación se pueden organizar las comisiones dependiendo de los alcances de la feria y las áreas de responsabilidades. Estas comisiones deberán tener especificadas sus funciones. La selección del recurso humano debe ser de acuerdo a capacidades y habilidades demostradas.

Ejemplo de comisiones y sus funciones:

Comisión de: Promoción, Divulgación, Atención a Medios de Comunicación y Cobertura de evento Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Contratar y supervisar la realización de artes finales para: trípticos, hojas divulgativas,

pancartas, banner, etc. � Distribuir el material publicitario como afiches y trípticos en coordinación con centros

regionales a nivel de gobiernos locales. � Colocación de afiches en organismos gubernamentales, no gubernamentales,

universidades, empresa privada y otros. � Gestionar espacios de divulgación en medios de comunicación (radial, televisiva, etc.) � Cobertura de evento � Emitir un comunicado de prensa � Organizar conferencia de prensa � Cubrir con medios de comunicación el evento � Brindar información a los medios sobre el evento: objetivo, efectos esperados, etc.

Comisión de selección de Prácticas Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Notificación, motivación y confirmación de la participación de prácticas seleccionadas

en la feria. � Seguimiento a la preparación de material expositivo por cada una de las prácticas. � Recolección del material en la fecha límite prevista: 28 de febrero de 2005. En caso

de no recopilar la información en esa fecha, dar seguimiento previo al montaje de stands.

� Coordinar el apoyo técnico solicitado por cada una de las prácticas seleccionadas. � Apoyar la ambientación de los stands.


� Velar por el desarrollo óptimo del programa de exposición de prácticas. � Solventar cualquier imprevisto a nivel de expositores de prácticas.

Comisión de Diseño, montaje y desmontaje de stands y espacios complementarios Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Inspecciones al lugar de montaje � Diseño de stands � Elaborar distribución en planta de stands y actividades complementarias � Presupuesto del montaje (materiales y mano de obra) � Reuniones de coordinación con el personal de Alcaldía involucrado en la actividad � Gestión con Alcalde Municipal anfitrión para la obtención de equipamiento � Supervisión de fabricación, montaje y desmontaje

Comisión de Protocolo, edecanes y guías Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Atención de invitados especiales � Apoyar logística de actos de inauguración y cierre � Brindar la atención adecuada a los visitantes de la feria � Ubicación en zonas específicas para actos de inauguración y cierre, distribución de

parqueo � Elaboración de gafetes de identificación (protocolo, vigilancia y primeros auxilios) � Registro de los/as participantes con todos sus datos y una vez por día del evento Anexamos ejemplos de formatos para la elaboración de gafetes y de listado de asistencia o registro de participantes: Ejemplo de formato de gafete: Para el gafete es importante que sobresalga visualmente el nombre del/la participante, apellidos y otras informaciones como cargo o función pueden ser en letras de un tamaño menor.

Logos

Nombre Apellidos

Institución/ Cargo


22

Nº

NOMBRE

PROFESIÓN

Cargo / Función

DIRECCIÓN / TÉL. Y FAX

E-MAIL

1

2

3

4

5

Nombre del evento

Fecha:

Lugar

Logos de las instituciones organizadoras


Comisión de Ponencias de Panel Forum Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Seguimiento a la confirmación de panelistas � Recolección de presentaciones � Elaboración de una guía de inducción que permita un enfoque uniforme de las

presentaciones y la generación de debate � Monitoreo de cumplimiento de tiempos contemplados en el programa de los panel

forum � Apoyo técnico en el manejo de equipo audiovisual a utilizar en las presentaciones Comisión de Decoración Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Ambientación de espacios internos y externos: � Monitoreo de elaboración de banderines y selección de material decorativo adicional � Apoyo al montaje de material decorativo � Apoyo a la decoración y ubicación de material expositivo de cada stand Comisión de Ornato y Aseo Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Mantener el orden y aseo del lugar, previo y durante la feria � Gestionar el préstamo de depósitos para basura � Elaboración de rótulos de identificación de servicios sanitarios � Mantener el aseo y accesorios necesarios que demanda el mantenimiento de los

servicios sanitarios � Garantizar que al finalizar el evento, el lugar quede limpio y ordenado Comisión de Finanzas Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Apoyar la elaboración del presupuesto general de la actividad � Presentar disponibilidad y asignación de fondos actualizada � Gestionar pagos de proveedores � Elaborar liquidación final


Comisión de Primeros Auxilios Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: Garantizar atención oportuna en primeros auxilios para posibles emergencias Comisión de Equipos audiovisuales Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Elaboración de un programa específico que contemple el requerimiento de equipo por

parte de las prácticas y los horarios asignados � Gestionar la disponibilidad del equipo requerido � Facilitar el acceso del equipo a los expositores de prácticas � Garantizar seguridad de los equipos Comisión de Seguridad y Vigilancia Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Garantizar ambiente seguro para los días de feria � Coordinar el apoyo de la Policía Nacional Civil (PNC) de la zona para la seguridad del

evento Comisión de Transporte Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Planificar necesidades de transporte requerido (tanto del personal técnico de apoyo

como el traslado de expositores de prácticas que se van a hospedar), en coordinación con encargados de la comisión de seguridad.

� Gestionar préstamo de 200 sillas plásticas en alcaldías de Santiago Nonualco y San Rafael Obrajuelo (adicional a las de la alcaldía de San Pedro Masahuat)

� Alquiler o préstamo de 75 sillas metálicas � Garantizar el transporte de mesas para stands � Garantizar traslado de canopis (2 de 4x4 mts. y 1 de 10x5 mts.) desde alcaldía de San

Pedro Nonualco. Comisión de Monitoreo y animación de programa Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad:


Funciones: � Coordinar la ambientación musical del evento en coordinación con la radio local � Garantizar la participación de puntos culturales complementarios � Promover la participación de los visitantes a la feria en las exposiciones de las

prácticas Comisión de Alimentación y alojamiento Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Garantizar la alimentación del personal logístico y expositores de prácticas en los

horarios contemplados en el programa � Garantizar alimentación de grupos culturales complementarios, que participarán en la

feria, en coordinación con equipo de protocolo � Coordinar alojamiento de personal asignado para exposición de prácticas Comisión de Acto de Inauguración y Cierre Coordinador: Colaborador: Representante de la Municipalidad: Funciones: � Elaboración de rótulos de mesa � Colocación de astas y banderas � Desarrollo de los programas respectivos � Cotización y compra de reconocimientos a prácticas participantes Comisión de Evaluación e informe final Coordinador: Equipo Coordinador Funciones: � Efectuar evaluación del evento � Elaborar y Presentar informe final


Otro ejemplo de formato para definir comisiones Comisión de: Alimentación

Fecha Hora

Participante

Cargo en el evento

Funciones

Ubicación física

05 y 06 Septiembre

8:00 a 5:00

Nora de Huezo

Responsable

� Coordina almuerzos y refrigerios expositores feria.

� Coordina refrigerios participantes conferencias.

� Coordina refrigerio Medios (conferencia de prensa)

� Coordina refrigerios

Recomendaciones: 1. Definir quién supervisa el trabajo de las comisiones. 2. Definir el rol de los / las coordinadores/ as y colaboradores de cada una de las

comisiones. 3. Entregar por escrito las funciones de cada comisión. 4. No sobrecargarse de comisiones entre más comisiones y más responsables, se torna

más difícil supervisar. 2. Preparación de los materiales a utilizar en la feria Los materiales suelen ser de dos clases: a) Materiales para participantes de la feria

� Carpetas con información sobre la feria: agenda, instrucciones, croquis de la feria, etc.

� CD con documentación sobre la feria b) Materiales para las presentaciones

� Materiales para presentar en stand � Presentaciones de conferencistas o expositores en Power Point � Trabajo en mesas temáticas o mesas de trabajo

Sugerencias: 1. Verificar que todos los materiales están listos al menos 5 días antes del evento 2. Supervisar la calidad de los materiales: impresiones, copias, CDS, etc. 3. Producir la menor cantidad de papel posible, algunos materiales no es necesario

entregarlos a todos los / las participantes 4. Tener claridad sobre la utilidad de los materiales 5. Pedir a los expositores de panel forum o conferencias un resumen de sus

presentaciones en una sola página, para poder elaborar una memoria del evento


6. Supervisar la calidad de las presentaciones en Power Point (color, fuente, número de transparencias, etc.)

7. Definir la estructura de las presentaciones en stand por ejemplo: � Antecedentes � Descripción � Proceso de desarrollo � Resultados obtenidos � Obstáculos presentados � Lecciones aprendidas

3. Definir el lugar para la realización del evento y verificar sus condiciones El éxito de un evento depende también de la atmósfera de trabajo y para ello es necesario considerar lo siguiente: a. El local debe ser apropiado para las necesidades de espacio de la feria. b. Debe tener iluminación natural o artificial suficiente. c. Debe tener buena acústica. d. Estar libre de posibles interrupciones de ruidos. e. Permitir la movilización segura de los visitantes. f. Debe ser limpio y confortable para las personas que asisten. g. Debe brindar las facilidades para conexiones eléctricas, de teléfono, de Internet, etc. h. Debe contar con los servicios básicos en buenas condiciones. i. Debe ser accesible a todo el público. j. Debe brindar facilidades para personas con limitaciones físicas. k. Si tiene aire acondicionado este no debe ser tan frió que moleste a los visitantes. l. Debe contar con un área para parqueo de vehículos. m. Debe brindar las condiciones mínimas de seguridad: salidas de emergencia, alarmas

contra incendios, etc. 4. Preparar Invitaciones para los /las participantes de la feria Se debe entender por participantes todos(as) los /as involucrados /as en el evento, y aquí hay que definir diferentes tipos de invitación por ejemplo: a. Para invitados especiales: autoridades del gobierno central, gobiernos locales y de la

cooperación internacional. b. Para expositores, conferencistas o presentadores de panel forum. c. Para moderadores /as de mesas temáticas o de trabajo. d. Para todos los/las asistentes a la feria Recomendaciones: 1. Es necesario crear una base de datos de todos estos invitados en sus diferentes

subgrupos que facilite la preparación de la correspondencia de forma ágil y efectiva, y a la vez que sirva para verificar la asistencia de los invitados.

2. La base de datos debe tener como mínimo la siguiente información: nombre, institución, cargo/función, dirección física y electrónica, teléfono, fax); esta base de datos puede ser elaborada en una hoja electrónica de Excell.

3. Hay que elaborar un formato para cada invitación.


4. Definir los medios por los cuales se harán las convocatorias, considerando que siempre deben de ser de carácter personal ya sea por e-mail, fax, cartas, vía telefónica o mejor aún la combinación de algunos de estos medios.

5. La invitación debe tener énfasis visual en la siguiente información: � En la portada: � Nombre del evento o la feria, este debe ser el más visible � Lugar y fecha de realización � ¿Quién invita y organiza el evento?

Adentro de la invitación: � Objetivo de la feria. � La agenda breve con los panelistas o conferencistas. � Información sobre el stand: tipo de instituciones que presentan, clase de

información, etc. 6. La invitación debe ser diseñada por un experto en artes gráficas y publicidad, para que

sea atractiva, y cumpla con el objetivo de informar correctamente. 7. De ser posible hay que solicitar vía teléfono la confirmación de la asistencia de los

invitados, entre más personalizada sea la invitación mayores oportunidades de respuesta tendremos.

5. Promoción y publicidad del evento o feria En este paso es importante considerar en inicio a que segmento de la población queremos informar, y con base a ello definir los medios que vamos a utilizar que pueden ser:

� pancartas, � cuña radial, � anuncios en televisión, � afiches, trípticos, perifoneo local, � notas de prensa, � entrevistas radiales o televisivas, o la combinación de algunos de estos.

Una vez definido a que tipo de público queremos informar podemos elaborar los materiales para la promoción e información sobre la feria. Ejemplo de comunicado de prensa A continuación se presenta un ejemplo de comunicado de prensa utilizado en la Feria de Prácticas Positivas organizada por ISDEM con la Asociación de Municipios Los Nonualcos. El comunicado de prensa debe ser elaborado por un/a experto en la rama (periodista o publi-relacionista) y a través de este experto se deben convocar los medios.


LLLooogggooosss dddeee lllaaasss iiinnnssstttiii tttuuuccciiiooonnneeesss qqquuueee cccooonnnvvvooocccaaannn

FFFeeerrriiiaaa dddeee PPPrrráááccctttiiicccaaasss PPPooosssiiitttiiivvvaaasss

En el marco del Convenio entre el Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal, ISDEM y PROMUDE/GTZ se desarrolla la Feria de Prácticas Positivas, con la finalidad de promover espacios de aprendizaje a través de experiencias exitosas que se están desarrollando a nivel nacional por medio de las Municipalidades y/o Asociaciones de Municipios en El Salvador. Dicha Feria está programada para los días 11 y 12 de marzo/2005 de 9 a.m. a 5:00 p.m., teniendo como sede las instalaciones de la Alcaldía Municipal de San Pedro Masahuat, departamento de La Paz. La Feria de Prácticas Positivas es un espacio educativo de formación en temas claves que fomentan el desarrollo local, y es promovida por la Asociación de municipios Los Nonualcos e ISDEM en el marco del programa PROMUDE de la cooperación Técnica Alemana GTZ Algunas de las actividades que se llevan a cabo en dicha Feria son: Conferencias magistrales, Panel forum, Actividades artístico-culturales, Exposiciones, etc. Entre los objetivos principales que persigue la realización de esta Feria es que la población conozca más de cerca los mecanismos e instrumentos aplicados en la gestión municipal y de esta manera fortalecer e incrementar la confianza y participación de la ciudadanía en estos procesos de desarrollo. Además propicia los elementos que generan un efecto de aprendizaje, ampliando la visión de Desarrollo Local a partir de estas experiencias exitosas. Las prácticas o experiencias exitosas que se presentan en estas Ferias, están enmarcadas en la contribución que aportan a la gestión municipal en cuatro áreas fundamentales dentro del quehacer municipalista: 1- AREA ECONÓMICA. Promueven la utilización del recurso humano local y materia, a fin de inyectar fortaleza económica al municipio. 2- AREA SOCIO CULTURAL. Mejoran la calidad de vida de la población en lo referente a salud, educación y capacitación en oficios tradicionales y no tradicionales. 3- AREA DE FORTALECIMIENTO MUNICIPAL. Contribuyen a los procesos de modernización de los gobiernos locales, mejorando, en gran medida, la calidad de los servicios que la municipalidad proporciona a los contribuyentes. 4- AREA MEDIO AMBIENTE. Destaca la responsabilidad del municipio en la protección y recuperación de recursos naturales, a fin de asegurar el equilibrio fundamental entre desarrollo local y naturaleza.

Unidad de Comunicaciones ISDEM * 267-6537/261-1929

Ejemplo de cuña radial: Gran feria de prácticas positivas municipales y micro regionales, áreas a exponer: medio ambiente, fortalecimiento institucional, económica y socio cultural Habrán comidas típicas y actividades artístico — culturales Días : 11 y 12 de marzo Hora : 9:00 a. M. — 5:00 p. M. Lugar: alcaldía municipal de San Pedro Masahuat, departamento de La Paz Invitan • Asociación de municipios Los Nonualcos • Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal, ISDEM


Ejemplo de afiche:


Recomendaciones: 1. En los esfuerzos de publicidad se debe considerar las posibilidades de conseguir

financiamiento y apoyo de la empresa privada, incluyendo las empresas privadas que son parte de los municipios donde se desarrollará la actividad.

2. Ejemplos de los tipos de aportes son: � Pancartas con logos o propaganda de empresas pero con la promoción a través

de mensajes impresos en camisetas. � Recuerdos para los visitantes o artículos promocionales: llaveros, lapiceros, etc. � Espacios televisivos � Espacios radiales

6. Diseño y ubicación de los stand Es necesario un diseño arquitectónico de distribución en planta que asigne espacios de acuerdo a las necesidades de los expositores, y que garantice el libre flujo de los visitantes a la feria. El diseño debe considerar la provisión de energía eléctrica, instalación telefónica, Internet, y disponibilidad de agua y servicios sanitarios según el número de invitados. Una vez distribuido el espacio debe hacerse del conocimiento de cada uno de los expositores en stand. El área de exposiciones requiere de ser bien iluminada, con ventilación y buena acústica. Además de brindar un ambiente agradable a los / las invitados/ as. En área destinada a los stand deben indicarse rutas y puertas de salida en caso de emergencias o desastres. 7. Recolección del las presentaciones de expositores Las presentaciones de los expositores o panelistas deben ser entregadas como mínimo una semana antes, en Power point para poder verificar formatos, número de transparencias, fuente de letras, color del patrón, etc. Se pueden dar indicaciones a los panelistas sobre como preparar sus presentaciones ejemplo:

a. Considerar que una transparencia necesita al menos un minuto para ser presentada, con base a ello, evaluar el número de transparencia de cada presentación Vrs. el tiempo asignado.

b. Usar contrastes de colores, verificando si facilitan la visibilidad, por ejemplo letras sólo en colores negro o blanco dependiendo el fondo.

c. Usar fuente número 32 para títulos y 24 para el contenido o texto. d. No sobrecargar las transparencias con texto o con imágenes que vuelven no

manejable el archivo. e. Entregar una copia digital de la presentación en Power point y no en PDF. f. Entregar un resumen de una página de la presentación.

8. Instrucciones para las presentaciones de las buenas prácticas en stand Para dar a conocer la experiencia exitosa, es necesario recolectar toda la información pertinente que facilite la ilustración de su práctica a ser exhibida en el stand, en la que se


resuman aspectos importantes, innovadores y de impacto que se deben destacar a la hora de interactuar con el público. Es importante auxiliarse de documentos escritos que recopilen la experiencia: videos, grabaciones, imágenes fotográficas, entre otros. Debe considerarse que la atención del público es vital para el objetivo que se persigue, por lo tanto, la exposición de las prácticas se convierte en una explicación breve, clara y pausada de la experiencia, abriendo un espacio de interacción entre el encargado del stand y el que le visita, brindando la mejor atención posible y proporcionando la información requerida. ¿Qué aspectos destacar?

a. Cuál ha sido el rol de la municipalidad y/o la asociación en el desarrollo exitoso de la experiencia.

b. Cómo ha incidido la municipalidad y/o la asociación. c. Qué estrategias, herramientas y metodologías se implementaron tanto en la etapa

inicial como en su desarrollo. d. Cuáles fueron los aspectos que facilitaron el éxito de la práctica y los obstáculos

encontrados. e. Qué resultados se obtuvieron. f. Cuáles fueron las lecciones aprendidas a nivel de: gobernabilidad, participación

ciudadana y capacidad de gestión de la municipalidad y/o asociación municipal. 9. Coordinación con facilitadores o moderadores de mesas temáticas En caso que se monten durante la feria mesas temáticas o de trabajo, se deben dar instrucciones claras, con el objetivo que se manejen metodológicamente en forma similar. Es necesario elaborar una guía para la discusión de las mesas, la cual debe ser entregada a todos/as los/as participantes de las mesas. Hay que definir con claridad el del facilitador /a y de un facilitador/a (principal) que coordina el equipo de facilitadores. Es conveniente contratar un experto/a en moderación para la conducción metodológica de todas las mesas temáticas quien debe ser el/la responsable de coordinar con los facilitadores de las mesas y dar las instrucciones metodológicas y el apoye necesario. 10. Equipo audiovisual para la realización de la feria En un evento de esta naturaleza se utiliza mucho equipo de audio y visual como por ejemplo:

� Proyectos de data show � Pantallas de proyección � Equipo para proyección de DVD � Cámaras de video � Televisores � Cámaras fotográficas � Equipo de sonido � Circuitos cerrados de televisión � Micrófonos: inalambricos, de pedestal, portatiles. � Computadoras destok y laptop � Impresores


El equipo debe ser asignado bajo la responsabilidad de un experto en el área y debe de verificarse su correcto funcionamiento antes del inicio del evento. Recomendaciones:

� Verificar la instalación de cables, asegurarlos de manera que no represente peligro de accidentes

� Verificar la carga de energía eléctrica necesaria � El técnico de equipos debe estar disponible todo el tiempo del evento � Debe tenerse reemplazo de equipos en caso que algunos fallaran a última hora � Verificar la acústica, los equipos de sonido � Verificar la visibilidad de los equipos audiovisuales � Verificar que los equipos funcionen correctamente

Verificación de las instalaciones para Feria

Espacio para la Feria


No Lista de chequeo de la etapa de Organización

Verificado

1

¿Se han formado los equipos o comisiones de trabajo?

��

2 ¿Se han preparado todos los materiales a utilizar en la

feria?

��

3 ¿Se ha definido y verificado las condiciones del lugar para

la realización del evento? ��

4 ¿Se han preparado las Invitaciones para los /las tipos de

participantes de la feria?

��

5 ¿Se ha iniciado la promoción y publicidad del evento o

feria?

��

6 ¿Está claro que medios de comunicación se utilizarán y

como se financiarán?

��

7 ¿Existe un diseño y distribución de planta para el stand? ��

8 ¿Se dispone de todo el equipo audiovisual para la

realización de la feria?

��

9. ¿Ya se tienen todas las presentaciones de panelistas en

digital y el resumen de cada presentación?

��

10. ¿Se han dado las instrucciones a los expositores de

stand? Conocen las reglas.

��

11. ¿Se ha elaborado la guía para la conducción de las mesas

temáticas?

11. ¿Se ha verificado el funcionamiento del equipo

audiovisual?

��


3.3 Etapa: Realización de la feria

¿Qué actividades debemos considerar en la realización de una feria de prácticas positivas intermunicipales? 1. Montaje del stand El montaje de los stands debe al menos un día antes de iniciar la feria, aunque esto depende de

� los costos del local y el presupuesto � la disponibilidad de todos los materiales, � el cumplimiento de las responsabilidades de las instituciones expositoras.

El objetivo de la preparación previa es dar una buena imagen cuando los / las invitados lleguen se encuentre todo preparado, evitando improvisaciones. Es importante tomar en cuenta, que la feria de prácticas positivas es un espacio técnico de aprendizaje de experiencias, por lo tanto, las actividades a desempeñar en el marco de la misma estarán orientadas al cumplimiento del objetivo previsto. En este sentido, deben establecerse reglas que permitan el desarrollo exitoso de la actividad. Referente a las personas responsables de stand: � Permanencia continua durantes los días de duración de la feria � Respetar los horarios de exposición contemplados en el programa � No permanecer fuera del área de exhibición asignada � No comercializar ningún producto dentro del área de exposición de prácticas. � Respetar los espacios específicos, fuera de las instalaciones de la alcaldía, destinados

a: � Comercialización de alimentos y productos referentes a las prácticas expuestas � Servicios sanitarios � Primeros auxilios, entre otros.

� Mantener orden y aseo dentro del área de exhibición Sobre las personas asignadas para participar en la feria: Es importante considerar, que las personas asignadas para la exposición de la práctica deberán estar permanentemente durante los días de la feria, de acuerdo a horarios contemplados en el programa. Para garantizar el éxito de la feria y el aprendizaje de aspectos claves a través de su experiencia, se recomienda que las personas asignadas para participar en el evento, cuenten con un amplio conocimiento sobre la experiencia a compartir. 2. Inscripción / registro y bienvenida de participantes Cuando los / las invitadas llegan a la feria deben ser recibidos por edecanes que den indicaciones sobre como inscribirse y sobre el contenido de las carpetas que entregaran en la mesa de inscripción. Además de solventar cualquier necesidad de información de los/as asistentes a la feria.


Debe haber una comisión responsable de la inscripción; la forma más eficiente de hacerlo es obtener en forma física (listados de participante), la información sobre:

� nombre, � institución o alcaldía que representa, � cargo o función, � teléfonos para contactarle, � número de fax, dirección de e-mail, � y la firma.

Inmediatamente debe de actualizar la información en la base de datos de los invitados, indicando si fue la persona invitada o son personas que no fueron invitadas. Este listado debe ser llenado cada día. (Ver formato sugerido para el registro de los participantes) En la inscripción debe entregarse una carpeta con información básica sobre el evento por ejemplo: agenda del evento, material publicitario, croquis de los stand, artículos promocionales, CD con documentación de la feria, etc. Los CD que se entregan con la documentación de la feria deben estar con viñetas que especifique en contenido del CD y el nombre del evento. Los materiales deben ser colocados en la mesa de inscripción antes de la llegada de los invitados, con el objetivo de generar una buena primera impresión en los/las invitados/as. 3. Inauguración En caso de haber una inauguración formal del evento se requiere de responsables del protocolo, que deberán ser personas expertas en el tema, algunas sugerencias para el manejo del protocolo son:

a. Sentar a los/las invitados/as de la mesa de honor por orden de jerarquía desde el centro hacia los lados.

b. Colocar en un acrílico o papel el nombre de los/las invitados/as. c. Decorar la mesa de honor con flores naturales, sencillo pero elegante, sin quitar la

visibilidad de los/as integrantes de la mesa de honor. d. Dar la oportunidad al menos a los de mayor jerarquía de presentarse y dar

palabras de inauguración. Definir los momentos en que se darán las palabra a la plenaria

e. Coordinar bien la hora en que llegarán las máximas autoridades presentes para iniciar el evento.

f. Tener personal exclusivo para atender a los invitados especiales (autoridades de gobierno, representantes de la cooperación internacional, autoridades de gobiernos locales).

g. Destinar un espacio exclusivo para entrevistas de los medios de comunicación hacia los invitados especiales, ofrecer en este espacio sólo para este grupo exclusivo, agua, café, bebidas frías y algún refrigerio.

h. Colocar las banderas y/o banner de todas las instituciones que hacen posible la realización de la feria.

i. Una vez finalizada la ceremonia de inauguración solicitarle a la mesa de honor que se retire y se integren a la plenaria.


j. Prever que la mesa de honor debe quedar en posición diagonal si es que no será retirada inmediatamente después de finalizada la inauguración

k. Hacer vínculo de la ceremonia de inauguración con el siguiente punto de agenda del programa.

l. La inauguración no deberá exceder a 30 minutos.

4. Panel Forum / Plenarias Se debe tener un/a moderador/a experto/a para el manejo de panel forum y con experiencia en el manejo de eventos grandes, que requiere de un nivel de experticia diferente a un moderador que maneja grupos pequeños, algunas de las funciones del/a moderador/a pueden ser: a. Control de los tiempos y la programación de las conferencias sin dejar espacios

muertos o vacíos. b. Moderar los espacios de preguntas y respuestas que surgen en las presentaciones y

que podrían ofrecer una base para mejorar presentaciones a futuro. c. Documentar las preguntas y respuestas del panel forum. d. Dar avisos sobre la continuidad del evento y horarios de siguientes actividades e. Dar instrucciones sobre el manejo del panel forum a los panelistas. f. Orientar las discusiones cuando se desvíen del tema del que es objeto el panel forum g. Verificar que las condiciones de la sala para el panel forum son las adecuadas, que

micrófonos y otros equipos funcionan adecuadamente. h. Documentar las presentaciones de los panelistas, documentar los resumen de cada

presentación i. Documentar en el CD las conferencias y sus resúmenes en el orden correspondiente

según la agenda y entregar un CD completo con la información, indicando en la portada el contenido del CD.

j. Fotodocumentar el Panel Forum. 5. Recorrido por los stands o la sala de exposiciones Los stand deben ser organizados por la afinidad de los temas o las prácticas que exponen, los/las organizadores/as deben de dar el tiempo suficiente para que los/las visitantes se movilicen desde el salón de plenarias hasta el área de exposiciones. La presentación de las experiencias debe ser un espacio abierto sin horarios para cada presentación, pues la idea de una feria es que los/las visitantes acudan a las exposiciones sobre temas o experiencias que son de su interés. No debe ser un recorrido guiado por una agenda; solamente debe delimitarse el tiempo de visita a todas las exposiciones (jornada). Se sugiere alternar panel forum, recorridos por las exposiciones, mesas de trabajo, pequeñas conferencias, actividades culturales, clínicas de consulta, etc. Recomendaciones: El espacio de las exposiciones de la feria no debería limitarse a la presentación de prácticas positivas para el aprendizaje de experiencias, sino debería de ofrecer información a los visitantes (municipalidades, organizaciones locales, etc.) sobre las


instituciones gubernamentales y no gubernamentales, agencias de cooperación internacional, banca y otros, que apoyan el desarrollo local. 6. Mesas temáticas Pueden ser utilizadas para la presentación de experiencias exitosas o para la información de temas de interés en el marco de la feria, debe asignársele mínimo de tiempo a cada mesa temática de 60 minutos, considerando el tiempo que las personas demoran en integrarse a las mesas, disponer al menos de 30 minutos para la presentación o para la discusión.

En el caso de las mesas temáticas se sugiere utilizar la metodología de “Open Space” o “espacios abiertos” que se basa en facilitar procesos sinérgicos de comunicación y acción, apoyándose y dependiendo de los múltiples recursos inherentes en cada ser humano. La metodología de Espacios Abiertos, mediante la creación de las condiciones propicias para un diálogo respetuoso y productivo, es una manera poderosa de unir personas para buscar soluciones a dificultades complejas. Todos los participantes, aun cuando se utiliza la “espacios abiertos” en grupos muy grandes, tienen la oportunidad de compartir sus ideas y percepciones acerca de lo que consideran importante y de asumir la responsabilidad de dichas opiniones. Al hacerlo, descubren nuevas formas de trabajar en equipo y de fomentar el desarrollo de su organización o comunidad.

Es necesario que las mesas temáticas dispongan de un/a moderador/a, con el objetivo de hacer uso eficiente del tiempo y promover la participación de todos(as), estructurar ideas y llegar a conclusiones o propuestas originadas en la mesa temática. 7. Clínicas Municipales Las clínicas municipales podrían ser una nueva herramienta a incorporar en una feria de prácticas positivas o exitosas, estas tienen por objetivo ofrecer a los alcaldes y personal de las alcaldías un espacio para consultas sobre temas relacionados al desarrollo local. Parte de un sondeo previo para la identificación de los temas específicos a ofrecer por ejemplo: manejo de desechos sólidos, descentralización de servicios básicos, formulación de proyectos, cumplimiento de normativas ambientales legales, asesoria en finanzas, etc. Las clínicas municipales se desarrollan contratando expertos en los temas a ofrecer y asignando un espacio en la agenda en el cual los interesados hacen desde la inscripción un cita con el /la experto para exponer su problemática. 8. Logística y alimentación Si se ofrece alimentación a los/las visitantes debe ser controlada a través de la entrega de ticket en el momento de la inscripción, además de prever un espacio adecuado para proporcionar la alimentación, coordinando los horarios con los/las organizadores del evento de manera que no existan distractores en momentos claves de la feria. Para mayor control se deben recibir sólo invitados con tarjeta en mano, de lo contrario será imposible estimar las necesidades de alimentación. Los servicios de alimentación deben ser proporcionados por empresas profesionales en el campo, con todas las medidas de higiene necesarias.


9. Clausura y cierre del evento Igual que la inauguración requiere de un protocolo, que debe ser coordinado por expertos/as en el tema. La clausura del evento es un momento cumbre que debe tener el tiempo suficiente para realizarla, allí se retoman compromisos, se agradece la presencia de los /las participantes y expositores. Es el momento propicio para la entrega de reconocimientos a los expositores, organizadores, cooperantes, etc. Debe ser breve y precisa y para ello se requiere de un/a moderador/a o maestro de ceremonias que controle los tiempos. Recomendación: Con la misma magnitud que se hace la inauguración así debe realizarse la clausura del evento.

Entrega de reconocimientos a participantes


Espacio para la feria

No Lista de chequeo de la Etapa de Realización

Verificado

1

¿Están los stand listos un día antes del evento?

��

2 ¿Disponemos de todo el equipo y materiales para el

registro de los/las participantes?

��

3 ¿Hay una comisión encargada del protocolo? �� 4 ¿Hay un/a moderador/a asignado para el manejo de los

panel forum?

��

5 ¿Las mesas temáticas fueron organizadas por temas? �� 6 ¿Disponemos de todos los expertos que asesoran las

clínicas municipales?

��

7 ¿Toda la logística para la alimentación ha sido

coordinada?

��

8 ¿Se dispone de todo lo necesario para la clausura? ��


3.4 Etapa: Evaluación

¿Qué actividades debemos realizar para evaluar una feria de prácticas positivas intermunicipales? Hay dos tipos de evaluación necesaria: a) Evaluación de los/ las participantes: La evaluación de la feria solicitando la opinión de los participantes puede ser realizada a través de pequeñas entrevistas auxiliadas por un cuestionario no mayor de 10 preguntas y se debe de realizar con los siguientes grupos:

� Visitantes / invitados � Expositores en stand � Panelistas

Estas evaluaciones pueden ser documentadas en una hoja electrónica preparada de Excell y obtener resumen de las apreciaciones de los/ las invitados a la feria. Ejemplo de formato para la evaluación de la opinión del público:

Evaluación de la Feria

Estimado/a participante:

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le solicitamos su colaboración en el llenado de este cuestionario; ya que la información que de él se obtenga, permitirá mejorar nuestros eventos.

Por favor evalúe cada uno de los siguientes aspectos del 1 al 6, de acuerdo al calificativo que mejor lo identifique, colocando una X en el cuadro correspondiente.

(1= muy malo, 2 = malo, 3 = regular, 4 = bien, 5 = muy bien 6 = excelente)

Aspecto 1 2 3 4 5 6

Metodología de trabajo

Contenido de la feria (Prácticas o experiencias presentadas)

Equipo de facilitadores de las mesas y la moderación del evento en general

Atmósfera de trabajo

Aplicabilidad para mi trabajo

Cumplimento de expectativas

Organización / logística

Horarios


En esta parte de la evaluación, le solicitamos darnos sus opiniones y comentarios sobre los diferentes aspectos de la feria:

Metodología de trabajo: Contenido del evento: Facilitador/ moderador: Atmósfera de trabajo: Aplicabilidad para mi trabajo: Cumplimento de expectativas: Organización / logística: Horarios: Sugerencias que pueden ser relevantes para mejorar este evento: Interés y disponibilidad para continuar el proceso de aprendizaje, posterior a este evento:


b) Evaluación entre los organizadores (retroalimentación) Para esto se requiere de un taller participativo, moderado por un/a experto que proponga una metodología para realizar la evaluación y documente los resultados. El taller debe durar un máximo de 4 horas, y participan en el todos/as los involucrados claves en la organización y ejecución de la feria.

3.5 Etapa: Documentación Objetivos de la documentación: La documentación contribuye a la gestión del conocimiento con la finalidad de: a. Conservar la información b. Mejorar la ejecución de resultados de futuras actividades c. Promover el empoderamiento popular la autogestión y el desarrollo sostenible d. Contribuir al entendimiento mutuo y a la cooperación e. Fortalecer la capacidad organizacional f. Facilita la sistematización del proceso Principios de la documentación: a. Fidelidad b. Oportuna c. “Menos es más” no es importante la cantidad sino la calidad de lo que se documenta d. Aclaración de responsabilidades (moderador, secretaría, lector final, aclarar en el

sondeo), antes de iniciar el evento para evitar duplicaciones u omisiones de responsabilidades

Sobre el contenido de la documentación: a. La información “formal” debe ir al anexo por ejemplo: listados de los/as participantes b. Presentaciones en Power Point enviarlas al anexo c. Otros materiales elaborados durante la feria a anexos d. Es Importante incluir en la documentación conclusiones, acuerdos y lecciones

aprendidas.

Sobre la fotodocumentación ¿Qué fotodocumentar? � Instrucciones escritas sobre rotafolio � Resultados de las mesas de trabajo � El recorrido por los stand � La participación en las plenarias ¿Cómo fotodocumentar? � Con cámara digital (si está disponible) y quemar sobre CD o con una cámara normal y

revelar sobre papel y scanear. � Tomar las fotos siguiendo el orden de proceso de desarrollo de la feria y numerar los

rotafolios, etc. ¿Por qué documentar?

� Para tener los resultados del trabajo de los participantes: La idea es que los/as participantes de la feria puedan obtener información sobre la feria.


� Como material de preparación de futuras ferias. La idea es de usar el material para acordarse de los resultados y los procesos.

� Como material fotográfico para uso en materiales de difusión (folletos) o en material didáctico.

¿Qué herramientas se requieren para documentar? � Una cámara digital o normal � Un buen archivado de las foto documentaciones (sobre CD por problemas de

espacio de los archivos o sobre papel en caso de cámaras normales) por cada facilitador / consultor / representante de instituciones responsable

� Un lugar (central) de almacenaje a donde tendrían fácil acceso las personas interesadas y autorizadas, por ejemplo. a través de una CD-ROM en la institución organizadora de la feria o la municipalidad.

Feria de Prácticas Positivas de la Asociación de Municipios Los Nonualcos


4.0 Lecciones aprendidas

1. Es importante la representatividad del grupo destinatario desde el inicio de la planificación de la feria.

2. Mantener siempre un mismo equipo de trabajo coordinando el evento. 3. Evaluar la posibilidad de concentrarse en sólo algunas áreas temáticas. 4. Evaluar la posibilidad de delimitar el ámbito de la feria: nacional o regional. 5. Exigir mayor cualificación sobre las prácticas, proceso de selección más estricto. 6. Dejar claras las reglas de juego entre los involucrados, definir roles. 7. Acompañar el proceso de entrega de información de las municipalidades sobre

prácticas positivas. 8. Dar capacitación a los asesores regionales para cooperar con la recolección de la

información de buena calidad. 9. Evitar sugerencias extemporáneas de los cooperantes o asesores que no han formado

parte desde el inicio del proceso. 10. Brindar las mismas condiciones para la presentación de todas las prácticas 11. Hacer una buena labor de mercadeo del producto (Feria de Prácticas Positivas) 12. Motivar la participación de las municipalidades, promover el Empoderamiento 13. Mayor control de calidad en las presentaciones de los panelistas y mayores exigencias 14. Adecuar los espacios con similares condiciones para todos/as, garantizando la

comodidad de los/las invitados. 15. Disponer de todos los materiales con el suficiente tiempo de antelación. 16. Supervisar el cumplimiento de las funciones de las comisiones. 17. Ampliar y garantizar la cobertura de medios de comunicación. 18. Supervisar y controlar las posibles interferencias de ruidos. 19. Documentar la retroalimentación de los/las participantes. 20. Garantizar los registros de asistencia. 21. Sistematizar la experiencia desde el inicio del proceso.

Visitantes de la feria

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Sp Sl Guia Realizacion de Ferias de Practicas Positivas