Gobierno

Toda organización deberá gobernarse por una junta responsable de no menos de cinco personas, una mayoría de las cuales debe ser independiente, y deben reunirse por lo menos dos veces al año para establecer normas de procedimiento y revisar los logros de la organización.

Comentario

Cuando un ministerio enfrenta el fracaso —o incluso peor, un escándalo— casi siempre se puede rastrear sus dificultades a una falla en su propio gobierno. Por esta razón ECFA pone mucho énfasis en un gobierno fuerte y efectivo. Este estándar está diseñado para ayudar a las organizaciones a obtener y mantener un cuerpo gubernamental que promueve un ambiente de responsabilidad, maximiza la excelencia en la realización de la obra del Señor y minimiza la susceptibilidad a una falla estructural.

Gobierno responsable. La importancia de un cuerpo gubernamental activo e informado no se puede enfatizar demasiado. Si no se lo atiende, un descuido incluso menor de la junta puede a la larga afectar la responsabilidad y efectividad del ministerio. En contraste, una junta activa e informada respaldará la misión, protegerá la integridad de los objetivos del ministerio, y asegurará la adherencia consistente a las normas de procedimiento de la junta directiva.

Es importante tomar en cuenta que gobierno no es administración. El hecho de tener una junta directiva entusiasta, bien informada y dedicada no debe, excepto en ciertas circunstancias (por ejemplo, la falta temporal de un gerente ejecutivo en jefe, presidente, director ejecutivo, pastor principal, etc.) traducirse en la intervención de la junta directiva en la administración de los asuntos diarios. En lugar de administrar por sí misma la organización, la junta debe asegurarse de que la organización esté bien administrada. Al reconocer su responsabilidad de proteger a largo plazo el futuro de la organización, la junta directiva debe evitar “que los árboles le impidan ver el bosque.”

Se debe seleccionar a un líder competente para que lleve a la práctica la misión del ministerio bajo la dirección de la junta. La junta debe ser diligente para mantener relaciones personales fuertes con ese líder. Esta relación es esencial. La junta que mantiene una relación saludable de exigencia de cuentas con el líder principal de la

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Comentario Estándar 2 Página 2 organización operará con mayor confianza, asegurará que se cumplan los criterios de desempeño, y evitará la intervención detallada en las operaciones cotidianas de la organización.

Deberes. Aunque no es una lista exhaustiva, lo que sigue es un ejemplo de las tareas de la junta directiva:

1. Comprometerse a la oración, corporativa e individualmente.

2. Identificar y monitorear la misión y propósito de la organización.

3. Aprobar la compensación del director principal de la organización (de antemano).

4. Cumplir todo requisito legal impuesto sobre la organización y aprobar todas las resoluciones legalmente obligatorias.

5. Junto con el director principal de la organización trazar la estrategia a largo plazo de la organización.

6. Monitorear la situación financiera de la organización y aprobar de antemano el presupuesto anual y mantener supervisión de su implementación, o establecer normas de procedimiento que enumeren las restricciones presupuestarias aplicables.

7. Aprobar la contratación de parte de la organización del contador público certificado independiente para que realice la auditoría, revisión o compilación anuales.

8. Asegurar la fortaleza financiera de la organización.

9. Garantizar la divulgación total de todos los posibles conflictos de interés dentro de la organización y la junta.

10. Servir como embajadores de la organización, interpretando su misión ante los interesados y mejorando su imagen pública.

Registros de la junta. La atención apropiada a los registros escritos es extremadamente importante. De particular interés son la declaración de misión y reglamento interno, declaraciones de normas de procedimientos, y actas.

1. Declaración de misión y reglamento interno. La declaración de misión debe definir la razón de la existencia de la organización. El reglamento interno son las reglas establecidas para guiar el procedimiento de la junta.

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2. Declaraciones de normas de procedimientos. Muchas juntas encuentran que es útil elaborar por escrito un conjunto de normas de procedimientos de la junta directiva para guiar las acciones de la misma.

3. Actas. Las actas proveen un registro indispensable de las deliberaciones de la junta. Las actas también pueden proteger a la junta en los litigios y otros procesos administrativos. Las actas deben anotar cuáles miembros de la junta estuvieron presentes y quiénes estuvieron ausentes. El lugar de la reunión, la hora en que se empieza, y la hora en que se concluye también son elementos esenciales de las actas. Las actas deben anotar las decisiones que toma la junta, contener suficientes notas de los debates para sustanciar las decisiones que se toman, y reflejar la abstención de las partes interesadas cuando se trata de transacciones relativas a partes relacionadas. Las actas se deben archivar y guardar para fácil acceso una vez que hayan sido aprobadas por el presidente de la junta y rubricadas por el secretario de la junta, después de que la junta las haya aprobado.

Si un comité ejecutivo de la junta se reúne entre las reuniones de la junta, también se deben llevar actas de las reuniones del comité ejecutivo, y se debe presentarlas en la próxima reunión regular programada de la junta entera.

Si la organización utiliza un comité auditor (u otro comité que abarca las responsabilidades que a menudo se asignan a un comité auditor), también se deben llevar actas de las reuniones de ese comité. Las actas de las reuniones del comité auditor se deben presentar a la junta, que debe tomar una decisión sobre cualquier recomendación que presenta el comité auditor. Esto informará y asegurará a la junta que se están cumpliendo las responsabilidades de revisión y auditoría.

Selección de la junta, términos de función y entrenamiento. La selección de miembros competentes para la junta, con variados y apropiados aspectos de especialización, mejorará el gobierno responsable de la organización. La primera responsabilidad de la junta es buscar miembros que sean espiritualmente maduros y capaces de tomar decisiones sabias dirigidos por Espíritu Santo mediante la oración. Las instrucciones de Pablo a Timoteo pueden servir como una guía útil para la selección de nuevos miembros de la junta (1 Timoteo 3:1-10).

Además de este requisito por encima de los demás, la junta también puede buscar individuos cuyos talentos y capacidades beneficiarán a la organización y proveerán interacción dinámica en las reuniones de la junta. Al seleccionar los miembros de la junta, se puede considerar el propósito y misión del ministerio, así como también su tamaño y complejidad. La junta de toda organización debe incluir individuos con experiencia en el objetivo particular de ministerio de la organización.

Comentario Estándar 2 Página 4 La continuidad también es un asunto importante. Las necesidades de estabilidad y de una perspectiva de largo alcance a menudo se citan como razones para un servicio prolongado de parte de los miembros de la junta. Sin embargo, un servicio prolongado puede reducir la amplitud de la representación en la junta. Otros retos asociados con el servicio prolongado son el estancamiento, la parcialidad y el agotamiento. Los términos de servicio de los miembros de la junta pueden ser de duración suficiente como para proveer continuidad de política, pero limitados lo suficiente como para asegurar un punto de vista fresco. La determinación del tiempo de servicio también puede relacionarse con el mantenimiento de la responsabilidad entre la junta directiva de la organización y el director principal de la organización.

Después de que los candidatos son aprobados para su servicio en la junta, la organización debe proveer orientación y entrenamiento. El entrenamiento debe incluir el trasfondo o historial de la organización, así como también una comprensión de la misión de la organización. También se les debe presentar todos los planes a largo plazo o estratégicos. Los miembros de la junta deben recibir los documentos corporativos esenciales de la organización: artículos de incorporación o personería jurídica, reglamentos internos, normas de procedimiento corporativas, declaraciones financieras, e informes de gerencia. Para asegurar una comprensión clara de las responsabilidades y exigencia de cuentas, se pueden establecer descripciones de trabajo para los oficiales, y establecer estatutos para los comités y grupos de trabajo. Puesto que los deberes individuales de cada uno de los miembros de la junta difieren en algunos aspectos, la organización puede proveer capacitación específica para los miembros individuales de la junta, basándose en la expectativa de cada cargo.

Tamaño de la junta. ECFA ha establecido para la junta directiva un tamaño mínimo de cinco personas a fin de evitar que un grupo muy pequeño controle la organización. Este tamaño también permite que la junta directiva refleje cierta diversidad de experiencia. Si una junta directiva es demasiado pequeña, no puede proveer dirección adecuada de política o ayuda para la organización. El aumento del número de miembros puede proveer un mayor nivel de independencia.

Por otro lado, la junta directiva también debe ser pequeña lo suficiente como para actuar como un cuerpo deliberativo. Si una junta es demasiado numerosa como para reunirse como entidad colectiva, entonces pierde su capacidad para debatir efectivamente los asuntos y tomar decisiones efectivas.

Independencia de la junta. La organización debe preocuparse por mantener la realidad, y no sólo la apariencia de gobierno independiente de la junta. La exigencia de predominancia de miembros independientes de la junta ayuda a asegurar que la junta tomará decisiones oficiales sin parcialidad, ni influencia indebida, ni conflicto de intereses.

Comentario Estándar 2 Página 5 Para evaluar la realidad de la independencia de la junta, ECFA mira más allá de una mayoría de miembros independientes de la junta en la lista de miembros de la misma. ECFA se interesa por la realidad de la independencia de la junta tanto como por la determinación matemática de una mayoría de miembros independientes de la junta.

ECFA define a los miembros independientes de la junta como:

1. Personas que no son empleados ni miembros del personal de la organización.

2. Personas que no pueden dictar individualmente las operaciones de la organización, de manera similar a un empleado o miembro del personal. Un gerente en jefe que no recibe salario, por ejemplo, no es independiente.

3. Personas que no tienen parentesco de sangre o matrimonio con miembros del personal u otros miembros de la junta. Las relaciones consanguíneas o por matrimonio se definen para los propósitos del estándar como los que son cónyuges, antepasados, hermanos y hermanas (aunque sean medios hermanos o medias hermanas), hijos (sean naturales o adoptivos), nietos, bisnietos, y cónyuges de hermanos, hermanas, hijos, nietos y bisnietos.

4. Personas que no rinden informes ni están subordinadas a empleados o miembros del personal de la organización.

5. Personas que no rinden informes ni están subordinadas a otros miembros de la junta.

6. Personas que no reciben cantidades significativas por consultoría, o conferencias, o algún otro tipo de remuneración de parte de la organización.

7. Personas que no tienen relaciones con firmas que tienen tratos financieros significativos con la organización, funcionarios, directores o empleados clave.

8. Personas que no son el abogado legal pagado, emparentadas por sangre o matrimonio con el abogado legal pagado (véase la definición de sangre o matrimonio en el # 3, arriba), o están empleadas por la firma del abogado legal pagado de la organización.

9. Personas que no son los auditores, ni emparentados por sangre o matrimonio a los auditores (véase la definición de sangre o matrimonio en el # 3 arriba), o son empleados de la firma de auditoría de la organización.

Comentario Estándar 2 Página 6 Reuniones de la junta. Siempre debe haber presente un quórum para el debate de todo asunto. El quórum debe estar definido por el reglamento interno de la organización, y debe exigir la presencia del cincuenta y uno por ciento o más de los miembros votantes. Además, ese quórum debe reflejar una mayoría de miembros independientes de la junta a fin de mantener el propósito del Estándar 2. Dos reuniones de la junta al año a intervalos razonablemente espaciados son el requisito mínimo absoluto para acreditación de ECFA. Este requisito mínimo tiene el propósito de subrayar la importancia de la participación de la junta y evitar largos períodos interinos entre las reuniones de la junta.

Aunque reuniones en persona siempre son preferibles y deben ser la norma, una alternativa aceptable para una de las dos reuniones es mediante un sistema remoto electrónico de comunicaciones, incluyendo conferencias telefónicas, conferencias con tecnología de video o la Internet, pero sólo si: (1) cada persona con derecho a participar en la reunión da su consentimiento a que la reunión se realice mediante ese sistema; y (2) el sistema provee acceso a la reunión de tal manera o usando un método por el cual cada persona que participa en la reunión puede comunicarse concurrentemente con todos y cada uno de los demás participantes (una “reunión” por e-mail no cumple con este criterio).

Los miembros de la junta deben tomar con toda seriedad la asistencia a las reuniones de la junta. Antes de aceptar la invitación para servir en la junta, los posibles miembros deben evaluar su capacidad para asistir regularmente a las reuniones.

Para maximizar la efectividad de la junta en las reuniones de la junta o del comité ejecutivo, los miembros de la junta deben estar bien preparados para las reuniones. La ayuda apropiada de parte del personal de la organización facilitará esta preparación.

La junta desempeña un papel para asegurar que la organización está actuando de acuerdo con los Estándares ECFA de Mayordomía Responsable. Puesto que estos Estándares son requisito para todas las organizaciones acreditadas por ECFA, la junta debe periódicamente comparar las prácticas de la organización con los estándares ECFA.

Sumario. ¡El gobierno efectivo de la junta directiva es esencial para la salud de la organización! La responsabilización por definición implica un cierto nivel de incomodidad y vulnerabilidad. Ser responsable significa estar obligado a informar, explicar y justificar. Al considerar responsable a la organización, la junta cumple su obligación de responsabilización a los beneficiarios de la organización, donantes y al público.

Comentario Estándar 2 Página 7 Un excelente versículo para describir el deseo general de ECFA para sus organizaciones acreditadas para emular gobierno fuerte y efectivo de la junta, es Proverbios 27:17: “El hierro se afila con hierro, y el ser humano aprende de sus semejantes” (PDT).

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