Subsistema de Administración Universitaria

Secretaria de Administración y Finanzas

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”


Subsistema de Administración Universitaria

Mayo 2017


Preparación para las

Auditorías


Qué es una Auditoría?

Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de

determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. (Norma ISO 9000:2005 - Vocabulario)

Auditoría Interna

• Realizada por miembros de la misma organización; o

pueden ser externos que actúan como internos a

solicitud de la misma institución.

• Se realizan de acuerdo a procedimientos

establecidos por la misma SAF y normativa

aplicable.

Auditoría Externa • La realizan organizaciones competentes de

certificación autorizados para expedir la

certificación del sistema de gestión de calidad.


AUDITORÍA


La evidencia más tangible y objetiva de que el sistema opera con

eficacia son los registros de calidad (demuestran conformidad y

operación eficaz).

Evidencia de conformidad en:

Documentación Implementación Eficacia Eficiencia Maduración y Mejora Cumplimiento de compromisos

y conformidad con los requisitos establecidos

¿ Qué busca el auditor?


¿Cómo debo prepararme para la auditoria?

• Identifica los documentos y/o procedimientos en los cuales participas y/ o eres

responsable.

• Estudia y comprende los elementos estratégicos (Política, Misión, Visión, Valores),

Manual de Gestión de Calidad.

• Identifica en qué proceso, subproceso y procedimientos participas

• Debes estar listo para explicar tu proceso según el diagrama de proceso

• Debes conocer quiénes son tus clientes/demandantes de servicios, cuáles son las

entradas y salidas de tus procesos y subprocesos.

• Ten muy claros tus procedimientos, estudia los requisitos establecidos de los que

eres responsable en la norma que te aplique.

• Identifica y organiza el lugar donde archivas tus documentos y registros.

• Asegúrate que tu área de trabajo esté ordenada y limpia.

• Deja ver que en tu área de trabajo se hacen las cosas siempre con calidad .

Y lo más importante, que estas acciones se vuelva una forma cotidiana

de ser y estar …


¿Cómo debo actuar durante la revisión?

• Sé puntual

• Contesta a las preguntas que te hace el auditor, si no sabes algo,

reconócelo y busca asesoría de alguien que sí lo sepa; o pide al auditor

que te repita la pregunta.

• Se cortés siempre y no pierdas la cabeza, recuerda que el auditor está

para ayudarte a mejorar en tu trabajo.

• Sé paciente en todo momento.

• Asegúrate de que no haya interrupciones y apaga el celular durante la

entrevista.

• Sé abierto y honesto.

• No te presiones, si no puedes encontrar algún documento o registro

solicitado, pide un poco de tiempo.


Dónde se ubica la documentación del

SAU y de mi proceso?


Algunas posibles preguntas de Auditoría:

1. Conoces el Manual de Gestión de calidad y cómo está estructurado? Ver la hoja de contenido del

Manual

2. Entiendes la política de calidad, la misión y/o visión?. Cómo te la dieron a conocer?

3. Cuántos y cuáles son los procesos del SAU? Ver el inciso 2- Alcance del Manual de Calidad

4. Dónde se establece la interacción de los procesos que conforman el SAU? Ver Manual de Calidad

inciso 6-Interacción de procesos; y específicamente en el Diagrama de cada proceso ubicado en los

portales de la SAF/ sección SAU.

5. Conoces cuáles son tus responsabilidades y actividades dentro del proceso en el que participas?

6. En qué documento(s) puedes encontrar tus responsabilidades y funciones? En los procedimientos y en

el Manual de Calidad inciso 8, de acuerdo al tipo de personal.

7. Cuáles son los procedimientos documentados requeridos por la Norma ISO? Son los 6

procedimientos mencionados en el Inciso 9 del Manual de Calidad.

8. Quién es el responsable de tu proceso/subproceso? Ver el Plan de Calidad

9. Cuál documento puede demostrar que tu proceso fue planificado, tiene establecidas las características

de calidad, entradas, salidas y los recursos que necesitas? En el Plan de Calidad y en el formato de

entradas y salidas.

10. Dónde puedes encontrar los procedimientos, guías y formatos de tu proceso? Entrar a la sección SAU

de los portales de la SAF o en el portal de la Unidad de Organización y Métodos.

https://www.uv.mx/orgmet/files/2012/12/saf-ge-m-01.pdf






















https://www.uv.mx/saf/sgc-sau/













https://www.uv.mx/orgmet/sgcuv-3/










Algunas posible preguntas de Auditoría:

11. Dime cuáles son los productos de tu proceso/subproceso y cómo los controlas. Ver Plan de Calidad,

Procedimientos operativos, entre otros.

12. Cuáles son los objetivos del proceso en el que participas, sabes cómo alcanzarlos? Ver Manual de Calidad y

Plan de Calidad, ficha de indicadores.

13. Cuáles son los requisitos establecidos para elaborar el (los) productos de los procesos donde participas?

Ver Plan de Calidad

14. Muestra la última medición de tu objetivo, indicadores y metas. Mostrar la medición y análisis de datos de

los indicadores establecidos. Lo reportado en el formato (SAF-GE-F-11) Integración de Información para la

revisión por la dirección.

15. Muestra evidencia de que tus clientes/demandantes de servicios están conformes con el producto que

estás entregando. Resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, quejas y sugerencias recabadas

en reuniones de trabajo, correos, etc.

16. Muestra evidencias de que se han tomado acciones para mejorar el clima organizacional. Resultados de

encuestas de clima y ambiente laboral, Plan de Mejora, acciones correctivas y/o preventivas, etc.

17. Cuando se detecta un Producto No Conforme, qué haces?


Fechas programadas para 2017

Auditoría Externa

19 al 23

Junio

Auditoría Interna

SAU / Proceso

ARF

22 al 24

Mayo

01 y 02

Junio

Auditoría Interna

Procesos ARH

05 y 06

Junio

12 al 14

Junio

Auditoría Interna

Procesos AByS Revisión por la

Dirección

Reunión

08

Junio

Entrega

de

Informe

Documents

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