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PR-AUX07 COMUNICACIÓN INTERNA Página 1 de 15

COMUNICACIÓN INTERNA

Código: PR-AUX07 Publicado: 20130505 Página 1 de 15

SUMARIO

1. DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

2. COMENTARIOS DE ESTA REVISIÓN

3. OBJETO

4. CAMPO DE APLICACIÓN

5. DEFINICIONES

6. RESPONSABILIDADES

7. DESARROLLO

8. REGISTROS

9. REFERENCIAS

10. OTROS DOCUMENTOS

1. DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

1.1 Quien redacta el documento Aprueba: Vicente Mangas Luque

Fecha de Aprobación: 20130505

1.2 Lista de revisión

Persona Publicado

Manuela Redondo Medina 20130505

2. COMENTARIOS DE ESTA REVISIÓN

Este proceso es de nueva creación.

3. OBJETO

Facilitar la creación de un sistema de interrelaciones fluidas y eficaces en todas las direcciones en las que se producen los flujos de información de la organización: descendente, ascendente, horizontal y transversal, así como identificar y sistematizar los canales de comunicación interna y las herramientas de gestión.

Entre los objetivos del proceso, los principales son: Describir la estructura de los Planes Estratégicos de Comunicación Interna.

Determinar y describir los canales de comunicación y de las herramientas de comunicación interna empleadas.

Transmitir adecuadamente los objetivos institucionales y/o de los objetivos estratégicos: instaurar los cauces adecuados para la alineación del personal con esos objetivos

institucionales y/o estratégicos. Que la información fluya de manera que las acciones de la organización sean coherentes y acordes con los objetivos estratégicos de la empresa.

Transmitir la cultura de la organización y contribuir a la mejora del clima. Transmitir eficiente y eficazmente el conocimiento. Dar a conocer entre los empleados los servicios y logros del Grupo.


4. CAMPO DE APLICACIÓN

Todos los puestos de trabajo y cargos de responsabilidad así como en cada una de las secciones en

que está organizado el Colegio, en definitiva, a todo el personal de HBS.

Período de vigencia

Los Planes de Comunicación Interna que se desarrollen de acuerdo a lo establecido en el presente Proceso de Comunicación Interna, tendrán el mismo periodo de vigencia que el establecido para la planificación estratégica, con independencia de que algunas de las acciones estratégicas previstas, por su propia naturaleza, tengan previsto un periodo de tiempo inferior. Durante el periodo de

vigencia se podrán incorporar las modificaciones que se consideren necesarias, registrando las distintas versiones en el “Histórico de revisiones”. Finalizado el periodo de vigencia del PCI, deberá procederse a su actualización sobre la base del análisis del plan anterior y de los resultados del seguimiento de las acciones estratégicas previstas en el mismo.

5. DEFINICIONES

• Accesibilidad web: potencial o posibilidad de que la web pueda ser utilizada cualquier

persona, independientemente de sus capacidades físicas, intelectuales o técnicas (idioma, conocimientos técnicos, software…).

• Blog o bitácora: sitio web donde su autor publica cronológicamente distintos posts o

mensajes, sobre diferentes temas, reservándose la posibilidad de gestionar la participación externa.

• Banner o anuncio en internet: Anuncio publicitario en una página web. Tiene la peculiaridad de ser interactivo ya que enlaza con una página web del anunciante. Suelen haber distintos estándares sobre las dimensiones de los banners.

• Briefing o informe: acto o acción de dar la información que contendrá el brief.

• Brief: documento con los aspectos técnicos que establece el anunciante sobre los diferentes temas importantes para desarrollar una campaña publicitaria. El briefing suele contener puntos como: objetivos que se quieren conseguir, mensaje a comunicar, público objetivo de la comunicación, presupuesto, tiempo y condiciones de ejecución o aspectos de obligado cumplimiento, como podría ser la obligatoriedad de incluir una determinada frase, usar un color…

• Branding: serie de estrategias alrededor de la construcción de una marca. Branding es hacer

marca, de la misma manera que marketing es hacer mercado. Es una herramienta de

mercadotecnia que ayuda a comunicar los beneficios de una marca y a diferenciarla de la competencia.

Campaña de publicidad: un programa que involucra la creación y el establecimiento de una serie de anuncios, manejados en línea junto con el establecimiento de objetivos de mercado y comunicación.

Centros: Centros Educativos.

• Canal de Comunicación: es el medio por el cual se transmite el mensaje entre emisor y receptor. Dentro de la empresa hay una infinidad da canales de comunicación, ya sean formales, informales, personales o lugares. El canal debe asegurar el flujo de la comunicación eficaz.

• Comunicación formal: aquella que se realiza mediante comunicados u otras herramientas oficiales y que contiene un mensaje supervisado por la jerarquía de la organización.

• Comunicación informal: aquella que se establece entre los empleados de una organización utilizando medios no oficiales.

• Comunicación descendente: aquella que fluye desde los rangos superiores de la empresa (dirección, gerencia) hasta los rangos inferiores (empleados).

• Comunicación ascendente: aquella que fluye desde los rangos inferiores hasta los rangos

superiores. • Comunicación interna: conjunto de actividades efectuadas por cualquier dependencia de la

organización para la comunicación de información con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación con todos los niveles de la organización.

• Comunicación externa: comunicación comercial que contribuye a crear una imagen de la empresa con el objetivo de generar ventas de las marcas propiedad de la empresa.

• Comunicación de crisis: tipo de comunicación que pretende prever los posibles daños que pueden surgir en las empresas y anticipar soluciones al mal ocasionado.

• Comunicación financiera: forma específica de comunicación que centra su atención en los

recursos financieros de la empresa.


• Comunicación mediática o media training: sesiones formativas dirigidas a portavoces o comunicadores de la empresa con el fin de entrenarlos para el trato con los medios de

comunicación. • Comunicación transversal: Flujo horizontal de información, entre gente en los mismos o

similares niveles organizacionales, y el flujo diagonal, entre personas en distintos niveles que

no tienen una relación directa de comunicación entre sí. • Comunicación verbal: aquella que se produce de forma oral, basada en el diálogo,

discusión.... • Comunicación no verbal: aquella que no se produce de forma oral, mediante palabras,

puede tratarse de comunicación escrita o la que se produce a través de: la mirada, las posturas, expresiones, movimientos o la apariencia física.

• Comunicole: Información que se les envía a las familias vía e-mail sobre asuntos que tienen

que ver con el colegio y que afectan directa o indirectamente a los alumnos • Contrabrief y contrabriefing: acción de réplica sobre la información inicial contenida y

comentada en el briefing. • Copy o slogan: Texto que se incluye en un material de comunicación (anuncio, e-mail,

página web, etc.) y que constituye el resumen de la principal idea a comunicar por la empresa • Clipping: acción de recopilación del conjunto de recortes de prensa donde una empresa ha

sido objeto de noticia.

Emisor: Es quien abre el proceso de la comunicación, quien da a conocer el mensaje y lo emite. Los emisores son aquellas personas que pueden emitir mensajes en el marco de la comunicación interna del Grupo.

Herramienta: instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o de comunicación.

• Internet: es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas de forma

que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionan como una red lógica única, de alcance mundial, una "red de redes", es decir, una red que no sólo interconecta computadoras, sino que interconecta redes de computadoras entre sí. Esta red global tiene la característica de que utiliza un lenguaje común que garantiza la intercomunicación de los diferentes participantes; este lenguaje común o protocolo (un protocolo es el lenguaje que utilizan las computadoras al compartir recursos) se conoce como TCP/IP.

• Intranet: red privada que normalmente pertenece a una empresa u organización. Las

intranet usan los mismos protocolos que Internet y pueden incluir el mismo tipo de contenido. Se usan normalmente para almacenar contenido interno de la empresa, como información sobre sus directivas o prestaciones de los empleados.

• Insight: una verdad esencial del consumidor, que conecta a este con la marca.

• Identidad corporativa: manifestación física de la marca que está compuesta por la variable gráfica y conceptual de la empresa.

• Imagen corporativa: la representación de la identidad de la empresa en la mente del consumidor.

• Imagen de marca: representación de los valores de la marca que el consumidor tiene en su mente, que pueden o no coincidir con la realidad o lo que la empresa comunica.

• Lobbying o grupos de presión: proceso planificado de comunicación persuasiva cuyo fin es influir y predisponer al receptor del mensaje para conseguir determinados objetivos para la empresa. Los lobbys actúan como grupos de presión.

• Logotipo: es la representación gráfica del nombre, la grafía propia con la que éste se escribe. • Logo: combinación del símbolo y el logotipo, es lo que da lugar al logo. Los logos son utilizado

por empresas para que sus marcas sean fácilmente identificables, rápidamente reconocidas. A menudo se emplea incorrectamente la definición llamando logotipo al logo.

• Marca o brand: es un sistema simbólico, evoca una noción intangible en la mente del receptor generalmente asociada a beneficios racionales, deseos emocionales y aspiraciones personales. Una marca incluye elementos como nombre, logo, color, estilo visual, tono de voz,

diseño de producto, empaque, publicidad, servicio al cliente y ambientes. • Mailing: envío de información a través del correo. Se trata de una alternativa del marketing

directo. Mensaje: El mensaje es la idea que el emisor transmite al receptor. • Mupi: Mobiliario Urbano Punto de Información. • Newsletter: o boletín electrónico en castellano, es una página de contenido que se suele

recibir de forma periódica en texto plano o en código html y que contiene información, promoción comercial o publicidad de la página web que la emite.

PECI: Plan Estratégico de Comunicación Interna. Documento en el que se recoge la estrategia de comunicación interna de la institución mediante la descripción de un sistema de interrelaciones fluidas y eficaces en todas las direcciones en las que se producen los flujos de


información de la organización, así como la identificación y sistematización de los canales de comunicación interna y las herramientas de gestión.

Receptor: El receptor es quien recibe el mensaje que a su vez cierra el proceso de la comunicación mediante la recepción y aceptación del mensaje que se transmitió. El receptor retroalimenta al emisor.

Redes de comunicación formal: establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Respetan la jerarquía empresarial. Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información, que sería fuente de rumores incontrolados.

Redes de comunicación informal: aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse

mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el interés de los empleados. Éstas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces más rápidos y eficaces que los formales.

Retroalimentación: Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentación ha tenido lugar. Ésta completa el circuito de la comunicación.

• RRHH: Recursos Humanos.

• RSC: Responsabilidad Social Corporativa. Un compromiso, un convencimiento de la empresa y también de sus trabajadores en realizar acciones comprometidas con la sociedad.

• Ruido: El ruido es cualquier factor que perturba, interfiere, o crea una situación confusa en la comunicación. Puede ser interno (cuando el receptor no está prestando atención), o externo (cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente. Puede presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicación: cualquier perturbación experimentada por la

señal en el proceso de comunicación, es decir, cualquier factor que lo dificulte o lo impida al afectar a cualquiera de sus elementos:

Interferencias en el emisor Interferencias en el mensaje Interferencias en el canal Interferencias en el código Interferencias en el contexto

Interferencias en el receptor • Stakeholders o grupos de interés: conjunto de personas que tienen relación o son público

objetivo de la empresa. • Muestra o sampling: producto que se entrega al consumidor como muestra.

• Sistema corporativo: está compuesto por la identidad corporativa (gráfica y conceptual) y la imagen corporativa (percepción que tienen los destinatarios de qué y cómo es la empresa) de

la empresa. Unidades de Negocio: Unidad económica autónoma organizada agrupando una serie de

negocios o líneas de negocio con características similares para la que se determinan objetivos y estrategias independientes.

6. RESPONSABILIDADES

El funcionamiento correcto del proceso de comunicación interna será responsabilidad del departamento de Recursos Humanos (RRHH) que, junto a las Direcciones de los Centros, que

aportarán los contenidos a transmitir y el departamento de Marketing y Comunicación que establecerá el formato, soporte y forma de los contenidos, será el encargado de velar por el mantenimiento de la política de comunicación interna (formal) en relación con los empleados y el clima organizacional:

Dirección General:

Es la responsable de la definición de los valores y principios de la cultura organizacional y de definir la política general de comunicación de la empresa. Sistemas de Información:

Es el responsable de implementar, mantener y actualizar los canales y las herramientas precisos para el desarrollo y ejecución de las acciones del PECI. Utilizará para ello, los


materiales y medios necesarios buscando siempre optimizar los recursos financieros y tecnológicos disponibles.

Responsable de Calidad del Centro

Analizar y colaborar en la aprobación, como órgano consultivo, del presente Proceso de Comunicación Interna.

Supervisará, en auditoría interna, que los Planes de Comunicación Interna de los Centros se realizan siguiendo las instrucciones establecidas en el presente Proceso de Comunicación Interna.

7. DESARROLLO

7.0 Estructura del plan estratégico de comunicación interna

7.1 Identificación de los canales de comunicación interna en la organización

7.2 Identificación de las herramientas de comunicación interna

7.3 Descripción de los contenidos de la comunicación

7.4 Actuaciones estratégicas de comunicación interna

7.5 Descripción de acciones

7.6 Implantación de las actuaciones estratégicas contenidas en el PCI

7.7 Presupuesto del Plan

7.8 Seguimiento del plan de Comunicación Interna

7.0 Estructura del Plan Estratégico de Comunicación Interna

Ejecuta: Dirección

Los Planes de Comunicación Interna que se constituyan deberán confeccionarse sobre la base del

esquema y contenido del presente Proceso de Comunicación interna, teniendo en cuenta además

que toda la información que se difunda internamente deberá:

1. Reflejar congruencia con la visión, misión y valores del Centro.

2. Estar suficientemente contrastada y validada con las fuentes.

3. Tener un carácter positivo.


7.1 Identificación de los canales de comunicación interna en la organización.

CANAL

FOR

MA

L

INFO

RM

AL

OR

AL

ESC

RIT

O

ON

-LIN

E HERRAMIENTA

Comunicación escrita

X

X X

Circulares

Notas Informativas

Cartas al personal

Comunicoles

Guía o Manual de Acogida

Carteles informativos

Folletos Informativos

Cuadro de indicadores de Educación y Servicios

Memoria de Calidad

Plan de Comunicación Interna

Plan de Formación

Correo Electrónico

X

X X Outlook

@humanitastrescantos.com

@humanitastorrejon.com

Página Web X X X

Proyecto Educativo

Newsletter

Blogs

Moodle

Prometeo y Alexia X X X X

Intranet

Correo Electrónico

Gestión de la Formación

SASS

Tutorías

Encuestas de opinión (Clima laboral)

Redes Sociales X X X X Twitter

Edmodo

Reuniones

X X X Reuniones de coordinación

Reuniones de departamento

Grupos de trabajo (Proyectos)

Cursos de formación

Reuniones de CCP

Eventos Sociales

Entrevistas individuales

X X X

X X X

X X X X X

X X X

X X

X X X

7.2. Identificación de las Herramientas de comunicación interna.

Ejecuta: Dirección Igualmente se identificarán los soportes o herramientas más adecuadas para que la comunicación

interna sea más rica y eficaz. Pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas

Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC) ofrecen distintas posibilidades y pueden

integrar distintas modalidades en soportes Multimedia.

Buzón de sugerencias y línea directa: Recogerá las preguntas, sugerencias, etc.. Pueden

utilizarlo todos los integrantes de la organización que, junto al mensaje, deberán dejar su datos

identificativos. Los mensajes serán revisados por el responsable y contestados a la mayor

brevedad posible. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Carta al Personal: deben ser breves y legibles y se deberán utilizar preferentemente cuando

se desee difundir información sensible para la organización. Siempre que sea posible, se

realizarán de forma personalizada.


Carteles: si se opta por su utilización, se debe colocar en un lugar de tránsito del personal.

Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia

el personal. Es necesario su mantenimiento periódico a efectos de no dar impresión de

obsolescencia.

Circulares informativas: sobre alguna información relevante de la organización.

Comunicole: sobre alguna información de la organización que se le ha dado a las familias.

Cuadro de indicadores de Educación y Servicios: objetivos que se marca la organización

relacionados con su Plan Estratégico y su seguimiento a lo largo del periodo de vigencia de éste.

Encuestas de Clima Laboral: donde cada trabajador de la organización valora su grado de

satisfacción acerca de lo que le afecta dentro de la empresa.

Folletos: sobre temas particulares como “Perfiles de calidad” o ¿Qué hacer frente a un

accidente laboral?. Se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el

contexto de campañas de concienciación interna.

Guía o manual de Acogida: todas las personas de nuevo ingreso necesitan conocer la

organización a la cual se han incorporado. Incluirá una síntesis histórica, las normas internas, su

organigrama, sus integrantes, etc.

Manuales de estilo: son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la

información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.

Memoria Anual del Centro. Es un documento institucional que cierra el ciclo de planificación

del curso académico y que, a modo de balance, recoge el resultado del proceso de evaluación

interna que el centro realiza sobre su propio funcionamiento previamente definido en el plan

anual del Centro y en la Planificación Estratégica. A modo de ejemplo, recoge: 1.- Proyecto

Educativo 2.- Compromiso con los Resultados 3.- Personas 4.- Responsabilidad Social 5.-

innovación Educativa.

Notas internas operativas. Instrucciones que sobre una materia concreta emite el órgano o

departamento habilitado funcionalmente para el control y gestión de la materia objeto de la

nota interna.

PECI: Plan Estratégico de Comunicación Interna. Documento que recoge los objetivos,

destinatarios, políticas, estrategias, recursos y acciones de comunicación a desarrollar en todas

las dimensiones de la comunicación de la empresa. A su vez, existen planes para cada uno de

los Centros que se desarrollan sobre la base del PECI.

Plan de Formación: planificación de las acciones formativas que considera el centro necesitan

sus trabajadores para seguir el camino marcado por su misión, visión y valores.

Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar,

reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es tener claro el objetivo y contenido. Tener

reuniones internas habitualmente y de forma abierta ayuda a fomentar el flujo de información,

lo que contribuye a un ambiente laboral más transparente y estable.

7.3. Descripción de los contenidos de la comunicación.

Se describirá pormenorizadamente, teniendo en cuenta los diferentes tipos de comunicación (las

direcciones en las que se producen o se deben producir los flujos de información), la información

(mensaje) que se va a transmitir.


T R A N S V E R S A L

HORIZONTAL

A S C E N D

E N T E

D E C E N D E N T E

Nombre Puesto

Nombre Puesto

Nombre Puesto

Dirección

Nombre Puesto

Nombre Puesto

Nombre Puesto Nombre

Puesto Nombre Puesto

Nombre Puesto

S

Dibujo1: Comunicación: representación gráfica:

Descendente:

Incluir información sobre la vida de la organización, sus objetivos, sus proyectos o los resultados. Es tanto más importante cuanto mayor es el grado de autonomía o de responsabilidad del trabajador en la toma de decisiones.

Evitar la ambigüedad, la imprecisión y la vaguedad de los mensajes o la contradicción de las órdenes transmitidas.

Evitar la saturación. Ascendente:

Recurrir a mecanismos que posibiliten el feed-back. Promover esta comunicación de forma que genere confianza, de modo que el esquema de

“recompensa o castigo” que habitualmente existe en la mentalidad de las personas de la organización, no condicione el contenido de las comunicaciones ascendentes.

Horizontal: Introducir formas participativas de trabajo en grupo: conseguir la combinación adecuada

entre lo formal e informal, de modo que el sistema formal se oriente fundamentalmente a

la consecución de los objetivos y el sistema informal garantice la cohesión interna del grupo.

Transversal: Se da no sólo entre los niveles jerárquicos, sino también con las distintas áreas de la

organización, las cuales comparten funciones. Es la comunicación típica de los itinerarios profesionales en los planes de promoción y sucesión.

DESCENDENTE ASCENDENTE HORIZONTAL TRANSVERSAL

Reuniones con la

Dirección Comunicaciones

Internas Notas

Departamentales Reuniones de Trabajo

Circulares y notas informativas

Cartas al personal Entrevistas

individuales Política de

reconocimiento

Reuniones con la

Dirección Reuniones de

Trabajo Entrevistas

individuales Reuniones de

ciclo

Reuniones de la

Dirección Reuniones

Responsables Departamento

Formación específica Proyectos

Tutorías de alumnos

Reuniones de

intercambio. Agrupaciones

deportivas y culturales

Itinerarios profesionales


Tabla de información y contenidos: (ejemplo)

Información/contenidos Canal de

comunicación Herramienta de comunicación

Emisor Receptor

Visión, Visión y Valores Página Web

Hermes/Prometeo

Página Web

Planificación Estratégica Dirección Todos los empleados

Plan Estratégico Hermes/Prometeo

Reuniones Plan Estratégico Dirección

Calidad

Jefes de proyecto

Planes Anuales ( Pptos, Marketing, Plan Anual Docente…..)

Hermes/Prometeo

Reuniones Documento Dirección

Cada uno su receptor

adecuado

Objetivos y políticas de la Empresa y de las Áreas

Hermes/Prometeo

Comunicación escrita Plan Estratégico Dirección Jefes de área

Plan de Formación Hermes/Prometeo Documento (PDF) Área de Formación Todos los empleados

Información de interés para facilitar la integración de personal nuevo

Página Web Hermes/Prometeo

Proyecto Educativo Manual de Acogida

Dirección Recursos Humanos

Calidad

Datos económicos: seguimientos y cierre del ejercicio económico

Hermes/Prometeo

Reuniones Sistema de Reporting

Dirección Eco-Fin/ Ctrl.

Gestión

Consejo de Administración

Seguimiento de indicadores, Cuadros de Mando, etc.

Hermes/Prometeo Reuniones

Sistema de Reporting Dirección Áreas

Calidad

Resultados de encuestas de clima Hermes/Prometeo

Reuniones Documento (PDF,EXCEL) Recursos Humanos Todos los empleados

Informaciones sobre clientes Página Web Newsletter Dirección Todos

Revisiones del sistema: puesta al día de procesos, procedimientos, etc.

Prometeo

Reuniones

Documento

(PDF,WORD,EXCEL) Calidad Calidad

Resultados de trabajos en grupos y proyectos Plataforma Moodle

Reuniones

Reuniones periódicas

Reuniones de intercambio Grupos Proyectos Dirección

Congresos, eventos, noticias externas de interés

Página Web

Prometeo

Reuniones

Revista

Documentos

Actos Institucionales

Dirección

Comunicación Todos los empleados

Implantación de nuevas herramientas e innovación

Plataforma Moodle

Reuniones

Reuniones periódicas

Reuniones de intercambio

Grupos Proyectos

Sistemas Todos los empleados

Investigación y publicaciones Plataforma Moodle

Prometeo Reuniones de intercambio Interesado

Dirección

Formación

Reconocimiento de méritos Actos Institucionales Reunión Dirección Todos los empleados

Noticias sobre políticas o condiciones internas Hermes/Prometeo

Comunicación escrita Correo

Dirección

Recursos Humanos Todos los empleados


De las herramientas de comunicación interna, la más básica y también una de las más eficaces es la que históricamente se ha utilizado, la comunicación personal. Para llevarla a efecto el canal

adecuado son las reuniones. Así pues se establecerá un calendario de reuniones con el siguiente esquema:

1. Reuniones Intragrupo (ejemplo)

Reuniones Intragrupo

REUNIÓN PERIOCIDAD COMPONENTES OBJETIVO

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Trimestral Accionistas del Colegio, que son a su vez los administradores, y Directores Generales.

Analizar la marcha de las diferentes empresas del grupo y tomar en su caso las decisiones oportunas.

COMITÉ DE SEGUIMIENTO

Mensual

Directores Generales, dos Consejeros Delegados,. Para temas concretos se solicita la participación de otros responsables de área: Eco-fin y Control de gestión, así como de otras (RR.HH., Compras, Sistemas, Comunicación, Calidad, etc).

Análisis y control de presupuestos y resultados económicos. Control de evolución y grado de cumplimiento del Plan estratégico. Análisis de la marcha de los colegios del grupo a nivel educativo y toma de decisiones en este ámbito.

COMITE EDUCATIVO

Mensual Director General de CEYS y Directores Generales de los Colegios.

Análisis de la marcha de los colegios del grupo a nivel educativo y toma de decisiones en este ámbito.

REUNIONES INTERCENTROS

Mensual

Responsables de las áreas de Inglés, Nuevas Tecnologías, Orientación y Equipos Directivos de los colegios del grupo.

Coordinar las políticas de los colegios del grupo en las áreas señaladas.

2. Reuniones Interdepartamentales (ejemplo)

Reuniones interdepartamentales


REUNIONES DE APERTURA DE

CURSO Julio y Septiembre

Dirección y claustro de profesores de Infantil y de Primaria, por un lado, y de E.S.O. y Bachillerato por otro.

Presentación formal de profesores nuevos, si los hay, análisis de la situación general del Colegio (matrículas, altas, bajas, etc. ), resultados del curso anterior y novedades de organización de cara al curso que comienza, así como cuestiones de carácter práctico sobre el inicio de curso

REVISIÓN DEL SISTEMA

Anual, al comienzo del curso

Dirección y el Equipo Directivo, con Dpto. de Calidad

Asegurar su adecuación y eficacia continuas, a la hora de cumplir con los planes anuales, y avanzar hacia las estrategias y la visión del centro.

COMITÉ DIRECTIVO DOCENTE

Semanal

Dirección General, Subdirección, Coordinación de Infantil, Jefe de estudios de Primaria, Jefe de estudios de E.S.O. y Responsable de Orientación.

Análisis general de los aspectos educativos del colegio, seguimiento de los diferentes proyectos en marcha y toma de decisiones sobre los mismos

COMITÉ ECONÓMICO

Semanal Director General y responsable Económico Financiero.

Análisis de resultados y seguimiento y control presupuestario


3. Reuniones de área / etapa / ciclo / curso (ejemplo)

Reuniones de área/ etapa / ciclo / curso


REUNIONES DE DEPARTAMENTO

Semanal. Consta en los horarios de

los profesores

Jefe de departamento y profesores de departamento

Planificación y evolución de la marcha de las asignaturas del departamento, control de la programación, coordinación entre profesores, preparación de actividades, etc.

COORDINADORES CON JEFATURA DE

ESTUDIO EN PRIMARIA Y E.S.O.

Quincenal Jefe de estudios y coordinadores de los ciclos en cada etapa.

Coordinación entre los ciclos y preparación de las reuniones de ciclo.

REUNIONES DE CICLO

Quincenal. Consta en los horarios de los

profesores

Coordinador de ciclo y tutores de cada ciclo. Jefatura de Estudios acude una vez al mes.

Trabajar aspectos tanto curriculares como extracurriculares que afectan al ciclo.

REUNIONES DE CURSO DE INFANTIL,

PRIMARIA O SECUNDARIA.

Quincenal. Consta en los horarios de los

profesores

Jefatura de estudios, orientadora de etapa, tutores del curso.

Análisis de la evolución de los alumnos del curso y toma de decisiones sobre los alumnos con cualquier tipo de problema

REUNIONES DE EVALUACIÓN EN

INFANTIL, PRIMARIA Y E.S.O.,

BACH

Una por evaluación y

además en ESO y BACH una al

finalizar el curso y otra en

septiembre

Jefe de estudios, orientadores de etapa, tutor del curso y profesores del curso

Evaluación de los alumnos del curso y toma de decisiones sobre los grupos o alumnos con cualquier tipo de problema

REUNIONES DE TUTORÍA EN E.S.O. Y BACHILLERATO

Quincenal Jefe de Estudios de E.S.O. y tutor del curso

Evaluación del curso y de sus alumnos

TUTORÍAS GRUPALES ESO Y

BACH

Semanal. Consta en los horarios de los profesores y

alumnos

Tutor del curso y alumnos del curso.

Análisis de la marcha del curso, solución de problemas, sugerencias de los alumnos, etc.

REUNIONES DE LOS TUTORES CON LAS

FAMILIAS

Al menos dos durante el curso. Para ello el tutor

dispone en su horario de dos

horas semanales.

Tutor y padres de los alumnos. En ocasiones puede asistir la

orientadora de etapa si así lo considera oportuno.

Análisis de la evolución del alumno y toma de decisiones sobre cualquier tipo de problema.

La integración meditada y planificada de todas estas herramientas será la clave para que el PECI obtenga los resultados deseados. Se trata de diseñar una estrategia de comunicación, integrada y coherente con la estrategia global del Grupo. El uso de cualquiera de las herramientas citadas no es excluyente, sino que pueden (y deberían) combinarse entre sí e incluso con otras nuevas.

7.4. Actuaciones Estratégicas de Comunicación Interna.

Ejecuta: Dirección

Una vez descritos los elementos que intervienen en la comunicación interna (contenidos o mensaje,

canales, herramientas, destinatarios y objetivos), se definirán unas líneas estratégicas de actuación, en consonancia con los objetivos propuestos y se definirán acciones concretas para cada línea:

Ejemplo: Líneas de Actuación Estratégicas

6 Aumentar el nivel de información proporcionada al trabajador en relación con la política de la

empresa (misión, valores, objetivos generales, económica, financiera, de recursos humanos etc.).

7 Mejora de la estructura comunicativa en general y en particular en aquellos grupos o áreas

que presentan un perfil deficitario.

8 Potenciación de los canales virtuales como medio normal de comunicación.

9 Incrementar el acceso y uso de la intranet corporativa (Prometeo).


7.5. Descripción de Acciones

Ejecuta: Dirección

Una vez determinadas las líneas estrategias a seguir, se ha procedido a especificar el número de acciones que se pueden desarrollar para cada una de ellas.

Línea estratégica A Aumentar el nivel de información proporcionada al trabajador en relación con la política de la empresa (misión, valores, objetivos generales, económica, financiera, de recursos humanos etc.)

A.1. Publicitar la visión, misión, valores. A.2. Dar información periódicamente relativa a la Sociedad (contratos, clientes, noticias

de RRHH, etc.).

Línea estratégica B

Mejora de la estructura comunicativa en general y en particular en aquellos grupos o áreas que presentan un perfil deficitario.

B.1. Abrir cuentas de correo electrónico a la totalidad de la plantilla. B.2. Establecer puntos de acceso a red para los que no tienen acceso desde el puesto de

trabajo.

B.3. Cursos de formación para la utilización de los nuevos medios tecnológicos que se establezcan.

B.4. Buzón quejas-sugerencias. B.5. Reuniones concretas y puntuales para aclarar dudas e informar sobre la situación del

Plan.

Línea estratégica C

Potenciación de los canales virtuales como medio normal de comunicación.

C.1. Actualización de la página Web. C.2. Acceso a la intranet a través de la página Web.

C.3. Creación de un Newsletter en la Web.

Línea estratégica D

Incrementar el acceso y uso de la intranet corporativa (Prometeo).

D.1. Ofrecer información diaria de los asuntos que condicionan el devenir diario del centro


7.6. Implantación de las actuaciones estratégicas contenidas en el PECI (Cronograma).

Ejecuta: Dirección

Se realizará una programación de actividades que tenga en cuenta las características y recursos de cada Centro.

Línea Estratégica Acción Estratégica Canal Emisor Receptor Timming

A. Aumentar el nivel de información proporcionada al trabajador en relación con la política de la empresa (misión, valores, objetivos generales, económica, financiera, de recursos humanos etc.)

1. Publicitar la visión, misión, valores.

2. Dar información periódicamente relativa a la Sociedad (contratos, clientes, noticias de RRHH, etc.).

Formal Escrito On-line

Dirección Administración

Todos los empleados

Curso escolar

B. Mejora de la estructura comunicativa en general y en particular en aquellos grupos o áreas que presentan un perfil deficitario.

1. Abrir cuentas de correo electrónico a la totalidad de la plantilla.

2. Establecer puntos de acceso a red para los que no tienen acceso desde el puesto de trabajo.

3. Cursos de formación para la utilización de los nuevos medios tecnológicos que se establezcan.

4. Buzón quejas-sugerencias. 5. Reuniones concretas y

puntuales para aclarar dudas e informar sobre la situación del Plan.


Dirección Sistemas Calidad

Todos los empleados

Curso escolar

C. Potenciación de los canales virtuales como medio normal de comunicación.

1. Actualización de la página Web.

2. Acceso a la intranet a través de la página Web.

3. Creación de un Newsletter en la Web.


Secretaría Sistemas

Todos los empleados

Curso escolar

D. Incrementar el acceso y uso de la intranet corporativa (Prometeo).

1. Ofrecer información diaria de los asuntos que condicionan el devenir diario del centro

Formal Informal Escrito On-line

Dirección Todos los

empleados Curso escolar


7.7. Presupuesto del Plan.

Ejecuta: Ecofin Se cuantificará el coste de las actuaciones estratégicas incorporadas al Plan de Comunicación

Interna que puedan suponer una inversión o un gasto.

7.8. Seguimiento del Plan de Comunicación Interna.

Ejecuta: Dirección y Departamento de Calidad

La implantación debe ir acompañada de un sistema de seguimiento y retroalimentación constante (mediante encuestas de clima laboral, sondeos de opinión y entrevistas) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder diseñar acciones correctoras. Así mismo se establecerán indicadores y ratios para su seguimiento. Como ratios de seguimiento se pueden implantar los siguientes (sin carácter limitativo):

Grado de satisfacción con la comunicación interna: % de valoración global de la

comunicación interna. Fuente: Encuesta de Comunicación Interna Valor de referencia: el obtenido en la encuesta anterior (Comunicación Interna o Clima Laboral) Periodicidad: La de la realización de la encuesta

Variación de la valoración de la CI: % de variación de la media de la valoración

global de la comunicación entre la encuesta anterior y la posterior. Fuente: Encuesta de Comunicación Interna / Clima Laboral Valor de referencia: el obtenido en la encuesta anterior (Comunicación Interna o Clima Laboral) Periodicidad: La de la realización de la encuesta

Grado de conocimiento del PECI: Nº de empleados que conocen el Plan / Nº Total de

empleados x 100

Fuente: Encuesta de Comunicación Interna / Clima Laboral Periodicidad: La de la realización de la encuesta

Variación del grado de conocimiento del PECI: % de variación del ratio del grado de conocimiento del PECI entre la encuesta anterior y la posterior. Fuente: Encuesta de Comunicación Interna / Clima Laboral Valor de referencia: el obtenido en la encuesta anterior (Comunicación Interna o Clima Laboral)

8. REGISTROS

D-AUX07 Propuesta para un plan estratégico D-AUX07 Tabla de información y contenidos R-AUX07 Acta de seguimiento

9. REFERENCIAS


10. OTROS DOCUMENTOS

Tipo Documento Código Nombre Documento Edición Publicado

Manual de Calidad MGC Manual de Calidad HBS Ver documento

Manual de Acogida MA Manual de Acogida HBS Ver documento

Normas de Convivencia

RRI Reglamento Régimen Interior Ver documento

APPCC APPCC Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control

Ver documento

Proyecto Curricular

PC Proyecto Curricular Ver documento

Carpeta de Información

Información Colegio Base

Ideario de HBS Ver documento

Protección de Datos

Protección de Datos

Protección de Datos Ver documento

Manual de Perfiles Manual de Perfiles Manual de Perfiles HBS Ver documento

Documents

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