SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE … · 6.1.1 Obtención y Consolidación de Información de Tasa (TSPD01) De conformidad con lo establecido en el numeral 2, artículo

Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66 (571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORIA AL PROCESO GESTIÓN DE TASA VIGENCIA 2019

BOGOTA D.C.

DICIEMBRE DE 2019


TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo .................................................................................................................................... 3

2. Criterios .................................................................................................................................... 3

3. Alcance ..................................................................................................................................... 3

4. Metodología .............................................................................................................................. 4

5. Limitaciones ............................................................................................................................. 4

6. Informe ..................................................................................................................................... 4

6.1 Proceso Gestión de Tasa .......................................................................................................... 4

6.1.1 Obtención y Consolidación de Información de Tasa (TSPD01)............................................ 6

6.1.2 Liquidación y Expedición de los Actos Administrativos de Tasa (TSPD03) ....................... 11

6.1.3 Recaudo de Tasa (TSPD04) ................................................................................................ 14

6.1.4 Liquidaciones Adicionales de Tasa (TSPD05) .................................................................... 15

6.2 Seguimiento a Riesgos Operacionales y de Corrupción. ....................................................... 22

6.2.1 Riesgo Operacional .............................................................................................................. 22

6.2.2 Riesgo de Corrupción........................................................................................................... 24

6.3 Hallazgos de Auditorias de vigencias anteriores .................................................................... 26

6.4. Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG ......................................................... 28

7. Conclusiones .......................................................................................................................... 30

8. Hallazgos ................................................................................................................................ 32

8.1 Recomendaciones ................................................................................................................... 33

8.2 Observaciones ......................................................................................................................... 41

8.3 No Conformidades................................................................................................................... 46

9. Observaciones del Auditado al Informe Preliminar ............................................................... 53


1. Objetivo

Evaluar el Proceso Gestión de Tasa ejecutado en la Superintendencia Nacional de Salud para la

vigencia 2019, de conformidad con los procedimientos establecidos internamente por la Entidad

y los criterios determinados en el Plan de Auditoria, con el fin de presentar a la Alta Dirección de

ser necesario, recomendaciones en busca del mejoramiento continuo del Proceso.

2. Criterios

• Artículo 338 de la Constitución Política de Colombia, inciso 2, que señala los parámetros a

tener en cuenta para la base de la tasa.

• Ley 488 de 1.998, artículo 98, que creó la Tasa a favor de la Superintendencia Nacional de

Salud.

• Decreto No. 1405 de 2009, por el que se reglamenta la Ley 488 de 1.998 y define la base para

el cálculo de la tasa (fórmula).

• Decreto No. 1580 de 2.002, que regula las condiciones para el cobro de la tasa a cargo de las

Entidades sometidas a la Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de

Salud.

• Decreto No. 2462 de 2013, "Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia

Nacional de Salud".

• Resolución No. 1520 de 2014, por la cual se señalan directrices para adelantar el proceso

sistémico de TASA y se dictan otras disposiciones”; se determinan las áreas intervinientes, y las

actividades de las mismas.

• Resolución 4086 del 19 de diciembre de 2014, por medio de la cual “se adopta el Manual de

Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras

disposiciones”.

• Resolución 1809 del 25 de septiembre de 2015, por medio de la cual se modifica el artículo 2

de la Resolución 4086 de 2015.

• Decreto 1499 de 2017 - Modelo Integrado de Planeación y Gestión

• Sistema Integrado de Gestión - SIG

• Mapa de Riesgos Institucional Y, demás normas aplicables

3. Alcance

El alcance definido para la Auditoría al Proceso Gestión de Tasa Vigencia 2019 es el siguiente:

1. Verificación de la ejecución de los siguientes procedimientos del Proceso Gestión de Tasa:

• Obtención y consolidación de información de Tasa

• Liquidación y expedición de los actos administrativos de Tasa

• Recaudo de Tasa

• Liquidaciones Adicionales de Tasa


2. Seguimiento a Riesgos Operacionales y de Corrupción.

3. Hallazgos y Recomendaciones de Auditorias de vigencias anteriores

4. Sistema Gestión Documental

5. Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

4. Metodología

La metodología para aplicar en el Proceso Auditor es la siguiente, con base en lo establecido en

la Guía de Orientación de Actividades (IGGU01):

• Anuncio de la Auditoría

• Presentación Plan de Auditoría.

• Solicitud de Información.

• Verificación (in – situ).

• Traslado y/o Conciliación de informe preliminar de Auditoría.

• Presentación de Informe Final al Despacho del Superintendente Nacional de Salud.

5. Limitaciones

En el desarrollo de la Auditoria de Gestión, adelantada al Proceso Gestión de Tasa no se

presentaron limitantes.

6. Informe

La Oficina de Control Interno, de conformidad con el Plan Anual de Gestión – PAG y el Plan Anual

de Auditorias y Seguimientos – PAAS, realizó Auditoria al Proceso Gestión de Tasa de la vigencia

2019, de acuerdo al Plan de Auditoria definido, el cual fue remitido con Nurc No. 3-2019-16322

del 6 de septiembre de 2019 a Secretaria General y demás responsables del proceso que

intervienen en el mismo; a continuación, se observará los resultados de la evaluación realizada.

6.1 Proceso Gestión de Tasa

Para la vigencia 2019, se realizó fijación de costos de supervisión y control, mediante Decreto

No. 1321 del 23 de julio de 2019, “Por el cual se establecen para el año 2019 los costos de

supervisión y control, realizados por la Superintendencia Nacional de Salud a las entidades

vigiladas”, firmado por el Presidente de la República, el Ministro de Hacienda y Crédito Público y

el Ministro de Salud y Protección Social, y en el que se estableció estos costos por valor de

$25.841.024.161

A continuación, se relaciona de conformidad con lo establecido en el Decreto No. 1321 del 23 de

julio de 2019, los costos de Tasa para la vigencia 2019, por clase y subclase de vigilado.


Mediante Resolución No. 7290 del 26 de julio de 2019, se realizó la clasificación de los sujetos

objeto de liquidación de la tasa 2019; así mismo con Resolución No. 7291 del 26 de julio de 2019,

se determinó las fechas y lugares de para la liquidación de tasa y el pago de la misma, así:

• Fecha de Información de Estados Financieros para la Liquidación: 31 de diciembre de

2017 y 31 de diciembre de 2018

• Fecha de Liquidación: 16 de agosto de 2019

• Fecha de Pago Oportuno: 30 de septiembre de 2019

De acuerdo al alcance definido en el Plan de Auditoria, se realizó la verificación a los

Procedimientos Obtención y Consolidación de Información de Tasa (TSPD01), Liquidación y

Expedición de los Actos Administrativos de Tasa, Recaudo de Tasa, Liquidaciones Adicionales

de Tasa, los resultados de la misma se pueden observar a continuación:

Clase de

VigiladoSubclase Vigilado

Porcentaje

Participación

Costos (%)

Valor de los

Costos por

Subclase ($)

EPS del Régimen Contributivo 28,7514% 8.483.426.156

EPS del Régimen Subsidiado 16,7792% 4.950.907.363

Entidades Adaptadas al Sistema 0,8978% 264.905.457

Régimen de Excepción 2,0965% 618.607.381

Régimen Especial 1,0662% 314.598.600

Departamentos 5,2741% 1.556.174.236

Cajas de Compensación Familiar que no

Administran Régimen Subsidiado 0,4780% 141.038.723

Administradoras de Riesgos Laborales - ARL 2,3808% 702.480.551

Compañias de Seguro 0,3431% 101.231.895

Consecionarios de Apuestas Permanentes 0,9917% 292.625.317

Operadores de Juegos 1,2371% 365.008.356

Coljuegos 0,8487% 250.416.779

Fondo Cuenta de Productos Extranjeros 0,1351% 39.867.940

Productores Nacionales de Cerveza 0,3017% 89.025.637

Productores Privados de Licores, Vinos, Aperitivos

y similares 1,5034% 443.584.978

Concesionarios de Licores 0,5129% 151.343.887

Licores Departamentales 1,1741% 346.428.720

IPS Privadas 10,6850% 3.152.738.674

ESE y Hospitales Públicos 5,7093% 1.684.598.695

Empresas de Médicina y Ambulancia Prepagada 6,4123% 1.892.014.816

87,5784% 25.841.024.161

12,4216% 3.665.144.193

100 29.506.168.354 Total de Aportantes Tasa y No Aportantes

Recaudadores

de Recursos

Generadores

de Recursos

Prestadores

de Servicios

Total de Aportantes Tasa

Excentos (Art 2.5.5.2.23 Decreto 780 de 2016 - Aportes de la


6.1.1 Obtención y Consolidación de Información de Tasa (TSPD01)

De conformidad con lo establecido en el numeral 2, artículo No. 3, de la Resolución No. 1520 de

2014, el cual expresa “2.1. Determinar, para la vigencia fiscal correspondiente, el universo de sujetos de

inspección, vigilancia y control obligados a cancelar la Tasa de que trata el artículo 98 de la Ley 488 de

1998 y remitir la base de datos correspondiente, debidamente depurada, a la Oficina Asesora de

Planeación, en concordancia con lo previsto en los numerales 22, 34 y 35 del artículo 21 del Decreto 2462

de 2013”, la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, es la responsable de

determinar el universo de la población sujeto de liquidación y cobro de Tasa y remitir la

información requerida para la aplicación de la Tasa, esta función se lleva a cabo a través del

Procedimiento Obtención y Consolidación de la Información de Tasa (TSPD01), el cual fue objeto

de verificación como se observa a continuación:

La actividad No. 1 del Procedimiento Obtención y Consolidación de la Información de Tasa

(TSPD01) ordena “Establecer el Cronograma para la ejecución del Proceso Sistémico de Tasa”, de

acuerdo a lo establecido, Secretaría General remitió mediante memorando Nurc No. 3-2019-3091

del 25 de febrero de 2019 Cronograma de Tasa 2019, en el formato Formulación de Planes o

Cronogramas Operativos (PIFT07), a las dependencias que hacen parte del Proceso Sistémico

de Tasa.

Para determinar el universo de la población sujeto de liquidación y cobro de Tasa, la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional recolecta la información, esto es

datos generales e información financiera de los vigilados, esto mediante fuentes de información

internas y externas, tales como:

• Fuente de Información Interna:

✓ RVCC – Sistema de Recepción y Validación de Archivos

✓ NRVCC – Nuevo Sistema de Recepción y Validación de Archivos

• Fuente de Información Externa:

✓ CHIP – Consolidador de Hacienda e Información Pública - Contaduría General de la

Nación.

✓ REPS - Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - Ministerio de Salud y

Protección Social

✓ SIHO - Sistema de Información Hospitalaria - Ministerio de Salud y Protección Social

✓ RUES – Registro Único Empresarial – Cámara de Comercio

✓ Superintendencia Financiera de Colombia

✓ Superintendencia de Subsidio Familiar

http://www.chip.gov.co/

http://www.chip.gov.co/


La verificación para determinar el universo de vigilados sujetos de cobro de Tasa, inicia con la

revisión de la información remitida por los vigilados a través de los sistemas RVCC y nRVCC, de

conformidad con lo establecido en Circular Única, la cual desde la vigencia 2019, se extrae

mediante la plataforma BI - Business Intelligence, es decir, se extrajo directamente de la

herramienta tecnológica, anteriormente, la información era remitida por parte de la Oficina de

Tecnologías de la Información, quien era quien realizaba el proceso, como se observa en la

siguiente imagen:

Así mismo, realiza la consulta de las fuentes externas, para verificar y extraer información de los

vigilados respecto de los datos generales e información financiera de estos, para ser incluida en

el formato Información para Liquidación de Tasa (TSFT01), a continuación, se relacionan las

fuentes por tipo de vigilado:

• Empresas Sociales del Estado – ESE y Hospitales Públicos – Sistema de Información

Hospitalaria – SIHO.

• IPS Privadas - Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud – REPS.


• Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagados, EPS del Régimen

Subsidiado, EPS del Régimen Contributivo, Entidades Adaptadas al Sistema, Regímenes de

Excepción y Regímenes Especiales – Sistema RVCC y Registro Único Empresarial – RUES.

• Cajas de Compensación Familiar (No ARS) – Sistema RVCC y Superintendencia de Subsidio

Familiar

• Compañías de Seguro (SOAT) y Administradoras de Riesgos Laborales – ARL – Sistema

RVCC - Superintendencia Financiera de Colombia y Registro Único Empresarial – RUES

• Departamentos - Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP y

• Coljuegos – Sistema RVCC

• Concesionarios de Apuestas Permanentes, Operadores de Juegos, Fondo Cuenta de

Productos Extranjeros, Concesionarios de Licores, Licoreras Departamentales, Productos

Nacionales de Cerveza, Productos Privados de Licores, Vinos, Aperitivos y similares – Sistema

RVCC.

Respecto a las fuentes externas, se observa que al no existir interoperabilidad con los sistemas

de información de las Entidades que la administran, la que allí se establece tiene que ser incluida

en el formato Información para Liquidación de Tasa (TSFT01) de forma manual, lo cual puede

conllevar a errores o a la materialización del Riesgo de Corrupción “Alterar los datos de vigilados

para disminuir, desaparecer la liquidación de la Tasa, o contabilizar pagos inexistentes”, lo cual generó

Recomendación No. 1, descrita en el numeral 8.1 Recomendaciones del presente informe.

La Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, para determinar el universo de

la población sujeto de liquidación y cobro de Tasa, realizó mesa de trabajo con los Directores de

la Delegada y la Oficina de Tecnologías de la Información, a fin de realizar un trabajo conjunto

que permitiera que el trabajo fuera más efectivo, de lo cual se observó Acta No. 1829 del 14 de

febrero de 2019, la cual tenía como objetivo “(…) Definir fechas, responsables, actividades y, recibir

la orientación necesaria de los funcionarios que conocen del tema de la población de Tasa, para lograr una

prueba piloto de cargue en el SGT” y Acta GE-2283 del 14 de marzo de 2019 la cual tuvo como

objetivo “Prueba Piloto Cargue SGT – Población de Tasa”.

Luego de extraer la Información, a través de la plataforma BI - Business Intelligence, el Grupo de

Gestión Integral de la Información de la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional, con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información, realizó consulta de las

fuentes internas y externas y remitió la información en el formato Información para Liquidación de

Tasa (TSFT01), mediante correo electrónico del 15 de abril de 2019 a la Direcciones de la

Delegada, para que estas realizaran la verificación y definieran el universo de vigilados de

acuerdo a los vigilados a cargo.

Uno de los inconvenientes presentados, por parte de las Direcciones, es que, al iniciar el proceso

de verificación de la información, debían convertir las cifras de millones de pesos, que es la forma

en la cual presentan los vigilados la información, a miles de pesos, que es como se encuentra


parametrizado el Sistema Gestión de Tasa – SGT, esto teniendo en cuenta que cada uno lo

estaba realizando de distintas formas, situación que fue subsanada.

Así mismo, se adelantaron mesas de trabajo con la Superintendencia Delegada para las Medidas

Especiales, de las cuales se observó listas de asistencias, y en el que se expuso a la Delegada

lo que se requería de parte de ellos para la definición del Universo de Vigilados para la Liquidación

y Cobro de Tasa.

De acuerdo a las mesas de trabajo, adelantadas con la Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales, se remitió por parte de la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional mediante correo electrónico del 15 de abril de 2019, la información referente a las,

de conformidad con lo solicitado, la Delegada dio respuesta por el mismo medio el 22 de abril de

abril, comunicando así que entidades se encontraba con algún tipo de medida especial.

Una vez, recibida la información por parte de las Direcciones de la Delegada y de la

Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, y de acuerdo con lo establecido en el

Cronograma de Tasa 2019, la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

remitió el universo de vigilados para el cobro de tasa 2019, en el formato Información para

Liquidación de Tasa (TSFT01), el 25 de abril de 2019 a la Oficina de Tecnologías de la

Información con Nurc No. 3-2019-6643 del 24 de abril de 2019 y a la Oficina Asesora de

Planeación con Nurc No. 3-2019-6935 del 29 de abril de 2019, esto de conformidad con lo

establecido en la actividad No. 4 “Remitir información” del Procedimiento Obtención y

Consolidación de la Información de Tasa (TSPD01), es preciso aclarar que, de acuerdo a lo

establecido en el procedimiento antes mencionado, la información debe ser remitida a través del

Sistema Gestión de Tasa – SGT, sin embargo, en Puntos de Control Actividad No. 4 se hace la

siguiente aclaración “En casos contingentes la remisión de información se realizará mediante oficio en el

Sistema de Gestión Documental en el Formato TSFT01 – Información para Liquidación de Tasa. Si lo

considera pertinente puede solicitar colaboración de las otras delegadas”, que fue la forma de envió en

la presente vigencia.

Luego de recibida la información por parte de la Oficina Asesora de Planeación, de conformidad

con lo establecido en el numeral 3.7 de la Resolución No. 1520 de 2014, el cual expresa “Analizar

la información entregada por la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional verificando su

coherencia con la información de vigencias anteriores dentro de la vigencia analizada, a fin de evitar

inconsistencias que afecten el proceso de liquidación y cobro de la Tasa”, y lo enunciado en la actividad

No. 4 “Remitir información” del Procedimiento Obtención y Consolidación de la Información de Tasa

(TSPD01), se realizó verificación de la misma.

Respecto de la verificación efectuada por la Oficina Asesora de Planeación, informó a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional las inconsistencias observada,

respeto de las cuales la Delegada remitió con Nurc No. 3-2019-8646 del 23 de mayo de 2019,


actualización de la información de Operadores de Juegos y con Nurc No. 3-2019-9684 del 6 de

junio de 2019, se realizó una segunda actualización de la información.

Así mismo, el 12 de junio de 2019 la Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades de Orden

Territorial, con Nurc No. 3-2019-10350 realizó actualización de la información, el 12 de agosto de

2019, se realizó nueva modificación con Nurc No 3-2019-14386, y posterior a esta, se realizó el

último ajuste con Nurc No. 3-2019-14747 del 15 de agosto de 2019, como se puede observar en

el siguiente cuadro:

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, es importante señalar que si bien, se realizaron acciones

para mejorar el proceso para la determinación del universo de vigilados, como lo fue la

sistematización para la extracción de la información de los sistemas RVCC y nRVCC, a través de

la plataforma BI - Business Intelligence, y el apoyo de la Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales, aún se sigue presentando situaciones que generan reprocesos, toda vez

que si bien, la información fue entregada en las fechas establecidas en el Cronograma de Tasa

2019, en la revisiones adelantadas por la Oficina Asesora de Planeación se observaron

inconsistencias, que de acuerdo a la trazabilidad, muestra que la base de datos definitiva estuvo

lista hasta el 15 de agosto de 2019, lo cual denota debilidad en los controles establecidos respecto

de los esquemas de revisión.

Lo antes expuesto, generó Observación No. 1, la cual se encuentra detallada en el numeral 8.2

Observaciones del presente informe.

No. NURC Enviado por: Dirigido a: Resumen FECHA

1 3-2019-6829 OAP DSI Solicitud - Información Liquidación Tasa Vigencia 2019 26 / abr / 2019

2 3-2019-6935 DSI OAP 1era entrega Información Financiera y población Tasa vigencia 2019 29 / abr / 2019

3 3-2019-8646 DSI. Dirección EON OAPActualizaciones a 1era entrega población de Tasa 2019 (Operadores de Juego)

23 / may / 2019

4 3-2019-9684 DSI OAP 2nda entrega Información Financiera y población Tasa vigencia 2019 06 / jun / 2019

5 3-2019-9652 OAP SG 1er envío de Liquidación de Tasa vigencia 2019 a SG 05 / jun / 2019

6 3-2019-10234 OAP SG 2ndo envío de Liquidación de Tasa vigencia 2019 a SG 11 / jun / 2019

7 3-2019-10350 DSI. Dirección EOT OAP 3era entrega Información Financiera y población Tasa vigencia 2019 12 / jun / 2019

8 3-2019-10435 OAP SG 3er envío de Liquidación de Tasa vigencia 2019 a SG 13 / jun / 2019

9 3-2019-14386 DSI OAP 4ta entrega Información Financiera y población Tasa vigencia 2019 12 / ago / 2019

10 3-2019-14450 OAP SG 4to envío de Liquidación de Tasa vigencia 2019 a SG 13 / ago / 2019

11 3-2019-14747 DSI OAP 5ta entrega Información Financiera y población Tasa vigencia 2019 15 / ago / 2019

12 3-2019-14754 OAP SG 5to envío de Liquidación de Tasa vigencia 2019 a SG 16 / ago / 2019


MUESTRA

Para definir la muestra, se tomó de la base de datos de Liquidación de Tasa remitida por la Oficina

Asesora de Planeación, de forma aleatoria en primera instancia, los actos administrativos de

mayor valor, los cuales corresponden a nueve (9) por valor $9.129.480.413, luego se escogieron

doce (12) cuyo valor era inferior a los $100.000.000, lo cuales sumaron un total $115.558.945,

por último, se tuvo en cuenta los valores mínimos, de lo cual se eligieron cuatro (4) los cuales

suman $1.656.294.

En total la muestra seleccionada, fue de veinticinco (25) actos administrativos, los cuales suman

$9.246.695.652 equivalente al 36% del total liquidado, esto es $25.841.024.161, los que se

relacionan a continuación:

No. VIGILADO No. Acto

Administrativo

1 Nueva Empresa Promotora de Salud S.A. L-2019-000321

2 Nueva Empresa Promotora de Salud S.A. L-2019-000356

3 Cafesalud EPS S.A. L-2019-000316

4 Medimas EPS S.A.S. L-2019-000331

5 Coomeva Entidad Promotora de Salud- Coomeva EPS SA L-2019-000329

6 Cafesalud EPS S.A. L-2019-000337

7 Medimas EPS S.A.S. L-2019-000362

8 Entidad Promotora De Salud Sanitas S A y Podrá Anunciarse Simplemente

Bajo la Sigla EPS Sanitas S A L-2019-000325

9 Caja De Compensación Familiar Compensar L-2019-000318

10 Departamento Del Caquetá L-2019-000269

11 Suramericana De Seguros S.A. L-2019-000235

12 Empresarios De Apuestas Permanentes Del Tolima Sociedad Anónima -

SEAPTO S.A - SEAPTO S.A. L-2019-000261

13 Departamento Del Putumayo L-2019-000289

14 Ecopetrol S.A. L-2019-000526

15 Caja De Previsión Social De La Universidad De Cartagena L-2019-000521

16 Ese Hospital Santa Mónica L-2019-001124

17 Ese Hospital Departamental De Sabanalarga L-2019-001179

18 Inversiones Y Recreativos La Fortuna S.A.S. L-2019-001612

19 Caja De Compensación Familiar De Fenalco - Andi COMFENALCO

CARTAGENA L-2019-000195

20 Empresa Social Del Estado Popayán E.S.E. L-2019-000688

21 Vinos Y Aperitivos De La Costa Ltda. L-2019-000474

22 Previtest Sa Ips L-2019-005414

23 Fundación El Pacto L-2019-003713

24 Rehabilitamos Ltda L-2019-005533

25 Central De Ayudas Diagnosticas Unilab S.A.S L-2019-002187

6.1.2 Liquidación y Expedición de los Actos Administrativos de Tasa (TSPD03)

Una vez efectuada la revisión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, del universo de

vigilados para el cobro de tasa, remitida por la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional con Nurc No. 3-2019-14747 del 15 de agosto de 2019, se procedió a aplicar la


formula, la cual una vez efectuada, se procedió por parte del Grupo de Control Financiero de

Cuentas de la Subdirección Financiera, a realizar de acuerdo a muestreo verificación de los

proyectos de resoluciones de las liquidaciones individuales de Tasa, para esto se tomó una

muestra del 14.5% del total de liquidaciones efectuadas, y en la que se cotejo lo establecido en

el acto administrativo y la base de datos remitida por la Oficina Asesora de Planeación.

Luego de efectuada las revisiones por parte del Grupo Control Financiero de Cuentas, se procedió

a generar en el Sistema Gestión de Tasa – SGT los actos administrativos, de los cuales una vez

expedidos se procedió a realizar la notificación de estos, de acuerdo a lo establecido en la

Actividad No. 4 “Citar para notificar personalmente los actos administrativos de liquidación de Tasa”.

Respecto de la muestra seleccionada por la Oficina de Control Interno, estos son veinticinco (25)

actos administrativos, se verificó que los datos establecidos en las resoluciones individuales

concordaran con los consignados en la base de datos suministrada por la Oficina Asesora de

Planeación, observando que los mismo guardaban relación.

Así mismo, se observó la notificación de estos, sin embargo, en dos (2) Resoluciones estas son

L-2019-000321 y L-2019-000356, que fueron notificadas electrónicamente, sin embargo, al

realizar la verificación por parte del Grupo de Notificaciones, se evidenció que el vigilado no había

realizado la autorización de la misma, de conformidad con lo establecido en el Articulo No. 56 del

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPCA, por lo que se

realizó citación para ser notificado de forma personal, con Nurc No. 2-2019-107726 del 21 de

agosto 2019 y 2-2019-106882 del 20 de agosto de 2019, respectivamente, siendo estos

notificados el 28 de agosto de 2019, subsanando así la situación en un término razonable, sin

embargo, lo antes expuesto generó Observación No.2, la cual se detalla en el numeral 8.2

Observaciones, del presente informe.

De conformidad, con lo establecido en las Actividades No. 5, 6, 7, 8 y 9 del Procedimiento

Liquidación, Expedición de Actos de Tasa y Fallo de Recursos y Revocatoria Directa, Código

TSPD03, se observó que respecto a la Tasa 2019, los vigilados interpusieron veinte (20) recursos

de reposición a los actos administrativos expedidos por la SUPERSALUD, los cuales suman un

total de $6.881.326.278, equivalente al 27% del total liquidado para la vigencia 2019, esto es,

$25.841.024.161.

De los recursos interpuestos por los vigilados, se pudo observar que solo dos (2) Actos

Administrativos, los L-2019-000321 y L-2019000356, los cuales fueron interpolados por Nueva

Empresa Promotora de Salud S.A, el pasado 11 de septiembre de 2019, ascienden a la suma de

$3.514.795.304, es decir, el 51% del valor total de los recursos interpuestos respecto de Tasa

2019. Es de aclarar que aun la Entidad se encuentra en términos para dar respuesta, más, sin

embargo, se observa que, de 20 recursos interpuestos, dos (2) de ellos superan el 51% en valor.


Al indagar con la Oficina Asesora Jurídica, se informó que estos se encuentran a la fecha, en

revisión para determinar si se falla o se decretan pruebas.

Lo antes expuesto, motivó Recomendación No.2, la cual se encuentra detalla en el numeral 8.1

Recomendaciones del presente informe.

De acuerdo a la muestra seleccionada, esto es, veinticinco (25) actos administrativos, se observó

que se interpuso recurso de reposición a cinco (5) de estos, los cuales fueron objeto de

verificación como se observa a continuación:

• L-2019-000321 – Nueva EPS – Régimen Contributivo. Se interpuso recurso con Nurc No. 1-

2019-570683 del 11 de septiembre de 2019. De conformidad con lo informado por la Oficina

Asesora Jurídica, se encuentra en revisión para determinar si se falla o se decretan pruebas.

• L-2019-000356 – Nueva EPS – Régimen Subsidiado. Se interpuso recurso con Nurc No. 1-

2019-570676 del 11 de septiembre de 2019. De conformidad con lo informado por la Oficina

Asesora Jurídica, se encuentra en revisión para determinar si se falla o se decretan pruebas.

• L-2019-000316 - Cafesalud Régimen Contributivo. Se interpuso recurso mediante Nurc No.

1-2019-555321 del 05 de Septiembre de 2019. De acuerdo a lo informado por la Oficina Asesora

Jurídica, mediante correo electrónico del 25 de noviembre de 2019, el acto administrativo cuenta

con proyecto de resolución por la cual se decretan pruebas, el que se encuentra en revisión.

• L-2019-000331 - Medimas Régimen Contributivo. Se interpuso recurso mediante Nurc No.

1-2019-575238 del 12 de septiembre de 2019. De conformidad con lo informado por la Oficina

Asesora Jurídica, mediante correo electrónico del 25 de noviembre de 2019, se cuenta con

proyecto de resolución por la cual se resuelve el recurso, el cual se encuentra en revisión.

• L-2019-000362 - Medimas Régimen Subsidiado. Se interpuso recurso con Nurc No. 1-2019-

575231 del 12 de septiembre de 2019, al respecto se informó por parte de la Oficina Asesora

Jurídica, mediante correo electrónico del 25 de noviembre de 2019, que se cuenta con proyecto

de resolución por la cual se resuelve el recurso, el cual se encuentra en revisión.

La Actividad No. 12 del Procedimiento Liquidación, Expedición de Actos de Tasa y Fallo de

Recursos y Revocatoria Directa (TSPD03), establece “Expedir el Certificado de Firmeza del Acto

Administrativo”, de lo cual observó la Oficina de Control Interno en el Sistema de Gestión de Tasa

-SGT, de acuerdo a la muestra seleccionada, certificado de firmeza de veinte (20) actos

administrativos, los cinco (5) restantes no cuentan con el documento, toda vez, que presentaron

recursos.

Sin embargo, al realizar la verificación en el Sistema de Gestión de Tasa -SGT, los actos

administrativos L-2019-000321 y L-2019-000356, a pesar de contar con recurso por parte de los


vigilados, se observó certificado de firmeza el cual se encuentra en blanco y con la firma del

Coordinador del Grupo de Notificaciones, al indagar acerca de la situación, se expuso que la

herramienta tecnológica toma como fecha de notificación, la realizada electrónicamente, sin

embargo, de acuerdo lo expuesto anteriormente, esta se realizó de forma personal, motivo por el

cual, y de acuerdo al flujo establecido, los recursos en el Sistema Gestión de Tasa - SGT

aparecen extemporáneos, no obstante, como se expuso los recursos se encuentran en la Oficina

Asesora Jurídica en gestión.

6.1.3 Recaudo de Tasa (TSPD04)

Luego de expedidos los actos administrativos de liquidación de Tasa 2019, y de conformidad con

lo establecido en el numeral 4 “Secretaría General - Subdirección Financiera”, articulo No. 3

“Actividades a Cargo de las Áreas Intervinientes en el Proceso Sistémico de Tasa”, de la Resolución No.

1520 de 2014, la Subdirección Financiera realizó seguimiento al pago de Tasa.

Se solicitó a la Subdirección Financiera la relación de pagos respecto de la liquidación de Tasa

2019, información que fue remitida mediante correo electrónico el 30 de octubre de 2019, y en la

que se observó que, a 30 de septiembre de 2019 se habían realizado pagos por valor de

$11.515.972.287 correspondientes a cuatro mil cuatrocientos dos (4.402) actos administrativos,

es decir, se recaudó a la fecha antes mencionada el 44% del total liquidado, esto es,

$25.841.024.161.

Se observó por parte de la Oficina de Control Interno que, desde el mes de octubre de 2019, se

bloqueó el acceso a los vigilados a la plataforma tecnológica desde la página web de la Entidad,

para la consulta y pago de las obligaciones, esto teniendo en cuenta que la información arrojada

por SGT estaba presentando inconsistencias, hasta la fecha los vigilados deben realizar llamada

telefónica a la Superintendencia Nacional de Salud, y solicitar que se genere de forma manual el

proceso, esto teniendo en cuenta que se tienen que generar los intereses correspondientes, ya

que la fecha límite de pago era 30 de septiembre de 2019, una vez, se les suministra el valor a

cancelar, este debe realizar la transferencia el mismo día, teniendo en cuenta que al día siguiente

el valor sufre variaciones, situación que genera reprocesos para la Entidad y el Vigilado.

Durante la vigencia 2019, no se realizó contrato con el proveedor de la herramienta tecnológica

(SGT), que permitiera las actualizaciones y soporte técnico necesario para ejecutar totalmente el

proceso sistémico de Tasa, al respecto la Oficina de Control Interno señala, que se debe

establecer un plan de contingencia, toda vez, que como en el caso que ahora nos ocupa, la

ausencia de este ha generado reprocesos no solo para la Entidad si no para los vigilados.

Lo antes expuesto generó la Observación No. 3, la cual se encuentra descrita en el numeral 8.2

Observaciones del presente informe.


De la muestra seleccionada por la Oficina de Control Interno, esto es veinticinco (25) actos

administrativos, se realizó verificación de pagos efectuados, observando que se realizó pago por

parte de once (11) vigilados, nueve (9) no han cancelado y cinco (5) están en gestión para resolver

los recursos interpuestos.

De conformidad, con lo establecido en el numeral 4.3, de la Resolución No. 1520 de 2014, la

Subdirección Financiera tiene como función dentro del proceso de tasa “4.3 Hacer seguimiento al

pago de la Tasa, por vigilado, por subclase y por clase de vigilado generando reportes cuando le sean

requeridos”, la misma se ejecuta con base en el Procedimiento Recaudo de Tasa (TSPD04), del

cual se verificó:

Se observo respecto de la muestra seleccionada, la constancia de ejecutoria de veinte (20) actos

administrativos, los cinco (5) restantes se encuentra en proceso la respuesta a los recursos

interpuestos, esto de conformidad con lo establecido en la Actividad No. 1 “Verificar la existencia

de Certificados de Firmeza de los Actos Administrativos correspondientes a la liquidación de la Tasa en

favor de la Superintendencia Nacional de Salud”, del Procedimiento Recaudo de Tasa (TSPD04).

El Grupo Control Financiero de Cuentas, viene realizando validaciones correspondientes a cotejar

los pagos realizados por los vigilados y la consonancia de estos con los actos administrativos

expedidos, así como verificar aquellas que han excedido la fecha límite de pago, que en la

presente anualidad es 30 de septiembre de 2019, esto de conformidad con la Actividad No. 3

“Verificar periódicamente el estado de los recaudos por concepto de Tasa en el Sistema de Gestión de

Tasa – SGT” y Actividad No. 4 “Establecer las cuentas por cobrar por concepto de Tasa en favor de la

entidad que no han sido pagadas”, del Procedimiento Recaudo de Tasa (TSPD04).

El Sistema Gestión de Tasa, una vez superado el tiempo límite de pago, esto es, 30 de septiembre

de 2019, y de acuerdo a la fecha de ejecutoria, remite automáticamente los actos administrativos

que no presentan pago, con el fin que se inicie con el proceso de cobro, de conformidad con la

información remitida por la Subdirección Financiera, con correo electrónico del 30 de octubre de

2019, se trasladó al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva un total de 4.053

expedientes, de acuerdo con lo establecido en la Actividad No. 5 “Remitir a la Oficina Asesora

Jurídica el listado de los Actos Administrativos que han excedido los términos para el pago” Procedimiento

Recaudo de Tasa (TSPD04).

6.1.4 Liquidaciones Adicionales de Tasa (TSPD05)

La vigencia de liquidación 2019, está amparada por lo establecido en el Decreto 780 del 6 de

mayo de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y

Protección Social y en lo pertinente a liquidación de tasa.

En lo referente a Liquidaciones adicionales, el precitado Decreto establece:


“(…) Artículo 2.5.5.2.13 Liquidaciones Adicionales por mayor valor. En los casos en que se haya

realizado la liquidación anual con datos ajustados, podrán proferirse liquidaciones adicionales de mayor

valor sobre la base de la información real determinada.

Artículo 2.5.5.2.14 Liquidaciones adicionales para quienes no fueron objeto de liquidación. Aquellas

entidades sometidas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia, que no hubieren sido

objeto de liquidación de la tasa anual, serán objeto de liquidación adicional con los datos que se establezcan

en las investigaciones o información correspondientes.

Artículo 2.5.5.2.17 Obligación de solicitar la liquidación. Las entidades vigiladas que por cualquier

circunstancia no hubieren recibido la liquidación de la tasa a pagar a la Superintendencia Nacional de

Salud, deberán solicitarla a la misma antes del vencimiento de la respectiva fecha para el pago de la cuota

correspondiente, adjuntando la información financiera requerida. (…)”

Finalmente, la Liquidación Adicional de Tasa se realizará cuando:

• Una persona natural o jurídica lo solicite.

• Un funcionario de la Superintendencia Delegada de Supervisión Institucional evidencie que un

sujeto puede estar obligado en una vigencia y no le fue efectuada la resolución de liquidación.

De conformidad con lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud, adoptó el procedimiento

denominado “Liquidaciones Adicionales de Tasa, TSPD05”, el cual a la fecha de expedición del

presente informe cuenta con la Versión 1 adoptada el 26 de diciembre de 2017, el cual tiene por

objeto la expedición de los Actos Administrativos de los sujetos vigilados que no fueron liquidados

en la vigencia respectiva, para lo cual ha establecido las siguientes tareas generales:

ID ACTIVIDAD/TAREA RESPONSABLE

1 Recepción de solicitud de liquidación adicional de TASA Secretaría General

2 Verificación de sujetos Supervisión Institucional

3 Remitir vía memorando sujeto objeto de TASA Supervisión Institucional

4 Aplicación fórmula de liquidación de TASA Oficina Asesora de Planeación

5 Cargue de información en SGT Oficina de Tecnología de la Información - OTI

6 Generar los actos administrativos de liquidación adicional de TASA Secretaria General - Subdirección Financiera

7 Firmar de forma digital los Actos Administrativos de liquidación adicional de TASA Secretaría General

8 Citar y notificar los Actos Administrativos de liquidación adicional de TASA Grupo de Notificaciones

9 ¿Se interponen Recursos o Solicitudes de Revocatoria Directa sobre los Actos

Administrativos de liquidación de Tasa?

10 Registrar y radicar el recurso o solicitud de revocatoria directa Secretaría General

11 Remitir al Grupo de Única y Segunda Instancia para proyección del Acto Administrativo Secretaría General

12 Recibir y asignar el expediente para resolver el recurso o la solicitud de revocación directa Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Única y

Segunda Instancia

13 Proyectar la resolución que resuelve el recurso o la solicitud de revocatoria directa

Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Única y

Segunda Instancia; Secretaría General;

Oficina Asesora de Planeación

14 Revisar y firmar los Actos Administrativos que resuelven los Recursos de Reposición o las

Solicitudes de Revocatoria Directa por Tasa Secretaría General

15 Notificar y Archivar las Resoluciones que resuelven los recursos o las Solicitudes de

Revocatoria Directa por Tasa Secretaría General – Grupo de Notificaciones

16 Expedir el Certificado de Firmeza del Acto Administrativo Secretaría General – Grupo de Notificaciones


Una vez revisadas las gestiones referentes a TASA 2019, se puede advertir que

institucionalmente se han generado varios lineamientos que proceden aplicarse en la gestión del

Proceso de Tasa, como son los registrados a continuación:

• Recepción de Comunicaciones

La Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto de dar un ordenamiento a las actividades

de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas por

la Entidad, adoptó el Procedimiento Administración de Correspondencia, GDPD02, Versión 4,

aprobado el 17 de febrero de 2017, el cual es de obligatorio cumplimiento por todos los

estamentos, teniendo en cuenta los diferentes medios utilizados.

En esta oportunidad es relevante considerar lo establecido en la Política de Operación N°3, que

ordena:

De lo anterior, se puede establecer que una vez se reciben correos electrónicos de carácter

oficial, éstos deben remitirse de inmediato al buzón de correo electrónico asignado al Grupo de

Correspondencia, quien es el encargado de efectuar la radicación, tal como se indica en la

actividad 1.5, ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? “Recepcionar las comunicaciones externas a través

de correo electrónico”:


• Tiempo de Respuesta para Requerimientos

El aparte ANÁLISIS DE TIEMPO, del Procedimiento Liquidaciones Adicionales de Tasa, TSPD05,

Versión 1, aprobada el 26 de diciembre de 2017, registra:

El artículo 23 de la Constitución Política de 1991, consagra el derecho de petición como una

garantía que permite “presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general

o particular y a obtener pronta resolución”.

La Corte Constitucional se ha referido al carácter fundamental del derecho de petición y a su

aplicación inmediata y de igual forma, ha señalado que su núcleo esencial se concreta en la

obtención de una respuesta pronta y oportuna de lo solicitado, que además debe ser clara, de

fondo y estar debidamente notificada, sin que ello implique necesariamente una contestación

accediendo a la petición.

Lo anterior conlleva a que cualquier trasgresión de los parámetros antes enunciados, esto es, si

no se obtiene una respuesta oportuna, clara de fondo, congruente o si ésta no es puesta en

conocimiento del peticionario, existe una vulneración del derecho fundamental de petición.

• Expedientes Institucionales

La Guía Organización de Archivo de Gestión, GDGU01, Versión 2, adoptada por la

Superintendencia Nacional de Salud el 10 de noviembre de 2016, en el capítulo 5.

DEFINICIONES, registra los siguientes conceptos:

(…) “Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo

trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y

relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde

su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente Digital o Digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales,

tradicionalmente te impresos, son convertidos a un formato electrónico mediante procesos de digitalización.”


Complementario a lo anterior, en el capítulo 7. CONCEPTUALIZACIÓN, registra lo siguiente:

(…) “Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras de la Superintendencia u otras que la soliciten. Su

circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Son de uso y consulta

permanente por su valor administrativo.”

Ahora bien, de acuerdo con la información suministrada por la Secretaría General en correo

electrónico del 24 de septiembre de año en curso, el Anexo 5 “Relación de las solicitudes de

liquidación adicional de Tasa recibidas en el año 2019”, registra que en la vigencia 2019 se han

recibido nueve (9) solicitudes de liquidaciones adicionales las cuales fueron condensadas en el

siguiente cuadro:

En consideración a que la información antes enunciada registra una “RESPUESTA

PROVISIONAL”, esta se exploró en el expediente digital del aplicativo SGT sin evidenciarlas, por

lo cual, se procedió a examinar los registros en SUPERCOR y obteniéndose las imágenes de los

mismos.

Complementario a lo anterior, se procedió a extraer la información contenida en el aplicativo SGT

de los nueve (9) vigilados, la cual está registrada en el Anexo No.1 Cuadro Análisis Liquidaciones

Adicionales de Tasa Vigencia 2019, del presente informe.

De la información consultada y extractada del aplicativo Sistema de Gestión de Tasa - SGT, se

concluye lo siguiente:

• Las fechas de radicación de las solicitudes presentadas por los vigilados y consignadas en el

aplicativo SGT, presentan diferencias frente a las fechas de los radicados NURC, que oscilan

entre 1 y hasta 15 días hábiles posteriores, los cuales son de considerar para los términos de

respuesta y/o resolución de los requerimientos.


• Todos los vigilados que requirieron liquidación de tasa correspondiente a la vigencia 2019 en

lo referente a “Entidad Vigilada Registrada”, el aplicativo SGT se presentan como “No existe la

entidad vigilada en el SGT”.

• En cuanto a “Número de Resolución”, a la fecha de expedición del presente informe, todas las

entidades que requirieron la Liquidación adicional de Tasa Vigencia 2019 y anteriores, el

aplicativo SGT registra “Sin Resolución”

Complementario a lo anterior, se realizó seguimiento a los requerimientos efectuados por tres (3)

de los vigilados efectuando una valoración al contenido del aplicativo SGT, extractando imágenes

de lo evidenciado:

• NURC 1-2019-459784 del 30 de julio de 2019 - Centro de Endocrinología Pediátrica y

Diabetes en Niños y Adolescentes S.A.S.

Por inconvenientes de registro en el nombre de la empresa, inicialmente estaba registrada con el

nombre del Representante Legal, solicita liquidación de Tasa correspondiente a los años 2018 y

2019.

Con NURC 2-2019-95833 del 12 de agosto de 2019, la Secretaria General informa que quedó

cargada la solicitud y debe comunicarse con la Dirección de Inspección y Vigilancia para

Prestadores de Servicios de Salud

• NURC 1-2019-544998 del 2 de septiembre de 2019 - Caja De Compensación Familiar del

Norte de Santander Comfanorte

Solicita Liquidación de Tasa como IPS Privada Con NURC 2-2019-119642 del 12 de septiembre

de 2019, la Secretaria General informa que la solicitud fue ingresada al sistema y debe

comunicarse con la Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios de Salud

• NURC 1-2019-587693 del 18 de septiembre de 2019 - Centro de Endocrinología Pediátrica

y Diabetes en Niños y Adolescentes S.A.S

Solicita liquidación de Tasa correspondiente a los años 2017, 2018 y 2019 porque la empresa

presentó inconvenientes en el cargue de la información.

Con NURC 2-2019-124673 del 19 de septiembre de 2019, la Secretaria General informa que la

solicitud fue ingresada al sistema y debe comunicarse con la Dirección de Inspección y Vigilancia

para Prestadores de Servicios de Salud

Se evidencia que este caso y el primero corresponden al mismo vigilado.

De conformidad con lo anteriormente evidenciado se concluye lo siguiente:


• En cuanto a la recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales gestionadas

en la Supersalud deben aplicarse los lineamientos descritos en el Procedimiento Administración

de Correspondencia, GDPD02, Versión 4, aprobada el 17 de febrero de 2017 y con especial

cuidado, a las comunicaciones recibidas a través de los correos electrónicos oficiales, los cuales

requieren ser radicados inmediatamente en el Grupo de Correspondencia a fin de continuar el

trámite diligentemente.

De acuerdo con lo enunciado anteriormente, las fechas de radicación consignadas el en aplicativo

SGT no dan cuenta del cumplimiento de lo establecido tanto en el Procedimiento Administración

de Correspondencia, GDPD02 como en su Política de Operación Nª3, lo cual da origen a la

formulación de la No Conformidad No. 1, la cual se puede consultar en el numeral 8.3 No

Conformidades del presente informe.

• De conformidad con el procedimiento vigente a la fecha de realización de la presente Auditoría,

“LIQUIDACIONES ADICIONALES DE TASA - TSPD05”, la solución de los requerimientos de

liquidaciones adicionales de tasa cuentan con un tiempo máximo de quince (15) días hábiles

contados a partir del día siguiente de su recepción, término en el cual se debe dar respuesta de

fondo al vigilado peticionario implicando con ello:

✓ La información que NO es sujeto objeto de pago de Tasa y por ende se cierra la solicitud, ó,

✓ Si es vigilado objeto de Tasa y se notifica el correspondiente Acto Administrativo.

Lo consignado en el expediente digital y los soportes suministrados por la Secretaría General,

dan cuenta del incumplimiento de los tiempos y condiciones de respuesta establecidos en el

Procedimiento Liquidaciones Adicionales de Tasa, TSPD05, asemejándolo al de un derecho de

petición, por lo cual se genera la No Conformidad No. 2, la cual se puede consultar en el numeral

8.3 No Conformidades del presente informe.

• Todo documento recibido y/o producido en desarrollo de un mismo procedimiento,

vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que

fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva, son los componentes de un

Expediente y para el caso de la documentación derivada de las solicitudes de Liquidaciones

Adicionales son contentivos de los archivos de gestión.

Considerando que el Procedimiento de Liquidaciones Adicionales se puede considerar

permanente y que se hace necesario conocer en un mismo expediente los documentos

generados derivados de este proceso, se considera procedente generar la Recomendación No.

3, la cual se puede consultar en el numeral 8.1 Recomendaciones del presente informe.


6.2 Seguimiento a Riesgos Operacionales y de Corrupción.

El Proceso de Gestión de Tasa, de conformidad con lo consultado en el Aplicativo de Planeación

y Gestión - ITS, tiene suscritos dos (2) riesgos operacionales y uno (1) de corrupción y al respecto

se realizó verificación según muestreo de los siguientes:

6.2.1 Riesgo Operacional

Revisada la información suministrada en correo electrónico del 19 de noviembre de 2019, por la

Coordinadora del Grupo de Única y Segunda Instancia de la Oficina Asesora Jurídica, se

establece:

En cuanto a la acción “Solicitar al Grupo de Talento Humano, la provisión de los cargos en

vacancia”:

No fue suministrada solicitud ante Talento Humano requiriendo la provisión de cargos; sin

embargo, se enuncia la provisión de dos (2) cargos: un Profesional Especializado 2028-17

mediante Resolución N°8232 del 3 de septiembre de 2019 (Posesionado) y un Profesional

Especializado 2028-14 con Resolución 9602 del 1° de noviembre de 2019 (En proceso de

posesión).

Ahora bien, referente a “Realizar mesas de trabajo con las áreas con el fin de concientizar la importancia

de la respuesta oportuna a los requerimientos en aras de tramitar dentro del término de ley los recursos y

solicitudes de revocatoria directa”, considerando que el proceso está a cargo de la Secretaría

General, las funciones de la Oficina Asesora Jurídica se limitan a la proyección de los actos

administrativos y no tiene la competencia para convocar mesas de trabajo para definir asuntos

relacionados con el trámite de las tasas, de conformidad con la siguiente información

suministrada:

Proceso Causas RiesgoConsecuencias/Efectos

PotencialesControles Acciones Fecha Inicio Fecha Final

Solicitar al Grupo de Talento

Humano, la provisión de los

cargos en vacancia.

1/01/2019 3/12/2019

Realizar mesas de trabajo con

las áreas requeridas con el fin

concientizar la importancia de la

respuesta oportuna a los

requerimientos en aras de

tramitar dentro del término de

ley los recursos y solicitudes de

revocatoria directa.

01/012019 31/12/2019

Gestión de

Tasa

Riesgo: Fallo extemporaneo de los términos

para sustanciar y fallar los recursos y

revocatorias directas que se presentan

contra los actos administrativos de

liquidación de tasa.

Descripción del Riesgo: Incumplimiento de

los plazos establecidos en la ley (Decreto

Ley 01 de 1984 y Ley 1437 de 2011, y las

normas internas de la Entidad) para dar

respuesta oportuna a los recursos y

solicitudes revocatoria directa que se

presentan contra la tasa

1.Tutelas

2.Sanciones de tipo

disciplinaria contra los

funcionarios que

sustancian y fallan.

3.Pérdida de imagen

institucional

Procedimientos

formales aplicados.

INTERNOS

1. Sobrecarga laboral para

quienes intervienen en el

proceso

2.Fa lta de respuesta oportuna de

otras dependencias a las

sol ici tudes de información y al

decreto de pruebas .

3.No se cumple el atributo de

oportunidad con las sa l idas del

proceso

4. Conocimiento en la

normatividad legal vigente


“Durante el año 2019 se han adelantado con las dependencias correspondientes (Secretaría General,

Delegada de Supervisión Institucional y Planeación), gestiones tendientes a superar los retrasos con los

que se atienden los asuntos relacionados con tasa, tal como se evidencia a través de los documentos

adjuntos al presente correo.

Sin embargo, en razón a que el proceso no está a cargo de la OAJ sino de la Secretaría General, las

funciones de la OAJ se limitan a la proyección de los correspondientes actos administrativos, por lo que no

es a esta dependencia a la que corresponde convocar las mesas de trabajo para definir asuntos

relacionados con el trámite de las tasas”

No obstante, se registró y evidenció lo siguiente:

1. Lista de Asistencia a una "Sesión de trabajo recursos de reposición Tasa" llevada a cabo el 13

de febrero de 2019, con registro de participación de funcionarios de la Oficina Asesora Jurídica,

Secretaría General y la Delegada de Supervisión Institucional.

2. Lista de asistencia a una reunión, sin fecha, con objetivo “Revisión casos de recursos de

reposición de tasa", con registro de asistencia de funcionarios de la Secretaría Genera, Oficina

Asesora Jurídica, Delegada de Supervisión Institucional y Oficina Asesora de Planeación.

3. Imagen de correo electrónico, con fecha 25 de septiembre de 2019, enviado por la Dra. Rocío

Ramos Huertas a los doctores Judy Astrid Jaimes Pedraza y Gabriel Enrique Herrera Molinas,

remitiendo un cuadro que resume 19 recursos de reposición relacionados con liquidación de tasa

para revisión y observaciones, considerando que se tienen que entregar pruebas de pendientes

o ajustes a las mismas el lunes 30 de septiembre de 2019.


Una vez efectuada la validación de las acciones propuestas en el Mapa de Riesgos, se evidenció

que aunque no fueron suministrados, por parte del Grupo de Única y Segunda Instancia, soportes

de los requerimientos de provisión de cargos, durante la presente vigencia se han efectuado

ascensos al personal del Grupo y en nombramiento de dos (2) profesionales, conllevando a contar

con un total de nueve (9) cargos, uno (1) efectivamente provistos en la planta y uno (1) pendiente

de posesión para el mes de noviembre.

En cuanto a la ejecución de “Mesas de Trabajo”, se pudo evidenciar que, como tal, tan solo se

programó una a realizarse el 30 de septiembre de 2019 pero, no se evidencia que fuera una

actividad periódica como esquema de coordinación de trabajo.

Además de lo anterior, se considera importante revisar la metodología para la construcción del

Mapa de Riesgos expedida por el DAFP, por cuanto, una vez analizadas las causas registradas

del riesgo estas podrían considerarse consecuencias y estar enfocadas a un análisis diferente al

de la metodología propuesta por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Lo anteriormente expuesto generó Recomendación No. 4, la cual se encuentra descrita en el

numeral 8.1 Recomendaciones del presente informe.

6.2.2 Riesgo de Corrupción

De conformidad con información suministrada por Secretaría General, mediante correo

electrónico del 24 de septiembre de 2019, con Memorando NURC 3-2019-1567 del 31 de enero

de 2019 la Secretaria General remitió a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación una propuesta

de Mapa de Riesgos de Corrupción y Estrategia de Gestión 2019.

Una vez revisado el Mapa de Corrupción vigente a la fecha de elaboración de la presente

auditoría, se extractó lo indicado a continuación:

Proceso Causas RiesgoConsecuencias/Efec

tos Potenciales

Controles

existentesAcciones Fecha Inicio Fecha Fin

Gestión

de Tasa

Internas

Interés del servidor

público en recibir

beneficio personal.

Alterar los datos de

vigilados para

disminuir,

desaparecer la

liquidación de la

Tasa, o contabilizar

pagos inexistentes.

1. Desigualdad e

inequidad en las

liquidaciones.

2. Imagen

institucional

deteriorada.

Aplicar procesos

y procedimientos.

Apoyar las acciones de

sensibilización, apropiación de

valores y pedagogía de la

Política de Integridad del

Modelo Integrado de Planeación

y Gestión MIPG, liderado por el

Grupo de Talento Humano

acompañando las actividades

programadas.

1/01/2019 31/12/2019


En cuanto a la acción registrada en el Plan de Manejo del Riesgo “Apoyar las acciones de

sensibilización, apropiación de valores y pedagogía de la Política de Integridad del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión MIPG, liderado por el Grupo de Talento Humano acompañando

las actividades programadas.”, en correo electrónico del 25 de noviembre de 2019, el Grupo de

Talento Humano de la Secretaría General informó que como parte de la Estrategia de Integridad

y Lucha contra la Corrupción, el 23 de septiembre de 2019 se realizó la Charla “Ampliación

Conocimientos en Integridad y Lucha contra la Corrupción”, de la cual seguidamente se presenta

imagen y se evidencia la asistencia de los funcionarios del Grupo de Única y Segunda Instancia:


En el periodo de ejecución de las acciones programadas, para nuestro caso 1° de enero a 25 de

octubre de 2019, se validó que se realizó una (1) Charla “Ampliación Conocimientos en Integridad

y Lucha contra la Corrupción”.

Se aprecia que la estructura del riesgo no está ajustada a las directrices impartidas por el

Departamento Administrativo en “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles

en entidades públicas” Versión 4, generando la Recomendación No. 4, la cual se describe en el

numeral 8.2 Recomendaciones, del presente informe.

6.3 Hallazgos de Auditorias de vigencias anteriores

Respecto a los Hallazgos evidenciados en Auditoria, adelantada en la vigencia 2018, la Oficina

de Control Interno realizó en el mes de Octubre seguimiento a los Planes de Mejoramiento, con

corte a 30 de septiembre de 2019, suscritos en la herramienta tecnológica dispuesta por la

Entidad, Aplicativo de Planeación y Gestión – ITS, en el cual se realizó verificación de los planes

asociados al Proceso Gestión de Tasa, de lo cual se derivó informe, el cual fue remitido al

Superintendente Nacional de Salud con Nurc No. 3-2019-20973 del 18 de noviembre de 2019,

los cuales se relacionan a continuación:

Número

Plan Descripción del Hallazgo

197 Procedimiento TSPD01, actividad 4.



200 Procedimiento TSPD03, actividad 1

201 Procedimiento TSPD05

202 Riesgos Operacionales Proceso Gestión de Tasa

A continuación, se puede observar la verificación efectuada por la Oficina de Control Interno, la

cual fue incorporada en el informe antes mencionado:

Plan de Mejoramiento No. 197. Procedimiento TSPD01, actividad 4

En el Sistema de Planeación y Gestión – ITS, aparece como registro correo electrónico a la

Secretaria General y al Subdirector Financiero remitiéndoles proyecto de modificación; se

acompaña de un cuadro comparativo de la Resolución actual y la que se plantea modificar,

indicando el porqué de los cambios, sin embargo, de conformidad con el cambio normativo con

la Ley 1599 de Mayo de 2019 "Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022. “Pacto

por Colombia, Pacto por la Equidad”, el cual establece en su artículo 77 Contribución de Vigilancia a

Favor de la Superintendencia Nacional de Salud. Que modifico el artículo 98 de la Ley 488 de

1998. "La contribución de vigilancia de a favor de la Superintendencia Nacional de Salud tendrá como fin

apoyar el cubrimiento de los costos y gastos que ocasione el funcionamiento e inversión de dicha

Superintendencia, la cual deberán cancelar anualmente las personas jurídicas de derecho privado y

derecho público sometidos a Inspección, Vigilancia y Control – IVC de acuerdo con la Ley o el reglamento"


Plan de Mejoramiento No. 198. Procedimiento TSPD01, actividad 4.

Se evidenció Acta GE-1829 del 14 de febrero de 2019 y GE - 2283 del 14 de marzo de 2019, con

el fin de realizar prueba piloto del cargue a SGT de la Población de Tasa, a las cuales asistieron

Asesora de Secretaria General, funcionarios de la Oficina de Tecnologías de la Información y

Contratista de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional.

Se observó, por parte de la Oficina de Control Interno reunión entre la Superintendencia Delegada

para la Supervisión Institucional y Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales el 28

de febrero de 2019, de lo cual se evidenció Lista de Asistencia la cual tiene como objeto Remisión

Tasa con Medidas Especiales.

Así mismo, se observó Lista de Asistencia de reuniones entre la Superintendencia Delegada para

la Supervisión Institucional y Oficina de Tecnologías de la Información, los días 1 de febrero de

2019 y 13 de marzo de 2019, las cuales tuvieron como objeto Lineamientos Definición Universo

de Vigilados Tasa 2019 y a la que asistieron los Directores de la Delegada antes mencionada.

Se remitió Universo de Vigilados para el cobro de Tasa 2019 a la Oficina Asesora de Planeación

con Nurc No. 3-2019-6935 del 29 de abril de 2019 y a la Oficina de Tecnologías de la Información

con Nurc No. 3-2019-6643 del 24 de abril de 2019.


Se observó correos electrónicos entre la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional y la Oficina de Tecnologías de la Información, así como lista de asistencia de las

reuniones efectuadas por las dependencias antes enunciada, remisión del Universo de Vigilados

para el cobro de Tasa 2019 a la Oficina Asesora de Planeación - 3-2019-6935 del 29 de abril de

2019 y a la Oficina de Tecnologías de la Información - 3-2019-6643 del 24 de abril de 2019.


Se observó Nurc No. 3-2018-018214 del 2 de noviembre de 2018, con el cual se remite por parte

de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional a Secretaria General, Informe

en el cual se pone en conocimiento la gestión realizada y los problemas presentados para definir

el Universo de Vigilados para el cobro de Tasa 2018.

Así mismo, se observó Lista de Asistencia de reuniones entre la Superintendencia Delegada para

la Supervisión Institucional los días 1 de febrero de 2019 y 13 de marzo de 2019, las cuales

tuvieron como objeto Lineamientos Definición Universo de Vigilados Tasa 2019.

Lista de Asistencia de Reunión con Directores de la Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional, remisión mediante correo electrónico del 11 de marzo de 2019 a los


Directores de Documento de Consulta de Gestión de Tasa, Correo Electrónico del 15 de abril de

2019, en el que se remite universo de vigilados para revisión de los Directores de la SDSI, el 1

de agosto de 2019 mediante correo electrónico la Oficina de Tecnologías de la Información

solicita validación a la Delegada.

Plan de Mejoramiento No. 201. Procedimiento TSPD05.

La Actividad tiene fecha final 27 de diciembre de 2019, por lo cual será objeto de verificación en

próximo seguimiento

Plan de Mejoramiento No. 202. Riesgos Operacionales Proceso Gestión de Tasa

Se observó por parte de la Oficina de Control Interno, remisión por parte de la Oficina Asesora

Jurídica a Secretaria General para revisión y firma Nurcs, con proyectos de resolución las cuales

resuelven recurso de reposición y solicitudes de revocatoria directa.

6.4. Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG

Como punto de partida se debe señalar que, el Manual Operativo del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión (MIPG), establece que dicho Modelo:

“(…) se concentra en las prácticas y procesos que administran las entidades públicas para transformar

insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño

institucional que generan valor público MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete dimensiones”

En ese orden de ideas, las siete (07) dimensiones, son:

• Talento Humano

• Direccionamiento Estratégico

• Gestión con Valores para Resultados

• Evaluación de Resultados

• Información y Comunicación

• Gestión del Conocimiento

• Control Interno

De manera tal que cada dimensión se desarrolla a través de una o varias políticas de gestión y

desempeño institucional, a saber:


Es de señalar que para el presente ejercicio auditor se abordó la quinta dimensión “Información y

Comunicación” asociada a la política No 10 “Gestión Documental”.

Dicha política es definida en el mencionado Manual de la siguiente manera:

“(…) tiene como propósito garantizar un adecuado flujo de información interna, es decir aquella que permite

la operación interna de una entidad, así como de la información externa, esto es, aquella que le permite

una interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de comunicación

acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información.

En este sentido, es importante que tanto la información como los documentos que la soportan (escrito,

electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para facilitar la operación de la entidad, el desarrollo

de sus funciones, la seguridad y protección de datos y garantizar la trazabilidad de la gestión. Por su parte,

la comunicación hace posible difundir y transmitir la información de calidad que se genera en toda la

entidad, tanto entre dependencias como frente a los grupos de valor.

Contar con servidores públicos bien informados, sobre cómo opera la entidad, y con ciudadanos bien

informados sobre cómo hacer efectivos sus derechos, fomenta la eficiencia, la eficacia, la calidad y la

transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas por parte de la administración y el control social

ciudadano (…)”.

Es de señalar que la “Política Gestión Documental” se soporta en la información pública que se

produzca o reciba en cualquier soporte (convencional, electrónica, audiovisual, entre otros). Con

esta política se busca mayor eficiencia administrativa en la política de la función archivística:

gestión documental; la defensa de los derechos (de los ciudadanos, los servidores públicos y las

entidades del Estado); la promoción de la transparencia y acceso a la información pública; la

seguridad de la información y atención de contingencias; la participación de la ciudadanía en la

gestión y a través del control social; el gobierno electrónico; así como la protección del patrimonio

documental del país-[1]

Para el logro de este propósito, la Entidad debe implementar acciones en materia de gestión

documental que minimicen las inconsistencias detectadas en los expedientes digitales del

Sistema SGT, archivos de gestión, correspondientes a los vigilados que presentan ante la

[1] Manual Operativo MIPG versión 2 de agosto de 2018


Supersalud solicitudes de Liquidación Adicional y que, se concreta en la ausencia de documentos

expedidos dentro del proceso.

7. Conclusiones

• En la vigencia 2019, mediante Decreto No. 1321 del 23 de julio de 2019, se fijó los costos de

supervisión y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud, por valor de

$25.841.024.161, así mismo, con Resolución No. 7290 del 26 de julio de 2019, se realizó la

clasificación de los sujetos objeto de liquidación de la tasa 2019 y mediante Resolución No. 7291

del 26 de julio de 2019, se determinó las fechas y lugares para la liquidación de tasa y el pago de

la misma.

• Se determino Cronograma de Tasa 2019, por parte de Secretaría General el cual fue

comunicado con Nurc No. 3-2019-3091 del 25 de febrero de 2019, a las dependencias que hacen

parte del Proceso Sistémico de Tasa.

• Para la determinación del universo de vigilados sujetos a liquidación y cobro de Tasa, la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional consulta fuentes de información

internas y externas.

• Respecto a las fuentes de información internas, estas son, sistemas RVCC y nRVCC, es

importante señalar, que a partir de la vigencia 2019, la información remitida por los vigilados a

través de esta fue extraída por la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional,

mediante plataforma BI - Business Intelligence, anteriormente, la Oficina de Tecnologías de la

Información realizaba el proceso, esta situación generó recomendación.

• En cuanto a las fuentes externas, se observó que al no existir interoperabilidad con los

sistemas de información de las Entidades que la administran, es necesario incluir los datos

manualmente en el formato Información para Liquidación de Tasa (TSFT01), por cuanto de

conformidad con la muestra seleccionada y evidencias aportadas se establecer que ello puede

conllevar a errores o a la materialización del Riesgo de Corrupción “Alterar los datos de vigilados

para disminuir, desaparecer la liquidación de la Tasa, o contabilizar pagos inexistentes”, lo que generó

Recomendación.

• La Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, para determinar el universo

de la población sujeto de liquidación y cobro de Tasa, realizó mesa de trabajo con los Directores

de la Delegada, la Oficina de Tecnologías de la Información y la Superintendencia Delegada para

las Medidas Especiales.

• Uno de los inconvenientes presentados, por parte de las Direcciones, es que, al iniciar el

proceso de verificación de la información, debían convertir las cifras de millones de pesos, que

es la forma en la cual presentan los vigilados la información, a miles de pesos, que es como se


encuentra parametrizado el Sistema Gestión de Tasa – SGT, esto teniendo en cuenta que cada

uno lo estaba realizando de distintas formas, situación que fue subsanada.

• De acuerdo con lo establecido en el Cronograma de Tasa 2019, la Superintendencia Delegada

para la Supervisión Institucional remitió el universo de vigilados para el cobro de tasa 2019, en el

formato Información para Liquidación de Tasa (TSFT01), el 25 de abril de 2019 a la Oficina de

Tecnologías de la Información con Nurc No. 3-2019-6643 del 24 de abril de 2019 y a la Oficina

Asesora de Planeación con Nurc No. 3-2019-6935 del 29 de abril de 2019, esto teniendo en

cuenta que la misma no se realizó a través del Sistema Gestión de Tasa – SGT.

• La Oficina Asesora de Planeación, realizó verificación de la información remitida por la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, quien observó inconsistencias en la

información, de acuerdo a la trazabilidad, se observó que la base de datos definitiva estuvo lista

hasta el 15 de agosto de 2019, lo que conllevo a reprocesos, generando Observación.

• Una vez efectuada la revisión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, de la información

remitida por la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional con Nurc No. 3-2019-

14747 del 15 de agosto de 2019, se procedió a aplicar la formula, una vez efectuada, el Grupo

de Control Financiero de Cuentas de la Subdirección Financiera, de acuerdo a muestreo realizó

verificación de los proyectos de resoluciones de las liquidaciones individuales de Tasa,

cotejándola con la base de datos.

• Se generaron los actos administrativos, una vez efectuadas las revisiones por parte del Grupo

Control Financiero de Cuentas, y la notificación de los mismos.

• Se observó que inicialmente la notificación de dos actos administrativos fue efectuada

electrónicamente sin contar con la autorización requerida, tal como lo establece el artículo No. 56

del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPCA, situación

que fue subsanada realizando la correspondiente notificación personal el 28 de agosto de 2019,

sin embargo, esto fue objeto de observación.

• De la muestra seleccionada por la Oficina de Control Interno, se evidenció que se interpuso

recurso a cinco (5) resoluciones las cuales se encuentran en gestión por parte de la Oficina

Asesora Jurídica y en tiempo para pronunciarse, sin embargo, se observó que, del total de

Recursos de Reposición interpuestos por los vigilados, respecto de Tasa 2019, esto es, veinte

(20) por valor de $6.881.326.278, solo dos de ellos suman $3.514.795.304, es decir, el 51% del

total antes mencionado, lo cual es un valor significativo, motivo por el cual fue objeto de

recomendación.

• A 30 de septiembre de 2019, se habían realizado pagos por valor de $11.515.972.287

correspondientes a cuatro mil cuatrocientos dos (4.402) actos administrativos, es decir, el 44%

del total liquidado, esto es, $25.841.024.161.


• Se observó por parte de la Oficina de Control Interno que, desde el mes de octubre de 2019,

se bloqueó el acceso a los vigilados a la plataforma tecnológica desde la página web de la

Entidad, para la consulta y pago de las obligaciones, esto teniendo en cuenta que la información

arrojada por SGT estaba presentando inconsistencias, situación que genera reprocesos para la

Entidad y el Vigilado, lo cual fue objeto de Observación

• De la muestra seleccionada por la Oficina de Control Interno, esto es veinticinco (25) actos

administrativos, se realizó verificación de pagos efectuados, observando que se realizó pago por

parte de once (11) vigilados, nueve (9) no han cancelado y cinco (5) están en gestión para resolver

los recursos interpuestos, así mismo, se evidenció la constancia de ejecutoria de veinte (20) actos

administrativos

• Se trasladó al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva un total de cuatro mil

cincuenta y tres (4.053) expedientes, de conformidad con la información remitida por la

Subdirección Financiera.

• Respecto a las Liquidaciones Adicionales, las fechas de radicación de las solicitudes

presentadas por los vigilados y consignadas en el aplicativo SGT, presentan diferencias frente a

las fechas de los radicados NURC, que oscilan entre 1 y hasta 15 días hábiles posteriores, los

cuales son de considerar para los términos de respuesta y/o resolución de los requerimientos,

situación que generó no conformidad.

• Todos los vigilados que requirieron liquidación adicional de tasa correspondiente a la vigencia

2019 en lo referente a “Entidad Vigilada Registrada”, en el aplicativo SGT se presentan como “No

existe la entidad vigilada en el SGT”.

• A la fecha de ejecución de la presente auditoría, en el Sistema Gestión de Tasa, las

Liquidaciones Adicionales solicitadas en la vigencia 2019, registran “Sin Resolución”,

evidenciando así el incumplimiento de los términos establecidos en el procedimiento

“Liquidaciones Adicionales de Tasa, TSPD05” a este tipo de requerimientos.

• Respecto a los Riesgos de Gestión y de Corrupción, se aprecia que la estructura de estos no

está ajustada a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo en “Guía para la

administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas” Versión 4, situación que fue

objeto de Recomendación.

8. Hallazgos

Resultado de la ejecución del Proceso de Auditoria adelantado al Proceso de Gestión de Tasa,

se observaron los hallazgos descritos a continuación:


8.1 Recomendaciones

A continuación, se detallan las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control Interno,

resultado de la Auditoria adelantada al Proceso de Gestión de Tasa:

Recomendación No. 1. Fortalecimiento de Controles al no existir interoperabilidad con fuentes

externas

Al no existir interoperabilidad con las fuentes externas, y con el fin, de evitar errores humanos y

la materialización del Riesgo de Corrupción “Alterar los datos de vigilados para disminuir, desaparecer

la liquidación de la Tasa, o contabilizar pagos inexistentes”, se recomienda que se fortalezcan controles

al momento de extraer la información de las diferentes bases de datos externas.

Respuesta al Informe Preliminar por parte del Auditado

Secretaría General con Nurc No. 3-2019-22491 del 9 de diciembre de 2019, remitió respuesta al

informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Recomendación No. 1. Fortalecimiento

de Controles al no existir interoperabilidad con fuentes externas, así:

“1. Fortalecimiento de Controles al no existir interoperabilidad con fuentes externas.

Se asignó la respuesta a la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y a la Oficina de

Tecnología de la Información.

Mediante correo electrónico del 9 de diciembre la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional señaló lo siguiente:

“En el marco del procedimiento OBTENCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE TASA

(TSPD01), la Delegada para la Supervisión Institucional realiza la consulta de las siguientes fuentes

externas para la consolidación del universo de vigilados de tasa:

• Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS)

• Registro único Empresarial

• Superintendencia de Subsidio Familiar

• Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

• Superintendencia Financiera

• Coljuegos

Durante la vigencia 2019, la Delegada para la Supervisión Institucional realizó las siguientes acciones con

los cuales se establecen los controles correspondientes para evitar la materializar del riesgo de corrupción

“Alterar los datos de vigilados para disminuir, desaparecer la liquidación de la Tasa, o contabilizar pagos

inexistentes”:


• Remisión de información documental correspondiente al proceso sistémico de tasa con el fin de

establecer un conocimiento común sobre el tema por parte de los funcionarios que intervienen en la

consolidación del universo de vigilados de tasa. Esto se realizó mediante correo electrónico dirigido a los

grupo de interés en el cual se encuentra el archivo en MS Excel: Origenes.xlsx, el cual corresponde a una

matriz que indica aspectos técnicos indispensables al momento de extraer la información financiera de

cada una de las fuentes. En el campo Calidad del Dato indica si los datos se encuentran en pesos o miles

de pesos como criterio. Para el caso de SIHO y Superfinanciera la información se encuentra en miles de

pesos. Se adjunta correo electrónico (Documentos consulta gestión de tasa.msg) a manera de evidencia.

• La consulta y extracción de información financiera fue dispuesta a cada una de las direcciones de la

Delegada, con el fin de minimizar el riesgo al consultar la misma fuente en momentos diferentes. El día 15

de abril se puso a disposición de la información consultada para que cada dirección realizara la respectiva

consolidación. Se adjunta correo electrónico: Universo de vigilados tasa 2019 disposición Información

financiera.msg, a manera de evidencia.

• De igual forma una vez fue remitido el universo de vigilados y la información financiera por parte de la

Oficina Asesora de Planeación, así como recibida la confirmación de cargue en el Sistema de Gestión de

Tasa por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información, cada dirección realizó la validación

correspondiente de la información remitida por la Delegada para la Supervisión Institucional respecto a la

registrada en el Sistema de Gestión de Tasa en el marco de la actividad 6 del procedimiento TSPD01. Se

adjuntan los correos (RE ENTREGA INFORMACIÓN 22042019_ UNIVERSO DE VIGILADOS TASA 2019

DISPOSICIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA_DEON_15_04_2019.msg, REVISION INFORMACION

TASA E.T..msg, RV Universo de vigilados tasa 2019 disposición Información financiera, VALIDACION DE

INFORMACIÓN GARGADA EN SGT TASA 2019). (ver anexos 3 al 11)

En conclusión, la Delegada para la Supervisión Institucional durante el proceso sistémico de tasa para la

vigencia 2019, realizó las acciones de control correspondientes mediante distintos mecanismos y

momentos del proceso de consolidación del universo de vigilados para mitigar el riesgo observado por la

Oficina de Control Interno de acuerdo con los recursos disponibles. De igual manera en las sesiones de

trabajo con OTI se han establecido los siguientes controles para mitigar el riesgo identificado:

• Cargue de información directamente al sistema de información dispuesto por la OTI, mediante cargues

masivos en archivos tipo CSV, con registro de log para identificar el usuario que realice algún cambio en la

información remitida.

• Inclusión de campo para identificar si las cifras están en pesos o miles de pesos para evitar errores al

momento de amplificar o simplificar una cifra. Se espera que el usuario no deba hacer ninguna modificación

en los registros consultados, es decir la información de la fuente debe ser igual a la cargada en el sistema”.

Por su parte, la Oficina de Tecnología de la Información, manifestó mediante correo electrónico del 9 de

diciembre de 2019:

“Se ha propuesto que si es necesario se realicen Convenios con las entidades que proveen información de

fuentes externas, con el propósito de que se defina y garantice la interoperabilidad con las diferentes

entidades que proveen las fuentes externas y se cuente con la información oportunamente para evitar

retrasos en los procesos”.


Respuesta Oficina de Control Interno a Observaciones al Informe Preliminar

De conformidad, con lo expuesto por la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional y la Oficina de Tecnologías de la Información, reconoce esta Oficina las acciones

adelantadas por las dependencias en mención, sin embargo, la recomendación se efectuó con el

fin que los controles existentes se fortalezcan, teniendo en cuenta la ausencia de interoperabilidad

con las fuentes externas y las consecuencias que se pueden generar al determinar la información

para el cobro de la Tasa de forma manual.

Así mismo, es importante que las acciones adelantadas por la Superintendencia Delegada para

la Supervisión Institucional y la Oficina de Tecnologías de la Información, y mencionadas en la

respuesta al informe preliminar de Auditoria al Proceso Gestión de Tasa 2019, sean

documentadas dentro de las acciones o controles implementados, para minimizar la

materialización del riesgo, con el fin que estas puedan ser evidenciadas.

De acuerdo a lo expuesto, la Recomendación No. 1 Fortalecimiento de Controles al no existir

interoperabilidad con fuentes externas, se mantiene.

Recomendación No.2. Agilizar la gestión de los Procesos de Recursos de Reposición de Tasa

2019.

Se observó que, del total de Recursos de Reposición interpuestos por los vigilados, respecto de

Tasa 2019, esto es, veinte (20) por valor de $6.881.326.278, solo dos de ellos suman

$3.514.795.304, es decir, el 51% del total antes mencionado, a la fecha del presente informe

estos dos recursos se encuentran en revisión para determinar si se falla o se decretan pruebas.

Lo anterior conlleva a recomendar a la Oficina Asesora Jurídica y, a aquellas dependencias que

hacen parte del proceso, que teniendo en cuenta el valor significativo de los actos administrativos

antes señalados, se impulsen y fallen en el menor tiempo posible; siendo importante señalar que

los recursos de Tasa son utilizados para cumplir con los objetivos misionales de la entidad que

están relacionados con Inspección, Vigilancia y Control – IVC del SGSSS.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Recomendación No. 2. Agilizar la gestión

de los Procesos de Recursos de Reposición de Tasa 2019, así:

“2. Agilizar la gestión de los Procesos de Recursos de Reposición de Tasa 2019.

Se asignó la respuesta a la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y al Grupo de

Única y Segunda Instancia.

La respuesta de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional es la siguiente:


“Los recursos de reposición en los que la Delegada para la Supervisión Institucional debe realizar el

levantamiento de pruebas correspondiente a lo señalado en cada resolución emitida por la Oficina Asesora

Jurídica, una vez consultado lo correspondiente a la fecha no se ha emitido ninguna resolución al respecto.

No obstante se llevarán a cabo las sesiones de trabajo a las que haya lugar, se hará levantamiento de

actas y de cualquier manera se dará respuesta oportuna con base en la información reportada por los

vigilados a las distintas fuentes de información”.

El Grupo de Única y Segunda Instancia, mediante correo electrónico del 9 de diciembre expresó:

“Tal como se relacionó en el informe preliminar de auditoría al cual se da respuesta, el decreto por el cual

se establecieron los costos de supervisión y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud

a las entidades vigiladas, para la vigencia 2019, fue expedido el 23 de julio de 2019 (Decreto No. 1321 del

23 de julio de 2019); mediante la Resolución 7290 del 26 de julio de 2019, se realizó la clasificación de los

sujetos objeto de liquidación de la tasa 2019 y con la Resolución 7291 del 26 de julio de 2019, se determinó

las fechas y lugares de para la liquidación de tasa y el pago de la misma, estableciendo como fecha de

pago oportuno el 30 de septiembre de 2019.

En consideración a las fechas anteriormente relacionadas, lo primero que debe precisar esta Oficina

Asesora Jurídica es que los recursos de reposición y solicitudes de revocatoria directa que se encuentran

en trámite, fueron interpuestos entre los meses de septiembre y octubre de 2019, momento a partir del cual

surge para esta dependencia la competencia para actuar dentro del proceso de gestión de tasa, en

cumplimiento de la función asignada por el numeral 7) del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013.

Bajo el anterior contexto, para la vigencia 2019 se remitieron para trámite a la Oficina Asesora Jurídica, 24

asuntos que a la fecha se encuentran en gestión.

Ahora bien, para contextualizar el trabajo que realiza el Grupo de Única y Segunda Instancia de la Oficina

Asesora Jurídica, frente al proceso de tasa, se considera necesario realizar las siguientes precisiones:

El grupo de Única y Segunda Instancia de la OAJ, atiende actualmente cuatro (4) procesos, a saber:

1- Segunda instancia de procesos administrativos sancionatorios (Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo y asuntos del Código Contencioso Administrativo- CCA)

2- Única instancia de asuntos de competencia del Superintendente Nacional de Salud

3- Recursos de reposición contra las órdenes de reintegro de recursos del SGSSS

4- Recursos de reposición y revocatorias contra los actos administrativos de liquidación de Tasa

Debido al volumen de trabajo respecto de la cantidad de profesionales del grupo (6 profesionales

actualmente) y a la prioridad que debe darse a los asuntos de segunda instancia bajo el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (en razón a que si no se resuelve y notifica

el recurso de apelación dentro del año siguiente a la interposición del recurso, opera el silencio

administrativo positivo en contra de la decisión de primera instancia); la gestión de los recursos de

reposición y revocatorias contra los actos administrativos de liquidación de Tasa, se realiza en una jornada

trimestral, con dos de los profesionales especializados del grupo.


Así, en el trimestre de julio a septiembre de 2019 se gestionaron 14 tasas entre recursos y revocatorias

directas de tasas (de vigencias anteriores), ninguna de ellas correspondientes a la vigencia 2019, pues

como se señaló con anterioridad, los recursos fueron interpuestos entre septiembre y octubre de 2019.

Ahora bien, para el trimestre de octubre a diciembre de 2019, en la primera semana de noviembre se dio

inicio al proceso de revisión de las tasas asignadas a la Oficina Asesora Jurídica, a efectos de establecer

el estado en que se encuentra cada una de las ellas y así proceder a darles el trámite que corresponda,

según sea el caso, habiéndose definido en el plan de trabajo la siguiente prioridad:

1. Recursos interpuestos frente a liquidaciones de tasa de vigencias anteriores (2015, 2016, 2017 y 2018)

que cuentan con las pruebas listas para fallar emitidas por las áreas que intervienen en el proceso

(Supervisión Institucional y Planeación).

2. Gestión de recursos y revocatorias vigencia 2019, radicados septiembre y octubre de 2019: Una vez

proyectadas las resoluciones de los asuntos de las vigencias anteriores que contaban con la

documentación necesaria para ser resueltos de fondo, se procedió a dar inicio al análisis de los casos de

la vigencia 2019, debiendo en cada caso determinarse si se pueden decidir de fondo o si es necesario

elaborar proyecto de resolución por la cual se decretan pruebas.

La muestra seleccionada en la auditoría contiene los cinco (5) asuntos que se relacionan a continuación:

A la fecha, de los cinco (5) casos seleccionados para la muestra, cuatro (4) cuentan con proyecto de

resolución de fondo y uno (1) con proyecto de resolución de pruebas, los cuales están surtiendo el trámite

de revisión al interior de la Oficina Asesora Jurídica, para posteriormente ser remitidos a la Secretaría

General por el sistema SGT para su correspondiente firma.

De los cuatro (4) casos que cuentan con proyecto de resolución de fondo, en los dos (2) casos que

corresponden a la NUEVA EPS S.A., las Resoluciones L-2019-000321 y L-2019-000356, fueron notificadas

electrónicamente, sin embargo, al realizar la verificación por parte del Grupo de Notificaciones, se constató


que el vigilado no había emitido la autorización para notificación electrónica, de conformidad con lo

establecido en el Artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo, por lo que se realizó citación para ser notificado de forma personal, como se muestra en los

NURC 2-2019-107726 del 21 de agosto 2019 y 2-2019-106882 del 20 de agosto de 2019 respectivamente,

surtiéndose la notificación personal el día 28 de agosto de 2019, subsanando así la situación.

Sin embargo, en el Sistema SGT, la tarea de dar trámite a los recursos, a la fecha no ha sido asignada al

Grupo de Única y Segunda Instancia de la OAJ. No obstante ya se tiene elaborado el proyecto de acto

administrativo resolviendo recurso y se encuentran surtiendo la etapa de revisión para ser cargados en el

SGT y continuar el ciclo, una vez se haga la asignación por ese medio por parte de la Secretaría General

de la superintendencia.

Finalmente, es preciso advertir que antes de que termine la vigencia 2019, el Grupo de Única y Segunda

Instancia de la Oficina Asesora Jurídica habrá terminado de proyectar los asuntos a su cargo que se

encuentran listos para adoptar una decisión de fondo, así como de elaborar los proyectos de resolución de

pruebas en los casos en que ello resulte necesario”.


Teniendo en cuenta, la respuesta de la Oficina Asesora Jurídica, en la cual indica que tiene

elaborado los proyectos de los actos administrativos y que antes de que finalice la vigencia 2019,

terminará de proyectar los asuntos a su cargo que se encuentran listos para adoptar decisión de

fondo o para elaborar resolución de pruebas, y lo expuesto por la Superintendencia Delegada

para la Supervisión Institucional, la Recomendación No.2. Agilizar la gestión de los Procesos de

Recursos de Reposición de Tasa 2019, se mantiene.

Recomendación No. 3. Creación y Mantenimiento del Expediente Digital en el Sistema Gestión

de Tasa - SGT

En consideración a que el Procedimiento de Liquidaciones Adicionales se presenta

permanentemente y se hace necesario disponer de un archivo de gestión completo y actualizado,

se recomienda mantener el expediente digital, en el Sistema de Gestión de Tasa – SGT, con toda

información generada (Wok Flow) lo cual permitirá contar con la trazabilidad del proceso en un

solo expediente.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Recomendación No. 3. Creación y

Mantenimiento del Expediente Digital en el Sistema Gestión de Tasa - SGT, así:

“3. Creación y Mantenimiento del Expediente Digital en el Sistema Gestión de Tasa - SGT.

La respuesta debe brindarse por cada área que interviene en el proceso: mediante correo electrónico la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, señaló:


“En el marco del procedimiento de liquidaciones adicionales la Delegada para la Supervisión Institucional

ha participado en las sesiones de trabajo citadas por la Secretaría General en lo correspondiente a la

modificación de dicho procedimiento. Al respecto de lo recomendado se hará la revisión correspondiente

de las comunicaciones internas por las cuales la Delegada para la Supervisión Institucional remitió a la

Oficina Asesora de Planeación con la información financiera según el formato establecido, al igual que

verificará la posibilidad de cargarlo en los expedientes digitales para lo cual se oficiará a la OTI para crear

la opción de modificación de los expedientes y de esta manera completar el Work Flow. Esto aplicará

también a las solicitudes futuras de liquidación adicional de tasa a gestionar”

La Secretaria General una vez revisado el procedimiento TSPD05, encuentra que carga de forma oportuna

en el Sistema de Gestión de Tasa o el sistema de Información que la Oficina de Tecnología disponga, los

documentos que se generen al archivo virtual, en específico:

1. La solicitud de liquidación adicional de TASA en el Sistema de Gestión de TASA (SGT) para dar inicio al

trámite correspondiente y lo continuará haciendo.

2. Registra y radica el recurso o solicitud de revocatoria directa.

Adicional a lo anterior revisará con cada área participante en el proceso Tasa, si pueden cargar los

documentos que cada uno produce en el Sistema de Gestión de Tasa, si ello es así, se les solicitará por

escrito proceder de conformidad con la presente recomendación.

De no poderse efectuar la labor de cargue, por no tenerse contemplada en el aplicativo, se le solicitará por

escrito a la Oficina de Tecnología de la Información proceda a desarrollar tal mejora.

Si la OTI tiene otra herramienta dispuesta para el tema, se le solicitará por escrito indique si en ella se tiene

contemplado el cargue de la información que cada dependencia produce, para que, en caso negativo, se

proceda a efectuar dicho desarrollo”.


Conforme a la respuesta remitida por Secretaria General y la Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional, y lo ahí expuesto, la Recomendación No. 3. Creación y Mantenimiento

del Expediente Digital en el Sistema Gestión de Tasa – SGT, fue aceptada, motivo por el cual se

mantiene.

Recomendación No 4. Estructura de riesgo de gestión y de corrupción no ajustados a las

directrices de la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas”

del DAFP, versión 4 de octubre de 2018.

Efectuado un análisis comparativo entre los lineamientos establecidos en la Guía de Riesgos,

Versión 4, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y, la formulación de

riesgos (gestión y corrupción) del proceso Gestión de Tasa registrados en el Mapa Institucional;

se recomienda a los responsables del proceso efectuar una revisión y análisis al documento

institucional, con el objeto de hacer una valoración a lo consignado que permita identificar


efectivamente las causas fuente de los riesgos que afectan el logro de los objetivos del proceso,

el establecimiento de las acciones de control y su periodicidad a fin de formularlos y mitigarlos

adecuadamente.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Recomendación No. 4. Estructura de

riesgo de gestión y de corrupción no ajustados a las directrices de la “Guía para la administración

del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas” del DAFP, versión 4 de octubre de 2018, así:

“4. Estructura de riesgo de gestión y de corrupción no ajustados a las directrices de la “Guía para

la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas” del DAFP, versión 4 de

octubre de 2018.

Se considera que deben responder: la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, la

Oficina Asesora de Planeación, la Oficina de Tecnología de la Información y la Secretaria General.

Se presentan las siguientes respuestas:

“La Delegada para la Supervisión Institucional realizará las sesiones de trabajo con los grupos de interés y

convocará la Oficina Asesora de Planeación, como actores responsables de la gestión de liquidaciones

adicionales. Esto con el fin de analizar y evaluar los riesgos actualmente establecidos y de esta manera

actualizar acorde con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública”.

La Oficina de Tecnología de la Información, señala:

“Como propuesta se realizaran mesas de trabajo para verificar la “Guía para la administración del riesgo y

el diseño de controles en entidades públicas” del DAFP, versión 4 de octubre de 2018, la cual contiene 94

páginas y establecer el plan de acción y metodología a seguir”.

La Secretaria General, considera que teniendo en cuenta que el riesgo gestión y de corrupción puede tener

causas que se originan en la fuente de información que permite obtener quién es vigilado y establecer su

información financiera, compete a la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, en

compañía de la Oficina Asesora de Planeación, liderar el tema del riesgo ya que es una situación que no

solo afecta a la información de tasa, sino a toda la Entidad.

Además, por que el numeral 2 del artículo 3 de la Resolución 1530, establece:

2. “Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional.

2.1 Determinar, para la vigencia fiscal correspondiente, el universo de sujetos de inspección, vigilancia y

control obligados a cancelar la Tasa de que trata el artículo 98 de la Ley 488 de 1998 y remitir la base de

datos correspondiente, debidamente depurada, a la Oficina Asesora de Planeación, en concordancia con

lo previsto en los numerales 22, 34 y 35 del artículo 21 del Decreto 2462 de 2013”.


En tal sentido, el responsable de dirigir el tema debe ser la Superintendencia, ya que es un tema trasversal

a toda la Entidad con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación”.


Conforme a la respuesta remitida por Secretaria General, la Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional y la Oficina de Tecnología de la Información, y lo ahí expuesto, la

Recomendación No 4. Estructura de Riesgo de Gestión y de Corrupción no ajustados a las directrices

de la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas” del DAFP,

versión 4 de octubre de 2018, fue aceptada, motivo por el cual se mantiene.

8.2 Observaciones

A continuación, se detallan las Observaciones efectuadas por la Oficina de Control Interno,


Observación No. 1 Debilidad en los controles, para determinar el universo de vigilados y la

información remitida para el cobro de tasa

Se generan reprocesos en la determinación de universo de vigilados sujetos a cobro de tasa, por

parte de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, toda vez, que después

del primer envió de la información, de acuerdo a lo establecido en el cronograma, y al efectuarse

la revisión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, se evidenciaron inconsistencia, lo que

ocasiono que la información fuera actualizada en cinco (5) oportunidades por parte de la

Delegada, lo que muestra debilidad en los controles, a fin de garantizar la confiabilidad de la

información que se está reportando, eventos que pueden conducir a no realizar una adecuada

distribución de los costos de supervisión, y por ende a una probable liquidación errónea.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Observación No. 1. Debilidad en los

controles, para determinar el universo de vigilados y la información remitida para el cobro de tasa,

así:

“1. Debilidad en los controles, para determinar el universo de vigilados y la información remitida

para el cobro de tasa.

La Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, manifiesta:

“Si bien la Delegada para la Supervisión Institucional realizó cuatro alcances a la información remitida con

el universo de vigilados de tasa, es preciso anotar que:


• El 6 de junio mediante NURC 3-2019-9684 se da alcance a la información inicialmente remitida, toda

vez que la Oficina de Tecnologías de la Información observó y solicitó la inclusión de campo que no se

encontraban en el formato TSPD01.

• De acuerdo con lo observado en su momento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, mediante

correo electrónico del 13 de mayo de 2019, esta Delegada dio respuesta a lo inicialmente observado por

dicha oficina.

• En NURC 3-2019-1050, 3-2019-14386 y 3-2019-14747 se dio alcance a la información dado que hubo

cambios identificados posterior a la remisión del universo en primer el primer momento, tales como: cambio

en la certificación de calidad del hospital Luis Castro Gutierrez ESE, así como la respuesta dada por

DIAGEO como vigilado responsable del pago de tasa.

Lo anterior indica que el formato con el cual se remite la información debe ser revisado por cuanto en varios

campos tales como: código municipio y código departamento no están incluidos, así como la necesidad de

aclarar el mecanismo por el cual se debe registrar la información en miles de pesos, toda vez que a partir

de la Circular Externa 016, todos los vigilados reportan a esta Superintendencia la información en pesos.

De igual forma, la Delegada para la Supervisión Institucional ha venido trabajando por mejorar la calidad

de la información remitida para la liquidación de tasa, en tanto que en el año 2018 elaboró un informe que

daba cuenta de las dificultades observadas en los registros que reposan en el nRVCC. Trabajo que

continuará para la identificación de sujetos pasivos del pago de contribución dado el cambio en el tributo”.


La Oficina de Control Interno, reconoce las acciones adelantadas por la Superintendencia

Delegada para la Supervisión Institucional, tal como lo expuso en el cuerpo del informe en el cual

se expresó: “(…) se realizaron acciones para mejorar el proceso para la determinación del universo de

vigilados, como lo fue la sistematización para la extracción de la información de los sistemas RVCC y

nRVCC, a través de la plataforma BI - Business Intelligence, y el apoyo de la Superintendencia Delegada

para las Medidas Especiales (…)”, sin embargo, como se expuso por parte de la Delegada en

respuesta al informe preliminar, se actualizó información remitida para determinar el cobro de

tasa, tanto por inclusión de campos que no se encontraban en el formato Información para

Liquidación de Tasa (TSPD01), como por inconsistencias observadas en la revisión efectuada

por la Oficina Asesora de Planeación.

Por lo antes expuesto, y dada la trascendencia, que dentro del Proceso Sistémico de Tasa tiene

la determinación del universo de vigilados, así como la información remitida por la Delegada para

determinar el cobro de tasa, es importante que se fortalezcan los controles existentes, se creen

otros y se documenten, de tal forma que se logre minimizar el reproceso y se obtenga mayor

confiablidad de la información.

De acuerdo a lo anterior, la Observación No. 1 Debilidad en los controles, para determinar el universo

de vigilados y la información remitida para el cobro de tasa, se mantiene.


Observación No. 2. Actos Administrativos Notificados Electrónicamente, sin contar con

autorización del vigilado.

Respecto a los actos administrativos L-2019-000321 y L-2019-000356, se observó que la

notificación inicialmente se realizó electrónicamente, sin embargo, al no contar con la autorización

de los vigilados, de acuerdo a lo establecido en el artículo No. 56 del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA, se subsanó dicha actuación

procediendo con la notificación de forma personal, dentro de los 2 días siguientes a la primera

que se surtió, pudiéndose advertir que se hizo dentro de un término razonable si se toma en

consideración que estos datan del 17 de agosto de 2019, respectivamente.

No obstante, lo anterior, no pasa por alto el equipo auditor que, tomar como principal la

notificación electrónica, pese a no haberse autorizado por los vigilados, denota debilidad en los

controles.

Es menester precisar que la notificación, en cualquier clase de proceso se constituye en un

elemento básico del derecho fundamental al debido proceso, pues a través de dicho acto, sus

destinatarios tienen la posibilidad de cumplir las decisiones que se les comunican o de

impugnarlas en el caso de que no estén de acuerdo y de esta forma ejercer su derecho de

defensa, de ahí que la notificación por medio electrónico sin que la hubiese autorizado

previamente el vigilado en los términos de los artículos 56 de la Ley 1437 de 2011 constituye una

vulneración a dicho principio constitucional, situación que lleva aparejada para la Administración

el decaimiento de sus decisiones e implicaciones disciplinarias por no actuarse con estricto apego

al principio de legalidad y de repetición de considerarlo así el Comité de Conciliación de la

Entidad.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Observación No. 2. Actos Administrativos

Notificados Electrónicamente, sin contar con autorización del vigilado, así:

“2. Actos Administrativos Notificados Electrónicamente, sin contar con autorización del vigilado.

El Grupo de Notificaciones atiende la observación y mediante correo electrónico del 9 de diciembre indica

lo siguiente:

“Si bien la observación da a lugar, es preciso indicar que desde el Grupo de Notificaciones se realizó la

verificación de los sujetos que habían autorizado notificación electrónica, así como de los correos

electrónicos registrados por parte de los vigilados tanto en RUES como en REPS, con el fin de presentar

los niveles mas altos de eficiencia y eficacia posibles en el proceso de notificación de los actos de

liquidación de tasa para la vigencia 2019. No obstante ante los enormes esfuerzos realizados, y a pesar de

haber compartido la información verificada y consolidada de los distintos vigilados a notificar con la Oficina

de Tecnologías de la Información, la cual administra el Sistema de Gestión de Tasa, esto es, para los


hechos objeto de la observación, dicha Oficina hizo caso omiso a la información suministrada y recopilada

por el Grupo de Notificaciones, de allí que de conformidad con la información suministrada por parte de

dicha Oficina, la cual a todas luces se encontraba desactualizada y sin embargo fue la información tenida

en cuenta, el Grupo de Notificaciones con el fin de mitigar los posibles riesgos de una indebida notificación,

procedió a realizar dobles trámites, como lo sucedido en el caso objeto de estudio. Observándose una

indebida notificación al realizar la notificación electrónica producto de la información remitida por parte de

la Oficina de Tecnologías de la Información, y una segunda notificación, tras haber realizado una citación

y posteriormente una notificación personal, producto de los controles de calidad establecidos por parte del

Grupo de Notificaciones, lo cual claramente hoy nos tiene con una observación y no con una no

conformidad, además de todas las consecuencias que se hubieran causado producto de ello.

De conformidad con lo expuesto se solicita por favor involucrar a la Oficina de Tecnologías de la Información

en las acciones para atender la observación objeto de revisión”.


De conformidad, con lo informado por Secretaria General, la Observación No. 2. Actos

Administrativos Notificados Electrónicamente, sin contar con autorización del vigilado, es aceptada,

motivo por el cual se mantiene, sin embargo, teniendo en cuenta, que la notificación electrónica

es llevada a cabo por el Grupo de Notificaciones con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la

Información, es importante que se tomen acciones conjuntas, para fortalecer los controles de este

proceso.

Observación No. 3. Carencia de Plan de Contingencia para la consulta y pago de Tasa por parte

del vigilado en la página web

No se estableció por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información, Plan de Contingencia

que permitiera llevar a cabo el flujo normal del proceso de Tasa, toda vez, que al no contar con

las actualizaciones y soporte técnico necesarios, la herramienta tecnológica utilizada presentó

inconsistencias en la información arrojada, lo que conllevo a bloquear el acceso a los vigilados a

través de la página web para consulta y pago de las obligaciones a cargo, y que el proceso se

realizará de forma manual; exponiendo a la potencial generación de errores involuntarios o

manipulación de los datos para el desarrollo de esta, tal como se describe en el Riesgo de

Corrupción “Alterar los datos de vigilados para disminuir, desaparecer la liquidación de la Tasa, o

contabilizar pagos inexistentes”, lo cual ha generado reprocesos para la Entidad y los vigilados,

respecto a este último, es importante señalar, lo indicado en el numeral 3.2.2.2 Política de

Racionalización de Trámites, del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

– MIPG, el cual señala “Los trámites son los mecanismos a través de los cuales los ciudadanos, usuarios

y grupos de valor acceden a sus derechos y cumplen con sus obligaciones”, y que esta política tiene

como fin “ (…) simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos

administrativos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos reduciendo costos, tiempos,

documentos, procesos y pasos en su interacción con las entidades públicas”.




informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la Observación No. 3. Carencia de Plan de

Contingencia para la consulta y Pago de Tasa por parte del Vigilado en la página web, así:

“3. Carencia de Plan de Contingencia para la consulta y pago de Tasa por parte del vigilado en la

página web.

La Oficina de Tecnología de la Información, expresa:

“Es importante precisar que los inconvenientes presentados en su momento en el Sistema de Gestión de

Tasa SGT, NO necesariamente obedecieron a "no contar con las actualizaciones y soporte técnico

necesarios. Adicionalmente se indica que inicialmente por parte de la OTI, para que las entidades pudieran

realizar el pago de la tasa, a través del correo [email protected], se les remitió la url por

donde podían acceder a descargar el recibo de pago de Tasa y/o acceder a pagar en línea. Posteriormente

, por parte de Subdirección Financiera se indicó lo siguiente: SEÑOR USUARIO PARA EL PAGO DE TASA,

LIQUIDACIONES 2014 AL 2019, COMUNIQUESE AL CONMUTADOR 4817000 EXT 32401-32402-32405,

GRUPO DE CONTROL FINANCIERO DE CUENTAS o a través del correo electrónico:

[email protected]”


De conformidad, con la respuesta emitida por la Oficina de Tecnologías de la Información, se

observa que, si bien se expresa que los inconvenientes presentados en su momento en el

Sistema de Gestión de Tasa SGT, no necesariamente obedecieron a no contar con las

actualizaciones y soporte técnico necesarios, tampoco explica cuáles fueron los motivos que lo

generaron.

Así mismo, respecto a “Adicionalmente se indica que inicialmente por parte de la OTI, para que las

entidades pudieran realizar el pago de la tasa, a través del correo [email protected], se

les remitió la url por donde podían acceder a descargar el recibo de pago de Tasa y/o acceder a pagar en

línea”, no fue posible verificar la URL en mención por parte del Equipo Auditor, por cuanto la

misma no se indicó en la respuesta al informe preliminar de auditoria.

Valga la pena resaltar que durante la auditoria in situ, no se hizo mención al Equipo Auditor sobre

la existencia de la URL que se alude en esta oportunidad, pese haberse indagado sobre las

medidas de contingencias adoptadas por parte de la Entidad, consecuencia del bloqueo al acceso

a los vigilados a través de la página web para consulta y pago de las obligaciones a cargo.

Por lo antes expuesto, la Observación No. 3. Carencia de Plan de Contingencia para la consulta y

pago de Tasa por parte del vigilado en la página web, se mantiene.

mailto:[email protected]


8.3 No Conformidades

A continuación, se detallan las No Conformidad detectadas por la Oficina de Control Interno,


No Conformidad No. 1 Inobservancia de la Política Nº3 del Procedimiento Administración de

Correspondencia (GDPD02).

Toda solicitud de Liquidación Adicional de Tasa que sea recibida a través de correo electrónico

institucional asignado a los funcionarios debe ser remitida inmediatamente al correo del Grupo

de Correspondencia destinado para tal fin.

Del análisis realizado a las imágenes de las solicitudes se pudo establecer que, los radicados

NURC de estas no corresponden a las fechas de radicación registradas en el aplicativo SGT

generando imprecisiones que pueden derivar en implicaciones disciplinarias por el

quebrantamiento de los plazos establecidos en el procedimiento institucional.



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la No Conformidad No. 1. Inobservancia

de la Política Nº3 del Procedimiento Administración de Correspondencia (GDPD02), así:

“1. Inobservancia de la Política Nº3 del Procedimiento Administración de Correspondencia (GDPD02).

La Secretaria General, solicita muy respetuosamente se precise a quién debe dirigirse esta no conformidad,

dado que este año evidenciándose la situación descrita por la Oficina de Control Interno, se remitió

mediante NURC 3-2019-5934 (Anexo 12), comunicación a todas las áreas que intervienen en el proceso,

reiterando que se debe cumplir lo previsto en la Resolución 321 de 2016.

Además de lo anterior, este Despacho cada vez que recibe una comunicación electrónica inmediatamente

los remite a [email protected] para que allí se asigné el NURC y se inicie el trámite.

Lo anterior se demuestra con los anexos que se adjuntan, en el cual las solicitudes de liquidación allegadas

a correos de los funcionarios de la Secretaria se envían al correo electrónico antes previsto (Anexo 13)”.


El Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013, por medio del cual se modifica la estructura de la

Superintendencia Nacional de Salud, en cuanto a la gestión de tasa, establece entre otras las

siguientes funciones:


Artículo 9. Funciones de la Oficina Asesora de Planeación:

Numeral 7. Elaborar los estudios necesarios para la determinación de la tasa que deben pagar los vigilados

en favor de la Superintendencia, de conformidad con la información suministrada por las Superintendencias

Delegadas pertinentes y aplicar la fórmula de liquidación individual de la misma.

Artículo 11. Funciones de la Oficina de Tecnologías de la Información:

Numeral 7. Apoyar a nivel tecnológico a las dependencias involucradas en el cálculo, liquidación y recaudo

de la tasa en favor de la Superintendencia.

Artículo 15. Funciones del Despacho del Superintendente Delegado para la Supervisión de Riegos:

Numeral 16. Suministrar, en lo de su competencia, a la Oficina Asesora de Planeación y a la Secretaría

General la información para fijar los costos de supervisión y control, con el fin de liquidar la tasa en favor

de la Superintendencia.

Artículo 16. Funciones de la Dirección para la Supervisión de Riesgos Económicos:

Numeral 9. Preparar y presentar ante el Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos, la

información pertinente para fijar los costos de supervisión y control con el fin de liquidar la tasa en favor de

la Superintendencia, en el marco de las competencias y funciones de la dependencia.

Artículo 21. Funciones del Despacho del Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional:

Numeral 34. Ejercer inspección y vigilancia para que los actores del Sistema General de Seguridad Social

en Salud garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y

transparencia.

Numeral 35. Suministrar a la Oficina Asesora de Planeación y a la Secretaría General la información

pertinente para adelantar el proceso de fijación de costos de supervisión y control, así como para la

liquidación de tasa a favor de la Superintendencia.

Artículo 22. Funciones de la Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes

de Beneficios – EAPB:

Numeral 24. Preparar y analizar la información requerida, en el marco de sus competencias, para fijar los

costos de supervisión y control, así como para la liquidación de la tasa en favor de la Superintendencia

Nacional de Salud.

Artículo 23. Funciones de la Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios de Salud:

Numeral 18. Preparar y analizar la información requerida, en el marco de sus competencias para fijar los


Nacional de Salud.


Artículo 24. Funciones de la Dirección de Inspección y Vigilancia para las Entidades del Orden Nacional.

Numeral 13. Preparar y analizar la información requerida, en el marco de sus competencias para fijar los


Nacional de Salud.

Artículo 31. Funciones de la Secretaría General:

Numeral 13. Establecer las directrices para fijar los costos de supervisión y control de la tasa, así como

para la liquidación de la misma en favor de la Superintendencia Nacional de Salud

Numeral 14. Expedir los actos administrativos de liquidación de la tasa para el financiamiento de la

Superintendencia, con base en los cálculos que para este efecto remita la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 32. Funciones de la Subdirección Financiera:

Numeral 15. Preparar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, la Oficina Asesora Jurídica

y las Superintendencias Delegadas, los estudios y análisis que se requieran para la fijación de los costos

de supervisión y control de la tasa en favor de la Superintendencia.

Numeral 16. Proyectar los actos administrativos de liquidación de la tasa para firma del Secretario General

con base en los cálculos que para este efecto remita la Oficina Asesora de Planeación.

Numeral 17. Recaudar la tasa para el financiamiento de la Superintendencia.

Ahora bien, la Resolución 1520 del 12 de agosto de 2014, por la cual se señalan directrices para

adelantar el proceso sistémico de TASA y se dictan otras disposiciones, establece en su Artículo

3° las actividades a cargo de las áreas intervinientes en el proceso sistémico de TASA y que

hacen referencia a las gestiones de trámites por liquidaciones adicionales, lo siguiente:

“(…) 2. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional.

2.3. Solicitar a los sujetos de inspección, vigilancia y control las correcciones pertinentes, si se evidencian

inconsistencias en la información necesaria para la liquidación, cobro y recaudo de Tasa, de conformidad

con lo previsto en el numeral 34 del artículo 21 del Decreto 2642 de 2013.

2.4. Verificar la consistencia y razonabilidad de la información requerida parala liquidación de la tasa, de

conformidad con lo previsto en el numeral 35 del artículo 21 del Decreto 2462 de 2013.

2.5. Establecer parta todos los sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia obligados

a pagare Tasa, las cuentas del PUC que componen las variables de activos totales, recaudo, recaudos

generados o gastos operacionales, requeridos para la asignación de coeficientes de costo-beneficio (…)


(…) 3. Oficina Asesora de Planeación.

3.7 Aplicar la fórmula para la liquidación de la Tasa, a partir de la información suministrad por la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

(…) 3.10. Remitir a la Secretaría General la base de datos resultante de la aplicación de la fórmula de

liquidación de Tasa, debidamente encriptada y asegurados sus datos.

(…) 4. Secretaría General – Subdirección Financiera

4.1. Proyectar los actos administrativos de liquidación individual de la Tasa, de conformidad con lo previsto

en el numeral 16 del artículo 32 del decreto 2462 de 2013, con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la

Información.

4.2. Revisar que la información consignada en los actos administrativos de liquidación conserve la

coherencia con la información entregada por la Oficina Asesora de Planeación. (…)

(…) 6. Secretaría General

6.1. Citar y realizar con la participación del señor(a) Superintendente Nacional de Salud, las reuniones que

sean necesarias para el seguimiento detallado de los procesos y procedimientos de las áreas que participan

en el Proceso Sistémico de Tasa.

6.2. Coordinar y hacer seguimiento a la integralidad del Proceso Sistémico de Tasa en todas las etapas del

proceso, respetando los límites de las funciones asignadas a las áreas competentes, a través de la

designación de los profesionales adscritos a esta Secretaría, quienes entre otras facultades podrán citar a

comités, suscribir compromisos y velar por el cumplimiento de los mismos.

6.3. Realizar la revisión de los actos administrativos individuales proyectados por la Subdirección

Financiera.

6.4. Suscribir los actos administrativos individuales de liquidación de la Tasa, así como los que resuelvan

los recursos interpuestos y las solicitudes de revocación directa contra los actos de liquidación de Tasa.

6.5. Notificar los actos administrativos de liquidación de la Tasa.

6.6. Atender las solicitudes de información, consultas y explicaciones que se deriven de los actos

administrativos de liquidación individual de Tasa.”

De otra parte, el procedimiento Liquidaciones Adicionales de Tasa TSPD05, V1, adoptado el 26

de diciembre de 2017, registra las siguientes actividades generales:


ID ACTIVIDAD / TAREA

¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?

ÁREA

RESPONSABLE

ÁREA

PARTICIPANTE

1

Recepción de solicitud de

liquidación adicional de

TASA

Recibir a través del Sistema de Gestión Documental la solicitud

de liquidación adicional de TASA formulada por persona

natural, jurídica o funcionarios de la Superintendencia Nacional

de Salud. Esta solicitud se carga en el Sistema de Gestión de

TASA (SGT) para dar inicio al trámite correspondiente.

Secretaria General No aplica

2 Verificación de sujetos

La Delegada de Supervisión institucional verifica que el

solicitante o la petición de oficio cumpla con los requisitos para

ser vigilado y sujeto a pago de TASA, si no es sujeto de TASA

se cierra la solicitud en el SGT.

Supervisión

Institucional No aplica

3 Remitir vía memorando

sujeto objeto de TASA

La Delegada de Supervisión institucional determina si al

solicitante se le debe calcular la Tasa, envía la información a la

Oficina de Tecnologías de la Información para que ésta aplique

los algoritmos para extraer la información generando los scripts

y cargarlos en el SGT, como resultado se obtiene el cuadro

completo que se entrega a Planeación a quien se le entrega la

información financiera en formato Excel TSFT 01 y TSFT 02, se

encuentra en el Sistema de Gestión de Calidad.

Supervisión

Institucional

Oficina de

Tecnologías de la

Información

4 Aplicación formula de

liquidación de TASA

La Oficina Asesora de Planeación recibe la información, la

revisa, formula observaciones si a ello hay lugar, la valida y le

aplica la fórmula de liquidación de tasa; todo lo anterior se

coloca en los formatos de cargue de información básica y

financiera para el proceso de liquidación de tasa códigos

TSPD08 Y TSPD09

Oficina Asesora de

Planeación

5 Cargue de información en el

SGT

La Oficina Asesora de Planeación envía la información a la

Oficina de Tecnología de la Información (OTI) para que lo

cargue en el Sistema de Gestión de Tasa (SGT) y a la

Secretaria General para verificar que el cargue de información

en el SGT genere el correspondiente acto administrativo.

Oficina de

Tecnología de la

Información (OTI)

Oficina Asesora de

Planeación

6

Generar los actos

administrativos de


Tasa.

Una vez la liquidación adicional de Tasa es aprobada por la

Oficina Asesora de Planeación, el Sistema para Gestión de

Tasa permite visualizar los proyectos de resoluciones de

liquidación adicional para aprobación de la Secretaría General

– Subdirección Financiera.

La Subdirección Financiera de la Secretaría General verifica el

contenido y la coherencia de los datos suministrados, a nivel

general y en el detalle de los cálculos realizados.

De forma posterior, la Subdirección Financiera de la Secretaría

General aprueba y genera los actos administrativos de

liquidación de Tasa en el Sistema de Gestión de Tasa.

Se pueden rechazar los proyectos de resoluciones individuales

por los siguientes casos:

2. Si los datos de la liquidación adicional no son correctos: el

Sistema para la Gestión de Tasa asigna el proceso a la Oficina

Asesora de Planeación.

3. El texto de la resolución tiene inconsistencias se informa a

la Secretaria General para hacer el ajuste correspondiente.

Secretaría General

– Subdirección

Financiera

No Aplica

7 Firmar de forma digital los

Actos Administrativos de


Tasa.

Se firma digitalmente en el Sistema de Gestión de Tasa las

resoluciones adicionales de liquidación de TASA.

El SGT dispone los recibos de pago para que sean generados

por el vigilado mediante la página Web, o pagados en línea

mediante botón PSE.

NOTA: Se pueden rechazar los proyectos de resoluciones

individuales por los siguientes casos:

1. Si los datos de la liquidación no son correctos se remite al

Procedimiento TSPD01.

2. El texto de la resolución tiene inconsistencias la Secretaria

General realiza el ajuste correspondiente.

Secretaría General

Subdirección

Financiera


De lo anteriormente expuesto, se pudo evidenciar que tanto el Decreto 2642 del 7 de diciembre

de 2013, la Resolución 1520 del 12 de agosto de 2014 y el procedimiento Liquidaciones

Adicionales de Tasa TSPD05, V1, registran actividades y responsabilidades claras dentro del

proceso sistémico de Tasa, asignando funciones directamente a cada una de las dependencias

que intervienen, pasando a ser eslabones que de su cumplimiento depende el llevar a feliz

término el proceso.

En atención al requerimiento efectuado por la Señora Secretaria General, en NURC 3-2019-

22489 del 9 de diciembre de 2019, que hace referencia a la “NO CONFORMIDAD 1. Inobservancia de

la Política N°3 del Procedimiento Administración de Correspondencia (GDPD02)”, se procedió a validar

nuevamente el trámite realizado a las solicitudes de liquidación adicional recibidas durante el

periodo de evaluación del presente ejercicio auditor y, de conformidad con los registros

consultados en SUPERCOR y el Sistema de Gestión de Tasa – SGT, se concluye lo siguiente:


De conformidad con lo anteriormente expuesto, se considera necesario mencionar que este es

un proceso en el cual cada dependencia registra unas actividades claramente establecidas como

son las de coordinación, ejecución o seguimiento, sin dejar de lado, las asignadas dentro de su

competencia funcional.

No obstante, es menester recordar que la atención de solicitudes de liquidación adicionales de

Tasa está reglamentada atendiendo el Derecho Fundamental de Petición consagrado en el

artículo 23 de la Constitución Política de Colombia y regulado al interior de la Superintendencia

Nacional de Salud, tal como lo expuso la Señora Secretaria General, por la Resolución 321 del

28 de enero de 2016, con unos tiempos perentorios para ser atendidos y su incumplimiento deriva

en falta disciplinaria.

Por lo antes expuesto, la No Conformidad No. 1 Inobservancia de la Política Nº3 del Procedimiento

Administración de Correspondencia (GDPD02), se mantiene, en los términos inicialmente

presentados por la Oficina de Control Interno.

No Conformidad No. 2. Inobservancia al tiempo establecido en el procedimiento “Liquidaciones

Adicionales de Tasa TSPD05”, en lo referente a la resolución de solicitudes presentadas ante la

Superintendencia Nacional de Salud.

La Oficina de Control Interno evidenció que las solicitudes de liquidación adicional de tasa

correspondientes a la vigencia 2019, presentadas ante la Superintendencia Nacional de Salud,

no fueron solucionadas de fondo dentro del tiempo establecido en el aparte “ANÁLISIS DE

TIEMPO” del procedimiento “LIQUIDACIONES ADICIONALES DE TASA TSPD05”, el cual expresa:

“(…) El tiempo para su resolución será el mismo que para un derecho de petición”

El artículo 23 de la Constitución Política de 1991 consagra el derecho de petición como una

garantía que permite presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés

general o particular y a obtener pronta resolución.

No se puede perder de vista que se incurre en vulneración al derecho de petición cuando; i) No

se responde de manera pronta y oportuna; ii) No se resuelve de fondo de manera clara, precisa

y congruente la situación planteada en la solicitud y iii) La respuesta no se pone en conocimiento

del peticionario; y mientras ello no ocurra se mantiene en el tiempo su vulneración. (Subrayado

fuera del texto).



informe preliminar, en el cual se pronunció respecto a la No Conformidad No. 2. Inobservancia al

tiempo establecido en el procedimiento “Liquidaciones Adicionales de Tasa TSPD05”, en lo


referente a la resolución de solicitudes presentadas ante la Superintendencia Nacional de Salud,

así:

“2. Inobservancia al tiempo establecido en el procedimiento “Liquidaciones Adicionales de Tasa

TSPD05”, en lo referente a la resolución de solicitudes presentadas ante la Superintendencia

Nacional de Salud.

De conformidad con la evidencia presentada, se acepta la No Conformidad y con base en ella se formulará

el respectivo plan de mejoramiento. Al respecto la Secretaria General, propone como plan de mejoramiento:

1. Cada solicitud que se reciba se trasladará por medio del SUPERCORD al área correspondiente,

indicándole que se trata de un derecho de petición y se colocará la fecha en que debe ser remitida a la

Secretaria General para su firma.

2. Se remitirá correo electrónico a todas las áreas intervinientes, señalándoles que se ha recibido a una

solicitud de liquidación adicional, se indicará la fecha para firma de la correspondiente liquidación, bajo el

entendido que es un derecho de petición.

3. Se realizarán reuniones mensuales de seguimiento con todas las áreas involucradas en el tema.

4. Se efectuará una reunión con los directivos de cada área que interviene en el proceso, una vez finalizado

el semestre, para exponer las dificultades encontradas y se decida por parte de los líderes las acciones a

seguir”.


Conforme a la respuesta remitida por Secretaria General, y lo ahí expuesto, la No Conformidad

No. 2. Inobservancia al tiempo establecido en el procedimiento “Liquidaciones Adicionales de Tasa

TSPD05”, en lo referente a la resolución de solicitudes presentadas ante la Superintendencia Nacional de

Salud, fue aceptada, motivo por el cual se mantiene.

9. Observaciones del Auditado al Informe Preliminar

La Oficina de Control Interno con Memorando Nurc N° 3-2019-22079 del 2 de diciembre de 2019,

remitió a Secretaría General el Informe Preliminar de Auditoria al Proceso Gestión de Tasa 2019,

concediendo un plazo de cinco (5) días para ejercer el derecho a la defensa y contradicción, el

cual venció el 9 de diciembre de 2019.

La Secretaría General, mediante Nurc No. 3-2019-22489 del 9 de diciembre de 2019, emitió

respuesta al Informe Preliminar, de conformidad con las observaciones presentadas por las

dependencias que hacen parte del Proceso Gestión de Tasa, respecto de lo cual la OCI realizó

verificación y análisis de estas, las cuales se puede evidenciar en el cuerpo del presente informe.

Finalmente, los hallazgos detectados en la presente Auditoría, serán incorporados en el aplicativo

Sistema Integrado de Planeación y Gestión – SIGP-ITS; por ello, se solicita a los responsables

del Proceso Gestión de Tasa, que dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de recibo de

la notificación generada en ese aplicativo, se registren los correspondientes Planes de


Mejoramiento de las No Conformidades y Observaciones, encaminados a subsanar las

situaciones registradas, y a las cuales la Oficina de Control Interno realizará seguimiento

posterior.

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe de Oficina de Control Interno

Proyecto: Yuly Carey Marchena – Profesional Especializado OCI y Teresa Mesa Bejarano – Profesional Especializado OCI

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE … · 6.1.1 Obtención y Consolidación de Información de Tasa (TSPD01) De conformidad con lo establecido en el numeral 2, artículo