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Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66 (571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME ARQUEO DE CAJA MENOR DE GASTOS GENERALES
SEPTIEMBRE DE 2.019
Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66 (571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co
ARQUEO A LA CAJA MENOR DE GASTOS GENERALES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
De acuerdo con el Plan Anual de Gestión del año 2019, la Oficina de Control Interno, realizó arqueo a la Caja Menor de Gastos Generales de la Superintendencia Nacional de Salud, el día 9 de agosto de 2019, y en el cual se evidenció: Con Resolución No. 00113 del 14 de enero de 2019 “Por medio de la cual se constituye y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor de Gastos Generales en la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia fiscal 2019”, se realizó apertura de la Caja Menor por valor de Seis Millones Cuatrocientos sesenta y nueve Mil Pesos ($6.469.000), distribuidos como se observa a continuación:
Adicionalmente se designó como responsable del manejo de la Caja Menor de Gastos Generales, a GINA LIZETH WILLIAMSON ABRIL' identificada con la cédula de Ciudadanía No. 1.022.391.123, quien ocupa el cargo de Secretarlo Ejecutivo Grado 20 del Grupo de Recursos Físicos de la Secretarla General. Mediante Resolución No. 004758 del 30 de abril de 2019, se adiciona la suma de Seiscientos Mil pesos ($600.000), para atender los gastos de transporte para realizar las notificaciones de los actos administrativos que emite La Superintendencia Nacional de
CREACION FONDO DE CAJA MENOR RESOLUCION Nro. 00113 DE 2019, DE FECHA
ENERO 14 DE 2019, POR VALOR DE $ 6,469,000,00 PARA LA VIGENCIA 2019
DISTRIBUCCION DE RECURSOS ASIGNADOS FONDO DE CAJA MENOR
CONCEPTO VALOR
OTROS BIENES TRANSPORTABLES 2.100.000
SERVICIOS DE LA CONSTRUCCION 500.000
SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; Servicio de suministro 1.769.000
de comidas y bebidas, servicio de transporte y servicios
de distribuccion de electricidad, gas y agua
SERVICIOS FINANCIEROS Y SERVICIOS CONEXOS 100.000
SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y
SERVICIOS DE PRODUCCION 2.000.000
TOTAL 6.469.000
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Salud, para las 6 Regionales existentes (valor de gastos de transporte por regional $100.000), quedando el fondo de Caja Menor de Gastos Generales de la manera que se presenta a continuación:
Con Resolución No. 006168 del 17 de junio de 2019, se designa al funcionario EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ, identificado con cédula de ciudadanía No. 80.014.993, quien ocupa el cargo de Secretario Ejecutivo Grado 15 del Grupo de Recursos Físicos de Ia Secretaria General, como titular y responsable del manejo de Ia Caja Menor de Gastos Generales. Se procedió luego a hacer el arqueo de caja menor de Gastos Generales, obteniendo los siguientes resultados:
RESOLUCION Nro. 04758 DE 2019, DE FECHA 30 DE ABRIL DE 2019,
EN LA CUAL SE ADICIONA EL VALOR DE LA CAJA MENOR POR VALOR DE
$600.000 , PARA ATENDER LOS GASTOS DE TRANSPORTE EN QUE INCURREN
LAS REGIONALES PARA REALIZAR LA NOTIFICACION DE LOS GASTOS
ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO VALOR ADICION
NUEVO
VALOR
ASIGNADO
OTROS BIENES TRANSPORTABLES 2.100.000 2.100.000
SERVICIOS DE LA CONSTRUCCION 500.000 500.000
SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; Servicio de suministro 1.769.000 600.000 2.369.000
de comidas y bebidas, servicio de transporte y servicios 0
de distribuccion de electricidad, gas y agua 0
SERVICIOS FINANCIEROS Y SERVICIOS CONEXOS 100.000 100.000
SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y 0
SERVICIOS DE PRODUCCION 2.000.000 2.000.000
TOTAL 6.469.000 600.000 7.069.000
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Valor fondo Caja Menor 2019
7.069.000
Saldo en cuenta Corriente Bancolombia
2.358.484
Efectivo en Caja Menor 2.052.900
Vales Provisionales de Caja Menor
1.541.611
Recibos de Caja Menor 858.900
Gastos de Transporte Regionales en trámite de reembolso
240.800
Gravamen Financiero julio 2019 No registrado
16.571
Sobrante -266
Sumas Iguales 7.069.000
7.069.000
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
VALOR FONDO CAJA MENOR GASTOS GENERALES
$ 2.052.900,00
$ 2.358.484,00
$ 240.800,00
$ 858.900,00
$ 1.541.611,00
Gravamen financiero julio 2019 No registrado $ 16.571,00
$ 7.069.266,00
$ -266,00
$ 7.069.000,00
(+) Valor que suman los gastos por recibos Provisionales de Caja : Del No. 72 al No. 78
(+) Reembolso en Trámite: Gastos de transporte de Regionales
ACTA DE ARQUEO CAJA MENOR - GASTOS GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL
CIUDAD Y FECHA: BOGOTA, 9 Agosto 2019
HORA DE INICIO DEL ARQUEO: 2:00 p. m.
HORA DE FINALIZACIÓN DEL ARQUEO: 4:00 p.m.
NOMBRE RESPONSABLE CAJA MENOR: EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ
ARQUEO DE CAJA MENOR
Saldo en efectivo:
S U M A S
Saldo en Cuenta Corriente Bancolombia
DIFERENCIA - SOBRANTE
(+) Valor que suman los recibos de caja: Del No. 70 al No. 72 + Recibo No. 53
OBSERVACIONES
Nombre: EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ
Se evidencia un sobrante de $ 266
Cargo: RECURSOS FISICOS
Firma:
Nombre: EDGAR DAMIAN BARRERA PEDROZA
Firma:
$ 7.069.000,00
Cargo: AUDITOR - OFICINA DE CONTROL INTERNO
DATOS DE QUIENES INTERVINIERON EN LA PRESENTE ACTA:
T O T A L E S
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Se realizo la verificación de los siguientes conceptos: 1). Verificación del saldo de la cuenta corriente Nro. 031-124796-01 de Bancolombia a través de la consulta del saldo de cuenta en la página web del Banco a la fecha del arqueo (agosto 9 de 2019), arrojando un saldo de $2.358.484. 2). Conteo de Efectivo en Caja Menor, billetes y monedas, por valor de $ 2.052.900,00, así:
EFECTIVO CAJA MENOR PESOS
50.000,00 36 1.800.000,00
20.000,00 8 160.000,00
10.000,00 8 80.000,00
5.000,00 0 -
2.000,00 3 6.000,00
1.000,00 1 1.000,00
MONEDAS 22 5.900,00
2.052.900,00
1.000,00 0 -
500,00 6 3.000,00
200,00 13 2.600,00
100,00 3 300,00
50,00 0 -
total 22 5.900,00
MONEDAS
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3) Los recibos pendientes de legalización, para el presente arqueo son los siguientes: Relación de Vales Provisionales de Caja Menor
No. Comprobante Fecha Beneficiario Valor Concepto
72 19/07/2019 ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 176.198,00
Servicio de transporte de
pasajeros- servicios postales y
de mensajeria
73 26/07/2019 ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 250.000,00
Servicio de transporte de
pasajeros- servicios postales y
de mensajeria
74 29/07/2019
LUIS ALEJANDRO SOLANO CAÑON
298.452,00
Otros bienes transportables
(excepto productos metalicos,
maquinaria y equipo
75 19/07/2019 FERNANDO RODRIGUEZ GIL 220.000,00 Servicios de construccion.
76 30/07/2019 ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 250.000,00
Servicio de transporte de
pasajeros- servicios postales y de
mensajeria
77 31/07/2019FERNANDO RODRIGUEZ GIL
238.500,00
Servicos de mantenimiento y
reparacion de otros bienes N.C.P.
78 31/07/2019 ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 108.461,00
Servicio de transporte de
pasajeros- servicios postales y
de mensajeria
TOTAL 1.541.611
RECIBOS PROVISIONALES DE CAJA
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4). Recibos de caja pendientes de hacer resolución de reconocimiento del gasto y
reembolso de la Caja Menor de Gastos Generales de la Entidad. Relación de Recibos de Caja
No. Comprobante Fecha Beneficiario Valor Concepto
53 28/06/2019 Fernando Rodriguez 100.000,00 Compra de Materiales
70 1/08/2019 Fernando Rodriguez 200.000,00 Compra de Materiales
71 5/08/2019 Fernando Rodriguez 308.900,00 Compra de Materiales
72 6/08/2019 Ana Lucinda Ruiz 250.000,00 Gastos de defensa Judicial
TOTAL 858.900
RECIBOS DE CAJA
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5). Gastos de Transportes de Regionales, pendientes de Legalizar:
Gastos de transporte de Regionales El área de Recursos Físicos realizo un instructivo en el mes de julio en el que se describe el procedimiento para el manejo de los recursos económicos girados a cada Regional para sufragar los gastos de transporte para realizar las notificaciones de los actos administrativos que emite la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con lo aprobado en la resolución número 004758 del 30 de abril de 2019. Durante el mes de julio de 2019 se comenzó a realizar el giro de los dineros para atender los gastos de transporte. El giro de los recursos se realizará a través de un proceso bancario denominado pago por ventanilla por intermedio de Bancolombia, durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, los cuales serán retirados únicamente por el funcionario que tenga a cargo la Coordinación de cada regional, para lo cual deberán presentar en la ventanilla del banco el documento de identificación original y deberá informar inmediatamente al responsable de la caja menor el cobro del dinero, el valor aprobado es de cien mil pesos ($100.000) por Regional. A comienzos del mes de julio se colocaron a disposición de retiro el valor de seiscientos mil pesos ($600.000) para atender estos gastos, sin embargo, únicamente las Sucursales de Choco, Andina y Occidental cobraron los dineros. La Regional Andina realizo a comienzos del mes de agosto la legalización de gastos, por valor de $ 40.800, las Regionales de Choco
No. Comprobante Fecha Beneficiario Valor Concepto
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Legalizacion de Gastos Regional Andina
- Medellin 40.800,00
Se verificaron gastos de transporte del
mes de julio
12/07/2019 Regional Occidental - Cali 100.000,00
Dinero enviado en el mes de julio para
atender gastos de tranSporte no
legalizados
16/07/2019 Regional Choco - Quibdo 100.000,00
Dinero enviado en el mes de julio para
atender gastos de transporte no
legalizados
TOTAL 240.800
GASTOS DE TRANSPORTE POR REGIONAL
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y Occidente, a la fecha del arqueo no habían realizado la legalización de los gastos de transporte correspondientes al mes de Julio de 2019. Por su parte las Regionales Nororiental, Caribe y Sur no cobraron por ventanilla los valores dispuestos para tal fin. Se recomienda al responsable de la Caja Menor de Gastos Generales continuar con las gestiones del caso para que las Regionales efectúen las legalizaciones de los Gastos de Caja Menor por transporte dentro del mes que fueron colocados los dineros para atender estos gastos, y que los gastos queden reflejados dentro de la contabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud y se utilice el fondo para el fin para el cual fue creado. 6). Conciliación Bancaria a agosto 9 de 2019.
A la fecha del arqueo de caja menor se encontraba pendiente por registrar en el SIIF Nación II, el valor correspondiente al Gasto por Impuesto por Gravamen a los movimientos financieros sobre las últimas operaciones del mes de julio de 2019, por valor de $ 16.571. 7). Revisión Póliza de Seguros de Manejo Se reviso la póliza de seguros de Manejo Nro. 4001319 suscrita con la Compañía de Seguros HDI Seguros S.A., cuya vigencia es del 24 de febrero del 2019 al 30 de noviembre de 2019, en la cual se cubre el riesgo de Manejo Infidelidad de Empleados, en esta póliza
CONCILIACIÓN BANCARIA a Agosto 9 de 2019
Cuenta Corriente N° 031-124796-01 de Bancolombia
Saldo según Libros de Bancos a Agosto 9 de 2019 2.615.855
Saldo según Extracto Bancario a Agosto 9 de 2019 2.358.484
Impuesto Gravamen financiero no registrado 16.571
Reembolso en tramite de Gastos de transporte Regionales 240.800
SUMAS IGUALES 2.615.855 2.615.855
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se encuentra incluida el manejo de las cajas menores, la suma asegurada por evento es hasta $600.000.000. OBJETO DEL SEGURO: “Amparar los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de propiedad, bajo tenencia, control y/o responsabilidad de la superintendencia nacional de salud, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado”. CONCLUSIÓN La Oficina de Control Interno concluye que el Arqueo a la Caja Menor de Gastos Generales de la Superintendencia Nacional De Salud, realizado el día 9 de agosto de 2019; de acuerdo con lo evidenciado es consistente, de conformidad con la verificación de datos de Creación de Caja Menor, Valor, Funcionario Responsable, Póliza de Manejo, Libro Auxiliar de Bancos, Cuenta Bancaria y Conciliación Bancaria; conforme a los soportes e información aportada por el funcionario responsable de la Caja Menor. Cordialmente, Rosemary Chavez Rodriguez Jefe Oficina de Control Interno Proyecto: Edgar Damian Barrera Pedroza Contratista Oficina de Control Interno.