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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE AUDITORÍA
PROCESO: COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN COACTIVA
BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE DE 2019
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
2. CRITERIOS ............................................................................................................ 3
3. ALCANCE .............................................................................................................. 6
4. METODOLOGIA .................................................................................................... 6
5. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 7
6. FORTALEZAS……………..…………………………………………………..…………9
7. LIMITANTES….….……………………………………………………………..……….10
8. INFORME….. ...................................................................................................... .14
8.1. Muestra Seleccionada ................................................................................... ..14
8.2. Resultados de la Auditoría ………………..……………….………………………17
8.3. Riesgos de Corrupción ………………………………………....................…..….43
8.4. Riesgos de Gestión …………………………….……….…………….…..….....….48
8.5. Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG ……………….……..….51
9. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO………........................................55
10. HALLAZGOS……..….……………………………….……………..….…….............56
10.1. No Confomidades…………………………………………………………………..56
10.2. Recomedaciones………………………………..……………………….….…......58
11. CONCLUSIONES ………………………………………………...…….…………….60
12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR………….…61
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1. OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas por el proceso “Cobro Persuasivo
y por jurisdicción Coactiva”, para establecer que se hayan realizado conforme con los
procedimientos establecidos, las leyes, normas vigentes y demás documentación
aplicable en la operación.
2. CRITERIOS
Los criterios de auditoría tenidos en cuenta para la verificación, versan respecto de la
normatividad aplicable al proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” y sus
procedimientos, los cuales se reseñan a continuación:
Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo
El artículo 91, de la Ley 1437 de 2011(Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo) que establece: "Salvo norma expresa en contrario, los actos
administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido anulados por la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no
podrán ser ejecutados en los siguientes casos: (…)
Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos
que correspondan para ejecutarlo.
Notificación y caducidad.
La notificación es el acto simbólico y solemne mediante el cual, el Estado entera al
particular de una determinación unilateral respaldada en la supremacía que le confiere
la autoridad soberana que le distingue y separa de los administrados.
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Los actos administrativos de carácter particular, como es el caso de las multas, requieren
como requisito fundamental la notificación de la Resolución que pone fin a la actuación
administrativa, para que produzca efectos legales.
La Ley 1437 de 2011: en el artículo 66. Dispone "Los actos administrativos de carácter
particular, deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones
siguientes" (artículos 67 al 73).
El artículo 52. De la misma Ley, señala: "Caducidad de la facultad sancionatoria. Salvo
lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer
sanciones caducadas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que
pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la
sanción debe haber sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de
los actos que resuelven los recursos, los que deberán ser decididos, so pena de pérdida
de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna
interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se
entenderán fallados a favor del recurrente, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial
y disciplinaria que tal abstención genere para el funcionario encargado de resolver".
Expedición constancia de Ejecutoria.
La Ley 1437 De 2011, en su artículo 87, dispone: "Firmeza de los Actos Administrativos.
Los actos administrativos quedarán en firme:
1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su
notificación, comunicación o publicación según el caso.
2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión
sobre los recursos interpuestos.
3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos,
si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.
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4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los
recursos.
5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el
silencio administrativo positivo".
Saldos en Cartera
Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, en su artículo 2, que
establece: "El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de
Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de
aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en
la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan".
✓ Ley 1949 de 2019 “por la cual se adicionan y modifican algunos artículos de las
leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011 y se dictan otras disposiciones”
✓ Ley 1564 del 12 de Julio de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General
del Proceso y se dictan otras disposiciones”.
✓ Ley 1437 de 2.011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo”.
✓ Ley 1066 del 29 de julio de 2006, “Por la cual se dictan normas para la
normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”.
✓ Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, “Por medio del cual se reglamenta la
Ley 1066 de 2006”
✓ Decreto 1405 del 28 de julio de 1999, “Por medio del cual se reglamentan el sistema
y el método para la fijación de la tasa anual que cancelarán las entidades cuya
inspección, vigilancia y control corresponda a la Superintendencia Nacional de
Salud, y se dictan otras disposiciones”.
✓ Decreto 624 del 30 de marzo de 1989 “Por el cual se expide el Estatuto Tributario
de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.”
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✓ Decreto 1280 del 22 de abril 2008 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1405
de 1999 y se dictan otras disposiciones”.
✓ Resolución 2630 de 2015 “Por la cual se adopta el reglamento interno de remisión
de títulos ejecutivos al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva”
✓ Resolución 116 del 15 de febrero de 2007 “Por la cual se adopta el Reglamento del
Procedimiento Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.
✓ Resolución 2022 del 11 de octubre de 2013 “Por la cual se asignan funciones al
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y a su Coordinador”.
✓ Caracterización “Proceso Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” código
CJCR01, versión 2 y los procedimientos: Cobro Persuasivo” código CJPD01,
versión 2, “Cobro por Jurisdicción Coactiva” CJPD02, versión 2 y demás formatos
o documentos que hacen parte del proceso a auditar.
✓ Mapas de Riesgos Operacionales y de Corrupción.
✓ Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
✓ Tablas de retención documental
3. ALCANCE
Incluye los procedimientos asignados al Proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción
Coactiva, en el periodo comprendido entre el 01/01/2019 al 30/09/2019, mapas de
riesgos tanto de corrupción como de gestión, planes de mejoramiento, MIPG y Gestión
Documental.
4. METODOLOGIA
Para el desarrollo de este ejercicio auditor, se utilizaron las siguientes técnicas
metodológicas:
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✓ Anuncio y presentación del Plan de Auditoría.
✓ Apertura de la Auditoría.
✓ Ejecución de la auditoría (in – situ).
✓ Presentación del informe preliminar de auditoría al proceso auditado.
✓ Presentación del informe final de auditoría al Despacho del señor Superintendente
Nacional de Salud.
✓ Gestión de Planes de Mejoramiento en caso de que haya lugar a ello.
5. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 19931, la Ley 1474 de
20112 y el Decreto Reglamentario No 1537 de 20013 a la Oficina de Control Interno le
compete “verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro
de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de
todos los cargos” así como “verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad”.
De igual forma la Ley 1066 de 2006 “por la cual se dictan normas para normalización de la
cartera publica y se dictan otras disposiciones”, estableció en el artículo 5 la faculta de cobro
coactivo para las entidades estatales que, en el ejercicio de las actividades y funciones
administrativas, tengan que recaudar rentas o recursos públicos.
Puede decirse, por consiguiente, que la jurisdicción coactiva es la función asignada a un
organismo o a servidor público para qué sin que tenga que recurrir a la autoridad judicial,
1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” 2 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 3 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”
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haga exigible por vía ejecutiva las deudas fiscales expresas, claras y exigibles a favor de
la entidad pública con jurisdicción.
Esta potestad obedece a la necesidad de recaudar de manera expedita los recursos
económicos que legalmente le corresponden y que son indispensables para el
funcionamiento y la realización de los fines de las entidades del estado. Su aplicación
correcta es vital, para disminuir la deuda pública y sanear las finanzas.
“La jurisprudencia ha definido la jurisdicción coactiva como un “privilegio exorbitante” de la
administración, que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención
judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se
encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto a dichos recursos se necesitan con
urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales.
La finalidad de la jurisdicción coactiva consiste en recaudar en forma rápida las deudas a favor
de las entidades públicas, para así poder lograr el eficaz cumplimiento de los cometidos
estatales” 4.
El artículo 365 de la Constitución Política señala que “los servicios públicos son inherentes
a la finalidad social del Estado” que es deber de éste “asegurar su prestación eficiente a
todos los habitantes del territorio nacional” que “podrán ser prestados por el Estado,
directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares” y que “en
todo caso, el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos
servicios”.
Con la emisión de la Sentencia C-921 de 2.001, la Corte Constitucional hizo énfasis en
el deber que tiene el Estado colombiano de dirigir y coordinar la prestación del servicio
público de salud, labor que se ha venido cumpliendo por intermedio de la
Superintendencia Nacional de Salud. Su papel, entonces, es ser la Entidad que asegura
4 Sentencia Corte Constitucional C-666/00
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“la prestación oportuna, permanente y eficiente del servicio de seguridad social en salud
y lograr que los recursos destinados a su financiación se utilicen exclusivamente para
tales fines”.
Con fundamento en lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud tiene amplias
facultades que van desde la investigación, evaluación, adopción de medidas correctivas,
coercitivas o sancionatorias, hasta el seguimiento a las fallas administrativas detectadas.
Así lo entendió la Corte en la Sentencia C-936 de 2.011, oportunidad en la que señaló
que “las funciones de inspección, vigilancia y control consisten en (i) el seguimiento, monitoreo
y evaluación del SGSSS, (ii) la formulación de recomendaciones para advertir, prevenir, orientar,
asistir y propender porque las entidades del sistema cumplan con sus deberes y funciones y,
finalmente, (iii) la toma de decisiones correctivas y la imposición de sanciones por incumplimiento
por acción u omisión, entre otros”.
En la Superintendencia Nacional de Salud, se inicia con la etapa de cobro persuasivo,
en el que se insta al deudor a que pague o que suscriba un acuerdo de pago con la
Supersalud. Si mediante el cobro persuasivo no se logra obtener el cumpliendo de la
obligación, la Coordinación expedirá un mandamiento de pago, en el que se podrán
decretar medidas cautelares sobre los bienes del deudor, acto administrativo que deberá
notificarse en debida forma al deudor, tal como se dispone en Estatuto Tributario. Desde
esta etapa, se da inicio formal del cobro coactivo, al interior del cual el deudor podrá
proponer excepciones con la finalidad de no pagar y que se declare terminado el
procedimiento de cobro coactivo.
6. FORTALEZAS
Se identificaron como fortalezas durante el desarrollo de la auditoria la disposición de los
funcionarios que operan los procesos auditados, en cuanto al suministro de la
información requerida en términos de oportunidad, así como para absolver algunas
dudas al grupo auditor, lo cual permitió una eficiente labor de verificación de los
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expedientes objeto de la muestra seleccionada; su confrontación con la normatividad
aplicable y con las actividades que describen su ejecución en cada una de las etapas del
proceso.
7. LIMITANTES
No fue posible lograr la asignación del usuario en el modo CONSULTA para poder
acceder al aplicativo TEMIS, a pesar de las múltiples solicitudes realizadas por la OCI,
tanto a la Oficina Asesora Jurídica, Oficina Tecnologías de la Información y al
Coordinador del Proceso Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, como se puede
demostrar en los siguientes correos, así:
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Como se puede evidenciar en los pantallazos que anteceden, se realizaron múltiples
requerimientos, sin obtener una respuesta positiva que le permitiera al equipo auditor
acceder a verificar los documentos de los procesos de cobro persuasivo y por
Jurisdicción Coactiva, lo anterior limitando el ejercicio auditor, por no poder revisar a
cabalidad la totalidad de la información de los expedientes, toda vez que la muestra se
basó en los expedientes físicos aportados por el proceso auditado.
OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN
COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.
“Limitantes para la auditoría
En relación con la limitante a la auditoría expuesta por parte de la Oficina de Control Interno,
cabe destacar que desde la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Cobro Persuasivo y
Jurisdicción Coactiva, se realizaron todas las gestiones tendientes a permitir el acceso de los
auditores a la herramienta Temis, de ello que el proveedor haya habilitado el usuario LTRIANA
en el IMC, conforme obra en el correo de 5 de noviembre de 2019, que se plasma en el folio 12
del informe preliminar.
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Por lo anterior, resulta necesario precisar que, de forma posterior a la creación del usuario
LTRIANA, la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Cobro, no tuvieron conocimiento de la
imposibilidad de ingresar a la herramienta TEMIS, de manera que hubiera podido coadyuvar con
la presentación de solicitudes o elevar los requerimientos del caso, destacando que en el
momento en que se recibió la solicitud de parte de la Oficina de Control Interno, con total
diligencia que gestionó el otorgamiento de acceso, conforme a las competencia que nos asisten.
De forma previa a abordar los temas objeto de observación por parte de la Oficina de Control
Interno, es oportuno precisar que el procedimiento de cobro administrativo coactivo, groso modo,
se encuentra compuesto por dos etapas que han sido denominadas dentro del marco normativo
atinente como persuasiva y coactiva, resaltando que las dos son inherentes a una misma acción
o proceso”.
Análisis Oficina De Control Interno
Con relación a la limitante asociada en el informe preliminar de auditoria, como se
enuncio, el equipo auditor para el día 05/11/2019 remite correo electrónico a la
funcionaria encargada de la OTI para lograr el cambio de la contraseña y de esa forma
poder acceder al IMC, por lo cual se requirió mediante correo electrónico de manera
urgente la asesoría para ingresar al aplicativo TEMIS – COBRA, no recibiendo respuesta
alguna a nuestro requerimiento; con base en lo anterior se configuró una limitante para
la realización de la auditoria toda vez que no fue posible verificar la información de los
expedientes que se encuentran digitalizados en dicho aplicativo, validándolo solo con la
información física suministrada por el proceso auditado.
Etapas del Proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva
Así mismo, es preciso aclarar que la presente auditoria tiene como alcance enero –
septiembre de la vigencia 2019, estableciendo verificar una muestra selectiva y aleatoria
de los expedientes adelantados por el proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción
Coactiva, los cuales fueron inspeccionados de acuerdo con las Resoluciones No. 0116
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del 15 de febrero de 2007 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar
trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” y
Resolución No. 006400 del 5 de julio de 2019 “Por medio del cual se adopta el manual de
Cobro Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud”. Por lo tanto, el criterio de
evaluación se encuentra sujeto a la periodicidad de la muestra seleccionada y teniendo
en cuenta las fecha en los cuales fueron expedidos los actos administrativos.
8. INFORME
8.1. Muestra Seleccionada
Esto permitió al equipo auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas
características de los expedientes seleccionados para formar o ayudar en la emisión de
una conclusión concerniente al universo de la muestra que se extrae.
De acuerdo con la información solicitada por la OCI, el día 08/10/2019, a la Oficina
Asesora Jurídica y al Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, quién mediante correo electrónico del 11/10/2019, dio respuesta remitiendo la
información requerida por la OCI para iniciar el proceso de auditoría, la Oficina de Control
Interno procedió a realizar un muestreo selectivo y aleatorio , donde se tuvo en cuenta
la cuantía de los procesos tanto de Cobro Persuasivo como de Jurisdicción Coactiva, de
los procesos de multas y tasa, seleccionando la siguiente muestra, así:
MUESTRA SELECCIONADA DE MULTAS EN ETAPA DE COBRO PERSUASIVO DEL PERIODO
COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)
No. De
identificación
Vigilado Resolución
Proceso
Saldo a
capital
817000248
ASOCIACION MUTUAL LA ESPERANZA
ASMET SALUD ESS EPS S PARL002968 $14.552
824001398
ASOCIACION DE CABILDOS INDIGENAS DEL
CESAR Y LA GUAJIRA- DUSAKAWI EPSI PARL001065 $2.568
900298372 CAPITAL SALUD EPS S.A.S PARL002757 $25.466
900298372 CAPITAL SALUD EPS S.A.S PARL002889 $12.127
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La muestra antes descrita corresponde al 100% del capital pendiente por cobrar en la
etapa persuasiva. Saldo a capital ($54.714), valor de los procesos auditados ($54.714).
MUESTRA SELECCIONADA DE TASA EN ETAPA DE COBRO PERSUASIVO DEL
PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)
No. De
identificación
Vigilado Obligación Saldo a
capital
900156264
NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE
SALUD S.A. L-2019-000321 $1.948.432.173,00
900156264
NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE
SALUD S.A. L-2019-000356 $1.566.363.131,00
805000427
COOMEVA ENTIDAD PROMOTORA DE
SALUD- COOMEVA EPS SA L-2019-000329 $819.623.454,00
800027704
CENTRO COLOMBIANO DE
FERTILIDAD Y ESTERILIDAD
CECOLFES SAS SIGLA CECOLFES L-2019-002220 $414.132,00
La muestra antes descrita corresponde al 43% del capital pendiente por cobrar en la
jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($10.164.587.531), valor de los procesos auditados
($4.334.832.890).
MUESTRA SELECCIONADA DE MULTAS EN ETAPA DE COBRO COACTIVO DEL
PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)
No. De
identificación
Vigilado Resolución
Proceso
Saldo a capital Mandamiento
de pago
811004055
EMPRESA MUTUL PARA EL
DESARROLLO INTEGRAL DE LA SALUD
E.S.S. -EMDISALUD ESS PARL000200 $ 1.953.105.000 7437
824001398
ASOCIACION DE CABILDOS
INDIGENAS DEL CESAR Y LA GUAJIRA-
DUSAKAWI EPSI PARL001567 $ 781.242.000 7359
891780185
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL UNIVERSITARIO
FERNANDO TRONCONIS PARL000348 $ 484.447.860 7360
890399045
DISTRITO DE BUENAVENTURA- VALLE
DEL CAUCA PARL001536 $ 359.371.320 7364
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16
814000337
ASOCIACION MUTUAL EMPRESA
SOLIDARIA DE SALUD EMSSANAR ESS PARL000074 $ 351.558.900 7366
892280033
HOSPITAL UNIVERSITARIO DE
SINCELEJO ESE PARL001665 $ 328.121.640 7367
800026685 MUNICIPIO DE SAN JACINTO PARL003589 $ 281.559.440 7477
812007229
CENTRO INTEGRAL DE ALTA
TECNOLOGIA EN SALUD IPS LIMITADA
EN LIQUIDACIÓN - CIATS IPS LTDA PARL000275 $ 269.137.700 7370
805027743 DUMIAN MEDICAL SAS PARL000058 $ 249.997.440 7374
819001309 ESE HOSPITAL LOCAL SAN JOSE PARL000151 $ 234.372.600 7381
La muestra antes descrita corresponde al 59% del capital pendiente por cobrar en la
jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($9.024.339.104), valor de los procesos auditados
($5.292.913.900).
MUESTRA SELECCIONADA DE TASA EN ETAPA DE COBRO COACTIVO DEL
PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)
No. De
identificación
Vigilado Obligación Saldo a capital Mandamiento
de pago
900311736 ROL POSITIVO SAS L-2019-000001 $344.728,00 7025
900594496 I.P.S MULAMANA S.A.S L-2019-000017 $344.728,00 7066
900017655
EMPRESA UNIPERSONAL TM
AMBULANCIAS L-2019-000079 $344.728,00 7127
La muestra antes descrita corresponde al 33% del capital pendiente por cobrar en la
jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($3.102.552), valor de los procesos auditados
($1.034.184).
Lo anterior permite obtener una evidencia suficiente, fiable, relevante y útil para cumplir
con los objetivos de la auditoría.
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Una vez establecida la muestra, el equipo auditor diseñó cuadros de verificación donde
se tuvieron en cuenta las actividades incorporadas en los dos (2) procedimientos5, con
el objeto verificar su cumplimiento.
8.2. Resultados de la Auditoría
A continuación, se reseñan los expedientes objeto de la muestra, especificando respecto
de cada uno de estos, las actuaciones realizados por el proceso, seguido del análisis
para cada caso por el equipo auditor y la indicación de la consecuente i) Conformidad:
recomendación; ii) Observación y iii) No conformidad, resultado de la valoración de estos.
De antemano señala el equipo auditor que, en lo referente a Pérdida de ejecutoriedad
del acto administrativo, de los expedientes que fueron tomados en la muestra, no se
observó el incumplimiento a lo establecido en el artículo 91, de la Ley 1437 de 2011
(Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo)6.
En relación con el fenómeno jurídico de Caducidad, en la Etapa de la Facultad
Sancionatoria, con base en la muestra de auditoría, se pudo establecer lo siguiente
en la gestión emprendida en el expediente que se describe a continuación.
5 “Procedimiento que se encarga de Realizar acciones de cobro persuasivo” (CJPD01), versión 2. y “Procedimiento que se encarga de Realizar actuaciones jurídicas de cobro por jurisdicción coactiva” (CJPD02), Versión 2.
6 Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido
anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser
ejecutados en los siguientes casos: 1. Cuando sean suspendidos provisionalmente sus efectos por la Jurisdicción de
lo Contencioso Administrativo. 2. Cuando desaparezcan sus fundamentos de hecho o de derecho. 3. Cuando al cabo
de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos. 4.
Cuando se cumpla la condición resolutoria a que se encuentre sometido el acto. 5. Cuando pierdan vigencia.
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Expediente Procedimiento Cobro Persuasivo Actividad
incumplida Entidad vigilada
PARL
002761 de
2017
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro persuasivo",
se le debe informa al deudor:
A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago dentro
de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación,
aspecto este que, en el oficio de cobro persuasivo contenido en
el expediente, no se evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el análisis
de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo", código
CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino allí establecido
fue excedido.
Asociación de
Cabildos
indígenas del
Cesar y la Guajira
DUSAKAWI EPS-
I.
Tres Millones
Seiscientos Ochenta y
Ocho Mil Quinientos
Ochenta y Cinco Pesos
($3.688.585)
Al ser verificado el expediente identificado con número PARL 002761 DE 2017, Se
concluyó que NO existió pérdida de competencia en el asunto, en razón a que los
recursos interpuestos fueron resueltos y notificados antes del 24/01/2019 fecha en la
cual se cumplía el año de interposición de estos; es decir, se resolvieron trece (13) días
antes de que ello aconteciera.
Al respecto valga la pena recordar lo establecido por la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se
expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”
Artículo 52. Caducidad de la Facultad Sancionatoria:
"Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer
sanciones caducas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere
ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber
sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los
recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término
de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden
en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente (...).
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19
OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN
COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.
“De la caducidad
Como parte del análisis realizado por pate de la OCI, se encuentra lo relativo a la caducidad de
la facultad sancionatoria, la cual por disposición expresa del artículo 829-1 del Estatuto Tributario,
por tratarse de un aspecto propio del control de legalidad de los actos administrativos, no puede
ser objeto de discusión en instancia de cobro, de ello que, todo juicio de legalidad del acto
impositivo de la obligación sea ajeno a las competencias del Grupo de Cobro, máxime cuando el
legislador previó que las manifestaciones unilaterales de la Administración se encuentren
revestidas por la presunción de legalidad, entre tanto el acto en el que han sido plasmadas no
sea anulado o revocado por la autoridad competente.
De esta forma, teniendo como fundamento lo previsto en el artículo 829-1 del ET, la caducidad
de la facultad sancionatoria, no debe ser objeto de valoración en instancia de cobro”.
Análisis Oficina De Control Interno
Con relación a lo enunciado por el equipo auditor en la página 16 del informe preliminar,
“Caducidad, en la Etapa de la Facultad Sancionatoria, con base en la muestra de
auditoría,” se está haciendo referencia es a lo establecido en el expediente identificado
con el número PARL 002761 de 2017,gestionado por la Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos, lo cual permitió concluir la conformidad de lo actuado con base
en lo determinado por la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
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20
Artículo 52. Caducidad de la Facultad Sancionatoria 7. Más no, en lo determinado en el
artículo 829-1 del Estatuto Tributario 8, tal como lo manifiesta el auditado mediante NURC
3-2019-22470 del 09/12/2019.
De este modo sea esta la oportunidad para aclarar que el propósito del equipo auditor
de la Oficina de Control Interno fue generar la conformidad de lo actuado por un proceso
que es proveedor del proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva objeto de
la auditoria.
Evaluación procedimiento Cobro Persuasivo que dio lugar a la formulación de una
recomendación.
A continuación, se relacionan los procesos que fueron evaluados en la etapa persuasiva,
con las actividades incumplidas, así:
Expediente
Procedimiento
Cobro
Persuasivo
Actividad incumplida Entidad
vigilada Valor del Cobro
PARL 3589
DE 2019 X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:
A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro
Municipio de
San Jacinto
Bolívar -
Secretaría de
Salud
Doscientos
Ochenta y un
Millones
Quinientos
Cincuenta y
Nueve mil
Cuatrocientos
Cuarenta Pesos
($281.559.440).
7 "Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer sanciones caducas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente (...).
8 En el procedimiento administrativo de cobro, no podrán debatirse cuestiones que debieron ser objeto de discusión
en la vía gubernativa.
La interposición de la revocatoria directa o la petición de que trata el artículo 567, no suspende el proceso de cobro,
pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo.
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21
persuasivo visible a folio 22 del expediente, no se
evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el
análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",
código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino
allí establecido fue excedido.
PARL
000151 DE
2018
x
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:
A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro
persuasivo visible a folio 45 del expediente, no se
evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el
análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",
código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino
allí establecido fue excedido.
Hospital Local
San José E.S.E
- Municipio de
Pueblo Viejo
Magdalena
Doscientos
Treinta y Cuatro
Millones
Trescientos
Setenta y Dos Mil
Seiscientos Pesos
($234.372.600).
PARL
002968 DE
2017
x
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:
A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro
persuasivo visible a folio 23 del expediente, no se
evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el
análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",
código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino
allí establecido fue excedido.
Asociación
Mutual de la
Esperanza
"ASMETSALUD
E.S.S. E.P.S".
Cinco (5) Salarios
Mínimos Legales
Mensuales
Vigentes para la
fecha de
expedición del
acto
administrativo
(29/12/2017).
PARL
002761 DE
2017
X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:
Asociación de
Cabildos
Indígenas del
Tres Millones
Seiscientos
Ochenta y Ocho
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A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que, en el oficio de cobro
persuasivo contenido en el expediente, no se evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el
análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",
código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino
allí establecido fue excedido.
Cesar y la
Guajira
DUSAKAWI
EPS-I.
Mil Quinientos
Ochenta y Cinco
Pesos
($3.688.585)
L -
2019000356 X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente
ejecutoriados, con el Memorando de la Dependencia
(oficio remisorio) y los actos administrativos para solicitar
el cobro, registrar en la base de datos y asignar el
consecutivo de cobro persuasivo".
Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las
acciones de cobro se debe contar con la Certificación de
Ejecutoría, remitido por los Superintendentes Delegados,
la Secretaría General o la Oficina Asesora de Planeación,
aspecto este que como se evidenció no se cumplió toda
vez que la constancia de ejecutoria obrante en el plenario
si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del
Grupo de Notificaciones, también lo es que, no contiene
la información requerida para determinar cuando el título
ejecutivo quedo en firme, lo cual permite dar inicio a las
acciones de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva en
los términos señalados por la normas vigentes en la
materia.
Nueva
Empresa
Promotora de
Salud S.A.
Mil Quinientos
Sesenta y Seis
Millones
Trescientos
Sesenta y Tres
mil Ciento Treinta
y Un Pesos
($1.566.363.131).
PARL
002757 DE
2017
X Se concluyó la conformidad de la actuación realizada
Capital Salud
Entidad
Promotora de
Salud Régimen
Subsidiado
S.A.S
Tres Millones
Seiscientos
Ochenta y Ocho
Mil Quinientos
Ochenta y Cinco
Pesos
($3.688.585)
PARL
000348 DE
2019
X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:
E.S.E Hospital
Universitario
Fernando
Troconis
Cuatrocientos
Ochenta y Cuatro
Millones
Cuatrocientos
Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66 (571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co
23
A. La cantidad de dinero que debe cancelar.
B. Cuenta en la cual debe consignar.
C. La resolución que sustenta la medida.
D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro
persuasivo visible a folio 27 del expediente, no se
evidenció.
Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el
análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",
código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino
allí establecido fue excedido.
Cuarenta y Siete
Mil Ochocientos
Sesenta Pesos
($484.447.860.00)
PARL
002382 DE
2017
X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,
"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro
persuasivo", se le debe informa al deudor:A. La cantidad
de dinero que debe cancelar. B. Cuenta en la cual debe
consignar.C. La resolución que sustenta la medida.D.
Además, se le debe indicar que debe realizar el pago
dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro
persuasivo visible a folio 202 del expediente, no se
evidenció.Adicionalmente, debe señalarse que lo
establecido por el análisis de tiempo del procedimiento
"Cobro Persuasivo", código CJPD01, no fue cumplido
toda vez que el termino allí establecido fue excedido.
Empresa
Mutual para el
Desarrollo
Integral de la
Salud -
EMDISALUD.
Setenta y Tres
Millones
Setecientos
Setenta y Un Mil
Setecientos
($73.771.700)
L-2019-
000079 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
Empresa
Unipersonal TM
AMBULANCIAS
$ 344.728
L-2019-
000329 X
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
COOMEVA
EPS SA $ 819.623.454
L-2019-
002220 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
CECOLFES
SAS $ 414.132
PARL
000074 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
EMSSANAR
E.S.S $ 500.673.616
L-2019-
000001 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
ROL POSITIVO
SAS $ 344.728
PARL
001536 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
Distrito de
Buenaventura $ 474.424.339
PARL
000058 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
DUMIAN
MEDICAL
S.A.S
$ 266.227.214
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24
PARL
002889 X
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
CAPITAL
SALUD EPS
S.S.A.S
$ 7.377.170
PARL
001665 x
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
Hospital
Universitario de
Sincelejo
$ 328.121.640
PARL
000275 X
No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código
CPJD01 V2
CIATS IPS
LTDA $ 269.137.700
PARL
001065 x
No aplica el procedimiento de Procedimiento Cobro
Persuasivo, código CPJD01 V2
DUSAKAWI
EPS-I $ 3.906.210
Al verificar los expedientes PARL 3589 de 2019, PARL 000151 de 2018, PARL 002968
de 2017, PARL 002761 de 2017, L – 2019000356, PARL 000348 de 2019, PARL 002382
de 2017, L-2019-000079, L-2019-000329, L-2019-002220, PARL 000074, L-2019-
000001, PARL 001536, PARL 000058, PARL 002889, PARL 001665, PARL 000275 y
PARL 001065, se concluyó, el no cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de
Cobro Persuasivo, código CPJD01 V2, "Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de
cobro persuasivo", toda vez que si bien es cierto, se le indicó, la cantidad de dinero que
debe cancelar, la cuenta en la cual debe consignar, la resolución que sustenta la medida;
atendiendo lo contemplado en dicho procedimiento; también lo es que, NO se evidenció
en los oficios de cobro persuasivo emitidos, que se le haya indicado lo referente a realizar
el pago dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, de hecho,
en algunos casos (ver cuadro de verificación), el mismo día en que se realizó el cobro
persuasivo, se libró mandamiento de pago, aspecto este que no va en contravía de lo
estipulado por la Ley, pero si, del procedimiento establecido por la Entidad para esos
efectos.
Adicionalmente, se concluyó, que lo establecido por el análisis de tiempo del
procedimiento "Cobro Persuasivo", código CJPD01 v2, no fue cumplido toda vez que el
término allí establecido (2 meses) fue excedido en algunos casos.
En ese orden de ideas, debe señalarse de igual forma, que el equipo auditor de la Oficina
de Control Interno, cuenta con evidencia de las gestiones que actualmente está
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adelantando la Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, ante la Oficina Asesora de Planeación en el sentido de efectuar modificación
del procedimiento CJPD02, al igual que una actualización del Manual de Cobro,
gestiones formalizadas mediante comunicación interna 3-2019-18834 radicada el 11 de
octubre de 2019, a lo cual ya se ha manifestado desde la dependencia que brinda la
orientación metodológica respectiva (OAP), la necesidad de realizar algunos ajustes a la
propuesta de modificación para la respectiva formalización en el Sistema Integrado de
Gestión (SIG) institucional.
Es así, como el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula a la Oficina
Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, la
recomendación No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 10.2 del presente informe.
OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN
COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.
“Observaciones al cobro persuasivo
En relación con la ejecución de las actuaciones de orden persuasivo y las observaciones
plateadas(sic), a partir de la identificación de oportunidades de mejora, a partir del año 2018 se
inició un proceso tendiente a actualizar el manual de cobro de la Superintendencia Nacional de
Salud, así como de los procedimientos y documentación asociada, en procura de acompasarlos
no solo con las normas actuales, sino con la necesidad de ser más eficientes y eficaces frente a
una creciente demanda de obligaciones para gestionar.
Producto de lo anterior, luego de un extenso proceso para la consolidación de un documento
definitivo, a través de la Resolución 6400 de 2019, se adoptó el Manual de Cobro Coactivo de la
SNS, en el cual se tuvo como objetivo maximizar los recursos que la ley otorga para la gestión
de cartera pública, de forma que se potencien los resultados. Bajo el mismo derrotero, aplicado
un método inductivo, se repensaron los procedimientos existentes y en procura de la mejora
continua (sic) continuamos en ejecución de la modernización de la documentación.
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Los ítems que la norma interna de cobro anterior previa para el cobro persuasivo, devenía de
una época en la que la Entidad no tenía a disposición de los vigilados las alternativas que hoy,
luego de un proceso de fortalecimiento del uso de herramientas tecnológicas, ha habilitado, para
que de una forma intuitiva, todos los usuarios de la Entidad, que tengan obligaciones pendientes
de pago, puedan acceder desde cualquier lugar a través de un computador y acceder a los
mecanismos para la liquidación y satisfacción.
La norma interna para el recaudo de cartera y su ejecución cotidiana demandaban la necesidad
de actualización y mejora, debido a aspectos como los anotados por el Grupo Auditor en materia
del contenido de la comunicación de cobro persuasivo y el término para su ejecución, por ello,
en el proceso de mejora cuya fase inicial concluyó con la emisión de la Resolución 6400 de 2019,
se hizo un planteamiento basado en una línea totalmente diferente a la que históricamente se
había usado, a lo que se ha sumado la aplicación de un esquema para la gestión de procesos
de cobro, fundada en la imperativa necesidad de impulsar en grandes bloques, para contrarrestar
el alto número de obligaciones en instancia de cobro y paralelamente garantizar la gestión
debida.
Es así como producto de la norma actualizada y de las metodologías de impulso que se han
venido aplicado(sic), la gestión de procesos se ha potenciado, lo cual proporcionalmente se ha
visto reflejado en un aumento sustancial en los índices de recuperación de certera.
En lo que respecta al cobro persuasivo, durante 2019 se han emitido más de 5 mil requerimientos
de pago respecto de las obligaciones que han sido allegadas al Grupo de Cobro”.
Análisis Oficina De Control Interno
La recomendación realizada por el equipo auditor va enfocada a que el proceso al
momento de actualizar los procedimientos establecidos para cobro persuasivo
establezca actividades que permitan seguir el paso a paso de acuerdo con lo definido en
el Manual de Cobro Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual fue
adoptado mediante Resolución No. 6400 de 2019; toda vez que, de acuerdo con las
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27
evidencias aportadas, la Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y
Jurisdicción Coactiva en el momento se encuentran haciendo las gestiones ante la
Oficina Asesora de Planeación OAP para lograr la modificación de los procedimientos
asociados al proceso auditado.
En el tema de actualización del Manual de Cobro y procedimientos, la recomendación se
sustentó en el hecho que, se evidenció en la muestra actividades NO cumplidas, al igual
que el análisis de tiempos del procedimiento de cobro persuasivo, no obstante ante el
proceso de actualización de los procedimientos, no se vio la necesidad de generar No
Conformidad que permitiera a través del correspondiente tratamiento, generar su cabal
cumplimiento; sino, que se determinó generar la recomendación para que el producto
que surja del proceso de actualización, se cumpla.
Evaluación Etapa Persuasiva que dio lugar a formulación de una No Conformidad.
A continuación, se relacionan los procesos que fueron evaluados en desarrollo del
procedimiento de Cobro Persuasivo, así:
Expediente
Procedimiento
Cobro
Persuasivo
Actividad incumplida Entidad
vigilada
Valor del
Cobro
L – 2019-
000356 X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2, "Actividad
No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el
Memorando de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos
administrativos para solicitar el cobro, registrar en la base de datos
y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".
Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las acciones de
cobro se debe contar con la Certificación de Ejecutoría, remitido por
los Superintendentes Delegados, la Secretaría General o la Oficina
Asesora de Planeación, aspecto este que como se evidenció no se
cumplió toda vez que la constancia de ejecutoria obrante en el
plenario si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del Grupo
de Notificaciones, también lo es que, no contiene la información
requerida para determinar cuando el título ejecutivo quedo en firme,
Nueva
Empres
a
Promot
ora de
Salud
S.A.
Mil
Quinientos
Sesenta y
Seis Millones
Trescientos
Sesenta y
Tres mil
Ciento
Treinta y Un
Pesos
($1.566.363.1
31).
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lo cual permite dar inicio a las acciones de cobro persuasivo y
jurisdicción coactiva en los términos señalados por la normas
vigentes en la materia.
L - 2019-
000321 X
Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2, "Actividad
No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el
Memorando de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos
administrativos para solicitar el cobro, registrar en la base de datos
y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".
Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las acciones de
cobro se debe contar con la Certificación de Ejecutoría, remitido por
los Superintendentes Delegados, la Secretaría General o la Oficina
Asesora de Planeación, aspecto este que como se evidenció no se
cumplió toda vez que la constancia de ejecutoria obrante en el
plenario si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del Grupo
de Notificaciones, también lo es que, no contiene la información
requerida para determinar cuando el título ejecutivo quedo en firme,
lo cual permite dar inicio a las acciones de cobro persuasivo y
jurisdicción coactiva en los términos señalados por la normas
vigentes en la materia
Nueva
Empres
a
Promot
ora de
Salud
S.A.
Mil
Novecientos
Cuarenta y
Ocho
Millones
Cuatrocientos
Treinta y Dos
mil Ciento
Setenta y tres
($1.948.432.1
73).
Al ser verificados los expedientes antes descritos, se estableció el hecho que ante la
presentación de recurso de reposición sin que obre evidencia de su resolución, se
adelantaron labores de cobro persuasivo.
Además, tal y como se describió, obran constancias de ejecutoria sin que se incorporen
datos o la fecha de ejecutoria del acto administrativo o título ejecutivo que contiene la
obligación.
Sobre el particular debe mencionar el equipo auditor de la Oficina de Control Interno,
atendiendo lo evidenciado al momento de verificar los expedientes, la necesidad de
formular No Conformidad de la actuación de cobro persuasivo emprendida por el Grupo
de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica, en ejecución
del proceso "Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva" - procedimiento "Cobro
Persuasivo", en razón, a que se gestionó el cobro persuasivo de una obligación que aún
no estaba en firme, toda vez que, el título ejecutivo contentivo de la obligación, había
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29
sido impugnado al existir la interposición de un recurso de reposición el cual no ha sido
resuelto.
De igual forma debe señalarse que, al Grupo de Cobro persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, le asiste el deber de verificar en qué condiciones se encuentra la
documentación que le ha sido allegada, y en caso de no estar conforme a las
normatividad vigente en la materia, los procedimientos del Subsistema de Gestión de la
Calidad de la Entidad y el Manual de Cobro, estas diligencias deben ser devueltas para
la realización de los ajustes del caso; al respecto, el procedimiento de Cobro Persuasivo,
código CJPD01 V2 establece que:
Actividad No. 1: "Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el Memorando
de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos administrativos para solicitar el cobro,
registrar en la base de datos y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".
Descripción: El secretario del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva recibe
el Titulo Ejecutivo con el Memorando de la Dependencia (oficio remisorio), y la
Certificación de Ejecutoría, remitido por los Superintendentes Delegados, la Secretaría
General o la Oficina Asesora de Planeación.
Las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud deben seguir las
indicaciones internas de la entidad (Circular interna 028 de 2013 y las que la modifiquen
o complementen), al remitir los documentos al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva.
Registra en la base de datos y asigna el consecutivo de cobro persuasivo.
De este modo se establece que, si bien es cierto la emisión de una constancia de
ejecutoría sin fecha e información acerca de la ejecutoria del acto de liquidación de Tasa,
y el cargue tardío de los recursos en el aplicativo, motivó la iniciación de gestiones de
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cobro persuasivo sin que hubiere lugar a ello, también lo es que, existe el deber del
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de verificar el estado de la
documentación aportada y en caso de no cumplir los requisitos o contener las
características que permitan gestionar el cobro, se debe solicitar su ajuste.
Con base en lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula la No
Conformidad No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 10.1 del presente informe.
OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN
COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.
“Hallazgo 1:
Ahora bien sobre el particular de las obligaciones por concepto de tasa a cargo de NUEVA EPS
sobre las cuales se inició la etapa d (SIC)cobro persuasivo, es necesario que se tenga en cuenta
por parte de la Oficina de Control Interno que, para el momento en que se (sic)los actos de
liquidación oficial fueron arrimados al Grupo de Cobro, conforme a los documentos que
conformaban el titulo ejecutivo, eran firmes y ejecutables, lo cual por un hecho sobreviniente,
perdió vigencia, como quiera que desde el área líder del proceso de determinación de la
obligación, se identificó la existencia de recursos pendientes de decidir, llevando a que la firmeza
que había sido informada al funcionario ejecutor tuviese que ser levantada, luego de haber
iniciado las gestiones persuasivas.
De esta forma, se destaca que la situación particular de las tasas a cargo de NUEVA EPS
objetada por parte de la Oficina de Control Interno, no se originó en hechos imputables al Grupo
de Cobro, aunado a que este equipo actuó en debida forma, teniendo en cuenta las
circunstancias y documentos obrantes para la época.
Resulta imperativo destacar que para el momento en que se realizó la gestión persuasiva antes
anotada, las liquidaciones contaban con una constancia de ejecutoria expedida por la
Coordinación del Grupo de Notificaciones de Secretaría General, la cual, se insiste, fue levantada
de forma sobreviniente (posterior) a partir del cargue al aplicativo SGT de los recursos de
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reposición interpuestos por el deudor, por lo cual los presupuestos fácticos presentes y evidentes
para ese momento, impiden que se le pueda señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a
haber actuado en ausencia de la constancia de ejecutoria.
En concordancia con lo anterior, es preciso destacar que los expedientes que originaron el
hallazgo planteado en el informe preliminar, corresponden a obligaciones por concepto de tasa
que, como es sabido, se tramitan a través de un flujo de BPM en el Sistema de Gestión de Tasa
SGT, el cual una vez una obligación es registrada con la regla de negocio de firmeza, inicia de
forma automática una instancia para el Grupo de Cobro, de forma que este tenga conocimiento
de la existencia de la obligación e inicie las actuaciones tendientes a su recuperación.
Con base en lo anterior, de forma respetuosa, solicitamos que el hallazgo sea retirado”.
De igual forma se enuncia correo electrónico del 11/12/2019 emanado por el Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica a la Jefe de la Oficina de Control Interno, donde establece que:
“Buenas tardes.
Dra. Chávez, atentamente me permito informarle que el señor Carlos Méndez preparó la
respuesta al hallazgo informado por la OCI sobre el tema de las actuaciones de cobro a la NUEVA
EPS a través del memorando 3-2019-22470, el cual fue revisado por el suscrito. Igualmente, el
funcionario me explicó de forma detallada el sentido de la respuesta y la fuente de la información
que sustentó la misma.
Me parece importante tener en cuenta que la OAJ, como usuaria de los servicios de la
dependencia de Notificaciones, ejecuta las actividades de cobro sobre la base de las constancias
de ejecutorias emitidas por SG, sin que le corresponda al grupo de Cobro hacer auditoría sobre
un proceso que se entiende surtido bajo el liderazgo de otra área. En todo caso, agradecemos
su interés en beneficio de la mejora del proceso, y quedamos muy atentos a cualquier necesidad
de información adicional.
Con sentimientos de consideración y aprecio”.
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Análisis Oficina De Control Interno
Con el propósito presentar un análisis objetivo de la observación presentada desde la
coordinación del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina
Asesora Jurídica, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno realiza
pronunciamiento en los siguientes términos:
Sea lo primero, retomar los elementos dispuestos en el escrito de observaciones, en aras
de establecer la viabilidad o no, de despachar favorablemente la solicitud elevada, en el
sentido de retirar el hallazgo del informe preliminar de auditoría.
En ese orden de ideas el escrito señala que, por parte del equipo auditor de la Oficina
de Control Interno, se deben tener en cuenta que: “para el momento en que se (SIC) los
actos de liquidación oficial fueron arrimados al Grupo de Cobro, conforme a los documentos que
conformaban el titulo ejecutivo, eran firmes y ejecutables,. y añade: “lo cual por un hecho
sobreviniente, perdió vigencia, como quiera que desde el área líder del proceso de determinación
de la obligación, se identificó la existencia de recursos pendientes de decidir, llevando a que la
firmeza que había sido informada al funcionario ejecutor tuviese que ser levantada, luego de
haber iniciado las gestiones persuasivas”.
Hasta aquí, se concluye con base en lo manifestado que, en sentir del Grupo de Cobro
Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, el título ejecutivo que contenía la obligación de pagar
el tributo de Tasa de Vigilancia en favor de la Superintendencia Nacional de Salud por
parte de la NUEVA EPS tuvo dos (2) momentos o estados, a saber:
▪ Uno inicial donde el acto administrativo de liquidación de la Tasa estuvo en firme,
atendiendo la certificación emitida por el Grupo de Notificaciones, y
▪ Otro donde el acto administrativo de liquidación de la Tasa NO estuvo en firme, en
razón a que se interpusieron recursos, los cuales fueron cargados en el Aplicativo
SGT de manera posterior a la emisión del Constancia de Ejecutoría.
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Al respecto el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, señala, cuando los actos
administrativos quedan en firme, al preceptuar:
Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:
1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.
2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.
3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.
4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.
5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo.
Tal y como lo preceptúa la norma traída a colación, respecto de la firmeza de los actos
administrativos, solo se puede predicar, un momento en que el acto administrativo cobra
firmeza, que, para el caso de la muestra de auditoría, esto es, actos administrativos de
liquidación de Tasa a la NUEVA EPS, aplica el numeral 2° del referido artículo 87, en
atención a que ese tipo o clase de actos administrativos son susceptibles de la
interposición de recursos para el agotamiento de vía gubernativa, y en consecuencia,
solo desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión
sobre los recursos interpuestos por dicha entidad vigilada, se podría predicar que las
Resoluciones No. L – 2019000356 y L - 2019-000321 estaban en firme.
Corolario de lo anterior, debe señalarse que, la norma en comento no preceptúa la
posibilidad que un acto administrativo este en firme, y luego pierda dicha firmeza por
hechos sobrevinientes como lo manifestó el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva; sino que a partir de los acontecimientos que se produzcan dependiendo la
clase de acto administrativo que materialice la voluntad de la administración, como lo es,
desde el día siguiente a la notificación del acto administrativo en caso que contra este
no procedan recursos, o desde el día siguiente a la notificación de la resolución de los
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recursos que procedían y que hayan sido resueltos, o al vencimiento del término para
interponerlos, se pude hablar de firmeza del acto administrativo.
No obstante, lo anterior, y en gracia de discusión, reiterando lo expuesto en el informe
preliminar de auditoria, se debe reiterar que el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, dio inicio a labores de cobro persuasivo librando el correspondiente oficio, en
razón a la expedición por parte del Grupo de Notificaciones de una Constancia de
Ejecutoria cargada en el Aplicativo SGT, del cual se debe mencionar, no contenía la
identificación del acto administrativo, la fecha del acto administrativo, el tipo de
notificación, la fecha de notificación, y consecuentemente no contenía tampoco la fecha
de ejecutoria de los actos administrativos que liquidaron la Tasa (Resoluciones No. L –
2019000356 y L - 2019-000321), así:
Fuente: Sistema de Gestión de Tasa – SGT.
Ahora bien, al verificar el procedimiento vigente para la fecha de realización de labores
persuasivas, procedimiento “CJPD01” – V2 del Sub Sistema de Gestión de la Calidad
institucional, en este, se encontraba definida una actividad (Actividad No. 1), tendiente a
determinar por parte del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, las
condiciones en que eran allegados los documentos para la realización del cobro,
estipulando que en caso de no cumplir o satisfacer los requisitos necesarios para
gestionarlo, estos deberían ser devueltos para los correspondientes ajustes; aspecto no
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evidenciado en la documentación obrante en el expediente, contrario sensu, si un
formato (Constancia de Ejecutoria) que no contenía la identificación del acto
administrativo, la fecha del acto administrativo, el tipo de notificación, la fecha de
notificación, y menos la fecha de ejecutoria del acto administrativo, información relevante
y necesaria para declarar la obligación como clara, expresa y exigible.
A continuación, se presenta la trazabilidad de los expedientes en comento, en el
aplicativo SGT:
A. Expediente L - 2019 – 00356.
Con base en la trazabilidad contenida en el aplicativo y en los expedientes en físico
allegados al equipo auditor, se pudo evidenciar que:
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1. El día 17/09/2019 fue cargada certificación de firmeza, en las condiciones ya
reseñadas.
2. A folio 29 del expediente, obra oficio de cobro persuasivo NURC 2-2019-136080 del
07/10/2019, en el cual se extiende invitación al vigilado a cargo de la obligación, a
fin procediera a su cancelación, evitando verse abocado a un proceso de cobro
coactivo.
3. Que para el día 15/10/2019 fue cargado por parte del área encargada de ello, el
recurso interpuestos en termino por parte de la NUEVA EPS, sin que, a la fecha de
verificación del expediente por parte del equipo auditor de la Oficina de Control
Interno, obrara evidencia de su resolución.
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Debe anotarse que, al ser revisada la Constancia de Ejecutoria en el aplicativo, se
identifica con claridad las condiciones en que se encontraba la misma, es decir, una
certificación de ejecutoria firmada desde la coordinación del Grupo de Notificaciones, sin
que esta tuviera incorporada la información necesaria que permitiera establecer si el acto
administrativo se encontraba ejecutoriado.
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B. Expediente L – 2019 - 000351
Con base en la trazabilidad contenida en el aplicativo y en el expediente en físico
allegado al equipo auditor, se pudo evidenciar que:
1. Que para el día 12/09/2019 fue cargado por parte del área encargada de ello, el
recurso interpuesto por parte de la NUEVA EPS.
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2. El día 17/09/2019 fue cargada certificación de firmeza, en las condiciones ya
reseñadas.
3. A folio 29 del expediente obra oficio de cobro persuasivo NURC 2-2019-136079 del
07/10/2019, en el cual se extiende invitación al vigilado a cargo de la obligación, a
fin procediera a su cancelación, evitando verse abocado a un proceso de cobro
coactivo.
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Al ser revisada la Constancia de Ejecutoria en el aplicativo, se identifica con claridad las
condiciones en que se encontraba la misma, es decir, una constancia firmada desde la
coordinación del Grupo de Notificaciones, sin que esta tuviera incorporada la información
necesaria que permitiera establecer si el acto administrativo se encontraba ejecutoriado;
precisando que, en todo caso, se libró oficio de cobro persuasivo, sin que se resolviera
el recurso interpuesto.
De otro lado, siguiendo con los planteamientos expuestos en el escrito de observaciones
identificado con NURC 3 – 2019 – 22470 del 09/12/2019, proveniente de la coordinación
del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en el mismo se manifiesta que:
“[…] los presupuestos fácticos presentes y evidentes para ese momento, impiden que
se le pueda señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina
Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a haber actuado
en ausencia de la constancia de ejecutoria”.
Al respecto, sea esta la oportunidad de aclarar que, se coincide con el Grupo de Cobro
Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en que el origen de la afectación, tuvo lugar en el
cargue de una Constancia de Ejecutoria emanada del Grupo de Notificaciones, que si
bien es cierto, dadas las condiciones ya anotadas en que se produjo y se encuentra el
documento, indujo a error, lo que consecuentemente generó la realización de labores de
cobro persuasivo desconociendo que respecto de los actos administrativos se habían
interpuesto recursos; también lo es que, al revisar la Constancia de Ejecutoría, se
identifica claramente que la misma no contiene la información necesaria para establecer
si el acto administrativo estaba ejecutoriado.
En lo relacionado con lo afirmado “señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a haber
actuado en ausencia de la constancia de ejecutoria”. (Negrillas Extratextuales); debe
señalarse que el informe preliminar no afirmó que se hubiera actuado al realizar labores
de cobro persuasivo “en ausencia de la constancia de ejecutoría”; pues lo que siempre se
indicó, fue de la expedición de una certificación o constancia de ejecutoria anómala que
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indujo a error y motivo a realizar labores de cobro persuasivo, al desconocerse que
respecto de los actos administrativos de liquidación de Tasa se habían interpuesto
recursos.
Es decir que, al ser cargada la certificación, el flujo del Sistema de Gestión de Tasa SGT,
generó de forma automática la alerta para la iniciación del cobro tendientes a la
recuperación de la obligación, a lo cual el Grupo de Cobro Persuasivo y jurisdicción
Coactiva procedió de conformidad, sin percatarse del estado en que fue cargada dicha
constancia.
En consecuencia, que el equipo auditor de la Oficina de Control Interno retire del informe
de auditoría el hallazgo formulado, conllevaría a desconocer que el proceso de Cobro
Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, por las razones anotadas, se vio afectado; en
concreto, por la emisión de Constancia de Ejecutoría por parte del Grupo de
Notificaciones sin que los actos administrativos se encontraran ejecutoriados, lo cual
indujo a error al operador jurídico en sede de cobro persuasivo, coadyuvado, por la
omisión en verificar que la información y/o documentación allegada (Constancia de
Ejecutoría), estuviera conforme y contara con las características necesarias que
permitieran dar inicio a la labores de cobro.
Con base en lo anterior, se ratifica la No Conformidad formulada, con el fin a través
de un análisis de causas en el marco del diseño de un Plan de Mejoramiento, se puedan
implementar los controles que se requieran a fin de evitar que la situación detectada se
reitere.
Debe mencionarse que el Sistema de Control Interno del cual hace parte la Oficina de
Control Interno, es el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados
por una entidad, en este caso de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
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constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Alta Dirección,
atendiendo las metas u objetivos previstos.
El control interno de gestión se encuentra encaminado a lograr la modernización de la
administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de cada
organización, tendiente a la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los
órganos y entidades del Estado.
Y es precisamente en esos y otros postulados, que se formuló la No Conformidad,
encontrándose sustentada y planteada, en un escenario de anticipación, más que en uno
de retroalimentación, toda vez que ante el planteamiento de un escenario hipotético, por
ejemplo, no solo se habría podido emitir un oficio de cobro persuasivo invitando a un
presunto deudor a pagar una obligación que no estaba en firme, sino, que además se
hubiese podido librar mandamiento de pago en ejercicio de la facultades coactivas
legalmente asignadas, o aún, efectuar el decreto de medidas cautelares, aspecto que
tendría otra connotación, diferentes impactos y consecuencias negativas al Sistema de
Control Interno institucional.
No debe perderse de vista que la auditoría de gestión que por este se presenta, es una
actividad independiente y objetiva de aseguramiento, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de la Entidad, aportando elementos bajo un enfoque sistemático
y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno.
Es pertinente señalar que, la No conformidad es formulada al proceso de Cobro
Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, en atención a que es este el proceso
directamente afectado con la situación no conforme, y proceso sobre el cual recae el
proceso de auditoría de gestión; lo anterior, permitirá que en conjunto con el Grupo de
Notificaciones adscrito a la Secretaria General, y las demás dependencias que se estime
pertinente deban contribuir al proceso de mejoramiento, puedan diseñar y ejecutar el
correspondiente plan, para lo cual se puede contar con la orientación metodológica que
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en la materia pueda brindar la Oficina Asesora de Planeación, aspecto que en ejercicio
de control posterior, será objeto de verificación por parte de la Oficina de Control Interno,
con el fin de establecer su efectividad y consecuente cierre exitoso.
No obstante, lo anterior, sea pertinente señalar que de conformidad con el Plan Anual de
Gestión (PAG) de la Oficina de Control Interno para la vigencia 2020, aprobado por la
instancia competente para ello, se adelantará auditoría de gestión al proceso de
notificaciones.
Con base en lo anterior se ratifica la no conformidad No 1.
8.3. Riesgo de Corrupción.
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno monitoreo del riesgo de corrupción
denominado “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar a pérdida
de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”, enfocando su
verificación en las causas que lo generan, las consecuencias que acarrearía su
materialización, y el cumplimiento de las acciones de mitigación previstas.
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Como única causa identificada (interna y externa), se encuentra “Interés indebido de
servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus funciones en provecho propio o de
un tercero”, y como consecuencias las siguientes:
➢ Pérdida económica para la entidad en caso de disminución de sanciones
administrativas.
➢ Pérdida de credibilidad (materialización de riesgo reputacional).
➢ Procesos disciplinarios, responsabilidad fiscal y penal.
Hasta aquí sea pertinente señalar de conformidad con lo establecido por el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP)9 que: “En esta etapa se deben
establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus
consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos, análisis teóricos, opiniones
informadas y expertas y las necesidades de las partes involucradas”.
Al visualizar la matriz en la cual se encuentra dispuesta la gestión o administración de
este riesgo, se observa en el riesgo identificado, las causas que lo puede generar y las
consecuencias que su materialización acarrearía; aspectos relevantes en la fase de
identificación del riesgo, donde adicionalmente se debe tener en cuenta para gestionar
adecuadamente el riesgo, como mínimo los siguientes interrogantes:
➢ ¿Qué puede suceder?
➢ ¿Como puede suceder?
➢ ¿Cuándo puede suceder?
➢ ¿Qué consecuencias tendría su materialización?
Al confrontar estos conceptos, con el riesgo objeto de monitoreo, se concluyó que:
9 Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas – Octubre/2018.
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➢ Al identificar el riesgo, es decir, ¿el que puede suceder?, se estableció que puede
existir “Interés indebido de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus
funciones en provecho propio o de un tercero”, en este punto debe contemplarse la
relación que tendría con la afectación del cumplimiento del objetivo estratégico o
del proceso según sea el caso; para ello se trae a colación el objetivo estratégico
del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, el cual es “Adelantar acciones
necesarias propias del cobro persuasivo y jurisdicción coactiva, a través de gestiones y
actos administrativos con el fin de recuperar la cartera a favor de la Superintendencia
Nacional de Salud”.
Con base en lo anterior, se concluyó relación entre el objetivo del proceso y el riesgo
identificado, cumpliendo con el lineamiento establecido.
➢ En relación con el ¿cómo puede suceder?, se deben establecer las causas a partir
de los factores determinados en el contexto; en este orden de ideas como ya se
describió, al riesgo identificado, solo le fue asignada una (1) causa: “Interés indebido
de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus funciones en provecho
propio o de un tercero”, concluyendo el cumplimiento del lineamiento en este
sentido, lo cual no es óbice para eventualmente identificar otra causa(s), generando
los respectivos controles a las mismas.
➢ En lo que atañe al ¿Cuándo puede suceder? se definió para este riesgo de
corrupción una probabilidad de ocurrencia de “Rara vez”, estableciendo los
siguientes controles preventivos para su mitigación:
a. Verificación y control de documentos por parte del coordinador del grupo, y
b. Procedimientos formales aplicados por los profesionales del grupo.
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En lo referente a la verificación y control de documentos por parte del coordinador del
grupo, este aspecto fue evidenciado en la muestra de auditoría tenida en cuenta en el
ejercicio auditor, es decir, la revisión que gestiona la coordinación del Grupo de trabajo,
respecto de la proyección de documentos y actos administrativos que elaboran los
colaboradores asignados a dicha dependencia.
En este punto valga la pena indicar, la necesidad de revisar en términos de pertinencia,
si el control “verificación y control de documentos por parte del Coordinador del Grupo”,
cuenta con las características de un control, es decir, se recomienda cotejar con los
parámetros y lineamientos que ha emitido el Departamento Administrativo de la Función
Pública, si ese es un verdadero control, y si el mismo contribuye a los fines para los
cuales fue diseñado.
Ahora bien, en lo referente al otro control establecido, denominado “procedimientos
formales aplicados por los profesionales del grupo”, tal y como se ha evidenciado, se
concluyeron incumplimientos del procedimiento CJPD01 “Cobro Persuasivo”, los cuales
se reitera, han sido desarrollados en el presente informe, precisando que, este
procedimiento, está siendo objeto de actualización, encontrando como aspecto
preponderante para la gestión del riesgo de corrupción que ahora nos ocupa, que el
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procedimiento que surja de esa labor de actualización, sea cumplido a cabalidad por los
colaboradores del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, lo cual beneficia
entre otros, a la prevención de la materialización del riesgo de corrupción identificado.
➢ En lo atinente a ¿qué consecuencias tendría su materialización?, se identificaron
como tales, la pérdida económica para la entidad en caso de disminución de
sanciones administrativas, pérdida de credibilidad (materialización de riesgo
reputacional), y el adelantamiento de procesos disciplinarios, responsabilidad fiscal
y penal.
Sobre el particular debe mencionarse que la primera consecuencia, “pérdida económica
para la entidad en caso de disminución de sanciones administrativas” (Negrillas
Extratextuales), no vislumbra, salvo mejor concepto en contrario, una relación directa y
fuerte con el riesgo de “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar
a pérdida de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”; es decir,
al observar la consecuencia, se identifica como tal, que efectivamente haya una “pérdida
económica para la entidad”, pero no ocasionada como se describe en la matriz, por la
“disminución de sanciones administrativas”, aspecto que concierne a otro(s) proceso(s)
institucional(es) como lo es el de “Gestión del Proceso administrativo”, observando que
dicha pérdida económica para la entidad en el marco del proceso “Cobro Persuasivo y
por Jurisdicción Coactiva” tendría un origen en el eventual Interés indebido de servidores
públicos al retardar u omitir el ejercicio de sus funciones en provecho propio o de un
tercero; aspecto que se recomienda verificar y de ser el caso ajustar.
En lo atinente a las otras consecuencias, se concluyó su conformidad en relación con
el riesgo identificado.
Ahora bien, en relación con el Plan de Manejo del Riesgo, se estableció como acción la
“Determinación del universo de obligaciones en gestión”, actividad a realizar dentro del
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01/02/2019 al 31/12/2019, generando como registro de esta un “Levantamiento de bases
de datos de expedientes y seguimiento de gestión formato Inventario Documental GDFT11”.
Al respecto el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, cuenta dentro de los
papeles de trabajo del presente ejercicio de auditoría, el avance que se tiene en cuanto
al levantamiento de las bases de datos de expedientes y seguimiento de gestión formato
Inventario Documental incorporadas código GDFT11, estando a la expectativa que
desde la coordinación del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, el día
31/12/2019 se culmine esa importante labor, que contribuiría no solo a gestionar el riesgo
de corrupción identificado, sino a establecer con corte 2019, cual es la cartera objeto de
recaudo a gestionar en la vigencia 2020, y las metas que al respecto se deben suscribir.
Resta señalar que, no se evidenció materialización del riesgo de corrupción denominado
“Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar a pérdida de
fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”, en atención a
que la muestra de auditoría versó respecto de expedientes de la presente vigencia 2019,
y bajo el entendido que el periodo con que cuentan los deudores para cancelar las
deudas que tengan con la Entidad, vence antes de que prescriba el periodo para el cobro,
esto es, cinco (5) años contados a partir de la fecha de firmeza del acto administrativo
que contenga la obligación.
El análisis antes efectuado conlleva a la formulación de la recomendación No 2. la cual
se detalla en el numeral No. 10.2 del presente informe.
8.4. Riesgo de Gestión.
Se debe tener en cuenta que un riesgo de gestión: es la posibilidad de ocurrencia de
eventos que afecten los procesos de la entidad.
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Para lo cual el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva tiene identificado
dos (2) riesgos catalogados como de gestión, los cuales se encuentran publicados en la
matriz de riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud, estando en el aplicativo de
Planeación y Gestión (ITS), de acuerdo con la versión 5 del 25/09/2019, así:
Riesgo No. 1 “Vencimiento de términos, para el desarrollo del proceso de Cobro
Coactivo.”
Para lo cual estableció dos (2) acciones las cuales tienen fecha de cumplimiento el
20/12/2019, así:
1. Realizar reuniones con el grupo de trabajo con el fin de hacer énfasis en los
controles y riesgos asociados al procedimiento.
Para el cumplimiento de dicha actividad el proceso Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, mensualmente en cumplimiento de la Resolución 8900 del 27/07/2018,
realiza seguimiento e imparte indicaciones referentes a evitar la materialización de
los riesgos tanto de corrupción como de gestión.
2. Incremento del recurso humano.
En cumplimiento de la actividad propuesta se realizó la contratación de personal
profesional de prestación de servicio, para adelantar labores relacionadas con el
proceso Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.
En relación con el riesgo No 2. “Pérdida de documentación de los expedientes.”
Para lo cual estableció dos (2) acciones las cuales tienen fecha de cumplimiento el
20/12/2019.
1. Solicitar ajustes (a demanda) del Software de digitalización de expedientes.
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De acuerdo con las necesidades que se presenten se han realizados los
requerimientos al contratista y administradores del programa Génisis a la Oficina
de Tecnología de la Información (OTI).
2. Solicitar al grupo de talento humano (a demanda) la contratación de personal para
lo pertinente.
Para cumplir con esta actividad se realizaron las gestiones ante Secretaria General,
lográndose la contratación de dos (2) contratistas.
OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN
COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.
“Riesgos
En materia de los riegos asociados al proceso y el tratamiento dado a los mismos, se debe
destacar que, el modelo de gestión a través del cual el Coordinador del Grupo de Cobro realiza
la validación y control de los documentos, al igual que el estricto cumplimiento del procedimiento
previsto en el Estatuto Tributario, contribuye de forma eficaz a que no se materialice el riesgo,
como quiera que como se anotó de forma previa, la actividad del funcionario ejecutor y del equipo
que lo acompaña, está firmemente enfocado en que no exista un ápice de inoperancia de la
Administración en la ejecución de las acciones tendientes a hacer efectivas las obligaciones”.
Análisis Oficina De Control Interno
La recomendación identificada por el equipo auditor está enfocada a que se analicen
las consecuencias descritas por el proceso las cuales deben estar alineadas al control
establecido para mitigar la ocurrencia del riesgo en concordancia con lo determinado por
el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP); tal como se establecen
en el numeral 8.3 “Riesgo de Corrupción”.
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8.5 Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG
La Oficina de Control Interno para la presente vigencia 2019, se ha propuesto en ejercicio
de sus roles de Enfoque a la Prevención, Liderazgo Estratégico y Evaluación y
Seguimiento a la gestión institucional, analizar de manera concreta los postulados del
modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en consonancia con la gestión que
en cada ejercicio de verificación se emprenda.
Es así como en la auditoría de gestión, al proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, el referido ejercicio no es la excepción.
De este modo, se consideró pertinente abordar lo relativo a la 5° Dimensión: “Información
y Comunicación”, para lo cual debe tenerse en cuenta que:
“MIPG define la Información y Comunicación como una dimensión articuladora de las demás,
puesto que permite a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus
operaciones a través de todo el ciclo de gestión”.10
En relación con el alcance de esta dimensión el modelo establece que:
[…] para tales fines se requiere contar con canales de comunicación acordes con las
capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información.
En este sentido, es importante que tanto la información como los documentos que la soportan
(escrito, electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para facilitar la operación de la
entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de datos y garantizar la
trazabilidad de la gestión. Por su parte, la comunicación hace posible difundir y transmitir la
10 Manual Operativo MIPG.
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información de calidad que se genera en toda la entidad, tanto entre dependencias como frente
a los grupos de valor […].
El desarrollo de esta dimensión, concretamente deberán tenerse en cuenta los
lineamientos de las siguientes políticas desarrollas igualmente por MIPG:
a. Gestión documental.
b. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.
En concreto, para lograr la adecuada implementación de esta dimensión se recomienda:
➢ Diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura,
procesamiento y generación de datos dentro de ella y en su entorno, que
satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la
gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la
entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de
los grupos de valor. (Negrillas Extratextuales).
➢ Identificar y gestionar la información externa.
➢ Identificar y gestionar la información y comunicación interna.
En este punto de Identificar y gestionar la información y comunicación interna, debe
destacarse con base en lo planteado por MIPG que, tal necesidad, hace referencia al
conjunto de datos que se originan del ejercicio de las funciones de la entidad y se
difunden dentro de la misma, para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de sus operaciones.
Para ello es necesario garantizar su registro y divulgación oportuna, exacta y confiable,
en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de
decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto de la entidad.
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En una entidad eficaz, la información y la comunicación fluyen en varias direcciones lo
que conduce a la necesidad de establecer estrategias comunicativas concretas y canales
de comunicación formales que aseguren los flujos de información, ascendente,
descendente y transversal.
Es importante señalar que, en materia de sistemas de información y comunicación, se
deben seguir las indicaciones señaladas en materia de TIC para gestión de la política de
Gobierno Digital, implementando un adecuado esquema operativo en las
organizaciones.
Lo anterior lo trae a colación el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, con el fin,
invitar a la reflexión institucional, al análisis de las necesidades de información que tiene
el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en el sentido que para la
activación de la operación a su cargo, debe contar con información confiable, oportuna y
exacta, teniendo en cuenta que este importante proceso tiene varios proveedores como
los son, el emisor título ejecutivo o el emisor de la certificación de ejecutoria de este,
debiendo analizar el líder del proceso, si los controles establecidos en la operación,
permiten que la información que estos proveedores le brindan, a través de los canales
formalmente establecidos, tengan embebidos los atributos antes descritos; evitando la
materialización de errores que puedan generar consecuencias, que impidan que el
objetivo del proceso no se cumpla, esto es, adelantar la gestión de cobro coactivo para
la recuperación de las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud.
▪ 3ª. Dimensión: Gestión con Valores para Resultados.
Esta dimensión contenida en el modelo agrupa un conjunto de políticas, o prácticas e
instrumentos que tienen como propósito permitirle a la organización realizar las
actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las
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decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del
servicio público.
Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas:
a. La primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de
la organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y
b. Referente a la relación Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”.
Para el desarrollo de esta dimensión, deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las
siguientes políticas de gestión y desempeño institucional:
De la ventanilla hacia adentro: Fortalecimiento organizacional y simplificación de
procesos, Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público, Gobierno digital,
Seguridad digital, Defensa jurídica, Mejora normativa Relación Estado Ciudadano.
De la ventanilla hacia fuera: Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana en
la gestión pública, Servicio al Ciudadano, Gobierno Digital e Integridad.
Es así, como el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realiza en esta
oportunidad, énfasis en la política de Fortalecimiento organizacional y Simplificación de
Procesos, con ocasión del ejercicio de actualización de los procedimientos de Cobro
Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, que en la actualidad se están llevando a cabo,
invitando a que el producto que surja de esta relevante labor (procedimientos
actualizados), cuenten con conocimiento claro, de cuáles son las necesidades actuales
del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, estableciendo a partir de
ello, los recursos existentes y los que eventualmente se requieren para adelantar la
gestión encomendada, y en especial, las metas o resultados que como proceso se deben
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fijar en la próxima vigencia, expresándolos en términos de productos de calidad, con
efectos e impactos muy positivos en los estados financieros, en concreto, en los ingresos
de la Superintendencia Nacional de Salud.
9. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
Al consultar el aplicativo de Planeación y Gestión (ITS), se pudo evidenciar que, al
proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, le asiste la gestión de cinco (5)
planes de mejoramiento, con un estado abierto, identificados con números (234, 430,
431, 494 y 493), de los cuales cuatro (4), esto es, (430, 431, 494 y 493), tienen fecha de
vencimiento para el mes de diciembre de 2019.
Con relación al plan 234, el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva no ha
suscrito el respectivo plan de mejoramiento, lo anterior, incumpliendo lo establecido en
el procedimiento “Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades”, código
PMPD01, Versión 8; el cual establece en el acápite “análisis de Tiempo”, en el punto dos
(2) que:
“• La dependencia responsable del tratamiento del servicio no conforme y la no conformidad,
desde el momento que recibe la aceptación hasta que formula plan de mejoramiento en el
aplicativo dispuesto por la entidad, demorará máximo diez (10) días hábiles”.
El detalle del seguimiento a estos planes de mejoramiento se puede observar con mayor
grado de detalle en el informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento adelantado por
la Oficina de Control Interno en el presente mes de noviembre y radicado mediante
memorando NURC 3-2019-20973 del 18/11/2019.
Con base en lo anterior se formula la No conformidad No. 2, la cual se detalla en el
numeral No. 10.1 del presente informe.
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10. HALLAZGOS
10.1. No Conformidades.
10.1.1 Emitir oficio de Cobro Persuasivo sin que se haya resuelto los recursos.
El proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, en razón a que por conducto
de los expedientes L – 2019000356 y L - 2019-000321, se gestionaron cobros
persuasivos de obligaciones que aún no se encontraba en firme, toda vez que, los títulos
ejecutivos contentivos de las obligaciones allí contenidas fueron objeto de impugnación,
mediante recursos de reposición los cuales no han sido resueltos.
Debe precisarse que de conformidad con el reporte generado a través del aplicativo que
controla y automatiza los procesos de cobro coactivo, se pudo identificar que desde el
Grupo de Notificaciones se cargó en la herramienta con fecha posterior, los recursos de
reposición interpuestos; lo que permitió concluir que ante la emisión de las constancias
de ejecutoria del acto emitidas por el Grupo de Notificaciones "sin fecha de ejecutoría del
acto administrativo", se indujo a error al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva, lo cual motivo a iniciar las acciones de cobro persuasivo.
Por último, debe señalarse que, la formulación de la No Conformidad, se encuentra
sustentada en que al realizar un análisis de causa – raíz, se pueda emprender un Plan
de Mejoramiento que contemple la realización de actividades y la adopción de controles
que impidan que las situaciones detectadas se vuelvan repetir o se presenten de manera
reiterada, afectando el proceso de cobro y consecuente recaudo de las obligaciones en
favor de la Superintendencia Nacional de Salud, ante la eventual interposición de
excepciones en sede administrativa, o la demanda de nulidad de la actuación
administrativa de cobro en sede judicial.
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10.1.2. No suscripción de Plan de Mejoramiento
En el aplicativo de Planeación y Gestión Institucional (ITS) se encuentra dispuesta la no
conformidad No. 234 la cual señala:
“Teniendo en cuenta, que a la fecha del Seguimiento a Planes de Mejoramiento (Abril de
2019) no se ha realizado por parte de la Oficina Asesora Jurídica, actividad del Plan No.
53 registrado en el aplicativo de Planeación y Gestión Instituciona (ITS) con fecha 20 de
Junio de 2018, derivado de Auditoria a la Subdirección Financiera, se declara No
Conformidad por incumplimiento del numeral 10.2 No Conformidad y Acción Correctiva
de la ISO 9001:2015, así como, lo establecido en el Análisis de Tiempo del Procedimiento
Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades (PMPD01) La
dependencia responsable del tratamiento del servicio no conforme y la no conformidad,
desde el momento que recibe la aceptación hasta que formula plan de mejoramiento en
el aplicativo dispuesto por la entidad, demorará máximo diez (10) días hábiles”
Sobre el particular debe señalarse que, a la fecha de la auditoria el proceso de Cobro
Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, no ha suscrito el respectivo plan de mejoramiento,
tal como lo enuncia en el memorando del seguimiento a los Planes de Mejoramiento
realizado por la OCI en el mes de octubre y en la imagen anexa.
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10.2. Recomendaciones
10.2.1. Definir en los procedimientos, las actividades que se deben emprender.
La Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, definir
con claridad en sus procedimientos, las actividades que se deben emprender para la
realización de labores de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva, en acato de las
normas que regulan la materia, estableciendo políticas de operación específicas y
análisis de tiempos para la ejecución de esas actividades, en términos prudentes y
razonables, sin perder de vista que el objetivo primordial del proceso de cobro persuasivo
y jurisdicción coactiva, es obtener un recaudo eficiente de las obligaciones que sean
claras, expresas, actualmente exigibles y que se encuentren en firme, en favor de la
Superintendencia Nacional de Salud.
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10.2.2. Verificar y ajustar el mapa de riesgo de corrupción.
Al ser monitoreado el riesgo de corrupción identificado en la matriz de riesgos de
corrupción de la Entidad, instrumento que hace parte del Sistema Integrado de
Planeación y Gestión ITS, denominado “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro
coactivo dando lugar a pérdida de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción
ejecutiva”, se concluyó que, el mismo cumple con los lineamientos establecidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) incorporados en su Guía
para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas de
Octubre de 2018, en relación con el ¿Qué puede suceder?, Como puede suceder?,
estableciendo las causas a partir de los factores determinados en el contexto, el
¿Cuándo puede suceder? y ¿Qué consecuencias tendría su materialización?, al
determinar los posibles efectos que tendría su ocurrencia.
No obstante, lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno recomienda,
en lo referente a las consecuencias identificadas, se analice si la consecuencia “pérdida
económica para la entidad”, es originada o tiene relación como se describe en la matriz, por la
“disminución de sanciones administrativas”, aspecto este que podría ser concerniente a otro
proceso institucional, o por el contrario, dicha pérdida económica para la entidad en el
marco del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” tendría un origen en el
eventual “Interés indebido de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus
funciones en provecho propio o de un tercero”, es decir, en eventuales acciones u omisiones
generadas en la gestión del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y no de
la gestión a cargo de otra dependencia o de otro proceso.
Aunado a lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno recomienda a los
colaboradores asignados al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, una vez
sean actualizados los procedimientos de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva,
aspecto que se espera se culmine en la presente vigencia 2019, cumplirlos a cabalidad,
esto es en cuanto a las actividades que el mismo contemple, generando los registros que
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el mismo establezca, cumpliendo las políticas de operación y análisis de tiempos que
este defina, lo cual contribuirá en la mitigación del riesgo de corrupción identificado.
11. CONCLUSIONES
✓ Con relación al procedimiento de Cobro Persuasivo, se evidenció por parte del
equipo auditor oportunidades de mejoramiento debiendo establecerse controles
adicionales a los existentes que impidan que las no conformidades detectadas se
reiteren.
✓ Con relación al procedimiento de Cobro Coactivo, se estableció la conformidad de
lo actuado en la muestra; precisando que la misma, versó respecto de expedientes
iniciados en la vigencia 2019, lo que conllevó a que las actuaciones que se deben
adelantar en desarrollo de este procedimiento, en algunos casos no se hayan
realizado, en atención a la gestión primaria que se debe gestionar en fase de cobro
persuasivo.
✓ En el seguimiento realizado al Mapa de Riesgos Operativos, se evidencio que el
proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, ha realizado los
seguimientos en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación (OAP), para
comprobar que efectivamente los controles realizados están cumpliendo con el
objetivo de reducir el riesgo y evitar su materialización.
✓ En lo referente al riesgo de corrupción, se concluyó su no materialización, aunado,
a que el mismo cumple en términos generales con los lineamientos establecidos
por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) incorporados en
su Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades
Públicas de Octubre de 2018; más allá del mejoramiento continuo que se debe
seguir implementando, al afinar aún más la administración de este riesgo, por
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ejemplo, adecuando en mayor grado las consecuencias que se puedan originar
ante la eventual materialización, lo anterior en relación con las causas establecidas.
12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR
Es de señalar que con Memorando NURC 3-2019-22470 del 9 de diciembre de 2019, el
Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, en ejercicio del
derecho a la contradicción y defensa, presentó dentro de los cinco (05) días hábiles
concedidos para tal efecto, las observaciones al informe preliminar de auditoria que se
radicó con NURC 3-2019-22073 el 2 de diciembre del año en curso.
De igual forma el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, remite correo electrónico del
11/12/2019, a la Jefe de la Oficina de Control Interno, donde establece (…) Dra. Chávez,
atentamente me permito informarle que el señor Carlos Méndez preparó la respuesta al hallazgo
informado por la OCI sobre el tema de las actuaciones de cobro a la NUEVA EPS a través del
memorando 3-2019-22470, el cual fue revisado por el suscrito. Igualmente, el funcionario me
explicó de forma detallada el sentido de la respuesta y la fuente de la información que sustentó
la misma. (…).
En tal sentido, se elevaron observaciones a algunos de los hallazgos detectados por el
equipo auditor, los cuales fueron analizados por estos y respecto de cada uno de ellos
se emitieron pronunciamientos de fondo y con base en las evidencias recaudadas,
debiéndose precisar que se hacen aclaraciones respecto de la No Conformidad No. 1, la
cual queda plasmada en el presente informe final.
Corolario de lo anterior, es menester concretizar que del ejercicio auditor resultaron los
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siguientes hallazgos: dos (2) no conformidades y dos (2) recomendaciones; debiéndose
aclarar que para las no conformidades se requiere la formulación de planes de
mejoramiento para la mejora continua del proceso auditado.
Finalmente, los hallazgos detectados en la presente Auditoría, serán incorporados en el
aplicativo Sistema Integrado de Planeación y Gestión (ITS); por ello, se solicita a la OAJ,
que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la notificación
generada en ese aplicativo, se registren los correspondientes Planes de Mejoramiento
de las No Conformidades, encaminados a subsanar las situaciones registradas, y a las
cuales la Oficina de Control Interno realizará seguimiento posterior.
Cordialmente,
ROSEMARY CHÁVEZ RODRÍGUEZ
Jefe Oficina de Control Interno
Equipo Auditor: Luís Alberto Triana Lozada
Profesional Especializado. Oficina de Control Interno (Líder de auditoría)
Guillermo Alberto Corredor Martinez
Profesional Especializado Oficina de Control Interno. (Acompañante)