U N I V E R S I D A D A L A S P E R U A N A SDirección Universitaria de Educación a Distancia

Escuela Académico Profesional de Ciencias Contables y Financieras

AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

2012-IIIDocente:

Nota:Ciclo: 10 Módulo I

Datos del alumno: FECHA DE ENVIO:

HASTA EL DOM. 07 OCTUBRE A las 23.59 PMApellidos y nombres:

FORMA DE ENVIO:

Comprimir el archivo original de su trabajo académico en WINZIP y publicarlo en el CAMPUS VIRTUAL, mediante la opción:

TAMAÑO DEL ARCHIVO:

Capacidad Máxima del archivo comprimido: 4 MB

Recomendaciones:1. Recuerde verificar la correcta publicación de su Trabajo Académico en

el Campus Virtual.Revisar la opción:

2. No se aceptará el Trabajo Académico después del 07 de Octubre 2012

3. Las actividades que se encuentran en el libro servirán para su autoaprendizaje mas no para la calificación, por lo que no deberán ser remitidas. Usted sólo deberá realizar y remitir obligatoriamente el Trabajo Académico que adjuntamos aquí.

Guía delTrabajo Académico

4. Recuerde: NO DEBE COPIAR DEL INTERNET, el Internet es únicamente una fuente de consulta. Los trabajos copias de internet serán calificados con “00” (cero).

5. Estimado alumno:El presente trabajo académico tiene por finalidad medir los logros alcanzados en el desarrollo del curso.Para el examen parcial Ud. debe haber logrado desarrollar hasta la actividad III y para el examen final debe haber desarrollado el trabajo completo.

Criterios de evaluación del trabajo académico:

1 Presentación adecuada del trabajo

Considera la evaluación de la redacción, ortografía, y presentación del trabajo en este formato. Valor: 2 ptos

2 Investigación bibliográfica:Considera la consulta de libros virtuales, a través de la Biblioteca virtual DUED UAP, entre otras fuentes. Valor: 3 ptos

3 Situación problemática o caso práctico:

Considera el análisis de casos o la solución de situaciones problematizadoras por parte del alumno. Valor: 5 ptos

4Otros contenidos considerando los niveles cognitivos de orden superior:

Valor: 10 ptos

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TRABAJO ACADEMICO:

Para el desarrollo del presente trabajo académico el alumno realizara la investigación y el análisis de un área crítica de una empresa en actividad de su localidad, con la finalidad de desarrollar las siguientes actividades:

I. PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA: (4 puntos)

Elabore el plan de auditoría operativa para el área crítica de Personal, Logística, Ventas, Marketing o Producción de una Empresa Pública o Privada en actividad, que se encuentre en su localidad. En la elaboración de su plan de auditoría considerar entre otros:(elegir un área)a. Nombre, giro y perfil de la empresa seleccionada.b. Origen del Examen, señalando los motivos por los que dicha área crítica

(Recursos Humanos) será examinada.c. Objetivo del Examen, se indicaran el objetivo general y los objetivos

específicos.d. Alcance del Examen, se medirá la extensión de las pruebas que se va a

examinar y la revisión en forma selectiva, indicando el periodo.e. Antecedentes de la Empresa y del área a examinar así como la estructura

orgánica y funcional. f. Criterios de auditoría a utilizar, señalando, normas, leyes, reglamentos,

directivas etc.g. Puntos de atención, precisando aspectos relevantes a examinar.

II. PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA. (2 puntos)

Elabore un programa de auditoría operativa, para el área crítica seleccionada, en el que detalle los procedimientos a ser aplicados durante los exámenes por los objetivos planteados (Generales y específicos).

III. PROCESOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA. (4 puntos)

Realizar el proceso de auditoría operativa completo para el área crítica (Personal, Logística, Ventas, Marketing o Producción) de la empresa seleccionada, que comprende el desarrollo total de las siguientes fases:

a. Diagnostico.b. Propuesta.c. Negociación de propuesta.d. Control o implementación.e. Actividad posterior al trabajo de campo.f. Evaluación.

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IV. REALICE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: (5 puntos)

a. Elabore un cuestionario de Control Interno para el área crítica (Personal, Logística, Ventas, Marketing o Producción) de la empresa seleccionada. Utilizar el método de cuestionarios.

b. Elaborar un diagrama de flujo del área critica seleccionada (Personal, Logística, Ventas, Marketing o Producción), el mismo que comprenderá todo el flujo documentario del área examinada, tal y como lo encuentra al inicio de su labor de auditoría.

c. Elaborar un diagrama de flujo del área crítica seleccionada (Personal, Logística, Ventas, Marketing o Producción), el mismo que comprenderá todo el flujo documentario del área examinada, con las correcciones realizadas como consecuencia de su labor de auditoria.

d. Explique el cambio sucedido en el área crítica seleccionada, producto de su labor de optimización.

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: (3 puntos)

Con base en lo investigado y frente a los resultados obtenidos formule:

a. Las conclusiones a las que ha llegado con su investigación.b. Las recomendaciones producto de su investigación.

VI. PRESENTACIÓN DEL TRABAJO ACADÉMICO: (2 puntos).

Debe de tener sumo cuidado en la redacción y presentación de su trabajo académico, teniendo en cuenta la correcta utilización de la gramática para una correcta comprensión del contenido de su trabajo.

VII. BIBLIOGRAFIA PROPUESTA:

http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/365232.PDF http://books.google.com.pe/books?

id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlAeA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage&q=auditoria%20administrativa&f=false

http://books.google.com.pe/books? id=337WBN_QaBEC&lpg=PA36&dq=auditoria%20administrativa%20y%20operativa-%20guia&hl=es&pg=PA85#v=onepage&q&f=false

http://html.rincondelvago.com/auditoria-operativa.html

NOTA: EL TRABAJO ACADEMICO CONSISTE EN INVESTIGAR Y ANALIZAR, NO ES COPIAR Y PEGAR INFORMACION DE INTERNET. MENCIONAR EL CAPITULO, PARRAFO Y PAGINA REVISADA QUE LE HA SERVIDO DE CONSULTA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO ACADEMICO.

Muchos éxitos en el desarrollo de su trabajo académico.

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Desarrollo del Trabajo Académico

I. Plan de Auditoría Administrativa y Operativa: Área de Recursos Humanos – Minera Gold Fields Perú S.A.

a) Información de la empresa

Nombre de la empresa : Minera Gold Fields Perú S.A. Giro : Actividades explorativas, de estudio y de explotación de recursos

minerales y metales preciosos. Perfil de la empresa :

Gold Fields es uno de los mayores productores del mundo con una producción anual atribuible de 3,5 millones de onzas equivalentes de oro de ocho minas operativas en Australia, Ghana, Perú (con tres años en el mercado peruano) y Sudáfrica. Gold Fields también tiene una cartera global de crecimiento extenso y diverso, con cuatro proyectos importantes en el desarrollo de recursos y viabilidad, con las decisiones de la construcción se esperan en los próximos 18 a 24 meses.

Gold Fields tiene un total de reservas atribuibles equivalentes de oro mineral de 80,6 millones de onzas y recursos minerales de 217 millones de onzas. Gold Fields se cotiza en la JSE Limited (listado primario), el New York Stock Exchange (NYSE), NASDAQ Dubai Limited, Euronext en Bruselas (NYX) y el Swiss Exchange (SWX).

b) Origen del examen

La razón de ser de este examen al área de Recursos Humanos es la optimización de la gestión en el área en mención de la empresa Minera Gold Fields Perú en los siguientes aspectos:

Escaso personal en el área para atender los requerimientos e inquietudes de los trabajadores de la empresa.

Los procesos operacionales con los que trabaja el área son muy lentos y aspectos simples de decisión pasan por la autorización de muchas personas. En caso de no ser aprobado, se retorna al principio del proceso.

Se presentan descoordinaciones entre el área de Recursos Humanos con otras áreas, relacionado con el manejo documentario y de información.

Considerando que el área es responsable del bienestar del talento humano, no promueven actividades recreativas y/o de confraternidad entre los colaboradores de la empresa.

Al no contar con un área de Bienestar Social, el personal del área no se encuentra capacitado para atender casos más allá de la selección de personal y la elaboración de las planillas de haberes, teniendo en

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cuenta que los implicados son administradores y contadores de profesión.

c) Objetivos del examen

Objetivo General:

Investigar los hechos en los que el área de Recursos humanos de Minera Gold Fields Perú presenta fallas que impiden la planificación y optimización del factor humano de la empresa, dentro del marco de las políticas y estrategias corporativas, para su pronta solución.

Objetivos Específicos:

Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo.

Buscar una mejor coordinación entre Recursos Humanos y las áreas con las que trabaja en conjunto, realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general.

Indagar sobre las políticas de clima laboral dentro de la empresa, para que sea el punto de partida para el área de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivación necesaria para su personal.

Investigar las hojas de vida del personal que compone el área de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria.

d) Alcance del Examen

El campo de acción que se evaluará en esta auditoría abarcará al área de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Perú S.A., en un periodo de 30 días. Se investigarán aspectos como la toma de decisiones, la comunicación entre el área con el personal de la compañía y el proceso de trabajo de Recursos Humanos.

e) Antecedentes de la empresa en relación al área de Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos de Minera Gold Fields Perú no se hallaron indicios de auditorias realizadas en el pasado, siendo la presente auditoria la primera en su tipo.

f) Criterios de Auditoria a utilizar

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ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (Ambos otorgados por la SGS): Ambos certificados se entregan a las empresas con buenas prácticas en la extracción y exploración minera y deben ser tomados en cuenta por el área de Recursos Humanos para incentivar y promover a los colaboradores de la empresa para el logro de las certificaciones.

Código de Ética de Gold Fields Reglamento Interno de Trabajo de Gold Fields

g) Puntos y aspectos de relevancia

Aspectos a revisar:

Situación del clima laboral. Potencializar las cualidades y conocimientos de las personas. Requerimiento y/o contratación de nuevo personal por el crecimiento

de la empresa.

II. Programa de Auditoría Administrativa y Operativa:

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Área de Recursos Humanos – Minera Gold Fields Perú S.A.

            PERIODO  CLIENTE: MINERA GOLD FIELDS PERÚ S.A.   30 días            HECHO POR FECHANª     PROCEDIMIENTOS                     

1 CONOCIMIENTO DE LA COMPAÑÍA                       1.1 Programación de entrevista con el Gerente General de Minera  Renato Trujillo 03/09/2012

  Gold Fields, donde se indicará los siguientes motivos por los que       se realizará la auditoria en el área de Recursos Humanos:                     *Descubrir los motivos por los cuales los requerimientos del personal        de campamento no son atendidos en su momento.      * Falta de comunicación entre RRHH y las demás áreas.      * Indagación sobre el clima laboral y examen de capacidades de los         colaboradores del área.                           Colaborarán en el proceso todos los miembros del área de RRHH y un       representante de cada área de la compañía.                     1.2 Se solicitará un ambiente en donde los auditores puedan trabajar  Renato Trujillo 03/09/2012

  durante el periodo de la auditoría, previa coordinación de los espacios      disponibles.                         1.3 Recopilación de correos impresos, reglamentos internos de trabajo y Renato Trujillo 03/09/2012

  elaboración de un cuestionario que ayudará a eliminar dudas de      diversa índole, además de leyes relacionadas al tema.                   1.4 Obtención del organigrama de Minera Gold Fields para conocer la  Renato Trujillo 03/09/2012

  actual jerarquía y autonomía de cada área y las limitaciones de funciones       entre ellas.                           

2 PRINCIPALES ACTIVIDADES                       

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2.1 Entre las principales actividades del área de Recursos Humanos, se Renato Trujillo 04/09/2012  encuentran:                             * Recibir las solicitudes de servicios, dinero en efectivo y reclamos de          los trabajadores, tanto de provincias como los que se encuentran en la        ciudad de Lima.            * Coordinar el contrato de servicios de terceros con el área de Compras        para los servicios de transporte y alimentación de personal.      * Responsables de seleccionar y capacitar al personal entrante a la         compañía.              * Elaboración de la planilla de Remuneraciones de todo el personal de        la empresa, así como del seguimiento y control del cese de éstos.       * Velar por el buen clima laboral y buenas relaciones.                   

3 POLITICAS Y PRÁCTICAS DE LA EMPRESA                       Se revisará el Código de Ética que nos proporcionara el Jefe de Recursos  Renato Trujillo 04/09/2012  Humanos, para el conocimiento del manejo de la empresa en relación       con los propósitos de la compañía.          También se tomarán en cuenta los temas de Gestión Comercial, Sistemas      de Gestión, Salud Ocupacional, Seguridad, Contratistas, Medio Ambiente      y el tema de Comunidades campesinas para entender el contexto en el      que la empresa se encuentra.                       

4 GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN                       La información que se ha proporcionado de parte de Minera Gold Fields Renato Trujillo 04/09/2012  es confiable y oportuna, que ayudará a la realización de esta auditoría al       área de Recursos Humanos. Cada área en la empresa tiene su propia       manera de funcionamiento, siempre bajo la dirección de la Gerencia,      quien es la encargada de tomar decisiones y aprobar temas relacionados      a gestión y la liquidez de la compañía.                       

5 COMPRENSIÓN DEL PROCESO DE INFORMACIÓN                       En esta etapa, una vez estudiada y comprendida la información, se tiene Renato Trujillo 05/09/2012  una idea general de cómo es el manejo y gestión en la compañía y poder      entender la realidad en la que se encuentra Recursos Humanos, para      optimizar los procesos en donde hay deficiencias.                     

6 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN                       

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  Base Legal: Ley General del Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, etc. Renato Trujillo 05/09/2012  Se tomará extractos de cada una de estas herramientas como parte del       sustento para sostener las opiniones vertidas en esta labor.                   

7 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO                       7.1 Evaluación del sistema de Control Interno existente en la empresa y su  Renato Trujillo 05/09/2012

  alcance en la aplicación de las normas y estatutos vigentes. Se usará la       metodología del flujograma para conocer el proceso que se ha tomado       y sus principales ejecutores.                       7.2 Elección de tres de las más comunes prácticas realizadas en la ejecución  Renato Trujillo 05/09/2012

  de tareas en el área, verificando que cumplan con los requisitos que se      hayan establecido; de no ser así, se procederá a identificar cada uno de      ellos, conociendo el grado crítico en el que se encuentren.                   7.3 Elaboración de papeles de trabajo señalando las causas por las que se Renato Trujillo 06/09/2012

  presentan estas deficiencias y las posibles soluciones a Gerencia para       tomar las medidas correctivas; reunir al personal del área para informarles      sobre lo hallado y dejar constancia de este hecho en un documento.                   

8EVALUACION DEL RIESGO          

                 La evaluación debe contener: las unidades analizadas, el riesgo y su Renato Trujillo 07/09/2012  clasificación, el enfoque esperado de la auditoría e instrucciones para      su ejecución.                         

9 INFORME DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA                       Preparación del informe de planificación de Auditoría en donde deberá  Renato Trujillo 08/09/2012  señalarse el tiempo para la ejecución del trabajo, así como también la       distribución de tareas y los procedimientos de auditoría.                   

10 Informar y poner en conocimiento la planificación específica del trabajo Renato Trujillo 10/09/2012  para su revisión y aprobación.                       

11 De acuerdo con el proceso de planificación, elaborar el programa de Renato Trujillo 11/09/2012  trabajo correspondiente.                         

12 Crear una hoja en donde se señale pautas a seguir para una mejor ayuda  Renato Trujillo 12/09/2012  al momento de elaborar los papeles de trabajo y diseñar las referencias      que se usarán al momento de archivar los papeles de trabajo.    

III. Procesos de Auditoría Administrativa y Operativa:

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Área de Recursos Humanos – Minera Gold Fields Perú S.A.

a) Fase de Diagnóstico

En esta fase se elaborará el Plan de Trabajo de Auditoría, el cual ya se detalló anteriormente y con los procedimientos allí mencionados.

En cuanto a las técnicas de recolección de datos, se ha realizado la recopilación mediante la investigación del Código de Ética y el Reglamento Interno de Trabajo de Minera Gold Fields Perú, que se ha sido proporcionado por el área de Recursos Humanos de dicha compañía minera y los ISO a los que se busca llegar y acreditarse. También cabe señalar que se ha revisado la legislación actual vigente en materia laboral.

Se definen los objetivos del presente examen, los cuales son: Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo, buscar una mejor coordinación entre Recursos Humanos y las áreas con las que trabaja en conjunto y realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general, indagar sobre las políticas de clima laboral dentro de la empresa y convertirse en el punto de partida para el área de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivación necesaria para su personal e investigar las hojas de vida del personal que compone el área de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria.

Esta auditoría abarcará exclusivamente al área de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Perú S.A. y tendrá una duración de 30 días calendario.

Como siguiente método a utilizar en este proceso, se realizará una entrevista y un cuestionario con preguntas hacia el gerente, jefe del área y dos colaboradores para conocer con mayor exactitud y de acuerdo a los enunciados, la real situación actual del área en mención. A continuación, se extrae una de las entrevistas realizadas al Jefe de Recursos Humanos:

Minera Gold Fields Perú S.A.                     

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ENTREVISTA                         

Nombre:Rafael Saavedra        

Cargo: Jefe de Recursos Humanos                   Preguntas:            1- Como jefe de Recursos Humanos de la empresa, ¿Cuál es el propósito fundamental en su área?En nuestra área, como Recursos Humanos, buscamos la optimización de nuestro talento humanoy somos un área que estamos al servicio de todos los trabajadores de esta empresa y con el  compromiso de hacer mejor las cosas.                     2- ¿Cómo cree Ud. Que se puede llegar a cumplir los objetivos del área a su cargo?  Con mucho esfuerzo y dedicación, sin perder la dirección de los principios y reglamentos de trabajode la empresa y con la ayuda de mi equipo de profesionales.                 3- ¿Cuáles son los procedimientos de trabajo del área y qué mecanismos usan para la solución de problemas?          Nosotros trabajamos de acuerdo a las prioridades. Si hay que presentar un informe a la Gerencia, es lo primero en que nos ponemos a trabajar, para dar luego prioridades a las demás tareas.  Tenemos una carga importante de trabajo, pero que al final logramos entregar en los tiempos deseados.Veo que mi personal está saturado con sus labores y soy consciente de que a veces hay cosas que se nos escapan de las manos, me encantaría contar con un mayor número de personal, pero la Gerencia General es la que dispone de la cantidad de empleados a tener por área.                 4- ¿Han recibido algún tipo de reclamo o quejas por parte de otros colaboradores de la empresa últimamente?          Si, a veces nos han llamado desde el campamento para preguntarnos si se les ha efectuado el depósito deldinero que ellos usan para realizar compras para sus actividades diarias, previa coordinación con Contabilidad,en especial con la encargada de Tesorería y Entregas a Rendir, pero siempre logramos darles una respuesta pronta en la medida de lo posible.                    5- Para finalizar, ¿cuáles creen que serían las posibles causas de estos problemas?  Yo creo que es producto del crecimiento que ha experimentado la compañía y que no ha ido en paralelocon una política de delegar responsabilidades, fomento de la comunicación entre áreas y el personal que,como mencioné antes, se satura porque además de realizar su trabajo de oficina, tienen que atender lasinquietudes de sus compañeros y de terceras personas que se comunican a través del correo electrónico y vía telefónica.                       

Se da el diagnóstico respectivo sobre la situación del área. El diagnóstico indica que la empresa ha experimentado un crecimiento desordenado y ha

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descuidado detalles, como la atención personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejándolos con la sensación de no ser escuchados. Producto de ello, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro aspecto a tomar en cuenta es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo.

La decisión de adquirir un bien o servicio pasa por la revisión y aprobación de la Gerencia, Logística, Tesorería y finalmente el área de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observó por último que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente.

b) Fase de Propuesta

Según el diagnostico presentado, se ofrecen las siguientes soluciones:

Aumento del número de empleados del área, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General.

La adquisición de un bien y/o servicio se realizará con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logística para que se realice la coordinación de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargará de dar el visto bueno, delegándose así la facultad de decisión para que el proceso sea más dinámico.

Previa coordinación con Tesorería, el área de Recursos Humanos deberá atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes están referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes.

Recursos Humanos deberá retomar la organización de actividades recreativas y que promuevan la integración entre todos los miembros de la compañía, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivación.

c) Fase de Negociación de la Propuesta

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Realización de una reunión con el gerente general, el jefe de contabilidad y el equipo de Recursos Humanos para exponer las soluciones propuestas, luego de dar el diagnóstico del área examinada. Se hará una comparación de la situación actual con la solución propuesta, resaltando los beneficios a futuro que éstas generarán en la mejora de los procesos de trabajo y por ende, de la productividad de la compañía. Se espera también el punto de vista de los participantes de esta reunión.

d) Fase de Control e Implementación

En esta etapa se procede a implementar las soluciones sugeridas y aprobadas por la Gerencia de Minera Gold Fields Perú. Se tendrá sumo cuidado para que cada uno de los puntos a solucionar sea la metodología diaria para aplicar en el trabajo. Estas mejoras sugeridas deben ponerse en práctica de manera progresiva.

e) Fase de Actividad posterior al trabajo de campo

Pasada la etapa de control, se tomará los puntos mencionados en el diagnóstico realizado y se transcribirá en un informe preliminar, en conjunto con las recomendaciones dadas para la mejora de procesos. El informe definitivo es el siguiente:

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Nº AUDITORIA: 06

EMPRESA AUDITADA: Minera Gold Fields Perú S.A.

NORMA DE REFERENCIA ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Área de Recursos Humanos

EQUIPO AUDITOR: Renato Trujillo

FECHA/S DE REALIZACIÓN: Del 03 de setiembre al 28 de setiembre del 2012.

NÚMERO DE HOJAS:01

FECHA DEL INFORME: 04/10/2012

DEPARTAMENTO, ÁREA, O PROCESO AUDITADO Nº HOJA

Punto 4 de ISO 14001:2004. Requisitos generales y 4.2 Gestión de la documentación.

1

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) Nº Auditoria:

Aspectos a revisar:

Situación del clima laboral. Potencializar las cualidades y conocimientos de las

personas. Requerimiento y/o contratación de nuevo personal por el

crecimiento de la empresa.

Fecha inicio: 03/09/2012Hora inicio: 08:30 a.m.Fecha final: 28/09/2012Hora final: 18:10 p.m.Auditor/es: Renato Trujillo

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OBSERVACIONES / NOTAS / COMENTARIOS DEL AUDITOR

Antecedentes: La empresa no presenta antecedente alguno en lo que respecta a una auditoría hecha al área de Recursos Humanos, convirtiéndose la presente auditoría en la primera de su historia.

Observaciones: Minera Gold Fields Perú ha experimentado en los últimos dos años un crecimiento acelerado y dejado de lado detalles, como la atención personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejándolos con la idea de no ser escuchados. En consecuencia, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro punto importante es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo.

La decisión de adquirir un bien o servicio pasa por la revisión y aprobación de la Gerencia, Logística, Tesorería y finalmente el área de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observó por último que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente. Por estas razones, se ve por conveniente dar las siguientes soluciones:

Aumento del número de empleados del área, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General.

La adquisición de un bien y/o servicio se realizará con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logística para que se realice la coordinación de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargará de dar el visto bueno, delegándose así la facultad de decisión para que el proceso sea más dinámico.

Previa coordinación con Tesorería, el área de Recursos Humanos deberá atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes están referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes.

Recursos Humanos deberá retomar la organización de actividades recreativas y que promuevan la integración entre todos los miembros de la compañía, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivación.

Conclusiones: Minera Gold Fields Perú es una compañía minera en crecimiento y expansión a nivel de Perú, por lo cual se deben tomar especial atención en la manera de proceder laboral, para que sean eficientes y eficaces, además deben cumplir con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. Esta auditoría ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el área de Recursos Humanos y la manera en cómo ésta se relacionaba con las demás áreas de la compañía, los cuales generaban un clima organizacional tenso, pésimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivación organizacional.

Recomendaciones: Se recomienda al área de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Perú que procedan con la aplicación de las soluciones planteadas en la presente auditoría, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prácticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeño de cada uno de sus miembros.

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)

CÓDIGO(número)

CALIFICACIÓN(1) PUNTO NORMA

DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

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(1) Calificar N.C. según: CALIFICACIÓN TOTAL N.C.

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(Auditor/es)

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos.

12 Desviación moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos3 Desviación importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente.

f) Fase de Evaluación

Realizado los cambios en la organización, se procede a la observación en la aplicación de las soluciones y recomendaciones sugeridas de parte de los empleados, considerando todos los procesos y detalles, desde los objetivos iniciales planteados, pasando por el diagnóstico, presentación de la propuesta y la implementación de estos cambios.

IV. Actividades

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a. Cuestionario de Control Interno

                   ÁREA DE RECURSOS HUMANOS            EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO                                      Empresa: Minera Gold Fields Perú S.A.        Fecha de aplicación:  05 de setiembre del 2012        Auditor: Renato Trujillo                           

P  R  O  C  E  D  I  M  I  E  N  T  O  S RESPUESTAS          SI NO COMENTARIO               1. Los requerimientos de dinero en efectivo de parte del personal destacado en    X       campamento son realizados y solucionados en máximo cinco días calendario.                     2. Estos requerimientos son previamente dados a conocer a los encargados o jefes  X         de cada proyecto y sus pares de la oficina de Lima.                       3. La aprobación de la solicitud de una compra pasa por la Gerencia General, antes  X         de la aprobación del Jefe de Recursos Humanos.                       4. Existe un buen canal de comunicación entre Recursos Humanos y las demás áreas    X       en materia de coordinación en adquisición de bienes y/o servicios.                     5. Existe un buen canal de comunicación entre Recursos Humanos y las demás áreas    X       en cuanto a temas relacionados con el pago de sus haberes y/o otras consultas           de índole laboral.                           6. Por lo tanto, el volumen de trabajo de los empleados del área les permite revisar           otros temas relacionados a sus funciones, como el incentivar un agradable clima    X       laboral mediante la organización de actividades fuera del horario común de            trabajo.                             7. El número de empleados del área de Recursos Humanos es suficientemente el    X        número necesario que se requiere para el cumplimiento de las tareas asignadas           y por ende, para el logro de los objetivos comunes de la empresa.                       

b. Diagrama de Flujo del área de Recursos Humanos antes de la intervención

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Se observa que en el área de Recursos Humanos de Minera Gold Fields, el proceso de adquirir un bien o servicio pasa por la revisión y aprobación de la Gerencia en primer lugar, para dejar en sustento que se realizará una adquisición válida. De encontrarse alguna irregularidad, no es posible la realización de compra. Luego de ser aprobado por el Gerente General, se realiza la coordinación con el área de Logística y Compras, quienes coordinan la entrega de la cotización al jefe inmediato para su aprobación. De este paso, la solicitud de compra pasa por el área de Contabilidad, donde la encargada de Tesorería recibe la cotización y la entrega a su jefe inmediato para que éste apruebe el desembolso a realizar; finalmente el área de Recursos Humanos recibe la aprobación de Contabilidad e informa a Logística y Compras para que coordine con el proveedor la entrega y pago del bien y/o servicio.

c. Diagrama de Flujo del área de Recursos Humanos después de la auditoría

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Con los cambios propuestos para el área de Recursos Humanos de Minera Gold Fields, el proceso de adquirir un bien o servicio se ha simplificado: en primer lugar, se realiza el requerimiento del bien y/o servicio, comunicando por escrito al jefe de Recursos Humanos y aprobando la futura compra para posteriormente pase por la revisión y aprobación del Gerente General. Una vez que éste lo apruebe, la solicitud de Efectivo se envía a Contabilidad, donde la encargada de Tesorería recibe la cotización y la entrega a su jefe inmediato para que éste apruebe el desembolso a realizar. Una vez aprobado por Gerencia, RRHH y Contabilidad, Logística elabora la orden de servicio para enviársela al proveedor, donde hacen las coordinaciones del caso en materia de entrega del bien y pago del mismo.

d. Cambios sucedidos

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Luego de dar las soluciones del caso, se observa que los empleados del área de Recursos Humanos de Minera Gold Fields Perú han respondido con interés a los cambios sugeridos, aunque no han puesto en práctica todas las sugerencias, solo tres de ellas, esto debido al largo periodo en que por motivos de aumento de labores y responsabilidades, estos tipos de procedimientos se convirtieron en una rutina diaria de trabajo. Se espera que con el tiempo, se pongan a práctica las soluciones dadas.

V. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Minera Gold Fields Perú es una compañía minera en proceso de crecimiento y expansión, motivo por los cuales se deben tomar especial atención en los procedimientos de trabajo, para que éstos sean eficientes y eficaces y cumplan con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados.

El presente examen ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el área de Recursos Humanos y la manera en cómo ésta se relacionaba con las demás áreas de la compañía, los cuales generaban un clima organizacional tenso, pésimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivación organizacional.

Recomendaciones

Se recomienda al área de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Perú que procedan con la aplicación de las soluciones planteadas en la presente auditoría, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prácticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeño de cada uno de sus miembros.

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