TABLA DE CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN · RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen ----- 3 ... Ingrid Castro Cubillo Auditora encargada Lic. Juan Agüero González

Al desarrollo por la educación

Teléfonos: 2255-1725, 2223-2050, 2257-2675 7° Piso Edificio Raventós, San José Fax: 2248-0920 E-mail: [email protected]

AUDITORÍA INTERNA INFORME 31-14

INTEGRA 2 PROBLEMAS DE PAGO

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen ------------------------------------------------------------------ 3

1.2 Objetivo General ------------------------------------------------------ 3

1.3 Alcance ----------------------------------------------------------------- 3

1.4 Limitaciones ---------------------------------------------------------------------- 3

1.5 Comunicación de resultados ----------------------------------------------- 4

2. COMENTARIOS

2.1 Resumen del Informe Nº 10-14, Parcial Integra 2 --------------- 5

2.2 Atrasos en Tesorería Nacional - Actas del Comité Directivo - 6

2.3 Comité Puesta en Producción -------------------------------------- 12

2.4 Modelo operacional -------------------------------------------------- 14

2.5 Manuales de usuario ------------------------------------------------ 17

2.6 Curso virtual ---------------------------------------------------------- 18

2.7 Plan de Trabajo DRH ------------------------------------------------ 20

2.8 Definición de perfiles en Integra 2 --------------------------------- 23

2.9 Cuadros de personal pendientes de incluir ---------------------- 27

2.9.1 Revisión de la muestra de cuadros de personal --------------- 29

2.10 Registros que no migraron ---------------------------------------- 36

2.11 Información incluida en SIGRH que debía registrarse en forma manual en Integra 2 ----------------------------------------------

39

2.12 Pruebas informáticas ----------------------------------------------- 42

2.12.1 Verificación de la propuesta de nombramientos interinos - 42

2.12.2 Verificación de movimientos no migrados -------------------- 44

2.12.3 Inconsistencia en la integridad de la información de la base de datos Propuesta de Nombramientos Interinos -------------

45

3. CONCLUSIONES ---------------------------------------------------------

45

4. RECOMENDACIONES ---------------------------------------------------

47

INFORME 31-14 INTEGRA 2 – PROBLEMAS DE PAGO

DAI-MEP Página 2 de 47

RESUMEN EJECUTIVO

El estudio sobre el Sistema Integra 2 y los problemas de pago se realizó a

solicitud de la señora Ministra de Educación Pública, Sonia Marta Mora Escalante, con el propósito de evaluar el proceso ejecutado para la puesta

en marcha del Sistema, y determinar las posibles causas que generaron los problemas de pago.

El Sistema Integra 2 forma parte del proyecto MEP–Digital, que pretendía el desarrollo e implementación de un sistema automatizado e integrado para agilizar la gestión del recurso humano y la adecuada ejecución del

pago de los funcionarios del Ministerio.

En el estudio se observaron situaciones que provocaron que la puesta en marcha del Sistema Integra 2 tuviera problemas en virtud de los atrasos que se presentaron para su implementación; los cuales no solo obedecen a

circunstancias propias del MEP, sino que además el Ministerio de Hacienda no se encontraba listo para salir en producción, lo que provocó

que el Sistema empezara a funcionar en el escenario más crítico, por el volumen de información que se procesa al inicio del curso lectivo en el MEP.

Además, los funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos no estaban capacitados adecuadamente en el funcionamiento del Sistema.

Esto implicó que el proceso de aprendizaje se efectuara sobre la marcha. Asimismo, faltó información a nivel institucional del cambio del sistema y

sobre cómo se aplicarían las deducciones y rebajos salariales. Se observaron problemas de planificación y gestión en la Dirección de

Recursos Humanos, que, a pesar de contar con un Modelo Operacional desarrollado por la empresa Price Waterhouse Coopers, al momento de la puesta en marcha del Sistema no se había implementado.

Como parte de los problemas de gestión se evidenciaron atrasos en la

inclusión de la información en los sistemas informáticos, SIGRH e Integra 2, situación que fue detonante para los problemas de pago presentados.

Se emiten las recomendaciones que consideramos necesarias a fin de solucionar los problemas encontrados.



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen El presente estudio se realizó a solicitud de la Ministra de Educación, Dra. Sonia Marta Mora Escalante, mediante documento recibido el 20 de mayo,

quien solicitó evaluar el proceso ejecutado para la puesta en marcha del Sistema Integra 2, y determinar las posibles causas que generaron los

problemas de pago. Anteriormente mediante el Informe 10-14, Parcial Integra 2 se presentaron

algunos hallazgos de la revisión preliminar realizada. 1.2 Objetivo General

Determinar la causa y naturaleza de los fallos que se presentaron en el proceso de acopio, análisis, revisión e ingreso de la información al sistema

Integra 2, así como los problemas de pago que se generaron. 1.3 Alcance

El estudio comprendió el análisis de la información del sistema Integra 2, generada desde agosto 2013, con el fin de evaluar las gestiones que se

realizaron antes de la puesta en marcha del Sistema, alcance que se amplió cuando fue necesario. Además, es importante aclarar que en este estudio no se analizaron aspectos técnicos del Sistema Integra 2.

El estudio se efectuó de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el

Sector Público, Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, y otra normativa adicional.

La ejecución del estudio estuvo a cargo del siguiente equipo de trabajo:

Licda. Miriam Calvo Reyes Jefe Depto. Auditoría Administrativa Licda. Alejandra Cabezas Sáurez Auditora encargada Licda. Ingrid Castro Cubillo Auditora encargada

Lic. Juan Agüero González Auditor asistente Licda. Ginger Castro Umaña Auditora asistente

Mati. Jeffrey Rojas Marín Auditor de sistemas 1.4 Limitaciones

Se presentaron algunas dificultades, con el acceso a la información, especialmente las bases de datos de Integra 2, dado que no las tenía la

Dirección de Recursos Humanos, que debería ser el dueño de la información. También, en ocasiones la documentación no se facilitó en forma oportuna, o del todo no se suministró.



Otra importante limitación, se refiere a que en el Sistema Integra 2, intervinieron otras instituciones como Ministerio de Hacienda o la

Dirección General de Servicio Civil, de forma tal que no se podía fiscalizar directamente en esos entes, por un asunto de competencia.

Cabe mencionar, que por el momento coyuntural del cambio de gobierno, algunos de los involucrados en el Proyecto ya no formaban parte de los

diferentes comités, lo que dificultó obtener información. 1.5 Comunicación de resultados

En reunión efectuada el día 17 de setiembre de 2014, en el Despacho de la señora Ministra de Educación, con la participación de la Dra. Sonia Marta Mora Escalante, Ministra, el Lic. Julio Barrantes Zamora, Jefe del

Departamento de Asignación del Recurso Humano de la Dirección de Recursos Humanos, el Lic. Harry J. Maynard Fernández, Auditor Interno,

la Licda. Miriam Calvo Reyes, Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa y los licenciados Juan Agüero González y Alejandra Cabezas Sáurez de la Auditoría Interna, se expusieron los resultados y

recomendaciones de este estudio, con el propósito de conocer los comentarios y puntos de vista acerca del informe.

Se otorgó plazo hasta el día 24 de setiembre para emitir cualquier observación; no obstante no se recibió ninguna.

2. COMENTARIOS

El sistema informático que utilizaba el MEP, denominado Sistema de Información Gerencial de Recursos Humanos (SIGRH), desde su puesta en

marcha, generó grandes problemas para la institución, entre ellos se presentaron pagos de más que a la fecha suman un monto importante de fondos públicos que podrían haberse invertido en la educación de los

niños y adolescentes. Además este sistema presentaba grandes deficiencias de control que permitían el ingreso y eliminación de información, sin que quedara evidencia o rastro de las operaciones

efectuadas.

A raíz de lo expuesto, la Contraloría General de la República ordenó el desarrollo de una herramienta tecnológica integrada, que facilitara la gestión de recursos humanos, y que el trámite y ejecución de la planilla del

Ministerio de Educación Pública, se realizara en forma oportuna, atendiendo los principios de la sana administración.

Es así como surge el proyecto MEP-DIGITAL, cuyo objetivo general era:

Diseñar, desarrollar e implementar un sistema integrado de alto nivel tecnológico que permita agilizar y regionalizar la gestión del recurso humano y



la correcta ejecución del pago a los funcionarios del MEP, para aumentar la productividad y disminuir los tiempos de espera a los usuarios internos y externos.

Para ello se realizó, entre otras, la contratación directa 2008CD-

003780357200, con la empresa Grupo Asesor en Informática, para adaptar el sistema de recursos humanos, planillas y pagos (Integra) al Ministerio de Educación Pública.

El Sistema Integra 2, se puso en marcha a partir del pago de la primera

quincena de abril de 2014. Sin embargo, se generaron una serie de dificultades que provocaron problemas de pago para algunos funcionarios del Ministerio.

Esta situación pudo presentarse por los hechos que se detallan a continuación:

2.1 Resumen del Informe Nº 10-14, Parcial Integra 2

2.1.1 La puesta en marcha de Integra 2 se previó para finales del año 2013, con el fin de evitar la carga de trabajo que se presenta en la DRH en

los primeros meses de cada año, cuando inicia el curso lectivo. Sin embargo, no fue posible llevarlo a cabo en la forma prevista, debido a que

el Ministerio de Hacienda aún no había concluido los ajustes necesarios para recibir la planilla del MEP. Incluso en el acta CDMEP-DIGI 145-13 de diciembre del 2013, del Comité Directivo, indica que se encontró una

vulnerabilidad en la seguridad del sistema, que impedía en ese momento la puesta en marcha.

2.1.2 La Dirección de Recursos Humanos había delineado varios escenarios, según niveles de criticidad. El sistema sale a producción en el

escenario definido por esa Dirección como el más crítico, justo en el periodo de mayor volumen de trabajo, generados por la revisión de cuadros de personal de los centros educativos y su ingreso en a los sistemas.

Las principales desventajas de hacerlo en el mes de abril, fueron señaladas

por las jefaturas del Departamento de Asignación del Recurso Humano de la DRH en una reunión realizada el día 6 de enero de 2014.

Incluso en una encuesta realizada a 44 funcionarios de las diferentes unidades que forman ese Departamento, el 100% indicó que la fecha de implementación no era la conveniente, por cuanto el personal no estaba

preparado para trabajar con el Sistema Integra 2. Debían digitar los datos no migrados, así como los movimientos que se incluyeron en el SIGRH

posterior a la migración. Además no habían realizado las pruebas de simulación.



Sin embargo, aun conociendo toda esta situación, el Comité Directivo tomó

el acuerdo 2.158, de fecha 7 de abril de 2014: “...acuerda en forma unánime entrar en producción con el Sistema INTEGRA 2, para el pago de la primera quincena de abril 2014”. (El subrayado no pertenece al original)

2.1.3 Faltó comunicación a los funcionarios del MEP de cuándo empezaría

a pagarse por medio del Sistema Integra 2, y cómo funcionaba el mismo y los cambios que podría tener. Por ejemplo, el rebajo del impuesto de la renta, no se aplicaría en dos quincenas, sino que el monto total lo rebaja

en la II quincena del mes. El simple hecho de no contar con esa información generó mucha incertidumbre entre los funcionarios al estar

recibiendo menos pago en dicha quincena. El aviso del cambio de Sistema y la explicación del nuevo procedimiento para rebajar la renta se informó hasta el 28 de abril, por medio de correo electrónico.

2.1.4 La capacitación que se les brindó a los funcionarios de la Dirección

de Recursos Humanos fue magistral (y no práctica) y no contaron con los manuales de usuario, que luego sería el material de consulta para utilizar el Sistema, razón por la cual los funcionarios de la Unidades del

Departamento de Asignación del Recurso Humano, sobre la marcha debieron aprender, a prueba y error la utilización del mismo.

Esta situación generó importantes atrasos en la inclusión de datos al sistema, y otros procesos por el ingreso de información en forma

incorrecta. 2.2 Atrasos en Tesorería Nacional - Actas del Comité Directivo

El Comité Directivo del Proyecto Integra 2 se encontraba integrado por las

siguientes personas: Ministerio de Hacienda Lic. José Luis Araya Alpízar Viceministro de Egresos Mati. Martha Cubillo Jiménez Tesorera Nacional

Mati. Gabriela Espinoza Meza Directora de Informática Dirección General de Servicio Civil

Mag. Maricela Tapia Subdirectora Ministerio de Educación Pública

MSC. Silvia Víquez Ramírez Viceministra Administrativa

MSc. Juan A. Gómez Espinoza Director de Recursos Humanos Lic. Ricardo Vindas Valerio Director de Planificación

Ing. Alberto Orozco Canossa Director de Informática



En las Actas del Comité Directivo se evidencia que la Tesorería Nacional presentó atrasos para empezar a recibir las propuestas de pago del MEP

por medio de Integra 2, lo que en parte pudo provocar que no se pudiera entrar con el sistema en una fecha menos riesgosa, y disminuir los problemas de pago que se presentaron. A continuación se mencionan

extractos de algunas de las actas: CDMEP-DIGI 114-13 del 2 de abril del 2013:

Según indicó el Ing. Mauricio Arroyo Herrera, Gerente del Proyecto de Grupo Asesor, hay un problema que se viene advirtiendo desde hace varios meses, el cual es que “…el módulo de pagos de la Tesorería Nacional no está ajustado para recibir las propuestas de pago del MEP, ajuste que está fuera del alcance del contrato.”

CDMEP-DIGI 117-13 del 23 de abril del 2013:

El Lic. John Mehlbaum Ucañan, anterior Gerente de Proyecto MEP–Digital, señala que el Comité Interdisciplinario comunicó que se estaba trabajando

para recibir la propuesta de pago del MEP; sin embargo, la propuesta de pago del paralelo no podía ser recibida en ese momento por la Tesorería

Nacional. Asimismo, la MSc. Silvia Víquez Ramírez, Viceministra Administrativa,

indica textualmente: “…que éste Comité siempre mantuvo la idea del paralelo con el ciclo completo del negocio, incluida la propuesta en Tesorería: por esa razón se llevó siempre el control de avance del ajuste que debía realizar para la aceptación de la propuesta de pagos del MEP. Y lo que se decía al respecto; era que estaban realizando los ajustes correspondientes. Además esta fue una variable que se tomó en cuenta para la estimación del último cronograma enviado a la Contraloría General de la República, y siempre se manejó la idea que estarían listos dentro del tiempo del Proyecto. Hasta el día de hoy se estaría comunicando, entonces de forma oficial que no están listos hasta setiembre 2013.”

CDMEP-DIGI 122-13 del 4 de junio del 2013:

Sobre el ajuste en el Sistema de Pago de Tesorería Nacional, para recibir la propuesta del MEP, se preparó un informe, en el cual se menciona que

surge el “Contrato Adicional de la Fase III del Contrato de Mantenimiento del Sistema Informático de Gestión de Recursos Humanos, Planillas y

Pagos (INTEGRA)”, en el cual se consideraban 3 requerimientos para el Proyecto MEP-Digital: el ajuste en la Propuesta y Validación de Pagos para poder recibir la planilla de salarios del MEP, mejoras en el reporte

automático a SIGAF de las posibles acreditaciones que no corresponden (sumas de más) y el traspaso entre partidas.



Se previó realizar este contrato en 3 meses y medio; no obstante, la Mati.

Martha Cubillo Jiménez, señala que debido a que la Asamblea Legislativa deja sin presupuesto al Ministerio de Hacienda para este tipo de contrataciones, no se pudo realizar; además, la Mati. Gabriela Espinoza

Meza, Directora General de Informática, acota que debido a eso todas las licitaciones proyectadas se suspenden por lo que luego se hacen las

contrataciones directas como un paliativo al problema presentado y para atender necesidades urgentes.

La Mati. Martha Cubillo Jiménez, manifiesta que en ese sentido, existe la suficiente documentación por parte del Ministerio de Hacienda para justificar el hecho de que aunque el MEP ha cumplido en tiempo, la

Tesorería Nacional no podrá recibirles en el mismo tiempo. Indica que el oficio que recibirán estará firmado también por el Lic. José Luis Araya

Alpízar, para dar el soporte a los hechos ocurridos. Si ellos tuvieran algo que decir; que sea sobre los documentos presentados y no por falta de información para no caer en especulaciones.

CDMEP-DIGI 130-13 del 6 de agosto del 2013:

Según indicó la MSc. Silvia Víquez Ramírez existían 24 escenarios que no

se habían podido probar, por no estar listo el módulo de pagos de la Tesorería Nacional, el cual debería estar listo para el 9 de setiembre de acuerdo a lo programado. CDMEP-DIGI 132-13 del 20 de agosto del 2013:

Hasta en este momento se estaban realizando en la Tesorería Nacional, las

pruebas de INTEGRA para recibir a INTEGRA 2, debido a que no había servidores disponibles.

CDMEP-DIGI 133-13 del 3 de setiembre del 2013:

El Ing. Mauricio Arroyo Herrera, de Grupo Asesor indica con respecto a

que Tesorería Nacional no estaba lista (lo cual consideró un riesgo que desde junio de 2011 se había mencionado en sus informes de avance durante varias sesiones de Comité Directivo), lo siguiente: La no claridad de

cómo apoyar y mantener el sistema Integra 2 (sistema resultante), están imposibilitando que se pueda atender necesidades para la puesta en operación que no fueron predecibles. Ejemplo: La imposibilidad de apoyar el proceso de desarrollo y pruebas de la interface de pagos que está ejecutando el Ministerio de Hacienda. Hacienda inicia este desarrollo en el segundo cuarto de este año y no a mediados del año 2012. Desfase de alrededor de 9 meses.



El Ing. Arroyo Herrera, de Grupo Asesor, indica que particularmente este Proyecto se ha visto impactado por varias indefiniciones y la empresa las

ha asumido; pero han llegado a un punto donde no pueden seguir asumiendo por el costo de definición tardía. Por esa razón el riesgo que corre la empresa es que va a estar imposibilitada de apoyar en el trabajo

que está realizando el Ministerio de Hacienda, cuando esté listo.

Según señala el Lic. Rafael Ramírez Pacheco, Coordinador Técnico del Proyecto MEP-Digital, un problema que se ha presentado es solicitar cosas que no estaban contempladas en el plan original para conectar con

Tesorería Nacional, ya que el Ministerio de Hacienda requiere otros detalles para poder depositar a SINPE (plataforma tecnológica segura y eficiente, que se puede utilizar por medio de las instituciones financieras,

permitiendo la transferencia de fondos en tiempo real y el uso de varios instrumentos de pago).

Es ahí donde se requiere de más necesidades en la conexión con el Ministerio de Hacienda y por supuesto Grupo Asesor indica que eso no

estaba dentro de lo que se solicitó.

Además llama la atención que el Ministerio de Hacienda no nombrara un Gerente de Proyecto, según lo indicó la Viceministra Administrativa del MEP, MSc. Silvia Víquez:

…al inicio, éste Proyecto se visualizó así, que la Gerencia fuera de ambos ministerios; pero fue una decisión del Ministerio de Hacienda eliminar esa figura y desde el entonces el reclamo has sido en ese sentido.

CDMEP-DIGI 134-13 del 10 de setiembre del 2013:

El Lic. John Mehlbaum Ucañan, Gerente del Proyecto, señala en el informe

parcial presentado, que los problemas encontrados obedecen a la migración o a la gestión, pero no a errores del sistema.

Con respecto al tema de ajustes para los pagos de parte del Ministerio de Hacienda, la MATI. Martha Cubillo Jiménez informó que el sistema no

había tenido pruebas como tal, lo que se había hecho era ejercitar las bases de datos con una planilla que obtuvieron del MEP, pero no significa que había sido probado; no obstante, el MBA. Alberto Orozco Canossa

indica que la fecha de salida en producción, dependerá que todo esté listo en Tesorería Nacional. CDMEP-DIGI 144-13 del 26 de noviembre del 2013:



Se dio un desacuerdo entre la parte técnica del Ministerio de Hacienda y Grupo Asesor, debido a un error encontrado durante la instalación en el

tema de seguridad de la Base de Datos, por lo cual se propuso lo siguiente:

a. Grupo Asesor propone temporalmente otorgarle los permisos

necesarios a un solo usuario en la Base de Datos y no a todo un grupo; eso disminuye la vulnerabilidad, lo cual fue aceptado por el

Ministerio de Hacienda. b. Corregir la programación cuestionada por los equipos técnicos de

Hacienda, con el fin de evitar el uso de la impersonalización, esto tendría un impacto de 4 semanas como mínimo y genera costos asociados.

Con respecto a lo anterior, el MBA. Alberto Orozco Canossa, explica que

existe probabilidad de que la base de datos pueda ser manipulada por algún usuario que tenga acceso a ciertos procesos y que para evitar eso se genera un usuario impersonal que es administrador total.

CDMEP-DIGI 149-14 del 2 de enero del 2014:

Uno de los riesgos que se corrió, fue salir a producción sin haber finalizado

las pruebas de planilla con Tesorería Nacional, en esa sesión la MSc. Silvia Víquez Ramírez indica:

...que otro tema que debe definirse es quién es el responsable y cuándo se haría la prueba del pago con Tesorería para poder generar un archivo con la carga anterior...

CDMEP-DIGI 150-14, del 28 de enero del 2014:

En la siguiente sesión, el MBA. Alberto Orozco Canossa indica que aún no

está en un 100% listo lo necesario para conectar con el Ministerio de Hacienda.

CDMEP-DIGI 151-14 del 4 de febrero del 2014:

De igual forma, el Lic. John Mehlbaum Ucañan, indica que sobre el

acuerdo de las pruebas con Tesorería Nacional, aún no se ha podido realizar porque persiste el problema en los servidores del Ministerio de Hacienda. Esta tarea estuvo pendiente en las dos sesiones posteriores:

CDMEP-DIGI 156-14 y CDMEP-DIGI 157-14.

Aún así, llegó la fecha de pago (primera quincena de abril) y las pruebas no se habían realizado; de hecho, el Departamento de Control de Pagos del MEP, generó la primer planilla y la envió a Tesorería Nacional para que



fuera aplicada “en vivo y a todo color”1, escenario que generó problemas para la aplicación.

De forma complementaria, en la sesión CDMEP-DIGI 159-14 del 22 de abril del 2014, en la revisión de asuntos pendientes, el Lic. John

Mehlbaum Ucañan, indica que “...sobre el acuerdo de las pruebas de la Tesorería, el mismo se da por concluido con la salida a producción del sistema para el pago de la primera quincena de abril...”, situación que evidencia la ausencia de pruebas con la Tesorería Nacional. Además se presentaron otras dificultades, como el caso de la conexión con SICERE (Sistema centralizado de recaudación administrado por la Caja

Costarricense de Seguro Social). Las pruebas finales del módulo de SICERE, se iban a realizar en un sistema paralelo; sin embargo, solo se

realizó una revisión, la cual presentaba inconsistencias. Este módulo no estuvo listo para salir a producción en abril 2014, situación que generó diversos problemas para emitir los datos que se deben enviar a la CCSS.

Entre ellos se tuvieron que revisar de forma manual 99.348 registros, pertenecientes a 5.967 centros educativos, que presentaron problemas

como: espacios en blanco, incapacidades con el tipo incorrecto, registros de salario en cero, entre otros.

Sobre los hechos expuestos, relacionados con el Ministerio de Hacienda, y por no tener competencia para auditar lo concerniente a la Tesorería Nacional, mediante oficio DAI-593-14 del 18 de junio, se le solicitó a la

Directora General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, señora MSc. Clairé Chacón Rodríguez, la colaboración para evaluar en qué fecha

el Ministerio de Hacienda se encontraba preparado para la recepción y procesamiento de la planilla del MEP, así como verificar si se había realizado la prueba final (real) del procesamiento de la propuesta de pago.

Al respecto, el 25 de junio la señora Chacón Rodríguez, remite oficio donde señala que trasladó la solicitud de colaboración a la Licda. Marta Cubillo

Jiménez, Tesorera Nacional. A la fecha, esta Auditoría Interna no ha recibido más información.

2.3 Comité Puesta en Producción

El Comité de Puesta en Producción primeramente se llamó Comisión Interdisciplinaria, y el Comité Director del Proyecto Integra 2, en sesión

CDMEP-DIGI 135-13, realizada el 17 de setiembre del 2013, le cambió el nombre. En esa sesión se indica que será el responsable de los riesgos

1 Comentario del Lic. Marvin Fernández Valverde, funcionario del Departamento de Remuneraciones.



externos y la elaboración de la respectiva matriz de riesgos, en conjunto con la MSc. Yaxinia Díaz Mendoza y el Lic. Rafael Ramírez Pacheco.

El Comité estaba compuesto por los siguientes funcionarios:

Durante la revisión no se acreditó la existencia de un documento oficial que señalara las funciones de la Comisión; sólo se demostró que en las respectivas sesiones se redactaban documentos denominados “Ayuda de Memoria”, las cuales tenían como fin registrar por escrito los temas y acuerdos tratados en una determinada reunión, para respaldar los puntos

de vista de los asistentes y los acuerdos que se pudieran tomar. Empero, estos documentos no describen detalladamente los puntos vistos

por el Comité, sino que enumeran las situaciones expuestas por los participantes. Cabe recalcar que su contenido es escueto y carece de las

explicaciones necesarias para respaldar las acciones ejecutadas por cada uno de los integrantes. Además, no se encuentran foliados, ni contienen un consecutivo que los identifique.

Como ejemplo, se puede citar el acta de la reunión del 3 de diciembre del 2013, donde se menciona:

1) Se conversa sobre los temas que faltan de consolidar y gestionar para la

entrada de producción...

A pesar de ser esta situación de gran importancia, no se describe qué temas se expusieron, fechas de salida y las observaciones de los asistentes; por eso no queda documentado si en ese momento existía

alguna situación especial y quiénes serían los responsables de ejecutar acciones preventivas o correctivas, para la salida a producción.

Adicionalmente, en las sesiones llevadas a cabo el 7 de octubre y el 11 de noviembre del 2013, se hace mención de la matriz de riesgos del Proyecto,

no obstante, en ninguna de las sesiones constan las observaciones realizadas por los presentes.

Nombre Institución

John Mehlbaum Ucañan Director de Proyecto MEP Digital

Rafael Ramírez Pacheco Proyecto MEP Digital

Melissa Rojas Fonseca Proyecto MEP Digital

Sandra Ballestero Alvarado Proyecto MEP Digital

Aurea Monge Chavarría Proyecto MEP Digital

Reynaldo Ruiz Brenes Dir. Planificación Inst. MEP

Tatiana Calvo Rojas Dir. Planificación Inst. MEP

Yaxinia Días Mendoza DRH-MEP



En la reunión celebrada el 3 de diciembre del 2013, el Comité enumeró los inconvenientes para la entrada a producción del sistema:

1) Se conversa sobre los temas que faltan de consolidar y gestionar para la

entrada de producción

2) Se menciona que no existe un ambiente adecuado para salir en Producción.

3) Enumeración de los temas que impactarían el cumplimiento del nuevo

cronograma: 1) Implementación de la solución para corregir la vulnerabilidad de seguridad del Sistema 2) Necesidades de las pruebas de conexión de verificación entre Recursos Humanos y Pagos, la necesidad de ejecutar varias planillas. 3) Replicación de pagos en Recursos Humanos 4) Carencia de equipos y procedimientos a la luz del convenio MEP-HACIENDA 5) Un conjunto de alertas funcionales que deben de estar antes de la entrada de producción y la etapa de soporte no está habilitado. 6) El tiempo para corregir los datos no migrados está fuera de la ventana de oportunidad, para no afectar el inicio del curso lectivo. 7) El MEP indica que la modificación de la propuesta del Servicio Civil afecta la capacidad de digitación de la cantidad de movimientos con miras al inicio del curso lectivo. Nota: La señora María E. Espinoza salva el veto (sic) en cuanto a esta última alerta por considerar que no afecta la entrada a Producción del Sistema.

En esta “Ayuda de Memoria” no se indica qué acuerdos se tomaron para mitigar o solucionar esos posibles inconvenientes, o quiénes serían los

responsables de las actividades.

De tal forma que esta situación representa una gran debilidad en el proceso de planificación de la puesta en marcha, porque no permite establecer si se actuó por parte de la Administración en forma oportuna o

si bien se dejaron de atender actividades relevantes antes de entrar en producción con Integra 2.

Al respecto el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, en la norma 4.4.1 indica:

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. (El subrayado no corresponde al original)

Una situación importante, tratada por el Comité está relacionada con el

tiempo de duración de la migración. Esto por cuanto, en la sesión del 16



de enero del 2014, en el punto N°2, propuesta de cronograma por parte de la Dirección de Recursos Humanos, se indica lo siguiente:

...se advierte que una vez revisado el cronograma planteado por las autoridades superiores, la Comisión señala que los tiempos establecidos constituyen un riesgo si se consideran que la migración de datos anterior, la duración recomendada fue de 86 días, mientras que el cronograma en cuestión establece solamente 44 días. Entre ambos cronogramas hay una diferencia significativa, incluso en las actividades de corrección y digitación de datos, las cuales se habían planteado como actividades separadas; y, en el cronograma propuesto se realizan de forma paralela. Elemento que debe ser valorado a la luz del esfuerzo que esto implica para las instancias que llevan el peso de las actividades programadas. (Subrayado no pertenece al original)

Aún así, en el cronograma presentado en la sesión de Comité Director

CDMEP-DIGI 148-14, celebrada el 7 de enero del 2014, se aprueba realizar las tareas de “Inclusión/corrección de datos no migrados” y la “Inclusión de datos-DRH”, ambas en 17 días, del 13 de marzo al 4 de abril del 2014; mismas que según el texto anterior se habían planteado como actividades separadas.

Esta situación generó que los funcionarios de las unidades debieran

registrar grandes volúmenes de trabajo en un corto plazo, sumado al poco o nulo conocimiento del sistema.

2.4 Modelo operacional El MEP por medio del Proyecto MEP DIGITAL buscaba desarrollar un

modelo de gestión integral para la administración de los recursos humanos de la institución, empleando para ello herramientas tecnológicas

de avanzada. (Carta Constitutiva del Proyecto) El Proyecto se planificó para ser ejecutado en cuatro fases, que siguen una

secuencia lógica:

Fase 1: Descripción de la situación actual Consiste en el levantamiento de los procesos de manera de contar con la información del modelo operativo actual de la Dirección General de Personal Fase 2: Establecimiento del Modelo Operacional Definir el modelo operacional idóneo y funcional para la Dirección General de Personal del Ministerio de Educación Pública, que permita llevar a cabo de manera eficiente la gestión de recursos humanos, con el afán de enfrentar con éxito los procesos de planificación, ejecución y control en todas las áreas involucradas



Fase 3: Implementación de la solución tecnológica Basado en un estudio de soluciones tecnológicas existentes, se seleccionará y desarrollará la mejor opción en cuanto a la aplicación informática que apoye la gestión de recursos humanos de la Dirección General de Personal. Fase 4: Plataforma Tecnológica Basado en los requerimientos tecnológicos de la solución tecnológica seleccionada y con un estudio que respalde una posible contratación de adquisición de equipamiento tecnológico, se estructurará la plataforma tecnológica que sostendrá el funcionamiento y acceso de los usuarios a la nueva aplicación informática. (Tomado del Acta constitutiva)

La fase 1 (Descripción de la situación actual), debía realizarla el personal de la Institución, mientras que para la fase 2 en el año 2008, se realizó la

contratación directa Nº 2007CD-005424-57200, con la empresa Price Waterhouse Coopers, la cual se encargó de definir 29 procesos de gestión para la DRH.

Con el Modelo Operacional se pretendía estandarizar los procesos internos que realiza la DRH, donde se lograra la elaboración de manuales de

procedimientos, situación que por muchos años se evidenció que era una gran debilidad y provoca que cada funcionario desempeñe las funciones

según su criterio. Además, al establecer procesos podrían proponer los roles y

responsabilidades asociados a cada uno de ellos y definir factores de desempeño, lo que ayuda a la Dirección a mejorar la gestión y brindar un servicio de calidad, mediante la mejora continua.

La implementación del Modelo Operacional era responsabilidad del MEP, y

requería de grandes esfuerzos que implicaban, para iniciar, un cambio de cultura de cómo se venía trabajando, y una adecuada planificación que permitiera llevar a la práctica los procesos definidos. Incluso, con el fin de

facilitar esta implementación en una segunda etapa se contrató con la empresa Price Waterhouse Coopers, el diseño de los procedimientos.

En el Acta CDMEP-DIGI 056-11 del 2 de febrero de 2011, el señor Alberto Orozco Canossa, Director de Informática de Gestión indica:

…con el Modelo Operativo, este Comité ya termino su responsabilidad y que lo que procede ahora es la implementación. Al respecto ya existe un grupo de funcionarios trabajando para la aplicación del Modelo….

De ese momento a la puesta en producción del sistema Integra 2, había transcurrido tres años y no se tenía implementado el modelo que

permitiría la adecuada gestión de la DRH.



Incluso la MSc. Yaxinia Díaz Mendoza, Subdirectora de Recursos Humanos, mediante correo electrónico de fecha 2 de diciembre de 2013, le

manifiesta al señor Rafael Ramírez Pacheco, Coordinador técnico de MEP-Digital su preocupación porque:

DRH no ha implementado la estructura de procesos desarrollado en el Modelo Operacional, la cual se requiere para poner en producción el Sistema Integra 2, por ejemplo todo el proceso que implica “Administración de Personal” y “Compensación y Beneficios”, lo cual permita los procesos internos del MEP con el nuevo sistema, lo mismo que determinar los roles y responsabilidades de los participantes durante el proceso de puesta en marcha. (El subrayado no pertenece al original)

Esta situación evidencia que los altos mandos eran conscientes de la

necesidad del Modelo Operacional para que Integra 2 entrara en producción en forma correcta.

Según señaló el señor Ramírez Pacheco este hecho generó importantes problemas de gestión, ya que no hay uniformidad ni claridad entre las

funciones que realiza cada unidad y sus funcionarios.

La inversión realizada para el desarrollo del Modelo Operacional fue de $739 570- (setecientos treinta y nueve mil quinientos setenta dólares), que representan aproximadamente ¢ 375 701 560- (trescientos setenta y cinco

millones setecientos un mil quinientos sesenta colones) al tipo de cambio de ¢508 (quinientos ocho colones).

Como se indicó anteriormente, el Modelo Operacional era la Fase 2 del proyecto, mientras que la Fase 3 era la herramienta tecnológica que

apoyaría la gestión de la DRH. Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público, señalan:

4.5.2 Gestión de proyectos El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda,… (El subrayado no pertenece al original)

Es importante señalar que actualmente la Auditoría Interna realiza un

estudio relacionado con la implementación del modelo en la DRH. Por lo tanto, en este informe únicamente se hace referencia a la situación detectada.



2.5 Manuales de usuario

En la Contratación Directa Nº 2008CD-003780-57200 “Consultoría o asesoría en software adaptación de la aplicación Integra a las necesidades de la gestión de RRHH del Ministerio de Educación Pública”, con la Empresa

Grupo Asesor, en la descripción de la contratación en el punto C, se definen los productos a obtener, entre los que se indica el PF6

Documentación, que contiene: Manual de usuario, Manual del sistema (incluye el diseño conceptual del sistema, el diseño lógico y físico de la base de datos), y Manual técnico de operación del sistema. Sin embargo,

en el apartado de los desembolsos, no se le asigna un monto a este producto.

En el entregable PF1 Plan de Trabajo, en la Matriz de Roles y Responsabilidades se señala con respecto a la documentación de usuario

lo siguiente: Director del Proyecto → Aprueba

Contraparte funcional → Elabora y Valida Consultor técnico Grupo Asesor → Participa Miembro CTFI → Valida

Miembro Comité Directivo → Aprueba

En la revisión realizada queda la duda de quién realmente debía preparar

el Manual de Usuario. Por un lado el Gerente del Proyecto, John Mehlbaum Ucañan, indica que en reiteradas ocasiones se le solicitó a la

empresa Grupo Asesor; y por otro lado el señor Mauricio Arroyo, Gerente de Proyecto de parte de la empresa señala que ante el Comité Directivo quedó claro que sería confeccionado por la contraparte funcional, y así se

aprobó en el Plan de Trabajo que fue aceptado por el Comité Directivo el 16 de junio de 2009.

A pesar de esa situación, según lo indicó el señor Melhbaum Ucañan, la Empresa el 16 de mayo 2014 remite un DVD con la documentación

usuaria y técnica; además la última versión del código fuente del Sistema a la fecha. Esa documentación debía ser revisada por el Gerente del Proyecto.

Como se indicó anteriormente, cuando se capacitó a los funcionarios de la

DRH no se contaba con los manuales de usuario, lo que pareciera que fue producto de la falta de coordinación de quién debía prepararlo, pues desde el momento en que se definen las fechas de capacitación por parte de

Grupo Asesor, debieron realizarse las gestiones para que se preparara la documentación respectiva.



Al respecto el Comité Directivo, así como el Gerente del Proyecto y la Dirección de Recursos Humanos debieron manifestar en forma oportuna la

falta de Manuales, especialmente cuando se conoce que está próxima la puesta en marcha y se requería de esa documentación para preparar a los funcionarios encargados de operar el Sistema.

Relacionado con lo que implica la gestión de proyectos las Normas de

control Interno para el Sector Público, indica: 4.5.2 Gestión de proyectos El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda… Las actividades de control que se adopten para tales efectos deben contemplar al menos los siguientes asuntos:… b. La designación de un responsable del proyecto con competencias idóneas para que ejecute las labores de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto. c. La planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes…. (Lo subrayado no pertenece al original)

2.6 Curso virtual Como parte del contrato, a la empresa Grupo Asesor le correspondía la

elaboración del Curso virtual sobre Planillas y Pagos (PF8), el cual consiste en un tutorial de cómo utilizar el Sistema Integra 2, con el fin de apoyar la

capacitación continua permitiendo un ciclo fluido de inducción al personal que así lo requiriera. El día 19 de diciembre de 2011, el Ing. Mauricio Arroyo Herrera, Gerente

del Proyecto de la empresa, hace entrega al Lic. John Mehlbaum Ucañan, Director del Proyecto MEP Digital, el CD que contiene el curso virtual de Integra 2 sobre planillas y pagos. En la nota 185-191211 el señor Arroyo

indica:

…muestra el conjunto de actividades que debe realizar la Dirección de Recursos Humanos del MEP, para proveer el Sistema de los insumos requeridos para llevar a cabo la generación y el pago de planillas… Este curso contempla la totalidad del Sistema desarrollado, no obstante en caso de que se presenten eventuales ajustes a las pantallas o funcionalidades, Grupo Asesor aplicará los cambios necesarios al curso



virtual con vigencia hasta el momento que se concluya la última etapa de aceptación del Sistema….

El cobro de este producto se hizo mediante la factura Nº 010392 por un monto de $40 000- (Cuarenta mil dólares), que al tipo de cambio de ese momento representó ¢20 357 600- (Veinte millones de colones trescientos

cincuenta y siete mil seiscientos colones), y cuenta con el recibido conforme del Lic. John Mehlbaum Ucañan, Director del Proyecto.

Este producto fue presentado y a la vez aceptado (para el pago respectivo) por el Comité Directivo en la sesión del 21 de diciembre de 2011, de

acuerdo con el acta CDMEP-DIGI Extraordinaria 014-11, que indica:

El Lic. John Mehlbaum indica que esta semana se ha recibido los productos finalizados PF8, correspondiente al Curso virtual en formato de CD con una nota donde la Empresa Grupo Asesor detalla que en caso de que exista la necesidad de un cambio en los módulos, pantallas o funcionalidades, están a la disposición de hacerlo….

Además, en el Acta CDMEP-DIGI 073-11 del 12 de diciembre de 2011, se indica que se está trabajando en el curso virtual PF8 por $40 000-. Ese día

entre otros asistentes se encontraba la subdirectora de RH en ese momento, MSc. Yaxinia Díaz Mendoza.

Posteriormente en el Acta CDMEP-DIGI 074-12 del 10 de enero de 2012, el Ing. Arroyo, Gerente del Proyecto Grupo Asesor, indica que se presentó el

curso virtual y que se debe tener presente que podrían presentarse cambios a las pantallas o videos capturados.

Es importante mencionar que al formar parte del Comité Directivo, el Director de RH, señor Juan Antonio Gómez Espinoza, así como la

subdirectora, que participaba en algunas sesiones, tenían conocimiento de ese producto. Por lo que llama la atención que al consultarle a los funcionarios de la DRH si conocían ese curso indicaran que no; situación

que se torna grave si se toma en consideración el monto que se pagó por un producto que a la fecha no ha sido utilizado, y que pudo ser una

herramienta que facilitara el aprendizaje de los funcionarios de la DRH, y por tanto mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y economicidad, que son principios fundamentales en el ejercicio de la función pública.

No fue posible obtener documentación que comprobara que el producto fue

validado, como lo establece la Matriz de roles y responsabilidades en cuanto que esa era una responsabilidad de la contraparte técnica y funcional. Se le consultó al respecto al Gerente del Proyecto de ese

momento, John Melhbaum Ucañan; sin embargo, indicó que “…posiblemente no se generó dicha documentación debido a la premura de



relanzar un proyecto, el cual para mi ingreso en noviembre de 2011 le faltaban 9 meses para finalizar…”. El CD se encontraba en el momento de la revisión por parte de esta Auditoría Interna en las oficinas del Proyecto MEP-Digital, ya que nunca

fue remitido a la DRH.

Es importante tomar en cuenta que la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, en el artículo 3 señala el deber de probidad de los funcionarios públicos, que entre otras cosas indica:

El funcionario público estará obligado a… administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.

2.7 Plan de Trabajo DRH

En el mes de febrero de 2014 se “toma la foto” de lo que se encuentra incluido en SIGRH para realizar la migración final de datos hacia Integra

2, la cual se realiza el 7 de marzo de 2014, en forma definitiva. Posteriormente, se incluyeron datos simultáneamente en ambos sistemas,

dado que no se tenía certeza de cuándo se empezaría a pagar con Integra 2.

Según lo indicaron funcionarios de las unidades del Departamento de Asignación del Recurso Humano, el 7 de marzo se les comunica que a

partir del 13 de marzo hasta el 4 de abril (14 días) debían incluir en Integra 2 lo pendiente, lo que no migró y los movimientos nuevos.

Para llevar a cabo esta digitación de la información se definió un cronograma de inclusión de datos dividido en tres tareas: a) datos no migrados, b) lo digitado en la primera y segunda quincena de marzo y c)

los registros nuevos para la primera quincena de abril. Según lo indicó el señor MBA. Eliécer Xatruch Araya, Jefe del

Departamento de Asignación del Recurso Humano, se diseñó un Plan para la digitación de la información en INTEGRA 2, el cual fue elaborado con la participación de los jefes de las seis unidades, según el siguiente cuadro:

TAREA COMIENZO FIN

Casos no migrados 14 marzo 27 marzo

Inclusión de datos para la I y II Q. marzo 14 marzo 28 marzo

Inclusión de movimientos nuevos (abril) 14 marzo 31 abril

De acuerdo con lo señalado por el señor Xatruch Araya, las unidades en

varias ocasiones habían manifestado que no tenían la cantidad suficiente



de funcionarios para hacer frente a la digitación en SIGRH e Integra 2. Es por esta situación que se elaboró un “Plan de contingencia SIGRH”, el cual

consistió en solicitar la colaboración de funcionarios que laboran en otras dependencias del Ministerio, pero que tenían la experiencia en la digitación en el SIGRH.

El 25 de marzo de 2014, el señor Xatruch Araya, les remite a los jefes de

las unidades un correo indicándoles el grupo de trabajo con el que contarían para la apertura del SIGRH y la digitación en Integra 2, así como la coordinación que debían tener con las personas involucradas.

No obstante, según lo indicaron algunos funcionarios de las unidades, este proceso se realizó sin ninguna planificación, no se delegaron formalmente

por escrito las responsabilidades que debía asumir cada funcionario de los que venían a colaborar con la DRH, donde se le indicara la documentación

que se le estaba entregando y que posteriormente rindiera un informe de la labor realizada.

Cuando se les consultó a los jefes de las unidades sobre quién era el responsable de verificar el cumplimiento de las tareas asignadas a esos

funcionarios, indicaron:

Entre los aspectos a considerar para el trabajo a realizar debemos tomar en cuenta lo siguiente: 1. La Dirección de Recursos Humanos al tomar la decisión de realizar un plan de contingencia, debía establecer las pautas a seguir para el trabajo a cumplir, del cual nunca nos fueron establecidas. 2. Que por la falta de espacio y equipo de oficina, los funcionarios a colaborar se ubicaron físicamente en sus lugares de trabajo por lo que cada Unidad debía trasladar la documentación a ellos, para realizar el mismo. 3. Al ubicarse ahí, el jefe inmediato debía velar por que el colaborador realizará a tiempo completo las labores de contingencia. 4. Que en la gran mayoría de los casos, el trabajo asignado se hacía por volumen de movimientos y se le trasladaban al colaborador para su inclusión en el sistema SIGRH, posterior al cierre el funcionario se apersonaba a la Unidad correspondiente y devolvía la documentación separada por tramitada y pendiente, para que los funcionarios de las Unidades retomarán lo pendiente.

Al respecto, en las Normas de Control Interno para el Sector Público, se indica lo siguiente:

4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones



El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas,… (Subrayado no pertenece al original)

Cuando las unidades revisan los reclamos por problemas de pago, queda al descubierto que existía información que no se había digitado, o registrado en Integra 2, lo que provocó que los funcionarios de las

unidades debieran revisar de nuevo todos los cuadros de personal que se supone ya se habían incluido, dado que no se solicitó a los funcionarios que colaboraron en el proceso un informe de lo que habían digitado. Faltó

por parte de las jefaturas dirección y supervisión, como medidas de control que permitieran asegurar que las transacciones estaban incluidas en el

sistema. Una situación que preocupa en este proceso, es la falta de uniformidad de

criterios, ya que en las visitas realizadas por la Auditoría Interna a los funcionarios de las unidades, indicaron que se les giró en forma verbal la

orden de no digitar en SIGRH, y hacerlo únicamente en Integra 2. Sin embargo, al consultarle al señor Xatruch Araya, indicó que desconocía

esa directriz y que por el contrario siempre se dijo que tenían que digitar en ambos sistemas. De tales hechos, se infiere que a lo interno de la Dirección de Recursos Humanos, existen serias deficiencias en el manejo

de información y en los canales de comunicación; lo cual es muy preocupante, tratándose de una Dirección que desarrolla procesos

estratégicos, y que tutela actividades que están estrictamente relacionadas con derechos fundamentales como son el derecho al trabajo y a un salario.

Para muchos funcionarios de la DRH, según nos manifestaron, la implementación del sistema Integra 2 se hizo de forma atropellada, no hubo planificación ni supervisión por parte de las jefaturas involucradas;

se trabajó sobre la marcha, atendiendo los problemas conforme se presentaban.

2.8 Definición de perfiles en Integra 2

Se le consultó al MBA. Mario Salazar Estrada, actual Gerente del Proyecto MEP-Digital, la definición de los perfiles en el Sistema Integra 2, e indicó

que fue un trabajo realizado por la Comisión de Perfiles, con la colaboración de diferentes involucrados no solo del MEP sino también de otros ministerios.

Según lo indicó el señor Salazar Estrada, mediante correo electrónico del

22 de julio de 2014, se remitió a la DRH el oficio MEP-DIGI-CF-0027-2013,



con una breve definición de los perfiles utilizados para la puesta en producción del Sistema, con el objetivo de brindar una idea general del

significado de cada uno de ellos, y así asegurar la correcta asignación. La Comisión de Perfiles, envió la descripción de cada uno y una posible

sugerencia de la asignación de estos a la DRH. Esta propuesta fue presentada el 30 de octubre de 2013 en una sesión de trabajo con las

jefaturas, con el objetivo de que estas asignaran los perfiles a sus funcionarios, dado que ellos son los conocedores de los roles de cada uno, de previo tomando en consideración que el registrador no debía aprobar

sus propias gestiones en el sistema. Sin embargo, esta segregación de funciones no se cumplió, argumentando

los problemas de falta de pago que se presentaban. Por lo que ambas funciones, registrar y aprobar, las realiza un mismo funcionario.

Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan:

2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores…. (El subrayado no corresponde al original)

Esta práctica podría ser la responsable de que el sistema se vuelva lento, ya que el mismo fue diseñado para que un grupo de funcionarios se

dedicara a registrar los movimientos y un grupo reducido los aprobara. Además, es importante tomar en cuenta que los jefes no aprueban las

transacciones que registran los funcionarios en el Sistema Integra 2, como se muestra en el siguiente cuadro.



CUADRO Nº 1

PERFILES ASIGNADOS A LOS JEFES DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

aprmep aprhmep jef conrep conmep emp gcyc regmep

Aprobador

MEP

Aprobador

RH MEPJefe

Consulta

reportes

Consulta

MEPEmpleado

Gestión

Constanci

as y

Certificac

iones

Registrad

or MEP

JULIO BARRANTES ZAMORA PJ SC 2 √ X √ √ √ √ √ X 7

MELANIA BENAVIDES ESPINOZA PJ SC 1 X X √ √ √ √ √ √ 6

NANCY MORALES CORRALES PJ SC 1 X X √ √ √ √ √ X 5

WALTER SEGURA SEGURA PJ SC 1 X X √ √ √ √ √ X 5

ELIÉCER XATRUCH ARAYA PJ SC 2 X X √ √ √ √ √ X 5

DANIEL CAMPOS BLANCO P SC 3 X √ √ √ √ √ √ X 6

MONICA SOTO SOTO P SC 3 √ X √ √ √ √ X √ 14

PATRICIA MONTERO CASCANTE PJ SC 1 X √ √ √ √ √ √ X 6

GRETTEL GUERRERO ALPIZAR PJ SC 1 X √ √ √ √ √ √ X 6

JOSÉ ANTONIO RIVERA PÉREZ PJ SC 1 X √ √ √ √ √ √ X 6

LUIS FERNANDO LIZANO CORELLA PJ SC 1 X √ √ √ √ √ √ X 6

FUNCIONARIOSCLASE DE

PUESTOTotal

Fuente de Información: Dirección de Recursos Humanos Suministrada por correo electrónico el 17/7/14

PJ SC 2 = Profesional Jefe de Servicio Civil 2, PJ SC 1 = Profesional Jefe de Servicio Civil 2, P SC 3= Profesional de Servicio Civil 3

En el caso de la funcionaria Mónica Soto Soto tiene asignados otros perfiles que no poseen los otros jefes de unidades; actualmente según lo indicó la Directora de Recursos Humanos, Yaxinia Díaz Mendoza, se están revisando los perfiles asignados.

Como se puede observar no todos los jefes tienen perfil de aprobador MEP o aprobador RH MEP. Al respecto es importante tomar en consideración

que las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan:

2.5.2 Autorización y aprobación La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. (El subrayado no pertenece al original)

En el siguiente cuadro se describe a qué corresponden los perfiles de

aprobador.



CUADRO Nº 2

DESCRIPCIÓN DE PERFILES

Código Perfil Descripción

aprmep Aprobador MEP

Aprueba o deniega de forma individual, los registros ubicados en el Módulo de Gestiones Aprobación, y

que fueron generados en los módulos de movimiento de personal, trámites de funcionario, nombramientos, expedientes, etc. No puede hacer modificaciones a los registros remitidos ni hacer

cambios en los expedientes específicos como el de carrera profesional.

aprhmep Aprobador RH MEP

Aprueba o deniega de forma individual o masiva, los registros ubicados en el Módulo de Gestiones

Aprobación, y que fueron generados en los módulos de movimiento de personal, trámites de funcionario, nombramientos, expedientes, etc. No puede hacer

modificaciones a los registros remitidos ni hacer cambios en los expedientes específicos como el de carrera profesional.

jef Jefe Aprueba las solicitudes registradas por el perfil de

“empleado” (Ej.: horas extras vacaciones) y registra las solicitudes de desempeño del personal

Fuente de Información: Dirección de Recursos Humanos Suministrada por correo electrónico el 17/7/14

Es importante considerar que los puestos de las jefaturas corresponden a

Profesional Jefe de Servicio Civil 1, Profesional Jefe de Servicio Civil 2 y Profesional de Servicio Civil 3.

Al respecto el Manual de Clases de la Dirección General de Servicio Civil, para el Jefe Profesional de Servicio Civil 2 señala como parte de la

responsabilidad por funciones, en lo que interesa, lo siguiente:

…Asume responsabilidad por el trabajo que le asigna a sus colaboradores, por lo que debe dar seguimiento para que éste reúna las características de calidad y oportunidad requeridas. Las labores exigen ser realizadas con esmero, dedicación y oportunidad, por cuanto un error en las mismas puede originar responsabilidad administrativa, civil, social y penal, en caso de que incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. De igual forma, resulta responsable por los aportes y contribuciones que efectúe al proceso de trabajo. En su labor cotidiana tiene acceso a información confidencial, cuya revelación, sin previa autorización, puede originar conflictos, inconvenientes de trascendencia y perjuicios de diversa índole. (Subrayado no corresponde al original)

Para el caso del Profesional Jefe Servicio Civil 1, el Manual indica:

…Es responsable por el trabajo asignado a sus colaboradores, por lo cual debe dar seguimiento para que éste reúna las características de calidad y oportunidad requeridas. Asimismo, asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de



conformidad con el marco jurídico vigente. De igual forma, resulta responsable por los aportes y mejoras que efectúe a los procesos de trabajo propios de la Unidad bajo su responsabilidad. (Subrayado no corresponde al original)

Como se observa, los puestos de Profesional Jefe de Servicio Civil 1 y 2

implican el cumplimiento de una serie de responsabilidades que deben asumir, tal es el caso del Sistema Integra 2, en donde el ingreso de información debería ser supervisada y aprobada por ellos.

Al respecto es importante señalar que mediante oficio AI-0525-14 del 3 de junio, se le recomendó a la Directora de Recursos Humanos, MSc. Yaxinia

Díaz Mendoza, que definiera un plazo perentorio, dentro de los parámetros de razonabilidad, para implementar y asignar los perfiles tal y como fueron

concebidos en el sistema Integra 2. La Directora de Personal, indicó que está en la mejor disposición de

mejorar esta situación; sin embargo, consideraba necesario realizar un estudio de cargas de trabajo.

En este sentido, es importante aclarar que el estudio de cargas de trabajo corresponde a la aplicación de técnicas para la medición de trabajos

administrativos que determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas que se originan de las funciones asignadas a cada dependencia.

El estudio busca determinar de manera técnica el volumen de trabajo que

se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos propios de cada una de las dependencias que conforman la estructura organizacional de la Dirección de Recursos Humano.

Ahora bien, para el desarrollo de una efectiva medición de cargas de trabajo son necesarios dos insumos:

• Los formatos de procesos y procedimientos que determina el quehacer y

operación integral de las dependencias de la Dirección.

• El manual de funciones y competencias laborales que se constituye en el

soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos de cada dependencia.

En un estudio de cargas de trabajo no se miden cargos, se mide el desarrollo de actividades o tareas asociadas a los procedimientos y

procesos de las diversas unidades o dependencias en función del tiempo estándar de desarrollo de cada actividad (registrada en el manual de procedimientos) y la frecuencia (en un periodo de tiempo determinado:



días, horas, minutos) con que se desarrolla cada actividad del procedimiento de forma permanente.

Como se indicó en párrafos anteriores, desde el 2008, se contrató a la firma Price Waterhouse Coopers, para el desarrollo de manuales de

procesos y procedimientos entre otros, sin embargo, a la fecha, estos no se encuentran implementados, razón por la cual, considera esta Auditoría

Interna, que anteponer la implementación y asignación de los perfiles tal y como fueron concebidos en el sistema Integra 2, a un estudio de cargas de trabajo, significa que van a transcurrir años para que esta situación se

corrija, con el agravante de que esta decisión, violenta la seguridad del sistema de control interno y coloca en grave riesgo la confiabilidad y oportunidad de la información.

2.9 Cuadros de personal pendientes de incluir

La Directora de Recursos Humanos, MSc. Yaxinia Díaz Mendoza, suministró a la Auditoría Interna un informe de los cuadros de personal de

cada una de las unidades del Departamento de Asignación del Recurso Humano, que al 14 de mayo del año en curso, se encontraban pendientes

de registrar en el SIGRH o en Integra 2. Es importante recordar que con el SIGRH se realizan los pagos hasta el 31

de marzo y a partir del 1 de abril se inicia con el nuevo sistema, Integra 2. Por ello, es necesario registrar algunos movimientos en ambos sistemas.

Con el fin de revisar los atrasos que se presentaron en el registro de la información al sistema, que generaron posibles problemas de pago, se

tomó una muestra de algunos cuadros de las unidades secundaria académica, secundaria técnica y programas especiales; y de esos cuadros se tomó una muestra de funcionarios, para revisar las fechas en que

fueron incluidos en ambos sistemas. En el siguiente cuadro se detalla la cantidad de cuadros de personal y de

funcionarios que conformaron la muestra, cuyo análisis se presenta más adelante:

UNIDADES DRH MUESTRA

CUADROS PERSONAL

FUNCIONARIOS

Unidad Académica 52 96

Unidad Técnica 21 56 Unidad Prog. Espec. 23 40

En el caso de la Unidad Administrativa que reportaba como pendiente 1800 movimientos se presentó una limitante para realizar la prueba, ya



que no quedó evidencia de cuáles eran los funcionarios o instituciones a que hacían referencia.

El siguiente cuadro muestra la cantidad de movimientos que fueron reportados en ese momento por esa Unidad como pendientes. Sin embargo

no se llevó un registro que permitiera posteriormente identificar si habían sido incluidos en cualquiera de los sistemas según correspondiera (SIGRH

o Integra).

Al respecto, al consultarle vía telefónica el día 9 de julio, a la Licda.

Gaudin Venegas Chacón, Jefe de la Unidad Administrativa durante el periodo de puesta en marcha del Sistema Integra 2, indicó que no se tenía el detalle de cuáles eran los funcionarios reportados en el informe de

pendientes.

Dada la situación, se procedió a verificar de forma aleatoria, las acciones de personal archivadas para el año 2014. En este proceso se revisaron:

Movimientos en propiedad de oficinas centrales.

Movimientos interinos de oficinas centrales.

Nombramientos en Direcciones Regionales de Educación superiores

a 36 días.

Nombramientos en Direcciones Regionales de Educación inferiores

a 36 días.

565 nombramientos

155 ascenso interino

143 ascenso en propiedad

31 termino de interinato

37 traslados

83 ceses

238 recargos

292 dedicaciones

8levantamientos

readecuaciones

6 supresion de recargos

11 descensos interinos

2 permutas

6 no migrados

223 incapacidades

1800 Total



Para dicha prueba, se verificó que la propuesta de nombramiento coincidiera con el ingreso a los sistemas SIGRH o Integra 2, según

correspondiera. De los datos revisados, no se encontraron atrasos que superaran un mes, por lo que no se pudo determinar, cuáles fueron los 1800 casos que se habían reportado.

2.9.1 Revisión de la muestra de cuadros de personal

En esta revisión, se refleja que parte de los atrasos en el pago de salario a los funcionarios del MEP, obedecía a la acumulación de cuadros de

personal recibidos en las Unidades de Secundaria Académica, Secundaria Técnica y Programas Especiales.

Esta situación, a pesar de no ser la correcta es la “práctica normal” en la DRH. Los problemas de pago a inicios del curso lectivo han sido una

insana práctica, que está institucionalizada dentro del Ministerio. Por ser el inicio del curso lectivo en el mes de febrero, es cuando se

presentan la mayor cantidad de cuadros de personal, lo que generó que se acumulara la revisión, ingreso y aprobación de los mismos, situación que

se complicó al coincidir con el momento de cambio de sistema. De los cuadros de personal que la DRH indicó que no se encontraban

incluidos en el sistema, se verificó la duración desde que ingresaron a las unidades hasta que se registraron en SIGRH o Integra 2, según procediera.

A continuación, se describen los hallazgos obtenidos: a) Unidad de Secundaria Técnica

De los 88 cuadros de personal de la Unidad Secundaria Técnica, que fueron reportados en el informe de pendientes, se tomó una muestra de 21

cuadros, de los cuales se revisaron 56 funcionarios para determinar la fecha en que se ingresó el registro al SIGRH (hasta marzo) y en Integra 2 (a partir de abril), ya que la inclusión tardía representaba problemas de pago.

Es importante tomar en cuenta que el 77% de los cuadros de personal de esta Unidad, se recibieron en el mes de febrero.

Seguidamente se presenta el análisis efectuado, tomando en consideración

las fechas de registro en SIGRH de los movimientos de los funcionarios según muestra seleccionada:



CUADRO Nº 3

REGISTRO EN SIGRH – SECUNDARIA TÉCNICA

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Secundaria Técnica.

En el cuadro anterior, se puede notar que de los cuadros de personal que ingresaron en el mes de febrero, representados por una muestra de 43

funcionarios, el 40% de los registros (17 funcionarios), se realizaron hasta el mes de junio, situación que generó problemas de pago. Cabe aclarar que

no necesariamente corresponde a la falta del pago de salario total, podría ser que faltara el registro de aumento de lecciones o un recargo.

En resumen, el hecho de incluir en el sistema SIGRH la información de los cuadros en forma tardía, implicó atrasos importantes que representaron problemas de pago, y coinciden con lo indicado por los funcionarios de las

unidades que señalaron que no se digitó por algún tiempo en este sistema.

En el caso de la inclusión de los cuadros en Integra 2, se observa que el mayor porcentaje se incluyó en abril y mayo, de tal forma que en estos casos se presentaron atrasos de 15 a 45 días.

Año 2014 … Cantidad de

Funcionarios

Mes en que se incluyó el pago en SIGRH - Secundaria Técnica

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Pendiente Sin Atraso

Mes de

Ingreso a RH

Febrero 43 0 4 6 11 3 17 2 0 0

0% 9% 14% 26% 7% 40% 5% 0% 0%

Marzo 9 0 0 1 5 1 1 1 0 0

0% 0% 11% 56% 11% 11% 11% 0% 0%

Abril 2 0 0 0 1 0 1 0 0 0

0% 0% 0% 50% 0% 50% 0% 0% 0%

Mayo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Junio 2 0 0 0 0 1 1 0 0 0

0% 0% 0% 0% 50% 50% 0% 0% 0%

Pendiente 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

TOTAL 56



CUADRO Nº 4

REGISTRO EN INTEGRA 2 – SECUNDARIA TÉCNICA


Funcionarios

Mes en que se incluyó el pago en INTEGRA 2 - Secundaria Técnica

Marzo Abril Mayo Junio Julio Pendiente Sin Atraso

Mes de Ingreso a

RH

Febrero 43 5 17 18 3 0 0 0

12% 40% 42% 7% 0% 0% 0%

Marzo 9 0 5 4 0 0 0 0

0% 56% 44% 0% 0% 0% 0%

Abril 4 0 2 2 0 0 0 0

0% 50% 50% 0% 0% 0% 0%

Mayo 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Junio 0 0 1 1 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Pendiente 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

TOTAL 56

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Secundaria Técnica.

b) Unidad de Secundaria Académica

En la Unidad de Secundaria Académica se reportaron pendientes 168

cuadros de personal, de los cuales se tomó una muestra de 52 cuadros, en los que se revisaron 96 funcionarios para determinar la fecha en que

ingresaron a los sistemas. En el siguiente cuadro se muestra el momento en que se realizan los registros de los funcionarios en el SIGRH.

CUADRO Nº 5 REGISTRO EN SIGRH – SECUNDARIA ACADÉMICA


Funcionar. Mes en que se incluyó el pago en SIGRH - Secundaria Académica


Mes de

Ingreso a RH

Febrero 82 0 10 28 9 0 13 11 8 3

0% 12% 34% 11% 0% 16% 13% 10% 4%

Marzo 10 0 1 0 2 0 4 0 3 0

0% 10% 0% 20% 0% 40% 0% 30% 0%

Abril 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Mayo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Junio 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 0%

Pendiente 3 0 0 0 0 0 0 0 3 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 0%

TOTAL 96

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Secundaria Académica.

Del cuadro anterior se desprende que de los 82 funcionarios de los cuadros de personal que ingresaron en febrero, el 34% se incluyó en



marzo, sin embargo el 29% se incluye después de junio y julio. Al momento de la revisión aún se encontraban pendientes el 10% de los

funcionarios. Se observa que la mayor parte de la información se incluyó en forma

tardía, lo que se traduce en problemas de pago.

Cabe indicar que algunos de los atrasos presentados no se deben solo a la gestión interna de las unidades, sino también a la entrega tardía de los cuadros por parte de los Directores, o a las modificaciones que se deben

realizar a los cuadros de personal, ya sea por error del director de la institución o en algunos casos por el aumento o disminución de lecciones del centro educativo. Esta situación ocasiona atrasos en la inclusión de la

información.

CUADRO Nº 6 REGISTRO EN INTEGRA 2 – SECUNDARIA ACADÉMICA


Funcionarios

Mes en que se incluyó el pago en INTEGRA 2


Mes de ingreso a

RH

Febrero 82 0 22 52 7 0 1 0

0% 27% 63% 9% 0% 1% 0%

Marzo 10 0 0 9 0 0 1 0

0% 0% 90% 0% 0% 10% 0%

Abril 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Mayo 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Junio 1 0 0 0 1 0 0 0

0% 0% 0% 100% 0% 0% 0%

Pendiente 3 0 1 0 0 0 2 0

0% 33% 0% 0% 0% 67% 0%

TOTAL 96

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Secundaria Académica.

En este caso se observa que de la mayoría de los cuadros recibidos en febrero, la inclusión en Integra 2 se realizó entre abril y mayo, este último

representó el porcentaje más alto al ser el 63%. Se desprende de lo anterior que esta Unidad presentó el mayor volumen de

atraso en el registro de la información en ambos sistemas. c) Unidad de Programas Especiales

La Unidad de Programas Especiales, tenía pendiente 23 cuadros de personal, que representan 571 funcionarios. Se tomó una muestra de 40



funcionarios, para verificar cuáles fueron los principales problemas de pago.

Cabe destacar que el inicio del curso lectivo para esta modalidad es en el mes de marzo, a diferencia del resto de las ofertas educativas, que

ingresan en febrero, por tal motivo es donde se observa el mayor ingreso de cuadros de personal como se muestra a continuación.

CUADRO Nº 7

REGISTRO EN SIGRH – PROGRAMAS ESPECIALES

Año 2014 … Cantidad de Funcionarios Mes en que se incluyó el pago en SIGRH - Programas especiales


Mes de Ingreso a RH

Febrero 2 1 0 0 0 0 1 0 0 0

50% 0% 0%0 0% 0% 50% 0% 0% 0%

Marzo 22 0 5 1 1 4 9 2 0 0

0% 23% 5% 5% 18% 41% 9% 0% 0%

Abril 8 0 1 0 1 0 3 0 2 1

0% 13% 0% 13% 0% 38% 0% 25% 13%

Mayo 6 0 0 0 0 0 3 1 0 2

0% 0% 0% 0% 0% 50% 17% 0% 33%

Junio 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Pendiente 2 0 0 0 0 0 0 0 2 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 0%

TOTAL 40

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Programas Especiales.

En la tabla anterior se observa que la cantidad de los cuadros de personal que ingresaron en marzo, abril y mayo fueron incluidos en SIGRH hasta el mes de junio, lo que significa atrasos importantes en el registro de movimientos y su respectivo pago. Con respecto a la inclusión de los movimientos en Integra 2 se registraron en los meses de mayo y junio.



CUADRO Nº 8

REGISTRO EN INTEGRA 2 – PROGRAMAS ESPECIALES


Funcionarios

Mes en que se incluyó el pago en INTEGRA 2


Mes de

ingreso a RH

Febrero 2 0 1 1 0 0 0 0

0% 50% 50% 0% 0% 0% 0%

Marzo 22 0 7 13 2 0 0 0

0% 32% 59% 9% 0% 0% 0%

Abril 8 0 1 5 1 1 0 0

0% 13% 63% 13% 13% 0% 0%

Mayo 6 0 0 4 0 2 0 0

0% 0% 67% 0% 33% 0% 0%

Junio 0 0 0 0 0 0 0 0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Pendiente 2 0 0 0 0 0 2 0

0% 0% 0% 0% 0% 100% 0%

TOTAL 40

Fuente: Análisis de cuadros de personal suministrados por Unidad Programas Especiales.

Estas revisiones han evidenciado un serio problema de gestión en la DRH,

tal es el caso de: ausencia de coordinación de las actividades, falta de planificación, además, deficientes canales de comunicación, supervisión y dirección por parte de las jefaturas, que son las responsables de velar por

el adecuado funcionamiento de su unidad. Por otro lado, los jefes de los Departamento parecen estar invisibilizados dentro del proceso, falta una mayor presencia en la toma de decisiones oportunas y por supuesto

ausencia de compromiso con la gestión que se desempeña en sus áreas funcionales.

No hubo certeza en el manejo de información fehaciente que permitiera señalar con claridad qué faltaba de ingresar en el sistema, pareciera que ni

los jefes tenían conocimiento del estado real de los cuadros de personal. Existe una cultura de no rendir cuentas, en parte por una estructura funcional vertical que tiende a ser burocrática y no fomenta la

comunicación entre las personas de los diferentes niveles.

Además, otra gran parte de la responsabilidad le corresponde a los directores de los centros educativos, que presentaron en forma tardía los cuadros de personal y con errores, generando atrasos en la inclusión de la

información en los sistemas, por lo que los funcionarios de las unidades en ocasiones deben confeccionar los cuadros de personal en conjunto con los

directores, con el fin de agilizar el proceso. A pesar de esta situación, no hay lineamientos claros que permitan

establecer sanciones para quienes incumplen con las funciones que se les han delegado, pese a que los directores presentan una declaración jurada de que la información que presentan está correcta.



Sin embargo, los funcionarios de las unidades en ocasiones deben

confeccionar los cuadros de personal y que los directores solo los firmen, con tal de agilizar el proceso para incluir la información.

Incluso, con el fin de no afectar el pago, durante la crisis que se presentó, la Directora de Recursos Humanos, Yaxinia Díaz Mendoza, mediante

correo electrónico indica que los casos de las instituciones que no hubieran presentado los cuadros de matrícula real, se incluyeran en la misma condición del año 2013, así lo indica el señor Xatruch Araya,

mediante correo electrónico enviado el 17 de mayo.

Con instrucciones de la señora Directora de Recursos Humanos y de acuerdo con el informe de instituciones pendientes por digitar que se remitió en el informe del miércoles 14 de mayo. Se les instruye para que en los casos de las instituciones que no hayan presentado los cuadros de matrícula real, se proceda a incluirlos en la misma condición que en el año 2013, a fin de no atrasar el pago respectivo.

Esta medida no resuelve la problemática existente con los directores y los cuadros de personal, por el contrario se vuelve una mala práctica que no establece responsabilidades por la falta de cuidado y diligencia profesional

en el desempeño de las funciones. Incluso podría provocar que se paguen recursos que realmente no se están utilizando en el centro educativo.

2.10 Registros que no migraron

El anterior Gerente de Proyecto, Lic. John Mehlbaum Ucañan, suministró a la Auditoría Interna un informe de los registros que no migraron al Sistema Integra 2, que debían ser revisados e incluidos de forma manual

por los funcionarios de la DRH.

Para facilitar la revisión de esos registros por parte de la DRH, el Proyecto preparó varias bases de datos de Excel señalando las inconsistencias que presentaban, con el fin de agilizar su inclusión.

Esta Auditoría Interna realizó una revisión manual de las bases de datos

que contenían menos de 900 registros no migrados, para verificar si representaron problemas de pago por atrasos en la inclusión de la información al Sistema.

Para la revisión se procedió primero a corroborar que el registro se encontrara en SIGRH, luego se revisa en Integra 2 cuándo se ingresó y la

fecha de rige. Los resultados obtenidos se resumen en el siguiente cuadro:



CUADRO N° 9

REGISTROS NO MIGRADOS

NOMBRE ARCHIVO CANTIDAD

CASOS

NO

APLICA

NO

MIGRO

PROBLEMAS

PAGO

PAGO IQ

ABRIL

PROMEDIO

DIAS

ATRASO

CASO NO

INCLUIDOS

Funcionarios difuntos 24 22 2 2 0 50 0

Funcionarios distritos 7 0 7 3 4 32 0

Funcionarios CC 56 19 37 28 9 36 0

Funcionarios Nº asegurado 5 2 3 3 0 43 0

Funcionarios cédula incorrecta 55 20 35 26 9 36 0

Funcionarios CC inválida 1 1 0 0 0 0 0

Componentes recargos

faltantes 152 3 149 103 46 30 6

Componentes no autorizados 861 79 782 637 145 51 132

Componentes carrera 43 35 8 4 4 0 4

Licencias nombramiento 11 3 8 3 5 52 0

Lecciones 48 4 0 4 4 0 36 0

Lecciones especialidad 11 0 11 8 3 35 0

Lecciones RP 233 14 219 189 30 35 105

Lecciones empleado 11 4 7 6 1 43 0

Lecciones nocturnas 4 0 4 4 0 28 0

Lecciones previsión reserva 2 0 2 1 1 1 0

Lecciones Fecha 1 1 0 0 0 0 0

Puestos propiedad norp 274 9 265 248 17 37 0

Puestos int norp 72 1 71 32 39 38 0

Puesto no empleado 27 8 19 12 7 33 0

Puesto especialidad 4 0 4 2 2 24 0

Puesto Nivel 1 0 1 1 0 29 0

TOTAL 1859 221 1638 1316 322 30 247

Fuente: Bases de datos no migrados, suministrados por Proyecto – MEP Digital.

Los casos que se identifican como "No aplica" son aquellos que tienen un cese, que migraron bien, o que por algún motivo no les correspondía

migrar.

Aquellos que se identifican como "No migró", son los que al no migrar se digitaron después de la migración y antes de la entrada en producción,

por lo tanto se confeccionan con fecha de marzo; unos se digitaron posterior al 1 de abril del 2014, y otros al 1 de agosto del 2014 aún no se habían ingresado.

Los casos que se identifican como "Pago IQ abril" son aquellos que no

migraron, pero se les pagó en la primera quincena de abril como correspondía.

Los casos que se identifican como "Problemas de pago" se refieren a los

casos que se ingresaron a partir del 8 de abril, a los cuales se les pagó a partir de la segunda quincena de abril.



Algunos funcionarios se repiten debido a que tienen varios movimientos diferentes; no obstante, no se tomaron en cuenta los movimientos

repetidos.

El archivo "nopatronal_dependencia" no forma parte de la revisión efectuada, esto debido a que los casos se presentan sólo por código

presupuestario y no por número de cédula o nombre de los funcionarios.

Tenemos así que de los 1859 casos revisados, se comprobó que el 12% (221 casos) no les correspondía migrar al sistema Integra debido a lo

siguiente: Cese de funciones por defunción, por pensión, por renuncia del funcionario, por vencimiento del nombramiento (antes del 1º de abril) y por disminución de matrícula. Otro caso particular obedeció a la no migración

de algún componente salarial que conforma el salario bruto del funcionario, por ejemplo, la carrera profesional, la cual no se puede aplicar

en algunas clases de puestos o grupos profesionales. Por otra parte, 1638 casos (88%) por diferentes circunstancias no

migraron al sistema Integra, razón por la cual los analistas de la Dirección de Recursos Humanos tuvieron que digitar esta información en el sistema.

De los 1638 casos que no migraron, se comprobó que el 20% (322 casos) no tuvo problemas de pago, debido a que se incluyeron en el sistema

Integra después de la migración y antes del 8 abril del 2014, es decir, se les pagó en la primera quincena de ese mes como correspondía. No obstante, el 80% (1316) si tuvo problemas de pago, debido a la no

migración de algún componente del salario, los cuales se incluyeron del 8 de abril en adelante, lo cual equivale a un promedio de 30 días de atraso

aproximadamente. Es importante recalcar que al 1º de agosto del 2014, existían casos que no

se incluyeron en el sistema Integra esto es, de los 1638 casos no migrados, 247 casos se encontraban pendientes a esa fecha.

De esta prueba se puede concluir que efectivamente se dieron atrasos en la inclusión en Integra 2 de funcionarios que venían recibiendo

oportunamente su salario, ya que estaban incluidos en el SIGRH. Lo mencionado, prueba que el cronograma que se diseñó para la digitación en Integra 2 no se cumplió completamente, y fue una de las razones de los

problemas de pago.

No se localizó documentación alguna que demostrara que los rezagos de la inclusión de la información en el sistema, se comunicaran oportunamente a la señora Ministra, Dra. Sonia Marta Mora.



Complementariamente a esta prueba, se realizó una revisión del volumen

de movimientos ingresados a Integra 2 entre el 1 de abril y el 18 de junio del año en curso donde se comprobó que en los meses de abril y mayo se introdujo el mayor porcentaje de registros, como se expone en el siguiente

gráfico: Gráfico Nº 1

Fuente: Base de datos suministrada por la DRH de registros en Integra 2.

2.11 Información incluida en SIGRH que debía registrarse en forma

manual en Integra 2

Posterior al cierre de la segunda quincena de febrero hubo información que se digitó únicamente en el SIGRH, por lo que después del momento en que se realizó la migración, esos registros debían ser incluidos en forma

manual en Integra 2 por los funcionarios de la DRH.

Para facilitar esta tarea, el Ing. Gabriel Dennis Dennis, Jefe del Departamento de Sistemas de Información de la Dirección de Informática de Gestión, diseñó una aplicación que permitía identificar cuáles eran esos

registros, este sistema se llamó “Sistema de revisión de datos para migración”. Como parte del estudio se le solicitó al señor Dennis Dennis la base de datos que incluyera la totalidad de registros que debían ser

digitados en Integra 2.

Con esta prueba se pretendía determinar si se presentaron atrasos en el pago de funcionarios que estaban incluidos en el SIGRH pero debían incluirse en el nuevo sistema. Es importante tomar en consideración que

la información debía registrarse en Integra 2 a más tardar el 7 de abril, para no presentar problemas de pago.

13%

37% 37%

13%

Cantidad de movimientos por mes

Marzo

Abril

Mayo

Junio



De esta base de datos se trabajó con 55.548 registros que podrían generar eventuales problemas de pago, de la cual se tomó una muestra

estratificada de 382, con el fin de verificar el momento en que fueron ingresados al sistema.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados obtenidos en la revisión: CUADRO N° 10

INFORMACIÓN DE SIGRH

QUE DEBÍA INCLUIRSE EN INTEGRA 2

Código Tipo acción de personal

Muestra

Sin Atraso

Con Atraso

133 Subsidio x recargo funciones 1 0 1

134 Subsidio x horario alterno 1 1 0

137 Subsidio x aumento lecciones interinas

1 0 1

142 Subsidio x disminución lecciones interinas

1 0 1

144 Subsidio x supresión recargo de funciones

1 1 0

145 Subsidio x supresión de horario alterno

1 1 0

18 Regreso al trabajo 2 2 0

19 Reasignación 1 1 0

202 Aumento anual por periodo 30 28 2

211 Ampliación de jornada laboral 18 16 2

23 Nombramiento en propiedad 1 0 1

24 Ascenso en propiedad 1 0 1

28 Nombramiento interino 53 29 24

29 Ascenso interino 2 0 2

38 Aumento de lecciones en propiedad

1 0 1

40 Aumento de lecciones interinas

20 6 14

42 Recargo de funciones 31 25 6

43 Horario alterno 1 1 0

44 Dedicación exclusiva 6 3 3

45 Prohibición 1 1 0

46 Reconocimiento de aumento anual

1 0 1

47 Carrera profesional 82 68 14

48 Cambio de grupo profesional 11 7 4

49 Zonaje 6 3 3

52 Aumento anual 106 106 0

70 Suma fija 2 1 1

TOTAL 382 300 82

100% 79% 21%

De la muestra se determinó que el 79% de los registros fueron ingresados antes del 7 de abril del 2014, por lo cual en la primera quincena de abril,



estos funcionarios no tuvieron problemas de pago. Sin embargo, el 21% de los registros, fueron ingresados posterior a esa fecha, lo que provocó

atrasos en el pago. Los nombramientos interinos fue el rubro con más problemas de atraso,

algunas de estas acciones de personal, se ingresaron en el mes de mayo, junio y julio, en nombramientos que regían a partir del 1 de abril del 2014.

Es decir, se presentaron atrasos de hasta tres meses para que se le pagara de forma correcta a los funcionarios afectados.

2.12 Pruebas informáticas Se realizó un análisis técnico orientado a verificar la inclusión de

información en los sistemas de información SIGRH e Integra 2, así como identificar atrasos significativos según la diferencia, en días naturales, con

respecto a la fecha de confección de los movimientos, evidenciando algunas de las causas de los problemas de pago, que afectaron a los funcionarios en el periodo 2014.

Como parte de la información por ser ingresada en los sistemas de

información, están los movimientos de la propuesta de nombramientos interinos, digitados con fechas de rige del periodo 2014, así como la información de movimientos no migrados.

2.12.1 Verificación de la propuesta de nombramientos interinos

De la base de datos “Propuesta de Nombramientos Interinos”, proporcionada por la Dirección de Informática de Gestión, que contiene

3,472 registros, lo que efectivamente se debe incluir en el sistema SIGRH, corresponde a una población analizada de 2,344 registros cuyas fecha de rige son anteriores al 1 de abril 2014. Sin embargo, sólo el 94% (2,200

registros, pertenecientes a 1,467 funcionarios) fueron digitados durante el periodo del 1 de enero del 2014 al 18 de junio del 2014.

La inclusión de los 2,200 registros en dicho sistema, se realizó de la siguiente forma:



Cuadro Nº 11

Atrasos en la inclusión de movimientos Sistema SIGRH

Atrasos presentados (*) y (**) Cantidad

Registros entre 7 y 19 días naturales 580


Registros mayores a 35 días naturales (***) 869 Fuente: Auditoría Interna, Datos SIGRH. * Restar la fecha rige contra la fecha confección aplicado en sistema Integra 2 ** No se consideran registros con menos de 7 días de atraso, 338 casos.

*** Se presentaron atrasos máximos de 103 días naturales.

La verificación efectuada en el sistema SIGRH, permitió determinar que existen omisiones y atrasos significativos, de hasta 103 días naturales, en

el periodo de revisión del 1 de enero del 2014 al 18 de junio del 2014, que afectan el pago de los funcionarios de la planilla del MEP.

En el caso del sistema Integra 2, de la base de datos “Propuesta de Nombramientos Interinos”, sólo correspondía incluir 2,387 registros, cuyas fecha rige son del 1 de abril 2014 en adelante. Sin embargo, sólo el 84%

(2,001 movimientos, pertenecientes a 1,502 funcionarios) fueron digitados desde el 1 de abril del 2014 hasta el 18 de junio del 2014.

La inclusión de los 2,001 registros en dicho sistema, se realizó de la siguiente forma:

Cuadro Nº 12 Atrasos en la inclusión de movimientos

SISTEMA INTEGRA 2




Registros mayores a 35 días naturales (***) 782 Fuente: Elaboración Auditoría Interna con base información en el sistema Integra 2. * Resta la fecha rige contra la fecha confección aplicado en el sistema Integra 2.

** No se consideran registros con menos de 7 días naturales de atraso.

*** Se presentaron atrasos máximos 77 días naturales.

La verificación efectuada en el sistema Integra 2, determinó que existen omisiones y atrasos significativos, hasta de 77 días naturales, en el periodo de revisión del 1 de abril del 2014 al 18 de junio del 2014, que

afectan el pago de los funcionarios de la planilla del MEP.

2.12.2 Verificación de movimientos no migrados De la base de datos “Movimientos No Migrados”, correspondiente a

información extraída del "Informe de resultados migración para puesta en



marcha" proporcionada por la empresa Grupo Asesor S.A., que contiene 132,794 registros, agrupados en 20 categorías diferentes, un 6%,

correspondiente a 8,417 acciones de personal, no fueron digitados en el sistema Integra 2, en el periodo del 1 de abril del 2014 al 18 de junio del 2014.

De los datos incluidos en dicho sistema, encontramos lo siguiente:

Cuadro Nº 13

Atrasos en la inclusión de movimientos SISTEMA INTEGRA 2


Registros entre 7 - 19 días naturales 5,484

Registros entre 20 - 34 días naturales 10,505

Registros mayores a 35 días naturales (***) 30,870 Fuente: Elaboración Auditoría Interna con base en información en el sistema Integra 2.

* Resta la fecha de inicio del sistema Integra 2 (1 de abril 2014) contra la fecha de confección del movimiento aplicado en dicho sistema.

** No se consideran registros con menos de 7 días naturales de atraso. *** Se presentaron atrasos máximos de 77 días naturales.

Otro aspecto observado, corresponde a la revisión individual de archivos, en la cual llama la atención, los casos donde no se han incluido un

número considerable de registros o bien la cantidad de días naturales de atraso es significativa, destacando los siguientes:

Archivo 3.2 Grupos profesionales (especialidades): de la totalidad de

5,546 registros, el 47% (2,633 movimientos) no fueron incluidos en el sistema Integra 2 en el período del 1 de abril al 18 de junio del 2014. Se presentaron atrasos máximos de 77 días naturales.

Archivo 7.1 Componentes zonajes que no fueron autorizados: de la

totalidad de 910 registros, el 41% (369 movimientos) no fueron incluidos en el sistema Integra 2 en el período del 1 de abril al 18 de junio del 2014. Se presentaron atrasos máximos de 70 días naturales.

Archivo 13.1 Relacionados con personal sin correo electrónico oficial: de

la totalidad de 12,040, el 11% (1,282 movimientos) no fueron incluidos en el sistema Integra 2 en el período del 1 de abril al 18 de junio del

2014. Se presentaron atrasos máximos de 77 días naturales.

Archivo 15.1 Recargos con vences mayores al fin del ciclo lectivo2: de la

totalidad de 188 registros, el 73% (137 movimientos) no fueron

2 Se realiza el corte al 31 de enero del 2015, modificando la fecha del recargo original.



incluidos en el sistema Integra 2 en el período del 1 de abril al 18 de junio del 2014. Se presentaron atrasos máximos de 77 días naturales.

Archivo 19.1 Funcionarios sin domicilio legal válido, o con la

información vacía: de la totalidad de 26,985, el 5% (1,352 movimientos) no fueron incluidos en el sistema Integra 2 en el período del 1 de abril al 18 de junio del 2014. Se presentaron atrasos máximos de 77 días

naturales.

2.12.3 Inconsistencia en la integridad de la información de la base de datos “Propuesta de Nombramientos Interinos”

Adicionalmente, se encontraron 116 casos con problemas de integridad en la base de datos suministrada del Módulo de Nombramientos Interinos, respecto al registro del nombre del funcionario, esto por motivos de

espacios en blanco junto al primer o segundo nombre, o el orden como registran los nombres y los apellidos, lo cual afecta la calidad de

información utilizada como insumo para ser incluida en los sistemas SIGRH e Integra 2. Por lo que se incumple lo indicado en las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-

2-2007-CO-DFOE), en la norma 5.6.1, la cual indica que “…la calidad de la información debe de poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones…”.

3. CONCLUSIONES

De los hechos expuestos se puede concluir que:

De acuerdo a lo observado en las actas de Comité Directivo, se tenía

previsto implementar Integra 2 en diciembre 2013, sin embargo, el Ministerio de Hacienda no estaba preparado en esta fecha, por lo que debió posponerse hasta el año siguiente.

En reiteradas ocasiones se alertó al Comité Directivo de la

inconveniencia y riesgo de poner en marcha el Sistema Integra 2 en abril 2014 por coincidir con el inicio del curso lectivo, lo que implicaba altos

volúmenes de información que debían ser incluidos en el sistema.

Al personal docente y administrativo no se les informó a partir de qué

fecha se empezaría a pagar con el nuevo sistema, y los cambios que esto representaría, a pesar de contar con los boletines informativos

confeccionados por la DRH.



Los funcionarios de la DRH no recibieron capacitación práctica adecuada, no contaron con manuales de usuario que sirvieran de

material de consulta cuando empezara a funcionar el sistema. Además se les informó tardíamente la fecha de la puesta en marcha de Integra 2,

creando un ambiente de incertidumbre.

Se definió un “Plan de contingencias” para mitigar el exceso de

información que debía ser incluida en ambos sistemas, sin embargo no se definió un procedimiento para la ejecución y el seguimiento de

resultados del trabajo.

Las funciones, los acuerdos y la gestión que debía realizar el Comité de Puesta en Producción, no quedaron evidenciadas en las actas, de forma

que respaldaran las responsabilidades de cada miembro y permitieran optimizar la puesta en marcha de Integra 2.

Se contrató el diseño de un Modelo Operacional con una inversión de ¢375 701 560-, para mejorar la gestión de la DRH, el cual sería la base

para la creación de la herramienta informática; sin embargo a la fecha no se ha implementado el modelo, lo que contribuyó a la deficiente

gestión en el procesamiento de la información que debía ingresarse a los sistemas. Asimismo, la ausencia de procesos de seguimiento y control de las labores de los funcionarios responsables de la ejecución de éstos.

De acuerdo con el Plan de Trabajo (PF1), los manuales de usuario eran

responsabilidad de la contraparte funcional del Proyecto MEP-Digital, no obstante, no se preparó la documentación, por lo que Grupo Asesor remitió un DVD con la documentación usuaria y técnica para que fuera

revisada en el Proyecto, incluso a la fecha no están disponibles.

La empresa Grupo Asesor como parte de los entregables, remitió en el 2011 al Comité Directivo un CD que contenía el curso virtual sobre la

utilización del Sistema. Pese a que éste tuvo un costo de ¢20 357 600-, nunca fue remitido a la DRH, aun cuando el Director y Subdirectora de Recursos Humanos conocían del mismo.

No se consideró la normativa vigente respecto a la separación de

funciones incompatibles a la hora de establecer los perfiles para los funcionarios de la DRH en el Sistema Integra 2, ya que la persona que

registra también aprueba. Además, los jefes de las Unidades no asumen su responsabilidad de supervisar y aprobar las gestiones efectuadas por sus subalternos.



En la revisión de los cuadros de personal se observaron serios problemas de planificación, gestión y supervisión de las actividades que

se ejecutan en las unidades de la DRH.

En las revisiones manuales de las bases de datos se determinó que los

problemas de pago obedecieron a los atrasos u omisiones en el registro de la información en los sistemas SIGRH e Integra 2.

El Comité Directivo tomó el acuerdo de implementar Integra 2 en el

escenario de mayor riesgo que se les presentó, sustentando en parte su decisión en que debía realizarse antes del cambio de gobierno.

El Director de Recursos Humanos en ese momento, MSc. Juan Antonio Gómez Espinoza, al ser parte del Comité Directivo y tener conocimiento

de los problemas de gestión que podrían presentarse a la hora de poner en marcha el Sistema, por el alto volumen en la recepción, análisis e

inclusión de información, estaba en la obligación de informar de ello al Comité.

Aunado a lo anterior, el Modelo Operacional que vendría a mejorar la gestión de la DRH no se implementó, a pesar de ser su responsabilidad

como Director.

4. RECOMENDACIONES Las dependencias a las que se dirijan recomendaciones en este informe,

deben enviar a la Auditoría Interna un cronograma detallado, con las acciones que emprenderán para cumplirlas.

A la Viceministra Administrativa

Girar instrucciones a la Directora de Recursos Humanos para cumplir con

las siguientes recomendaciones y dar seguimiento a su debido cumplimiento:

4.1 Implementar el Modelo Operacional elaborado por la Empresa Price Waterhouse Coopers que permita llevar a cabo de manera eficiente la

gestión de recursos humanos, con el fin de enfrentar con éxito los procesos de planificación, ejecución y control en todas las áreas involucradas. (Ver 2.4) (Inicio en un plazo 3 meses)

4.2 Solicitar al Gerente del Proyecto MEP–Digital que en un plazo de tres

meses, la entrega definitiva de los Manuales de Usuario del Sistema Integra 2. (Ver 2.5)



4.3 Solicitar al Gerente del Proyecto MEP–Digital que gestione con la empresa Grupo Asesor la revisión y actualización del Curso Virtual, para

que sea trasladado y utilizado por la Dirección de Recursos Humanos, para el reforzamiento e inducción de funcionarios que operen el sistema. (Ver 2.6)

4.4 Implementar un plan de mejora que facilite la planificación, gestión,

supervisión, evaluación y rendición de cuentas de las transacciones y operaciones que realiza la Dirección de Recursos Humanos. (Ver 2.7)

4.5 Establecer los perfiles para los funcionarios de la DRH en el Sistema Integra 2, de acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público, relacionadas con la separación de funciones incompatibles, de

conformidad con la advertencia realizada por la Auditoría Interna mediante oficio AI-525-14. (Ver 2.8)

4.6 Elaborar e implementar un procedimiento para la recepción, análisis e inclusión de cuadros de personal en el Sistema, que contemple entre otros,

fecha límite de recepción, la responsabilidad de los directores de los centros educativos en el proceso, las sanciones por incumplimiento, y

demás requerimientos que considere la DRH. (Ver 2.9) 4.7 Preparar y coordinar la implementación del proyecto de

desconcentración regional de la Dirección de Recursos Humanos que permita mejorar los servicios que brinda, de acuerdo a lo indicado en el Decreto Ejecutivo 38170 sobre la Organización administrativa de las

oficinas centrales del MEP. (Ver 2.4)

4.8 Comunicar por escrito a las jefaturas de las dependencias de la Dirección de Recursos Humanos, la obligación de efectuar, las revisiones y evaluaciones periódicas de carácter administrativo y operativo de las

funciones que se realizan, e informar los resultados, a efecto de comprobar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas vigentes, instrumentos y herramientas de trabajo.



Este informe debe seguir el trámite de lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, № 8292.

En caso de incumplimiento injustificado de las recomendaciones de un informe de Auditoría, se aplicarán las sanciones indicadas en los

artículos 54 y 61 del Reglamento Interior de Trabajo del MEP, modificados mediante Decreto Ejecutivo 36028-MEP del 3 de junio del

2010.

Estudio 15-2014

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TABLA DE CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN · RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen ----- 3 ... Ingrid Castro Cubillo Auditora encargada Lic. Juan Agüero González