TABLA DE CONTENIDOigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File...PROCEDIMIENTO- PASO A PASO 6 7.1. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROPÓSITO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROPÒSITO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

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TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DEL SUBDIRECTOR DE AGROLOGIA 1

3.2. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 1

3.3. DE LA SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO (Sede Central y Direcciones Territoriales)

1

3.4. DEL COORDINADOR DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

2

3.5. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

2

3.6. DEL FACILITADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 2

3.7. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 2

4. GLOSARIO 3

5. NORMAS 4

5.1. LEGALES 4

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 6

7. PROCEDIMIENTO- PASO A PASO 6

7.1. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROPÓSITO

6

7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME 11

8. ANEXOS 13

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 13


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1. OBJETIVO Establecer las actividades para la elaboración y actualización de las Áreas Homogéneas de Tierras multipropósito - AHT que se ejecutan en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC - como insumo base para los procesos de formación y actualización catastral de las tierras a nivel rural en el territorio colombiano y demás procesos requeridos. 2. ALCANCE Este manual de procedimientos aplica para el Grupo Interno de Trabajo - GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas, de la Subdirección de Agrología y al GIT de Valoración Económica de la Subdirección de Catastro. Inicia con recibir la solicitud de elaboración o actualización de las AHT de los municipios o actuaciones de oficio y termina con la entrega de dicha información por parte de la Subdirección de Agrología. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. DEL SUBDIRECTOR DE AGROLOGÍA

° Determinar las necesidades en cuanto a la actualización, implementación o eliminación de documentos y formatos del presente manual de procedimientos.

° Promover que los funcionarios y contratistas que participan en la ejecución del Manual de procedimientos cumplan con lo establecido en el mismo.

° Validar que los documentos del Manual de procedimientos, correspondan a las actividades que se realizan y que se usen los formatos adoptados en el SGI

° Disponer la implementación de los documentos y formatos a partir de la publicación en el listado maestro del SGI.

° Establecer en el comité de mejoramiento las acciones correctivas o preventivas relacionadas con los productos no conformes presentados, basado en el análisis de la información y en la medida de lo posible las estadísticas de su comportamiento.

3.2. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

° Programar, coordinar y controlar la producción de la cartografía básica oficial del país a diferentes escalas.

° Mantener actualizados y disponibles en formato análogo o digital los límites físicos de las entidades territoriales del país, en especial, los linderos de los municipios.

° Suministrar oportunamente los insumos de apoyo como imágenes de satélite o fotografías aéreas.

3.3. DE LA SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO (Sede Central y Direcciones Territoriales)

° Informar oportunamente a la Subdirección de Agrología acerca de las necesidades de estudios de AHT para realizar la Formación y Actualización del catastro rural de los municipios del territorio colombiano.

° Evaluar la consistencia técnica de AHT y solicitar los ajustes y correctivos a que haya lugar para cumplir los planes establecidos.




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3.4. DEL COORDINADOR DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

° Verificar la aplicación del presente Manual de procedimientos de elaboración y actualización de áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito.

° Actualizar o eliminar los documentos y formatos del manual de procedimiento, cuando lo amerite.

° Dar a conocer y divulgar este manual de procedimientos, lo mismo que garantizar por su cumplimiento.

° Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos publicados en el Listado Maestro de documentos del SGI, como evidencia de la trazabilidad de sus actividades.

° Coordinar y establecer con la Subdirección de Catastro o partes interesadas el plan de trabajo de elaboración y actualización de AHT.

° Administrar los recursos financieros asignados para adelantar los trabajos de campo.

° Garantizar de forma permanente que se realice el control de calidad y liberación de los productos, con el fin de facilitar la verificación del cumplimiento de la conformidad del producto

° Asegurar que los productos no conformes se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencional.

° Definir las acciones pertinentes para dar el tratamiento al producto no conforme, coordinar su ejecución en caso de ser necesario y asignar los responsables para llevarlas a cabo.

° Verificar el tratamiento al producto no conforme con el fin de asegurar la conformidad con los requisitos establecidos.

° Presentar los datos y resultado de los productos presentados de forma trimestral en el comité de mejoramiento para su análisis.

3.5. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

° Elaborar y actualizar las áreas homogéneas de tierras de acuerdo al plan de trabajo establecido.

° Proponer, implementar y ejecutar los lineamientos que garanticen la organización, distribución, acceso, custodia, conservación y uso de la información de AHT.

3.6. DEL FACILITADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

° Mantener actualizado el módulo de Producto No Conforme de SOFIGAC, con base a los ajustes que se puedan dar en los productos del proceso.

3.7. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

° Verificar y validar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, legales y los requerimientos del cliente de los productos a cargo, así como el control de calidad y liberación a realizarse.

° Identificar el producto no conforme e informar al coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas para determinar el tratamiento a ejecutar.

° Los funcionarios y contratistas bajo la directriz del Coordinador o líder responsable prepararán toda la información necesaria para trasladarse a campo, a fin de no incurrir en demoras o gastos adicionales, así mismo, solicitarán la existencia de bienes y elementos en el almacén general, evitando mayores gastos de comisión.

° Los responsables de las actividades establecidas en este manual de procedimientos deben comprometerse con principios de independencia, imparcialidad e integridad y con la confidencialidad de la información obtenida en el curso de sus actividades. Igualmente, cuando haya lugar a situaciones de




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inhabilidad e incompatibilidad, los profesionales deben declararse impedidos frente a su participación en la gestión de trámites.

4. GLOSARIO

Agrología Parte de las geociencias que se ocupa del estudio de los suelos en relación con el origen, la evolución y el patrón de distribución en la superficie del planeta. Además, estudia las relaciones suelo – planta, las cuales son fundamentales para la Agronomía, en especial para su uso, manejo y conservación.

Área homogénea de tierra-AHT

Se define como aquella área rural con condiciones similares en cuanto a clima, relieve, material parental y características internas de los suelos, que expresan la capacidad productiva de la tierra por medio de un valor potencial.

Catastro Inventario o censo debidamente actualizado y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.

Concesión Autorización documentada por parte del cliente/usuario, para utilizar o liberar un producto o proveer un servicio, que no cumple con la totalidad de los requisitos de conformidad especificados.

Corrección Acción tomada para eliminar la no conformidad detectada en un producto y/o servicio misional. La corrección se puede realizar a través de un reproceso, donde el objetivo es que el producto y/o servicio no conforme, vuelva a ser conforme con los requisitos iniciales. La otra forma de hacer la corrección es con una reclasificación, donde se busca que el producto y/o servicio no conforme, vuelva a ser conforme con requisitos diferentes a los iniciales.

Desecho Acción tomada sobre un producto y/o servicio no conforme, para impedir su uso inicialmente previsto. Se trata de retirar por completo el producto y/o servicio y liberar uno que cumpla con todos los requisitos.

Erosión Desgaste de la superficie terrestre por acción de las fuerzas individuales o combinadas del agua, el viento y la gravedad.

Fotointerpretación Técnica y arte de examinar las imágenes de la superficie terrestre adquiridas bien sea por cámaras fotográficas o por otro tipo de sensores aerotransportados, con el propósito de reconocer objetos, analizar estructuras y apreciar su significado temático.

Levantamiento de suelos

Corresponde a todas aquellas investigaciones necesarias para determinar las características más importantes de los suelos, clasificarlos dentro de un sistema taxonómico, delimitarlos, presentarlos en un mapa e interpretarlos desde el punto de vista de su aptitud para usos agrícolas, pecuarios e ingenieriles, y predecir su comportamiento y productividad bajo diferentes sistemas de manejo (Soil Survey Manual, 1993).

Liberación Representa la acción en la cual el IGAC autoriza por quien corresponda, la entrega del producto terminado y/o la prestación del servicio al cliente/usuario, previendo que se cumplen con todos los requisitos de conformidad.

Material parental Material sobre el cual se ha originado el suelo; Incluye el material "in situ" o roca y material transportado.




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Predio Es un inmueble no separado por otro predio público o privado, con o sin construcciones o edificaciones, perteneciente a personas naturales o jurídicas. El predio mantiene su unidad aunque esté atravesado por corrientes de agua públicas se incluyen en esta definición los baldíos, los ejidos, los vacantes, los resguardos indígenas, las reservas naturales, las tierras de las comunidades negras, la propiedad horizontal, los condominios (unidades inmobiliarias cerradas), las multipropiedades, las parcelaciones, los parques cementerios, los bienes de uso público y todos aquellos otros que se encuentren individualizados con una matrícula inmobiliaria, así como las mejoras por edificaciones en terreno ajeno.

Producto y/o servicio no conforme

Representa los productos y/o servicios misionales, inmediatamente antes de liberar los productos y/o servicios, que incumplen por lo menos uno de los requisitos (De uso o inherentes, legales, de normas técnicas, del IGAC o del Cliente/usuario), los cuales se encuentran especificados para cada producto y/o servicio.

Relieve Conjunto de elevaciones o irregularidades de la superficie terrestre.

Reparación Acción tomada sobre un producto y/o servicio no conforme, para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. Es importante tener en cuenta, que una reparación no hace al producto y/o servicio conforme con los requisitos, por lo que muy probablemente junto con la reparación se requiera de una concesión.

Suelo Cuerpo natural que comprende a sólidos (minerales y materia orgánica), líquidos y gases que ocurren en la superficie de las tierras, ocupan un espacio y se caracterizan por uno o ambos de los siguientes: horizontes o capas que se distinguen del material inicial como resultado de adiciones, perdidas, transferencias y transformaciones de energía y materia o por la habilidad de soportar plantas en un ambiente natural.

Territorio Como noción jurídica es un elemento constitutivo del Estado, el cual establece su fundamento geográfico y le determina el campo de ejercicio de las competencias (FAO, 2003).

Valor potencial Índice numérico utilizado como indicador de la calidad de las tierras con fines multipropósito obtenido con base en la cuantificación de algunas variables relacionadas con el uso agronómico de los suelos, el clima y el relieve.

5. NORMAS 5.1. LEGALES

° Resolución 70 de febrero 4 de 2011 “Por la cual se reglamenta técnicamente la formación catastral, la actualización de la formación catastral y la conservación catastral”, o la norma que la modifique o sustituya.

° Resolución 1008 de 2012 “Por lo cual se establece la metodología para desarrollar la actualización permanente de la formación catastral”.

° Resolución 1055 de 2012” Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 70 del 4 de febrero de 2011”.

° Resolución 829 de 2013” Por la cual de modifica parcialmente la resolución 70 del 2011, modificada por la resolución 1055 del 2012”.




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° Resolución 1332 de 2014 “Por la cual se modifica parcialmente el inciso del artículo 93 de la resolución 70 de 2011 "por la cual se reglamenta técnicamente la formación catastral, la actualización de la formación catastral y la conservación catastral”.

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

° Los servidores públicos integrantes del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas y deben conocer y aplicar los lineamientos descritos en los manuales de procedimientos, metodologías, guías e instructivos del SGI relacionados con la temática.

° Ante la ocurrencia de eventos naturales catastróficos de tipo volcánico (avalanchas) o hídrico (deslizamientos, inundaciones, cambio de curso de ríos) y por solicitud expresa de las Direcciones Territoriales y de la Subdirección de Catastro, se deben actualizar las AHT de los sectores afectados. En este caso, se deben utilizar productos de sensores remotos (aerofotografías e imágenes de sensores remotos) de fecha reciente.

° Antes de desplazarse a campo, los funcionarios o contratistas, deben preparar toda la información y equipos necesarios a fin de no incurrir en demoras o gastos adicionales de correo u otros. Así mismo, deben comprobar y solicitar la existencia de bienes y elementos en el almacén general, evitando mayores gastos de comisión.

° Los funcionarios o contratistas responsables deben velar porque dentro del material preparado para salir a campo, se utilice la información más reciente y actualizada (fotos, imágenes de sensores remotos, cartografía básica, etc.)

° El personal que maneja los equipos y el software debe ser idóneo y apropiado a fin de lograr el resultado esperado.

° Toda comisión de campo debe disponer de un medio de transporte en óptimas condiciones mecánicas, que garantice el traslado, la seguridad del personal y de los equipos.

° Una vez realizada la comisión en campo debe ser entregado al supervisor el formato vigente F40300-01 Informe de Comisión.

° El personal de la comisión de campo debe dar a conocer a la comunidad del área donde se efectuarán los trabajos los alcances del proyecto a ejecutar con el fin de involucrar a las partes interesadas en el proceso desarrollado.

° Los servidores públicos que participan en el proyecto deben tener a su disposición todos los elementos de protección personal, que se consideren necesarios, para la realización de trabajos a la intemperie, teniendo en cuenta la racionalización del gasto.

° Todo servidor público que requiera desplazarse fuera de las instalaciones del IGAC para la realización de sus funciones, debe portar el carné que lo identifique como servidor público del IGAC y el documento de identificación personal y debe contar con afiliación al Sistema de Salud y a la ARL vigente.

° Se debe tener cuidado al manejar el material fotográfico y cartográfico, evitando su deterioro o desperdicio.

° Se deben generar periódicamente las copias de respaldo de la información magnética relacionada con el procedimiento.

° Se debe garantizar la actualización permanente de la carpeta de trazabilidad, la cual debe contener en medio análogo toda la documentación que requiera firmas y en medio digital (CD, DVD) la información que no las requiera, esta información digital debe reposar en la carpeta de trazabilidad, para garantizar la seguridad de la información, en cumplimiento a la política nacional de cero papel, debe ser la última versión que entrega el Grupo Interno deTrabajo de Geomática.




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° Cada vez que se requiera y a solicitud de las partes interesadas, se debe entregar la información existente de las AHT junto a la leyenda, de los polígonos del predio objeto de trámite, con exclusividad a las entidades territoriales y por medio del Protocolo de Transferencias de Archivo (FTP).

Cuando se detecte que un producto no conforme se ha entregado al cliente de manera no intencional, esta situación debe ser informada a dicho cliente y registrada en el módulo SOFIGAC - producto no conforme. Si el problema detectado no afecta funcionalmente al cliente y éste lo acepta en tales condiciones, el producto se determina finalmente aceptado, si no, se debe solicitar su devolución a las instalaciones del IGAC.

En el evento que un cliente detecte un producto no conforme y se decida como tratamiento reprocesar no se podrá realizar ningún cobro adicional al cliente.

Una vez determinado y realizado el tratamiento al producto no conforme se debe verificar nuevamente su conformidad con los requisitos establecidos.

Se debe identificar el producto conforme resultante de la corrección, reparación o reproceso, dejando evidencia documentada del cumplimiento de los requerimientos.

Los datos de incidencia de producto no conforme, incluyendo sus causas, deben ser analizados durante el comité de mejoramiento trimestral y las acciones correctivas requeridas (si es el caso) deberán ser documentadas en el aplicativo correspondiente.

Todo producto detectado como no conforme debe ser identificado como tal y reportado en el módulo SOFIGAC - producto no conforme, de manera que la información consolidada pueda ser analizada periódicamente y permita la implementación de acciones, si aplica

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° F40100-29 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito

° F40100-30 Cálculo del valor potencial para áreas homogéneas de tierras multipropósito

° F40100-31 Control de calidad temático estudios de AHT con fines multipropósito

° F40100-32 Verificación de requisitos para ejercer control de calidad temático AHT

° F40100-33 Características de los suelos para la elaboración y actualización de AHT

° F40100-34 Lista de chequeo de la carpeta de trazabilidad de AHT El tiempo de retención de estos registros se encuentra indicado en las TRD vigentes. 7. PROCEDIMIENTO- PASO A PASO

7.1. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROPÓSITOS

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Es con fines catastrales multipropósito continua

actividad 1

Otros fines 2

Subdirección de Catastro y Direcciones Territoriales

1. Informa a la Subdirección de Agrología sobre los municipios donde se debe elaborar o actualizar áreas homogéneas de tierra.

Comunicación oficial interna.




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Subdirector de Agrología

2. Asigna e informa al Coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas los municipios para elaboración o actualización de AHT multipropósito.

Generar la comunicación oficial interna asignada.

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Levantamiento

de Suelos y Aplicaciones Agrológicas

3. Programa la elaboración o actualización de la cartografía y la leyenda de AHT multipropósito de los municipios solicitados y realiza la asignación a un líder de proyecto.

Revisar en el módulo de consulta de información de las AHT a nivel nacional.

Líder del proyecto de áreas Homogéneas de Tierras y Aplicaciones Agrológicas

4. Revisa si los municipios a trabajar, presentan estudios 1:50.000 o de menor escala.

¿El estudio de suelos es a escala 1:25.000 o menos?

Si: continua con la actividad 6

No: continua con la actividad 5

5. Solicita al GIT de Interpretación, la geomorfología de los municipios a trabajar, y coordina con ellos las fechas de entrega para su respectiva revisión.

Comunicación oficial interna (correo electrónico).

6. Organiza equipos de trabajo y asigna municipios a los servidores públicos del GIT.

Programar según las prioridades establecidas por la Subdirección de Agrología.

Distribuir los municipios acorde con la experiencia y el conocimiento de la zona por parte del servidor público.

Realizar la asignación por medio de correo electrónico.




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7. Solicita al GIT de Geomática los insumos y estudios de suelos, necesarios para iniciar la elaboración o actualización de AHT multipropósito

Diligenciar el siguiente formato vigente F40500-05 Solicitud de información análoga o digital

Entre los insumos a solicitar se encuentran: Los estudios de suelos a diferentes escalas, realizados en el municipio, incluyendo UCS, descripción de perfiles y análisis de laboratorio; unidades climáticas, modelos digitales de elevación, imágenes, cartografía básica, planchas AHT antiguas, ortofotos, escaneos, interpretación de geomorfología, de acuerdo a las necesidades del estudio.

8. Reciba la documentación entregada por parte del coordinador del GIT de Geomática

Firmar el formato vigente F40500-04 Entrega de información análoga o digital.

9. Informa al grupo de Edafólogos y al control de calidad, sobre la disponibilidad de los insumos entregados por GIT Geomática y de Interpretación.

Realizar la asignación por medio de correo electrónico.

Servidor público con funciones de

Edafólogo

10. Revisa el mapa de Zonas de Vida según Holdridge o el método definido por la Subdirección de Agrología y verifica la conformación de Unidades Climáticas del municipio.

Analizar la documentación recibida mediante formato F40500-04. Entrega de información análoga o digital

Diligenciar el siguiente formato vigente F40100-29 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito.

11. Ajusta las Unidades Climáticas a las unidades de AHT según la escala, teniendo en cuenta los balances hídricos.

12. Adapta las líneas de los levantamientos de suelos a las Áreas Homogéneas de Tierras, teniendo en cuenta que insumo se emplearon para realizar dicho estudio.

Revisar la siguiente documentación vigente G40700-01 Interpretación de fotografías aéreas con fines de levantamientos de suelos.

13. Analiza la información de los estudios de suelos y elabora el cuadro resumen de las características de los mismos.

Diligenciar el siguiente formato vigente F40100-33 Características de los suelos para la elaboración y actualización de AHT.

14. Calcula los valores potenciales de cada unidad cartográfica de suelos, adapta los valores a cada AHT, analiza la información del (los) estudio (s) y entrega al Servidor público responsable del control de calidad temático.

¿Se requiere visita de campo para garantizar la veracidad de la información?

Si: continúa con la actividad No 16

No: continúa con la actividad No 15

Diligenciar el siguiente formato vigente F40100-30 Cálculo del valor potencial para áreas homogéneas de tierras multipropósito




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Servidor público responsable del control de calidad temático

15. Evalúa la documentación presentada por el edafólogo con las recomendaciones técnicas del procedimiento.

¿El documento cumple con las características de calidad y recomendaciones técnicas del procedimiento?

Si: Avala al edafólogo y continúa con la actividad No. 21.

No: Continúa con la actividad No 10

No y es necesaria la visita técnica de campo, para aclarar inconsistencias observadas en la documentación evaluada anteriormente: Continúa con la actividad No 16

Diligenciar los siguientes formatos vigentes F40100-31 Control de calidad temático estudios de AHT con fines multipropósito, F40100-32 Verificación de requisitos para ejercer control de calidad temático AHT y F40100-29 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito.

Revisar la siguiente documentación vigente M40100-03 Metodología para elaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito.

Verificar qué se cumple con los requisitos de los productos definidos en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.


16. 1

Programa la comisión de campo para elaborar o actualizar la cartografía y la leyenda de AHT con fines multipropósito, cuando se requiera,

Diligenciar el siguiente formato vigente F20102-06 Reporte de salida a campo.

Contemplar los siguientes temas: objetivo, justificación, metodología de trabajo, identificación de aerofotografías y planchas, itinerario, recorridos a realizar y presupuesto económico.

17. Tramita la comisión ante el GIT Gestión Financiera previa aprobación del Subdirector de Agrología, solicita al GIT Geomática la información análoga o digital, y solicita al GIT Laboratorio Nacional de Suelos los reactivos necesarios para el trabajo de campo.

Ordenar la comisión y solicitud de anticipo teniendo en cuenta el manual de procedimientos vigente P20400-02 Manejo de viáticos y gastos de comisión a Nivel Nacional.

Diligenciar el siguiente formato vigente F40500-05 Solicitud de información análoga o digital.

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/procedimientos%202008/2009/P223-03-2209V3%20Manejo%20de%20viaticos%20y%20gastos%20de%20comision%20a%20nivel%20nacional.pdf





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Servidor público con funciones de

Edafólogo

18. Ejecuta la fase de reconocimiento y preparación de la salida de campo

Solicitar y recibir del Líder la información digital o análoga requerida para adelantar el reconocimiento de la zona.

Diligenciar los siguientes formatos vigentes: F40500-05 Solicitud de información análoga o digital y F40500-04 Entrega de información análoga o digital.

Realizar salida de reconocimiento en acompañamiento del profesional que adelanta la gestión social (cuando aplique), consulta en las Direcciones Territoriales lo relacionado con los aspectos de orden público, accesibilidad y logística del trabajo en campo.

Delimitar en la oficina el área de trabajo (AHT preliminares) y definir los puntos de observación para la fase de campo y enviar al GIT de Geomática mediante el formato vigente F40500-04 Entrega de información análoga o digital, y solicita mediante el formato F40500-05 Solicitud de información análoga o digital, la información, que el material sea entregado de forma análoga.

Solicitar al líder los reactivos, materiales y equipos necesarios para la salida de campo.

19. Ejecuta la fase de campo. Corroborar en campo las condiciones climáticas, agronómicas y de relieve que califican las AHT.

Diligenciar el siguiente formato vigente F40100-35 Observaciones de campo.

Revisar la siguiente documentación: vigente I40100-09 Etapa de campo de los levantamientos semidetallados y detallados de suelos.

20. Revisa y ajusta la cartografía y la leyenda de AHT según la realidad de campo (cuando aplique) teniendo en cuenta la información suministrada por el GIT de Geomática para elaborar o actualizar las AHT y continúa con la actividad No 15.

Legalizar la comisión teniendo en cuenta el manual de procedimientos vigente P20400-02 Manejo de viáticos y gastos de comisión a Nivel Nacional.

Diligenciar el siguiente formato vigente F40300-01 Informe de Comisión






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21. Entrega de información final acorde con las características de calidad al líder del grupo, mediante los formatos de calidad análogos y una versión digital (CD).

Comunicación oficial interna (correo electrónico)

Diligenciar los siguientes formatos vigentes: F40100-31 Control de calidad temático estudios de AHT con fines multipropósito, F40100-32 Verificación de requisitos para ejercer control de calidad temático AHT y F40100-29 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito.


22. Envía la documentación cuando cumple con las características y recomendaciones técnicas al GIT de Geomática para que se Inicie el ajuste de delineación en cartografía básica y el seguimiento al desarrollo del proceso de elaboración o actualización de AHT multipropósito.

¿El GIT de Geomática, devuelve para correcciones la información entregada?

Si: Continúa con la actividad No. 10

No: Se solicita al GIT de Geomática el cargue de la capa al sistema FTP, para que esta sea visualizada y descargada por los Directores Territoriales, y de esta manera el coordinador informa oficialmente a dicha oficina la disponibilidad de la información, continúa con la actividad No 23,

Diligenciar el siguiente formato vigente F40500-05 Solicitud de información análoga o digital.

Servidor público responsable del control de calidad temático

23. Revisa que la documentación se encuentra en la carpeta de trazabilidad, verifica que sea verídica y esté completa.

¿El documento cumple con las características de calidad?

Si: Continúa con la actividad No 24

No: Continúa con la actividad No 21

Diligenciar el siguiente formato vigente: F40100-34 Lista de chequeo de la carpeta de trazabilidad de AHT





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Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Levantamiento

de Suelos y aplicaciones

agrológicas.

24. Recibe del GIT de Geomática la cartografía final, la leyenda y la carpeta y entrega al subdirector para su aprobación y posterior envío a las partes interesadas.

Analizar la documentación recibida mediante formato vigente F40500-04 Entrega de información análoga o digital.

25. Realiza la liberación del producto garantizando que se encuentra completa y satisfactoriamente las disposiciones planificadas.

¿El producto es liberado? Si: Continúa con la actividad No. 26.

No: Continúa con el procedimiento de control al producto no conforme 7.2.


26. Entrega del producto final firmado a las partes interesadas realizando posteriormente los ajustes que este solicite a través de fe de erratas.

Comunicación oficial interna

Comunicación oficial externa

7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Coordinador del GIT Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas

1. Registra los productos no conformes en caso de detectar uno, diligenciando en el módulo SOFIGAC - producto no conforme.

Identifica como NO CONFORME, el producto en físico o digital (según sea la presentación existente).

Informa al Funcionario o contratista designado para dar tratamiento al producto no conforme.

Incluir las causas por las cuales fue identificado como no conforme.

Funcionario o contratista designado para dar

tratamiento al producto no conforme

2. Define el tratamiento a seguir para el producto no conforme, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.

Implementa las acciones de tratamiento al producto o servicio no conforme.

Dejar evidencia del tratamiento realizado en el módulo SOFIGAC - producto no conforme.




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7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Coordinador del GIT Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas

3. Verifica la conformidad de la acción o tratamiento al producto, comprobando nuevamente que cumpla con todos los requisitos establecidos.

Verificar el cumplimiento del producto con los requisitos del cliente, la normatividad legal y las especificaciones definidas en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.

4. Libera el producto, cuando se verifica que el producto ha cumplido satisfactoriamente todos los requisitos y se puede hacer la entrega final al cliente.

Dejar evidencia de la entrega del producto conforme al cliente.

8. ANEXOS

° Anexo 1. Flujograma del procedimiento elaboración y actualización de áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito y control al producto no conforme

° Anexo 2. Caracterización del producto y/o servicio 9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

5

Encabezado

Se ajustó el código del procedimiento de P40200-01 a P40100-03 teniendo lo establecido en la Resolución 162 del 2016 “Por la cual se modifica la conformación y unas funciones a Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección de Agrología”

Mayo de 2016

2, 3, 5,7

Se ajustó el alcance y las responsabilidades frente a la modificación de los GIT surtida en la Resolución 162 del 2016 “Por la cual se modifica la conformación y unas funciones a Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección de Agrología”

4 Se ajustó el glosario de acuerdo a las definiciones generadas y aprobadas por la Subdirección de Agrología, las cuales fueron entregadas al GIT de Desarrollo Organizacional para su unificación.

6,7

Se ajustan los códigos de los siguientes documentos: F40200-01 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito; F40200-02 Cálculo del valor potencial para áreas homogéneas de tierras multipropósito; F40200-05 Control de calidad temático estudios de AHT con fines multipropósito; F40200-09 Verificación de requisitos para ejercer control de calidad temático AHT; F40200-10 Características de los suelos para la elaboración y actualización de AHT; F40200-12 Lista de chequeo de la carpeta de trazabilidad de AHT y M40200-01 Elaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito; Lo anterior, de acuerdo a la modificación de los GIT surtida en la Resolución 162 del 2016 “Por la cual se modifica la conformación y unas funciones a Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección de Agrología” a los siguientes: F40100-29 Lista de chequeo y evaluación documentos para AHT multipropósito; F40100-30 Cálculo del valor potencial para áreas homogéneas de tierras multipropósito; F40100-31 Control de calidad temático estudios de AHT con fines multipropósito; F40100-32 Verificación de requisitos para ejercer control de calidad temático AHT; F40100-33 Características de los suelos para la elaboración y actualización de AHT; F40100-34 Lista de chequeo de la carpeta de trazabilidad de AHT y M40100-03 Elaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito




Pág. 14 de 14

Cód. P40100-03/17.V6

Fecha Dic. de 2017

COPIA NO CONTROLADA

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

5 6,7

Se elimina el formato F40200-16 Captura de datos de campo de áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito y el instructivo I40200-04 Trabajo en campo para elaborar o actualizar áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito, debido a que por el cambio al GIT de Levantamientos de Suelos y Aplicaciones Agrológicas se unificara con el formato y el instructivo utilizado en este grupo.

Mayo de 2016

6

3 Se complementaron las responsabilidades frente a la identificación y tratamiento del producto no conforme.

Dic. de 2017

4 Se ajustó el glosario, depurando las definiciones de acuerdo a su importancia y contenido del documento e incluyendo definiciones importantes para el producto y/o servicio No Conforme.

5 Se incluyeron los lineamientos de operación para la identificación y tratamiento del producto no conforme.

7

Se incluyó la referencia del anexo 2 Caracterización de Producto y/o servicio como aspecto relevante a tener en cuenta para el control del producto en las actividades No 15 y 23.

Se incluyó la actividad No 25 de liberación del producto.

Se ajustó la actividad No 26 especificando la forma de ajustar el producto una vez es liberado.

8

Se ajustó el flujograma del procedimiento elaboración y actualización de áreas homogéneas de tierras con fines multipropósito y control al producto no conforme de acuerdo al ajuste de las actividades del numeral 7.1., y la inclusión del procedimiento 7.2.

Se incluyó el anexo 2 Caracterización de Producto y/o servicio.

ACTUALIZÓ SUBDIRECCION DE AGROLOGIA

Erika Alejandra Medina Castellanos

Juana Yamile Cuy

Nancy Leiva Gutierrez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Mónica Rosania Sandoval Araque

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

Napoleón Ordoñez Delgado

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECTOR DE AGROLOGÍA

Germán Darío Álvarez Lucero

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROSITO


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Fecha Dic. de 2017

ANEXO 1



Pág. 2 de 4

Fecha Dic. de 2017

ANEXO 1



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Fecha Dic. de 2017

ANEXO 1



Pág. 4 de 4

Fecha Dic. de 2017

ANEXO 2

CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO


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Fecha Dic. de 2017

PRODUCTO/ SERVICIO (P/S)

ASOCIADO A ESTE MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

O INSTRUCTIVO

DIRIGIDO A

REQUISITOS PARA QUE EL P/S SEA CONFORME

CARGO RESPONSABLE DE AUTORIZAR

LA LIBERACIÓN

DEL P/S CONFORME

REGISTRO DE LA

LIBERACIÓN DEL P/S

CONFORME

CARGO RESPONSABLE DE REGISTRAR

EL P/S NO CONFORME. (En caso que se presente

inmediatamente antes de su liberación o

después de su liberación)

TRATAMIENTO(S) A APLICARSE EN CASO

DE IDENTIFICARSE P/S NO CONFORME, ANTES

O DESPUÉS DE SU LIBERACIÓN DE USO/

INHERENTE DE

LEGALIDAD

DE NORMAS

TÉCNICAS DEL IGAC

DEL CLIENTE/ USUARIO

ANTES DESPUÉS

Estudios de aplicaciones agrológicas

1. Entidades del Estado (nacional y territorial) o privadas. 2. Centros de Investigación (centros educativos) 3. Ciudadanía 4. Catastros descentralizados

Especificaciones técnicas documentadas en materiales técnicos de acuerdo a la aplicación agrológica generada. Leyenda y convenciones la cartografía generada. Cartografía a color. Escala de acuerdo del tipo de estudio (detallado, semidetallado y general).

N/A N/A

Relación de los créditos. Fotografías a color con alta resolución.

Que se ajuste a las condiciones reales de las Áreas Homogéneas de Tierra, de los suelos y demás campos estudiados

Coordinador del GIT de Levantamiento de suelos y aplicaciones agrológicas

Estudio de aplicaciones agrológicas aprobado con la firma del coordinador

Coordinador del GIT de Levantamiento de suelos y aplicaciones agrológicas

Corrección Corrección

Documents

TABLA DE CONTENIDOigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File...PROCEDIMIENTO- PASO A PASO 6 7.1. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MULTIPROPÓSITO