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UNIVERSIDAD DE CALDAS SECRETARIA GENERAL ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MANIZALES
2015
INDICE
No. DE
ORDEN
DESCRIPCION
N0. FOLIOS
1
PRESENTACIÓN
9
2
ESTRUCTURA ORGÁNICA
10
3
ACTOS ADMINISTRATIVOS CREACIÓN UNIDADES PRODUCTORAS
11-14
4
APLICACIÓN ENCUESTAS, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
15
5
CÓDIGOS DEPENDENCIA
16-19
6
CÓDIGOS UNIDADES PRODUCTORAS 20-29
7
CÓDIGOS SERIES Y SUBSERIES 30
8
RELACIÓN SERIES DOCUMENTALES 31-34
9
SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA 35
10
DISPOSICIÓN FINAL Y PROCEDIMIENTOS 36-37
11 RECTORÍA 38
12
PRENSA , RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO 39
13
INTERNACIONALIZACIÓN 40-41
14 OFICINA ASESORA DE INNOVACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 42
15 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS 43-44
16
SISTEMAS 45
17 SECRETARÍA GENERAL 46-47
18
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 48-50
19
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 51
20
CONTRATACION 52-53
21 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN 54-55
22 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA 56
23 OFICINA FINANCIERA 57-60
24 OFICINA DE GESTIÓN HUMANA 61-63
25
DESARROLLO DOCENTE 64
26 OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 65-67
27 SERVICIOS GENERALES 68-69
28
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 70-71
29 VICERRECTORÍA ACADÉMICA 72
30
CENTRO DE BIBLIOTECA 73
31 FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS
32 DECANATURA 74
33
SISTEMAS GRANJAS 75
34
CONVENIO ALIANZA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y OTROS 76
35 DEPARTAMENTO DE SALUD ANIMAL 77
36
HOSPITAL VETERINARIO 78
37
JARDIN BOTÁNICO 79
38
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO RURAL Y RECURSOS NATURALES 80
39
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA 81
40
INSTITUTO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA 82
41
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS / ADEA 83-84
42
PROGRAMA DE AGRONOMÍA 85-86
43
PROGRAMA DE INGENIERÍA AGRONÓMICA 87-88
44
PROGRAMA DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA 89-90
45
DOCTORADO EN CIENCIAS AGRARIAS 91-92
46
MAESTRÍA EN CIENCIAS VETERINARIAS 93-94
47
MAESTRÍA EN FITOTECNIA 95-96
48
MAESTRÍA EN SISTEMAS DE PRODUCCION AGROPECUARIA 97-98
49
MAESTRÍA EN SOCIEDADES RURALES 99-100
50
MAESTRIA EN FITOPATOLOGIA 101-102
51 103-104
ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO RURAL
52
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA AGRARIA 105-106
53 ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES AGROALIMENTARIOS 107-108
54
ESPECIALIZACION EN EVALUACION INTEGRAL DE IMPACTOS AMBIENTALES 109-110
55
ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION Y EVALUACION DE PROYECTOS AGROPECUARIOS Y
AGROINDUSTRIALES 111-112
56
FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
57
DECANATURA 113
58
DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA 114
59
DEPARTAMENTO DE LINGUÍSTICA Y LITERATURA 115
60
DEPARTAMENTO DE LENGUAS EXTRANJERAS 116
61
DEPARTAMENTO DE DISEÑO VISUAL 117
62
DEPARTAMENTO DE ARTES PLÁSTICAS 118
63
DEPARTAMENTO DE MÚSICA 119
64
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EDUCATIVOS 120
65
DEPARTAMENTO DE ARTES ESCÉNICAS 121
66
PROGRAMA ARTES ESCÉNICAS 122-123
67
PROGRAMA DE ARTES PLASTICAS 124-125
68
PROGRAMA DE DISEÑO VISUAL 126-127
69
PROGRAMA DE FILOSOFIA 128-129
70
PROGRAMA LICENCIATURA EN LENGUAS MODERNAS 130-131
71
PROGRAMA DE MÚSICA 132-133
72
PROGRAMA LICENCIATURA EN EDUCACION AMBIENTAL 134-135
73 DOCTORADO EN EDUCACION 136-137
74 DOCTORADO EN DISEÑO Y CREACIÓN 138-139
75 MAESTRÍA EN DISEÑO Y CREACIÓN INTERACTIVA 140-141
76 MAESTRÍA DIDÁCTICA EN INGLÉS 142-143
77 MAESTRÍA EN EDUCACIÓN 144-145
78 MAESTRIA EN FILOSOFÍA 146-147
79 MAESTRIA EN ARTES 148-149
80 FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
81 DECANATURA 150
82 CEDAT 151
83 DEPARTAMENTO DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN 152
84 DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA 153
85 DEPARTAMENTO DE HISTORIA Y GEOGRAFÍA 154
86 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA 155
87 DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DESARROLLO TERRITORIAL Y ESTUDIOS POLITICOS 156
88 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO 157
89 DEPARTAMENTO DE JURÍDICAS 158
90 CONSULTORIO JURIDICO 159-160
91 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS 161
92 PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 162-163
93 PROGRAMA DE ANTROPOLOGIA 164-165
94 PROGRAMA DE DERECHO 166-167
95 PROGRAMA DE DESARROLLO FAMILIAR 168-169
96 PROGRAMA DE HISTORIA 170-171
97 PROGRAMA DE SOCIOLOGÍA 172-173
98 PROGRAMA DE TRABAJO SOCIAL 174-175
99 PROGRAMA TRABAJO SOCIAL DORADA 176-177
100 PROGRAMA DE LICENCIATURA EN CIENCIAS SOCIALES 178-179
101 TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN JUDICIAL 180-181
102 TECNOLOGÍA EN FINANZAS 182-183
103 DOCTORADO EN ESTUDIOS TERRITORIALES 184-185
104 MAESTRÍA EN CULTURA Y DROGA 186-187
105 MAESTRÍA EN CIENCIAS SOCIALES 188-189
106 MAESTRÍA EN DERECHO PÚBLICO 190-191
107 MAESTRÍA EN ESTUDIOS DE FAMILIA 192-193
108 MAESTRÍA EN ESTUDIOS POLÍTICOS 194-195
109 MAESTRIA EN INTERVENCION EN RELACIONES FAMILIARES 196-197
110 MAESTRIA EN ESTUDIOS TERRITORIALES 198-199
111 ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO 200-201
112 ESPECIALIZACIÓN EN DERECHO LABORAL Y SEGURIDAD SOCIAL 202-203
113 ESPECIALIZACIÓN EN ESTUDIOS PENALES 204-205
114 ESPECIALIZACIÓN EN INTERVENCIÓN RELACIONES DE FAMILIA 206-207
115 ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN COMERCIAL Y FINANCIERA 208-209
116 ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN DE FAMILIA Y EL MENOR 210-211
117 ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN TRIBUTARIA Y DE ADUANAS 212-213
118 FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
119 DECANATURA 214
120 DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS 215
121 DEPARTAMENTO DE FÍSICA 216
122 DEPARTAMENTO DE QUÍMICA 217
123 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS 218
124 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS GEOLÓGICAS 219
125 PROGRAMA DE BIOLOGIA 220-221
126 PROGRAMA DE BIOLOGIA Y QUIMICA 222-223
127 PROGRAMA DE GEOLOGIA 224-225
128 PROGRAMA DE INGENIERÍA MECATRÓNICA 226-227
129 PROGRAMA TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA 228-229
130 MAESTRÍA EN CIENCIAS BIOLÓGICAS 230-231
131 MAESTRÍA EN CIENCIAS DE LA TIERRA 232-233
132 MAESTRÍA EN DIDÁCTICA DE LA MATEMÁTICA 234-235
133 MAESTRIA EN QUIMICA 236-237
134 ESPECIALIZACIÓN EN GEOTECNIA 238-239
135 FACULTAD DE INGENIERÍAS
136 DECANATURA 240
137 DEPARTAMENTO DE INGENIERÍAS 241
138 UNIDAD TECNOLOGICA DE ALIMENTOS 242
139 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS 243
140 PROGRAMA DE INGENIERÍA DE ALIMENTOS 244-245
141 PROGRAMA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS 246-247
142 PROGRAMA TECNOLOGÍA EN HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL 248-249
143 PROGRAMA TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA 250-251
144 PROGRAMA TECNOLOGÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICOS 252-253
145 MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE ALIMENTOS 254-255
146 MAESTRÍA EN INGENIERÍA COMPUTACIONAL 256-257
147 ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO AGROINDUSTRIAL 258-259
148 FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
149 DECANATURA 260
150 DEPARTAMENTO DE SALUD PÚBLICA 261
151 DEPARTAMENTO MATERNO INFANTIL 262
152 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS PARA LA SALUD 263
153 DEPARTAMENTO DE ACCIÓN FÍSICA HUMANA 264
154 DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL Y COMPORTAMIENTO HUMANO 265
155 DEPARTAMENTO BÁSICO CLÍNICO 266
156 DEPARTAMENTO CLÍNICO 267
157 DEPARTAMENTO QUIRÚRGICO 268
158 PROGRAMA DE EDUCACIÓN BÁSICA CON ENFASIS EN EDUCACIÓN FISICA, RECREACIÓN Y DEPORTES 269-270
159 PROGRAMA DE ENFERMERIA 271-272
160 PROGRAMA DE MEDICINA 273-274
161 PROGRAMA TECNOLOGÍA EN REGENCIA DE FARMACIA 275-276
162 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS CIENCIAS PARA LA SALUD 277
163 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN SALUD 278
164 DOCTORADO EN CIENCIAS BIOMÉDICAS 279-280
165 MAESTRÍA EN SALUD PÚBLICA 281-282
166 MAESTRÍA EN CIENCIAS BIOMÉDICAS 283-284
167 MAESTRIA EN ECOLOGIA HUMANA Y SABERES AMBIENTALES 285-286
168 MAESTRÍA EN GERONTOLOGÍA 287-288
169 ESPECIALIZACIÓN EN ANESTESIOLOGÍA 289-290
170 ESPECIALIZACIÓN EN CUIDADO CRÍTICO 291-292
171 ESPECIALIZACIÓN EN CIRUGÍA GENERAL 293-294
172 ESPECIALIZACION EN CIRUGÍA PEDIÁTRICA 295-296
173 ESPECIALIZACIÓN EN DERMATOLOGÍA 297-298
174 ESPECIALIZACION EN GASTROENTEROLOGIA CLINICA 299-300
175 ESPECIALIZACIÓN EN GERIATRÍA CLÍNICA 301-302
176 ESPECIALIZACIÓN EN GINECO – OBSTETRICIA 303-304
177 ESPECIALIZACIÓN EN GASTROENTEROLOGÍA CLÍNICA QUIRURGICA 305-306
178 ESPECIALIZACIÓN EN MEDICINA INTERNA 307-308
179 ESPECIALIZACION EN OFTALMOLOGIA 309-310
180 ESPECIALIZACIÓN EN PEDIATRÍA 311-312
181 ESPECIALIZACION EN PROMOCION DE LA SALUD 313-314
182 ESPECIALIZACIÓN EN PSIQUIATRÍA 315-316
183 ESPECIALIZACION EN MEDICINA DE URGENCIAS 317-317
184 OFICINA DE ADMINISIONES Y REGISTRO ACADEMICO 319-321
185 OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA-ACREDITACION 322
186 OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD 323
187 VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS 324
188 OFICINA DE POSTGRADOS 325
189 OFICINA DE INVESTIGACIONES 326
190 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN ESTRATIGRAFIA 327
191 VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA 328
192 OFICINA DE EGRESADOS 329
193 SERVICIOS UNIVERISTARIOS Y MERCADEO 330
194 CENTRO DE MUSEOS 331
195 EMPRENDIMIENTO 332
196 CONVENIOS PRACTICAS ACADÉMICAS 333
9
PRESENTACION
La Universidad de Caldas para dar cumplimiento a las disposiciones del Archivo General de la Nación, presenta por primera vez la Tabla de Retención
Documental al Archivo General de la Nación finalizando el año 1999, estas fueron aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nación, mediante Acuerdo 020 del 4 de febrero de 2000. La Universidad de Caldas las adopta por Resolución de Rectoría 00797 de Septiembre 19 de
2003 y las aplica a partir del año 2004, teniendo en cuenta el Acuerdo 042 de 2002. En el año 2009, se actualizaron debido al cambio estructural de la
Institución, y se aprobaron en el Comité de Archivo con el Acta No 01 del 15 de abril de 2009. Con la aplicación de este instrumento, a partir del año
2004 todos los archivos de gestión de la Institución están organizados de acuerdo a la tabla de retención, e igualmente, se transfieren los expedientes al
archivo central una vez cumplan sus tiempos de permanencia en las unidades productoras.
En el mes de abril de 2014, funcionarios del Archivo General de la Nación realizan visita de inspección y vigilancia a diferentes dependencias de la
Universidad, y en el mes de junio recibimos informe de los hallazgos que se suscitaron tras la diligencia. Referente a la Tabla de Retención
Documental, se halló que algunas series y subseries no tienen establecidos los tipos documentales, y ente las acciones de mejora sugeridas se
relacionan:
Ajustar la tabla de retención documental estableciendo los tipos documentales
Definir la dependencia que debe por funciones custodiar la serie documental Comisiones de estudio. En la tabla de retención
documental se encuentra definida en Desarrollo Docente y la custodia física la tiene la Secretaría General.
Ajustar algunas disposiciones finales y tiempo de retención. Las series se encuentran en el cuerpo del informe de la visita y
corresponden a las Historias Laborales y los Contratos.
Una vez realizados los ajustes a la TRD donde se puede observar que cada serie o suberie contiene los tipos documentales respectivos, la serie
Comisiones de estudio se crea en Contratación, y se ajustan las disposiciones finales, se presenta al Comité de Archivo, la cual fue aprobada mediante
Acta No. 01 el día 28 de julio de 2015 y Resolución de Rectoría No. 0000703 del 16 de septiembre de 2015. Por lo anterior, a continuación se relaciona
la tabla de retención documental con una breve descripción de los procedimientos:
1. Estructura Orgánica
2. Actos administrativos relacionados con la estructura orgánica, manual de funciones y procedimientos, creación de unidades productoras y
Resoluciones de creación de grupos
3. Aplicación de encuesta en cada unidad productora para determinar los tipos documentales de las series y subseries
4. Análisis de la información para la modificación de la tabla de retención
5. Actualización de la tabla de retención documental.
10
1. Estructura Orgánica – Organigrama
Acuerdo No. 017 Por el cual se modifica el acuerdo 06 y 07 de marzo 09 de 2008
11
2. ACTOS ADMINISTRATIVOS CREACION UNIDADES PRODUCTORAS
Los actos administrativos que se relacionan a continuación hacen parte del compendio de normas que se han recopilado a partir de la primera estructura
orgánica de la Universidad y que se tuvieron en cuenta para elaborar la primera tabla de retención, reposan en el archivo de gestión para su consulta, y
como soporte a la tabla de retención documental existente:
FECHA ACUERDOS CONSEJO
SUPERIOR DESCRIPCION
01/02/2005 03 Por medio de la cual se aprueba la creación de la Maestría en Educación con los énfasis en: Docencia
Universitaria, Currículo y Evaluación, Multimedia Educativa, Motricidad Humana y Aprendizaje, y
Enseñanza de la Historia.
29/09/2005 18 Por medio del cual se aprueba la creación de la Maestría en Diseño y Creación Interactiva.
28/02/2006 03 Por el cual se aprueba, en la modalidad presencial, la creación de la Tecnología en Electrónica en el
municipio de la Dorada.
28/02/2006 04 Por el cual se aprueba, en la modalidad presencial, la creación de la Tecnología en Administración Judicial
en el municipio de la Dorada.
21/12/2006 029
Por el cual se prueba la creación del doctorado en Ciencias Biomédicas.
21/12/2006 30
Por el cual se aprueba la creación de la maestría en Ciencias Sociales.
21/12/2006 31
Por el cual se aprueba la creación de la maestría en Sociedades Rurales
21/12/2006 32
Por el cual se aprueba la creación de la maestría en Ciencias Veterinarias.
09/03/2008 06
Por medio de la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Universidad de Caldas
22/05/2008 10
Por el cual aprueba la creación de la maestría en Ciencias de la Tierra.
12
01/08/2008 Resolución Rectoría 00647 Por el cual se reglamentan unos grupos internos de trabajo dentro de la planta global de la Universidad de
Caldas, Gestión Jurídica, Control Disciplinario, Contratación y convenio, Servicios Generales, Sistemas,
24/09/2008 27
Por el cual aprueba la creación del doctorado en iencias agropecuarias.
2008 Resolución Rectoría 00150 Por el cual se adopta el manual de funciones y procedimientos laborales en la universidad de caldas
14/11/2008 032
Por medio del cual se aprueba le creación de la maestría en ciencias biomédicas.
15/12/2008 037
Por el cual aprueba la creación del programa técnico profesional en formulación e implementación de
proyectos agropecuarios.
15/12/2008 038
Por el cual aprueba la creación del programa tecnología en administración agropecuaria.
03/04/2009 06
Por medio del cual se aprueba la creación del Doctorado en Diseño y Creación.
2009 Resolución Rectoría 00904 Por el cual se reglamenta un grupo interno de trabajo dentro de la planta global de la universidad de caldas:
desarrollo docente y apoyo administrativo a la capacitación.
03/04/2009 07
Por el cual se aprueba la creación de la maestría en migraciones internacionales.
03/04/2009 08
Por el cual se aprueba la creación en la maestría en derechos humanos, conflicto social y procesos paz.
02/07/2009 25
Por medio del cual se crea el programa Técnico en Diseño y Desarrollo de Producto Artesanal.
02/07/2009 26
Por medio del cual se crea el programa Técnico Profesional en Producción Artesanal Sostenible.
07/09/2009 Resolución Rectoría 000906
Por la cual se reglamenta la administración general de los laboratorios y talleres y se crea el comité
institucional de laboratorios de la universidad de caldas.
08/10/2009 47
Por el cual se aprueba la creación del programa profesional en Mecatró
nica.
27/10/2009 50
Por el cual se aprueba la creación del doctorado en ciencias de la educación de la universidad de caldas.
14/12/2009 58
Por medio de la cual se aprueba la creación del doctorado en estudios territoriales en la universidad de
caldas
05/02/2010 010
Por medio del cual se aprueba la creación del programa licenciatura en Educación Ambiental
13
22/02/2010 Resolución Rectoría 244
Por la cual se reglamenta grupo interno de trabajo dentro de la planta global de la universidad de caldas-
Unidad de Servicios Universitarios.
2010 Resolución Rectoría 0928 Por la cual se reglamenta grupo interno de trabajo dentro de la planta global de la universidad de caldas-
administración de documentos
2010 Resolución Rectoría 1060 Por la cual se reglamenta un grupo interno de trabajo en la unidad de sostenibilidad ambiental universitaria
de la universidad de caldas.
19/03/2010 011
Por medio del cual se aprueba la creación del programa Tecnología en Logística.
19/03/2010 012
Por medio del cual se aprueba la creación del programa Tecnología en Higiene y Seguridad Ocupacional.
16/07/2010 024
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestría en intervención en relaciones familiares
24/09/2010 037
Por el cual se aprueba la creación de la maestría en ingeniería de alimentos
24/09/2010 042-1
Por medio de la cual se aprueba la creación del programa maestría en didácticas de la matemática
24/11/2010 043
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestro en música
24/11/2010 043-1
Por medio de la cual se aprueba la creación del programa especialización en medicina de urgencias
28/02/2011 004
Por el cual se modifica la estructura de varias unidades Académico Administrativas de la Universidad de
Caldas, se crean departamentos y se suprimen otros.
03/06/2011 007
Por medio del cual se aprueba la creación del programa especialización en derecho laboral y seguridad
social
03/06/2011 008
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestría en derecho público
03/06/2011 009
Por medio del cual se aprueba la creación del programa especialización en medicina critica y cuidado
intensivo
03/06/2011 010
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestría estudios políticos
16/06/2011 011
Por medio del cual se aprueba la creación del programa historia
30/11/2011 025
Por medio de la cual se aprueba la creación de la Maestría en Ingeniería Computacional.
30/11/2011 026
Por medio del cual se aprueba la creación del programa técnico profesional en producción agropecuaria
14
sostenible
30/11/2011 027
Por medio del cual se aprueba la creación del programa tecnología en gestión agropecuaria sostenible
30/11/2011 028
Por medio del cual se aprueba la creación del programa profesional en desarrollo agropecuario sostenible
24/01/2012 02
Por medio del cual se aprueba la creación de la maestría en ciencias biológicas
24/05/2012 14
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestría en ecología humana y saberes ambientales
24/05/2012 15
Por medio del cual se aprueba la creación del programa especialización en sexología clínica
14/06/2012 18
Por medio del cual se aprueba la creación del programa maestría en salud pública
15/11/2012 038
Por medio de la cual se aprueba la creación del Programa Administración Financiera.
11/12/2012 046
por medio del cual se aprueba la creación del programa tecnología en agroindustria
08/02/2013 01
Por el cual se aprueba la creación del programa técnico profesional en producción cafetera, adscrito a la
facultad de ciencias agropecuarias
31/10/2013 025
Por medio del cual se aprueba la creación de la maestría en bioinformática y biología computacional
3/10/2014 020
Por medio del cual se aprueba la creación de la maestría en estudios territoriales
15
3. APLICACIÓN DE ENCUESTAS EN LAS UNIDADES PRODUCTORAS:
Se realizó entrevista en cada una de las unidades productoras, para identificar los tipos documentales de las respectivas series o subseries.
4. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PARA LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN
Para definir los tipos documentales de cada serie o subserie y complementar la tabla de retención, una vez realizada la encuesta de estudio de
unidad documental, se procedió a analizar la producción de la información teniendo en cuenta las funciones y procedimientos de cada unidad
productora y la respuesta a la pregunta ¿Qué documentos conforman la unidad documental?
Formato utilizado para la tabla de retención documental:
El formato utilizado es el aprobado por el Archivo General de la Nación, cuyo contenido es el siguiente:
Código Dependencia
Oficina Productora
Código
Serie. Subseries y tipo documental
Retención
Original y copia
Disposición final
Procedimientos
16
Código de la dependencia:
El código de las dependencias, está establecido en la Universidad, desde la oficina de Planeación y sistemas, teniendo en cuenta los Acuerdos del
Consejo Superior No 06 del 9 de marzo de 2008 y Acuerdo 004 del 28 de febrero de 2011 “Por el cual se modifica la estructura de varias unidades
académico-administrativas de la Universidad de Caldas”:
CODIGO DEPENDENCIA
A CONSEJO SUPERIOR
B CONSEJO ACADÉMICO
C RECTORÍA
D OFICINA ASESORA DE INNOVACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
E OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
F SECRETARÍA GENERAL
K OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
G VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
G0 OFICINA FINANCIERA
G1 OFICINA GESTIÓN HUMANA
G2 OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
H VICERRECTORÍA ACADÉMICA
H1 FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS
17
H11 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
H12 DEPARTAMENTO DE FITOTECNIA
H13 DEPARTAMENTO DE SALUD ANIMAL
H15 DEPARTAMENTO DE RECURSOS NATURALES
H17 JARDIN BOTÁNICO
H18 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO RURAL Y RECURSOS NATURALES
H19 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA
H2 FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
H21 DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA
H22 DEPARTAMENTO DE LINGUÍSTICA Y LITERATURA
H24 DEPARTAMENTO DE DISEÑO VISUAL
H25 DEPARTAMENTO DE ARTES PLÁSTICAS
H26 DEPARTAMENTO DE MÚSICA
H27 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EDUCATIVOS
H28 DEPARTAMENTO DE ARTES ESCÉNICAS
H3 FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
H31 DEPARTAMENTO DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN
H32 DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA
H33 DEPARTAMENTO DE HISTORIA Y GEOGRAFÍA
H34 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA
H35 DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DESARROLLO TERRITORIAL Y ESTUDIOS POLITICOS
18
H36 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
H37 DEPARTAMENTO DE JURÍDICAS
H4 FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
H41 DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS
H42 DEPARTAMENTO DE FÍSICA
H43 DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
H44 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS
H45 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS GEOLÓGICAS
H5 FACULTAD DE INGENIERÍAS
H51 DEPARTAMENTO DE INGENIERÍAS
H52 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
H6 FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
H61 DEPARTAMENTO DE SALUD PÚBLICA
H63 DEPARTAMENTO MATERNO INFANTIL
H64 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS PARA LA SALUD
H65 DEPARTAMENTO DE ACCIÓN FÍSICA HUMANA
H66 DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL Y COMPORTAMIENTO HUMANO
H67 DEPARTAMENTO BÁSICO CLÍNICO
H68 DEPARTAMENTO CLÍNICO
H69 DEPARTAMENTO CLÍNICO
H70 DEPARTAMENTO QUIRÚRGICO
19
H7 OFICINA DE ADMINISIONES Y REGISTRO ACADEMICO
H8 OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA
H9 OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
I VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS
I0 OFICINA DE POSTGRADOS
I1 OFICINA DE INVESTIGACIONES
J VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
J1 OFICINA DE EGRESADOS
El Acuerdo 04 de 2011, modifica la estructura
20
Código de la Unidad Productora:
El código de la Unidad Productora está establecido desde la oficina de Planeación y Sistemas, teniendo en cuenta la Estructura Orgánica de la
Universidad, se complementa con las dependencias y grupos de trabajo en consonancia con las necesidades administrativas de la institución y
que según sus funciones generan archivos de gestión y, están autorizados mediante Resolución de Rectoría para firmar los documentos que se
generen en desarrollo de su actividad y, además ocupan espacios físicos diferentes. Cada oficina productora se representa por las iniciales de la
dependencia:
CODIGO DEPENDENCIA
A-CSUP CONSEJO SUPERIOR
B-CACD CONSEJO ACADÉMICO
C-RECT RECTORÍA
C0-PRPR PRENSA , RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO
C1-OINT INTERNACIONALIZACIÓN
D- OIGP OFICINA ASESORA DE INNOVACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
E-OAPS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
E0-SIST SISTEMAS
F-SECG SECRETARÍA GENERAL
F0-ADMI ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
F1-CIDS CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
F2-CONT CONTRATACION
21
K-OACI OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
G-VADM VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
G0-OFIN OFICINA FINANCIERA
G1-ODGH OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
G1.1-DDOC DESARROLLO DOCENTE
G2-OBUN OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
G3-SGRA SERVICIOS GENERALES
G4-PDSO PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
H-VIAC VICERRECTORÍA ACADÉMICA
H0-CDBI CENTRO DE BIBLIOTECA
H1 FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS
H1.0-DECA DECANATURA
H1.01-SGRA SISTEMAS GRANJAS
H1.02-CAUC CONVENIO ALIANZA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y OTROS
H1.3-DSAN DEPARTAMENTO DE SALUD ANIMAL
H1.30-HVET HOSPITAL VETERINARIO
H1.7-JBOT JARDIN BOTÁNICO
H1.8-DDRN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO RURAL Y RECURSOS NATURALES
H1.9-DDPA DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA
H1.10-INBA INSTITUTO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA
H1.11-PADE PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS / ADEA
22
H1.12-PAGR PROGRAMA DE AGRONOMÍA
H1.13-PIAG PROGRAMA DE INGENIERÍA AGRONÓMICA
H1.14-PMVZ PROGRAMA DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
H1.18-DCAG DOCTORADO EN CIENCIAS AGRARIAS
H1.21-MECV MAESTRÍA EN CIENCIAS VETERINARIAS
H1.22-MEFI MAESTRÍA EN FITOTECNIA
H1.23-MSPA MAESTRÍA EN SISTEMAS DE PRODUCCION AGROPECUARIA
H1.24-MESR MAESTRÍA EN SOCIEDADES RURALES
H1.25-MFIT MAESTRIA EN FITOPATOLOGIA
H1.28-EEDR ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO RURAL
H1.29-EEGA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA AGRARIA
H1.30-ENIA ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES AGROALIMENTARIOS
H1.31-EEIA ESPECIALIZACION EN EVALUACION INTEGRAL DE IMPACTOS AMBIENTALES
H1.32-EAPA
ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION Y EVALUACION DE PROYECTOS
AGROPECUARIOS Y AGROINDUSTRIALES
H2 FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
H2.0-DECA DECANATURA
H2.1-DDFI DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA
H2.2-DDLL DEPARTAMENTO DE LINGUÍSTICA Y LITERATURA
H2.3-DDLE DEPARTAMENTO DE LENGUAS EXTRANJERAS
H2.4-DDDV DEPARTAMENTO DE DISEÑO VISUAL
H2.5-DDAP DEPARTAMENTO DE ARTES PLÁSTICAS
23
H2.6-DDMU DEPARTAMENTO DE MÚSICA
H2.7-DDEE DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EDUCATIVOS
H2.8-DDAE DEPARTAMENTO DE ARTES ESCÉNICAS
H2.11-PAES PROGRAMA ARTES ESCÉNICAS
H2.12-PDAP PROGRAMA DE ARTES PLASTICAS
H2.13-PDDV PROGRAMA DE DISEÑO VISUAL
H2.14-PDFL PROGRAMA DE FILOSOFIA
H2.15-PLLM PROGRAMA LICENCIATURA EN LENGUAS MODERNAS
H2.16-PDMU PROGRAMA DE MÚSICA
H2.17-PLEA PROGRAMA LICENCIATURA EN EDUCACION AMBIENTAL
H2.20-DEDC DOCTORADO EN DISEÑO Y CREACIÓN
H2.21-DEED DOCTORADO EN EDUCACION
H2.23-MDCI MAESTRÍA EN DISEÑO Y CREACIÓN INTERACTIVA
H2.24-MEDI MAESTRÍA DIDÁCTICA EN INGLÉS
H2.25-MEED MAESTRÍA EN EDUCACIÓN
H2.26-MEFL MAESTRIA EN FILOSOFÍA
H2.27-MAEA MAESTRIA EN ARTES
H3 FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
H3.0-DECA DECANATURA
H3.01-CEDA CEDAT
H3.1-DDEA DEPARTAMENTO DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN
24
H3.2-DDAS DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA
H3.3-DDHG DEPARTAMENTO DE HISTORIA Y GEOGRAFÍA
H3.4-DDEF DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA
H3.5-DDPD
DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DESARROLLO TERRITORIAL Y ESTUDIOS
POLITICOS
H3.6-DDDH DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
H3.7-DDJU DEPARTAMENTO DE JURÍDICAS
H3.70-CJUR CONSULTORIO JURIDICO
H3-10-IICS INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS
H3.13-PAFI PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
H3.14.PDAN PROGRAMA DE ANTROPOLOGIA
H3.15-PDDE PROGRAMA DE DERECHO
H3.16-PDDF PROGRAMA DE DESARROLLO FAMILIAR
H3.17-PDHI PROGRAMA DE HISTORIA
H3.18-PDSO PROGRAMA DE SOCIOLOGÍA
H3.19-PDTS PROGRAMA DE TRABAJO SOCIAL
H3.20-PTSD PROGRAMA TRABAJO SOCIAL DORADA
H3.21-PLCS PROGRAMA DE LICENCIATURA EN CIENCIAS SOCIALES
H3.22-PTAJ TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN JUDICIAL
H3.23-PTFI TECNOLOGÍA EN FINANZAS
H3.26-DEET DOCTORADO EN ESTUDIOS TERRITORIALES
H3.29-MCYD MAESTRÍA EN CULTURA Y DROGA
25
H3.30-MECS MAESTRÍA EN CIENCIAS SOCIALES
H3.31-MEDP MAESTRÍA EN DERECHO PÚBLICO
H3.32-MEEF MAESTRÍA EN ESTUDIOS DE FAMILIA
H3.33-MEEP MAESTRÍA EN ESTUDIOS POLÍTICOS
H3.34-MIRF MAESTRIA EN INTERVENCION EN RELACIONES FAMILIARES
H3.35-MEET MAESTRIA EN ESTUDIOS TERRITORIALES
H3.38-EEDA ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO
H3.39-EDLS ESPECIALIZACIÓN EN DERECHO LABORAL Y SEGURIDAD SOCIAL
H3.40-EEEP ESPECIALIZACIÓN EN ESTUDIOS PENALES
H3.41-EIRF ESPECIALIZACIÓN EN INTERVENCIÓN RELACIONES DE FAMILIA
H3.42-ELCF ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN COMERCIAL Y FINANCIERA
H3.43-ELFM ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN DE FAMILIA Y EL MENOR
H3.44-ELTA ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN TRIBUTARIA Y DE ADUANAS
H4 FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
H4.0-DECA DECANATURA
H4.1-DDMA DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS
H4.2-DDFI DEPARTAMENTO DE FÍSICA
H4.3-DDQU DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
H4.4-DDCB DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS
H4.5-DDCG DEPARTAMENTO DE CIENCIAS GEOLÓGICAS
H4.8-PDBI PROGRAMA DE BIOLOGIA
26
H4.9-PDBQ PROGRAMA DE BIOLOGIA Y QUIMICA
H4.10-PDGE PROGRAMA DE GEOLOGIA
H4.11-PDIM PROGRAMA DE INGENIERÍA MECATRÓNICA
H4.12-PTEL PROGRAMA TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA
H4.15-MECI MAESTRÍA EN CIENCIAS BIOLÓGICAS
H4.16-MCDT MAESTRÍA EN CIENCIAS DE LA TIERRA
H4.17-MDDM MAESTRÍA EN DIDÁCTICA DE LA MATEMÁTICA
H4.18-MEQU MAESTRIA EN QUIMICA
H4.21-EEGE ESPECIALIZACIÓN EN GEOTECNIA
H5 FACULTAD DE INGENIERÍAS
H5.0-DECA DECANATURA
H5.1-DING DEPARTAMENTO DE INGENIERÍAS
H5.10UTAL UNIDAD TECNOLOGICA DE ALIMENTOS
H5.2-DDSI DEPARTAMENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
H5.5-PINA PROGRAMA DE INGENIERÍA DE ALIMENTOS
H5.6-PISI PROGRAMA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
H5.7-PTHS PROGRAMA TECNOLOGÍA EN HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
H5.8-PTLO PROGRAMA TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA
H5.9-PTSI PROGRAMA TECNOLOGÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICOS
H5.12-MEIA MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE ALIMENTOS
H5.13-MEIC MAESTRÍA EN INGENIERÍA COMPUTACIONAL
27
H5.14-EDAG ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO AGROINDUSTRIAL
H6 FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
H6.0-DECA DECANATURA
H6.1-DDSP DEPARTAMENTO DE SALUD PÚBLICA
H6.3-DMIN DEPARTAMENTO MATERNO INFANTIL
H6.4-DCBS DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS PARA LA SALUD
H6.5-DDAF DEPARTAMENTO DE ACCIÓN FÍSICA HUMANA
H6.6-DSMC DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL Y COMPORTAMIENTO HUMANO
H6.7-DBCL DEPARTAMENTO BÁSICO CLÍNICO
H6.8-DCLI DEPARTAMENTO CLÍNICO
H6.9-DQUI DEPARTAMENTO QUIRÚRGICO
H6.12-PEBE
PROGRAMA DE EDUCACIÓN BÁSICA CON ENFASIS EN EDUCACIÓN FISICA,
RECREACIÓN Y DEPORTES
H6.13-PDEN PROGRAMA DE ENFERMERIA
H6.14-PDME PROGRAMA DE MEDICINA
H6.15-PTRF PROGRAMA TECNOLOGÍA EN REGENCIA DE FARMACIA
H6.16-PCCU PROGRAMA DE CANCER DE CUELLO UTERINO Y CÁNCER DE MAMA
H6.19-DIPO DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS CIENCIAS PARA LA SALUD
H6.21-IINS INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN SALUD
H6.22-DECB DOCTORADO EN CIENCIAS BIOMÉDICAS
H6.25-MESP MAESTRÍA EN SALUD PÚBLICA
H6.26-MECB MAESTRÍA EN CIENCIAS BIOMÉDICAS
28
H6.27-MEHS MAESTRIA EN ECOLOGIA HUMANA Y SABERES AMBIENTALES
H6.28-MEGE MAESTRÍA EN GERONTOLOGÍA
H6.31-EEAN ESPECIALIZACIÓN EN ANESTESIOLOGÍA
H6.32-EECC ESPECIALIZACIÓN EN CUIDADO CRÍTICO
H6.33-EECG ESPECIALIZACIÓN EN CIRUGÍA GENERAL
H6.34-EECP ESPECIALIZACION EN CIRUGÍA PEDIÁTRICA
H6.35-EEDE ESPECIALIZACIÓN EN DERMATOLOGÍA
H6.36-EEGC ESPECIALIZACION EN GASTROENTEROLOGIA CLINICA
H6.37-EEGC ESPECIALIZACIÓN EN GERIATRÍA CLÍNICA
H6.38-EEGO ESPECIALIZACIÓN EN GINECO – OBSTETRICIA
H6.39-EGCQ ESPECIALIZACIÓN EN GASTROENTEROLOGÍA CLÍNICA QUIRURGICA
H6.40-EEMI ESPECIALIZACIÓN EN MEDICINA INTERNA
H6.41-EEOF ESPECIALIZACION EN OFTALMOLOGIA
H6.42-EEPE ESPECIALIZACIÓN EN PEDIATRÍA
H6.43-EPRS ESPECIALIZACION EN PROMOCION DE LA SALUD
H6.44-EEPS ESPECIALIZACIÓN EN PSIQUIATRÍA
H6.45-EEMU ESPECIALIZACION EN MEDICINA DE URGENCIAS
H7-OARA OFICINA DE ADMINISIONES Y REGISTRO ACADEMICO
H8-OECA OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA-ACREDITACION
H9-OEAV OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
I-VIPO VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS
29
I0-ODPO OFICINA DE POSTGRADOS
I1-OINV OFICINA DE INVESTIGACIONES
I2-IINE INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN ESTRATIGRAFIA
J-VPUN VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
J1-ODEG OFICINA DE EGRESADOS
J2-SUME SERVICIOS UNIVERISTARIOS Y MERCADEO
J3-CMUS CENTRO DE MUSEOS
J4-EMPR EMPRENDIMIENTO
J5-CPAC CONVENIOS PRACTICAS ACADÉMICAS
30
Código:
El código de la serie ó subserie, está ligado a las unidades productoras, la clasificación consta de 4 partes que permiten su identificación y ubicación:
1. Los dos primeros dígitos corresponden a la dependencia y el No de oficinas que se desprenden de ella
2. Iniciales de la unidad productora,
3. Corresponde al número y serie documental
4. Corresponde al número de subseries que se desprenden de la serie
G0-OFIN-003.1
1. Código dependencia: G = Vicerrectoría
Administrativa
0= No. de oficinas que
dependen de la
Vicerrectoría
Administrativa
2. Identifica la unidad
productora:
OFIN=Oficina Financiera
3. Número de Serie
documental
4.
Número de Subserie
documental
31
SERIES DOCUMENTAL
Número
de serie NOMBRE DE LA SERIE
001 Actas
002 Resoluciones
003 Informes
004 Unidad de desarrollo físico
005 Medios de Información y Comunicación
006 Auditoria y Seguimiento
007 Promoción socioeconómica
008 Parque automotor
009 Seguridad y vigilancia
010 Estadística
011 Presupuesto, Costo y Tarifas
012 Proyectos
013 Planes
014 Sistema Integrado de Gestión
015 Inventarios
016 Acuerdos
32
017 Conceptos Jurídicos
018 Convenios
019 Comisiones de estudio
020 Procesos
021 Estudiantes en movilidad académica
022 Derechos de Petición
023 Tablas Documentales
024 Control de Documentos
025 Proyectos de investigación
026 Labor Académica del Departamento
027 Ordenación del Gasto
028 Capacitación
029 Evaluación Docente
031 Conexiones de la Biblioteca
032 Material Bibliográfico
033 Servicios
034 Licencias de funcionamiento
035 Patentes
036 Programas
037 Procesos de Calidad
33
038 Historias Académicas
039 Registro de Procesos Académicos
040 Convocatorias de Posgrados
041 Grupos de Investigación
042 Convocatorias de Investigación
043 Proyectos de Proyección
044 Representaciones Rector
045 Historias Ocupacionales
046 Actividades de Promoción y Prevención
047 Interacción con el Entorno
048 Libros radicadores
049 Asesoría y Acompañamiento
050 Actividades Culturales
051 Colecciones Patrimoniales
052 Contratos
053 Trámites de conciliación
054 Prácticas y Servicios
055 Actividades de desarrollo
056 Bienes y Elementos
057 Mantenimiento y Reparación de Bienes
34
058 Historias Clínicas
059 Medicamentos
060 Conciliaciones Bancarias
061 Libros Contables
062 Boletines Diarios de Caja y Bancos
063 Libros Presupuestales
064 Concursos
067 Historias Laborales
068 Nominas
069 Evaluación del departamento
070 Registros de Estudiantes
Serie, Subseries y tipología:
Nombre asignado a cada serie, subserie con sus respectivos tipos documentales correspondiente a cada unidad productora. A los tipos documentales
les antecede una viñeta, ejemplo:
Serie Labor Académica del Departamento
Solicitud docentes
Modificación de labor
Justificación labor académica Tipos documentales
Consolidado
Contratación docentes
35
Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, especificando que
la valoración está dada en años.
Original y copia: En este campo se indica si la serie y tipo documental tiene una tradición de original, copia o ambos.
Disposición final: Es la indicación del proceso selectivo de las series y tipos documentales y señalando la conservación permanente, temporal o
eliminación, digitalización, microfilmación o selección.
Procedimientos: Justificación de la disposición final que se da a cada serie y tipo documental, se modificaron algunos procedimientos, y para ello se
analizaron las siguientes preguntas de la encuesta de estudio de unidad documental parte II:
1. ¿Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la unidad documental?
2. ¿La información contenida en esta unidad documental se halla registrada o condensada en otra?
3. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la unidad documental?
4. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?
5. ¿Por cuánto tiempo conservan esta unidad documental en el archivo de oficina y quien lo establece?
6. ¿En el archivo de gestión esta unidad documental la consultan?
7. ¿Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
8. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
Procedimientos correspondientes a la tabla de retención documental:
Selección
a. En el archivo central, se seleccionan las historias laborales de los Directivos, Funcionarios representativos y Docentes
destacados para su conservación.
b. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión, se seleccionan y se transfieren al Archivo Central para su
conservación.
c. Una vez finalizada la movilidad se selecciona los siguientes documentos……. y se trasfieren a Registro Académico para
completar la serie documental historias académicas. Los demás tipos documentales una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo de gestión se eliminan por agotar sus valores primarios.
d. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, se selecciona y se conservan aquellos expedientes teniendo en cuenta
el Artículo 83 del Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
36
Conservación total
a. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, se transfieren al Archivo Histórico para su conservación por mantener
vigentes los valores secundarios.
b. Cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión, se transfieren al archivo central para su conservación por mantener
vigentes los valores primarios.
c. Por su valor administrativo, se conservan y actualizan en el archivo de gestión
d. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren al archivo central las Actas de conciliación y
las Constancias y/o el documento final que expida el conciliador o Director del Centro. Los documentos anexos serán
devueltos a los interesados
Microfilmación y /o digitalización
a. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, se seleccionan microfilman y eliminan.
b. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, se microfilman y se conservan.
c. Cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión, se digitalizan para su consulta y se transfieren al archivo central para
su conservación.
d. Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta y una vez cumplidos los tiempos de retención, se transfieren al Archivo
Histórico por mantener vigentes los valores secundarios y se microfilman para su conservación
e. Cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión, se digitalizan para su consulta y se transfieren al archivo central para
su conservación.
f. Se digitaliza y se publica en la página web, Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se eliminan por carecer de
valores secundarios
Conservación en el servidor
37
38
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: RECTORÍA CÓDIGO DEPENDENCIA: C
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
C-RECT -001 ACTAS
C-RECT -001.1 Actas del equipo Directivo
Citación
Comunicaciones
2 años
-
O
X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta
y una vez cumplidos los tiempos de retención, se
transfieren al Archivo Histórico por mantener vigentes
los valores secundarios y se microfilman para su
conservación.
C-RECT -002 RESOLUCIONES
C-RECT -002.1 Resoluciones de Rectoría
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta
y una vez cumplidos los tiempos de retención, se
transfieren al Archivo Histórico por mantener vigentes
los valores secundarios y se microfilman para su
conservación.
C-RECT -003 INFORMES
C-RECT -003.1
C-RECT -003.2
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan.
C-RECT -044 REPRESENTACION DEL RECTOR
C-RECT -044.1
C-RECT -044.2
C-RECT -044.3
IPS Universitaria
Citaciones
comunicaciones (IPS)
presupuesto
Orquesta sinfónica
Citaciones
Presupuestos
Comunicaciones
Centro de informática y biotecnología
computacional
Citaciones
Presupuestos
Comunicaciones
Pagos de membrecía
4 años 2 años O X
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación S: Selección O: Original C: Copia
39
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: C0- PRENSA
CÓDIGO DEPENDENCIA: C
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
C0-PRPR -005 MEDIOS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Boletines Informativos
Comunicados
Videos tv
10 - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando la
información cuando se requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
40
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: C1-INTERNACIONALIZACIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: C
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
C1-OINT -018 CONVENIOS
C1-OINT -018.1 Convenios Internacionales
Solicitud
Reconocimiento entidad 2 20 O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
C1-OINT -003 INFORMES
C1-OINT -003.1 Informes de Gestión 2 5 C X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
C1-OINT -021 ESTUDIANTES EN MOVILIDAD
ACADEMICA
C1-OINT -021.1
Movilidad entrante
Carta de postulación de la
Universidad de Origen
presentando al estudiante.
Formulario de Movilidad
Académica.
Registro de Aspirantes en
Movilidad Académica.
Historial Académico con
Promedio General Acumulado
incluido (GPA).
Carta de intención expresando
motivos del interés en la
Movilidad.
Carta de recomendación de por
lo menos 2 profesores.
Hoja de vida (Curriculum o
CV) con foto.
Fotocopia del pasaporte
vigente.
Certificado de conocimiento de
español – Nivel B1.
Los aspirantes a programas de
Artes Plásticas y Diseño Visual
deben enviar portafolio en
2
-
C
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
41
C1-OINT -021.2
C1-OINT -021.3
CD/DVD.
Los aspirantes al programa de
música deben enviar muestra
filmada de su trabajo en
CD/DVD o un medio de
internet.
Movilidad saliente
Resolución apoyo económico
Formato de compromiso
matrícula
Formato compromiso de apoyo
Oficio persona encargada en su
ausencia
Formato solicitud movilidad
Certificado promedio general
acumulado
Fotocopia recibo de pago
Certificado de conducta
Horario de materias
Hoja de vida
Copia pasaporte
Calificaciones
Oficio de motivos
Proceso de inscripción para
movilidad
Seguro de salud
Notas del semestre
Formato compromiso de
conducta
Copia oficio aceptación
movilidad
Certificado de Registro
Académico que estuvo en otro
país
Movilidad corta
Solicitud apoyo económico
2
2
-
-
C
O
X
X
Una vez finalizada la movilidad se seleccionan las
notas del semestre, el formato de compromiso de
conducta, copia de aceptación de movilidad,
certificado de Registro Académico que estuvo en
otro país y se trasfieren a Registro Académico para
completar la serie documental historias
académicas. Los demás tipos documentales una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
de gestión se eliminan por agotar sus valores
primarios.
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
42
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: D-OFICINA ASESORA DE INNOVACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: D
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
D-OIGP -003 INFORMES
D-OIGP-003.1
Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
D-OIGP -035 PATENTES
Solicitud
Comunicaciones
Registros de las patentes
2 años - O X
X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo de gestión, se seleccionan y se
transfieren al Archivo Central para su
conservación.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
43
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: E-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: E
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
E-OAPS -003 INFORMES
E-OAPS -003.1
E-OAPS -003.2
E-OAPS -003.3
Informe de Gestión Institucional
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas
Contraloría
Plan de mejoramiento
Siresi
requerimiento
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan.
E-OAPS -010 ESTADÍSTICAS
Indicadores
S.U.E
S.I.A
SNIES
DANE
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan.
E-OAPS -011 PRESUPUESTO
E-OAPS -011.1
E-OAPS -011.2
Costos
Anteproyecto
Presupuesto
Solicitud
Resolución liquidación excedentes
Acta de liquidación
Certificado de cumplimiento
Proyecto
Contrapartidas
Acta de exoneración
Tarifas
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan.
E-OAPS -012 PROYECTOS
E-OAPS -012.1
E-OAPS -012.2
Proyectos de Obra
Proyectos de Planeación Física
solicitud
3 años 5 años O X X X
44
E-OAPS -012.3
cumplimiento
Banco de proyectos
Formato
Acuerdo
Resolución
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan
E-OAPS -013 PLANES
E-OAPS -013.1
E-OAPS -013.2
E-OAPS -013.3
E-OAPS -013.4
E-OAPS -013.5
Plan de Desarrollo
Plan de Acción
Institucional
Seguimiento
facultades
Plan de Ordenamiento Físico
estudio
propuesta
resultados
Plan de compras
solicitud
estimado
ejecución
Plan anticorrupción
5 años 20 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, microfilman y eliminan
E-OAPS -014 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Manuales
Procedimientos
Procesos
Guías
2 años O X X
Registros electrónicos administrados en el aplicativo
SIG, por su valor administrativo se conservan y
actualizan en el archivo de gestión.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
45
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: E0-SISTEMAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: E
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
E0-SIST -003 INFORMES
E0-SIST -003.1
Informes de Gestión
Hardware
Software
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
46
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: F- SECRETARÍA GENERAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: F
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
F- SECG -001 ACTAS
F- SECG -001.1
F- SECG -001.2
Actas Consejo Superior
Actas Consejo Académico
Citación
Comunicaciones
3 años
-
O
X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta y
una vez cumplidos los tiempos de retención, se transfieren
al Archivo Histórico por mantener vigentes los valores
secundarios y se microfilman para su conservación.
F- SECG -001.3
Actas Comité de Conciliación
Solicitud de análisis
Fichas técnicas
Comunicaciones de comité
de conciliación
3 años
5 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -016 ACUERDOS
F- SECG -016.1
F- SECG -016.2
Acuerdos del Consejo Superior
Acuerdos del Consejo Académico
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta y
una vez cumplidos los tiempos de retención, se transfieren
al Archivo Histórico por mantener vigentes los valores
secundarios y se microfilman para su conservación.
F- SECG -002 RESOLUCIONES
F- SECG -002.1
F- SECG -002.2
Resoluciones del Consejo Superior
Resoluciones del Consejo Académico
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su consulta y
una vez cumplidos los tiempos de retención, se transfieren
al Archivo Histórico por mantener vigentes los valores
secundarios y se microfilman para su conservación.
F- SECG -003 INFORMES
F- SECG -003.1
F- SECG -003.2
F- SECG -003.3
F- SECG -003.4
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas
Informes de Control Interno
Disciplinario
Informes de Atención al Ciudadano
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
seleccionan, se microfilman y eliminan.
F- SECG -017 CONCEPTOS JURIDICOS
Consulta
Concepto 3 años 5 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -020 PROCESOS
47
F- SECG -020.2
Tutelas
Escrito tutela
Auto admisorio
Contestación
fallo
3 años
5 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -020.3
F- SECG -020.4
F- SECG -020.5
F- SECG -020.6
F- SECG -020.7
Judiciales
Contencioso administrativo
Laboral
Civil
Penal
Demanda
Auto admisorio
Contestación demanda
Poder
Alegato de conciliación
Sentencia o fallo
6 años
20 años
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -020.8
F- SECG -020.9
F- SECG -020.10
F- SECG -020.11
Administrativo
Sancionatorio
Reclamaciones administrativas
Conciliaciones extrajudiciales
Solicitud de audiencia
Citación
Acta de audiencia
Notificaciones por Aviso
3 años
5 años
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -020.12
F- SECG -020.13
Electorales Rector
Convocatoria
Elecciones virtuales o
manuales
Resolución asignación del
rector
Electorales Corporaciones
Convocatoria
Actas comité central de
elecciones
3 años 5 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
F- SECG -022 DERECHOS DE PETICIÓN
Solicitud
Soportes de solicitud
Formato de requerimiento
Respuesta
2 años 3 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo central, se
eliminan por agotar sus valores primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
48
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: F0 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: F
CÓDIGO SERIES, UBSERIES Y TIPOLOGIA
RETENCIÓN
O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT
D E M S
F0-ADMI -001 ACTAS
F0-ADMI -001.1
Comité de Archivo
Citación
Anexos
Acta
5 20 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI -001.2
Microfilmación
Declaración Inicial
Declaración Final
2 O
X
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se digitalizan para su consulta y se
transfieren al archivo central para su conservación.
F0-ADMI -001.3
Eliminación
2
5 O
X X
Se digitaliza y se publica en la página web,
cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
F0-ADMI -001.4
Entrega Archivos de Gestión
3 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI -001.5
Comité Selección Hojas de vida Académica
Citación
Anexos
Acta
3 5 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI -003 INFORMES
49
F0-ADMI -003.1
F0-ADMI -003.2
Informes de Gestión-Plan de acción
Entes de Control
2 5años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
F0-ADMI -015 INVENTARIOS
F0-ADMI -015.1
F0-ADMI -015.2
F0-ADMI -015.3
Transferencias Primarias
Formato único de inventario
documental
Archivo Central
Formato único de inventario
documental
Archivo Histórico
- - X
Registros electrónicos administrados en el
aplicativo ADMIARCHI, por su valor
administrativo se conservan y actualizan en el
archivo de gestión
F0-ADMI -023 TABLAS DOCUMENTALES
F0-ADMI -023.1 Tabla de Retención Documental
TRD de cada dependencia
- O X
Por su valor administrativo, se conservan y
actualizan en el archivo de gestión
F0-ADMI -0231.1
F0-ADMI -023.1.2
F0-ADMI -023.1.3
F0-ADMI -023.1.4
Actos Administrativos creación –
modificación, supresión dependencias
Acuerdos Consejo Superior
Resoluciones de Rectoría
Resoluciones Ministerio Educación
Nal.
Solicitudes de modificación o creación
Encuestas
Encuestas diligenciada
TRD-Aprobación-aplicación y directrices
Concepto técnico
Notificación de aprobación
Acuerdo AGN aprobación
Resolución Adopción
Manual aplicación
Directrices
Seguimiento e implementación
5
-
O
O
X
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se transfieren al archivo central para su
conservación por mantener vigentes los valores
primarios
50
Formato auditorías internas Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI-023-2
F0-ADMI-023-2
Tabla de Valoración Documental
TVD de cada dependencia
Actos Administrativos creación –
modificación, supresión dependencias
Acuerdos Consejo Superior
Resoluciones de Rectoría
Resoluciones Ministerio Educación
Nal.
Solicitudes de modificación o creación
- - O X
Por su valor administrativo, se conserva en el
archivo de gestión
F0-ADMI -024 CONTROL DE DOCUMENTOS
F0-ADMI -024.1
F0-ADMI -024.2
Planillas Recepción Comunicaciones
oficiales
Planillas Entrega Comunicaciones Oficiales
3 -
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI -024.3
Préstamo de documentos
3
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F0-ADMI-036 PROGRAMAS
F0-ADMI -036.1 Gestión Documental
Protocolo de prevención
X
X Por su valor administrativo, se conservan y
actualizan en el archivo de gestión
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
51
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: F1 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CÓDIGO DEPENDENCIA: F
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
F1-CIDS-020 PROCESOS
F1-CIDS-020.1
Disciplinarios
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda instancia
2 años 10 años O X
X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se selecciona y se conservan
aquellos expedientes teniendo en cuenta el
Artículo 83 del Código de Procedimiento
Penal, Artículo 14 de la Ley 1474 de 2011
(Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo
ejecutoriado.
F1-CIDS-003 INFORMES
F1-CIDS-003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y
eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
52
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: F2 CONTRATACIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: F
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
F2-CONT-001 ACTAS
F2-CONT -001.4
Actas Junta de Compras
Solicitud De Contratación
CDP
Cuadros Comparativos
Refrendación De Sesiones Virtuales
2 años 20 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F2-CONT -018 CONVENIOS
F2-CONT -018.1
F2-CONT -018.2
F2-CONT -018.3
Convenios Interadministrativos
Presupuestos
Comunicación supervisor
CDP
Propuesta
Convenios Contratos Interadministrativos
Presupuestos
Comunicación supervisor
CDP
propuesta
Convenios con personas naturales y jurídicas
de derecho privado
presupuestos
comunicación supervisor
certificado de existencia y
representación Legal
Cedula
RUT
CDP
Solicitud email
2 años 20 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F2-CONT -052 CONTRATOS
F2-CONT -052.1
F2-CONT -052.2
F2-CONT -052.3
F2-CONT -052.4
Contratos con Formalidades Plenas
Orden de Compra
Orden de Servicio
Orden de Suministro
53
Solicitud
Estudio de mercadeo
Disponibilidad presupuestal
Invitación a oferta
Acta de visita técnica
Propuestas recibidas
Cuadro comparativo
Comunicación resultados
Contrato
Antecedentes fiscales
Antecedentes disciplinarios
Cedula y/o tarjeta profesional
Certificado de existencia y
representación legal
Pasado judicial
RUT
Libreta militar
Afiliación a seguridad social
2 años
20 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
F2-CONT-019 COMISIONES DE ESTUDIO
Solicitud docente
Formato SIG solicitud y tramite de
una comisión
Lista de chequeo
Copia acta comité asesor
Resolución
contrato comisión
Copia pagare según sea el caso
Documentos codeudor según sea el
caso
Paz y salvo universidad
Proyección costo salarial
Póliza de cumplimiento
Informes docente
Certificado de notas
Certificado Terminación de estudios
Copia título obtenido
2años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
54
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: K
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
K-OACI -001 ACTAS
K-OACI -001.1
K-OACI -001.2
Actas del Comité Veedor proceso de Admisión
Citaciones
Solicitudes
Respuestas
Actas del sistema integrado de gestión (SIG)
2 años 5 O X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se eliminan por agotar sus
valores primarios.
K-OACI -003 INFORMES
K-OACI -003.1
K-OACI -003.2
K-OACI -003.3
Informes de Gestión
Programas e informes de gestión
Informes Consejo Superior}
Modificaciones contractuales
Informes Entidades Externas
Auditoria CGR
Informes enviados procuraduría
Auditoría general de la republica
Cámara de representantes
CGR
DAFP
Informes de austeridad en el gasto
Informes cuatrimestrales
Índice transparencia nacional ITN
Litigob
Seguimiento al gasto
SIRECI Rendición de cuentas a la CGR
Veedurías ciudadanas
2 años 5 años O X X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y
eliminan.
K-OACI -006 AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO
K-OACI -006.1
Seguimiento y Control al SIG
Auditorias de calidad
Auditores internos
MECI
Autoevaluación sistema gestión calidad
Seguimiento a las acciones correctivas,
2años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
55
K-OACI -006.2
K-OACI -006.3
preventivas y de mejora
Administración de riesgos
Seguimiento y Control al Sistema CI
Auditorías internas
Control y seguimientos
Seguimiento y Control a Planes institucionales
Plan de mejoramiento institucional
Seguimiento plan de desarrollo u caldas
Seguimiento plan de acción
Plan anticorrupción
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
56
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G-VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G-VADM -002 RESOLUCIONES
G-VADM -002.1 Resoluciones de Vicerrectoría
Administrativa
2 años 20 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se transfieren al Archivo Histórico para su
conservación por mantener vigentes los valores
secundarios.
G-VADM -003 INFORMES
G-VADM -003.1
G-VADM -003.1
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas 2 años 5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, se microfilman y eliminan.
G-VADM -027 ORDENACIÓN DEL GASTO0
•solicitud
Contrato
• Cotización
• Póliza
• Acta de Recibo a Satisfacción
• CDP
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
• Acta de Liquidación
2 años - C
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan en la
Oficina de Gestión Financiera
G-VADM -004 UNIDAD DE DESARROLLO FISICO
G-VADM -004.1
G-VADM -004.2
G-VADM -004.3
Edificio Orlando sierra
Centro cultural
Residencias
Solicitud de financiación
Certificaciones
Comunicaciones
contrato
5 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo de
gestión, se seleccionan y se transfieren al Archivo
Central para su conservación.
.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
57
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G0- OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G0-OFIN-001 ACTAS
G0-OFIN-001.1
G0-OFIN -001.2
Actas del Comité de Matrículas.
Solicitud estudio
socioeconómico.
Remisiones por competencia a
derechos de petición.
Actas de cupef
Solicitud de Exoneraciones.
Respuesta a órdenes de gasto.
2 5 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
G0-OFIN -001.3
G0-OFIN -001.4
Actas comité de sostenibilidad
Financiera- Contabilidad
Actas portafolio de inversión-Tesorería
Cdp.
Cotizaciones.
Certificados Bancarios.
2 20 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
58
G0-OFIN -001.5
G0-OFIN -001.6
Actas arqueos de caja menor- Tesorería
Formato de arqueo.
Legalizaciones.
Actas arqueos recaudos de cajas
satélites.- Tesorería
Formato de arqueo.
2 5 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G0-OFIN -003 INFORMES
G0-OFIN -003.1
G0-OFIN -003.2
G0-OFIN-003.3
G0-OFIN-003.4
G0-OFIN-003.4
G0-OFIN-003.5
G0-OFIN-003.6
G0-OFIN-003.7
G0-OFIN-003.8
G0-OFIN-003.9
Informes de Gestión Oficina Financiera
Oficios remisorios.
Gráficos – Tablas.
Resúmenes.
Informes de Gestión Contabilidad
Informes de Gestión - Tesorería
Solicitudes órdenes de pago.
Giros en moneda extranjera.
Traslados Bancarios.
Entidades Externas- Tesorería
Solicitudes Auditorías.
Al Consejo Superior -Tesorería
De Presupuesto -Tesorería
Descuentos Presupuestales
De Contabilidad-Tesorería
Descuentos Presupuestales
Delegación PAC-Tesorería
Pagos icfes.
Autorizaciones de gasto.
Servicio a la deuda SEUD-Tesorería
Extractos Bancarios
Portafolio de Inversiones-Tesorería
Informe de inversiones.
2 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
59
G0-OFIN-003.10
G0-OFIN-003.11
G0-OFIN-003.12
G0-OFIN-003.13
G0-OFIN-003.14
G0-OFIN-003.15
Estampilla-Tesorería
Informe de recaudo.
Devoluciones.
Entidades Financieras-Tesorería
Comunicados Financieros.
Solicitudes entidades
financieras.
Ejecución de Ingresos-Tesorería
Informes Trimestrales.
Traslados Bancarios-Tesorería
Informes traslados.
Traslados de fondos.
Devoluciones por todo concepto-
Tesorería
Devoluciones.
Dependencias Univ. de Caldas-Tesorería
Pagos moneda extranjera
Solicitudes requerimientos.
G0-OFIN -061 LIBROS CONTABLES
• Libro de Balance
• Libro Auxiliar
• Notas a los Estados Financieros 5 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se transfieren al archivo central para su
conservación por mantener vigentes los valores
primarios.
G0-OFIN-063 LIBROS PRESUPUESTALES
• Presupuesto de Egresos
• Presupuesto de Ingresos
• De Presupuesto
5años 20 O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios
G0-OFIN-060 CONCILIACIONES BANCARIAS-
TESORERIA
• Extractos Bancarios
• Notas Débito
• Notas Crédito
2años 20 O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios
G0-OFIN-062 BOLETINES DIARIOS CAJA
BANCOS
60
G0-OFIN-062.1
G0-OFIN-062.2
G0-OFIN-062.3
Egresos Tesoría
ODS igual o inferior a 6 smmlv
ODC igual o inferior a 6
smmlv
Orden de suministro
Resoluciones
Comprobante de pago nomina
Servicios públicos
Acta recibo a satisfacción
Cotización
CDP
Entrada almacén
Evaluación técnica
Cuadro comparativo
Acta de inicio
Acta de liquidación
Resolución de pago
Facturas servicios públicos
Convenios
Avances Tesorería
Legalizaciones
Solicitud
Certificado de cumplimiento
Resolución de avance
Ingresos Tesorería
Comprobante de ingreso
Consignación
3años 20 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
61
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G1- OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G1-ODGH -001 ACTAS
G1-ODGH -001.1 Actas Comité de Estímulos e Incentivos 2 años 10 O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G1-ODGH -001.2
G1-ODGH -001.3
Actas Comisión de Personal
Actas Comité Evaluador Prima Técnica 2 años 15 O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G1-ODGH -001.4 Actas Entrega de Cargo 5 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G1-ODGH -003 INFORMES
G1-ODGH -003.1
G1-ODGH -003.2
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas 2 años 5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
G1-ODGH -064 CONCURSOS
G1-ODGH -064.1
G1-ODGH -064.2
G1-ODGH -064.3
Docentes
Administrativos
Procesos de Selección
Solicitud
Convocatoria
Acuerdo confidencialidad
Formato inscripción (Hoja de vida)
Lista admitidos
Hoja respuestas
Resultados
Reclamaciones
2 años 5 años O
X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G1-ODGH -028 CAPACITACION
G1-ODGH -028.1
G1-ODGH -028.2
Plan de Capacitación
Diagnóstico de capacitación
Propuesta
Acta de aprobación
Formal
Solicitud apoyo económico
Soporte sobre capacitación
2 años 5 años O
X
X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
62
G1-ODGH -028.3
G1-ODGH -028.4
G1-ODGH -028.5
Resolución de pago
Pagares
Convenio apoyo económico
Individual no formal
Solicitud
Evaluación solicitud
Resoluciones de pago
Formato evaluación evento
Formato socialización
Colectiva no formal
Formato asistencia eventos
Formato evaluación evento
Inducción y Re inducción Administrativa
Invitación
Formato asistencia eventos
Evidencia de inducción
G1-ODGH -067 HISTORIAS LABORALES
G1-ODGH -067.1
G1-ODGH -067.2
Historias laborales administrativos
Resolución de nombramiento
Fotocopia documento de
identificación
Registro civil
Fotocopia de libreta militar
Formato único de hoja de vida
Soportes estudio y experiencia
Acta de posesión
Fotocopia certificado judicial
Certificado antecedentes fiscales
Certificados antecedentes
disciplinarios
Declaración de bienes y rentas
Afiliación EPS, pensión, cesantías,
cajas de compensación
Actos administrativos situaciones
administrativas
Carrera administrativa
Evaluación de desempeño
Embargos
Acto administrativo de retiro
Destitución
Aceptación de renuncia al cargo
Historias laborales docentes
Resolución de nombramiento
Fotocopia documento de
identificación
5 años 75 años O X X
X
En el archivo central, se seleccionan las historias
laborales de los Directivos, Funcionarios
representativos y Docentes destacados para su
conservación.
63
Registro civil
Fotocopia de libreta militar
Formato único de hoja de vida
Soportes estudio y experiencia
Acta de posesión
Fotocopia certificado judicial
Certificado antecedentes fiscales
Certificados antecedentes
disciplinarios
Declaración de bienes y rentas
Afiliación EPS, pensión, cesantías,
cajas de compensación
Actos administrativos situaciones
administrativas
Carrera administrativa
Evaluación de desempeño
Embargos
Acto administrativo de retiro
Destitución
Aceptación de renuncia al cargo
G1-ODGH -068 NÓMINAS
5 años 50 años O
X
Registros electrónicos administrados en el sistema
SARA, se conservan en el servidor migrando la
información cuando se requiera y se eliminan una vez
cumplan el tiempo de retención.
G1-ODGH -027 ORDENACIÓN DEL GASTO
• Contrato
• Cotización
• Póliza
• Acta de Recibo a Satisfacción
• CDP
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
• Acta de Liquidación
2 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan en
la Oficina de Gestión Financiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
64
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G1.1 - DESARROLLO DOCENTE
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G1.1-DDOC -001 ACTAS
G1.1-DDOC -001.1
G1.1-DDOC -001.2
G1.1-DDOC -001.3
Actas Comité CIARP
Solicitudes de puntaje
Notificaciones
Formato calculo salarial
Solicitudes recurso de reposición
Actas Comité de Personal Docente
Solicitudes
Notificaciones
Comunicaciones
Actas comisión Asesora Comisiones de
Estudio
Acta
2 años 7 O
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G1.1-DDOC -003 INFORMES
G1.1-DDOC -003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
G1.1-DDOC -028 CAPACITACIÓN
G1.1-DDOC -028.1
G1.1-DDOC -028.2
Capacitación docente formal
Solicitudes
plan de capacitación
departamentos
Formato de asistencia.
Capacitación docente no formal
solicitud
Acta de compromiso
Asistencia
2 años 5 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G1.1-DDOC -029 EVALUACIÓN DOCENTE
Puntaje.
Consolidado.
2 años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
65
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G2 OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO, SERVICIOS MÉDICOS, EXTENSIÓN CULTURAL Y DEPORTES
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G2- OBUN -001 ACTAS
G2- OBUN -001.1
Actas Del Comité De Adjudicación y Apoyo
Citación
Comunicaciones
Actas del comité de solidaridad
2 años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G2- OBUN -003 INFORMES
G2- OBUN -003.1
Informes de Gestión
2 años
5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
G2- OBUN -036 PROGRAMAS
G2- OBUN -036.1
G2- OBUN -036.3
G2- OBUN -036.4
G2- OBUN -036.5
Promoción de la salud y prevención de la
enfermedad
Odontológicos
Psicológicos
Evidencias eventos
Deportivos y Recreativos
Culturales y Artísticos
Expresión de la Espiritualidad
2 años 5 años O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G2- OBUN -007
PROMOCIÓN SOCIOECONÓMICA
66
G2- OBUN -007.1
G2- OBUN -007.2
G2- OBUN -007.3
G2- OBUN -007.4
G2- OBUN -007.5
Subsidio de alimentación
Listado De Firmas
Evaluación
Excusas
Oficios quejas y reclamos
Becas de compensación
Evaluaciones
Asignación de becario
Pago
Monitorias
Resolución de aceptación monitores
Cumplimiento de labor
Residencias
Formato de solicitud
Documentación
Seguimiento
Listado de admitidos
convocatoria
apoyo asistencia a eventos
solicitud
cedula
Rut
invitación
notas
formato asistencia
actas
2 años 5 años X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G2- OBUN -027 ORDENACIÓN DEL GASTO
• Contrato
• Cotización
• Póliza
• Acta de Recibo a Satisfacción
• CDP
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
2 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
de gestión se eliminan, porque los originales
reposan en la Oficina de Gestión Financiera
67
• Acta de Liquidación
• ODS
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
68
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G3- SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G3-SGRA -001 ACTAS
G3-SGRA -001.1
G3-SGRA -001.2
G3-SGRA -001.3
Actas Comité de Viajes de Estudio
Informes de novedades
Comunicaciones
Actas Comité de Bienes
Actas Comité de Infraestructura
Comunicaciones
2 años
8 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G3-SGRA -003 INFORMES
G3-SGRA -003.1
G3-SGRA -003.2
Informes de Gestión
Informes Organismos de Control 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
G3-SGRA -056 BIENES Y ELEMENTOS
G3-SGRA -056.1
G3-SGRA -056.2
Actas Bienes Devolutivos
Solicitud
Formato de traslado
Concepto técnico
Elementos de Consumo
2 años 5 años O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
G3-SGRA -057
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN
DE BIENES
G3-SGRA -057.1
G3-SGRA -057.2
Mantenimiento locativo y equipos
Formato de mantenimiento SIG
Soportes de mantenimiento
Solicitud mesa de ayuda (virtual)
Aseo yLimpieza
Informe de novedades
Comunicaciones
2 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
G3-SGRA -008 PARQUE AUTOMOTOR
69
G3-SGRA -008.1
Registro de transportes
Orden de transporte
Listado viajeros
Formato control de vehículos
2 años
-
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
G3-SGRA -008.2
Registro de vehículos
Improntas
Tarjeta de propiedad
Soat
Revisión tecnicomecanica
Mantenimientos
Garantías
Traspasos
Pólizas y seguros
5 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión (una vez vendido o dado de baja ) se
eliminan por agotar sus valores primarios
G3-SGRA -009 SEGURIDAD Y VIGILANCIA
Informes de novedades
Informes de vulnerabilidad
Formato de ingreso en horarios
extraordinarios
Formato de ingreso y retiro de
bienes
Comunicaciones
1 año O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan por carecer de valores
secundarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
70
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: G4- PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: G
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
G4-PDSO -001 ACTAS
G4-PDSO -001.1
Actas Comité Paritario Salud Ocupacional
Citación
Comunicaciones
3 años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G4-PDSO -003 INFORMES
G4-PDSO -003.1
Informes de Gestión
2 años 5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo central,
se seleccionan, se microfilman y eliminan.
G4-PDSO -036 PROGRAMAS
G4-PDSO -036.1
Brigadas de Emergencia
Actas de reunión
Plan de emergencia
capacitaciones
7 años 5 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G4-PDSO -046 ACTIVIDAD PROMOCIÓN Y
PREVENCIÓN
G4-PDSO -046.1
G4-PDSO -046.2
G4-PDSO -046.3
G4-PDSO -046.4
Capacitaciones
formato eventos
Visitas de Inspección
Reporte
Higiene y seguridad industrial
Comité investigador de accidentes
de trabajo
Medicina preventiva y del trabajo
Sistema de vigilancia
epidemiológica
2 años
3 años
5 años
10 años
O X
a.
b. Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
G4-PDSO -045 HISTORIAS OCUPACIONALES
-
71
Certificado de aptitud laboral
Formato de accidentes de trabajo y
enfermedad laboral
Mediciones ambientales y otros
Mediciones generales de afectación
al trabajador
Conceptos ARP y juntas de
calificación de invalidez
Planes de intervención
Análisis de puestos de trabajo
Comunicaciones y reportes
5 años 15 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores primarios.
Según resolución (1995 de 1999 art.15).
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
72
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H-VACA -002 RESOLUCIONES
H-VACA -002.1 Resoluciones de Vicerrectoría Académica
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H-VACA -003 INFORMES
H-VACA -003.1
H-VACA -003.2
Informes de Gestión
Informes a Entidades Externas 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H-VACA -026 LABOR ACADÉMICA
H-VACA -026-1
H-VACA -026-2
Docentes ocasionales y catedráticos
Consolidados de contratación
Docentes planta.
Consolidados SIA-Virtual
2 años 20 años C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
H-VACA 027 ORDENACIÓN DEL GASTO
• Contrato
• Cotización
• Póliza
• Acta de Recibo a Satisfacción
• CDP
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
• Acta de Liquidación
2 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la Oficina de Gestión Financiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
73
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H0-CENTRO DE BIBLIOTECA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H0-CDBI -003 INFORMES
H0-CDBI -003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H0-CDBI -031 CONEXIONES DE LA BIBLIOTECA
H0-CDBI -031.1
H0-CDBI -031.2
Nacionales
Internacionales
Solicitud contratación
Cotizaciones
Carta de exclusividad
Orden de pago
2 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en el
Archivo de Gestión se eliminan dado que las
originales reposan en la oficina financiera
H0-CDBI -032 MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Carta remisoria
Donaciones
Canjes
5 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
de gestión se eliminan por agotar sus valores
primarios.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
74
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.0 - DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1-FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.0 DECA-001 ACTAS
H1.0 DECA-001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.0 DECA-002 RESOLUCIONES
H1.0 DECA-002.1
H1.0 DECA-002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.0 DECA-003 INFORMES
H1.0 DECA-003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.0 DECA-013 PLANES
H1.0 DECA-013.1
H1.0 DECA-013.2
De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
75
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.01-SISTEMA GRANJAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1.0
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.01-SGRA -001 ACTAS
H1.01-SGRA -001.1
Actas Comité de Asesores del Sistema
Citación
Comunicaciones
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.01-SGRA -003 INFORMES
H1.01-SGRA -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
76
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.02 CONVENIO ALIANZA
CODIGO DEPENDENCIA: H1.0
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E M S
H1.02-CAUC-001 ACTAS
H1.02-CAUC -001.1 Actas Reuniones Administrativas 2 5 O X
Cumplidos los tiempos de retención en
archivo central, se eliminan por agotar sus
valores primarios.
H1.02-CAUC -018 CONVENIOS
H1.02-CAUC -018.1 Convenios Ministerio de Educación –
Universidad de Caldas y otras entidades. 2 20 O X X
Cumplidos los tiempos de retención en
archivo central, se eliminan por agotar sus
valores primarios.
H1.02-CAUC -027
ORDENACIÓN DEL GASTO
• Contrato
• Cotización
• Póliza
• Acta de Recibo a Satisfacción
• CDP
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
• Acta de Liquidación
2 0 C X
Cumplidos los tiempos de retención en el
Archivo de Gestión se eliminan, porque los
originales reposan en la Oficina de Gestión
Financiera.
Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección O: Original C: Copia
77
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.3DEPARTAMENTO DE SALUD ANIMAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 - FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.3-DSAN -001 ACTAS
H1.3-DSAN -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H1.3-DSAN -003 INFORMES
H1.3-DSAN -003.1
H1.3-DSAN -003.2
H1.3-DSAN -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H1.3-DSAN -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 15 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H1.3-DSAN -036 PROGRAMAS
H1.3-DSAN -036.1
H1.3-DSAN -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
78
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.3.0 HOSPITAL VETERINARIO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1.3
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.3.0-HVET-003 INFORMES
H1.3.0-HVE T-003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.3.0-HVET -059 MEDICAMENTOS
Insumos farmacia 5 - O X
Registros electrónicos administrados en el
aplicativo FENIX por su valor administrativo se
conservan y actualizan en el archivo de gestión
H1.3.0-HVET -033 SERVICIOS
Farmacia
Bioterio 2 5 X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
H1.3.0-HVET -058 HISTORIAS CLÍNICAS
• Exámenes
• Diagnósticos
• Tratamientos
5 20 O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
79
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.7 -JARDIN BOTANICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 - FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.7-JBO-003 INFORMES
H1.7-JBO -003.1 Informes de gestión
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
H1.7-JBO -036 PROGRAMAS
H1.7-JBO -036.1
H1.7-JBO -036.2
H1.7-JBO -036.3
Programas de investigación básica
Programas de educación ambiental
Programas de conservación biológica
2 años 10 años C X X|
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
H1.7-JBO -055 ACTIVIDADES DE DESARROLLO
proyectos de extensión
proyectos de investigación
convenios
5 años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
80
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.8 -DEPARTAMENTO DE DESARROLLO RURAL Y RECURSOS NATURALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.8-DDRN -001 ACTAS
H1.8-DDRN -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H1.8-DDRN -003 INFORMES
H1.8-DDRN -003.1
H1.8-DDRN -003.2
H1.8-DDRN -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H1.8-DDRN -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H1.8-DDRN -036 PROGRAMAS
H1.8-DDRN -036.1
H1.8-DDRN -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
81
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.9- DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.9-DDPA -001 ACTAS
H1.9-DDPA -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H1.9-DDPA -003 INFORMES
H1.9-DDPA -003.1
H1.9-DDPA -003.2
H1.9-DDPA -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H1.9-DDPA -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H1.9-DDPA -036 PROGRAMAS
H1.9-DDPA -036.1
H1.9-DDPA -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
82
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.10 - INSTITUTO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 - FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.10-INBA-001 ACTAS
H1.10-INBA -001.1 Actas del Comité Científico
2 20 O X X
Se conservan en el Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman
H1.10-INBA -003 INFORMES
H1.10-INBA -003.1
H1.10-INBA -003.2
Informes de Gestión
Informes a entidades externas 2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
H1.10-INBA -036 PROGRAMAS
H1.10-INBA -036.1
H1.10-INBA -036.2
Investigación
Extensión
Solicitud
Cotización
Orden de servicio
Factura
Acta de liquidación
Recibo a satisfacción
3 - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la Oficina financiera.
H1.10-INBA -054 PRÁCTICAS Y SERVICIOS
H1.10-INBA -054.1
H1.10-INBA -054.2
H1.10-INBA -054.3
Docencia
Investigación
Extensión
2 5 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
83
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.11-PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS AGROPECUARIAS / ADEA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.11-PADE -001 ACTAS
H1.11-PADE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.11-PADE -003 INFORMES
H1.11-PADE -003.1 Informes de gestión
2 años
5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.11-PADE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.11-PADE -020 PROCESOS
84
H1.11-PADE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
85
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.12PROGRAMA DE AGRONOMÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.12-PAGR -001 ACTAS
H1.12-PAGR -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.12-PAGR -003 INFORMES
H1.12-PAGR -003.1 Informes de gestión
2 años 5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.12-PAGR -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.12-PAGR -020 PROCESOS
86
H1.12-PAGR -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
87
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.13 PROGRAMA INGENIERÍA AGRONÓMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 - FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.13-PIAG-001 ACTAS
H1.13-PIAG -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.13-PIAG -003 INFORMES
H1.13-PIAG -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.13-PIAG -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.13-PIAG -020 PROCESOS
88
H1.13-PIAG -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
89
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.14 PROGRAMA DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.14-PMVZ-001 ACTAS
H1.14-PMVZ -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.14-PMVZ -003 INFORMES
H1.14-PMVZ -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.14-PMVZ -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.14-PMVZ -020 PROCESOS
90
H1.14-PMVZ -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
91
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.18DOCTORADO EN CIENCIAS AGRARIAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.18-DCAG -001 ACTAS
H1.18-DCAG -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.18-DCAG -003 INFORMES
H1.18-DCAG -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.18-DCAG -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
92
H1.18-DCAG -020 PROCESOS
H1.18-DCAG -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
93
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.21- MAESTRIA EN CIENCIAS VETERINARIAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.21-MECV-001 ACTAS
H1.21-MECV -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.21-MECV -003 INFORMES
H1.21-MECV -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.21-MECV -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
94
H1.21-MECV -020 PROCESOS
H1.21-MECV -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
95
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.22 MAESTRÍA EN FITOTECNIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
-
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.22-MEFI -001 ACTAS
H1.22-MEFI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.22-MEFI -003 INFORMES
H1.22-MEFI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.22-MEFI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
96
H1.22-MEFI -020 PROCESOS
H1.22-MEFI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
97
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.23- MAESTRÍA EN SISTEMAS DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 - FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.23-MSPA-001 ACTAS
H1.23-MSPA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.23-MSPA -003 INFORMES
H1.23-MSPA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.23-MSPA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
98
H1.23-MSPA -020 PROCESOS
H1.23-MSPA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
99
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.24- MAESTRIA EN SOCIEDADES RURALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.24-MESR-001 ACTAS
H1.24-MESR -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.24-MESR -003 INFORMES
H1.24-MESR -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.24-MESR -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
100
H1.24-MESR -020 PROCESOS
H1.24-MESR -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
101
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.25- MAESTRÍA EN FITOPATOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.25-MFIT -001 ACTAS
H1.25-MFIT -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.25-MFIT -003 INFORMES
H1.25-MFIT -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.25-MFIT -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
102
H1.25-MFIT -020 PROCESOS
H1.25-MFIT-020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
103
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.28-ESPECIALIZACION EN DESARROLLO RURAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.28-EEDR -001 ACTAS
H1.28-EEDR -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.28-EEDR -003 INFORMES
H1.28-EEDR -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.28-EEDR -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.28-EEDR -020 PROCESOS
104
H1.28-EEDR -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
105
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.29- ESPECIALIZACION EN GERENCIA AGRARIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.29-EEGA -001 ACTAS
H1.29-EEGA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.29-EEGA -003 INFORMES
H1.29-EEGA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.29-EEGA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.29-EEGA -020 PROCESOS
106
H1.29-EEGA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
107
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.30-ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES AGROALIMENTARIOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.30-ENIA -001 ACTAS
H1.30-ENIA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.30-ENIA -003 INFORMES
H1.30-ENIA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.30-ENIA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.30-ENIA -020 PROCESOS
108
H1.30-ENIA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
109
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.31 ESPECIALIZACION EN EVALUACION INTEGRAL DE IMPACTOS AMBIENTALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1 FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
-
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.31-EEIA -001 ACTAS
H1.31-EEIA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.31-EEIA -003 INFORMES
H1.31-EEIA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.31-EEIA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
110
H1.31-EEIA -020 PROCESOS
H1.31-EEIA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
111
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H1.32 ESPECIALIZACION EN ADMIN Y EVALUACION DE PROYECTOS AGROPECUARIOS Y AGROINDUSTRIALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H1- FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H1.32-EAPA -001 ACTAS
H1.32-EAPA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H1.32-EAPA -003 INFORMES
H1.32-EAPA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H1.32-EAPA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H1.32-EAPA -020 PROCESOS
112
H1.32-EAPA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
113
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.0- DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.0-DECA -001 ACTAS
H2.0-DECA -001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.0-DECA -002 RESOLUCIONES
H2.0-DECA -002.1
H2.0-DECA -002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.0-DECA -003 INFORMES
H2.0-DECA -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.0-DECA -013 PLANES
H2.0-DECA -013.1
H2.0-DECA -013.2
De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
114
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.1 - DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2-FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.1-DDFI -001 ACTAS
H2.1-DDFI -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.1-DDFI -003 INFORMES
H2.1-DDFI -003.1
H2.1-DDFI -003.2
H2.1-DDFI -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.1-DDFI -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.1-DDFI 036 PROGRAMAS
H2.1-DDFI -036.1
H2.1-DDFI -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
115
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.2 DEPARTAMENTO DE LINGÜÍSTICA Y LITERATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2 FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.2-DDLL -001 ACTAS
H2.2-DDLL -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.2-DDLL -003 INFORMES
H2.2-DDLL -003.1
H2.2-DDLL -003.2
H2.2-DDLL -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.2-DDLL -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.2-DDLL -036 PROGRAMAS
H2.2-DDLL -036.1
H2.2-DDLL -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
116
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.3 DEPARTAMENTO DE LENGUAS EXTRANJERAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.3-DDLE -001 ACTAS
H2.3-DDLE -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.3-DDLE -003 INFORMES
H2.3-DDLE -003.1
H2.3-DDLE -003.2
H2.3-DDLE -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.3-DDLE -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.3-DDLE -036 PROGRAMAS
H2.3-DDLE -036.1
H2.3-DDLE -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
117
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.4 DEPARTAMENTO DE DISEÑO VISUAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.4-DDDV -001 ACTAS
H2.4-DDDV -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.4-DDDV -003 INFORMES
H2.4-DDDV -003.1
H2.4-DDDV -003.2
H2.4-DDDV -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.4-DDDV -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.4-DDDV -036 PROGRAMAS
H2.4-DDDV -036.1
H2.4-DDDV -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
118
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.5 DEPARTAMENTO DE ARTES PLÁSTICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2-FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.5-DDAP -001 ACTAS
H2.5-DDAP -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.5-DDAP -003 INFORMES
H2.5-DDAP -003.1
H2.5-DDAP -003.2
H2.5-DDAP -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.5-DDAP -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.5-DDAP -036 PROGRAMAS
H2.5-DDAP -036.1
H2.5-DDAP -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
119
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.6-DEPARTAMENTO DE MÚSICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2-FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.6-DDMU -001 ACTAS
H2.6-DDMU -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.6-DDMU -003 INFORMES
H2.6-DDMU -003.1
H2.6-DDMU -003.2
H2.6-DDMU -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 10 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.6-DDMU -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.6-DDMU -036 PROGRAMAS
H2.6-DDMU -036.1
H2.6-DDMU -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
120
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.7-DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EDUCATIVOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2-FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.7-DDEE -001 ACTAS
H2.7-DDEE -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.7-DDEE -003 INFORMES
H2.7-DDEE -003.1
H2.7-DDEE -003.2
H2.7-DDEE -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.7-DDEE -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.7-DDEE 036 PROGRAMAS
H2.7-DDEE -036.1
H2.7-DDEE -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
121
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.8- DEPARTAMENTO DE ARTES ESCÉNICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.8-DDAE -001 ACTAS
H2.8-DDAE -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H2.8-DDAE -003 INFORMES
H2.8-DDAE -003.1
H2.8-DDAE -003.2
H2.8-DDAE -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H2.8-DDAE -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H2.8-DDAE -036 PROGRAMAS
H2.8-DDAE -036.1
H2.8-DDAE -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio - - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
122
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.11 PROGRAMA ARTES ESCÉNICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.11-PAES-001 ACTAS
H2.11-PAES -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.11-PAES -003 INFORMES
H2.11-PAES -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.11-PAES -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.11-PAES -020 PROCESOS
123
H2.11-PAES -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
124
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.12-PROGRAMA ARTES PLÁSTICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.12-PDAP -001 ACTAS
H2.12-PDAP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.12-PDAP -003 INFORMES
H2.12-PDAP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.12-PDAP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.12-PDAP -020 PROCESOS
125
H2.12-PDAP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
126
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.13- PROGRAMA DE DISEÑO VISUAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2-FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.13-PDDV -001 ACTAS
H2.13-PDDV -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.13-PDDV -003 INFORMES
H2.13-PDDV -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.13-PDDV -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.13-PDDV -020 PROCESOS
127
H2.13-PDDV -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
128
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.14-PROGRAMA DE FILOSOFÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDAES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.14-PDFL-001 ACTAS
H2.14-PDFL -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.14-PDFL -003 INFORMES
H2.14-PDFL -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.14-PDFL -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.14-PDFL -020 PROCESOS
129
H2.14-PDFL -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
130
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.15- PROGRAMA LICENCIATURA EN LENGUAS MODERNAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2 -FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.15-PLLM-001 ACTAS
H2.15-PLLM -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.15-PLLM -003 INFORMES
H2.15-PLLM -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.15-PLLM -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.15-PLLM -020 PROCESOS
131
H2.15-PLLM -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
132
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.16- PROGRAMA DE MÚSICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.16-PDMU-001 ACTAS
H2.16-PDMU -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.16-PDMU -003 INFORMES
H2.16-PDMU -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.16-PDMU -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.16-PDMU -020 PROCESOS
133
H2.16-PDMU -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
134
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.17-PROGRAMA LICENCIATURA EN EDUCACIÓN AMBIENTAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.17-PLEA -001 ACTAS
H2.17-PLEA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.17-PLEA -003 INFORMES
H2.17-PLEA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.17-PLEA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H2.17-PLEA -020 PROCESOS
135
H2.17-PLEA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
136
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.21 - DOCTORADO EN EDUCACION
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.21-DOEE -001 ACTAS
H2.21-DOEE -
001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.21-DOEE -003 INFORMES
H2.21-DOEE -
003.1
Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.21-DOEE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
137
H2.21-DOEE -020 PROCESOS
H2.21-DOEE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
138
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.20- DOCTORADO EN DISEÑO Y CREACIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.20 -DEDC -001 ACTAS
H2.20 -DEDC -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.20 -DEDC -003 INFORMES
H2.20 -DEDC -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.20 -DEDC -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
139
H2.20 -DEDC -020 PROCESOS
H2.20 -DEDC -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
140
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.23- MAESTRÍA EN DISEÑO Y CREACIÓN INTERACTIVA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.23 -MDCI -001 ACTAS
H2.23 -MDCI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.23 -MDCI -003 INFORMES
H2.23 -MDCI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.23 -MDCI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
141
H2.23 -MDCI -020 PROCESOS
H2.23 -MDCI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
142
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.24-MAESTRIA DIDÁCTICA EN INGLES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.24-MEDI-001 ACTAS
H2.24-MEDI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.24-MEDI -003 INFORMES
H2.24-MEDI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.24-MEDI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
143
H2.24-MEDI -020 PROCESOS
H2.24-MEDI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
144
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.25-MAESTRÍA EN EDUCACIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.25-MEED-001 ACTAS
H2.25-MEED -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.25-MEED -003 INFORMES
H2.25-MEED -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.25-MEED -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
145
H2.25-MEED -020 PROCESOS
H2.25-MEED -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
146
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.26-MAESTRÍA EN FILOSOFÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.26 -MEFL-001 ACTAS
H2.26 -MEFL -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.26 -MEFL -003 INFORMES
H2.26 -MEFL -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.26 -MEFL -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
147
H2.26 -MEFL -020 PROCESOS
H2.26 -MEFL -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
148
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H2.27-MAESTRÍA EN ARTES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H2- FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H2.27-MAEA -001 ACTAS
H2.27-MAEA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H2.27-MAEA -003 INFORMES
H2.27-MAEA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H2.27-MAEA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
149
H2.27-MAEA -020 PROCESOS
H2.27-MAEA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
150
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.0 - DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.0-DECA -001 ACTAS
H3.0-DECA -001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.0-DECA -002 RESOLUCIONES
H3.0-DECA -002.1
H3.0-DECA -002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.0-DECA -003 INFORMES
H3.0-DECA -003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.0-DECA -013 PLANES
H3.0-DECA -013.1
H3.0-DECA -013.2 De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
151
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.01 - CENTRO ACADEMICO DE ESTUDIOS Y DESARROLLO ALTERNATIVO / CEDAT
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.01-CEDA-003 INFORMES
H3.01-CEDA -003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
152
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.1 - DEPARTAMENTO DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.1-DDEA -001 ACTAS
H3.1-DDEA -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.1-DDEA -003 INFORMES
H3.1-DDEA -003.1
H3.1-DDEA -003.2
H3.1-DDEA -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.1-DDEA -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.1-DDEA -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.1-DDEA -036.1
H3.1-DDEA -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
153
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.2- DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.2-DDAS -001 ACTAS
H3.2-DDAS -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.2-DDAS -003 INFORMES
H3.2-DDAS -003.1
H3.2-DDAS -003.2
H3.2-DDAS -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.2-DDAS -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.2-DDAS -036 PROGRAMAS
H3.2-DDAS -036.1
H3.2-DDAS -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
154
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.3- DEPARTAMENTO DE HISTORIA Y GEOGRAFÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIECIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.3-DDHG -001 ACTAS
H3.3-DDHG -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.3-DDHG -003 INFORMES
H3.3-DDHG -003.1
H3.3-DDHG -003.2
H3.3-DDHG -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.3-DDHG -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.3-DDHG -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.3-DDHG -036.1
H3.3-DDHG -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
155
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.4-DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.4-DDEF -001 ACTAS
H3.4-DDEF -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.4-DDEF -003 INFORMES
H3.4-DDEF -003.1
H3.4-DDEF -003.2
H3.4-DDEF -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.4-DDEF -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.4-DDEF -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.4-DDEF -036.1
H3.4-DDEF -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
156
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.5 - DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DESARROLLO TERRITORIAL Y ESTUDIOS POLITICOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.5-DDPD -001 ACTAS
H3.5-DDPD -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.5-DDPD -003 INFORMES
H3.5-DDPD -003.1
H3.5-DDPD -003.2
H3.5-DDPD -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.5-DDPD -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.5-DDPD -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.5-DDPD -036.1
H3.5-DDPD -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
157
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.6 - DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3 FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.6-DDDH -001 ACTAS
H3.6-DDDH -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.6-DDDH -003 INFORMES
H3.6-DDDH -003.1
H3.6-DDDH -003.2
H3.6-DDDH -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.6-DDDH -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.6-DDDH -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.6-DDDH -036.1
H3.6-DDDH -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
158
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.7-DEPARTAMENTO DE JURÍDICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.7-DDJU -001 ACTAS
H3.7-DDJU -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H3.7-DDJU -003 INFORMES
H3.7-DDJU -003.1
H3.7-DDJU -003.2
H3.7-DDJU -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H3.7-DDJU -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H3.7-DDJU -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H3.7-DDJU -036.1
H3.7-DDJU -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
159
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.70- CONSULTORIO JURIDICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3 FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.70-CJUR-001 ACTAS
H3.70-CJUR -001.1
H3.7.0-CJUR -001.2
Actas del Consultorio jurídico
Actas de conciliación
2 años 20- O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.70-CJUR -003 INFORMES
H3.70-CJUR -003.1
H3.70-CJUR -003.2
Informes de gestión
Informes de entes externos 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.70-CJUR -053 TRAMITES DE CONCILIACION
H3.70-CJUR -053.1
H3.7.0-CJUR -053.2
H3.7.0-CJUR -053.3
Con acta de conciliación
solicitud de conciliación y
anexos
citaciones y su confirmación
documentos adicionales del
solicitante y/o citado
pruebas por escrito
acta de conciliación
Con constancia
solicitud de conciliación y
anexos
citaciones y su confirmación
documentos adicionales del
solicitante y/o citado
pruebas por escrito
constancias
Con otro resultado
solicitud de conciliación y
anexos
1
1
1
9
5
5
X
X
X
X
Cumplidos los tiempos de retención solo se
conservara el acta de conciliación en el archivo
histórico, los demás documentos serán eliminados.
Cumplidos los tiempos de retención solo se
conservaran las constancias en el archivo
histórico, los demás documentos serán devueltos a
los interesados
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
de gestión se transfiere al archivo central el
documento final que expida el conciliador o
160
citaciones y su confirmación
documentos adicionales del
solicitante y/o citado
pruebas por escrito
documento del conciliador o
director según el caso
director del centro, los demás documentos serán
devueltos a los interesados
H3.7.0-CJUR -048 LIBROS RADICADORES
H3.7.0-CJUR -048.1
H3.7.0-CJUR -048.2
Actas de conciliación
Control de instancias
10 años - X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se transfieren al archivo central para su
conservación.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
161
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.10- INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES EN CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS
CÓDIGO DEPENDENCIA H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.10-IICS-001 ACTAS
H3.10-IICS -001.1 Actas del Comité Científico
2 20 O X X
Se conservan en el Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman
H3.10-IICS -003 INFORMES
H3.10-IICS -003.1
H3.10-IICS -003.2
Informes de Gestión
Informes a entidades externas 2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
H3.10-IICS -036 PROGRAMAS
H3.10-IICS -036.1
H3.10-IICS -036.2
Investigación
Extensión
Solicitud
Cotización
Orden de servicio
Factura
Acta de liquidación
Recibo a satisfacción
2 10 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la Oficina financiera.
H3.10-IICS -054 PRÁCTICAS Y SERVICIOS
H3.10-IICS -054.1
H3.10-IICS -054.2
H3.10-IICS -054.3
Docencia
Investigación
Extensión
2 10 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
162
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.13- PROGRAMA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.13-PAFI -001 ACTAS
H3.13-PAFI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.13-PAFI -003 INFORMES
H3.13-PAFI -003.1
Informes de gestión 2 años
5 años O X
X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.13-PAFI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.13-PAFI -020 PROCESOS
163
H3.13-PAFI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
164
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.14- PROGRAMA ANTROPOLOGÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.14-PDAN -001 ACTAS
H3.14-PDAN -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.14-PDAN -003 INFORMES
H3.14-PDAN -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.14-PDAN -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.14-PDAN -020 PROCESOS
165
H3.14-PDAN -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
166
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.15- PROGRAMA DE DERECHO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.15-PDDE -001 ACTAS
H3.15-PDDE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.15-PDDE -003 INFORMES
H3.15-PDDE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.15-PDDE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.15-PDDE -020 PROCESOS
167
H3.15-PDDE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
168
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.16 - PROGRAMA DE DESARROLLO FAMILIAR
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.16-PDDF-001 ACTAS
H3.16-PDDF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.16-PDDF -003 INFORMES
H3.16-PDDF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.16-PDDF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.16-PDDF -020 PROCESOS
169
H3.16-PDDF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
170
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.17- PROGRAMA DE HISTORIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.17-PDHI-001 ACTAS
H3.17-PDHI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.17-PDHI -003 INFORMES
H3.17-PDHI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.17-PDHI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.17-PDHI -020 PROCESOS
171
H3.17-PDHI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
172
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.18- PROGRAMA SOCIOLOGÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.18-PDSO-001 ACTAS
H3.18-PDSO -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.18-PDSO -003 INFORMES
H3.18-PDSO -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.18-PDSO -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.18-PDSO -020 PROCESOS
173
H3.18-PDSO -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
174
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.19 -PROGRAMA DE TRABAJO SOCIAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.19-PDTS-001 ACTAS
H3.19-PDTS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.19-PDTS -003 INFORMES
H3.19-PDTS -003.1 Informes de gestión
2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.19-PDTS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.19-PDTS -020 PROCESOS
175
H3.19-PDTS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
176
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.20 -ROGRAMA TRABAJO SOCIAL DORADA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.20-PTSD-001 ACTAS
H3.20-PTSD -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.20-PTSD -003 INFORMES
H3.20-PTSD -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.20-PTSD -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.20-PTSD -020 PROCESOS
177
H3.20-PTSD -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
178
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.21-PROGRAMA LICENCIATURA CIENCIAS SOCIALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.21-PLCS -001 ACTAS
H3.21-PLCS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.21-PLCS -003 INFORMES
H3-PCS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.21-PLCS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.21-PLCS -020 PROCESOS
179
H3.21-PLCS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
180
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.22TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.22-PTAJ -001 ACTAS
H3.22-PTAJ -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.22-PTAJ -003 INFORMES
H3.22-PTAJ -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.22-PTAJ -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.22-PTAJ -020 PROCESOS
181
H3.22-PTAJ -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
182
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.23-TECNOLOGÍA EN FINANZAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.23-PTFI -001 ACTAS
H3.23-PTFI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.23-PTFI -003 INFORMES
H3.23-PTFI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.23-PTFI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.23-PTFI -020 PROCESOS
183
H3.23-PTFI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
184
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.26- DOCTORADO EN ESTUDIOS TERRITORIALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.26-DEET -001 ACTAS
H3.26-DEET -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.26-DEET -003 INFORMES
H3.26-DEET -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.26-DEET -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.26-DEET -020 PROCESOS
185
H3.26-DEET -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
186
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.29-MAESTRÍA EN CULTURA Y DROGA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.29-MCYD -001 ACTAS
H3.29-MCYD -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.29-MCYD -003 INFORMES
H3.29-MCYD -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.29-MCYD -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.29-MCYD -020 PROCESOS
187
H3.29-MCYD -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
188
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.30-MAESTRIA EN CIENCIAS SOCIALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.30-MECS -001 ACTAS
H3.30-MECS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.30-MECS -003 INFORMES
H3.30-MECS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.30-MECS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.30-MECS -020 PROCESOS
189
H3.30-MECS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
190
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.31 -MAESTRÍA EN DERECHO PÚBLICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.31-MEDP-001 ACTAS
H3.31-MEDP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.31-MEDP -003 INFORMES
H3.31-MEDP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.31-MEDP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.31-MEDP -020 PROCESOS
191
H3.31-MEDP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
192
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.32- MAESTRÍA EN ESTUDIOS EN FAMILIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.32-MEEF -001 ACTAS
H3.32-MEEF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.32-MEEF -003 INFORMES
H3.32-MEEF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.32-MEEF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
193
H3.32-MEEF -020 PROCESOS
H3.32-MEEF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
194
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.33-MAESTRÍA EN ESTUDIOS POLÍTICOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.33-MEEP-001 ACTAS
H3.33-MEEP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.33-MEEP -003 INFORMES
H3.33-MEEP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.33-MEEP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
195
H3.33-MEEP -020 PROCESOS
H3.33-MEEP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
196
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.34-MAESTRÍA INTERVENCIÓN EN RELACIONES FAMILIARES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.34-MIRF-001 ACTAS
H3.34-MIRF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.34-MIRF -003 INFORMES
H3.34-MIRF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.34-MIRF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
197
H3.34-MIRF -020 PROCESOS
H3.34-MIRF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
198
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.35- MAESTRÍA EN ESTUDIOS TERRITORIALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.35-MEET -001 ACTAS
H3.35-MEET -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.35-MEET -003 INFORMES
H3.35-MEET -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.35-MEET -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
199
H3.35-MEET -020 PROCESOS
H3.35-MEET -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
200
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.38 -ESPECIALIZACIÓN EN DERECHO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.38-EEDA -001 ACTAS
H3.38-EEDA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.38-EEDA -003 INFORMES
H3.38-EEDA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.38-EEDA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.38-EEDA -020 PROCESOS
201
H3.38-EEDA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
202
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.39- ESPECIALIZACIÓN EN DERECHO LABORAL Y SEGURIDAD SOCIAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.39-EDLS -001 ACTAS
H3.39-EDLS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.39-EDLS -003 INFORMES
H3.39-EDLS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.39-EDLS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.39-EDLS -020 PROCESOS
203
H3.39-EDLS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
204
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.40- ESPECIALIZACIÓN EN ESTUDIOS PENALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.40-EEEP-001 ACTAS
H3.40-EEEP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.40-EEEP -003 INFORMES
H3.40-EEEP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.40-EEEP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.40-EEEP -020 PROCESOS
205
H3.40-EEEP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
206
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.41-ESPECIALIZACIÓN EN INTERVENCIÓN EN RELACIONES DE FAMILIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.41-EIRF -001 ACTAS
H3.41-EIRF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.41-EIRF -003 INFORMES
H3.41-EIRF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.41-EIRF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
207
H3.41-EIRF -020 PROCESOS
H3.41-EIRF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
208
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.42 -ESPECIALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN COMERCIAL Y FINANCIERA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FAFULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.42-ELCF -001 ACTAS
H3.42-ELCF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.42-ELCF -003 INFORMES
H3.42-ELCF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.42-ELCF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.42-ELCF -020 PROCESOS
209
H3.42-ELCF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
210
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.43- ESPECIALIZACION EN LEGISLACIÓN DE FAMILIA Y EL MENOR
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3- FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.43-ELFM -001 ACTAS
H3.43-ELFM -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.43-ELFM -003 INFORMES
H3.43-ELFM -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.43-ELFM -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
211
H3.43-ELFM -020 PROCESOS
H3.43-ELFM -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
212
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H3.44-ESPECIALIZACION EN LEGISLACIÓN TRIBUTARIA Y DE ADUANAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H3-FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H3.44-ELTA -001 ACTAS
H3.44-ELTA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H3.44-ELTA -003 INFORMES
H3.44-ELTA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H3.44-ELTA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H3.44-ELTA -020 PROCESOS
213
H3.44-ELTA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
214
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.0 - DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.0-DECA -001 ACTAS
H4.0-DECA -001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.0-DECA -002 RESOLUCIONES
H4.0-DECA -002.1
H4.0-DECA -002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.0-DECA -003 INFORMES
H4.0-DECA -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.0-DECA -013 PLANES
H4.0-DECA -013.1
H4.0-DECA -013.2
De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
215
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.1-DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.1-DDMA -001 ACTAS
H4.1-DDMA -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H4.1-DDMA -003 INFORMES
H4.1-DDMA -003.1
H4.1-DDMA -003.2
H4.1-DDMA -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H4.1-DDMA -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H4.1-DDMA -036 PROGRAMAS
H4.1-DDMA -036.1
H4.1-DDMA -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
216
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.2 DEPARTAMENTO DE FÍSICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.2-DDFI -001 ACTAS
H4.2-DDFI -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H4.2-DDFI -003 INFORMES
H4.2-DDFI -003.1
H4.2-DDFI -003.2
H4.2-DDFI -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H4.2-DDFI -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H4.2-DDFI -036 PROGRAMAS
H4.2-DDFI -036.1
H4.2-DDFI -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
217
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.3-DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.3-DDQU -001 ACTAS
H4.3-DDQU -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H4.3-DDQU -003 INFORMES
H4.3-DDQU -003.1
H4.3-DDQU -003.2
H4.3-DDQU -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H4.3-DDQU -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H4.3-DDQU -036 PROGRAMAS
H4.3-DDQU -036.1
H4.3-DDQU -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
218
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.4- DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.4-DDCB -001 ACTAS
H4.4-DDCB -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H4.4-DDCB -003 INFORMES
H4.4-DDCB -003.1
H4.4-DDCB -003.2
H4.4-DDCB -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H4.4-DDCB -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H4.4-DDCB -036 PROGRAMAS
H4.4-DDCB -036.1
H4.4-DDCB -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
219
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.5-DEPARTAMENTO DE CIENCIAS GEOLÓGICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.5-DDCG -001 ACTAS
H4.5-DDCG -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H4.5-DDCG -003 INFORMES
H4.5-DDCG -003.1
H4.5-DDCG -003.2
H4.5-DDCG -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H4.5-DDCG -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H4.5-DDCG -036 PROGRAMAS
H4.5-DDCG -036.1
H4.5-DDCG -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
220
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.8 -PROGRAMA BIOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.8-PDBI -001 ACTAS
H4.8-PDBI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.8-PDBI -003 INFORMES
H4.8-PDBI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.8-PDBI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.8-PDBI -020 PROCESOS
221
H4.8-PDBI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
222
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.9- PROGRMA DE BIOLOGIA Y QUIMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4.-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.9-PDBQ -001 ACTAS
H4.9-PDBQ -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.9-PDBQ -003 INFORMES
H4.9-PDBQ -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.9-PDBQ -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.9-PDBQ -020 PROCESOS
223
H4.9-PDBQ -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
224
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.10-PROGRAMA GEOLOGÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.10-PDGE-001 ACTAS
H4.10-PDGE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.10-PDGE -003 INFORMES
H4.10-PDGE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.10-PDGE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.10-PDGE -020 PROCESOS
225
H4.10-PDGE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
226
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.11- PROGRAMA INGENIERÍA MECATRÓNICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.11-PDIM-001 ACTAS
H4.11-PDIM -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.11-PDIM -003 INFORMES
H4.11-PDIM -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.11-PDIM -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.11-PDIM -020 PROCESOS
227
H4.11-PDIM -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
228
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.12-PROGRAMA TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.12-PTEL-001 ACTAS
H4.12-PTEL -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.12-PTEL -003 INFORMES
H4.12-PTEL -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.12-PTEL -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.12-PTEL -020 PROCESOS
229
H4.12-PTEL -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
230
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.15-MAESTRÍA EN CIENCIAS BIOLÓGICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.15-MECB-001 ACTAS
H4.15-MECB -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.15-MECB -003 INFORMES
H4.15-MECB -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.15-MECB -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.15-MECB -020 PROCESOS
231
H4.15-MECB -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
232
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.16-MAESTRÍA CIENCIAS DE LA TIERRA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.16-MCDT-001 ACTAS
H4.16-MCDT -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.16-MCDT -003 INFORMES
H4.16-MCDT -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.16-MCDT -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
233
H4.16-MCDT -020 PROCESOS
H4.16-MCDT -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
234
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.17-MAESTRÍA EN DIDÁCTICA DE LA MATEMÁTICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.17-MDDM -001 ACTAS
H4.17-MDDM -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.17-MDDM -003 INFORMES
H4.17-MDDM -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.17-MDDM -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
235
H4.17-MDDM -020 PROCESOS
H4.17-MDDM -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
236
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.18-MAESTRÍA EN QUÍMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4- FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATTURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.18-MEQU-001 ACTAS
H4.18-MEQU -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.18-MEQU -003 INFORMES
H4.18-MEQU -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.18-MEQU -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.18-MEQU -020 PROCESOS
237
H4.18-MEQU -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
238
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H4.21- ESPECIALIZACION GEOTECNIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H4-FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H4.21-EEGE-001 ACTAS
H4.21-EEGE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H4.21-EEGE 003 INFORMES
H4.21-EEGE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H4.21-EEGE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H4.21-EEGE -020 PROCESOS
239
H4.21-EEGE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
240
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5 .0- DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5 -FACULTAD DE INGENIERÍA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.0-DECA -001 ACTAS
H5.0-DECA -001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.0-DECA -002 RESOLUCIONES
H5.0-DECA -002.1
H5.0-DECA -002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.0-DECA -003 INFORMES
H5.0-DECA -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.0-DECA -013 PLANES
H5.0-DECA -013.1
H5.0-DECA -013.2 De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
241
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5 .1- DEPARTAMENTO DE INGENIERÍAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5-FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.1-DING -001 ACTAS
H5.1-DING -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H5.1-DING -003 INFORMES
H5.1-DING -003.1
H5.1-DING -003.2
H5.1-DING -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H5.1-DING -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H5.1-DING -036 PROGRAMAS
H5.1-DING -036.1
H5.1-DING -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
242
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.10 -UNIDAD TECNOLÓGICA DE ALIMENTOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.10-UTAL-003 INFORMES
H5.10-UTAL -003.1
Informes de Gestión
2 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H5.10-UTAL -034 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO
Formulario de solicitud
Evaluaciones
Acreditaciones
Resoluciones de funcionamiento
7 5 O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan y se conservan aquellos
que lo ameriten.
H5.10-UTAL -033 SERVICIOS
H5.10-UTAL -033.1
Docencia
Solicitud de insumos para
practicas
2 - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
de gestión, se eliminan por carecer de valores
secundarios
H5.10-UTAL -033.2 Investigación
Solicitudes
Comunicaciones
Préstamo de laboratorios y
equipos
2 - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
de gestión, se eliminan por carecer de valores
secundarios
H5.10-UTAL -033.3 Extensión
Resultados de análisis
Certificaciones
2 O
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
de gestión, se eliminan por carecer de valores
secundarios. Resolución 16078 INVIMA.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
243
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5 .2-DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5.-FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.2-DDSI -001 ACTAS
H5.2-DDSI -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H5.2-DDSI -003 INFORMES
H5.2-DDSI -003.1
H5.2-DDSI -003.2
H5.2-DDSI -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H5.2-DDSI -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H5.2-DDSI -036 PROGRAMAS
H5.2-DDSI -036.1
H5.2-DDSI -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
244
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.5 - PROGRAMA INGENIERÍA DE ALIMENTOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5-FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.5 -PINA-001 ACTAS
H5.5 -PINA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.5 -PINA -003 INFORMES
H5.5 -PINA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.5 -PINA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.5 -PINA -020 PROCESOS
245
H5.5 -PINA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
246
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.6-INGENIERÍA DE SISTEMAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5-FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.6-PISI -001 ACTAS
H5.6-PISI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.6-PISI -003 INFORMES
H5.6-PISI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.6-PISI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.6-PISI -020 PROCESOS
247
H5.6-PISI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
248
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.7-PROGRAMA TECNOLOGÍA EN HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.7-PTHS -001 ACTAS
H5.7-PTHS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.7-PTHS -003 INFORMES
H5.7-PTHS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.7-PTHS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.7-PTHS -020 PROCESOS
249
H5.7-PTHS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
250
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.8-PROGRAMA TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.8-PTLO-001 ACTAS
H5.8-PTLO -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.8-PTLO -003 INFORMES
H5.8-PTLO -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.8-PTLO -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.8-PTLO -020 PROCESOS
251
H5.8-PTLO -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
252
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.9- PROGRAMA TECNOLOGÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5-FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.9-PTSI-001 ACTAS
H5.9-PTSI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.9-PTSI -003 INFORMES
H5.9-PTSI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.9-PTSI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.9-PTSI -020 PROCESOS
253
H5.9-PTSI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
254
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.12- MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE ALIMENTOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE INGENIERÍAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.12-MEIA-001 ACTAS
H5.12-MEIA -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.12-MEIA -003 INFORMES
H5.12-MEIA -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.12-MEIA -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
255
H5.12-MEIA -020 PROCESOS
H5.12-MEIA -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
256
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.13- MAESTRÍA EN INGENIERÍA COMPUTACIONAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE NGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.13-MEIC-001 ACTAS
H5.13-MEIC -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.13-MEIC -003 INFORMES
H5.13-MEIC -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.13-MEIC -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.13-MEIC -020 PROCESOS
257
H5.13-MEIC -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
258
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H5.14- ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO AGROINDUSTRIAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H5- FACULTAD DE INGENIERIAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H5.14-EDAG-001 ACTAS
H5.14-EDAG -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H5.14-EDAG -003 INFORMES
H5.14-EDAG -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H5.14-EDAG -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H5.14-EDAG -020 PROCESOS
259
H5.14-EDAG -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
260
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.0 - DECANATURA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.0-DECA -001 ACTAS
H6.0-DECA -001.1
Actas del Consejo de Facultad
Citación
Comunicaciones
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.0-DECA -002 RESOLUCIONES
H6.0-DECA -002.1
H6.0-DECA -002.2
Resoluciones de Decanatura
Grados
Comisiones de servicio
Resoluciones Consejo Facultad
2 años - O X X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.0-DECA -003 INFORMES
H6.0-DECA -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.0-DECA -013 PLANES
H6.0-DECA -013.1
H6.0-DECA -013.2
De Acción
De desarrollo 5 años 10 años C X X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
261
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.1 -DEPARTAMENTO DE SALUD PÚBLICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.1-DDSP -001 ACTAS
H6.1-DDSP -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.1-DDSP -003 INFORMES
H6.1-DDSP -003.1
H6.1-DDSP -003.2
H6.1-DDSP -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.1-DDSP -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.1-DDSP -036 PROGRAMAS
H6.1-DDSP -036.1
H6.1-DDSP -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
262
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.3 -DEPARTAMENTO MATERNO INFANTIL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.3-DMIN -001 ACTAS
H6.3-DMIN -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.3-DMIN -003 INFORMES
H6.3-DMIN -003.1
H6.3-DMIN -003.2
H6.3-DMIN -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.3-DMIN -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.3-DMIN -036 PROGRAMAS
H6.3-DMIN -036.1
H6.3-DMIN -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
263
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.4- DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS PARA LA SALUD
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.4-DCBS -001 ACTAS
H6.4-DCBS -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.4-DCBS -003 INFORMES
H6.4-DCBS -003.1
H6.4-DCBS -003.2
H6.4-DCBS -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.4-DCBS -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.4-DCBS -036 PROGRAMAS
H6.4-DCBS -036.1
H6.4-DCBS -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
264
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.5-DEPARTAMENTO DE ACCIÓN FÍSICA HUMANA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.5-DDAF-001 ACTAS
H6.5-DDAF -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios y
se microfilman para su conservación.
H6.5-DDAF -003 INFORMES
H6.5-DDAF -003.1
H6.5-DDAF -003.2
H6.5-DDAF -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.5-DDAF -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se eliminan
una vez cumplan el tiempo de retención por
agotar sus valores primarios y los anexos una
vez cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se eliminan.
H6.5-DDAF -036 PROGRAMAS
H6.5-DDAF -036.1
H6.5-DDAF -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
265
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.6-DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL Y COMPORTAMIENTO HUMANO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.6-DSMC -001 ACTAS
H6.6-DSMC -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.6-DSMC -003 INFORMES
H6.6-DSMC -003.1
H6.6-DSMC -003.2
H6.6-DSMC -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.6-DSMC -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.6-DSMC -036 PROGRAMAS
H6.6-DSMC -036.1
H6.6-DSMC -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
266
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.7-DEPARTAMENTO DE BÁSICO CLÍNICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.7-DBCL -001 ACTAS
H6.7-DBCL -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.7-DBCL -003 INFORMES
H6.7-DBCL -003.1
H6.7-DBCL -003.2
H6.7-DBCL -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.7-DBCL -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.7-DBCL -036 PROGRAMAS ACADÉMICOS (PIIA)
H6.7-DBCL -036.1
H6.7-DBCL -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
267
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.8-DEPARTAMENTO CLÍNICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.8-DCLI -001 ACTAS
H6.8-DCLI -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.8-DCLI -003 INFORMES
H6.8-DCLI -003.1
H6.8-DCLI -003.2
H6.8-DCLI -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.8-DCLI -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.8-DCLI -036 PROGRAMAS
H6.8-DCLI -036.1
H6.8-DCLI -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
268
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.9-DEPARTAMENTO QUIRÚRGICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.9-DQUI -001 ACTAS
H6.9-DQUI -001.1
Actas del Departamento
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico
por mantener vigentes los valores secundarios
y se microfilman para su conservación.
H6.9-DQUI -003 INFORMES
H6.9-DQUI -003.1
H6.9-DQUI -003.2
H6.9-DQUI -003.3
Informes de Gestión
Plan de Desarrollo Departamento (PADE)
Plan de Acción 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
H6.9-DQUI -026 LABOR ACADÉMICA DEL
DEPARTAMENTO
Solicitud Docentes
Modificaciones de labor
Justificación labor académica
Consolidado
Contratación docentes 2 años 5 años O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema, se conservan en el servidor migrando
la información cuando se requiera y se
eliminan una vez cumplan el tiempo de
retención por agotar sus valores primarios y los
anexos una vez cumplidos los tiempos de
retención en el archivo central, se eliminan.
H6.9-DQUI -036 PROGRAMAS
H6.9-DQUI -036.1
H6.9-DQUI -036.2
Académicos (PIIA) Pregrado
Plan de Estudio
Académicos (PIIA) Posgrado
Plan de Estudio
- - O X
Registros electrónicos administrados en el
sistema Académico (SIA), se conservan en el
servidor migrando la información cuando se
requiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
269
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.12 - PROGRAMA EDUCACIÓN BÁSICA CON ÉNFASIS EN EDUCACIÓN FISICA, RECREACIÓN Y DEPORTES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.12-PEBE-001 ACTAS
H6.12-PEBE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.12-PEBE -003 INFORMES
H6.12-PEBE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.12-PEBE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.12-PEBE -020 PROCESOS
270
H6.12-PEBE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
271
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.13- PROGRMA DE ENFERMERÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.13-PDEN-001 ACTAS
H6.13-PDEN -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.13-PDEN -003 INFORMES
H6.13-PDEN -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.13-PDEN -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.13-PDEN -020 PROCESOS
272
H6.13-PDEN -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
273
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.14-PROGRMA DE MEDICINA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.14-PDME-001 ACTAS
H6.14-PDME -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.14-PDME -003 INFORMES
H6.14-PDME -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.14-PDME -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.14-PDME -020 PROCESOS
274
H6.14-PDME -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
275
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.15-PROGRAMA TECNOLOGÍA REGENCIA EN FARMACIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.15-PTRF-001 ACTAS
H6.15-PTRF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.15-PTRF -003 INFORMES
H6.15-PTRF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.15-PTRF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.15-PTRF -020 PROCESOS
276
H6.15-PTRF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
277
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.19- DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.19-DIPO-001 ACTAS
H6.19-DIPO -001.1
Actas del Comisión de Investigaciones
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.19-DIPO -040 CONVOCATORIAS DE POSGRADOS
• Comunicaciones
• Solicitudes de apertura
• Resolución aprobación apertura
• Solicitudes
• Copia contrato publicidad
• Resultado prueba conocimiento
• Lista de admitidos
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, por carecer de valores
secundarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
278
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.21 -INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN SALUD
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.21-IINS-001 ACTAS
H6.21-IINS -001.1 Actas del Comité Científico
2 20 O X X
Se conservan en el Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman
H6.21-IINS -003 INFORMES
H6.21-IINS -003.1
H6.21-IINS -003.2
Informes de Gestión
Informes a entidades externas 2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
H6.21-IINS -036 PROGRAMAS
H6.21-IINS -036.1
H6.21-IINS -036.2
Investigación
Extensión
Solicitud
Cotización
Orden de servicio
Factura
Acta de liquidación
Recibo a satisfacción
2 10 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la Oficina financiera.
H6.21-IINS -054 PRÁCTICAS Y SERVICIOS
H6.21-IINS -054.1
H6.21-IINS -054.2
H6.21-IINS -054.3
Docencia
Investigación
Extensión
2 10 C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
279
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.22-DOCTORADO EN CIENCIAS BIOMEDICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.22-DECB-001 ACTAS
H6.22-DECB -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.22-DECB -003 INFORMES
H6.22-DECB -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.22-DECB -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.22-DECB -020 PROCESOS
280
H6.22-DECB -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
281
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.25 -MAESTRÍA EN SALUD PUBLICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.25-MESP-001 ACTAS
H6.25-MESP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.25-MESP -003 INFORMES
H6.25-MESP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.25-MESP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
282
H6.25-MESP -020 PROCESOS
H6.25-MESP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
283
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.26- MAESTRIA EN CIENCIAS BIOMEDICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.26-MECB-001 ACTAS
H6.26-MECB -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.26-MECB -003 INFORMES
H6.26-MECB -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.26-MECB -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años
- C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.26-MECB -020 PROCESOS
284
H6.26-MECB -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
285
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.27-MAESTRIA EN ECOLOGÍA HUMANA Y SABERES AMBIENTALES
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PAR A LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.27-MEHS-001 ACTAS
H6.27-MEHS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.27-MEHS -003 INFORMES
H6.27-MEHS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.27-MEHS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
286
H6.27-MEHS -020 PROCESOS
H6.27-MEHS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
287
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.28-MAESTRÍA EN GERONTOLOGÍA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.28-MEGE -001 ACTAS
H6.28-MEGE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.28-MEGE -003 INFORMES
H6.28-MEGE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.28-MEGE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
288
H6.28-MEGE -020 PROCESOS
H6.28-MEGE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
289
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.31 - ESPECIALIZACION EN ANESTESIOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.31-EEAN-001 ACTAS
H6.31-EEAN -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.31-EEAN -003 INFORMES
H6.31-EEAN -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.31-EEAN -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
290
H6.31-EEAN -020 PROCESOS
H6.31-EEAN -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
291
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.32- ESPECIALIZACION EN CUIDADO CRÍTICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.32-EECC -001 ACTAS
H6.32-EECC -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.32-EECC -003 INFORMES
H6.32-EECC -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.32-EECC -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.32-EECC -020 PROCESOS
292
H6.32-EECC -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
293
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.33-ESPECIALIZACION EN CIRUGIA GENERAL
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.33-EECG -001 ACTAS
H6.33-EECG -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.33-EECG -003 INFORMES
H6.33-EECG -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.33-EECG -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.33-EECG -020 PROCESOS
294
H6.33-EECG -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
295
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.34- ESPECIALIZACION EN CIRUGIA PEDIATRICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.34-EECP -001 ACTAS
H6.34-EECP -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.34-EECP -003 INFORMES
H6.34-EECP -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.34-EECP -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.34-EECP -020 PROCESOS
296
H6.34-EECP -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
297
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.35-ESPECIALIZACION EN DERMATOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.35-EEDE -001 ACTAS
H6.35-EEDE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.35-EEDE -003 INFORMES
H6.35-EEDE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.35-EEDE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.35-EEDE -020 PROCESOS
298
H6.35-EEDE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
299
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.36 .ESPECIALIZACION EN GASTROENTEROLOGIA CLINICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.36-EEGC -001 ACTAS
H6.36-EEGC -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.36-EEGC -003 INFORMES
H6.36-EEGC -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.36-EEGC -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.36-EEGC -020 PROCESOS
300
H6.36-EEGC -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
301
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.37-ESPECIALIZACION EN GERIATRIA CLINICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.37-EEGC -001 ACTAS
H6.37-EEGC -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.37-EEGC -003 INFORMES
H6.37-EEGC -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.37-EEGC -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.37-EEGC -020 PROCESOS
302
H6.37-EEGC -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
303
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.38-ESPECIALIZACION GINECO- OBSTETRICIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.38-EEGO -001 ACTAS
H6.38-EEGO -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.38-EEGO -003 INFORMES
H6.38-EEGO -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.38-EEGO -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
304
H6.38-EEGO -020 PROCESOS
H6.38-EEGO -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
305
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.39-ESPECIALIZACION GASTROENTEROLOGIA CLINICA QUIRURGICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.39-EGCQ -001 ACTAS
H6.39-EGCQ -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.39-EGCQ -003 INFORMES
H6.39-EGCQ -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.39-EGCQ -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.39-EGCQ -020 PROCESOS
306
H6.39-EGCQ -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
307
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.40- ESPECIALIZACIÓN MEDICINA INTERNA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.40-EEMI-001 ACTAS
H6.40-EEMI -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.40-EEMI -003 INFORMES
H6.40-EEMI -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.40-EEMI -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
308
H6.40-EEMI -020 PROCESOS
H6.40-EEMI -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
309
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.41- ESPECIALIZACION EN OFTALMOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.41-EEOF-001 ACTAS
H6.41-EEOF -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.41-EEOF -003 INFORMES
H6.41-EEOF -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.41-EEOF -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
310
H6.41-EEOF -020 PROCESOS
H6.41-EEOF -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
311
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.42- ESPECIALIZACION EN PEDIATRIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.42-EEPE-001 ACTAS
H6.42-EEPE -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.42-EEPE -003 INFORMES
H6.42-EEPE -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.42-EEPE -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
312
H6.42-EEPE -020 PROCESOS
H6.42-EEPE -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
313
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.43- ESPECIALIZACION EN PROMOCION DE LA SALUD
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.43-EEPS -001 ACTAS
H6.43-EEPS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.43-EEPS -003 INFORMES
H6.44-EEPS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.43-EEPS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.43-EEPS -020 PROCESOS
314
H6.43-EEPS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
315
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.44- ESPECIALIZACION EN PSIQUIATRIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6- FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.44-EEPS-001 ACTAS
H6.44-EEPS -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.44-EEPS -003 INFORMES
H6.44-EEPS -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.44-EEPS -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
316
H6.44-EEPS -020 PROCESOS
H6.44-EEPS -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
317
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H6.45- ESPECIALIZACION EN MEDICINA DE URGENCIAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: H6-FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y
TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H6.45- EEMU-001 ACTAS
H6.45- EEMU -001.1
Actas del Comité de Currículo
Citación
Comunicaciones
2 años - O X
X X
Se digitalizan en el archivo de Gestión para su
consulta y una vez cumplidos los tiempos de
retención, se transfieren al Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman para su conservación.
H6.45- EEMU -003 INFORMES
H6.45- EEMU -003.1 Informes de gestión 2 años 5 años O X
X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H6.45- EEMU -070 REGISTROS DE ESTUDIANTES
• Reingresos
• Matrículas extemporáneas
• Corrección de notas
• Reporte extemporáneo de notas
• Validaciones
• Homologaciones
• Adiciones de asignaturas
• Cancelaciones de asignaturas
• Transferencias
• Certificados y constancias
6 años - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la unidad productora.
H6.45- EEMU -020 PROCESOS
318
H6.45- EEMU -020.1
Disciplinarios a estudiantes
Denuncia u oficio
Auto de pruebas
Auto de apertura investigativa
Citación
Formulación de cargos
Pruebas
Recursos de apelación
Fallo de primera y/o segunda
instancia
2 años 10 años O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se selecciona y se conservan aquellos
expedientes teniendo en cuenta el Artículo 83 del
Código de Procedimiento Penal, Artículo 14 de la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
En todo caso no podrán eliminarse aquellos
expedientes frente a los cuales las decisiones
hayan sido objeto de demanda contencioso o
laboral y no se haya proferido fallo ejecutoriado.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
319
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H7- OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
CÓDIGO DEPENDENCIA: H- VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H7-OARA-001 ACTAS
H7-OARA -001.1
H7-OARA -001.2
Actas de admisiones
Actas de eliminación de diplomas
2 años 3 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el Archivo
Central, se eliminan por carecer de valores
secundarios.
H7-OARA -003 INFORMES
H7-OARA -003.1
H7-OARA -003.2
H7-OARA -003.3
H7-OARA -003.4
Informes de gestión Admisiones
Cupos y grupos
Gestión de certificados
Pines a grupos especiales (afro descendientes e
indígenas)
2 años
5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
H7-OARA -003.5 Informes de graduados instituciones externas
3 años
O
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores primarios
H7-OARA -038 HISTORIAS ACADÉMICAS
H7-OARA -038.1
Historias académicas de graduados
Formato de actualización de datos
Plan de estudios
Acta de sustentación de trabajo de
grado (cuando aplique)
Resolución de Judicatura (estudiantes
de derecho)
Notas
Acta de grado del título obtenido
Sanciones disciplinarias
Notas movilidad saliente
5 años
50 años
O
X
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se digitalizan para consulta ,se microfilman
y se transfieren al archivo central para su
conservación
H7-OARA -038.2
Historias académicas de estudiantes activos
(Con ingreso hasta el 2013-1)
Formato de actualización de datos
Documento de identidad
Registro civil de nacimiento con
parentesco
Acta de grado de bachiller
Documentos de reserva de cupo (paz y
5
-
o/c
X
X
X
Una vez graduado o retirado se seleccionan las notas
320
salvo, formato de solicitud de reserva
de cupo y carnet)
Solicitud de apoyo económico
Estudio Socioeconómico
Documentos de movilidad académica
saliente
Aceptación reingresos
Plan de estudios
Resolución de Judicatura (estudiantes
de derecho)
Notas
Sanciones disciplinarias
del semestre, documentos de movilidad saliente,
aceptación de reingreso, plan de estudios, resolución
de judicatura y sanciones disciplinarias para
completar la serie de Historias académicas
graduados. Los demás tipos documentales una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo de
gestión se eliminan por agotar sus valores primarios.
H7-OARA -038.3
Historias académicas de estudiantes activos
(Con ingreso después del 2013-II)
Formato de actualización de datos
Documento de identidad
Registro civil de nacimiento con
parentesco
Acta de grado de bachiller
Documentos de reserva de cupo (paz y
salvo, formato de solicitud de reserva
de cupo y carnet)
Registro civil de nacimiento hermanos
y /o hijos
Facturas servicios públicos
Certificado de ingresos y retenciones
documentos de identidad benefactores
Certificado eps
Certificado de defunción
Certificado de vecindad
Certificado de pago de pensión
Resumen de liquidación de matricula
Solicitud de apoyo económico
Estudio Socioeconómico
Aceptación reingresos
_______________________________________
Plan de estudios
Resolución de Judicatura (estudiantes
de derecho)
Notas
Sanciones disciplinarias
_______________________________________
Notas del semestre movilidad
académica saliente
2
-
C
X
Una vez graduado o retirado se seleccionan las
notas, plan de estudios, resolución de judicatura y
sanciones disciplinarias para completar la serie de
Historias académicas graduados. Los demás tipos
documentales una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión se eliminan por
agotar sus valores primarios
Registros electrónicos administrados en el sistema
SIA, se conservan en el servidor migrando la
información cuando se requiera y se eliminan una
vez cumplan el tiempo de retención por agotar sus
valores primar
_________________________________________
Una vez graduado o retirado el estudiante se
seleccionan para completar la serie historias
académicas de graduado o retirado, para su
conservación (según sea el caso)
________________________________________
Una vez graduado o retirado el estudiante se
seleccionan para completar la serie historias
académicas de graduado o retirado, para su
conservación (según sea el caso)
321
H7-OARA -038.4
H7-OARA -038.5
H7-OARA -038.6
Formato compromiso de conducta
movilidad académica saliente
Copia oficio aceptación movilidad
saliente
Certificado de registro académico que
estuvo en otro país
Historias académicas de estudiantes en
movilidad académica entrante
Formato para el registro aspirantes
estudiantes especiales o en movilidad
académica entrante
Formato para solicitud de movilidad
entrante para estudiantes
Copia del oficio de aceptación
Copia pasaporte
recibo de pago cancelado, solicitud
_______________________________________
Historias académicas de estudiantes retirados
Formato de inscripción
Resumen notas
Plan de estudio
Historia transaccional
_______________________________________
Historias académicas de estudiantes especiales
Formato SIG
Copia recibo de pago
Notas
5
5
5
50
50
50
O
O
O
X
X
X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se digitalizan para consulta y se transfieren
al archivo central para su conservación
__________________________________________
___
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo de
gestión, se digitalizan y se microfilman únicamente
las notas y el oficio de aceptación, para consulta y
se transfieren al archivo central para su conservación
H7-OARA -039 REGISTRO DE PROCESOS
ACADÉMICOS
H7-OARA -039-1
H7-OARA -039-2
Reporte extemporáneo de notas
Eliminación nota
Adición nota
Cambio nota
Registro de títulos
Lista de graduados
2
2
50
50
O
O
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se transfieren al archivo central para su
conservación
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se transfieren al archivo central para su
conservación
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
322
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H8-OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA
CÓDIGO DEPENDENCIA: H- VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H8-OECA-001 ACTAS
H8-OECA -001.1 Actas Comité SIAC
2 años 10 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se seleccionan, microfilman y
eliminan.
H8-OECA -037 PROCESOS DE CALIDAD
H8-OECA -037.1
H8-OECA -037.2
Programas
Estudio viabilidad para la
creación y extensión de
programas.
Comentarios al informe de pares
externos para acreditación de
programas.
Oficio para acreditación y re
acreditación de programas.
Institucional.
Agenda de visita de pares
externos para re acreditación
institucional.
Informe de autoevaluación para
re acreditación institucional.
Plan de mejoramiento
institucional.
Ponderación de factores.
Respuesta del CNA para iniciar
la renovación de la acreditación
institucional.
5 años 10 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se seleccionan, microfilman y
eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
323
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: H9- OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
CÓDIGO DEPENDENCIA: H- VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
H9-OEAV-001 ACTAS
H9-OEAV -001.1 Acta Comité Central
Anexos 3 años 20 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
H9-OEAV -003 INFORMES
H9-OEAV -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
324
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: I-VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: I-VIPO
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
I-VIPO-003 INFORMES
I-VIPO -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
I-VIPO -012 PROYECTOS
I-VIPO -012.1 Jóvenes Investigadores Colciencias.
Documentos personales
Propuesta
Resolución
Acta de iniciación de la beca
Formato recibo de satisfacción
Informe final l proyecto
Informe financiero
2 años 15 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se seleccionan aquellos que lo ameriten, se
microfilman y eliminan
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
325
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: I0 - OFICINA DE POSGRADOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: I- VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
I0-ODPO-001 ACTAS
I0-ODPO -001.1 Actas Comisión Central.
Citación
Comunicaciones 2 años 20 O X X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se transfieren al Archivo
Histórico para su conservación por mantener
vigentes los valores secundarios
I0-ODPO -040 CONVOCATORIAS DE
POSGRADOS
Convocatoria
Documentos aspirantes
Acta resultado
2 años 6 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central se eliminan por agotar sus
valores primarios
I0-ODPO -036 PROGRAMAS
Oficio consejo facultad
Autoevaluación
Plan de mejoramiento
Presupuesto
Registro programa
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
I0-ODPO -002 RESOLUCIONES
I0-ODPO -002-1 Resoluciones de Vicerrectoría de
investigaciones y posgrados. 2 años 20 O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se transfieren al Archivo
Histórico para su conservación por mantener
vigentes los valores secundarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
326
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: I1 - OFICINA DE INVESTIGACIONES
CÓDIGO DEPENDENCIA: I- VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
I1-OINV-025 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Proyecto
Ficha técnica
Compromiso
Propiedad intelectual
Aval consejo de facultad
Aprobación
Evaluación
Oficio inscripción
Informe final
2 años 15 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se seleccionan microfilman y eliminan.
I1-OINV -041 GRUPOS DE INVESTIGACIÓN
Solicitud grupo
Aprobación
Compromisos
2 años 10 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central se eliminan por agotar sus valores primarios
I1-OINV -042 CONVOCATORIAS DE
INVESTIGACIONES
Convocatoria
Evaluación
Aprobación
2 años 6 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central se eliminan por agotar sus valores primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
327
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: I2 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES EN ESTRATIGRAFIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: I- VICERRECTORIA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
I2-IINE-001 ACTAS
I2-IINE 001.1
Actas del Comité Científico
2 20 O X X
Se conservan en el Archivo Histórico por
mantener vigentes los valores secundarios y se
microfilman
I2-IINE -003 INFORMES
I2-IINE - 003.1
I2-IINE -003.2
Informes de Gestión
Informes a entidades externas 2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, microfilman y eliminan.
I2-IINE -036 PROGRAMAS
I2-IINE -036.1
I2-IINE 036.2
Investigación
Extensión
Solicitud
Cotización
Orden de servicio
Factura
Acta de liquidación
Recibo a satisfacción
2
- C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan
en la Oficina financiera.
I2-IINE -054 PRÁCTICAS Y SERVICIOS
I2-IINE -054.1
I2-IINE -054.2
I2-IINE -054.3
Docencia
Investigación
Extensión
3 - C X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión, se eliminan por agotar sus valores
primarios
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
328
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO DEPENDENCIA: J
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J-VPUN-001 ACTAS
J-VPUN -001.1
J-VPUN -001.2
Actas del Comité Editorial
Actas de la comisión central de proyección
2 años 15 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se seleccionan microfilman y eliminan.
J-VPUN -002 RESOLUCIONES
J-VPUN -002.1 Resoluciones de Vicerrectoría de proyección
universitaria
2 años 20 O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se transfieren al Archivo Histórico para su
conservación por mantener vigentes los valores
secundarios
J-VPUN -003 INFORMES
J-VPUN -003.1
Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
J-VPUN -043 PROYECTOS DE PROYECCION
• Proyecto
• Convocatoria
• Contrato o Convenio
• Informe
2 años 15 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se seleccionan microfilman y eliminan.
J-VPUN -027 ORDENACIÓN DEL GASTO
• Cotización
• CDP
• Resolución
• Contrato
• Póliza
• Entrada a Almacén
• Evaluación Técnica y Financiera
• Acta de Inicio
• Acta de Recibo a Satisfacción
• Acta de Liquidación
2 años - O X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de
gestión se eliminan, porque los originales reposan en
la Oficina de Gestión Financiera
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
329
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J1- EGRESADOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: J- VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J1-ODEG-001 ACTAS
J1-ODEG -001.1
Actas asamblea Egresados
Citación
Comunicaciones.
Asistencia
Actas Comisión Asesora de Egresados
Citación
Comunicaciones.
Asistencia
2 años 20 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
J1-ODEG -003 INFORMES
J1-ODEG -003.1 Informes de Gestión
2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y
eliminan.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
330
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J2 - UNIDAD DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS Y MERCADEO
CÓDIGO DEPENDENCIA: J-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J2-SUME-003 INFORMES
J2-SUME -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
J2-SUME -046 ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN
J2-SUME -046-1
J2-SUME -046-2
J2-SUME -046-
J2-SUME -046-4
J2-SUME -046-5
Difusión educación continuada
Eventos, talleres y cursos
Feria universidades
Ofertas colegios académicos.
Planes de mercado y medios.
Portafolio de servicio.
Respuesta a la demanda de
servicios.
Propuesta estudio de mercado.
Educación continuada.
2 años 5 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
331
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J3- CENTRO DE MUSEOS
CÓDIGO DEPENDENCIA: J- VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J3-CMUS-003 INFORMES
J3-CMUS -003.1 Informes de Gestión 2 años 5 años O X X X
Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
J3-CMUS -050 ACTIVIDADES CULTURALES
Seminarios
Publicidad
Conversatorios 1 año 5 años C X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
J3-CMUS -051 COLECCIONES PATRIMONIALES
Inventario colección
10 años - O X
Registros electrónicos administrados en el
aplicativo por su valor administrativo se conservan
y actualizan en el archivo de gestión
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
332
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J4- EMPRENDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA: J- VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J4-EMPR-047 INTERACCIÓN CON EL ENTORNO
J4-EMPR -047.1
J4-EMPR -047.2
J4-EMPR -047.3
Institucional
Propuesta.
Acta.
Informe.
Emprendedores – Semillero
Acta reunión
Informes
Eventos.
Listados
Propuesta
Memorias
2 años 5 años O X X X Cumplidos los tiempos de retención en archivo
central, se seleccionan, se microfilman y eliminan.
J4-EMPR -049 ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO
J4-EMPR -049.1
J4-EMPR -049.2
Convocatoria UCALDAS emprende.
Convocatoria
Inscripción
Formato de asesoría
Concurso de emprendimiento.
Convocatoria
Inscripción
Listado asistencia
Evaluaciones
Acta de premiación
3 años 7 años O X
Cumplidos los tiempos de retención en el archivo
central, se eliminan por agotar sus valores
primarios.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia
333
UNIVERSIDAD DE CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: J5- CONVENIOS PRACTICAS ACADÉMICAS
CÓDIGO DEPENDENCIA: J- VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGÍA
RETENCIÓN O/C
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL CT E D M S
J5-CPAC-018 CONVENIOS
J5-CPAC -018.1
J5-CPAC -018.2
Convenios de Prácticas.
Solicitud del director del programa o coordinador
de prácticas
Solicitud o autorización de la entidad pública o
privada o dependencia de la universidad de
caldas.
Certificado de existencia y representación legal
de la empresa o entidad pública.
Fotocopia de la cedula y acta de posesión.
Si compromete recursos financiero entidad
pública: CDP.
Minuta de convenio o carta de compromiso.
Copias entidad pública o empresa, programa y
convenios.
Informes.
Convenios docencia - servicio.
Solicitud del director del programa o coordinador
de prácticas
Solicitud o autorización de la entidad pública o
privada o dependencia de la universidad de
caldas.
Certificado de existencia y representación legal
de la empresa o entidad pública.
Fotocopia de la cedula y acta de posesión.
Si compromete recursos financiero entidad
pública: CDP.
Minuta de convenio o carta de compromiso.
Copias entidad pública o empresa, programa y
convenios.
Informes.
2 años
5 años
10 años
20 años
O X
Cumplidos los tiempos de retención en el
archivo central, se eliminan por agotar sus
valores primarios.
CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación D: Digitalización M: Microfilmación u otros S: Selección O: Original C: Copia---------------------