, J •• "@ Unidad P9fC la Atención TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL Código: 710,14,15-4: •• y Re~ Integral Versión: 01

a las Víctimas PROCESO GESTION DOCUMENTAL Fecha de Aprobación: 1810612014

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE TRD Pág 1 de 1

ÁREA PRODUCTORA:

CÓDIGO ÁREA:

DIRECCION DE GESTION INTERINSTITUCIONAL

200

HOJA No:

VERSION

1 DE: 2

2 FECHA: 23/09/2014

Tradición RETENCION" Oís oostción Final

CÓDIGO SERIE. SUBSERIE - TIPOS DOCUMENTALES Documental Tipo deArchivo Archivo PROCEDIMIENTOSoporte CT E D S

O C D.E Gestión central200.90 INFORMES

200.90.26Infonnes ª 'ª B!!!!l!! Judicial sobre Estado de Cosas Esta subserie responde a lo enunciado con el numeral 5 del articulo 14 del

Inconstitucional Decreto 4802 de 2011, esta susbserie documental se conserva en su totalidad

Auto X X PIE 2 18 X X debido a su carácter informativo, legal y testimonial acerca de los procesosjudiciales encaminados a la asistencia, atención y reparación Integral a las

Convocatoria reunion preparatoria -. X PIE víctimas. Para efectos de consulta y preservación documental, se le aplicaráAnalisis del Auto X X PIE el proceso de digitalización acorde con los equivalentes funcionales delPlan de acción del Auto X PIE articulo 5 y 6 de la ley 527 de 1999 y los requerimientos del artículo 19 de laInsumos X PIE ley 594 de 2000.Informe X PIEAcuse de recibo X X PIE Para el proceso de conservación de documentos electrónicos, se realizará el

protocolo de migración digital de la subsene cada cinco (5) años dando iniciodesde los primeros cinco años de retención en el Archivo Central Esta laborde migración se realizará en colaboración con la Oficina de Tecnologias de laInformación de la Unidad, baJOel protocolo que se establezca para este fin.

Informes ª órganos de control sobre atención, asistencia ~ Se elimina la totalidad de la subserie por perder sus valores primarios una vez200,90.25 2 8 X cumple su tiempo de retención en el ArchiVO Central. La eliminación se

reparación integral a las victimas realizará mediante el proceso de picado y reciclaje de papel De la eliminación"Requerimiento X Papel se debe dejar constancia en Acta de eliminación, la cual debe ser suscrita por"Solicitud de información X X PIE el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia"Respuesta X Papel . respectiva, según lo establecido en el Acuerdo No 039 de 2002 expedido por

el Archivo General de la Nación.

220.160 PARTICIPACIONES EN REUNIONES Esta subsene responde a lo enunCIadocon el numera 15 del articulo 14 del"Invitación x x Decreto 4800 del 2011. "Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de

"Actas x x PIE la dependencia".

"Seguimiento x x Electrónico"Recomendaciones x x Electrónico Se elimina la totalidad de la subserie por perder sus valores pnmarios una vez

Electrónico cumple su tiempo de retención en el Archivo Central La eliminación se"Respuesta x x realizará mediante el proceso de picado y reciclaje de papel De la eliminación"Divulgación y socialización de guias a los CJT x x PIE se debe dejar constancia en Acta de eliminación, la cual debe ser suscrita por

el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependenciarespectiva, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido porel Archivo General de la Nación.

Fecha de Aprobación' 18/0612014

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Unidad ¡>gro lo Atencióny R"P.C!~ Integralo los V,dimos

ÁREA PRODUCTORA: D1RECCION DE GESTION INTERINSTITUCIONAL

Código:Versión:

710,14,15401

HOJA No: 2 DE: 2

CODIGO ÁREA: 200 VERSION .2. FECHA: 23/09/2014

200.196 ISOLlCITUDES, QUEJAS, RECLAMOS Y REQUERIMIENTOS.Solicitud de información.Solicitud de documentos•Respuesta.Traslado

x I X IEsta subserie responde a lo enunciado con el numera 21 del articulo 14 delDecreto 4802 del 2011. "Las demás inherentes a la naturaleza y funciones dela dependencia" especificamente para el tema de las soliCitudes del procesoconnacionales .

CÓDIGO SERIE ..SUBSERIE .. TIPOS DOCUMENTALESTradictófl

Documental Tipo de ArchivoSoporte

O C O.E Central10

Disposición Final

CTIElols PROCEDIMIENTO

El tiempo de retención en archivo central está acorde con lo estipulado en lavigencia de la Ley 1448 de 2011 (articulo 208) Dentro de esta senedocumental se incluyen todos los medios de comunicación que usa laciudadanía para efectuar sus solicitudes.

Se selecciona una muestra cualitativa del 10°A. por cada cinco años deproducción documental de derechos de petición que tengan relevancia juridicaa través del tiempo, es decir, que a partir de su trámite se originaron nuevoslineamientos sobre "a Atención y Reparación Integral a las Victimas, o quehayan sido origen de determinaciones en la Corte Suprema a nivel nacionaly/o internacional. A los documentos seleccionados (sea en soporte papel,audio ylo virtual) se les aplicará el proceso de Digitalización acorde con losequivalentes funCionales del articulo 4, 5 Y 6 de la Ley 527 de 1999 y losrequerimientos del articulo 19 de la Ley 594 de 2000 Para el proceso deconservación de documentos electrónicos, se realizará el protocolo demigración digital de la subsidie cada cinco (5) años dando inicio desde losprimeros cinco años de retención en el Archivo CentraL Esta labor demigración se realizará en colaboración con la Oficina de Tecnologias de laInformación de la Unidad, bajo el protocolo que se establezca para este fin.

La eliminación de los documentos que no hayan sido objeto de conservaciónpermanente debe hacerse por medio de picado y reciclaje del papeL De laEliminación se dejará constancia en Acta de Eliminación, la cual debe sersuscrita por el Presidente del Comrté de Archivo, el Jefe de Archivo y el de ladependencia respectiva, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002expedido por el Archivo General de la Nación.

CONVENCIONESMaria del Pilar Lopera Cruz

VO.Bo. Responsable del Grupo de Gestión Administrativa y Documentalo: Originalc:cop¡aO.E: Documento ElectrónicoCT:ConservaciónTotal

E: EliminaciónO: DigitalizaciónS.Selección'Enallos

Sara SandovnikVO.Bo. Responsable de la Secretaria General

Alba Garclaesponsable del jefe de la depedencia ~

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