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DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
557Encuesta para evaluar la
percepciónNativo Electrónico
84 Ficha Técnica Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
127 Publicación pagina web Nativo Electrónico
592Informe de resultados de la
encuestaNativo Electrónico
614Plan de comunicaciones
externaNativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
61
Copia acta de Comité
institucional de Desarrollo
Administrativo
Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
625 Publicación Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
649 Plan de comunicaciones interna Nativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
61
Copia acta de Comité
institucional de Desarrollo
Administrativo
Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
657 Publicación (Intranet) Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
708 Acta de reunión grupo primario Original Digitalizado Nativo Electrónico
565Evidencias Grupos Primarios e
ItinerantesOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
100 67 530
CARACTERIZACIÓN
DE USUARIOS,
GRUPOS DE
INTERES Y
CIUDADANIA EN
GENERAL
Caracterización 1 4 Nativo Electrónico 4 E
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia la gestión en la caracterización de
usuarios que se debe actualizar de acuerdo a
lo definido en el procedimiento.
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales.
Se debe aplicar el proceso de picado y
reciclaje de los documentos.
183 Estrategia Nativo Electrónico
61
Copia acta de Comité
institucional de Desarrollo
Administrativo
Nativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
625 Publicación Nativo Electrónico
256 Encuestas Nativo Electrónico
573Informe de evaluación de la
rendición de cuentasNativo Electrónico
524 Audiencia Pública Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
100. DIRECCIÓN GENERAL
100 14 22 INFORMES
Informe de
Percepción Grupos
de Interés
1 4 4
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su total porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
**Identificaciones de necesidades, desarrollo
de actividades del plan, Caracterización de
usuarios Atención al ciudadano
100 22 16 PLANES
Plan de
Comunicaciones
Internas
E
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia la gestión. Se establece eliminar ya
que no se constituye en información de
carácter dispositivo, de actividades y
misionales.
Se debe aplicar el proceso de picado y
reciclaje de los documentos.
100 22 15 PLANES
Plan de
Comunicaciones
Externas
1 9
E
Subserie documental de valor administrativo,
legal y técnico, evidencia de las acciones en
cuanto a rendición de cuentas.
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales.
Se debe aplicar el proceso de picado y
reciclaje de los documentos.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su total porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
**Identificaciones de necesidades, desarrollo
de actividades del plan, Caracterización de
usuarios Atención al ciudadano
100 68 2 ESTRATEGIASEstrategia de
Rendición de Cuentas1 4 4
1 9 9 CT
GD-F-10- V31 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
326 Acta de Reunión Nativo Electrónico
536 Citación a Comité Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Nativo Electrónico
536 Citación a Comité Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
460 Estudio Técnico Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico51 Manual de funciones* Nativo Electrónico529 Borrador de Decretos* Original Digitalizado Nativo Electrónico664 Copia de Decreto Final Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
Formulario Único Reporte de
Avance de la Gestión-FURAG
Comunicaciones
1 Acta Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
616 Plan Estratégico Institucional Nativo Electrónico
542 Copia Acta Consejo Directivo Nativo Electrónico
61
Copia acta de Comité
institucional de Desarrollo
Administrativo
Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Nativo Electrónico
176 Plan de acción Nativo Electrónico
613 Plan cuatrianual Nativo Electrónico
618 Planes operativos anuales Nativo Electrónico
625 Publicación**** Nativo Electrónico
643 Solicitud de Modificación Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
615Plan Estratégico de Defensa
JurídicaNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
101. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
101 1 19 ACTAS
Actas de Comité de
Buen gobierno y
ética
2
4 4 CT
una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta decisiones
administrativas y es parte del patrimonio
histórico, cultural e investigativo de la ANDJE.
101 1 30 ACTAS
Actas de Comité
Institucional de
Gestión y
Desempeño
1
8 8 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque contiene las decisiones
relacionadas con el particular
4 4 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su totalidad porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
101 14 3 INFORMES Informe de Gestión 1
18 18 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los cambios
organizacionales y es parte del patrimonio
101 10 5 ESTUDIOS
Estudios técnicos de
rediseño institucional
de la ANDJE
2
4 4 CT
una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia,
se conserva en su totalidad porque soportan
los avances de la ANDJE.
101 14 13 INFORMESInforme Consejo de
Ministro1
4 4 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su totalidad porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
101 14 5 INFORMESInforme de Rendición
de Cuentas1
4 4 E
Cumplido los tiempos en Archivo de Gestión,
se transfiere al Archivo Central para cumplir
el tiempo de conservación posteriormente se
elimina por carecer de valores
administrativos.
101 14 18 INFORMESInforme Memorias al
Congreso1
4 4 E
Cumplido los tiempos en Archivo de Gestión,
se transfiere al Archivo Central para cumplir
el tiempo de conservación posteriormente se
elimina por carecer de valores
administrativos.
101 14 16 INFORMES
Informe al Consejo
Nacional de Política
Fiscal-CONFIS
1
9 E
Cumplidos el tiempo de archivo de gestión se
elimina posteriormente porque la información
se en conserva en los planes de acción y
planes estratégicos de la entidad.
101 22 11 PLANESPlan Estratégico
Institucional
1 9 Nativo Electrónico101 14 19 56 INFORMES
Reporte FURAG -
Formulario Único
Reporte de Avance
de la Gestión
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su total porque soporta la
gestión misional de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su total porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
101 22 12 PLANESPlan Estratégico de
Defensa Jurídica1 9 9 CT
1 9 9 CT
GD-F-10- V32 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
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GESTION
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
112 Plan Nativo Electrónico
166 Seguimiento Nativo Electrónico
518Ficha Estadística Básica de
Información - EBINativo Electrónico
629Registro de solicitudes de
recursos de los proyectosNativo Electrónico
617Plan operativo anual de
inversionesNativo Electrónico
402Seguimiento a Proyectos de
inversión*Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
225 Proyectos de Inversión Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
25Anteproyecto de
presupuesto**Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
623Proyección del Marco de gasto
de mediano plazoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
101 58 1 531
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Caracterización de
ProcesosCaracterización de Proceso 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 2 249
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Guías Guía 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 3 173
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Instructivos Instructivos 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE 34 de 2013: Por medio de la
cual se designa al representante de la
Dirección ante los Sistemas de Control
Interno y de Gestión de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 22 13 PLANES
Plan anticorrupción y
atención al
ciudadano
1 9
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su totalidad porque soporta la
gestión de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
La documentación de Proyecto de Inversión
se Gestiona y Tramita en SUIFP
*La documentación se cargue o registra en
SPI
101 25 5 PRESUPUESTOAnteproyecto de
presupuesto**2 8 8
1 9 9 CT
9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
se conserva en su total porque soporta la
gestión misional de la Entidad y es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
101 25 4 PRESUPUESTOProyectos de
Inversión
8 E
Cumplido dos (2) años en el Archivo de
Gestión, se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años,
posteriormente se elimina por carecer de
valores administrativos.
E
Cumplido dos (2) años en el Archivo de
Gestión, se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años,
posteriormente se elimina por carecer de
valores administrativos.
** La documentación se registra en el SIIF (el
general) y en SUIFP (especifico a Inversión)
101 25 6 PRESUPUESTO
Proyección del Marco
de gasto de mediano
plazo
2 8
GD-F-10- V33 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
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GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
101 58 4 172
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Manuales Manuales 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 5 602
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Mapa de Procesos Mapa de Proceso 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 6 76
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Mapa de riesgos Mapa de riesgos 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 7 115
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Politicas Política 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 8 329
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Procedimientos Procedimientos 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 9 453
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Procesos Proceso 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
101 58 10 171
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
Protocolo Protocolos 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
648Modelo Gobierno de
InformaciónNativo Electrónico
101 62 1GOBIERNO DE
INFORMACIÓN
Modelo Gobierno de
InformaciónCT
Cumplido dos (2) año en el Archivo de
Gestión, se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de
conservación de ocho (8)
Se conserva totalmente por su impacto en los
procesos misionales de la Entidad.
2 8 8
GD-F-10- V34 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
712Acta de Instancia decisoria
gobierno de informaciónNativo Electrónico
23Análisis y evaluación de
capacitaciónNativo Electrónico
176 Plan de acción Nativo Electrónico
166 Seguimiento Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
101 64 1 172
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTIÓN
INSTITUCIONAL-
SIGI
Manual de Politicas
InstitucionalesManuales 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
En atención a NTCGP 1000:2009 y Resolución
Interna ANDJE Por medio de la cual se
designa al representante de la Dirección ante
los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de Calidad.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión. Se
realizaran back-up de estos documentos se
realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Nota: Se conserva la última versión vigente
en archivo de gestión. Y se transfiere copia
de cada versión al archivo central para
conservar , teniendo en cuenta el valor
histórico de esta Serie.
1 Acta Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
81 Evidencia Documental Nativo Electrónico
95 Informe de auditoria Nativo Electrónico
101Lista de chequeo y/o
verificación*Nativo Electrónico
252 Papeles de Trabajo Nativo Electrónico
253 Plan de Auditoria Nativo Electrónico
255 Evaluación del Auditor* Original Digitalizado Nativo Electrónico
5 Acta de cierre de auditoria* Nativo Electrónico
254 Seguimiento a la Auditoria Nativo Electrónico
95 Informe de auditoria Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
258 Programa Anual de auditoria Nativo Electrónico
256 Encuestas Nativo Electrónico
101 62 1GOBIERNO DE
INFORMACIÓN
Modelo Gobierno de
Información
102. OFICINA CONTROL INTERNO
102 1 18 ACTAS Actas de Reunión 1 4 4
8 8 CT
Cumplido en el Archivo de Gestión, se
transfiere al
Archivo Central para un tiempo de
conservación, posteriormente realizar
reprografía para la conservación permanente
de ambos soportes.
CT
Cumplido dos (2) año en el Archivo de
Gestión, se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de
conservación de ocho (8)
Se conserva totalmente por su impacto en los
procesos misionales de la Entidad.
101 63 1GOBIERNO EN
LINEA
Estrategia Gobierno
en Línea2
2 8 8
4 CT
Subserie documental se conserva en su
totalidad, porque soporta decisiones
administrativas del Comité.
SCI: Sistema de Control Interno
102 3 1 AUDITORIAS Auditoria Interna
E
Subserie documental de valor administrativo,
el desarrollo de reuniones en la dependencia,
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el AGN.
La eliminación se realiza a través del método
de picado.
102 1 22 ACTAS
Actas de Comité
Institucional del
Sistema de Control
Interno
1 4
E
Serie documental de valor administrativo,
evidencia de las acciones en cuanto el control
y seguimiento de las acciones objeto de
Auditoria.
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el AGN.
102 14 4 INFORMESInforme entes de
control1 9
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia de las acciones en cuanto el control
y seguimiento de las acciones objeto de
Auditoria.
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el AGN.
102 3 2 AUDITORIAS Auditoria Externas 1 9 9
1 9 9 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
102 22 1 PLANESPlan Anual de
Auditoria1 4 4
1 9 9 CT
9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
102 14 23 INFORMES Informe de Ley
4 E
Subserie de valor administrativo, una vez
cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su eliminación a través
del método de picado.
E
Subserie documental de valor administrativo,
legal y técnico, evidencia de la planeación
para el desarrollo de las Auditorias.
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales.
Se debe aplicar el proceso de picado y
reciclaje de los documentos.
102 54 EVALUACIÓN 1 4
GD-F-10- V35 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
90 Informe Nativo Electrónico
257 Análisis Consolidados Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
146 Solicitud de concepto Nativo Electrónico
639Solicitud concepto en materia
de contrataciónNativo Electrónico
57 Concepto Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
144 Solicitud Consulta Original Digitalizado Nativo Electrónico
134 Respuesta Consulta Original Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
71 Derecho de Petición Autoridad Original Digitalizado Nativo Electrónico
136Respuesta Derecho de Petición
AutoridadOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
70Derecho de Petición - Interés
General o ParticularOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
135Respuesta Derecho de Petición -
Interés General o ParticularOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 E
Subserie de valor administrativo, una vez
cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su eliminación a través
del método de picado.
102 65ACOMPAÑAMIENTO
Y ASESORIA
102 54 EVALUACIÓN 1 4
E
Subserie documental de valor administrativo,
el desarrollo de reuniones en la dependencia,
Se establece eliminar ya que no se constituye
en información de carácter dispositivo, de
actividades y misionales.
La eliminación se realiza a través del método
de picado.
103 5 7 CONCEPTOSConceptos internos
dependencias2
Subserie de valor administrativo, una vez
cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su eliminación a través
del método de picado.
103. OFICINA ASESORA JURÍDICA
103 1 18 ACTAS Actas de Reunión 1 4 4
1 4 4 E
4 4 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
103 14 3 INFORMES Informe de Gestión 1
8 8 CT
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina a través
del método de picado.
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 2PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Derecho de Petición -
Autoridad1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 1PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Consultas 1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 3PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Derecho de Petición -
Interés General o
Particular
1
GD-F-10- V36 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
610Petición de documentos o
informaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
632Respuesta Petición de
documentosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
610Petición de documentos o
informaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
632Respuesta Petición de
documentosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
626 Queja Original Digitalizado Nativo Electrónico
628 Reclamo Original Digitalizado Nativo Electrónico
634 Respuesta Queja Original Digitalizado Nativo Electrónico
635 Respuesta Reclamo Original Digitalizado Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
149Solicitud de documentos o
informes - CongresoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
650
Respuesta Solicitud
documentos o informes -
Congreso
Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
148 Solicitud de Información Original Digitalizado Nativo Electrónico
140Respuesta Solicitud de
InformaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
son las actuaciones que realiza la Agencia a
otras entidades.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 12PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
PQRDS-ANDJE 1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 14PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Queja o Reclamo
contra la Agencia.1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 13PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Petición de
documentos y/o de
Información
1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 16PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Solicitud de
Información -
Procurador General
de la Nación o
Defensor del Pueblo
1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 15PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Solicitud de
documentos o
informes - Congreso
1
GD-F-10- V37 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
612 Petición prioritaria Original Digitalizado Nativo Electrónico
633 Respuesta Petición prioritaria Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Nativo Electrónico
641Solicitud de aclaración,
corrección o complementaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 21 18 56
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Documentos
Informados Entes
Externos
Comunicaciones 1 4 Original Digitalizado Nativo Electrónico 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
627 Reclamaciones administrativas fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
537 Coadyuvancia Original Digitalizado Nativo Electrónico
548 Denuncia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
443 contestación Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
404 Impugnación Original Digitalizado Nativo Electrónico
525 Auto de desacato Original Digitalizado Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
611 Petición de insistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
644 Solicitud de revisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 memorial Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 16PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Solicitud de
Información -
Procurador General
de la Nación o
Defensor del Pueblo
1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
evidencia las actuaciones y acciones en los
procesos de demanda que realiza la Agencia.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
103 26 17 PROCESOSProcesos Agencia
Demandante1
4 4 S
Subserie documental de valor administrativo,
testimonio de la prueba del cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes que rigen
para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y Código
Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a
realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa.
Cumplidos sus valores primarios no desarrolla
valores secundarios.
103 21 17PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SOLICITUDES
Peticiones prioritarias 1
19 19 S
Subserie documental de valor Legal,
evidencia las actuaciones y
acciones en la defensa de los procesos de
acciones de tutela por
parte de la ANDJE. en concordancia con el
articulo 86 de la Constitución Política. Decreto
2591 de 1991, Decreto 1382 de
2000, Ley 1564 de 2012, Código General del
Proceso, el
Decreto Ley 4085 de 2011 articulo 15,
numeral 3 y el Código de
Procedimiento administrativo y de lo
Contencioso Administrativo,
y las normas que las modifiquen,
complementen o regulen.
cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia
(microfilm o digital), y se realiza una selección
sistemática de
acuerdo a la valoración cualitativa de los
mismos, teniendo en
cuenta el desarrollo de valores secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante
se elimina a través del método de picado.
103 26 18 PROCESOS
Proceso de Acción de
Tutela en contra de
la Agencia
1
GD-F-10- V38 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
69 Demanda fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
259 Desvinculación Original Digitalizado Nativo Electrónico
651 Solicitud de desvinculación Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
620 Providencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
22 Alegatos de conclusión Original Digitalizado Nativo Electrónico
334 Anexos Original Digitalizado Nativo Electrónico
267 Acta de audiencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
208 Auto admisorio Original Digitalizado Nativo Electrónico
620 Providencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
59 Contestación de la demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
337 Derecho de Petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
339 Respuesta derechos de petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
259 Desvinculación Original Digitalizado Nativo Electrónico
651 Solicitud de desvinculación
142 Traslado por no competencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
6 Acta de comité de conciliación Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
38 Certificaciones Nativo Electrónico
324 Convocatoria a sesión Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
640 Solicitud concepto previo Original Digitalizado Nativo Electrónico
210 Concepto Previo Original Digitalizado Nativo Electrónico
638Solicitud alcance a concepto
previoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
636Respuesta Solicitud alcance a
concepto previoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
248 Pronunciamiento Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie documental de valor Legal,
evidencia las actuaciones y
acciones en la defensa de los procesos de
acciones de tutela por
parte de la ANDJE. en concordancia con el
articulo 86 de la Constitución Política. Decreto
2591 de 1991, Decreto 1382 de
2000, Ley 1564 de 2012, Código General del
Proceso, el
Decreto Ley 4085 de 2011 articulo 15,
numeral 3 y el Código de
Procedimiento administrativo y de lo
Contencioso Administrativo,
y las normas que las modifiquen,
complementen o regulen.
cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia
(microfilm o digital), y se realiza una selección
sistemática de
acuerdo a la valoración cualitativa de los
mismos, teniendo en
cuenta el desarrollo de valores secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante
se elimina a través del método de picado.
103 26 19 PROCESOS
Proceso de Acción de
Tutela que vincula
Agencia
1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
evidencia las actuaciones y acciones en
procesos que vinculan a la ANDJE.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 26 21 PROCESOS
Procesos judiciales
que vincula a la
Agencia
1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
evidencia las actuaciones y acciones en la
defensa de los procesos.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 26 20 PROCESOS
Procesos judiciales
en contra de la
Agencia
1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 69 1EXTENSION DE
JURISPRUDENCIA
Extensión de
jurisprudencia en vía
administrativa
1
9 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque contienen las decisiones
relacionadas con los temas tratados en el
comite
103 49 4 COMITESComité de
Conciliación1
GD-F-10- V39 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial Original Digitalizado Nativo Electrónico
605 Memorial descorre traslado Original Digitalizado Nativo Electrónico
621 Providencia de decisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
620 Providencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
622 Providencia declara nulidad* Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
260 Solicitud de conciliación fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
84 Ficha técnica Original Digitalizado Nativo Electrónico
543Copia acta de comité de
conciliaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
38 Certificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
620 Providencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
259 Solicitud de desvinculación Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
642Solicitud de mediación,
negociación o transacciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
84 Ficha técnica Original Digitalizado Nativo Electrónico
543Copia acta de comité de
conciliaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
146 Solicitud de concepto Original Digitalizado Nativo Electrónico
541Concepto Proyectos de actos
administrativosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
652 Concepto Proyectos normativos Original Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
624Proyecto de acto administrativo
o normativosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
709Acuerdo o memorando de
entendimientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
57 Concepto Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado
63 Copia acto administrativo fotocopia Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
24 Antecedentes Original Digitalizado Nativo Electrónico
17 Acuerdo Original Digitalizado
167 Circulares Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 75 1
MECANISMOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
Conciliaciones
Prejudiciales1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 69 2EXTENSION DE
JURISPRUDENCIA
Extensión de
jurisprudencia en vía
judicial
1
8 8 CT
Subserie documental con valor secundario, el
cual una vez cumpla el tiempo de retención
en el Archivo e Gestión se transfiere al
Archivo Central, cumplido este tiempo se
microfilma
para la conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de carácter
histórico.
103 76 1
PROYECTO DE
ACTOS
ADMINISTRATIVOS
O NORMATIVOS
Concepto Proyectos
de actos
administrativos y
normativos
2
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
103 75 2
MECANISMOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
Mediación,
Negociación o
Transacción
1
8 8 CT
Subserie documental con valor secundario, el
cual una vez cumpla el tiempo de retención
en el Archivo e Gestión se transfiere al
Archivo Central, cumplido este tiempo se
microfilma
para la conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de carácter
histórico.
103 87
ACUERDOS
INTERINSTITUCIONA
LES NO
VINCULANTE
2
8 8 CT
Subserie documental con valor secundario, el
cual una vez cumpla el tiempo de retención
en el Archivo e Gestión se transfiere al
Archivo Central, cumplido este tiempo se
microfilma
para la conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de carácter
histórico.
103 76 2
PROYECTO DE
ACTOS
ADMINISTRATIVOS
O NORMATIVOS
Proyecto de acto
administrativo o
normativos
2
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
200 2 1ACTOS
ADMINISTRATIVOSAcuerdos 1 19
200. SECRETARÍA GENERAL
200 1 11 ACTASActas de Consejo
Directivo1 19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
1 19 19 CT
19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
200 2 2ACTOS
ADMINISTRATIVOSCirculares
GD-F-10- V310 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
24 Antecedentes Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
168 Resoluciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
626 Queja Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado Nativo Electrónico
334 Anexos Original Digitalizado Nativo Electrónico
335 Audiencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
168 Resoluciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
112 Plan Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
112 Plan Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
200 1 4 13 ACTAS
Actas de anulación
del Consecutivo
General de
Comunicaciones
Acta de anulación de
consecutivo general de
comunicación
1 4 Original Digitalizado 4 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 5, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
se transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía
200 1 9 7 ACTASActas de eliminación
de Documentos
Acta de eliminación de
documentos1 4 Original Digitalizado 4 CT
En concordancia con el acuerdo 07 del 29 de
junio de 1994 art 25, 26 y 27, una vez
cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su custodia y posterior
reprografía.
1 Acta Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
189 Inventario documental (FUID) Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
200 7 1 456
CONSECUTIVO
GENERAL DE
COMUNICACIONES
Consecutivo General
de Comunicaciones
Externas
Consecutivo General de
Comunicaciones Externas1 4 Nativo Electrónico 4 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación total.
200 7 2 457
CONSECUTIVO
GENERAL DE
COMUNICACIONES
Consecutivo General
de Comunicaciones
Internas
Consecutivo General de
Comunicaciones Internas1 4 Nativo Electrónico 4 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación total.
200 2 3ACTOS
ADMINISTRATIVOSResoluciones 1 19 19 CT
4 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
200 14 4 INFORMESInforme entes de
control
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
200 14 3 INFORMES Informe de Gestión 1 4
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
período de conservación en el Archivo
Central, se conserva la totalidad de la
subserie
200 22 14 PLANESPlan Anual de
Adquisiciones1 9
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
200 26 16 PROCESOSProcesos
Disciplinarios1 19 19 CT
1 9 9 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 5, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
se transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía
200 1 20 ACTASActas de Traslados
Documentales1 4 4
1 9 9 CT
9 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 5, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
se transfiere el archivo central
Para su custodia y conservación total
200 22 17 PLANES Plan de Austeridad
4 CT
E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo central se procede a
Eliminar teniendo en cuenta que la
formalización de estos traslados se realiza
mediante transferencia documental
200 1 21 ACTASActas de Desglose de
Archivo1 4
GD-F-10- V311 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
200 7 3 458
CONSECUTIVO
GENERAL DE
COMUNICACIONES
Consecutivo General
de Comunicaciones
Oficiales recibidas
Consecutivo General de
Comunicaciones Oficiales
recibidas
1 4 Nativo Electrónico 4 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación total.
186 Planilla Control de Mensajería Original Digitalizado
87Guía de entrega de
correspondenciaOriginal Digitalizado
187 Planilla para el envió por correo Nativo Electrónico
87Guía de entrega de
correspondenciaOriginal Digitalizado
200 23 4 185 PLANILLAS
Planillas para el
control de entrega
de documentos
Planillas para el control de
entrega de documentos1 4 Original Digitalizado 4 E
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 8, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
se transfiere el archivo central
Para su eliminación - Perdida valor
administrativo
665Planilla de prestamos de
documentos de archivoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
666Reporte de estados de
prestamosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
433Cronograma de Transferencia
DocumentalNativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
699 Acta de cierre de documentos Original Digitalizado Nativo Electrónico
189 Inventario transferencia (FUID) Original Digitalizado Nativo Electrónico
11 Acta de Recibo Original Digitalizado Nativo Electrónico
11 Acta de Recibo Original Digitalizado Nativo Electrónico
433Cronograma de Transferencia
DocumentalNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
189 Inventario transferencia (FUID) Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
79 Evaluación Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 Soportes Nativo Electrónico
546Cuadro de Clasificación
DocumentalNativo Electrónico
343 Documentos actualización CCD Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
156Tablas de Retención
DocumentalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
710Copia acta de comité de
gestión y desempeñoNativo Electrónico
73 Documentos aplicación TRD Nativo Electrónico
72 Documentos actualización TRD Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
473Programa de Gestión
DocumentalNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
200 23 1 PLANILLASPlanilla Control de
Mensajería
E
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo central se
procede a Eliminar teniendo en cuenta que no
desarrolla valores secundarios.
200 23 6 PLANILLAS
Planilla de prestamos
de documentos de
archivo
1 4
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo central se
procede a Eliminar teniendo en cuenta que no
desarrolla valores secundarios.
200 23 5 PLANILLASPlanilla para el envió
por servicio postal1 4 4
1 4 4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía; por
la responsabilidad especial y obligaciones de
los servidores públicos y como una obligación
de las entidades de la Administración Pública
en cuanto a elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, con el fin de asegurar el
control de los documentos en sus diferentes
fases, de conformidad con lo establecido en
los Artículos 15 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
200 35 2TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales
Secundarias
2 3 3 CT
2 3 3 CT
4 CT
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001
art 11, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión
se transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía
200 35 1TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales
Primarias
4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central, para su posterior
eliminación por perdida de valores
administrativos
200 72 1INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Cuadros de
Clasificación
Documental - CCD
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía; por
la responsabilidad especial y obligaciones de
los servidores públicos y como una obligación
de las entidades de la Administración Pública
en cuanto a elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, con el fin de asegurar el
control de los documentos en sus diferentes
fases, de conformidad con lo establecido en
los Artículos 15 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
200 36 4 CAPACITACIONESCapacitaciones
Gestión documental1 4
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 72 3INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Programa de Gestión
Documental - PGD5 15
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 72 2INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Tablas de Retención
Documental - TRD5 15 15 CT
5 15 15 CT
15 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
GD-F-10- V312 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
467 Plan Institucional de Archivos
de la EntidadNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
189 Inventario Documental (FUID) Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
200 72 6 390INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
bancos
terminológicos de
tipos, series y sub-
series documentales.
BT
Bancos terminológicos de tipos,
series y sub-series
documentales.
5 15 Nativo Electrónico 15 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 72 7 480INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Tablas de Control de
Acceso Tablas de Control de Acceso 5 15 Nativo Electrónico 15 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
470Programa de Documentos
EspecialesNativo Electrónico
469Programa de Archivos
DescentralizadosNativo Electrónico
475 Programa de Reprografía Nativo Electrónico
472Programa de Gestión de
Documentos ElectrónicosNativo Electrónico
471Programa de Documentos
vitales o esencialesNativo Electrónico
393 Capacitaciones Nativo Electrónico
386 Auditoria y Control Nativo Electrónico
474
Programa de Normalización de
formas y formularios
electrónicos
Nativo Electrónico
670Programa de capacitación y
sensibilizaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
671Programa de inspección y
mantenimientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
672Programa de monitoreo y
control de condiciones
ambientales
Original Digitalizado Nativo Electrónico
673Programa de almacenamiento y
re-almacenamientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
674Programa de prevención de
emergencias y atención de
desastres
Original Digitalizado Nativo Electrónico
675Programa de saneamiento
ambientalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
200 86 2 676SISTEMA
INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
Plan de preservación
digital a largo plazo
Plan de preservación digital a
largo plazo1 9 Nativo Electrónico 9 E
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia del control y seguimiento de las
acciones para la consedrvación de
documentos atendiendo las politicas emitidas
por el Gobierno Nacional
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se establece eliminar una vez finalice la
implementación y se generen actualizaciones
a la subserie
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 72 5INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Inventario
Documental FUID5 15 15 CT
5 15 15 CT200 72 4INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Plan Institucional de
Archivos de la
Entidad - PINAR
15 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 86 1SISTEMA
INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
Plan de Conservación
Documental
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 72 8INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Programas
Específicos de
Gestión Documental -
PEGD
5 15
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia del control y seguimiento de las
acciones para la consedrvación de
documentos atendiendo las politicas emitidas
por el Gobierno Nacional
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se establece eliminar una vez finalice la
implementación y se generen actualizaciones
a la subserie
1 9 9 E
GD-F-10- V313 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
200 17 1 96 INVENTARIOS Inventario de Bienes Inventario de Bienes 1 4 Original Digitalizado Nativo Electrónico 4 E
Subserie documental de valor administrativo,
evidencia del control y seguimiento de los
recursos físicos de la Agencia.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos
se realizará en medio de almacenamiento
externo, para su conservación.
Se establece eliminar de acuerdo a la
prescripción de vigencia administrativa de
conformidad con el Art. 132 de la Ley 1474
de 2011.
200 23 2 184 PLANILLAS
Planilla Entrega
Suministros de
Papelería
Planilla Entrega Suministros de
Papelería1 4 Original Digitalizado 4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
200 28 1 510 PROGRAMASPrograma Anual de
CajaProgramas 1 9 Nativo Electrónico 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se transfiere al archivo
central.
Para su custodia por el tiempo establecido
para su posterior reprografía, conservar
totalmente, como evidencia del
manejo presupuestal; Decreto 4085 de 2011
numeral 2 y 6.
200 73 597LICENCIAS DE
SOFTWARELicencia de software 1 4 Nativo Electrónico 4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
143 Solicitud Nativo Electrónico
199 Respuestas Nativo Electrónico
668 Acta de entrega de servicios Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
583 Guía de Activos de Información Nativo Electrónico
603Matriz de Activos de
InformaciónNativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
584Guía de Riesgos de seguridad
de la informaciónNativo Electrónico
604Matriz de Riesgos de seguridad
de la informaciónNativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
116 Presentaciones Nativo Electrónico
100 Lista de Asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
200 71 586HOJA DE VIDA
SERVIDORESHoja de Vida Servidores 1 4 Nativo Electrónico 4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
545 Cronograma Nativo Electrónico
100 Lista de Asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Nativo Electrónico
112 Plan Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
677 Informe de inspección Nativo Electrónico
678 Certificado de disposición final Nativo Electrónico
679 Manifiesto de carga Original Digitalizado Nativo Electrónico
680 Formato de control de residuos Nativo Electrónico
510 Programas Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
200 78 1
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Inventario de
Activos, clasificación
y Publicación de
Información.
1 9
200 79
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
SERVICIOS DE
TECNOLOGIAS DE
INFORMACIÓN
1 4 4
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 78 3
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Divulgación y
sensibilización MSPI1 4 4 CT
1 9 9 CT
9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 78 2
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Riesgos de Seguridad
de la Información
6 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 22 18 PLANESPlanes de Gestión
Ambiental
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la Agencia. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
200 37 1ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Administración
Documentación
Técnica del Sistema
4 6
E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
200 28 5 PROGRAMASPrograma de Gestión
Ambiental1 4 4
1 4 4 E
GD-F-10- V314 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
677 Informe de inspección Nativo Electrónico
678 Certificado de disposición final Original Digitalizado Nativo Electrónico
82 Factura Original Digitalizado Nativo Electrónico
680 Formato de control de residuos Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado
393 Capacitaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
681 Boletines Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
363 Auxiliares Contables Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
539 Comprobante de contabilidad Original Digitalizado
155 Soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
364Reporte SIIF Saldos y
MovimientosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
365Reporte Operaciones
RecíprocasOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
367 Balance General Comparativo Original Digitalizado Nativo Electrónico
368Estado de Actividad Financiera,
Económica, Social y AmbientalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
175 Estado de cambios en el patrimonio Original Digitalizado Nativo Electrónico
369 Notas a los estados contables Original Digitalizado Nativo Electrónico
370 Reporte CHIP Nativo Electrónico
38 Certificaciones Original Digitalizado
127 Publicación pagina web Nativo Electrónico
45
Certificado de aportes al
Sistema de Seguridad social
integral y parafiscales
Original Digitalizado Nativo Electrónico
36 Certificación cumplimiento Original Digitalizado
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
153 Solicitud de Pago Original Digitalizado
66 Cuenta de Pago Original Digitalizado
82 Factura Original Digitalizado
105 Notas debito Original Digitalizado Nativo Electrónico
108 Reporte Orden de pago Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
109 Orden de pago no presupuestal* Original Digitalizado Nativo Electrónico
110 Pago Ley 100 Original Digitalizado Nativo Electrónico
372 Nomina Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
221 Extracto Bancario Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
655 Conciliación bancaria Original Digitalizado
198Certificado de
Inembargabilidad*Original Digitalizado
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
210. GRUPO INTERNO DE GESTIÓN FINANCIERA
E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor
administrativo.
200 81 1GESTIÓN
AMBIENTAL1 4
200 28 5 PROGRAMASPrograma de Gestión
Ambiental1 4 4
9 9 CT
Serie documental de carácter dispositivo, de
actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE. Artículo 19, parágrafo 2°, Ley
594 de 2000.
En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971,
Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005
de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, para su custodia
por el tiempo establecido para su posterior
reprografía
210 9 2ESTADOS
CONTABLES
Estados Contables
Básicos1
9 9 CT
Subserie documental de carácter dispositivo
se establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Artículo 19,
parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.
En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971,
Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005
de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, para su custodia
por el tiempo establecido para su posterior
reprografía
210 9 1ESTADOS
CONTABLES
Comprobantes de
Contabilidad1
9 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se transfiere al archivo
central.
Para su custodia por el tiempo establecido
para su posterior reprografía.
210 9 5 ESTADOS
CONTABLES
Conciliaciones
Bancarias1
9 9 CT
Serie documental de carácter dispositivo, de
actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971,
Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005
de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, para su custodia
por el tiempo establecido para su posterior
reprografía. fines administrativos
210 9 3ESTADOS
CONTABLESPagos 1
9 9 E
Serie documental de valor administrativo y
contable, evidencia de todas las actividades
financieras y económicas de la ANDJE. En
concordancia con lo establecido en la Ley 962
de 2005, Art. 28.
Se establece eliminar ya que esta información
se consolida en los Estados Contables.
210 14 1 INFORMES
Informe Anual del
PAC-Plan anual
mensualizado de
Caja
1
GD-F-10- V315 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
91 Informe Anual del PAC Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
210 14 20 90 INFORMESInformación Exógena
DistritalInforme 1 9 Nativo Electrónico 9 E
Serie documental de valor administrativo y
contable, evidencia de todas las actividades
financieras y económicas de la ANDJE. En
concordancia con lo establecido en la Ley 962
de 2005, Art. 28.
Se establece eliminar ya que esta información
se consolida en los Estados Contables.
210 14 21 90 INFORMES
Información Exógena
Impuestos
Nacionales
Informe 1 9 Nativo Electrónico 9 E
Serie documental de valor administrativo y
contable, evidencia de todas las actividades
financieras y económicas de la ANDJE. En
concordancia con lo establecido en la Ley 962
de 2005, Art. 28.
Se establece eliminar ya que esta información
se consolida en los Estados Contables.
3 Acta de cancelación Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
82 Factura Original Digitalizado
65 cuenta de cobro* Original Digitalizado
67 Cuentas por pagar Nativo Electrónico
133 Reserva presupuestal Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
120 Programación Presupuestal Nativo Electrónico
102 Modificación Presupuestal Nativo Electrónico
158Seguimiento de Ejecución
PresupuestalNativo Electrónico
482 Vigencias Futuras Original Digitalizado Nativo Electrónico
251 Reportes Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Nativo Electrónico
46Certificado de Disponibilidad
PresupuestalNativo Electrónico
130 Registro presupuestal Nativo Electrónico
48 Certificado de ingresos y retenciones Nativo Electrónico
698 Base de datos Nativo Electrónico
362Certificado de retenciones por
otros conceptosNativo Electrónico
656 Certificado de saldos contables Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 270 HISTORIA LABORALCopia de Formatos de
AfiliacionesOriginal Digitalizado
220 12 38 HISTORIA LABORAL Certificaciones Original Digitalizado
220 12 39 HISTORIA LABORAL Certificaciones Laborales Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 272 HISTORIA LABORAL
Certificados de Afiliación a
entidades del Sistema de
Seguridad Social
Original Digitalizado
220 12 41 HISTORIA LABORALCertificado de Antecedentes
DisciplinariosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 428 HISTORIA LABORAL
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios de Abogados -
Consejo Superior de la
Judicatura*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 44 HISTORIA LABORALCertificado de Antecedentes
JudicialesOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 37 HISTORIA LABORAL Certificación de cuenta bancaria Original Digitalizado
220 12 193 HISTORIA LABORALCertificado de Estudios
RealizadosOriginal Digitalizado
9 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
210 14 4 INFORMESInforme entes de
control1
9 9 E
Serie documental de valor administrativo y
contable, evidencia de todas las actividades
financieras y económicas de la ANDJE. En
concordancia con lo establecido en la Ley 962
de 2005, Art. 28.
Se establece eliminar ya que esta información
se consolida en los Estados Contables.
210 14 1 INFORMES
Informe Anual del
PAC-Plan anual
mensualizado de
Caja
1
9 9 CT
Serie documental de carácter dispositivo, de
actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971,
Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005
de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, para su custodia
por el tiempo establecido para su posterior
reprografía.
210 25 7 PRESUPUESTOPresupuesto de
Funcionamiento1
9 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se transfiere al archivo
central.
Para su custodia por el tiempo establecido
para su posterior reprografía
210 25 2 PRESUPUESTO Rezago Presupuestal 1
220. GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
4 4 E
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central
Para su eliminación a través del método de
picado, por perdida valor administrativo, en
concordancia con el Decreto 460 de 1986 Art
8
210 43 1 CERTIFICACIONESCertificado de
Retención a Terceros1
GD-F-10- V316 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
220 12 48 HISTORIA LABORALCertificado de ingresos y
retencionesOriginal Digitalizado
220 12 50 HISTORIA LABORALCertificado de Responsabilidad
FiscalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 56 HISTORIA LABORAL Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 62 HISTORIA LABORAL Acta de Posesión Original Digitalizado
220 12 63 HISTORIA LABORAL Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
220 12 197 HISTORIA LABORALFotocopia del documento de
identificaciónFotocopia Digitalizado
220 12 275 HISTORIA LABORAL Copia de Libreta Militar* Fotocopia Digitalizado
220 12 276 HISTORIA LABORAL Copia de Tarjeta Profesional* Fotocopia Digitalizado
220 12 68 HISTORIA LABORAL
Declaración Juramentada de
Bienes y Rentas y Actividad
Económica Privada
Original Digitalizado
220 12 392 HISTORIA LABORAL Remisión examen medico Original Digitalizado
220 12 279 HISTORIA LABORAL Examen médico Original Digitalizado
220 12 80 HISTORIA LABORALEvaluación del Desempeño
laboralOriginal Digitalizado
220 12 85 HISTORIA LABORALFormato Único de Hoja de Vida
del DAFP - SIGEPOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 294 HISTORIA LABORALSolicitud de aplicación de
pruebas de competenciaOriginal Digitalizado
220 12 281 HISTORIA LABORAL
Pruebas de competencias del
Departamento Administrativo
de la Función Pública
Original Digitalizado
220 12 127 HISTORIA LABORAL Publicación pagina web* Nativo Electrónico
220 12 282 HISTORIA LABORALCopia de Resolución de
nombramientoFotocopia Digitalizado
220 12 283 HISTORIA LABORALCopia de Resoluciones de
situaciones administrativasFotocopia Digitalizado
220 12 14 HISTORIA LABORAL
Solicitud o cancelación de
comisión de servicios y tiquetes
aéreos - servidores públicos*
Original Digitalizado
220 12 526 HISTORIA LABORAL
Autorización de la Comisión al
Exterior por parte de la
presidencia de la republica*
Original Digitalizado
220 12 284 HISTORIA LABORALCopia de la Resolución de
comisión de servicioFotocopia Digitalizado
220 12 34 HISTORIA LABORAL Informe de comisión de servicio Original Digitalizado
220 12 285 HISTORIA LABORALFormato de legalización de
comisión y soportes*Original Digitalizado
220 12 609 HISTORIA LABORALPasabordo o certificación de la
aerolíneaOriginal Digitalizado
220 12 286 HISTORIA LABORAL Carta de renuncia* Original Digitalizado
220 12 287 HISTORIA LABORALcopia Resolución de
desvinculaciónFotocopia Digitalizado
220 12 289 HISTORIA LABORAL Paz y salvo Original Digitalizado
220 12 290 HISTORIA LABORAL
Copia de Resolución de
liquidación de prestaciones
sociales
Fotocopia Digitalizado
220 12 608 HISTORIA LABORAL Notificación de resolución Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 594 HISTORIA LABORAL Informe Ejecutoria Original Digitalizado
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
GD-F-10- V317 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
220 12 437 HISTORIA LABORAL Acuerdo de gestión* Original Digitalizado
220 12 273 HISTORIA LABORALInforme de empalme y/o
entrega del cargoOriginal Digitalizado
220 12 274 HISTORIA LABORAL Carnet del Funcionario Original Digitalizado
220 12 427 HISTORIA LABORALAcreditación de requisitos
mínimosOriginal Digitalizado
220 12 280 HISTORIA LABORAL
Decisión voluntaria de afiliación
al sistema de seguridad social
en salud, pensión y a fondo de
cesantías
Original Digitalizado
220 12 434 HISTORIA LABORALManifestación de protección a
la familiaOriginal Digitalizado
220 12 298 HISTORIA LABORALSolicitud de permiso
remunerado o licencia*Original Digitalizado
220 12 277 HISTORIA LABORAL Registro de horas extras* Original Digitalizado
220 12 313 HISTORIA LABORAL Solicitud de vacaciones* Original Digitalizado
220 12 52 HISTORIA LABORALSolicitud de certificación
laboral*Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 314 HISTORIA LABORAL
Cumplimiento de requisitos
para asignación de prima
técnica por estudios de
formación avanzada y
experiencia altamente
calificada*
Original Digitalizado
220 12 371 HISTORIA LABORALFormato deducible de vivienda
(beneficios tributarios)*Original Digitalizado
220 12 373 HISTORIA LABORAL
Formato deducible por
dependientes (beneficios
tributarios)*
Original Digitalizado
220 12 378 HISTORIA LABORAL Ausentismos Original Digitalizado
220 12 429 HISTORIA LABORALFormato determinación
categoría tributariaOriginal Digitalizado
220 12 391 HISTORIA LABORAL Solicitud retiro de cesantías Original Digitalizado
220 12 395 HISTORIA LABORAL Actividad de inducción Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 431 HISTORIA LABORALConstancia de asistencia a
inducciónOriginal Digitalizado
220 12 432 HISTORIA LABORALConstancia de Inducción al
puesto de trabajoOriginal Digitalizado
220 12 435 HISTORIA LABORALConstancia de Asistencia a la
Actividad de ReinducciónOriginal Digitalizado
220 12 295 HISTORIA LABORALResultados de pruebas de
competenciaOriginal Digitalizado
220 12 436 HISTORIA LABORAL Asignación de prima técnica Original Digitalizado
220 12 441 HISTORIA LABORALAsignación de prima técnica por
evaluación del desempeño*Original Digitalizado
220 12 442 HISTORIA LABORAL Acuerdo de Compromiso Ético Original Digitalizado
220 12 497 HISTORIA LABORALformato Inscripción a
Teletrabajo Original Digitalizado
220 12 498 HISTORIA LABORALformato Proceso de Selección –
Evaluación del JefeOriginal Digitalizado
220 12 503 HISTORIA LABORALInforme resultado prueba
psicológicaOriginal Digitalizado
220 12 499 HISTORIA LABORALFormatos Reporte de las
condiciones de TeletrabajoOriginal Digitalizado
220 12 489 HISTORIA LABORALEvaluación Componente
Tecnológico para TeletrabajoOriginal Digitalizado
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
GD-F-10- V318 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
220 12 490 HISTORIA LABORAL
Evaluación del Manejo del
Sistema de
gestión Documental
Original Digitalizado
220 12 486 HISTORIA LABORAL
Copia de resolución de
autorización de
teletrabajo
Fotocopia Digitalizado
220 12 496 HISTORIA LABORALFormato Fijación y Entrega de
Productos Original Digitalizado
220 12 495 HISTORIA LABORAL
Formato de Reversibilidad por
parte del
Tele trabajador
Original Digitalizado
220 12 494 HISTORIA LABORAL
Formato de Reversibilidad por
parte del
Jefe Inmediato
Original Digitalizado
220 12 74 HISTORIA LABORAL Edicto* Original Digitalizado
220 12 569 HISTORIA LABORALFormato autorización de
configuración de dispositivosOriginal Digitalizado
220 12 575 HISTORIA LABORALFormato Inscripción Horario
Flexible* Original Digitalizado
220 12 564 HISTORIA LABORALEvaluación solicitud Horario
Flexible* Original Digitalizado
220 12 540 HISTORIA LABORAL Comunicación Horario Flexible* Original Digitalizado Nativo Electrónico
220 12 488 HISTORIA LABORAL Entrega de activos Original Digitalizado
220 12 566 HISTORIA LABORALExámenes y diagnósticos
médicos, Historias Clínicas*Original Digitalizado
220 12 487 HISTORIA LABORAL
Copia de Resolución que revoca
la
modalidad de teletrabajo
Fotocopia Digitalizado
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
172 Manuales Original Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
170Plan estratégico de recursos
humanosNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
468Plan de Bienestar social y
estímulosNativo Electrónico
657 Publicación Intranet* Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
151 Plan de incentivos Nativo Electrónico
195 Evidencias Original Digitalizado Nativo Electrónico
170Plan estratégico de recursos
humanosNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
297Plan Institucional de Formación
y CapacitaciónNativo Electrónico
657 Publicación Intranet* Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
195 Evidencias Original Digitalizado Nativo Electrónico
2 98 98 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal, jurídico, contable y
administrativo. Contiene la información que se
produce sobre la vinculación y trayectoria
laboral de los servidores públicos en
desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la
Entidad. , una vez cumplido el tiempo de
retención documental y teniendo en cuenta
que se trata de una Serie Documental que
puede adquirir valores secundarios, se realiza
una selección de las Historias Laborales que
por sus valor Histórico y Cultural y se procede
a realizar copia (microfilm o digital)
Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley
1712 de 2014 artículo 18. Información
exceptuada por daño de derechos a personas
naturales o jurídicas, literal a) El derecho de
toda persona a la intimidad, bajo las
limitaciones propias que impone la condición
de servidor público, en concordancia con lo
estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437
de 2011”, los Exámenes , diagnósticos
médicos e Historias Clínicas, son considerados
información pública clasificada razón por la
cual no son de libre acceso o consulta, en
concordancia con las obligaciones legales que
le asisten a la Agencia de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales", y sus Decretos
reglamentarios.
*El tipo documental con asterisco se
encontrará en el expediente cuando este se
genere
5 5 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque desarrollan valores secundarios,
ya que sirve de referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración
220 19 2 MANUALES Manual de funciones 1
4 4 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
220 14 3 INFORMES Informe de Gestión 1
9 9 E
Se conservan en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de conservación , posteriormente se elimina a
través del método de picado por ser una serie
de apoyo a la gestión, en concordancia con la
normatividad vigente.
220 22 3 PLANESPlan de Formación y
Capacitación1
9 9 E
Se conservan en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de conservación , posteriormente se elimina a
través del método de picado por ser una serie
de apoyo a la gestión, en concordancia con la
normativiadad vigente.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
220 22 2 PLANESPlan de Bienestar
Social y estímulos1
GD-F-10- V319 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
190Evaluación de actividades de
capacitaciónNativo Electrónico
170Plan estratégico de recursos
humanosNativo Electrónico
169 Plan de vacantes Nativo Electrónico
307 Reporte de vacantes Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
491Análisis de Cargo para Opción
de TeletrabajoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
251 Reportes Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
553Elecciones Comisión de
Personal Original Digitalizado Nativo Electrónico
646 Soportes reunión comisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
555 Elecciones COPASST Original Digitalizado Nativo Electrónico
647 Soportes reunión comité Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
554Elecciones Comité de
Convivencia Laboral Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
626 Queja Original Digitalizado Nativo Electrónico
682Acuerdo audiencia de
conciliaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
683 Documentos de apoyo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
684Acuerdo de confidencialidad de
la informaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
251 Reportes Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico195 Evidencias Original Digitalizado Nativo Electrónico
159 Cronograma ARL Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico488 Entrega de activos Original Digitalizado Nativo Electrónico77 Estudio Nativo Electrónico
502Informe de condiciones de
saludNativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
506
Matriz de identificación de
Peligros y Valoración de
Riesgos
Nativo Electrónico
9 9 E
Se conservan en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de conservación , posteriormente se elimina a
través del método de picado por ser una serie
de apoyo a la gestión, en concordancia con la
normatividad vigente.
220 22 3 PLANESPlan de Formación y
Capacitación1
9 9 E
Se conservan en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de conservación , posteriormente se elimina a
través del método de picado por ser una serie
de apoyo a la gestión, en concordancia con la
normativiadad vigente.
220 30 5 PROYECTOS Proyecto Teletrabajo 1
9 9 E
Se conservan en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de conservación , posteriormente se elimina a
través del método de picado por ser una serie
de apoyo a la gestión, en concordancia con la
normatividad vigente.
220 22 10 PLANES Plan de Vacantes 1
8 8 CT
Se conserva en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo
de conservación d, posteriormente se
microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes como referencia institucional en
materia de administración del talento humano
y que permiten conocer los orígenes de la
entidad, su organización, evolución y
actividades.
220 49 1 COMITES Comisión de Personal 2
9 9 CT
Serie documental de valor administrativo que
puede desarrollar valor jurídico, una vez
cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su conservación total ya
que permiten conocer los orígenes de la
entidad, su organización, evolución y
actividades.
En concordancia con la Constitución Política,
Ley 909 de 2004 y Decreto 1089 de 2015.
220 48PROVISIÓN DE
EMPLEO1
8 8 CT
El expediente de Comité de Convivencia
Laboral, se conformara al inicio del periodo
del secretario del comité quien lo entregara,
una vez finalice el periodo, al Coordinador del
Grupo Interno de Gestión de Talento
Humano, para custodia en archivo de gestión
, una vez finalizado este tiempo se transfiere
al Archivo Central para conservación, y
posteriormente se realiza el proceso de
reprografía para su conservación total en
medio físico y electrónico, ya que permiten
conocer los orígenes de la entidad, su
organización, evolución y actividades.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
220 49 3 COMITESComité de
Convivencia Laboral2
8 8 CT
conservaen el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo
de conservación , posteriormente se
microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes como referencia institucional en
materia de administración del talento humano
y que permiten conocer los orígenes de la
entidad, su organización, evolución y
actividades.
220 49 2 COMITES
Comité paritario de
seguridad y salud en
el trabajo
2
Plan de Trabajo
Anual de Seguridad y
Salud en el Trabajo
19 19 CT
Se conserva en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo
de conservación , posteriormente se
microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes como referencia institucional en
materia de administración del talento humano
y que permiten conocer los orígenes de la
entidad, su organización, evolución y
actividades. , en concordancia con el
Decreto 1072 de 2015 y especialmente los
artículos: art. 2.2.4.6.3. y Artículo 2.2.4.6.13.
Conservación de los documentos.
220 59 1
SISTEMA DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
Reporte e
investigación de
incidentes y
accidentes laborales
1
220 59 2
SISTEMA DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
GD-F-10- V320 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
508
Plan de prevención,
preparación y respuesta ante
emergencias
Nativo Electrónico
509
Plan de Trabajo Anual de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Nativo Electrónico
112 Plan Nativo Electrónico510 Programas Nativo Electrónico329 Procedimientos Nativo Electrónico249 Guía Nativo Electrónico195 Evidencias Original Digitalizado Nativo Electrónico
513
Registro de inspección a las
instalaciones, maquinas o
equipos
Nativo Electrónico
372 Nomina Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado
49Certificado de inexistencia de
personal de planta .***Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico383 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
535 Certificado de objetos iguales* Nativo Electrónico
121Propuesta o carta de
aceptación del contratistaNativo Electrónico
85Formato Único de Hoja de Vida
del DAFP - SIGEPFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
299 Soportes Hoja de Vida Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
47Certificado de existencia y
Representación Legal.**Fotocopia Digitalizado
29Autorización facultades
representante legal**Fotocopia Digitalizado
197Fotocopia del documento de
identificaciónFotocopia Digitalizado
276 Tarjeta Profesional* Fotocopia Digitalizado
275 Copia de Libreta Militar* Fotocopia Digitalizado
44Certificado de Antecedentes
Judiciales***Fotocopia Nativo Electrónico
41Certificado de Antecedentes
Disciplinarios*Fotocopia Nativo Electrónico
43Certificado de antecedentes
fiscales*Fotocopia Nativo Electrónico
428
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios de Abogados -
Consejo Superior de la
Judicatura*
Fotocopia Nativo Electrónico
534 Certificado COPNIA* Fotocopia Nativo Electrónico
669Certificado de Antecedentes
Disciplinarios profesionales*Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
45
Certificado de aportes al
Sistema de Seguridad social
integral y parafiscales***
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
40
Certificado cumplimiento
obligaciones frente al Sistema
de Seguridad social integral y
parafiscales, suscrita por el
revisor fiscal o representante
legal*
Fotocopia Digitalizado
37 Certificación de cuenta bancaria Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
131 Registro Único Tributario Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico60 Contrato Original Digitalizado
130 Registro presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico482 Vigencias Futuras* Fotocopia Digitalizado
86 Garantías Original Digitalizado
26 Aprobación de la garantía* Original Digitalizado
224 Designación de Supervisión Nativo Electrónico8 Acta de Inicio* Original Digitalizado
279 Examen Médico Fotocopia Digitalizado
206 Afiliación ARL Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado
701 Grabación de la Audiencia* Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado
103 Modificación* Original Digitalizado
Plan de Trabajo
Anual de Seguridad y
Salud en el Trabajo
220 61 1 NÓMINA Novedades de
Nomina
19 19 CT
Se conserva en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo
de conservación , posteriormente se
microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes como referencia institucional en
materia de administración del talento humano
y que permiten conocer los orígenes de la
entidad, su organización, evolución y
actividades. , en concordancia con el
Decreto 1072 de 2015 y especialmente los
artículos: art. 2.2.4.6.3. y Artículo 2.2.4.6.13.
Conservación de los documentos.
1
220 59 2
SISTEMA DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
Se conserva en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo
de conservación , posteriormente se realiza el
proceso de reprografía para su conservación
total.
230. GRUPO INTERNO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
230 8 1 CONTRATOS Contratación Directa 1 19 19
1 9 9 CT
GD-F-10- V321 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
19 Adición* Original Digitalizado
123 Prorroga* Original Digitalizado
53 Cesión* Original Digitalizado
94 Informes de Ejecución Original Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
65 cuenta de cobro* Original Digitalizado
82 Factura* Original Digitalizado
9 Acta de liquidación* Original Digitalizado
493Formato Beneficiario Persona
Natural***Original Digitalizado Nativo Electrónico
492Formato Beneficiario Persona
Jurídica**Original Digitalizado Nativo Electrónico
645
Solicitud o cancelación de
autorización de desplazamiento
y Gastos de Viaje-Contratista*
Original Digitalizado
599
Liquidación y orden de pago
desplazamiento y gastos de
viaje contratista*
Original Digitalizado
576
Formato Legalización de
desplazamiento y gastos de
viaje*
Original Digitalizado
685 Informe desplazamiento Original Digitalizado
686
Copia de resolución de
procedencia del uso de la
modalidad de contratación
directa
Fotocopia Digitalizado
687Registro de derechos de
propiedad industrialOriginal Digitalizado
688 Registro de derechos de autor Original Digitalizado
689Certificado exclusividad en
territorio nacionalOriginal Digitalizado
38 Certificaciones Nativo Electrónico
301Acta de Archivo de Expediente
Contractual*Original Digitalizado
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico
76 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
226 Anexo Técnico* Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
227 Aviso de Convocatoria Nativo Electrónico
124Proyecto de Pliego de
Condiciones (Anexos)Nativo Electrónico
218 Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
228 Respuestas Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
15Copia acto administrativo de
aperturaFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
113 Pliego de Condiciones Definitivo Original Digitalizado Nativo Electrónico
2
Acta de Audiencia de aclaración
de pliegos y tipificación de
riesgos
Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 2 CONTRATOS Licitación Pública 1
230 8 1 CONTRATOS Contratación Directa 1 19 19
GD-F-10- V322 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
230Observaciones Pliego
Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
231Respuestas Observaciones
Pliego Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
18 Adenda* Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 Acta de Cierre Original Digitalizado Nativo Electrónico
302Comunicación Designación
Comité Asesor y EvaluadorNativo Electrónico
122 Propuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
303 Informe de Evaluación Original Digitalizado Nativo Electrónico
304 Observaciones al Informe* Original Digitalizado Nativo Electrónico
305Respuesta Observaciones al
Informe*Original Digitalizado Nativo Electrónico
306 Informe definitivo* Original Digitalizado Nativo Electrónico
267 Acta de Audiencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
16
Acto Administrativo de
Adjudicación o Declaratoria
Desierta*
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
60 Contrato Original Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
482 Vigencias Futuras* Original Digitalizado Nativo Electrónico
26 Aprobación de la garantía Original Digitalizado Nativo Electrónico
86 Garantías Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado Nativo Electrónico
701 Grabación de la Audiencia* Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de Liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
38 Certificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 2 CONTRATOS Licitación Pública 1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 3 CONTRATOSSelección Abreviada
por subasta inversa1
GD-F-10- V323 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
78 Estudios previos Nativo Electrónico
84 Ficha Técnica Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico
76 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
227 Aviso de Convocatoria Original Digitalizado Nativo Electrónico
124Proyecto de Pliego de
Condiciones (Anexos)Original Digitalizado Nativo Electrónico
218 Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
228 Respuestas Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
15Copia acto administrativo de
aperturaFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
113 Pliego de Condiciones Definitivo Original Digitalizado Nativo Electrónico
230Observaciones Pliego
Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
231Respuestas Observaciones
Pliego Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
18 Adenda* Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 Acta de Cierre Original Digitalizado Nativo Electrónico
302Comunicación Designación
Comité Asesor y EvaluadorOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
122 Propuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
235Verificaciones Jurídicas,
técnicas, FinancierasOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
236 Lista preliminar de habilitados Original Digitalizado Nativo Electrónico
237
Observaciones al Informe de
Verificación Preliminar de
Requisitos Habilitantes*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
238 Lista definitiva de habilitados Original Digitalizado Nativo Electrónico
309Informe de Verificación
Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
239Acta de Audiencia de subasta
inversaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
16
Acto Administrativo de
Adjudicación o Declaratoria
Desierta*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
60 Contrato Original Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 3 CONTRATOSSelección Abreviada
por subasta inversa1
GD-F-10- V324 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
26 Aprobación de la garantía Original Digitalizado Nativo Electrónico
86 Garantías Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado Nativo Electrónico
701 Grabación de la Audiencia* Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de Liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
226 Anexo Técnico* Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico
76 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
227 Aviso de Convocatoria Original Digitalizado Nativo Electrónico
124Proyecto de Pliego de
Condiciones (Anexos)Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 4 CONTRATOSSelección Abreviada
de menor cuantía1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 3 CONTRATOSSelección Abreviada
por subasta inversa1
GD-F-10- V325 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
218 Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
228 Respuestas Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
15Copia acto administrativo de
aperturaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
113 Pliego de Condiciones Definitivo Original Digitalizado Nativo Electrónico
310Acta de Sorteo de Selección de
los posibles proponentes*Original Digitalizado Nativo Electrónico
601 Listado de posibles oferentes* Original Digitalizado Nativo Electrónico
230Observaciones Pliego
Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
231Respuestas Observaciones
Pliego Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
18 Adenda Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 Acta de Cierre Original Digitalizado Nativo Electrónico
302Comunicación Designación
Comité Asesor y EvaluadorOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
122 Propuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
303 Informe de Evaluación Original Digitalizado Nativo Electrónico
311Observaciones al Informe de
Evaluación*Original Digitalizado Nativo Electrónico
16
Acto Administrativo de
Adjudicación o Declaratoria
Desierta*
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
60 Contrato Original Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
26 Aprobación de la garantía Original Digitalizado Nativo Electrónico
86 Garantías Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado Nativo Electrónico
701 Grabación de la Audiencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 4 CONTRATOSSelección Abreviada
de menor cuantía1
GD-F-10- V326 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de Liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
232Anexo de Metodología, plan y
cargas de trabajo*Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico
76 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
227 Aviso de Convocatoria Original Digitalizado Nativo Electrónico
124Proyecto de Pliego de
Condiciones (Anexos)Original Digitalizado Nativo Electrónico
218 Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
228 Respuestas Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
15Copia acto administrativo de
aperturaFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
113 Pliego de Condiciones Definitivo Original Digitalizado Nativo Electrónico
243Anexo de Metodología, plan y
cargas de trabajo Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
230Observaciones Pliego
Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
231Respuestas Observaciones
Pliego Definitivo*Original Digitalizado Nativo Electrónico
18 Adenda Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 Acta de Cierre Original Digitalizado Nativo Electrónico
302Comunicación Designación
Comité Asesor y EvaluadorOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 4 CONTRATOSSelección Abreviada
de menor cuantía1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 5 CONTRATOS Concurso de Méritos 1
GD-F-10- V327 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
122 Propuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
246Informe de Verificación y
EvaluaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
237
Observaciones al Informe de
Verificación Preliminar de
Requisitos Habilitantes*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
267 Acta de Audiencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
16
Copia Acto Administrativo de
Adjudicación o Declaratoria
Desierta
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
60 Contrato Original Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
26 Aprobación de la garantía Original Digitalizado Nativo Electrónico
86 Garantías Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado Nativo Electrónico
701 Grabación de la Audiencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de Liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 5 CONTRATOS Concurso de Méritos 1
GD-F-10- V328 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
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Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
64 Análisis del Sector Nativo Electrónico
76 Matriz de riesgos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
98 Invitación Pública Original Digitalizado Nativo Electrónico
315Observaciones a la Invitación
Pública*Original Digitalizado Nativo Electrónico
228 Respuestas Observaciones* Original Digitalizado Nativo Electrónico
18 Adenda* Original Digitalizado Nativo Electrónico
4 Acta de Cierre Original Digitalizado Nativo Electrónico
302Comunicación Designación
Comité Asesor y EvaluadorOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
122 Propuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
316 Informe de Verificación Original Digitalizado Nativo Electrónico
317
Observaciones al Informe de
Verificación Preliminar de
Aceptación de la Oferta*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
121Propuesta o carta de
aceptación del contratistaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
26 Aprobación de la garantía* Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
700Acta de Audiencia presunto
incumplimiento*Original Digitalizado Nativo Electrónico
701 Grabación de la Audiencia* Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 6 CONTRATOS Mínima Cuantía 1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 5 CONTRATOS Concurso de Méritos 1
GD-F-10- V329 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
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Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de Liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
38 Certificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
75 Acuerdo marco de precios Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación supervisor Original Digitalizado Nativo Electrónico
154 Cotización* Original Digitalizado Nativo Electrónico
78 Estudios Previos Original Digitalizado Nativo Electrónico
111 Orden de compra Original Digitalizado Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
82 Factura Original Digitalizado Nativo Electrónico
223 Solicitud de Contratación Nativo Electrónico
78 Estudios previos Nativo Electrónico
46Certificado de disponibilidad
presupuestal*Original Digitalizado Nativo Electrónico
122 Propuestas* Original Digitalizado Nativo Electrónico
318
Fotocopia del documento de
identificación del representante
legal*
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
47Certificado de existencia y
Representación Legal.**Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
44Certificado de Antecedentes
Judiciales***Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto
1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 8 6 CONTRATOS Mínima Cuantía 1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con la Art 355 de Constitución
Política de Colombia Ley 489 de 1998, Art.78,
Decreto 777 de 1992, Decreto Ley 1421 de
1993, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 44
CONVENIOS/
CONTRATOS
INTERADMINISTRATI
VOS
1
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con Literal (b) del numeral 2
del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera
**Matriz en Excel que descarga de la Tienda
Virtual del Estado, a efectos de simular el
presupuesto para la orden de compra y así
mismo cargarlo en la tienda para crear el
evento el cual genera la orden de compra
Colombiano
230 8 7 CONTRATOSAcuerdos Marco de
Precio1
GD-F-10- V330 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
41Certificado de Antecedentes
Disciplinarios*Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
43Certificado de antecedentes
fiscalesFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
428
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios de Abogados -
Consejo Superior de la
Judicatura
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
319
Acto de nombramiento y
posesión del representante
legal
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
320 Acto de delegación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
321
Acto administrativo de
creación, certificado de
existencia y representación
legal
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
40
Certificado cumplimiento
obligaciones frente al Sistema
de Seguridad social integral y
parafiscales, suscrita por el
revisor fiscal o representante
legal*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
37 Certificación de cuenta bancaria Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
131 Registro Único Tributario Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
322 Acto de Justificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
323 Convenio Original Digitalizado Nativo Electrónico
60 Contrato Original Digitalizado Nativo Electrónico
130 Registro Presupuestal Original Digitalizado Nativo Electrónico
86 Garantías Original Digitalizado Nativo Electrónico
26 Aprobación de la garantía Original Digitalizado Nativo Electrónico
224 Designación de Supervisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 Acta de Inicio* Original Digitalizado Nativo Electrónico
300 Acta de Terminación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
12 Acta de suspensión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
103 Modificación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 Adición* Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con la Art 355 de Constitución
Política de Colombia Ley 489 de 1998, Art.78,
Decreto 777 de 1992, Decreto Ley 1421 de
1993, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 44
CONVENIOS/
CONTRATOS
INTERADMINISTRATI
VOS
1
GD-F-10- V331 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
123 Prorroga* Original Digitalizado Nativo Electrónico
53 Cesión* Original Digitalizado Nativo Electrónico
94 Informes de Ejecución Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
9 Acta de liquidación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
301Acta de Archivo de Expediente
Contractual*Original Digitalizado Nativo Electrónico
146 Solicitud de concepto Nativo Electrónico
639Solicitud concepto en materia
de contrataciónNativo Electrónico
57 Concepto Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
296 Diagnostico Original Digitalizado Nativo Electrónico
393 Capacitaciones Original Digitalizado
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
56 comunicaciones Nativo Electrónico
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
296 Diagnostico Original Digitalizado Nativo Electrónico
167 Circulares Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
563 Estrategia de Defensa Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
19 19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico, en
concordancia con la Art 355 de Constitución
Política de Colombia Ley 489 de 1998, Art.78,
Decreto 777 de 1992, Decreto Ley 1421 de
1993, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013.
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
selecciona una muestra representativa 5%
sobre el volumen total del año y de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos.
* Los tipos documentales con asterisco se
incluirán en el expediente cuando el tipo de
contrato lo requiera.
**Personas jurídicas
***Para persona Natural
230 44
CONVENIOS/
CONTRATOS
INTERADMINISTRATI
VOS
1
9 9 CT
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
230 14 4 INFORMESInforme entes de
control1
8 8 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
230 5 7 CONCEPTOSConceptos internos
dependencias2
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2000
ESTUDIOS: Económicos y jurídicos de temas
relevantes para la reducción de impacto fiscal
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, etc.
300 47PREVENCIÓN DEL
DAÑO
ANTIJURIDICO
2 8
300. DIRECCIÓN DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA JURÍDICA
300 10 ESTUDIOS 2 8 8 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
1 19 19 CT
8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
300 68 1 ESTRATEGIASEstrategias de
Defensa
GD-F-10- V332 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 soportes Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
296 Diagnostico Original Digitalizado Nativo Electrónico
393 Capacitaciones Original Digitalizado
Lista de asistencia Original Digitalizado
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
300 70 1FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Modelo Optimo de
Gestión de la
Defensa Jurídica
2 8 8 CT
1 19 19 CT300 68 1 ESTRATEGIASEstrategias de
Defensa
8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
300 70 3FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Red de la Comunidad
Jurídica del
Conocimiento
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
300 70 2FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Plan de
entrenamiento de la
comunidad jurídica
del conocimiento
2 8
8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301. SUBDIRECCIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS SERVICIOS JURÍDICOS
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2000
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, etc.
300 80
Metodología PARA LA
FORMULACIÓN DE
DIRECTRICES DE
CONCILIACIÓN
2 8
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
300 74LINEAS
JURISPRUDENCIALE
S
2 8 8 CT
2 8 8 CT
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2000
ESTUDIOS: Económicos y jurídicos de temas
relevantes para la reducción de impacto fiscal
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, etc.
301 10 ESTUDIOS 2
GD-F-10- V333 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
56 comunicaciones Nativo Electrónico
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
296 Diagnostico Original Digitalizado Nativo Electrónico
167 Circulares Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
563 Estrategia de Defensa Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301 47PREVENCIÓN DEL
DAÑO
ANTIJURIDICO
2
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2000
ESTUDIOS: Económicos y jurídicos de temas
relevantes para la reducción de impacto fiscal
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, etc.
301 10 ESTUDIOS 2
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301 70 1FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Modelo Optimo de
Gestión de la
Defensa Jurídica
2
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
301 68 1 ESTRATEGIASEstrategias de
Defensa1
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301 70 3FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Red de la Comunidad
Jurídica del
Conocimiento
2
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Subserie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301 70 2FORTALECIMIENTO
DE COMPETENCIAS
INSTUCIONALES
Plan de
entrenamiento de la
comunidad jurídica
del conocimiento
2
GD-F-10- V334 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 soportes Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
567Ficha de Seguimiento a
proyectosNativo Electrónico
1 acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 productos* Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
90 Informe Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
201 Informe Actividad Litigiosa Nativo Electrónico
177 Solicitud Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
598 Lineamientos Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico251 Reportes Nativo Electrónico89 Indicadores* Nativo Electrónico562 Estadísticas* Nativo Electrónico143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
202 Informe de Capacitación Nativo Electrónico174 Invitación Digitalizado Nativo Electrónico100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
556Encuesta de satisfacción de
usuariosOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
331 Material Pedagógico Nativo Electrónico38 Certificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
171 Protocolos Nativo Electrónico
172 Manuales Nativo Electrónico173 Instructivos Nativo Electrónico329 Procedimientos Nativo Electrónico
330Documentación Técnica del
Sistema Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
199 Respuestas Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
199 Respuestas Nativo Electrónico
199 Casos de uso Nativo Electrónico
528 Bocetos Nativo Electrónico549 Diagramas de dominio Nativo Electrónico
550 Diagramas de estado de flujos Nativo Electrónico
551 Diagramas de procesos Nativo Electrónico
552Diseño de la arquitectura de la
soluciónNativo Electrónico
538 Código fuente Nativo Electrónico172 Manuales Nativo Electrónico
544Cronograma de desarrollo de
las líneas de entregablesNativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico590 Informe de pruebas Nativo Electrónico100 Lista de asistencia Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2004.
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, publicaciones,
etc.
301 80
Metodología PARA LA
FORMULACIÓN DE
DIRECTRICES DE
CONCILIACIÓN
2
8 8 CT
En concordancia con el Decreto ley 4085 de
2011, Serie documental de carácter
dispositivo, de actividades y misional, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594
de 2000
• Los productos pueden ser protocolos,
metodologías, guías, circulares, etc.
301 74LINEAS
JURISPRUDENCIALE
S
2
Una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se
transfiere el archivo central para su custodia
y posterior reprografía, se conserva en su
total porque soporta los resultados de la
gestión realizada por la Agencia.
400 14 12 INFORMESInforme Actividad
Litigiosa del Estado1 9
400. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
400 14 3 INFORMES Informe de Gestión 1 4 4 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE
* Los tipos documentales con asterisco se
400 36 1 CAPACITACIONES
Capacitación Sistema
Único de Gestión de
Información
1 4 4
1 9 9 CT
9 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
400 32 2 REPORTES
Reporte sobre la
Actividad Litigiosa del
estado
6 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, una vez cumplido el
tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
400 37 2
ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Administración de
usuarios del Sistema
eKogui
E
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
400 37 1ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Administración
Documentación
Técnica del Sistema
eKogui
4 6
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, una vez cumplido el
tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE.
400 37 4ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Soporte a las
Entidades en la
operación del
Sistema eKogui
4 6
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
400 37 3
ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Requerimientos
técnicos y
funcionales del
sistema eKogui
4 6 6 CT
4 6 6 E
6 E
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
GD-F-10- V335 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
199 Respuestas Nativo Electrónico
527Base de casos registrados y
gestionados en el sistema Nativo Electrónico
251 Reportes Nativo Electrónico
90 informe Nativo Electrónico
522
Actos de designación de
usuarios administradores de la
entidad
Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
205 Certificaciones Control Interno Nativo Electrónico
600 Listado de incidencias Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
581Formatos Especificación
funcionalNativo Electrónico
580Formatos Especificación de
caso de pruebaNativo Electrónico
579Formatos Diccionario de
camposNativo Electrónico
582Formatos Guía funcional
usuarioNativo Electrónico
578Formatos Concepto de
aceptación-reléaseNativo Electrónico
545 Cronogramas Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
205 Certificaciones Control Interno Original Digitalizado Nativo Electrónico
181 Piezas Procesales Original Digitalizado Nativo Electrónico143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico199 Respuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
17 Acuerdo Original Digitalizado Nativo Electrónico143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico199 Respuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
199 Respuestas Original Digitalizado Nativo Electrónico
593
Informe de validación con la
Descripción de los errores
encontrados
Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
547Datos incorporados al sistema
de informaciónNativo Electrónico
589Informe de la migración
elaborado y socializadoNativo Electrónico
588 Información sujeta de auditoría Nativo Electrónico
606 Muestra seleccionada Nativo Electrónico
637Resultados de la información
validadaNativo Electrónico
591Informe de resultado de la
auditoríaNativo Electrónico
148 Solicitud información adicional Original Digitalizado Nativo Electrónico
570Formato control de radicados
procesos judicialesNativo Electrónico
571Formato control de radicados
conciliaciones extrajudicialesNativo Electrónico
572Formato control de radicados
tutelasNativo Electrónico
577Formato mensual de las
auditorías realizadasNativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
400 37 4ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Soporte a las
Entidades en la
operación del
Sistema eKogui
4 6
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, una vez cumplido el
tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE.
400 38 1VALIDACION Y
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
Validación y Análisis
de Información
Litigiosa
4 6 6 CT
4 6 6 CT
6 E
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
400 37 5
ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Controles de cambio
a los requerimientos
en el sistema eKogui
6 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, una vez cumplido el
tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
400 38 3
VALIDACION Y
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
Migración
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, una vez cumplido el
tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
para su custodia y posterior reprografía, se
establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE.
400 38 2VALIDACION Y
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
Validación
interinstitucional de
información litigiosa
4 6
4 E
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
E
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
400 66 1 REGISTRORegistro de
información 1 4
Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento
relacionado con la Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a través del
método de picado.
400 38 4
VALIDACION Y
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
Plan de vigilancia 1 4 4
1 4 4 E
GD-F-10- V336 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
84 Ficha Técnica Original Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
146 Solicitud de Concepto Original Digitalizado Nativo Electrónico
57 Concepto Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
84 Ficha Técnica Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
533Certificación de asistencia a
comité de conciliaciónOriginal Digitalizado
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
324 Convocatoria Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
143 Solicitud Original Digitalizado Nativo Electrónico
559Escrito de recomendación de
defensaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
558 Escrito de Intervención Judicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
693convocatoria a mesa de
coordinación Nativo Electrónico
84 Ficha Técnica Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
533Certificación de asistencia a
comité de conciliaciónOriginal Digitalizado
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
150 Tutela Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
559Escrito de recomendación de
defensaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
558 Escrito de Intervención Judicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
693Convocatoria a mesa de
coordinaciónNativo Electrónico
694 Solicitudes de participación Original Digitalizado Nativo Electrónico
695Respuesta solicitudes de
participaciónNativo Electrónico
439 Manifestación de interés Original Digitalizado Nativo Electrónico
148 Solicitud de información Original Digitalizado Nativo Electrónico
696Comunicación reunión
exploratoria Nativo Electrónico
525 Auto de desacato Original Digitalizado Nativo Electrónico
697 Intervención de desacato Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
443 contestación Original Digitalizado
500. DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA NACIONAL
9 9 CT
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina a través
del método de picado.
500 5 6 CONCEPTOS
Concepto de
Inhabilidades e
Incompatibilidades
de los miembros del
comité de conciliación
1
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
500 1 16 ACTASActa Instancia de
Selección1
9 9 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 6 3 CONCILIACIONES
Solicitud de
conciliación
extrajudicial
1
9 9 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
500 49 4 COMITESComité de
Conciliación1
19 19 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 26 5 PROCESOSProcesos de Acción
de Tutela1
GD-F-10- V337 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALOriginal Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico VITAL-ESENCIAL
POR
DEFINIRCT E S
100. DIRECCIÓN GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
404 Impugnación Original Digitalizado Nativo Electrónico
501 Incumplimiento o desacato Original Digitalizado Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
595 Insistencia Original Digitalizado
644 Solicitud de revisión Original Digitalizado Nativo Electrónico
83 Fallo Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
693Convocatoria a mesa de
coordinaciónNativo Electrónico
694 Solicitudes de participación Original Digitalizado Nativo Electrónico
695Respuesta solicitudes de
participaciónDigitalizado Nativo Electrónico
439 Manifestación de interés Digitalizado Nativo Electrónico
148 Solicitud de información Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
696Comunicación reunión
exploratoriaDigitalizado Nativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado
334 Anexos Original Digitalizado Nativo Electrónico
335 Audiencia Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
560Escrito manifestación voluntad
de intervenirOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
558 Escrito de Intervención Judicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
559Escrito de recomendación de
defensaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
59 Contestación de la demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
403 Conciliación Extrajudicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
337 Derecho de Petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
339 Respuesta derechos de petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
516Solicitudes de intervención o
acompañamientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 26 9 PROCESOS Procesos Judiciales 1
19 19 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 26 5 PROCESOSProcesos de Acción
de Tutela1
GD-F-10- V338 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
515
Respuesta Solicitudes de
intervención o
acompañamiento*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
511
Publicación de los casos en los
cuales se decidió la
intervención en pagina web *
Original Digitalizado Nativo Electrónico
662 Solicitud medidas cautelares Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
559Escrito de recomendación de
defensaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
558 Escrito de Intervención Judicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
693Convocatoria a mesa de
coordinaciónNativo Electrónico
694 Solicitud de participación Original Digitalizado Nativo Electrónico
695Respuesta solicitudes de
participaciónNativo Electrónico
439 Manifestación de interés Original Digitalizado Nativo Electrónico
148 Solicitud de información Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Nativo Electrónico
696Comunicación reunión
exploratoriaNativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado Nativo Electrónico
334 Anexos Original Digitalizado Nativo Electrónico
335 Audiencia Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
59 Contestación de la demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
336 Laudo Arbitral Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
337 Derecho de Petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
339 Respuesta derechos de petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
516Solicitudes de intervención o
acompañamientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
515Respuesta Solicitudes de
intervención o acompañamientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
127 Publicación pagina web* Nativo Electrónico
483 Solicitud de mediación Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
663Documento de acuerdo de
mediaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 26 9 PROCESOS Procesos Judiciales 1
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
500 46 MEDIACIÓN 1
19 19 S
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
500 26 10 PROCESOSProcesos de
Arbitramento1
GD-F-10- V339 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
561 Escritos de recomendación Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
181 Piezas Procesales Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
155 Soportes Original Digitalizado Nativo Electrónico
250 Productos* Original Digitalizado Nativo Electrónico
504 15 42
REGISTRO DE
SEGUIMIENTO A LA
GESTIÓN
Registro de Seguimiento a la
Gestión1 4 Original Digitalizado Nativo Electrónico 4 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, contiene el registro
de las actividades asignadas al GRAT y su
seguimiento, se establece su conservación
total ya que es parte del patrimonio histórico,
cultural e investigativo de la ANDJE.
150 Tutela Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
443 contestación Original Digitalizado
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico404 Impugnación Original Digitalizado Nativo Electrónico501 Incumplimiento o desacato Original Digitalizado Nativo Electrónico30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
595 Insistencia Original Digitalizado
644 Solicitud de revisión Original Digitalizado Nativo Electrónico83 Fallo Original Digitalizado Nativo Electrónico56 comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado Nativo Electrónico
334 Anexos Original Digitalizado Nativo Electrónico
335 Audiencia Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
560Escrito manifestación voluntad
de intervenirOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
558 Escrito de Intervención Judicial Original Digitalizado Nativo Electrónico
559Escrito de recomendación de
defensaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
59 Contestación de la demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
337 Derecho de Petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
339 Respuesta derechos de petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
500 46 MEDIACIÓN 1
504. GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASESORÍA TERRITORIAL A MUNICIPIOS DE 4a, 5a, y 6a CATEGORÍA, RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS Y ACCIÓN DE REPETICIÓN
504 10 4 ESTUDIOS
Estudio especializado
para la prevención
del daño antijurídico
y defensa judicial de
municipios
2 18 18 CT
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
500 60MESA DE
COORDINACIÓN1
19 S
Subserie documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
504 26 9 PROCESOS Procesos Judiciales
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
ESTUDIOS: Económicos y jurídicos de temas
relevantes para la reducción de impacto
fiscal,
504 26 5 PROCESOSProcesos de Acción
de Tutela1 19
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
1 19 19 S
GD-F-10- V340 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
516Solicitudes de intervención o
acompañamientoOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
515
Respuesta Solicitudes de
intervención o
acompañamiento*
Original Digitalizado Nativo Electrónico
511
Publicación de los casos en los
cuales se decidió la
intervención en pagina web *
Original Digitalizado Nativo Electrónico
662 Solicitud medidas cautelares Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
162 Solicitud de asesoría Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
97 Respuesta solicitud de asesoría Nativo Electrónico
188 Solicitud de representación Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
191Respuesta solicitud de
representaciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Nativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado
334 Anexos Original Digitalizado
335 Audiencia Nativo Electrónico
30 Auto Original Digitalizado Nativo Electrónico
59 Contestación de la demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial* Original Digitalizado Nativo Electrónico
106 Notificaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado Nativo Electrónico
125 Pruebas Original Digitalizado Nativo Electrónico
337 Derecho de Petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
339 Respuesta derechos de petición Original Digitalizado Nativo Electrónico
129 Recursos Original Digitalizado Nativo Electrónico
504 26 9 PROCESOS Procesos Judiciales
S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
504 31 3SOLICITUDES
TERRITORIALES
Representación
Judicial de Entidades
Territoriales
1 19
Serie Documental que tiene una valoración
primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su
tiempo de retención, se procede a realizar
copia (microfilm o digital), y se realiza una
selección sistemática de acuerdo a la
valoración cualitativa de los mismos, teniendo
en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
504 31 1SOLICITUDES
TERRITORIALES
Solicitud asesoría de
defensa judicial de
municipio
1 19 19
1 19 19 S
19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
GD-F-10- V341 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
500 Hoja de vida actividades DDJ Original Digitalizado Nativo Electrónico
245 Sentencia* Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
446 Intervención* Original Digitalizado Nativo Electrónico
447 Acompañamiento* Original Digitalizado Nativo Electrónico
448Levantamiento de embargo por
insostenibilidad fiscalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
449 Asesoría* Original Digitalizado Nativo Electrónico
450 Representación* Original Digitalizado Nativo Electrónico
448Levantamiento de embargo por
insostenibilidad fiscalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
451Seguimiento Entidades Orden
NacionalOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
596Invitación a comité de
ConciliaciónNativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
166 Seguimiento Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
17 Acuerdo Original Digitalizado Nativo Electrónico
453 Proceso Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
504 31 3SOLICITUDES
TERRITORIALES
Representación
Judicial de Entidades
Territoriales
1 19
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
*El tipo documental con asterisco se incluirá
en el expediente cuando aplique
504 52 2 EMBARGOS Embargos Territorial 1 19 19
1 19 19 S
19 S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
504 52 1 EMBARGOS Embargos Nación
19 CT
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina a través
del método de picado.
504 33 6 SEGUIMIENTOCompartición de
bienes
S
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
504 33 1 SEGUIMIENTO
Seguimiento medio
de control de
repetición
1 19
Subserie Documental que tiene una
valoración primaria de tipo legal y jurídico,
Cumplido su tiempo de retención, se procede
a realizar copia (microfilm o digital), y se
realiza una selección sistemática de acuerdo a
la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara
Totalmente y lo restante se elimina a través
del método de picado.
1 19 19 CT
GD-F-10- V342 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
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ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
77 Estudio Original Digitalizado Nativo Electrónico
690Copia Acta Instancia de
selecciónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
114 Poder Original Digitalizado
160 Sentencia Primera Instancia Original Digitalizado Nativo Electrónico
161 Sentencia Segunda Instancia Original Digitalizado Nativo Electrónico
69 Demanda Original Digitalizado Nativo Electrónico
500 Hoja de vida actividades DDJ Nativo Electrónico
192Denuncia por incumplimiento
frente a la repeticiónOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
1
Acta
Original Digitalizado Nativo Electrónico
56
Comunicaciones
Original Digitalizado Nativo Electrónico
1
Acta
Original Digitalizado Nativo Electrónico
56
Comunicaciones
Original Digitalizado Nativo Electrónico
171
Protocolos
Nativo Electrónico
598
Lineamientos
Nativo Electrónico
56
Comunicaciones
Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
561 Escritos de recomendación Nativo Electrónico
181 Piezas Procesales Original Digitalizado Nativo Electrónico
56 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo Electrónico
244 Memorial Nativo Electrónico
90 Informe Original Digitalizado Nativo Electrónico
335 Audiencia Nativo Electrónico
340 Amicus Curiae Original Digitalizado Nativo Electrónico
351Solicitud de información a
entidadesNativo Electrónico
214 Insumos Entidades Original Digitalizado Nativo Electrónico
326 Acta de reunión Original Digitalizado Nativo Electrónico
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la ANDJE.
600. DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA INTERNACIONAL
600 85REUNIONES
INTERINSTITUCIONA
LES
1
504 56 1DEMANDAS DE
REPETICIÓN
Demandas por
competencia residual
de repetición
1 19 19 CT
19 19 CT
serie documental de carácter dispositivo, de
actividades frente a los procesos judiciales .
Se establece su conservación total ya que
hacen parte del patrimonio histórico, cultural
e investigativo de la Nación.
600 83INSTANCIA DE ALTO
NIVEL DE
GOBIERNO
1
19 19 CT
serie documental de carácter dispositivo, de
actividades frente a los procesos judiciales .
Se establece su conservación total ya que
hacen parte del patrimonio histórico, cultural
e investigativo de la Nación.
19 19 CT
serie documental de carácter dispositivo, de
actividades frente a los procesos judiciales .
Se establece su conservación total ya que
hacen parte del patrimonio histórico, cultural
e investigativo de la Nación.
600 82
COORDINACIÓN
ESTRATEGIA DE
DEFENSA EN
PROCESOS
INTERNACIONALES
A SOLICITUD DE
ENTIDADES
1
19 19 CT
serie documental de carácter dispositivo, de
actividades frente a los procesos judiciales .
Se establece su conservación total ya que
hacen parte del patrimonio histórico, cultural
e investigativo de la Nación.
600 84
PROTOCOLOS,
INSTRUCCIONES,
LINEAMIENTOS
PREVENCIÓN
CONFLICTOS DE
INVERSIÓN
1
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total por que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Agencia.
600 26 22 PROCESOSProceso Arbitraje de
Inversión1
GD-F-10- V343 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
340 Amicus Curiae Original Digitalizado Nativo Electrónico
341
ESAP -Escrito de solicitudes,
argumentos y pruebas de los
peticionarios
Nativo Electrónico
342 Escrito de Sometimiento Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Original Digitalizado Nativo Electrónico
345 Requerimientos CrIDH Nativo Electrónico
245 Sentencia Nativo Electrónico
346 Trámites CrIDH Nativo Electrónico
347 Alegatos Finales Original Digitalizado Nativo Electrónico
348Contestación al escrito de
sometimiento del caso y ESAPOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
211 Convocatoria a reunión Nativo Electrónico
349 Lista definitiva de declarantes Original Digitalizado Nativo Electrónico
350Objeciones y recusaciones a
testigos y peritos*Original Digitalizado Nativo Electrónico
351Solicitud de información a
entidadesNativo Electrónico
481Trámite de Interpretación de la
SentenciaOriginal Digitalizado Nativo Electrónico
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
600 26 13 PROCESOS Procesos CrIDH 1
GD-F-10- V344 de 45
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIETipo
DocumentalSERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
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100. DIRECCIÓN GENERAL
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Actualización TRD - enero 2018
Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017
ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION MEDIO FISICO MEDIO ELECTRONICO CALIFICACIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
1 Acta Original Digitalizado Nativo Electrónico
211 Convocatoria a reunión Nativo Electrónico
117Convocatoria a reunión de
trabajo o audienciasNativo Electrónico
220 Trámites CIDH Nativo Electrónico
352 Concesión de prórroga Original Digitalizado Nativo Electrónico
353 Escrito de los peticionarios Original Digitalizado Nativo Electrónico
702
Remisión acta de
entendimiento de solución
amistosa
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
703Remisión acuerdo de solución
amistosaFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
704Remisión otro sí del acuerdo de
solución amistosaFotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
705 Remisión nota conjunta Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
706
Remisión informe de
cumplimiento acuerdo de
solución amistosa
Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
707 Nota remisoría misión Fotocopia Digitalizado Nativo Electrónico
354 Informe artículo 50 Original Digitalizado Nativo Electrónico
355 Informe sobre admisibilidad Original Digitalizado Nativo Electrónico
356 Insumo para respuesta Original Digitalizado Nativo Electrónico
357 Negación de prórroga Original Digitalizado Nativo Electrónico
219 Solución amistosa Original Digitalizado Nativo Electrónico
215 Requerimientos CIDH Nativo Electrónico
358 Observaciones de admisibilidad Original Digitalizado Nativo Electrónico
359 Observaciones de fondo Original Digitalizado Nativo Electrónico
351Solicitud de información a
entidadesNativo Electrónico
360 Solicitud de prórroga Original Digitalizado Nativo Electrónico
Firmas:
S: SELECCIÓNActos Administrativos
PROCEDIMIENTO
Reproducción : Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.11 al 13
y Ley 594 de 2000 Art. 19,Decreto 2527 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto 3354 de 1954. Art único.
El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el original.
Resolución N° 391 de 26 de diciembre de 2013
Resolución N° 134 de 16 de marzo de 2018
Estrategias de preservación:
Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la
disponibilidad de los mismos.
Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.
Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(incluye copiado al mismo tipo de medio.ORIGINAL FIRMADO
JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY
Secretario General
ORIGINAL FIRMADO
LUISA MARGARITA MESTRE ZEQUEDA
Responsable Gestión Documental
Elaboró: Fanny Salazar Estupiñan Tarjeta Profesional N° 137
Convenciones: Aprobaciones:
DISPOSICIÓN FINAL Fecha: 31 de enero de 2018 Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° CIGD - 6CT: CONSERVACION TOTAL
E: ELIMINACION
19 19 CT
Subserie documental de carácter dispositivo,
de actividades y misional, se establece su
conservación total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural e investigativo
de la Nación.
600 26 14 PROCESOS Procesos CIDH 1
GD-F-10- V345 de 45
