Tabla Dinamica Excel 2010

7/25/2019 Tabla Dinamica Excel 2010

1/86


2/86

CONSIDERACIONES GENERALES

Muchas veces tenemos listas que rene poca o una gran cantidad de datos en una tabla.Estos datos se pueden considerar como informacin esttica ya que aparte de los

clculos que se pueden realizar la configuracin en s de la tabla no cambia. Sinembargo eisten ocasiones donde deseamos e!ecutar con estos datos" una agrupacinespecial y#o colocarlos de una manera diferente para realizar un anlisis en particular. Eltraba!o con las funciones incorporadas en Ecel y los esquemas nos permiten efectuaralgo de esto" pero de manera muy limitada.

$ara ilustrar lo dicho anteriormente" utilizaremos la tabla que se muestra en la siguientefigura. %omo puede observar" esta tabla es poco informativa" pero va a servir paraeplicar el concepto de lo que es una tabla dinmica. &os datos pueden ser un con!untode gastos realizados durante los dos primeros trimestres del a'o" en un banco o unaempresa que tiene oficinas en $anam y %oln.

Si quisi(ramos resumir esta tabla para observar el total de gastos por provincia ytrimestre" y adems tener la facultad de colocar la informacin resultante en una tablaresumen que podamos cambiar con facilidad sus encabezados. )a las funcionescomunes de Ecel y los esquemas no cubren en su totalidad esta eigencia" es alldonde es til lo que se denomina tabla dinmica

El rango E*+ ,- de la siguiente figura" muestra una de las posibles soluciones a nuestrapeticin. bserve que la informacin resultante queda en forma de tabla" de fcil lecturae interpretacin.


3/86

El rango E*+,- de la siguiente figura" es precisamente un e!emplo de una tabladinmica. Se le llama tabla dinmica debido a que la presentacin de la tabla puedecambiar de forma dinmica. $or e!emplo los datos anteriores de la misma tabla se

pueden presentar de la manera que muestra la figura / a 0 de la siguiente ilustracin.bserve que los trimestres forman ahora filas y las provincias forman columnas.

tra de las cosas que se pueden lograr es seleccionar informacin mas puntual" como loindica la figura / b 0. 1ote que solo se presenta los gastos resumidos de la ciudad de%oln.

( a ) ( b )

$odemos resumir lo anterior en la siguiente definicin+

TABLA DINAMICA:Herramienta que nos permite resumir, por lo general, grandesol!menes de datos que se en"uentran alo#ados en una tabla$

%l resultado de apli"ar esta &erramienta es una espe"ie detabla que tiene la "apa"idad de modi'i"arse "on 'a"ilidad$

Cuando utiliar una tabla dinmi"a

2tilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados"especialmente cuando tenga una larga lista de nmeros para resumir y desee realizarcomparaciones distintas con cada nmero. 2tilice los informes de tabla dinmicacuando desee que Microsoft Ecel realice automticamente ordenaciones y el clculo desubtotales y totales. 2n e!emplo de esto" es el caso presentado anteriormente donde seresumen los gastos por provincia y trimestre de una empresa.

En t(rminos generales una tabla dinmica posee varias partes" cada una de ellas" tieneuna funcin especfica. En las primas pginas vamos a desarrollar algunos e!emploscon la finalidad de presentar de manera clara cada una de estas partes.


4/86

PARTES BASICAS DE UNA TABLA DINAMICA.

3amos inicialmente a mostrar las partes bsicas que constituye una tabla dinmica"posteriormente eplicaremos los otros detalles complementarios.

&a figura anterior muestra las partes bsicas de la tabla dinmica" cuyas definiciones sonlas siguientes+

*uente de Datos+ &ista o tabla que posee los datos que sern utilizados para generar latabla dinmica. Esta fuente de datos puede ser una tabla hecha enEcel como la que se muestra o una fuente eterna como una basede datos.

+tulos de *ila:%omo se observa en la figura" cada uno de los valores que se colocanen filas diferentes" uno deba!o de otro. $or lo general estos valoresforman una columna en el borde izquierdo de la tabla dinmica. &osvalores que se colocan en este campo" por lo general corresponden aun campo de la tabla de origen bserve que el campo utilizado en lafigura anterior es $rovincia que tiene solo dos valores diferentes.%oln y $anam. bserve que los valores que forman las diferentesfilas /%oln y $anam0 son encabezados por $rovincia que es elnombre del campo.

+tulos de Columna+ $or lo general lo constituye un campo de la tabla de origen cuyosvalores identifican un con!unto de columnas. $or e!emplo en lafigura anterior el campo columna es 4rimestre" observe que estecampo en la tabla de origen solo contiene dos valores diferentes"4rim5 y 4rim*. Estos dos valores en la tabla dinmica constituyenlos encabezados de dos columnas. bserve tambi(n que losvalores que identifican las columnas /4rim5" 4rim*0" en la tabladinmica" son precedidos por 4rimestre que es el nombre delcampo.

Fuente deDatos

Rtulos deFila

Rtulos deColumna

rea deValores

Totales generalesde columnas

Totalesgeneralesde Filas

-artes generales de una Tabla Dinmi"a


5/86

.rea de /alores: 6egin constituida por el cuerpo propiamente dicho de la tabladinmica. En esta regin es donde se colocan los datos resumidosque se generan" al confeccionar la tabla dinmica. %ada uno de losvalores que se muestran en esta rea es el producto de unaagrupacin con diferentes datos de la tabla o fuente de origen"

sobre los cuales se procede con una operacin especfica. 2nelemento especfico de esta rea se encuentra ubicado en lainterseccin de un campo de fila y un campo de columna. $ore!emplo la siguiente figura muestra el elemento sombreado que seencuentra en la interseccin de %oln y 4rim5. &o que estosignifica" es que en la tabla original de los datos" se buscarn todoslos elementos que contengan %oln en el campo de $rovincia y4rim5 en el campo de 4rimestre" una vez encontrados estos valoresse procede a realizar con ellos una operacin especfica. En lasiguiente figura se dan dos e!emplos concretos" la primera tabladinmica muestra el caso cuando los valores se suman" la segunda

tabla dinmica muestra el caso cuando los valores se cuentan.7dems de sumar los valores o contarlos" eisten otras operacionescomo determinar el promedio" obtener el valor mimo" etc.

Totales 0enerales de *ilas: 7 esta 8rea se le conoce con Total 0eneral" perorealmente es una operacin que se aplica tomando como referencia a los elementoscolocados en el campo de Fila. $or e!emplo" la primera tabla dinmica de la figuraanterior" muestra los totales de las provincias de %oln / 9:;; 0 y $anam / :


6/86

Totales 0enerales de Columnas+ Similar al 4otal =eneral de las @ilas" estos valores secolocan en la parte inferior de la tabla dinmica. 7 pesar que su nombre es TotalGeneral" realmente se aplica una operacin en particular a los elementos que seencuentran en el rea de %olumnas. $or e!emplo" la siguiente figura muestra en el rea

del total general de las columnas" el promedio de los trimestres 5 y *" que correspondena los valores del campo 4rimestre que se encuentra ubicado en el rea de columnas.

&a figura ad!unta muestra entreotras cosas" el $romedio detodos los =astos del 4rim*. 7

pesar que se le conoce como4otal =eneral de columnas"

porque las operaciones serealizan sobre los elementosdel campo de columna" las operaciones pueden ser diferentes a una suma" por e!emplo"

este valor es un $romedio. 1ote que los resultados de los 4otales =enerales se obtienenutilizando los datos de la tabla original de los datos y no los clculos mostrados en latabla dinmica. $or e!emplo el promedio de 4rim* se obtiene con la operacin

/*5*;; > 59;;0 # 9 ? 5---.--:

&os valores son todos los gastos del trimestre *" que se encuentran en la tabla de losdatos.


7/86

DI*%+%NT%1 DI1%231 D% TABLA DINAMICA$

&a versin de Ecel *;5;" posee tres dise'os generales que se le puede aplicar a lastablas dinmicas. Estos dise'os son los siguientes+

50 Dise4o en 'orma "ompa"ta+ En este dise'olos elementos que se colocan en el rea defila de la tabla dinmica" se ubican en unasola columna" formando una especie deesquema compacto. &a figura ad!untamuestra un e!emplo de este dise'o. bserveque en la columna 7" se ubican tres camposde la tabla Aepartamento" %argo y Seccin/los nombres de los campos no estn visibleen la tabla0. 2tilice este dise'o cuando deseacolocar en forma compacta los resultados dela tabla dinmica.

*0 Dise4o en 'orma de esquema$En este dise'o los elementos que se ubican en elrea de filas se colocan formando un esquema. &a siguiente figura muestra lamisma tabla dinmica del punto anterior" observe que ahora los tres campos

/Aepartamento" %argo ySeccin0" se ubican cada uno enuna columna por separado en laho!a de clculo. 1ote que los

elementos subordinados delesquema inician en la filainferior del elemento del nivelsuperior.

90 Dise4o en 'orma tabular$ Eneste dise'o los elementos que se ubican en el rea de filas se colocan formando

una tabla. &a siguiente figuramuestra como luce la mismatabla dinmica del puntoanterior con un dise'o tabular. 7

diferencia del dise'o deesquema los elementosprincipales y los elementossubordinados forman una tabla yno un esquema.

El dise'o predeterminado es el compacto. Sin embargo el dise'o tabular se utiliza conbastante frecuencia.


8/86

C+%ACI5N D% 6NA TABLA DINAMICA

&o primero que debemos comprender al generar una tabla dinmica es que ella no poseedatos propios" sus datos los obtiene de una fuente primaria. Esta fuente de datos puedeser+ a0 un rango de datos" con una primera fila que identifique cada una de las columnas

del rango" *0 una tabla con la nueva estructura de las tablas del Ecel *;5;" 90 unafuente de rango eternaB como un archivo tt" C0 una tabla de una base de datos.

%uando poseemos la fuente de datos" la creacin de una tabla dinmica se realiza en dosetapas+ 50 &a creacin del contenedor de la tabla dinmica" *0 &a colocacin de loselementos especficos dentro de la tabla dinmica.

Crea"in del "ontenedor de la Tabla Dinmi"a

&a eplicacin que vamos a desarrollar se refiere a los pasos que se deben tener encuenta cuando la fuente de datos es un rango o una tabla que se encuentra en el libro deEcel que contendr la tabla dinmica.

5. 7unque no es estrictamente necesario" ubquese en el rango o la tabla que poseelos datos que servirn como base para formar la tabla dinmica.

*. Seleccione el comando Tabla dinmi"aque se encuentra dentro de la fichaInsertaren la cinta de opciones. Se despliega el cuadro de dilogo Crear tabladinmia indicando en el cuadro de teto rotulado con Tabla o ran!"" elnombre de la tabla donde se encuentra el cursor o el rango que contienen losdatos. Es importante verificar que la informacin colocada en este cuadro deteto sea la correcta.

9. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmia" seleccione si la tabla dinmicase colocar en una ho!a nueva o se utilizar una ho!a de clculo eistente. $or logeneral la opcin escogida es" una nueva ho!a de clculo. Si selecciona la opcin,o!a de clculo eistente" debe indicar tambi(n la celda que representa laesquina superior izquierda a partir del cual se colocar la tabla dinmica.

C. Aele clic al botn Ae#tar. $ara que se genere el contenedor que se indica en lasiguiente figura.


9/86

1ele""ione el dise4o general de la tabla dinmi"a

%omo se indic anteriormente" en la versin de Ecel *;5;" el dise'o general de lastablas dinmicas se puede tener algunas de las siguientes modalidadesB a0 dise'o enforma compacta" b0 dise'o en forma de esquema" c0 dise'o en forma tabular. $ara estee!emplo escogeremos el dise'o en forma tabular. $ara asignar el dise'o tabular a la tabladinmica realice lo siguiente+

Seleccione cualquier celda dentro delcontenedor de la tabla dinmica.

Se anea a la cinta de opciones las,erramientas de la tabla dinmica. En estasherramientas seleccione la ficha Dise$".

Aentro de las opciones de dise'o de la tabladinmica" dele clic al botn rotulado conDise$" de in%"rme. Ae la lista que sedespliega seleccione Mostrar en 'ormatabular$

bserve que dentro de las opciones de Aise'o de Dnforme de tabla dinmica" tambi(n seencuentran las dos ltimas opciones+ a0+epetir todas las etiquetas de elementos" b0Norepetir las etiquetas de elementos" los cuales son nuevas en la versin de Ecel *;5;.%omo lo epresan las frases" estas opciones nos permiten repetir los nombres en lasetiquetas de las tablas dinmicas. En las versiones anteriores de Ecel" esto no era

posible.

%omo la naturaleza de la tabla que estamos dise'ando es dinmica" este dise'o lo puede

modificar en cualquier momento si considera que otro se a!usta me!or a sus necesidades.

Contenedor de la Tabla Dinmica


10/86

Asigne los "ampos al "ontenedor de la tabla dinmi"a

2na vez creado el contenedor de la tabla dinmica loprimo es a'adirle los elementos que conformarn latabla. $ara realizar esta eplicacin vamos a

considerar que estamos creando la tabla dinmica delrango de datos que se muestra en la figura ad!unta.bserve que en este rango eisten tres camposBPr"&inia" Trimestre y Gast"sque son los camposque se pueden colocar en la tabla dinmica.

$ara agregar campos al contenedor de la tabla dinmica realice lo siguiente+

50 %olquese en cualquier celda dentro del contenedor de la tabla dinmica. 7lhacer esto se despliega el panel de tarea llamado Lista de am#" de tabla

dinmia. Este panel se encuentra anclado en la parte derecha de la pantalla sinembargo lo puede desplazar y colocar en cualquier lugar de la ho!a como semuestra en la siguiente figura.

bserve que el panel Lista de am#" de tabla dinmia" posee dos reas. Elrea superior donde estn todos los campos del rango o la tabla de origen. 7quse indican los campos Pr"&inia" Trimestrey Gast"sque son los campos que

posee nuestro rango de datos. El rea inferior" que se componen de cuatrosecciones. %ada una de estas secciones es una parte especfica dentro de la tabladinmica. +tulos de 'ila: %oloque aqu los campos que desea que en la tabla

dinmica se coloquen en el rea de fila

+tulos de "olumna:%oloque aqu los campos que desea que en la tabladinmica se coloquen en el rea de columna.


11/86

/alores:%oloque aqu los campos que se van a resumir" dentro del rea delos datos de la tabla dinmica.

*iltro de in'orme:%oloque aqu los campos que irn en el rea de pgina dela tabla dinmica. Este aspecto se eplicar ms adelante en estos apuntes.

En la versin de Ecel *;5;" eiste una nueva seccin que podemos agregar paraagrupar los campos de nuestras tablas dinmicas" nos referimos a la 1egmenta"in de

Datosque vamos a eplicar mas adelante en este documento.

*0 En el panel Lista de am#"s de tabla dinmia" en el rea donde aparecen loscampos" seleccione los campos que formarn parte de la tabla dinmica. $aranuestro e!emplo seleccione los tres camposB Pr"&inia" Trimestrey Gast"s. &oscampos seleccionados se colocan en el rea inferior del panel de la manera quese indica en la siguiente figura+

&os campos seleccionados Pr"&iniay Trimestre" se agregan al rea de *ilas

de la tabla dinmica" mientras que Gast"s" por ser un campo num(rico se agregaal rea de datos o de /alores. &a tabla dinmica producto de esta situacin semuestra en la figura anterior. bserve que los datos en la tabla dinmica seresumieron sumando los gastos correspondientes. $or e!emplo. El primer gastode *


12/86

seccin de +tulos de 'ilas a la seccin de +tulos de "olumna. &a tabladinmica resultante debido a esta accin se muestra en la siguiente figura.

tra forma de mover un campo de una seccin a otra de la tabla dinmica mediante elpanel Lista de am#"s de tabla dinmia esrealizando lo siguiente+ 50 Aentro de la lista decampos de tabla dinmica ubique el campo quedesea desplazar" *0 dele clic a la punta de flechaque se encuentra en el etremo derecho del campo"

para que se despliegue un men contetual comoel que se indica en la figura ad!unta. 90 en el men

contetual seleccione la nueva ubicacin a dondedesea trasladar el campo. 1ote en la figura que laopcin Mover a rtulos de fila est inhibida debidoa que el campo 4rimestre" que es el que deseamostrasladar" se encuentra en esta ubicacin.


13/86

REORGANI'ACION DE LA TABLA DINAMICA.

2na vez finalizado el proceso completo de la creacin de la tabla dinmica" tenemos laopcin de reorganizarla" si la estructura resultante no llena nuestras epectativas.$odemos reorganizar la tabla de alguna de las siguientes maneras+

50 %ambiando el dise'o de la tabla dinmica. 6ecuerde que eisten tres tipos dedise'o para las tablas dinmicas+

a. Aise'o %ompactob. Aise'o en forma de esquemac. Aise'o tabular.

*0 %ambiando la posicin de los campos dentro de la tabla dinmica. 6ecuerde queun campo puede ubicarse en cualquier rea de la tabla dinmica. El rea de filas"el rea de columnas" el rea de datos" el rea de pginas filtro del informe/eplicada posteriormente0. &a virtud que tienen las tablas dinmicas es que ellasse le puede cambiar su configuracin" hasta que el dise'o obtenido resulte loms adecuado con nuestros ob!etivos. $ara cambiar la ubicacin de los camposde la tabla dinmica se utiliza la parte inferiordel panel Lista de am#" de la tabladinmia" que se muestra en la figura ad!unta.Esta rea consta de cuatro secciones" a06tulos de fila" b0 6tulos de columna" c03alores" d0 @iltro de informe o campo de

pgina. %ada una de estas seccionescorresponde a un lugar especfico dentro de la

tabla dinmica. $ara cambiar un campo queaparezca en una de estas secciones"simplemente arrastre el campo desde donde se encuentre a la nueva ubicacinque lo desea colocar.

&as siguientes figuras muestran la misma tabla dinmica con diferentes configuracionesque podemos asignarle+

Diferentes configuraciones de una misma tabla dinmica


14/86

(UITAR ) AGREGAR LOS TOTALES GENERALES DE LATABLA DINAMICA

En algunas ocasiones deseamos quitar o agregar lostotales generales que se muestran en la tabla dinmica.

$or e!emplo" eliminar todos estos totales de tal maneraque solo se muestren los datos del .rea de Datos /alores" como se indica en la figura ad!unta

6ecuerde que los totales generales son los valores que se muestran al final de las filasy#o al final de las columnas en el rea de datos o valores" los cuales muestran los totalesde las filas y#o los totales de las columnas. $ara eliminar parcial o totalmente estos

valores realice lo siguiente+50 Seleccione una celda de la tabla dinmica. 7l hacer

esto se coloca en la cinta de opciones lasherramientas de la tabla dinmica.

*0 Seleccione la ficha Dise$" dentro de lasherramientas de la tabla dinmica.

90 Aele clic al botn T"tales !enerales" el cualdespliega las opciones que se muestran en la figuraad!unta.

C0 Seleccione una de las cuatro opciones" dependiendolo que desea realizar con los sub totales.

tra forma de eliminar o agregar los totales generales de las tablas dinmicas esmediante el cuadro de dilogo 3p"iones de la tabla dinmi"aque se despliega cuando

estando ubicados en cualquier celda de la tabla dinmica le damos clic al botn derechodel mouse y seleccionamos O#i"nes de tabla dinmia del men contetual. &asiguiente figura muestra el cuadro de dilogo

En el cuadro de dilogo O#i"nes de tabla dinmia" seleccione la ficha T"tales *%iltr"s" posteriormente coloque una marca en la casilla rotulada con Mostrar totales

Coloque una marca en la casilla deverificacin si desea que elcorrespondiente total general semuestre en la tabla dinmica. Encaso que no desee que el totalgeneral se muestre quite la marcade la casilla de verificacin.


15/86

generales de las 'ilassi desea que se muestre los totales generales de las filas" quite lamarca de esta casilla de verificacin si desea que no se muestren estos totales. 6ealicealgo seme!ante con la casilla de verificacin rotulada conMostrar totales generales delas "olumnas$

ORDENAR LOS ELEMENTOS EN LOS CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA

$ara realizar la eplicacin de este tema utilizaremos la tabla dinmica que se muestraen la siguiente figura. Es una tabla dinmica que resume la suma de salarios porAepartamento y Seccin de un grupo de empleados de una compa'a.

&os elementos que se encuentran ubicados en el rea de fila y#o en el rea de columnade la tabla dinmica se pueden ordenar de alguna de las siguientes maneras 50Manualmente" *0 Ae forma convencional" 90 Ae acuerdo a una lista personalizada.

50 3rdenar los elementos de la tabla dinmi"a en 'orma manual. 2n elementoparticular que forme parte de un campo de una tabla dinmica que se encuentre enel rea de fila o el rea de columna lo puede colocar en cualquiera posicin quedesee. $ara esto seleccione el elemento particular y luego arrstrelo al lugardeseado. &gicamente la nueva posicin del elemento debe estar ubicada dentro desu conteto. En otras palabras un elemento que se encuentre dentro de un campodeterminado no puede formar parte de los elementos de otro campo. $or e!emplo unelemento de campo Aepartamento" no puede ser parte de los elementos del campoSeccin. $ara arrastrar un elemento en particular de un lugar a otro" realice losiguiente+

Seleccione el elemento que desee arrastrar %oloque el mouse en algunos de sus bordes" /preferiblemente utilice el

borde inferior0 hasta que el selector del mouse se transforme en una cruzque posee cuatro puntas de flechas. En ese momento presione el botnizquierdo del mouse y no lo suelte.

Manteniendo el botn izquierdo del mouse presionado arrastre el elemento asu nueva posicin. %uando realiza esta operacin" el selector del mousetoma la forma como de una letra D. &a ilustracin / a 0 de las figurasmostradas a continuacin indica esta situacin.

%uando se encuentre en la ubicacin deseada de!e de presionar el botnizquierdo del mouse. &a ilustracin / b 0 de las siguientes figuras" muestra latabla dinmica que se encuentra al inicio de esta seccin" con departamentode 7dministracin ubicado en otro lugar.


16/86

*0

3rdenar los elementos de un "ampo de la tabla dinmi"aen 'orma "onen"ional: &os elementos que pertenecen aun campo de la tabla dinmica tambi(n se puede ordenar en forma convencional osea en orden ascendente o en orden descendente. $ara realizar esto dele clic al

botn que se encuentra en el etremo derecho del campo y en las opciones que semuestran seleccione rden 7scendente / 7 a 0 u rden descendente / a 70.

90 3rdenar los elementos de un "ampo de la tabla dinmi"a de a"uerdo "on el ordende una lista personaliada:Si tiene confeccionada una lista personalizada y loselementos de un campo de la tabla dinmica contienen los valores de esta lista.$uede ordenar los elementos que aparecen en la tabla dinmica en el mismo ordenque aparecen los elementos que se encuentran en la lista personalizada /o en unorden contrario0. $ara realizar un ordenamiento de acuerdo con una lista

personalizada haga lo siguiente+

Aele clic al botn que se encuentra en el etremo derecho el campo quedesea ordenar y seleccione Ms "#i"nes de "rdenai+n" para que sedespliegue el cuadro de dilogo Ordenar.

Este paso es importante. &a lista personalizada tiene un orden en que estescrita. Si desea que los elementos del campo en la tabla dinmica secoloquen en el mismo orden que se encuentran en la lista personalizadaseleccione 3rden as"endente" si por el contrario desea que los elementos secoloquen en orden inverso al que se encuentran escritos en la lista

personalizada seleccione 3rden des"endente. $osteriormente dele clic albotn rotulado con Ms opciones" para que se despliegue el cuadro de

dilogo Ms "#i"nes de "rdenai+n. En el cuadro de dilogo Ms "#i"nes de "rdenai+n" quite la marca de lacasilla de verificacin 3rdenar automti"amente "ada e que se a"tuali"eel in'orme. %uando quita est casilla de verificacin se activa la listadesplegable rotulada con Primer riteri" de "rdenai+n.

En la lista desplegable Primer riteri" de "rdenai+n seleccione la listapersonalizada que utilizar como criterio de ordenacin. &uego dele clic albotn Ae#tarpara volver al cuadro de dilogo Ordenar. En este cuadrode dilogo finalmente dele clic al botn Ae#tarpara que se e!ecute laordenacin.

A medida que se arrastra un elemento de unatabla dinmica de una posicin a otra, el selectordel mouse adopta la forma de una letra I.

La tabla dinmica, con los elementos del campoDepartamento en otro orden. Administracinse movi de la parte superior a la parte inferiordel campo

( a ) ( b


17/86

1ele""ionar el "ampo de ordena"in "uando la tabla dinmi"a posee, ms de un"ampo de 'ila 7 el estilo de la tabla dinmi"a es "ompa"to$

%uando una tabla posee ms de un campo en el rea de fila y el dise'o de la tabladinmica es compacto" ms de un campo ocupa una sola columna de la ho!a electrnica.&a siguiente figura muestra la misma tabla dinmica anterior" pero ahora el campo

Aepartamento y Seccin estn ubicados en el rea de filas y el dise'o de la tabladinmica es compacto.

$ara realizar la ordenacin de uno de los campos de una tabla dinmica cuyo dise'o seacompacto" debemos primero seleccionar el campo. $ara esto dele clic al botn que seencuentra en el etremo derecho del campo que tiene como ttulo R+t,l"s de %ila.$osteriormente en las opciones que se muestran" en la lista desplegable Selei"naram#"" esco!a el campo que desea ordenar. $osteriormente contine" como se eplicen la seccin anterior.

FILTRAR LOS ELEMENTOS EN LOS CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA

Para realizar una ordenacin, con respecto auna Lista personalizada, primero elimine lamarca de la casilla de verificacin Ordenarautomticamente cada vez que se actualice

el informe.

Seleccione el listado que servir de basepara la ordenacin, de la lista desplegable Primer criterio de ordenacin.

Cuadro de dilogo s o!ciones de ordenacin. "os !ermite realizar unaordenacin con res!ecto a los elementos de una #ista Personalizada

Seleccione un campo de lalista desplegable Seleccionarcampo, cuando la tabladinmica posee un diseoCompacto


18/86

En una tabla dinmica podemos filtrar elementos especficos de un campo. Esto esde!ar" en el campo los elementos que cumplen ciertas condiciones y quitar los elementosque no cumplan con los criterios de filtrado. El filtrado se puede realizar de lassiguientes formas+

50 1ele""ionando los elementos espe"8'i"os que deseamos de#ar en el "ampo. Enun campo particular de una tabla dinmica podemos seleccionar directamente loselementos que deseamos se queden en el campo. Si le da clic al botn que seencuentra en el etremo derecho de un campo de fila o un campo de columna sedespliega entre otras cosas" un listado con los elementos del campocorrespondiente. Ae este listado" de!e con las marcas de verificacin a loselementos que desea que se queden y quite la marca de verificacin a loselementos que no desea que se queden en el campo. En la siguiente figura" loscampos que se quedan sonB 7dministracin" Aise'o y Mercado" mientras que loscampos que se quitan sonB %ontabilidad" D > A e Dngeniera. 2na vez realiza su

seleccin le da clic al botn 7ceptar" para realizar el filtro.

*0 *iltro de las etiquetas del "ampo$&os criterios de filtrado" que se utilizarn parade!ar los elementos en un determinado campo en la tabla dinmica" se pueden

especificar mediante el cuadro de dilogo Filtrar #"r eti-,eta" que se despliegade la siguiente manera+ a0 Aele clic al botn que se encuentra en el etremoderecho del campo que desea realizar el filtro" b0 Esco!a la opcin *iltros deetiqueta" para que se despliegue un con!unto de condiciones" c0 Seleccione lacondicin que utilizar para el filtro" al escoger una condicin se despliega elcuadro de dilogo Filtrar #"r eti-,eta" d0 &lene el cuadro de dilogo con losvalores especficos que se utilizarn para realizar el filtro.

!e"e con la marca de verificacin a

las casillas que desea se quedenen el campo. #uite la marca deverificacin a las casillas de loselementos que no se mostraran enel campo correspondiente.


19/86

90 *iltro tomando en "uenta los totales generales de los elementos (*iltros dealor)$ En la siguiente figura" si observa los elementos del campoAE$7647ME14" que se encuentra en el rea de fila de la tabla dinmica"(stos poseen totales generales. $or e!emplo" 7dministracin tiene un totalgeneral de 9-:9*" %ontabilidad un total general de 959-F" etc. Estos valores se

pueden utilizar para realizar un filtro de los elementos de este campo. $ore!emplo" podemos de!ar solo los elementos del campo cuyo total general seamayor que


20/86

$ara realizar un filtro tomando en cuenta estos totales generales realice lo siguiente+

Aele clic al botn que se encuentra en el etremo derecho del campo que desearealizar el filtro.

Ael listado de opciones que se muestran esco!a *iltros de alor. Esta seleccin

hace que se muestren un con!unto de condiciones" como%s igual a"Ma7or que"entre otras condiciones. Aebe seleccionar la condicin que utilizar para realizarel filtro. /por e!emplo Mayor que0.

En el cuadro de dilogo de nombre @iltrar por valor" que se muestra" coloque losvalores especficos para realizar el filtro. ) posteriormente le da clic al botnAe#tar. &a siguiente figura indica como luce este cuadro para filtrar el campoAepartamento" para de!ar en este campo los elementos cuyos totales generalesson mayores que


21/86

ISUALI'ACI/N DE DETALLES SUB)ACENTES DE UNA CANTIDADESPECIFICA EN EL AREA DE LOS ALORES.

&a siguiente figura muestra un rango de datos y su correspondiente tabla dinmica. 1oteque el valor de *


22/86

CAMBIAR LA FUNCION UTILI'ADA PARA OBTENER LOS RESULTADOSEN EL AREA DE LOS DATOS O ALORES.

7l dise'ar una tabla dinmica por primera vez" para calcular las cantidades que semuestran en el 8rea de Aatos o valores" Ecel utiliza la funcin de S,masi los valores

que va a resumir son num(ricos y utiliza la funcin C"ntara si los valores que aresumir son caracteres. Sin embargo podemos modificar esta funcin por otra" pore!emplo Pr"medi".

&a manera ms rpida de cambiar la funcin del rea de valores de la tabla dinmica esmediante el siguiente procedimiento+

50 Seleccione una celda que se encuentre en el rea de valores*0 $resione el botn derecho del mouse" para que se despliegue un men

contetual. En este men seleccione la orden" Res,mir dat"s #"r.90 En la lista de las funciones que se muestran esco!a la funcin que utilizar para

resumir los datos. Si la funcin que desea utilizar no se encuentra en esta lista"

seleccione Ms opciones" para que se despliegue el cuadro de dilogoC"n%i!,rai+n de am#" de &al"r" el cual muestra un listado ms amplio defunciones que podemos utilizar.

%omo se mencion en el prrafo anterior una manera ms amplia de modificar lafuncin de resumen del rea de valores de la tabla dinmica es mediante el cuadro dedilogo C"n%i!,rai+n de am#" de &al"r" que se despliega como se eplic. Sinembargo este cuadro de dilogo tambi(n se puede mostrar" seleccionando %onfiguracinde campo dentro de la ficha O#i"nesde las herramientas de la tabla dinmica. &asiguiente figura muestra este cuadro de dilogo.

Para cambiar la funcin que resume los datos en la tabla dinmica* a& ub)queseen una celda del rea de valores de la tabla, b& dele clic al botn derec(o delmouse + seleccione la opcin Resumir datos por, c& esco"a una de las funcionesen la lista


23/86

$ara cambiar la funcin de resumen de la tabla dinmica" mediante el cuadro de dilogoC"n%i!,rai+n de am#" &al"r" debe seleccionar la ficha+esumir por" posteriormenteescoger la funcin dentro de la lista desplegable y finalmente darle clic al botnAe#tar.

&as siguientes figuras muestran el caso donde se seleccion la funcin-romedioy elcaso donde se seleccion la funcin Cuenta" en la tabla dinmica presentada en la

pgina anterior. 1ote que el rtulo en el campo que representa los valores que secolocan en el rea de alores" indica la funcin utilizada. $or e!emplo este rtulo en latabla de la izquierda dice -romedio de 0astos" lo cual nos indica claramente que lafuncin utilizada es la de $romedio.

6n aspe"to que se tiene que "omprender al traba#ar "on las tablas dinmi"as, es quetodos los "l"ulos que se muestran en la tabla se realian "on los datos originales 7no son produ"to de opera"iones "on los datos de la tabla dinmi"a$2n caso particularde esta situacin es cuando se utiliza la funcin promedio para resumir los datos.bserve que el valor que se encuentra en el total general del 4rim* es 5---.-----:.Esta cantidad es el promedio de todos los valores que conforman el trimestre * de latabla original /*


24/86

TRABA0ANDO CON FILTRO DE INFORME

7dems de los R+t,l"s de %ila" R+t,l"s de "l,mnay el 1rea de &al"res las tablasdinmicas cuentan con lo que se denomina *iltro de in'orme. &os filtros de informe ledan a las tablas dinmicas seme!anza a una matriz tridimensional" traba!ando con planos

especficos.

&a siguiente figura muestra un rango de datos con los campos $rovincia" 7'o" 4rimestrey =astos. El campo A$"indica el a'o que se realizaron los gastos que se muestran enla tabla

4omando este rango como fuente de datos" confeccione la tabla dinmica que semuestra en la siguiente figura. bserve que en panel &ista de campos de tabla dinmica"se coloc el campo $rovincia en el rea de los 6tulos de fila" el campo 4rimestre en elrea de los 6tulos de columna" el campo =astos en el rea de 3alores y el campo 7'oen el rea de @iltro del informe.

El campo 7'o que se coloc en el rea de *iltro del in'orme" seubica en la parte superior del cuerpo de la tabla dinmica" aldarle clic a la punta de flecha que se encuentra a la derecha de laetiqueta que dice /4odas0" se despliega lo que se indica en la

figura ad!unta. bserve que estn los dos valores que formanparte del campo 7'o sea *;;; y *;;5" adems de la opcin4odas. 7l seleccionar la casilla de verificacin 1ele""ionararios elementos" se habilitan las otras casillas de verificacinindicadas. Estas casillas de verificacin nos permiten realizarfiltros especficos y seleccionar elementos particulares de estecampo.


25/86

7l igual que los 6tulos de fila y los 6tulos de columna" en el rea del *iltro delin'orme puede seleccionar un valor particular del con!unto de valores que (ste

posea. &a siguiente figura muestra el resultado de la tabla dinmica cuando seselecciona el a'o *;;; en el campo de *iltro de in'orme$

bserve que para confeccionar esta tabladinmica se coloc los campos en lassiguientes reas* a& el campo Provinciasecoloc en los -tulos de fila, b& el campoTrimestreen los -tulos de columna, c& elcampo %astosen el rea de alores, d& +en el &iltro del informe se coloc elcampo Ao.


26/86

$ara los campos indicados en la tabla dinmica" se puede entender lo siguiente+

En la tabla que contengan los datos de origen" busca los registros que en el campo 7'otengan 9y que en el campo provincia posean Colny que en el campo 4rimestre

posean Trim;" posteriormente tome los correspondientes valores del campo 0astosy

smelos. bserve que los cuatro valores de los campos /*;;;" %oln" 4rim5 y =astos0que estn en negrita son los que participan en la obtencin del valor final de la tabla.

Impresin de los datos rela"ionados a alores espe"8'i"os del "ampo *iltro de in'ormea &o#as separadas del libro de traba#o$

El campo *iltro de in'ormede la tabla dinmica contiene un con!unto de elementos.Estos elementos nos permiten traba!ar en forma de planos con la tabla dinmica. $ore!emplo en la figura anterior se muestra el campo *iltro de in'orme teniendoseleccionado el a'o *;;;" con este dato los elementos que se muestran en el campo delos al"rescorresponden a este a'o" si cambiamos el a'o a *;;5" las cantidades del

campo al"resse adecuan para mostrar los gastos ahora del a'o *;;5.

%ada una de estas tablas dinmicas" que muestra el campo al"rescuando cambiamosel a'o en el campo *iltro de in'orme" podemos imprimirla por separado en nuestro libro

de traba!o de Ecel" seleccionando la ordenMostrar pginas de 'iltro de in'orme que seencuentra dentro de O#i"nesque a la vez seencuentra dentro de la ficha llamada tambi(nO#i"nes de las herramientas de la tabladinmica. %uando seleccionamos esta opcin en

el libro de traba!o de Ecel se generan ho!as electrnicas nuevas" mostrando cada una delas tablas dinmicas correspondiente a los valores que se encuentran en el campo *iltrode in'orme. $or e!emplo para la tabla dinmica que se muestra en la figura anterior" segeneran dos ho!asB una para el a'o *;;; y otra para el a'o *;;5" que son los elementosque forman parte del campo *iltro de in'orme.

7l seleccionar la opcinMostrar -ginaEcel crea ho!as de clculos por separadasmostrando en cada una de ellas" la informacin correspondiente de los valoresseleccionados en el campo @iltro del informe. Estos valores los muestra en tablasdinmicas diferentes.

Al seleccionar la opcin ostrar !ginas de informe, E'celcrea (o"as de clculo por separadas mostrando en cada una deellas, como luce la tabla dinmica para cada valor espec)ficodel campo &iltro de 'nforme.


27/86

TRABA0ANDO CON SUBTOTALES EN LAS TABLASDINAMICAS

&a siguiente figura muestra una porcin de una tabla dinmica" compuesta por loscampos AE$7647ME14" SE%%D1 y %76=" colocados en el rea de 6tulos de

fila. El dise'o escogido para esta tabla dinmica es 4abular.

%uando una tabla dinmica posee ms de un campo en las reas de 6tulos de fila

6tulos de columna" a los campos ms eternos se le coloca de forma predeterminadasub totales. bserve en la figura" que los campos AE$7647ME14 y SE%%D1poseen sub totales por ser los campos ms eternos" el campo %76=" no contienesubtotales" por ser el campo ms interno.

7lgunas veces los subtotales no son necesarios para la informacin que deseamosobtener de las tablas dinmicas. En estos casos podemos eliminarlos por completo detoda la tabla dinmica o podemos eliminarlos de un campo especfico.

%liminar los subtotales de toda la tabla dinmi"a$

$ara eliminar todos los subtotales de toda la tabla dinmica realice lo siguiente+

50 Seleccione cualquier celda de la tabladinmica.

*0 Seleccione la ficha Dise$" de las,erramientas de tabla dinmica

90 En el grupo Aise'o dele clic a lapunta de flecha que se encuentra en elbotn rotulado con Subtotales

C0 Seleccione la opcinNo mostrarsubtotales$


28/86

%liminar los subtotales de un "ampo parti"ular$

$ara eliminar los subtotales de un campo en particular realice lo siguiente

50 %olquese en cualquier celda del campo que desea eliminar el subtotal. $or

e!emplo si desea eliminar el subtotal del campo AE$7647ME14" de la tabladinmica que se muestra en la figura anterior puede colocarse en la celda 7C.*0 Seleccione la ficha O#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica90 En el grupo Cam#" Ati&"seleccione el comando Con'igura"in de "ampo,el

cual hace que se despliegue el cuadro de dilogo Con'igura"in de "ampo.C0 En el cuadro de dilogo %onfiguracin de campo seleccione la ficha que tiene

por nombre Subtotales y filtros.


29/86

1ub totales en la parte superior de los grupos de los elementos

Si la tabla dinmica posee un dise'o compacto o un dise'o de esquema los subtotaleslos podemos colocar ya sea en la parte superior o en la parte inferior de cada grupo delos elementos en un determinado campo. &a figura de la tabla dinmica que se muestra

dos pginas atrs" tiene los subtotales colocados en la parte inferior de los elementosque conforman los campos. &as siguientes figuras muestran la misma tabla dinmica"con los subtotales en la parte superior de cada elemento de los camposAE$7647ME14 y SE%%D1.

$ara colocar los subtotales en la parte superior de cada elemento de una tabla dinmicarealice los siguientes pasos+

50 %olquese en una celda de la tabla dinmica*0 Seleccione la ficha Dise$"de las ,erramientas de la tabla dinmica90 Aele clic a la punta de fecha que se encuentra inferior del botn rotulado con

Subtotales" dentro del grupo Aise'o.C0 Ae las opciones que se despliegan seleccioneMostrar todos los subtotales en la

parte superior del grupo.

0abla dinmica con diseo Com!actoLos subtotales colocados en la partesuperior de cada elemento de loscampos De!artamento+ eccin

0abla dinmica con diseo en forma *squemaLos subtotales colocados en la parte superior decada elemento de los campos De!artamento+eccin


30/86

AGRUPAR ELEMENTOS DE LAS TABLAS DINAMICAS

%uando confeccionamos tablas dinmicas" algunas veces deseamos agrupar un con!untode sus elementos en grupos especiales para realizar un tipo de anlisis o para reducir la

presentacin de la tabla dinmica. $odemos agrupar+ a0 elementos seleccionados" b0

elementos num(ricos" c0 fechas y horas.

Agrupar elementos sele""ionados$

&a siguiente figura presenta una tabla dinmica" donde estn resumidas la suma de lossalarios por Aepartamento y Seccin de un con!unto de empleados de una determinadaempresa. /bserve que en esta tabla dinmica tanto Aepartamento como Seccin seencuentran en el rea de 6tulos de filas y al campo AE$7647ME14 se eliminaronlos subtotales0. En esta tabla dinmica" las secciones de Copiadoras e Impresoras"deseamos que formen un grupo que llamaremos Computariada" ya que las copias y lasimpresiones se realizan a trav(s de una computadora.

$ara agrupar las secciones de %opiadoras e Dmpresoras" en un grupo realice lossiguientes pasos+

50 Seleccione dos celdas en la tabla dinmica que contengan escritas las seccionesde C"#iad"ras e Im#res"ras. $ueden ser las celdas IC y I-. 6ecuerde que

para seleccionar estas celdas debe presionar la tecla de %ontrol ya que (stas noestn continuas.

*0 Seleccione la ficha O#i"nesdel grupo de ,erramientas de tabla dinmica90 Aele clic al botn que dice 7grupar seleccin.


31/86

7l realizar los pasos anteriores la tabla dinmica se transforma como se muestra en lasiguiente figura.

bserve que se dieron los siguientes cambios+

50 7 la tabla dinmica se agreg un nuevo campo con el nombre de SE%%D1*" yaque los elementos que se agruparon pertenecen al campo SE%%D1.

*0 Aentro del campo SE%%D1*" se cre un elemento llamado =rupo5" que tienesubordinados los elementos %opiadoras e Dmpresoras.

7hora cambiaremos el nombre de =rupo5 a uno ms descriptivo. $ara esto seleccionecualquier celda que contenga escrito =rupo5 y escriba el nombre deseado. En estee!emplo cambiaremos el nombre de =rupo5 por Computariada.

$odemos cambiar tambi(n el nombre de SE%%D1*" por otro mas adecuado. $ara estee!emplo" cambiaremos este nombre a 76E7. $ara realizar este cambio" simplementeseleccione la celda I9" y donde est escrito SE%%D1* y cambie el nombre por 76E7.

$uede ocultar los elementos subordinados de cualquier agrupacin" dndole doble clic alnombre del grupo o simplemente presionando el botn que posee un signo de menosque acompa'a al nombre del grupo.

&a siguiente figura muestra la tabla dinmica resultante" con los cambios realizados.bserve que en esta tabla dinmica" el campo SE%%D1" no lo mostramos.


32/86

En la figura anterior el 76E7 %omputarizada est compuesta por las Secciones de%opiadoras e Dmpresoras. $or consiguiente la Suma de S7&76D" que se muestra en latabla dinmica" corresponde a la suma de salario de estas dos secciones" para loscorrespondientes departamentos.

Agrupar elementos num


33/86

En la tabla dinmica de la figura anterior en el campo S7&76D" estn todos lossalarios que se encuentran en la lista de datos. %omo deseamos la cantidad deempleados por departamento que poseen un salario entre *;;; y 9;;;" lo que procede esagrupar el campo S7&76D" con este rango de valores. $ara conseguir esto" realice lossiguientes pasos+

50 2bquese en cualquier celda de la tabla dinmica que posea un salario" pore!emplo la celda IC.

*0 Seleccione la ficha O#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica.90 En el grupo A!r,#arseleccione la opcinAgrupar "ampo. El cual despliega el

cuadro de dilogo A!r,#ar.C0 En el cuadro de dilogo A!r,#aren el cuadro de teto Comenar en" coloque el

lmite inferior del grupo" /el valor de *;;;0" en el cuadrode teto Terminar en" coloque el lmite superior del

grupo" /el valor 9;;;0 y en el cuadro de teto -or"coloque el valor para crear sub intervalos" como solodeseamos un intervalo" colocaremos 5;;;. ) finalmentedele clic al botn Ae#tar.

&a siguiente figura" muestra la tabla dinmica que resulta de seguir los pasos anteriores.


34/86

bserve que a pesar que colocamos en el cuadro de dilogo 7grupar el intervalo de*;;; a 9;;;" Ecel incluye dos intervalos adicionales" a0 el intervalo con los salariosmenores que *;;; /J*;;;0" b0 el intervalo con los salarios mayores que 9;;; /K9;;;0.Si desea" estos dos elementos de la tabla dinmica los puede ocultar y solo de!ar elelemento que muestra los datos que nos interesan" o sea aquellos departamentos que susalario est entre *;;; y 9;;;.

Agrupar 'e"&as 7 &oras$

4ambi(n podemos agrupar campos de la tabla dinmica" cuando su contenido sea fechau hora. &a siguiente figura muestra una peque'a fuente de datos" con su respectiva 4abladinmica" donde el campo 6tulos de columna est compuesto por un grupo de fechas.

$ara agrupar las fechas que se encuentran realice lo siguiente+


35/86

5. %olquese en cualquier celda que contenga una de las fechas. $or e!emplo en lacelda I5:

*. Seleccione la ficha O#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica.9. En el grupo A!r,#arseleccione la opcinAgrupar "ampo. El cual despliega el

cuadro de dilogo 7grupar.C. Ael cuadro de dilogoAgrupar" seleccione el periodo por el cual desea agruparlos datos" indicando la informacin adicional solicitada. &a siguiente figuramuestra el cuadro de dilogo 7grupar.

Si en el e!emplo que se muestra en la figura anterior" se selecciona Meses" para agruparla informacin" la tabla dinmica se transforma de la siguiente manera. bserve que lafuncin utilizada para resumir la informacin es Suma" sin embargo esta funcin puedeser reemplazada por otra" por e!emplo $romedio

1ndique la fec(a inicial + la fec(a finaldel periodo que desea agrupar

Seleccione el o los periodos por elcual desea agrupar los datos.


36/86

Agrupar por arios periodos simultneamente

&a agrupacin hecha en la tabla dinmica anterior" solo inclua meses" sin embargo"podemos seleccionar ms de una opcin en el cuadro de dilogo 7grupar" si deseamosque la agrupacin se realice de una forma ms amplia. $or e!emplo" seleccionando

Meses y 4rimestres" para que los meses a su vez se agrupen en trimestre. &a siguientefigura muestra como luce el cuadro de dilogo 7grupar cuando se seleccionan variosperiodos a la vez y tambi(n se muestra la tabla dinmica que resulta de esta agrupacin.bserve que los meses enero" febrero y marzo forman un grupo llamado 4rim.5.

Desagrupar grupos 'ormados mediante la orden Agrupar$Si gener un grupo en su tabla dinmica mediante el cuadro de dilogo A!r,#ar" puedevolver a colocar la tabla dinmica" en su forma normal" simplemente colocndose ununo de los elementos agrupados y seleccionandoDesagrupar que se encuentra dentrode la ficha O#i"nesdentro de las ,erramientas de tabla dinmica.

Puede seleccionar dos periodos simultneos para agrupar los elementosde una 0abla dinmica. La figura ad"unta muestra el caso donde seseleccion 2eses + 0rimestre, lo cual provoca que la tabla dinmica genereestos dos grupos. La tabla dinmica resultante de esta agrupacin semuestra en la figura siguiente.


37/86

ACTUALI'ACION DE UNA TABLA DINAMICA

Aebido a que los datos fuentes que se utilizan para confeccionar las tablas dinmicasalgunas veces sern cambiados por diversos motivos" tenemos que actualizar nuestrastablas dinmicas" para que se a!usten a dichos cambios.

Si nuestra fuente de datos es una ho!a en el mismo libro que se encuentra nuestra tabladinmica" al cambiar un dato" este cambio no se refle!a automticamente en la tabladinmica. Aebemos actualizar la tabla para que (sta refle!e los ltimos cambios hechosen la fuente de datos.

&a figura anterior muestra una fuente de datos que se le cambiar el gasto del primertrimestre de la provincia de %oln" de 5;;; a C;;;. 7l realizar este cambio la tabla

dinmica no se actualiza de forma automtica como se indica en la siguiente figura"donde el gasto total de primer trimestre de la provincia de %oln sigue mostrndose en*


38/86

5. 2bquese en cualquier celda que contenga datos de la tabla dinmica.*. En las ,erramientas de tabla dinmica seleccione la ficha O#i"nes.9. En el grupo Dat"s" dele clic a la punta de flecha que se encuentra en la opcin

rotulada con At,ali2ar.

C. En la lista de opciones" seleccione At,ali2ar" para actualizar la tabla dinmicacuando la fuente de datos cambi.

ACTUALI'AR LA TABLA DINAMICA AL MOMENTO DE ABRIR ELARC3IO.

tra forma de actualizar la tabla dinmica es al momento de abrir el archivo" donde estase encuentra. Si ha hecho algn cambio en la fuente de datos" al momento que elarchivo es abierto" este se actualiza de manera automtica. Sin embargo la opcin deactualizar la tabla dinmica al momento de abrir el archivo donde esta se encuentra" se

tiene que habilitar.

$ara habilitar la actualizacin automtica de la tabla dinmica al abrir el archivo realicelos siguientes pasos+

50 2bquese en cualquier celda de la tabla dinmica.*0 En las ,erramientas de tabla dinmica seleccione la ficha O#i"nes.90 En el grupo 4abla dinmica dele clic a la punta de flecha que se encuentra

ubicada en el etremo derecho del botn rotulado O#i"nes.C0 Aentro de la lista que se muestra seleccione la orden O#i"nes" el cual hace que

se despliegue el cuadro de dilogo pciones de tabla dinmica.


39/86

ACTUALI'AR LA TABLA DINAMICA SI LA TABLA O LA LISTA ORIGINALAUMENTA O DISMINU)E SUS REGISTROS.

7lgunas veces nuestro origen de datos disminuye o aumenta la cantidad de registros.Esto produce que las tablas dinmicas no se comporten de una manera correcta al

actualizarlas si no tomamos las medidas adecuadas.

Si en nuestro origen de datos se eliminan registros" al actualizar la tabla dinmicacorrespondiente se generan filas y columnas en blanco como se muestra en la siguientefigura.

En caso contrario" cuando se agregan nuevos registros a nuestra fuente original de datosy luego se actualiza nuestra tabla dinmica" esta no toma en cuenta estos nuevosregistros.

$ara que nuestro origen de datos" se mane!e de forma efectiva cuando se agreguen odisminuyan registros debe hacer una de las siguientes acciones+ a0 4ransformar el rangode datos en una tabla de Ecel" b0 asignarle nombre al rango de datos.

A la tabla original de nuestro origen de datos se leelimin, los datos de la 7ltima fila. Al momento deactualizar la 0abla !inmica, debido a este registroen blanco se generan filas + columnas en blancocomo se muestra.

4ransforme el rango que posee los datos enun dise'o de 4abla de Ecel. Esto se haceubicndose en el rango de datos y luegoseleccionado la ficha Dnsertar de la cinta deopciones y dando clic a la opcin 4abla" 7lhacer esto el rango donde estamos ubicadosse transforma en un dise'o de tabla deEcel" como se ilustra en al figura ad!unta.

7 la tabla se le puede asignar un nombre desu agrado.


40/86

%uando usted transforma un rango de datos en una tabla de Ecel" cuando agrega odisminuye registros a la tabla esta se a!usta de forma automtica" para que (sta solotome en cuenta los datos incluidos en ella.

tra de la manera de controlar cuando eliminemos o agreguemos registros en nuestras

listas" es asignando un nombre alrango que contiene nuestros datos.,ay diferentes formas de asignar unnombre a un rango sin embargo lamanera mas directa esseleccionando el rango y luego enel cuadro de nombre que seencuentra !ustamente arriba de lacelda 75" escribir el nombre quedeseamos dar al rango. En la figuraad!unta" al rango formado por las

celdas 75+%L" hemos colocado elnombre de MisDat"s.

Cuando nuestro origen de datos est formado por uno de los diseos de tabla que posee

Excel, o por un rango que contenga nombre, al agregar o eliminar registros debemos

garantizar que el nombre de la tabla o el nombre del rango posea el ltimo conjunto dedatos antes de actualizar la tabla dinmica

7l crear al 4abla Ainmica" en el cuadrode teto rotulado con 4abla o rango"debemos colocar el nombre de la 4abla/por e!emplo Tabla40 o el nombre que lehallamos asignado a nuestro rango dedatos" por e!emplo MisDat"s


41/86

SELECCIONAR DATOS EN UNA TABLA DINAMICA

&os elementos que estn contenidos en una tabla dinmica pueden ser seleccionados demanera individual o ser seleccionados formando un grupo particular. Esta seleccin sehace para realizar acciones propias de las celdas o de los rangos" por e!emplo copiar" dar

formato o e!ecutar algunos cambios especficos en las tablas dinmicas.

1ele""ionar "eldas indiiduales en una tabla dinmi"a$

&a seleccin de celdas individuales en las tablas dinmicas se realizan de la formahabitual" o sea mediante el selector del mouse. Simplemente coloque el selector delmouse encima de la celda que desea seleccionar y le da clic al botn izquierdo.

1ele""ionar regiones de datos en la tabla dinmi"a$

&as tablas dinmicas poseen cuatro grandes reasB 50 6tulos de fila" *0 6tulos decolumna" 90 8rea de los 3alores" C0 @iltro de informe. En cada una de estas reas secolocan campos que forman regiones. Estas regiones que forman estos campos podemosseleccionarlas de manera particular" con algunas t(cnicas dentro de las tablas dinmicas.

Si ubicamos el selector del mouse en los mrgenes superior e izquierdo de los campos yde las etiquetas (ste cambia a una flecha vertical con sentido descendente o unaflecha horizontal con sentido hacia la derecha . Estos son los smbolos que nosindican que podemos realizar una seleccin de una regin particular de una tabladinmica.

7 continuacin se presenta las diversas opciones que podemos utilizar para seleccionarregiones especficas. &a tabla dinmica de la siguiente figura servir para ilustrar loscasos presentados.


42/86

1ele""ionar toda la tabla dinmi"a$

6ealice lo siguiente para seleccionar toda la tabla dinmica.

50 Seleccione una celda de la tabla dinmica.

*0 En las 3erramientas de tabla dinmia" seleccione la ficha O#i"nes.90 Aentro del grupo Ai"nesdele clic a la punta de flecha que est en la parteinferior del comando Selei"nar

C0 Seleccione la opcin Toda la tabla dinmi"a.

&a figura ad!unta muestra comoluce la tabla dinmica cuandorealizamos los pasos anteriores. &acelda %


43/86

1ele""ionar todas las apari"iones de un !ni"o elemento

En las tablas dinmicas algunos nombres de los elementos se repiten" $or e!emplo en lafigura anterior %oln se repite para el a'o *;;; y el a'o *;;5. $odemos seleccionartodas las apariciones de %oln" realizando lo siguiente+

!i el elemento que desea seleccionar est ubicado en columnas, site el

cursor en el borde superior "asta que cambie a una flec"a #ertical con

sentido "acia abajo $ !i el elemento que desea seleccionar est ubicado

en filas, site el cursor en el borde izquierdo "asta que cambie a una

flec"a "orizontal con sentido "acia la derec"a % &uego dele clic, para

seleccionar los correspondientes elementos

&a siguiente figura muestra" la seleccin del elemento %oln" que se repite dentro delcampo de $63D1%D7.

'na #ez se encuentren seleccionadas todas las apariciones de un elemento si le da clicnue#amente al borde superior o al borde izquierdo de uno de estos elementos

seleccionados, solo se selecciona el elemento al cual se le dio el ltimo clic

1ele""ionar, %tiquetas, /alores ambos$2na vez tengamos seleccionados los elementos de una tabla dinmica podemos" escoger

posteriormente si deseamos solo seleccionar las etiquetas o solo seleccionar los valores.Si le damos clic a la punta de flecha que se encuentra en la parteinferior del comando Selei"nar" que se encuentra dentro de la

ficha O#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica" se desplieganlas opciones que se muestran en la figura ad!unta. Ae estas opcionessi escoge Etiquetas" solo se seleccionan las etiquetas que describenlos elementos de los campos. Si escoge 3alores" se seleccionan losvalores y de (stos se ecluyen las etiquetas. Si escoge Etiquetas yvalores se seleccionan ambos y los elementos lucen similar a lo quese muestra en la figura anterior donde se seleccion la etiqueta delelemento %oln con sus correspondientes gastos.

Si coloca el mouse en el borde izquierdo de unelemento de un campo, (asta que el mismo seconvierta en una flec(a (orizontal con sentido(acia la derec(a, al darle clic al mouse seseleccionan todos los elementos correspondientesdentro de la tabla dinmica. Aqu) seseleccionaron, todas las apariciones de Coln.


44/86

&as siguientes figuras muestran una tabla dinmica" cuando tiene seleccionado lasetiquetas y cuando solo tiene seleccionado los valores. &a figura de la izquierda muestracuando se tiene seleccionado la etiqueta %oln que es un elemento del campo $rovincia.&a figura de la derecha muestra cuando se tiene seleccionado solo los valorescorrespondientes a %oln

1ele""ionar los Totales generales 7 los subtotales$

7l igual que uno de los elementos de una tabla dinmica los T"tales !eneralestambi(nse pueden seleccionar. $ara el 4otal general de las columnas coloque el cursor en el

borde izquierdo de la etiqueta que describe el total hasta que cambie a una flechahorizontal con sentido hacia la derecha y posteriormente le da clic al mouse. $ara eltotal de las filas coloque el cursor del mouse en el borde superior de la etiqueta quedescribe el total hasta que cambie a una flecha vertical con sentido hacia aba!o N y luegole da clic al mouse.

$ara seleccionar los subtotales se procede de manera similar" Site el puntero delmouse en el borde superior de un subtotal en una etiqueta de columna hasta quecambie a una flecha descendente N o site el puntero en el borde izquierdo de unsubtotal en una etiqueta de fila hasta que cambie a una flecha derecha y

posteriormente le da clic al mouse.

%uando selecciona un subtotal se seleccionan todos los subtotales" seme!ante a este. $ore!emplo en la siguiente figura estn seleccionados los subtotales del campo 7'o. Sinuevamente le da un clic en el borde izquierdo a uno de estos subtotales solo seselecciona este ltimo.

E"emplo de 0abla dinmica, donde solo seseleccion la Etiqueta Coln, dentro de loselementos del campo Provincia.

E"emplo de 0abla dinmica, donde solo seseleccion los alores o 3astos de Coln, dentrode los elementos del campo Provincia.


45/86

OPCIONES DE LA PRESENTACION DE LAS CANTIDADES (UESE MUESTRAN EN EL AREA DE ALOR

%uando seleccionamos una de las funciones para aplicarla al rea de los datos" los

valores resultantes que aparecen en la tabla dinmica se obtienen directamente denuestra fuente de datos. Eisten ocasiones donde por alguna razn deseamos modificarestos valores y transformar los resultados en valores relativos respecto a datos que seencuentran en la misma tabla dinmica" por e!emplo mostrar los datos en porcenta!erespecto a cierto valor.

$ara transformar las cantidades que se muestran en la tabla dinmica" en el rea devalores" en cantidades relativas se utiliza el cuadro de dilogo %onfiguracin de campode valor" que se despliega de alguna de las siguientes maneras+

50 2bquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y seleccionela orden C"n%i!,rai+n de am#"" que se encuentra dentro de la fichaO#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica.

*0 2bquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y dele clic albotn derecho del mouse. En el men contetual. Seleccione %onfiguracin decampo de valor.

&a siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Con'igura"in de "ampo de alor. Aelas dos fichas que posee este cuadro de dilogo" observe que est seleccionada la quetiene el rtulo M"strar &al"res "m". Aentro de esta ficha se encuentra un listado delas diferentes opciones" de cmo se pueden presentar las cantidades que se encuentran

en el rea de valores.


46/86

En la versin *;5; *;59 de Ecel" son ms de 5; lasmaneras que se pueden mostrar los resultados en la tabladinmica.

&a figura ad!unta muestra" las opciones de la versin de

Ecel *;5;. %on respecto a las versiones anteriores"observe que se modificaron los nombres de algunas delas opciones. $or e!emplo la opcin 1ormal" se modifica Sin %lculo. 4ambi(n la opcin O de la @ila" semodific a O del total de filas. En la figura las opcionesenmarcadas con ro!o son las nuevas opciones.

7 continuacin una descripcin de cada una de las opciones que se muestran en elcuadro de dilogo. $ara los primeros e!emplos utilizaremos la tabla dinmica que semuestra a continuacin.

,emos asignado color a ciertas reas y algunos valores en la tabla dinmica" paraidentificarlos me!or.

3p"in 1in Cl"ulo (Normal): Muestra los resultados de la tabla dinmica" de lamanera que lo plasma el generador de tabla dinmica. 6ecuerde que estos resultados seobtienen de la fuente de datos utilizando una funcin especfica" como Suma. 4ambi(n

debe tener presente que la funcin para el clculo de estos valores la puede cambiar" pore!emplo en vez de S,mapuede utilizar el Pr"medi". &a figura anterior" ilustra comoqueda la tabla dinmica cuando est seleccionado esta opcin.

3p"in = del Total general:En un informe de tabla dinmica" presenta las cantidadesen el rea de valores como un porcenta!e del total general de todos los datos del informede tabla dinmica.

&a figura inferior muestra un e!emplo del clculo del O del 4otal" de una tabladinmica. bserve que el gran total de la tabla / *9:;; 0" representa el 5;;O" y que cadavalor del rea de datos representa una fraccin de este total. 7l calcular el O del total"

esta fraccin se coloca en porcenta!e.


47/86

3p"in = del total de Columnas: En un informe de tabla dinmica" presenta todos losdatos de cada columna como porcenta!e del total de cada columna" la cual pertenece eldato.

&a figura siguiente presenta un e!emplo del clculo = del total de Columna. bserveque el total general de cada columna" representa el 5;;O. ) que cada elemento

particular de la columna representa" una porcin de este 5;;O. 1ote tambi(n que lossub totales" se siguen calculando de igual forma. $or e!emplo el sub total del a'o *;;;"

para el primer trimestre / C:.LFO 0 se obtiene sumando los valores correspondientes osea / 5F.5-O > *L.:CO 0. /4ambi(n se puede obtener con la siguiente operacin-*


48/86

3p"in = de:Muestra todos los datos en el rea de datos como un porcenta!e del valordel Cam#" basey del Element" baseespecificados. El campo base y el elemento base

proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado.

&a siguiente figura" muestra un e!emplo" especfico donde el %ampo base es Trimestreyel Elemento base es Trim;. bserve que para calcular los porcenta!es se toman como

base los correspondientes valores del Trim5" que es el elemento base. bserve que cadauno de los valores que pertenecen al elementos base / Trim50" representan el 5;;O" losvalores de las otras columnas / Trim40" representan un porcenta!e" relativo a cada unode los valores correspondientes. bserve que el porcenta!e relativo del valor que 5*;;"que se encuentra en la celda Q*5 representa el CL.;;O del valor *


49/86

tro e!emplo de = de" se muestra en la siguiente figura" donde el %ampo base esPr"&iniay el Elemento base es C"l+n. 7hora el campo base est colocado en el reade filas de la tabla dinmica. bserve" entonces que cada una de las filas donde est el

elemento base" que es C"l+n"representa el 5;;O. %ada uno

de los correspondientesvalores en las filas que seencuentran por deba!o de lafila de los elementos de%oln" son un porcenta!erelativo de suscorrespondientes valores de%oln. $or e!emplo 9:


50/86

3p"in = del total de 'ilas prin"ipales: $resenta los valores del cuerpo de la tabladinmica como una proporcin o porcenta!e relativo a los subtotales" de los camposcolocados en el rea de filas. Estos clculos son realizados tomando en cuenta los subgrupos a los cuales pertenecen los correspondientes valores. 3amos a ilustrar estadefinicin con la tabla dinmica que se muestra en la siguiente figura" con varios casos

particulares+ El sub grupo del sub total perteneciente al a'o *;;;" para la provincia de %oln"

es el rango A9+@C. 4odos los porcenta!es que se muestran en ese rango" secalculan" relativos a los correspondientes subtotales /el rango A


51/86

3p"in = del total de "olumnas prin"ipales: $resenta los valores del cuerpo de latabla dinmica como una proporcin o porcenta!e relativo a los subtotales" de loscampos colocados en el rea de columnas. Estos clculos son realizados" tomando encuenta los sub grupos a los cuales pertenecen los correspondientes valores.%onceptualmente" es lo mismo que el ( del total de filas principales " pero ahora se

traba!a con los subtotales que pertenecen a los campos colocados en el rea decolumnas.

&as siguientes figuras muestran una tabla dinmica el cual se muestran los valores" conesta opcin seleccionada. Eisten dos sub totales del campo $rovincia" los subtotales de%oln y los subtotales de $anam. $ara los subtotales de la provincia de %oln" que seencuentran en el rango EC+E5;" los correspondientes valores relacionados se encuentranen el rango %C+A5;. 2n dato de este rango se calcula tomando como base los valores desus subtotales. $or e!emplo el dato que se encuentra en la celda %C" o sea C:.-LO" seobtiene con la siguiente operacin+ 9CF; 5;; # :9*;.

bserve que para el total general del rea de las columnas o sea el rango DC+D5;" poseenlos sub grupos compuestos por los rangos EC+E5; y ,C+,5;. &os valores que semuestran en estos sub grupos se calculan" tomando en cuenta los valores del totalgeneral. $or e!emplo" la cantidad


52/86

A9+@L. 7l seleccionar la opcin = del total prin"ipal" todos los valores de este rango sepresentan como una proporcin o porcenta!e" relativo a su correspondiente sub total.$or e!emplo el valor de *


53/86

3p"in Di'eren"ia de:Muestra todos los datos en el rea de valores como la diferenciaentre el valor del Cam#" basey del Element" baseespecificados. El campo base y elelemento base proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado

&a siguiente figura" muestra un e!emplo" especfico donde el %ampo base es-roin"iay

el Elemento base es Coln. bserve que se restan todos los datos de las provincias delos datos correspondientes" de la provincia de %oln. $ara el trimestre 5" el elementobase es *


54/86

3p"in = de la di'eren"ia de: $resenta todos los datos en el rea de datos como ladiferencia entre el valor del Cam#" basey del Element" base" pero presenta ladiferencia como un porcenta!e de los datos base. El campo base y el elemento base

proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado.

&a siguiente figura" muestra un e!emplo" especfico donde el %ampo base es-roin"iayel Elemento base es Coln. bserve que para calcular los porcenta!es el numerador es ladiferencia entre el campo de la provincia y el correspondiente campo de %oln" que esel elemento base. ) el denominador es el valor del elemento base" o sea el valor delcorrespondiente valor de la provincia de %oln.

O:C5;;P*


55/86

3p"in Total en:Muestra los resultados en el rea de datos como el total acumulado delos correspondientes valores anteriores al elemento considerado" para un campo Iase en

particular.

&a siguiente figura" muestra el caso donde se desea calcular el total acumulado / Total

en 0" al campo $rovincia. bserve que los elementos correspondientes al campo$rovincia" se obtienen sumando los valores de los elementos anteriores a (l.

%uando la tabla dinmica no es tan simple como la anterior" los totales acumulados sedan por grupos de los elementos que se estn considerando. $or e!emplo en la siguientefigura la tabla dinmica de la izquierda se muestra con los clculos normales. &a tabladinmica de la derecha muestra los resultados cuando seleccionamos la opcin Total eny escogemos el campo Pr"&inia. bserve que eisten dos grupos donde estn las

provinciasB el grupo del a'o *;;; y el grupo del a'o *;;5. En cada uno de estos gruposes donde se van totalizando los valores" por e!emplo el valor de 59C -59; 0. El valor de 5* > @ E>

9> > F> @ ;E

Con esta opcin podemos obtener resultadosinteresantes, por e"emplo la figura ad"unta muestra latabla dinmica, pero a(ora el campo seleccionadopara totalizar es el Ao, los valores que se obtienen essumando los elementos seme"antes. Por e"emplo elvalor 466=5, que se encuentra en la celda CB,perteneciente a la provincia de Coln, se obtienesumando los valores correspondientes de Coln de losdos aos de la tabla dinmica con los valoresnormales o sea


56/86

3p"in = del Total en:Esta opcin est relacionada con la anterior" ya que los valoresque se muestran en la tabla se obtienen transformando los datos obtenidos con la opcinTotal en" a porcenta!es. El denominador para el clculo de este porcenta!e es el grantotal del con!unto considerado.

&a tabla de la derecha de la siguiente figura muestra el total obtenido de la tabladinmica que se encuentra a la izquierda. bserve que el campo seleccionado es$rovincia.

&a siguiente figura muestra los valores de la tabla anterior cuando se selecciona laopcin = del Total en. bserve que los porcenta!es" se obtienen utilizando el gran total

correspondiente. $or e!emplo para calcularlos porcenta!es acumulados de las provincias

para el 4rim5" se utiliza el gran total 5;-;; ylos valores para el 4rim5" que se muestran enla tabla que se encuentra a la derecha en lafigura anterior.

%uando la tabla dinmica es ms comple!a" este clculo se realiza conceptualmenteigual" pero debemos saber interpretar los resultados. $or e!emplo la tabla dinmica quese encuentra a la derecha" en la siguiente figura" es el producto de la opcin Total en"aplicado a la tabla dinmica de la izquierda utilizando el campo $rovincia.

9> > @ E>

9> > F> @ ;E

Los valores de los porcenta"es que se indican en latabla, que muestra la figura ad"unta, se obtienenutilizando los totales generales 9rango C


57/86

3p"in Clasi'i"ar de menor a ma7or: Esta opcin muestra el rango de valoresseleccionados en un campo especfico" en la lista el elemento ms peque'o en el campocomo 5 y cada valor ms grande con un valor de rango ms alto.

&a siguiente figura muestra una tabla dinmica que se la ha aplicado esta forma de

mostrar los valores. &a figura de la izquierda muestra la tabla con los clculos normales"mientras la figura de la derecha muestra los valores cuando se escoge la opcinClasi'i"ar de menor a ma7or" utilizando el campo Pr"&inia. bserve que los valoresde las provincias para un trimestre especfico" se le han asignado los valores de 5" * y 9"asignando 5 al valor mas peque'o y luego valores consecutivos" *" 9" a los valores masgrandes. $or e!emplo para el Trim5" la cantidad 5" se asign al valor mas peque'o *


58/86

3p"in Indi"e:$resenta los datos utilizando la siguiente formula+

&a siguiente figura" muestra un e!emplo de una tabla dinmica que se le ha calculado elTndice. bserve que en el clculo de un valor particular del Tndice" aparte del valorespecfico de la celda" se utilizan en el clculo los valores de los correspondientestotales de fila" de columna y el gran total. 1ote tambi(n que si se aplica esta frmula alas celdas donde se encuentran los totales" el resultado da uno / 5 0" como se indica.

*F*9LF;L:.505;-;;/09:;;/

0*;*:


59/86

DARLE FORMATO NUMERICO A LOS ALORES (UE SE MUESTRAN ENEL AREA DE DATOS DE LA TABLA DINAMICA.

7l con!unto de celdas que conforman el rea de datos o rea de al"resde la tabladinmica" utilizando las opciones de formatos que eisten en la ficha Inii"de la cinta

de opciones o las opciones que se despliegan en el men contetual cuandopresionamos el botn derecho del mouse" se le puede asignar formatos especficos paralos valores que all se muestran" por e!emplo" la cantidad de decimales desplegados. Sinembargo una forma ms precisa y directa de asignar formato num(rico a estos valores esmediante el cuadro de dilogo Con'igura"in de "ampo de alor, que se despliega dealguna de las siguientes maneras+

50 2bquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y seleccionela orden C"n%i!,rai+n de am#"" que se encuentra dentro de la fichaO#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica.

*0 2bquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y dele clic al

botn derecho del mouse. En el men contetual. Seleccione Con'igura"in de"ampo de alor$

&a siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Con'igura"in de "ampo de alor. Aelas dos fichas que posee este cuadro de dilogo" observe que est seleccionada la quetiene el rtulo M"strar &al"res "m". Aentro de esta ficha se encuentra un botnrotulado con @ormato de nmero" que al darle clic despliega el cuadro de dilogo*ormato de "elda" que nos permite darle ciertos formatos a los datos que se encuentranubicados en el rea de los 3alores de la tabla dinmica

&a siguiente figura muestra una tabla dinmica" la que se encuentra en el ladoizquierdo" que presenta el clculo del $romedio" sin aplicarle ningn tipo de formatoa los resultados. &a tabla dinmica de la derecha presenta los mismos clculos" perolos resultados tienen un formato num(rico de dos decimales

!ele clic al botn rotulado con Formato denmeropara desplegar el cuadroresumido de &ormatode celdaspara darformato a las cantidades que seencuentran en el rea de valores de latabla dinmica.


60/86

&a venta!a de asignarle a la tabla dinmica el formato a los resultados de esta forma"radica en el hecho que si modificamos la tabla dinmica y el campo de los valores seubica en otro rango de la ho!a de clculo" los resultados siguen mostrndose con elformato asignado.

CAMPOS ) ELEMENTOS CALCULADOS

7dems de las opciones que nos permiten mostrar los resultados que se encuentran en elrea de valores de una tabla dinmica de una forma particular" por e!emplo" el rea devalores puede mostrar los resultados en porcenta!e" respecto al gran total de toda latabla" eisten otras posibilidades de clculos dentro del rea de valores" que hacen que latabla dinmica tenga mayor versatilidad. 1os referimos a los Campos Cal"uladosy alos%lementos Cal"ulados.

2n campo calculado es un nuevo campo" basado en clculos realizados sobre camposeistentes en su tabla. 2n elemento calculado es un nuevo elemento en un campoeistente" derivado de clculos realizados en otros elementos que ya estn en el campo.

2na vez que crea un campo o elemento calculado" Ecel le permite usarlo en su tabla"como si formara parte de su fuente de datos.

CAMPO CALCULADO

En algunas ocasiones" las listas o tablas" en la que nos basamos para confeccionar lastablas dinmicas" no contienen algunas columnas que nos permitan obtener ciertainformacin. $or e!emplo la tabla que se muestra en la siguiente figura" no posee elcampo 2tilidad" cuyo contenido sera la resta de los Dngresos y los =astos.


61/86

7l confeccionar una tabla dinmica para analizar los Dngresos y los =astos" de lasprovincias de %oln y $anam" obtendramos la tabla dinmica que se muestra en lasiguiente figura. Esta tabla nos muestra el total de Dngresos y el total de =astos" sinembargo" no muestra la importante informacin que es la 2tilidad" que resulta de restarlos =astos de los Dngresos.

Este clculo adicional" que genera un campo que no se encuentra en la tabla original yes el producto de una operacin" sobre campos eistentes en la lista o tabla de datos" eslo que se conoce como Cam#" Cal,lad". Este nuevo campo forma parte de la tabladinmica" sin embargo" no es un campo de la tabla de datos.

-ara a4adir un "ampo "al"ulado a la tabla dinmi"a, reali"e lo siguiente:

50 Seleccione cualquier celda de la tabla dinmica*0 Seleccione la ficha O#i"nesde las ,erramientas de tabla dinmica de la cinta

de opciones.

90 Aele clic a la punta de flecha que se encuentra en el etremo derecho del botnrotulado con Cam#"s6 element"s * "n7,nt"s.C0 Ae las opciones que se muestran" seleccione Campo Cal"ulado. $ara que se

despliegue el cuadro de dilogo Insertar am#" al,lad".


62/86

&a figura anterior" muestra que hemos definido un nuevo %ampo %alculado de nombreUtilidad" cuya @rmula" es igual a In!res"s 8 Gast"s.7l darle clic al botnA"eptardeeste cuadro de dilogo" este campo se incorpora como un nuevo campo de la tabladinmica. &a siguiente figura" muestra como luce este campo dentro de la tabla

dinmica y dentro de la lista de campos.

Es importante tener presente" que los campos que se utilizan en una frmula paragenerar un %ampo %alculado" no es obligante quesean parte de la tabla dinmica. $or e!emplo en latabla dinmica anterior" podemos quitar de la tablalos campos 0astos e Ingresos" y obtenemos elmismo resultado de la 6tilidad. &a figura ad!untamuestra" la tabla dinmica que resulta si realizamoslo indicado.

Como se generan los Campos Cal"ulados

&os clculos que se pueden realizar" utilizando un %ampo %alculado en una 4ablaAinmica" son relativamente bsicos. Esto se debe a la manera que Ecel" procede aobtener los resultados producto de un %ampo %alculado.

$ara comprender la forma que Ecel realiza las operaciones para obtener el resultado deun %ampo %alculado" observemos el campo Utilidad" mencionado anteriormente. &afrmula de este campo es la siguiente+ Ingresos ? 0astos" cuyo resultado se obtiene dela forma siguiente+

Ecel recorre cada registro de la tabla original" realizando este clculo"agrupando los resultados obtenidos" de acuerdo con los elementos que estnpresente en la tabla dinmica. En el e!emplo que estamos estudiando" en la tabladinmica" estaban presente las provincias de %oln y $anam" por consiguientecada resultado obtenido lo agrupa / lo suma 0 dentro de la provinciacorrespondiente o sea dentro de %oln o dentro de $anam.

&a forma de proceder para obtener los resultados finales de los camposcalculados" limita a realizar operaciones bsicas que no generen resultados que

puedan interpretarse incorrectamente" por e!emplo al utilizar frmulascondicionales.


63/86

&a forma de generar y agrupar los resultados finales que se muestran en un campocalculado" se limitan a la Suma. $or esto" que de forma predeterminada" Ecel en uncampo calculado le agrega la frase S,ma de. $or e!emplo 1uma de 6tilidad" en elcampo calculado Utilidaddel e!emplo anterior.

7 diferencia de un campo que est presente en la tabla de datos" que se le puede realizaroperaciones como promedio" desviacin estndar" etc" a los campos calculados" no se lepuede realizar otra operacin. Solo es permitida la suma para agrupar los resultados.$osteriormente sobre esta agrupacin se pueden realizar otros clculos como resta"multiplicacin y divisin. E!emplo de esto es el campo calculado 2tilidad" que seobtiene realizando una resta" despu(s de agrupar los correspondientes Dngresos y =astos.

LIMITACIONES DE LOS CAMPOS CALCULADOS

7 pesar que los campos calculados" se pueden considerar como un campo ms de la

tabla dinmica" posee sus limitaciones. 2na de las limitaciones ms importantes de los%ampos calculados" es que ellos son el resultado de una sola operacin de agrupacin"que es la Suma. tras operaciones de agrupacin como promedio" contar" desviacinestndar" etc" no estn permitidas.

7l generar por primera vez una tabla dinmica" le podemos colocar cualquiera de suscampos y resumirlos mediante cualquiera de las funciones permitidas" por e!emplo"

podemos resumir mediante suma" promedio" desviacin estndar" etc. $osteriormentede generada la tabla dinmica" podemos agregar un campo calculado" teniendo presenteque el resultado obtenido" es producto de las operaciones realizadas directamente en latabla original de datos y luego se agrupan mediante la suma. En conclusin" &osresultados de los campos calculados no son el resultado de valores que se observan en latabla dinmica" sino de operaciones que se realizan en la tabla original de datos.

6so de la 'un"in 1I en los "ampos "al"ulados

Si tomamos en cuenta como se generan las operaciones para obtener los camposcalculados y las limitaciones que poseen estos clculos" podemos utilizar la funcincondicional SI" para realizar comparaciones y operaciones sencillas.

&as condiciones en la funcin SD" se generan con campos cuyo resultado es el productode sumar los datos de la tabla original. $or e!emplo la siguiente figura muestra una tabladinmica en el cuan se ha obtenido el Dngreso total de las provincias de %oln y$anam. Estos valores que se muestran en la tabla dinmica se obtienen de sumar loscorrespondientes ingresos de cada una de las provincias indicadas" estos son camposcandidatos para utilizarlos en la funcin SD.


64/86

4omando en base la tabla dinmica presentada en la figura anterior" genere un campocalculado" que determine el impuesto que hay que pagar en cada una de las provincias sise establece las siguientes condiciones" referente al ingreso de cada una de las

provincias+ El Dmpuesto es del 5O si el ingreso total en la provincia es menor o igual a

5;;;;. El Dmpuesto es del 5.*


65/86

$ara ilustrar con otro e!emplo" sepresenta la misma tabla dinmicaanterior" pero ahora en el rea de fila sereemplaza el campo -roin"ia" por elcampo Trimestre y el rea de valores

indica la suma de losIngresos. %omo el rea de fila presenta ahora los trimestres laagrupacin se realiza por trimestre y el campo calculado opera con los valores productode esta agrupacin. &o anterior es importante" ya que en el rea de filas y#o en el rea decolumnas deben estar presentes los valores que deseamos analizar. $or e!emplo" sideseamos analizar las $roveincias" deben estar presente las provincias en vez de lostrimestres.

Re"mendai+n s"bre L"s Cam#"s Cal,lad"s

%uando la tabla dinmica" agrupa ms de un campo" estos campos se colocan de talmanera que la tabla dinmica sea fcil de interpretar. $or e!emplo la siguiente figura"

muestra la suma de los gastos por trimestres y provincias" que se genera de la tablaoriginal. Esta tabla dinmica es de fcil interpretacin" ya que el rea de valores o seadonde se colocan los resultados solo posee un solo clculo.

%uando el rea de valores deba mostrar ms de un resultado producto de un campocalculado o de la colocacin de ms de un campo en esta rea" algunas veces la tabladinmica que resulta no es de fcil interpretacin. $or e!emplo si en la tabla dinmicaanterior agregamos un campo calculado llamado Im#re&ist" que es el 5;O de los=astos" la tabla dinmica resultante" se muestra a continuacin. bserve que a simplevista resulta un poco difcil su interpretacin.


66/86

7l colocar ms de un resultado en el rea de valores de la tabla dinmica" producto deun campo calculado o producto que desea observar ms de un resultado" se recomiendalo siguiente+

5. Si la tabla dinmica posee campos en el rea de columnas" como la tabla

dinmica anterior" se recomienda que los valores o resultados se coloquen en elrea de filas. %uando una tabla dinmica contiene ms de un clculo en el reade 3alores" en el panel que muestra la lista de campos de la tabla dinmica" segenera un botn nuevo de nombre al"res. Este es el botn que permiteubicar los clculos de la tabla en el rea de @ilas o en el rea de columnas.Mueva este botn al rea de @ilas si desea que los clculos se muestrenresumidos por fila.

*. Si la tabla dinmica se puede estructurar libremente" se recomienda hasta donde

sea posible colocar todos los campos en el rea de las etiquetas de @ila y losclculos o valoresen el rea o lasEtiquetas de%olumnas. Esto selogra ubicando el

botn al"res" enesta rea. Sirealizamos estasegunda sugerenciala tabla dinmica

resultante se muestra a continuacin. bserve que esta tabla dinmica" seinterpreta ms fcilmente" que las anteriores

2ueva este botn al rea de las Etiquetasde $ila si desea que los resultados en elrea de valores se coloquen por fila, comose ilustra en la figura


67/86

%LIMINA+ 6N CAM-3 CALC6LAD3

Si agreg un campo calculado a su tabla dinmica" pero luego desea eliminarlo deberealizar lo siguiente+

Seleccione la tabla dinmica Seleccione la ficha O#i"nes" dentro del grupo Herramientas de tabla

dinmi"a" en la cinta de opciones. Aele clic al botn que tiene la etiqueta que dice" Cam#"s6 element"s *

"n7,nt"sy posteriormente en los Ttems que se muestran" seleccione la opcinCam#" Cal,lad". Esto hace que se despliegue e

Documents

Tabla Dinamica Excel 2010