TABLEROS DE CONTROL: TOMANDO EL PODER EN NUESTRAS EMPRESAS Ing.Agr. Victor Piñeyro - victor.pineyro@gmail.com – 07/01/2014

CARENCIAS A LA HORA DE ADMINISTRAR y GESTIONAR La tecnología con que operan las empresas de producción primaria en la Argentina es especialmente adecuada en los aspectos que afectan los procesos productivos. Pero dicho nivel tecnológico no se ve igualmente correspondido en cuanto a la incorporación de tecnología en los procesos de administración y gestión de la empresa, especialmente en empresas de estratos medianos a chicos donde la escala parecería ser el factor limitante para la incorporación de herramientas de Control de Gestión.1

Sin embargo la presencia de un ambiente de negocios cada vez más complejo, globalizado, inestable y volátil requiere rectificar esta falencia en forma urgente a los efectos de contar con información importante para decidir y fundamentalmente contar con procedimientos de revisión sistémicos, regulares y metódicos de la gestión de la empresa agropecuaria.

En este contexto podemos contar con herramientas adecuadas y de bajo costo para guiar un proceso de incorporación en la empresa agropecuaria de procedimientos para disponer en forma metódica y regular de información clave del negocio bajo formatos de Tablero de Control.

QUE ES UN TABLERO DE CONTROL?

Un Tablero de Control es simplemente un conjunto de indicadores financieros y/o operativos, agrupados en informes o

reportes con diversos formatos a los fines de contar con información clave en forma sencilla y resumida para el apoyo de

la toma de decisiones cotidianas.

1 Ver Censo Nacional Agropecuario - INDEC, INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS y CENSOS – MINISTERIO DE ECONOMÍA y

FINANZAS PÚBLICAS – GOBIERNO DE LA REPUBLICA ARGENTINA – Lamentablemente los últimos datos concretos son de 2002.

El proceso de instrumentar Tableros en las Empresas Agropecuarias (EAPs) requiere inicialmente de por sí una aceptación de los problemas de la empresa, la decisión de afrontarlos y el esfuerzo por abordarlos efectivamente.

Miles de empresas agropecuarias con una débil estructura administrativa están casi a la deriva de lo que el contexto les depara y poseen muy poco grado de poder para tomar las riendas y ser los protagonistas de su futuro.

Ya está ampliamente demostrado en la documentación académica y en los casos reales que incorporar herramientas de control de gestión como son los Tablero de Control genera información clave para decidir pero además se generan una serie de beneficios por incorporar una herramienta de REVISIÓN SISTEMATIZADA, REGULAR y METÓDICA de los principales procesos y operaciones de la empresa y por contar con RESULTADOS CONSOLIDADOS en TABLEROS DE CONTROL que sintetizan el estado de la gestión del negocio a los fines de contar con información útil para acotar los riesgos naturales de la actividad (clima, mercados, producción, normativa, etc.)

Esta herramienta de gestión MUEVE POSITIVAMENTE LAS PIEZAS CLAVES del esquema de producción fortaleciendo los puntos fuertes y ayudando a mitigar los puntos débiles de la organización IMPULSANDO LA MOTIVACIÓN de todos los actores involucrados en el proceso productivo

El uso de Tableros de Control permite mejorar la gestión de datos, gestión que no es para nada fácil en la empresa del siglo XXI, en la mayoría de los casos, debido a una mirada a corto plazo y a una constante y vertiginosa toma de decisiones del “día a día”.

Especialmente el Tablero de Control, cobra gran importancia en aquellos establecimientos que se encuentren en situaciones críticas o en países con políticas inestables donde se dificultan las proyecciones a largo plazo, típica situación de Argentina. Para casos como estos permite disponer, en forma simple e inmediata, de la información más relevante para la toma de decisiones.

La utilización de la herramienta Tablero de Control tiene la particularidad de ser altamente adaptable a distinto tipo de empresas. Es altamente indicado en EAPs2 medianas y pequeñas que no tengan una estructura administrativa muy sólida ya sea en aquellas empresas que no tengan procedimientos de registración y análisis de sus procesos porque será el impulsor indicado para iniciar estas instancias imprescindibles para los procesos administrativos o en aquellas situaciones en donde los procesos de registración sean parciales e incompletos.

Se tratar de una herramienta que se basa en la medición de resultados obtenidos a lo largo de un ejercicio o período del mismo. Estos resultados son obtenidos a través de diferentes índices, ya sean financieros, productivos, económicos, entre otros; los cuales pueden darse como datos numéricos: mediciones, coeficientes, cifras, porcentajes, etc.

Por medio de esta herramienta, podemos evaluar si la empresa se encuentra encaminada hacia el logro de las metas planteadas o bien, si es necesario corregir el rumbo, solucionando las fallas y errores, para así alcanzar los objetivos finales.

Cada empresa debe armar su propio TC3, ya que si bien éste es útil, lo más importante es el proceso de llevarlo adelante. El proceso debe generar muchas más preguntas que respuestas. Las empresas que crecen, aun las que tienen objetivos claros, permanentemente están dudando, preguntándose y replanteando el camino. Eso es lo que moviliza y motiva. ¿Cuál es el negocio de mi empresa o proyecto?¿Cuáles son mis indicadores claves? ¿Qué indicadores debería tener mi TC para que me aporte tranquilidad? ¿Con qué frecuencia quiero verlos? ¿Con quién quiero compartirlos? Son solo algunos ejemplos.

Por más difíciles que sean de responder las preguntas que surjan, siempre será más positivo a que no haya preguntas que hacerse dentro de la empresa. Ese es el camino que nos debe impulsar a recorrer el control de gestión.

2 EAPs = Empresas Agropecuarias

3 TC= Tablero de Control

En estos casos la metodología que impone la incorporación de esta herramienta tiene un fuerte efecto en la cultura empresaria, imponiendo y asistiendo en los responsables de la empresa una disciplina de auto revisión que facilita el diagnóstico, el abordaje de situaciones conflictivas, la planificación y la asignación de prioridades.

INDICADORES A INCLUIR EN LOS TABLEROS DE CONTROL

A la hora de diseñar un TC es importante tener claro los distintos componentes que deben tenerse en cuenta. Por empezar un TC tendrá fundamentalmente diversos indicadores que dependerán sobre los procesos que el empresario prefiera poner foco. Lo fundamental es que estos indicadores o variables cumplan con las siguientes condiciones:

Los indicadores elegidos deben ser pensados y discutidos dentro de la empresa de modo de tratar de consensuar y medir aquellos que le aseguren a la empresa referencias de calidad para el control de sus diversos procesos. Este proceso de selección suele ser no es sencillo para algunos indicadores clásicos para un negocio en particular (ejemplo precio del futuro de Soja Mayo para un agricultor) pero a veces hay indicadores particulares de la empresa que deben ser seleccionados y testeados por la propia empresa. El proceso de elección de los indicadores del tablero puede ser dinámico y cambiar en la medida de las necesidades, no hay ninguna regla que obligue a mantener mediciones de variables que nadie utiliza ni a privarnos de información que es necesaria y no tenemos incluida en los TC.

Normalmente en el proceso de diseño de un TC, el set de indicadores que lo componen puede ir sufriendo cambios inicialmente muy frecuentes y a medida que avanza su utilización se estabilice en su formato y diseño. Es ineludible, en un buen proceso de implantación de TC que los propios usuarios inviertan tiempo y esfuerzo en este proceso de ajuste.

Una rápida clasificación de los indicadores de la empresa puede abarcar a los Indicadores Claves que son los indicadores que NO PUEDEN FALTAR en ningún momento ya que son los que garantizan el control mínimo e indispensable sobre los procesos de la empresa. Los Indicadores Secundarios: son los indicadores que completan la información de control, brindan aperturas y profundizan la performance sobre determinados procesos y productos.

Asimismo también podemos contar con Indicadores Operativos que son los destinados a ser utilizados en las fases operativas de la empresa. Deben cumplir funciones de apoyo al personal operativo y pueden constituir una hoja de ruta para el trabajo diario y los Indicadores Estratégicos que son los indicadores destinados al estamento directivo de la empresa.

Si la empresa comienza a plantearse objetivos que pueda comparar con los indicadores que va midiendo se abren una serie de elementos que mejoran y completan la aplicación de los TC:

Desvíos de los indicadores versus los objetivos, tolerancias que aceptamos en esos desvíos, alarmas que nos avisen cuando superamos la tolerancia establecida, frecuencia, apertura y alcance del reporte, base de comparación, historial, tendencias, gráficos, infografías, son algunos de los ejemplos con los que podemos enriquecer los distintos TC que construyamos para nuestros procesos.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN TABLERO DE CONTROL

Que sea dinámico y fácilmente adaptable.

Que sea en tiempo real o lo más actualizado posible.

Que sea utilitario, es decir que habilite a tomar decisiones oportunas.

Que sea sintético para los niveles directivos.

Que sea específico para los niveles operativos.

Que tenga un diseño uniforme, lo más estandarizado posible.

En los cuadros nro. 1 y nro. 2 se visualizan 2 TC, uno estratégico para el seguimiento de una empresa agrícola y otro operativo para el seguimiento de una campaña de siembra de 1800 has de maíz.

Cuadro nro 1 : Tablero de Control operativo para el seguimiento de un plan de siembra de 1800 has de maíz. Objetivo: controlar gastos y cumplir objetivos de calidad, seguridad e higiene y tiempo operativo.

Cuadro nro 2 : Tablero de Control estrategico para el seguimiento de los resultados globales de una empresa agrícola del sudeste bonaerense. Objetivo: verificar la evolución durante la campaña de los indicadores más duros del negocio como volúmen de

producción, facturación, rentabilidad e inversión.

CONCLUSIONES: RESISTIR y APRENDER

El marco del control administrativo con una visión estratégica a largo plazo está débilmente incorporado a la cultura en un amplio espectro de EAPs de Argentina.

A tales efectos proponemos analizar el proceso de incorporación de procedimientos para disponer en forma metódica y regular de información clave del negocio bajo formatos de Tablero de Control.

En este proceso el trabajo incluye la revisión completa de sus dimensiones financieras que permite contar con información importante para decidir y disponer de recomendaciones para implantar procedimientos de revisión sistémicos, regulares y metódicos de la gestión de la empresa.

Los indicadores básicos de la performance productiva y financiera de la empresa volcados a Tableros de Control pueden constituirse en una “Hoja de Ruta” para el futuro inmediato de cualquier empresa agropecuaria.

La necesidad de medir, recopilar, registrar, procesar, analizar y distribuir información genera ineludiblemente una movilización del esquema de producción fortaleciendo los puntos fuertes y ayudando a mitigar los puntos débiles de la organización IMPULSANDO LA MOTIVACIÓN de todos los actores involucrados en el proceso productivo.

No obstante es también ineludible que este proceso visibiliza posibles conflictos entre e intra propietarios, dirección empresaria, administradores y personal en general. Dichos conflictos deben ser conducidos en forma profesional a los efectos que sean generadores de cambios positivos y mejora de la performance de la empresa.

La utilización de metodologías de Tableros de Control puede ser una efectiva y adecuada herramienta para marcar el camino hacia la incorporación de herramientas como Buenas Prácticas de Administración, Protocolos de Gestión, Sistemas de Gestión de la Calidad y Certificación de Procesos y Productos. De este modo fortalecemos nuestro control sobre las EAPs.

En campañas tan complejas como la actual, por costos, precios y en algunos lugares por clima la situación del productor es muy incomoda y la capacidad de maniobra es muy reducida los esfuerzos pueden focalizarce en resistir, achicar pérdidas y tener la cabeza fría para capitalizar el mal momento en aprendizaje. Parte de ese aprendizaje es conocer que existen herramientas que nos permitirían tener un mayor control para acitar riesgos en epocas como las actuales y aprovechar oportunidaes cuando la situación mejora, por ese motivo la intención de la nota fue presentar una de ellas , el Tablero de Control como herramienta diaria de evaluación de la eficiencia de gestión y a su vez un apoyo a la toma de desiciones cotidianas.//