CODIGO 50

TABLEROS ELCTRICOSRESUMENEl objetivo del presente trabajo es contribuir con la alta gerencia de la Compaa Annima de Administracin y Fomento Elctrico (CADAFE) en la ejecucin del Proyecto de Fortalecimiento de su Gestin, a travs de la elaboracin de una primera versin del tablero de control de CADAFE, que le permita tomar decisiones estratgicas, estructurales y operativas.Con el fin de cumplir lo anterior, se revisar la situacin actual de CADAFE con relacin a los procesos de planificacin estratgica y control de gestin en la empresa, a fin de evaluar el estado de la cultura de planificacin, control y seguimiento en la consecucin de logros en la misma. Luego se proceder a la elaboracin de una primera versin del tablero de control, a travs del anlisis, seleccin y validacin, segn las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, de los indicadores actuales. Con la construccin de esta primera versin del tablero de control para CADAFE, se pretende iniciar un cambio de cultura en la organizacin, a travs de la implementacin de una herramienta de control de gestin, que le permita a la alta gerencia evaluar el desempeo de todos los procesos en la empresa e implantar estrategias que conlleven a la mejora de la calidad del servicio elctrico que presta a nivel nacional. PALABRAS CLAVE: : CADAFE, planificacin, control de gestin, indicadores, tablero de control.1.- IntroduccinLa necesidad de contar con informacin confiable y oportuna ha pasado a ser un tema crucial en las compaas modernas. Dados los grandes cambios en el entorno, el poder disponer de indicadores clave permite tomar decisiones acertadas, logrando establecer diferencias estratgicas con los dems competidores.El tablero de control es el conjunto de indicadores cuyo seguimiento peridico permitir contar con un mayor conocimiento de la situacin de su empresa o sector. (Brenda Fal, http://www.monografias.com/trabajos25/auditoria-tablero-control/auditoria-tablero-control2.shtml).En un tablero de control se configura informacin cuyo propsito y utilidad bsica es poder diagnosticar una situacin y realizar un seguimiento permanente, de manera de mostrar a la alta gerencia cmo va la empresa, en qu estado est el negocio y, por ende, qu resultados se estn alcanzando. Eso significa que los Tableros de Control sirven como una herramienta para gestionar eficazmente la organizacin y para mejorar el desempeo de los gerentes y de la empresa misma.

La Compaa Annima de Administracin y Fomento Elctrico (CADAFE) es una empresa de servicio elctrico nacional que realiza actividades de generacin, transmisin, distribucin y comercializacin de energa elctrica. (CADAFE, http://www.cadafe.gov.ve).

En CADAFE existen diferentes indicadores asociados a los procesos principales de la empresa (Generacin, Transmisin, Distribucin y Comercializacin), as como tambin se tienen indicadores en los procesos de apoyo como Finanzas y Recursos Humanos. CADAFE se ha limitado en los ltimos aos, a travs de la herramienta Strategos, a cargar los valores de los distintos indicadores, a fin de cumplir con los lineamientos emitidos en su ocasin por la Gerencia de Estadstica y Control de Gestin. Sin embargo, la empresa no posee un tablero de control que le permita evaluar determinadas situaciones, tomar decisiones y hacer seguimiento a los procesos clave de la empresa, para lograr una mejor calidad del servicio prestado a sus clientes y asegurar su sustentabilidad financiera.2.-DESARROLLO DEL TRABAJO

Con este trabajo de campo se aspira contribuir con la alta gerencia de CADAFE en la ejecucin del Proyecto de Fortalecimiento de su Gestin, cuyo objetivo es avanzar en la optimizacin de los procesos y la adecuacin tecnolgica, con la finalidad de tener un mejor desempeo administrativo, de manera de garantizar: transparencia, eficiencia, respuestas oportunas para la toma de decisiones, con personal propio y capacitado. En virtud de lo anterior, se espera analizar la situacin actual de los procesos de planificacin y control de gestin en CADAFE y a partir de ese diagnstico disear y elaborar una primera versin del tablero de control que le permita a la empresa tomar decisiones estratgicas, estructurales y operativas2.1-OBJETIVOS DEL PROYECTO.En ese contexto, como objetivos de este trabajo de campo se proponen los siguientes:a) General:Contribuir con la alta gerencia de CADAFE en la ejecucin del Proyecto de Fortalecimiento de su Gestin, a travs de la implementacin de una herramienta de control de gestin, que le permita tomar decisiones estratgicas, estructurales y operativas.b) Especficos: Analizar la situacin actual de los procesos de planificacin y control de gestin en CADAFE.

Disear una primera versin del tablero de control para esta empresa.2.2- METODOLOGA.

Para el logro de los objetivos propuestos se cumplirn los siguientes pasos:2.2.1. Elaboracin del Examen de la Situacin.

Se revis el documento titulado Diagnstico de la situacin actual de CADAFE (CADAFE-UTE-CONEX, 2006), as como tambin se analiz la informacin disponible sobre el proceso de planificacin estratgica y control de gestin en la empresa, a fin de evaluar el estado de la cultura de planificacin, control y seguimiento en la consecucin de logros en la misma.

El proceso de Planificacin en CADAFE no est normado, ni documentado y no se ejecuta exactamente de la misma manera por cada una de las unidades de la empresa, a excepcin de la formulacin del Plan Operativo Anual (POA), el cual, a su vez, es el nico plan que se formula en la misma segn Conclusiones de Talleres Gerenciales (CADAFE, 2005 y 2006),

En los ltimos aos, en CADAFE se ha perdido la cultura de planificacin, seguimiento y consecucin de logros, debido al alto grado de rotacin de sus lderes gerenciales, as como la falta de polticas de Estado coherentes y continuas.

CADAFE no lleva a cabo un proceso de control de gestin como tal, es decir, la empresa no tiene incorporado un proceso sistemtico de seguimiento y control de gestin, resaltndose que:

No se tienen definidas metas y objetivos cuantificables a alcanzar.

No se definen Indicadores de Gestin asociados al grado de cumplimiento o incumplimiento de objetivos planteados.

No se tienen modelos de Informes de Seguimiento y Control de Gestin (Tablero de Control, Informes Analticos de Seguimiento, Cuadro de Mando Integral, etc.).2.2.2. Diseo del Tablero de Control para CADAFE. Para la elaboracin del tablero de control, se llevaron a cabo las siguientes actividades: Anlisis de los indicadores actuales.

Seleccin de indicadores segn las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, para elaborar una primera propuesta.

Revisin y validacin de los indicadores por los niveles jerrquicos correspondientes en la empresa.

Elaboracin de los perfiles de los indicadores seleccionados.

Ensamblaje / Conformacin del tablero de control.

Presentacin ante la Junta Directiva de la empresa.

En las actividades anteriores se contar con la colaboracin del personal que labora en la Gerencia de Planificacin Estratgica de CADAFE.2.3. DISEO DEL TABLERO DE CONTROL PARA CADAFESegn Kaplan y Norton (1996) El Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores financieros de la actuacin pasada con medidas de los inductores de actuacin futura. Los objetivos e indicadores del Cuadro de Mando se derivan de la visin y estrategia de una organizacin; y contemplan la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de formacin y crecimiento. Estas cuatro perspectivas proporcionan la estructura necesaria para el Cuadro de Mando Integral (pg. 21).A continuacin se exponen todas las acciones que se llevaron a cabo para la construccin de la primera versin del Tablero de Control para CADAFE, contando con la colaboracin del personal que labora en la Gerencia de Planificacin Estratgica de CADAFE. El diseo del Tablero de Control abarc el anlisis de los indicadores actuales de la empresa, la seleccin de indicadores de acuerdo a las distintas perspectivas del Cuadro de Mando Integral, la revisin y validacin de los mismos por los niveles jerrquicos correspondientes; la conformacin del Tablero, la elaboracin del modelo para la definicin de los perfiles de los indicadores y su presentacin al Comit Ejecutivo de CADAFE.

2.5. SELECCIN DE INDICADORES SEGN LAS PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL.El CMI est integrado por cuatro perspectivas bsicas y que segn Kaplan y Norton (1996) Las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando permiten un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo, entre los resultados deseados y los inductores de actuacin de esos resultados, y entre las medidas objetivas, ms duras, y las ms suaves y subjetivas. (pg. 39).La aplicacin del CMI en CADAFE permitir la orientacin en la definicin de objetivos e indicadores esenciales para la toma de decisiones. De igual forma, se pretende comunicar las estrategias generales de la organizacin a todos sus empleados para su entendimiento, compresin y compromiso en el logro e implantacin de las mismas; as mismo, se desea cerrar el lazo de retroalimentacin necesaria para saber si las estrategias estn dando resultado o no dentro de la empresa.2.5.1. Perspectiva Financiera:Este enfoque le permitir a CADAFE poder lograr en el largo plazo y de acuerdo a su Visin, su sostenibilidad financiera; gracias a la vinculacin de los objetivos aguas abajo en cada una de sus unidades de negocio con este fin ltimo. Cabe destacar que, CADAFE, como empresa de servicio pblico, no persigue obtener un alto nivel de rentabilidad; pero si pretende ser sustentable econmicamente, es decir, que pueda ejecutar por va propia las inversiones requeridas en el sector elctrico para atender la demanda que se presenta en el mercado.

Por otro lado, CADAFE requiere establecer estrategias para reducir los costos y mejorar los procesos de produccin, transmisin y distribucin de la energa elctrica, ya que se encuentra en la etapa de sostenimiento, donde se necesita incrementar los rendimientos obtenidos a travs de incrementos en la capacidad de generacin, transmisin y distribucin de la energa elctrica. 2.5.2. Perspectiva Cliente:

Uno de los objetivos financieros de CADAFE es lograr ser sustentable econmicamente y esto se podr lograr con un aumento en las ventas de energa elctrica. A travs de esta perspectiva CADAFE puede vincular este objetivo financiero con las estrategias a implantar para sus clientes.

Aunque CADAFE tiene identificado a sus clientes y segmentos de mercado, no posee un departamento de mercadeo que oriente sus acciones a la retencin y captacin de clientes, as como a la evaluacin de la rentabilidad de los mismos.

2.5.3. Perspectiva de Procesos:

CADAFE tiene cuatro (4) procesos internos claves, a saber: Generacin, Transmisin, Distribucin y Comercializacin de la energa elctrica. Actualmente, cada proceso posee indicadores relacionados con aspectos de costos, calidad y niveles de produccin, pero en ningn momento se asocian con los objetivos de la perspectiva del cliente; habiendo una tenue vinculacin con los objetivos financieros.

2.5.4. Perspectiva del Recurso Humano:

A travs de esta perspectiva se puede comunicar la importancia que tienen los empleados para CADAFE en el logro de los objetivos propuestos. Se pueden definir objetivos que midan la satisfaccin de los empleados y que aporten soluciones para la potenciacin de sus capacidades y su impacto en el desempeo de las funciones asignadas.

De esta forma, tomando en consideracin los aspectos antes mencionados, se realiz la identificacin y asociacin de algunos de los indicadores presentados en STRATEGOS, a cada una de las cuatro perspectivas (Financiera, Clientes, Procesos Internos y Recurso Humano). Se seleccionaron aquellos indicadores que tuvieran una relacin directa con las mencionadas perspectivas y que pueden aportar informacin clara y relevante a los directivos de la empresa.En la tabla N 1 se presentan los indicadores seleccionados, segn consenso obtenido por el equipo de la Gerencia de Planificacin Estratgica y que se asociaron a cada una de las perspectivas.

Tabla 1. Indicadores asociados a las Perspectivas.Fuente: Gerencia de Planificacin Estratgica

2.6. REVISIN Y VALIDACIN DE LOS INDICADORES.

Una vez seleccionados los indicadores y asociados a las diferentes perspectivas, se procedi a efectuar la revisin y validacin de los mismos por los niveles jerrquicos correspondientes en la empresa. Entendindose por estos niveles los correspondientes a los Vicepresidentes Ejecutivos de las reas de Finanzas, Generacin, Transmisin, Comercializacin y Distribucin y de Gestin Humana.El proceso de revisin y validacin consisti en la coordinacin y realizacin de reuniones con cada uno de los representantes de las distintas reas, a fin que dieran sus comentarios y observaciones sobre los indicadores seleccionados y la perspectiva asociada a cada uno de ellos. A continuacin se resaltan las observaciones ms relevantes efectuadas por los Vicepresidentes Ejecutivos, en cada una de las diferentes perspectivas.2.6.1. Perspectiva Financiera:

Imposibilidad de contar con un indicador de Horas Extras confiable, dada la diversidad de casos a la hora de liquidar las horas extras en la empresa, lo que se puede expresar a travs de este indicador es su ejecucin financiera, ms no el N de Horas Extras global.

2.6.2. Perspectiva Cliente:

Se seal que el indicador asociado a los Clientes CADAFE debe ir desagregado en: Residencial- Comercial Industrial Agrcola Oficial - Clientes Primarios.

2.6.3. Perspectiva Procesos Internos:

Generacin:

Se sugiri trasladar al proceso de transmisin, el indicador referente a la Energa Despachada.

Distribucin:

Para el proceso de distribucin es necesario incluir el indicador correspondiente al N de interrupciones, as como desagregar el indicador asociado al Tiempo Total de Interrupciones (TTI) por niveles de tensin (13,8; 34,5 y 115 kV).2.6.4. Perspectiva Recursos Humanos:

Con respecto al Indicador de horas-hombre de adiestramiento se inform que actualmente se cuenta con la data; sin embargo, tendra que recalcularse ya que solo se incluye las horas de entrenamiento formal.De acuerdo a la informacin obtenida sobre los indicadores sometidos a aprobacin y validacin, se incluyeron y/o descartaron algunos por peticin de los Vicepresidentes Ejecutivos, ya que el Tablero de Control es una herramienta que les va a permitir tener una visin general de la empresa.2.7. ENSAMBLAJE / CONFORMACIN DEL TABLERO DE CONTROL. Una vez revisados, analizados, clasificados y validados los indicadores se procedi a la construccin formal del Tablero de Control.

Es de hacer notar, que el Tablero de Control contendr los indicadores ms importantes de los procesos que se llevan a cabo en CADAFE. Es decir, sern pocos y darn una visin global y operativa de la gestin. El resto de los indicadores sern utilizados para la toma de decisiones a un segundo nivel.

Esta primera versin fue elaborada en formato excel y el esquema utilizado se presenta en la tabla N 2.

Tabla N2. Formato del Tablero de Control

Fuente: Gerencia de Planificacin Estratgica

La primera columna est identificada con el nombre de Indicador, seguida por el ttulo de cada una de las perspectivas (Financiera, Cliente, Procesos y Aprendizaje, Personas y Desarrollo). En cada una de ellas se colocarn los indicadores seleccionados de acuerdo a lo establecido en la metodologa del Cuadro de Mando Integral.

Al lado de esta columna se coloc otra denominada Mes, en la cual se indicar el mes para el que los datos de cada uno de los indicadores se encuentra actualizado, ya que el proceso de carga de los datos de los indicadores puede sufrir retrasos.

La columna Estado corresponde, como su nombre lo indica, a la situacin real del indicador para ese momento, de acuerdo al rango de desempeo establecido para cada uno de los indicadores. En esta columna se utilizar la figura geomtrica del rombo, en colores Rojo, Verde o Amarillo de acuerdo al valor que arroje la comparacin entre la meta y el valor real del indicador. Para CADAFE se defini el siguiente cdigo de colores para expresar el rango de desempeo de los indicadores:

Verde 90% < Valor del Indicador