GERENCIA DEL TALENTO HUMANOPROGRAMA ADMINISTRACIN PBLICA TERRITORIAL

AUGUSTO LVAREZ COLLAZOS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA

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ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA

Director HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO

Subdirector acadmico CARLOS ROBERTO CUBIDES OLARTE

Decano de pregrado JAIME ANTONIO QUICENO GUERRERO

Coordinador Nacional de A.P.T JOSE PLACIDO SILVA RUIZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA AUGUSTO LVAREZ COLLAZOS Bogot D.C., Noviembre de 2008

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INDICE DE LOS NUCLEOS TEMTICOS Y PROBLEMTICOS INTRODUCCION Unidad 1, ELEMENTOS MODERNOS DE GERENCIA DE PERSONAL o LA VINCULACION o EL DESARROLLO o LA REMUNERACION o LAS RELACIONES LABORALES o LA GESTION ADMINISTRATIVA DE PERSONAL o EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS EMPLEADOS LA ADMINISTRACION DE PERSONAL EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES: SUS PERPECTIVAS Y LIMITACIONES Unidad 2, DISEO DE CARGOS ANALISIS OCUPACIONAL QUES ES? PARA QUE SIRVE? QUIEN DEBE REALIZAR EL ANALISIS OCUPACIONAL?

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Mtodo de Observacin Mtodo de Cuestionario Mtodo de Entrevista Mtodo Mixto DESCRIPCION DE CARGOS I. II. III. IV. V. VI. IDENTIFICACION PROPOSITO PRINCIPAL DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES CONOCIMIENTOS BASICOS Y ESENCIALES REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Unidad 3, LA VINCULACION A LA ORGANIZACIN TERRITORIAL, FASES DEL PROCESO DE VINCULACION A LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES 1. RECLUTAMIENTO 2. SELECCIN 3. NOMBRAMIENTO O CONTRATACION 4. INDUCCION

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Unidad 4, EL DESARROLLO EN LA ORGANIZACIN TERRITORIAL, 1. LA MOTIVACION 2. CAPACITACION DE PERSONAL 3. ALGUNAS TECNICAS EN PARA LAS FACILITAR EL DESARROLLO TERRITORIALES Unidad 5, LA REMUNERACION, 1. EL PROCESO TECNICO DE LA REMUNERACION 2. NORMAS LEGALES DEL QUE RIGEN EN LA LAS DETERMINACION SALARIO ORGANIZACIONES

ORGANIZACIONES TERRITORIALES. Unidad 6, LA GESTION ADMINISTRATIVA DE

PERSONAL 1. REGISTRO Y CONTROL 2. LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS 3. EVALUACION DE DESEMPEO 4. NORMAS DISCIPLINARIAS

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Unidad 7, LAS RELACIONES LABORALES EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES 1. CLASIFICACION DE LOS EMPLEADOS 2. SINDICATOS 3. FUNCIONES DE LOS SINDICATOS DE LOS EMPLEADOS OFICIALES 4. SOLUCION A LOS CONFLICTOS COLECTIVOS 5. EL ACUERDO OBRERO-PATRONAL 6. PROHIBICION DE HUELGA EN LOS SERVICIOS PUBLICOS 7. LA ADMINISTRACION DEL CONTRATO COLECTIVO Unidad 8, LAS PRESTACIONES SOCIALES Y EL BIENESTAR SOCIAL 1. CONCEPTOS BASICOS 2. LAS PRESTACIONES PUBLICOS EN LAS SOCIALES Y DE LOS

EMPLEADOS OFICIALES

TRABAJADORES ORGANIZACIONES

TERRITORIALES. 3. EL BIENESTAR SOCIAL EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES

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DE LOS NUCLEOS TEMTICOS Y PROBLEMTICOS

Espacio Tiempo y TerritorioADMINISTRACIN PBLICA

Problemtica Pblica

Gestin del Desarrollo

TERRITORIAL

Problemtica del Estado y del Poder

Economa de lo Pblico

Organizaciones Pblicas

Formacin General

El plan de estudios del Programa de Administracin Pblica Territorial, modalidad a distancia, se encuentra estructurado en siete ncleos temticos. stos, a su vez, se constituyen en los contenidos nucleares del plan de formacin que, en la exposicin didctica del conocimiento, se acompaan de contenidos complementarios especficos. Cada uno de los siete ncleos temticos que componen el programa tiene una valoracin relativa en nmero de crditos y, en consecuencia, vara tambin en el nmero de asignaturas que lo conjugan. El primer momento en cualquier proceso de formacin ha de establecer las particularidades del programa, de ah que sea necesario dar a conocer los ncleos temticos con su respectiva valoracin en nmero de crditos: Problemtica pblica, once (11) crditos; Problemtica del estado y del poder, 23 crditos; Organizaciones pblicas, 24 crditos; Espaciotiempo y territorio, 22 crditos; Gestin del desarrollo, 16 crditos; Economa de lo pblico, 18 crditos; y Formacin general, 21 crditos. De igual manera, se debe reconocer que el plan de estudios se cimienta en el principio de la problematizacin. En otras palabras, la formacin en Administracin Pblica Territorial parte del hecho de que la disciplina se encuentra en constante cambio terico y prctico; lo cual genera, a su vez, problemas multifacticos que implican la formacin de profesionales con capacidad de comprender, explicar y resolver los distintos textos y contextos que conforman la administracin pblica. EL TRABAJO DEL TUTOR El tutor tendr libertad de ctedra en cuanto a su posicin terica o ideolgica frente a los contenidos del mdulo, pero el desarrollo de los contenidos de los mdulos son de obligatorio cumplimiento por parte de los tutores. Los Tutores 7

podrn complementar los mdulos con lecturas adicionales, pero lo obligatorio para el estudiante frente a la evaluacin del aprendizaje son los contenidos de los mdulos; es decir, la evaluacin del aprendizaje deber contemplar nicamente los contenidos de los mdulos. As mismo, la evaluacin del Tutor deber disearse para dar cuenta del cubrimiento de los contenidos del mdulo. El Tutor debe disear, planear y programar con suficiente anticipacin las actividades de aprendizaje y los contenidos a desarrollar en cada sesin de tutora (incluyendo la primera), y disear las actividades para todas las sesiones (una sesin es de cuatro horas tutoriales). Tambin debe disear las estrategias de evaluacin del trabajo estudiante que le permita hacer seguimiento del proceso de autoaprendizaje del estudiante. Los mdulos (asignaturas) de APT son de dos crditos (16 horas de tutora grupal presencial por crdito para un total de 32 horas), tres crditos (48 horas de tutora grupal presencial) y de 4 crditos (64 horas de tutora grupal presencial, distribuidas as:

MDULO DE GERENCIA DEL TALENTO HUMANO (3 crditos) No. Horas por Total No. No. max. Crditos crdito horas No. de Horas por mnimo de sesiones Tutora sesiones sesin encuentros por Grupal tutoriales* encuentro 2 16 32 8 4 2 8 3 16 48 12 4 3 12 4 16 64 16 4 4 16 * El nmero de encuentros se programara de acuerdo con las distancias y costos de transporte de la Sede Territorial al CETAP, por ejemplo para los casos de los CETAP de Leticia, San Andrs, Mit, Puerto Inrida y Puerto Carreo, se podrn programar un mnimo de dos encuentros para un mdulo de 2 Crditos (16 horas por encuentro), tres encuentros para un mdulo de 3 crditos y cuatro encuentros para un mdulo de 4 crditos. Encuentro: nmero de veces que se desplaza un Tutor a un CETAP para desarrollar un mdulo. Sesin: nmero de horas por cada actividad tutorial, por ejemplo: 8-12 a.m., 2-6 p.m., 6-10 p.m.

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G

ERENCIA DEL TALENTO HUMANO

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INTRODUCCION El presente mdulo es una introduccin al estudio de las relaciones de trabajo en las organizaciones territoriales colombianas. Se basa en la premisa de que los xitos o fracasos de una organizacin dependen fundamentalmente de las personas que lo conforman y por tanto, debe prestarse la mayor atencin a su recurso ms importante. El texto centra su atencin en los elementos bsicos de la gestin de personal estudiando paso a paso las tcnicas que requiere un funcionario para actuar eficientemente en esta rea, y para facilitar, trabajando con otras personas, el logro de los objetivos de la organizacin. Todo ello dentro de nuestro ordenamiento jurdico vigente, que es por cierto una legislacin dispersa, incoherente y que no esta acorde con las exigencias de las organizaciones modernas, ni con la evolucin que ha experimentando en los ltimos aos la administracin municipal en otras reas. El mdulo LA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES esta dividido en ocho (8) unidades.

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Unidad

1,

ELEMENTOS PARA LAS

DE

GERENCIA

DE

PERSONAL

ORGANIZACINES

TERRITORIALES, proporciona el marco general para el desarrollo del texto y discute las perspectivas y limitaciones de la administracin de los recursos humanos en dichas organizaciones. Unidad 2, DISEO DE CARGOS, esta unidad estudia el anlisis ocupacional, los diversos mtodos para para obtener la informacin sobre los mismos y el diseo de cargos para una organizacin territorial. Unidad 3, LA VINCULACION A LA ORGANIZACIN TERRITORIAL, describe las diferentes etapas, que desde un punto de vista tcnico, deben seguirse para determinar quien debe ser vinculado a la organizacin. Unidad 4, EL DESARROLLO EN LA ORGANIZACIN TERRITORIAL, comienza por describir las diferentes teoras que se han expuesto sobre la motivacin en el trabajo, sealando sus supuestos, ventajas y limitaciones. La segunda parte de esta misma unidad se ocupa del tema de la capacitacin. Se indica el proceso que debe cumplirse para disear un programa

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y, finalmente, se sealan los principales organismos de capacitacin que existen en Colombia. Unidad 5, LA REMUNERACION, se explica paso a paso la manera tcnica de disear una estructura de salarios en una organizacin territorial. Se ofrece al estudiante una visin prctica de los problemas que puede enfrentar en el ejercicio profesional e igualmente una serie de consejos sobre como resolverlos. La unidad trata igualmente el tema referente a las normas legales que rigen la determinacin del salario. Unidad 6, LA GESTION ADMINISTRATIVA DE PERSONAL, proporciona los elementos tcnicos necesarios para disear sistemas de informacin, control y evaluacin de personal y describe el rgimen disciplinario que les es aplicable a los empleados de las organizaciones territoriales. Unidad 7, LAS RELACIONES LABORALES EN LAS ORGANIZACINES TERRITORIALES, explica la clasificacin de cargos municipales e indica la forma como debe llevarse a cabo el proceso de negociacin

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colectiva entre los trabajadores oficiales y directivos de la organizacin. Unidad 8, LAS PRESTACIONES SOCIALES Y EL BIENESTAR SOCIAL describe las prestaciones sociales a que tienen derecho los empleados oficiales territoriales y explica las etapas bsicas que deben seguir para estructurar un programa de bienestar social. La elaboracin de un texto es de por si una labor dispendiosa, misin pero produce tambin la inmensa En mi caso concreto esta satisfaccin de estar cumpliendo con una loable educativa. satisfaccin ser mayor si cumple con los propsitos para los cuales ha sido diseado el texto y satisface las aspiraciones de quienes lo utilicen. Finalmente, quiero expresar a los colegas profesores de la ESAP, mis agradecimientos por los valiosos comentarios que me proporcionaron en la preparacin de este texto. EL AUTOR

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UNIDAD 1 ELEMENTOS MODERNOS DE GERENCIA DE PERSONAL PARA LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES

UNIDAD 114

ELEMENTOS MODERNOS DE GERENCIA DE PERSONALINDICE INTRODUCCION/ UBICACION OBJETIVOS IDEAS CLAVES MAPA CONCEPTUAL PRESENTACION CASO PRACTICO/EXPERIENCIA DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 1. SIGNIFICADO E IMPORTANCIA 2. ELEMENTOS MODERNOS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 2.1 LA VINCULACION 2.2 EL DESARROLLO 2.3 LA REMUNERACION 2.4 LAS RELACIONES LABORALES 2.5 LA GESTION ADMINISTRATIVA DE PERSONAL 2.6 EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS EMPLEADOS

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3. LA ADMINISTRACION DE PERSONAL EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES: SUS PERPECTIVAS Y LIMITACIONES ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACION BIBLIOGRAFIA GLOSARIO

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INTRODUCCION Esta unidad est dedicada a explicar el concepto e importancia de la administracin de personal en las organizaciones territoriales. Con tal propsito se presentan y describen los elementos fundamentales de un sistema de personal para una organizacin territorial colombiana sealando sus limitaciones actuales y sus perspectivas futuras. Estos mismos elementos que aqu se presentan de manera general, sern desarrollados detenidamente en las unidades subsiguientes.

OBJETIVO GENERAL Al finalizar esta unidad, usted estar en capacidad de valorar la importancia de la administracin de personal, describir sus caractersticas como sistema y relacionarla con el funcionamiento en las organizaciones territoriales. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir el concepto de administracin de personal. Explicar la importancia de la administracin de

personal en las organizaciones territoriales.

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Describir los elementos de un sistema de administracin de personal. Evaluar las posibilidades de desarrollo de la funcin de personal en las organizaciones territoriales frente a las tradiciones polticas y administrativas.

IDEAS CLAVES Las personas son el elemento ms importante de una organizacin y es a ellas a quienes se debe dar la mayor importancia y consideracin. La unidad presenta y describe los elementos

fundamentales de un sistema de administracin de personal: La vinculacin, el desarrollo, la remuneracin, las relaciones laborales, la gestin administrativa de personal y el bienestar social de los empleados. Las organizaciones territoriales colombianas, debern, si es que desean en realidad convertirse en instituciones eficientes y eficaces, modificar, el sistema tradicional de botn poltico, es decir, aquella concepcin de que los cargos pblicos sean desempeados por personas adeptas al movimiento poltico que obtenga la victoria electoral, ya

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que, un sistema de esta naturaleza no puede garantizar la eficacia y eficiencia de una administracin.

MAPA CONCEPTUAL

Vinculacin nBienestar Soc

Desarrollo Sistema de Administracin de PersonalRemuneracin Gestin Administrativa

Relaciones Laborales

PRESENTACION CASO PRCTICO En una capital de departamento con una poblacin de 400.00 habitantes se esta considerando la posibilidad de de crear la Unidad de Personal (Oficina, Secretara, Departamento, Seccin, Grupo, etc.) que se encargue de cumplir las funciones de Vinculacin, Laborales, Desarrollo, Gestin19

Remuneracin,

Relaciones

Administrativa de Personal y definir programas de Bienestar social para los empleados de la Organizacin. El Alcalde municipal, recientemente elegido, es el principal abanderado de esta iniciativa, le ha solicitado a usted elaborar un proyecto de Acuerdo, que permita crear y estructurar una dependencia que se encargue de la Administracin de Personal. El Alcalde cuenta con un amplio respaldo entre los concejales del municipio. En desarrollo de este ejercicio usted deber: a) Recomendar un modelo de estructura para la Unidad de Personal b) Determinar las funciones que las dependencias deben cumplir. c) Recomendar una planta de Personal d) Elaborar un organigrama de la Organizacin Municipal donde se indique claramente la ubicacin de esta nueva dependencia y su relacin con las dems. e) Justificar su propuesta 1. SIGNIFICADO E IMPORTANCIA

Una de las primeras definiciones que se conocieron sobre el concepto de administracin era aquella que haca nfasis en el logro de objetivos a travs de la gente. La administracin como disciplina cientfica ha ido20

evolucionando con el correr de los aos y con el desarrollo de las organizaciones y de la sociedad pero desde entonces y hasta nuestros das se reconoce de manera significativa que sin el concurso de la gente, de personas capaces, eficientes y preparadas, no es posible llevar a cabo los objetivos de una organizacin territorial. Con lo anterior hemos querido decir que toda buena gestin administrativa personal. La administracin de personal es el conjunto de polticas, normas, rganos e instrumentos que aplicados racional y coordinadamente, permiten llevar a cabo los procesos de vinculacin, desarrollo, remuneracin, relaciones laborales y de bienestar de los empleados con el propsito de facilitar el rendimiento organizacional. Las organizaciones son esencialmente grupos de personas que realizan una serie de funciones estrechamente interrelacionadas con el propsito de lograr un objetivo. Por esta razn el factor determinante de una organizacin eficaz es el grupo humano que lo conforma. La funcin de la oficina de personal dentro de las organizaciones tiene que ver con la tarea de facilitar el desarrollo de las implica una buena administracin de

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personas como seres humanos y el logro de los propsitos de la institucin. La administracin de personal constituye un aspecto crtico dentro de cualquier organizacin y adquiere especial importancia en las administraciones territoriales colombianas por cuanto de su eficiencia depende el desarrollo de las comunidades locales y por ende, el bienestar general. El proceso de descentralizacin que actualmente se cumple dentro del Estado colombiano permite a las administraciones territoriales disponer de una mayor autonoma para el logro de sus objetivos prioritarios. Pero las nuevas responsabilidades que han asumido las organizaciones territoriales implican que, para cumplirlos adecuadamente, debern contar con sistemas administrativos apropiados y con el personal idneo necesario que impulse y faciliten el logro de los objetivos de la organizacin. De all la importancia que tiene la administracin de personal en el desarrollo de las organizaciones territoriales, pues es esta la disciplina que tiene como propsito fundamental facilitar el rendimiento organizacional.

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2. LOS ELEMENTOS MODERNOS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL Se describe a continuacin los elementos de un sistema de administracin de personal para una organizacin territorial. 2.1 LA VINCULACION Es el proceso de obtener los recursos humanos necesarios que permitan el logro de los objetivos de la organizacin territorial. El proceso de vinculacin comprende las siguientes fases: - Reclutamiento Es la fase en la cual se trata de convocar funcionarios potenciales a la organizacin territorial e incluye el brindar informacin sobre las oportunidades de empleo que ofrece la organizacin, de tal manera que las personas que llenen los requisitos se interesen por su posible vinculacin. VINCULACIONFASES NIVEL DE COMPETENCIA 1 *1 ACTIVIDADES RESULTADOS

1 *1 Para efectos de este texto, entendemos por oficina de personal el rgano operativo del sistema, es decir, la dependencia que desarrolla las actividades o funciones de personal.

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1. Reclutamiento

Oficina de personal

1. Determinacin necesidades 2. Convocatoria

de Aspirantes

Oficina de personal 2. Seleccin Gobernador o Alcalde Municipal 3. Nombramiento o contratacin Oficina de personal 4. Induccin Superior inmediato

3. Divulgacin 4. Inscripcin 1. Prueba de seleccin 2. Anlisis de resultados 3. Escogencia 1. Designacin 2. Posesin o contratacin 3. Firma contrato de trabajo 1. Informacin acerca de la entidad 2. Presentacin al personal de la organizacin 3. Relacin con el grupo de trabajo y ubicacin fsica 4. Informacin sobre funciones y responsabilidades

Lista de elegidos

Provisin de cargo Integracin del empleado a la organizacin

GRAFICA No. 1.1

La fase del reclutamiento comprende las siguientes actividades: determinar necesidades de personal, contactar fuentes de reclutamiento y hacer la divulgacin correspondiente. - Seleccin24

Es la fase en la cual se escoge entre varios aspirantes aquel que est mejor calificado para el desempeo de un cargo. La fase comprende las siguientes actividades: pruebas de seleccin, anlisis de resultados y escogencia. - Nombramiento o Contratacin Es la fase en la cual se formaliza la vinculacin de una persona a la organizacin territorial. En Colombia el trmino nombramiento se utiliza cuando se trata de empleados pblicos y el de contratacin en el caso de los trabajadores de empresa privada o trabajadores oficiales. El aspirante una vez ha llenado los requisitos exigidos por la organizacin es designado para proveer el cargo. - Induccin Consiste en proporcionar al nuevo empleado la

formacin necesaria para el conocimiento de sus funciones y facilitar la rpida y eficaz adaptacin del individuo a la organizacin territorial. La fase de induccin comprende el desarrollo de las siguientes actividades: informacin acerca de los

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objetivos de la organizacin territorial, presentacin del nuevo empleado al personal, relacin con los compaeros de trabajo y ubicacin fsica e informacin sobre las funciones y responsabilidades del cargo. Las dos primeras actividades las cumple la unidad de personal y las restantes el superior inmediato donde se ubique el funcionario. 2.2 DESARROLLO Es el proceso de instruir, adiestrar, perfeccionar y motivar al funcionario de tal manera que logre el desenvolvimiento de sus potencialidades y el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. El proceso de desarrollo comprende las siguientes fases: - Motivacin: Es el conjunto de estmulos que buscan despertar el inters del funcionario en las actividades propias del cargo. Uno de los objetivos de la motivacin es el de conseguir que el funcionario a travs del trabajo encuentre su desarrollo personal logrando los objetivos de la organizacin. Para el desarrollo de la fase de la

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motivacin deben cumplirse las siguientes actividades; investigacin de necesidades, fijacin de metas y propsitos, reconocimiento del trabajo. Estas actividades deben adelantarlas los jefes de dependencia y los superiores inmediatos. - Capacitacin Es la instruccin que se imparte a los funcionarios para perfeccionar e incrementar los conocimientos requeridos para el desempeo de las labores de su cargo. 2.3 REMUNERACION

Comprende la determinacin de bases objetivas que garanticen la asignacin de salarios justos a los funcionarios de la organizacin territorial. Incluye adems, todos los aspectos relacionados con la administracin salarial. Dentro de este proceso se identifican las siguientes fases: - Anlisis Ocupacional Es la determinacin de las funciones que constituyen un cargo y los requisitos que se exigen a quienes lo realizan para que su labor sea satisfactoria. Las actividades que implica esta fase son: recoleccin de informacin y

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anlisis de la misma. Estas actividades seran realizadas por la oficina de personal dando como resultado la informacin sobre los cargos. DESARROLLOFASES 1. Motivacin NIVEL DE COMPETENCIA Superiores inmediatos ACTIVIDADES 1. Investigacin de necesidades de personal 2. Fijacin metas propsitos 2. Capacitacin Oficina de personal de y RESULTADOS Personal motivado

3. Seguridad en el trabajo 4. Reconocimiento del trabajo realizado 1. Determinacin de necesidades de desarrollo de los recursos humanos 2. Elaboracin aprobacin proyectos y de Personal Capacitado

3. Coordinacin de actividades GRAFICA No. 1.2

REMUNERACIONFASES 1. Anlisis Ocupacional NIVEL DE COMPETENCIA Oficina de personal ACTIVIDADES 1. Recoleccin e informacin 2. Anlisis de la informacin 1. Preparacin y RESULTADOS

Informacin sobre cargos Manual funciones de

Oficina de personal 2. Descripcin de cargo Oficina de personal

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3. Valoracin de cargos

Gobernador o Alcalde Municipal Oficina de personal

descripcin de cargos 1. Determinacin del sistema de valoracin 2. Aplicacin del sistema 1. Asignacin de salarios 1. Orientaciones 2. Control salarial 3. Normas 4. Trmites administrativo s

Valor relativo de los cargos

Escala salarial

4. Estructura salarial 5. Administracin salarial

Personal remunerado

GRAFICA No.1.3

- Descripcin de cargos Es el registro ordenado de la informacin obtenida en el anlisis ocupacional. Consta de cuatro partes que son: identificacin, resumen, funciones y especificaciones del cargo, dando como resultado el Manual de Funciones. - Aplicacin de un sistema de valoracin de cargos El cual consiste en determinar la importancia relativa de los cargos con relacin a los dems de la organizacin territorial. Las actividades que implica esta fase son la determinacin del sistema de valoracin y la aplicacin del mismo, actividades que deben desarrollarlas la oficina29

de personal con

el propsito de determinar el valor

relativo de los cargos. - Diseo de una estructura salarial En esta etapa se convierten en valores relativos obtenidos en la fase anterior a valores absolutos expresados en trminos de un salario. Las actividades que implica esta fase debe cumplirlas el Gobernador o el Alcalde segn el caso y de conformidad con las disposiciones legales vigentes. - Administracin salarial Consiste en efectuar el trmite administrativo necesario para dar cumplimiento a lo establecido en las normas que determinen la estructura salarial. Ser de competencia de la oficina de personal el cumplimiento de esta fase que comprende el desarrollo de las siguientes actividades: orientaciones o polticas, control salarial, trmites administrativos. 2.4 RELACIONES LABORALES normas y

Esta fase se ocupa de las relaciones entre la direccin de la organizacin y los trabajadores o el sindicato que los

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representa. Las relaciones estn afectadas por el medio ambiente extra-organizacional (legislacin, intervencin estatal, sociedad) y por el entorno intraorganizacional (trminos del acuerdo colectivo). LAS RELACIONES LABORALESFASES 1.Negociacin colectiva NIVEL DE COMPETENCIA Comisin negociadora (representantes) Del sindicato y de la direccin) ACTIVIDADES 1.Pliego de peticiones 2.Discusin del pliego 3.Implementacin del acuerdo colectivo 1.Organizar 2. Comunicar 3. Ejecutar 4. Controlar RESULTADOS

Acuerdo colectivo Integracin de organizacin la

2.Administracin del Acuerdo colectivo

Oficina de personal

GRAFICA No. 1.4

El proceso comprende dos fases: La negociacin colectiva La administracin del acuerdo La negociacin colectiva es la fase de concertacin entre los directivos de la organizacin empleo. Para la concertacin del acuerdo colectivo se deber conformar una comisin negociadora integrada por los representantes del patrono, por una parte, y del sindicato de los trabajadores, por la otra. Dicha comisin tendr la31

estatal y los

trabajadores acerca de las condiciones y trminos de

competencia para discutir y acordar las condiciones de trabajo. En la discusin del pliego se analizan las implicaciones econmicas y sociales de la demanda colectiva y de todos aquellos factores que inciden o afecten los intereses de las partes. La fase de la negociacin colectiva puede o no terminar en un acuerdo, y se cumple a travs de las siguientes actividades: Presentacin del pliego petitorio Discusin de los trminos del pliego, y Adopcin del pacto o convencin colectiva de trabajo.

La administracin del acuerdo colectivo es la segunda fase y consiste en desarrollar y aplicar los puntos acordados en la negociacin. Compete a la oficina de personal la ejecucin de esta fase, desarrollando las siguientes actividades: La organizacin para la aplicacin del acuerdo. Implementacin del acuerdo colectivo de trabajo, y

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El control y vigilancia de las disposiciones adoptadas para asegurar su cumplimiento.

El desarrollo de esta fase deber conducir a una mayor integracin de las partes que conforman la organizacin. 2.5 GESTIN ADMINISTRATIVA DE PERSONAL

La gestin administrativa de personal es el conjunto de normas destinadas a garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organizacin territorial, a travs del orden administrativo, la imparcialidad en el tratamiento de los problemas y la cooperacin entre los componentes de la misma. Dentro del proceso de la gestin administrativa de personal en las organizaciones territoriales, se identifican las siguientes fases: - Registro y control Es el conjunto de actividades que deben realizarse para obtener una informacin adecuada y precisa sobre el personal. Las actividades principales de esta fase son: velar por el cumplimiento de las normas internas de33

trabajo; mantener al da los registros sobre el personal; expedir constancias y certificaciones y preparar informes estadsticos a fin de facilitar la informacin para el proceso de toma de decisiones. Todas estas actividades deber desarrollarlas la oficina de personal y darn como resultado el orden administrativo. - Situaciones administrativas Es el conjunto de modalidades en las que se pueden encontrar un empleado pblico desde el punto de vista legal, tales como: en permiso, en servicio activo, en vacaciones, en comisin, etc. Este tipo de control lo debe efectuar la oficina de personal. - Evaluacin del desempeo Es el conjunto de normas y procedimientos encaminados a determinar la eficacia del personal en la realizacin de sus tareas, a travs de la aplicacin de un conjunto de normas y procedimientos previamente determinados. GESTIN ADMINISTRATIVA DE PERSONALFASES 1. Registro y NIVEL DE COMPETENCIA Oficina de personal ACTIVIDADES 1. Velar por el cumplimiento RESULTADOS

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control

de las normas y el trabajo 2. Mantener al da el registro del personal 3. Expedir constancias y certificados sobre antecedentes de personal 4. Preparar informes estadsticos sobre el personal 1. Aplicacin de normas sobre situaciones administrativa s 1. Confrontacin de la actividad personal con las funciones del cargo 2. Evaluacin del resultado

Organizacin funcional

Oficina de personal 2. Situaciones administrativa s

Racionalidad y orden administrativos Grado de eficiencia de la organizacin

Superiores inmediatos

3. Evaluacin de desempeo

Gobernador o Alcalde Municipal

Bases ascensos, permanencias retiros

para o

4. Aplicacin de normas

1. Aplicacin de normas disciplinarias GRAFICA No. 1.5

Las actividades principales de esta fase son las confrontaciones de la actividad personal con las funciones del cargo y la evaluacin de resultados. Estas actividades debern cumplirlas los superiores inmediatos del personal en los diferentes niveles de la organizacin35

territorial y de conformidad con la ley y los decretos reglamentarios. La primera nos dar como resultado el grado de eficiencia de la organizacin y la segunda nos permitir establecer las bases para los ascensos, permanencias o retiros. - Aplicacin de normas disciplinarias Es la accin mediante la cual la organizacin territorial vela por el cumplimiento de sus objetivos cuando elementos del recurso humano distorsionan su funcionamiento. La actividad fundamental de esta fase es la aplicacin de normas disciplinarias por parte de los superiores inmediatos, la comisin de personal o gobernador o alcalde municipal, segn el caso, lo que dar como resultado el cumplimiento de las normas, criterios de desempeo y la eficiencia de la organizacin territorial. 2.6 BIENESTAR SOCIAL DE LOS EMPLEADOS

Es el conjunto de programas de bienestar y servicio social tendientes a satisfacer las necesidades sociales y culturales de los trabajadores y empleados y a fomentar efectivamente sus relaciones interpersonales.36

Se identifica como base de este proceso la prestacin de servicios de bienestar social tales como: ayudas que hacen ms confortables la vida laboral (servicios de restaurante, transporte, vestuario), ayudas de tipo econmico (prstamos, becas) y acciones de tipo recreativo, cultural y deportivo (concursos, publicaciones, conferencias, clubes). Son actividades del proceso de bienestar social las siguientes: investigacin de necesidades del personal, diseo de programas y administracin de los mismos. Estas actividades se cumplen a travs de la unidad de personal y dan como resultado la satisfaccin de necesidades humanas, fomento de las relaciones interpersonales e integracin de los individuos de la organizacin. LAS PRESTACIONES SOCIALES Y EL BIENESTAR SOCIAL EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALESFASE 1. Determinacin de prestaciones sociales 2. Prestacin de NIVEL DE COMPETENCIA Congreso Repblica de la ACTIVIDADES Trmite legislativo 1. Investigacin de necesidades RESULTADOS Satisfaccin necesidades de

Oficina de personal

1. Satisfaccin de necesidades

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servicios bienestar social

de

del personal 2. Diseos de programas 3. Desarrollo y administraci n GRAFICA No. 1.6

humanas 2. Fomento de relaciones Interpersonales

3.

LA ADMINISTRACION DE PERSONAL EN LAS TERRITORIALES: SUS

ORGANIZACIONES

PERPECTIVAS Y LIMITACIONES Las reformas polticas, administrativas y financieras

introducidas a la administracin de personal colombiana a partir del ao 1983, que dotaron a las organizaciones locales de una mayor autonoma, les abre inmensas perspectivas para su tecnificacin y para el desarrollo de sistemas administrativos que estn mas acordes con sus propias necesidades y posibilidades. Las normas que regulan la administracin de personal en las organizaciones territoriales estn contenidas esencialmente en la ley 909 de 2004, y decretos reglamentarios, en el cdigo sustantivo de trabajo en su parte colectiva y las dems disposiciones que las reglamentan, complementan, modifican o reforman. Las organizaciones territoriales colombianas debern

superar todava, si es que desean realmente convertirse en instituciones eficientes, nuestro tradicional sistema de botn38

poltico, es decir, aquella concepcin de que los cargos pblicos deben ser desempeados por personas adeptas al movimiento poltico que obtenga la victoria electoral o simplemente que detenten el poder. Un sistema de esta naturaleza no puede garantizar la eficacia de una administracin, necesariamente puesto sern que los funcionarios entre los no ms seleccionados

capaces o de mayores mritos sino entre aquellos que tengan mayores influencias y mejores padrinos polticos. AUTOEVALUACION Esta evaluacin consta de seis (6) preguntas que usted puede responder con base en lo estudiado; de este modo puede identificar lo que ha aprendido o no hasta el momento. 1. Exprese en sus propias palabras lo que usted entiende por administracin de personal. 2. Cite dos razones por las cuales usted considera que es importante la administracin de personal en una organizacin territorial, departamento, municipio o distrito. 3. Enumere y explique las fases del proceso de remuneracin en la organizacin territorial (Departamento o Municipio).

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4. Indique dos de las actividades a travs de las cuales se puede motivar a las personas en la organizacin territorial. 5. Indique el proceso que debe seguirse para brindar capacitacin en la organizacin territorial. 6. En su opinin, que fuerzas inciden en el establecimiento de un sistema tcnico de administracin de personal en la organizacin territorial en que usted reside. SI YA RESPONDIO ESTAS PREGUNTAS, COMPARE SUS RESPUESTAS CON LA GUIA DE AUTOEVALUACION DE LA SIGUIENTE PAGINA.

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GUIA DE AUTOEVALUCION 1. Su definicin debi contener por lo menos lo siguiente: o Comprende las siguientes fases: vinculacin, desarrollo, remuneracin, relaciones laborales, gestin administrativa y bienestar social. o Se realizan coordinadamente. o Involucra polticas, instrumentos. normas, rganos e

2. Es importante la administracin de personal en la organizacin territorial por cuanto su eficiencia depende el desarrollo de la comunidad y por ende el bienestar general. Tambin es importante porque la administracin de personal tiene que ver con el mejoramiento y desarrollo de la organizacin. 3. Las fases del proceso de remuneracin en la organizacin territorial son: Anlisis ocupacional, implica recoleccin de informacin obtenida en el anlisis ocupacional, dando como resultado el manual de funciones.

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Descripcin de cargos, consiste en ordenar la informacin y anlisis de la misma. Valoracin de cargos, consiste en la determinacin del sistema de valoracin y su aplicacin. Estructura salarial, consiste en convertir los valores relativos de los cargos en valores absolutos expresados en salarios. Administracin salarial, implica efectuar orientaciones, control salarial, normas y trmites administrativos. 4. Actividades para motivar a las personas en la organizacin: Actividades de necesidades de personal. Fijacin de metas y propsitos. Seguridad en el trabajo. Reconocimiento del trabajo realizado 5. Proceso para brindar capacitacin a la organizacin territorial: Determinar necesidades de desarrollo de los recursos humanos. Elaboracin y aprobacin de proyectos. Coordinacin de actividades. 6. Criterio personal.

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BIBLIOGRAFIA ALVAREZ C. Augusto, Como Gerenciar la Organizacin Municipal, Padre e Hijo Editores. Bogot. 2002 ALVAREZ C. Augusto, QUIJANO, Heradio y LIZCANO, Hernando Manual de administracin de personal para las instituciones de educacin superior. ICFES, Bogot, 1976. ALVAREZ C., Augusto. La administracin de personal. Tercera Edicin. Editorial Gamacolor Ltda., Bogota, 1986. ALVAREZ C., Augusto. La Administracin de personal en el Municipio Colombiano Escuela Superior de Administracin Pblica, Programa de Desarrollo Administrativo Municipal, 1990. CASCIO, Wayne F. Managing Human Resources. McGraw Hill Book Co. U. S. A., 1986. KRAUSS, Miguel D. La administracin de personal en el sector pblico. Un enfoque sistmico. Instituto Nacional de Administracin Publica, Mxico, 1974. Werther, William B. Jr. y Davis, Keith, Administracin de Personal y Recursos Humanos. McGraw Hill. Quinta Edicin. Mxico 2004.

43

Chiavenato, Idalberto. Gestin del Talento Humano. McGraw Hill. Interamericana S.A. 2002

GLOSARIO Administracin de personal: Es la manera en que las organizaciones, funcionarios. Desarrollo: Es el proceso de instruir, adiestrar, obtienen, desarrollan, mantienen y conservan el nmero y el tipo adecuado de empleados y

perfeccionar y motivar al funcionario de tal manera que logre el desenvolvimiento de sus potencialidades y el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Relaciones laborales: Son las relaciones entre la direccin de la organizacin y los trabajadores o el sindicato que los representa. Las relaciones estn afectadas por el medio ambiente extra-organizacional y por el entorno intraorganizacional. Gestin administrativa de personal: La gestin

administrativa de personal es el conjunto de normas44

destinadas a garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organizacin territorial, a travs del orden administrativo, la imparcialidad en el tratamiento de los problemas y la cooperacin entre los componentes de la misma. Remuneracin: Comprende la determinacin de bases objetivas que garanticen la asignacin de salarios justos a los funcionarios de la organizacin territorial. Incluye adems, todos los aspectos relacionados con la administracin salarial. Carrera administrativa: Es eficiencia de la un sistema y la tcnico igualdad de de

administracin de personal con el cual se busca la administracin oportunidades en el acceso al servicio pblico, as como la capacitacin, la estabilidad en los empleos y el ascenso. Para hacer efectivo este propsito, el mrito es el nico criterio de vinculacin, lo cual elimina las posibilidades de manipulacin y discriminacin. Bienestar social: Es el conjunto de programas de bienestar y servicio social tendientes a satisfacer las necesidades sociales y culturales de los trabajadores y empleados y a fomentar efectivamente sus relaciones interpersonales.

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Sistema de botn poltico:

Es la concepcin de que los

cargos pblicos deben ser desempeados por personas adeptas al movimiento poltico que obtenga la victoria electoral o simplemente que detenten el poder. Organizaciones: Las organizaciones son esencialmente grupos de personas que realizan una serie de funciones estrechamente interrelacionadas con el propsito de lograr un objetivo. Vinculacin: Es el proceso de obtener los recursos humanos necesarios que permitan el logro de los objetivos de la organizacin territorial.

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UNIDAD 2 DISEO DE CARGOS

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UNIDAD 2 DISEO DE CARGOSINDICE INTRODUCCION OBJETIVOS IDEAS CLAVES MAPA CONCEPTUAL PRESENTACION DE EXPERIENCIA DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS ANALISIS OCUPACIONAL QUE ES? PARA QUE SIRVE? QUIEN DEBE REALIZAR EL ANALISIS

OCUPACIONAL? Mtodo de Observacin Mtodo de Cuestionario Mtodo de Entrevista Mtodo Mixto48

DESCRIPCION DE CARGOS VII. Identificacin VIII. Propsito Principal IX. X. XI. Descripcin de Funciones Esenciales Contribuciones Individuales Conocimientos bsicos y esenciales

XII. Requisitos de Estudio y Experiencia ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACION BIBLIOGRAFIA GLOSARIO

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INTRODUCCION Todas las organizaciones pblicas buscan el desarrollo de una misin y operan dentro de un entorno particular con caractersticas especiales y estn influenciadas siempre por factores de orden poltico, econmico, social y cultural. En su estructura interna las organizaciones disponen de personas que desempean cargos y que se encargan de cumplir funciones que permiten el logro de sus objetivos y misin. En esta Unidad nos dedicaremos a explicar paso a paso como se disean estos cargos y las partes esenciales que debe contener una descripcin de esta naturaleza.

OBJETIVO GENERAL Al finalizar esta unidad usted estar en capacidad de realizar tcnicamente la descripcin de cargos para una organizacin territorial y describir el contenido y los usos que puede darse a este instrumento administrativo.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer los diferentes mtodos que existen para obtener informacin sobre los puestos de trabajo en una organizacin. Realizar tcnicamente la descripcin de un cargo Identificar los elementos conductuales de importancia y aspectos de eficiencia en el diseo de los cargos. Discutir las diferentes tcnicas de rediseo de cargos que se emplean para mejorar la calidad de vida laboral en el sector pblico.

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IDEAS CLAVES Cada organizacin tiene su propia estructura organizacional que representa la divisin interna del trabajo y la manera como se relacionan sus unidades para lograr los propsitos generales de la organizacin. La unidad bsica de la estructura organizacional de una entidad publica es el cargo El anlisis ocupacional es el proceso distintivo que permite obtener la informacin sobre los cargos y realizar el anlisis de los mismos. La descripcin del cargo debe contener las siguientes propsito partes: principal, Identificacin funciones del cargo, esenciales, conocimientos

contribuciones experiencia.

individuales,

bsicos y esenciales, requisitos de educacin y

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MAPA CONCEPTUAL

DISEO DE CARGOS

ANALISIS OCUPACIONAL DESCRIPCION DE CARGOSCONTIENE LAS SIGUIENTES PARTES

QUE ES

PARA QUE SIRVE

METODOS

Identificacin

Propsito Principal

Funciones Esenciales

Contribuciones Individuales

Conocimientos Bsicos o Esenciales

Requisitos Bsicos Y Experiencia

PRESENTACION DE EXPERIENCIA Dirjase a la Alcalda Municipal del Municipio en el cual usted habita y prepare la descripcin del cargo de Jefe de Planeacin, para ello usted deber hacer el anlisis ocupacional a travs del mtodo de la entrevista y finalmente descripcin elementos: 1. Identificacin del cargo 2. Propsito Principal53

en del

un

formato que

especfico contenga

presentar los

la

cargo

siguientes

3. Funciones esenciales 4. Contribuciones individuales 5. Conocimientos bsicos y esenciales 6. Requisitos de educacin y experiencia

ANALISIS OCUPACIONAL - Que es el Anlisis Ocupacional? Suele llamarse tambin Anlisis de tareas o Anlisis del Trabajo. El anlisis ocupacional tiene como objetivo bsico obtener, mediante observacin y estudio, la informacin acerca de la naturaleza de los cargos que componen un trabajo y los factores que diferencian un puesto de los dems. De acuerdo con un plan previamente elaborado, el anlisis debe cubrir la totalidad de los trabajos en la organizacin, siendo necesario realizarlo peridicamente, mxime cuando se presentan continuos cambios tecnolgicos por la misma dinmica de la organizacin, variando los cargos en sus funciones y requisitos. - Para que sirve el Anlisis Ocupacional?54

El anlisis ocupacional nos proporciona una informacin bsica sobre los cargos de una organizacin y puede ser utilizada para muchos propsitos, entre los cuales destacaremos los siguientes:SELECCIN DE PERSONAL EVALUACION DEL DESEMPEO

PROGRAMA DE CAPACITACIN

ESTRUCTUR A ENTIDAD

ANALISIS OCUPACIONAL

VALORACION DEL TRABAJO

MANUAL PROCEDIMIENTO S CONVOCATORIAS A CONCURSOS

DETERMINACION DEL SALARIO

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

Manual de Funciones y Competencias La informacin obtenida por un analista en el sitio de trabajo nos permite apreciar y despus definir las funciones propias del cargo. Determinar tales funciones se convierte en una fuente de informacin muy valiosa

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para disear estudios tendientes a eliminar tareas innecesarias o para evitar la duplicidad de las mismas. Seleccin de Personal Cualquier mtodo utilizado para realizar la seleccin de personal debe estar basado en una aguda y significativa prediccin de los que va a ser el desempeo laboral. Entender que es lo que el trabajador debe hacer, constituye una ayuda valiosa para poder realizar esta prediccin. El anlisis ocupacional nos puede arrojar una adecuada informacin y elementos de juicio que permiten determinar los requisitos que una persona requiere para poder ejercer con eficiencia un cargo. Programas adiestramiento Los programas de capacitacin y adiestramiento deben elaborarse con base en un previo conocimiento de las exigencias del trabajo. Una vez que stas hayan sido determinadas a travs del anlisis del trabajo, es posible establecer territorial. Valoracin de trabajos las o necesidades formacin para de la capacitacin, organizacin entrenamiento de capacitacin y

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El anlisis del trabajo proporciona tambin la informacin bsica para determinar el valor relativo de los trabajos, ya que en l se puede especificar el grado de dificultad y laboriosidad entre un trabajo y otro. Calificacin de Mritos o Evaluacin de Desempeo Para poder determinar el mayor o menor mrito, o la eficiencia del trabajador se debe primero conocer en qu consiste el trabajo que realiza. La lista de responsabilidades o funciones que puede utilizarse para medir el desempeo individual. Estructura de la Organizacin El anlisis del trabajo sirve tambin relaciones de autoridad, la organizacin. Manual de Procedimientos El anlisis del trabajo proporciona la informacin bsica sobre las operaciones y procedimientos seguidos en el desarrollo de una tarea. Convocatorias a concursos57

para definir las de una

estructura

Para hacer las convocatorias a concursos de meritos se requiere establecer las funciones de los cargos, el perfil de los empleados potenciales para ocuparlos, los requisitos y competencias para desempearlos y todo ello nos lo suministra el anlisis ocupacional. Determinacin del Salario El factor fundamental para determinar el salario de los empleados de una organizacin es la importancia de las funciones de los cargos que ellos desempean y es por esta razn que resulta bsico conocer bien dichas funciones para establecer las asignaciones salariales.

- Quien debe realizar en Anlisis Ocupacional? Existen dos criterios sobre quien debe realizar en anlisis ocupacional en una organizacin territorial. El anlisis debe ser funcin de analistas o de la organizacin debidamente

empleados

seleccionados y entrenados. Tiene la ventaja de que ellos conocen bien los objetivos en general y de los trabajadores en particular.

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- El anlisis puede ser confiado a especialistas ajenos a la organizacin. Este equipo tiene la ventaja de ser altamente especializado y obra con mayor independencia por no estar sujeto a presin alguna. - Que mtodos existen para obtener informacin sobre los cargos? Para obtener la informacin sobre los trabajos existen cuatro caminos a seguir. Ellos son: o Mtodo de Observacin Consiste, como su nombre lo indica, en observar directamente el trabajo, independiente de quien lo realiza, en el momento en que ste se desarrolla, tomando nota de aquellos aspectos inherentes al cargo que permitan definir los requisitos exigidos para su desempeo. Un analista profesional es quien preferencialmente debe realizar esta labor. Este mtodo es ms completo que los otros tres por cuanto rene las ventajas de ellos y elimina muchas de sus dificultades.

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De todas maneras, es conveniente estudiar y determinar la benevolencia y dificultados que ofrece cada mtodo para cada caso particular. Igualmente resulta positivo informar a los trabajadores de la organizacin sobre los fines que persigue un estudio de esta naturaleza, pues ello crea un ambiente sano de comunicacin, confianza y apoyo. VENTAJAS: - Los datos obtenidos son mas objetivos porque no estn influenciados por el trabajador y adems porque son descritos por un analista capacitado para realizar esta labor. - Evita que sean los mismos trabajadores quienes describan su propio trabajo, ya que esto acarreara inconvenientes de tipo tcnico que hacen ms difcil la labor de anlisis de los datos obtenidos, ya que no existe uniformidad en los criterios del objeto de investigacin. - Permite que el analista valore loa importancia de la informacin eliminando lo innecesario. DESVENTAJAS: - No suministra una informacin completa

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- Generalmente el mtodo requiere demasiado tiempo tanto en la recoleccin de la informacin como en el ordenamiento de la misma. - Los trabajadores no toman parte activa en el anlisis y ello impido su colaboracin para enriquecer la informacin requerida. - El carcter subjetivo de la interpretacin del analista puede convertirse en un aspecto negativo en el desarrollo de las etapas subsiguientes.

o Mtodo de Cuestionario Se trata de obtener la informacin acerca de todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza, a travs de las respuestas que el trabajador, el superior inmediato o ambos dan a un cuestionario sistematizado diseado para tal fin, que incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza. La labor del analista en este caso es la de interpretar, ordenar y normalizar la informacin obtenida en el cuestionario.

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La naturaleza de este mtodo exige que los trabajadores que intervengan sepan expresarse correctamente por escrito (requisito que no siempre se logra) y, adems, que las preguntas sean entendidas de la misma forma por los cuestionados. Ventajas: - La informacin puede obtenerse con mayor rapidez con relacin a cualquier otro mtodo. - Permite la participacin de un gran nmero de empleados, ya que cada supervisor o el trabajador mismo pueden de diligenciar parte de el ellos cuestionario, una activa asegurndose participacin. - Permite a quienes llenan el formulario ver el trabajo en forma integral, as como en sus detalles especficos. Desventajas: - La elaboracin y diligenciamiento mismo del formulario es una tarea dispendiosa y compleja. - Es difcil obtener una interpretacin consistente y uniforme del formulario por la diversidad de funciones y condiciones en que se realizan los trabajos.

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- Para muchos empleados resulta difcil responder por escrito el cuestionario y an en los casos en que esto no suceda, las grandes diferencias conceptuales que existen entre los trabajadores, implica que no es posible valorar en la misma forma todos los anlisis. - El poco contacto personal entre quienes proporcionan la informacin y quienes la solicitan, se traduce en falta de comprensin y de buena voluntad hacia el programa por parte de los empleados.

o Mtodo de Entrevista En este mtodo el analista obtiene todos los datos necesarios mediante preguntas adecuadas a las personas que han sido elegidas como representativas a los cargos contemplados en el plan. En general el mtodo de la entrevista constituye un complemento a cualquiera de los otros dos mtodos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la informacin previamente obtenida. Ventajas - Se puede obtener informacin de manera mas completa y precisa que con los mtodos anteriores

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- Se obtiene un alto grado de participacin por parte de los trabajadores - Elimina buena parte de los aspectos subjetivos que hay entre entrevistador y entrevistado. Desventajas - El mtodo requiere mucho tiempo - Es relativamente costoso - Pueden despertarse expectativas infundadas entre los trabajadores respecto a aquello que realmente es el objetivo de la investigacin.

o Mtodo Mixto Como su nombre lo indica, es la posibilidad de consiste en combinar los mtodos anteriormente descritos. Pueden ser observacin directa-entrevista, o por entrevista-cuestionario. Este mtodo resulta ser mas completo que los otros tres, por cuanto rene las ventas de ellos y elimina muchas de sus desventajas. La nica combinacin que no resulta conveniente sera observacin directa-cuestionario, en razn a que las desventajas que ofrecera seran mayores con64

relacin a sus ventajas, aumenta costos, habra un doble proceso de ordenamiento de la informacin y requerira mucho mas tiempo. Realizado lo anterior, y con base en ello, un grupo especializado de analistas inicia la descripcin de cargo o descripcin de trabajos. DESCRIPCION DE CARGOS La descripcin de cargos es el registro ordenado de la informacin obtenida en el anlisis del trabajo. Las descripciones deben, por lo tanto, identificar, definir y determinar las funciones y actividades de cada cargo, as como especificar los requisitos para desempearlo. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica ha recomendado la aplicacin del siguiente formato para hacer la descripcin de un cargo en el sector pblico, que debe contener los siguientes apartes. I. IDENTIFICACION DEL CARGO Representa el conjunto de datos que describen la denominacin, dependencia, cdigo, grado, nivel,65

nmero de cargos y cargo del jefe inmediato. Es decir, la ubicacin del cargo dentro de la estructura organizacional de la entidad. Denominacin del cargo: debe ser conciso en sus trminos, debe ser descriptivo del trabajo y referirse concretamente a las labores que se desempean y debe adems, oficios entre s. Cdigo: Es un nmero de cuatro dgitos, utilizado para el manejo sistematizado del rgimen de clasificacin y remuneracin de cada empleo. El primer dgito seala el nivel al cual pertenece el empleo y los tres siguientes, la denominacin del cargo. Grado: Es el nmero de orden que indica la asignacin mensual del empleo dentro de una escala progresiva, segn la complejidad y responsabilidades inherentes al ejercicio de las funciones. Nmero de cargos: El nmero de puestos de trabajo que dispone la organizacin. servir para distinguir los trabajos u

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Dependencia:

En

esta

parte

se

indicar

el

departamento, divisin, seccin, etc en que se desarrolla el trabajo. Sirve para ubicarlo y observarlo en caso necesario. Cargo Jefe Inmediato: El Jefe de la dependencia donde pertenece el trabajador. Ejemplo:I. IDENTIFICACION CARGO No. Nivel Jerrquico Denominacin del Empleo: Cdigo: Grado: No. De Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del Cargo: 06 Directivo Jefe de Oficina Asesora de Jurdica 115 07 Uno (1) Oficina Asesora de Jurdica Secretario(a) Distrital de Integracin Social Libre Nombramiento y Remocin

CONTENIDO FUNCIONAL II. PROPOSITO PRINCIPAL Realizar estudios tendientes a promover el desarrollo del talento humano al servicio de la organizacin. }67

Ejemplo:II. PROPOSITO PRINCIPAL Asesorar y Orientar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dems dependencias en la aplicacin y cumplimiento de normas e instrumentos jurdico legales sobre temas administrativos, contractuales, laborales, fiscales, penales, entre otros especializados del campo del Derecho, con el fin de asegurar el cumplimiento de los procesos para prevenir futuras reclamaciones y demandas, tomar acciones para defender los intereses del Estado en cabeza del Distrito Capital.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES FUNCIONES ESENCIALES: Son las necesarias para el cumplimiento del propsito principal del empleo. Describen lo que cada persona debe realizar. Cada una enuncia un resultado diferente. Siguen un orden metodolgico. Se construyen con base en el Manual especfico de funciones, las funciones contenidas en el manual de cada dependencia y las funciones por nivel establecidas en el Decreto 2772 de 2005.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1. Orientar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dems dependencias en la concepcin, aplicacin y desarrollo de las normas e instrumentos jurdicos legales necesarios para el normal desempeo de los procesos, procedimientos y actividades de la

68

Secretara Distrital de Integracin Social expedicin de actos administrativos que se requieran. 2. Asesorar al Secretario(a) de Integracin Social y a las dems dependencias en los procesos jurdico-legales sobre temas administrativos, contractuales, laborales, penales, fiscales, etc., para que las actuaciones se cian a las normas vigentes. 3. Conceptuar jurdicamente sobre los asuntos consultados por la Direccin de la Secretara Distrital de Integracin Social y por las dems dependencias en relacin con actos administrativos, aplicacin de normas, funciones o proyectos que ejecuta la Secretara Distrital de Integracin Social y trmites y procedimientos de contratacin administrativa. 4. Asesorar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social en la elaboracin de los proyectos, normas y actos administrativos que se hayan de expedir en la Entidad, Alcalda mayor de Bogot o someter al Concejo de Bogot o al Gobierno distrital en asuntos de competencia de la Secretara Distrital de Integracin Social. 5. Definir las polticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementacin y perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Conjunto de productos o resultados que permiten medir en trminos de resultados observables lo que se espera de un trabajo. Describen detalladamente lo que se tiene que lograr para demostrar que se es competente o idneo. Se producen luego de un anlisis de los resultados esperados del ejercicio del cargo. Responde a: Qu se espera del desempeo? Cmo se espera el resultado? Cul es la calidad de los resultados?69

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) 1. La orientacin y asesora al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dependencias en la concepcin de normas e instrumentos jurdico legales necesarios para el buen funcionamiento de los procesos, procedimientos y actividades y en temas administrativos, contractuales, laborales, fiscales, penales, etc. asegura que las actuaciones en las dependencias se ajusten a derecho y previene la ocurrencia de demandas o reclamaciones futuras. 2. Los conceptos sobre asuntos consultados por la Direccin de la Secretara Distrital de Integracin Social y las dems dependencias en relacin con actos administrativos, aplicacin de normas, funciones o proyectos y trmites y procedimientos de contratacin administrativa, emitidos, son oportunos y ajustados a las normas legales vigentes en cada una de las materias. 3. La recopilacin y organizacin de documentos pertinentes para la defensa de los intereses del Estado en cabeza del Distrito Capital que dirige, permite contar oportunamente con toda la informacin y lo soportes requeridos para promover las acciones legales pertinentes para la defensa de los intereses de la Secretara Distrital de Integracin Social. 4. Las investigaciones y estudios confiados por la Direccin en materia de competencia de la Oficina que orienta, responden oportunamente y en calidad de contendida las necesidades de la Direccin. 5. La resolucin de las quejas y reclamos, derechos de peticin, tutelas, acciones de cumplimiento que se formulen al Departamento en relacin con las funciones, tareas o actividades de la oficina a cargo que orienta, se ajustan a los reglamentos y procedimientos establecidos. 6. La elaboracin, ejecucin y supervisin del presupuesto y contratos para el desarrollo de las actividades de la oficina a cargo que orienta, se ajustan a las disposiciones legales y reglamentos sobre la materia. 7. Las polticas y estrategias definidas para el desarrollo, implementacin, perfeccionamiento y sostenibilidad se ajustan a los principios y fines del Sistema Integrado de Gestin.

V.

CONOCIMIENTOS BASICOS Y ESENCIALES

GENERALES a. Constitucin Poltica de Colombia

70

b. Plan de Desarrollo u Ordenamiento Territorial c. Plan estratgico Institucional RELACIONADOS CON EL CARGO 1. Redaccin de Informes y documentos tcnicos 2. Fundamentos de Administracin Pblica 3. Rgimen de contratacin Estatal- Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios.V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES GENERALES 1. Constitucin Poltica de Colombia 2. Plan de Desarrollo Distrital 3. Plan Estratgico Institucional RELACIONADOS CON EL CARGO 1. Redaccin de informes y documentos tcnicos 2. Fundamentos de Administracin Pblica 3. Rgimen de contratacin Estatal - Ley 80 de 1992 y Decretos Reglamentarios.

VI.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Identificar el nivel jerrquico del empleo. Para instituciones del orden nacional ver los requisitos y experiencia de acuerdo al Decreto 2772 (10 de agosto) reglamentario del Decreto 770 de 2005. Para el orden territorial ver los requisitos mnimos y mximos para el nivel jerrquico y la categora de la71

entidad de acuerdo al artculo 13 del Decreto 785 de 2005.VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Ttulo profesional en Derecho, y ttulo de 33 meses especializacin en reas de conocimiento afines con las funciones del cargo. Experiencia de experiencia profesional relacionada con el cargo.

Se presenta a continuacin un ejemplo de lo Directivo en el Distrito Capital de Bogot.I. IDENTIFICACION CARGO No. Nivel Jerrquico Denominacin del Empleo Cdigo Grado No. De Cargos: Dependencia: Cargo Jefe Inmediato Naturaleza del cargo 06 Directivo Jefe de Oficina Asesora de Jurdica 115 07 Uno (1) Oficina Asesora de Jurdica Secretario(a) Integracin Social Libre nombramiento y remocin II. PROPOSITO PRINCIPAL

que

constituye una descripcin completa de e un cargo

Asesorar y Orientar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dems dependencias en la aplicacin y cumplimiento de normas e instrumentos jurdico legales sobre temas administrativos, contractuales, laborales, fiscales, penales, entre otros especializados del campo del Derecho, con el fin de asegurar el cumplimiento de los procesos para prevenir futuras reclamaciones y demandas, tomar acciones para defender los intereses del Estado en cabeza del Distrito Capital. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES OFICINA ASESORA DE JURIDICA 6. Orientar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dems dependencias en la concepcin, aplicacin y desarrollo de las normas e instrumentos jurdicos legales necesarios para el normal desempeo de los procesos, procedimientos y actividades de la Secretara Distrital de Integracin Social expedicin de actos administrativos que se requieran. 7. Asesorar al Secretario(a) de Integracin Social y a las dems dependencias en los procesos jurdico-legales sobre temas administrativos, contractuales, laborales, penales,

72

fiscales, etc., para que las actuaciones se cian a las normas vigentes. 8. Conceptuar jurdicamente sobre los asuntos consultados por la Direccin de la Secretara Distrital de Integracin Social y por las dems dependencias en relacin con actos administrativos, aplicacin de normas, funciones o proyectos que ejecuta la Secretara Distrital de Integracin Social y trmites y procedimientos de contratacin administrativa. 9. Asesorar al Secretario(a) Distrital de Integracin Social en la elaboracin de los proyectos, normas y actos administrativos que se hayan de expedir en la Entidad, Alcalda mayor de Bogot o someter al Concejo de Bogot o al Gobierno distrital en asuntos de competencia de la Secretara Distrital de Integracin Social. 10. Definir las polticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementacin y perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) 1. La orientacin y asesora al Secretario(a) Distrital de Integracin Social y a las dependencias en la concepcin de normas e instrumentos jurdico legales necesarios para el buen funcionamiento de los procesos, procedimientos y actividades y en temas administrativos, contractuales, laborales, fiscales, penales, etc. asegura que las actuaciones en las dependencias se ajusten a derecho y previene la ocurrencia de demandas o reclamaciones futuras. 2. Los conceptos sobre asuntos consultados por la Direccin de la Secretara Distrital de Integracin Social y las dems dependencias en relacin con actos administrativos, aplicacin de normas, funciones o proyectos y trmites y procedimientos de contratacin administrativa, emitidos, son oportunos y ajustados a las normas legales vigentes en cada una de las materias. 3. La recopilacin y organizacin de documentos pertinentes para la defensa de los intereses del Estado en cabeza del Distrito Capital que dirige, permite contar oportunamente con toda la informacin y lo soportes requeridos para promover las acciones legales pertinentes para la defensa de los intereses de la Secretara Distrital de Integracin Social. 4. Las investigaciones y estudios confiados por la Direccin en materia de competencia de la Oficina que orienta, responden oportunamente y en calidad de contendida las necesidades de la Direccin. 5. La resolucin de las quejas y reclamos, derechos de peticin, tutelas, acciones de cumplimiento que se formulen al Departamento en relacin con las funciones, tareas o actividades de la oficina a cargo que orienta, se ajustan a los reglamentos y procedimientos establecidos.

73

6. La elaboracin, ejecucin y supervisin del presupuesto y contratos para el desarrollo de las actividades de la oficina a cargo que orienta, se ajustan a las disposiciones legales y reglamentos sobre la materia. 7. Las polticas y estrategias definidas para el desarrollo, implementacin,

perfeccionamiento y sostenibilidad se ajustan a los principios y fines del Sistema Integrado de Gestin. V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES GENERALES 4. Constitucin Poltica de Colombia 5. Plan de Desarrollo Distrital 6. Plan Estratgico Institucional RELACIONADOS CON EL CARGO 4. Redaccin de informes y documentos tcnicos 5. Fundamentos de Administracin Pblica 6. Rgimen de contratacin Estatal- Ley 80 de 1992 y Decretos Reglamentarios. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Ttulo profesional en Derecho, y ttulo de 33 meses especializacin en reas de conocimiento afines con las funciones del cargo. Experiencia de experiencia profesional relacionada con el cargo.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 1. Identifique en la columna B, la definicin que mejor se ajuste a los conceptos emitidos en la columna ACOLUMNA A 1. Requisitos y Experiencia 2. Descripcin del trabajo COLUMNA B A. Observacin, cuestionario, entrevista, mixto. B. Conjunto de productos o resultados que permiten medir en trminos de resultados observables lo que se

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espera de un trabajo. 3. Contribuciones individuales C. Registro ordenado de la

informacin obtenida en anlisis del trabajo. 4. Anlisis Ocupacional D. Conjunto de tareas, un individuo. 5. Mtodos para obtener informacin E. sobre un trabajo Tiene como mediante de los objetivo bsico y obtener, naturaleza observacin cargos deberes y responsabilidades llevadas a cabo por

estudio, la informacin acerca de la que componen un trabajo y los factores que diferencian un puesto de los dems.

2.

Calificar las siguientes afirmaciones como verdaderas

o falsas: 2.1 La primera etapa que debe cumplirse en el proceso de diseo de cargos es el anlisis del trabajo. (V) (F) 2.2 El mtodo de la entrevista falla porque la informacin obtenida es subjetiva e incompleta. (V) 2.3 (F) Los mtodos de observacin y cuestionario son complementarios del mtodo de la entrevista.75

(V) 2.4

(F)

La identificacin del trabajo comprende el (V) (F)

nombre del cargo y la naturaleza del mismo.

3.

Seale la respuesta correcta eligiendo la frase que

mejor la identifique, de los siguientes enunciados cual se constituye en objetivo del anlisis ocupacional: 3.1 Asistir al departamento de personal en el reclutamiento de una fuerza de trabajo satisfecha y eficiente por medio de una competencia adecuada. 3.2 Obtener la informacin pertinente relativa a un trabajo u oficio. 3.3 Registro ordenado de la informacin obtenida en anlisis del trabajo. 3.4 Informacin bsica sobre operaciones y procedimientos seguidos en el desarrollo de una tarea. 3.5 Establecer planes de incentivos

76

4. El hecho de que la informacin puede obtenerse con mayor rapidez, es ventaja del mtodo de: a. Entrevista b. Mixto c. Cuestionario d. Observacin e Ninguno de los anteriores f. Todos los anteriores 5. Son desventajas del mtodo de observacin: a. La dificultad de obtener una interpretacin consistente y uniforme, por la diversidad de funciones y condiciones en que los trabajos se realizan. b. El contacto personal entre quienes proporcionan la informacin y quienes la solicitan, lo que conlleva a poca comprensin del programa. c. El analista no puede valorar la informacin d. Ninguna de las anteriores 6. Considera usted que el anlisis de un cargo debe hacerse independientemente de la persona que lo ejecuta?

77

7. Cual es el mtodo mas apropiado y confiable para recolectar informacin? 8. Considera usted necesario que los trabajadores conozcan el anlisis de sus propios cargos? GUIA DE AUTOEVALUACION

BIBLIOGRAFIA ALVAREZ C. Augusto, Como Gerenciar la

Organizacin Municipal, Padre e Hijo Editores. Bogot. 2002 ALVAREZ C., Augusto. "La Administracin de Personal".Tercera Edicin. Editorial Gamacolor Ltda., Bogota, 1986. ALVAREZ C., Augusto. La Administracin de sueldos y salarios, Sexta Edicin, 1997 CASCIO, Wayne F. "Managing Human Resources". McGraw Hill Co. U. S. A., 1986. FLIPPO, Edwin B. "Principios de Administracin de Personal". Editorial McGraw Hill, Mxico, 7977. KRAUSS, Miguel D. "La Administracin de Personal en el Sector Pblico. Un Enfoque Sistmico". Mxico, 1974.78

MC FARLAND, Dalton. "Personnel Management". The McMillan Co., N. Y. 1968.

GLOSARIO: Diseo de cargo: consiste en una explicacin breve y concisa de los aspectos ms importantes del trabajo. Anlisis ocupacional: El anlisis ocupacional tiene como objetivo bsico obtener, mediante observacin y estudio, la informacin acerca de la naturaleza de los cargos que componen un trabajo y los factores que diferencian un puesto de los dems. Mtodo de Observacin: Consiste, como su nombre lo indica, en observar directamente el trabajo, independiente de quien lo realiza, en el momento en que ste se desarrolla, tomando nota de aquellos aspectos inherentes al cargo que permitan definir los requisitos exigidos para su desempeo. Mtodo de Cuestionario: Se trata de obtener la informacin acerca de todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza, a travs de las respuestas que el trabajador, el superior inmediato o ambos dan a un79

cuestionario cual se realiza.

sistematizado diseado para tal fin, que

incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el

Mtodo de Entrevista: En general el mtodo

de la

entrevista constituye un complemento a cualquiera de los otros dos mtodos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la informacin previamente obtenida. Mtodo Mixto: Como su nombre lo indica, es la posibilidad de consiste en combinar los mtodos anteriormente descritos. Pueden ser observacin directa-entrevista, o por entrevista-cuestionario. Descripcin de cargos: La descripcin de cargos es el registro ordenado de la informacin obtenida en el anlisis del trabajo. Identificacin: Representa el conjunto de datos que describen la denominacin, dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe inmediato. Es decir, la ubicacin del cargo dentro de la estructura organizacional de la entidad.

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Propsito Principal: Realizar estudios tendientes a promover el desarrollo del talento humano al servicio de la organizacin. Funciones esenciales: Son las necesarias para el cumplimiento del propsito principal del empleo.

Contribuciones individuales: Conjunto de productos o resultados que permiten medir en trminos de resultados observables lo que se espera de un trabajo.

Requisitos de Estudio y experiencia: Son los estudios que debe tener el candidato, para desempear el cargo que aspira, acreditando la experiencia requerida para cada trabajo, de acuerdo a lo estipulado en la ley.

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UNIDAD 3 LA VINCULACION DE PERSONAS A LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES

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UNIDAD 3 LA VINCULACION DE PERSONAS A LA ORGANIZACINOBJETIVO GENERAL Al finalizar esta unidad, usted estar en capacidad de recomendar una ubicacin jerrquica, una forma de organizacin y funciones, para una unidad de personal en una administracin territorial. OBJETIVOS ESPECIFICOS Precisar la naturaleza de la funcin de personal en una organizacin. Sealar los factores que determinan la estructura del departamento de personal en una organizacin territorial. Presentar modelos de organizacin administrativa para la unidad de personal en las organizaciones territoriales colombianas.

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CONTENIDO INTRODUCCION 1. LA ORGANIZACIN TERRITORIAL Y SUS

RELACIONES FORMALES 2. FACTORES QUE DETERMINAN LA

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE PERSONAL 3. FUNCIONES TIPICAS DE UNA UNIDAD DE PERSONAL TERRITORIAL. 4. ORGANIZACIN INTERNA PARA LA UNIDAD DE PERSONAL TERRITORIAL EN LA ORGANIZACIN EN LA ORGANIZACIN

CASO No. 1 AUTOEVALUACION GUIA PARA LA AUTOEVALUACION BIBLIOGRAFIA GLOSARIO

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INTRODUCCION Con el propsito de cumplir las funciones de personal sealadas en la unidad anterior, una organizacin territorial no solo debe formular un programa sino tambin desarrollar una estructura que permita llevarlo a la prctica. Es por esta razn que debemos retomar algunos principios bsicos de organizacin, discutir la naturaleza de la funcin de personal, sealar los factores que determinan la estructura administrativa de la unidad de personal y presentar algunos modelos de estructura para la organizacin. La vinculacin de personal entendida como el proceso de obtener recursos humanos para el logro de los objetivos de las organizaciones territoriales. Se va a desarrollar en 2 fases Primero el proceso general para realizar la vinculacin en las organizaciones territoriales y segundo la aplicacin del proceso especficamente desde el punto de vista del sector pblico estatal colombiano, contemplado ley 909 2004, capitulo 5 en adelante

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1. LA ORGANIZACIN Y SUS RELACIONES FORMALES La organizacin es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de la autoridad y responsabilidad asignada a las personas que tiene a cargo su ejecucin. Esta definicin enfatiza dos aspectos bsicos: en primer lugar, la distribucin de funciones en la organizacin, es decir, que el funcionario debe tener un concepto claro de los deberes o actividades que debe realizar. En segundo lugar, que haya un entendimiento del campo de autoridad de cada persona de tal manera que cada quien sepa que pueda hacer para obtener los resultados deseados. Adems, para hacerlo completamente operante, debe establecer como y donde obtener la informacin bsica que pueda requerir. La autoridad, desde el punto de vista netamente

administrativo, puede definirse como la competencia para dirigir la accin de otros en el logro de los objetivos de la organizacin. El principio de autoridad es inherente al concepto de organizacin pues no es posible concebir esta sin autoridad.

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En la actividad administrativa existen dos clases de autoridad ejercida por quienes gozan de tal investidura y que se conocen con los nombres de autoridad de lnea y autoridad asesora o de staff. AUTORIDAD DE LINEA Es aquella en la cual existe una relacin de mando entre un superior y un subordinado, es decir, la autoridad otorga derecho a un jefe para dirigir la actividad de un subalterno o de un grupo de personas. Dicha relacin puede extenderse del ms alto al ms bajo nivel de la organizacin territorial. ORGANIZACIN LINEALALCALDIA MUNICIPAL

SECRETARIA DE HACIENDA

GRAFICA No. 3.1 AUTORIDAD DE STAFF

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Es aquella que se caracteriza por su naturaleza asesora o de servicios. Desde el punto de vista de la asesora, su funcin es la de prestar ayuda o consejo en un campo especializado y desde el punto de vista de servicio, es la elaboracin de la nmina, el registros, entre otros. La unidad de personal de una organizacin territorial es tpicamente una funcin de staff. Aunque pueden existir diferentes concepciones sobre el papel que debe cumplir la unidad de personal, es evidente que la gran mayora de las organizaciones asignan a esta dependencia funciones de asistencia, de consejera especializada en el diseo de planes, poltica, determinacin de procedimientos, de estudio e investigacin y de prestacin de servicios de apoyo. La funcin de personal no podra ser de lnea pues ello podra originar una duplicidad de funciones y ocasionar conflictos de competencias de autoridad en las funciones de lnea. En la prctica, sin embargo, la funcin de personal no est concentrada de manera exclusiva en una unidad especfica sino que su mbito necesita ser compartido con otras unidades; sta dispersa a travs de las diferentes dependencias de la alcalda o gobernacin. diligenciamiento de los

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As como por ejemplo, la motivacin no es asunto solo de la unidad de personal como tal sino que tambin esta a cargo de los funcionarios de lnea de la organizacin territorial. Mientras que el papel de asesora en el diseo de un programa de motivacin puede estar en manos de la unidad de personal, la competencia para implantarlo y ejecutarlo corresponde a los superiores inmediatos. ORGANIZACIN LINEAL Y DE STAFF

ALCALDIA MUNICIPAL

OFICINA JURIDICA

SECRETARIA GENERAL

GRAFICA No.3.2 2. FACTORES QUE DETERMINAN LA

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE PERSONAL La estructura administrativa de la unidad de personal vara de un municipio o departamento a otro

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dependiendo de muchos factores. Entre ellos pueden mencionarse los siguientes: - Tamao de la organizacin territorial El tamao de la organizacin territorial y el nmero de personas que la conforman, influyen decisivamente en el diseo de la estructura interna y jerarqua de la unidad de personal. As por ejemplo: En la estructura de los municipios menores

(aproximadamente 20.000 habitantes) las funciones de personal tendern a simplificarse y a confundirse con las labores asignadas al alcalde municipal; en los municipios medianos, (hasta 100.000 habitantes), en su estructura pueden aparecer una o varias secretarias, una de ellas manejara los aspectos relativos al rea de personal; en las ciudades intermedias como capitales de departamento (de 100.000 a 400.000 habitantes), se podra crear una dependencia encargada directamente de atender las funciones de personal. En las grandes ciudades (Bogot, Medelln, Cali,

Barranquilla, etc.) existe una unidad de personal con dependencias especializadas (seleccin, registro y control, capacitacin, etc.).90

Como se puede apreciar, a medida que aumenta el tamao de una organizacin territorial aumentan los asuntos que necesitan atencin y por ende, la estructura administrativa se hace cada vez mas compleja. El municipio, a travs del alcalde y del concejo municipal, el departamento, a travs del gobernador y la asamblea departamental, hacen uso de la autonoma administrativa que le reconocen la constitucin y la ley, para darse su propia estructura, de acuerdo con las necesidades. - LA FILOSOFIA DE LA ORGANIZACIN TERRITORIAL La prctica administrativa de la funcin de personal no es sino la concrecin del pensamiento que el alcalde o el gobernador y sus inmediatos colaboradores tienen acerca de la misma. Obviamente este factor determina la adopcin de la estructura de la unidad de personal, la cual tender a organizarse al ms alto nivel funcin de personal. 3 EL AMBIENTE DE LAS ACTIVIDADES EN LA ORGANIZACIN TERRITORIAL cuando los dirigentes territoriales concedan mayor y especial importancia a la

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Constituyen funciones tpicas de una unidad de personal en las organizaciones territoriales colombianas las siguientes: Determinar las necesidades de recursos humanos de la administracin territorial. Efectuar el proceso tcnico de preseleccin y

seleccin de personal en coordinacin con las diferentes secretaras y dependencias de la administracin. Establecer las necesidades de capacitacin y desarrollo de los empleados. Coordinar con la ESAP y otras entidades oficiales el desarrollo de los programas de capacitacin y adiestramiento para los funcionarios de la administracin territorial. Elaborar los proyectos de decreto y/o resolucin para el nombramiento de empleados respectivas actas de posesin. Mantener al da los registros de personal y expedir constancias y certificaciones. Revisar funciones peridicamente los manuales de de las dependencias de la y las

administracin y efectuar los ajustes respectivos en coordinacin con los jefes.92

Llevar acabo, previa solicitud del alcalde o gobernador, los estudios salariales necesarios y elaborar los remuneracin. Hacer cumplir las normas legales anteproyectos de sistemas de

administrativas y convencionales que rigen en la administracin territorial. Asesorar al alcalde, al gobernador y a los jefes de dependencias en relacin motivacin, con la calidad, de los bienestar y desarrollo

recursos humanos en la organizacin territorial.

4

ORGANIZACION INTERNA PARA LA UNIDAD DE PERSONAL TERRITORIAL EN LA ORGANIZACIN

La estructura interna de la unidad de personal vara significativamente de una organizacin a otra dependiendo de muchos factores. Sin embargo, podran sealarse algunos modelos generales utilizados en algunas organizaciones y entidades descentralizadas que nos permiten apreciar las diferentes tendencias que pueden emplearse en el diseo de la estructura interna.

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UNIDAD DE PERSONAL INTEGRADA En este tipo de estructura existe una sola dependencia que desarrolla las funciones bsicas de la administracin de personal, es decir, asesora en procedimientos de seleccin; coordina programa de desarrollo; ejecuta labores administrativas de registro y control; resuelve aspectos tcnicos y procedimentales de la remuneracin y la administracin de programas de bienestar social. Este tipo de estructura se presenta en municipios medianos (30.000 a 100.000 habitantes) y en establecimientos pblicos descentralizados pequeos.

ALCALDIA MUNICIPAL

UNIDAD DE PERSONAL

SECRETARIA MUNICIPAL DE HACIENDA

SECRETARIA MUNICIPAL DE GOBIERNO

GRAFICA No. 3.3

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La unidad de personal integrada tiene la ventaja de actuar bajo unos mismos objetivos, de controlar directamente sus propios recursos y de operar con polticas consecuentes y uniforme. UNIDAD DE PERSONAL CON DEPENDENCIAS ESPECIALIZADAS

Habamos dicho anteriormente que uno de los factores que determinan la estructura de la unidad de personal es el tamao de la organizacin territorial, por cuanto en la medida en que esta aumenta, los asuntos que se deben atender y, por ende, aumenta su departamentalizacin. Este tipo de organizacin interna, se da en los municipios cuya estructura administrativa esta conformada por una poblacin superior a los 100.000 habitantes, o sea, los municipios cuya estructura tiene cierta complejidad.

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ALCALDIA MUNICIPAL

SECRETARIA MUNICIPAL

SELECCION

DESARROLLO

SUELDOS Y SALARIOS

REGISTRO Y CONTROL

GRAFICA No. 3.4

UNIDAD DE PERSONAL COMO PARTE DE UNA DEPENDENCIA DE STAFF DE SERVICIOS Otra tendencia comn en la organizacin de la unidad de personal en el municipio, es incluirla dentro de una gran dependencia bajo que comprende numerosas unidades asesoras y/o de servicios, no necesariamente relacionada y la direccin del ejecutivo que coordina todas las labores de apoyo de la organizacin territorial. Este tipo de organizacin tiene la ventaja de hacer de los servicios administrativos a

posible la coordinacin

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travs de una unidad ejecutiva. Usualmente se presenta en empresas descentralizadas del orden territorial.

ALCALDIA MUNICIPAL

SECRETARIA GENERAL ALMACEN ARCHIVO SRCRETARIA GENERAL PERSONAL

SECRETARIA DE HACIENDA

GRAFICA No. 3.5 CASO No. 1 En una ciudad capital de departamento con una poblacin de 300.000 habitantes se esta considerando la posibilidad de crear una unidad de personal que se encargue de

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cumplir

las

funciones

de

vinculacin,

desarrollo, de

remuneracin, realizar las gestiones administrativas empleados de la organizacin.

personal y disear programas de bienestar social para los

El alcalde municipal, recientemente elegido, es el principal abanderado de esta iniciativa, le ha solicitado a usted, elaborar un proyecto de acuerdo, que permita crear administracin y estructurar una dependencia que se encargue de la de personal. El alcalde cuenta con un amplio respaldo entre los concejales del municipio. En desarrollo del municipio usted deber: a) Recomendar un modelo de estructura para la unidad de personal. b) Determinar las funciones que debe cumplir. c) Recomendar una planta de personal. d) Justificar su propuesta.

AUTOEVALUACION

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Si usted ha entendido y asimilado la presente unidad, podr responder la siguiente evaluacin y determinar lo que ha aprendido hasta el momento. 1. Explique el concepto de organizacin que se discute en esta unidad. 2. Enumere y explique las clases de autoridad que pueden existir en una organizacin. 3. Indique porque la estructura de la unidad de personal vara en las organizaciones municipales. 4. Cite al menos tres funciones de una unidad de personal en las organizaciones municipales colombianas. 5. Explique el concepto de unidad de personal integrada. Elabore un organigrama que ilustre este concepto.

SI

YA

HA

CONTESTADO COMPARELAS

LAS CON

ANTERIORES LA GUIA DE

PREGUNTAS,

AUTOEVALUACION

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GUIA DE AUTOEVALUACION 1. La organizacin es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin ejecucin. 2. Hay dos clases de autoridad 2. Autoridad de lnea, o sea, la relacin de mando que hay entre un superior y un subalterno. 2.2 Autoridad de staff. Su funcin es prestar asesora o ayuda en un campo especializado. 3. Porque la estructura de la unidad de personal depende de: 3.1 3.2 3.3 poltico. 3.4 La filosofa e importancia en la alcalda. 4. Algunas de las funciones de una unidad de personal son: 4.1 Determinar humanos.100

de

la

autoridad

y

responsabilidad

asignada a las personas que tienen a cargo su

El tamao de la organizacin municipal. La complejidad de las relaciones laborales. Las posibilidades econmicas y el ambiente

las

necesidades

de

recursos

4.2 4.3 4.4

Efectuar la preseleccin y seleccin de personal. Coordinar programas de capacitacin. Asesorar al alcalde y a directivos en lo

relacionado con el personal de la organizacin. 4.5 Llevar a cabo estudios salariales y elaborar anteproyectos de sistemas de remuneracin. 5 La unidad de personal integrada consiste en una sola dependencia que desarrolla funciones de administracin de personal, sirviendo a la vez como oficina asesora de alcalda o gobernacin.

BIBLIOGRAFIA ALVAREZ C. Augusto, Como Gerenciar la

Organizacin Municipal, Padre e Hijo Editores. Bogot. 2002 ALVAREZ C., Augusto. "La Administracin de Personal".Tercera Edicin. Editorial Gamacolor Ltda., Bogota, 1986. ALVAREZ C., Augusto. La Administracin de sueldos y salarios, Sexta Edicin, 1997 CASCIO, Wayne F. "Managing Human Resources". McGraw Hill Co. U. S. A., 1986.

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FLIPPO, Edwin B. "Principios de Administracin de Personal". Editorial McGraw Hill, Mxico, 7977. KRAUSS, Miguel D. "La Administracin de Personal en el Sector Pblico. Un Enfoque Sistmico". Mxico, 1974. MC FARLAND, Dalton. "Personnel Management". The McMillan Co., N. Y. 1968.

GLOSARIO Organizacin: La organizacin es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de la autoridad y responsabilidad asignada a las personas que tiene a cargo su ejecucin. Unidad de personal: La unidad de personal integrada consiste en una sola dependencia que desarrolla funciones de administracin de personal, sirviendo a la vez como oficina asesora de alcalda.

Autoridad: definirse como la competencia para dirigir la accin de otros en el logro de los objetivos de la organizacin.

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Dependencias

especializadas:

los

factores

que

determinan la estructura de la unidad de personal es el tamao de la organizacin territorial, por cuanto en la medida en que esta aumenta, los asuntos que se deben atender y, por ende, aumenta su departamentalizacin. Autoridad de lnea: Es aquella en la cual existe una relacin de mando entre un superior y un subordinado, es decir, la autoridad otorga derecho a un jefe para dirigir la actividad de un subalterno o de un grupo de personas. Autoridad de staff: Es aquella que se caracteriza por su naturaleza asesora o de servicios. Organizacin lineal y de staff: es la combinacin de la autoridad en lnea con su lnea de mando y la autoridad de naturaleza