Taller Acciones Correctivas

7/24/2019 Taller Acciones Correctivas

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TALLER MEJORAMIENTOORGANIZACIONAL SGI

Bucaramanga, Junio de 2012

Ing. Jorge Elicer Figueroa Vargas

Suministrar herramientas para fortalecer a los

procesos en la generacin de acciones

correctivas y preventivas eficaces, que permitan

incentivar el mejoramiento continuo al interior

de la institucin.


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Fortalecer los conceptos asociados con la Accin Correctiva y

la Accin Preventiva.

Implementar eficazmente el procedimiento establecido dentro

del SGI para la formulacin de Acciones Correctivas y

Preventivas, apoyados en la aplicacin de buenas prcticas.

Identificar y generar Acciones Correctivas y Acciones

Preventivas para los procesos del SGI.

A :

A .

( ?)

1


3/21

A (19 )

A .

(A)

2

Acciones Correctivas1


4/21

Conceptos Bsicos

A

AA

A . :, , , .

A

Etapas de Solucin de Problemas para el

planteamiento de Acciones Correctivas

Tcnicas de

Anlisis de

Problemas


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4. Establece el Plan de Accin (**)(Lder del Proceso/Subproceso o Director de Lab. y/o

el personal involucrado)

Tcnicas deAnlisis deProblemas

Procedimiento Acciones Correctivas

1. Identifica la No Conformidad

(Lder del Proceso/Subproceso o Director de Lab.y/o el personal involucrado, Equipo Auditor)

2. Describe la No Conformidad encontrada(Lder del Proceso/Subproceso o Director de

Lab. y/o el personal involucrado)

3. Determina las causas para la No Conformidadencontrada (Lder del Proceso/Subproceso oDirector de Lab. y/o el personal involucrado)

8. Cierre de la accin planteada (**)


5. Implementa el plan de accinFuncionario(s), responsable(s)

6. Verifica el cumplimiento del plan de accin(Lder del Proceso/Subproceso o Director de

Lab. y/o el personal involucrado)

7. Verifica la eficacia de las acciones tomadas(Lder del Proceso/Subproceso

o Director de Lab. y/o el personal involucrado)


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9. Enva trimestralmente el estado de lasacciones correctivas

(Lder del Proceso, Subproceso o Director de Lab.).

10. Consolida y presenta informe al Comit del SGC(Lder del Proceso, Seguimiento Institucional)

- Determinar la correccin de la No Conformidad, cuando setrate de Acciones Correctivas. (Si aplica).

- Definir las actividades necesarias para evitar la

recurrencia de la no conformidad real.

- Asignar el/los responsable(s) de la ejecucin.

- Establecer la fecha lmite de cumplimiento para cada

actividad.

Nota 1: Si la Accin Correctiva es producto de Auditora,

el plan de accin debe presentarse a la

Coordinacin de HSEQ para una revisin previa a su

aprobacin.Nota 2: Para el caso de los Laboratorios, el plan de

accin debe comunicarse al responsable de calidad de

cada uno de ellos.

Nota 3: Si en la AC se identifican peligros nuevos o

diferentes, o la necesidad de controles nuevos o cambiosen ellos, se requiere realizar la evaluacin del riesgo antes

de su implementacin.


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8. Cierre de la accinPlanteada

(*)

Nota 1: Si la AC fue resultado de auditora interna decalidad, el responsable de cerrarla es elAuditor Internoque

identific la No Conformidad.

Nota 2: Si la AC fue resultado de auditora externa, el

responsable de cerrarla es elLder del Proceso Seguimiento

Institucional

Nota 3: Si la AC fue resultado de auditora interna de

Seguridad y Salud Ocupacional, el responsable de cerrarla es el

Lder del Proceso Talento Humano.

Nota 4: Si la AC fue resultado de auditora interna de

Ambiental, el responsable de cerrarla es el Lder del

Proceso Gestin Ambiental.

Nota 5: Si la AC se cierra como No es Eficaz se formula

una nueva accin que contemple las causas del cierre no eficazy subsane la no conformidad original.

Registros

Observacin

de hechos

Resultadosindicadores

Personal

Cliente

Lideres

Proveedor

Partes Interesadas

1.1

Por Qu? Quin? Cundo? Cmo? Dnde? Cuntos?

Identificacin de Problemas

Identificacindel Problema

Beneficiarios

Quin? Donde?


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1.1 Donde se identifican los Problemas ?

Identificacin delProblema

Quejas y Reclamos

Desempeo

de Procesos

(indicadores).

Control de

Procesos

Control deProducto/ Servicio

no conforme

Servicios y suministros.

Reporte de accidentes /

incidentes.

Reporte de inspeccin

Monitoreos

ambientales, entre

otros.

Evaluacin satisfaccin

del beneficiario

Planes de Accin

Normatividad

ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001, entre

otros.

Mtodos de Trabajo

Auditoras

Requisitos legales

y otros suscritos.

Reporte decondiciones

inseguras de

trabajo, entre

otros.

Minimizar errores en los procesos,

impacto al medio ambiente y lesiones y

enfermedades profesionales.

Mejora en los tiempos de respuesta en

los procesos

Disminuir y /o evitar cargas financieraspor sanciones o ineficiencia en los

servicios


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Nuevos y mejores mtodos de trabajo

Personal competente

Procesos definidos y controlados

Contar con servicios y suministros de buena calidad

Disminucin de ausencia por lesiones y

enfermedades

Mayor confianza y credibilidad en la Organizacin

Preservacin y proteccin del medio ambiente

No conformidad


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Clara y entendible Con la menor cantidad depalabras / cortas y precisas

Descrita en forma objetiva / sin

aspectos subjetivos

El personal del rea no tiene conocimiento de la poltica ambiental de la UIS,

ni sabe cmo acceder a ella, incumpliendo con 4.2 de NTC-ISO 14001:2004.

Evidencia:

El personal de: Laboratorio de Lodos y Cementos, Taller de Soldadura y

Montaje, Escuela de Biologa, Laboratorio de Plasma, Laboratorio de

Entomologa, Laboratorio Toxicologa Asistencial, Escuela de Educacin,

Sala de Preparacin de Cadveres, no tiene conocimiento de la poltica

ambiental de la UIS, ni sabe cmo acceder a ella.

Describe el incumplimiento

Declaracin del hecho Requisito que incumple


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No se evidencia que se cuente en el laboratorio con el KIT de atencin de derrames de sustanciasqumicas, considerando que se encuentran los reactivos y residuos lquidos en recipientes de

vidrio, lo que puede aumentar el riesgo de generar un derrame, incumpliendo con 4.4.7 de NTC-ISO 14001:2004.

Evidencia:

No se dispone en el laboratorio de Lodos y Cementos del KIT de derrames para atender unasituacin de emergenciaambiental por este tipo de eventos.

No se evidencia que se cuente en el laboratorio de Alimentos Guatiguar con el kit de atencinde derrames de sustancias qumicas, considerando que se encuentran los reactivos y residuos

lquidos en recipientes de vidrio.

No se cuenta con el kit de control de derrames en el rea de laboratorio de Aguas Guatiguar.

No se dispone del KIT de derrames para atender una situacin de emergencia ambiental por

este tipo de eventos en los siguientes procesos: escuela de Biologa, laboratorio de Plasma,laboratorio de Entomologa, laboratorio de Preparacin de Muestras, laboratorio de Suelos y

Pavimentos, laboratorio Toxicologa Asistencial, taller Tecnologa de Maderas, Salas dePreparacin de Cadveres, Morgue, laboratorio de Cromatografa.

Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las

no conformidades:

La universidad no asegura la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la

organizacin. Numeral 4.4.3 NTC OHSAS 18001:2007

Evidencia:

En la Escuela de Diseo de Industrial el desconocimiento del procedimiento y el formato para el

reporte de los accidentes de trabajo; no hay claridad sobre la aplicacin del procedimiento de

accidentes de trabajo; no hay claridad sobre los integrantes de brigadas y COPASO.

No se realiza la comunicacin de los riesgos y controles a la poblacin de nios del semilleromatemtico que realizan ingreso el da sbado organizado por la Escuela de Matemticas.

No se realiza induccin a estudiantes respecto a los riesgos y controles operacionales asociados al

ingreso al Instituto de Lenguas; no se conocen los integrantes del COPASO.

En el Manual de Gestin Integrado MDI.01 Versin 07, se establece como uno de los Programas delSistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, el de Cultura en SYSO PGTH.08, el cual no se

encontr disponible el da de la auditoria, porque est en proceso de construccin, incumpliendo con el4.3.3 de la NTC OHSAS 18001:2007.

Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las

no conformidades:


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Taller No. 1 Identificacin de No Conformidades

Objetivo:

Identificar problemas presentados en un proceso.

Metodologa:

1. Organizar equipos de trabajo

2. Identificar y registrar claramente las no conformidades presentadas en

el proceso.

3. Retroalimentacin entre grupos.

1.DefinicinProblema

3. Estudio deLos sntomas

2.IdentificarResponsables

Responder:

Por quCmo

CundoDndeQuien

4. Responder1er Porque

5. Responder2do Porque

6. Responder3er Porque

Anlisisdecausas

Identificarlo

Tcnica de los tres por qu?

Tcnicas para anlisis de causas


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VARIABLEAplica

1. Por qu? 2. Por qu? 3. Por qu?Si No

5. Infraestructura/Equipos:Fallas respecto a la adecuacin de infraestructura,desempeo de los equipos que se utilizan durante la

realizacin del producto o la prestacin del servicio.

Ej.: Cumplimiento del mantenimiento preventivo,correctivo.

6. Factores Externos:Hace referencia a todos los agentes generadores delmedio que inciden directamente en la conformidad

de los requisitos establecidos en el S.G.I.

Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia deactos del gobierno, actos de desorden civil, leyes.

Plantilla para aplicacin de la tcnica de los tres

por qu?

Notas:1. Recuerdeque noes necesarioque apliquenlas seis (6)variables definidas, laaplicacinde unau otra dependede lascausasquegeneranla no

conformidad analizada.

2 . Recuerde que para una variable ana lizada, no es necesario que apl iquen los tres porqus , es dec ir , puede apl icar uno o dos por qu?

solamente(esto de pende de la situacinanalizada).3. Recuerdequeel 1.Por qu?,2. Porqu ? y 3 Porqu? estnrelacionados,es decir,el siguiente esconsecuentecon el anterior.

4. Recuerdeque para una variable pueden habervarias causas independientes cada unaconsus respectivos por qu s?por analizar, por ejemplo:

Ver Variable 1 . T alento H umano ( 2 f ilas )

Taller No. 2 Anlisis de Causas

Objetivo:

Realizar el anlisis de causas de la no conformidad detectada, de acuerdo

a los lineamientos y buenas prcticas definidas.

Metodologa:


2. Realizar el anlisis de causas para la no conformidad detectada, en elformato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.



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( ). , .

, :

, .04.

.

, .

A (),

, .

En el planteamiento de las acciones:

() .

.

( / / )

, . , .


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CORRECCINCORRECCINCORRECCINCORRECCIN

NNNN ACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDAD RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE FECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITE

FECHAFECHAFECHAFECHA

REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)

VERIFICACINVERIFICACINVERIFICACINVERIFICACIN

FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REALFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACIN

EVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES

1.

PLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCIN

Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC....



REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA

(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)


FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REAL

FINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES

1. Revisar la matriz de

comunicacin

Mayo 30 de

20122. Implementar la matriz de

comunicacin en todos

los niveles de la

organizacin

Diciembre 15

de 2012

3. Verificar la existencia de

los registros exigidos en

el procedimiento de

comunicacin

Febrero 28 de

2012

ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamiento de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.

RERERERESPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANO

Planilla para definir correccin y accin correctiva

.

.

Ejecucin de Acciones1.4


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:

.04. 15/04/09, . 3 / .03 15/04/09.

.

.

, .

, .

1.5

CORRECCINCORRECCINCORRECCINCORRECCIN








1.

PLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCIN

Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC....








1. Revisar la matriz de

comunicacin

Mayo 30 de

20122. Implementar la matriz de

comunicacin en todos

los niveles de la

organizacin

Diciembre 15

de 2012

3. Verificar la existencia de

los registros exigidos en

el procedimiento decomunicacin

Febrero 28 de

2012

ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.

No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades est ablecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las activ idades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades est ablecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamiento de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.

RERERERESPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANO

Planilla para definir correccin y accin correctiva


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Cuadro 4. Para las actividades planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones porlas cuales no se llevaron a cabo o se reprogramaron.

N JUSTIFICACINFecha de

Justificacin

Cuadro 5. Este cuadro debe ser diligenciado nicamente por el equipo auditor, como evidenciadel seguimiento a las acciones correctivas resultado de Auditoras de los Sistemas de Gestin.

SEGUIMIENTON FECHA OBSERVACIONES VoBo Proceso SE

1.6


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,

( ).

, :

, 2012, 5, 10 2012 .10 .

.

, , .

.

1.7

CuadroCuadroCuadroCuadro 6666.... Cierre de la AccinCierre de la AccinCierre de la AccinCierre de la Accin.... Diligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del procesosososo o Director de Laboratorioo Director de Laboratorioo Director de Laboratorioo Director de Laboratorio. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones correctivascorrectivascorrectivascorrectivas resultado deresultado deresultado deresultado de AAAAuditoras internasuditoras internasuditoras internasuditoras internas,,,, lo debelo debelo debelo debe

diligenciar eldiligenciar eldiligenciar eldiligenciar el AUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNO que identific la No conformidadque identific la No conformidadque identific la No conformidadque identific la No conformidad.... Si laSi laSi laSi la accin correctivaaccin correctivaaccin correctivaaccin correctiva fue resultado de auditorafue resultado de auditorafue resultado de auditorafue resultado de auditora externaexternaexternaexterna, el responsable de cerr, el responsable de cerr, el responsable de cerr, el responsable de cerrarla es elarla es elarla es elarla es el Lder delLder delLder delLder del

Proceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento Institucional....

El Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue Eficaz????

SI NOFECHA

CIERRE

DD MM AA

Firma:Firma:Firma:Firma:

(Firma de quien realiza el cierre de la Accin)

OBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONES:::: (Justifique el Cierre de la Accin)

Aspectos claves para evidenciar la eficaciade la accin y cierre de la misma


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Taller No. 3 Generacin de la Accin Correctiva

Objetivo:

Generar la accin correctiva para la no conformidad detectada, de acuerdo

a los lineamientos y buenas prcticas definidas.

Metodologa:


2. Generar la accin correctiva para la no conformidad detectada, en el

formato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.


As lo quera el Cliente

As lo orden VentasAs lleg a Gerencia

As lo hizo Produccin

As lo diseo Fabricacin

As lo envo Suministros


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...Cambie su creencia y

cambiar su pensar.

Cambie su pensar y

Cambiar su resultado...

Si usted cree lo que siempreha credo...

entonces siempre pensaren lo que siempre ha

pensado y...

siempre actuar comosiempre ha actuado y...

siempre obtendr lo quesiempre ha obtenido...

Reflexin...

GRACIAS POR SUATENCION

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Taller Acciones Correctivas