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como realizar manuales de Procedimiento
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10/07/2015
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Taller “Levantamiento de Manuales de Procedimientos
3 de julio de 2015
Facilitador : César A. Palma
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¿Qué son los Manuales administrativos?
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Definición de Manuales Administrativos
• Son documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación, que permiten
registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática información sobre antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, procedimientos y otros.
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Tipos de Manuales Administrativos
• Manual de organización: se exponen con
detalles la estructura de la empresa y se señalan los puestos y la relación que existe
entre ellos, para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y
responsabilidad.
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Tipos de Manuales Administrativos
Manual de políticas: llamada también en
algunas empresas “manual de normas”: este manual contiene las políticas y normas de la
empresa en cuanto a producción, personal, finanzas, y otros.
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Tipos de Manuales Administrativos
Manual de puestos: se incluyen labores, rutinas
y procedimientos de cada puesto de trabajo.
Manual de personal: se incluyen reglas de
comportamiento en el lugar de trabajo, prestaciones laborales, asistencia, vacaciones,
pago de salario, permisos, y otros.
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Tipos de Manuales Administrativos
Manual de finanzas: incluye todo lo
concerniente al desempeño del área financiera de la empresa.
Manual general: algunas empresas prefieren
que en el manual se aborden dos o más áreas, como por ejemplo: organización y políticas;
procedimientos y puestos de trabajo.
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Tipos de Manuales Administrativos
Manual de calidad: incluye todo lo
concerniente al manejo de la calidad dentro de la empresa.
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Manual de procedimientos:
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Manual de procedimientos: se presentan
sistemas y técnicas específicas de la empresa. Se señala los procedimientos precisos a seguir para lograr el trabajo ya sea de oficina o de planta industrial.
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Ejemplos de contenido de un Manual de Organización
• Identificación - Nombre oficial de la unidad o empresa
- Denominación del manual - Lugar y fecha de elaboración - Responsables de su elaboración, revisión y autorización • Índice
• Introducción • Antecedentes históricos - Incluye breve descripción histórica de la empresa, su origen
y desarrollo
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Ejemplos de contenido de un Manual de Organización (continuación)
• Base legal • Estructura orgánica - Listado de puestos de trabajo
- organigrama • Funciones:
- Se presentan las funciones de cada departamento, sección o
unidad dentro de la empresa.
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Ejemplos de contenido de un Manual de Puestos
• Identificación - Nombre oficial de la unidad o empresa
- Denominación del manual - Lugar y fecha de elaboración - Responsables de su elaboración, revisión y autorización • Índice
• Introducción • Estructura orgánica - Listado de puestos de trabajo y cantidad de puestos por área
- organigrama
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Ejemplos de contenido de un Manual de Puestos(continuación)
• Descripción de puestos - Generalidades
- Nombre del puesto - Cantidad de plazas - Tipo de contratación - Salario de puesto - Ubicación del puesto - Jefe inmediato - Subordinados
• Propósito del puesto • Funciones generales y específicas • Responsabilidades
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Ejemplos de contenido de un Manual de Puestos(continuación)
• Responsabilidades • Especificaciones del puesto • Experiencia
• conocimiento • personalidad
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Ejemplo de contenido de un Manual de Procedimientos
• Identificación • Índice • Introducción • Inventario de procedimientos existentes • Políticas de operación • Descripción de procedimientos • Diagramación de procedimientos Revisión y aprobación
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Metodología General para la elaboración de manuales administrativos
• Requerimiento del trabajo • Definición de responsabilidades • Delimitar el universo de estudio • Fuentes de información • Cronograma de trabajo • Trabajo de campo • Revisión y aprobación del manual
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Actividad práctica en el salón
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Taller “Levantamiento de Manuales de Procedimientos
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Facilitador : César A. Palma
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Alcance: área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en la estructura orgánica.
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Justificación: demostración de la necesidad del manual en función de las ventajas que significará para la empresa.
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Antecedentes: recuento de estudios anteriores
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Objetivos: son los logros que se pretenten
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Estrategia: es la ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Acciones: actividades necesarias para elaborar el manual.
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Recursos: son los requerimientos materiales, humanos y tecnológicos necesarios.
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Costo: estimación global y específica de recursos financieros.
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Preparación de un proyecto de levantamiento de manuales de procedimientos. • Resultados: beneficios que se esperan para mejorar el funcionamiento de la empresa.
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Programa de trabajo
• Identificación : nombre del manual .Responsable: unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual. Área: componentes de la estructura orgánica involucrados. Clave: número prograsivo de las actividades estimadas Actividades: pasos específicos que tienen que hacerce para capturar y procesar los datos. Fases: es el orden secuencial para realizar las actividades.
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Programa de trabajo(cont.)
•Calendario: fechas asignadas para el inicio de cada fase. Representación gráfica: Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Perioricidad: espacio de tiempo dispuesto para informar de los avances.
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