TALLER No. 2 1. Realice un repaso sobre el tema Manual de
Procesos y Procedimientos para el manejo de la correspondencia en
la empresa. Manual de Archivo y Correspondencia (Manual de Gestin
Documental, Plan de Gestin documental). Con el fin de adelantar un
adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de
las oficinas, es indispensable al radicar en las Unidades de
Correspondencia o en el Grupo de Administracin de Documentos todas
las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlan
su trmite a travs de cualquier opcin automatizada o manual. Es
necesario implementar instrumentos de control. Recepcin de
comunicaciones oficiales y otros envos en la dependencia: El
encargado en cada dependencia de la recepcin de las comunicaciones
oficiales deber confrontar el formato de comprobante de recorrido a
dependencias contra los documentos que recibe y deber devolverlo
firmado a satisfaccin o con las observaciones correspondientes a la
Unidad de Correspondencia. Distribucin y trmite de la
correspondencia en la dependencia: El encargado en cada dependencia
de la distribucin y trmite de la correspondencia deber controlar
los siguientes trmites: Todos los traslados de las comunicaciones a
funcionarios. La fecha de devolucin de las comunicaciones
tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que
figuren como pendientes de trmite. Cuando se trate de
comunicaciones extremas a las que se les ha dado respuesta escrita
se debe adjuntar el antecedente a la respuesta, para que los
funcionarios de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que
ha sido tramitado. Registrar las comunicaciones que quedarn como
soporte de los archivos de gestin sin respuesta porque no la
amerita. Recordatorios de correspondencia: La Unidad de
Correspondencia remitir mensualmente a todas las reas el
recordatorio de correspondencia pendiente de trmite como alerta de
comunicaciones que se encuentran pendientes de trmite con el fin de
darles respuesta o para que se registren como soporte de los
archivos de gestin porque no requieren respuesta. De igual forma,
cada dependencia deber elaborar un recordatorio interno sobre las
comunicaciones pendientes de trmite a cargo de cada uno de los
funcionarios. ORGANIZACIN Y CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIN
La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableci la
obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar las Tablas
de Retencin Documental, as como la presentacin de las mismas al
Archivo General de la Nacin, para su aprobacin. Teniendo en cuenta
que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo
General de la Nacin aprob la Tabla de Retencin Documental del SENA,
la entidad estableci la obligatoriedad en su aplicacin para todas
las dependencias con Resolucin 01515 del 5 de diciembre de 2001. De
acuerdo con la reestructuracin de la Entidad, se actualizaron las
Tablas de Retencin de la Direccin General y se estableci su
aplicacin obligatoria con la Resolucin 002625 del 15 de diciembre
de 2005. Recomendaciones generales para clasificar los documentos
de archivo Todos los documentos que ingresen o produzcan las
dependencias, se deben clasificar teniendo en cuenta los siguientes
conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por aos. Se
exceptan los expedientes de contratos; convenios; historias
laborales y de pensionados; procesos judiciales y disciplinarios;
inventarios y traspasos de muebles y equipos y transferencias
documentales) los cuales se cierran nicamente cuando se finaliza el
proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio,
cuando se retira el funcionario, cuando se finaliza el proceso
judicial o disciplinario, cuando se hace entrega definitiva del
inventario o cuando se establece como disposicin final de los
documentos su eliminacin, series que pueden estar conformadas por
uno o ms expedientes, de acuerdo con el volumen documental que
manejen. 2. Investigue cules son las normas legales establecidas
para clasificacin y despacho de documentos. Elabore un mapa
conceptual sobre este tema. ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) Por
el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin
de fondos acumulados EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIN. ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la
poltica archivstica y se dictan otras disposiciones para el manejo
de los archivos pblicos de las cmaras de comercio. El Consejo
Directivo. ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se
desarrolla del artculo 64 del ttulo VII Conservacin de Documentos,
del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de
los documentos. ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) Por el cual se
reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los
organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
ordenada por el Decreto. ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) Por
el cual se crea el Comit Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nacin LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIN En uso de sus facultades.
COORDINACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la
creacin del Archivo General de la Nacin a travs de la Ley 80 de
1989 se le asigna la funcin de establecer, organizar, y dirigir el
Sistema. NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS NTC 3723: Micrografa.
Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales
de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin. NTC 4080:
.Micrografa. ... (Clasificacin, ordenacin, descripcin), se
adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION,
en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la
utilizacin de la Norma. COORDINACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE
COLOMBIA Con la creacin del Archivo General de la Nacin a travs de
la Ley 80 de 1989 se le asigna la funcin de establecer, organizar,
y dirigir el Sistema. Clasificacin y Descripcin La Ley 594 de 2000
- Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de
documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de
gestin de documentos, independientemente del soporte en que
produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su
regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las
entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios
y procesos archivsticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa
y el soporte en que se produce la informacin. Con este instrumento
el Archivo General de la Nacin pretende entonces orientar a las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, para
facilitarles la adopcin y adaptacin del programa. En dicha norma,
la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo
Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final
de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos,
a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin
Documental, instrumento archivstico que identifica para cada
entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los
documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujecin al
principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos
fundamentales de la administracin pblica, agentes dinamizadores de
la accin estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos,
Artculo 21. Programas de Gestin Documental, establece que: Las
entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos
y en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar
tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus
archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico,
ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos. b)
Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo
en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproduccin de la informacin contenida en estos soportes as como el
funcionamiento razonable del sistema. En cumplimiento de lo
anterior, un sistema de informacin para el Programa de Gestin
Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema
integral que se ajuste conceptualmente a los principios
archivsticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que
no obstante, por desigual desarrollo tecnolgico, se recomienda que
la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del sistema
de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo
conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas
archivsticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y
adopte la plataforma tecnolgica adecuada de conformidad con los
alcances del proyecto. Es de advertir, que la carencia de una
poltica archivstica en las entidades durante mucho tiempo, incidi
en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran
tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en
la mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden
desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de
las entidades del pas. Por lo anterior, el Archivo General de la
Nacin contempla en este modelo de Programa de Gestin Documental,
esta situacin de los fondos acumulados, para que sea corregida y
superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin
y desarrollo. La conceptualizacin del programa de gestin documental
que aqu se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre
los antecedentes, justificacin e importancia, para luego definir a
partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones,
requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y
flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de
los documentos 3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la
elaboracin y presentacin de documentos empresariales. Elabore un
cuadro resumen.
NTC 3393 Elaboracin de cartas comerciales NTC 3234 Elaboracin de
circulares NTC 3397 Elaboracin de memorandos NTC 3394 Elaboracin de
actas administrativas NTC 3588 Elaboracin de informes
administrativos NTC 3369 Elaboracin de sobres comerciales NTC 3580
Gua para la elaboracin de hoja de transmisin por telefax NTC 4176
Elaboracin de certificados y constancias NTC 1486 Elaboracin de
proyectos, tesis, trabajo de grado y otros 4. realice un repaso
sobre las normas de calidad ISO para la gestin documental. Enfatice
en lo relativo al recibo y despacho de documentos. La ISO 9001
habla sobre la documentacin de la gestin. ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS Definicin del proceso para lograr el resultado deseado
Identificacin de las entradas y salidas del proceso Identificacin
de las interrelaciones del proceso con las funciones de la
organizacin Identificacin de posibles riesgos e impactos de los
procesos en los clientes, proveedores y otras partes interesadas en
dichos procesos. Establecimiento de la clara responsabilidad,
autoridad y compromiso para gestionar el proceso Identificacin de
procesos especiales (la conformidad del producto resultante no se
puede verificar fcil y econmicamente) En general implica la
planificacin e implementacin de los procesos, bajo condiciones
controladas para agregar valor.
TIPO DE DOCUMENTOS Documentacin acerca del sistema de gestin de
la calidad. Manuales de calidad. Documentacin acerca de la
aplicacin del sistema de gestin de calidad. Planes de calidad.
Documentos que establecen requisitos. Especificaciones. Documentos
que establecen recomendaciones o sugerencias. Guas. Documentacin
acerca de cmo desempear las actividades o procesos. Procedimientos,
Instrucciones, Planos. Documentacin que proporciona evidencia
objetiva de las actividades realizadas o de los resultados
logrados.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN Poltica y objetivos, manual de
calidad, procedimientos ISO, control de operaciones, registros de
calidad ISO. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTOS PARA:
Aprobacin de la adecuacin de los documentos Revisin y actualizacin
Identificar cambios y estado de revisin Disposicin en sitios
apropiados Preservacin de los documentos Identificacin de
documentos externos Evitar uso de documentos obsoletos Conservacin
de documentos obsoleta
