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TALLER PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS

EN PROYECTOS

Sandra Yamile Ríos Ríos

Project Management Professional (PMP)® (2014)

MSc. Ingeniería -‐ Universidad EAFIT (2013)

IBM CerJfied SoluJon Designer -‐ IBM RaJonal

Unified Process V7.0 (2010)

Ing. Sistemas Universidad EAFIT (2005)

FACILITADOR

•  Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK).

5ta edición. Publicado por el Project Management InsJtute, Inc. 2012

•  Prac=ce Standard for Project Risk Management. Publicado por el Project

Management InsJtute, Inc. 2009

•  SoCware Extension to the PMBOK® Guide FiCh Edi=on. Publicado por el

Project Management InsJtute, Inc. 2013

•  Preparación para el Examen PMP. 8va Edición. Autor Rita Mulcahys.

Publicado por RMC PublicaJons, Inc. 2013

•  The Chaos Report 2013. Autor Standish Group.

•  Con=nuos Risk Management Guidebook. Autor So\ware Engineering

InsJtute. Publicado por Carnegie Mellon University. 1996

MATERIAL BIBLIOGRAFICO

¿QUE VAMOS A HACER?

A través de un taller prácJco conocer el proceso sistemáJco de gesJón de riesgos que incluye todo lo relacionado con la conducción de los riesgos en un proyecto: P laneac ión, idenJficac ión, aná l i s i s (cualitaJvo y cuanJtaJvo), respuesta y monitoreo y control.

¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE CONOCER LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS ?

Aumentar la probabilidad y/o impacto de los eventos posiJvos y disminuir la probabilidad y/o impacto para los eventos negaJvos, en los objeJvos de un proyecto (alcance, Jempo, costo, recursos, calidad, riesgos, saJsfacción del cliente).

• Ejercicio “Fiesta de Fin de Semestre” • Definiciones “Riesgos para Dummies” • Procesos Ges=ón de Riesgos

•  Planear Ges=ón de Riesgos •  Iden=ficar Riesgos

•  Ejecutar Análisis Cualita=vo de Riesgos •  Ejecutar Análisis Cuan=ta=vo de Riesgos

•  Planear las Respuestas al Riesgo •  Monitorear & Controlar Riesgos

AGENDA

FIESTA DE FIN DE SEMESTRE

1. Lugar – Ubicación – Servicio

2. Música – Show Central – Animador

3. Comida & Bebida 4. Transporte

Necesitamos de tu creaJvidad y parJcipación para conformar los (5) Comités de Organización de ésta gran Celebración.

EJERCICIO*

*Tomado de: “El Poder de la Inteligencia Social” de Tony Buzan

DEFINICIONES “RIESGOS PARA DUMMIES”

Riesgo Probabilidad Efecto/Impacto Amenaza Oportunidad Causa

ObjeJvos del proyecto IncerJdumbre Tolerancia al Riesgo

ü  Riesgo: Evento o condición incierto que si ocurre, puede tener un efecto posiJvo o

negaJvo sobre los objeJvos del proyecto.

ü  Probabilidad: La dimensión de incerJdumbre se conoce como “probabilidad”. Posibilidad de ocurrencia, asociado al futuro.

ü  Impacto: El efecto o consecuencia de un riesgo se conoce como impacto.

ü  Amenazas: Riesgos que afectan negaJvamente un proyecto. La materialización se conoce como problema.

ü  Oportunidad: Riesgos que afectan posiJvamente un proyecto. La materialización se conoce como beneficio.

ü  Metalenguaje de los riesgos: Estructura uJlizada para describir los riesgos. Ejemplos: ü  Causa-‐riesgo-‐efecto. ü  Riesgo-‐Causa-‐Efecto.

Introducción DEFINICIONES

ü  Causa: Eventos o circunstancias actuales que originan riesgos. Pueden ser futuras pero

el gerente de proyectos Jene 100% de certeza que ocurrirán.

ü  Efecto: evento o condición futura que afecta directamente uno o mas objeJvos del proyecto.

ü  Obje=vos del proyecto: Asociados a las restricciones del proyecto. ü  Alcance. ü  Tiempo. ü  Costos. ü  Calidad ü  Recursos humanos ü  Riesgos. ü  SaJsfacción del cliente

ü  Niveles de riesgos: Existen dos niveles de riesgos: ü  Riesgos individuales: Eventos o condiciones que afectan los objeJvos del proyecto. ü  Riesgo general: Representa el efecto de la incerJdumbre sobre el proyecto como

un todo.

DEFINICIONES

ü  Riesgos Individuales: ü  Afectan a uno o mas objeJvos del proyecto, elementos o tareas. ü  La gesJón de riesgos se focaliza en los riesgos individuales.

ü  Riesgo General:

ü  Aplica a todo el proyecto. ü  Es la consolidación de los riesgos individuales. ü  Es un importante componente para la toma de decisiones. ü  Establece las reservas de conJngencia del proyecto. ü  Ayuda a priorizar la ejecución de proyectos en la organización.

ü  Ac=tudes de los interesados frente al riesgo: Determinan el grado de importancia de los riesgos, tanto individuales como el general. ü  Las acJtudes expresan la preferencia de los interesados por uno o mas

objeJvos del proyecto. ü  Las acJtudes de los interesados pueden variar de un proyecto a otro. ü  Un interesado puede asumir diferentes acJtudes en varia etapas del proyecto.

DEFINICIONES

ü  Proceso Itera=vo:

ü  Circunstancias cambiantes son la naturaleza de los proyectos, Por lo tanto ellos deben ser siempre re-‐planificados.

ü  El proceso de gesJón de riesgos deberá ser repeJdo y los planes elaborados deberán ser actualizados durante el ciclo de vida del proyecto.

ü  Ges=ón de riesgos efec=va:

ü  La idenJficación y analisis de los riesgos deberá ser revisada periódicamente. ü  El progreso de los planes de respuesta sobre los riesgos deberá ser

monitoreada. ü  Las acciones de los planes deberán ser ajustadas de acuerdo a la evolución del

plan de respuesta. ü  Si es necesario se debe revisar todo el proceso de gesJón de riesgos.

ü  Frecuencia de las revisiones de riesgos: ü  Depende de la naturaleza del proyecto. ü  El ambiente en el cual se desarrolla el proyecto. ü  El valor del riesgo general del proyecto. ü  Las acJtudes de los interesados.

DEFINICIONES

ü  Comunicación

ü  Factor importante en el proceso de gesJón de riesgos. ü  Las comunicaciones que resulten del proceso de gesJón de riesgos deberán ser

comunicadas de acuerdo al plan de comunicaciones del proyecto. ü  Las comunicaciones se realizaran de forma honesta y efecJva desde el equipo

del proyecto hacia todos los interesados y en senJdo contrario. ü  Las comunicaciones Jenen como objeJvo manejar las expectaJvas de los

interesados sobre los riesgos. ü  Responsabilidad de la ges=ón de riesgos:

ü  La responsabilidad es de todos, miembros del equipo e interesados del proyecto.

ü  El principal rol responsable de la gesJón de riesgos en el Gerente de proyectos. ü  La responsabilidad debe estar definida en la matriz RACI. ü  La responsabilidad incluye documentar las lecciones aprendidas durante el

proceso de gesJón de riesgos.

DEFINICIONES

PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS

1.Planeación Gestión Riesgos

2.Identificación Riesgos

5.Planeación de Respuestas

al Riesgo

3-4.Análisis Cualitativo

y Cuantitativo Riesgos

6.Monitoreo y Control

de Riesgos

Incrementar Probabilidad y/o Impacto Eventos POSITIVOS Decrecer Probabilidad y/o Impacto Eventos NEGATIVOS

Proceso Sistemá=co de Planear,Iden=ficar, Analizar & Responder

en

Obje=vo:

DEFINICION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

El proceso de gesJón de riesgos, incluye todo lo relacionado con la conducción de los

riesgos del proyecto: Planeacion, idenJficación, análisis (cualitaJvo y cuanJtaJvo),

respuesta y monitoreo y control.

OBJETIVO DE LA GESTION DE RIESGOS

Aumentar la probabilidad y/o impacto de los eventos

posiJvos y disminuir la probabilidad y/o impacto para

los eventos negaJvos. DEFINICION DE RIESGO DE PROYECTO

Evento o condición incierta que, si ocurre,

Jene un efecto posi=vo o nega=vo sobre los

obje=vos del proyecto.

INTRODUCCIÓN

IMPORTANCIA*

•  “El trabajo del Gerente del Proyecto no debería centrarse en

lidiar con problemas; debería enfocarse en prevenirlos”.

•  “La gestión de los riesgos puede tener un gran impacto sobre la

eficiencia y la efectividad de tus proyectos y reducir el estrés

para ti y tu equipo”.

•  “La gestión de los riesgos permite que el director del proyecto

pueda permanecer en control del proyecto, en lugar de ser

controlado por el proyecto”.

*Tomado de: Libro de preparación para el examen PMP de Rita Mulcahy.

IMPORTANCIA*

•  “No deberíamos comenzar con la ejecución del

proyecto sin un análisis de riesgo”.

•  “La planificación de los riesgos es un área

integradora del resto de las áreas del conocimiento.

Por ejemplo, no podemos afirmar que tenemos un

cronograma y presupuesto realista si todavía no

hemos finalizado el análisis de riesgo”.

•  “Con el análisis de riesgo se determinarán las

reservas para contingencia y costos que deben

incluirse en el plan para la dirección del proyecto”.

* Tomado de: Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó.

ü  El nombre del área de conocimiento se llama: GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO.

ü  Para el PMBOK es el área de conocimiento número 8. ü  Para el PMI es el capitulo numero 11 de la Guía del PMBOK. ü  Para el examen: presenta una dificultad media. ü  Para el examen: Memorización media. ü  Para el examen: Importancia en el examen media. ü  Para sus proyectos: Importancia alta. ü  Consta de 6 procesos. ü  Se alimenta de 32 entradas ü  UJliza 27 herramientas y tecnicas. ü  Entrega 13 salidas.

ü  Las salidas del proceso de gesJón de riesgos pueden influir significaJvamente en las decisiones tomadas sobre el alcance, Jempo costo, calidad y adquisiciones.

ÁREA DE CONOCIMIENTO

TABLA DE PROCESOS DE LA GUÍA DEL PMBOK V5

ü  Acta de cons=tución del proyecto

ü  Autoriza la existencia del proyecto, entrega autoridad al gerente de proyecto para la uJlización de los recursos y suministra un direccionamiento importante para el proyecto.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el Project Charter para la idenJficación de los riegos

ü  Que esta incluido en el Acta de ConsJtución del Proyecto? Por qué? ü  Que no esta incluido en el Acta de ConsJtución del Proyecto? Y por qué? ü  Es clara y entendible la información en el Acta de ConsJtución del

Proyecto? ü  Son los objeJvos del proyecto alcanzables? ü  Cual es el nivel de autoridad del gerente de proyecto? ü  Cual es el grado de dificultad para completar el trabajo descrito en el

Acta de ConsJtución del Proyecto?

INSUMOS PARA EL PROCESO

ü  Registro de Interesados

ü  Son individuos u organizaciones que están involucrados acJvamente en el proyecto o pueden ser afectados de forma directa o no, posiJva o negaJvamente por el proyecto.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el Registro de Interesados para la idenJficación de los riegos

ü  Tenemos todos los interesados del proyecto? ü  Cuales son los objeJvos de cada uno de los interesados? ü  Cuales son las moJvaciones o no moJvaciones de los interesados para

trabajar en el proyecto? ü  Cuales son sus áreas de influencia? ü  Cuales son sus debilidades? ü  EnJenden los interesados sus roles en el proyecto? ü  Cual es el Jempo y la disponibilidad compromeJda por los interesados en el

proyecto?

ü  Enunciado del alcance del proyecto.

ü  Descripción detallada del alcance del proyecto y el producto.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el Project Sope Statement para la idenJficación de los riegos

ü  Cuales son las áreas del alcance que se encuentran incompletas?

ü  Que trabajo nunca se ha realizado antes para lograr el alcance?

ü  Que experiencia Jene Ud. como Project manager para dirigir el proyecto?

ü  Que partes del alcance del proyecto no son claras? ü  Se incluyó en el enunciado del proyecto la información de los

interesados principales y claves del proyecto?

ü  Restricciones del proyecto.

ü  Son importantes entradas al proceso de gesJón de riesgos. Las restricciones limitan las opciones del equipo.

ü  Ejemplo: ü  Tiempo: Completar el proyecto el 15 de junio de 1980. ü  Costos: Finalizar el proyecto por debajo de US $125,000. ü  Alcance: Completar toda la lista de entregables del proyecto. ü  Calidad: No se deben presentar mas de tres errores por módulo. ü  Riesgos: El riesgo general del proyecto no debe ser superior a 60. ü  Recursos: Solo tres recursos del equipo de mercadeo serán uJlizados. ü  SaJsfacción del cliente: El índice de saJsfacción del cliente deberá estar

en al menos 8.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta las restricciones del proyecto para la idenJficación de los riegos

ü  Son estas restricciones realistas para el proyecto? ü  Como puede una restricción afectar las otras?

ü  Supuestos del proyecto

ü  Información por lo general incluida en el enunciado del alcance. Los supuestos son aceptados como verdad pero pueden no serlo.

ü  La validez de los supuestos son validados durante el proceso Realizar analisis cualitaJvo.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta los supuestos del proyecto para la idenJficación de los riegos

ü  Qué supuestos podrían resultar incorrectos mas adelante en el proyecto? ü  Como se pueden prevenir los problemas mediante la aclaración de los

supuestos del proyecto?

ü  Estructura de desglose de trabajo

ü  Es una de las salidas claves de la planeación del proyecto. La EDT (WBS) descompone el proceso en piezas mas pequeñas y manejables llamadas paquetes de trabajo.

ü  La gesJón de riesgos concentra sus esfuerzos tanto en los paquetes de trabajo como en las acJvidades asociados a estos.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta la estructura de desglose de trabajo para la idenJficación de los riegos

ü  Hay algún paquete de trabajo parJcularmente riesgoso en el proyecto? ü  Que tan dizcil fue completar la EDT del proyecto? ü  Basado en la EDT, son los requerimientos en costos y Jempo alcanzables? ü  Esta alguna parte del alcance incompleta o es no realizable?

ü  Diagrama de red (Network Diagram)

ü  Un diagrama de red es una organización de dependencia y secuencia de las acJvidades del proyecto.

ü  El diagrama de red muestra el flujo de acJvidades que se complementará de inicio del proyecto hasta el final.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el diagrama de red para la idenJficación de los riegos

ü  Cuales son las acJvidades mas riesgosas del proyecto? ü  Existen muchos caminos que conducen a una misma acJvidad? ü  Hay personas sin experiencia asignadas a acJvidades a la ruta criJca? ü  Hay acJvidades paralelas que deben ser ejecutadas al mismo Jempo? ü  Hay otras rutas, muy cercanas a la ruta criJca en duración?

ü  Es=maciones de Tiempo y Costos

ü  El camino mas responsable y profesional para disminuir las esJmaciones es por medio de la idenJficación y eliminación de riesgos.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta las esJmaciones de Jempo y costos para la idenJficación de los riegos

ü  Quien creo las esJmaciones? ü  El equipo Jene conocimientos en metodologías de esJmación? ü  Las esJmaciones se realizaron basadas en los detalles de las acJvidades o

paquetes de trabajo? ü  Es el esJmador demasiado opJmista? Demasiado pesimista? ü  Cual fue el método uJlizado para la esJmación?

ü  Plan de Ges=ón de Los Recursos Humanos

ü  Es un plan formal que nos informa cuando y como el equipo y otros stakeholders se involucraran en el proyecto y cuales serán sus roles y responsabilidades.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el plan de recursos humanos para la idenJficación de los riegos

ü  Existe este plan? ü  Existen interesados problemáJcos en el proyecto? ü  Hay alto compromiso de los interesados en el proyecto? ü  Cual es el nivel de conocimiento y habilidades de los interesados y el equipo? ü  Necesitara el equipo del proyecto entrenamiento adicional?

ü  Plan de Ges=ón de Las Comunicaciones ü  Es una parte criJca del éxito del plan de gesJón de riesgos.

ü  El plan informa a los interesados como y de que forma las comunicaciones serán tratadas en el proyecto.

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el plan de comunicaciones para la idenJficación de los riegos

ü  Existe este plan? ü  Hay integrantes del equipo con pobre habilidades de comunicación? ü  Se deben comunicar estas personas con los interesados principales del

proyecto? ü  Qué áreas del proyecto necesitan un manejo especifico y cuidadoso de las

comunicaciones? ü  Donde se puede presentar mas problemas con las comunicaciones?

ü  Plan de Ges=ón de Las Adquisiciones ü  Es un plan formal o informal que describe que partes del proyecto serán

comprados bajo un contrato o una orden de compra.

ü  También incluye el manejo de proveedores .

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta el plan de las adquisiciones para la idenJficación de los riegos

ü  Existe este plan? ü  ParJcipó el gerente de proyecto en la elaboración del contrato? ü  Se realizó gesJón de riesgos antes de firmarse el contrato? ü  Cual es su experiencia en el manejo de contratos? ü  Trabajó usted con proveedores anteriormente? ü  Cuales son las condiciones parJculares del contrato?

ü  Ac=vos de los procesos de la organización

ü  PlanJllas, procedimientos, políJcas sobre gesJón de riesgos.

ü  Información histórica de proyectos previos

ü  Lecciones aprendidas de proyectos previos

ü  Las siguientes son preguntas que debemos considerar teniendo en cuenta los acJvos de los procesos de la organización para la idenJficación de los riegos

ü  Proyectos exitosos han sido completados exitosamente en su organización? ü  Se gesJonaron riesgos en proyectos anteriores y similares? ü  Como pueden las políJcas y procedimientos actuales ayudar a prevenir

problemas? ü  Que oportunidades puede usted tener por uJlizar las políJcas y

procedimientos?

Planear la Gestión de Riesgos

DEFINICIÓN PLANEAR LA GESTIÓN DE RIESGOS

ü  Es el proceso por el cual se define como realizar las acJvidades de gesJón de riesgos para un proyecto.

ü  El proceso permite asegurar que el nivel, el Jpo y la visibilidad de la gesJón de riesgos sea importante tanto para el proyecto como para la organización.

ü  La planeación proporciona los recursos y el Jempo suficiente para las acJvidades de gesJón de riesgos y para establecer una base adecuada para evaluar los riesgos.

ü  El proceso debe iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y debe completarse en las etapas tempranas de la planeación.


PASOS PARA LA CREACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS. ü  Los siguientes son pasos (recomendaciones) para la elaboración del plan de gesJón de riesgos:

ü  Revisar registros históricos, lecciones aprendidas y procedimientos en gesJón de riesgos disponibles en la organización.

ü  Definir que metodología se uJlizará para la idenJficación de riesgos en el proyecto actual. ü  Determinar quienes estarán involucrados en la elaboración del plan de gesJón de riesgos,

definiendo roles y responsabilidades. ü  Determinar los costos del esfuerzo de la gesJón de riesgos. ü  Determinar el Jempo del proceso de gesJón de riesgos. ü  Establecer definiciones de probabilidad e impacto. ü  Determinar niveles de tolerancia de los interesados. ü  Determinar las categorías de los riesgos. ü  Definir como serán documentados, analizados y comunicados los riegos a los interesados. ü  Definir como será el monitoreo y se grabaran las los registros asociados a los riesgos para

futuros proyectos.


QUE INCLUYE EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESOGS ü  Metodología: Define como se realizará el proceso de gesJón de riesgos para el proyecto. ü  Roles y Responsabilidades: Que hace cada quien,.

ü  Presupuesto: El costo para la realización del proceso de gesJón de riesgos.

ü  Tiempo: Cuando se debe realizar el proceso de gesJón de riesgos.

ü  Categorías: Lista de aéreas o fuentes de grupo de causas de riesgos.

ü  Definiciones de probabilidad e impacto: Escalas definidas para evaluar la posibilidad de ocurrencia y el efecto sobre los objeJvos del proyecto.

ü  Niveles de tolerancia: Miden el nivel de aceptación de los riesgos por parte de los interesados.

ü  Formatos de reportes: Define que será y que incluirá los reportes para gesJonar los riesgos.

ü  Seguimiento: Define como el proceso será auditado, monitoreado.


ENTRADAS.

ü  Enunciado del alcance del proyecto. (Project scope statement). ü  Plan de GesJón de costos.(Cost management Plan) ü  Plan de gesJón del cronograma. (schedule management plan). ü  Plan de gesJón de las comunicaciones. (communicaJons management plan). ü  Factores ambientales de la empresa. (Enterprise environmental factors). ü  AcJvos de los procesos de la organización. (OrganizaJonal process assets).

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ü  Reuniones de planificación y analisis. (Planning meeJngs and analisys) SALIDAS

ü  Plan de gesJón de riesgos. (Risk Management Plan).


Identificar Riesgos

DEFINICION PROCESO IDENTIFICAR RIESGOS

ü  Es el proceso por el cual se determina los riesgos que pueden afectar posiJva o negaJvamente el proyecto.

PROPÓSITO Y OBJETIVO ü  El propósito es idenJficar y registrar una lista grande de amenazas y oportunidades para el

proyecto.

ü  Asegurar que todos los riesgos sea escritos en el formato Causa – Evento (Riesgo) – Efecto.

ü  Entender los riesgos idenJficados

ü  IdenJficar todos los riesgos del proyecto es imposible.

ü  Riesgos conocidos desconocidos (Risk Known Unknowns): Se llama a los riesgos idenJficados.

ü  Riesgos desconocidos desconocidos (Risk Unknown Unknowns): Se llama a los riesgos no idenJficados.

Identificar Riesgos

PASOS PARA REALIZAR EL PROCESO IDENTIFICAR RIESGOS (RECOMENDADOS) 1.  Recolectar información histórica de proyectos similares

2.  Determinar quienes pueden parJcipar en la idenJficación de los riesgos.

3.  Determinar cuales métodos de idenJficación se van a uJlizar y con que grupos se van a uJlizar.

4.  Realizar idenJficación de riesgos con el equipo del proyecto.

5.  Documentar todos los riesgos idenJficados en el Risk Register.

6.  Determinar el nivel de entendimiento de los riesgos. Recolectar información adicional.

7.  Realizar idenJficación de riesgos con otros interesados del proyecto.

8.  RepeJr los pasos 5 y 6.

Identificar Riesgos

*METALENGUAJE

“ A causa de <una o más causas><riesgo> podría ocurrir, lo que llevaría a <uno o más efectos>” “Because of <one o more causes> <risk> might occur, which would lead to <one or more effects>”

*Tomado de la Página 71 del PracJce Standard for Project Risk Management.

Identificar Riesgos

Análisis Cualitativo

DEFINICIÓN PROCESO REALIZAR ANÁLISIS CUALITATIVO

ü  Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos idenJficados por medio de la evaluación de caracterísJcas para realizar otros analisis o acciones posteriores.

ü  Las caracterísJcas principales son la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre los objeJvos del proyecto.

OBJETIVOS GENERAL ü  Determinar cuales riesgos idenJficados requieren acciones de respuesta. OBJETIVOS ESPECIFICOS ü  Evaluar de forma subjeJva la probabilidad y el impacto de cada riesgo.

ü  Crear una lista corta de riesgos determinando los riesgos mas críJcos.

ü  Tomar decisiones de conJnuar o no con proyecto. ( Go / No Go Decision)


PASOS PARA REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS:

ü  Recolecte información adicional que pueda necesitar para evaluar los riesgos.

ü  Determine si requiere en este punto, Responsables de los riesgos, que le ayuden a evaluar los riesgos. Esta decisión dependerá del numero de riesgos y de la calidad de la información obtenida para los riesgos.

ü  Elimine o minimice las subjeJvidades que puedan influir en la evaluación de los riesgos.

ü  UJlice las escalas de probabilidad e impacto definidas en el plan de gesJón de riesgos.

ü  Determine las probabilidades, impactos. Priorice los riesgos.

ü  Determine que riesgos requieren analisis adicional.

ü  Determine el Risk score del proyecto y su Ranking.

ü  Actualice el Risk Register.

ü  Determine tendencias y tome la decisión de conJnuar o no con el proyecto (Go / No Go Decision).

ü  Pase a los siguientes procesos de la gesJón de riesgos.



Permite valorar y clasificar los riesgos, está definida como la probabilidad de ocurrencia del riesgo mulJplicada por la magnitud de la pérdida del riesgo (impacto).

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: EXPOSICIÓN AL RIESGO

EXPOSICION AL RIESGO

PROBABILIDAD AMENAZAS OPORTUNIDADES 0.90 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05

0.70 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04

0.50 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03

0.30 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02

0.10 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01

0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.80 0.40 0.20 0.10 0.05

IMPACTO

*Fuente: PMBoK® Guide, Fi\h EdiJon Aquellos Riesgos idenJficados que presenten una mayor exposición al riesgo, deberán ser los primeros sobre los cuales, el equipo de trabajo debe concentrar esfuerzos para el diseño de planes de respuesta.

COMO DETERMINAR SI LOS RIESGOS DEBEN PASAR AL PROCESO REALIZAR ANALISIS CUANTITATIVO O PLANEAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

ü  Asumiendo que usted decidió conJnuar con su proyecto, ahora debe decidir si los riesgos deben pasar por el proceso realizar analisis cuanJtaJvo de riesgos:

ü  Ejecute el proceso realizar analisis cuanJtaJvo cuando: ü  Usted considera que Jene idenJficado “todos” los riesgos del proyecto. ü  Se Jene procedimientos de analisis cuanJtaJvo que respalden los valores. ü  Tiene suficiente dinero y Jempo en el proyecto para este proceso. ü  Su proyecto Jene una visibilidad o prioridad muy alta en su organización. ü  Hay muy poca tolerancia a sobre costos en el proyecto.

ü  Ejecute el proceso Planear la respuesta a los riesgos cuando: ü  Usted Jene poco presupuesto para su proyecto. ü  La longitud de su proyecto es corta. ü  Usted es nuevo en el proceso de gesJón de riesgos. ü  No se Jene perfeccionado tecnicas de analisis cuanJtaJvo.


Análisis Cuantitativo

DEFINICIÓN DEL PROCESO

ü  Proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos idenJficados sobre los objeJvos del proyecto.

ü  El proceso realizar analisis cuanJtaJvo no siempre es requerido en el proceso de gesJón de riesgos.

OBJETIVOS ü  ObjeJvamente evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos. ü  Decidir cuales riesgos requieren una respuesta.

ü  Determinar o confirmar el nivel de riesgo del proyecto.

ü  Determinar cuanto podrán disminuir los costos y el Jempo al disminuir la criJcidad de los riesgos.

ü  Determinar la probabilidad de alcanza los objeJvos (costo y cronograma) del proyecto.

ü  Establecer las reservas de conJngencia para los riesgos idenJficados.


PASOS RECOMENDADOS PARA REALIZAR EL ANALISIS CUANTITATIVO

ü  Determinar que métodos de analisis de cuanJficación se deben uJlizar, como serán uJlizados y quienes lo uJlizaran. (Esta información debe estar registrada en el plan de gesJón de riesgos).

ü  Determinar la canJdad de probabilidad e impacto de cada riesgo usando uno de los métodos.

ü  Determinar cuales riesgos requieren respuesta al riesgo. ü  Determinar las acJvidades mas riesgosas del proyecto. ü  Determinar el nivel de riesgo del proyecto actual. ü  Determinar las reservas de conJngencia del proyecto. ü  Determinar la probabilidad de alcanzar los objeJvos de costos y Jempo del proyecto.

NOTA: Este proceso debe ser realizado nuevamente despues de definir las acciones o acJvidades de respuesta a los riesgos.


Planear la respuesta

DEFINICIÓN DEL PROCESO

ü  Proceso que determina las acciones de respuesta efecJva que son apropiadas a la prioridad de los riesgos.

OBJETIVOS ü  Determinar acciones para reducir el nivel de riesgo del proyecto por medio de la disminución de la

probabilidad y/o impacto de los riesgos negaJvos e incrementar la probabilidad y/o impacto de los riesgos posiJvos.

ü  Ahorrar Jempos y costos en el proyecto.

Planear la Respuesta

TÉRMINOS CLAVES

ü  Riesgo Residual: ü  Es el riesgo original aceptado. Los niveles de probabilidad e impacto se encuentran en

niveles tolerables por el cliente.

ü  Riesgo Secundario: ü  Son nuevos riesgos idenJficados, pero su causa de origen es el plan de respuesta de un

riesgo.

ü  Responsable del riesgo: ü  Persona encargada de la gesJón general que se debe realizar sobre el riesgo. ü  Por lo general informa al líder del proyecto el avance de los riesgos.

ü  Dueño o responsable de las acciones sobre el riesgo (Risk AcJon Owners): ü  Responsable de ejecutar una o mas acciones del plan de respuesta para el riesgo. ü  Reporta al responsable del riesgo el avance de las acJvidades.

ü  Disparador del riesgo: ü  Señal que informa al responsable del riesgo o al lider del proyecto, que un riesgo ocurrió o

va a ocurrir.


EJEMPLO RIESGO RESIDUAL Y RIESGO SECUNDARIO*

Riesgo: “A causa de no tener experiencia en la tecnología en el equipo propio un atraso en el desarrollo de la nueva plataforma podría ocurrir, lo que llevaría a no cumplir con el cronograma y generar una gran insaJsfacción del cliente.”

La idenJficación nos indica un riesgo importante, por lo que decidimos tercerizar (subcontratar) un proveedor con experiencia probada en la materia. El riesgo residual, en este caso, está asociado a la probabilidad por el impacto de que el proveedor tenga una demora en el cronograma por desconocimiento del negocio, que dado su experiencia seguramente será menor que si la tarea fuera desarrollada por el equipo propio inexperiente en la tecnología. El riesgo secundario podría ser que el contraJsta elegido no tenga estabilidad económica y no cuente con sus expertos. Esta situación está asociada a la acción de transferencia elegida (o eliminación del riesgo).


* Tomado de: h|p://www.liderdeproyecto.com.

TÉRMINOS CLAVES

ü  Plan de ConJngencia: ü  Plan que se ejecuta cuando el riesgo se materializó o cuando lo indica el disparador del

riesgo. ü  Fallback Plan:

ü  Plan que se implementa cuando el plan de conJngencia ejecutado no es efecJvo para el riesgo materializado.

ü  Reservas: ü  De conJngencia: CanJdad de Jempo y/o costos adicionados al proyecto para hacer

frente a los riesgos materializados. ü  De gesJón o administraJvas: CanJdad de Jempo y/o costos adicionados al proyecto

para hacer frente a los problemas originados en el proyecto que no fueron originados por riesgos idenJficados.

ESTRATEGIAS DE RESPUESTA ü  Estrategias riesgos negaJvos

ü  Evitar, miJgar, transferir y aceptar.

ü  Estrategias riesgos posiJvos ü  Explotar, mejorar, comparJr y aceptar.


Planear la Respuesta*

* Tomado de: Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó.

ESTRATEGIAS DE RESPUESTA ü  Evitar la amenaza o explotar la oportunidad

ü  Esta estrategia consiste en tomar las medidas necesarias para asegurar que la amenaza no pueda ocurrir o que la oportunidad se presente para que el proyecto tome ventaja de ella.

ü  Mi=gar la amenaza o mejorar la oportunidad

ü  Las estrategias de miJgacion y mejorar son las mas uJlizadas y aplicadas. El enfoque consiste en idenJficar las acciones que reducen la probabilidad y/o el impacto para las amenazas o aumentan la probabilidad y/o impacto para las oportunidades.

ü  Transferir la amenaza o compar=r la oportunidad.

ü  Implica la transferencia a un tercero que esta mejor posicionado para hacer frente a una amenaza o comparJr con el tercero la oportunidad con el tercero en una relación gana a gana.

ü  Aceptar la amenaza u oportunidad ü  Se lleva a cabo cuando las acciones son consideradas no aplicables o son no facJbles. La

aceptación implica no realizar acciones por lo menos hasta que el riesgo se materialice.


4 Estrategias principales – Amenazas: Evitar Riesgo Eliminando amenaza específica o riesgo, usualmente eliminando sus causas Aceptar Riesgo Aceptando las consecuencias si ocurre un riesgo

Aceptación PASIVA: Reserva de riesgo Aceptación ACTIVA: Plan de ConJngencia


4 Estrategias principales -‐ Amenazas: Transferir

Riesgo: Cambiando consecuencia y responsabilidad del riesgo a un tercero

Impacto: Cambiando consecuencia del riesgo a un tercero Mi=gar

Reduciendo Impacto de un evento de Riesgo Reduciendo Probabilidad de su Ocurrencia


Ante el Riesgo “Robo del Carro”

Evitar

Aceptar

Con=ngencia

Transferir Riesgo

Transferir Impacto

Mi=gar -‐ Disminuir probabilidad

Mi=gar – Disminuir pérdida (impacto)

Ejemplo

Ante el Riesgo “Robo del Carro”

Evitar No me compro un carro

Aceptar Me compro un carro

Con=ngencia Vivo cerca de una estación del Metro

Transferir Riesgo Alquilo un carro

Transferir Impacto Contrato un seguro

Mi=gar -‐ Disminuir Probabilidad Garaje Alarma Aviso “ No tengo GPS”

Mi=gar – Disminuir pérdida (impacto) Compro carro viejo No compro carro con GPS

Ejemplo

PASOS RECOMENDADOS

ü  Seleccionar la(s) estrategia(s) de respuesta al riesgo. ü  Registrar las acciones en el Risk Register. ü  Por cada acción registrar: fecha de inicio, fecha final, responsable de cada acción del riesgo,

estado del riesgo. ü  Registrar el plan de conJngencia y el responsable de ejecutarlo. ü  Registrar el disparador de cada riesgo. ü  Determinar las reservas de conJngencia. ü  Confirmar el responsable del riesgo. ü  Comunicar los riesgos a los responsables de los riesgos. ü  Comunicar las acciones a los responsables de las acciones de los riesgos. ü  Comunicar a los interesados principales las actualizaciones al plan de dirección del proyecto.


Monitorear los Riesgos

DEFINICIÓN

ü  Es el proceso por el cual se implementan los planes de respuesta a los riesgos, se realiza seguimiento a los riesgos idenJficados, se monitorean los riesgos residuales, se idenJfican nuevos riesgos, y se evalúa la efecJvidad del proceso de gesJón de riesgos.

OBJETIVOS

ü  Implementar los planes de respuesta, asegurar el cumplimiento y gesJonar el progreso de los mismos.

ü  Manejar las reservas de conJngencia y administraJvas (de gesJón). ü  Crear Workarounds. ü  Controlar el nivel de riesgo del proyecto. ü  Refinar y actualizar el Risk Register. ü  IdenJficar riesgos adicionales, realizar analisis cualitaJvo y cuanJtaJvo y planear la respuesta a

los nuevos riesgos idenJficados. ü  ReesJmar el proyecto. ü  Informar el estado de los riesgos a los interesados principales. ü  Registrar lecciones aprendidas. ü  Evaluar el impacto de los riesgos sobre los objeJvos del proyecto.

Monitorear los Riesgos

Resumiendo la Gestión de Riesgos

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