• Tanto Access como Excel, permiten generar informes a partir de los datosalmacenados (en forma de tablas) o importados de fuentes externas (comoveremos el complemento Power Pivot de Excel es el que más formatos admite).

• Sin embargo, dada la importancia de los datos (permanentes) para unaorganización, éstos quedarán almacenados (preferiblemente) en Access.

• Excel contendrá sólo datos que no sean relevantes para la organización. O, si sequiere, aquéllos que son transitorios y que utilizamos para hacer consultas opara presentarlos en formato de informes.

• También pueden considerarse a Access y Excel, un tipo de sistemastransaccionales, ya que podemos realizar con ellos tareas administrativasrepetitivas como la gestión de nóminas, la facturación a clientes, etc. En estesentido dispondremos de formularios preparados específicamente.

• Las bases de datos, por otro lado, son el almacén de datos que utilizan lossistemas Informacionales.

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Sistemas Informacionales

Consultas con Access

Access contiene el entorno de consultas QBE (Query By Example) bastante fácil y potente de usar. En esta sección veremos algunos ejemplos

desarrollados

Vistas externas en Access

• Las vistas externas de Access se corresponden con los formularios que tomansus datos de consultas.

• Supongamos que un directivo del departamento de ventas pide que hagamosuna factura donde aparezcan los datos de un cliente. Lo mejor es utilizar unahoja de cálculo y los datos de los clientes (nombre, dirección, comprasrealizadas, etc.), se importarán de las vistas almacenadas en Access.

• Aquí encontramos un inconveniente: Excel no facilita conexiones con losformularios, aunque sí con tablas y consultas.

• Por lo tanto, en el caso práctico que hemos planteado tenemos dos opciones:Importar datos directamente de las tablas o importar datos a partir deconsultas elaboradas (con lo que podremos contar, además, de datoselaborados o campos derivados como el número total de compras del clienteentre dos fechas determinadas, etc.). Esta segunda opción es la más adecuada yla que utilizaremos (las tablas son las vistas internas o lógicas de los datos).

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Consultas en Access

• Una base de datos se puede definir como una colección de datos que se almacenany recuperan de forma eficiente (es una definición muy resumida).

• Las consultas son la forma usual de recuperar los datos almacenados en una base dedatos. De alguna forma, entre otras cuestiones importantes, esto da sentido a unabase de datos.

• En general, una consulta afecta a una o más tablas interrelacionadas. El resultado esuna tabla derivada que sólo estará en memoria volátil, a menos que la hagamospersistente con el botón Crear Tabla de la cinta de opciones de Herramientas deconsulta.

(el ejemplo está tomado de pequeñaorganización.accdb)-5-

Consultas en Access

• Al crear una consulta, es posible:

– Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos.

– Seleccionar registros. Se visualizan sólo los registros que cumplen unacondición (o restricción).

– Ordenar registros (por distintos criterios).

– Crear campos calculados. Contienen el resultado de un cálculo (en latransparencia anterior se calcula el número de artículos que compra cadaempleado).

– Usar dicha consulta como origen de los datos para formularios, informes yotras consultas.

– Modificar datos de tablas: son las llamadas consultas de acciones, quepermiten actualizar, eliminar o añadir grupos de registros.

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Consultas en Access

• Para crear una consulta nos vamos a la ficha Crear, y en el grupo Consultaspodemos elegir el Asistente o el Diseño de una consulta.

• El Asistente es muy utilizado para crear consultas, ya que es una forma muycómoda de añadir las tablas que intervienen en la misma, y justo los camposque nos interesan.

• Nosotros utilizaremos la vista Diseño de consultas. Esta es la forma preferidapor expertos: mucho más flexible pero más compleja.

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Consultas en Access

• Supongamos que con la base de datos Neptuno (es la plantilla Northwind 2007)nos preguntarnos por los precios por unidad de cada producto.

• Haciendo clic en Diseño de consulta:

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Consultas en Access

• Escogeremos la tabla (productos) :

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Consultas en Access

• A continuación deberemos escoger en la tabla los campos que queremos queaparezcan en la consulta (tabla derivada): Nombre del producto y Costoestándar.

• Hay dos formas de añadir los campos: haciendo clic sobre el campo y, sinsoltar, arrastrarlo hasta la celda del panel de consulta, o, desplegar la pestañaen dicha celda y escoger el campo correspondiente (* significa que se muestrantodos los campos).

• Las celdas referidas están en el segundo panel horizontal de los dos que semuestran (donde se agregan las tablas y donde se agregan los campos).

• Con la casilla de verificación podemos escoger entre mostrar o no el valor delcampo (útil cuando usamos dicho campo pero no queremos mostrar su valor).

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Consultas en Access

• Si hacemos clic sobre el botón Ejecutar consulta obtendremos un listado de lamisma (una forma elemental de informe):

• Para cerrarla dele al aspa que hay en la zona más gris de la imagen.

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Consultas con totales en Access

• Se trata de agrupar registros según los valores de ciertos campos y hacer cálculospara cada grupo resultante (como se hace con la fila de totales de las tablas enExcel).

• Las funciones más usuales son:

– Suma: Total de los valores de un campo.

– Promedio: Promedio de valores de un campo

– Min: El menor de un campo

– Max: El mayor de un campo

– Cuenta: Numero de valores de un campo (sin contar nulos)

– Expresión: se utiliza para crear un campo calculado.

– Donde: para incluir condiciones.

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Consultas con totales en Access

• Deberemos hacer clic en Totales del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño(vista Diseño de la consulta).

• Aparece el campo total en el panel inferior.

• Que nos dará el número de pedidos (cuenta id pedido) que ha hecho cada cliente(agrupado por apellidos y nombre del cliente).

• Guardar como Consulta1 (cuidado al guardar la consulta).

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Consultas con totales en Access

• Es interesante apuntar aquí, que entre las distintas vistas que ofrece Access delas consultas está la vista SQL.

• SQL (Standar Query Language) permite escribir expresiones en la ventana SQLde Access que se traducen en consultas QBE y viceversa.

• Así por ejemplo la anterior consulta se expresaría en SQL como:

SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos, Count(Pedidos.[Id de pedido]) AS

[CuentaDeId de pedido]

FROM Clientes RIGHT JOIN Pedidos ON Clientes.Id = Pedidos.[Id de cliente]

GROUP BY Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos;

• Que se traduce e agrupar por nombre y apellidos de los clientes y para cadagrupo contar el número de pedidos. Para ello habremos de unir (por laderecha) las tablas clientes y pedidos utilizando el campo común cliente (Id).

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Informes en Access

• Un informe es un método de presentar información en forma de documentoimpreso (o pdf).

• La información se puede organizar según diversos criterios y formato.

• Para crear la conexión entre un informe y su origen de datos deben utilizarsecontroles.

• Los controles pueden ser:

– Cuadrados de texto. Para mostrar nombres y números.

– Marcos. Para mostrar imágenes gráficos.

– Etiquetas. Para mostrar títulos.

– Líneas y rectángulos gráficos. Para organizar visualmente los datos.

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Informes en Access

• La creación de informes es similar a la creación de formularios.

• Con el Asistentes para Informes. Se seleccionan las columnas de las tablas oconsultas a visualizar. Los asistentes crean un informe básico que puede sermodificado.

• Sin asistente. Aparece un informe en blanco y se van incluyendo controles.

• Se accede a las dos posibilidades a través de la cinta de opciones de la fichaCrear.

• Los controles pueden ser dependientes, independientes y calculados.

– Controles dependientes. Toman su información de valores de camposexistentes en la base de datos. Estos valores pueden ser textos, fechas,números, imágenes o gráficos.

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Informes en Access

• Ej. un cuadro de texto que toma sus valores del campo Compañía (de latabla Clientes de Neptuno) estará conectado a ese campo.

– Controles independientes. Presentan información, líneas, rectángulos eimágenes, que no son de la base de datos.

• Ej. literales (títulos).

– Controles calculados. Su origen es una expresión que puede usar datos delos campos de una tabla.

• Una expresión es una combinación de operadores (=,+..), nombres decampos, nombres de controles, funciones y constantes. Para ello en laconsulta escribiremos en la celda del campo [precio aumentado]:=[Costo estándar]*1.10, por ejemplo. Esto hará que se muestre uncampo nuevo llamado precio aumentado y cuyo contenido secorresponderá con la expresión.

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Informes en Access

• Como ejercicio elaborar un informe a partir de Consulta1 (utilice el asistentepara informes):

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