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ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN – DR. OSCAR LEPE ALDAMA HORACIO ALVAREZ LEDESMA - 207992
Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Febrero 2012
Presentación Final
Integración del
Caso de Negocios
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ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN – DR. OSCAR LEPE ALDAMA HORACIO ALVAREZ LEDESMA - 207992
Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
ÍNDICE
Antecedentes de la Empresa
Problemática Analizada (problem statement)
Proyecto de Solución:
Objetivos
Beneficios Esperados y Medidas de Progreso y Desempeño
Importancia e Innovación
Riesgos
Plan de Trabajo
Administración del Proyecto
Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Bibliografía y Direcciones de Páginas Web Consultadas
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Antecedentes de la Empresa
Historia
Banorte proviene de la fusión realizada en 1986 de dos instituciones: Banco Mercantil
de Monterrey (creado en 1899) y Banco Regional del Norte (conformado en 1947).
En 1992 durante el proceso de privatización de la Banca, Banorte es adquirido por un
grupo de accionistas, teniendo como socio mayoritario a Don Roberto González
Barrera.
Los siguientes años (1992-2002) fueron de un continuo crecimiento para Banorte,
pasando de ser un Banco Regional al cuarto Banco a nivel nacional, en lo referente al
tamaño de su red de sucursales. Durante la mencionada década, Banorte adquirió a
Bancentro (1995), Banpaís (1997), Bancrecer (2001) y el Inter National Bank de Texas
(2006).
En 2011 se lleva a cabo la fusión de Banorte e IXE y con esto el Banco se está
consolidando como el tercero más grande del país.
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Antecedentes de la Empresa
Misión
La misión de Banorte está focalizada en la satisfacción de las necesidades financieras
de sus clientes mediante un servicio personalizado de alta calidad, otorgado con
amabilidad y eficiencia, preservando la integridad y calidad de todas sus operaciones
para incrementar los niveles de rendimiento de sus depositantes y accionistas.
Todo lo anterior bajo un marco de empresa socialmente responsable y una fuente de
trabajo seria y justa, que trata a todos sus empleados con igualdad y equidad.
Valores
Ética, responsabilidad, confianza, trabajo en equipo, espíritu de servicio, honestidad,
justicia, austeridad, rentabilidad, integridad.
Estructura
Banorte está estructurado como un Grupo Financiero con varias subsidirias que
prestan servicios de Banco, Casa de Bolsa, Arrendadora, Almacenadora, Factoraje,
Seguros, Fianzas y Afore.
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Problemática Analizada (problem statement)
Razones y Oportunidades del Proyecto
Actualmente la Dirección Ejecutiva y las Direcciones de las áreas de Operaciones
Banorte enfrentan una serie de problemas para la generación de su información de
gestión. Los tiempos de elaboración de reportes y cuadros de mando son largos e
incluyen actividades semi-manuales que se realizan por fuera de los sistemas
centrales para el procesamiento y almacenamiento de los datos.
Todo esto le resta veracidad, oportunidad y seguridad a la información de gestión y no
le permite a los Directores de Operaciones migrar hacia un modelo predictivo de
Inteligencia de Negocios.
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Implementar en la Dirección Ejecutiva y Direcciones de las Áreas de Operaciones
Banorte, un sistema único e integrado de información de gestión (MIS Oracle
Essbase), para uso de la Alta Dirección y de los Directores de Operaciones, que
contenga una serie de tableros de control y reportes con información oportuna y
confiable de indicadores de desempeño y niveles de servicio de los procesos críticos
operativos.
Contar con un nuevo modelo y herramienta de Inteligencia de Negocios en
Operaciones, para apoyo en la toma de decisiones y la mejora continua de los
procesos.
Proyecto de Solución - Objetivos
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Proyecto de Solución - Objetivos
Flujo de Información de Gestión Objetivo en Operaciones (visión)
A continuación se presenta el flujo final de información de gestión que se espera tener en
funcionamiento en las Direcciones de Operaciones del Banco, una vez concluido el proyecto.
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Proyecto de Solución – Beneficios Esperados, Medidas de Progreso y Desempeño
Beneficios Cualitativos
Mayor calidad, integridad y confiabilidad de la información, así como seguridad en su
almacenamiento.
Mayor oportunidad de la información y reducción de tiempos de procesamiento.
Identificación e implantación de cambios para optimizar la eficacia y eficiencia de los
procesos operativos.
Beneficios Cuantitativos
Reducción del 50% del personal Staff que elabora los reportes de gestión en las áreas
de Operaciones.
Nuevo modelo de Inteligencia de Negocios en las áreas de Operaciones, que
permitirá reducir el 5% de la plantilla del personal operativo por la implantación de
mejoras en los procesos y disminuir en 15% los quebrantos por errores operativos.
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Proyecto de Solución – Beneficios Esperados, Medidas de Progreso y Desempeño
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Proyecto de Solución – Beneficios Esperados, Medidas de Progreso y Desempeño
Análisis Costo – Beneficio del Proyecto
Con base en el análisis financiero realizado, el retorno de la inversión o punto de equilibro del
proyecto se conseguirá entre los meses 9 y 10 posteriores a su inicio. A continuación se presenta
la tabla con el desglose de dicho análisis y el gráfico de retorno de inversión.
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Proyecto de Solución – Importancia e Innovación
Importancia Relativa en Banorte
El proyecto se clasifica como estratégico en la organización, ya que a través del
mismo se tendrá un nuevo enfoque en el área de Operaciones para interpretar el
estado actual de los procesos críticos operativos, identificar de forma preventiva los
problemas y tomar decisiones referentes a la corrección u optimización de dichos
procesos (en eficacia y eficiencia).
Esquema de Innovación
Este proyecto no es innovador porque consiste en la adopción de una tecnología ya
existente y de uso probado tanto en otras empresas como en otras áreas del Banco.
Se instalará un sistema tecnológico de vanguardia para que se genere y administre la
información de gestión de Operaciones (MIS).
El Banco no es generalmente innovador en la implementación de TI por lo siguiente:
El giro de la institución es la venta de servicios financieros, la misma no está
enfocada en vender TI ni en diversificar su giro en este ámbito.
Las implicaciones de innovar TI en este tipo de sector son de alto costo y
riesgo, considerando que son procesos de alto volumen y criticidad (manejo del
dinero de terceros, millones de personas).
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Proyecto de Solución – Riesgos
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Proyecto de Solución – Plan de Trabajo
Premisas de la Planeación
El proyecto tiene que ejecutarse en menos de un año (expectativa de la Alta
Dirección).
Aprovechar las capacidades internas del Banco y contratar a proveedores solo en los
casos necesarios.
En la etapa de planeación detallada del proyecto (PDP), bajar a último nivel de detalle
el plan de trabajo.
Para dar inicio al PDP los patrocinadores nombrarán a un Líder del Proyecto (del área
de Operaciones).
La viabilidad de los tiempos de desarrollo de Essbase fue consultada con los expertos
de TI del Banco.
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Proyecto de Solución – Plan de TrabajoCronograma
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Proyecto de Solución – Administración del Proyecto
OrganizaciónPatrocinadores
(2)
Comité del Proyecto
(7)
Usuarios
Funcionales Clave
(6)
Tecnología
(4)
Capacitación y
Gestión del Cambio
(2)
Líder del Proyecto
(1)
Alta Dirección (Dir. Gral
Banco y Dir. Gral. Admón.)
Dir. Ejecutivo y Dir. Áreas
Operaciones; Dir. Desarrollo TI
Personal Staff asignado por
c/u de las Direcciones de
Operaciones
Expertos en configuración
Essbase asignados por el
área de Desarrollo TI
Personal del área de RH **
Proveedor externo para
materiales de capacitación
Subdirector de Operaciones
Dedicación al proyecto:
Parcial, 50%
Dedicación al proyecto:
Tiempo completo
** Dedicación al proyecto:
Parcial, 25%
Dedicación al proyecto:
Parcial, 75%
Dedicación al proyecto: Puntual, para
seguimiento del avance y revisión de
entregables, hitos o temas relevantes
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Proyecto de Solución – Administración del Proyecto
Patrocinadores
Autorizar la realización del proyecto. Gestionar el fondeo
de recursos financieros para la iniciativa, así como la
asignación de otros recursos de cualquier índole (RH,
oficinas, mobiliario, equipo, etc).
Dar seguimiento a la obtención de los beneficios del
proyecto y a la consecución de sus entregables.
Gestionar la eliminación de los obstáculos que se
presenten para la ejecución del proyecto.
Organización: Roles y Responsabilidades
Comité del Proyecto
Dar seguimiento al avance del proyecto, a la generación
de los entregables. Evaluar los resultados obtenidos vs
los objetivos establecidos.
Gestionar la resolución de problemas y riesgos que
pongan en peligro la realización exitosa del proyecto.
Líder del Proyecto Elaborar el plan detallado del proyecto y coordinar las
actividades que del mismo se desprendan.
Gestionar a los equipos de trabajo para asegurar la
realización en tiempo y forma de los entregables.
Identificar desviaciones y riesgos del proyecto.
Establecer y gestionar las acciones para su resolución.
Informar a Patrocinadores y Comité del estado del
avance del proyecto.
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Proyecto de Solución – Administración del Proyecto
Usuarios Funcionales Clave
Definir cuadros de mando y reportes a incorporar en
Essbase y plasmarlos en especificaciones funcionales.
Documentar y gestionar la formalización de los cambios
a Normatividad por los nuevos procesos de BI.
Llevar a cabo las pruebas funcionales del sistema.
Capacitarse en la funcionalidad del sistema para fungir
como capacitadores de todos los usuarios finales.
Organización: Roles y Responsabilidades
Tecnología
Elaborar el diseño técnico de cuadros de mando y
reportes de Operaciones.
Configurar/programar y probar en Essbase los cuadros
de mando y reportes de Operaciones.
Liberar en Producción los cambios a Essbase y dar
soporte al personal de Operaciones durante el Piloto.
Capacitación y Gestión del Cambio
Contratar y gestionar los trabajos del proveedor externo
para generar el material de capacitación de Essbase.
Definir logística de capacitación y gestionar el
entrenamiento de los capacitadores.
Ejecutar técnicas de asimilación del cambio con las
áreas que tienen el mayor impacto del proyecto.
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Premisas de Ejecución de la Iniciativa (enfoque de realización)
Esquema de reuniones de seguimiento del proyecto:
Semanal.- Líder y equipos de trabajo.
Quincenal.- Comité y Líder.
Mensual.- Patrocinadores, Comité y Líder.
Se utilizarán las metodologías que las áreas de TI y Recursos Humanos determinen para la
generación de los entregables de Tecnología y Capacitación / Gestión del Cambio.
El personal asignado al proyecto tendrá estricto apego al tiempo de participación
comprometido para la iniciativa (especificado en el punto anterior de organización).
Durante la realización del proyecto el personal asignado al mismo tendrá un doble reporteo:
a su jefe directo para las actividades diarias y al nivel inmediato superior que le
corresponda en el organigrama del proyecto, para las actividades propias de esta iniciativa.
Se habilitará una oficina y sala de juntas en el edificio de Operaciones para que laboren
conjuntamente los miembros del equipo del proyecto durante sus tiempos de asignación y
de esta forma conseguir mayor productividad (no se requiere inversión, hay varios espacios
físicos disponibles en este edificio).
Proyecto de Solución – Administración del Proyecto
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ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN – DR. OSCAR LEPE ALDAMA HORACIO ALVAREZ LEDESMA - 207992
Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Soluciones de TI a Evaluar
Opción 1: Oracle Essbase; Opción 2: SAP BW; Opción 3: Cognos.
Resumen de la Alternativa Seleccionada
Con base en la evaluación aplicada a las alternativas de solución, a través de la metodología del
modelo Multiatributo y el análisis costo – beneficio, la decisión es implementar Oracle Essbase
por lo siguiente:
Esta alternativa cubre de forma satisfactoria los requerimientos funcionales de los usuarios.
Cuenta con los atributos técnicos necesarios para tener un desempeño eficiente.
El proveedor del sistema es una empresa transnacional con buena reputación y
reconocimiento en el mercado y una adecuada relación de negocio con el Banco desde hace
varios años.
El Banco ya cuenta con este sistema, el cual actualmente está subutilizado (lo usan muy
pocas áreas). Esto deriva en mayores ventajas para el proyecto:
La relación costo – beneficio es la mejor de las 3 alternativas. No se incurre en costos
de adquisición y licencias del sistema.
Se tiene la confianza de que el sistema está funcionando de forma correcta en otras
áreas del Banco, que tuvieron problemas similares al área de Operaciones antes de
instalar Essbase y los solucionaron.
El esquema de transferencia del conocimiento dentro de la institución para la
configuración, uso, soporte y mantenimiento del sistema se facilita, ya que actualmente
algunos empleados del Banco tienen este capital intelectual.
Se reducen los tiempos de implementación del sistema y se facilita la consecución del
objetivo planteado por la Alta Dirección de instalar el sistema en menos de un año.
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Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Resumen de la Alternativa Seleccionada
A continuación se presentan los resultados generales obtenidos de c/u de las opciones evaluadas
en sus diferentes rubros y en líneas subsecuentes se muestra el desglose de los criterios
calificados en los distintos rubros, así como las explicaciones que sustentan las calificaciones
asignadas.
El peso específico de los rubros de evaluación se determinó con base en los comentarios y
expectativas de los diferentes Directores involucrados en la iniciativa, quienes consideran que el
factor clave de éxito del proyecto es implementar en el menor plazo posible un sistema informático
robusto que cumpla totalmente con la funcionalidad requerida, tenga un buen performance técnico
y un proveedor confiable, para asegurar la obtención de los beneficios esperados. Dado esto, los
rubros del sistema y su proveedor valen el porcentaje mayoritario de la evaluación.
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Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Análisis de Alternativas: Cobertura Funcional
A pesar de que en este rubro Essbase no obtuvo la calificación más alta, este sistema cumple
totalmente con la funcionalidad definida como indispensable para el área de Operaciones.
Solamente no cumple en la parte referente a dispositivos móviles, lo cual sería deseable tenerlo
pero no mandatorio, dado la naturaleza de la información operativa (actividades de back office).
También se puede concluir que debido a que las 3 alternativas están muy bien posicionadas en el
mercado de BI, las mismas se encuentran bastante empatadas en cuanto a funcionalidad ofrecida
y las brechas funcionales entre una y otra son menores e incluso pueden ser solventadas con la
adquisición de dispositivos adicionales.
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Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Análisis de Alternativas: Fortaleza Técnica
En este rubro Essbase quedó un poco abajo de la opción que obtuvo la calificación más alta,
debido a que esta herramienta ya se encuentra instalada en el Banco y ha sufrido ciertas
tropicalizaciones, lo cual incidirá en el futuro en el esfuerzo a realizar por upgrades del sistema, sin
embargo, de acuerdo a lo expresado por los expertos de TI del Banco responsables del SW, son
situaciones menores solventables que no se convertirán en una barrera para los cambios de
versión.
Por lo demás, en lo referente a performance, escalabilidad, seguridad de la aplicación, etc.,
Essbase está a la par de las otras alternativas.
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Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Análisis de Alternativas: Solidez del Proveedor
Las calificaciones obtenidas de los 3 proveedores están prácticamente empatadas. La diferencia
es marginal, solo en lo referente en la reputación y posicionamiento en el mercado. Aunque
Essbase no es la herramienta líder de BI, su empresa es muy sólida y tiene una larga y adecuada
relación de negocio con el Banco desde hace varios años, cuando instalaron en su momento la BD
Oracle en la institución.
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Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
Análisis de Alternativas: Costos del Sistema y Relación Costo – Beneficio
Essbase es la opción más barata porque el sistema ya está instalado en el Banco y hay licencias
disponibles que aún no se han utilizado. Su gasto de soporte y mantenimiento será menor al
distribuirlo en varias áreas usuarias.
Aunque el Banco también tiene SAP, sería necesario adquirir más licencias en caso de instalarse
en el área de Operaciones y por otra parte es más caro el mantenimiento con respecto a Essbase.
Cognos es la opción más cara de todas porque el Banco no cuenta con este sistema, habría que
adquirirlo.
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Tarea Activa 2.1.1: Integración del Business Case
Análisis de Alternativas: Costos del Sistema y Relación Costo – Beneficio
En lo referente a los beneficios, considerando que los 3 sistemas cumplen con la funcionalidad
requerida como indispensable y son solventes en su performance técnico, los beneficios
generados son iguales con cualquiera de las 3 herramientas. Es decir, cualquiera de las opciones
coadyuva de la misma forma en la obtención de las eficiencias esperadas en los procesos y en la
reducción del gasto operativo.
Por lo tanto, se concluye que la mejor relación costo – beneficio del proyecto es la que se obtiene
con Essbase.
Proyecto de Solución – Evaluación de Alternativas y Solución Elegida
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Bibliografía y Direcciones de Páginas Web Consultadas
Making Smart IT Choices; Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F.
LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz; Center for Technology in Government Working
Paper Series; 2004.
Return on Invesment in Information Technology: A Guide For Managers; Anthony M.
Cresswell; Center for Technology in Government University at Albany, SUNY; 2004.
Building Better Business Cases for IT Investments; John Ward, Elizabeth Daniel, Joe
Peppard; MIS Quarterly Executive, University of Minnesota; 2008.
Investigaciones del mercado de BI Meta Group y Gartner.
http://www.sap.com/
http:/www.ibm.com/software/analytics/cognos/
http://www.oracle.com/
http://www.wix.com/Oficial/
http://generandoconocimiento.com/portal/views/frontend/index.php?p=17
http://www.businessintelligence.info/
http://www.gartner.com/technology/
http://www.meta-group.com/