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Anteproyecto de Ley

TRANSPARENCIA,

ACCESO A LA INFORMACIÓN Y

RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA

EN PUERTO RICO

Ética

Valores

© CGPC 2014

ANTEPROYECTO PARA UNA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y

RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA EN PUERTO RICO

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS 1

TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES 2

Artículo 1. Denominación................................................................................................................................ 8 3

Artículo 2. Declaración de política pública ...................................................................................................... 9 4

Artículo 3. Aplicación .................................................................................................................................... 10 5

Artículo 4. Definiciones ................................................................................................................................. 11 6

Artículo 5. Principios generales y normas interpretativas ............................................................................ 19 7

8

TÍTULO II: DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA 9

Artículo 6. La información pública y el derecho ciudadano a obtenerla ...................................................... 20 10

Artículo 7. Derechos del ciudadano en sus relaciones con la gestión pública ............................................... 21 11

Artículo 8. Acceso a la información para las personas con impedimentos ................................................... 23 12

Artículo 9: Divulgación de la información (transparencia activa o de oficio) ................................................ 25 13

Artículo 10. Divulgación electrónica de información pública ....................................................................... 28 14

Artículo 11. Deliberaciones gubernamentales y récords públicos ................................................................ 29 15

Artículo 12. Reuniones ejecutivas y récords públicos exentos ..................................................................... 29 16

Artículo 13. Notificación de las reuniones deliberativas ............................................................................... 31 17

Artículo 14. Acceso a reuniones y récords públicos de un cuerpo gubernamental deliberativo .................. 31 18

Artículo 15. Divulgación de información pública a solicitud ciudadana ........................................................ 32 19

Sección 15.1. Procedimiento para solicitar acceso a la información pública. ........................................... 32 20

Sección 15.2. Cargos por el acceso a la información pública solicitada ................................................... 33 21

Sección 15.3. Garantías al derecho a solicitud de información pública .................................................... 34 22

Artículo 16. Recurso de revisión administrativa y judicial ............................................................................. 34 23

Artículo 17. Solicitud de información que pudiera afectar a terceros ........................................................... 36 24

Artículo 18. Facultad de reglamentación y designación de recursos ............................................................ 36 25

Artículo 19. Penalidades por incumplimiento; pleito de ciudadano ............................................................. 37 26

Artículo 20. Obstrucción al acceso o destrucción de documentos públicos ................................................. 38 27

28

29

2

TÍTULO III: DE LA INFORMACIÓN EXCEPTUADA O RESTRINGIDA 1

Artículo 21. Excepciones al derecho de acceso y principio de divulgación ................................................... 38 2

Artículo 22. Información reservada ............................................................................................................... 39 3

Artículo 23. Requisitos para clasificar la información como reservada ......................................................... 40 4

Artículo 24. Período de reserva ..................................................................................................................... 41 5

Artículo 25. Información confidencial ............................................................................................................ 41 6

Artículo 26. Seguridad de las bases de datos personales .............................................................................. 42 7

Artículo 27: Política pública sobre el uso del seguro social para verificación de identidad y su 8

restricción. ................................................................................................................................. 43 9

10

TÍTULO IV: GOBIERNO ELECTRÓNICO 11

Artículo 28. Implantación de la política sobre el gobierno electrónico ......................................................... 45 12

Artículo 29. Funciones de la Oficina de Gerencia y Presupuesto .................................................................. 46 13

Artículo 30. Facultades de la Oficina de Gerencia y Presupuesto ................................................................. 47 14

Artículo 31. Deberes de los organismos públicos .......................................................................................... 49 15

Artículo 32. Derechos del ciudadano ............................................................................................................. 50 16

Artículo 33. Facultad de reglamentación ....................................................................................................... 53 17

18

TÍTULO V: BUEN GOBIERNO, GOBERNANZA Y RENDICIÓN DE CUENTAS 19

Artículo 34. Principios generales para la gestión pública .............................................................................. 53 20

Artículo 35. Prácticas del buen gobierno ....................................................................................................... 53 21

Artículo 36. Prácticas de gobernanza ............................................................................................................. 55 22

Artículo 37. Planificación estratégica ............................................................................................................. 56 23

Artículo 38. Plan operacional anual ............................................................................................................... 58 24

Artículo 39. Informes de resultados ............................................................................................................... 58 25

Artículo 40. Rendición de cuentas de la gestión pública ............................................................................... 59 26

Artículo 41. Transparencia y rendición de cuentas presupuestaria .............................................................. 60 27

Artículo 42. Autorregulación para un buen gobierno y gobernanza ............................................................. 62 28

29

3

TÍTULO VI: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS 1

Artículo 43: Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres 2

ramas del Gobierno y la Oficina del Contralor .......................................................................... 62 3

Artículo 44: Facultad de regulación de los Administradores ......................................................................... 63 4

Artículo 45: Inventario anual de documentos públicos ................................................................................. 64 5

Artículo 46: Disposición de documentos públicos ......................................................................................... 65 6

Artículo 47: Deber de remitir al Archivero General los inventarios y listas de disposición de 7

documentos públicos y curso de acción (retención, traspaso o depósito) ............................... 66 8

Artículo 48: Destrucción de documentos y venta para disposición final por métodos de reducción 9

y reciclaje ................................................................................................................................... 67 10

Artículo 49: Reproducción fotográfica de documentos ................................................................................. 69 11

Artículo 50: Archivo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico ....................................................... 69 12

Artículo 51: Archivero General ...................................................................................................................... 69 13

Artículo 52: Comisión Asesora del Archivo General ...................................................................................... 70 14

Artículo 53: Custodia, conservación y uso de documentos en el Archivo ..................................................... 70 15

Artículo 54: Documentos y manuscritos adquiridos por compra o donación ............................................... 71 16

Artículo 55: Documentos hallados en el exterior .......................................................................................... 71 17

Artículo 56: Recursos del Archivo General..................................................................................................... 71 18

Artículo 57: Disposiciones generales ............................................................................................................. 72 19

Artículo 58: Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa; dirección administrativa .................................... 73 20

Artículo 59: Funciones del Director Ejecutivo del Archivo Histórico ............................................................. 73 21

Artículo 60: Fondos documentales y depósitos ............................................................................................. 74 22

Artículo 61: Acceso a los documentos del Archivo Histórico ......................................................................... 75 23

Artículo 62: Reglamentación para el manejo del patrimonio documental ................................................... 75 24

25

TÍTULO VII: DISPOSICIONES FINALES 26

Artículo 63. Derogaciones ............................................................................................................................. 75 27

Artículo 64. Cláusula de separabilidad ........................................................................................................... 76 28

Artículo 65. Vigencia ...................................................................................................................................... 76 29

30

31

4

LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y 1

RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA EN PUERTO RICO 2

Para establecer la política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico sobre la 3

transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas por los resultados 4

de la gestión pública y regular los principios para su implementación; para reconocer el 5

derecho a la información pública como uno fundamental y autónomo y establecer los 6

procedimientos para garantizar el eficaz ejercicio de este derecho; para establecer la política 7

pública en cuanto al régimen o sistema de excepciones al principio de divulgación y derecho 8

de acceso a la información; para disponer la política pública sobre el uso del número de 9

seguro social como verificación de identificación y la protección de su confidencialidad; 10

disponer los límites y requisitos para el uso de este dato por parte de los organismos públicos; 11

para establecer el deber de todo organismo público propietario o custodio de una base de 12

datos que incluya información personal de los ciudadanos, o que provea acceso a tales bases 13

de información, de notificar a dichos ciudadanos de cualquier violación de la seguridad del 14

sistema; para garantizar la incorporación de las tecnologías de información al funcionamiento 15

gubernamental y definir las facultades, deberes y responsabilidades necesarias para la 16

implementación del gobierno electrónico; para disponer de los mecanismos para el 17

establecimiento de la planificación estratégica y la medición del desempeño de los programas 18

públicos así como los de divulgación de los resultados y efectos de la gestión pública; para 19

garantizar el acceso a la información pública a las personas con impedimentos, mediante la 20

disponibilidad de información a través de las páginas electrónicas de los organismos públicos 21

y establecer que las transacciones gubernamentales a ser tramitadas de forma electrónica 22

según esta Ley permita el acceso a la información electrónica por medio de equipos de 23

asistencia tecnológica que posean las personas con impedimentos; para asegurar la existencia 24

de un programa sistemático de administración y conservación de documentos públicos; para 25

derogar el artículo 409 del Código de Enjuiciamiento Civil, la Ley 5-1955, la Ley 229-2003, 26

la Ley 151-2004, la Ley 243-2006 y la Ley 236-2010. 27

28

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS 29

Una razón fundamental para procurar una gobernanza transparente, participativa y orientada 30

a los mejores resultados es la insatisfacción colectiva con los resultados hasta ahora alcanzados en la 31

gestión pública y la incapacidad de las autoridades gubernamentales para lograr la participación 32

ciudadana informada en todos los niveles de toma de decisiones. Otra razón surge de la vasta 33

literatura teórica y empírica publicada en las últimas décadas como consecuencia de la preocupación 34

internacional por la capacidad, eficacia y eficiencia para gestionar los asuntos públicos. La amplia 35

literatura publicada revela que el crecimiento y desarrollo económico de los países ha sido uno 36

5

limitado debido a la inconsistente y frágil forma de gobernanza y el pobre desempeño de las 1

instituciones públicas. 2

Por consiguiente, en la comunidad internacional ha sido ampliamente reconocido que la 3

buena gobernanza y la gestión pública orientada a resultados potencian la producción de capital 4

social (valor público) y el desarrollo económico sostenible de los países. El consenso alcanzado es 5

que las mejores prácticas de gobernanza están apoyadas en varios elementos claves, a saber: un 6

marco institucional coherente; transparencia en las operaciones y rendición de cuentas; capacidad 7

técnica para gestionar e implantar políticas de crecimiento y desarrollo sostenible; y guías claras para 8

combatir la corrupción en el sector público. 9

En consideración de que la gestión pública debe ser fundamentalmente transparente, 10

responsiva y responsable, las mejores prácticas de gobernanza reconocen la necesidad de que cada 11

organismo público tenga e implemente reglas de transparencia y de rendición de cuentas. La 12

transparencia es una herramienta para divulgar, dar a conocer y explicar las acciones públicas y el 13

funcionamiento de las instituciones públicas. A través de la rendición de cuentas las autoridades 14

públicas explican sus acciones y asumen la responsabilidad por los resultados obtenidos. La práctica 15

de la transparencia es una condición esencial a la rendición de cuentas, puesto que es prácticamente 16

imposible lograr que un funcionario público explique y responda por sus acciones si la ciudadanía 17

desconoce cuáles son esas acciones. 18

Los países líderes en materia de las mejores prácticas de gobernanza destacan por lo 19

siguiente: 20

(1) Tienen una legislación integrada y coherente que establece parámetros claros de 21

cumplimiento y obligatoriedad de la transparencia y rendición de cuentas. 22

(2) La transparencia presupuestaria está claramente establecida en los estatutos 23

aprobados como requisito indispensable para la rendición de cuentas efectiva y 24

pertinente que permita la participación ciudadana. 25

(3) La disponibilidad de la información pública es pertinente y oportuna y la legislación 26

provee los protocolos requeridos para que la información se actualice 27

periódicamente y se provean los mecanismos de acceso a través de solicitudes 28

mecanizadas o mediante el acceso computadorizado, sencillo y no discriminado para 29

obtener información. 30

6

En consideración a los aspectos mencionados, los principios básicos para el acceso a la 1

información pública son: 2

(1) La información debe estar completa 3

(2) La divulgación de la información debe ser oportuna. 4

(3) La información no debe estar sujeta a normas de confidencialidad amplias u otras 5

limitaciones. 6

(4) La disponibilidad de la información debe ser lo más amplia posible. 7

(5) El acceso a la información debe ser indiscriminado. Esto es, la disponibilidad de la 8

información debe ser abierta a cualquier usuario sin necesidad de registro. 9

(6) El formato de los datos debe ser no propietario, es decir, nadie debe tener la 10

exclusividad de su control. 11

Los países que han adoptado la transparencia y la rendición de cuentas como mecanismo de 12

enlace y comunicación con los ciudadanos han recobrado la confianza de estos en las instituciones 13

públicas y propiciado las condiciones adecuadas para la formulación de política pública, la toma de 14

decisiones y la participación ciudadana en los procesos gubernamentales. Al fortalecer la confianza 15

ciudadana y la credibilidad de las autoridades públicas, el sector privado empresarial y no 16

gubernamental se ha visto motivado a crear nueva actividad económica, invertir en proyectos de 17

desarrollo, crear riquezas y generar empleos que redundan en el aumento del valor público o capital 18

social. Además, la participación ciudadana promovida ha ido mucho más allá de la producción de 19

documentos y accesibilidad de la información, toda vez que ha fomentado la fiscalización ciudadana 20

directa de las actuaciones y toma de decisiones relacionada a la política pública. 21

Sin duda alguna a mayor grado de concienciación de las autoridades públicas sobre la 22

obligatoriedad de la divulgación de sus ejecutorias, mayor serán las expectativas que tengan sobre la 23

pulcritud de sus propias acciones. El percibir que sus acciones provocan de alguna manera una 24

reacción en la ciudadanía a la cual sirven, representa por sí solo un incentivo motivacional a ejercer 25

dicha función con responsabilidad ética y moral y evitar cualquier acción no ética o acto de 26

corrupción. 27

Actualmente en Puerto Rico existe alguna legislación dispersa relacionada con la 28

transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas; sin embargo, a juzgar por 29

7

los adelantos que en este reglón han tenido otros países, todavía nos queda mucho camino por 1

recorrer. Las leyes hasta ahora aprobadas no contienen definiciones operacionales claras ni los 2

elementos que aseguren su cumplimiento y obligatoriedad, entre otros aspectos importantes. 3

Respecto al principio fundamental de hacer disponible a la ciudadanía toda la información sobre la 4

gestión gubernamental de una manera sencilla y expedita, no tenemos delineados los procedimientos 5

que garanticen el acceso a la información pública. 6

Esencialmente, la normativa jurídica existente en Puerto Rico tal y como está es una 7

desarticulada que no cumple con los estándares adoptados por varios países reconocidos a nivel 8

internacional como líderes en cuanto a lo que son las mejores prácticas de gobernanza. Ante tal 9

escenario, es imperativo implementar mejores prácticas en la gestión pública puertorriqueña; 10

inicialmente en materia de la obligatoriedad de la transparencia y rendición de cuentas por operación 11

de ley (transparencia activa o de oficio) al igual que en la reglamentación de los procesos para que 12

los ciudadanos puedan solicitar la información pública no rutinaria que interesen (reconocidas ambas 13

como la transparencia formal o jurídica), lo que sin duda alguna redundará en el mejoramiento de la 14

transparencia real, efectiva u operacional. 15

Por todo lo anterior, a fin de fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión 16

pública puertorriqueña, entendemos procedente la promulgación de una ley integrada y coherente 17

sobre estos aspectos. Ello con el propósito de dar a conocer la gestión pública, dar acceso a los 18

ciudadanos a información pertinente y fortalecer la confianza ciudadana en las instituciones públicas 19

a base del conocimiento de su funcionamiento y de los resultados obtenidos por la labor que ejercen 20

sus funcionarios. Asimismo con el fin de actualizar y transformar el ordenamiento que regula la 21

gestión pública del país y orientar las acciones públicas al servicio de las necesidades concretas de la 22

ciudadanía, conforme a los principios de legalidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, 23

simplicidad, accesibilidad, temporalidad, uniformidad, transparencia, buena fe, honestidad y 24

rendición de cuentas, entre otros principios pertinentes. 25

Esta Ley está articulada en consideración de la importancia de la educación, prevención, 26

acción y finalmente la divulgación de las consecuencias concretas del incumplimiento con las 27

normas de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas. Asimismo, busca sentar las 28

bases de la transparencia presupuestaria como un requisito sine qua non para que pueda operar una 29

8

rendición de cuentas efectiva y pertinente en la que los ciudadanos participen del quehacer 1

gubernamental. 2

La incorporación de todos los principios mencionados hace imperativo que se gestione la 3

creación de una base de datos central en el servicio público. Esto requiere una política de 4

digitalización de documentos y de capacitación de personal en la tarea de archivo digital junto a la 5

modernización de las áreas de informática integral de cada organismo público. La estructuración de 6

este objetivo queda enmarcada en la conversión a un gobierno electrónico que tome en consideración 7

la planificación estratégica orientada a resultados. Una de las metas de un gobierno electrónico es el 8

de acercar al estado a los ciudadanos y fomentar su participación en las decisiones públicas. El 9

resultado principal será el mejoramiento en la calidad de los servicios públicos prestados. 10

Declaramos que esta Ley tiene como base derechos fundamentales como la libertad de 11

expresión, el derecho al voto y la reparación de agravios, se fundamenta también en la idea de que 12

los ciudadanos tienen el derecho a conocer las interioridades de las operaciones públicas, por ser 13

ciudadanos y contribuyentes. De modo que la transparencia está estrechamente ligada al principio de 14

máxima divulgación. La divulgación asegura que el ciudadano aprecie lo que realiza el Estado, pues 15

esta se ha definido como la manifestación exterior de las actividades de los poderes públicos así 16

como de las razones en que se basa dicho comportamiento de una manera entendible para el 17

ciudadano común. La divulgación sería el resultado que se desea obtener en todo el funcionamiento 18

del sector público en función del derecho fundamental autónomo que se le reconoce a todo 19

ciudadano de disponer de la información pública. 20

Con la visión de establecer un gobierno basado en la obtención de resultados y enfocado en 21

la excelencia y la prestación de servicios públicos de calidad, esta Asamblea Legislativa entiende 22

que esta Ley es un gran paso de avance hacia un gobierno más ágil, eficaz y eficiente como todos 23

anhelamos y como todos merecemos. 24

25

TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES 26

Artículo 1. Denominación 27

Esta Ley se conocerá como la “Ley de transparencia, acceso a la información pública y rendición de 28

cuentas de la gestión pública de Puerto Rico”. 29

9

Artículo 2. Declaración de política pública 1

El Estado Libre Asociado de Puerto Rico promulga esta Ley a los fines de regular el principio de 2

transparencia y rendición de cuentas en la gestión pública puertorriqueña, el derecho de acceso a la 3

información pública y los procedimientos para el ejercicio de tal derecho fundamental. Adopta como 4

política pública el garantizar que las personas con impedimentos tengan pleno acceso a la 5

información pública y puedan hacer uso de los servicios que ofrecen los organismos públicos, a 6

través de las páginas electrónicas y otros medios provistos en la unidad administrativa concernida. 7

Asimismo esta Ley adopta como política pública la incorporación de las tecnologías de información 8

a los procedimientos gubernamentales, a la prestación de servicios y a la divulgación de la 9

información pública, mediante una estrategia enfocada en el ciudadano, orientada a la obtención de 10

resultados y que fomente activamente la innovación. Establece como política pública, además, que 11

toda unidad administrativa tenga un programa dirigido a optimizar su funcionamiento y la calidad de 12

los servicios que presta, mediante la creación de planes estratégicos en los cuales se establezcan 13

objetivos estratégicos cuantificables, entre otras medidas. Esta política promoverá un gobierno que 14

cumpla sus metas, que esté enfocado en la calidad del servicio público y la satisfacción de la 15

ciudadanía. De este modo se cumple con el propósito de mejorar la eficiencia y la percepción 16

pública sobre las instituciones públicas, implantar un sistema de rendición de cuentas y transparencia 17

gubernamental en el cual los componentes gubernamentales estén dirigidos al logro de objetivos 18

para así determinar la eficiencia y eficacia de los servicios mediante la divulgación de los resultados 19

y de la calidad de los mismos. 20

A tenor con estas políticas públicas, los objetivos generales de esta medida son los siguientes: 21

(1) Promover la transparencia y la rendición de cuentas de oficio o por operación de ley, bajo 22

el principio de máxima divulgación de la gestión pública a la ciudadanía para que esta 23

tenga conocimiento del funcionamiento de las instituciones públicas y de los resultados 24

obtenidos por su labor; 25

(2) Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información pública no rutinaria o de oficio, 26

mediante procedimientos sencillos y expeditos, de manera oportuna y gratuita; 27

10

(3) Contribuir a la mejora de la gestión pública y a la toma de decisiones en las políticas 1

gubernamentales, mediante mecanismos que estimulen la participación ciudadana; 2

(4) Asegurar la constante optimización del uso de los recursos públicos en la producción y 3

distribución de bienes y servicios públicos. 4

(5) Asegurar la optimización de la creación de valor público (o los cambios para el desarrollo y 5

el bienestar social producidos por la acción de cada organismo público en respuesta a las 6

necesidades o demandas sociales) en el contexto de una gestión pública enfocada en 7

resultados. 8

(6) Promover y desarrollar mecanismos internos para mejorar el desempeño de los servidores 9

públicos, y con ello promover la efectividad o eficacia de cada organismo público y 10

posibilitar la eficiencia en el uso de los recursos públicos. 11

(7) Promover una cultura de buen gobierno y gobernanza centrada en los principios y prácticas 12

transparencia, acceso a la información pública y rendición de cuentas de oficio para 13

fortalecer la confianza ciudadana en las instituciones públicas; 14

(8) Establecer consecuencias concretas en caso de incumplimiento con las normas de 15

transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas; y, 16

(9) Asegurar que todo organismo público cumpla con los parámetros de esta Ley y transferir 17

las mismas responsabilidades de transparencia y rendición de cuentas a las organizaciones 18

no gubernamentales que reciben fondos públicos. 19

Artículo 3. Aplicación 20

Las disposiciones de esta Ley son aplicables a la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de 21

Puerto Rico y a todo organismo o instrumentalidad pública que pertenezca a esta, incluidas las 22

corporaciones públicas, los fideicomisos públicos, instituciones públicas de educación superior, 23

entidades intergubernamentales, entidades cuasipúblicas y organizaciones no gubernamentales que 24

cumplan propósitos públicos. En caso de duda en cuanto a la inclusión de una entidad como 25

organismo público responsable ante esta Ley, deberá favorecerse su inclusión. 26

11

Por operación de esta ley, toda persona física y jurídica que preste servicios públicos o ejerza 1

facultades administrativas o públicas estará obligada a suministrar a cualquier entidad 2

gubernamental a la que se encuentre vinculada, previo requerimiento, toda la información necesaria 3

para el cumplimiento por aquella de las obligaciones previstas en esta Ley. Dicha obligación incluye 4

a todo servidor público y se extiende a toda persona física y jurídica que tenga contratos con el 5

sector público, por servicios profesionales o mediante la adjudicación de una subasta de bienes y 6

servicios, en los términos establecidos en el respectivo contrato. 7

Artículo 4. Definiciones 8

Para la mejor comprensión de los aspectos dispuestos en esta Ley, se establecen los siguientes 9

significados de las palabras y expresiones utilizadas en su texto: 10

(1) Acción no ética: aquel acto reconocido por cada individuo y por la sociedad como 11

contrario a la moral, la ética, la ley o el orden público. Incluye fraude, corrupción, abuso del 12

poder, apropiación ilegal de fondos, malversación de fondos, uso de fondos públicos para 13

propósitos personales, enriquecimiento ilícito, privación al pueblo de servicios honestos, 14

negligencia intencional en el desempeño del deber y otros. 15

(2) Administración de documentos: la planificación, control, dirección, organización, 16

capacitación, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y 17

conservación, así como la disposición de documentos. 18

(3) Administrador del Programa: aquel funcionario designado por esta Ley a administrar y 19

reglamentar en su jurisdicción el Programa de Administración de Documentos Públicos y 20

facultado a extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos previa consulta 21

con y recomendación de los jefes de dependencias. 22

(4) Administrador o custodio de documentos: empleado responsable de administrar el 23

Programa de Administración de Documentos en su respectiva dependencia. 24

(5) Archivo de información personal: un expediente que contenga al menos el nombre o 25

primera inicial y el apellido paterno de una persona, combinado con cualquiera de los siguientes 26

datos de tal manera que se puedan asociar los unos con los otros y en el que la información sea 27

legible sin necesidad de usar para acceder a ella una clave criptográfica especial: (a) número de 28

12

seguro social; (b) número de licencia de conducir, tarjeta electoral u otra identificación oficial; 1

(c) números de cuentas bancarias o financieras de cualquier tipo; (d) nombres de usuario y claves 2

de acceso a sistemas informáticos públicos; información médica protegida por la Ley HIPAA; 3

(e) información contributiva; evaluaciones laborales. No se incluye dentro de la información 4

protegida la dirección postal o residencial ni información que sea documento público y esté 5

disponible para la ciudadanía en general. 6

(6) Confianza: en el contexto de la gobernanza se refiere a las expectativas de los 7

ciudadanos en cuanto al tipo de gobierno que deben tener, la manera en que este debe funcionar e 8

interactuar con otras instituciones socioeconómicas y la ciudadanía y el comportamiento de todo 9

servidor público. 10

(7) Corrupción: mal uso del poder de un servidor público para conseguir una ventaja 11

ilegítima, práctica consistente en la utilización de las funciones y medios de aquellas en 12

provecho, económico o de otra índole, de sus gestores o sus relacionados. 13

(8) Cuerpo gubernamental deliberativo: cualquier entidad o agencia administrativa creada 14

por la Constitución o leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, por orden y ordenanza de 15

cualquier subdivisión política. Esto incluye: cualquier agencia, concilio, consejo, comisión, 16

comité, junta (de regentes, de gobierno, de síndicos y otros), o cualquier cuerpo que gobierne 17

institución o entidad de educación que esté subvencionada parcial o totalmente por fondos 18

públicos, locales o federales; cualquier comité asesor o comisión designada por el Gobernador 19

del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, mediante orden ejecutiva; cualquier departamento o 20

división del Gobierno; cualquier cuerpo deliberativo administrativo bajo la dirección de dos (2) o 21

más miembros electos o designados que tengan poder para crear política pública, normas 22

obligatorias, promulgar reglamentación o con poderes cuasijudiciales; cualquier corporación 23

pública o cuasipúblicas incluidas sus Juntas de Directores o de Gobierno; cualquier entidad o 24

grupo de personas designados por el Gobernador, al amparo de la Constitución o mediante ley, 25

que establezca política pública, adjudique o asigne derechos. 26

(9) Dependencia (o entidad): incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, 27

junta, comisión, cuerpo, negociado, oficina y todo otro organismo público de la Rama Ejecutiva 28

del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 29

13

(10) Derecho de acceso a la información: la facultad que tiene toda persona para acceder 1

a toda información generada en el desempeño de la función pública y en poder de un organismo 2

público o un servidor público. Este derecho es uno fundamental autónomo y a su vez 3

relacionado al derecho constitucional a la libertad de expresión, a la reparación de agravios y el 4

derecho al voto con el objetivo de asegurar una ciudadanía informada que puede ejercer 5

plenamente los derechos mencionados y otros. Su ejercicio no dependerá de que se demuestre un 6

interés específico en la información. Si un servidor público deniega el acceso a la información, 7

debe justificar su negativa y demostrar que la información que desea retener está comprendida en 8

el régimen restringido de excepciones previamente establecido por ley. 9

(11) Divulgación: manifestación exterior, difusión o publicidad de las actividades de cada 10

organismo público así como de las razones en que se basan las acciones de los funcionarios 11

públicos de una manera entendible para el ciudadano común. 12

(12) Documento privado: todo aquel que no se haya incluido en la definición de 13

documento público. 14

(13) Documento público: es todo documento que se origine, conserve o reciba en 15

cualquier dependencia u organismo del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de acuerdo con la 16

ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos. En principio es público todo aquel 17

documento que por ley o reglamento se requiere que sea llevado o sea necesario mantener para 18

llevar a cabo una función impuesta por ley, o la ley lo requiere como constancia o evidencia de 19

algo que se ha dicho, hecho o escrito. Las órdenes y resoluciones de las dependencias con 20

facultad adjudicativa constituyen documentos públicos. Los documentos contenidos en los 21

expedientes de las distintas investigaciones realizadas por un organismo público facultado para 22

ello. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 de esta Ley también se refiere a todo 23

documento que se requiera conservar permanentemente o temporalmente como prueba de las 24

transacciones o servicios públicos o por su valor legal. Incluye aquellos producidos de forma 25

electrónica que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos. Los 26

documentos corporativos presentados en el Departamento de Estado pueden ser considerados 27

como documentos públicos. 28

(14) Documento: todo papel, carta, memorando, escrito, informe, folleto, formulario, 29

14

solicitud, contrato, expediente, libro, mapa, dibujo, plano, registro, fotografía, película, 1

grabación, microficha, disco, videocinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier 2

otro material documento informativo, independientemente de su forma física o de sus 3

características particulares. Incluye también los generados de forma electrónica, aunque nunca 4

sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o 5

de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados no están 6

incluidos en la definición de la palabra documento. 7

(15) Eficacia: el logro de los objetivos o resultados de un programa o actividad pública 8

con los recursos públicos disponibles en un tiempo determinado. 9

(16) Eficiencia: la capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el 10

mínimo de recursos disponibles y tiempo. Se trata de obtener el máximo rendimiento de un 11

volumen determinado de recursos. 12

(17) Entidad educativa o cultural. Incluye, sin que se entienda como una limitación, una 13

universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin 14

fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias. 15

(18) Gestión pública orientada a resultados: la actividad que desarrolla cada organismo 16

público mediante un proceso integral, sistemático y participativo articulado de planificación, 17

ejecución y control de las estrategias de desarrollo y bienestar. Es dirigir el sector público por 18

objetivos concretos a los fines de lograr los mejores resultados y aumentar el valor público. Este 19

proceso es uno enfocado en la calidad del servicio público, la satisfacción de las necesidades 20

concretas de la ciudadanía, la obtención de resultados determinados, predefinidos, esperados y 21

medibles, el uso eficaz de los recursos públicos y la evaluación continua de las acciones 22

públicas. 23

(19) Gestión pública: la actividad que desarrolla cada organismo público para dar 24

cumplimiento a los fines del estado. 25

(20) Gobernanza: manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un 26

desarrollo económico, social e institucional al promover un sano equilibrio entre el Estado, la 27

sociedad civil y el mercado de la economía. Incluye el proceso de toma de decisiones de políticas 28

15

públicas y el proceso por el que estas son implementadas. Se enfoca en gestionar las 1

interdependencias, alianzas, redes y colaboraciones interjurisdiccionales de una variedad de 2

actores públicos y privados que se incorporan de diversas maneras a las decisiones para adelantar 3

las políticas públicas, proveer servicios y compartir las tareas gubernamentales. 4

(21) Gobierno electrónico: la incorporación al quehacer gubernamental de las tecnologías 5

de la información con el propósito de transformar y agilizar las relaciones de los organismos 6

públicos con los ciudadanos y empresas, además de las relaciones gubernamentales, de manera 7

que la gestión de los asuntos públicos sea más accesible, efectiva y transparente al ciudadano. 8

(22) Grupos de interés: personas, grupos o entidades sobre las cuales un organismo 9

público tiene influencia o son influenciadas por este. Es sinónimo de partes interesadas. 10

(23) Información personal: información concerniente a una persona natural, identificada 11

o identificable. De ordinario se refieren a las características físicas o morales de las personas o a 12

hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el 13

origen social, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los 14

estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual como también a los diversos medios de 15

identificación como lo es el número de seguro social, el número de la licencia de conducir u otra 16

identificación oficial. 17

(24) Información pública: toda orden, resolución y acción realizada por un organismo 18

público, así como los documentos que les sirvan de fundamento o complemento. Incluye también 19

la información obtenida mediante el uso de recursos públicos y toda otra información que esté en 20

poder de un organismo público o haya sido generada por un servidor público en el ejercicio de 21

sus funciones, cualquiera sea su formato, fecha de creación, origen, clasificación o 22

procesamiento. Esto no incluye aquella información sensitiva en manos del gobierno como lo es 23

la información personal que se refiere a las características físicas o morales de las personas o a 24

hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el 25

origen social, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los 26

estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual. 27

(25) Ley: Ley de transparencia, acceso a la información pública y rendición de cuentas en 28

la gestión pública de Puerto Rico. 29

16

(26) Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP): agencia gubernamental creada en virtud 1

de la Ley núm. 147 de 18 de junio de 1980, según enmendada, conocida como la Ley Orgánica 2

de la Oficina de Gerencia y Presupuesto. A tenor con esta Ley este es el organismo encargado de 3

crear las guías o parámetros para que cada unidad administrativa pueda cumplir con los 4

principios éticos y las prácticas de buen gobierno y gobernanza adoptadas. Asimismo, entre otros 5

aspectos aquí dispuestos, tiene el deber de administrar los sistemas de información e implantar 6

las normas y procedimientos relativos al uso de las tecnologías de información en el ámbito 7

gubernamental y de asegurar el funcionamiento correcto de dichas tecnologías. 8

(27) Organismo público: toda unidad administrativa de la Rama Ejecutiva del Estado 9

Libre Asociado de Puerto Rico, incluido todo cuerpo gubernamental deliberativo, las 10

corporaciones públicas, las instituciones públicas de educación superior, fideicomisos públicos y 11

las organizaciones no gubernamentales que reciben fondos públicos para el cumplimiento de 12

propósitos públicos. 13

(28) Participación ciudadana: el acceso de la ciudadanía a las decisiones de política 14

pública y acciones gubernamentales. Esta puede ser directa o bien a través de intermediarios, 15

instituciones no gubernamentales sin fines de lucro o representantes legítimos. La participación 16

ciudadana tiene que ser una informada y bien organizada, esto significa libertad de expresión, 17

por una parte, y por otra, una sociedad civil organizada para evaluar, cuestionar o apoyar la 18

gestión de los asuntos públicos de forma independiente y en colaboración con las autoridades 19

públicas. Esta busca identificar e incorporar las preocupaciones, necesidades y valores de los 20

diversos agentes en la toma de decisiones. 21

(29) Plan estratégico: el documento que plasma cuál será la estrategia para cumplir los 22

fines públicos durante un periodo determinado. Dicho plan deberá incluir medición, ya que 23

operacionaliza las metas que debe alcanzar la gerencia pública; manifiesto, ya que describe el 24

modo de conseguirlas y la estrategia a seguir; y temporal, porque indica los plazos y recursos con 25

lo que cuenta cada unidad administrativa para alcanzar las metas establecidas. El plan estratégico 26

comprenderá un período no menor de cinco (5) años. 27

(30) Plan operacional o de ejecución anual: el documento en el que se establecen los 28

objetivos a conseguir cada año y la manera de alcanzarlos. Este Plan debe estar en armonía con 29

lo establecido en el plan estratégico. 30

17

(31) Políticas: directrices, lineamientos u orientaciones que definen el marco de actuación 1

de los funcionarios públicos en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los 2

fines del organismo público, a fin de garantizar la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos. 3

(32) Principio de máxima divulgación: presume que toda información en poder de un 4

organismo público deberá ser difundida, salvo determinadas circunstancias excepcionales 5

claramente establecidas por ley. Todo organismo público tiene el deber de divulgar toda 6

información en su poder y toda persona tiene el correspondiente derecho a recibirla. 7

(33) Programas públicos: estrategias para lograr los objetivos de la planificación 8

estratégica en el sector público. 9

(34) Récord público: cualquier documento, evidencia o constancia de un asunto público, 10

escrito o almacenado electrónicamente, bajo la custodia o poder de un organismo público que 11

incluye cualquier informe, memorando u otro documento presentado ante un cuerpo 12

gubernamental deliberativo o administrativo por un consultor o cualquier otro servicio 13

profesional pagado total o parcialmente con fondos públicos. Todas las actas, grabaciones, 14

resoluciones, decisiones, recomendaciones y otros productos de los cuerpos gubernamentales 15

deliberativos que sean considerados en la toma de sus decisiones, adjudicaciones y 16

determinaciones, incluidos los documentos de apoyo o complementarios. 17

(35) Rendición de cuentas: el deber de las autoridades públicas de responder y asumir la 18

responsabilidad sobre los resultados obtenidos en la gestión pública. Se refiere a la obligación 19

que tiene todo servidor público de responder públicamente, ante las exigencias que haga la 20

ciudadanía, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del 21

poder que les ha sido delegado. Es a su vez el derecho ciudadano a solicitar una explicación y 22

justificación sobre los resultados de la gestión pública, sobre los cumplimientos e 23

incumplimientos. La rendición de cuentas implica que los resultados de la gestión pública tengan 24

consecuencias concretas para los implicados. 25

(36) Servidor público: toda persona que desempeñe un empleo o cargo en algún 26

organismo público, en carácter de funcionario o empleado de confianza, de carrera en carácter 27

probatorio o regular, transitorio o irregular, o en cualquier otro carácter que implique una 28

relación de empleo con el gobierno. Este término también se extiende a toda persona facultada 29

18

para ejercer alguna función pública o administrativa, aunque no sea propiamente un funcionario 1

o empleado público. 2

(37) Transparencia activa o de oficio: obligación de todo organismo y autoridad pública 3

de publicar de forma dinámica y continua, sin necesidad de que medie una solicitud ciudadana 4

particular, toda información de interés público que sea producida por el organismo en cuestión o 5

relacionada con el mismo en cuanto la información se genere o el organismo la reciba. Todo 6

organismo público debe establecer las políticas y procedimientos necesarios para aumentar, con 7

el tiempo, la cantidad de información sujeta a dicha rutina de divulgación. 8

(38) Transparencia: proceso que requiere la divulgación sustantiva y veraz de la 9

información pública a aquellos que tienen el derecho a conocerlo. Consiste en que la ciudadanía 10

tenga información confiable y oportuna sobre los asuntos públicos (las decisiones, prácticas de 11

política pública y resultados de las acciones públicas) más la oportunidad de identificar los 12

responsables en cada instancia de la gestión pública. Esto con el fin de facilitar la relación entre 13

el Estado y la ciudadanía, a través de una gestión pública, abierta a las opiniones de los 14

ciudadanos respecto a los servicios públicos y las políticas públicas. Además, para ampliar y 15

hacer habitual la rendición de cuentas y reducir la corrupción en la función pública. 16

(39) Unidad administrativa: cualquier junta, cuerpo, tribunal examinador, comisión, 17

oficina, división, subdivisión, administración, negociado, procuraduría, departamento, autoridad, 18

funcionario, persona o entidad de cualquiera de las tres ramas de gobierno. 19

(40) Violación de la seguridad del sistema: cualquier situación en que se detecte que se ha 20

permitido el acceso de personas o entidades no autorizadas a los archivos de datos de modo que 21

la seguridad, confidencialidad o integridad de la información en la base de datos quede en 22

entredicho; o cuando haya este acceso por personas o entidades normalmente autorizadas y se 23

sepa o haya sospecha razonable que han violado la confidencialidad profesional u obtuvieron su 24

autorización bajo falsas representaciones con la intención de hacer uso ilegal de la información. 25

Incluye tanto el acceso a los bancos de información a través del sistema como el acceso físico a 26

los medios de grabación que los contienen y cualquier sustracción o movimiento indebido de 27

dichas grabaciones. 28

19

Artículo 5. Principios generales y normas interpretativas 1

La gestión pública debe ser practicada con transparencia para que la ciudadanía tenga conocimiento 2

de las decisiones adoptadas en ejercicio de la función pública y el funcionamiento gubernamental. 3

Este principio consiste en divulgar de forma activa las acciones públicas, así como sus fundamentos, 4

y facilitar el acceso de cualquier persona a la información pública, a través de los medios y 5

procedimientos que al efecto establezca esta Ley y la reglamentación que sea aprobada a su amparo. 6

El derecho de acceso a la información pública es un derecho fundamental reconocido en esta Ley 7

conforme al principio de máxima divulgación y el principio que reconoce como pública toda la 8

información en posesión de un organismo público. La divulgación sería el resultado que se desea 9

obtener en todo el funcionamiento del sector público en función del derecho que se le reconoce a 10

todo ciudadano de disponer de la información pública. Las peticiones formales de acceso a la 11

información pública también pueden ser evaluadas a la luz de derechos fundamentales como la 12

libertad de expresión, el derecho al voto y la reparación de agravios. 13

La divulgación de la información pública únicamente podrá limitarse por un régimen restricto de 14

excepciones claramente establecido por ley, relacionadas a la seguridad nacional, la información 15

personal y los secretos de negocio. Para garantizar la mayor amplitud en la práctica de la 16

transparencia, cualquier excepción reconocida estará sujeta al escrutinio judicial o de cualquier 17

unidad administrativa cuasijudicial con facultad para evaluar de forma independiente una 18

denegatoria de acceso a la información por operación de alguna excepción. 19

La rendición de cuentas, por su parte, promueve una administración pública enfocada en la calidad 20

del servicio público y en la satisfacción de las necesidades concretas de la ciudadanía. Unida a la 21

transparencia lo que busca es que todo organismo público se dirija a la obtención de resultados 22

medibles, la divulgación de estos a la ciudadanía y el uso eficaz de los recursos públicos. El 23

principio de rendición de cuentas implica no sólo la divulgación de las acciones públicas, sino la 24

responsabilidad que los funcionarios públicos asumen por el resultado de sus acciones. El organismo 25

público responsable debe, por un lado, reconocer el desempeño sobresaliente e identificar y 26

sancionar el incumplimiento del servidor público responsable, y por el otro, generar cambios para 27

evitar las acciones deficientes. Los mecanismos de rendición de cuentas buscan mejorar la gestión 28

pública, ya sea mediante la generación de incentivos positivos o negativos, o por medio de 29

20

mecanismos que requieran acciones remediales y el otorgamiento de indemnizaciones a aquellos 1

afectados por las acciones de los servidores públicos. 2

Para mejorar la actuación pública, todo servidor y organismo público debe estar sometido de manera 3

simultánea a diversas exigencias y lógicas de rendición de cuentas. De este modo las autoridades 4

públicas rinden cuentas en el contexto político, frente a la ciudadanía representada en los órganos 5

legislativos y durante el proceso electoral que ofrece a los votantes la oportunidad de valorar la 6

gestión de la administración en el poder. También deben rendir cuentas en el contexto legal, frente a 7

los tribunales y organismo con funciones adjudicativas respecto a la legalidad de sus acciones, 8

generalmente en casos que afectan derechos de los ciudadanos particulares. La rendición de cuentas 9

también debe requerirse en el contexto gerencial que implica que aquellos servidores públicos que 10

tienen autoridad delegada respondan respecto la realización de sus funciones, responsabilidades y 11

tareas que tienen asignadas de acuerdo a criterios claros de desempeño previamente establecidos e 12

informados. Por último, un servidor público rinde cuentas en el ámbito profesional. En este contexto, 13

la responsabilidad profesional se refiere a las cuentas que se rinden respecto del cumplimiento de 14

principios éticos o código de reglas de comportamiento adecuado, generalmente aceptadas por las 15

organizaciones profesionales pertinentes y otros organismos de interés. 16

Todo servidor público debe dar estricto cumplimiento al principio de transparencia y rendición de 17

cuentas en la gestión pública establecido en esta Ley y cualquier otra relacionada. 18

La interpretación de esta Ley y la reglamentación que sea aprobada a su amparo debe favorecer el 19

principio de máxima divulgación y disponibilidad de la información en posesión de un organismo 20

público por ser este un derecho fundamental autónomo. En caso de conflicto de normas jurídicas que 21

incida en la política pública y principios aquí adoptados, esta Ley prevalecerá sobre toda otra 22

legislación. 23

TÍTULO II: DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA 24

Artículo 6. La información pública y el derecho ciudadano a obtenerla 25

En virtud del principio de transparencia y rendición de cuentas, es pública toda orden, resolución y 26

acción realizada por un organismo público, así como los documentos que les sirvan de fundamento o 27

complemento, y los procedimientos que se utilicen para su expedición o emisión. Asimismo, es 28

21

pública la información obtenida mediante el uso de recursos públicos y toda otra información que 1

esté en poder de un organismo público, cualquiera sea su formato, fecha de creación, origen, 2

clasificación o procesamiento. 3

La información pública en posesión de un organismo público o generada por un servidor público en 4

el ejercicio de sus facultades será accesible a toda persona en consideración del principio de máxima 5

divulgación. A fin de impedir cualquier alteración u omisión respecto al contenido de un documento 6

público, se establece que la obligación de divulgación será aplicable al documento en sí y no 7

solamente a la información pública que contiene. Conforme a lo anterior, se establece que todo 8

ciudadano tiene derecho a inspeccionar y sacar copia de cualquier documento público, salvo lo 9

expresamente dispuesto en contrario por la ley. 10

Los custodios de documentos públicos en Puerto Rico tienen el deber de permitir al ciudadano y 11

público en general inspeccionar y sacar copia de esos documentos, aunque la ley pertinente no les 12

imponga esa obligación de forma expresa. El deber de permitir la inspección de documentos existe 13

como un deber correlativo del derecho de inspección concedido en esta Ley y surge implícito del 14

deber de expedir copias certificadas de dichos documentos, previo el pago de los derechos 15

correspondientes; esta norma aplica al derecho de sacar copia que este garantiza expresamente. 16

Aquel que invoque su derecho a inspeccionar documentos viene obligado a someterse a la 17

supervisión razonable del custodio de los mismos para garantizar la seguridad de tales documentos 18

así como a cualquier otra medida razonable que se le imponga a los efectos de no perjudicar la labor 19

de la oficina en que dichos documentos se hallen. 20

Todo servidor público tiene la obligación de poner en práctica las políticas y normas de acceso a la 21

información conforme a los criterios de veracidad, precisión, claridad, calidad, confiabilidad, 22

suficiencia y oportunidad en beneficio de los solicitantes. 23

Toda persona tiene el derecho de acceso a la información pública relativa a la gestión pública, sin 24

necesidad de acreditar su personalidad, interés jurídico o registrarse como usuario. 25

Artículo 7. Derechos del ciudadano en sus relaciones con la gestión pública 26

Todo ciudadano en sus relaciones con la gestión pública tendrá los siguientes derechos: 27

22

(1) Conocer, en cualquier momento, el estado de los procedimientos en los que tengan interés, 1

y obtener copias de documentos contenidos en los archivos que se lleven a tales efectos, 2

siempre y cuando no estén sujetos a una excepción o limitación de ley, a excepción de los 3

jueces y las partes interesadas. 4

(2) Conocer la identidad de los servidores públicos bajo cuya responsabilidad se tramiten los 5

procedimientos. 6

(3) Obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los 7

originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban cursar en 8

un procedimiento. 9

(4) Obtener copias certificadas de expedientes o documentos en los términos previstos en esta 10

Ley y demás normativa aplicable. 11

(5) Formular alegatos y presentar documentos en los procedimientos administrativos y 12

judiciales en los cuales tengan interés, en los términos previstos. 13

(6) Presentar sólo los documentos exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que 14

se trate. 15

(7) Obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las 16

disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se 17

propongan realizar. 18

(8) Acceder a los archivos y registros de la gestión pública en los términos previstos en la 19

normativa aplicable. 20

(9) Ser tratados con respeto y deferencia por los servidores públicos, los cuales están obligados 21

a facilitar a las personas el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. 22

(10) Ejercer los recursos administrativos o judiciales que fueren procedentes para la defensa de 23

sus derechos e intereses reconocidos en esta Ley frente a las actuaciones u omisiones de los 24

organismos y servidores públicos. 25

23

Artículo 8. Acceso a la información para las personas con impedimentos 1

Esta disposición garantiza que las personas con impedimentos puedan tener acceso a la información 2

pública al hacer disponible la información a través de las páginas electrónicas de todo organismo 3

público y requerir que las servicios gubernamentales que sean tramitados de forma electrónica 4

permita el acceso a la información electrónica por medio de equipos de asistencia tecnológica que 5

posean las personas con impedimentos. 6

(1) Definiciones: para una mejor comprensión de los conceptos utilizados en esta disposición los 7

siguientes términos tendrán el significado que les acompaña: 8

(a) Acceso - es la capacidad y habilidad para usar y recibir datos y operar equipos de 9

asistencia tecnológica. 10

(b) Asistencia Tecnológica - es todo tipo de equipo o servicio que puede ser usado para 11

aumentar, mantener o mejorar las capacidades funcionales de las personas con 12

impedimentos. 13

(c) Equipos de Asistencia Tecnológica - es cualquier equipo, objeto, programa 14

computadorizado o producto adquirido con el propósito de aumentar, mantener o mejorar 15

las capacidades funcionales de los individuos con impedimentos. 16

(d) Oficina del Procurador de las Personas con Impedimentos (OPPI) - es la agencia que 17

tiene la responsabilidad de atender y viabilizar la solución de los problemas, necesidades 18

y reclamos de las personas con impedimentos en las áreas de la educación, la salud, el 19

empleo y la libre iniciativa empresarial o comercial, de los derechos civiles y políticos, de 20

la legislación social, laboral y contributivo, de la vivienda, la transportación, la 21

recreación, la protección del medio ambiente y la cultura, entre otras. Asimismo, tiene la 22

responsabilidad de establecer y llevar a cabo un programa de asistencia, orientación y 23

asesoramiento para la protección de las personas con impedimentos. Además, promueve 24

la integración de las personas con impedimentos físicos, mentales o sensoriales en los 25

programas de conservación, educación y preservación del medio ambiente, que se 26

instituyan en las agencias e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico. 27

24

(e) Persona con Impedimento - es toda persona que por su condición física o mental requiera 1

de asistencia tecnológica para facilitar sus gestiones en diferentes organismos públicos. 2

(f) Procurador – es el director o primer oficial ejecutivo de la Oficina del Procurador de las 3

Personas con Impedimentos nombrado conforme al Artículo 4 de la Ley Núm. 2 de 27 de 4

Septiembre de 1985, según enmendada. 5

(g) Programa de Asistencia Tecnológica de Puerto Rico - es el creado por la Ley Núm. 264 6

de 31 de agosto de 2000. 7

(2) Deberes de los organismos públicos: Todo organismo público tiene que asegurar que sus 8

páginas electrónicas cumplan con los requerimientos de accesibilidad para las personas con 9

impedimentos. A esos fines deberán utilizar las “Guías de Accesibilidad para Personas con 10

Impedimentos” creada para cumplir con los propósitos de esta disposición. 11

Conforme a lo anterior, la Oficina de Gerencia y Presupuesto con el apoyo del Programa de 12

Asistencia Tecnológica de Puerto Rico creará unas plantillas o modelos uniformes de páginas 13

electrónicas para ser utilizados por todo organismo público en el desarrollo de sus páginas 14

electrónicas. 15

Además, para garantizar la accesibilidad de la información para personas con impedimento, 16

todo servicio o transacción pública que sea tramitada electrónicamente en base a lo dispuesto 17

en esta Ley, deberá estar diseñada en lenguaje universal de acuerdo a los parámetros 18

establecidos por el Programa de Asistencia Tecnológica de Puerto Rico, creado en base a la 19

Ley Núm. 264 de 31 de agosto de 2000, de tal forma que las personas con impedimentos que 20

tengan equipos de asistencia tecnológica puedan reconocer y accesar a esta. 21

(3) Persona responsable: la autoridad máxima ejecutiva de todo organismo público y de la 22

unidad administrativa concernida (sea Secretario, Jefe, Funcionario, Director o Encargado) 23

deberá asegurarse que la información en su página electrónica sea diseñada para presentar 24

información en formatos alternos. 25

(4) Adaptación para la accesibilidad: todo organismo público del Estado Libre Asociado de 26

Puerto Rico que tenga una página electrónica en el internet o esté en vías de su implantación, 27

deberá asegurarse que dicha página electrónica como la documentación electrónica esté 28

25

diseñada mediante lenguaje universal para que pueda ser leída por programas de asistencia 1

tecnológica para personas con impedimentos. 2

(5) Reglamentación: Se faculta y ordena a la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Estado 3

Libre Asociado de Puerto Rico, en coordinación y consulta con el Programa de Asistencia 4

Tecnológica de Puerto Rico, a establecer un reglamento uniforme para el cumplimiento de 5

esta Ley para ser utilizado por las entidades cobijadas por medio de esta Ley para la 6

adaptación de las páginas electrónicas. Además, creará todos los formularios necesarios para 7

su implantación, los cuales serán utilizados de forma uniforme por todo organismo público. 8

(6) Organismo fiscalizador y receptor de querellas por incumplimiento: la Oficina del 9

Procurador de las Personas con Impedimentos tendrá a su cargo velar por el cumplimiento de 10

lo dispuesto en este artículo. De modo que cualquier ciudadano afectado por el 11

incumplimiento de lo aquí dispuesto podrá presentar una querella ante dicha Oficina, al 12

amparo de la Ley núm. 2 de 27 de septiembre de 1985, según enmendada, y cualquier otra 13

acción que en derecho proceda. 14

(7) Facultades del Procurador: el Procurador queda facultado a imponer multas administrativas 15

hasta un máximo de cinco mil (5,000) dólares previa notificación y vista a cualquier 16

Secretario, Jefe, Funcionario, Director o Encargado, de las entidades que incumplan con las 17

disposiciones de este Título. Los fondos recaudados por concepto de esta penalidad serán 18

destinados en su totalidad al Fondo Especial del Programa de Asistencia Tecnológica de 19

Puerto Rico creado mediante la Ley núm. 264 de 31 de agosto de 2000. 20

Artículo 9: Divulgación de la información (transparencia activa o de oficio) 21

Como mecanismo de transparencia y rendición de cuentas, todo organismo público facilitará el 22

acceso a la información que genera su gestión y divulgará los resultados de ésta en una página 23

electrónica y mediante otros medios de comunicación. Así el organismo público debe publicar de 24

forma periódica y actualizada, como mínimo mensualmente, la información cuyo conocimiento sea 25

relevante para garantizar la transparencia relacionada con el funcionamiento, ejecución y control de 26

la gestión pública. Las obligaciones de transparencia contenidas en este Título se entienden sin 27

perjuicio de la aplicación de otras disposiciones de ley que provean un tratamiento más amplio en 28

materia de divulgación. 29

26

La información pública que se detalla a continuación debe ser divulgada de oficio y de tal forma que 1

facilite su uso y comprensión y que permita asegurar su calidad, veracidad, oportunidad y 2

confiabilidad: 3

(1) Leyes, reglamentos, órdenes, resoluciones, acuerdos, convenios, manuales de organización 4

y procedimientos y demás disposiciones en las que se establezca el marco jurídico de 5

acción de cada unidad administrativa del organismo público concernido; 6

(2) La estructura orgánica, facultades, funciones y responsabilidades de cada división 7

administrativa de un organismo público, su dirección física y el horario de atención al 8

público; 9

(3) Las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con la planificación 10

estratégica establecidas por ley y el plan anual operacional correspondiente; 11

(4) Todo documento relacionado a la planificación estratégica de un organismo público, los 12

planes operacionales e informes de desempeño o resultados anuales así como los 13

indicadores de desempeño establecidos en consideración de las metas y objetivos 14

estratégicos y operacionales; 15

(5) La estructura organizativa del capital humano en el servicio público, conforme a los planes 16

de clasificación y de retribución correspondientes, así como la cantidad de puestos 17

adscritos a cada división administrativa de un organismo público, con referencia específica 18

a los puestos efectivamente ocupados y los puestos vacantes, ya sean de confianza, de 19

carrera, transitorios o irregulares; 20

(6) El directorio de todo servidor público de jerarquías intermedias y superiores en la 21

estructura organizativa y información de las funciones administrativas que ejerza con 22

referencia particular a su nombramiento oficial, el puesto que ocupa y su remuneración 23

mensual; 24

(7) La información sobre el presupuesto asignado a cada unidad de un organismo público, así 25

como los informes periódicos sobre su ejecución y control; 26

27

(8) La situación económica del organismo público concernido en los términos dispuestos en la 1

ley presupuestaria y otra reglamentación aplicable; 2

(9) Los informes y resultados de las auditorías realizadas por la Oficina del Contralor u otra 3

entidad facultada a evaluar el uso y manejo de los fondos públicos, incluidas las auditorías 4

externas realizadas por un Contador Público Autorizado o firma de Contadores Públicos 5

Autorizados; 6

(10) Todas las entidades en que el organismo público tenga participación, representación e 7

intervención, cualquiera sea su naturaleza y el fundamento jurídico que la justifica. 8

(11) Las asignaciones presupuestarias, el diseño y criterios de acceso a los programas de 9

subsidio público o beneficencia social así como el registro de beneficiarios de los 10

programas sociales en ejecución; 11

(12) Las transferencias de recursos públicos efectuadas, incluido todo aporte económico 12

entregado a una persona jurídica o natural por cualquier motivo, sin que esta realice una 13

contraprestación recíproca en bienes o servicios, así como los informes que dichas personas 14

les entreguen sobre el uso y destino de dichos recursos. 15

(13) Los trámites y servicios ofrecidos por el organismo público así como los requisitos para 16

acceder a los mismos; 17

(14) Los trámites necesarios para solicitar accesos a la información pública con expresión de las 18

oficinas, ubicación, costos y el servidor público responsable de atender las solicitudes de 19

acceso a la información, así como el registro de las solicitudes recibidas y atendidas; 20

(15) Los informes que, por disposición de ley y, genera el servidor público, incluidos los datos 21

estadísticos generados por la gestión pública; 22

(16) Las órdenes, resoluciones, cartas circulares y cualquier otro documento público que pueda 23

afectar derechos de terceros; 24

(17) Todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y 25

adjudicación de subastas de toda obra pública; 26

28

(18) Todos los contratos que conlleven desembolso de fondos públicos con sus respectivos 1

anejos; 2

(19) Toda la información relacionada al estado de los proyectos de obra pública, incluidas, pero 3

sin limitarse a, órdenes de cambio y extensión de tiempo, entre otros. 4

(20) Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados con especificidad de sus titulares y el 5

expediente concluido de tales procedimientos; 6

(21) Los informes que presenten los partidos políticos a la Comisión Estatal de Elecciones, así 7

como las auditorías correspondientes respecto al uso de los fondos públicos recibidos. 8

(22) En su caso, los mecanismos de participación ciudadana en los procesos de elaboración, 9

implementación y evaluación de políticas públicas y toma de decisiones, y 10

(23) Cualquier otra información que sea de utilidad o se considere pertinente, además de la que 11

con base a la información estadística, responda a las preguntas hechas con más frecuencia 12

por el público. 13

Artículo 10. Divulgación electrónica de información pública 14

La información sujeta a las normas de transparencia y rendición de cuentas, relacionadas en el 15

artículo 7 de esta ley, deberá estar a disposición del público en general a través de medios 16

electrónicos de una manera clara, estructurada y compresible. Todo organismo público deberá 17

establecer los mecanismos adecuados para facilitar la accesibilidad, calidad y reutilización de la 18

información publicada electrónicamente así como su identificación y localización. Esto incluye que 19

la información pública sea suministrada por medios o en formatos adecuados de manera que resulten 20

accesibles y comprensibles para personas con impedimentos. 21

Todo organismo público deberá tener a disposición de las personas interesadas equipo electrónico o 22

computadoras, a fin de que éstas puedan obtener la información, de manera directa o mediante 23

impresiones. Deberá proporcionar, además, apoyo técnico a los usuarios que lo requieran y proveer 24

todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que preste. Corresponderá al organismo 25

público concernido preparar la automatización, presentación y contenido de su información, como 26

también su integración en línea, en los términos que disponga la reglamentación aplicable. 27

29

Artículo 11. Deliberaciones gubernamentales y récords públicos 1

Por el principio de transparencia y rendición de cuentas, central a la política pública adoptada en esta 2

Ley, todas las reuniones, documentos, votaciones, récords y acciones de un cuerpo gubernamental 3

deliberativo son de carácter público. Lo anterior implica que toda reunión sobre una decisión, 4

determinación o resolución de un cuerpo deliberativo debe estar accesible a la ciudadanía o público 5

en general. 6

Toda persona tiene el derecho de acceso y oportunidad de inspeccionar todos los documentos y 7

récords públicos que sean o hayan sido relevantes a la formulación de una decisión de un cuerpo 8

gubernamental deliberativo. El acceso a todos los documentos pertinentes debe ser garantizado 9

mediante los lineamientos establecidos en el artículo 31 de esta Ley, que permita su inspección y 10

reproducción en forma manual o electrónica, de ser el caso, luego del pago de los derechos 11

correspondientes. 12

Artículo 12. Reuniones ejecutivas y récords públicos exentos 13

Se autoriza la celebración de reuniones ejecutivas (no abiertas al público) por parte de un cuerpo 14

gubernamental deliberativo y que los récords públicos no estén accesibles bajo las siguientes 15

circunstancias o excepciones: 16

(1) Acciones legales y litigación que involucre un cuerpo gubernamental deliberativo y 17

cualesquiera comunicaciones confidenciales o privilegiadas entre un cuerpo gubernamental 18

deliberativo o sus representantes y sus abogados. Sin embargo, cualquier acta, votación o 19

acuerdo de transacción relacionado a las acciones legales o a la litigación que involucre a 20

un cuerpo gubernamental deliberación o alguna entidad que represente sus intereses, 21

incluida la compañía aseguradora que le represente, se harán públicas luego de la 22

disposición final del asunto sobre el cual se ha votado o se ha firmado un acuerdo por 23

consentimiento en cuanto a su confidencialidad; 24

(2) Al alquilar, comprar, vender, ceder o enajenar bienes inmuebles cuando el conocimiento 25

público de dicha transacción pueda afectar adversamente el valor y la consideración de la 26

contratación a llevarse a cabo. Sin embargo, cualquier acta, votación o récord público 27

30

sobre la aprobación de uno o varios de los actos antes mencionados, se hará pública a las 1

setenta y dos (72) horas luego de la ejecución del acto o actos aprobados; 2

(3) Al contratar, despedir, disciplinar o ascender a un servidor público, en particular cuando se 3

discute y documenta su información personal. Sin embargo, el servidor público objeto de 4

la decisión tendrá acceso al récord durante el período de las setenta y dos (72) horas luego 5

de la reunión en la que tomó la determinación; 6

(4) Procesos no judiciales relacionados con la salud mental o física relacionados a personas 7

identificables, incluidos diagnósticos médicos o tratamientos siquiátricos, sicológicos, de 8

alcoholismo así como los diagnósticos para tratamientos o diagnósticos de dependencia a 9

drogas o sustancias controladas; 10

(5) Récords de probatoria académica, expulsión o graduación de individuos identificables, 11

incluidos los récords de notas de exámenes. Estos récords estarán disponibles para padres, 12

guardianes o custodios de estudiantes menores de 18 años y para dichos estudiantes luego 13

de cumplir 18 años; 14

(6) Códigos de programación para procesamiento de data electrónica y otra información sobre 15

sistemas de información, con su respectiva documentación; 16

(7) Especificaciones para subastas competitivas, hasta que las especificaciones sean aprobadas 17

finalmente por el cuerpo gubernamental deliberativo o las especificaciones se publiquen 18

con el propósito de ir a subasta; 19

(8) Cotizaciones selladas y documentos relacionados hasta que se abra la subasta; y propuestas 20

selladas y sus documentos relacionados o cualesquiera documentos que tengan que ver con 21

un contrato que se está negociando hasta que se ejecute dicho contrato o todas las 22

propuestas sean rechazadas. Una vez se ha adjudicado la buena pro de una subasta, el 23

expediente que contiene los documentos recopilados en el trámite de la misma está sujeto a 24

la inspección de cualquier ciudadano; 25

(9) Reuniones y récords relacionados a innovaciones científicas y tecnológicas en las cuales el 26

dueño tiene un interés propietario; 27

31

(10) Récords relacionados a líneas telefónicas y procesos para atender casos de abuso sexual; 1

(11) Comunicaciones confidenciales o privilegiadas entre un cuerpo gubernamental 2

deliberativos y sus auditores o abogados, incluido el producto del trabajo del auditor o 3

abogado; y, 4

(12) Todo tipo de récord médico y comunicaciones privilegiadas entre médico y paciente, 5

incluido cualquier récord sobre víctimas de delitos sexuales o de violencia doméstica. 6

Artículo 13. Notificación de las reuniones deliberativas 7

Para garantizar la aplicación de los derechos mencionados en el artículo 9, todo cuerpo 8

gubernamental deliberativo notificará por lo menos tres (3) días antes de la reunión o deliberación, 9

para advertir al público en general, la hora, fecha y lugar, incluida la agenda. Esta notificación se 10

podrá efectuar mediante la colocación de la notificación pertinente en tablones de edictos o cualquier 11

lugar prominente en su sede (incluidas las oficinas regionales), anuncios en periódicos de circulación 12

general, anuncios en medios electrónicos de información o por cualquier otro medio público 13

reconocido y confiable. Cuando no sea posible cumplir con este requisito, se harán constar en el 14

acta de la reunión la justa causa (o razón válida) que motivó el incumplimiento. Solo se entenderá 15

por justa causa la reconocida en nuestro ordenamiento y por la jurisprudencia interpretativa del 16

Tribunal Supremo de Puerto Rico. 17

Artículo 14. Acceso a reuniones y récords públicos de un cuerpo gubernamental deliberativo 18

Todo cuerpo gubernamental deliberativo deberá designar a un custodio de los récords públicos que 19

será responsable de su mantenimiento y de garantizar el acceso ciudadano a estos. La identidad del 20

custodio se hará disponible al público. 21

El custodio tendrá disponible al público para su inspección y reproducción todos los récords del 22

cuerpo gubernamental deliberativo al que esté adscrito. Ninguna persona podrá sustraer los 23

originales de cualquier récord público sin la autorización expresa del funcionario o grupo con mayor 24

jerarquía. 25

Toda petición para acceder cualquier récord público será contestada tan pronto como sea posible 26

pero en ningún caso más tarde de cinco (5) días laborables luego de que el custodio haya recibido la 27

32

solicitud. Se entenderá que el custodio recibe la solicitud el mismo día que esta es sometida ante el 1

cuerpo. Si el acceso no se concede inmediatamente, el custodio deberá ofrecer una explicación 2

detallada y por escrito de la causa de la demora y ofrecer un día y hora lo más cercana posible para 3

la inspección solicitada; disponiéndose que el día ofrecido debe notificarse por lo menos con tres (3) 4

días laborables de anticipación. 5

Si alguna petición para inspección de récord público es denegada, el custodio proveerá, a solicitud 6

de parte interesada, una explicación por escrito que contendrá los fundamentos para la denegatoria, 7

incluida la alusión o referencia específica de la disposición legal que la justifica. Esta explicación se 8

le hará llegar al peticionario dentro de un término de cinco (5) días calendario a partir de la fecha de 9

la solicitud para explicación de la denegatoria. 10

Artículo 15. Divulgación de información pública a solicitud ciudadana 11

Sección 15.1. Procedimiento para solicitar acceso a la información pública. 12

Cualquier persona podrá ejercer el derecho de acceso a la información pública sin necesidad de 13

acreditar su personalidad ni interés jurídico; ya sea mediante consultas verbales, la presentación de 14

una solicitud por carta, en los formularios provistos por el gobierno o vía electrónica, a través del 15

sistema automatizado de solicitudes. 16

Toda consulta verbal deberá ser resuelta en el momento por el servidor público responsable, de no 17

ser posible se invitará al particular a iniciar el procedimiento formal de acceso; las consultas verbales 18

no podrán ser revisadas. 19

En casos de iniciar el procedimiento formal de acceso a información pública la solicitud deberá 20

contener: 21

(1) Dirección para recibir notificaciones y, en su caso, al menos un correo electrónico; 22

(2) La descripción clara y precisa de la información que solicita; 23

(3) Cualquier otro detalle que facilite la búsqueda de la información; y 24

(4) Modalidad en la que solicita recibir la información. 25

33

No se dará curso a las solicitudes que no esté completa en cuanto a la información antes indicada. El 1

servidor público responsable de atender la solicitud notificará al particular, por escrito o vía 2

electrónica, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles, si es necesario completar, corregir o ampliar 3

los datos de la solicitud escrita. Si transcurrido un plazo igual no es atendido el requerimiento, se 4

tendrá por no presentada o desistida la petición, sin perjuicio del derecho de la persona de volverla a 5

presentar. De no corresponder la solicitud a dicha unidad administrativa, el servidor público 6

orientará al solicitante para que presente la solicitud en el lugar que corresponda en un plazo no 7

mayor a cinco días hábiles. 8

La unidad responsable entregará la información solicitada dentro de los quince (15) días hábiles 9

contados a partir del día siguiente a la presentación de la solicitud. Este plazo podrá ampliarse por 10

un período no mayor de otros siete (7) días hábiles, siempre que exista justa causa para ello, la cual 11

deberá ser notificada por escrito al solicitante. En el caso de contar con la información solicitada o 12

que ésta sea clasificada, la unidad responsable deberá notificarlo al solicitante por escrito, en un 13

plazo igual al antes mencionado. 14

La obligación de dar acceso a la información pública se tendrá por cumplida, cuando el solicitante 15

previo el pago, previsto en el artículo 13 de esta Ley, si es el caso, tenga a su disposición la 16

información vía electrónica o copias simples, certificadas o en cualquier otro medio en el que se 17

encuentre contenida la información solicitada, o cuando realice la consulta de la información en el 18

lugar en el que ésta se localice. 19

Cuando la unidad responsable no entregue la respuesta a la solicitud dentro del plazo mencionado, la 20

solicitud se entenderá denegada y el solicitante podrá interponer el recurso de revisión o apelación, 21

según delineado en el artículo 17 de esta Ley. Una vez entregada la información, el solicitante 22

acusará recibo por escrito, dándose por terminado el trámite formal de acceso a la información. 23

Sección 15.2. Cargos por el acceso a la información pública solicitada 24

El acceso a la información pública, incluido el documento que la contiene, será permanente y 25

gratuito. Ahora bien, la expedición de documentos certificados, grabaciones y reproducciones podría 26

estar sujeta al pago de ciertos derechos y cargos autorizados. En estos casos, solo se podrá exigir el 27

pago de los costos directos de reproducción de la información en el material solicitado, el costo de 28

envío y los derechos a cobrar que estén expresamente autorizados en ley por la entrega de la 29

34

información solicitada. La obligación del gobierno requerido de entregar la información solicitada se 1

suspende en tanto el interesado no cancele los derechos y cargos correspondientes. 2

La información pública solicitada se entregará en la forma y por el medio que el solicitante haya 3

señalado, siempre que ello no suponga un costo excesivo para el organismo público. Si la entrega de 4

la información requerida implica un gasto exageradamente alto, el organismo público divulgará 5

dicha información en la forma y a través de los medios disponibles. Corresponde al gobierno 6

establecer un sistema que certifique la entrega efectiva de la información al solicitante. 7

La entrega de copia de cualquier documento o récord se hará por parte del organismo público 8

requerido sin imponer condiciones de uso o restricciones a su empleo, salvo las expresamente 9

estipuladas por esta Ley. 10

Sección 15.3. Garantías al derecho a solicitud de información pública 11

Todo servidor público tiene la obligación de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de esta Ley. 12

Particularmente, los custodios de documentos públicos tienen el deber de permitir a los ciudadanos 13

inspeccionar y sacar copia de esos documentos, aunque la ley pertinente no les imponga esa 14

obligación de modo expreso. Por consiguiente, todo servidor público incurre en responsabilidad 15

civil, penal, administrativa o disciplinaria, según el caso, por los actos, hechos u omisiones que en el 16

ejercicio de sus funciones violen o menoscaben los derechos garantizados en esta Ley. 17

De igual forma todo servidor público tiene la obligación de recibir y atender, sin excepción, las 18

peticiones o solicitudes que les formulen los ciudadanos, por cualquier medio escrito, oral, 19

telefónico, electrónico o informático; así como de responder oportuna y adecuadamente tales 20

solicitudes, independientemente del derecho que tienen las personas de ejercer los recursos 21

administrativos o judiciales correspondientes, de conformidad con la ley. En caso de que un servidor 22

público se abstenga de recibir las peticiones o solicitudes ciudadana, o no de adecuada y oportuna 23

respuesta a las mismas, será sancionado de conformidad con esta Ley y cualquier otra normativa 24

aplicable. 25

Artículo 16. Recurso de revisión administrativa y judicial 26

En caso de una respuesta desfavorable a la solicitud formal de acceso a la información pública, la 27

unidad responsable deberá informar al ciudadano afectado del plazo que tiene para promover un 28

35

recurso de revisión y la unidad administrativa correspondiente conforme a la estructura apelativa o 1

de revisión disponible en el organismo público concernido. Así, un ciudadano podrá interponer 2

recurso de revisión administrativa, según sea el caso, cuando: 3

(1) Se le niegue la información solicitada; 4

(2) Se le entregue la información incompleta o no corresponda a la solicitada; 5

(3) Se le niegue el acceso, modificación, corrección o resguardo de la confidencialidad de su 6

información personal; y 7

(4) Considere que la respuesta es desfavorable a su solicitud. 8

El recurso de revisión administrativa se presentará por escrito ante la unidad correspondiente, o vía 9

electrónica por medio del sistema automatizado de solicitudes, dentro del plazo de quince (15) días 10

hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha en que la persona afectada fue notificada de la 11

resolución de la unidad custodia de la información solicitada. El escrito de revisión deberá contener: 12

(1) Dirección del recurrente, y en su caso, la persona o personas que éste autorice para recibir 13

notificaciones; 14

(2) La determinación impugnada y fecha de la notificación; 15

(3) Razones o motivos de la inconformidad; 16

(4) Firma del recurrente, requisitos sin los cuales no se dará trámite al recurso. 17

Con el recurso deberá acompañarse copia de la determinación impugnada. La revisión deberá ser 18

atendida y resuelta por el organismo competente dentro del término de quince (15) días de la 19

presentación del recurso. La parte interesada deberá agotar remedios administrativos; no obstante, el 20

organismo público concernido reglamentará un procedimiento expedito e informal en cada instancia 21

para llegar a una determinación que refleje la posición final del organismo y de la cual pueda 22

interponerse un recurso de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones. 23

El escrito inicial de revisión judicial deberá ser presentado dentro del término jurisdiccional de 24

treinta (30) días contados a partir de la fecha del archivo en autos de la copia de la notificación de la 25

orden o resolución final del organismo público requerido. Si la fecha del archivo en autos de copia 26

36

de la notificación de la resolución u orden es distinta a la del depósito en el correo de dicha 1

notificación el término se calculará a partir de la fecha del depósito en el correo. El Tribunal de 2

Apelaciones dará prioridad a la disposición de este recurso de modo que la sentencia judicial sea 3

emitida y notificada dentro del menor tiempo posible. 4

Artículo 17. Solicitud de información que pudiera afectar a terceros 5

Cuando la solicitud de acceso se refiera a documentos que contenga información que pueda afectar 6

derechos de terceros, la autoridad pública requerida, dentro del plazo de dos (2) días hábiles, contado 7

desde la solicitud que cumpla con los requisitos reglamentarios, deberá comunicar mediante carta 8

certificada, con copia del requerimiento, a la o las personas a que se refiere o afecta la información 9

solicitada, la facultad que les asiste para oponerse a la entrega de los documentos solicitados. Los 10

terceros afectados podrán oponerse dentro del plazo de diez (10) días hábiles contado desde la fecha 11

de notificación. La oposición deberá presentarse por escrito y requerirá expresión de causa. 12

Sometida la oposición oportunamente, la autoridad pública requerida quedará impedida de 13

proporcionar la documentación solicitada, salvo resolución en contrario del cuerpo deliberativo 14

competente, emitida y revisable conforme al procedimiento que establece esta Ley. En caso de no 15

interponerse oportunamente la oposición, se entenderá que el tercero afectado accede a la 16

divulgación de la información requerida. 17

Artículo 18. Facultad de reglamentación y designación de recursos 18

Se faculta a todo organismo público a promulgar la reglamentación necesaria para cumplir con las 19

obligaciones de divulgación de la información pública establecidas en este Título, conforme a los 20

parámetros de la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como la Ley 21

de Procedimiento Administrativo Uniforme. Cualquier reglamentación deberá ser cónsona con las 22

intenciones, propósitos y objetivos de esta Ley. Queda establecido que la reglamentación adoptada 23

al amparo de esta Ley debe establecer normas mínimas de mantenimiento y conservación de los 24

documentos públicos así como aquellas que garanticen la integridad y disponibilidad de los 25

documentos público. 26

Por otra parte, cada organismo público tiene la obligación de asignar los recursos necesarios para 27

garantizar el mantenimiento adecuado de todo documento e información pública. 28

37

Artículo 19. Penalidades por incumplimiento; pleito de ciudadano 1

En caso de incumplimiento injustificado por parte de un organismo público en la divulgación de la 2

información pública de oficio, la parte peticionaria tendrá a su disposición los remedios provistos en 3

esta Ley y cualquier otro dispuesto por las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y de la 4

jurisdicción federal de los Estados Unidos de América que tenga a su disposición. 5

La parte peticionaria podrá recurrir al Tribunal de Justicia correspondiente mediante un recurso de 6

mandamus para solicitar la entrega de información pública que debe ser provista de oficio o por 7

operación de ley. En estos casos, la prueba del incumplimiento será suficiente. No será necesario 8

probar daño grave e irreparable ni el agotamiento de remedios administrativos. 9

Las violaciones a este Título serán castigadas con una multa de un mínimo de cinco mil dólares 10

($5,000.00) hasta un máximo de veinticinco mil dólares ($25,000.00). Dicha multa será impuesta, de 11

concederse el recurso de mandamus, el organismo público concernido o la autoridad máxima de la 12

unidad administrativa responsable de proveer la información, el cuerpo gubernamental deliberativo, 13

sus miembros en su carácter individual y el custodio de la información, a discreción del tribunal. En 14

los casos en que se amerite, el Tribunal podrá otorgar compensación al demandante por daños 15

sufridos, incluidos los gastos de litigación y honorarios de abogado. 16

De no entregarse oportunamente la información en la forma establecida por la autoridad judicial, una 17

vez que ha sido ordenada por resolución firme, el incumplimiento será sancionado con una multa 18

que puede oscilar entre el 25% al 50% de la remuneración mensual del servidor público de superior 19

jerarquía en la unidad administrativa correspondiente. 20

El incumplimiento injustificado de las normas de transparencia activa se sancionará con una multa 21

que puede oscilar entre el 25% al 50% de la remuneración mensual del servidor público infractor. 22

Las sanciones previstas en este Título, deberán ser publicadas en la unidad responsable, dentro del 23

plazo de cinco (5) días hábiles, contados desde que la sentencia judicial advenga final y firme. 24

Las acciones para poner en vigor esta Ley podrán ser instadas por el Secretario de Justicia del Estado 25

Libre Asociado de Puerto Rico o su representante; cualquier persona (natural o jurídica) a la cual le 26

ha sido denegada la comparecencia a una reunión de un cuerpo gubernamental deliberativo o 27

cualquier persona a la cual se le ha denegado acceso a algún récord o documento al cual tenga 28

38

derecho de acuerdo a esta ley; cualquier representante de cualquier grupo bona fide que represente 1

intereses de los consumidores o de sectores particulares de nuestra sociedad. 2

Artículo 20. Obstrucción al acceso o destrucción de documentos públicos 3

A fin de proteger la integridad y disponibilidad de la información pública, mediante esta Ley se 4

autoriza a cada organismo público a imponer sanciones administrativas, monetarias o disciplinarias, 5

conforme a la reglamentación promulgada a tales efectos, a todo servidor público que obstruya de 6

modo alguno el acceso o la inspección de un documento público o destruya un documento en 7

violación a las normas de mantenimiento y conservación provistas en esta Ley o cualquier 8

reglamentación aplicable. 9

El servidor público que incurra en una violación a la norma de máxima divulgación de la 10

información pública puede ser sancionado con una multa que puede oscilar entre el 25% al 50% de 11

su remuneración mensual o con alguna de las medidas disciplinarias reconocidas en la 12

reglamentación aplicable, o ambas alternativas, a discreción de la autoridad nominadora. 13

14

TÍTULO III: DE LA INFORMACIÓN EXCEPTUADA O RESTRINGIDA 15

Artículo 21. Excepciones al derecho de acceso y principio de divulgación 16

El derecho de acceso a la información solo podrá limitarse en aquellas situaciones en que sea 17

necesario proteger un interés público apremiante, que pueda prevalecer sobre el derecho 18

fundamental de acceso a la información pública, o privado de mayor rango, como lo sería la 19

protección constitucional al derecho a la intimidad. Por tanto, no estará sujeta al principio de 20

divulgación aquella información sensitiva en poder de algún organismo público como lo es la 21

información personal que se refiere a las características físicas o morales de las personas o a hechos 22

o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen social, 23

las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud 24

físicos o psíquicos y la vida sexual. En otras circunstancias se podrá reconocer una excepción 25

siempre y cuando exista el riesgo de daño sustancial a un interés público apremiante y cuando ese 26

daño sea mayor que el derecho de acceso a la información. 27

39

La autoridad pública que procure denegar el acceso a un ciudadano debe demostrar que la 1

información solicitada está amparada en un sistema restringido de excepciones previamente 2

establecido por ley o reglamentación especifica, conforme al principio de legalidad. Por 3

consiguiente, todo organismo público tiene la responsabilidad de adoptar o establecer mediante 4

reglamentación específica el sistema restringido de excepciones que atienda las particulares de su 5

función que afecte lo menos posible el derecho de acceso a la información pública y principio de 6

máxima divulgación. 7

Cualquier excepción establecida o invocada por un organismo público estará sujeta, en su día, al 8

escrutinio e interpretación judicial. El interés público apremiante y el riesgo de daño sustancial son 9

las normas para evaluar la justificación de una excepción a la divulgación y limitación al derecho 10

fundamental de acceso a la información, a la cual a su vez debe satisfacer los requisitos de 11

proporcionalidad y necesidad. La aplicación de estas normas en el escrutinio judicial se hará de la 12

forma más restrictiva posible a la excepción de conformidad a la presunción de máxima divulgación 13

por sobre otros intereses que puedan ser invocados por el organismo público concernido. La no 14

divulgación debe tener un efecto directo en el ejercicio de una excepción en particular, ser 15

proporcionada al interés público o privado que se quiere proteger e interferir lo menos posible con el 16

ejercicio efectivo del derecho de acceso. 17

Artículo 22. Información reservada 18

El derecho de acceso a la información pública sólo será restringido cuando se trate de información 19

clasificada como reservada o confidencial. Para los efectos de esta Ley, se considera información 20

reservada, la clasificada como tal, de manera temporal, mediante reglamentación fundada y 21

motivada, por los organismos y servidores públicos obligados cuando: 22

(1) Comprometa la seguridad del Estado o la seguridad pública; 23

(2) Pueda dañar la gestión de negocios con el sector público. 24

(3) Notas que contengan las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del 25

proceso deliberativo de un servidor público en el ejercicio de su función (incluido el producto 26

del trabajo profesional de un juez, oficial examinador, abogado o contador público 27

autorizado), hasta en tanto no sea adoptada y notificada la decisión definitiva del organismo 28

40

adjudicador, la cual deberá estar documentada con sus fundamentos y motivaciones. Es decir, 1

no goza del carácter de documento público un informe, memorando o escrito preparado por 2

un empleado o funcionario público en el ejercicio de su cargo o empleo para su superior o 3

para fines internos de las decisiones y actuaciones del organismo público concernido. 4

(4) Se trata de notas, memorandos, correspondencia o correos electrónicos de los funcionarios 5

públicos que surgen en forma incidental a la administración de los asuntos de una unidad 6

administrativa, la información cuya divulgación pueda acarrear un perjuicio sustancial al 7

buen funcionamiento del organismo que la posee. 8

(5) Se trata de información en posesión de un organismo o servidor público relacionada con un 9

secreto comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por 10

alguna disposición legal. 11

(6) Pueda dañar la situación económica y financiera del país; 12

(7) Ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona, o cause perjuicio a las 13

actividades de fiscalización, verificación, inspección y comprobación del cumplimiento de 14

las Leyes, de prevención del delito, procuración y administración de justicia, de readaptación 15

social y de la recaudación de contribuciones; 16

(8) Pueda causar daño o alterar el proceso de investigación en indagaciones preliminares, 17

procesos judiciales, procesos o procedimientos administrativos de penalización, incluidos los 18

de quejas, denuncias, inconformidades, responsabilidades administrativas y resarcitorias en 19

tanto no se haya completado; y 20

(9) Por disposición legal fundamentada y motivada sea considerada como reservada; 21

(10) El daño que pueda producirse con la publicación de la información sea mayor que el 22

interés público de conocer la información de referencia. 23

Artículo 23. Requisitos para clasificar la información como reservada 24

Toda regla legislativa, orden, resolución, pronunciamiento interpretativo o de política pública, norma 25

interna o carta circular que clasifique la información como reservada deberá contener los siguientes 26

elementos: 27

41

(1) Un razonamiento lógico que demuestre que la información está contenida en el sistema o 1

régimen de excepción previstos en la ley o reglamentación aplicable; 2

(2) Que la divulgación de esta información pueda dañar efectiva y sustancialmente el interés 3

protegido por la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o por ley. 4

(3) La existencia de elementos objetivos que permitan determinar si la divulgación de la 5

información causaría un daño presente, probable y específico a los intereses jurídicos 6

tutelados en los supuestos de excepción previstos en la Ley. 7

Artículo 24. Período de reserva 8

La información clasificada como reservada podrá permanecer en tal carácter hasta por un período de 9

cinco (5) años, contados a partir de su clasificación, salvo que antes del cumplimiento del período de 10

restricción dejaran de existir los motivos de su reserva. Salvo la información relacionada con un 11

secreto comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por alguna 12

disposición legal. 13

Artículo 25. Información confidencial 14

Para los efectos de esta Ley, se considera información confidencial, la clasificada como tal, de 15

manera permanente, por su naturaleza, cuando contenga información personal o sensitiva o que sea 16

entregada de forma voluntaria bajo promesa de mantener en el anonimato la identidad del infórmate 17

o cualquier dato que pueda identificarle. No se considerará confidencial la información que se 18

encuentre en los registros públicos o en fuentes de acceso público, ni tampoco la que sea considerada 19

por esta Ley como información pública. 20

Todo organismo público es responsable de la información personal bajo su poder y, en relación con 21

ésta, debe adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos personales y evite 22

su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado; y capacitar a los servidores públicos en 23

relación a la protección de los datos personales. De este modo está obligado a sistematizar 24

información que contenga datos personales en archivos seguros y confiables bajo su resguardo y 25

responsabilidad. 26

42

Solamente podrá obligarse a un organismo público o servidor público habilitado a proporcionar 1

información personal para proteger la seguridad pública o la vida de las personas; dicha información 2

será la estrictamente necesaria y no contendrá datos que puedan originar discriminación, sobre su 3

origen racial o étnico, preferencia sexual, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o 4

de otro tipo, su participación en alguna asociación o la afiliación a una agrupación sindical. 5

Los archivos con información personal deberán ser actualizados de manera permanente y ser 6

utilizados exclusivamente para los fines para los que fueron creados. La finalidad de un archivo y su 7

utilización en función de ésta, deberá especificarse y justificarse. Su creación deberá ser objeto de 8

una medida de divulgación o que permita el conocimiento de la persona interesada, a fin de que ésta 9

ulteriormente pueda asegurarse de que: 10

(1) La información personal acopiada y registrada son pertinentes a la finalidad pública; 11

(2) Ninguno de esos datos personales es utilizado o revelado sin su consentimiento, con un 12

propósito incompatible con el que se haya especificado; y 13

(3) El período de conservación de los datos personales no excede del necesario para alcanzar la 14

finalidad con que se han registrado. 15

Artículo 26. Seguridad de las bases de datos personales 16

Todo organismo público propietario o custodio de una base de datos digital que contenga 17

información personal de los ciudadanos residentes en Puerto Rico, deberá notificar a dichos 18

ciudadanos de cualquier violación de la seguridad del sistema, cuando la base de datos cuya 19

seguridad fue violada contuvieran todo o parte de su archivo de información personal y la misma no 20

estuviera protegida con claves criptográficas más allá de una contraseña. 21

La notificación de violación de la seguridad del sistema deberá indicar, hasta donde lo permitan las 22

necesidades de cualquier investigación o caso judicial que se encuentre en curso, la naturaleza de la 23

situación, el número de personas potencialmente afectados, si se han radicado querellas criminales, 24

qué medidas se han tomado al respecto y un estimado del tiempo y costo requerido para rectificar la 25

situación. En el caso que se sepa específicamente en qué se violó la confidencialidad de la 26

información de una persona identificable, dicha persona tendrá derecho a conocer qué información 27

quedó en entredicho. 28

43

Para notificar a los ciudadanos, el organismo público tendrá las siguientes opciones: 1

(1) Notificación escrita directa a los afectados, por vía postal o por vía electrónica autenticada 2

de acuerdo con la Ley núm. 359 de 16 de septiembre de 2004, conocida como la Ley de 3

Firmas Electrónicas de Puerto Rico; 4

(2) Cuando el costo de notificar a todos los potencialmente afectados de acuerdo al inciso (1) o 5

de identificarlos sea excesivamente oneroso por la cantidad de personas afectadas, la 6

dificultad en localizar a todas las personas, o la situación económica de la entidad; o siempre 7

que el costo exceda los quince mil (15,000) dólares o el número de personas las cinco mil 8

(5,000), la entidad llevará a cabo su notificación mediante los siguientes dos pasos: 9

(a) Despliegue prominente de un anuncio al respecto en el local de la entidad, en la página 10

electrónica de la entidad y dentro de cualquier volante informativo que publique y envíe a 11

través de listas de correo tanto postales como electrónicas; y 12

(b) Comunicación al respecto a los medios de prensa, que informe de la situación y provea 13

información sobre cómo comunicarse con la entidad para darle mayor seguimiento. 14

Artículo 27: Política pública sobre el uso del seguro social para verificación de identidad y su 15

restricción. 16

El número de seguro social federal será usado por los organismos públicos y los contratistas de 17

alguna de estas entidades gubernamentales, dentro de los parámetros y para los fines dispuestos y 18

autorizados por la legislación federal aplicable. 19

Los organismos públicos podrán recopilar el número de seguro social de las personas con quienes 20

hagan transacciones oficiales y hacer uso del mismo, para fines de facilitar la verificación de 21

identidad, hacer contrarreferencia con la información disponible internamente o en otros 22

organismos, incluidas, sin que esto se considere una limitación, las transacciones e investigaciones 23

contributivas o de administración de personal, elegibilidad para beneficios, cumplimiento con las 24

Leyes de Sustento de Menores, informes de auditoría e investigaciones penales, y para uniformar 25

los procedimientos internos de intercambio de información. 26

44

Este proceso se llevará a cabo mediante la adopción de los mecanismos administrativos necesarios 1

a fin de agilizar el proceso de documentación e identificación, salvaguardar la confidencialidad de 2

información que el Estado está impedido de revelar y garantizar que no se interrumpan ni 3

denieguen los servicios o beneficios ofrecidos a personas que por cualquier razón no cuenten con 4

un número de seguro social, o que objeten la utilización del mismo, salvo cuando por ley o 5

reglamentación federal se imponga o permita su uso obligatorio. 6

Todo organismo público que requiera del ciudadano un número de seguro social deberá informar 7

bajo qué autoridad de ley se hace la solicitud e indicar el uso que se hará del mismo, así como si es 8

mandatorio o voluntario proveer el número. 9

El número de seguro social federal no podrá ser usado como número de cédula de identidad ni por 10

sí solo considerarse prueba de ciudadanía, residencia, o elegibilidad para servicios. 11

Se prohíbe que los organismos públicos y las entidades privadas que actúan como administradores 12

o proveedores de servicios públicos estatales o municipales y que utilizan el número de seguro 13

social de cualquier ciudadano, incluido sus empleados, como medio de verificación de la identidad 14

o cotejo de expediente, el difundir, desplegar o revelar éste en la faz de cualquier documento de 15

circulación general o en cualquier material que se encuentre accesible o visible a cualquier persona 16

dentro o fuera de la entidad que no necesite tener conocimiento de ese dato. En este sentido: 17

(1) No se podrá mostrar o desplegar el número de seguro social de un empleado, 18

independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento, ni de cualquier 19

contratista, en su tarjeta de identificación. No se podrá incluir el número de seguro social 20

en directorios de personal ni cualquier lista similar disponible a personas cuya función no 21

requiera acceso al dato. 22

(2) No se podrá mostrar o hacer despliegue del número de seguro social de ningún usuario, 23

abonado, cliente, beneficiario o solicitante como número de caso, número de querella, 24

número de cliente o número de identificación en ningún documento público o de 25

circulación general. El ciudadano podrá ofrecer voluntariamente el dato como mecanismo 26

para facilitar la localización de su expediente, en caso de no tener disponible otra 27

referencia, mas el mismo no se reflejará en los documentos. 28

45

Cuando se requiriere hacer público un documento que contenga el número de seguro social, el 1

mismo será hecho ilegible, sin que por ello se entienda que se incurre en alteración del contenido 2

del documento. 3

Estas protecciones pueden ser renunciadas voluntariamente por la persona afectada, mas no podrá 4

imponerse dicha renuncia como condición de empleo o prestación de servicio. Estas disposiciones 5

no serán de aplicación en cuanto al uso del número de seguro social en aquellos casos y para 6

aquellos fines en que es específicamente compulsorio o autorizado por ley o reglamento federal, o 7

cuando una ley especial lo autorice de modo expreso, ni para su uso para propósitos internos de 8

verificación de la identidad, sujeto a que se mantenga su confidencialidad. 9

Todo organismo público incorporará en su reglamentación y procesos disciplinarios sanciones por 10

el incumplimiento con las disposiciones de esta Ley, cuyas sanciones monetarias no serán menor 11

de $5,000, a aplicarse sin perjuicio de cualquier posible proceso que pudiere surgir al amparo de 12

cualesquiera otras disposiciones de Ley relativas a ética gubernamental, omisión o negligencia en 13

el cumplimiento del deber, divulgación de información personal o violación de derechos civiles, ni 14

de posibles acciones por concepto de daños y perjuicios, contra funcionarios o empleados en su 15

carácter personal u oficial o contra la entidad. 16

17

TÍTULO IV: GOBIERNO ELECTRÓNICO 18

Artículo 28. Implantación de la política sobre el gobierno electrónico 19

La Oficina de Gerencia y Presupuesto será la responsable de administrar los sistemas de información 20

e implementar las normas y procedimientos sobre el uso de las tecnologías de la información a nivel 21

gubernamental. De igual forma asesorará a cada unidad administrativa, actualizará y desarrollará las 22

transacciones gubernamentales electrónicas, y se asegurará del funcionamiento correcto de las 23

mismas. 24

Esta Oficina también será responsable de velar porque cada organismo público cumpla debidamente 25

con las disposiciones de este Título y que la documentación e información cuya divulgación es 26

requerida de oficio esté disponible en las redes de comunicación electrónicas para la inspección y 27

fiscalización del público en general, incluida la prensa y cualquier persona que pueda estar 28

46

interesada en los procesos de subastas y de contratación de los organismos públicos. Estará obligada, 1

además, a desarrollar campañas de orientación a través de los distintos medios para informar a la 2

ciudadanía sobre los servicios disponibles a través del gobierno electrónico, las ventajas que 3

conllevan y la manera en que pueden utilizarlos. 4

Para asegurar la rendición de cuentas gerencial y ciudadana, la Oficina deberá rendir un informe 5

anual sobre las acciones concretas en la consecución de la política pública establecida en esta Ley y 6

el progreso del programa de gobierno electrónico a la Asamblea Legislativa y al Gobierno Central 7

del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Este informe deberá incluir, además, un análisis de los 8

efectos del Programa de Gobierno Electrónico en la administración del capital humano en servicio 9

público. Dicho informe deberá estar disponible a la ciudadanía a través del Portal del Gobierno, 10

www.gobierno.pr. 11

Artículo 29. Funciones de la Oficina de Gerencia y Presupuesto 12

La Oficina de Gerencia y Presupuesto, a tenor con esta Ley, tendrá las siguientes funciones: 13

(1) Lograr, mediante la aplicación de los nuevos métodos de trabajo que ofrecen las tecnologías 14

de la información, un gobierno más accesible, efectivo y transparente al ciudadano. 15

(2) Promover un acercamiento coordinado a las cuestiones que plantean las nuevas tecnologías 16

de la información y las comunicaciones. 17

(3) Dirigir y administrar el Programa del Gobierno Electrónico y establecer el plan estratégico 18

del mismo. 19

(4) Desarrollar medidas de ejecución susceptibles de medir cómo el Gobierno Electrónico y los 20

diferentes componentes de servicio adelantan los objetivos propuestos. 21

(5) Considerar el efecto del desarrollo del uso de las tecnologías de la información a nivel 22

gubernamental y del Gobierno Electrónico en diferentes legislaciones vigentes y procurar 23

su armonización. 24

(6) Estimular el desarrollo de soluciones innovadoras que conduzcan a la optimización de los 25

servicios y procedimientos del Gobierno Electrónico y al uso de las tecnologías de la 26

información a nivel gubernamental. 27

47

(7) Desarrollar y mantener, directamente o mediante contrato, una infraestructura capaz de 1

suplir las necesidades tecnológicas del Gobierno y que permita el ofrecimiento adecuado de 2

servicios e información al ciudadano. 3

(8) Incorporar a las operaciones gubernamentales las mejores prácticas del sector tecnológico, 4

por medio de licenciamientos y adiestramientos globales u otros esquemas ventajosos a 5

nivel gubernamental. 6

(9) Desarrollar un andamiaje que garantice controles efectivos con relación a la seguridad de los 7

sistemas de información que sustentan las operaciones y activos gubernamentales. 8

(10) Facilitar la comunicación entre la diversidad de tecnologías existentes en las instituciones 9

del Gobierno, de manera que se logre la cooperación y coordinación necesaria para asegurar 10

el éxito del Gobierno Electrónico. 11

(11) Desarrollar, promover, colaborar, gestionar y dirigir proyectos de tecnología a nivel 12

interagencial que propendan a un mejor funcionamiento gubernamental y a la ampliación de 13

servicios al ciudadano y al empresario. 14

(12) Proveer servicios de apoyo técnico, de almacenamiento de datos y de acceso a Internet a las 15

agencias gubernamentales. 16

(13) Proyectar la utilidad de las tecnologías de la información para prevenir accidentes y preparar 17

planes de contingencia que permitan al gobierno reaccionar adecuadamente en caso de crisis 18

para el restablecimiento de sistemas y datos en caso de desastre en el menor tiempo posible. 19

(14) Evaluar y asesorar, de acuerdo a los criterios previamente adoptados, los sistemas de 20

procesamiento electrónico e interconexión gubernamental de manera que los mismos 21

propicien, faciliten y agilicen los procesos intergubernamentales. 22

Artículo 30. Facultades de la Oficina de Gerencia y Presupuesto 23

La Oficina de Gerencia y Presupuesto, a tenor con esta Ley, tendrá las siguientes facultades: 24

(1) Podrá requerir la información y los documentos que entienda necesarios para la 25

incorporación de procesos y servicios públicos al Gobierno Electrónico. 26

48

(2) Podrá realizar las gestiones necesarias para anunciar y promover entre los ciudadanos los 1

servicios disponibles a través del Gobierno Electrónico, las ventajas que conllevan y la 2

manera de utilizarlos. Así también, podrá patrocinar actividades para implicar al público 3

en el desarrollo e implementación de las tecnologías de la información. 4

(3) Podrá contratar servicios, programas y equipos necesarios para cumplir con la política 5

pública establecida mediante esta Ley y en la gestión del Gobierno Electrónico, incluidos 6

programas globales de licenciamiento y adiestramiento. 7

(4) Podrá requerir la participación administrativa de cada unidad administrativa en el 8

desarrollo de proyectos de colaboración. 9

(5) Podrá establecer políticas de seguridad a nivel gubernamental sobre el acceso, uso, 10

clasificación y custodia de los sistemas de información. 11

(6) Podrá establecer políticas dirigidas a garantizar la privacidad y protección de la 12

información personal con relación al uso del Internet. 13

(7) Podrá realizar las gestiones necesarias relacionadas con el desarrollo y actualización del 14

portal gubernamental central y de la infraestructura de comunicaciones e información. 15

(8) Podrá servir de ente coordinador de las correspondientes áreas de sistemas de información 16

de cada organismo público de manera que se puedan incorporar efectivamente las mejores 17

prácticas del sector tecnológico. 18

(9) Podrá agenciar proyectos de tecnología de carácter intergubernamental. 19

(10) Podrá administrar y contratar aquellos servicios necesarios para adelantar el Gobierno 20

Electrónico, que incluyen pero no se limitan a, servicios de Internet, el centro de apoyo 21

técnico y el banco de datos a nivel gubernamental. 22

(11) Con relación a los sistemas de procesamiento electrónico e interconexión gubernamental, 23

podrá realizar las siguientes funciones: 24

(a) Instrumentar la política pública a seguir y las guías que regirán la adquisición e 25

implantación de los sistemas, equipos y programas de información tecnológica para los 26

49

organismos públicos con el objetivo primordial de lograr la interconexión entre ellos para 1

facilitar y agilizar los servicios a la ciudadanía. 2

(b) Encomendar la realización de los estudios necesarios que identifiquen los parámetros y 3

dirección estratégica para adoptar la política pública en el desarrollo de los sistemas de 4

información. 5

(c) Establecer y emitir por medio de políticas las guías o parámetros para los proyectos de 6

tecnología con carácter intergubernamental. 7

Artículo 31. Deberes de los organismos públicos 8

Para la consecución de los propósitos de este Título, la máxima autoridad ejecutiva de cada 9

organismo público deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de otros consignados en 10

esta Ley: 11

(1) Desplegar una página electrónica que contenga la información necesaria para que los 12

ciudadanos puedan conocer su misión, los servicios que ofrecen, la localización geográfica 13

de las oficinas, sus horarios y números de teléfono, que deberá estar conectada al portal 14

principal, www.gobierno.pr. 15

(2) Publicar en su página electrónica en la Internet, como un mecanismo para añadir 16

transparencia a la gestión pública y sobre todo para facilitar el acceso a la información en 17

poder del gobierno para su inspección por los ciudadanos, lo siguiente: 18

(a) todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y 19

adjudicación de subastas de toda obra pública; 20

(b) todos los contratos de agencias que conlleven desembolso de fondos públicos; 21

(c) todos los documentos sobre transacciones gerenciales; y 22

(d) toda la información relacionada al estado de los proyectos de obra pública incluida, 23

pero sin limitarse a, las órdenes de cambio y extensión de tiempo, entre otros. 24

(3) Desarrollar las actividades y gestiones necesarias dirigidas a incorporar activamente el uso 25

de tecnologías de información y telecomunicaciones en el funcionamiento gubernamental, 26

con especial atención a las siguientes áreas: servicios a los ciudadanos, compras y subastas, 27

orientación y divulgación sobre temas de interés social, cultural y económico para los 28

ciudadanos a través del portal del Gobierno. 29

50

(4) Apoyar, en lo que respecta al gobierno electrónico, los esfuerzos para desarrollar, mantener 1

y promover la información y los servicios gubernamentales, así como enfocar sus esfuerzos 2

y recursos para cumplir con los planes de trabajo para la conversión de transacciones a 3

medios electrónicos. 4

(5) Desarrollar medidas de ejecución capaces de medir cómo el gobierno electrónico adelanta 5

los objetivos de cada organismo público. 6

(6) Considerar el efecto del desarrollo de estos servicios en personas que no tienen acceso a 7

Internet y llevar a cabo los esfuerzos necesarios, mediante programas y alianzas con el 8

sector privado y con organizaciones sin fines de lucro, para asegurar que todos los sectores 9

de la sociedad logren acceso a los mismos. 10

(7) Cumplir con lo dispuesto en este Título, las políticas de manejo de información y los 11

estándares tecnológicos relativos a la Informática emitidos por la Oficina de Gerencia y 12

Presupuesto. 13

(8) Impartir las directrices necesarias para asegurar el cumplimiento de este Título y las 14

normas que se emitan de conformidad con el mismo, asegurándose de que las políticas 15

gerenciales de manejo de información y las guías que bajo esta Ley emita la Oficina de 16

Gerencia y Presupuesto sean comunicadas de manera rápida y efectiva al personal 17

correspondiente. 18

(9) Estructurar las respectivas áreas de Sistemas de Información de cada organismo público de 19

manera que sean las encargadas de implementar las políticas de manejo de información y 20

las guías al respecto que emita la Oficina de Gerencia y Presupuesto. 21

(10) Las páginas electrónicas gubernamentales deberán estar diseñadas en lenguaje universal 22

conforme con los parámetros establecidos en el artículo 10 de esta Ley, de forma tal que los 23

equipos de asistencia tecnológica, de personas con impedimentos, las puedan reconocer y 24

accesar. 25

Artículo 32. Derechos del ciudadano 26

Al amparo de la política pública establecida en esta Ley, los ciudadanos del Estado Libre Asociado 27

de Puerto Rico tendrán derecho a tener disponible a través de la internet información gubernamental 28

y a recibir servicios del Gobierno por medios electrónicos, incluidos pero no limitado a: 29

51

(1) Solicitudes de certificados de matrimonio y nacimiento; 1

(2) Solicitudes de antecedentes penales y de buena conducta; 2

(3) Radicación corporativas y de registros de marcas; 3

(4) Solicitudes de préstamos ante sistemas de retiro; 4

(5) Solicitudes de financiamiento ante el Banco de Desarrollo Económico; 5

(6) Solicitudes de empleo en todas las agencias e instrumentalidades del Gobierno; 6

(7) Reservaciones de espacio en la Autoridad de Transporte Marítimo; 7

(8) Reservaciones en los centros vacacionales que opera el Gobierno; 8

(9) Inclusión en los registros de licitadores elegibles para participar en subastas de cada 9

agencia o instrumentalidad; 10

(10) todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y 11

adjudicación de subastas de toda obra pública; todos los contratos de agencias que 12

conlleven desembolso de fondos públicos; todos los documentos sobre transacciones 13

gerenciales, excepto aquellos confidenciales relacionados con asuntos de personal; y toda 14

la información relacionada al estado de los proyectos de obra pública incluidos, pero sin 15

limitarse a, órdenes de cambio y extensión de tiempo, entre otros. 16

(11) Acceso electrónico a los textos de todas las medidas radicadas ante las Secretarías del 17

Senado y la Cámara de Representantes, al igual que los informes en torno a éstos, récords 18

de votación, textos de aprobación final y textos enrolados; 19

(12) pagos de sustento de menores; 20

(13) La radicación de solicitudes de asesoramiento laboral o de administración de los recursos 21

humanos. La radicación de nominaciones para participar en los adiestramientos. La 22

solicitud para contratar servicios profesionales en la preparación de planes de clasificación 23

y de retribución para empleados, administración de exámenes, normas de reclutamiento, 24

sistemas de evaluación y reglamentos de personal; 25

52

(14) Radicación de las planillas contributivas requeridas por ley, incluyendo pero no limitado a 1

las de ingresos, retención y arbitrios; 2

(15) Solicitudes de beneficios de desempleo, tarjeta de salud y ayudas asistenciales y beneficios 3

de programas sociales que estén vigentes; 4

(16) Permisos de uso y otras solicitudes ante la Administración de Reglamentos y Permisos; 5

(17) Solicitudes no relacionadas a préstamos ante los diversos sistemas de retiro; 6

(18) Acceso a la transmisión en vídeo y audio de las sesiones de los Cuerpos Legislativos; 7

(19) Pago de multas de tránsito; 8

(20) Solicitudes de licencia de conducir y renovación de licencias, prestación de fianzas; 9

(21) Solicitudes de licencias de caza, embarcaciones y demás solicitudes requeridas por el 10

Departamento de Recursos Naturales y Ambientales; 11

(22) La participación de audiencias públicas de comisiones legislativas mediante 12

teleconferencia, previo arreglo con la Secretaría del Cuerpo Legislativo correspondiente; y 13

(23) Sellos profesionales electrónicos. 14

Tales servicios se prestarán de forma electrónica siempre que sean factibles, no sean irrazonables y 15

no exista algún impedimento legal para así hacerlo. Para determinar si se ha violentado este derecho, 16

se tomarán en cuenta los esfuerzos y gestiones razonables que el organismo público haya realizado a 17

los fines de ofrecer tales servicios electrónicamente, reconociendo que se trata de un programa en 18

constante progreso. 19

Además, los ciudadanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico tendrán derecho a que los 20

servicios públicos que se ofrezcan por medios electrónicos se brinden de manera armonizada con las 21

disposiciones aplicables relativas a la protección de la privacidad, seguridad de la información, 22

políticas de disponibilidad de información y garantías de acceso a las personas con impedimentos. 23

53

Artículo 33. Facultad de reglamentación 1

La Oficina de Gerencia y Presupuesto queda facultada a aprobar y mantener actualizada toda la 2

reglamentación necesaria para cumplir con sus funciones y con los propósitos de este Título, sin 3

sujeción a la Ley núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, mejor conocida como Ley 4

de Procedimiento Administrativo Uniforme. 5

6

TÍTULO V: BUEN GOBIERNO, GOBERNANZA Y RENDICIÓN DE CUENTAS 7

Artículo 34. Principios generales para la gestión pública 8

Las acciones y actividades para gestionar los asuntos públicos deben desarrollarse de conformidad a 9

los principios de legalidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, simplicidad, accesibilidad, 10

temporalidad, uniformidad, transparencia, buena fe, honestidad y rendición de cuentas, entre otros 11

principios pertinentes, con pleno sometimiento a la ley y el derecho y con supresión de las 12

formalidades no esenciales. Todo organismo público tiene la obligación permanente de simplificar 13

los procedimientos y trámites administrativos. 14

Todo servidor público observará en el ejercicio de sus funciones lo dispuesto en la Constitución del 15

Estado Libre Asociado en Puerto Rico y la Ley de Ética Gubernamental. 16

17

Artículo 35. Prácticas del buen gobierno 18

19

Para asegurar el buen gobierno transparente, que rinda cuentas a los ciudadanos y libre de corrupción 20

que promulga esta Ley todo organismo público cubierto en esta Ley debe incorporar en la gestión 21

pública las siguientes prácticas: 22

(1) Educar y concientizar a la ciudadanía sobre su derecho a tener acceso a la información 23

pública y pedir cuentas a las autoridades públicas. 24

25

(2) Mediar entre los diversos grupos de interés a fin de lograr un amplio consenso en lo que 26

concierne a los mejores intereses del conjunto social y establecer cómo pueden realizarlos. 27

28

(3) Asegurar que cada persona y grupo social de interés formen parte de la gestión pública y 29

que no sean excluidos en cuanto a la atención de sus necesidades y el acceso a 30

oportunidades para el mejor bienestar. 31

54

(4) Asegurar que alcanza los resultados que espera la ciudadanía de forma eficiente. 1

(5) Monitorear la creación de valor de público y el uso eficiente de los recursos siendo 2

transparente con la información pública e imparcial en su gestión. 3

(6) Demostrar sensibilidad y generar respuestas a las necesidades y demandas de la población 4

general y grupos de interés. 5

(7) Ser sensible en cuanto a aquellos que serán afectados por sus decisiones y acciones, con 6

transparencia y cumplimiento de la ley. 7

(8) Fortalecer la obligación de rendición de cuentas de los servidores públicos en el contexto 8

gerencial mediante la adopción de normas y criterios firmes de desempeño. 9

(9) Dar amplia divulgación a las normas éticas y de conducta y advertir sobre la determinación 10

firme de hacerlas cumplir en el curso de la gestión pública. 11

(10) Guiar la gestión y las acciones de los servidores públicos de acuerdo a los principios 12

establecidos en la Constitución y la Ley de Ética Gubernamental con especial énfasis en: 13

a) Desempeñar sus funciones con transparencia, de buena fe y con la mayor diligencia, de 14

acuerdo a los principios de eficacia, eficiencia y calidad en la prestación de los servicios 15

públicos. 16

b) Aplicar las normas de transparencia reconocidas en esta Ley y en otras aplicables en la 17

gestión de los asuntos públicos. 18

c) Mantener un criterio independiente en la función pública, ajeno a todo interés particular o 19

privado. 20

d) Evitar cualquier conflicto de interés en la gestión de los asuntos públicos, por lo cual no 21

debe implicarse en situaciones, actividades o intereses incompatibles con sus funciones y 22

abstenerse de intervenir en los asuntos en que concurra alguna causa que pueda afectar a 23

su objetividad. 24

e) Asegurar un trato igual y no discriminatorio en el ejercicio de sus funciones. 25

55

f) Asumir la responsabilidad de las decisiones y actuaciones propias y de los organismos 1

que dirige, sin perjuicio de otras que fueran exigibles legalmente. 2

g) Guardar la debida reserva respecto a los hechos o informaciones conocidos con motivo u 3

ocasión del ejercicio de sus funciones. Lo anterior en cuanto a aquella información 4

sensitiva como son los datos personales que se refieren a las características físicas o 5

morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales 6

como los hábitos personales, el origen social, las ideologías y opiniones políticas, las 7

creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida 8

sexual. 9

h) Poner en conocimiento al organismo o funcionario público competente de cualquier 10

actuación irregular y acciones no éticas de la cual tenga conocimiento. 11

i) Ejercer las facultades que le atribuye la normativa vigente con la finalidad exclusiva para 12

la que le fueron otorgadas. 13

j) Evitar toda acción no ética que pueda poner en riesgo el interés público así como la 14

imagen que debe tener la sociedad sobre los servidores públicos. 15

k) Gestionar, proteger y conservar adecuadamente los recursos públicos, los cuales no 16

podrán ser utilizados para actividades no permitidas en la normativa aplicable. 17

l) No utilizar su puesto o cargo en el servicio público para obtener ventajas personales o 18

materiales. 19

20

Artículo 36. Prácticas de gobernanza 21

Todo organismo público cubierto por esta Ley debe incorporar en la gestión pública las siguientes 22

prácticas de gobernanza: 23

(1) Articular un conjunto de objetivos y prioridades colectivas para aumentar el valor público y 24

lograr el desarrollo económico sostenible mediante la participación ciudadana, el consenso y 25

aprobación de la ciudadanía. 26

56

(2) Asegurar que tanto los objetivos, metas y acciones públicas establecidas sean coherentes, 1

consistentes y coordinadas. 2

(3) Asegurar la capacidad de las autoridades públicas para lograr los objetivos y las metas 3

establecidas mediante la realización de las acciones propuestas, y llevar a la ciudadanía a 4

trabajar por ellas (es decir, asegurar que los ciudadanos se involucren en el logro de los 5

objetivos públicos). 6

(4) Asegurar los medios de rendición de cuentas y evaluación rigurosa de lo que efectivamente 7

ha sucedido mediante la realización de las acciones estratégicas para mejorar la capacidad 8

de gobernanza sobre la base del aprendizaje obtenido en la gestión pública orientada a 9

resultados. 10

Artículo 37. Planificación estratégica 11

La planificación estratégica institucional es una herramienta cada vez más necesaria para lograr una 12

gestión pública eficaz y eficiente, centrada en las necesidades de los ciudadanos. Los gestores 13

públicos requieren apoyarse en técnicas que les permitan identificar sus metas, objetivos, alinearse 14

con las prioridades del País y las sectoriales, y determinar las estrategias que permitirán alcanzarlos, 15

así como evaluar sus resultados. Las políticas públicas requieren de la planificación; ésta es un 16

insumo para la determinación de las metas e indicadores que forman parte de los sistemas de 17

monitoreo y evaluación del desempeño. A los fines de asegurar una gestión pública enfocada en la 18

satisfacción de las necesidades ciudadanas, hacer una utilización óptima de los recursos y focalizar e 19

los resultados todo organismo público cobijado por esta Ley deberá formular un plan estratégico 20

conforme a los siguientes parámetros: 21

(1) A no más tardar del 1 de enero de 2016 cada organismo público habrá presentado al 22

Director Ejecutivo de la Oficina de Gerencia y Presupuesto un Plan Estratégico que 23

establezca las metas, estrategias y actividades que este implementará para cumplir con su 24

visión y misión. Dicho plan deberá incluir: 25

(a) Una declaración de misión que incluya las principales funciones y operaciones de la 26

agencia. 27

57

(b) Metas generales y objetivos específicos, que incluyan los resultados relacionados a esos 1

objetivos, para las principales funciones y operaciones de la agencia, en cumplimento de 2

su Ley Habilitadora, las leyes especiales que administra, sus reglamentos y la misión que 3

se haya establecido. 4

(c) Una descripción de cómo se alcanzarán las metas y objetivos propuestos, así como, un 5

detalle de los procesos operativos, habilidades, tecnología, recursos humanos, 6

presupuesto, información y otros recursos necesarios para cumplir esas metas y objetivos. 7

(d) Un análisis de cómo los objetivos incluidas en el Plan operacional anual se relacionan 8

con las metas generales del Plan Estratégico. 9

(e) Una identificación de los factores externos que están fuera del control de la agencia y los 10

cuales podrían afectar la consecución de los objetivos generales. 11

(f) Una descripción de los criterios evaluativos de los programas utilizados para establecer y 12

revisar las metas generales y los objetivos específicos, así como, un calendario de las 13

futuras evaluaciones de cada uno de los programas de la agencia. 14

(2) El Plan Estratégico comprenderá un período de no menos de cinco (5) años, a partir desde 15

el año fiscal en que se presentó y deberá ser actualizado y revisado al menos cada tres (3) 16

años. 17

(3) El Plan operacional anual requerido por esta Ley deberá ser cónsono con el Plan 18

Estratégico y no podrá ser presentado para un año fiscal que no esté comprendido en el 19

Plan Estratégico presentado. 20

(4) Cuando el desarrollo de un Plan Estratégico impacte otras entidades u organizaciones se 21

deberán solicitar y considerar las opiniones y sugerencias de las entidades afectados o 22

interesados en un plan de este tipo. 23

Las funciones y actividades que se realicen para el desarrollo del Plan Estratégico serán funciones 24

inherentemente gubernamentales por lo que los empleados y la alta gerencia pública deberán 25

colaborar y participar activamente en la elaboración y ejecución del mismo. 26

58

Artículo 38. Plan operacional anual 1

El Director de la Oficina de Planificación o en su defecto un empleado con el conocimiento 2

cualificado de cada organismo público, deberá preparar un Plan operacional anual de las actividades 3

de cada programa incluido en el presupuesto de dicho organismo. Dicho plan deberá ser presentado a 4

la Oficina de Gerencia y Presupuesto cada año no más tarde del 1 de mayo comenzado desde el 1 de 5

mayo de 2016. Este plan deberá incluir, pero sin limitarse a: 6

(1) Establecer criterios de desempeño para determinar el nivel de rendimiento de cada 7

programa. 8

(2) Establecer criterios de desempeño de manera objetiva, cuantificable y medible. 9

(3) Breve descripción de los procesos operacionales, habilidades, tecnología, recursos 10

humanos, presupuesto, información o cualquier otro recurso necesario para alcanzar el 11

desempeño propuesto. 12

(4) Establecer indicadores de desempeño que se utilizarán para la medición y evaluación de los 13

resultados, así como de los niveles de servicio de cada programa. 14

(5) Proveer datos de referencia para comparar el desempeño actual del programa con las metas 15

de desempeño establecidas. 16

(6) Describir la métrica u otra herramienta de medición que se utilizará para validar y verificar 17

los datos recopilados. 18

Las funciones y actividades que se realicen para el desarrollo de este plan serán funciones 19

inherentemente gubernamentales por lo que los empleados y la alta e intermedia gerencia de cada 20

deberán colaborar y participar activamente en la elaboración y ejecución del mismo. 21

Artículo 39. Informes de resultados 22

Una vez cumplido el término del Plan Estratégico vigente, la máxima autoridad ejecutiva del 23

organismo público concernido deberá preparar y presentar al Director Ejecutivo de la Oficina de 24

Gerencia y Presupuesto, un informe de los resultados de la implantación de dicho Plan. De igual 25

59

manera a más tardar del 1 de noviembre de cada año posterior de la fecha de aprobación de esta Ley, 1

presentará y publicará un informe de los resultados del Plan operacional anual. 2

Inmediatamente se presenten los informes de resultados correspondientes se deberá presentar un 3

nuevo Plan Estratégico y un nuevo Plan operacional anual. 4

Cada informe de resultado contendrá, pero sin limitarse a: 5

(1) Un repaso de las metas y objetivos de desempeño alcanzados. 6

(2) Una evaluación del Plan de Ejecución Anual o del Plan Estratégico, dependiendo según 7

fuere el caso, en relación a los resultados obtenidos de las metas de desempeño al período 8

correspondiente. 9

(3) Una explicación y descripción cuando una meta y objetivo de desempeño no se ha obtenido 10

o no se haya alcanzado el nivel de rendimiento deseado. En dicho caso deberá detallar: 11

(a) Las razones por la que no se ha alcanzado la meta y objetivo de desempeño y el nivel de 12

rendimiento deseado; 13

(b) las medidas y calendarios que se establecieron para lograr las metas de rendimiento; 14

(c) si la meta es poco realista y poco práctica, el porqué es así y acciones recomendadas para 15

esta situación. 16

(4) Describir la efectividad y eficacia en el logro de los objetivos de desempeño. 17

(5) Un resumen de los hallazgos y conclusiones durante la implantación de las medidas 18

contenidas en el plan correspondiente. 19

Artículo 40. Rendición de cuentas de la gestión pública 20

Todos los Planes Estratégicos, los Planes operacionales anuales y los Informes de Resultados de 21

cada organismo público deberán estar disponibles en la página electrónica de la Oficina de Gerencia 22

y Presupuesto y de cada organismo público para que todo ciudadano pueda analizar y revisar dichos 23

planes. 24

60

De igual manera la Oficina de Gerencia y Presupuesto deberá someter copia de todos los Planes 1

Estratégicos, los Planes operacionales anuales y los Informes de Resultados radicados por los 2

organismos públicos concernidos a las Secretarías de ambos Cuerpos Legislativos. 3

4

Artículo 41. Transparencia y rendición de cuentas presupuestaria 5

Para mejorar la eficiencia y calidad del gasto público, todo organismo público debe contar con 6

normas y prácticas claras que guíen las diversas etapas del proceso presupuestario y dar acceso a 7

información comprensible, exhaustiva y oportuna respecto a las finanzas públicas. 8

Todo organismo público tiene el deber de divulgar los documentos presupuestarios que ofrezcan 9

información y datos detallados sobre la operación gubernamental de manera amplia y comprensiva. 10

Así para lograr la mayor transparencia presupuestaria es necesario la divulgación extensa, gratuita y 11

oportuna de, sin limitarse a, los siguientes documentos: (1) documento preliminar del presupuesto; 12

(2) propuesta presupuestaria de las autoridades públicas; (3) presupuesto ciudadano (versión 13

simplificada de la ley presupuestaria y otros documentos relacionados); (4) presupuesto aprobado; 14

(5) informes periódicos; (6) revisión semestral; (8) informes de fin de año fiscal; e, (7) informes de 15

auditorías. 16

La máxima divulgación de los documentos presupuestarios en su fase de evaluación y formulación 17

(preliminares) garantiza que la ciudadanía pueda cuestionar las asignaciones de fondos públicos a los 18

programas públicos. Es necesario que los fondos y asignaciones de recursos estén en la ley 19

presupuestaria. Estos es, debe evitarse en lo máximo posible la existencia de fondos, gastos y deudas 20

extrapresupuestarias. 21

La información presupuestaria en su fase de ejecución y control debe establecer el vínculo entre los 22

resultados de la gestión pública, según el sistema de evaluación y medición de desempeño 23

establecido, y la asignación de gastos. Asimismo, debe especificar el destino y resultados de los 24

ajustes presupuestarios provenientes de economías y reasignaciones y fundamentar con mayor 25

precisión las razones que llevaron a los ajustes presupuestarios que se llevan a cabo en la fase de 26

ejecución, entre otros. En la etapa de evaluación, debe divulgar la información sobre el uso y las 27

consecuencias de las evaluaciones a los programas públicos. 28

61

Todo organismo público tiene la obligación de divulgar de oficio, sin limitarse a, la siguiente 1

información: 2

(1) el presupuesto asignado a cada unidad de un organismo público así como los informes 3

periódicos sobre su ejecución y control (estos deben especificar quién gastó, en qué gastó, 4

para qué y dónde e informar si lo gastado se ajustó a las partidas asignadas en el 5

presupuesto anual, entre otros aspectos); 6

(2) La situación económica del organismo público concernido en los términos dispuestos en la 7

ley presupuestaria y otra reglamentación aplicable; 8

(3) Los resultados de las auditorías realizadas por la Oficina del Contralor u otra entidad 9

facultada a evaluar el uso y manejo de los fondos públicos; 10

(4) Las asignaciones presupuestarias, el diseño y criterios de acceso a los programas de 11

subsidio público o beneficencia social (servicios de salud, subsidio para alimentación, 12

vivienda pública o subsidiada, entre otros) así como el registro y nómina de beneficiarios 13

de los programas sociales en ejecución; 14

(5) Las transferencias de recursos públicos efectuadas, incluido todo aporte económico 15

entregado a una persona jurídica o natural por cualquier motivo, sin que esta realice una 16

contraprestación recíproca en bienes o servicios, así como los informes que dichas personas 17

les entreguen sobre el uso y destino de dichos recursos. 18

(6) Todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y 19

adjudicación de subastas de toda obra pública; 20

(7) Todos los contratos que conlleven desembolso de fondos públicos con sus respectivos 21

anejos; 22

(8) Los informes que presenten los partidos políticos a la Comisión Estatal de Elecciones, así 23

como las auditorías correspondientes respecto al uso de los fondos públicos recibidos. 24

62

Artículo 42. Autorregulación para un buen gobierno y gobernanza 1

Todo organismo público queda específicamente facultado a aprobar y mantener actualizada toda la 2

reglamentación y normativa interna necesaria para aplicar los principios dispuestos en este Título. 3

Para formular tales reglamentos, tendrá un máximo de 180 días desde la aprobación de esta Ley. 4

La Oficina de Gerencia y Presupuesto establecerá y emitirá por medio de políticas las guías o 5

parámetros para que cada organismo pueda cumplir con los principios y prácticas consignadas en 6

este Título. Incluso, esta Oficina deberá redactar reglamentos modelo para uso de las agencias, así 7

como manuales y otros instrumentos que faciliten la implantación de este Título, en un término no 8

menor de 120 días desde la aprobación de esta Ley. 9

10

TÍTULO VI: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS 11

Artículo 43: Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las 12

tres ramas del Gobierno y la Oficina del Contralor 13

Se faculta al Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña o a su representante 14

autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones públicas y los municipios; al Juez Presidente del 15

Tribunal Supremo o su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado o su 16

representante autorizado; al Presidente de la Cámara o su representante autorizado; al Contralor o su 17

representante autorizado para administrar en las dependencias bajo sus jurisdicciones el Programa de 18

Administración de Documentos Públicos que se establece por virtud de este Título, sujeto a lo que se 19

dispone más adelante. 20

Disponiéndose, que los Presidentes de ambas cámaras de la Asamblea Legislativa, o sus 21

representantes autorizados, deberán remitir el original de las grabaciones de las sesiones legislativas 22

y vistas públicas, fotografías y vídeos así como cualquier otro documento análogo relativo al proceso 23

de medidas legislativas, luego de transcurridos diez (10) años del cierre de la Asamblea Legislativa 24

que los haya producido, para su conservación permanente en el Archivo General de Puerto Rico. 25

Cada Cámara de la Asamblea Legislativa regulará, mediante reglamento escrito, todo lo relativo al 26

ordenado traspaso de dichos documentos al Archivo General. 27

63

Artículo 44: Facultad de regulación de los Administradores 1

Excepto por lo dispuesto más adelante en cuanto a la reglamentación sobre el período de 2

conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de 3

cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Administradores de Programas deberá redactar una 4

reglamentación en un término de 120 días para las dependencias bajo su jurisdicción. El reglamento 5

gobernará la administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en el cual se 6

consignarán las disposiciones contenidas en este Título, el cual al ser promulgado tendrá fuerza de 7

ley. Quedan por esta Ley facultados los Administradores de Programas a reglamentar para: 8

(1) Publicar los términos especializados en cada dependencia del Programa y el alcance de éstos, 9

según definidos por los jefes de dependencia bajo su jurisdicción. 10

(2) Publicar listas de documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán 11

confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano, y 12

otros; establecer el trato al conservarse y disponerse de ellos. Los Administradores de 13

Programas tendrán que consultar a los jefes de las dependencias bajo su jurisdicción al 14

preparar esta publicación. Al considerar estas clases los jefes de dependencias deberán ser 15

específicos y limitativos. No podrá considerarse como dentro de estas clases ningún 16

documento que los Administradores de Programas no hayan expresamente definido en sus 17

reglamentos, conforme las recomendaciones de los jefes máximos de cada organismo 18

público. 19

(3) Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo en 20

cada una de las dependencias bajo sus jurisdicciones. 21

(4) Establecer normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos. 22

(5) Establecer los requisitos que se exigirán a los Administradores de Documentos; sus funciones 23

y responsabilidades, los procedimientos para su designación, y para el relevo de sus 24

funciones. 25

(6) Intervenir los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación por éstos de las 26

normas establecidas por los Administradores de Programas. Para esto y para asegurarse que 27

se cumpla con la ley y los reglamentos podrán efectuar por sí o por sus representantes 28

64

autorizados cuantas intervenciones e inspecciones de los sistemas consideren necesarias los 1

Administradores de Programas. 2

(7) Y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa de Administración de 3

Documentos Públicos y que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento del 4

Programa. 5

(8) Antes de que sean promulgados los reglamentos, según se dispone en este título, los 6

Administradores de Programas consultarán y se asesorarán con el Director Ejecutivo del 7

Instituto de Cultura Puertorriqueña, a los efectos de propiciar, en tanto en cuanto sea posible, 8

la uniformidad de criterios para la conservación de documentos. 9

Artículo 45: Inventario anual de documentos públicos 10

Los Administradores de Programas requerirán de cada uno de los jefes, directores o encargados de 11

las dependencias bajo su jurisdicción que realicen un inventario anual de todos los documentos 12

existentes en sus respectivas dependencias sobre los cuales se dispone la acción pertinente en este 13

Título. Una vez preparado el inventario, cada jefe de dependencia estudiará cuidadosamente los 14

documentos de su dependencia, clasificándolos en razón de su naturaleza y carácter, en las siguientes 15

categorías: 16

(1) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras 17

entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a 18

conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado.— Estos documentos no podrán 19

ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya 20

determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que 21

pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como 22

para fines de interés particular. Los funcionarios administradores mencionados en el artículo 23

30 de este Título deberán periódicamente hacer recomendaciones a la Asamblea Legislativa 24

sobre este tipo de documentos con indicación, cuando así lo crean pertinente, de la 25

conveniencia de reducir el período de conservación fijado por ley. 26

(2) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y 27

operaciones fiscales.— El período de conservación de estos documentos se establecerá 28

65

mediante reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor. 1

Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá tener en cuenta los contratos con 2

dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos 3

en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al 4

funcionamiento del programa a que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal. 5

(3) Documentos no comprendidos en los incisos (1) y (2) que deban ser conservados por 6

determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad 7

pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su 8

conservación. 9

(4) Documentos no comprendidos en los incisos (1), (2) y (3) pero que por su utilidad 10

administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información 11

contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como 12

referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas. El período de 13

conservación de estos documentos será determinado por el jefe de la dependencia, con la 14

aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia. 15

(5) Documentos que por no estar comprendidos en los incisos (1), (2), (3) y (4) están listos para 16

ser destruidos o trasladados al Archivo General de Puerto Rico que se establece más 17

adelante, sujeto a la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la 18

dependencia. 19

Será obligación de todo jefe de dependencia velar por que se cumpla oportunamente con el 20

inventario requerido por los Administradores de Programa e incluir referencia a este inventario 21

en el informe anual de la dependencia concernida. 22

Artículo 46: Disposición de documentos públicos 23

Los Administradores de Programa requerirán de cada uno de los jefes de dependencias incluidas en 24

su jurisdicción que anualmente preparen listas sobre disposición de documentos en sus respectivas 25

dependencias, rigiéndose por las disposiciones del artículo 32 de este Título. Estas listas deben 26

incluir por lo menos la siguiente información: 27

(1) Título del documento. 28

66

(2) Identificación del documento, para describir mejor aquéllos cuyo título no se explique por sí 1

solo. 2

(3) Tiempo durante el cual deberá retenerse el documento de acuerdo con lo dispuesto en los 3

incisos (1), (2), (3) y (4) de este Título. 4

(4) Relación de aquellos documentos que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 32 de este 5

Título, están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo General de Puerto Rico. 6

Será obligación de todo jefe de dependencia velar por que se cumpla oportunamente con el listado 7

sobre disposición de documentos públicos requerido por los Administradores de Programa e incluir 8

referencia a este listado en el informe anual de la dependencia concernida. 9

Artículo 47: Deber de remitir al Archivero General los inventarios y listas de disposición de 10

documentos públicos y curso de acción (retención, traspaso o depósito) 11

A medida que los Administradores de Programa o sus representantes autorizados reciban y apruebe 12

las listas descritas en los artículos 32 y 33 de este Título, deberán a su vez remitir copias de tales 13

listas aprobadas al Archivero General de Puerto Rico y se abstendrán de tomar acción hasta recibir 14

notificación de la determinación del Archivero. 15

El Archivero examinará las listas recibidas y determinará si interesa retener algún documento para su 16

continuada conservación en el Archivo General de Puerto Rico. El Archivero podrá traspasar los 17

documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural según se define el 18

término en este título. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen 19

los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los 20

mismos conforme al propósito de conservación de documentos contenido en este Título y sus 21

reglamentos. 22

Cuando el Archivero determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o 23

cultural, éstos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, 24

cederse o de ninguna otra forma podrá disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a la 25

dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su carácter de documentos públicos y 26

pertenecen al Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Si la dependencia o entidad cultural dejare de 27

existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados 28

67

conforme los propósitos de este Título, los documentos revertirán al Archivo General de Puerto 1

Rico. No obstante, el Archivero podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con 2

posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme los criterios establecidos en 3

este Título. 4

El Archivero notificará su determinación en un término máximo de sesenta (60) días. Los 5

documentos reclamados por el Archivero serán trasladados al Archivo General. El Archivero 6

extenderá un certificado de recibo a los funcionarios transferidores. Si determina que los documentos 7

se trasladen a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstas extenderán un certificado de 8

recibo a los funcionarios transferidores. 9

Cuando un funcionario, por carecer de elementos necesarios para su cuidado y conservación, remite 10

documentos al Archivo General con carácter de depósito y sin pérdida de su jurisdicción y custodia, 11

puede pedir y serle concedida su devolución y entrega, si el documento adquiere utilidad 12

administrativa con posterioridad. 13

Artículo 48: Destrucción de documentos y venta para disposición final por métodos de 14

reducción y reciclaje 15

Aquellos documentos que el Archivero no reclame podrán ser destruidos por los Administradores de 16

Documentos previa autorización expresa del Administrador del Programa. 17

Los Administradores de Programa podrán establecer mediante reglamento las alternativas de 18

destrucción en armonía con las leyes y reglamentos aplicables de política pública ambiental 19

asegurando todo el tiempo que no se reproduzca dicho documento. 20

Los Administradores de Documentos escogerán entre los métodos aceptados por el Administrador 21

del Programa. 22

Los documentos inservibles, una vez destruidos en forma irreproducible, así como aquellos papeles 23

que no se consideran documentos según definidos en esta Ley, podrán venderse al mejor postor por 24

el jefe de cada dependencia o por el Administrador de Servicios Generales, una vez cumplido con 25

todos los procedimientos administrativos aplicables. 26

Las agencias que opten por permanecer bajo la jurisdicción de la Administración de Servicios 27

68

Generales dispondrán de aquellos papeles que no se consideran documentos, según definido en este 1

título, de acuerdo al Reglamento sobre Propiedad Excedente Estatal. 2

Lo dispuesto en los dos párrafos precedentes no aplicará a la Rama Judicial. 3

La venta de estos documentos o papeles deberá estar acorde con la política pública del Gobierno de 4

Puerto Rico para disminuir el volumen de desperdicios sólidos que requiere disposición final 5

mediante los métodos de reducción y reciclaje u otros métodos establecidos. 6

Las dependencias se asesorarán con la Autoridad de Desperdicios Sólidos sobre el recogido, 7

transportación, almacenamiento y venta de los documentos y papeles inservibles o no considerados 8

documentos públicos que se generen en sus facilidades. 9

El ingreso devengado en las dependencias por la venta de los documentos o papeles inservibles, si se 10

vendieren, ingresará en una cuenta especial en el Departamento de Hacienda acreditándole a cada 11

dependencia los fondos correspondientes a la misma. El dinero y los intereses de la cuenta acreditada 12

a cada dependencia se utilizará únicamente por éstas para sufragar, en todo o en parte, los costos de 13

operación y funcionamiento de su programa de reciclaje de papel. No podrán destinarse a cubrir 14

gastos ordinarios y de funcionamiento de cada dependencia. Los sobrantes de dichos fondos e 15

intereses podrán ser utilizados por esa dependencia en años fiscales subsiguientes con la limitación 16

aquí indicada. 17

Los fondos que se generen de la venta de papel o documentos inservibles no menoscabarán, en 18

forma alguna, la asignación de fondos en años subsiguientes para gastos ordinarios de 19

funcionamiento de cada dependencia. 20

El jefe de cada dependencia nombrará a un funcionario como Coordinador del Programa de 21

Reciclaje de papel, que será responsable de dicho Programa en su dependencia y el cual trabajará en 22

coordinación con el Administrador de Documentos. 23

El Director del Programa de Excedente Estatal o el Coordinador del Programa de Reciclaje de papel 24

será responsable de informar a la Autoridad de Desperdicios Sólidos cada tres (3) meses la cantidad 25

de papeles recuperados y vendidos, si alguno. 26

69

Artículo 49: Reproducción fotográfica de documentos 1

(1) Los Administradores de Programas podrán autorizar a los jefes de las dependencias bajo sus 2

respectivas jurisdicciones a reproducir por medio del proceso de microfotografía, fotocopia, 3

reproducción fotográfica en miniatura u otra copia fotográfica, o cualquier otro método de 4

reproducción electrónico, aquellos documentos públicos que se encuentren bajo su custodia 5

que merezcan ser conservados, así reproducidos, en consideración a su valor legal, fiscal, 6

administrativo, informativo o histórico. 7

(2) Los originales de los documentos reproducidos, de acuerdo con el inciso (1) de este artículo, 8

podrán ser destruidos de conformidad con lo dispuesto en este Título y los reglamentos que 9

se promulguen en virtud del mismo. 10

(3) Las reproducciones en microfotografía, fotocopia, reproducción fotográfica en miniatura u 11

otra copia fotográfica o cualquier otro método de reproducción electrónico de dichos 12

documentos se aceptarán en evidencia y tendrán el mismo valor y efecto que los originales, 13

siempre y cuando sean certificadas por los respectivos jefes de las dependencias encargadas 14

de la custodia de las mismas, o por su representante autorizado, o por el Archivero General 15

de Puerto Rico en aquellos casos en que los documentos hayan sido ya trasladados al 16

Archivo General de Puerto Rico. 17

Artículo 50: Archivo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico 18

El Archivo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico es el depositario oficial de todo 19

documento público o privado a él transferido en virtud de las disposiciones de este Título. 20

Artículo 51: Archivero General 21

La dirección del Archivo estará a cargo del Archivero General quién será nombrado por el Director 22

Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Su nombramiento estará sujeto a las disposiciones 23

de la Ley núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como la Ley de 24

Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de 25

Puerto Rico. 26

70

Artículo 52: Comisión Asesora del Archivo General 1

Para la coordinación con las distintas dependencias del Gobierno y la formulación de normas 2

generales que hayan de regir el Archivo, se establece una Comisión Asesora del Archivo General de 3

Puerto Rico. Los miembros de ésta serán un representante de cada uno de los Administradores de 4

Programa. Se exceptúa de esta disposición a la Oficina del Contralor. El Director Ejecutivo del 5

Instituto de Cultura Puertorriqueña o su representante autorizado será Presidente ex oficio de la 6

Comisión. Además del reglamento de la Comisión que se menciona en el segundo párrafo de esta 7

sección, este funcionario reglamentará la forma como habrá de funcionar la Comisión Asesora del 8

Archivo General. Podrá requerir de los Administradores de Programa, si las circunstancias así lo 9

permiten, información, material, personal, equipo y ayuda técnica para el funcionamiento de la 10

Comisión y para el establecimiento y ejecución de las normas generales de funcionamiento del 11

Archivo, y podrá ampliar el número de miembros de la Comisión hasta un máximo de tres (3) 12

miembros adicionales si así fuere necesario para el funcionamiento de ésta. El Archivero será el 13

Secretario Permanente de la misma y presidirá las reuniones en ausencia del Presidente. 14

La Comisión se reunirá una vez al año en sesión ordinaria y en sesión extraordinaria todas aquellas 15

veces que lo crea conveniente el Presidente de la Comisión o lo soliciten los miembros de la misma. 16

La Comisión preparará un reglamento que fijará, entre otras cosas, el trámite a seguirse para 17

disponer de documentos en poder del Archivero si los mismos resultasen inservibles, duplicados o 18

carentes de interés histórico; si correspondieren mejor a otra dependencia del Gobierno o, si por 19

cualquiera otra razón análoga, no se amerite su continuada conservación en el Archivo General de 20

Puerto Rico. 21

Artículo 53: Custodia, conservación y uso de documentos en el Archivo 22

El Archivero será responsable de la custodia, conservación y uso de todos los documentos existentes 23

en el Archivo. Sujeto a la disponibilidad de espacio en el Archivo General, el Archivero estará 24

autorizado para requerir el traslado de los siguientes documentos: 25

(1) Toda documentación que tenga más de cincuenta (50) años de existencia excluida la que se 26

conserva en los Archivos de Protocolos Notariales y en los registros de la propiedad. 27

(2) Toda documentación pública que haya pertenecido a una agencia extinta, a menos que tales 28

papeles hayan sido trasladados por ley a otra dependencia del Gobierno. 29

71

(3) Toda documentación pública, independiente de su antigüedad, que a juicio de los 1

Administradores del Programa de Administración de Documentos Públicos se considere haya 2

perdido su utilidad administrativa. 3

Disponiéndose, sin embargo, que el traslado al Archivo no procederá para los documentos descritos 4

en los incisos (1) y (2) de esta sección, cuando el Administrador del Programa de Administración de 5

Documentos Públicos que corresponda—según se dispuso en al artículo 49 de esta Ley—certifique 6

por escrito que los documentos deben quedar bajo custodia para usarse en la administración corriente 7

de los asuntos de las dependencias bajo su jurisdicción. 8

Artículo 54: Documentos y manuscritos adquiridos por compra o donación 9

El Archivero podrá aceptar el traslado al Archivo de documentos y manuscritos adquiridos, por 10

compra o donación, de particulares, que considere sean de suficiente valor para justificar su 11

preservación. 12

Artículo 55: Documentos hallados en el exterior 13

El Archivero gestionará el traslado al Archivo de los documentos de interés permanente relacionados 14

con la historia de Puerto Rico que pudieran encontrarse en el exterior. Disponiéndose, que en el caso 15

de que no sea posible obtener el documento original pueda substituirse por fotostatos, 16

micropelículas, reproducciones o cualquier otra copia o síntesis de la documentación que se interesa. 17

Artículo 56: Recursos del Archivo General 18

El Archivo contará con los recursos para: 19

(1) La preservación de documentos y manuscritos por medio de métodos modernos, tales 20

como: cámara de fumigación al vacío, máquina de laminación, equipo de encuadernación, 21

laboratorio fotográfico y cualquier otro equipo necesario para estos trabajos. 22

(2) La organización de los documentos y manuscritos depositados en el Archivo, la 23

preparación de inventarios y otras guías o descripciones necesarias a fin de localizar con 24

facilidad los documentos. 25

(3) La reproducción, publicación y exhibición de los documentos y manuscritos que así lo 26

ameriten. 27

72

(4) El uso de los documentos por los empleados del Gobierno y público en general, mediante 1

la promulgación de reglamentos al efecto. 2

Artículo 57: Disposiciones generales 3

(1) Las oficinas gubernamentales remitirán a la Biblioteca General de Puerto Rico y a la 4

Colección Puertorriqueña de la Universidad de Puerto Rico una copia o ejemplar de toda 5

información, boletín, revista o libro que se publique y circule en el Gobierno. 6

(2) Las reproducciones que se hagan de documentos que formen parte del Archivo General, 7

hechas de acuerdo con las normas establecidas por la Comisión Asesora y certificadas por el 8

Archivero, serán admitidas en evidencia como si fueran los originales. 9

(3) El Instituto de Cultura Puertorriqueña, al aceptar la donación de cualquier documento que no 10

fuere de carácter público obtendrá del cedente una renuncia de cualquier derecho de 11

propiedad literaria que pudiera corresponderle al cedente, y en caso de que el cedente fuere 12

una tercera persona, tomará todas aquellas medidas convenientes para evitar la infracción de 13

derechos de propiedad. 14

(4) El Archivero está obligado y queda por esta Ley autorizado a certificar y a expedir copias de 15

aquellos documentos confiados a su custodia, de los cuales no sea posible obtener una 16

reproducción. 17

(5) El Archivero tendrá su sello oficial para la certificación de documentos del cual los tribunales 18

deberán tomar conocimiento judicial. 19

(6) No se destruirá, enajenará, obsequiará, alterará o dispondrá de ningún documento 20

perteneciente a cualquier dependencia pública a menos que sea de conformidad con lo 21

dispuesto en este Título. Toda persona que ejecute una de estas acciones sobre cualquier 22

documento público estará sujeto a las disposiciones aplicables del Código Penal de Puerto 23

Rico. 24

Cualquier violación a las disposiciones de los reglamentos que promulguen los Administradores de 25

Programas constituirá delito menos grave y si la persona fuere convicta será castigada con pena de 26

reclusión no mayor de seis (6) meses o multa no mayor de mil dólares ($1,000) o ambas penas a 27

discreción del tribunal. 28

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Artículo 58: Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa; dirección administrativa 1

El Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico estará ubicado dentro del Distrito 2

Capitolino, y adscrito a la Oficina de Servicios Legislativos. 3

La dirección administrativa del Archivo Histórico recaerá en un Director Ejecutivo quien será 4

nombrado en consenso por los Presidentes de ambos Cuerpos Legislativos y fungirá como tal por un 5

término de diez (10) años. La persona a designarse como Director Ejecutivo deberá tener amplio 6

conocimiento del funcionamiento de la Asamblea Legislativa, así como estudios graduados en 7

Historia, Humanidades, Ciencias Sociales, Ciencias Políticas o Ciencias Bibliotecarias o campos 8

relacionados, o en su defecto, una combinación de estudios y experiencia en dichas áreas combinada 9

de cuatro (4) años. De igual forma, podrá cumplir los requisitos de estudios y experiencias con la 10

acreditación de haber publicado obras relativas al ámbito de la legislación u ocupado posiciones de 11

carácter administrativo o legislativo en la Asamblea Legislativa. El Director devengará el salario que 12

establezcan los Presidentes de los Cuerpos Legislativos, de acuerdo a los principios de equidad en 13

relación a las escalas salariales vigentes en la Asamblea Legislativa. 14

Artículo 59: Funciones del Director Ejecutivo del Archivo Histórico 15

Las funciones y deberes del Director Ejecutivo del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa 16

serán los siguientes: 17

(1) Establecer las guías y controles a seguir para el debido manejo, preservación, conservación 18

y seguridad del patrimonio histórico y documental de la Asamblea Legislativa, incluido el 19

sistema de clasificación de documentos y las técnicas de conservación necesarias; 20

(2) crear el Reglamento para el Manejo del Patrimonio Histórico de la Asamblea Legislativa, 21

así como de su implantación y fiel cumplimiento; 22

(3) asesorar sobre la infraestructura necesaria para la preservación, organización y difusión del 23

patrimonio documental; 24

(4) proporcionar capacitación para la conservación, organización, difusión y destino de los 25

documentos y colecciones en los depósitos del Archivo Histórico legislativo; 26

(5) promover el enriquecimiento del patrimonio documental; 27

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(6) mantener un catálogo de todos los documentos bajo la custodia del Archivo, que estará 1

disponible al público a través de la red cibernética de la Oficina de Servicios Legislativos; 2

(7) establecer un proceso de digitalización de documentos, con el propósito de hacer accesible 3

dicha documentación a investigadores y público en general, a través de Internet; 4

(8) rendir un Informe Anual de Situación del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa ante 5

las Secretarías de ambos Cuerpos Legislativos, y 6

(9) establecer un archivo digital remoto que contenga todos los documentos históricos y 7

colecciones del Archivo Histórico. 8

Artículo 60: Fondos documentales y depósitos 9

El Archivo Histórico mantendrá custodia de, pero sin limitarse a, los siguientes documentos: 10

(1) Todos los Diarios de Sesiones y Libros de Actas de las Asambleas Legislativas, luego de la 11

aprobación de la Constitución de Puerto Rico (1953 al presente); 12

(2) los Diarios de Sesiones de la Convención Constituyente (1952); 13

(3) todos los documentos relacionados a la Asamblea Legislativa bajo la Carta Autonómica 14

(1898), la Carta Orgánica de 1900 (Ley Foraker) y la Ley Orgánica de 1917 (Ley Jones); 15

(4) todos los documentos relacionados con la construcción del Capitolio, así como de los 16

edificios que comprenden el Distrito Capitolino y sus remodelaciones a través de la historia; 17

(5) toda obra de arte o fotografía relacionada con la historia de la Asamblea Legislativa o sus 18

edificios o instalaciones, y 19

(6) cualquier documentación, colección u objeto relacionado a la Asamblea Legislativa, ya sea 20

proveniente de los Archivos existentes en la Asamblea Legislativa, bajo custodia de 21

instituciones educativas o privadas, de agencias del Gobierno o de colecciones privadas de 22

individuos. 23

El Archivo Histórico mantendrá una Sala o laboratorio de Curación y Preservación de Documentos, 24

una Sala de Consultas y un Área de Exhibiciones, todas equipadas con el equipo físico y recursos 25

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humanos especializados en el manejo de este tipo de documentación, según las necesidades de las 1

referidas Salas. 2

Artículo 61: Acceso a los documentos del Archivo Histórico 3

El Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa estará abierto y accesible para el público en 4

general, y sus colecciones podrán ser examinadas, siempre que los documentos que se deseen 5

examinar se mantengan en las salas designadas para ese propósito y sean manejados bajo los 6

estándares de protección y conservación establecidos en el reglamento dispuesto a tales fines. 7

Artículo 62: Reglamentación para el manejo del patrimonio documental 8

El Director Ejecutivo del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa tendrá la obligación de 9

revisar periódicamente el Reglamento para el Manejo del Patrimonio Histórico de la Asamblea 10

Legislativa a fin de garantizar su pertinencia y vigencia en el cumplimiento de los fines públicos 11

consignados en este Título. Asimismo, debe promulgar cualquier otra reglamentación necesaria para 12

el desempeño eficaz y buen funcionamiento del Archivo Histórico. 13

14

TÍTULO VII: DISPOSICIONES FINALES 15

Artículo 63. Derogaciones 16

Mediante la aprobación de esta Ley quedan derogadas las siguientes disposiciones de ley: 17

(1) Artículo 409 del Código de Enjuiciamiento Civil de Puerto Rico, según enmendado; 18

(2) Ley núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como la Ley de 19

Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico; 20

(3) Ley núm. 229 de 2 de Septiembre de 2003, según enmendada, conocida como la Ley para 21

Garantizar el Acceso de Información a las Personas con Impedimentos; 22

(4) Ley núm. 151 del 22 de junio de 2004, según enmendada, conocida como la Ley de 23

Gobierno Electrónico; 24

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(5) Ley 243 de 10 de noviembre de 2016, según enmendada, conocida como la Ley de política 1

pública sobre el uso del seguro social para verificar identidad y su restricción; 2

(6) Ley núm. 236 de 30 de diciembre de 2010, según enmendada, conocida como la Ley de 3

Rendición de Cuentas y Ejecución de Programas; 4

Artículo 64. Cláusula de separabilidad 5

Si cualquier cláusula, párrafo, inciso, artículo, título o parte de esta Ley fuera declarada nula 6

inconstitucional por un Tribunal con jurisdicción y competencia, la sentencia dictada no afectará ni 7

invalidará el resto de sus disposiciones, y su efecto se limitará a la cláusula, párrafo, inciso, artículo, 8

título o parte declarada inconstitucional. Su efecto quedará limitado al aspecto objeto de dicho 9

dictamen judicial. 10

Artículo 65. Vigencia 11

Esta Ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación. 12

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