Técnica para la selección de participantes

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Técnica para la

selección de

participantes


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Índice 1. Introducción _________________________________________________________ 3

2. Objetivo ____________________________________________________________ 3

3. Conceptos básicos ____________________________________________________ 3

4. Actividades __________________________________________________________ 5

5. Resultados _________________________________________________________ 10

6. Ejemplo ____________________________________________________________ 10

7. Consideraciones _____________________________________________________ 10

8. Recomendaciones ___________________________________________________ 10

9. Beneficios __________________________________________________________ 11

10. Formato __________________________________________________________ 11

11. Instructivo de llenado _________________________ ¡Error! Marcador no definido.

12. Glosario __________________________________________________________ 11

13. Bibliografía _______________________________________________________ 11


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Técnica para la selección de

participantes

1. Introducción

Con intención de mejorar la manera en la que se realizan las tareas en la organización,

las iniciativas empresariales involucran una variedad de roles desempeñados por

personas con diferentes experiencias, conocimientos e intereses. El éxito de cualquier

iniciativa, sin importar su tamaño o duración, se ve determinado por la participación de las

personas más adecuadas.

Esta técnica te ayudará a obtener la mejor selección de participantes de acuerdo al

objetivo que te hayas planteado.

2. Objetivo

Elegir a las personas más adecuadas de la organización para realizar una labor

encaminada a obtener un beneficio común y de valor para la organización.

3. Conceptos básicos

Las organizaciones obtienen grandes beneficios al emplear el trabajo colaborativo,

entendido como el trabajo en el que se desarrollan roles que se relacionan, se

complementan y diferencian en prosecución de una meta común, produciendo algo que

nunca podrían haber producido solos.

El rol es una conducta esperada por el grupo, de un miembro en una situación

determinada. Una persona puede tener asignado uno o más roles dentro del grupo. En las


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organizaciones se definen puestos de trabajo que representan un rol formal dentro del

grupo que conforma la empresa; el rol de cobranza lo tiene una persona de la que se

espera una conducta encaminada a promover que los clientes paguen sus deudas. Esa

misma persona puede tener otro rol temporal en la organización cuando es líder de un

proyecto que busca la automatización del proceso de cobranza; la conducta que se

espera de esta persona estará encaminada entonces a lograr que el equipo de trabajo

logre el objetivo planteado.

Las iniciativas que emprende la empresa se organizan en proyectos que reúnen de

manera temporal a un grupo de personas que habitualmente no trabajan en equipo. En

esta nueva célula organizacional se establecen roles que tomarán los participantes y que

estarán encaminados a realizar tareas necesarias para que el proyecto tenga éxito. Estas

iniciativas necesitan tanto de trabajo en equipo como de trabajo colaborativo. El trabajo

en equipo se establece porque sus miembros necesitan trabajar de cerca para obtener

un resultado común; sus acciones son independientes, pero están comprometidos con el

logro de un solo objetivo; necesitan tomar decisiones acordadas y checarán con el equipo

antes de actuar independientemente para asegurarse de no cometer errores. Estos

equipos tienen un líder que les ayuda a resolver las discrepancias y que hará lo necesario

para que el equipo funcione de forma satisfactoria, a pesar de que no estén motivados o

que no se lleven bien entre sí. Por ejemplo, los gerentes de área conforman un equipo de

trabajo que tiene el propósito de hacer que la empresa opere correctamente; cada uno

hace su trabajo independientemente, pero se pone en contacto con los demás cuando

hay decisiones que es necesario tomar en conjunto.

El trabajo colaborativo en cambio, se da entre individuos que comparten las mismas

metas, pero que también tienen metas individuales que entran en conflicto con las

grupales. La meta grupal es solo una pequeña parte de sus responsabilidades y, a

diferencia del trabajo en equipo este grupo no cuenta con un líder que resuelva las

diferencias entre los integrantes.

La colaboración permite que los integrantes del equipo produzcan resultados que no

podrían obtener por sí solos; para lograr un buen trabajo de colaboración es necesario

que los participantes:

• estén comprometidos a trabajar en conjunto,

• tengan respeto por la competencia de cada integrante y,


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• tengan las habilidades y permisos para negociar con creatividad entre ellos.

4. Actividades

Las iniciativas que promueven cambios en los procesos, en la tecnología, en las reglas de

negocio o en cualquier ámbito del negocio que involucre la participación de varias

personas de la organización con distintos intereses, experiencias y conocimientos,

necesitan la conformación de equipos de trabajo adecuados para planear, establecer

propuestas valiosas a la organización y llevarlas a cabo. Las actividades siguientes te

orientarán en la selección de estos participantes.

4.1. Definir el objetivo del trabajo en equipo

La reunión de personas de diferentes áreas ofrece la oportunidad de producir muy buenos

resultados siempre y cuando el objetivo del trabajo haya sido clarificado con anticipación.

La necesidad de reunir a personas de diferentes áreas puede originarse por el interés de:

• Analizar problemáticas en los procesos

• Analizar y mejorar procesos

• Implementar nueva tecnología

• Manejar el cambio en la organización

• Establecer requerimientos de software

• Accionar iniciativas que involucren temas de negocios, o temas de TI, o ambos,

que requieran la validación de usuarios o empleados.

La TI tiene gran importancia en los negocios, muchas actividades que se realizan en él se

administran y almacenan en sistemas tecnológicos. Las iniciativas de TI con repercusión

directa en el trabajo de los usuarios, se enriquecerán con la integración de un equipo

multidisciplinario.

Consejo: Los equipos más efectivos se integran por un grupo de 4 a 7 personas; los

equipos más pequeños pueden funcionar por sí mismos, los más grandes requieren un

moderador.

4.2. Identifica las contribuciones que requieres


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La claridad del objetivo de la selección de participantes te servirá de guía para identificar

las contribuciones que requieres obtener de otras personas.

Algunas de las contribuciones que requieres son las siguientes:

• Conocimiento detallado de la ejecución de las tareas del proceso

• Conocimiento profundo de los productos y servicios de la organización

• Información de los sistemas involucrados

• Información respecto a problemáticas de la organización

• Capacidades de nuevas tecnologías y su integración con las existentes

• Políticas, reglas y estándares aplicables

• Repercusión de un cambio en la organización

4.3. Selecciona los roles necesarios

Un rol es una función que desempeña una persona en determinada situación, elige los

roles necesarios para tu iniciativa; a continuación listamos algunos roles que suelen

emplearse en iniciativas relacionadas con procesos de negocio. Toma en cuenta que una

persona puede tener más de un rol, en cuyo caso debes asegurarte que ha entendido la

participación que tendrá para cada uno de ellos.

• Líder de proyecto

• Dueño del proceso

• Experto del proceso

• Analista de procesos

• Líder funcional

• Líder técnico

• Ingeniero en sistemas

• Patrocinador

• Grupo de proyecto

• Líder del Manejo del Cambio

• Grupo Clave del Cambio

• Equipo del Manejo del Cambio

A continuación explicamos el rol y sus principales contribuciones al equipo de trabajo.

Líder del proyecto: Rol que promueve la iniciativa ante el patrocinador y coordina las

actividades para que se logre el objetivo. Contribuye a:

• revisar y supervisar con regularidad el progreso del trabajo,

• debatir y acordar con el equipo el calendario de las actividades,

• asegurar que el equipo cumpla las fechas límite,

• motivar a los miembros del equipo,

• resolver conflictos,

• dar instrucciones cuando sea necesario y

• ayudar a los miembros a superar obstáculos.


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Dueño de proceso: Rol que conoce la operación y tiene interés en que funcione mejor,

contribuye a:

• buscar la eficiencia y efectividad del proceso,

• planear, organizar, monitorear y controlar el proceso,

• determinar el desempeño, métricas y objetivo del proceso,

• promover y liderar proyectos de mejora,

• asegurar que se cumplan los objetivos del proceso y

• detectar y ejecutar acciones correctivas.

Consejo: Una persona puede ser dueña de uno o más procesos. Si tu organización no

cuenta con este rol, aprovecha las iniciativas relacionadas con proceso de negocio para

identificar y motivar a la persona más idónea para ser dueña del proceso.

Experto del proceso: También se les llama expertos en la materia; son las personas que

realizan cotidianamente las actividades del proceso, poseen conocimiento profundo de él

y son la fuente más importante de información, contribuyen en:

• proporcionar información detallada del proceso,

• participar en el análisis del proceso,

• validar información del proceso,

• validar los requerimientos de automatización del proceso y

• aprobar el rediseño de procesos.

Consejo: Las personas que juegan este rol adquieren una visión más amplia de su

participación en el proceso. Identifica entre ellos a las personas con habilidades para

transmitir sus conocimientos a los usuarios finales, te apoyarán en la fase de

implementación.

Líder funcional: Rol que funge como líder de los expertos del proceso, es decir, la

persona con mayor conocimiento del proceso y por ende con mayor autoridad moral,

aunque no jerárquica, contribuye en:

• aplicar su voto de calidad ante diferencias, controversias y debates,

• coordinar y dar seguimiento a las tareas asignadas a los expertos y,

• validar y aprobar el resultado de las tareas a realizar por los expertos y el

resultado del proyecto en general.

Líder técnico: Rol necesario cuando participan en el proyecto varias personas del área

técnica, contribuye en:

• coordinar y dar seguimiento a las tareas asignadas a las personas del área

técnica, y

• validar y aprobar el resultado de las tareas y de la iniciativa que estén relacionados

con temas técnicos referentes al uso de la tecnología.


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Analista de procesos: Rol con conocimientos y habilidades para obtener información del

proceso, analizarlo, rediseñarlo e implementarlo, su contribución es:

• identificar, descubrir, analizar y rediseñar actividades de los procesos,

• coordinar la implementación, monitoreo y control de procesos,

• interactuar con los expertos del proceso y,

• reportar hallazgos a la dirección y a los dueños del proceso.

Este rol puede tener dos enfoques: el de negocio y el de TI. El enfoque de negocio se

ocupa de los requerimientos organizacionales, el desempeño y los cambios; el de TI se

ocupa de la automatización de procesos.

Consejo: Este rol es el que tendrás que ejercer en las iniciativas que emprendas.

Dependiendo del origen de la iniciativa, de tu formación y experiencia ejercerás uno de

sus enfoques.

Ingeniero en sistemas: Rol que conoce el funcionamiento de las tecnologías

involucradas en la iniciativa, su contribución es:

• interactuar con los analistas de procesos para identificar los requerimientos de

sistemas,

• diseñar e implementar el sistema,

• realizar desarrollo y pruebas y,

• validar el sistema con los dueños y expertos de procesos para que soporte sus

actividades efectivamente.

Este rol lo puede llevar a cabo personal externo a la organización cuando el desarrollo del

software se solicita a un proveedor.

Patrocinador: Este rol da apoyo para la realización de las actividades que requiere la

iniciativa, contribuye en:

• promover el proyecto con los directivos de la empresa; dependiendo del tamaño

de la organización puede ser el Director general, el Director de operaciones, el

Gerente de procesos, etc.

Grupo de proyecto: También se les denomina involucrados en el proyecto, son personas

que no tienen un rol asignado pero que contribuyen en la iniciativa por motivos

operacionales, funcionales o políticos; su responsabilidad es:

• atender a las asignaciones que se les solicite

Líder del Manejo del Cambio: Este rol encabeza el esfuerzo y actividades que ha de

realizar la organización para administrar el cambio organizacional originado por la

iniciativa, su contribución es:

• definir los objetivos relacionados con el cambio organizacional y

• coordinar su cumplimiento.


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Grupo Clave del Cambio: Conformado por tres roles. El Patrocinador del Cambio, que

respalda la ejecución del cambio y autoriza los recursos para ello; la Autoridad del

Cambio, que tiene la autoridad y conocimiento para asumir las decisiones que se derivan

del cambio; y el Líder del Manejo del Cambio. Este grupo contribuye a:

• definir la visión del cambio,

• verificar que se comunique la visión y

• verificar que el cambio se maneje de acuerdo a la visión.

Equipo del Manejo del Cambio: formado por un grupo de personas con determinadas

capacidades y habilidades para apoyar y coordinar el alcance del cambio definido, su

contribución es:

• ejecutar las actividades definidas para cada etapa, y

• apoyar a los integrantes de la organización a cambiar.

Consejo: Las organizaciones que han ganado experiencia en la administración de sus

procesos de negocio están en condiciones de conformar un Grupo BPM o Centro de

excelencia, que es responsable del mantenimiento de la cultura de mejora de procesos y

de asegurar que esa cultura soporte los objetivos estratégicos de la organización.

4.4. Selecciona a los participantes

Antes de hacer la selección deja de lado la subjetividad, evita centrar tu atención en las

personas que te agradan, evita también hacer a un lado a quienes no te agraden. Tu

iniciativa necesita contar con las personas más adecuadas, identifica a las que pueden

contribuir con información, conocimiento, experiencia y actitud. Después asigna un rol

para cada uno.

Responde a las siguientes preguntas para iniciar tu selección:

• ¿Qué información y conocimientos requiero obtener?

• ¿Qué apoyos necesito dentro de la organización para que la realización de las

actividades de la iniciativa fluya y no sufran contratiempos?

• ¿Qué personas tienen los conocimientos y experiencias que necesito para la

iniciativa?

• ¿Cómo es la relación entre las personas elegidas?

Consejo: Invita formalmente a las personas seleccionadas, puedes convocarlos a una

reunión y compartir con ellos la iniciativa; motívalos para que se interesen en el tema.

4.5. Define la dinámica de trabajo

Por dinámica entendemos la relación que se entabla en el interior del grupo, el manejo de

los procesos de información, la evolución de las tareas o la supervisión de las mismas,

entre otras cuestiones. Calendariza las reuniones y comunica el calendario a los

participantes para que las consideren en su agenda. Al inicio de cada reunión presenta

una orden del día que defina claramente el objetivo que se pretende lograr, y los tiempos


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asignados para cada asunto. Al finalizar cada reunión deben elaborar una minuta con el

resumen de los comentarios y compromisos que se hayan establecido.

5. Resultados

• Selección de participantes

6. Ejemplo

Selección de participantes

Iniciativa: Reestructura del proceso de cobranza

Objetivo: Homologar las actividades de cobranza de las tres operaciones de Latinoamérica en un solo proceso.

Nombre Rol Puesto Contribución

Carlos Ruiz Experto del proceso

Ejecutivo de cobranza

Información de América del Sur, experiencia en sistema ERP

Pedro López Patrocinador Gerente de Finanzas

Aprobación de la iniciativa y del tiempo dedicado por el personal involucrado, contacto con el área de sistemas de las tres operaciones

Ana Santiago Experto del proceso


Información de Centroamérica, experiencia sistema ERP

Alberto Hernández

Analista de procesos / Líder de proyecto

Supervisor de cobranza

Conocimiento de las tres operaciones a nivel supervisión, y de los principales problemas de integración de información.

Sofía Gutiérrez

Experto del proceso / Líder funcional


Información de México, experiencia en SAP, persona con mayor dominio de las operaciones de cobranza; por lo tanto tiene el voto de calidad ante discrepancias.

7. Consideraciones

• Cuando sea necesario invita a las sesiones de trabajo que consideres prudente, a

otras personas que no forman parte del equipo para validar información, o dar su

opinión respecto a un tema en particular.

• Identifica con anticipación los conflictos de intereses que se puedan presentar

entre los participantes.

• La integración de los participantes puede realizarse paulatinamente, esto

dependerá del avance que se tenga en el trabajo.

8. Recomendaciones

• Junto con los participantes establece las reglas a seguir durante las reuniones.


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• Identifica las diversas personalidades de las personas seleccionadas para que les

des el correcto manejo en el grupo de trabajo; puedes utilizar la información de la

página http://www.organizationalzoo.com/characters/, que clasifica las diferentes

personalidades de las personas en el ambiente laboral.

9. Beneficios

• Integra a las personas más adecuadas considerando el propósito que se persigue.

• Promueve el equilibrio de participación de personal de TI y el del negocio.

• Clarifica a los participantes su colaboración.

• Integra los roles necesarios para lograr el objetivo.

• Prevé situaciones de riesgo en la interacción de participantes.

10. Formato

Selección de participantes

Iniciativa:

Objetivo:

Nombre Rol Puesto Contribución

Iniciativa: Nombre o breve descripción de la iniciativa para la cual se conforma

el equipo.

Objetivo: Propósito que busca lograr la iniciativa.

Nombre: Nombre y apellido de la persona seleccionada.

Rol: Nombre del rol o roles que jugará la persona seleccionada en el grupo.

Puesto: Nombre del puesto que tiene la persona en la organización.

Contribución: Información, labor, experiencia, conocimiento o cualquier otra

aportación significativa que realice la persona en la iniciativa y que justifica su

participación en el equipo de trabajo.

11. Glosario

• Equipo: Dos o más personas que trabajan en interdependencia para lograr un

objetivo común.

• Rol: Conducta que espera un grupo de un miembro en una situación determinada.

12. Bibliografía

Campbell, A. (1 de september de 2011). Collaboration Is Misunderstood and Overused.

Recuperado el 2 de noviembre de 2016, de Harvard Business Review:

https://hbr.org/2011/09/collaboration-is-misunderstood


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Jeston, J., & Nelis, J. (2008). Business Process Management: Practical Guidelines to

Successful Implementations (2nd ed.). Massachusetts: Elsevier LTD.

Shelley, A. (2013). Meet The Organizational Zoo Characters. Recuperado el 2 de

noviembre de 2013, de The Organizational Zoo:

http://www.organizationalzoo.com/characters/


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