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Technology Evaluation Centers
Planificación y Preparación
Investigación: Establecimiento de los requerimientos y necesidades
Evaluación: De la lista de productos potenciales a una lista de soluciones para su empresa
Selección: Valoración de los aspectos cuantitativos y subjetivos de las soluciones y sus implementadores
Lista de Verificación de TEC para la Selección de SoftwareCuatro fases para asegurar el éxito en la selección de software ERP
Planificación y preparación
1.1 Identifique las fortalezas y las debilidades de su sistema actual.
1.2 Determine los principales desafíos del negocio que deben ser resueltos por el nuevo sistema.
1.3 Defina el número de usuarios de la nueva solución de software.
1.4 Calcule el retorno de inversión (ROI) esperado.
1.5 Convenza a las partes interesadas sobre la necesidad de contratar a un consultor experto, considerando
los recursos y el tiempo que se deberán invertir en este proyecto de misión crítica.
1.6 Seleccione a un consultor externo que se especialice en evaluación y selección de software para que
apoye su proceso de decisión.
1.7 Reúna un equipo de selección de software que incluya las áreas interesadas de la empresa, y asigne a un
líder y a un responsable del proyecto.
1.8 Defina el proyecto: Póngase de acuerdo sobre el alcance del proyecto y la plataforma tecnológica que
mejor se ajuste a las necesidades de su organización (en la nube o en las instalaciones, etc.).
1.9 Determine el proceso de toma de decisiones: Establezca quién toma las decisiones, defina los puntos
de decisión del proyecto (tales como aprobación del modelo, definición de la lista corta, etc.) y obtenga
la pre-aprobación del presupuesto.
ILa planificación le ayuda a definir el proyecto en general y a determinar si es práctico y factible realizarlo.
Los representantes clave de su negocio deben hacer el análisis debido para ayudar a determinar la
viabilidad del proyecto.
Una vez que se tengan claros los objetivos, se debe crear un documento de identificación del proyecto.
En este se deberán mencionar el propósito y los requerimientos del mismo, el plan de gestión y los
miembros del equipo del proyecto, así como sus respectivas responsabilidades.
2.1 Identifique los requerimientos clave del proceso, mapee las características y defina cuáles son
esenciales. Documente y estructure los requerimientos del nuevo sistema entrevistando a los miembros
del equipo a cargo de la decisión y a los expertos en la materia.
2.2 Priorice las características críticas y determine cuáles son opcionales para el funcionamiento del nuevo
sistema de su negocio.
2.3 Defina los requerimientos técnicos, incluyendo seguridad, bases de datos, servidores y necesidades de
integración con otros sistemas de software y hardware.
2.4 Identifique a los proveedores que mejor se desempeñen dentro de su industria (cree una lista de los
productos potencialmente ideales para su empresa).
Investigación: Establecimiento de los requerimientos y necesidadesI I
La fase de investigación consiste en identificar los procesos que caben dentro del alcance definido de su
proyecto y comprender los requerimientos de su sistema. El objetivo de esta etapa es asegurarse de que
usted está consciente de sus necesidades funcionales y técnicas, presentes y futuras.
Al priorizar sus requerimientos, podrá identificar las necesidades que son críticas para dirigir su negocio
exitosamente. La identificación de estas necesidades debe estar basada en hechos.
Evaluación: De la lista de productos potenciales a una lista de soluciones para su empresa
3.1 Compare en detalle las necesidades de su negocio con respecto a las capacidades de los productos
potenciales de software.
3.2 Elija las 2 o 3 soluciones que mejor cumplan con las necesidades de su negocio.
I I IEn esta fase de evaluación, usted compara los productos de los proveedores basándose en sus
necesidades específicas. Al realizar comparaciones detalladas, organizadas por categorías funcionales
y utilizando análisis de situaciones hipotéticas, descubrirá las brechas entre sus sistemas actuales y las
soluciones disponibles en el mercado.
El objetivo es, basándose en hechos, reducir su lista de productos potenciales a una lista de soluciones
que cumplen con las necesidades de su empresa.
4.1 Cree un guion para las demostraciones que se enfoque en los procesos fundamentales y los requerimientos
críticos de su negocio.
4.2 Programe las demostraciones de las soluciones que permitan a los representantes clave de su negocio presenciar,
evaluar y calificar su congruencia con las necesidades del negocio.
4.3 Organice una plataforma común para registrar y calificar las demostraciones de forma estructurada.
4.4 Cree una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de cotización (RFQ) exhaustiva que indique claramente el
alcance del proyecto (incluyendo los servicios de soporte, los detalles de la implementación, la conversión de los
datos, el detalle del costo total de propiedad, los precios, etc.).
4.5 Evalúe a los implementadores utilizando puntajes definidos para calificar la viabilidad de sus compañías, la experiencia
que poseen, su conocimiento de la solución, la estrategia de implementación que utilizan y su capacidad de consultoría.
4.6 Revise la RFP/RFQ detalladamente para que comprenda bien los planes de implementación de los proveedores y
los pueda calificar.
4.7 Verifique las referencias.
4.8 Analice su lista de soluciones tomando en cuenta sus factores de decisión y seleccione la que mejor responda a las
necesidades de su negocio.
4.9 Analice los términos y los servicios propuestos en los contratos para negociar las condiciones más favorables.
4.10 Negocie el precio y las formas de pago.
Selección: Valoración de los aspectos cuantitativos y subjetivos de las soluciones y de sus implementadores I v
Esta fase de selección involucra la calificación de la lista de soluciones para su empresa y sus socios de
implementación, así como la investigación de la manera en que hacen entrega de sus soluciones de software.
Aunque esta fase incluya una evaluación subjetiva, al completar en el orden adecuado los pasos que contienen
los criterios adicionales de decisión y al revisar cuidadosamente los resultados, podrá seleccionar la solución que
mejor corresponda con los objetivos de su negocio. Además, podrá conocer integralmente al implementador
que los va a acompañar por los próximos 3, 5 o 10 años. En este punto, empezará a crear una estrategia para la
negociación de precios y de términos contractuales.
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Artículos
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realizar una selección de software
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