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Técnicasdocumentales
de archivo
Víctor Hugo Arévalo Jordán
La descripciónarchivística
Técnicasdocumentales
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archivística
Víctor Hugo Arévalo Jordán
Técnicasdocumentales
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e-libro.net
La descripciónarchivística
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de estapublicación puede reproducirse, almacenarse o transmitirsede ninguna forma, ni por ningún medio, sea este eléctrico,químico, óptico, de gradación o de fotocopia, sin la previaautorización escrita por parte del editor o del autor.
Esta obra también está disponible en soporte papel, bajo lamodalidad de “libro a pedido”.
© 1991, por Víctor Hugo Arévalo Jordán
© Primera edición virtual y en papel, e-libro.net, septiembrede 2002
ISBN 950-502-006-6
Asociación de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, ArgentinaPrimera edición en papel, 1991Segunda edición, 1992Tercera edición, 1993Primera reimpresión, 1994Segunda reimpresión, 1995Tercera reimpresión, 1996Cuarta reimpresión, 1997Quinta reimpresión, 1998Sexta reimpresión, 1999Cuarta edición, 2000Quinta edición, 2001
PRÓLOGO
PRESENTAR un libro del técnico archivero Víctor HugoArévalo Jordán es una gran satisfacción personal yprofesional, tanto por la amistad que nos une comopor lo que el presente libro va a representar en el pa-norama de la Archivística y Documentación nacionaly provincial.
Pero antes de hablar de estas Técnicas Documenta-les, quiero referirme a sus anteriores publicaciones.Aunque algunas de ellas de impresión modesta, hancubierto a satisfacción las necesidades del mundo denivel terciario, precisamente en la carrera de Archivís-tica, en el Instituto Superior Nº 12, ya que ha sido elpropulsor de estos estudios. Como consecuencia de ellofue nombrado Jefe de Sección, título que correspondea lo que comúnmente llamamos Director de la carrera.
Su preocupación por la formación profesional lo hahecho asumir el dictado de cátedras tales como Teo-ría Archivística, Grafística y Diplomática; TécnicasDescriptivas I y II, para las que fue realizado el pre-sente trabajo; Conservación y Restauración documental;Planificación archivística; Informática; y ha alternado
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con Paleografía y Diplomática; Metodología de la Inves-tigación Histórica; Historia Americana II; en la carrerade Historia, y en la carrera de Periodismo y Comuni-cación Social: Tecnología Informativa.
Para muchos conocedores de las técnicas archivoló-gicas estas teorizaciones constituyeron la formulaciónescrita de soluciones lógicas y correctamente funda-mentadas para solucionar problemas básicos.
Desde el punto de vista de la práctica, la expe-riencia archivística de Víctor Hugo Arévalo Jordán,inquieto gestor y Miembro Honorario de la Asocia-ción Entrerriana de Archiveros y de la Asociación deArchiveros de Santa Fe (1988), lo ha llevado a publi-car: Descripción de documentos por computación, Mi-nisterio de Gobierno, Santa Fe, 1983, en impresiónmimeográfica; Introducción a la paleografía, Institutode Investigaciones Históricas, Facultad de Historia dela Universidad Católica de Santa Fe, 1983; Capacita-ción archivística, IAFA, Paraná, Entre Ríos, 1984; Teo-ría archivológica, Departamento de InvestigacionesDocumentarias, Instituto Superior Nº 12, 1985, Edi-ción Maya, Santa Fe, 1987 y 1988; Situación de los ar-chivos de Entre Ríos, en Cuadernos, Archivología, Nº 3,Santa Fe, 1988; Los centros documentales, Boletín In-formativo, Instituto de Investigaciones, Facultad deHumanidades y Arte de la Universidad Nacional de Ro-sario (Santa Fe), octubre, 1988.
De igual modo, ha presentado trabajos que han sidoconsiderados de mucho valor archivístico, en jornadasy congresos de la especialidad, a partir de 1979 hastala fecha, y ha integrado el comité evaluador de traba-jos, así como ha sido vicepresidente de las I Jornadas deArchiveros de la Provincia de Entre Ríos, Paraná; vice-
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presidente de las V Jornadas de Archiveros de Argen-tina con Proyección Latinoamericana, Paraná, EntreRíos y vocal de la Comisión Ejecutiva (decreto 0875 del4 de abril de 1988) de las VI Jornadas de Archiveros dela Argentina con Proyección Latinoamericana y en lasX Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe.
Sus proyectos y propuestas presentadas en jorna-das nacionales y provinciales han sido evaluados conaltos conceptos, lo que ha demostrado su eficientecapacidad planificadora, poniendo mano a la obra yparticipando en cursos u organizándolos, ya sea dePaleografía o Documentación.
Todo lo dicho no significa la totalidad de los cono-cimientos de Arévalo Jordán. Hoy nos presenta su li-bro Técnicas Documentales y como su autor nos revelaen el contenido, es una unidad de visión y de conjuntodel que se carece en el panorama archivístico argen-tino y santafesino.
Como aportaciones más relevantes, quiero señalar:1) Sistemas de información en el ciclo vital del documen-to; 2) Análisis documental; 3) Evaluación del rendi-miento informativo, 4) Tesauros aplicados a los archivos;5) Sistema general para descripción por ordenadoresy 6) Administración de la información.
Para finalizar, estimo que el libro de Víctor HugoArévalo Jordán va a ser un elemento básico y una obra deconsulta para todos aquellos que deseen introducirse conprofundidad en el mundo de las técnicas documentales.
J. CATALINA PISTONE
Directora GeneralArchivo General de laProvincia de Santa Fe
ÍNDICE
Prólogo ..................................................................... 5
INTRODUCCIÓN ........................................................... 16Las normas ............................................................. 20
Las normas ISAAD (G) .......................................... 20Las normas ISAAR (CPF) ....................................... 22
Origen y objetivo del documento normativo ...... 24Las normas ISO........................................................ 28La problemática documental ................................ 31Toma de decisiones ............................................... 33
DEFINICIÓN Y ASPECTOS TEÓRICOS DE LAS TÉCNICAS
DOCUMENTALES ..................................................... 44Archivología y archivos......................................... 44
La archivología como ciencia social ................ 49Archivo ............................................................... 51Archivos y bibliotecas ....................................... 54Documento......................................................... 57El expediente .................................................... 63Información ....................................................... 67
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Aspectos teóricos ................................................... 71Justificación de las técnicas documentales ... 80Programa documental ...................................... 84Objetivos del programa .................................... 90Archivos sin auxiliares descriptivos............... 94Los usuarios ...................................................... 97
LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS ....................... 104Análisis de los elementos constitutivos
del documento diplomático ............................... 105Protocolo inicial ................................................ 107El cuerpo............................................................ 109Protocolo final ................................................... 110
Los caracteres internos y externos deldocumento ........................................................... 111Caracteres externos ......................................... 111
Clase y tipo documental .............................. 111Contenedor o formato ................................. 121Cantidad ....................................................... 123Soporte o forma ............................................ 124
Caracteres internos .......................................... 125Entidad productora ..................................... 125Fecha y lugar de producción ....................... 127Orígenes funcionales ................................... 128Contenido sustantivo .................................. 130
Ciclo vital de los documentos .............................. 132Sistemas de información en el ciclo vital ............ 136
Primera etapa ................................................... 137Segunda etapa ................................................... 138Tercera etapa .................................................... 140Cuarta etapa...................................................... 141
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ANÁLISIS DOCUMENTAL ............................................... 144Elementos del análisis documental ..................... 144
Criterios............................................................. 149Análisis de los tipos documentales ................. 151
Determinación del tipo de informaciónque se desea obtener ................................. 152
Identificación del documento ..................... 155Especificaciones o requerimientos
documentales ............................................. 156Determinación de la fuente de obtención
de datos ...................................................... 158Forma de obtener datos .............................. 160Preparación de los formularios .................. 164
Concepto e importancia de los documentos ....... 165Presentación de los documentos ..................... 166Archivo de los documentos .............................. 167Requisitos generales de los documentos ........ 167
Sistematización de los documentos ..................... 168Grupo I ............................................................... 169Grupo II ............................................................. 171Grupo III ............................................................ 172Grupo IV ............................................................ 174
Control de gestión para archivos......................... 178Ventajas de la aplicación tecnológica
por medio de ordenadores ................................. 181Evaluación del rendimiento informativo ............ 182
Nociones básicas ............................................... 182Finalidades de la evaluación. La necesidad
de rendimiento ............................................... 183Limitaciones de la evaluación ......................... 184Métodos de evaluación del rendimiento ........ 186
Escalas de evaluación .................................. 186
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Lineamientos para la presentaciónde los trabajos ..................................................... 187
LA DESCRIPCIÓN PROPIAMENTE DICHA.TÉCNICAS DESCRIPTIVAS ....................................... 189
Inventarios ............................................................. 189Procedimientos ................................................. 191Clasificación de inventarios ............................ 194
Por la unidad de archivo que lo utiliza ...... 195Por la finalidad del inventario ................... 196
Diseño y diagramación del inventario............ 198Encabezamiento ........................................... 198Encolumnado ................................................ 201Datación ........................................................ 202
Códigos .............................................................. 203Inventario y CVD ................................................. 204Evaluación de inventarios ............................... 205Presentación...................................................... 207
La catalogación archivística ................................. 208Introducción ...................................................... 208Catalogación de archivos y bibliotecas ........... 214Catalogación en las etapas del ciclo
documental ..................................................... 216La etapa prearchivística ............................. 217La etapa archivística ................................... 220
Soportes de los catálogos ................................. 222Diagramación catalográfica ............................. 225Elementos de la catalogación .......................... 227Ficha catalográfica general.............................. 228
Encabezamiento ........................................... 229Cuerpo........................................................... 231El escatocolo ................................................. 233
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La ficha erudita, temática o documental ........ 234Tipos de fichas .................................................. 235La utilidad de anotaciones y signos ................ 239Ficha de publicaciones periódicas .................. 241Ficha catalográfica periódica .......................... 242Diarios ............................................................... 244Clasificación de los catálogos .......................... 245
Catálogo de epígrafe .................................... 247Catálogo de extracto .................................... 247Catálogo de resumen ................................... 248
Clasificación de los resúmenes............... 248Redacción del resumen ........................... 250
Ordenación de los catálogos ............................ 256Taxología............................................................ 257
La indización archivística ..................................... 261Introducción ...................................................... 261Sistemas clasificatorios .................................... 272Simplificación de las reglas de indización ..... 273Consejos prácticos ............................................ 276Los índices temáticos ....................................... 277Clasificación ...................................................... 278Aplicación de los ordenadores ........................ 281Construcción de la clasificación ...................... 282
Los tesauros archivísticos .................................... 284Introducción ...................................................... 284Estructuración de tesauros. Técnicas
de compilación ............................................... 286Reglas de construcción ..................................... 288
Controles semánticos .................................. 288Reglas de complementación ....................... 290
Clasificación de los tesauros ........................... 291Técnicas de acceso a los términos
del tesauro ...................................................... 292
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La clasificación por medio de descriptores ... 295Listas de encabezamientos y tesauros............ 297
Las guías archivísticas .......................................... 300Introducción ...................................................... 300Capítulos introductorios .................................. 309El servicio del archivo ...................................... 312Descripción general .......................................... 313
La descripción por medio de ordenadores ......... 315Introducción ...................................................... 315La información y el avance tecnológico.
La documática ................................................ 318Los ordenadores ............................................... 322Ordenadores digitales ...................................... 323
Aspectos generales ...................................... 323Principales unidades del sistema .............. 326
Momentos para la descripción ........................ 329Control de trámites ..................................... 330
Listados ............................................................. 331Lenguaje y formas de información .................. 333Sistema general para la descripción
por ordenadores ............................................. 335Generalidades .............................................. 335Objetivos ....................................................... 337Naturaleza del sistema ............................... 338Elementos del sistema ................................ 339
Datos relativos a la entidad .................... 339Datos relativos al documento ................. 341 Clasificación .......................................... 341 Para uso interno .................................... 342 Información ........................................... 343Datos relativos a la información ............ 344
La administración de los documentos ................. 345Generalidades ................................................... 345
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Nociones preliminares de las estadísticas ..... 348Objetivos de la estadística ............................... 349Utilización de la estadística ............................ 350Presentación de datos. Generalidades ........... 350Partes de la administración de la
información ..................................................... 352Tipos de demanda de la información .............. 352Tipos de alimentación de la información ....... 354Tipos de selección ............................................. 355Tipos generales ................................................. 355Pronóstico .......................................................... 357Períodos del pronóstico ................................... 358Análisis de los auxiliares descriptivos ........... 359Modelos de la demanda .................................... 360Métodos empleados para formular
el pronóstico ................................................... 363Definiciones de términos empleados
en la administración de la información ............ 367
BIBLIOGRAFÍA ANOTADA .............................................. 370
ANEXO ....................................................................... 379
OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO
Que el lector logre:
a) Conocer la naturaleza de la documentación en ge-neral, a fin de posibilitar su aplicación en una esfe-ra especializada.
b) Comprender los aspectos teóricos y prácticos de lamateria que nos ocupa.
c) Comprender los cánones de las técnicas archivísticas.d) Incentivar el interés por el estudio, manejo y em-
pleo de las distintas fuentes y servicios de informa-ción documental.
e) Elaborar los instrumentos descriptivos más ade-cuados a la realidad archivística que se le presente.
f) Conocer el rol que cumple la tarea descriptiva, enla recuperación de la información.
g) Comprender la importancia de la información en latoma de decisiones.
INTRODUCCIÓN
SE HACE cada vez más patente, la necesidad de un ma-nual que reúna distintos sistemas de trabajo y proce-dimientos, para las variadas formas descriptivas dedocumentos, tomando en cuenta la creciente profesio-nalización del personal que se encuentra a cargo de losarchivos, como las exigencias permanentes sobre elcontrol y correcta administración documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados enlos archivos tienen varios objetivos; entre los más im-portantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestión documental.b) Permitir la investigación, obteniendo recursos
documentales y facilitando aspectos de la información.c) Dar seguridad a los documentos que han sido
descriptos.d) Controlar el movimiento documental en sus dis-
tintas etapas.e) Discernir los distintos tipos de información: cien-
tífica, técnica y administrativa.Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a
su investigación. Que posee una o varias ciencias.
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Técnica. Conjunto de procedimientos y recursosde que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidadpara utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la ad-ministración. Que trabaja en la administración. Ramadel derecho público que regula las instituciones y lasactuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones conlos administrados y el funcionamiento de los serviciospúblicos.
f) Ubicar al documento en tiempo mínimo.Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son
comunes desde el punto de vista de la descripción ar-chivística, estas normas en teoría están diseñadas para:
a) Asegurar la creación de descripciones coheren-tes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de in-formación sobre la documentación de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientosautorizados, y contenidos.
d) Hacer posible la integración de descripcionesde diferentes depósitos en un sistema unificado1 deinformación.2
1 Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descrip-ción colectiva y en los sistemas integrados de archivos.
2 Consejo Internacional de Archivos; Proyecto ISAD (G); Norma In-ternacional General de Descripcion Archivistica. Adoptada por laComisión ad hoc sobre Normas de Descripción. Madrid, 21-24 de enerode 1992. Secretaría de la Comisión delCIA sobre Normas de Des-cripción Archivística, Ottawa, enero de 1992. Original en inglés. Estatraducción se realiza solamente para objetivos de referencia; no esun documento oficial. Comisión ad hoc sobre Normas de DescripciónArchivística.
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Una de las funciones esenciales de un archivo estener conocimiento de todos y cada uno de los docu-mentos que posee la institución, labor que puede serrealizada de distintas formas: empleando inventarios,con una amplia gama de variedades que permite serflexibles en cada objetivo archivístico. Los catálogosson el instrumento más ampliamente conocido por lainfluencia de los bibliotecólogos que han trabajado enarchivos, tratando de darle al procedimiento archivísti-co un tratamiento similar al de las bibliotecas. Tambiénse tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, basesde datos, etc., la enumeración se hace de acuerdo con elgrado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.3
Cada uno de estos sistemas es interpretado deacuerdo con las necesidades de cada archivo, creandouna enorme variedad de auxiliares, muchas veces re-cargados de información, cuando no obsoletos o por logeneral auxiliares cuyos datos se encuentran repeti-dos, con la consecuente dispersión de información y detrabajo. O en caso contrario, auxiliares muy escuetos,resumidos que sólo cumplen el objetivo de ubicación.
“Otras ayudas de recuperación: la producciónde otras clases de ayuda de recuperación de la infor-mación dependerá de las características específicasde los archivos, de la forma en que se utilizan y del nú-mero de usuarios. Para algunos archivos muy utiliza-dos puede ser rentable describir los documentos a nivelde fichero o de expediente y hasta a nivel de docu-mento particular. Los asientos individuales puedenfigurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calen-
3 Aún no se cuenta con una normalización de la nomenclatura ar-chivística, por lo que preferimos citarlos como auxiliares descriptivos.
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darios —resúmenes sucintos de documentos aisladosdispuestos por lo general cronológicamente—. Paraalgunas clases de documentos, utilizados principalmen-te para localizar una información específica, los archivospueden considerar útil elaborar listas: de personas,lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurídicos,etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para co-menzar a hacer la descripción de las clases de do-cumentos mencionados. No deberá iniciarse antes detener la seguridad de que los gastos ocasionados sevan a compensar en relativamente poco tiempo con loque se economice en costos de personal para propor-cionar la información a los usuarios”.4
Es conocido por todos que la herencia documentalsufre grandes pérdidas no sólo por accidentes y actosvandálicos, sino también por sustracciones, sustitucio-nes o robos de los que, en el momento adecuado, no setiene noticia.
Los auxiliares descriptivos cumplen la función deseguridad cuando están adecuados a estas necesidades.
Independiente de los actos citados, se produce másdaño en los archivos, como consecuencia del manejode información realizado por personas no especializadasque, desconociendo los métodos de recuperación deinformación, realizan trabajos consuetudinarios sub-jetivos, que si bien solucionan problemas momentá-neos de las instituciones, no logran un servicio idóneode información adecuada, con las consiguientes con-secuencias económicas en estas instituciones.
4 Rhoads, James B., La función de la gestión de documento y ar-chivos en los Sistemas Nacionales de Información: estudio del RAMP,preparado por este autor para el Programa General de Informacióny Unisist, París, Unesco, 1983, 51 pp., 30 cm (PGI-83/WS/21).
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Son razones valederas para estudiar las distintascaracterísticas dentro de cada sistema propuesto, to-mando en cuenta los avances tecnológicos y de la eje-cución de auxiliares descriptivos supeditados a un ejeprincipal de trabajo.
LAS NORMAS
Consecuentemente y con el fin de lograr situacio-nes de lenguaje común a la descripción general de to-dos los archivos, se plantean normas como las ISAAD (G),las normas ISAAR y la aplicación de las normas ISO parageneralizar el trabajo de los archivos.
Las normas ISAAD (G)
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presen-tó un proyecto denominado ISAD (G), que básica consisteen una Norma Internacional General de DescripciónArchivística, que fuera adoptada por la comisión adhoc sobre Normas de Descripción. En Madrid entre el21 y el 24 de enero de 1992 y por la Secretaría de la Co-misión del CIA sobre Normas de Descripción Archivís-tica, este trabajo fue distribuido en inglés. La copia serealizó solamente para servir de referencia, no comoun documento oficial. Pero, en muchas parte se adop-tó directamente y se aplicó sin tomar en cuenta nin-guna consideración previa.
Los miembros del CIA que han formado parte de lacomisión desde su formación en 1990 son: ChristopherJ. Kitching (presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stib-be (director del proyecto), Canadá; Chislain Brunel
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(1990-1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; JanDahlin, Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira,Portugal; Pedro González, España; Christine Petillat,(1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos;Habibah Zon Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti (di-rector ejecutivo del CIA); Wolf Buchmann (secretariode Asuntos Técnicos); Representante de la Secretaría delCIA; Axel Plathe, Representante del PGI de la Unesco;Secretaría C/o National Archives of Canadá.
El borrador de Reglas Generales para la Descrip-ción fue preparado por un grupo de la comisión ad hocsobre Normas de Descripción. Fue establecido en laprimera sesión plenaria de la comisión en Höhr Gren-zausen, Alemania, en octubre de 1990.
El grupo estuvo formado por: Wendy Duff (coordi-nadora); Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stib-be (director del proyecto y secretario).
El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, enjulio de 1991, para completar el borrador que pasó porlas etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modi-ficado y ampliado en la reunión plenaria de la comi-sión, en Madrid, en enero de 1992. Esta participaciónde España permitió que se difundiera en habla hispanay el entusiasmo español adoptó formalmente el borra-dor en esta reunión. Se le conoce como Borrador deMadrid de la “ISAD (G): Norma Internacional Generalde Descripción Archivística”.
El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto encirculación en febrero de 1992, para ser comentado porla comunidad archivística internacional, traducido alas lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archi-vos y distribuido como ponencia en el XII CongresoInternacional de Archivos celebrado en Montreal, en
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septiembre de 1992, siendo discutido en una sesiónabierta. La comisión volvió a reunirse en Estocolmo,en enero de 1993, para examinar y revisar el documen-to, respondiendo a los comentarios recibidos de todaspartes del mundo y a los efectuados en la sesión abier-ta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunosarchivos de Europa. No obstante se propuso un perío-do de cinco años para revisar este documento, lo cualserá recomendado por el CIA cuando sea presentadopara su publicación.5
Las normas ISAAR (CPF)
Esta Norma Internacional de Descripción para losdocumentos corporativos, de personas y familias fueaprobada en su última versión por el Consejo Interna-cional de Archivos, preparado por la Comisión ad hocen Normas Descriptivas en París, Francia, entre el 15y el 20 de noviembre de 1995. Desarrollado con la con-tribución de la Unesco.
El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Chris-tine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto ysecretario), y Michael Cook, miembros de la Comisiónad hoc de Normas de Descripción del Consejo Inter-nacional de Archivos (CIA), se reunió en Estocolmo enenero de 1993, en la tercera sesión plenaria de la Co-misión, con el fin de elaborar un documento de trabajo,propuesto como una norma que estableciera controlen los sistemas archivísticos de información.
5 Concilio Internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en lasNormas Descriptivas; ISAAR (CPF): Descripción general de archivos paralos cuerpos corporativos, personas y familias. El último ICA aprobóla versión.
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El mismo que en noviembre de 1993 celebró unareunión en Liverpool para tratar los puntos de accesoen la descripción archivística. La norma ideada por elgrupo, peca por sus semejanzas con las normas biblio-tecarias para el control de autoridad de los encabeza-mientos, basado en las investigaciones que, sobre estetema, se estaban realizando en Canadá y en EstadosUnidos. La inspiración de estas normas estarían sus-tentadas en la labor que la Federación Internacionalde Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA)ha venido desarrollando a nivel internacional durantelos años setenta y ochenta, en materia de encabeza-mientos autorizados, como las Guidelines for authorityand reference entries (IFLA, 1984).
El grupo elaboró un anteproyecto que fue examina-do, modificado y ampliado durante la sesión plenariade la comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubrede 1994. Este anteproyecto se difundió entre algunosmiembros de la comunidad archivística internacionalpara que ésta presentara sus comentarios. Durante lasesión plenaria de la comisión celebrada en París ennoviembre de 1995, se examinaron los comentariosrecibidos.
Es interesante saber que la Comisión ad hoc de Nor-mas de Descripción del CIA manifestó su agradecimien-to a los archivos nacionales de Canadá, por la ayudaproporcionada al secretariado, y a aquellas otras ins-tituciones, como la Universidad de Liverpool, la Es-cuela Holandesa de Archivística (Países Bajos) y losarchivos nacionales de Francia, que han recibido a lacomisión durante la elaboración de este documento.
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ORIGEN Y OBJETIVO DEL
DOCUMENTO NORMATIVO
Dentro de sus actividades de normalización, la co-munidad archivística reconoce la importancia de unaadecuada presentación de los elementos informativosdescriptivos, entre los cuales, uno de los más impor-tantes es el relativo al contexto de producción de losdocumentos —entidad productora.
La norma internacional de descripción archivística,la ISAD (G): Norma Internacional General de Descrip-ción Archivística, prevé la integración de esta infor-mación sobre el contexto en la propia descripción dela unidad archivística —el fondo, grupo, la serie o elexpediente, el tipo documental, las unidades documen-tales—. La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la po-sibilidad de tratar autónomamente esta informacióncontextual combinándola con otros elementos infor-mativos utilizados en la descripción.
Considera el grupo que existe una serie de moti-vos que justifican la utilidad de este tratamiento de lainformación contextual fuera de la descripción. Estosignifica que la información contextual se puede re-lacionar con la descripción documental de un mismoproductor que se conserve en más de un archivo —prin-cipio de pertenencia— o bien con las de archivos y obrasbibliográficas de un mismo productor que se conser-ven por separado —principio de procedencia— o condocumentos que todavía conserve dicho productor. Es-tas relaciones son muy limitadas porque hasta el mo-mento sólo facilitan la investigación histórica. Estosiempre de acuerdo con los enunciados del documen-to original.
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Supuestamente, estas normas deberían permitirque los diferentes archivos que conservan documen-tos de un mismo productor puedan intercambiar conmás facilidad su información contextual sobre dichoproductor si ésta se ha tratado de una manera norma-lizada Para ello contamos los archiveros con la des-cripción colectiva.
Para este grupo, dicha normalización adquiere uninterés internacional cuando el intercambio de infor-mación contextual traspasa las fronteras nacionales.(Consideremos que sin necesidad de las normas losdocumentos conllevan un interés internacional implíci-to en su contenido sustantivo.) El carácter multinacio-nal de los archivos actuales y del pasado, producidosen el desarrollo de actividades como la colonización,la inmigración o el comercio, está reclamando una nor-malización internacional que permita el intercambiode la información contextual, esta situación justificanuestra opinión de que estas normas son más para fa-cilitar solamente la investigación histórica.
Una norma internacional que pretenda servir debase para el intercambio de las descripciones relati-vas a los productores de archivos, debe fomentar lapreparación de unas descripciones coherentes, pertinen-tes y explícitas aplicables a las entidades, personas yfamilias que sean entes productores. No requerimosenormes esfuerzos para ello cuando, por caminos másarchivísticos, lo podemos lograr con una descripcióncolectiva, respetando derechos colaterales.
Esto es perfectamente coherente con una norma-lización más general de la información contenida enlos puntos de acceso de las descripciones archivísticaso bibliográficas ya que, en efecto, el nombre del pro-
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ductor de la unidad de descripción puede conside-rarse el principal punto de acceso en la descripciónarchivística.
En los sistemas bibliotecarios de información, elcontenido del punto de acceso es objeto de una des-cripción normalizada denominada encabezamientoautorizado. Éste comprende una entrada autoriza-da —la formulación normalizada del nombre o térmi-no utilizado como punto de acceso— combinada conotros elementos informativos que describen el conteni-do de la entrada autorizada o remiten a otras entradasautorizadas. En un encabezamiento autorizado clásicoestos otros elementos informativos no son más que loscalificadores fundamentales que sirven para clarificarperfectamente el contenido de la entrada autorizada,de manera que en los ficheros de autoridades volu-minosos se distingan claramente los diferentes enca-bezamientos autorizados. Con la formación de basesde datos actuales, estos encabezamientos autorizadosquedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia paralas objetivos de la Bibliotecología, en Archivística sepueden realizar puntos de acceso en cada campo dela planilla de una base de datos. A partir de este pun-to de vista, es obsoleto el análisis de estas normas.
La descripción normalizada de un productor de ar-chivos puede considerarse una clase de encabezamien-to autorizado que comprende una entrada autorizada—el nombre— combinada con otros elementos infor-mativos que sirven para describirlo o que remiten aotras entradas autorizadas.
Las descripciones contextuales normalizadas paraarchivos, ya que sirven para describir perfectamenteal ente productor y tener un mayor conocimiento de
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las descripciones relativas a sus archivos, deben utili-zar en mayor medida que los encabezamientos autori-zados clásicos, otros elementos informativos distintospara resaltar esta diferencia. Es preferible denominar aestas descripciones normalizadas del contexto de pro-ducción, encabezamientos autorizados archivísticos.
El principal objetivo de este documento consisteen proporcionar unas reglas generales para el estable-cimiento de los encabezamientos autorizados archi-vísticos relativos a las entidades, personas y familiasque figuran como productoras de archivos en las des-cripciones archivísticas. Con este tipo de normas, se-ría conveniente preguntarnos si no estamos forzandola condición natural del cuerpo descriptivo para quese sujete y responda a normas internacionales. Los en-cabezamientos elaborados a partir de estas reglas ser-virán para normalizar la forma de los nombres de losproductores de archivos, a la vez que para describirtodos aquellos atributos del productor que sean nece-sarios para comprender el contexto de producción decada conjunto documental.
Un encabezamiento archivístico autorizado, elabora-do según esta norma, puede servir también para con-trolar la forma del nombre y la identidad de cualquierentidad, persona o familia mencionada en cualquierade los puntos de acceso de una unidad de descripción.Nos preguntamos si este objetivo planteado por el do-cumento es una labor netamente archivística o, másbien, administrativo-histórica. No se comprende quelos archivos tengan el control desde ese punto de vista.Si lo consideramos desde el punto de vista informativo,posiblemente realicemos adelantos en cuanto a infor-mación, pero no en cuanto a actividades de control.
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En esta norma se trata sólo de algunas de las con-diciones requeridas para el intercambio de la infor-mación contenida en los encabezamientos autorizadosarchivísticos. A nivel nacional o en cada lengua, debe-rán elaborarse normas y convenios para la normaliza-ción de los puntos de acceso. Además, para que se llevea efecto el intercambio de esta información de los en-cabezamientos autorizados archivísticos, es precisoque los archivos afectados elaboren y utilicen formatosde intercambio que se adapten a ello. Sería muy con-veniente impulsar la elaboración o identificación deun formato que se adapte al intercambio internacio-nal de la información contemplada en esta norma. Paracomprender mejor las ventajas y desventajas de estanorma, incluimos el capitulo de la descripción colectiva.6
LAS NORMAS ISO
Estas normas, al igual que las anteriores, tienenuna relación muy estrecha con la Unesco. Desde la crea-ción del Unisist en 1972, la Unesco ha planteado en elcampo de la información, la formulación permanente ysu publicación, de directrices para mejorar los sistemasy servicios de información y, para establecer formatos yprácticas normalizados. La Unesco ha cooperado tam-bién estrechamente con la Organización Internacional
6 International Council on Archives; ISAAR (CPF): InternationalStandard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Personsand Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad hocCommission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November1995, The Secretariat of the ICA ad hoc Commission on DescriptiveStandards, Ottawa, 1996.
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de Normalización (ISO) en el establecimiento de nor-mas y recomendaciones, en particular en los camposde:
a) La bibliotecología y la documentación.b) La terminología.c) El tratamiento de datos.d) La reproducción de documentos.Algunas normas y recomendaciones de la ISO son
producidas gracias al Unisist.El establecimiento en 1977 del Programa General
de Información de la Unesco (PGI) refundió en una mis-ma división:
a) Los sistemas y servicios de información cientí-fica y tecnológica —incluida la promoción y el desa-rrollo del Unisist.
b) La promoción de la documentación, las bibliote-cas y los archivos.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) compren-dió claramente la importancia de las directrices y nor-mas, con miras a una plena capacitación profesionalde los archiveros y del número creciente de investiga-dores cuyas necesidades atienden.
Desde mediados de los años setenta, los comitéstécnicos del CIA han preparado manuales de conserva-ción de archivos y tecnología del microfilme, así comonormas básicas relativas al material y equipo de lostalleres de conservación y reprografía.
El CIA, contando con el apoyo económico de la Unesco,estableció un modelo estadístico para las actividadesarchivísticas, así como un glosario plurilingüe de tér-minos relacionados con los archivos.
Se escogió entonces como tema de la 18ª Mesa Re-donda Internacional de Archivos, celebrada en Nairo-
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bi en 1978, el “establecimiento y organización de lasinstituciones de archivos”, dedicando atención a la for-mulación de normas y directrices en planes a plazo me-dio del CIA.
En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Do-cumentos y Archivos (RAMP), estimando la preparaciónde normas y directrices.
La Unesco organizó en Bari, en 1979, una reuniónde expertos, encargados de preparar una lista de lasnormas y directrices que necesitan los archiveros y derecomendar un orden de prioridad. El resultado sedenominó “Informe Bari”.
La Unesco, contrato mediante, encargó al CIA, eva-luar las directrices existentes del Unisist, junto a lasnormas y recomendaciones de la ISO en el campo de lainformación, referidas a sistemas y servicios de ges-tión de registros y archivos.
Se establecen recomendaciones sobre todo para larecuperación de información científica, en la primeraetapa del ciclo vital de los documentos; puesto que losarchivos procuran conservar documentos, que encie-rren una información que tenga interés perdurable yvalor para la investigación retrospectiva.
Muy relativamente, hasta la década del sesentalos documentos que se encontraban disponibles paraser transferidos a los archivos solían referirse más a lasciencias humanas que a las investigaciones de carác-ter científico o tecnológico.
Esto se modifica, muy lentamente, en cierto gradoal intervenir cada vez más los gobiernos en asuntoscientíficos y tecnológicos, y los registros que crean cons-tituyen un fiel reflejo de esa intervención.
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Comprobada la existencia en los archivos de canti-dades crecientes de información científica y tecnológica,pasan veinticinco o más años antes de que se transfie-ran a los archivos. Situación que permite a los inves-tigadores científicos pedir información más reciente.No es probable que los archivos puedan desempeñarun papel esencial en los tipos de sistemas y serviciosque constituyen el tema principal del Unisist.
Las normas, directrices y recomendaciones formu-ladas para facilitar la consecución de los objetivos delUnisist carecen mayormente de interés directo paralas necesidades o actividades en materia de archivos,o que tengan sólo una utilidad indirecta.
LA PROBLEMÁTICA DOCUMENTAL
Los servicios de “consultoría documental” surgenen los últimos años como consecuencia de la proble-mática que implica el manejo de documentos en insti-tuciones que requieren regularizar gran cantidad deinformación.
El progreso de la informática no llegó a desarro-llar completamente “la oficina sin papeles”. Se calcu-la que para 1992, una amplia mayoría de institucionesen los Estados Unidos adoptaría esta modalidad. Nor-malmente se aprecia un incremento documental enlas instituciones.
Esta situación nos lleva a una convivencia de pro-cesos de informatización con interferencia documental,sin integrarse en el proceso de trámite, adquiriendocomplejidad en los niveles de la administración públi-ca y privada:
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a) En instituciones con gran cantidad de clienteso usuarios, como se da en los ministerios de Salud Pú-blica y de Educación, que requieren de grandes siste-mas de control de documentos.
b) En instituciones con varias sucursales de servi-cios públicos, que se dan en ministerios de energía,cuando no están privatizados, por la provisión de sis-temas de energía como agua y corriente eléctrica, gas,etcétera.
c) En instituciones con grandes caudales de docu-mentos por razones jurídicas y/o administrativas.
Los principales problemas que se presentan consis-ten en la circulación de gran cantidad de papeles entrelas oficinas, en muchos casos sin necesidad, generandobasura y mezclándose con documentos importantes.
d) Existen más copias por documento que lo nece-sario o lo normado.
e) Los archivos crecen desmesuradamente, perdién-dose su control adecuado
f) Al no estar debidamente organizados, los archi-vos no producen valiosa información para análisis ytoma de decisiones.
g) Generalmente se desconocen los plazos de con-servación asignados o por asignar a cada tipo docu-mental y se archiva por más tiempo del asignado.
h) Se pierde mucho tiempo en encontrar documen-tos de valor, por falta de eficacia.
i) Se extravían documentos sin que se tenga co-nocimiento de ello.
j) No existe control o se degradan los sistemas so-bre la producción documental de la institución.
Para lograr soluciones es necesario contemplar lossiguientes objetivos:
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a) Reducción de costos.b) Optimización de procesos.c) Mejora en la atención a usuarios tanto internos
como externos.d) Producción de información de manera ágil y
oportuna.Para ello es posible la necesidad de:a) Rediseño de circuitos internos de comunicación
documental o trámites.b) Generación de normativas para el archivo y re-
cuperación de documentos.c) Asignación de plazos de guarda de la documen-
tación.d) Reemplazo de algunos tipos documentales por
procesos electrónicos.e) Implementación de software que favorezca a la
gestión documentalf) Microfilmación e informatización de archivos
centrales.
TOMA DE DECISIONES
“Los archivos son instrumentos básicos de admi-nistración. Gracias a ellos se realizan muchos proce-sos y funciones operacionales. Comprenden toda lainformación registrada, producida o recibida por unaorganización al realizar sus operaciones. La documen-tación puede presentarse en la forma tradicional dedocumentos escritos en papel y también en microfor-mas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintaso discos de computadoras, comprende además foto-grafías, grabaciones, películas y cualquier otro medio
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de grabación o transmisión de la información cuandouna organización realiza sus operaciones”.7 La tomade decisiones es por su esencia una actividad constan-te del ser humano que realiza en todos los aspectos de suvida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, empí-rica o como producto de una actividad intelectiva.
Toda institución o entidad orgánica es consideradacomo una reunión de factores: como producción, natu-raleza y trabajo, bajo una dirección, para prosecuciónde determinadas satisfacciones o servicios que requie-re la comunidad. Así en la institución encontramosrecursos humanos y materiales que se combinan paraalcanzar objetivos determinados.
En toda institución existe una dirección que inte-gra los diferentes recursos, dirige, coordina y controlapara el logro del fin propuesto.
Las actividades de la institución se hacen más com-plejas al aumentar la presión competitiva y requeri-mientos legales o de otro orden que impone el cuerposocial. La dirección de actividad empírica se transfor-ma en técnica, involucrando la demanda de especiali-dades en diferentes áreas de su organismo.
La mayor eficiencia en la distribución, utilizacióny aplicación de recursos es el resultado de las decisio-nes que el elemento humano toma respecto a las al-ternativas de su propio tiempo.
Es la calidad del elemento humano la que condi-ciona o determina la calidad de los resultados y permi-te la gestión de la administración. En las institucionespequeñas las decisiones se encuentran generalmentecentralizadas en un individuo; en las instituciones gran-
7 Rhoads, James B., op. cit.
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des hablamos de la resultante de las decisiones del con-junto de individuos facultados para tal efecto, situaciónque da origen a la aplicación de técnicas de comunica-ción para lograr la coordinación.
La toma de decisiones es la actividad esencial enlos puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consis-te en actividades de:
a) Planeamiento.b) Dirección.c) Integración.d) Coordinación.e) Control.Estas actividades forman parte del proceso admi-
nistrativo.En la etapa de planeamiento, el ejecutivo necesita
fijar objetivos a corto o largo plazo para áreas o fun-ciones bajo su responsabilidad, de acuerdo con los obje-tivos y políticas generales de la empresa.
Esos objetivos revisten la forma de problemas ocuestiones a resolver que requieren la formulación deprogramas o planes que deben ser llevados a cabo porelementos disponibles en cada etapa.
En la planificación se decide qué objetivos concre-tar de inmediato, cuáles se dejan en segundo términoy cuáles se postergan indefinidamente.
Una vez establecida la prioridad de los problemas,se decide sobre los factores materiales y humanos que seabocarán a la solución del problema o a la ejecucióndel plan que se trate. Son decisiones tomadas en lasáreas de integración y organización.
Supervisión, información y medios de control sonotros aspectos del carácter de las decisiones del nivelejecutivo.
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La toma de decisiones es generalmente un procesoinconsciente, automático, estimulado por la filosofíaadministrativa de la institución, así como por el tipode organización.
En la administración moderna, se trata de aprove-char los recursos que la ciencia y la técnica han puestoal servicio de la institución para un mejor cumpli-miento de sus cometidos en beneficio general. La in-formación procesada en los archivos es de elementalimportancia para mejorar las probabilidades de acier-to en las decisiones adoptadas cotidianamente.
Si en la institución prevalece la filosofía de aplica-ción razonable y ponderada de las técnicas administra-tivas, y la incentivación de las técnicas documentalescorrectamente aplicadas por los profesionales de lainformación, se contará con el ambiente propicio paraque los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores re-cursos para la solución de problemas.
La literatura técnica ha evidenciado el interés delas instituciones en aspectos de las comunicaciones eintegración de sistemas de información.
Es indiscutible que la probabilidad de éxito de unadecisión depende de la información en la que se basa.Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suer-te o casualidad, la decisión será tanto mejor cuantomás adecuada sea la información que se utiliza, y estose refiere a la información sobre antecedentes y a laque sirve para formular hipótesis sobre los aconteci-mientos futuros bajo determinadas circunstancias.
La información de que puede disponerse es normal-mente operativa, contable y numérica; aquella sobrehechos o circunstancias no apreciables numéricamentetambién se tiene en cuenta para la toma de decisiones.
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En ese aspecto el problema que se plantea al eje-cutivo responsable por la recopilación, procesamientoy presentación de la información dentro de la institu-ción se refiere a sus actividades y a las del medio enque se desarrollan; es la selección de la informaciónconveniente o necesaria para la toma de decisiones entodos los niveles de la organización.
El diseño de los sistemas de información y de losestados documentales se realiza para producir la in-formación necesaria para mejorar la actuación de losfuncionarios en todos los niveles de la institución ycontribuir así a la optimización de las utilidades. Serequiere toda una nueva técnica para presentar infor-mación en forma oportuna, clara, digerible y útil.
Para lograr estos valores en el diseño de la infor-mación, tenemos en cuenta:
“¿Contienen los documentos alguna informaciónque pueda resultar tal vez necesaria de nuevo a losresponsables que la elaboraron o a otros departamen-tos gubernamentales?
”¿Contienen decisiones o transacciones importan-tes o que sienten un precedente para el futuro?
”¿Sirven para aclarar cómo se llegó a tomar unadecisión importante?
”¿Tratan de obligaciones a largo plazo respecto aotros países, otras dependencias gubernamentales, or-ganizaciones e instituciones que no son de carácter pú-blico, o respecto de personas particulares?
”¿Terminará la información que contienen siendoaccesible al gran público?
”¿Contienen los documentos alguna informaciónque ayude a comprender a personas, lugares, cosas,fenómenos u otros acontecimientos que sean útiles a
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investigadores, especialistas de varias disciplinas, abo-gados, periodistas, escritores o genealogistas?
”¿Es la información única, o existen otras fuentesque contienen esencialmente la misma información enforma fácilmente utilizable?
”¿Son los datos que figuran en los documentos pu-ramente informativos, o hay valores intrínsecos relati-vos a las circunstancias en que se elaboraron? ¿Estánfirmados o formalizados, por ejemplo, por las altasautoridades legislativas o judiciales por el jefe de Es-tado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma deconocidas personalidades de la literatura, las artes olas ciencias? ¿Revisten los documentos en sí algunaimportancia artística o cultural?”8
Básicamente se plantea un intento de realizar unapolítica archivística universal, pretendiendo estable-cer normas sobre materias de descripción utilizablesen todas las variaciones de funciones archivísticas yaplicables a todo tipo de documentos, si bien debemosempezar primero por un leguaje propio y común a lacomunidad profesional archivística, para posteriormen-te hablar de normas de procedimiento descriptivo. Jus-tificando que “debería atribuirse una gran importanciaa los millones de documentos científicos y tecnológi-cos producidos por las administraciones públicas; sinembargo son muchos los Estados que han creado in-fraestructuras institucionales y jurídicas para aplicarprogramas tradicionales de gestión de documentos sinponer el debido acento en los documentos científicosy técnicos en poder de los organismos públicos.”9
8 Rhoads, James B., op. cit.9 Wimalaratne, K. D. G., La información científica y tecnológica
que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las adminis-
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Es considerable el avance conceptual de las insti-tuciones archivísticas con un profundo afianzamientocientífico y un estudio metodológico de la Archivolo-gía. El volumen de esfuerzo a realizar se diversifica alafrontar numerosas categorías de archivos que en elfondo desconocen la información que no sea de carác-ter histórico, social o económico, cuando no solamentelocal.
Los archivos adoptan diversas formas, de acuerdocon la naturaleza de la institución que los genera, cadauna de las cuales presenta exigencias especiales encuanto al almacenamiento; no es lo mismo el archivo deun abogado que el de un arquitecto o el de un ingenie-ro, en cada caso difieren la conservación y la utilización.En primera instancia se categoriza a los documentosde acuerdo con los intereses del demandante de in-formación, así logramos:
Documentos manuscritos. Escritos en papel, per-gamino, vitela, tela, papiro y otros medios existenteshasta el siglo XIX, que utilizan como medio para impreg-nar sobre el soporte tinta de distintas variedades o lá-pices en forma manual, queda entredicho lo escrito conmáquina de escribir.
Documentos cartográficos. En muchos casos seincluye como una generalización a los documentos ar-quitectónicos; éstos, por sus características de construc-ción en muchos casos son manuscritos, sustentadosprincipalmente en representaciones gráficas y textoescrito.
traciones públicas, un estudio del Programa de Gestión de Documentosy Archivos (RAMP), Programa General de Información y Unisist, París,Unesco, 1984, p. 9.
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Documentos audiovisuales. Negativos y copiasde fotografías y de películas; cintas de video; graba-ciones sonoras en distintos soportes como los cilindros,discos y cintas magnéticas; micropelículas, microtar-jetas, microfichas y micropelículas y microfichas determinal de computadoras.
Documentos legibles a máquina. Información quese elabora, almacena, reproduce y presenta por me-dio de ordenadores u otro dispositivo electrónico deprocesamiento de datos.
Documentos impresos. Puede parecer una cos-tumbre rara, pero algunos archivos reúnen, conservany custodian una copia de volantes, folletos, libros y de-más documentos impresos producidos por el gobiernoy sus dependencias, se justifica esta situación por con-siderarse documentos producidos en una actividadadministrativa.
Los auxiliares descriptivos realizados en los archi-vos deben propugnar apoyo a un amplio espectro deciencias, sobre todo en los documentos modernos, cuyocontenido es muy diverso y específico.
Uno de los problemas más graves de nuestra épo-ca es la falta de control de la producción documentalque trae consigo una pérdida de eficacia de los archi-vos en su labor de recolección —reunión— y custodia—seguridad—, acrecentando los factores que intervie-nen en la selección, sin enumerar los distintos proble-mas que pueden presentarse al realizar los auxiliaresdescriptivos.
Todo esto comporta serios problemas, creando in-seguridad y desconocimiento de las posibilidades rea-les de cada archivo, llegando inclusive a un bloqueoparcial o total de la labor de difusión, tanto en lo que
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se refiere a la utilización de la información como el ries-go que conlleva la pérdida de los mismos.
Es evidente que una planificación institucional debeprocurar formar mínimamente las actividades de losdiversos archivos, conociendo la base material con quese cuenta. Resulta inútil tomar medidas de conservacióny seguridad de los documentos cuando éstos no estánacompañados de los auxiliares descriptivos adecuados.
La búsqueda e inmediata localización de informa-ción requerida o documentación que facilite la lecturade contenidos documentales, se ha convertido en unproblema fundamental en el desarrollo de la investi-gación científica y en los distintos aspectos burocráti-cos de las instituciones. Esta necesidad deja de ser uncampo exclusivo de la profesión documental para ex-tenderse al ciudadano medio, que requiere mayoresconocimientos sobre la amplia variedad de temas queson de su interés.
Esta necesidad se da sobre todo en el área de pro-fesionales no archiveros, que en forma permanentereúnen documentos que serán consultados en el futu-ro mediato o inmediato, con los consiguientes proble-mas de acumulación de papeles que entorpecen unarápida ubicación de la información requerida.
Una de las razones básicas para denominar estetrabajo “Técnicas documentales” es la variedad de téc-nicas empleadas para lograr una descripción adecuadaa las necesidades de los usuarios en la recuperaciónde información contenida.
Las técnicas documentales, tratan de aquellos sis-temas que se pueden emplear en los archivos, paraprocesar la información almacenada, partiendo delcriterio de que el documento es un segmento de reali-
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dad. Concretamente, de nada sirve tener un archivoclasificado y ordenado, si desconocemos los conteni-dos reales de información.
Se emplean desde las técnicas manuales, hasta lasque utilizan instrumentos modernos y, para cada caso,se hace un estudio adecuado, de modo que su empleonos permita lograr resultados satisfactorios.
Las técnicas documentales, como muchos camposde la Archivología, no pueden estar ajenas al desarro-llo de la informática, por la cual se incluyen en el pre-sente trabajo las nociones elementales o necesariaspara una descripción automatizada, fundamentos bási-cos para lo que se denominaría la Documática, o proce-so automatizado de los documentos.
La Documática se sustenta en la concreción de in-formación de carácter científico, técnico o tecnológico,producida por todas las fuentes documentales que ennuestro caso, consideramos desde el punto vista ar-chivístico, pero no por ello podemos dejar de conside-rar a las disciplinas símiles como la Bibliotecología ydocumentación, por lo menos comparativamente.
La participación del archivero en relación con losauxiliares descriptivos, en virtud de su independen-cia de trabajo, cuando se trata de archiveros profesiona-les, y teniendo en cuenta los fines de su trabajo, llevaun criterio diferente al de cualquier otra persona, esdecir, que la finalidad del archivero es la presentaciónde un informe en el cual emite su opinión hablando de“razonabilidad”.
El informe del archivero está encaminado, entreotros fines, a satisfacer determinadas necesidades delusuario, tales como tener confianza de que la informa-ción presentada por su despacho es razonablemente
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correcta y consistente, lo que expresará en su dicta-men. Su opinión está basada en principios archivísti-cos aceptados por la generalidad de los profesionales.
La consistencia en la aplicación de principios ar-chivísticos aceptados, mencionada en el dictamen delarchivero, tiene por objeto dar al usuario la confianzade que la comparación de la información por períodos,posiblemente se verá afectada por cambios en la apli-cación de principios de Archivística generalmente acep-tados, o bien, se mencionarán los efectos que puedatener en los auxiliares descriptivos, un cambio en laconsistencia informativa, debidamente cuantificado.
DEFINICIÓN Y ASPECTOS TEÓRICOSDE LAS TÉCNICAS DOCUMENTALES
ARCHIVOLOGÍA Y ARCHIVOS
LAS TÉCNICAS documentales del archivo, se desarrollanen el marco de la Archivología, por lo que nos es ne-cesario realizar un análisis previo sobre algunos as-pectos que nos conciernen sobre este contexto.
Las técnicas se convierten en especialidades, al de-sarrollarse en su contexto, como partes de un conjunto.Este hecho nos permite considerar necesariamenteun proceso, una evolución histórica, un desarrollo con-tinuo con miras al futuro. Susceptible de convertirseen método, por ser un conjunto de técnicas empleadaspara la prosecución de un fin determinado.
Si observamos un expediente, por ejemplo, sabemosque se realiza un trámite causado por un individuo;esos documentos son utilizados para determinados finesburocráticos, los documentos manifiestan contenidosde realidad, segmentos de la realidad. Un documento deidentificación es utilizado por su propietario, no sólocomo acto de reconocimiento de su identidad, sino comoimperio de un derecho ciudadano.
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Podemos asegurar entonces que los documentos“objetivan” acciones de modo que un documento sin“objetivación” puede ser una simple “curiosidad”. Deahí la legalidad de los archivos.
El desarrollo de la documentación —entendida comotal— es posterior, pero si bien no podemos afirmar enqué momento exacto se da este proceso, sí podemosdeducir que al acumularse una cantidad considerabley suficiente de documentos, se patentiza la necesidadde clasificar, ordenar y describir, generando la docu-mentación propiamente dicha.
Los elementos descriptivos utilizados por los archi-vos pueden considerarse como primeras formas de ladocumentación especializada, su verdadero desarrollosurge en las últimas décadas.
En la actualidad, los sistemas de información delos poderes públicos, las instituciones creadas parafacilitar información especializada, los avances tecno-lógicos aplicados a los documentos y a la documenta-ción, han ampliado el campo de conocimientos sobredistintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadospor los archivos.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de laeconomía y el desarrollo de las naciones, se sustentaen la cantidad y calidad de documentación e informa-ción que posee.
La Revolución Industrial impulsó el vertiginoso de-sarrollo de la documentación, en Inglaterra más rápi-damente que en Francia, al incrementar las múltiplesmanifestaciones como en el aspecto agrícola, jurídico,social y en el aspecto técnico.
Este cúmulo de actividades permite comprender laimportancia que representa la documentación: “Ayer los
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descubrimientos de los sabios permanecían estérilmen-te en sus portafolios o en los archivos de las academiasy los fabricantes no sospechaban que la aplicación de losmismos podía serles muy útil en sus operaciones […]Hoy […] el fabricante consulta al sabio […] existe lamayor confianza entre el fabricante y el químico”,10 porconsiguiente la necesidad de información se hace paten-te. La fundación de los Archivos Nacionales de Franciaen l749, genera el principio de centralización en núcleosespecíficos de los documentos producidos en las activi-dades administrativas.
Los inventos y su perfeccionamiento continuo ace-leran más el flujo documental. La máquina de escribiry el papel carbónico incrementan la producción docu-mental agravada por el continuo crecimiento demográ-fico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, la mayorpreocupación del siglo XIX es el exceso de produccióndocumental.
Los documentos se constituyen como testimoniosfieles del hombre, de su conducta y su trascendenciamanifiesta, determinada por aspectos psicológicos, cul-turales, sociales, históricos y religiosos, sobre todo comouna manifestación permanente de su conocimiento.
Lo cierto es que la voz archivo y su derivado archi-vología, han sido mal conceptuados desde sus orígenesetimológicos, puesto que hay autores que sostienen suorigen de la raíz griega arkein, que significa proteger oresistir, o de la raíz arche, que significa principio u ori-gen, cuyo derivado corresponde a archeion. Otros auto-
10 Chaptal, extracto de “L’industrie Francaise 1819”. Cf. Schuhl,p. 61, en Ducase, Pierre, Historia de las técnicas, N° 29, Buenos Aires,Eudeba, pp. 128/129.
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res sostienen que el término archivo deriva del latínarcivium, archivium, archivum. Esta última trascendióen las lenguas para el concepto de guarda-documentos.
Lo evidente es que en griego se decía chartophila-kion o grammatophilakion, al lugar donde se deposi-taba la documentación, y al encargado o guardián selo denominaba chartophilax.11
Lo que actualmente denominamos archivo, en la-tín se llamaba tabularium, éste contenía las tábulas oregistros públicos, y más específicamente se llamabatabularius al archivo público. En cambio al encarga-do del tabularium se le llamaba cartarius. Logium ylogeum también significan archivos en latín.12
Para concluir, el aspecto etimológico consideramosdefinitivamente que la Archivología deriva del latínarchivium, comúnmente utilizado, y las raíces griegaslogos-ia, se utilizaron para darle el carácter de estu-dio o tratado —logos— y la terminación —ia— comodeterminante de ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la Archivología esla ciencia o disciplina que estudia los archivos. Esteconcepto resulta ser muy simple, puesto que el térmi-no archivo ha desarrollado su contenido.
Se hace necesario aclarar que los términos archi-vología, archivística y archivo no son sinónimos comogeneralmente se los emplea. La Archivología englobatodo el estudio teórico, su fundamentación e investi-gación. La Archivística se ocupa de las técnicas que
11 Tanodi, Aurelio, Manual de archivología hispanoamericana,teorías y principios, primera parte, 3ª reimp., Córdoba, Centro Intera-mericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Nacional de Córdo-ba, Dirección General de Publicidad, 1979, pp. 1-2, en llamada 1.
12 Diccionario ilustrado latino-español, edición especial, p. 283.
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se han de emplear en el manejo de la documentación,y los archivos son los núcleos repositorios de los do-cumentos, objeto formal de la Archivología.
Es conveniente aclarar que si todo hecho social esirrepetible, en este caso todo hecho orgánico-social tam-bién lo es en la medida en que es idéntico a sí mismo.La generalización como tal es un proceso de abstrac-ción del archivista o archivólogo y no es inherente asólo una parte de la realidad; como consecuencia lageneralización es relativa al campo de aplicación delos conocimientos archivísticos y no tiene validez uni-versal absoluta.
Este concepto permite sobre todo que la Archivo-logía formule generalizaciones en diferentes gradosde amplitud y profundidad, según sean sus necesida-des de acuerdo con su desarrollo propio.13
La Archivología como ciencia tiene sus variantesmetodológicas, adecuando las posibilidades de gene-ralización al tipo de institución o entidad que producelos documentos, o al punto de vista con que se lo enfo-que, siempre que ese enfoque guarde relación con elobjetivo trazado.
De estos conceptos obtenemos que también puedeauxiliarse de la metodología de otras ramas del saberpor su misma naturaleza, adecuando las posibilidadesde generalización al tipo de institución o al punto de vis-ta con que se lo enfoque, sin apartarse de lo que son susprincipios básicos como conocimiento y método cientí-fico y, sobre todo, sin referirse a un método privativo.
13 Copes, María Isabel, La historia como ciencia. Iniciación de lasciencias sociales, UCSF, ficha 1, unidad I, p. 22. La fundamentaciónlograda para la historia es tomada como modelo para la fundamen-tación archivológica.
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La Archivología recurre al método administrativoen su aspecto práctico. Si sólo se tratara de eso le da-ríamos la razón a Giulius Batelli por considerarla comouna disciplina pragmática; pero, al adquirir elemen-tos del método histórico, puesto que la materia de laArchivología es el archivo y su contenido, es una eta-pa de transición, un paso crítico al decir del Dr. Tano-di, al existir una simbiosis histórico-administrativa,después de esta simbiosis y la selección documenta-ria, se determina específicamente la calidad históricade los documentos.
Pero lo más importante es la práctica absorción delmétodo diplomático para la determinación de los ca-racteres documentales, primer paso para la descrip-ción que estudiamos en el presente trabajo.
No nos alejan estos conceptos del desarrollo de lainformación, al contrario, nos acercan cada vez más alos centros de documentación e información.
La archivología comociencia social
Para adecuarnos a este marco referencial, la Archi-vología recurre a otras ciencias sociales, entrando ensu campo, la Historia por ejemplo, especialmente en loque se refiere al tipo de quehacer. El quehacer es consi-derado como hecho; los conceptualistas tradicionalesconsideran sólo hechos consuetudinarios, de rutinadiaria, autónomos, individualizados, hechos que tie-nen como base a un grupo social cuyo accionar consti-tuye el meollo de la explicación.
Este punto de vista es objetable porque el accio-nar de todo archivo, objeto esencial de la Archivolo-
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gía, está condicionado, limitado e impulsado por lascondiciones básicas del organismo al que pertenece,sean éstos públicos o privados, sea una nación —archi-vos nacionales— o una determinada agrupación social—archivos privados—; asimismo, estas condicionesbásicas están reguladas por la estructura económica,los factores culturales, de población, etc. Los factorespor los cuales determinados archivos logran mayor de-sarrollo que otros, hacen que los archivos se convier-tan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. Nose puede inventar un archivo independiente, sin so-ciedad que lo produzca o sin elementos orgánicos quelo supediten.
La herencia cultural —en el caso de América—ha dejado huellas profundas en los sistemas de crea-ción de documentos y su administración. Uno de losprincipales problemas que se presenta con esta situa-ción es la aplicación de normas elaboradas en distin-tas experiencias administrativas con la intención deuniversalizar algunos de los aspectos archivísticos comola normalización general propuesta por un grupo delCIA (Comité Internacional de Archivos).
En segundo lugar, consideramos la relatividad deltiempo dentro del concepto social, es decir, los archi-vos de una sociedad se presentan con el mismo ritmode desarrollo que se operan en estas sociedades segúnsea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo unarchivo del año pasado que uno actual, porque las va-riaciones sociales, económicas y tecnológicas han modi-ficado sus conocimientos y aplicaciones.
Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que laArchivología es una ciencia social, una ciencia que tra-ta de los archivos. Al acercarnos cada vez más a una
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definición, observamos que la Archivología enfrentaal contenido del archivo. Denominamos continente alos locales, edificios, equipos y sus contenidos; los ele-mentos “se relacionan con los distintos problemas deorganización y método, con los aspectos administrati-vos y técnicos de la Archivística”.14
Los archivos son por naturaleza propia auténticos.No existen los archivos falsos, aun cuando existierandocumentos falsos. Nos detendremos más sobre estospuntos cuando efectuemos un estudio del archivo.
Concluimos: la Archivología es una ciencia socialque trata o estudia los archivos como continente y comocontenidos, cuya finalidad reside en facilitar una me-todología adecuada para auxiliar a las ciencias y a lasociedad.15
Archivo
Continuando con el marco o contexto del desarro-llo de las técnicas documentales, estudiamos a los ar-chivos, considerados como depósitos de documentos,como las instituciones más antiguas de la humanidad,relacionados estrechamente con los gobiernos; rela-ción —gobierno-archivo— que se cumple hasta nuestrosdías. En la medida de las particularidades de cada go-bierno y de su evolución —conjuntamente con las ne-
14 Kecskemeti, Charles, Doctrina archivística, traducido por JoséManuel García, Córdoba, Centro Interamericano de Desarrollo deArchivos, 1980, p. 6.
15 Trabajo extractado de Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Teoría,fundamentos y práctica de la Archivología, Buenos Aires, e-libro.net,2002.
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cesidades colectivas—, se estructura la formación delos archivos actuales.
T. Schellenberg define: “[…] aquellos registros decualquier institución pública o privada que hayan sidoconsiderados a ameritar su conservación permanen-te con fines de referencia o de investigación y que hansido depositados o seleccionados para ser guardadosen una institución archivística.”16
Aurelio Tanodi define como archivo a “las seccio-nes de entidades y las instituciones que reúnen, con-servan, ordenan, describen, administran y utilizan laArchivalía y, eventualmente, los documentos históri-cos que no son Archivalía”.17
Asimismo, las definiciones hablan de documentosrecepcionados, concepto que en la actualidad ha cam-biando, puesto que el archivo se amplía a todos losdocumentos que se encuentran en el organismo pro-ductor, es decir, el archivo interviene desde que se re-cepciona la documentación en el organismo o desde quees creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de losdocumentos. Además, el archivo amplía continuamen-te su concepto documental al conservar documentosno convencionales como los sonoros, audiovisuales,magnéticos, etcétera.
Los archivos en sí son los custodios de los aconte-cimientos humanos, aspecto este que valoriza enor-memente su contenido, teniendo en cuenta que losdocumentos custodiados son ejemplares únicos. Locual hace que el papel que desempeñan los archivosno se limite sólo a conservar y proteger los documen-
16 Tanodi, Aurelio, Manual…, p. 5.17 Ibid., p. 8.
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tos, sino también a difundirlos, a hacerlos accesiblesal conocimiento general.
El archivo es la fiel imagen de la institución que locrea, por eso mismo la producción indebida de docu-mentos, los trámites sobrecargados y burocráticos, sonfactores que facilitan la pérdida o extravío o entrepape-leo de aquellos documentos que realmente contienenvalor de utilidad para la investigación y la sociedadmisma.
Tenemos en cuenta entonces que al denominar ins-tituciones, entidades, etc., extendemos más el concep-to; resumiendo todos estos términos obtenemos queson entes, en su calidad de sociales, que poseen orga-nicidad y personería jurídica. Al referirnos a entes,tomamos en cuenta también las secciones, como entesorgánicos e institucionales.
Por otro lado, el custodiar, seleccionar y adminis-trar, valen como elementos definitorios, pero limitanenormemente la función objetiva, actividad y objetivi-dad de los archivos. Si el concepto evoluciona es porqueen la actualidad el archivo asume mayores responsa-bilidades con relación al pasado.
El desarrollo de la tecnología influye y modificaestos conceptos, por consiguiente, el custodiar, conser-var, seleccionar, etc., son operaciones técnicas inheren-tes al archivo. Entendemos que el archivo es custodiodel patrimonio documental, que es una de las rique-zas más auténticas y por tanto valiosas que puede po-seer una entidad, pueblo o nación.
El Estado es un propietario relativo de la documen-tación, puesto que es producto de una sociedad, perte-nece a esa sociedad y sus herederos.
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El fin de todo archivo se traduce en servicio, en-tendámoslo así, pero ese servicio se realiza a travésde la transmisión de la información de la cual es de-positario. Si reunimos todas estas piezas tenemos unadefinición del archivo, acorde con sus funciones.
El archivo es todo ente orgánico e institucional en-cargado de efectuar las operaciones técnicas necesa-rias para cumplir la finalidad de suministrar informaciónque sea útil a la sociedad en general.
Archivos y bibliotecas
Archivos y bibliotecas estuvieron confundidos en dosmomentos históricos, en la antigüedad oriental y en laIglesia de Roma en los primeros siglos de su existencia.
Egipcios, hititas y fenicios practicaban la difusiónrelativamente restringida del arte de escribir en to-dos los imperios de Oriente.
La escritura, base de todo el edificio documentalactual, se constituía en monopolio y privilegio de unasola clase, reclutada principalmente entre el clero, cla-se numerosa pero muy cerrada y poco permeable a lasclases inferiores.
La réplica similar se da en la Edad Media, sin elcarácter aristocrático que tuvo en la antigüedad. Laescasez de gente apta en el manejo de la escritura fuegrande.
Los jefes de Estado no podían prescindir de unacancillería organizada, pero no podían encontrar fueradel clero personal quien supiera escribir; fueron per-sonas de la Iglesia quienes ayudaron a salir a los re-yes de este callejón sin salida.
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Palacio y templo estaban generalmente dispues-tos de manera contigua en Oriente, lo que favoreció laestrecha colaboración política y administrativa entreel templo y la cancillería. El templo fue también ungran dominio agrícola y comercial que proveía educa-ción al clero futuro.
Los descubrimientos asiáticos entregan mezcladosdocumentos políticos, económicos y textos literarios.No sabemos si los archivos y bibliotecas de la Antigüe-dad se constituyeron con fines administrativos o deestudio.
Durante la revolución y la época napoleónica serealizó el verdadero depósito de archivo, tal como loconocemos hoy: la revolución suprimió las antiguasprovincias del país y las reemplazó por una nueva di-visión de territorio en departamentos.
Una cantidad de autoridades y centros administra-tivos desaparecieron, algunas instituciones fueron pro-fundamente transformadas o reorganizadas.
La supresión de obispados, iglesias y conventos, asícomo los profundos cambios políticos y administrati-vos, liberaron una enorme cantidad de documentos se-parados de sus legítimos propietarios.
La exportación del racionalismo liberal a travésde todo el continente, provocó en todas partes los mis-mos efectos que en Francia. Una migración de docu-mentos escritos tuvo lugar en todas partes y una vezpasada la confusión, el racionalismo organizador con-tinuó durante todo el siglo XIX.
La separación en libros y documentos se implemen-tó en todas partes y pasó a ser una evidencia.
Los archivos constituyen el depósito natural don-de se conservan primero y pueden ser consultadas a
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Actuar y decidir son propios de personas o de con-junto de personas. Los archivos por su parte sólo seocupan de escritos. Sin embargo, estos escritos de ac-ción tienen una naturaleza y un origen particular. Sonacciones cuya esencia está constituida, en la inmensamayoría de los casos, por decisiones.
Emanan de cuerpos oficiales, semioficiales o pri-vados, o también de personas aisladas puesto que ellastienen capacidad de actuar y actúan efectivamente enel ejercicio de su capacidad.
La biblioteca a su vez conserva también escritos,pero éstos son el resultado del pensamiento “literarioo científico” en el sentido más amplio de este término.
Los autores y responsables de la primera especiede escritos tuvieron la voluntad de sentar un acto yeste acto de voluntad se encuentra acompañado de es-critos; los “actos” privados tienen en el fondo el mis-mo carácter. Pueden ser “actos” de una familia, de unasociedad erudita o de una institución cualquiera sincarácter público.
Todo escrito centrado alrededor de un acto perso-nal o de un ente público o privado está destinado a serconservado en los archivos, sean públicos o privados.
continuación, todas las especies de escritos llamadosde “acción” o de “decisión”.
La biblioteca, por el contrario, será el refugio na-tural de los escritos llamados “pensamiento”.
Acción: acto, hecho, actuación.Decisión: resolución, determinación.
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Los archivos tienen la custodia de los escritos de de-cisión y acción, la biblioteca por su parte conserva losescritos de pensamiento.18
Documento
El documento es la materia prima de la Diplomáti-ca, de la Archivología y de las Técnicas Documentales;objeto de la Archivología y las Ciencias de la Docu-mentación. Documento en sí significa cualquier símboloconvencional, escrito o dibujado, que puede servir parasuministrar o conservar la información. Su definiciónvaría de acuerdo con la rama del saber que lo estudia.
En su etimología, el término documento deriva delvocablo latino documentum, éste a su vez del verbo do-cere que significa enseñar. Se modifica sutilmente desu ascendencia griega doxein que significa parecer oser opinión de alguien. El documento, en sentido am-plio, es una entidad física, simple o compuesta, idóneapara recibir, conservar y transmitir la representacióndescriptiva, emblemática o fonética de una determi-nada realidad relevante. El soporte puede ser papel,vídeo o cinta magnetofónica; la docencia, docere, pue-de radicar en los signos de la escritura, las imágenesdel vídeo o los sonidos grabados en cinta. En un sentidoestricto, por documento se entiende al recipiente, so-porte o envase en el que se vierten por escrito mani-festaciones o declaraciones.
Los documentos pueden ser públicos cuando estánautorizados por un notario o un funcionario públicocompetente, con las solemnidades requeridas por la
18 Trabajo extractado de Arévalo Jordán, Víctor Hugo, op. cit.
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ley; o privados, cuando se redactan las partes concerni-das en los mismos, por sí solas o con la intervención deterceros —consejeros, asesores, abogados— que no po-seen condición de funcionarios públicos pero que estáncapacitados especial y legítimamente para ello.
Los documentos públicos suponen prueba, aun con-tra terceros, del hecho que motiva su otorgamiento yde la fecha de éste; también constituyen prueba res-pecto de los contratantes y sus causahabientes, de lasdeclaraciones que en ellos hubieran hecho los prime-ros. Las copias de los documentos públicos de que existamatriz o protocolo, impugnadas por aquellos a quienesperjudiquen, sólo tendrán fuerza probatoria cuando ha-yan sido cotejadas de la forma debida; si resultare al-guna variante entre la matriz y la copia, se atenderáal contenido de la primera.
La fecha de un documento privado no contará, res-pecto a terceros, sino a partir del día en que hubierasido incorporado o inscrito en un registro público, des-de la muerte de cualquiera de los que lo firmaron o biendesde el día en que se entregara a un funcionario pú-blico por razón de su oficio. Los documentos privadosformalizados para alterar lo pactado en escritura pú-blica no perjudicarán a terceros.
Las técnicas descriptivas en los archivos se reali-zan sobre objetos que enseñan. Precisando este con-cepto general, Federico J. Finó y Luis A. Hourcade hanseñalado que documento es “todo aquello que bajo la for-ma de relativa permanencia puede servir para sumi-nistrar o conservar información.”19
19 Tanodi, Aurelio, Manual…, p. 25.
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Los documentos archivísticos son aquellos que seproducen por entes jurídicos, en el transcurso de lasactividades desarrolladas hacia un fin determinado,sustentado por los efectos de la comunicación. “Paradecirlo en el lenguaje de la ciencia diplomática, el do-cumento está formado por dos elementos fundamen-tales: la actio jurídica y la conscriptio. El primero serefiere al hecho, asunto o negocio documentado; y elsegundo indica la puesta por escrito de aquel. Por su-puesto, si falta uno de ellos no existe tal documento”.20
Se define el documento como “cualquier soporte decualquier índole que contiene información de interéspara una determinada materia”.21 Al decir soporte seespecifica como papel, cinta magnetofónica, tela, papi-ro, pergamino, etc., cualquier objeto que en su conte-nido guarda un signo determinado como informaciónque deber ser extraída por quien o quienes se interesen.
Básicamente, los documentos archivísticos puedenser clasificados en los siguientes grupos:
Documento privado. Redactado por las partesinteresadas, con testigos o sin ellos, pero sin inter-vención de notario o funcionario público que le dé fe oautoridad.
Documento producido por las entidades privadasy los particulares.
Documento público. “El otorgado o autorizado,con las solemnidades requeridas por la ley, por nota-rio, escribano, secretario judicial u otro funcionariopúblico competente para acreditar algún hecho, la mani-festación de una o varias voluntades y la fecha en que
20 Tanodi, Aurelio, Manual…, p. 18.21 FID (Federación Internacional de Documentación).
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se producen”.22 Documento producido por entidadespúblicas o estatales.
Documentos administrativos. “Los provenien-tes de la autoridad administrativa o los autorizadospor ella. Cualquiera relacionado con la administraciónpública. El de carácter privado, desde que se incorpo-ra a un expediente o a actuaciones de índole adminis-trativa. El relacionado con la administración, gestióneconómica y organización de los asuntos privados. Aefectos registrales, los que, por reunir autenticidad yproceder de autoridades o funcionarios públicos, tie-nen acceso al Registro de la Propiedad, como admisi-ble y eficaz titulación.”23
Documentos judiciales. “Cualquiera de las reso-luciones de los jueces o magistrados de las jurisdic-ciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos yprovidencias. Los que forman parte de autos, aun pro-venientes de una parte y otro interesado que la causao requerido de ella. Las comunicaciones a las partes ya terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,edictos, las diversas formas documentales de relacionesjerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades;suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órde-nes y despachos y oficios diversos. A los efectos de losregistros de la propiedad, los que cumplen la funciónde titularidad que en los actos y contratos inscriptoso inscribibles se requiere.”24
22 Gaceta Oficial de Bolivia, Código Civil, publicación oficial, vi-gencia desde el 2 de abril de 1976, 1975, p. 344.
23 Piazzali, Luis F., Documentos, conceptos, definiciones, SantaFe, 1977.
24 Idem.
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Documento heurístico-histórico. “Escritos, conexistencia propia e independiente, mediante los cualesquedan garantizados los hechos jurídicos, con arregloa formas determinadas que cambian según la persona,el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que es-tos testimonios escritos resultan idóneos para el cumpli-miento de fines jurídicos.”25
Reiterando el concepto, decimos que documento“se aplica a todas las informaciones, cualesquiera seansus soportes o sus características, producidas o re-cibidas y conservadas por un servicio en virtud de susobligaciones legales o en razón de las exigencias de suactividad propia. En consecuencia, esos documentospueden ser materiales escritos, ya sea a mano o a má-quina, impresos o dibujados y grabados; grabacionessonoras, fotografías o negativos. También pueden servistas fijas y datos sometidos a tratamiento, ya sea pormedio de fichas perforadas, impresas o codificadas,de cintas o de discos magnéticos”.26
Para el documento desde el punto de vista docu-mentalista, tenemos la definición de la FID citada; AmatNoguera también nos da una definición: “Todo conoci-miento fijado materialmente sobre un soporte, y suscep-tible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo.Un utensilio irremplazable para transmitir los cono-cimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.”27
Para Couture de Troismonts “es toda base mate-rial de conocimiento susceptible de emplearse parala consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es
25 Tanodi, Aurelio, Manual…, pp. 18-19.26 Wimalaratne, K. D. G., op. cit., p. 7.27 Amat Noguera, Nuria, Técnicas documentales y fuentes de in-
formación, Barcelona, Bibliograf, 1978, p. 8.
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simultáneamente un soporte, un conocimiento y untestimonio”.28
En concordancia con estas definiciones dadas, com-prendemos entonces que el documento es la base departida, no sólo para la Archivología, sino para las Cien-cias de la Documentación. Resumiendo, observamosque todas las definiciones, de alguna u otra manera,contienen tres elementos:
a) Un elemento de carácter probatorio.b) Un elemento tangible, soporte.c) Un elemento informativo.Estos tres elementos nos dan un concepto aproxi-
mado de lo que es el documento, y de cuáles son loselementos a los que debemos dar mayor importanciapara la descripción; conceptos muy amplios por cier-to, porque todo, en realidad, todo lo que existe es undocumento. Si observamos un pedazo de tiza y sabe-mos obtener un determinado tipo de información, ve-mos que el pedazo nos da continuamente información,primero por el color, la forma nos dará un concepto detrabajo, de cultura, sus componentes químicos son otrotipo de información. Los archiveros prefieren delimitarel concepto, encerrándolo en aquellos documentos pro-ducidos por una determinada actividad, lo cual ayudaa limitar los elementos propios de un archivo.
En descripción, cuando se estudian los caracteresinternos y externos del documento, se consideran esen-cialmente dos aspectos diferentes:
a) La forma.b) El contenido.
28 Troismonts, R. Couture de, Manual de técnicas en Documenta-ción, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.
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Al hablar de caracteres externos nos estamos refi-riendo entonces a la forma, los datos evidentes, aquellosaspectos visibles de primera instancia de los documen-tos: color, tamaño, forma; aspectos que determinan suclasificación.
Al hablar de caracteres internos nos referimos asu contenido, los datos latentes, aquellos que es nece-sario profundizar para conocer.
Estos aspectos son determinantes de las técnicasdocumentales en la Archivología. Así, tenemos quelos documentos se ordenarán por su forma y se clasifi-carán por su contenido, que son las bases fundamen-tales de la descripción.
El expediente
El expediente es el conjunto de papeles de trabajoque tienen una especial importancia debido a que sucontenido no es únicamente de utilidad para el ejercicioque se tramita, sino para trámites, consultas y utiliza-ción posterior; esto se debe a que el expediente con-tiene información orgánica, económica, de balance, decontrol interno, histórico, de actas, etcétera.
La utilidad del expediente, se hace efectiva en elmomento que se acude a su consulta sobre diferentesaspectos del trámite; algunos de éstos serán, por ejem-plo, la sección en que se encuentran los nombres y ca-tegorías de los funcionarios y los empleados, así comola organización de las oficinas; por lo que, como se pue-de ver, el expediente sirve para todos los ejercicios yaque en él, se puede decir, está la historia de la vida deuna empresa condensada en extractos de actas de asam-blea, sistemas de contabilidad, de organización inter-
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na, etc. Otros serán extractos de estados financierosde ejercicios anteriores.
La dinámica del desarrollo de las instituciones mo-difica permanentemente los distintos procedimientosy trámites, lo cual haría imposible comprender acti-tudes pretéritas y los cambios que sufren de un añopara otro. Para el usuario sería muy engorroso y encierta forma difícil, poder recabar entre los papelesde trabajo informaciones de cinco años atrás, inclusivepara la subsistencia de las instituciones que perma-nentemente requieren información sobre: contratos,actas, comisiones, cuentas, costos, etcétera.
En cambio, al contar el usuario con un legajo, don-de en forma ordenada le es posible recuperar diver-sas informaciones de las actuaciones anteriores, podrásin duda alguna realizar una mejor y rápida recupera-ción de la información requerida y las modificacionessufridas en el transcurso del trámite.
La principal razón para que exista el expedientees precisamente el ahorro de tiempo, que repercute, enprimer lugar, en una actuación más acelerada y com-pleta; en segundo lugar, es un gran auxiliar de la ad-ministración, ya que se podrá estar más seguro de queel personal que realizó las distintas etapas del trámitepodrá asumir las responsabilidades consecuentes a sufunción; de ahí la conveniencia de que antes de empe-zar cualquier descripción, hay que realizar una revisióndel expediente y tratar de que tenga una clasificaciónque vaya de acuerdo con las necesidades de la misma.
El expediente debe estar planeado en tal forma quecualquier persona, con ciertos conocimientos previos,pueda encontrar la información histórica, estadísticao contable de la institución.
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Cuando no existe o en los casos que no es posibleconsultar el expediente, el usuario tiene que ocuparmucho tiempo en las investigaciones necesarias parahacer el planeamiento de su trabajo, de acuerdo conlos procedimientos seguidos por la institución.
Al estudiar los papeles del expediente, el usuarioevita hacer preguntas, que darían una falta de coope-ración de los empleados con el usuario, al darse cuentade la ignorancia de éste al respecto. Es humano queuna persona que ha estado en un puesto dentro de unaorganización durante varios años, no vea con buenosojos al usuario, que de un día a otro se va a enterar dela forma de trabajo de aquel y que posiblemente lle-gue a dar sugerencias para el mejoramiento de los sis-temas de trabajo.
En resumen, podemos sintetizar las ventajas delexpediente en los siguientes puntos:
a) Ahorro de tiempo.b) Papeles de trabajo. Como es natural, durante el
transcurso de la investigación hay un sinnúmero detrabajos que están relacionados con actuaciones ante-riores. En consecuencia, la necesidad del expedientese refleja precisamente porque en él se encuentra todala información que recabamos en años anteriores y queserá aplicable a las actuaciones subsecuentes.
c) Conocimiento rápido de la institución.Cuando un investigador o un archivero van por pri-
mera vez a una institución, con estudiar los expedien-tes se dará una idea de la clase de institución de quese trata y llegará con la confianza de que conoce la for-ma de trabajar del mismo, determinando así a qué ren-glones, durante el curso de su trabajo, les dará mayorimportancia.
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Una de las bases principales para la formulacióndel programa descriptivo es el expediente. De ahí laconveniencia de que se planteen las diferentes seccio-nes con base en las necesidades de la institución.
Del expediente es de donde sale en último térmi-no la información que más interesa a los investigado-res y usuarios.
Es conveniente que al formular el expediente sehaga con la idea de que va a ser utilizado por variosaños consecutivos, por lo que deberá constituirse concarpetas especiales de material suficientemente du-rable que soporte el trato constante durante un largoperíodo y, como será manejado por diversas personas,deberá tener claridad completa en sus explicaciones.
Podemos sintetizar la conveniencia del expedien-te, en los siguientes puntos:
a) La certeza de que al finalizar un trámite, se evi-dencia que ha seguido las normas preestablecidas y,en consecuencia, hay menos probabilidades de omitiralguna revisión de los investigadores y usuarios.
b) Conocer rápidamente los principales aspectosde la institución para tener establecido el plan de tra-bajo descriptivo en las diferentes etapas del trámite.
c) Aparte de conocer aspectos que nos ayudarán almejor desarrollo de nuestro trabajo, tendremos una me-jor comprensión sobre la organización de la entidad,lo que nos ayudará enormemente al conocer las res-ponsabilidades de cada sector administrativo, las dis-tintas categorías en que está dividida y, en algunasocasiones, la personalidad de la institución; en una pa-labra, la organización institucional.
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Información
La principal función del archivo consiste en pro-cesar la información para acceder a los documentos.Para brindar una información eficiente, conoce cadauno de los pasos del flujograma documental, desde sucreación hasta su archivado correspondiente —cuandono interviene en la génesis documental—, persigue aldocumento paso a paso, pacientemente, lo clasifica, loordena, lo describe, lo selecciona hasta llegar un mo-mento en que tiene toda la documentación depurada,arreglada convenientemente para que el investigadory el usuario, puedan absorber la información encerra-da en los documentos.
El estudio teórico de la información es muy recien-te, podríamos decir que surge después de la segundaguerra mundial. Existen dos puntos de vista para estu-diar a la información: como fenómeno y como proceso.
La información como fenómeno es considerada comoproducida por agentes externos al hombre, que influ-ye sobre su consciente, modificando su conducta y mo-tivándolo a tomar actitudes consecuentes.
La información como proceso, es una consecuen-cia de la documentación que condiciona consciente-mente a las actividades del intelecto y repercute enel desarrollo individual y social.
La información como proceso corresponde al aná-lisis documental archivístico, como consecuencia deactividades desarrolladas por el hombre y está sujetaa la voluntad humana en su creación, organizada y su-ministrada según las necesidades del consultante.
Existe en la actualidad un sinnúmero de activida-des en la información, conformando teorías tendien-
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tes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Alrespecto, existen problemas de terminología, como entodas las ciencias y disciplinas en formación.
Se propuso también la palabra Informología —Leu-polt—, que es de difícil aceptación por el predominiode otros términos no adecuados. Informología seríaun sinónimo de Informatología, así el problema de laterminología continúa.
En la actualidad, y aún en estudio, existen propo-siciones para dividir el problema de la información,así se hablaría de:
Informología inorgánica. Se refiere al soporteque contiene la información como el papel, cintas per-foradas, magnéticas, etc. Tal vez sea necesario conside-rarlo con los diplomatistas y paleógrafos que realizanestudios sobre los soportes en su clasificación de ma-terias duras: piedras, metales, mármol, etc., y las mate-rias blandas: papel, papiro, pergamino, etc., que algunaexperiencia pueden aportar al respecto.
Informología orgánica. Hace referencia al hom-bre como soporte de información, un campo muy am-plio y con perspectivas insospechadas.
Informología social. Alude a las labores de inves-tigación sobre los sistemas de clasificación y sistemasdescriptivos.
Informología especializada. Se refiere a insti-tuciones de cierta especialización, como las bibliote-cas y los centros de documentación. La Informologíaespecializada incluye en su ámbito a la información es-pecializada como referencia a los aspectos culturales,científicos, técnicos, recreativos, prácticos, etc., tra-tados normalmente por especialistas de cada materiaespecífica.
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Informología documentográfica. Hace referen-cia a los procesos de clasificación, análisis, técnicasdescriptivas, propiamente a las acciones y activida-des realizadas por el archivo. Documentografía es untérmino que intenta acercarse a bibliografía; paraleloal término de archivalía propuesto por Aurelio Tanodi.
Informatología documentalística. Alude a losprocesos de comunicación, es equiparable a la comu-nicación masiva.
Informatología técnica. Se refiere a los mediosmecánicos y electrónicos para el uso de la información,propiamente sería lo que denominamos como Ingenie-ría de la Documentación.
En la actualidad se considera a la información comoun bien de consumo, es decir, es susceptible de ser co-mercializado y estudiado desde un punto de vista so-cioeconómico. Al ser estudiado desde este punto devista, aflora el término costo de la información.
Lamentablemente, la mayoría de los gobiernos deAmérica Latina no han tomado plena conciencia so-bre este problema, además de que se requieren inver-siones de gran escala para una adecuada ordenaciónde sus archivos; éstos crecen día a día, el desorden esmayor en la medida en que crecen y las necesidadesde información aumentan en la misma proporción quecrecen los presupuestos necesarios para corregir es-tos errores.
La negatividad de eficiencia en la mayoría de losarchivos consiste en que la información ha sido prepa-rada con un fin prefijado: servir a la historia únicamen-te. En la actualidad este concepto está paulatinamentedesechándose. Evidentemente, los ministerios de go-bierno y de relaciones exteriores pueden producir do-
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cumentación histórica, pero ¿qué sucede con los mi-nisterios de Economía, de Industria y Comercio, de Agri-cultura?, lo más probable es que existan documentosque permitirían la investigación especializada en es-tos rubros, toda inversión se justificaría desde ese pun-to de vista.
La mayoría de los trabajos de Archivología que he-mos tenido la oportunidad de leer se ocupan esen-cialmente de la clasificación y la ordenación, o de ladescripción documentaria, pero lamentablementela información no ha sido enfocada sino en términosgenerales, es decir se toma al archivo como serviciode y para la institución que lo generó y, posteriormen-te, para un servicio a la comunidad a través de los ar-chivos históricos. Estos dos aspectos son esencialesen el archivo, pero ello no quiere decir que éste sólosirve para estos objetivos.
El problema es que en la mayoría de los casos, porel preconcepto que se tiene del archivo, trabaja perso-nal relacionado con la Historia o las investigacioneshistóricas, de ahí que se generaliza la idea de que elarchivo sirve únicamente a la Historia.
También es de considerar que la selección docu-mental ha sido elaborada con esas concepciones, esdecir se desecha todo aquello que no sirva para la His-toria, lo cual es un error lamentable.
La información es una clave esencial en el manejodocumental, encerrando una gama de factores de biencomún. Esencialmente desde el punto de vista del ar-chivo, la información puede servirnos:
a) Para el servicio a la entidad creadora.b) Para el servicio a la sociedad histórica.
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c) Para adquirir el conocimiento necesario en laevolución social.
d) Como testimonio de la cultura de los pueblos.e) Como condicionante del comportamiento tanto
individual como del medio social afectado.f) Como un bien de consumo que, con el desarro-
llo de los pueblos, se hace cada vez más necesario.g) Como poder: económico, político, social.
ASPECTOS TEÓRICOS
Describir, como parte componente de las técnicasdocumentales, es representar cosas, sensaciones, pen-samientos o personas mediante el lenguaje, refiriendoo explicando sus distintas partes, cualidades o circunstan-cias; definir una cosa no por sus predicados esenciales,sino dando una idea general de sus partes o propieda-des. Esta definición generalizada, tomada del dicciona-rio, conceptúa aproximadamente el acto de describir.En el quehacer archivístico, utilizamos la descripciónaplicada al documento.
La aplicación de conocimientos modernos en la des-cripción contribuye en gran manera a una compren-sión cabal del acto de describir, así tenemos algunosaportes de la Teoría de las Descripciones de BertrandRussell, con el consiguiente desarrollo y la interpre-tación de Fregue y de Wittgenstein:29
Descripciones definidas. Son aquellas proposi-ciones específicas que determinan aspectos singula-
29 Anscombe, G. E. M., Introducción al «Tractatus» de Wittgenstein,Buenos Aires, El Ateneo, 1977, pp. 30-31.
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res que permiten identificar el objeto de estudio. Estetipo de descripciones definidas son las de mayor uti-lización en el campo archivístico, al utilizar datos —pro-posiciones— concretos sobre determinados documentos.Ejemplo: Decreto Supremo Nº 2546/82.
Descripciones indefinidas. Consideradas aque-llas proposiciones que son genéricas y determinanaspectos muy amplios que no permiten identificar elobjeto de estudio, sino de una forma muy abstracta.Este tipo de descripciones se emplean generalmenteen forma conceptual, muy utilizado para la clasifica-ción documental. Ejemplo: actas.
Estas dos definiciones auxilian conceptualmenteen la identificación del documento —análisis documen-tal—, pero no implica que puedan demostrarlo, por-que la identificación es un concepto a posteriori.
En la descripción documental cada descripción re-presenta un objeto, las proposiciones que acompañanen la oración o el auxiliar descriptivo, y expresa gene-ralmente lo que se dice con respecto al documento-ob-jeto; esto nos permite tener una idea de los descriptores.No siempre todos los datos utilizados en la descrip-ción pueden utilizarse como descriptores, sino comoauxiliares de conceptos. Es decir, los descriptores ge-neralmente son nombres propios y reales del objeto odocumento.
Los datos son conceptos o términos que significati-vamente no podemos descomponer en unidades expre-sivas más pequeñas para nuestros propósitos. Puedenestar estructurados como en el caso de “fecha”, que paranuestros análisis, necesariamente tiene una estructu-ra de “día, mes, año”.
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La información mínima que se puede utilizar en ladescripción es un nombre y su descriptor:
Ejemplo: decreto, de gobiernoa) Provincial.b) Nacional.También puede incluir:a) Número.b) Lugar (geográfico).c) Fecha.El nombre deberá ser elegido entre los términos
que tengan mayor significación posible para el usuario.Estas alternativas nos conducen acertadamente a
pensar que no siempre las descripciones “represen-tan” algo real y tangible:
a) Un sustantivo o nombre —propio— representaal objeto porque así se llama.
b) Una proposición puede ser verdadera aun cuan-do su contenido no sea real; este aspecto es comproba-ble por el método diplomático.
c) Una proposición puede ser falsa aun cuando sucontenido sea real.
d) Una proposición debe ser verdadera no sólo porsu estructura sino también por la verificación del he-cho al cual se refiere.
La descripción archivística consiste en el empleode técnicas que permiten crear auxiliares o instrumen-tos de información, auxiliares de investigación, quetienen por objetivo principal poseer un conocimientoseguro y completo de los documentos existentes en elarchivo, los mismos que son proporcionados al utiliza-dor, al investigador, usuario o público, cubriendo susnecesidades de información. “Es un hecho conocido detodo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a
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un ritmo jamás experimentado anteriormente, que losconocimientos técnicos acumulados y los recursos in-formativos crecen exponencialmente y que ya nadiepuede seguir hasta el final del curso de su vida —comolo hacían nuestros padres y nuestros abuelos— con losconocimientos adquiridos durante su estancia en laescuela.”30
No es suficiente que un archivo esté clasificado endebida forma y ordenado de acuerdo con normas prees-tablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Esnecesario tener una herramienta adecuada para utili-zar en sus máximas posibilidades la información, almismo tiempo que estas herramientas nos permitanahorrar tiempo y economía. “En la primera ReuniónInteramericana sobre Archivos —Washington, DC,1961— se acordó la siguiente definición de descrip-ción: ‘El conjunto de actividades que despliega el ar-chivero para preparar catálogos, índices, inventariosy otros instrumentos descriptivos de los documentos.La descripción consiste en enunciar los caracteres in-ternos y externos de los documentos’ ”.31
Lógicamente que al hablar de información nos re-ferimos a la documental, como datos necesarios quele interesan al usuario.
La función de la descripción es la de conocer la exis-tencia documental —constancia de existencia:
a) Para control —auxiliares descriptivos de control.
30 Stibic, Vlado, Sistemas de documentación y archivo en despa-chos y oficinas. Medios y métodos, Madrid, ATE, 1982, p. 13.
31 Boletín Interamericano de Archivos, vol. 1, Córdoba, Centro In-teramericano de Formación de Archiveros, 1971, p. 88. Correspondea la Resolución Nº 6. Terminología archivística, Glosario de térmi-nos archivísticos.
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b) Para la consulta o investigación.Entre otros beneficios y objetivos de la descripción,
podemos citar:a) Estimular la utilización de la información, dada
a conocer mediante los auxiliares descriptivos que per-miten una recuperación de información para la inves-tigación, en forma adecuada, rápida y eficaz.
b) Evitar pérdidas de información obtenida.c) Ampliar los recursos de información de modo que
se pueda utilizar un mayor porcentaje del habitual.d) Mejorar la organización de los conocimientos al-
macenados en los repositorios documentales.e) Relacionar hechos e ideas que permitan descu-
brir asociaciones y conclusiones ocultas.La descripción del documento constituye la parte
más importante del quehacer archivístico, por cuantodebe mostrar en detalle, en qué consiste el tipo docu-mental o clase determinada.
Para alcanzar los fines explícitos de la descripción,necesariamente recurrimos a una serie de procedimien-tos como:
a) Evaluación de los documentos correspondien-tes a cada archivo.
b) Elección del sistema descriptivo que se ha deutilizar, teniendo en cuenta las distintas ventajas quenos brinda cada sistema, incluyendo la utilizaciónde ordenadores.
c) Realización de las distintas actividades con elpropósito de complementar toda la información refe-rente al documento.
Estas labores son bastante delicadas porque se debeobtener la información de manera que nos indique elcontenido general de la serie y, al mismo tiempo aque-
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llos aspectos que pueden caracterizar las diferentesclases y tipos documentales.
En estos casos, lo que se quiere obtener con la des-cripción es un detalle que sirva al mismo tiempo comoidentificación de la serie, y nos dé la pauta correctade las actividades desempeñadas. Un contador no acu-dirá al archivo para preguntarnos por un documentocon tal número —o tal vez sí—; generalmente pregun-tará por el “comprobante de pago número tanto”, pues-to que es el nombre del tipo documental que utilizapara identificar al documento, nos dará una fecha aproxi-mada. En nuestro detalle tendremos entonces: por ti-pos documentales, comprobantes de pago, de enero amarzo, suponiendo que la unidad documental encie-rre esos meses, así nos aproximamos fácilmente al do-cumento requerido. Es bueno tener en consideración:
a) Qué contienen los tipos documentales en suinformación, sobre todo si se trata de formularios paralos que se ha estudiado previamente el tipo de infor-mación necesaria que deben contener.
b) Cómo se ubica la información solicitada, es de-cir, cuáles son los métodos y las herramientas utiliza-dos en tales acciones.
c) Para qué se guarda la documentación, a fin depoder apreciar la finalidad y alcance del trabajo, es-fuerzo y material empleado con relación a la impor-tancia de la información reunida.
d) Cuándo dejará de tener valor el documento, pues-to que al cumplirse cierto período sólo se toma comoreferencia o con un mínimo uso de la información, loque puede no justificar el espacio que ocupa y econó-micamente hablando la manutención del documentoexige gastos que pueden ser superfluos. Sobre este as-
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Al realizar un análisis sobre el tema de describir,se nos plantean los siguientes problemas:
Problema 1. El archivero encuentra algo difícilaprender y comprender lo suficiente sobre la adminis-tración que ha de ser beneficiada por los auxiliaresdescriptivos, teniendo en cuenta que esta informaciónha de ser volcada tanto para satisfacer la demanda deinformación de la entidad productora y como para cu-brir la demanda del usuario, que no siempre utiliza elmismo lenguaje de la administración.
Ocurre que el sistema descriptivo es de lo más co-rrecto y excelente, pero no satisface alguna demanda,caso específico, el usuario o el investigador.
Cuando se presente este tipo de problemas en elacto de describir, debemos considerar específicamentecuáles son los términos empleados en la descripción,que normalmente obedecen a los conceptos vertidossubjetivamente por personas que ocupan puestos cla-
pecto existe generalmente una legislación que regulaestos períodos de utilidad de los documentos.
e) Dónde se produce el documento, dónde se efec-túa el trámite, dónde se archiva.
De acuerdo con las observaciones anotadas, ten-dremos entonces un concepto más claro en las técni-cas descriptivas.
Denominamos técnicas descriptivas a la aperturao empleo de sistemas adecuados a la realidad do-cumental, que nos permita la recuperación deldocumento y de la información contenida.
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ves en el tratamiento de la documentación y de la in-formación. Este subjetivismo está sujeto incluso a unlenguaje local con una comprensión distorsionada delo que realmente significa la carga semántica del tér-mino empleado.
Problema 2. Los usuarios no conocen aún las posi-bilidades de las técnicas descriptivas en cuanto a ca-pacidad informativa. Tienen el concepto de que alencontrar auxiliares descriptivos adecuadamente ela-borados, han de obtener todas las respuestas acerta-das al tipo de su demanda de información.
Es necesario entonces realizar modelos de auxi-liares descriptivos que les permitan comprender quérespuestas han de obtener en su consulta, y que másallá de los modelos indicados, es necesario realizaruna investigación interna para obtener los resultadosrequeridos.
Problema 3. El archivero puede verse abrumadopor los detalles en cuanto a los elementos en juego parala descripción de los documentos. El trabajo descrip-tivo consiste en estructurar todo un plan para deter-minar los descriptores, lo que nos proporcionará unagama de informaciones sobre la situación planteada.
Este problema suele presentarse cuando existendesfases —y comúnmente existen— entre los pro-cedimientos administrativos y los documentos produci-dos, las políticas de uso de la información y la enormevariedad de facetas presentadas en la administración.
La descripción en sí es una labor de detalles, peroel archivero deberá tener los conocimientos necesa-rios para realizarla, volcando sus conocimientos enesquemas o estructuras, analizando las existentes so-bre los organigramas y flujogramas.
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Problema 4. El auxiliar descriptivo ya elaborado,si tuviera que tomar en cuenta sólo a los usuarios, ten-dría sentido en este aspecto, pero puede que no seade mucha utilidad para los archiveros.
Para lograr un diseño físico de los auxiliares des-criptivos, éstos deben ser realizados en permanenteconsulta con las áreas afectadas, con conocimientosactualizados, basados en la demanda de informaciónlógica, evitando un exceso de comentarios aclarato-rios. Lógicamente que cuantos más comentarios requie-ra un auxiliar descriptivo, técnicamente estará mejorlogrado, pero no será una herramienta eficaz al servi-cio de la comunidad de consumo de la información.
Superado el concepto de describir, hablamos detécnicas documentales como el empleo de diversos co-nocimientos, técnicas y métodos para lograr un procesoadecuado de la información contenida en los documen-tos de archivo. Al hablar de conocimientos y técnicas,nos referimos concretamente al conjunto de compo-nentes relacionados entre sí que tienen por finalidadla accesibilidad documentaria e informativa. Esta defi-nición ha de ser mejor comprendida al estudiar los ca-racteres internos y externos de los documentos.
“La labor descriptiva, básicamente no es nada másque un análisis de los orígenes de los documentos, de lostipos documentales que integran la documentación, in-cluso los atributos particulares de cada tipo, del lugar yfecha de su confección, de las actividades que resultaronen su formación, de los temas que abarcan las actividadesy de los caracteres externos de los documentos.”32
32 Vázquez, Manuel, “La ordenación en la metodología archivísti-ca”, Revista del Archivo General de la Nación, vol. VIII, Buenos Aires,1979, año VIII, p. 27.
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Con la práctica, se puede observar que el desarrollode las técnicas documentales influye sobre la tradi-ción archivística en determinadas áreas geográficas;así tenemos que la diferencia de la documentación exis-tente entre angloamérica e iberoamérica, está dadapor la iniciativa estatal en el caso iberoamericanoy por las concesiones privadas en el caso angloamerica-no. Así es como las colecciones particulares referentesal período colonial no se encuentran en los archivossino en las Juntas de Historia. América Latina tieneuna larga tradición archivística, propiamente desdeCarlos V.
Norteamérica y Canadá inician su preocupación ar-chivística recién en la década del 30, pero su desarro-llo ha sido muy rápido. La preocupación de AméricaLatina consiste en lograr un desarrollo en sentido pa-ralelo a su producción documental, pero su acervo do-cumental es mucho mayor. En el empleo de auxiliaresdescriptivos, los latinos no siguen la línea o escuelaamericana, sino la española, así es como la tradiciónhistórica justifica esta tendencia.
Justificación de las técnicasdocumentales
Un auxiliar descriptivo es la representación porescrito de la información de documentos específicos.Por ser producto de actividades de una institución, seregistran también aspectos de la organización de laentidad productora y sirve sobre cualquier objetivo,para la consulta del usuario quien manifiesta perma-nentemente necesidades de información.
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Toda toma de decisiones y actos de investigación,requieren de una permanente alimentación de infor-mación, algunas de estas necesidades son:
a) Saber si existen precedentes sobre determina-dos actos de la administración y cuáles son los proce-dimientos realizados para la toma de decisiones.
b) Conocer, en el campo de la investigación, los con-tenidos documentales, e inclusive, si se han realizadoalgunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo ad-ministrativo como en lo científico o histórico.
c) Necesidad de información en el curso de un tra-bajo de investigación. Generalmente, tanto el usuariocomo el investigador, requieren de datos precisos, seaen un trámite o en un trabajo de investigación en cur-so, por lo que se hace necesario encontrar y verificarinformación adecuada a cada una de las necesidades.
El auxiliar descriptivo es el documento resultantede los análisis documentales y representará los dis-tintos aspectos para la evaluación de documentos, loque nos conducirá a una selección adecuada.
La necesidad de distinguir entre el análisis docu-mental y sus técnicas documentales y considerarlasen dos etapas separadas del proceso de evaluación do-cumental. Se manifiesta en las siguientes razones:
a) El análisis documental persigue conocer a fon-do las características de los documentos y su utilidaden la administración. Con este fin se registran los aspec-tos importantes de la información contenida, permitien-do conocer los métodos utilizados para la gestación comoacción y efecto de gestar o gestarse (A. schwangerschaft,trächtigkeit; F. gestation; I. gestation; It. gestazione;P. gestação) y gestión como acción y efecto de gestionaro acción y efecto de administrar (A. führung, betrei-
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bung; F. gestion, démarche; I. agency, step; It. gestio-ne, pràtiche; P. gestão, gerencia). Figura que se em-plea como preparación para el nacimiento de algo deldocumento, de modo que se pueda apreciar en conjun-to, lo que representa el documento y su importanciadentro de la organización. Por ello muchas veces esnecesario programar distintos auxiliares descriptivosque permitan reconocer las funciones (A. funktion; F.fonction; I. function; It. funzione; P. função) como ca-pacidad de acción o acción propia de los organismos,como capacidad de acción o acción propia de los car-gos y oficios de los organismos, actividades como lafacultad de obrar, diligencia, eficacia, o como conjuntode operaciones o tareas propias de una entidad (A. täti-gkeit, wirksamkeit; F. activité; I. activity; It. attività;P. actividade) y acciones como ejercicio de una poten-cia; como efecto de hacer; como conjunto de actitudes,movimientos y gestos cuyo fin es hacer más eficaz lacomunicación (A. handlung, wirkung, tat, aktie, klage;F. actions; I. actions; It. azione; P. acção) o como produc-toras de documentos, para lo cual usamos lenguajesconvencionales o estructurados. En el análisis docu-mental previamente se ha determinado la importan-cia de cada tipo documental.
b) El análisis documental centra su atención en loscontenidos semánticos de cada tipo documental. Comoen una organización puede existir una cantidad aprecia-ble de tipos documentales similares entre sí, para notener que evaluarlos individualmente, es recomenda-ble representarlos en una descripción estandarizadasegún las funciones, acciones y actividades —clasifi-cación—, sin entrar en detalles que diferencian a lasacciones. Estas descripciones estandarizadas, repre-
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sentan la relación entre las diversas actividades y lostipos documentales generalizados. Reflejando obvia-mente, la organicidad de la empresa.
c) El análisis documental, siendo básico para el co-nocimiento de los tipos documentales, presenta infor-mación que podrá inducir en la interpretación erróneade contenidos de información de los tipos documenta-les respectivos. Por ese motivo, la elaboración de losauxiliares descriptivos resulta recomendable, puestoque constituye una técnica que permite visualizar enforma real y objetiva a las unidades documentales.
d) Otra justificación de la técnicas documentales,se refiere a la determinación y asignación de denomi-naciones adecuadas al contenido esencial de las uni-dades documentales.
Es muy común observar que las organizaciones sepreocupan muy poco por normalizar las denominacio-nes de las unidades documentales, lo que genera queen muchos casos existan denominaciones al azar o ar-bitrarias que no dicen nada del contenido de informa-ción en las unidades documentales. Pueden observarsediversidad de nombres para un mismo tipo documen-tal, lo cual dificulta una administración adecuada dela información, o bien existen nombres comunes paradocumentos diferentes. Fuera de los problemas de or-den práctico que estas situaciones pueden producir,también ocasionan conflictos en la ordenación y clasi-ficación documental y lógicamente inciden en las téc-nicas documentales.
e) Mientras que el análisis documental proporcio-na datos de los diferentes contenidos de informacióny tipos documentales, tal cual son en realidad en undeterminado momento, la preparación de auxiliares
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descriptivos permite contar con documentos objetivosy valederos para un tiempo amplio y prudencial.
Programa documental
Normalmente, se tiene por programa documentala la elección de sistemas a realizar en el archivo paraun tratamiento de la información efectiva; pero, paralograr un mejor servicio, incorporamos en el progra-ma algunos aspectos que permiten al archivero cono-cer primero la producción documental, a través de unanálisis documental, evaluar la información y poste-riormente administrar la información adecuada a lasnecesidades de cada archivo.
Para realizar convenientemente un programa do-cumental es necesario tener un conocimiento metodo-lógico de las técnicas del trabajo intelectual, dentrodel cual se encuentra inserto el programa mismo. Secumplen así algunas etapas:
Planificación y control. Es la etapa primaria deltrabajo intelectual; es necesario tomar en cuenta losdistintos planes a llevar a cabo, cuáles son los inme-diatos, de acuerdo con las necesidades del archivo, quese han de describir. Normalmente se realizan accio-nes a corto, mediano y largo plazo.
Para no perderse en detalles, es necesario teneruna prospectiva cronológica de las acciones genera-les; paralelamente realizar una historia cronológicade lo que se está cumpliendo. Dentro de la prospectiva,es necesario controlar los horarios de trabajo, tiempoen horas por trabajo realizado, que nos permitan co-nocer los cálculos de tiempo y cálculos económicos.
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Técnicas de estudio. En esta etapa se aplican lastécnicas de resúmenes, extractos, metodología a em-plear, y redacción de notas, sinopsis documentales yborradores. Es en esta etapa cuando se realiza un aná-lisis sobre las formas de almacenamiento de la infor-mación y el inicio de la indización.
Documentación. En esta etapa es necesario consi-derar sobre todo la actualización de la documentacióncon la salvedad de los archivos cerrados, consideran-do aspectos principales como:
a) Encontrar la información solicitada.b) Reunir datos de acuerdo con la demanda.c) Seleccionar la información de acuerdo con de-
terminados temas.d) Almacenar estas experiencias, a fin de evitar re-
petición de investigaciones.e) Organizar todos aquellos aspectos concernien-
tes a los datos acumulados y acumulables para una óp-tima organización de la información.
Estos aspectos nos llevan a tener un conocimientoadecuado sobre las necesidades y hábitos de informa-ción del área de influencia de un archivo. Con el fin de:
a) Tener conocimientos de las fuentes y lograr unaprovechamiento óptimo
b) Lograr métodos de acceso a la información ensus distintas etapas de organización.
Técnicas de presentación. Se considera que noes suficiente efectuar un buen trabajo descriptivo, sinoque es necesario realizar determinadas actividades quepermitan una adecuada presentación de la informa-ción, es decir, tener una clasificación adecuada de cuán-do se presenta un informe, cuándo se presenta una fichade resumen o información verbal, considerándose:
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a) La estructura del informe.b) El estilo.c) El argumento.Las técnicas utilizadas en esta etapa, correspon-
den a las empleadas en la metodología del resumen.La evolución de las técnicas nos conduce a la elabora-ción de los auxiliares descriptivos.
Elaborar es preparar el material necesario parala descripción. Éste puede ser el conjunto de mediosaudiovisuales, o instrumentos legibles a máquina, obien simplemente tarjetas, fichas, o planillas, a los quehemos denominado técnicas descriptivas o la redac-ción de determinados documentos, auxiliar, resúme-nes o guías orientadoras del conjunto de documentos.
Uno de los problemas que se presentan en muchosarchivos, es la carencia de auxiliares correctamenteelaborados.
Existe una abundante literatura sobre este tema,pero carecemos de manuales con planteamientos des-criptivos sobre los temas que deben transmitirse enlos diversos niveles, claros, sencillos, fácilmente inte-ligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendi-zaje sin mucho desarrollo dogmático y con dominio dela realidad administrativa de cada región.
La mayoría de las veces se traducen obras sobreauxiliares descriptivos preparados para otros lugaresy otras realidades. Esto puede resultar distorsionan-te. Antes de hacerlo es necesario reflexionar sobre suaplicabilidad a los casos concretos. Las normas pro-puestas por el CIA no siempre son una solución, por lamisma necesidad de profesionalizar en un buen por-centaje a quienes trabajan en la cuestión archivística.
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Otra cuestión de interés es la conveniencia de inter-cambiar los referidos auxiliares entre las institucionessemejantes, lo que facilita la difusión y el conocimien-to de experiencias variadas.
Elaborar esos auxiliares supone dos etapas: unaserie de operaciones previas vinculadas a la búsquedade información y la ejecución propia del documentoque es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposición delos usuarios; todas formalidades que pueden agrupar-se en:
a) Redacción.b) Tipografía.En lo que se refiere al aspecto tipográfico, se to-
man todos los cuidados.a) La presentación.b) La claridad.c) El tipo de letra,d) Las relaciones de información.e) Los diagramas.f) Los márgenes con resúmenes.g) El uso de colores.h) Títulos destacados que faciliten el uso.Igualmente, el ordenamiento tipográfico uniforme
y un buen y detallado índice. Son todos elementos quedeben cuidarse y que redundarán en beneficio de lafácil comprensión.
Todo auxiliar debe comenzar con una presentaciónde los documentos descriptos. Y esa presentación debehacerse con lenguaje descriptivo; cumpliendo todoslos requisitos formales de la expresión, informando yproporcionando orientación mediante datos técnicosaccesibles y que atienda a la capacidad real de enten-dimiento de los usuarios.
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A su vez, para que la exposición de los auxiliaresdescriptivos sea didáctica, debe cumplir los siguien-tes requisitos:
a) Dominio de lo que es objeto de exposición.b) Exactitud y objetividad de los datos presentados.c) Separación nítida entre lo esencial y lo secun-
dario.d) Organización de las diversas partes.e) Conclusiones.Son los elementos que ordenan una exposición y
la hacen fácilmente inteligible.Recolección de información. Toda elaboración
de auxiliar para un curso comienza con la recolecciónde la información necesaria, que se ubica en los docu-mentos administrativos, contenida en:
a) Expedientes.b) Resoluciones.c) Órdenes de servicio.d) Reglamentos, etcétera.e) Datos que surgen de las tablas.f) Organigramas.g) Gráficas, etcétera.En la observación directa de estructuras y proce-
dimientos, en las relaciones de dependencia y víncu-los jerárquicos; en definitiva, en el análisis de todo elcomplejo mecanismo administrativo, a través de todolo que de él puede expresarse algo.
El análisis debe hacerse en profundidad, sin des-cuidar ningún elemento o factor que sea determinantede la conformación y ubicación del documento. Además,debe haber una valoración y selección del auxiliar des-criptivo escogido. Debe preguntarse si la informaciónes pertinente.
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La organización de la comunicación. La idea quese tiene de un archivo pasivo, que sólo responde a lademanda de la información, es obsoleta. Un archivotiene una permanente comunicación sobre el área desu influencia, tanto en la comunicación de sus conte-nidos como en el sistema de alimentación de informa-ción. Consideremos entonces aspectos como:
a) Programas de difusión de la información.b) Programas de alimentación documental.c) Canales y medios de conducción.d) Estrategias.e) Formas.f) Instrumentos.Y los distintos sistemas reprográficos:a) Gráficos.b) Diapositivas.c) Filmes.d) Proyecciones cenitales.e) Vídeo.f) Circuitos cerrados.g) Audiocasetes.h) Demostraciones.i) Etcétera.Las tareas de la descripción por lo general son len-
tas, y las necesidades del archivo son inmediatas, deahí que el archivero debe estar permanentemente in-formado sobre los sistemas a emplear en el archivo ysu adecuación a un bajo costo; teniendo en cuenta lairreversibilidad de la descripción. Una vez utilizadoun sistema, no se puede echar abajo todo un trabajopara empezar otro que aparentemente puede ser útil,por esa razón se busca que los sistemas descriptivos aemplear, tengan opciones de modificación sobre el mis-
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mo trabajo realizado, sin perjudicar lo que ya se tieneelaborado.
El entusiasmo por las novedades archivísticas, debeser moderado, en forma adecuada, bajo riesgo de per-judicar al archivo con permanentes cambios en las la-bores de descripción.
Objetivos del programa
En cierta forma, los objetivos del programa son lospropios de la descripción. Podemos enumerarlos:
a) Tener un conocimiento amplio sobre los valoresinformativos de los documentos, a fin de determinarel grado de importancia y accesibilidad de cada tipodocumental;
b) Comprobar la existencia documental ingresada,la que se encuentra en movimiento y la de trámite;
c) Hacer accesibles los documentos, para ello es ne-cesario hacer un estudio sobre la información adminis-trativa, tecnológica y científica que pueda contener eldocumento; la accesibilidad no sólo se cuestiona conel grado de accesibilidad que pueda tener cada docu-mento, sino también como el grado de conocimientoque se tenga sobre él.
d) Analizar cada una de las etapas a realizar en ladescripción de manera que no quede trunca por faltade cálculo para cada sistema empleado.
e) Procurar en lo posible, utilizar sistemas que seintegren en el contexto del medio, de modo que se uni-versalice el sistema y el lenguaje descriptivo.
f) Planificar que la información volcada en auxi-liares descriptivos, sea adecuada para la aplicaciónde medios tecnológicos, como la informática.
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Es necesario tener una idea clara en el programade cuáles son los auxiliares más importantes o priori-tarios a realizar, así tenemos:
Registro. El registro es un auxiliar descriptivo com-puesto por asientos en los que se registran datos queidentifican a los documentos, nos permite llevar con-trol sobre la producción de documentos.
Inventarios. Auxiliar descriptivo más complejoy amplio que el registro, nos permite llevar controlde movimiento y existencia de los documentos, es unauxiliar para el archivero, netamente archivístico. Enalgunos casos, el inventario permite la consulta delos usuarios. El inventario se realiza después de laordenación.
“En muchos archivos, el instrumento básico de re-ferencia es un inventario o registro, que describe losdocumentos en un solo fondo o grupo de documentos.Debe figurar en primer lugar una breve historia admi-nistrativa de la institución que produjo el documento.La organización interna de la ayuda de recuperaciónes generalmente jerárquica y refleja la organizaciónde la dependencia administrativa que produjo el do-cumento. Los documentos se describen por lo generala nivel de la serie y cada asiento incluye informaciónsobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición deldocumento, así como un resumen de su contenido. Enalgunos casos se incluyen anexos en que figuran ma-teriales como esquemas de archivo, listas de títulosde archivadores y otras compilaciones de información,que pueden ser útiles a los investigadores. Los inven-tarios o registros son lo suficientemente detalladoscomo para que sean de gran utilidad al personal quetrabaja en los archivos y a los investigadores. En al-
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gunos repositorios más pequeños no se publican, sinoque se mantienen en copias a máquina que se utilizandentro de la institución. En centrales más grandes seacostumbra publicar (con equipos sencillos, en rústicay en número limitado) los inventarios o registros quepudieran ser bastante solicitados por los usuarios. Enlos últimos años se ha tendido a producir esta clasede ayudas en microforma.”33
Índice. Auxiliar descriptivo utilizado para la bús-queda y recuperación de la información, tiene ampliarelación con la informática, y estructurando el lengua-je, nos permite formar el tesauro.
Guías. Muy necesarias sobre todo en aquellos ar-chivos no centralizados, en archivos históricos o en archi-vos con varios fondos documentales. La guía cumplela función de registrar el patrimonio documental delos archivos.
“Ordinariamente describen en términos generalestodo el conjunto de documentos de una central deter-minada o una subdivisión importante de una gran cen-tral de archivos. Los documentos se describen por logeneral ya sea a nivel del fondo o grupo de documen-tos, ya sea al nivel jerárquico consecutivo, es decir, elde subgrupo. Estas descripciones van por lo generalprecedidas de una breve historia administrativa de laorganización que produjo los documentos. Puede se-guir al asiento una lista de ayudas de recuperación,pertinentes y más detalladas, ya publicadas o inédi-tas. Un índice por materias del conjunto de la guía esmuy útil, ya que en una guía general se describe unagran variedad de material.”34
33 Rhoads, James B., op. cit.34 Idem.
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Catálogo. Contrario a lo que se cree, el catálogoes un auxiliar descriptivo no específicamente del archi-vo, se utiliza y recomienda para documentos de ciertaimportancia, muy selectos en cada archivo.
Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos,el programa debe contemplar los soportes en los cua-les se han de efectuar los asentamientos de datos, paratal efecto tenemos:
Libros y encuadernados. Cuando se trata de li-bros como soportes, son manuscritos. Los libros de re-gistro de las entidades, que son útiles y hasta aplicablesa los archivos, contienen información suficiente comollevar un control documental adecuado.
No sucede lo mismo con los encuadernados, que al-gunas entidades realizan en papeles sueltos y escritosa máquina o impresos, y cada determinado tiempo onúmero de fojas los encuadernan, tomando el aspectode libro. Este tipo de soportes pueden dar una segu-ridad en cuanto a la pérdida de asientos, registros, etc.,presentan el inconveniente de que no permiten inter-calados. Estos libros son útiles para los registros, quese realizan cuando la documentación se encuentra enetapa de inicio de gestión o trámite, por lo que los do-cumentos son registrados por su cronología o númerode orden, se respeta la procedencia y el orden original.
Fichas. Un buen número de instituciones decidie-ron adoptar este soporte, por la comodidad que repre-senta para trabajar con ficheros, ya que éstos puedenllevar ordenamiento cronológico, temático, numérico,etc., pudiendo también intercalarse fichas cuando senecesita.
Para trabajar con este tipo de soportes, es necesa-rio contar con ficheros, dándole algo más de seguri-
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dad. Son de fácil extravío los asientos separados encada ficha, y es engorroso tener que ordenarlas nue-vamente. En algunas instituciones las numeran parafacilitar este trabajo o detectar la falta de algunas deellas, se usan también bolsas de polietileno transparen-tes, donde se incorporan las fichas para fotocopiarlas.
Este soporte se utiliza por su practicidad en catá-logos y en índices.
El programa documental debe abarcar desde el aná-lisis de los documentos hasta la etapa final del archi-vo, que sería la edición de los auxiliares descriptivos.Consideramos entonces que un programa documentaldebe contener:
a) Análisis documental.b) Identificación del documento.c) Control de gestión.d) Evaluación rendimiento informativo.e) Descripción propiamente dicha.f) Administración de la información.g) Análisis estadístico de la información.Estos conceptos, que estudiamos a lo largo del pre-
sente trabajo, son los que conforman una parte princi-pal de las técnicas documentales del archivo.
Archivos sin auxiliaresdescriptivos
Prácticamente no existen archivos sin auxiliaresdescriptivos, por lo menos, sin los auxiliares que conven-cionalmente denominamos o conocemos. Analicemos:
Todo núcleo documental al que se le aplican las téc-nicas documentales como la clasificación, ordenación,descripción y selección, se denomina “archivo” correc-
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tamente, pero si mínimamente no se le aplican las téc-nicas documentales, no se considera archivo, sino “re-positorio documental”.
Los auxiliares descriptivos nos permiten conocerla información contenida en las unidades documentales,sobre todo cuando el volumen documental es amplio;pero sucede que en una administración no siempre estátoda la documentación en un solo núcleo o repositorio,sino que se encuentra en cada centro de actividades,y su volumen, resulta relativamente pequeño comopara efectuar auxiliares descriptivos. Si bien lo correctoes que cada uno de estos “repositorios” debería elaborarpor lo menos un “listado” de los documentos existentesen ese sector y remitir una copia al archivo central paraque éste tenga conocimiento cabal de la cantidad do-cumental y su ubicación, no siempre se acatan nor-mas, y en muchos casos, se alega que los documentostienen un carácter secreto o reservado a un determi-nado número de funcionarios.
Estos archivos, pequeños en su volumen, no poseenen su mayoría auxiliares descriptivos convencionales.
Algunas entidades utilizan sistemas de localiza-ción de los documentos no convencionales, especial-mente carpetas plegadizas —folders—, que resultanmuy adecuadas cuando se utilizan para archivar uni-dades documentales que corresponden a un determina-do tipo documental, como correspondencia recibida oemitida, siempre que la clasificación sea lo más ade-cuada posible a las necesidades de la entidad. Este tipode archivado puede ser también temático. Un ejem-plo de archivos de dimensiones considerables y queno requieren prácticamente inventarios o auxiliaresdescriptivos convencionales, son los relativos a los se-
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guros, que trabajan con carpetas colgantes y en ordenalfabético o numérico, sólo hay que tener un conoci-miento adecuado de la distribución e instalación delas carpetas.
El utilizador, en este caso el funcionario, sólo tie-ne que leer las inscripciones de las pestañas de estascarpetas para ubicar con facilidad el documento re-querido. Cada tiempo determinado, de un mes a unaño, estas carpetas pasan al archivo, que continuandocon el modelo original de la oficina productora, acumu-la las carpetas en cajas, teniendo la documentación cla-sificada por temas o por tipo documental. Tiene susdesventajas, en el sentido de que algunos temas sontratados en distintas áreas de la institución, por lo quese requiere una copia por cada área necesaria, lo cualafecta a la clasificación y satura al archivo con copiasdistribuidas en distintas ubicaciones. No es muy reco-mendable, pero se observa que muchas dependenciasempresariales utilizan este método, especialmente cuan-do se trata de pólizas de seguro, de importación o deexportación, o historias clínicas de hospitales, que se or-denan de acuerdo con el número de póliza o documen-to de identidad, en el caso de las historias clínicas.
La ordenación por tipos documentales, presentaventajas cuando una determinada institución respal-da estos trabajos con el propio personal; no ocurre lomismo cuando se trata de instituciones donde se rea-lizan trámites en los cuales se tienen que colocar di-versos tipos documentales en un expediente, como enel caso de los tribunales de justicia, donde el expedien-te tiene que conservarse tal cual se fue formando.
En estos casos, cuando el usuario requiere infor-mación, debe tener conocimiento del número o del nom-
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bre, datos que se encuentran en su documento de ase-gurado. Lo mismo sucede con las historias clínicas. Enaquellos países que tienen sistemas centralizados deeste tipo documental, las historias clínicas están ar-chivadas por el número de identidad, por lo que es másfácil recuperar la información, al solicitarla se encuen-tra en el número de orden correlativo; de ahí se explicalo de auxiliares descriptivos no convencionales, por-que las carpetas de los seguros, de las historias clíni-cas, que sirven para conservar la documentación, sirvenal mismo tiempo de auxiliares descriptivos. Pero no siem-pre es aplicable este sistema a los archivos.
Podríamos decir entonces que en casos excepcio-nales como los citados, la descripción se encuentra in-tegrada a la ordenación de los documentos.
Los usuarios
Una de las razones por las cuales se elaboran auxi-liares descriptivos, consiste en suministrar servicioadecuado a los usuarios; es conveniente comprender loque significa el término usuarios para los archiveros.
El término usuario se aplica a la persona que tie-ne derecho a usar la cosa ajena con cierta limitación.
En el archivo, el usuario es “la persona que haceuso de su derecho para tener acceso a la documenta-ción e información, con las limitaciones determinadaspor el grado de accesibilidad de los documentos”.35
La palabra usuario se emplea en forma general,pero en realidad son distintas las categorías de usua-rios que se presentan en los archivos para efectuar
35 Vázquez, Manuel, “La ordenación…”, op. cit., p. 27.
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consultas, y cuanto más cualitativa sea la informaciónque tiene un archivo, mayor será el número de usua-rios que asistan a efectuar consultas.
Manuel Vázquez, nos da una orientación del usua-rio relacionado con los auxiliares descriptivos. En for-ma resumida: el primer usuario es el administrador oel funcionario de la institución donde el documentocumple su finalidad, para este tipo de consultante, losauxiliares descriptivos deberán ser rápidos y ágiles,de modo que tenga la información correctamente ser-vida en el menor tiempo posible.
Para el investigador y el científico, deberá dárse-le primero una orientación sobre la documentación quese posee, de acuerdo con una metodología de la inves-tigación, los auxiliares descriptivos poseerán enton-ces una terminología adecuada a estos fines, de modoque su investigación posea la exactitud científica.
Esta terminología es fácilmente comprensible cuan-do el análisis documental ha sido efectuado de mane-ra detallada.
Para el consultante particular, la información esgeneralmente de carácter sencillo, más fácil de poderservir, aun cuando no menos importante que las ante-riores, el usuario particular puede solicitarnos infor-mación genealógica, catastral, etcétera.
Para Pilar Serra Navarro “el tipo de consultantesdetermina variantes en la comunicación”.36 Nuevamen-te tenemos a la entidad productora como prioridad ab-soluta de los usuarios, si bien es conveniente aclararque el funcionario consultante del archivo no tiene dere-
36 Serra Navarro, Pilar, Los archivos y el acceso a la documenta-ción, Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, p. 25.
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cho sobre la totalidad de la información que contiene unarchivo, tampoco está eximido de su identificación yde la garantía de la devolución cuando se efectúa unpréstamo documental.
El investigador y el particular, de acuerdo con lalegislación del lugar, tienen acceso a la documenta-ción que les permita efectuar sus investigaciones enforma adecuada, por ejemplo en España se provee deuna tarjeta nacional de investigador, lo cual permi-te una accesibilidad más amplia y elimina a los visi-tantes casuales.37
Para Emilia Currás es indispensable la existencia delos usuarios, condicionante por el cual se efectúa todala labor documental, y en base al que se llevan a cabo losprocesos documentales e informativos.
Distingue entre los usuarios a aquellos confiadosy desconfiados, de estos últimos se establece que sudesconfianza surge sobre las dudas de la obtención dela información que necesitan; para subsanar esta si-tuación es necesario orientar, educar al usuario, dar-le un conocimiento más amplio en cuanto al serviciomismo que puede brindar el núcleo documental.
La misma autora, estudiando psicológicamente alusuario, nos plantea que el utilizador —término em-pleado por algunos autores— teme:
a) No estar al día.b) Tomar decisiones inadecuadas.c) Utilizar métodos y sistemas anticuados.d) No poder leer todo lo referente al tema.e) Ignorar asuntos primordiales.37 Currás, Emilia, Las ciencias de la documentación. Archivolo-
gía, bibliotecología, documentación e información, Barcelona, Mitre,1982, p. 185.
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Para lo cual es recomendable efectuar un estudiode las necesidades del usuario.
Según su relación con el núcleo documental se pue-den presentar los usuarios conocidos, considerando aaquellos que asiduamente se presentan a efectuar susinvestigaciones habiendo logrado una relación cómo-da con el personal del archivo, lo que les permite des-envolverse más fácilmente.
Lo opuesto serían entonces los usuarios descono-cidos, que se presentan por primera vez y no tienen lasuficiente confianza como para efectuar pedidos so-bre la información que les es necesaria.
Según su número, se pueden presentar usuariosindividuales, que realizan investigaciones por su pro-pia cuenta y usuarios colectivos, compuestos por va-rias personas que trabajan en equipo.
Según el tema de trabajo, se presentarán usuarioscientíficos, poseedores de una ciencia en particularque les faculta su investigación, y los usuarios técni-cos, similares a los científicos. Cabría añadir aquí alos usuarios estudiantes, a quienes se les dicta un temapara que realicen una investigación adecuada.
Según el tipo de trabajo, se presentan usuarios par-ticulares —mencionados al citar a Manuel Vázquez—luego los usuarios investigadores y los usuarios técni-co-industriales.38
Cuando la información de un archivo es abierta alpúblico para su consulta, el término correcto a emplearsería el de destinatario.
El destinatario de un mensaje puede ser individualo colectivo; individual cuando se trata del destinata-
38 Currás, Emilia, op. cit.
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rio del documento al cual fue dirigido, aun cuando esteindividuo sea legalmente representante de una ins-titución, y colectivo cuando el documento pasa a unconjunto social como los auxiliares descriptivos repro-ducidos y difundidos para conocimiento del contenidodocumental.
El término destinatario es más amplio que el deusuario.
Al efectuar el análisis documental, indicamos elsistema de consultas que se relaciona más con el usua-rio, puesto que es el factor elemental por el cualse efectúan las diversas actividades de la documen-tación; influirá también en la forma cómo elaboremoslos auxiliares descriptivos, a fin de lograr un serviciomás eficiente.
Ander-Egg relaciona esta descripción con la inves-tigación, de acuerdo con las respuestas que se le denal usuario.
El centro de documentación, que podemos consi-derar como el núcleo documental en lenguaje documá-tico, responderá al investigador como referencias quedescriben los documentos susceptibles de contenerinformación solicitada. Aclarando que el usuario nonecesariamente debe consultar los documentos origina-les para saber si contienen la información; los auxilia-res descriptivos le permiten visualizar los documentosque necesita para su investigación.
A diferencia del anterior, el banco de datos le res-ponderá con la información solicitada, conjuntamentecon la bibliografía y observaciones sobre la validez dela información proporcionada.39
39 Ander-Egg, Técnicas de investigación social, Buenos Aires,El Cid Campeador, 1983, p. 152.
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R. Coll-Vinent no utiliza el término usuarios, sinoutilizadores, definiéndolos como consumidores de in-formación, haciendo hincapié en la diferenciación entreutilizador productor, caso citado de los investigado-res, el utilizador intermediario y utilizador final, a esteultimo se otorga la información procesada adecuada-mente a sus necesidades.40
James Rhoads nos explica en su trabajo la aporta-ción de los archivos a los usuarios, a los que clasificaen primarios y secundarios. Indica un orden lógico enel servicio de los archivos:
a) Servir los intereses del gobierno.b) Poner a disposición del público los documentos
que protegen los derechos ciudadanos.c) Otras responsabilidades de primera importancia.d) Ser fuente de ilustración y mejoramiento para
todos los sectores de la sociedad.Los gobiernos, a través del enorme aparato de la
administración pública, producen y reciben documen-tos que comprometen a un gran número de personas,lugares, cosas, acciones y acontecimientos, tal como loenuncia Schelemberg.
Los archivos públicos deben conservar lo más im-portante de esa información, de utilidad para investi-gaciones de:
a) Historia.b) Administración.c) Ciencias políticas.d) Geografía.e) Economía.
40 Coll-Vinent, Roberto, Los profesionales de la información, Ma-drid, ATE, 1982, p. 71.
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f) Fenómenos sociales.g) Ciencia y tecnología.Los usuarios primarios son personas que utili-
zan el contenido de los archivos para investigar y uti-lizar otras formas de presentación, sean libros, tesis,artículos y material audiovisual. De esta producciónse beneficia un mayor número de personas a quienesRhoads denomina usuarios secundarios.
Los usuarios primarios pueden ser:a) Especialistas.b) Estudiantes.c) Periodistas.d) Genealogistas.e) Escritores.f) Productores de materiales audiovisuales.41
Enumeramos a estos autores para tener un concep-to de cada uno de los usuarios que puedan presentar-se en un archivo, y al mismo tiempo que los auxiliaresdescriptivos deben estar en proporcional relación conlos posibles usuarios.
41 Rhoads, James B., op. cit.
LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
EL ANÁLISIS documental nos permite comprender tér-minos descriptores, así como determinar los objetivosde la descripción para que el análisis resulte comple-to, comprobando los caracteres del documento. Nosinteresan los objetivos para comprobar la existenciadel documento; los términos descriptores utilizadosen la lista son adecuados por la objetivación; una rá-pida recuperación tanto del documento, como de suinformación.
Se realiza un estudio completo de los caracteres,descomponiendo al documento en descriptores gene-rales para su identificación, con el fin de lograr un co-nocimiento integral de los contenidos del archivo.
No se tiene una idea completa del archivo ordenan-do solamente los soportes.
En un inventario puede describirse, indicando quetenemos 1000 volúmenes de este tipo documental; perolo que realmente nos motiva es la utilidad: para quésirve conservar y dar ubicuidad al documento.
Todo esfuerzo es objetivo, la utilización de descrip-tores debe realizarse como una aproximación a los me-
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dios informáticos. Como un objetivo real, concreto delas técnicas documentales.
Tomando su origen de la Diplomática se realiza unadivisión entre caracteres internos y externos de losdocumentos, los cuales significarán los descriptoresmás generalizados.
Al efectuar un estudio de los caracteres de los do-cumentos, nos referimos a ciertos aspectos físicos y me-tafísicos, que actúan como factores determinantes ensu identificación, haciendo posible su descripción, faci-litando las labores de identificación de los documentosy utilizando factores comunes a todos ellos.
Estos atributos particulares permiten incluso co-nocer la utilidad que se les dará a los documentos, es-clareciendo pautas para su conservación, ubicuidad yeliminación cuando sea necesario. La utilidad que sedará a los documentos, es atributo propio de cada archi-vo o unidad archivística, puesto que los usuarios defi-nen e identifican los modos de consulta de acuerdo consus propias necesidades, y no a la de normas preesta-blecidas que determinen la utilidad y el valor que tie-ne cada documento.
Los caracteres documentales son en términos apro-piados los descriptores por su función y utilidad enlos auxiliares descriptivos.
ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS
CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO
DIPLOMÁTICO
El conocimiento de los distintos componentes deldocumento, nos permite comprender mejor su natu-
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raleza y realizar un análisis de elementos que se pue-den tomar como descriptores. Estas palabras que tienensignificados precisos, deberían ser las que se estudienpara normalizar, de modo que el lenguaje empleadoen la descripción sería coordinado e indizado. Los do-cumentos diplomáticos, de acuerdo con esta disciplina,son considerados en sus distintos componentes dán-donos una idea adecuada sobre los distintos contenidosde los documentos actuales, puesto que, históricamen-te, no han sufrido grandes variantes en cuanto a lossignificados, si bien pudieron haberse simplificado lasexpresiones y nombres, aparte que nos permiten rea-lizar un análisis con miras a un mayor conocimientode los elementos descriptores a utilizar en los distintosaspectos de las técnicas documentales. Esta divisiónse realiza de acuerdo con la escritura “petrificada” yno del soporte.
Se dividen básicamente en tres partes:Protocolo inicial, se subdivide a su vez en cuatro
partes:a) Invocación.b) Intitulación.c) Dirección.d) Saludo.Cuerpo, que se subdivide en:a) Preámbulo.b) Publicación.c) Narración.d) Disposición.e) Corroboración.Protocolo final, que contiene a su vez:a) Suscripción.b) Apreciación.
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c) Data.d) Signos de validación.Si bien estas divisiones no se respetan en la actua-
lidad, es de interés que estas partes sean considera-das en todo documento.
Protocolo inicial
Se llama comúnmente protocolo a una ordenadaserie de escrituras y otros documentos que un notarioo escribano autoriza y custodia. Cada notario deberíatener su propio archivo, con un plazo precaucional ode menor antigüedad de veinticinco años; los mismosque luego deberían ser trasladados al distrito nota-rial, que archiva documentos de más de veinticincoaños y menos de cincuenta, y los archivos históricos,últimos depositarios, deberían custodiar los protoco-los de más de cincuenta años de antigüedad.
Se llama también protocolo al acta o cuaderno deactas de un acuerdo, conferencia, etc. y por extensión, ala regla ceremonial diplomática o palatina (A. protokoll;F. protocole; I. protocol; It. protocollo; P. protocolo).
El protocolo en este caso inicial, continúa vigentedesde el punto de vista archivístico, se transforma enel encabezamiento de los auxiliares descriptivos, enlos que enumeramos los datos generales a todos losdocumentos que describimos.
El protocolo pierde su sentido original —inicio deldocumento— y es reemplazado por el de su ubicación—encabezamiento—. Al ser un conjunto de reglas decortesía y de urbanidad, establecidas para ciertas cere-monias, toma también el sentido de servicio encargadode hacer cumplir dichas reglas de urbanidad. El proto-
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colo se refiere también a la regla ceremonial diplomá-tica o palatina establecida por decreto o costumbre.
Otro significado sería el de libro en el que el notarioguarda los registros de las escrituras que ha legaliza-do —inventario— desde el punto de vista histórico.El protocolo adquiere el sentido de fórmulas con lasque se inician los documentos diplomáticos. Sus divi-siones son:
Invocación. Acción y efecto de invocar (A. anru-fung; F. invocation; I. invocation; It. invocazione; P.invocação). Consiste en una imprecación a las divinida-des, invocando su protección. En la Edad Media abun-daban esta clase de invocaciones. Primeramente se usóuna cruz plana, luego el signo “Chrismen” —siglos VIII
al IX—. Posteriormente se coloca la frase entera, a ve-ces en latín cuando no en el propio idioma (“En nombrede la Santa e indivisa Trinidad”; “En Nombre de Dios”).
Intitulación. Esta parte contiene el nombre y gra-do del dador y/o emisor del documento. Así: “Carlos I,por la gracia de Dios, rey de los Francos, patricio delos romanos, rey de los longobardos”, etcétera.
Dirección. Acción y efecto de dirigir o dirigirse.Camino, rumbo, trayectoria. Señas escritas sobre unacarta, fardo, etc., para indicar dónde y a quién se en-vía (A. direktion, führung; F. direction; I. direction; It.direzione; P. direcção). En esta parte se consignaban,como lo expresa su título, todos los datos referentesal destinatario, títulos, nombre, cargo y lugar de resi-dencia o destino del receptor.
Saludo. Acción y efecto de saludar (A. gruss, be-grüssung; F. salut, salutation; I. salutation; It. saluto;P. saudação). Se emplearon numerosos y variados sa-ludos en esta primera parte del protocolo inicial.
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El cuerpo
Considerado como la parte central del documentoy del asunto, el contenido sustantivo de lo que se haescrito o se quiere comunicar. Es el conjunto de lo quese dice en la obra escrita, con excepción de los índices ypreliminares, sobrevive desde el punto de vista archi-vístico, como el encolumnado en el inventario, dondese vuelcan todos los documentos relativos a los docu-mentos (A. körper, leib; F. corps; I. body; It. corpo; P.corpo). El cuerpo o espíritu, a su vez se subdivide en:
Preámbulo. Exordio, prefación; rodeo o digresiónantes de entrar en materia (A. vorwort; F. préambule;I. preamble; It. preàmbolo; P. preámbulo). En esta par-te se consigna en forma somera lo que contiene el cuerpoen forma general. Como todo preámbulo los conceptosque se emiten se refieren a lo fundamental que vieneposteriormente y encierra su espíritu.
Publicación o notificación. Acción y efecto de no-tificar. Documento en que se hace constar algo. Es elanuncio del acto que se va a realizar o ejecutar.
Narración. Acción y efecto de narrar. Parte deldiscurso retórico en que se refieren los hechos (A. er-zählung; F. narration, récit; I. narration; It. narrazio-ne; P. narração). Es el detalle del asunto principal, larelación de hechos. Ésta es la parte variable de los do-cumentos, el contenido sustantivo.
Disposición. Acción y efecto de disponer o dispo-nerse. Aptitud para algún fin. Precepto legal o regla-mentario, orden y mandato del superior (A. anordnung,einrichtung; F. disposition; I. disposition; It. disposi-zione; P. disposição). Es lo que el dador del documen-to dispone.
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Protocolo final
Denominado también escatocolo o discurso final,en los auxiliares descriptivos sobreviven como la “da-tación” en la que se asientan los datos del archivo y delas personas que confeccionan los auxiliares descrip-tivos, reviste importancia por cuanto denota la pro-piedad intelectual de los archiveros. El protocolo sesubdivide en:
Suscripción. Acción y efecto de suscribir o sus-cribirse (A. subskription, unterzeichnung; F. souscrip-tion; I. subscription; It. sottoscrizione; P. subscrição),referente a la firma del documento. La suscripción hasufrido notables cambios, según los períodos históri-cos y países. Por lo común todo documento vale por lafirma. En otras épocas la suscripción no siempre fueautógrafa.
Apreciación. Acción y efecto de apreciar, tasar ypercibir debidamente. La apreciación es solamenteuna fórmula de buenos augurios.
Data. Indicación del lugar y tiempo en que se haceo sucede una cosa. Tiempo en que ocurre o se hace unacosa. Partida de descargo en una cuenta o inventario(A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data). Es la par-te del documento que consigna el lugar y fecha en quese expide el documento. La data iba, como en nuestrotiempo, al principio o fin del documento. De esta par-te deriva la datación para los auxiliares descriptivos.
Signos de validación. Son firmas autorizadas paracertificar o validar los documentos o generalmente se-llos oficiales de toda naturaleza.
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LOS CARACTERES INTERNOS
Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO
Los caracteres internos y externos de los documen-tos son un paso a la comprensión de los documentosmismos para poder describirlos, podría considerarsecomo el análisis diplomático moderno.
Caracteres externos
Los caracteres externos consisten en las distintaspropiedades que conforman la apariencia y estructu-ra física del documento, como ser color, tamaño, gro-sor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan unindicio de lo que trata el documento. Es decir, que laparte física nos da una idea aproximada sobre el con-tenido documental que tratamos, si es un formulario,plano, mapa, nota, carta, oficio, etc. Forma, tamaño,color, etc. son señas particulares del documento, agili-zan la identificación visualmente relacionada a la fun-ción que se realiza y nos dan pautas aproximadas desus contenidos.
De acuerdo con la clasificación hecha por TheodoreR. Schellenberg, tenemos:
Clase y tipo documental
El mismo Schellenberg nos sugiere que para de-terminar este carácter físico, debemos respondernosa la pregunta ¿qué clase de documento es éste? La cla-se es un orden. Este orden se manifiesta como una de-terminada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado,calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que,
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de acuerdo con determinadas condiciones intrínsecaso calidades, se consideran comprendidos diferentessujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxo-nómico que comprende varios órdenes con muchos ca-racteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que seintegran, caracterizadas por la homogeneidad de con-diciones de forma y materia. Cuando hablamos de ví-deos, estamos generalizando una clase que se separa delos expedientes (A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstun-de; F. classe; I. class; It. classe; P. classe).
El tipo documental es un modelo o ejemplar repre-sentativo de cosa figurada. Es la figura o talle de undocumento; la clase como naturaleza misma de los docu-mentos. Cada uno de los grandes grupos taxonómicosen que se pueden dividir las unidades documentalesarchivísticas.
Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos refirien-do a la forma en que se nos presenta a primera vistael documento. Referente a la clase documental tene-mos una variedad amplia con la incorporación de latecnología en la administración, así tenemos, sin serexhaustivos: documentos textuales, manuscritos, car-tográficos, gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos,legibles por máquina, microfilme, etc.
En cuanto a la tipología documental, ha generadouna serie de estudios sobre el tema; así tenemos im-preso, formulario, carta, informe o memorándum, etc.La tipología se convierte en una rama de la Archivo-logía que se dedica al estudio de los tipos documentales.Tiene por objeto clasificar determinadas creacionessegún su forma, y establecer entre ellas relaciones se-gún las afinidades de sus sistemas escriturales, mor-
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fológicos, sintácticos, etc., estudia los diversos tiposdocumentales, teniendo en cuenta sus característicasmorfológicas e interpretación de los caracteres.
Hoy se tiende a la práctica de una tipología docu-mental rigurosamente analítica, que excluye de suspresupuestos toda consideración subjetiva del objeto.Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipifica-ciones definidas según modelos de validez universal.Las dimensiones, el peso, la coloración, etc., otorgan alas tipologías analíticas un alto grado de objetividad.
La tipología no es el análisis de una caracterolo-gía, y se basa en tres rasgos del carácter:
a) Creaciónb) Actividad.c) Utilidad para definir los tipos documentales.La clase establece en cierta forma una clasificación
para la ordenación documental, lógicamente al momen-to de ordenar documentos, no vamos a mezclar planosy mapas con películas o discos.
El tipo documental, contrariamente a lo que se pien-sa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, comopuede ser el color, el tamaño, la forma. Por ejemplo,una tarjeta de kárdex y un decreto tienen sus caracte-rísticas plenamente diferenciadas a las de un chequebancario.
Generalmente cada oficina tiene un modelo pre-establecido para determinar la categoría del documento.Si es carta lo más probable es que el tamaño del papelsea reducido; si es informe suele ser una hoja más gran-de que el tamaño carta; si es memorándum utiliza lamitad del papel oficio, etc. Para estos fines algunospaíses establecen normas generales para toda la admi-nistración pública cuando no para la privada inclusi-
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ve. En la Argentina, IRAM determina las normas por ta-maños, para aplicar posteriormente a determinados ti-pos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie básica.
La diversidad de tipos documentales que se pre-sentan al archivero, es consecuencia de las diversasactividades de la entidad; pero debemos recordar queexisten tipos documentales sino iguales, por lo menossemejantes en distintas áreas de una institución. Cita-mos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores,lo cual es conveniente tener en cuenta al momento derealizar la clasificación, la ordenación y, como con-secuencia, la descripción. Los tipos documentales enalgunos aspectos, tendrían la categoría de lenguaje es-tructurado, para la formación de tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, deahí que se generan formularios propios para cada insti-tución. Para facilitar la descripción, los tipos documen-tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellenbergclasifica los tipos documentales en comunes, persona-les, de actividades financieras y judiciales, y de asun-tos gubernamentales, que caracterizamos grosso modo.
Tipos documentales comunes. Son aquellos quese producen en todas las actividades, sean éstas judicia-les, económicas, gubernamentales, etc. Por lo generalsirven de comunicación entre personas e institucio-nes. Los más conocidos son los de correspondencia,actas, informes, memorándums, notas y telegramas.
Tipos documentales personales. Son más utili-zados en un archivo histórico, son documentos produ-cidos por las personas en sus actividades de carácterpersonal. Toda persona produce y acumula documen-tos, desde el documento de identidad hasta los reci-bos de compras, desde el certificado de nacimiento,
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los documentos personales, hasta los de entidades en-cargadas del cobro de impuestos y servicios, los que seacumulan en los archivos personales de todo ciudada-no. Podemos efectuar una pequeña clasificación paraeste tipo de documentos:
a) Documentos familiares.b) Bancarios.c) De salud.d) Seguros.e) Vivienda.f) Documentos fiscales.g) De locomoción.h) De trabajo.A su vez, por experiencia generalizada, cada uno
de estos clasificadores poseen varios tipos documen-tales. En los cuadros de las páginas siguientes hemosdestacado los más comunes.
Los tipos documentales personales generan ciertomalestar en la clasificación porque corresponden auna persona jurídica, bajo determinadas circunstan-cias que no son institucionales, ejemplo: investigadores,historiadores, intelectuales, escritores, etc. Generandocumentación particular; en el momento de realizarla clasificación pueden plantear interrogantes al notener tipificaciones sobre algunos documentos propiosde cada autor, no obstante, algunos trabajos son facti-bles de clasificar rápidamente, sobre todo cuando setrata de cartas, correspondencia, en general, el pro-blema se presenta cuando se encuentran recortes dediarios, revistas, artículos, memorias, álbumes, biogra-fías, discursos, apuntes, ensayos, genealogía, etcétera.
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Clasificador Documento Conservación Orden original
Familiares Libreta de casamiento Permanente Registro Civil
Certificado de nacimiento Permanente Registro civil
Declaración de sucesión Permanente Tribunales
Sentencia de divorcio Permanente Tribunales/
Reg. Civil
Bancarios Extracto de cuenta bancaria 5 años Banco
Extracto de tarjetas
Según contrato
Entidad emisora
Recibo pago de préstamos
3 años de la fecha de
vencimiento
Entidad otorgante
Pagarés 3 años de la
fecha de vencimiento
Entidad otorgante
Boletas de depósito y extracción
30 días de acreditado Banco
Salud Comp. pago Hosp. Clínica 10 años Entidad de salud
Análisis, radiografías Permanente Entidad de
Salud
Cuotas médicas, obra social 10 años Entidad de
Salud
Seguro Contratos
Fecha de vencimiento de
póliza
Compañía Aseguradora
Primas Un año de
vencimiento última cuota
Compañía Aseguradora
Vivienda Contrato de alquiler
Hasta la entrega
propiedad
Locador/ inmobiliaria
Comprobante de pago alquiler 10 años Locador/
inmobiliaria
Reglamento de copropiedad
Hasta la venta de propiedad Escribanía
Resumen de expensas
Durante propiedad Administrador
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Clasificador Documento Conservación Orden original
Recibo de expensas 10 años Administrador
Titulo de propiedad Hasta su venta Colegio de
Escribanos Actas de consorcio Hasta su venta Administrador
Documento por mejoras
10 años/ garantía Locador
Recibos servicios Gas 10 años Empresa de gas
Luz 10 años Empresa de luz
Teléfono 10 años Empresa de teléfono
Tasas Obras Sanitarias 10 años Empresa de
Obras Sanitarias Municipalidad 10 años Municipalidad
Hipoteca Hasta vencimiento
Colegio de Escribanos
Garantía electrodomésticos
Hasta vencimiento Comercio
Fisco Comp. de pago impuestos 5 años Banco
Automotores Permiso de conducir
Hasta vencimiento
Div. Tránsito Municipal
Tarjeta verde
Mientras sea titular
Registro de la propiedad
Recibo de patente 10 años Dir. Rentas
Trabajo Diploma de estudio
Permanente Entidad de educación
Matrícula profesional Permanente Entidad
otorgante
Contrato de trabajo
Permanente Entidad otorgante
Recibo de sueldo 10 años Entidad otorgante
Aportes jubilatorios
Permanente Caja o empleador
Solicitud de pensión Permanente Caja
correspondiente
Constancia de remuneración
Permanente Empresa
Constancia de prestaciones Permanente Empresa
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Tipos documentales financieros y judiciales.Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se produ-cen gracias a la actividad económica de una institucióny dentro de los judiciales, aquellos que se producencomo consecuencia de juicios, procesos, apelaciones,etc., propios de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tenerun conocimiento básico sobre las actividades y léxicoempleado, a fin de dar el tipo documental más acertadoposible a la realidad. En la administración modernaun buen número de los tipos documentales son for-mularios impresos, como recibos, comprobantes de in-gresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en ciertamanera la identificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales ju-diciales, debido sobre todo a la diversidad de plantea-mientos judiciales que se presentan, además de queen la ejecución judicial se producen diferentes tiposdentro de un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamen-tales. En la administración moderna es el Estado elque provee mayor cantidad de documentación, debidosobre todo a la gran diversidad y magnitud de activida-des que efectúa el gobierno a través de sus organismosadyacentes. Asimismo, origina tipos documentales muyespecializados, dando lugar a gran variedad de formu-larios sobre actividades complejas. Deducimos entoncesque el tipo documental, al ser claramente identificadopor el archivero, está dando también a conocer la in-formación generalizada de su contenido.42
42 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos I (Inventario y guía),Córdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA),1978, p. 5.
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Clasificación de los documentos diplomáticos.De acuerdo con el término clase y sólo como para lo-grar una comprensión adecuada de la aplicación deeste término, que no debe confundirse con clasifica-ción y ordenación en los archivos, sino que estamosencarando sólo una propiedad o carácter de los docu-mentos, incorporamos este estudio de clasificación delos documentos diplomáticos. Se han ensayado nume-rosas clasificaciones de documentos, justificando al-gunos criterios, veamos algunos:
Rolandino de Passeggieri. Divide teniendo encuenta el “contenido” —contenido sustantivo desde elpunto de vista archivístico)— de los documentos en:originales, copias —que pueden, a su vez, ser imitativas,autógrafas y auténticas— y abreviaturas o minutas.
Elio Lodolini. Una clasificación muy simple, dividelos documentos en: diplomas, libelus, carta y noticia.
Documentos Imitativas Autógrafas Auténticas
Originales Copias Minutas Abreviaturas
Siquel y Roncier. Documento real o apéndix, do-cumentos confirmativos, reescritos —no copias sinodocumentos rehechos.
De Paoli. La clasificación de De Paoli es más com-prensible para nuestro objetivo de estudio, en virtud
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de que nos acerca mucho mejor al concepto de los ti-pos documentales:
a) Documentos públicos o regios. Éstos son:Preceptum. Utilizado mayormente por los reyes
longobardos, merovingios, así como en las cancilleríasimperiales.
Privilegium. Franquicia otorgada por los sobera-nos. Se confunde a menudo con precepto.
Mundiburdium. Es una clase especial de documen-tos propios de la Edad Media.
Pactum. Documento o contrato del Estado o sobe-rano, con particulares, conviniendo condiciones sobreun negocio o acuerdo común.
Carta. Conocidas también como “cartas pueblas”o “fueros juzgos”. Tienen su origen en la famosa cartade Juan sin Tierra a los señores. Son también concesio-nes otorgadas, generalmente a las abadías, iglesias,corporaciones, etc. Podían ser impresas o darse a cono-cer por bandos. En el primer caso eran llamadas “car-tas-patentes”.
Mandatum. Similar a la carta, se utilizó en asuntosadministrativos. Se clasificaban en generales y par-ticulares, según la extensión de las facultades queotorgan el dador del documento.
b) Documentos públicos pontificios, que serían:Emanados de la cancillería pontificia. El corriente
y antiguo es la “bula”, nombre proveniente del selloque la validaba, que era en forma de bola. También fue-ron usadas por emperadores romanos y reyes mero-vingios. En ellas se escribían los actos más solemnesde la vida pública: sucesiones dinásticas, pactos de paz,actos de gobierno, etc. En el Pontificado la bula másantigua es la otorgada en 1155 por Adriano IV. El se-
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llo de las bulas lleva el anillo del pescador y el mono-grama papal, de cera rosada.
Por su contenido se dividen en bulas mayores o deprivilegios, que son para los grandes acontecimientos,y bulas menores o letras, que son las más comunes.
Según quien las clasifica, pueden ser:Bulas consistoriales, que provee el Papa con todos
los cardenales.Bulas intermedias, otorgadas por el Papa antes de
ser proclamado.Bulas no consistoriales, otorgadas por el secreta-
rio-canciller con anuencia del Pontífice.Breves, documentos de puño y letra del Papa. Autó-
grafos. Se redactan en latín.Documentos privados. Pueden ser:Testamentos. Siguiendo el Código Civil: “En un
acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley,por el cual una persona dispone del todo o parte desus bienes para después de su muerte” (art. 3607).
Donacione. Utilizadas en la Edad Media, gene-ralmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; yen la época colonial, testamentos y mandas.
Permutas. Generalmente fueron utilizadas entremonasterios (libros, cuadros, esculturas, documentos…).
Ventas, censos, arrendamientos. Referidos ex-clusivamente a documentos de carácter agrario. Te-nían fórmulas especiales.
Contenedor o formato
El formato considera la estructura de un documen-to de archivo que define la forma como se guarda, princi-palmente por sus características de tamaño y textura.
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Schellenberg lo denomina formato, y así se esta-blece en algunos institutos de enseñanza archivística.Nuestra intención al utilizar “contenedor”, es evitarconfusiones entre formato y forma, acercándonos mása su significado que es la manera en que son reunidoslos tipos documentales al ser producidos.
El formato indica el tamaño. El contenedor indicarecipiente, algo que contiene, en nuestro caso a losdocumentos. El contenedor, de acuerdo con su formafísica y modo de operación, lleva distintos nombres onominaciones generales que están de acuerdo con supropia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designatres grupos:
Volúmenes. Este término es también biblioteco-lógico. Se denominan volúmenes cuando los documen-tos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspectode un libro. Se denomina también libro. Es necesarioaclarar qué clase de volumen es, por ejemplo: Libro deCuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Ac-tas, etc., y si fueran de un solo tipo documental, espe-cificar si es un empaste o un cuaderno.
Unidades archivables. Las consideramos comolas más comunes dentro de la administración pública,puesto que se trata de determinadas estructuras físi-cas que permiten colocar los documentos referentes aun solo asunto. Es necesario también aclarar qué cla-se de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expe-diente, archivador de palanca, folder, etcétera.
Unidades ordenadas deliberadamente. Schellen-berg denomina estas unidades series de determinadaordenación. Si hablamos de series confundimos con laclasificación general, es preferible llamarlas “unida-des ordenadas”; sería lo que en terminología inglesa
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se denomina “files” que obedecen a un orden determi-nado por las actividades mismas. Este orden puedeser alfabético, numérico, etcétera.
Cantidad
La cantidad es una cualidad o propiedad de lo quepuede medirse o numerarse, o de lo que es capaz deaumento o disminución (A. menge, quantität; F. quantité;I. quantity; It. quantità; P. quantidade). Hablamos ar-chivísticamente de determinado número de unidadesdocumentales. Fue Aristóteles quien hizo de la canti-dad un género supremo —categoría— del ser, atribuiblea un término como respuesta a la pregunta ¿cuánto?e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant leotorgó significación trascendental —como condiciónde toda experiencia posible— y la relacionó con los jui-cios universal, particular y singular. Para Hegel, como“cualidad convertida en negativa”, es determinaciónsegunda del ser como tal o cualitativo. Por último, paraEngels y para el materialismo dialéctico, su altera-ción es lo que modifica la cualidad.
En la descripción es muy importante saber la can-tidad puesto que nos orienta acerca del espacio queocupa la documentación; nos da un cálculo aproxima-do del crecimiento documental anual y nos permiteprever el espacio necesario que se requeriría tanto enel propio archivo administrativo como en los archivosintermedio e histórico al efectuarse el traslado o latransferencia.
Es necesario verificar si la documentación está co-locada de canto o “acostada”. Si la documentación estáde canto, se miden longitudinalmente y paralela al ho-
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rizonte o al piso; si la documentación está acostada, semide perpendicularmente al horizonte o al piso, indi-cando en la descripción la totalidad de documentos enmetros lineales; asimismo es necesario determinar lacantidad exacta de volúmenes y unidades archivableso de conservación.
Soporte o forma
La forma es la figura exterior de la materia. Perola acepción que más nos interesa es como el molde enque se vacía y forma alguna cosa. Lo cual nos acercamás al contenedor, la forma suele considerarse comosinónimo de formato, lo cual se presta a confusión deconceptos. La forma también nos acerca al conceptode la formalidad (A. form, Gestalt; F. forme; I. form,shape, fashion; It. forma; P. forma).
Theodore R. Schellenberg habla de forma, lo cualconfunde fácilmente con formato, de ahí que la deno-minación de forma es preferible cambiarla por la desoporte, puesto que el soporte contiene a la informa-ción, vale decir si está en original o si están reprogra-fiadas —copias, multicopias, fotocopias, etc.—, todaslas variedades de reproducción del original. Tendre-mos entonces un soporte original o soporte reprogra-fiado. El soporte más bien se conceptúa como apoyo osostén de información. Como cualquier medio sobre elque pueden almacenarse datos, es decir, una memoriapara datos. Puede consistir en cintas o discos magnéti-cos, soportes perforados —ficha o cinta— o formulariosde marcas ópticas, papel, pergamino, papiro, metales,etc. (A. stütze; F. support; I. support; It. supporto, sos-tegno; P. suporte).
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En este punto es necesario hablar un poco del conte-nido del tipo documental, ya que tendríamos que sepa-rarlos en grandes grupos para describirlos, es decir,es necesario verificar si es el original o la copia la quese encuentra en el archivo. Si es copia también es ne-cesario aclarar si esa copia es de carbónico, si es amáquina —recopilación—, si es fotocopia del original,si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etcétera.
Caracteres internos
Los caracteres internos se refieren más al conte-nido del documento, pero hacer una descripción delcontenido de cada documento resultaría una labor pe-sada e innecesaria, por lo que se ha visto convenienteresumir aquellos caracteres comunes en todos los do-cumentos y que a su vez indiquen una referencia docu-mental que nos permita ubicar y conocer su sentido enel auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propieda-des principales de todo documento son: la entidad pro-ductora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar deproducción —denominada también datación— y el con-tenido sustantivo.
Entidad productora
Todo documento es producto de una actividad, esdecir no hay documento sin acción mediante, por lotanto todo documento refleja una acción. Consecuen-temente existe siempre una entidad que acciona, ycomo producto de esa actividad surge el testimonio,el documento.
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La entidad productora tiene vital importancia enla Archivología, puesto que determina la procedenciadel documento. La procedencia es el origen, o el princi-pio; toda existencia se sujeta a una procedencia, paranosotros es el punto de salida de un documento (A. pro-venienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, ori-gin; It. procedenza; P. procedencia). A la procedenciaes conveniente caracterizarla si es pública, privada,religiosa, militar etcétera.
La entidad productora y la procedencia del docu-mento son conceptos correspondientes y sinónimos.
El principio de procedencia indica de dónde pro-viene el documento y legalmente a dónde pertenece.Sobre este concepto existen problemas de interpre-tación, para evitarlos se realiza un análisis de la pro-cedencia y la pertenencia. Schellenberg habla de laprocedencia con carácter archivístico. Por ejemplo, unexpediente será archivado donde se resuelve y archi-va y no siempre donde se tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace,donde se origina el documento, y el principio de perte-nencia a donde pertenece, donde queda naturalmenteel documento.
El archivo determina el principio de procedenciay le otorga ubicación, razón por la cual hay que teneren claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia.Gunnar Mendoza nos hace una clara exposición sobreeste principio. La procedencia literal sería la del lu-gar donde nace el documento; la archivística es el lugaral cual pertenece el documento.
La entidad productora debe ser necesariamentedescripta en cualquier unidad documental. Alude di-
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rectamente a la persona jurídica, es decir, el documentopuede ser producido tanto por una persona como poruna institución. Si es institución puede dividirse endos grandes grupos: los públicos y los privados. Aldeterminar la entidad productora también limitamosel campo del contenido, porque cada institución tie-ne sus propias funciones. Si la entidad productora esuna persona, al describir hay que procurar tener encuenta la actividad que desempeña esta persona den-tro de la sociedad, lógicamente que esto nos dará unapauta del contenido documental sin necesidad de leer-lo todo.
Cuando no está claro el origen de un documento,tampoco queda claro su valor y su sentido. Para finesprácticos no es suficiente el nombre de la instituciónproductora sino que es preciso poner el nombre deldepartamento y la oficina que produjeron el documen-to. Hay que asentar un número de escalones como mí-nimo, escogiendo un término medio.
Fecha y lugar de producción
Todo documento válido lleva necesariamente la fe-cha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tam-bién data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempoy lugar en que se hace u ocurre una cosa (A. datum;F. date; I. date; It. data; P. data). En algunos casos nohace falta escribir el lugar porque es fácilmente dedu-cible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre,sucede o se efectúa algo (A. ort, stelle, platz; F. lieu,endroit; I. place; It. luogo; P. lugar). Así tenemos quelos documentos que sirven para efectuar un trámiteinterno de una institución, no llevan membrete, mu-
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chas veces se descuida este detalle. La fecha y el lu-gar son las coordenadas del nacimiento del documento.
La fecha y el lugar de producción, más conocidoscomo datación, nos dan una pauta del cuándo y del dón-de, que también son descriptores de la ubicación. Elcuándo nos da un orden cronológico, generalmente esla datación la que nos da indicio del principio del or-den original de los documentos, es decir, en qué ordenfueron creados los documentos, lo que debe ser res-petado. En los documentos jurídicos cobra enormeimportancia, lo mismo que para las investigaciones,permite determinar el tiempo de validez del documen-to, y cuando la clasificación así lo requiera, permite elordenamiento cronológico.
Un documento puede tener varias fechas. Normal-mente se usa la última fecha, porque es la de la reso-lución final.
Fechas topes. Se usan para la descripción, son laprimera y la última fecha de una serie documental ode una unidad de conservación.
Orígenes funcionales
Consiste en la función o actividad por la cual seproduce el documento. Distinguimos dos clases de fun-ciones o actividades:
Facilitativas, cuando las actividades se abocan afacilitar los trámites, meramente burocráticas.
Sustantivas, cuando las actividades hacen a losfines.
Cuando se realizan las labores descriptivas, es ne-cesario especificar la función o la actividad a la que serefiere el documento. Schellenberg llama origen funcio-
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nal, que está relacionado con el tipo documental y conel nombre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sus-tantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como uni-dad de asiento la serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el ori-gen funcional es el contenido sustantivo. En cambiocuando es una unidad documental simple, no se usaorigen funcional. En la práctica lo vamos a utilizar po-cas veces.
Los orígenes funcionales cobran una importanciavital para el archivero, puesto que determinan la fun-ción administrativa que motiva la documentación, almismo tiempo que nos indican la causa por la cual fue-ron producidos. La causa generalmente nos da la im-portancia del documento, lo que nos hace suponer queun documento por felicitación de cumpleaños no cum-ple la misma función ni tiene la misma importanciaque un informe de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento,tampoco queda claro su valor y sentido. Al describirhay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es sufi-ciente el nombre de la institución productora, sino quees necesario poner el nombre del departamento y ofi-cina que produjeron el documento.
La función es bastante genérica para especificarlas labores que desempeña una institución para el lo-gro de sus objetivos. Para ser más específicos denomi-namos “actividades”, y más específicamente acciones.
El término trámite, enumerado por Schellenberg,es asimismo genérico, puesto que anuncia una seriede pasos que sigue un determinado documento paralograr una resolución. Estos términos de funciones,
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actividades, acciones y trámites son aplicables a todaadministración y a toda persona jurídica, puesto quela constancia es el documento mismo.
Contenido sustantivo
Argumento, tema o extracto. Su nombre mismo loindica, es el contenido sustancial por el cual ha sidonecesario producir el documento, a este contenido selo denomina asunto o tema principal. En la adminis-tración moderna se procura que este contenido sea lomás preciso posible en la relación con las actividadesde cada institución. Se utiliza en la descripción cuandose realiza documento por documento, cuando se ela-boran auxiliares descriptivos como el inventario ana-lítico y el catálogo.
El contenido sustantivo es el carácter más amplio,contiene temas de personas, lugares, cosas, fenóme-na; al decir personas limitamos un poco con personasjurídicamente constituidas. Al querer hacer un inven-tario por persona tendremos una gran cantidad de in-formación sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento,mediante los valores primarios del documento, sobrela importancia de ciertos de estos factores sobre losdemás. No hablamos de temas, no los archivamos portema, dado que es una cuestión más bibliotecológica.En el archivo casi no se usa el tema, éste se encuen-tra más que todo en el tipo documental ya que éstenos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo ge-neral puede referirse a las personas jurídicas y susacciones, a los lugares, a las cosas y a la fenómena.
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Personas. Al hablar de personas nos referimos ala persona jurídica, es decir, que puede ser una per-sona como una institución. Asimismo éstas puedenser públicas y privadas, como lo hemos mencionadoanteriormente.
Lugares. Se refieren generalmente a regiones geo-gráficas, asimismo pueden incluirse dependencias endistintos lugares de la misma institución. Al descri-birse, es preferible siempre partir de lo general a loparticular, es decir regiones, países, provincias, mu-nicipios, pueblos, ciudades, villas, etcétera.
Cosas. Encierran en su concepto objetos materia-les. Se subdividirán en dos grupos: los artificiales, enlos que interviene la mano del hombre, los mismos quese subdividirán de acuerdo con las especialidades aque corresponden —si hablamos de automóviles, trac-tores, maquinarias, generalizaremos como mecánica;si hablamos de puentes, caminos, represas, generali-zaremos como ingeniería, etc.— y las cosas naturalesque a su vez se subdividirán de acuerdo con los reinosde la naturaleza, las designaremos minerales, vegeta-les y animales.
Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiplesmanifestaciones fenomenológicas, como consecuenciade una organización social, tales como políticos, eco-nómicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc.Los períodos cronológicos son comunes en todo el con-tenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, si-glos, décadas, años, meses o días.
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El Ciclo Vital de los Documentos (CVD) es un paran-gón con la naturaleza, puesto que se ocupa de la ges-tación, nacimiento, vida y muerte, fenómenos que seobservan también en los documentos.
Al hacer la comparación, generamos conceptos ta-les como gestación del documento, que es el momentoen que se diseña; nacimiento, cuando es creado; vida,tiempo de utilidad que presta; y muerte, cuando cier-to tipo de documentos son expurgados al comprobar-se su inutilidad.
Algunos sostienen que el archivero debe ocuparsede la vida y la muerte del documento y allí termina sufunción; otros autores sostienen que el archivero debepreocuparse desde el nacimiento, en el que tiene in-jerencia directa, y aun hay quienes sostienen que elarchivero debe preocuparse desde su gestación.
En el momento de crear un nuevo tipo documen-tal, es necesario consultar al archivero, para no repe-tir información. Su injerencia tiene que ser desde lagestación.
Ser viviente Muerte
Ciclo vital Gestación Nacimiento Vida
Destrucción Traslado Transferencia Conservación permanente
Documento
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Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modi-fica una primera como activa: la vida del documento.Una inactiva: la etapa de selección documental y unatercera etapa de conservación permanente.
Decimos muerte del documento por destrucciónpremeditada; cuando esto no sucede tenemos el trasla-do a un archivo intermedio o histórico, transferenciaa un archivo eventual, o su conservación permanen-te, si el documento es aprobado para su conservación.
Aurelio Tanodi hace distinción de tres fases: prear-chivística, archivística e histórica —la última eta-pa—. Comparte esta opinión Elio Lodolini.
Ciclo vital del documento(Según los conceptos de Aurelio Tanodi,
Elio Lodolini, e Ives Perotín)
1. Fase prearchivística.2. Fase administrativa.3. Fase histórica.
Ciclo vital del documento(Según los conceptos de Gunnar Mendoza)
1. Fase activa.2. Fase inactiva.3. Conservación permanente.
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Es necesario observar que en algunos textos se hacereferencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivoso muertos, porque se refieren al momento de vida deldocumento que están manejando.
Schatz realiza una intercalación en el concepto,una edad intermedia del documento, misma que tie-ne una subclasificación de acuerdo con la consultaque se efectúa: primaria frecuente, primaria even-tual, y por último, secundaria, de acuerdo con la fre-cuencia de consulta del documento.
Manuel Vázquez habla también de las tres fases,pero hace una acotación: la fase prearchivística la divi-de en dos momentos de gestación, y de trámite. En lafase administrativa habla de un momento de vigencia.Y a la fase histórica la deja en esa situación porqueluego de la finalización de la vigencia comienza la eta-pa para el investigador.
Ciclo vital del documento(Según los conceptos de Schatz)
Fase administrativa
Edad intermedia Primaria frecuentePrimaria eventualSecundaria
Fase histórica
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A fin de compulsar las distintas opiniones sobrelas distintas etapas del ciclo vital del documento, rea-lizamos la conclusión de la siguiente forma:
Etapa activa, incluye los momentos de gestacióny de trámite.
Etapa inactiva, incluye los momentos de vigenciay plazo precaucional.
Etapa intermedia, se considera como el momen-to simbiótico, que es cuando se realizan los trámitespara determinar la utilidad del documento para laposteridad, concluyendo esta etapa con la seleccióndocumental.
Etapa de investigación, considerada en el mo-mento de la investigación científico-histórica.
Etapa informática, que consideramos cuando eldocumento es procesado en su información, culminandoen el momento de difusión, cubriendo la necesidad deeditar los fondos documentales, para un rápido acce-so a la información.
Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hacenecesario incorporar el momento telemático que nos
Ciclo vital del documento(Según los conceptos de Manuel Vázquez)
1. Fase prearchivística Momento de gestaciónMomento de trámite
2. Fase administrativa Momento de vigenciaMomento de plazoprecaucional
3. Fase histórica
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permite enviar la información o el facsímile del docu-mento al lugar requerido.
Ciclo vital del documento (CVD)(Según los conceptos de Arévalo Jordán)
1. Fase prearchivística Momento de gestaciónMomento de trámite
2. Fase administrativa Momento de vigenciaMomento de plazoprecaucional
3. Fase intermedia Momento simbióticoMomento de análisis
4. Fase de conservación Momento de investigaciónpermanente Momento de la conservación
y restauración
5. Fase tecnológica Momento informáticoMomento multimediaMomento de difusión
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EN EL CICLO VITAL
Al enfocar el tema del ciclo vital de los documen-tos, hemos llegado a una conclusión sobre las etapasy los momentos durante la vida-proceso de los docu-mentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de in-
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formación requerida en cada una de estas etapas. Rea-lizamos entonces una categorización:
Primera etapa
Denominada prearchivística —Tanodi, Lodolini,Perotín— y activa —Mendoza—. En esta fase se ge-neran los momentos de gestación y trámite, aquí ob-servamos el problema de la dimensión temporal, quenos facilita analizar los alcances de la información con-tenida en los documentos con relación al tiempo, y ladimensión espacial nos da una pauta de los alcancesde la información, dentro del interés por la recupera-ción de la información.
Dimensión espacial. Constituida por los límiteslegales y de influencia de la institución. En esta etapa,los documentos y la información tienen una dependen-cia directa de la entidad productora, consecuentementeuna vinculación vertical a los sistemas de informaciónorganizacional, siendo sus repositorios o infraestruc-turas de base los archivos eventuales. Al realizar ladescripción, se debe tener en cuenta quiénes han derequerir inmediatamente la información.
Dimensión temporal. Constituida por las seriesde carácter estadístico, se observa en esta etapa unaactividad pragmática de la institución y una preocu-pación consuetudinaria, preocupación por tomar deci-siones sobre temas del día.
Esta etapa se denomina también fase de produc-ción de documentos y estaría compuesta por los ele-mentos siguientes:
a) Diseño y gestión de formularios.b) Preparación y gestión de la correspondencia.
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c) Gestión de informes y directrices.d) Fomento de sistemas de gestión de la información.e) Aplicación de la tecnología moderna en dichos
procesos.43
Segunda etapa
Considerada como la de mayor actividad informa-tiva, esta etapa es la denominada administrativa porTanodi, Lodolini y Perotín; inactiva por Gunnar Mendo-za, y considerada la edad intermedia por Schatz. Se-gún Manuel Vázquez se consideran los momentos devigencia y de plazo precaucional. Como principal ca-racterística de esta etapa se observa un desarrollosectorial referido a grupos sociales interactuantes, locual permite la formación de ciclos de comunicaciónentrelazadas; como consecuencia de los intereses decarácter social y los de la institución que entran enjuego, el requerimiento de información en esta etapaes masivo. Se observa que la entidad productora tra-baja relacionada con el núcleo social que le rodea y sirvepara la entidad social que demanda la información. Losauxiliares descriptivos generalmente tienen un carác-ter de reserva o acceso.
Dimensión espacial. Está constituida por los ám-bitos de influencia de la institución sobre los gruposinteractuantes; como consecuencia esta dimensión serámucho más extensa que la anterior. La dimensión es-pacial se cualifica y cuantifica en función de los obje-tivos, del sentido direccional de la entidad, sobre laformulación de objetivos y la adopción de decisiones.
43 Rhoads, James B., op. cit.
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Dimensión temporal. Ingresa en el intercambiode la influencia del medio social, para lo cual la institu-ción realiza una recogida de datos mediante algunasactividades principales como la orientación del trámitey la determinación de identidad de la entidad produc-tora en función del medio social, consecuentemente ladistribución de información de carácter escrito u oral,cumple con las funciones de difusión y comunicación.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamentela institución realiza una codificación de series o ti-pos documentales determinados y requiere además,información de los trámites y sectores de control. Seincorporan las técnicas propias del archivo: orde-nación, clasificación, y descripción y podríamos deciruna preselección sin llegar a una selección científica-mente fundamentada. Se cumple entonces la certifi-cación de las acciones, funciones, actividades y tareasinstitucionales.
A esta etapa podemos llamarla también fase deutilización y conservación de los documentos. Abar-ca los aspectos siguientes:
a) Creación y mejoramiento de los sistemas dearchivos.
b) Y de recuperación de datos.c) Gestión de registros.d) Gestión del correo y las telecomunicaciones.e) Selección y manejo de máquinas copiadoras.f) Análisis de sistemas.g) Producción y mantenimiento de programas de
documentos vitales, funcionamiento de centros de docu-mentación y aplicación, cuando proceda, de la automati-zación y la reprografía a dichos procesos.44
44 Rhoads, James B., op. cit.
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Tercera etapa
Denominada histórica por Tanodi, Lodolini y Pe-rotín o de conservación permanente, por GunnarMendoza. Incorporamos en esta etapa el momento sim-biótico donde empieza la decantación de los valores.De acuerdo con el tipo de información obtenida y losvalores primarios, tenemos:
a) Administrativos.b) Legales.c) Contables.d) Científicos.Y de acuerdo con los valores secundarios:a) Evidenciables.b) Informativos.También se incorpora en esta etapa el momento de la
investigación; modificándose los grados de accesibili-dad que permitan a los investigadores acceder libremen-te a los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensión espacial. Constituida por el manejo deinformación incorporada al subconjunto de saber acu-mulado por el grupo social, por efecto de la decantaciónde valores; la información se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualizaciónde la información por eliminación, por integración alconjunto del saber acumulado y una vez elaborados losprocesos, ingresamos a una fase de procesamiento dela información, o lo que podríamos dar en llamar a unainformación refinada. Lógicamente que esto nos llevaa un análisis de recuperación de la información.
Dimensión temporal. Constituida por un sistemadinámico y coordinado, porque el investigador se encon-trará trabajando continuamente con esta información.
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La fase de disposición de los documentos abarca:a) La identificación y descripción de las series de
documentos.b) El establecimiento de programas de retención
y disposición de documentos.c) La evaluación y eliminación de documentos, yd) La transferencia a los archivos de documentos
de valor permanente.45
Cuarta etapa
Denominada también informológica, consideran-do la incorporación de medios tecnológicos avanzados.Incorporamos el momento de difusión, la informaciónse incorpora al ámbito social; los procesos serían unaentrada de la información, un tratamiento físico, un al-macenamiento y un procesamiento de esa informaciónpor su vuelta a clasificación y ordenación, y finalmenteuna salida que sería el mismo momento de difusión.Tal como habíamos anticipado en anteriores capítu-los, se incorpora el momento telemático, al ser la in-formación difundida por los medios tecnológicos decomunicación.
45 Rhoads, James B., op. cit.
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PRIMERA FASE Prearchivística Tanodi, Lodolini, Perotín.
Activa Mendoza.
Gestación y trámite (Vázquez).
Dimensión espacial
Límites de la organización: 1. Dependencia directa de la entidad productora. 2. Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3. Infraestructura de base (archivos eventuales).
Dimensión temporal
Series temporales de carácter estadístico: 1. Actividad pragmática. 2. Preocupación consuetudinaria.
SEGUNDA FASE Administrativa Tanodi, Lodolini, Perotín.
Inactiva Mendoza.
Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicación entrelazados.
Momentos Vigencia y de plazo precaucional (Vázquez).
Dimensión espacial
Ámbitos de influencia: 1. Sentido administrativo. 2. Formulación de objetivos. 3. Adopción de decisiones.
Dimensión temporal
Influencia del medio ambiente social. Recolección de datos: 1. Orientación del trámite. 2. Determinación de identidad. 3. Distribución de información escrita y oral. 4. Codificación clasificatoria. 5. Información de trámite y sector de control. 6. Certificación de actos, acciones, funciones, actividades y tareas. Técnicas de archivo: clasificación, ordenación, descripción, preselección.
Sistemas de información en el ciclo vitaldel documento
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TERCERA FASE Intermedia Schatz, Arévalo.
Momentos Simbiótico y análisis documental (Arévalo). Primario frecuente, primario eventual, secundarios (Schatz).
Dimensión espacial
Ámbitos de influencia: 1. Reformulación de objetivos. 2. Asentamiento institucional.
Dimensión temporal
Decantación de valores, primarios: 1. Administrativos. 2. Legales. 3. Contables. Fiscales. 4. Científicos. Secundarios: 4.1. Evidenciables. 4.2. Informativos.
CUARTA FASE Histórica Tanodi, Lodolini, Perotín.
Conservación permanente
Mendoza, Arévalo.
Momentos Investigación y conservación y restauración.
Dimensión espacial
Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de accesibilidad.
Dimensión temporal
Recuperación de los procesos humanos pasados. Sistema dinámico y coordinado.
QUINTA FASE Tecnológica Arévalo.
Momento Informático, multimedia, difusión.
Dimensión espacial
Función de entrada, tratamiento físico de la información, función de almacenamiento, función de procesamiento, función de salida.
Dimensión temporal
Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.
ANÁLISIS DOCUMENTAL
ELEMENTOS DEL ANÁLISIS DOCUMENTAL
EL BREVE análisis que sigue, como un mínimo requisitode todo archivo, está enfocado en función de los aspec-tos más problemáticos de las técnicas documentales,consistente en la evaluación documental: una técnicade la Archivología intensamente demandada en la ac-tualidad y sobre todo en nuestro medio.
Esta afirmación surge de la necesidad de determi-nar el valor y la importancia relativa de cada uno delos documentos existentes en las entidades producto-ras, como fundamento teórico y práctico para viabili-zar la configuración de un sistema de información yselección documental equilibrado, destinado a cubrirlas exigencias de cada institución.
La etapa de análisis documental no es lo mismo quela evaluación documental que generalmente se utilizapara la selección. El análisis podría ser más metodoló-gico en la medida en que comprendamos su naturale-za, lo que nos permitirá entender mejor la naturalezade la información de los documentos. Es aquella eta-
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pa en la cual se determinan los componentes de un do-cumento, éstos pueden ser:
a) Las tareas o actividades que los producen.b) Los conocimientos que encierran o representan.c) Las responsabilidades que conllevan.d) La información contenida.e) La estructura física del documento.Esta etapa se efectúa mediante observación y es-
tudio, y constituye la base fundamental para lograr unaevaluación real del valor informativo de los documen-tos, por cuanto es imposible medir o valorar un trabajosin conocer previamente qué es y en qué se diferenciade los demás.
Un programa de evaluación de documentos, en elque no se consulte el análisis documental con la im-portancia y atención requeridas, no puede producir re-sultados aceptables, aun cuando las etapas que sigansean efectuadas con mejores técnicas. No es posiblebuscar perfeccionismo en la valoración misma de loscontenidos documentales, adoptando métodos de altaespecialización, si la base del análisis y el contenidode las actividades no se conoce o es conocido sólo super-ficialmente. En este sentido, el análisis documental esun medio de obtener información real sobre cada unode los documentos para la posterior elaboración de auxi-liares descriptivos.
Pero la importancia del análisis documental va másallá de proporcionar información para la evaluaciónde documentos. Es una práctica que debe establecer-se en cualquier archivo que desee desarrollar un sis-tema adecuado y eficaz de información.
En efecto, los diversos factores que estudiaremosa lo largo del presente trabajo, derivan en gran medi-
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da del hecho de que estas prácticas se basan en datosobjetivos de los documentos, los cuales pueden ser uti-lizados para facilitar y mejorar procedimientos de tra-mitación y de selección documental.
Efectivamente, el proceso de análisis es un procesode conocimiento de los componentes de cada documen-to en particular en su puesto de trabajo, se obtienentambién datos que sirven para analizar la estructuraadministrativa, evidencia organizativa, y si existe cla-ridad en las líneas de comunicación al efectuarse untrámite, si los procesos son racionales o si existe un en-torpecimiento, si existe duplicidad de documentos conel consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, osi las cargas de información están mal distribuidas.
La atención del archivero está dirigida a la unicidad.La individualidad de actividades orgánicas, interesanpor su importancia dentro de la evolución institucionaldel hombre en sus actividades como ser, institucional;al seleccionar las actividades y agruparlas formamosun todo complejo. Estamos interesados en las activi-dades comunes, en el modo en que las actividades serepiten, nuestro propósito es lograr generalizacioneso leyes concernientes a las actividades institucionales.
Escogemos las actividades, a partir de la importan-cia de su individualidad dentro de un modo complejo,por lo que tiene de común con los demás y la síntesisno es un complejo único, sino una generalización. Elarchivero está interesado en la calidad, individuali-dad y unicidad para lograr una adecuada descripciónde la entidad, del todo generalizado.
El tema del estudio de los archiveros es el desarrollode los actos humanos en el marco de las instituciones.Resultado de miles de actos individuales. Individual-
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mente, estas acciones no pertenecen al dominio de losarchivos, toman en consideración únicamente los ac-tos que tienen relación con los movimientos e intere-ses de las instituciones.
Se trata de la investigación descriptiva que com-porta la narración e interpretación de los datos.
a) La necesidad de información —decisión, co-nocimiento—. Surge al tomar conciencia de la conve-niencia de buscar datos sobre determinado tema.
b) Análisis del problema —acto, actividad—. ¿Cuá-les son los materiales e información adecuados sobredeterminado tema o problema, y cómo puede organi-zarse para su utilización.
c) La hipótesis —fundamento descriptivo—. Esun conglomerado de conclusiones tentativas sobre ten-dencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origende datos obtenibles, junto con procedimientos planea-dos de antemano para recopilar y clasificar.
d) La evidencia —análisis documental—. Tenta-tivamente se elaboran en términos de la evidencia sobreel valor de las mismas y a la luz de sus deduccionescomo materia de lectura documental.
e) Comprobación experimental —servicio en lainstitución—. El contenido del curso, clasificado, sesomete ahora a comprobación experimental, como ramaorganizada de un programa descriptivo.
f) Evaluación para necesidades futuras —ser-vicio en el entorno social—. En esta fase se llega a laapreciación final, basada en la comprobación experimen-tal del valor del material compilado, decidiéndose siconstituye materia para darle un curso permanente.
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Se considera:a) El auxiliar descriptivo:1. Su enunciado.2. Tipo de auxiliar.b) Análisis del auxiliar:Plan de operación.c) Obtención de datos:1. Reunión del material.2. Clasificación del material.3. Recolección de conclusiones provisionales.d) Manipulación e interpretación de los datos:1. En relación al usuario.2. En relación a la investigación.3. Crítica de los datos.e) Comprobación de la veracidad de los datos:1. Crítica de las fuentes sobre la base de su auten-
ticidad y localización.2. Establecimiento de actividades.3. Crítica interna, para determinar el significado
de los datos (interpretación).4. Exposición de hallazgos.f) Composición y redacción del auxiliar:1. Reunión de material.2. Toma de notas sobre materiales.3. Detalles de estilo.4. Notas al pie.5. Bibliografía.Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un
orden definido y una secuencia en el trabajo. El archi-vero puede incluso que no encuentre la necesidad deciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un pro-blema específico capte la atención de los usuarios, esnecesario tener un conocimiento profundo sobre la pro-
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ducción documental de la institución para encontrarproblemas definidos, aparecen como resultado de laexperiencia personal o como sugerencia de quienes re-quieren del acopio y reordenación del material, se con-vierte en un esfuerzo centralizado en función de lasnecesidades aceptadas provisionalmente.
La crítica documental trata del valor de los docu-mentos que se obtienen para su análisis y aplicación.Obtiene juicios sobre las circunstancias de su origen,mediante el análisis de los caracteres internos, y porcomparación con similares u otros documentos ase-quibles. El examen textual descubre las modificacio-nes que se producen en los documentos.
La crítica documental es esencial. Logra el juicio defi-nitivo sobre el significado de los datos reunidos e inter-preta las exposiciones que brotan del análisis textual. Lafinalidad es averiguar las actividades verdaderas.
El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma for-ma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte delarchivero.
Se prepara una lista de títulos y encabezamientosde los auxiliares. Éstos se han sometido a constanterevisión en el transcurso de todas las fases reflexivasantecedentes y adquieren forma definitiva.
Criterios
a) El documento ha de ser digno de la descripción.b) Las fuentes deben centrase en tipos documen-
tales, lugares y tiempos determinados (localizados me-diante escrupulosa crítica).
c) El estudio debe ser limitado y factible en tér-minos de capacidad investigadora; si se requiere ha-
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cer una nueva fuente de investigación, es prudenteanalizar nuevamente los datos.
d) El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lógi-camente, de acuerdo con los conocimientos archivísticos.
e) La interpretación de las actividades que se re-latan, sólo cuando es necesario, debe ser la adecuadaa cada caso.
f) Las fuentes de información deben ser convenien-temente sustentadas en la realidad actual.
g) Las fuentes de información deben ser auténti-cas y fidedignas —crítica textual.
h) El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidadespara realizar investigaciones ulteriores sobre su per-feccionamiento.
i) El análisis debe limitarse en función del tiem-po disponible y del costo.
j) Las actividades deben ser comprobadas por lomenos por dos testimonios independientes.
La investigación documental interpreta tenden-cias pretéritas de actividades. Desde un punto de vis-ta, la descripción trata de actos singulares, recogidosy descritos ordenadamente, considerando las genera-lizaciones que pueden deducirse.
En un auxiliar descriptivo correctamente enuncia-do pueden incluirse aspectos tales como el mérito dela actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, ladisposición lógica de la información, la debida inter-pretación de las actividades, comprobación de los datosutilizados, fuentes originales además de subalternas,fuentes localizadas, la admisión de la posibilidad deinvestigación posterior.
Dada la importancia que reviste el análisis docu-mental, aun considerándola sólo una etapa de la eva-
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luación documental, es necesario detenerse en algu-nas consideraciones:
Análisis de los tiposdocumentales
Al estudiar los caracteres externos, hemos men-cionado que este carácter físico consiste en la formaen la que se nos presenta el documento a primera vis-ta, pero al efectuar un análisis ingresamos a una eta-pa en la cual se determinan, mediante la observacióny el estudio, las distintas formas de información quecomponen el documento, para constituir un sistemaarchivístico propio de la organización, conociendo pre-viamente qué es esa información y en qué se diferen-cia de las demás.
El análisis del tipo documental es un proceso deconocimiento de la información de cada documento,se obtienen datos que sirven para analizar la estruc-tura organizativa respecto al cumplimiento de cier-tos principios fundamentales:
a) Si existe claridad en las diferentes líneas de co-municación,
b) Si los trámites diseñados son racionales o si hayentorpecimiento (generalmente burocrático),
c) Si existen procedimientos definidos para la es-tructuración del documento,
d) Si hay duplicidad del documento con el consi-guiente sobreesfuerzo administrativo, etcétera.
Algunos aspectos entonces deben ser observadospara lograr los resultados del análisis.
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Determinación del tipode información que sedesea obtener
El tipo y detalle de información que se desea de-pende de la utilización que se le quiera dar. Si el obje-to es obtener información para efectos de evaluación,se deben estudiar aquellos datos en los que se reflejael contenido de los documentos, sus derivaciones, re-querimientos y otras características que permitan me-dir su importancia relativa, en cuanto a la utilidadque puede brindar la información.
Si se desea utilizar el análisis para aspectos de or-ganización y tramitación, es decir, una completa ges-
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Denominación Códigos, claves Ubicación administrativa Dependencia
1º 2º 3º 4º
Nombre y cargo del firmante ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES Formación del documento Experiencias anteriores Responsabilidades Habilitación documental Exigencias documentales 1. Fecha en que se efectuó el análisis documental 2. Identificación del archivero analista 3. Detallar los nombres de quienes fueron consultados Descripción
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tión, habrá que detallar en mayor grado la informa-ción sobre los contenidos y componentes del documen-to y su relación con los otros documentos, relación decontenido, de distribución en las organizaciones, enlos trámites y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el análisis, influyentambién por la cantidad del grupo de documentos quese debe analizar. Si se desea obtener información másdetallada para efectos de investigación de la mismaorganización que los genera, se estima convenienteanalizar todos los tipos documentales, lo cual es indis-pensable para la evaluación ya que no puede obviarseel estudio analítico de aquellos documentos que sonfuncionales a los ya analizados.
No está de más tratar de obtener el máximo de in-formación sobre las unidades documentales, ya que unconocimientos superficial de ellos, o de los que se consi-deran representativos dentro del grupo documental,puede inducir a falsear su contenido por excluir otrascaracterísticas importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapade análisis se tendrá que estar completamente segu-ro de que la información contenida en ellos estará re-presentada por otros tipos documentales de similarescaracterísticas.
Una forma adecuada de conocer la información glo-bal sobre un determinado tipo documental, se despren-de del conocimiento del organigrama y sus funciones,puesto que cada sector encarado en el organigramatiene un determinado número de actividades esencia-les a desarrollar; de esta manera podemos claramenteespecificar que las oficinas de personal emitirán siem-pre documentos relacionados con la admisión, con-
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ducta y retiro de empleados como base fundamental.Nunca una oficina de personal ha de realizar laboresde contabilidad, de ahí que esa oficina emitirá docu-mentación especializada, que puede denominarse deacuerdo con su mismo contenido. Por ejemplo: solici-tudes de trabajo, admisiones de personal, multas porinasistencias, etc., son documentos típicos, cuyo con-tenido será siempre de características similares cuan-do no idénticas.
Estos documentos suelen formar las series dentrode esa función; se comprenderá también que la orde-nación de tipos documentales corresponde más a unmanejo interno de los asuntos de la organización.
Siempre que sea posible y sin necesidad de alar-gar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pa-sos que se tienen en el organigrama. Deducimos quese deben estudiar todas las unidades documentalesen relación con las actividades de cada organismo, espe-cialmente en aquellas entidades productoras de docu-mentos en donde no se han realizado anteriormenteeste tipo de investigaciones y en las cuales se observapoca claridad, tanto en las tareas mismas que gene-ran documentos como también en la suficiencia de losdocumentos.
En general, los datos básicos que se deben obtenerdel análisis documental se pueden agrupar en:
a) Identificación del documento.b) Especificaciones o requerimientos documentales.c) Descripción documental.d) Evaluación del rendimiento informativo.
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Identificación del documento
Los datos más significativos del documento son lossiguientes:
a) Denominación. Es decir, el nombre con el cuales conocido el documento dentro de la organizaciónadministrativa. Cuando este nombre es muy genéricoo ambiguo, como por ejemplo “informes”, si bien pode-mos comprender qué actividad contiene el documen-to, no podemos determinar con exactitud a qué tipode informe se refiere. Conviene aclarar, sea especifi-cando el informe o incluyendo la entidad productora,así obtenemos “informes laborales” o bien “informesde auditoria”, lo cual nos aproxima mucho más a un sec-tor de realidad en la administración. Es conveniente,entonces, indagar sobre las denominaciones conocidas,para poder llegar a normalizarlas y darles su verdade-ro sentido dentro de la ordenación y la descripción.
b) Códigos y claves. Algunas instituciones moder-nas han adoptado el sistema de enumerar documentosen la medida en que éstos son producidos, creándosecódigos alfanuméricos para este fin, por ejemplo: DEJ
123/99, indica que la nota corresponde a la DirecciónEjecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el añode gestión es el 1999. Este tipo de notación facilitaenormemente la ordenación de documentos, ya quelos mismos se acumulan por la oficina que los produ-ce y el orden en que son producidos, al mismo tiempoque estos documentos conservan un orden cronológico—principio del orden original—, puesto que en la me-dida en que se producen los documentos, sus fechasson consecuentes, pudiendo separarse por gestioneso periódicamente al renovarse la numeración.
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c) Ubicación administrativa. Dentro de la orga-nización se determina su ubicación, tanto de origencomo de almacenamiento, esto también establece la im-portancia de los documentos por su origen jerárquico.
d) Dependencia. El documento ha sido creado enuna oficina que depende de una unidad mayor, por con-siguiente su información puede ser complementaria ode relación a esa jerarquía; su información no siemprepuede considerarse como completa. Esta relación dedependencia merece un estudio más profundo dentrode la organización de la misma, en lo posible, norma-lizando los documentos y sus alcances de informacióncontenida. Generalmente ésta nos sirve en la clasifica-ción. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determina-do varios grupos: económico, operativo o de organizacióny métodos, una nota emitida por contabilidad, depen-derá del grupo económico y no del operacional.
e) Nombre y cargo del firmante. Cuando se quie-re obtener sofisticación en los archivos y sobre todocuando se trata de documentos de importancia, es ne-cesario describir los nombres de intervinientes y fir-mantes, generalmente con el propósito de establecerresponsabilidades, e incluso porque el usuario o con-sultante demanda información teniendo como únicodato el nombre de la persona que firmó el documento.
Especificaciones o requerimientosdocumentales
Esta parte del análisis, consulta diversos datos com-plementarios, pero lo esencial es para la evaluaciónde documentos por las características que se registran.Tenemos:
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a) Formación del documento. Las característi-cas que se requieren para fijar la información.
Distribución de las áreas de información esencialy complementaria y áreas de referencia. Para apre-ciar estos requerimientos, se debe obtener informa-ción sobre diversos tipos documentales para evitarduplicidad de esfuerzos y datos. También se debe con-sultar sobre las acciones o actividades que han de ge-nerar al documento y que implican un determinadogrado de normalización.
b) Experiencias anteriores. Corresponde averi-guar si anteriormente se han efectuado diseños simi-lares de documentos y si dieron algunos resultadossatisfactorios.
c) Responsabilidades. Conviene determinar elgrado de responsabilidades que encierra el documen-to y establecer las responsabilidades de información,es decir, en lo posible, establecer una escala de res-ponsabilidades del tipo de información que puedensuministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usua-rios que pueden consultar estos documentos.
d) Habilitación documental. Todo escrito es ha-bilitado al ser firmado, el estudio comprenderá enton-ces, la adecuación de la habilitación, estableciéndoseescalas en este sentido. Algunos documentos posible-mente sean habilitados como certificación por un ar-chivero, otros requerirán la habilitación del escribanopara tener validez, esta habilitación tendrá necesa-riamente una estrecha relación con las responsabili-dades que encierra la documentación del archivo.
e) Exigencias documentales. La continua crea-ción de documentos impone que éstos tengan contenidosmínimos para su identificación, como ser, denomina-
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ción de la entidad productora, datación, etc. Es conve-niente un estudio en este sentido de modo que en ladescripción pueda utilizarse este tipo de información.
Los aspectos de la descripción los hemos fijado conanterioridad bajo el título “Descripción del documento”.
Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisisefectuado, es necesario detallar adicionalmente datoscomo los siguientes:
a) Fecha en que se efectuó el análisis documental,ya que los contenidos estudiados pueden variar con-siderablemente con el transcurso del tiempo.
b) Identificación del archivero analista que efec-tuó el análisis, a fin de recurrir a él en caso de dudas.
c) Detallar los nombres de quienes fueran consulta-dos al realizar el análisis, y de los superiores inmedia-tos que respaldan la realidad de los datos obtenidos.
Los tres elementos de estudio empleados, identi-ficación, especificaciones y descripción, constitu-yen las secciones principales del análisis, y permitenconocer a fondo los elementos principales que compo-ne cada unidad documental, siempre y cuando la in-vestigación se efectúe en forma detenida y se obtengala información posible.
Determinación de la fuentede obtención de datos
Teóricamente el contenido de un documento pue-de conocerse por la información que proporcionan lasdistintas unidades generadoras de documentos y loque estuviera detallado en los manuales de procedi-mientos si es que existen. Si se tuviera la certeza deque las entidades productoras conocen perfectamen-
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te los documentos que generan, y los manuales fueranlo suficientemente detallados como para facilitar lalabor de descripción documental, los archiveros queefectúan el análisis podrían realizar las descripcionesdocumentales en sus propios lugares de trabajo, dándosesólo el trabajo de ordenar adecuadamente la informa-ción. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcio-nará datos fidedignos sobre la documentación, y seránecesario recurrir a los propios redactores de docu-mentos quienes mejor conocen su trabajo y las razo-nes por las cuales generan la documentación.
Esta forma de participación del archivero con losemisores de documentos, permite una obtención deconocimiento real y constituye una forma efectivade acción en conjunto, lo cual facilita enormemente elproceso de análisis y evaluación y asegura al archiveroque su trabajo será ponderado de acuerdo con la in-formación suministrada por él mismo. De esta formano hay motivo para alegar que hubo desconocimientoo error en la determinación de las características deldocumento.
Como en este tipo de investigaciones predominanjuicios humanos, especialmente cuando los trabajos es-tudiados requieren un mayor conocimiento, se reco-mienda recurrir a jerarquías más elevadas, quienes conun criterio más amplio de las actividades que desem-peñan, pueden modificar algunos aspectos de la infor-mación suministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad,tanto de las secciones productoras de documentoscomo de sus jerarquías y de los archiveros, resultaesencial para asegurar una información correcta, tam-bién sirve de camino para interesar y facilitar su co-
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operación en las restantes etapas del proceso de aná-lisis y evaluación.
Forma de obtener datos
Básicamente hay tres formas de obtener la infor-mación relativa a los contenidos documentales:
a) Sistema de entrevistas.b) Sistema de consultasc) Sistema de encuestas.Estos sistemas pueden tener factores negativos y
positivos, pero cuando se reúne la información de lostres sistemas, observamos que tenemos una informa-ción lo suficientemente abundante como para realizarel análisis lo más cercano a la realidad.
Sistema de entrevistas. Consiste en obtener losdatos relativos al documento, su procedencia, su uti-lidad, las responsabilidades que encierra, su plazo devigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos,etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunasconsideraciones.
La entrevista es una conversación entre dos per-sonas de las cuales una es el entrevistador y otra elentrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por fi-nalidad obtener alguna información.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigi-das, o no dirigidas. La diferencia es que en esta últimala iniciativa queda a cargo del entrevistado en tantoque, en la primera, se ha preparado de antemano uncuestionario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primerlugar que el entrevistador tiene que poseer un ciertoconocimiento de la persona del entrevistado, sus do-
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tes y cualidades, sus actuaciones, para poder moversecon comodidad.
En segundo lugar, que la entrevista provoca proble-mas. A veces el entrevistado rehúsa responder o falseala verdad o se deja llevar por impresiones erróneas.
Además, el lenguaje de la entrevista debe ser aten-dible y a través de él el entrevistador debe ganarse laconfianza del entrevistado.
Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslu-cir sus impresiones personales o ideas que puedan in-ducir por determinados caminos al entrevistado y queno son realmente los propios. Se entrevista directa-mente, en su puesto de trabajo, a la persona que tienemayor conocimiento sobre los documentos que se ela-boran en su sector. En un despacho de asesoría legal,no entrevistaremos a la secretaria, que sólo recopilala información que ha sido elaborada por el asesor; en-trevistaremos entonces al asesor y le interrogaremossobre los documentos, todo aquello que nos interesasaber para poder efectuar una descripción adecuada.
Posteriormente, verificamos todos los datos obteni-dos, procurando generalizarlos a fin de que los auxilia-res descriptivos sean lo más uniformes posible. Parafacilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizanformularios diseñados ex profeso y, en algunos casos,se elaboran guías escritas para tener la seguridad deque se considerarán todos los aspectos que interesenal archivo.
La entrevista se complementa con la observacióndirecta del trabajo del sector entrevistado para lograruna comprensión del empleo de la documentación yde qué forma pueden los auxiliares descriptivos faci-litar las actividades de ese sector.
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Para que la entrevista proporcione los resultadosesperados, es necesario que el entrevistador esté ca-pacitado, tanto en los contenidos de la Archivologíacomo en los contenidos del sector entrevistado, seaeste sector una sección determinada de la administra-ción, cuando los archivos son administrativos, sea elsector un cuerpo de investigadores, cuando el archivoes histórico.
Esta capacitación del entrevistador, permite no de-tenerse en detalles que pueden no significar nada paralos objetivos de la descripción.
Por último, es conveniente informar al personalque proporciona los datos, de las facilidades que puedenbrindarnos el análisis documental y de todos aquellosdatos que soliciten y contribuyan a lograr una mayorcooperación.
Sistema de consultas. Consiste en obtener los da-tos relativos a la utilidad del documento, medianteconsultas efectuadas en el mismo archivo, a quienesle interesan utilizar sus servicios, más categóricamen-te a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a re-solver los problemas que puedan presentarse sobre laforma o formas en que son solicitados los documentos,de modo que los auxiliares descriptivos tengan opcio-nes; es decir, los usuarios no siempre se acercan aconsultar con un nombre determinado del tipo docu-mental, o desconocen los contenidos de determinadostipos documentales, las opciones permitirán entoncesal consultante adecuarse y enterarse de si lo que bus-ca es realmente un determinado tipo documental obien puede encontrar en otros documentos, informa-ción que le permita desarrollar su conocimiento y tra-bajo con mayor eficacia.
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Este sistema tiene mucho en común con el sistemade entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugarde la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.
Sistema de encuestas. En este sistema, las enti-dades productoras describen su trabajo con relaciónal documento, respondiendo a las preguntas que se lesformulen en cuestionarios elaborados para este fin.
El cuestionario es una práctica de investigaciónque consiste en un sistema de preguntas que tiene porfinalidad obtener datos.
Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradaso abiertas. Las primeras son cuando se debe contestarexclusivamente con un sí o un no, cuando se sometenvarias alternativas de respuestas entre las que el en-trevistado debe responder. En los otros —abiertos—la respuesta queda librada al entrevistado.
Se recomienda que en todo diseño de cuestionariose ponga especial atención al contenido, al vocabularioy la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.
Referente al contenido, hay que pensar si la pre-gunta es necesaria, si requiere otros apoyos para con-testarla, si puede hacerlo, etcétera
En lo que se relaciona con el vocabulario, si es in-teligible, si realmente pregunta lo que queremos, siexpresa las posibles alternativas pensadas, etcétera.
En lo que se refiere a la secuencia, es convenienteque se parta de lo general a lo particular, de lo trivial alo importante, con un orden lógico que no distorsionerespuestas y no produzca la llamada “contaminación”.Se entiende por tal la influencia que el orden de pre-guntas puede ejercer en las respuestas.
Si bien es cierto que este sistema puede proporcio-nar información más ordenada y meditada, requiere
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por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por loque a menudo se debe complementar con las entrevistas,prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.
Preparación de los formularios
Cualquiera de los sistemas citados anteriormente,requiere de formularios que permitan la recogida dedatos en forma ordenada y comprensible para quieneslos utilicen posteriormente. Por ello es necesario pres-tar una atención esmerada al diseño de los formula-rios que faciliten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamentalpresentar preguntas claras y directas y que los for-mularios sean fácilmente manejables por quienes hande responder.
En algunos puntos del cuestionario, será necesa-rio incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones ex-plicativas, para facilitar la comprensión del contenidodel formulario y de lo que se quiere obtener con él.
Al diseñar los formularios, para poder efectuar unabuena labor de análisis documental, se deben conside-rar los siguientes aspectos:
a) Los espacios destinados a las características deldocumento, deben ser lo suficientemente amplios oampliables, para facilitar la anotación de un máximode datos.
b) Sistematizar en forma ordenada las preguntasque se realicen.
c) Reservar secciones especiales para datos comple-mentarios que no requieren de amplias descripciones.
d) Tratándose de análisis, a los efectos de la eva-luación de documentos, consultar todos los datos ne-
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cesarios para este proceso y en la forma más fácilmen-te utilizable para su estudio.
e) Es conveniente considerar cuáles serán las ca-racterísticas de los campos de información que van ainteresar, y consultar las preguntas necesarias paraestos requerimientos. Las características se analiza-rán posteriormente.
La preparación de los formularios deberá hacersecon anticipación, con el objeto de someter los proyec-tos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha elprograma.
CONCEPTO E IMPORTANCIA
DE LOS DOCUMENTOS
Son la constancia escrita de cada una de las activi-dades realizadas en la institución.
En la actualidad, los documentos se presentan enformularios, generalmente numerados y con duplica-dos, o en textos impresos con datos específicos y es-pacios en blanco para completar de acuerdo con cadasituación relacionada con la actividad objetiva de laentidad.
Generalmente se confeccionan un original y copiasduplicadas o triplicadas, relacionado el número de co-pias con el trámite, para que cada persona que inter-viene en la actividad tenga su ejemplar propio.
La numeración, que evita la separación de algunosde ellos, sirve para indicarnos el orden original en elcual fueron creados. De esta forma se observa que fal-tan hojas cuando la numeración no es correlativa.
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Los documentos adquieren una vital importanciaen la vida institucional, siendo utilizados para:
a) Comprobar la actividad realizada.b) Control de la entidad.c) Servir de base para los registros que respaldan.d) Servir como medio de prueba en juicios.Dada su importancia, los documentos comerciales
deben ser conservados por la entidad durante un lap-so de tiempo determinado, generalmente consistenteen varios años, contados a partir de su fecha de emi-sión o confección.
Presentación de los documentos
Los documentos generalmente se realizan con co-pias, lo que hace que en una entidad circulen y se en-cuentran originales de ciertos documentos y copias oduplicados de otros.
En cada caso, original, copia y duplicado de un mis-mo documento, pueden adquirir un significado distin-to para la entidad.
La entidad, y llamamos entidad a toda institucióno empresa que posee personería jurídica, genera y emi-te o recibe documentos emitidos, a su vez, por otrasentidades. Por lo tanto encontramos:
a) Documentos generados y emitidos por la entidad.b) Documentos recibidos de terceros o institucio-
nes ajenas a la entidad.En ciertos casos, es necesario realizar documen-
tos internos en la entidad, como constancia de las ac-tividades que se desarrollan dentro de la misma.
Aun cuando la actividad se realiza en la entidadmisma, muchas veces es necesaria la elaboración de
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un documento que la respalde, como constancia y cum-plimiento, a esto le llamamos burocracia.
Asimismo, se realizan actividades como sistemade control, para determinar el estado y la ubicación delos bienes y establecer las responsabilidades de cadauno de los participantes de la entidad. Así, el archi-vero realiza los inventarios para conocer el lugar delos documentos y es responsable de su conservación ypermanencia.
Archivo de los documentos
Los documentos se guardan en unidades de conser-vación, que pueden ser: cajas archiveras, biblioratos,archivadores de palanca, carpetas, folders, etc. Paraser guardados debe organizarse un sistema de archi-vos que permita encontrar inmediatamente cualquierdocumento que se solicite. Puede hacerse:
a) Por clientes.b) Por fechas.c) Por productos.d) Otros criterios.En las entidades productoras de grandes volúme-
nes de documentos, como las casas aseguradoras porejemplo, los documentos se procesan por ordenado-res, o bien se filman los documentos y sus archivos songrandes depósitos de rollos de películas.
Requisitos generalesde los documentos
Así como para escribir tenemos determinadas cir-cunstancias obligatorias como el destinatario y el re-
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mitente, en su mínima expresión, de igual forma exis-ten ciertos requisitos comunes a casi todos los docu-mentos de las entidades.
Podríamos resumirlos en:a) Emisión por copias duplicadas, de acuerdo con
la importancia del documento.b) Fecha de emisión —como descriptor es útil.c) Nombre del documento, que deriva en el tipo
documental.d) Número del documento, una amplia cantidad de
instituciones realiza la numeración correlativa, la mis-ma nos da la pauta del orden original.
e) Datos —nombre y apellido— de las personas queintervienen en la actividad:
1. Comprador y vendedor, si se trata de una factura.2. Deudor y acreedor, si se trata de un pagaré.3. Propietario e inquilino, si se trata de un recibo.Independientemente de estos requisitos, cada do-
cumento tiene los suyos propios, en muchos casos res-paldados por alguna forma legal como un decreto, ley,etc., así por ejemplo para documentos comerciales seexige:
a) Clave única de identificación tributaria (CUIT) delcomprador y vendedor, con la cual están inscriptos enla Dirección General Impositiva.
b) Categoría de IVA, número de caja de jubilación eingresos brutos.
SISTEMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Organizamos la presentación de los documentoscomerciales en grupos, esta clasificación no es archi-
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Grupo I
Los documentos relacionados con la compraven-ta tienen tres subgrupos: los que están relacionadoscon el vendedor (nota de compra o pedido), los queestán relacionados con el comprador (notas de ventay facturas), los operacionales, de trámite interno dela institución.
La relación se establece entre vendedor y compra-dor mediante la oferta y pedido de mercadería, a vecesprevia correspondencia, para establecer las condicio-nes de compra y venta. Una vez efectuada la venta, seenvía la mercadería y se confecciona el documento querespalda la compraventa. Ambos tienen documentos
vística sino contable, pero nos permite comprender elgrupo de documentos generados por algunas institucio-nes o empresas. Realizamos esta agrupación de acuerdocon la función que cumplen en la comercialización.
Grupo IDocumentos relacionados con la compraventa.
Grupo IIDocumentos relacionados con el transporte delas mercaderías.
Grupo IIIDocumentos relacionados con el pago.
Grupo IVDocumentos varios.
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duplicados de su actividad, el expediente, básicamen-te, estará compuesto de pocas piezas documentales.
a) Nota de compra o pedido.b) Nota de venta.c) Factura.Posiblemente se adjunten certificaciones que justi-
fiquen las responsabilidades ante el IVA. Si el archive-ro sólo se encarga de guardar documentos, no tendríaque ocuparse de estos aspectos, pero, si consideramosque el archivero puede diseñar los trámites de la ins-titución, deberá conocer algunos de estos aspectos.
No responsable. Persona que realiza actividades nogravadas con IVA.
Responsable inscripto. Cuando sus ingresos anua-les superan cierto importe establecido por la DGI.
Responsable no inscripto. Personas cuyo ingresono superan dicho importe.
IVA exento. Actividades a las cuales se ha exento depagar IVA.
En el último eslabón de la cadena de comerciali-zación se encuentra el consumidor final.
En los archivos comerciales el archivero debe sa-ber también que los responsables inscriptos emitencomprobantes “A” y “B”. Los responsables no inscrip-tos emiten comprobantes “C”. Responsables inscriptosemiten: facturas “A” —para responsables inscriptos yno inscriptos—, facturas “B” —para las categorías: noresponsables, exentos y consumidores finales.
Los responsables no inscriptos emiten: facturas “C”—para responsables inscriptos y no inscriptos, exen-tos, no responsables y consumidores finales.
Se justifica este conocimiento por la simple razónde que la factura da lugar a cambios en el patrimonio
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de ambas partes interesadas. Para el comprador sig-nifica una adquisición de bienes —aumenta el activo—y un pago al contado —disminución del activo— o unadeuda a pagar —aumenta el pasivo.
Para el vendedor, aumentan sus derechos de cobroo sus disponibilidades —aumenta el activo—, pero dis-minuyen sus bienes —disminución del activo—. Losdocumentos en este caso, son un fiel testimonio quepermite realizar comprobaciones posteriores.
Grupo II
Los documentos relacionados con el trasporte delas mercaderías, son básicamente los siguientes tiposdocumentales:
Remito por el transporte. Es el documento queacompaña a las mercaderías para su entrega. Sirvepara el control de éstas. Son confeccionados por lostransportistas, original y las copias necesarias. El com-prador se queda con el original, controla las merca-derías y firma el duplicado, de conformidad, despuésde lo cual se lo entrega nuevamente al transportista.
Carta de porte o guía —por tren—. Es utiliza-da generalmente para el transporte de mercaderíaspor vía férrea. Es emitida por la entidad de ferroca-rriles como constancia de haber recibido mercaderíaspara su transporte.
Conocimiento —por barco—. Es un documentosimilar al anterior, representa un contrato de trans-porte de bienes que se realiza por vías marítima o aérea.
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Grupo III
Los documentos relacionados con el pago, básica-mente son:
Pagaré. Por medio de un pagaré una persona pro-mete pagar a otra, en un tiempo determinado, una sumade dinero.
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Denominación Pagaré Códigos, claves Números correlativos Ubicación administrativa Contabilidad Dependencia 1ro. Empresa Nombre y cargo del firmante Librador, emisor o pagador: es la persona
que emite y firma el documento. Cuando llega la fecha de vencimiento, es también quien paga.
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES
Formación del documento Entidad bancaria Experiencias anteriores Beneficiario: es la persona a cuya orden fue
emitido el documento y quien lo va a cobrar a su vencimiento. Si el beneficiario cede sus derechos a otra persona, aparece una tercera persona que es el tenedor o portador del documento.
Responsabilidades El cuerpo del pagaré, en mano del beneficiario, significa un derecho a cobro y se representa con la cuenta documentos a cobrar. El talón del pagaré, en manos del librador, significa una deuda y se representa con la cuenta documentos a pagar.
Habilitación documental Legal Exigencias documentales Este documento consta de dos partes: el
cuerpo y el talón. El cuerpo del pagaré es firmado por el librador, cuando éste contrae una deuda. El librador —que es el deudor—) entrega al beneficiario —que es el acreedor— el cuerpo del pagaré y se queda con el talón, para control.
1. Fecha en que se efectuó el análisis documental. 2. Identificación del archivero analista. 3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados. Descripción
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El archivero debe conocer también que para deter-minados documentos se aplican los endosos, como unacto por el cual una persona transmite a otra un do-cumento de crédito y todos sus derechos sobre éste.Este derecho es debidamente respaldado por los do-cumentos guardados en los archivos.
Para realizar un endoso en un pagaré, el benefi-ciario coloca su firma en el reverso, de ahí su nombrede endorso.
Protesto. Tipo documental que se redacta si elpagaré no es pagado a su vencimiento. Por medio delprotesto se deja constancia escrita de la falta de pagodel pagaré. La realización del protesto es el paso pre-vio a la iniciación de un juicio.
Otra situación de los requerimientos del documen-to al realizar el análisis documental, será la necesi-dad de tener conocimientos sobre la ley de sellos. Lospagarés pagan impuesto establecido por la ley de se-llos. El importe a abonar guarda relación con el valordel pagaré.
Cheque. Es un documento por medio del cual unapersona paga a otra, utilizando el dinero que tiene de-positado en una institución bancaria (página siguiente).
Recibo. Este documento sirve como constancia deun pago realizado.
Existen distintos motivos por los cuales puede rea-lizarse un recibo: pago de un alquiler, pago de cuotasde un club, pagos de sueldos, otros.
Por lo tanto, existen distintos modelos de este do-cumento. Los más conocidos son los siguientes:
a) Recibo de alquiler.b) Recibo de sueldos.c) Recibo comercial.
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El recibo es emitido en dos ejemplares: original yduplicado.
Original. Está en poder de la persona que ha rea-lizado el pago.
Duplicado. Está en poder de la persona que ha reci-bido el pago.
Grupo IV
Documentos varios.a) Nota de débito.b) Nota de crédito.c) Resumen de cuenta.d) Vale.e) Minuta de archivos.
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Denominación Cheque: tipo documental que permite realizar pagos
utilizando dinero depositado en el banco. Códigos, claves Numeración correlativa Ubicación administrativa Contabilidad Dependencia: empresa 1ro. Banco Nombre y cargo del firmante
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES
Formación del documento Para poder realizar su estudio, es necesario conocer primero las distintas formas de los depósitos bancarios.
Experiencias anteriores Depósitos en cuenta corriente. Depósitos en caja de ahorro. Depósitos a plazo fijo.
Responsabilidades Orden de pago librada contra un banco. Habilitación documental El librador tiene fondos depositados a su
orden. Exigencias documentales Cuenta corriente o autorización para girar
en descubierto. 1. Fecha en que se efectuó el análisis documental. 2. Identificación del archivero analista. 3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados. Descripción
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Nota de débito. Es el documento que el vendedorenvía al comprador para indicarle que ha debitado—agregado— en su cuenta un importe más, por un de-terminado concepto.
Los motivos que originan una nota de débito pue-den ser:
a) Diferencia en una factura anterior, por haberanotado precios inferiores a los que correspondía, opor algún error.
b) Flete de mercadería enviada.c) Intereses por demora en el pago.Uso de una nota de débito. Se emite en dos ejem-
plares: original y duplicado.Original. Es recibido por el comprador para quien
representa un aumento de su deuda con el vendedor.Duplicado. Está en poder del vendedor para quien
representa un aumento de sus derechos a cobrar conrespecto al comprador.
Nota de crédito. Es un documento que el vende-dor envía al comprador para indicarle que ha descar-gado —disminuido— de su cuenta un importe por unmotivo determinado.
Los conceptos que originan una nota de crédito pue-den ser:
a) Diferencias con una factura anterior, por haberanotado precios superiores a los que correspondía, opor algún error.
b) Por rebajas en los precios anteriores.c) Por devolución de mercaderías.Uso de la nota de crédito. Se emite en dos ejem-
plares: original y duplicado.Original. Lo recibe el comprador, para quien repre-
senta una disminución de su deuda con el vendedor.
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Duplicado. Está en poder del vendedor, para quienrepresenta una disminución de sus derechos a cobrarcon respecto al comprador.
Resumen de cuenta. Es el documento que el ven-dedor envía al comprador, en forma mensual, detallán-dole todas las operaciones realizadas durante dichoperíodo.
Vale. Es un comprobante usado en la vida comer-cial para circunstancias diversas. Ejemplos:
a) Para remplazar algún otro comprobante que seha extraviado.
b) Como constancia de la entrega de bienes que de-ben ser devueltos: una prenda en el guardarropas, unenvase en un supermercado, etcétera.
c) Para obtener artículos de propaganda, en los co-mercios. Son los premios de una rifa, un programa detelevisión, etcétera.
d) Como comprobante de una salida de caja, porgastos que tienen otra forma de documentos: las es-tampillas para franqueo, el traslado por tren u ómni-bus, etcétera.
e) Como constancia de un anticipo de sueldo, queluego es deducido al hacerse el pago mensual.
Uso del vale. Sólo se emite en original.Minuta de archivos. Es el documento que se con-
fecciona como comprobante de alguna actividad inter-na de la empresa, generalmente cuando no tiene otrotipo de documento que la respalde.
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Requisitos de los documentos comerciales
Concepto
Nota de pedido y de venta Factura Remito
Nota de débito y
de crédito
Lugar y fecha de emisión X X X X Denominación del documento
X X X X
Número del documento X X X X Datos del vendedor(incluye CUIT, Número de inscripción en Caja de Jubilación e Ingresos Brutos)
X X X X
Datos del comprador (incluye CUIT) X X X X
Categoría con respecto al IVA (comprador y vendedor) X X X X
Condiciones de pago X X Datos de otros documentos X X X X Cantidad de mercaderías X X X Detalle de mercaderías X X X Precio unitario y total X X Número de cuenta del cliente X X X X
Concepto
Nota de crédito
bancaria Cheque Resumen bancario
Lugar y fecha de emisión X X X Denominación del documento X X X Número del documento X X X
Datos del beneficiario En ciertos
casos
Datos del librador X Datos del depositante X X Datos del banco X X X Importe en letras y en números X X Números Lugar de pago X Forma de realizar el depósito X X Firma del depositante X Firma del librador X Número de cuenta corriente del titular de ésta X X X
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CONTROL DE GESTIÓN
PARA ARCHIVOS
Los principales objetivos del empleo tecnológicoen la gestión documental son:
a) Reducir los costos de operación.b) Simplificar los procedimientos de trabajo.c) Obtener informes oportunos.d) Eliminar al máximo los controles y los procesos
manuales.Detallamos las necesidades de un archivo, consi-
derando los aspectos de un archivo histórico, admi-nistrativo o privado:
Requisitos de los documentos comerciales(continuación)
Concepto Pagaré Recibo Resumen de cuenta
Lugar y fecha de emisión X X X Denominación del documento X X X Número del documento X X X
Datos del beneficiario En ciertos
casos
Datos del cobrador X Datos del comprador y vendedor X Importe en letras y números X X Números Fecha de vencimiento X Lugar de pago X Concepto por el cual se realiza el pago
X
Forma de realizar el pago X Detalle de las operaciones realizadas X
Firma del cobrador X Firma de librador X Motivo por el cual se realiza el documento X X
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En función de actividades operacionales:a) Control del volumen almacenado.b) Volumen almacenado diario.c) Volumen de recuperación de la información diaria.Estados a obtenerse:a) Listado del control diario de las salidas de in-
formación.b) Estado diario de ingresos documentales.c) Balance semanal de existencias de documentos,
discriminado por áreas y salas.d) Control diario de selección y expurgo documental:1. Valoración económica de la información —valor
nominal y utilizable.2. Avisos de plazos de retención y conservación de
la documentación.3. Listado de documentos de rezago.En el área de actividades de administración:a) Servicios de conservación.b) Volumen documental en conservación.c) Costos.Estados a obtenerse:a) Control de estados documentales.b) Control de los inventarios físicos y de los útiles
de escritorio.c) Control de consultas y pedidos de documentación.d) Estadísticas de:1. Simulación de costos de restauración.2. Simulación de costos de conservación.Área de actividades de personal:a) Volumen de empleados.b) Estados de costos mensual.Estados a obtenerse:a) Planillas de haberes.
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b) Recibos de pago.c) Planillas de descuentos.d) Planillas de descuentos desglosados por servicios.e) Planillas de asignaciones familiares.f) Planillas de aportes sociales de acuerdo con la ley.g) Detalles de descuentos.h) Planillas de sobretiempos.i) Resúmenes de planillas de funciones.Área de actividades de información:Se requiere el volumen de la documentación que
se va a almacenar.Estados a obtenerse:a) Listado de movimiento documental semanal y
mensual.b) Obtención de tendencia informativa por épocas.c) Costos de operación por:1. Volumen de información.2. Información almacenada.3. Información calificada.d) Estadística de consumo de información.e) Documentación activa.f) Control de presupuesto asignado al archivo.Área de actividad estadística:Volumen de información a determinar.Cuadros a obtenerse:a) Estadísticos.b) Movimiento documental.c) Control de reproducciones.d) Formulación de modelos informativos.
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VENTAJAS DE LA APLICACIÓN
TECNOLÓGICA POR MEDIO DE
ORDENADORES
Consideramos las siguientes ventajas:a) Tener listado e inventarios de control diario de
los documentos que ingresan y se almacenan, permiteconocer los plazos precaucionales y los tipos documen-tales y calcular correctamente los importes por tiempode almacenaje de acuerdo con los costos de manteni-miento y restauración, y mediante este mismo control,diariamente se tendrá una relación de los documen-tos declarados en rezago o seleccionados para el co-rrespondiente expurgo.
b) Control adecuado sobre la existencia de ítempara la conservación y restauración documental, per-mite que los problemas de falta o exceso de los mis-mos se eliminen al máximo.
c) La obtención de un gran número de cuadros es-tadísticos, permite un amplio espectro de usuarios dela información, incluso niveles de decisión.
d) Las modificaciones posteriores al programa enlos procedimientos de trabajo, son fácilmente asimila-bles por la tecnología aplicada.
e) Ventajas intangibles de la computación:1. Ejecución de operaciones múltiples y registro
de datos en discos magnéticos, simplifica procedimien-to y ahorro de tiempo.
2. Variedad de entradas y salidas a costos bajos yde elevada capacidad de procesamiento.
3. El sistema informático permite elaborar progra-mas propios o adoptar sistemas y paquetes integrados,creando fuentes y modalidades de trabajo. Asimismo
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se puede implementar nuevos trabajos y calidad de pre-sentación y lectura fácil.
EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO
INFORMATIVO
Nociones básicas
La evaluación es una función que formal o infor-malmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez queun funcionario pide el traslado de un documento, que so-licita su destrucción o conservación permanente o tem-poral, es porque el documento ha sido evaluado.
Todo documento que es producto de una actividado se desarrolla en ella, requiere ser valorado. El re-sultado puede ser negativo o positivo, de modo que seaclara la validez de su contenido, permitiendo en unnuevo documento, corregir o confirmar los valores delcontenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanen-te o temporal.
Este reconocimiento del contenido sustantivo haceque se defina su lapso de conservación. Evaluar un do-cumento quiere decir reconocer la existencia y validezdel mismo.
No evaluar el documento quiere decir continuarprogresivamente ignorándolo, significa anular la ex-periencia y conocimiento adquiridos a través de la ac-tividad humana.
Todo documento genera espontáneamente la ne-cesidad de afirmar y confirmar su información y sobretodo de ser valorado.
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Cuando en la empresa no existe un procedimientoformal de evaluación, ésta se verifica en forma aisla-da y fragmentada que puede ser desde un comentarioapresurado, al traslado incierto de algunos documen-tos de los que se desconoce si han de ser útiles o no, oa una sentencia de su destrucción sin comprender susnecesidades futuras.
En algunas situaciones las evaluaciones están su-jetas a objetivos determinados como verificaciones debalance y auditorias, es decir, prescinden de valoresposteriores al objetivo, no se toma en cuenta la contri-bución futura de esa información a determinados cam-pos de los estudios humanísticos y científicos.
Finalidades de la evaluación.La necesidad de rendimiento
La evaluación del documento pone en evidencia lospuntos débiles del documento que podrán ser corregi-dos en un futuro próximo mediante la aplicación dediversos programas de rendimiento.
Transferencia. La evaluación, al permitir una gra-duación de valores en los documentos, posibilita averi-guar los elementos potencialmente válidos y programaruna mejor utilización. Al mismo tiempo, pone en evi-dencia la inutilidad de un documento para cubrir ciertademanda de información administrativa, lo cual defi-ne en cierto grado su tiempo de traslado donde se con-siderarán otras cualidades positivas surgidas a travésde la evaluación.
Asignación de valores. La evaluación permiteuna asignación más racional en cuanto a la calidad yla cantidad de información, participando inclusive
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de las responsabilidades que encierran los distintosdocumentos.
Distribución. Una correcta evaluación permite lacomprensión de una distribución adecuada de la in-formación en los niveles administrativos, cuando eldocumento cumple sus finalidades primarias, y unadistribución en niveles sociales cuando la informacióncumple sus finalidades secundarias.
Relación de jerarquías. La evaluación suminis-tra al personal relacionado con esta responsabilidadla posibilidad de establecer un diálogo de importan-tes consecuencias, a los fines de determinar el tiempode “vida” que se le debe asignar a un documento de-terminado.
Moral. El método de evaluación debe satisfacerlas necesidades de un amplio número de investigado-res y usuarios, obligando a un código moral tanto enel aspecto humano como en el informativo.
Limitaciones de la evaluación
La evaluación puede convertirse en un método paraobtener opiniones y no para medir la eficiencia de lainformación en forma objetiva.
a) El error, consecuencia de los prejuicios relacio-nados a cierto tipo de información de los documentos,es el error de juicio de un individuo no calificado quetiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas asus documentos, a aquellas características que son delagrado o del disgusto de la persona que califica.
b) Otra limitación es el “error de tendencia cons-tante” mediante el cual, muy común en dependenciasadministrativas, se tiende a valorar la información ge-
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neral según un determinado criterio, utilizando unaúnica fórmula para todos los documentos, sin tomaren cuenta los análisis de cada tipo documental.
c) También existe la tendencia de valorar un docu-mento de acuerdo con la persona que lo redacta o ela-bora, influyendo positiva o negativamente en el juiciode quien evalúa el documento. Este aspecto se da ge-neralmente con los documentos producidos por per-sonajes históricos.
d) La capacidad de los evaluadores. Es convenien-te facilitar un sistema explicativo de los mecanismosque se adoptan en una evaluación, consiguiendo al mis-mo tiempo que el personal próximo a los evaluadoresadquieran cierta práctica y familiaridad con los tér-minos archivísticos.
e) Es evidente que la evaluación no puede ser con-fiada a una sola persona, se corre el riesgo de tenerun juicio subjetivo o inexacto, por posibles incompren-siones del sistema que se usa.
f) Hay que evitar un sistema sobrecargado de in-ciertas características del documento, pues no daráresultado tan preciso como un sistema que prevea lavaloración del comportamiento y utilidad de la infor-mación acumulada.
g) Si el método de evaluación incluye la valoraciónde factores foráneos a las exigencias del requerimien-to de información, no se puede esperar obtener unarepresentación exacta de la eficiencia del subordina-do en examen.
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Métodos de evaluacióndel rendimiento
Son los métodos simples empleados:a) Escala de evaluación:1. Frases descriptivas, con cierto número de gra-
dos con escala gráfica.2. De objetivos.b) Comparación:1. Graduación.2. Valoración por tipos documentales.3. Distribución forzada de información.c) Listas de control:1. Selección forzada.2. Con valores ponderables.
Escalas de evaluación
Este método se sustenta en la atribución de ciertogrado a algunos rasgos, inherentes a la información ya la eficacia, que se consideran como los más indica-dos para caracterizar al documento que ha de valorar-se. El mecanismo del método es el siguiente:
a) Se aconseja la categoría de los documentos quese han de valorar.
b) Se averiguan los factores que constituyen obje-to de valoración para la categoría elegida y que debenser específicos del personal a valorar. El número deestos factores puede variar en un mínimo de cinco aun máximo de 20, según la importancia y la naturale-za de la categoría elegida.
c) Para cada factor se dan breves descripciones decomportamiento de la información relativa al mismo
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factor, que corresponda a igual número de grados devaloración progresiva —información insuficiente, in-formación incompleta, óptima información, etc.—. Lasfrases descriptivas en este caso equivalen a los gra-dos expresados en valores numéricos.
d) Se produce todo un gráfico, teniendo en cuentageneralmente “no” mantener el orden progresivo, enlos grados de valoración.
LINEAMIENTOS PARA LA
PRESENTACIÓN DE LOS TRABAJOS
Todo trabajo reúne condiciones, inclusive los for-mulados dentro del quehacer archivístico, básicamen-te tenemos:
a) Cuando los trabajos no se redactan en ordena-dores, como consecuencia vienen impresos en papel.Los trabajos, tanto los informes archivísticos como losauxiliares descriptivos, se presentan escritos a má-quina en papel blanco sin rayas, de lo contrario, se usanformularios de buena calidad.
b) Resulta conveniente que los escritos se realicende un solo lado de la hoja, a doble espacio de máquina,esto último facilita la lectura.
c) En los auxiliares descriptivos, el orden o estruc-tura es el siguiente:
1.Tapa.2. Texto.3. Índice.Tapa. Comprende:– Título del trabajo.– Nombre del archivo o la institución que lo genera.
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– Lugar y año.Texto. Generalmente comprende tres partes:– Introducción. Breve, de carácter personal, pre-
ferentemente explicativa sobre el manejo de los auxi-liares o metodología empleada.
– Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxi-liares; se utilizan los descriptores seleccionados en elanálisis documental. Las transcripciones textuales quese utilicen deben figurar dentro del texto del trabajoa un espacio de máquina y encerrado entre comillas.
Se toma en cuenta que el cuerpo está compuestoesencialmente por datos específicos obtenidos de lafuente original y que generalmente no fueron dados apublicidad.
– Conclusión. Se realizan las observaciones o si-tuaciones especiales que se presentan en el auxiliardescriptivo; lógicamente, la conclusión no puede contra-decir a la introducción.
Índice. Es la nómina referencial de los contenidosdescriptivos, ordenados alfabéticamente.
LA DESCRIPCIÓN PROPIAMENTE DICHA.TÉCNICAS DESCRIPTIVAS
INVENTARIOS
DENTRO de los distintos sistemas de recuperación dela información uno de los más conocidos y utilizadoses el inventario, como una relación del patrimonio docu-mental de una institución, Estado o Nación. Algunosautores sostienen que el inventario es un listado dedocumentos depositados en un archivo, otros se acer-can más a la verdadera función del inventario al de-cirnos que sirve de control y existencia así como parala ubicación de los documentos.
Para las grandes instituciones como los gobiernosprovinciales, nacionales o municipales, el inventariodebe tener un valor jurídico convenientemente res-paldado por la legislación de cada ámbito. Esta tomade conciencia debe ser realizada por parte de las auto-ridades. Todos los archiveros deben poseer su inven-tario, considerado como requisito mínimo del archivo.
Su función es darnos la ubicación y ubicuidad deldocumento y control de su existencia.
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El término ubicuidad hace referencia a un estadode presencia en varias ubicaciones, es decir, si bienel documento se encuentra física y realmente en unaubicación, se puede tener información de él median-te los inventarios.
Vicenta Cortez Alonso establece que el inventarioes un documento “que tiene un carácter meramentelocalizador, y por lo mismo, no está provisto más quede aquellos datos imprescindibles mediante los cua-les se reconocen los documentos por su calidad, sufecha y el lugar en que están emplazados... es de ca-rácter doméstico y para uso de los funcionarios en sulabor de servicio”.46
Esta definición de inventario cumple con uno delos fines de la descripción: la ubicación del documen-to; asimismo nos da una pauta para la diagramacióndel mismo, misma que observaremos en el subtítulocorrespondiente.
Carmen Crespo define al inventario como “la rela-ción sistemática más o menos detallada de todos ycada uno de los elementos que forman un fondo, serie,etc. —documento, expediente, legajo, carpeta—) res-petando su ordenación”.47
Antonia Mantilla Tascón nos dice sobre el inven-tario que “efectuada ya la división en grandes gruposy en unidades documentales y analizados éstos, seprocederá a inventariar la documentación que no esotra cosa que relacionarla por el mismo orden de sucolocación”.48
46 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos…, p. 5.47 Ídem.48 Vázquez, Manuel, Auxiliares Descriptivos…, p. 6.
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Theodore R. Schellenberg señala que “el inventa-rio es un asiento que se hace de las series de documen-tos dentro de un grupo documental o de una colecciónde papeles privados.”49
Los inventarios se efectuaban en la Antigüedad es-cribiendo los asientos sobre libros, lo cual presentabael problema visto anteriormente de que no se podíanintercalar asientos. Además, debemos tener en cuen-ta que la producción documental era bastante reduci-da; en nuestros tiempos, realizar un trabajo de éstosrequiere de un mayor número de personas encarga-das de llevar los registros, lo que incide en los costos.
El fin principal de este auxiliar consiste en pro-bar la existencia de los documentos.
Los fines secundarios se constituyen básicamente en:Recuperación del documento y de la informa-
ción, como fin útil. También se la denomina búsqueda.Control, que nos permite realizar una compulsa
de documentos para su comprobación en caso de ex-travío o entre papeleo. Es recomendable realizar uncontrol trimestral.
Estudio de la documentación, que estudiaremosmás extensamente cuando analicemos la administra-ción de la información.
Procedimientos
En las instituciones, entidades o empresas, se to-man en cuenta algunos aspectos para realizar un in-ventario eficaz. Citamos algunas:
49 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos…, p. 6.
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La institución debe contar con una clasificaciónadecuada realizada por el archivo; es conveniente queesta clasificación, basada en su propia organización,sea conocida por todos aquellos que están comprome-tidos con los trámites y tenencia de documentos.
El archivo debe contar con una ordenación ade-cuada, si es posible transmitir las normas de dicha or-denación a las áreas correspondientes, de forma talque si existen oficinas que retienen documentos cir-cunstanciales, universalicen las normas del archivo yapliquen dichos conocimientos.
Los soportes utilizados por el archivo para los in-ventarios, deben ser generalizados a toda la institución,si el archivo utiliza planillas diagramadas, es conve-niente que los otros sectores también lo hagan sobreel mismo modelo.
El inventario de los documentos debe ser realizadopor el archivo, pero se dan situaciones de institucio-nes que tienen archivos descentralizados, o bien exis-ten sectores de la entidad que retienen documentospor necesidades de trabajo o simplemente por como-didad: “tener a mano los documentos”; en estos casos,el archivo, de común acuerdo con los niveles ejecuti-vos, debe asignar responsabilidades a quienes retienenla documentación, para que éstos realicen el inventa-rio de lo que tienen en su poder.
Existen instituciones que realizan inventarios porseries, tal como lo realizan los norteamericanos, es de-cir, cada serie se anota por separado en cada asiento.Cuando se realizan estos inventarios en sectores queretienen documentación, deberá hacerse por lo me-nos, una copia para el archivo, a fin de que este últimotenga conocimiento cabal del patrimonio documental
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existente en toda la institución. Lo ideal es asignaruna copia de cada archivo eventual al archivo generalde la institución, para tener conocimiento adecuadodel volumen de documentación fuera de los archivosgenerales.
Es conveniente que el archivo dé las pautas del pro-cedimiento para realizar el inventario, respetando laforma en que realiza sus propios procedimientos.
Básicamente, el inventario debe tener:a) Ubicación del documento en:1. Oficina o sector donde se encuentra,2. Estantería donde se ordenan los documentos.3. Estante donde se encuentra el documento que
se ha descrito.4. Anaquel donde se instaló el documento buscado.b) Nombre de la serie. Si la oficina desconoce el
término serie, determinar el nombre que le asigna alos documentos, así el archivo tiene la posibilidad deconocer la hermenéutica que se desarrolla en cada sec-tor de la institución.
c) Fechas topes de las series y la documentación.d) Especificar los contenedores o unidades de
conservación de los documentos, señalando si son en-cuadernados, legajos, archivadores de palanca, archi-vadores —folders—, e indicar el número de unidadespor cada serie.
e) Con la finalidad de que el archivo tenga una ideageneral de los documentos que le han de ingresar, esnecesario que los archivos eventuales especifiquen lasmedidas en metros y centímetros; esto le permite alarchivo prever el espacio que ha de requerir para elingreso documental. Las medidas se efectúan de lassiguientes maneras:
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1. En los documentos colocados en posición verti-cal, los cuales generalmente son encuadernados y ar-chivadores de palanca, se mide la longitud desde elprimer documento hasta el último y se expresa en me-tros lineales.
2. En los documentos colocados de canto, que ge-neralmente son cajas, se mide la longitud de la prime-ra caja a la última, y la profundidad en el estante, y seexpresa en metros lineales, decímetros, centímetros,etcétera.
3. En los documentos colocados en posición plana,recostados, unos encima de otros, en números, se mideen el sentido de la altura de cada resma y la longitudque ocupa en los estantes, siempre expresado en sis-tema métrico.
f) Es necesario también realizar las observacionesnecesarias, estado de los documentos, disposición porla cual no se traslada la documentación al archivo, en-tre otras.
Clasificación de inventarios
Existe una enorme variedad de inventarios, tan-tos como archivos pueden existir, razón por la cual seha buscado normalizar la descripción. El problema noestá en la normalización, sino en la capacitación de pro-fesionales que se hagan cargo del problema, porque losarchivos no son sólo manejo de papeles, es bastantecompleja la función del archivero profesional. La clasi-ficación que mostramos es sólo un muestreo de lo quenecesariamente se puede hacer.
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Por la unidad de archivoque lo utiliza
Por la extensión de los asientos o por la finalidadque persiguen, los inventarios pueden ser esquemáti-cos, de registro y analíticos.
Inventario esquemático. Consiste en hacer uninventario por series, no por tipos documentales. Nosrepresenta una breve idea del contenido de cada se-rie. El esquemático es aquel que en cada asiento des-cribe una serie completa.
Inventario por unidad de conservación. Alu-diendo a lo que contiene una caja, un archivador depalanca o un expediente. Este inventario es conocidopor registro general de entrada de legajos y en él sehace constar por cada legajo su fecha de entrada, pro-cedencia, idea general del contenido y fechas extre-mas. El inventario de registro recibe una unidad deconservación por cada asiento.
Inventario analítico. Se efectúa por tipo documen-tal, y es normalmente usado para documentos de granimportancia. Este tipo de inventario puede perfecta-mente reemplazar al catálogo, por su misma naturale-za. Resulta muy aconsejable dado que es más fácil derealizar que el catálogo. Es de gran ayuda el analítico,al describir en cada asiento una pieza documental. Noes conveniente para archivos muy grandes.
El inventario analítico tiende a individualizar elcontenido, fecha y localización de cada documento.
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Por la finalidad del inventario
Los inventarios, convenientemente modificados,cumplen determinados roles en la administración dela institución, entidad o empresa. Así observamos:
Para control de trámite. Generalmente este in-ventario se realiza en las mesas de entradas o corres-ponden a los libros de entrada, utilizados también enlos archivos como inventarios cuando su elaboración yregistros están bien realizados. Los mismos se puedenapreciar en las secretarias de las distintas dependen-cias donde se registran el ingreso y la salida de losdocumentos.
Inventario por remisión. Generalmente se consi-dera inventario por remisión al de recepción de docu-mentos de un archivo general, intermedio o histórico.Existe confusión de este término y la palabra trasla-dar, entendida como sinónimo de remitir. Por remitirse entiende correctamente cuando se envía de una de-pendencia a otra. Archivísticamente hablando, trasla-dar es mudar de un archivo a otro, sin que se pierdanlos derechos que se ejerce sobre los documentos, asítenemos que si trasladamos desde la entidad hasta unarchivo intermedio, la entidad productora puede dis-poner de la información y de los documentos y tomarmedidas en convenio con el mismo archivo; pero sitransferimos del archivo intermedio al archivo histó-rico, la entidad productora pierde los derechos sobreesos documentos que pasan a ser de dominio públicoy patrimonio cultural.
Inventario de eliminación. Casi en desuso en laactualidad, por la facilidad que se tiene al realizar uninventario de existencia, se incorporan los datos de
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eliminación. Es necesario realizar inventario de la do-cumentación eliminada, como constancia de lo actuado.Puede verse también a este inventario bajo el nombrede inventario de expurgo. Lo que hay que tener enclaro es que estos inventarios son sólo parte de la se-lección documental.
Inventario de existencia. Considerado como elmás utilizado, por ser el más práctico y útil, esencial-mente el más necesario en primera instancia. En todacircunstancia de ocupación de un depósito de pape-les, es el primer inventario que se practica para tenerun conocimiento real de las circunstancias documen-tales del archivo.
Inventario de estudio. También se lo conoce comoinventario temático. En principio, orienta al investi-gador en distintos campos. Se corre el riesgo de desco-nocer a fondo el tema al que se refiere el inventario obien existe la probabilidad de que en un archivo existauna cantidad considerable de temas, lo cual obligaríaa realizar una enorme cantidad de inventarios, salvoque se cuenten con sistemas computarizados, que per-mitan realizar una clasificación inmediata; no obstan-te, el trabajo es arduo para este tipo de inventarios,sobre todo por la poca práctica y conocimiento que setiene sobre ellos, salvo para materias históricas quese realizaban en muchos archivos. Y los resultados nosiempre son satisfactorios.
Inventario topográfico. Normalmente se incor-pora al inventario de existencia, porque éste nos indicaen qué área se encuentra el documento. El inventariotopográfico realizado sobre varios archivos de una mis-ma institución, nos acerca conceptualmente a la ver-dadera función de la guía y de la descripción colectiva.
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Inventario sumario. Expresa con brevedad el con-tenido y fechas extremas de cada expediente, carpeta,mazo y atado que contengan los legajos. Se aproximamás al listado propiamente dicho.
Diseño y diagramacióndel inventario
Sobre este aspecto, lo mismo que para otros auxi-liares descriptivos, no se puede dar un diagrama de-finitivo o general. Normalmente se da una base queluego se adecua a las necesidades de cada archivo. Separte de un modelo que con la práctica se perfecciona,de acuerdo con la hermenéutica de cada institución.Recién se realiza el diagrama definitivo. Por eso es unatransacción entre el ideal y la realidad.
Básicamente está constituido por tres partes, res-petando los cánones de la Diplomática:
a) Encabezamiento.b) Encolumnado.c) Datación.
Encabezamiento
El encabezamiento está compuesto por datos de lainstitución o entidad productora y aquellos que soncomunes a todos los documentos que se describen. Elencabezamiento de los inventarios obedece en granforma a la naturaleza misma de los archivos, por lo tan-to, si observamos desde un archivo general, el encabe-zamiento no va dirigido a la entidad productora sinoal fondo mayor, considerando que las entidades pro-ductoras dejan de ser datos comunes, pero sólo en ca-
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sos excepcionales. Lo que se debe comprender perfec-tamente es que los archivos administrativos no debendepender de las necesidades ni de las prioridades delos historiadores, sino de los administradores quienesson, en buen porcentaje, los que utilizan los documen-tos. Para los historiadores hay tiempo, puesto que losdocumentos han de cruzar por distintas etapas, de-cantaciones y depuraciones, antes de ver realmentesu utilidad histórica. Es más urgente la informacióncientífica que se almacena en los archivos, puesto quepierden actualidad más rápido que la historia.
De acuerdo con la clasificación de los inventarios,que no es exhaustiva, los datos de las distintas partesdel inventario pueden variar; eventualmente los datosreferentes a la identificación de la entidad productorao que se asientan en el encabezamiento, pueden con-sistir en:
Numero de hoja. Necesariamente por la canti-dad de documentos, es necesario numerar cada hojapara seguimiento de los datos.
Hay que tomar en cuenta que en muchos casos elencabezamiento puede consistir en la “tapa” o “cará-tula” del inventario.
Entidad productora. Carácter interno del docu-mento que reflejará de alguna forma, el principio deprocedencia.
Dirección general, departamento, oficina pro-ductora. Son datos que nos dan una pauta de la clasifi-cación y dependencias de los documentos. Nos orientanen las funciones y actividades en las cuales se origi-nan y muchas veces se desarrollan y nos permiten rea-lizar búsquedas por áreas de trabajo.
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Nombre de la serie. Si bien no corresponde rea-lizar estudios más profundos desde esta área, la cla-sificación y ordenación de los documentos realizanestudios más profundos sobre las unidades documen-tales. En términos generales la serie es una sucesiónde tipos documentales en una secuencia ordenada, yla suma de todos los términos de dicha secuencia.
La serie en el caso de los expedientes, es una su-cesión que se representa como td1, td2…, tdn… Los tdson tipos documentales como expedientes y cantidad,distintas entre sí; td1 es el primer expediente, td2 elsegundo, y así sucesivamente. Cuando el último expe-diente aparece en la expresión, es una sucesión finita,por lo tanto le corresponde las fechas topes, de inicioy final; si no aparece, es infinita, por lo tanto la pro-ducción documental continúa.
El término serie designa la suma de los elementoso tipos documentales o expedientes en este caso de unasucesión. Una serie es finita o infinita, dependiendode si la correspondiente secuencia de términos es fi-nita o infinita.
La teoría y el uso de las series infinitas son impor-tantes en casi todas las ramas de la Archivología.
Tipo documental. “[…] se habla con tanta natu-ralidad de tipo documental que se tiende a creer quees un término universal y antiguo en la archivología.No es así, sin embargo. Todo parece indicar que lo he-mos tomado de Theodore R. Schellenberg, en concre-to del libro Técnicas descriptivas.”50
50 Vázquez, Manuel, Reflexiones sobre el término tipo documen-tal, trabajo preparado para el concurso docente de la cátedra de Ar-chivología General en la Escuela de Archiveros de la UniversidadNacional de Córdoba, Córdoba, 1987, p. 2.
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Plazo de conservación de la serie, decreto quefija el plazo. Sólo para aquellos inventarios que tie-nen la finalidad de expresar el tiempo de vida de losdocumentos, sobre todo en la administración de lasempresas, donde el espacio y la información adquie-ren dimensiones de responsabilidad y economía.
Unidad de conservación. Es conveniente deta-llar si los documentos están guardados en determina-das condiciones, en cajas archiveras, archivadores depalanca, envoltorios, etcétera.
Cantidad expresada en metros, cantidad enunidades. Cuando analizamos uno de los caracteresexternos, la cantidad, explicamos cómo se procede amedir.
Observaciones a la serie. Es necesario hacer cons-tar las condiciones en las que se encuentran las seriesdocumentales, si deterioradas, en buen estado, legi-bles, etcétera.
Encolumnado
Cuando se resuelve que la diagramación de los in-ventarios debe realizarse por la expresión del enco-lumnado, analizamos primero qué tipo de inventarioelegimos, de acuerdo con esta elección se escogerán losdatos a asentar o que son necesarios. El encolumnadoestá compuesto por los datos referentes a los documen-tos y que no son comunes a todos los componentes.
Número de asiento. Es muy necesario, sobre todocuando los archivos requieren un número muy grandede asientos. Además, nos permite acceder rápidamen-te al asiento solicitado y nos da una idea de la canti-dad de documentos.
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Número interno dentro de la serie. Sobre todocuando la serie es muy larga, es conveniente tener unarelación numérica ascendente que nos permita ubicar-la con mayor celeridad.
Fechas topes. se colocan la primera fecha y la úl-tima de la serie que describimos, cuando el inventariotrata de las series.
Signatura del archivo remitente, signatura delarchivo receptor. En los casos de traslado y trans-ferencia de archivos, estas signaturas cobran determi-nado valor sólo de interés para los archivos y no paralos usuarios. Posiblemente también les interese a algu-nos investigadores, sólo como verificación de fuentes.
Observaciones. Las observaciones son pertinen-tes a los documentos que se asientan.
Datación
La datación está compuesta por los datos referen-tes al archivo y a los responsables de la descripción.Obviamente se incluyen el lugar y la fecha en que fuerealizado el auxiliar descriptivo. La datación prácti-camente establece el convenio de entrega de los do-cumentos cuando intervienen dos o más archivos, porlo tanto se piden datos que establezcan el marco le-gal, como si de un contrato se tratara.
a) Lugar y fecha de confección.b) Fecha de recepción en archivo.c) Firma del redactor del inventario.d) Firma del que tildó y controló la recepción.e) Aclaración de firma y cargo.f) Sello del archivo.g) Sello del remitente.
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Soporte de los inventarios. Si bien hemos trata-do en capítulos anteriores este tema, es convenientehacer un análisis. La ficha es aconsejable cuando serequiere intercalación. Es impracticable realizarlo enlibro, porque normalmente tiene intercalación entregrupos. Para este auxiliar descriptivo es recomendableutilizar las planillas, que se encuadernan posterior-mente. Cuando se trata de fondos documentales cerra-dos, archivos muertos o fondos históricos en los que nose requiere la intercalación de datos, es posible utili-zar los libros.
De acuerdo con la clasificación de inventarios, algu-nos tienen mayor compatibilidad con los soportes comoel libro, en el caso de los inventarios esquemáticos.
Códigos
Los códigos son combinaciones únicas de caracte-res, por lo general letras o números, utilizados en lascomunicaciones como medio de identificación. Se ba-san en la combinación de letras, de números o de le-tras y números que sirve como identificación oficialabreviada de organismos, empresas, emisoras de ra-dio y televisión, compañías de aviación, etcétera.
En lugar de utilizar el nombre idiomático se asig-na una letra o número cuyo significado es conocido porpocas personas. Los códigos requieren un índice o undocumento intermedio que permita interpretarlos.
La utilización de códigos puede resultar ventajosacuando el sistema estudiado así lo permite, pero tam-bién puede ser un gran obstáculo, sobre todo cuandoabundan. Hay que emplearlos sólo en casos de muchautilidad.
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Inventario y CVD
El inventario, por ser una herramienta básica y co-mún a todos los archivos, cumple sus funciones en lasdistintas etapas del ciclo vital de los documentos:
Etapa prearchivística. Éste es el momento de ges-tación y de trámite. Una vez culminado el trámite, losdocumentos se remiten, bajo inventario, al archivocorrespondiente.
Etapa administrativa. Normalmente en esta eta-pa se emplea el inventario de remisión. Es recomen-dable realizarlo por unidades de conservación.
En el archivo intermedio se prevén los siguien-tes inventarios:
a) De selección y de eliminación.b) Inventario de conservación permanente que pa-
sará posteriormente al archivo general. En algunoslugares el archivo principal se denomina histórico yno general. Es preferible denominarlo general y sub-dividirlo en intermedio e histórico. El intermedio esnetamente administrativo.
c) Inventario topográfico.Por regla general, los inventarios de remisión, son
escritos por el emisor en acuerdo con el receptor.El inventario debe ser hecho por el que envía la
documentación en acuerdo con el archivero.En el archivo general todo lo que se recepciona
debe ser inventariado. El archivo general se ocupa deefectuar las guías, publicaciones, pero los inventariosdebe recopilarlos de acuerdo con su sistema propio. Esprioritario que haya un inventario en el archivo general.El archivo general continúa recibiendo información. El
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que sepa hacer un inventario en el archivo general,sabe hacer el de cualquier parte.
Etapa histórica. Supuestamente, los inventariosen esta etapa son definitivos, corresponde realizar losestudios de consumo de información para cubrir coninventarios especializados.
Evaluación de inventarios
Conocer concretamente qué es lo que va a ser con-siderado como parte del inventario de un archivo, esbásico, puesto que se puede caer en el error de conside-rar dentro del inventario, asientos, partidas e ítems,que realmente deban pertenecer a otros auxiliares deinvestigación.
En realidad, para que las existencias documenta-les sean susceptibles de ser consideradas para el in-ventario, es necesario que pertenezcan a una entidadproductora, dentro del curso normal de sus operacio-nes, ya que cualquier situación en contrario, sería cau-sa de modificación al considerar estas existencias.
Sobre esta consideración general, será necesario,consecuentemente, interpretar que el inventario seforma de:
Documentos terminados:a) En el archivo de la entidad,b) Consignados en archivos de terceros, en virtud
de su patrimonio documental,c) En trámite, ya sea con destino al usuario, o con
destino a la entidad como propiedad de la misma.Documentos en trámite. Generalmente expedien-
tes, que se convertirán en un plazo razonable, en partedel patrimonio archivístico; decimos plazo razonable,
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considerando un trámite dentro del curso normal desus operaciones.
Expedientes. Que son un conjunto de tipos docu-mentales que mediante su ensamble o su transforma-ción pasan a formar parte del patrimonio archivístico.
Los tres conceptos anteriores implican que tampocoserán considerados como parte del inventario, aque-llos documentos que hayan formado parte del patrimo-nio documental de la entidad, y que se decidió transferiral archivo general, cuyo patrimonio es generalmentepúblico, puesto que no reunirán los requisitos antesmencionados, tales como el hecho de ser producidosnormalmente para que pasen a formar parte de las exis-tencias documentales.
Relacionados con los tres puntos anteriores, son to-mados en cuenta como parte de los inventarios los expe-dientes, tipos documentales, unidades de información, yauxiliares descriptivos o de investigación obtenidos através del proceso de producción documental.
Evaluar inventarios es aplicar objetivos y costos alos trabajos descriptivos por unidad de información,para tener una comparación adecuada de ingresos do-cumentales, costos descriptivos y mantenimiento delos documentos como de la información, hecho que nopuede conocerse sino hasta el fin de las operacionesdel archivo.
En la práctica existe la posibilidad de evaluar so-bre diferentes bases; considerando que se obtienenresultados diferentes es necesario tener una idea exac-ta del criterio de evaluación aplicable.
Los efectos de evaluación de inventarios, tienenlugar durante dos momentos. La determinación de uti-lidades de cada momento, supone como requisito in-
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dispensable, la correcta descripción física y evalua-ción tanto del inventario del momento inicial como delinventario final; este hecho nos hace ver que, son dos losmomentos afectados por la evaluación de inventarios.
Para que sean más claras las ideas sobre la reper-cusión de la evaluación de los inventarios, es necesa-rio distinguir dos puntos de vista principales:
a) Desde el punto de vista material.b) Desde el punto de vista de la información.Desde el punto de vista material. Si el inventa-
rio fue evaluado en el ejercicio anterior sobre basessubjetivas, es decir que se sobrestima el valor infor-mativo del inventario, a medida que se presta el ser-vicio, se registran en los informes costos superiores alo real, consecuentemente, la utilidad disminuye. Seincurre en errores como:
a) Distribución de información no realizada.b) Incremento en costo, trabajo-hora indebido de
recuperación de información restando utilidades.
Presentación
La presentación adecuada de inventarios, depen-derá principalmente de la naturaleza de la institución,ya que no siempre el inventario tiene la misma im-portancia dentro de ellas, sin embargo, a través delos procedimientos seguidos en la actualidad, se pue-de obtener una idea de cuál ha sido la forma general depresentarse.
En cada institución será posible distinguir los di-ferentes inventarios, tales como de traslado y remi-sión, producción documental, en trámite, etcétera.
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Es posible que dentro de un mismo inventario sehaga una evaluación diferente, esto es, evaluar deter-minado porcentaje sobre un método, y otro porcentaje,a base de otro. Es recomendable que los diferentes ti-pos de inventarios se presenten separados con evaluaciónparticular para obtener al final un total de inventa-rios. Posteriormente, mencionar las bases de evalua-ción a través de notas descriptivas.
a) Qué clase de inventarios se están utilizando. Asítendrá el archivero oportunidad de planear con cer-teza qué información puede atender inmediatamentey qué pedidos puede aceptar a plazo.
b) El sistema de inventario usado, en caso de rea-lizarse recientemente un cambio, dará a conocer a losque lo ignoran, y lo recordará a los que lo conozcan, quelos planes tienen una variación, que deben tener pre-sente puesto que involuntariamente, se puede llegara cometer errores costosos, por deficiencia de todoslos implicados en el desarrollo de los inventarios.
Mencionar cuál es la base de evaluación y cuál elprocedimiento utilizado.
LA CATALOGACIÓN ARCHIVÍSTICA
Introducción
La catalogación de los archivos es la más común delas técnicas empleadas en la descripción documental,la más variada y compleja. Generalmente los cataloga-dores emplean adaptaciones de modelos bibliográficoscon la finalidad de satisfacer necesidades específicasde cada archivo. Estas necesidades obligan al catalo-
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gador a emplear datos relativos y subjetivos, que lepermitan salir adelante en su labor documental.
Etimológicamente la palabra catálogo proviene delas voces griegas katá, que significa sobre y logos, quesignifica inscripción; katálogos, tomando el significa-do de memoria, inventario o lista de personas y obje-tos, cosas o sucesos, ordenados de cierta manera.51 Enla literatura griega, el término catálogo es utilizadocomo la enumeración de tropas. Décimo Magno Ausonio(310-395), poeta latino y preceptor del emperador Gra-ciano, hace referencia al realizar un análisis del déci-mo libro de la Ilíada, al catálogo como inventario detropas, naves, etcétera.
En sus orígenes los catálogos son propiamente in-ventarios manuscritos, empleados para el estudio dela astronomía en la descripción de las estrellas, comoel utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en suobra Composición matemática, traducida al árabe conel nombre de Almagesto. También fue utilizado parala descripción de libros y documentos de archivo enlas bibliotecas antiguas como las de Nínive, Babilonia,Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandría, esta últi-ma utilizó los catálogos razonados, es decir que no so-lamente se tomaba en cuenta la clasificación de losdocumentos, sino que se realizaba una descripciónadecuada con comentarios sobre determinada obra.
Cuanto hemos visto hasta aquí, tiene por objeto laorganización y orden exterior de la documentación.Se puede no sólo organizar y ordenar los documentos,sino también el contenido de los mismos. Es por eso
51 Tanodi, Aurelio, Inventario, catálogo e índices, Córdoba, Uni-versidad Nacional de Córdoba, Escuela de Archiveros, 1978, pp. 7-9.
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que decimos que los catálogos son considerados comoordenación intrínseca, que dispone los asuntos de ladocumentación con arreglo a un método determina-do. Fórmase catálogo cuando a los asientos de uno omás inventarios analíticos, de extractos, o resúmenes,se les da —previa su transcripción a tantas papeletaspor asiento como asuntos contengan— un orden dis-tinto del observado en dichos inventarios.
Si bien, por definición el catálogo es de fácil compren-sión, su extensión es muy amplia, porque se emplea entodas las ramas de las Ciencias de la Documentación-información. Existen catálogos de Bibliotecología, Ar-chivología, Museología y centros de documentación einformación; aun cuando su naturaleza puede diferirde un núcleo a otro e independiente de la metodolo-gía empleada por sociólogos, historiadores y científi-cos. A esta variedad de usos de los catálogos hay queañadir, como decíamos en un comienzo, el hecho de quecada archivo tiene su propia personalidad, sus nece-sidades particulares en cuanto a recuperación de lainformación. No se puede generalizar un modelo cata-lográfico para todos los archivos como es el caso de lasbibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre elcual se podrá estructurar todo el edificio de la catalo-gación archivística.
La tarea de la catalogación es básicamente la dedividir la información en datos comprensibles para larecuperación de la información, permitiendo incluso,efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de re-mover los documentos del archivo, de esta forma ob-tenemos detalles como formatos, tipos documentales,estado de conservación o de agregar característicasque interesen en forma cuantitativa o cualitativa.
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El catálogo difiere del libro de registro tanto comodel índice. El libro de registro ordena los datos en for-ma correlativa, asociándose a un número de orden, es-tos datos están registrados en forma secuencial, en loscatálogos el orden se efectúa de acuerdo con la nece-sidad específica de la información que se desea obte-ner. Asimismo, el catálogo es explicativo en cuanto alcontenido del objeto descrito, no así el índice que essólo una guía esquemática del orden de las cosas.52 “Lacatalogación consiste en describir un documento en suspartes esenciales para identificarlo en su contenido ycolocación dentro de una colección determinada”.53 Estadefinición permite emplear los catálogos tanto en Bi-bliotecología como en Archivología; en Bibliotecologíaes considerado como la enumeración y descripción delos libros de una biblioteca, según su clasificación ycolocación.54
El catálogo archivístico se diferencia esencialmen-te de la bibliografía por la ubicación, es decir, la bi-bliografía es una relación de libros o documentos quetratan de un asunto determinado, sin determinar suubicación, mientras que el catálogo enumera los docu-mentos que se custodian en un sitio determinado, espe-cificando su ubicación aunque se refieran a distintostemas o materias.
El catálogo es tan necesario en una biblioteca comoen un archivo, se lo utiliza para efectuar el serviciode información con mayor facilidad y rapidez. Las aba-días de la Edad Media utilizaban sus respectivos ca-
52 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.53 Ídem.54 Loc. cit.
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tálogos, siendo el más antiguo de los impresos el deAldo Manucio, publicado en 1498 bajo el título de LibriGraeci impressi, dividido en cinco temas: Gramática,Poética, Lógica, Philosophia y Sacra scriptura. En 1503se publicó el catálogo de Roberto Esteban, que conta-ba con l4 divisiones.
El archivo puede tener uno o diez catálogos, lo queestará de acuerdo con sus propias necesidades y, lógi-camente, con la cantidad de personal de que disponepara poder mantener al día cada uno de éstos. Peroes recomendable la existencia de por lo menos el ordenalfabético de tipos documentales, el temático clasifica-do por materias y en orden alfabético, y el topográficoque permite tener la ubicación de los documentos.
También se tienen en cuenta los catálogos dedica-dos a algunos documentos que por su importancia yvalor hacen necesaria esta labor, por ejemplo: manuscri-tos de personajes históricos, o manuscritos antiguos,incunables, documentos históricos, etc.
En los archivos de la administración pública sueleelaborarse el catálogo cronológico, onomástico, el to-ponímico, casi inexistente el temático, y es inexisten-te el catálogo científico, cuya clasificación obedece aun ordenamiento lógico de materias.
En algunos archivos se observa la utilización de co-lores (método de coincidencia visual) en los catálogos.La utilización de colores puede ser una ventaja al mo-mento de clasificar las fichas catalográficas.
Entendemos entonces por catalogación a “la repre-sentación normalizada de los datos documentales parala localización física de los documentos ordenados enforma de catálogo según los criterios alfabéticos deautores, títulos y materias, sistemático y de caracte-
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rísticas”.55 La relación del catálogo como registro orde-nado, es fundamental para todas las ciencias y discipli-nas que hacen uso de este instrumento, pero se modificaen la medida de las necesidades de cada una de ellas.Modificación que obedece al contenido que se descri-be; así tenemos que en Bibliotecología será una rela-ción ordenada de los libros que contiene.
En 1877 en el Congreso de Bibliotecarios de Lon-dres, se propuso la sustitución de catálogos por re-pertorios bibliográficos, idea que no prosperó. En todocaso, el termino repertorio documental correspon-dería mejor a la Archivística. Aun cuando más acerta-do es el cuerpo descriptivo.
Ludivig propuso la formación de un monocatálogoúnico en el cual figurarían todas las obras publicadascon indicaciones de las existentes en bibliotecas. Con eldesarrollo de la tecnología y la aplicación de la informá-tica, actualmente hay una tendencia al monocatálogo.
En Archivología “tomamos el catálogo en sentidomás amplio que el bibliotecario, como lista o ficheroordenado de colección, o la selección en forma de colec-ción hecha con fines de información o investigación”56
o como señalan otros autores “obra que proporcionainformación sobre la entidad que produce el documento,su tipo documental, el lugar y fecha de la confección yla cantidad. Es un escrito descriptivo del documento.Proporciona datos bibliográficos y biográficos. Es uninstrumento que va creciendo a medida que aumentanlos fondos”.57
55 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.56 Idem.57 Loc. cit.
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Todos estos conceptos permiten comprender dosaspectos esenciales de la catalogación: el contenidosustantivo de los documentos y la ubicación. “La notaespecífica de este instrumento es hacer objeto de ladescripción a la pieza documental, entendiendo portal al documento suelto, considerado como documentoprincipal (real cédula, real provisión, carta, consulta,escritura de venta, testamento, etc.), como a la unidadarchivística (expediente, testimonio de autos).”58
El catálogo es entonces una ordenación intrínse-ca, es disponer de los datos del documento de acuer-do con un método determinado.
Catalogación de archivosy bibliotecas
La catalogación de los archivos se diferencia de larealizada en bibliotecas por la diferente documenta-ción que se emplea en ambos repositorios.
En los archivos se tienen documentos:a) Distintos entre sí.b) Únicos por su naturaleza.c) Múltiples en su contenido.Esto es producto de las diferentes actividades de
las entidades productoras.En las bibliotecas se cuenta con:a) Ejemplares específicos.b) Como producto del pensamiento.Tal diferencia modifica básicamente la clasifica-
ción documental.
59 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.
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Los documentos de archivos obedecen sustancial-mente a la organización de la entidad productora, losdocumentos de una biblioteca obedecen a un ordenestablecido del pensamiento. Si tomamos en cuentaestas diferencias, comprendemos que en un archivomuy difícilmente pueda utilizarse un catálogo por autoro autores, razón por la cual algunos archiveros prefie-ren emplear este auxiliar descriptivo en colecciones oen documentos que por su naturaleza es posible cata-logar. “Muy frecuentemente es el uso del catálogo enlas colecciones documentales que no son Archivalía, ocuando, habiéndose perdido todo ordenamiento origi-nal, en la reorganización se utiliza la técnica coleccio-nista. En tal caso, en lugar de cuerpos orgánicos, seforman colecciones con las características propias deéstas.”59
Algunas colecciones archivísticas se deben a los co-leccionistas entusiastas que reúnen documentos de dis-tintos archivos, de diversas procedencias, que a vecesno tienen relación alguna, simplemente tienen valorsubjetivo para el propietario, representando gene-ralmente intereses o valores secundarios históricos,formándose colecciones históricas arbitrarias en sugeneralidad, siguiendo sistemas no metodológicos.
Este fenómeno no se da con las colecciones de li-bros, que obedecen siempre a una determinada clasi-ficación preestablecida.
El número o cantidad de documentos que ocupandeterminado espacio, es otro de los factores que pode-mos citar como diferencia entre la catalogación del ar-chivo y de las bibliotecas. En una biblioteca, los libros
58 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.
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tienen una estructura determinada, encuadernada oempastada, que permite guardar las hojas adecuada-mente numeradas y ordenadas en el momento de suedición; por el contrario, en un archivo la acumulaciónde piezas documentales con contenidos diferentes, auncuando estuvieran relacionados entre sí por la determi-nada actividad, obligaría a efectuar catálogos de cadauno de los documentos o piezas documentales, lo cualsería un trabajo muy amplio para un archivo cuyo con-tenido documental supera los tres o cuatro mil metroslineales y que está en continuo crecimiento.
“Empero, los criterios bibliotecarios no pueden apli-carse a fondos documentales sin algunas modificacio-nes. Los caracteres internos y externos de los fondosdocumentales son diferentes de los caracteres de losmateriales bibliotecarios, y estas diferencias debentenerse en cuenta en su ordenación y descripción.”60
En las bibliotecas, concluimos, la formación de loscatálogos obedece al contenido sustantivo de los docu-mentos; en los archivos, a los aspectos orgánicos-fun-cionales que determinan la creación del documento.
Catalogación en las etapasdel ciclo documental
Hemos observado en estudios anteriores, que tododocumento posee un ciclo vital constituido por las dis-tintas etapas de su utilización:
60 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.
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La etapa prearchivística
Con los momentos de gestación y trámite que semanifiestan desde la creación del documento y cuyocontenido posibilita la concreción de funciones, activi-dades y acciones traducidas en trámites.
Los auxiliares descriptivos, llamados también ins-trumentos de información, son sistemas elementalesque permiten tener un control efectivo de los docu-mentos desde el momento en que se producen. Unode los problemas que se plantea el archivero consiste enla elección de los sistemas descriptivos que ha de em-plear para lograr su cometido con una mayor eficacia.
Las necesidades de poseer auxiliares descriptivoseficaces se presentan en primera instancia en las mis-mas dependencias productoras de documentos de unaorganización, en segunda instancia en los niveles deejecución y en las dependencias encargadas del con-trol de trámites. Para cubrir estas necesidades, de infor-mación y control, se elaboran inventarios y catálogosen sus distintas clasificaciones, logrando cubrir granparte de los requerimientos.
En la administración moderna, la eficacia funcio-nal depende mucho de la fluidez informativa con quecuenta, por lo que muchas veces determinados docu-mentos requieren ser consultados en distintos puntosde una organización, lo cual obligaría a reproducir ejem-plares de aquellos documentos muy solicitados y con-sultados permanentemente, aumentando el costo y laburocracia. Los niveles de ejecución, requieren perma-nentemente información sobre precedentes adminis-trativos, dedicando especial atención a resoluciones,decretos, disposiciones, leyes, etc. Las fichas catalo-
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gráficas favorecen enormemente esta clase de reque-rimientos informativos, por el contenido que encie-rran y por el reducido espacio que ocupan.
En niveles administrativos de trámite, las fichascatalográficas pueden favorecer la localización de per-sonas relacionadas con las actividades de la institución,domicilios, áreas toponímicas, asuntos tratados… ypor tratar.
El archivo, en la concepción moderna, no se limitasólo al resguardo de documentos bajo su poder; paralograr una mayor actividad documental, el controlarchivístico se amplia hasta el diseño mismo de do-cumentos. Un archivero profesional puede muy bienestar capacitado para diseñar documentos, de esta for-ma, el documento, al ser concebido científicamente,es clasificado, preordenado, signado en sus plazos devigencia y conservación e inclusive, se determina elcurso que ha de seguir a lo largo de su trámite.
Conociendo la naturaleza del documento, es posi-ble determinar con anticipación en qué auxiliares des-criptivos está comprendido.
En la etapa prearchivística, no todos los documen-tos deben ser catalogados, primero porque son pocoslos documentos verdaderamente sustantivos, siendouna gran mayoría los facilitativos.
El archivo de una institución, con mayor experien-cia y conocimiento, puede normalizar los documentosque requieren de una ficha catálogo, asimismo normali-zarlos catálogos, persiguiendo los siguientes fines:
a) Evitar distorsión de la información.b) Abundancia de auxiliares descriptivos o sinóni-
mos, instrumentos de información.
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c) Auxiliares que no contienen todos los datos porser temporales.
d) Sumándose la desventaja de que al desaparecerun documento, los auxiliares sólo contienen informa-ción relativa de sus contenidos. Una normalización ca-talográfica puede permitir una mayor información sobredocumentos extraviados.
Si el documento es sustantivo, la ficha catalográfi-ca permite conocer con mayor amplitud la informacióndel contenido sustantivo.
Las fichas catalográficas tienen la ventaja de seradaptadas a los sistemas de ordenadores. No podemosignorar las posibilidades futuras de aplicación de loscatálogos a los medios modernos de comunicación.
El momento de gestación y trámite de documentoses útil a la entidad productora o sede de procedenciay a los usuarios relacionados con las actividades pro-pias de cada institución. Esta utilidad nos orienta enel sentido de que la información es requerida en for-ma interna; el área de utilidad es muy reducida, lomismo que el tiempo de utilidad es circunstancial. Alefectuar un análisis documental, determinados do-cumentos han de tener una vida permanente por susvalores intrínsecos, éstos necesariamente deben sercatalogados desde el momento mismo de su creación.
El continuo movimiento documental que exige estaetapa del ciclo vital obliga, en la mayoría de los casos,a que a los auxiliares descriptivos o instrumentos deinformación sean elaborados en fichas, ya que presen-tan mayor facilidad en su manejo, permiten intercalarinformación, en casos extremos, y hacer una nueva fi-cha que sustituya a la antigua. Algunas institucionestienen por norma que aquellos tipos documentales cuyo
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valor encierra significados económicos, históricos, le-gales, pasen directamente a sus archivos, repartién-dose reproducciones o copias para los diferentes usosque se les dé; estos tipos documentales por su priori-dad, requieren ser catalogados con la máxima infor-mación posible.
La etapa archivística
En la segunda etapa del ciclo vital, normalmentelos documentos han cumplido los objetivos por los cua-les han sido creados, pero conservan latentes valoresinformativos que han ser evaluados.
Los archivos intermedios cumplen funciones auxi-liares a las actividades administrativas y al archivohistórico, este intermediario facilita espacio para losarchivos centrales, colaborando económicamente con laadministración en general y permitiendo la simbiosis—momento simbiótico— administrativo-histórica delos documentos; esta simbiosis se realiza generalmen-te en un tiempo prudencial.
Los archivos intermedios un tienen mayor conoci-miento y experiencia que los archivos de la primeraetapa o edad como lo denominan los españoles, paradeterminar qué documentos deben llevar las fichascatalográficas.
El archivo intermedio tiene dos orientaciones quecumplir, una administrativa, de donde proceden losdocumentos y que en cierta forma determinan la im-portancia de los documentos, y otra histórico-científi-ca. En el archivo intermedio se realizan los estudiosque determinan los plazos de vigencia del documento,se elaboran las tablas selectivas que permiten un ex-
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purgo adecuado, terminada esta etapa, ingresan al archi-vo general —denominado histórico en algunos ámbi-tos— todos aquellos documentos que no pueden serdestruidos.
La última etapa del ciclo vital es la conservaciónpermanente de los documentos que han sido conside-rados por el valor permanente de su información. Estosdocumentos recepcionados permanentemente, son losque han de servir a la investigación, especialmentehistórica. La consulta documental es más amplia queuna institución, los documentos son accesibles no so-lamente al uso interno de una institución y sus posi-bles usuarios, sino que la documentación es accesiblea toda la ciudadanía, el área de utilidad es muy am-plia, lo mismo que el tiempo de utilidad es indefinible.La catalogación se hace necesaria y esencial en estosarchivos.
El contenido sustantivo de los documentos de unarchivo no se conoce apriorísticamente como en laadministración, por lo que se requiere de auxiliaresespecíficos con un mayor número de datos, una in-formación concisa en su lenguaje pero amplia en suintencionalidad.
La información contenida en un archivo generalhistórico no solamente sirve para hacer historia, suutilidad es más amplia, no se limita sólo a los investi-gadores y educadores, sino que también es útil paraespecialistas en instituciones, cultura, administra-ción, arte, economía, antropología, sociología, pedago-gía, entre otras; esta amplia gama de estudios puedeser facilitada con los catálogos.
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Soportes de los catálogos
Los soportes utilizados para volcar la informaciónson denominados también soportes documentales,aplicando su sentido más amplio, puesto que puedenser utilizados con sus características propias por lasbibliotecas, los archivos, los museos, o los centros dedocumentación-información. Los soportes documen-tales son elegidos en razón de la utilidad posterior quese les dé, lo cual influirá también en su ordenación, y delequipo que se emplee para recuperar la información.Estos soportes pueden ser planillas, listados, fichas,microfilmes o microformas, fichas y cintas perforadas,cintas magnéticas, etcétera.
Esta variedad de soportes se debe sobre todo a lasaplicaciones tecnológicas en la documentación, el de-sarrollo de la electrónica y la mecánica al servicio dela recuperación de la información, que los han favore-cido enormemente.
Tradicionalmente se emplean fichas, hojas de pa-pel o cartulina que sirven para guardar datos en formaordenada. Es necesario tomar en cuenta que las fichashan de servir para la transferencia de datos a los me-dios informáticos, razón por la cual hay que planificarla información de modo que podamos adecuarnos a estatransferencia.
En informática, las fichas son medios de almacena-miento de información, que consisten en una cartulinarectangular con un número determinado de columnasque se perforan en código alfanumérico.
La ficha tradicional generalmente es de forma rec-tangular, de cartulina, las dimensiones pueden variarde acuerdo con las necesidades de cada archivo, si bien,
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las dimensiones empleadas están normalizadas; el ta-maño mayormente utilizado es el internacional de bi-bliotecas, de 75 × 125 mm.
Se utiliza también para los catálogos de resúme-nes la de 105 × 148 mm, aun cuando es posible utilizaruna de mayor tamaño en los archivos, de 270 × 210 mm,de tipo convencional, sobre todo cuando la extensión delos contenidos documentales es muy amplia.
Las planillas son recomendables para archivos in-formáticos. Los programas de soporte lógico —soft-ware— son bastante cómodos para poder incorporar ymodificar datos.
Existen archivos que por modificaciones en la es-tructura administrativa, contienen documentos de sec-ciones que han sido derogadas, en estos casos tambiénes de esperar un catálogo en soporte de planillas aligual que los archivos “cerrados” o “muertos” o “inactivos”como son denominadas estas entidades que correspon-den a instituciones que han dejado de funcionar comotales o documentos de personas de interés social quehan fallecido. En estos casos la información documen-tal no ha de ser permanentemente interpolada o au-mentada, tampoco ha de tener grandes variaciones ensu cantidad documental.
Los catálogos por planillas en estos casos puedenser publicados con mayor facilidad.
El problema de la publicación de los catálogos esdiscutido permanentemente. Si bien algunas opinio-nes sostienen que en los archivos pequeños al igualque en las bibliotecas de poco contenido documentalno es necesaria su publicación, consideramos que esinclusive más económico para estas instituciones, efec-tuar publicaciones. Esta actividad favorece el fácil ma-
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nejo de los impresos en lugar de las fichas catalográfi-cas y la vulgarización de los contenidos documentalesen los archivos; como un aspecto negativo se conside-ra el costo de las publicaciones que tendrán que serpermanentes y actualizadas. En cierta forma, los siste-mas reprográficos, entre ellos el fotocopiado, facilitanuna reproducción rápida de los catálogos, permitiendorealizar publicaciones periódicas y actualizadas, conun determinado número en pequeña escala, de ejempla-res que son distribuidos en áreas afectadas a la investi-gación. “Las fichas o tarjetas se utilizaron para prepararcatálogos, por primera vez en Francia antes de la Re-volución Francesa. Antes de 1876 —año trascendentalen el desarrollo de la profesión bibliotecaria— la ma-yor parte de los catálogos bibliotecarios norteamerica-nos se preparaban en forma de volúmenes impresos.”61
En la actualidad, la publicación de catálogos reali-zados en fichas, tiene solución rápida por los serviciosde computación o por medio de porta-fichas de plás-tico, al estilo de los jackets de las microformas, lo cualpermite cambiar las fichas catalográficas para su foto-copiado, sin tener que realizar el trabajo de recopilartodo un fichero, con lo que puede incurrirse en erro-res de datos.
Cuando se habla de soportes en microformas, sehace referencia a toda clase de microimágenes, seantransparentes, opacas, enrolladas, fotogramas y tarjetasde diferentes tamaños. Las microformas son imágenesfotografiadas y reducidas, por lo que se hace necesa-rio un aparato lector que amplía nuevamente las imá-genes para poder apreciarlas.
61 Tanodi, Aurelio, Inventario…, pp. 7-9.
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Diagramación catalográfica
De acuerdo con los elementos utilizados en la ca-talogación, la diagramación varía tanto en su distri-bución como en su tamaño y espacios a utilizar.
Esencialmente una ficha catalográfica se divide entres campos principales: encabezamiento, cuerpo o tex-to, y escatocolo o datación o colación como se denominaen Bibliotecología. Esta división es básica, pudiendollegar a tener más divisiones de acuerdo con las nece-sidades de cada archivo, aun cuando lo ideal sería unanormalización adecuada.
Manuel Vázquez nos proporciona un modelo de fi-chas con las divisiones de:
a) Título.b) Encabezamiento.c) Contenido sustantivo.d) Datos para el investigador.e) Observaciones.f) Signatura topográfica.62
El título correspondería al tipo documental, en elencabezamiento tenemos la sede de procedencia o enti-dad productora, la serie y la fecha o número de iden-tificación del documento.
En el contenido sustantivo, referido al documento,se inscribe el resumen o asunto por el cual ha sido ela-borado el documento, redactándose en primer términolos datos básicos, sobre todo la acción administrativa,y si es necesario se incluirán datos complementarios,como fechas del texto, duración, lugar de acción y ac-
62 Vázquez, Manuel, Transparencias, dictado de cátedra, Córdo-ba, 1979.
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ciones complementarias. Los datos explicativos pue-den contener motivos y antecedentes de la actividad,incluyendo personas participantes.63
La ficha catálogo, en los archivos resultan ser máscomplejas que en las bibliotecas. Por las innumerablespersonas y actividades que conforman la acumulaciónde documentos, realizar un trabajo de catálogo resultamuy moroso y la planificación de las fichas debe sercuidadosamente estudiada; una mala planificación pue-de traer consigo una pérdida de tiempo y economíapara el archivo.
Para comprender mejor las divisiones y los datosen el modelo de Vázquez, es necesario aclarar algunosaspectos:
El otorgante es el emisor directo del documento,la autoridad, y el firmante, el autor en términos gene-rales. El destinatario es el receptor directo, pudiendoser una persona, conjunto de personas, institución oinstituciones.
Existe la posibilidad de utilizar ambas carillas dela ficha, de modo que no se entrecrucen los datos co-rrespondientes al documento con los del archivo. Lasseis divisiones de la ficha de Vázquez pueden muy bienser utilizadas, colocándose en el anverso, el título, enca-bezamiento, contenido sustantivo, datos para el inves-tigador o el usuario y las observaciones; en el reversola signatura topográfica y el archivo en el cual se en-cuentra depositado el documento, incluyendo referen-cias que permitan relacionar al catálogo con las guías olos inventarios e índices que se refieren al documentoen el archivo o posiblemente en otros archivos.
63 Vázquez Manuel, Transparencias…
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Elementos de la catalogación
Manuel Vázquez presenta los elementos de la cata-logación como esenciales y accesorios, los primeros son:
a) Otorgante: nombre y cargo.b) Destinatario: nombre sin títulos.c) Hecho: verbo más complemento.Los segundos son:a) Modo del hecho.b) Períodos de tiempo.c) Motivos y causas.d) Montos de dinero o rubros.64
Antonia Heredia Herrera presenta los elementosa utilizar en la catalogación:
a) Fecha completa.b) Tipología documental.c) Autor.d) Destinatario.e) Asunto.f) Datos externos (caracteres).g) Signatura.65
Aurelio Tanodi presenta como datos imprescindibles:a) A qué entidad pertenecen (archivos).b) Signatura (donde se encuentre el documento).c) Datos cronológicos y geográficos (del documento).d) Tipo documental.e) Otorgante y destinatario.f) Contenido.g) Descripción externa del documento.h) Original o copia.
64 Vázquez, Manuel, Transparencias…65 Idem.
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Se puede observar que los criterios sobre los ele-mentos a utilizar en la catalogación son diferentes, auncuando en algunos aspectos son semejantes.
Nuria Amat Noguera expone los elementos utiliza-dos en catalogación bibliográfica, lo que nos permiteestablecer la diferencia con la catalogación archivística:
a) Encabezamiento: signatura de orden de la ficha.b) Descripción bibliográfica.c) Pie de imprenta.d) Colacióne) Notas particulares.f) Número de registro.g) Signatura (sistema clasificatorio).Para T. Schellenberg los elementos son denominados
caracteres internos y externos serían los siguientes:a) Nombre de la entidad productora.b) Lugar de confección.c) Clase de entidad productora.d) Tipo documental, ya sea en términos generales
o específicos.e) Atributos particulares del tipo documental.f) Forma de reproducción.g) Fechas.h) Cantidad.66
Ficha catalográfica general
La ficha catalográfica general tiene como objetivoidentificar con precisión un tipo documental.
Dimensiones. 75 × 125 milímetros.Diagrama. Encabezamiento, cuerpo y escatocolo.
66 Vázquez, Manuel, Transparencias…
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Distribución de datos. Todos los datos deben serextraídos de la carátula cuando son expedientes, y delos encabezamientos cuando son de otro tipo documental.
Encabezamiento. Parte superior de la ficha en laque se consigna la descripción: tipo documental.
Cuerpo. Es la parte central de la ficha en la que seconsigna la descripción: contenido sustantivo.
Escatocolo. Parte inferior de la ficha en la que sedeben indicar:
a) Dimensiones del expediente o documentos.b) Número de expediente o documentos.c) Número de páginas, correctamente folios y fojas.d) Ilustraciones y mapas.En el anverso se asentará:a) Tipo documental.b) Contenido sustantivo.c) Datación
Encabezamiento
Tratamiento del tipo documental. En el enca-bezamiento se coloca los nombres del tipo documentalcon mayúsculas, separados por coma cuando se tratade trabajo mecanografiado y con doble subrayado cuan-do es manuscrito.
El anverso quedará de la siguiente forma:
Más de dos tipos documentales. Si se estuvierafrente a este caso, se colocan nombre del primer tipodocumental y se agrega “y otros”, siempre en mayús-
DECRETO # 0112/90
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Otras posibilidades. Puede ocurrir que los datosdel tipo documental no sean claros e inclusive no aparez-can en la carátula, pero su causa puede presentarse enla primera página o unidad documental o en cualquierotro lado. En este caso se colocan apellido y nombresen el encabezamiento en mayúscula y entre corchetes.
En otros casos se trata de documentos anónimos,cuyo tipo documental es identificado en determinadomomento, también aquí el nombre se coloca entre cor-chetes en el encabezamiento.
En lugar de la entidad productora puede aparecerun símbolo o siglas conocidas en el medio. Debe con-signarse entre corchetes la entidad productora y a con-tinuación el seudónimo.
En caso de recopilaciones de fragmentos de un tipodocumental, éste va entre paréntesis.
Cuando se trata de colección, recopilación de obras,documentos, noticias, etc., debe hacerse la aclaraciónentre paréntesis.
cula. El anverso de la ficha quedaría redactado de la si-guiente forma:
DECRETO # 0112/90 Y OTROSSobre medidas económicas precautorias.En el ámbito de la Provincia (antecedentes incluidos).Del: 20 de enero de 1990.
DECRETO # 0112/90 Y OTROS
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Cuerpo
Orden de los datos. Se indican: contenido sustanti-vo del expediente o documento, comentario, serie, lu-gar, entidad productora y fecha.
Cuando se presentan varios tipos documentales, setoma el nombre del principal. De ser necesario, se acom-paña a continuación por el nombre de los otros segúnsu importancia, entre paréntesis, separado por coma.
Expedientes en varios cuerpos. Cuando se tra-ta de un expediente en varios cuerpos se confeccionandos fichas: una general y una por cada cuerpo.
Ficha general. Lleva el nombre del tipo documentalen el encabezamiento, como se ve en la siguiente ficha:
MENSURAS, (PLANOS), (INFORMES)Mensuras realizadas en Colonia California, (pla-nos del centro poblacional), (informes sobre las men-suras, 1890, 1895,1914).Fechas tope: 1888-1914.Ubicación: SALA 1-02-23-03.Observaciones: planos en mal estado.
COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO1. Anteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960.2. Proyecto. Aprobación. 1962.3. Avance de Obra. Reformas. 1965.4. Avance de Obra. Reformas. 1968.Cuatro cuerpos.Fechas tope: 1960-1968 .Ubicación: SALA 1-02-23-03.
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Anexos, traducciones. En este caso deben con-feccionarse dos fichas:
a) Encabezada por el tipo documental del expedien-te en que se encuentra el anexo que nos interesa.
b) Encabezada por el tipo documental del anexo,en el cuerpo se consigna el tipo documental del mis-mo, a continuación el expediente en que se encuentra.En el escatocolo se indican dimensiones y número defolios que abarca.
En el cuerpo se coloca el tipo documental generaldel expediente y a continuación el de cada tomo. Lue-go del último cuerpo se consigna la cantidad de cuer-pos y las fechas tope de todo el expediente.
Ficha por cada cuerpo. En el encabezamiento seindica el tipo documental del cuerpo, en el cuerpo elnombre del cuerpo catalogado y en el escatocolo se hacela aclaración entre corchetes del número de cuerpodel expediente completo.
INFORME: DIRECTOR VIALIDADAspectos relacionados con la institución, (Anexo).Conferencia del 21-08-90.Fecha: 25-08-90. Santa Fe.Ubicación: SALA 1-02-23-06.
COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENOAnteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960.[1/4].Fechas tope: 1960-1968.Ubicación: SALA 1-02-23-03.
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Cuando se trata de una traducción, va a encabezarla ficha el tipo documental original del expediente. Enel cuerpo se indica el tipo documental de la misma, ya continuación se indica: traducción (trad.) de y el nom-bre y apellido del traductor con tratamiento de tipodocumental.
Ausencia de datos. En el caso en que faltan datosen la carátula del expediente, deben buscarse en elcontenido sustantivo.
Todos aquellos datos que no son tomados de la ca-rátula deben consignarse entre corchetes.
Cuando falta el lugar se indica: s/l; cuando no se con-signa fecha: s/f. Puede suceder que falten los dos datos,en este caso se coloca s.d.d. (sin datación documental).
El escatocolo
Datos que incluye y orden de los mismos. Ësteabarca la parte inferior de la ficha y se indican allí elformato o dimensiones del expediente o documentoentre paréntesis (largo × ancho) expresado en centí-metros (cm) y a continuación el número de folios (nro.folios).
Cuando se trata de una serie en varios expedien-tes o documentos, el orden es el siguiente: (dimensio-
CONFERENCIA. VIALIDAD. ANEXOINFORME: DIRECTOR VIALIDADConferencia del 21-08-90.Fecha: 25-08-90. Santa Fe.Ubicación: SALA 1-02-23-06.15 FOJAS ÚTILES, 32 X 22 mm.
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nes) número de expediente o documentos y númerode páginas de cada uno, separados por punto y coma.
Cuando los expedientes o documentos están divi-didos en secciones, se hace el escatocolo del siguientemodo: (dimensiones), 1ª secc., nro. de folios, 2ª secc.,nro. de folios; estos casos están representados en losejemplos de tratamiento del tipo documental y cuerpo.
La ficha erudita, temáticao documental
La confección de fichas de materias e índices re-quieren técnicas similares. La diferencia principal esque las fichas de catálogo describen el documento, lasfichas del índice lo identifican. Sin embargo los enca-bezamientos de materias tanto para catálogos comopara índices deben seleccionarse del mismo modo. Lasfichas deben ordenarse por regla general relacionan-do encabezamientos de materias establecidas para lasprincipales clases de actividad humana.
Los documentos pueden catalogarse eficazmentecon relación a las funciones que no cambian. Esto pue-de hacerse con documentos de archivos cerrados, esdecir, documentos que se refieren a funciones que yafueron terminadas y, por tanto, no pueden cambiar.
Dimensiones y partes. La ficha erudita, temáti-ca o documental mide 20 cm de largo por 12,5 cm de alto.Las partes en que se divide son las siguientes: enca-bezamiento, cuerpo y datos documentales.
Objetivos. Algunos autores difieren sobre la no-minación de las fichas, de ahí que se toman los tresnombres: erudita, temática o documental. El objetivoes catalogar temas por entidad productora o sede de
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procedencia y consignar la información necesaria parala investigación de temas específicos en los documen-tos de archivo.
Requisitos. Extremar la objetividad, evitando de-formar datos con juicios o apreciaciones personales ocomentarios ajenos al catalogador. Evitar el exceso deinformación.
Ventajas. Economía de trabajo tanto intelectualcomo temporal.
Tipos de fichas
Fichas de referencia. Esta ficha sirve para orien-tar al usuario o investigador en la búsqueda de mate-rial especifico. Los datos que consigna deben ser breves,concisos e indicar documentos que podemos consultarsobre un tema —cuyas características están consigna-das en el encabezamiento—. Esta ficha es fundamen-tal para relacionar los contenidos de un fichero.
Fichas de transcripción. La ficha de transcrip-ción incluye sin excesos, opiniones fundamentales dela entidad productora o sede de procedencia consulta-da. Servirán luego para sustentar el trabajo. Estánencabezadas por un tipo documental que responde alcontenido y en el cuerpo el trozo trascripto se colocaentre comillas, ubicándose entre paréntesis el núme-ro de folios en que comienza y termina. Este tipo de
ADMINISTRACIÓN, CONCEPTOCONFERENCIA DEL 11-09-90.(ANEXO DE INFORME).
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Si en la transcripción se suprimen palabras, éstasdeben reemplazarse por tres puntos suspensivos.
Estas fichas, conjuntamente con las de resumen,son de gran utilidad para la recuperación de informa-ción científica en los archivos.
Fichas de resumen. La ficha de resumen o reges-ta se realiza cuando los expedientes pertenecen a unarchivo general. Se suprime todo lo que no hace a lacuestión central.
Es de suma importancia respetar el original, po-niendo de relieve las conclusiones, libres de juiciospersonales o valorativos. Se encabezan por el temacentral como tipo documental y llevan subtipo docu-mental cuando queremos hacerlas aún más específicas.Tanto el primero como el segundo son seleccionadosde acuerdo con el criterio de quien elabora la ficha,partiendo de lo general a lo particular. Para realizarel tema del resumen existen métodos que permiten
fichas tienen gran utilidad para la confección de lasguías de archivos y para trabajos sobre las institucio-nes: historia, organización, etcétera.
Al pie de la ficha se consigna apellido y nombre delautor, y tipo documental.
ARCHIVOLOGÍA, CONCEPTOPROYECTO DE CREACIÓN CARRERA“…el concepto del archivo, ha sido modificado per-manentemente a partir de la Segunda GuerraMundial…” (6-7).Anexo Informe sobre proyecto.ARÉVALO, VÍCTOR HUGO.
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Ficha de síntesis. Esta ficha exige al estudiosouna reelaboración. Esta tarea es la parte básica deltrabajo del investigador, la más importante y a la vezla más difícil. Consiste en exponer las ideas centralesdel texto con sus propias palabras y llevar a obtenerlas ideas fuerza del expediente consultado.
Se extraen las ideas principales de un expediente,relacionadas con la entidad productora o sede de pro-cedencia y se introducen elementos personales objeti-vos y subjetivos. Al hacer una apreciación del texto,entra en juego la formación intelectual de quien ela-bora la ficha.
En todos los casos, al finalizar la ficha, debe hacer-se la cita documental correspondiente, indicando en-tidad productora o sede de procedencia, expediente,lugar, fecha y folios.
Cuando la ficha abarca más de un folio, éstas de-ben numerarse y según las características del tema encuestión en el ángulo superior derecho pueden llevartambién una indicación cronológica.
una capacitación adecuada. Lo estudiaremos en el próxi-mo capítulo.
ARCHIVOLOGÍA, CARRERAPROYECTOPresentación de las estructuras posibles para laconformación de la carrera de archiveros en la pro-vincia.Anexo Informe sobre proyecto.Sala 1-10-3-15.Ver Decreto: 110/85; creación.
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Fichas que describen la pieza. Pueden ser detres clases:
a) Cronológica.b) Onomástica.c) Temática.Las que describen la pieza individual son pareci-
das a las listas descriptivas, pero éstas están formadaspor páginas en forma de libro, y aquéllas por fichas.
Las fichas que describen la pieza documental den-tro de las colecciones deben prepararse sólo para aque-llas que revisten importancia. Si bien las coleccionesreunidas por personas interesadas en un determinadotema, casi siempre tienen carácter artificial. Es obvioque las piezas dentro de las citadas colecciones, sonentidades físicamente separables y pueden catalogar-se en fichas.
Un catálogo organizado por entidades administra-tivas puede resultar útil para revelar las relacionesdocumentales que, por diversas razones, no han con-servado el orden documental original.
Las fichas correspondientes pueden ordenarse pararevelar su origen. Si se considera que las piezas no sontan importantes para describirse en un catálogo, esposible revelar su origen con sólo identificarlas en ín-dices, sin incluir detalles descriptivos.
La ficha cronológica se confecciona de la siguientemanera: en una tarjeta de 10 × 35 cm, a dos espaciosde máquina y a 12 del margen izquierdo comenzamospor poner año, mes, día, lugar. Se confecciona un brevey claro resumen del documento, un espacio más abajode la fecha. En caso de destacar algún dato necesariolo colocamos en observaciones.
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La ficha onomástica. Una de las formas es trans-cribir en nombre en el encabezamiento.
1870 - Julio 13, La RiojaLa Honorable Legislatura envía al Poder Ejecuti-vo de la Provincia terna de jueces de la primerainstancia.Observaciones: Es copia.Sala 1-10-3-15.Ver Decreto: 11/10/70.
La ficha temática. Si bien observamos tal tipo defichas, también se utiliza este procedimiento: colocaren primer lugar el asunto o tema donde antes coloca-mos la fecha o el nombre y luego transcribimos tex-tualmente el texto de la ficha cronológica.
La utilidad de anotacionesy signos
Un sistema de anotaciones resulta complicado siproporciona abundancia de datos sobre los documen-tos. El sistema de anotaciones debe aclarar y no oscu-recer los detalles de acceso a la documentación.
Almonacid, VicenteGobernador de la Provincia.Disolvió la Cámara Legislativa.Observaciones: Es copia.Sala 1-10-3-15.Véase 1880, 15 de marzo.
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Cuando se trabaja con fondos documentales, se pue-den asignar símbolos a los conceptos como:
a) Unidades documentales:1. Colecciones.2. Fondos.3. Grupos.4. Series.5. Piezas documentales.b) Área de depósito:1. Sala.2. Estantería.3. Estantes.4. Anaquel.c) Contenedores que guardan documentos:1. Cajas.2. Archivadores.3. Atados, etcéteraUn sistema de anotaciones no debe estar compues-
to de símbolos inteligibles, o comprensibles sólo parael archivero que los inventó. Normalmente la combina-ción de letras y números hace posible lograr los finesque pueden esperarse de las anotaciones. Un sistemade anotaciones pierde su utilidad a medida que se tor-na complejo, cuanto más fácil de comprender, tantomejor es el sistema.
Los signos son útiles principalmente para la pre-paración de índices. Los índices, conviene recordar,son instrumentos que se emplean para identificar losdocumentos que contienen datos sobre determinadostemas. Los datos pueden encontrarse en diversas co-lecciones y series. Es obvio que las colecciones y lasseries que contienen los datos han de identificarse conexactitud en los índices, y reiteramos que los símbo-
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los son instrumentos que hacen posible su identifica-ción rápida y fácil.
Los símbolos pueden tener utilidad para el archi-vero que se ocupa del servicio de consulta ya que faci-litan la identificación de las piezas documentales. Sise emplean números, un número determinado debeusarse para un sitio determinado. Para este fin los nú-meros deben referirse preferentemente a:
a) Las salas o áreas de depósito.b) Los estantes dentro de las áreas de depósito.c) Los anaqueles.El archivero que se ocupa del servicio de consulta
necesita saber con exactitud el lugar que ocupan losdocumentos. Esta información puede incorporarse enlos catálogos y otros auxiliares descriptivos.
Los símbolos de localización son importantes paradesarrollar un sistema eficaz para el control de docu-mentos en uso.
Con sólo escribir en las tarjetas de salida, los sím-bolos de localización, el archivero tiene datos que lepermiten saber de qué lugar fueron sacados los docu-mentos, y a qué lugar tienen que ser devueltos.
Ficha de publicacionesperiódicas
Si bien ésta es una característica propia de la Bi-bliotecología, se presentan innumerables casos en quelos archivos se ven obligados a custodiar documentoso publicaciones periódicas, relacionadas con las activi-dades de la institución, como los boletines y las circula-res, razón por la cual incluimos en nuestro trabajo elfichado catalográfico.
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Las publicaciones periódicas tienen característi-cas propias, como ser:
a) Continuidad, en el sentido que no son trabajosaislados e independientes, sino que se crean en diferen-tes volúmenes, separados por un determinado tiempo.
b) Progresión numérica, de acuerdo con un ordencronológico, se crean partiendo de un número menora uno mayor.
c) Periodicidad, tiempo o lapso de tiempo que trans-curre entre una publicación y otra, pueden ser: dia-rias, aparecer dos o más veces al día, bisemanales,semanales, quincenales, mensuales, bimensuales, tri-mestrales, cuatrimestrales, anuales, bianuales, trianua-les o irregulares.
d) Variedad de contenido, dentro de un programao planificación definida y tipo documental uniforme,lo cual significa que tiene una objetivación determina-da y sin límite de duración.
Las atribuciones de periodicidad, formato, tipo depapel, pueden diferir de acuerdo con las necesidadespropias de las publicaciones.
La información obtenida de ellas puede ser:Información general, cuando las publicaciones se
dan en ámbito amplio.Información especializada, cuando el tema versa
sobre una materia específica.
Ficha catalográficaperiódica
Tipo documental. Consideramos a las publicacionesperiódicas desde el punto de vista archivístico, es de-cir, desde su tipo documental.
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Encabeza la ficha el nombre del documento. En elcuerpo se consignan los siguientes datos:
a) Director con tratamiento de autor.b) Numero de ejemplares publicados.c) Lugar.d) Entidad productora.e) Años de la primera entrega.f) Año de la última entrega.En el escatocolo se indican:a) Periodicidad.b) Formato.c) Número de folios.Si hay grandes diferencias entre el número de folios
del primero al último número, se colocan ambos.
Si se trata de un artículo de un documento, conten-drá los siguientes datos:
a) Autor del artículo.b) Título del artículo y datos de la publicación en
que está incluido.c) Periodicidad.d) Formato y número de folios.
CUADERNOS DE ARCHIVÍSTICADirigida por: JUAN PÉREZ, año I. Santa Fe. Edi-torial Maya. 1988.Irregular (cuatrimestral).(22 × 16) 40-50 páginas.
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Diarios
Al igual que las publicaciones periódicas, los dia-rios merecen atención de parte del archivero, no sóloporque es un material que muchos archivos reciben,sino porque existen muchos expedientes en los que seincorporan recortes de periódicos que posteriormen-te generan problemas en la descripción documental.Las hemerotecas, si bien corresponden a la documen-tación o a la Bibliotecología, es un tipo documentalgeneralizado también en los archivos.
La ficha catalográfica correspondiente es de di-mensiones algo mayores que la de los documentos,mide 15 × 23 cm.
Se consignan los datos en el siguiente orden:a) Nombre del diario.b) Lema, si no posee se indica entre guiones —sin
lema.c) Lugar de edición.d) Año de edición.e) Periodicidad, si no es todos los días, se consig-
nan entre paréntesis los días que aparece.f) Formato y dimensiones. Se consignan las medi-
das en centímetros y entre paréntesis.g) Número de tirada.h) Número de folios.i) Número de columnas de cada folio.j) Secciones de las que está compuesto el diario.
k) Sede de la redacción: calle, número, ciudad, pro-vincia, país.
l) Lugar de conservación.
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Clasificación de loscatálogos
La elaboración del catálogo es una tarea ardua, re-quiere de una atención adecuada y un criterio formado.Reiteramos que este auxiliar descriptivo tiene básica-mente el objetivo de facilitar la investigación, razónsuficiente para analizar detenidamente los datos quese han de emplear o de la información que se desea fa-cilitar. “Tanto para el inventario analítico —ver inven-tarios— como para el catálogo, se confeccionan una omás fichas —ficha guía principal o fichas auxiliares yde referencia—. La elaboración de fichas catálogos esuna de las tareas más importantes de los archivos, yademás, una de las más largas y penosas, que requie-re mayor concentración mental, inteligencia, criterioy juicio propio del archivero.”67
Los criterios para confeccionar las fichas catalo-gráficas pueden variar de un archivo a otro, de acuer-do con las necesidades institucionales.
Es recomendable que estas fichas tengan una des-cripción con suficientes contenidos para facilitar nosólo la ubicación inmediata, sino también la interpre-tación del documento para el investigador, de modoque el usuario no pierda tiempo tratando de inter-pretar si son los documentos adecuados a su investi-gación. Asimismo, es necesario especificar cuando setrata de documentación con contenidos científicos ytecnológicos.
Lógicamente, es necesario en lo posible evitar eluso de términos ambiguos o demasiado generalizados,
67 Tanodi, Aurelio, Manual…
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como “correspondencia”, “recibos”, “emitidos”, “recibi-da”. Si el tipo documental es muy genérico, es necesa-rio indicar algún descriptor que permita aclarar másel contenido sustantivo del documento.
Normalmente los catálogos se utilizan para des-cribir unidades menores; pero, eso no significa que nopuedan utilizarse en unidades intermedias y unidadesmayores, si la variedad y el volumen así lo justifican.
“Una de las habilidades más difíciles de adquirires la de resumir, apuntando lo esencial y tomando sólolo indispensable del contenido. Aun así, algunos resú-menes pueden necesitar páginas, para su explicación(pleitos, actas, cartas, informes, etc.), si se quiere men-cionar por lo menos lo sustantivo referido a fechas, per-sonas, lugares, cosas y acontecimientos. Resumiendo,pues, la redacción de los catálogos es la última de lasfases de un proyecto de descripción en un doble senti-do, en el de su tiempo de redacción, puesto que espe-ra a las otras dos, y en el de la prioridad para poneren ellas los recursos que reclama.”68
Consideramos que la clasificación presentada porManuel Vázquez es adecuada a las necesidades de unarchivo, elementalmente los divide en dos grupos: porla extensión con que describen el contenido sustanti-vo y por el sistema clasificatorio empleado.69
La descripción del contenido sustantivo se refierea la extensión por la cantidad de conceptos, palabrasy expresiones que se han de emplear al efectuar un re-sumen del documento, el mismo autor, citado en párra-fo anterior, los clasifica como catálogos de epígrafe, deresumen y de extracto.
68 Tanodi, Aurelio, Manual…69 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos…
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Catálogo de epígrafe
Epígrafe, del griego epigraphé, se considera al resu-men o cita que suele encabezar una obra científica oliteraria, o cada uno de sus capítulos o divisiones paraindicar su contenido. Es una inscripción o escrito queobjetiviza a las cartas; la rúbrica, en los libros antiguos.Describe el contenido sustantivo del documento conuna cita o una sentencia breve dando un concepto gene-ral sobre los contenidos. El término epígrafe significaresumen, cita o sentencia breve. Al realizar un catálogode epígrafe, no se requiere de personal especializadoen el tema, podría decirse que es factible de realizarsin tratamiento alguno, sin gran esfuerzo intelectual.
Tiene el inconveniente de que la información esmuy limitada, lo cual no facilita la investigación ni dala orientación necesaria, es más propio de un inventa-rio que de un catálogo; pero para el archivero es de granutilidad para la ubicación inmediata del documento.
Catálogo de extracto
Transmite la información mediante una o dos fra-ses recopiladas textualmente. El término extracto sig-nifica resumen de un escrito, pero en Derecho tieneun significado más acorde con nuestras necesidades:como apuntamiento o resumen de un expediente. Nosucede lo mismo que en el catálogo de epígrafe, el ca-tálogo de extracto requiere de una cierta preparacióny sobre todo de conocimientos relacionados a la docu-mentación de archivos y administración cuando setrata de un archivo administrativo, y conocimientosheurísticos cuando se trata de un archivo histórico.
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En todos los casos, hay que tener un conocimientoadecuado de los temas científicos y técnicos, a fin deno desperdiciar esta información.
La información volcada a los catálogos requiere deun esfuerzo mínimo intelectual, mejorando por sus da-tos contenidos, las facilidades otorgadas al usuario oinvestigador cuando se le brinda información.
Catálogo de resumen
Propiamente dicho, expone en forma resumida elasunto o materia que encierra el contenido sustantivo.“El resumen es la representación condensada del conte-nido de un documento, de extensión variable y que re-fleja o traduce el contenido del documento original”.70
El resumen persigue dos finalidades esenciales:ayudar al usuario en interesarse por el tema, de modoque posteriormente pueda leer todo el documento, obien facilitar al usuario la información básica con elfin de evitar el manejo de los documentos.
Clasificación de los resúmenes
Los resúmenes se dividen, según la utilización quese les dé, en:
a) Indicativo o descriptivo.b) Informativo o abstractivo.c) Analítico o de síntesis.Resumen indicativo. Denominado también des-
criptivo, sirve para indicar, dar a entender o signifi-car con pocas palabras el contenido del documento.
70 Vázquez, Manuel. Auxiliares descriptivos…
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Se redactan superficialmente los temas, proporcionan-do información generalizada del contenido sustantivo.En este tipo de resúmenes se emplean de 10 a 50 pa-labras como límites ideales.
Resumen informativo. Denominado también abs-tractivo, sirve para informar, dar noticia. Se redactael contenido sustantivo mediante una relación lógicade los puntos de vista argumentados, mediante frasescoherentes. En este tipo de resúmenes se emplean de50 a 100 palabras como límites ideales.
Resumen analítico. Denominado también de sínte-sis, sirve para proporcionar al usuario la informacióncompleta sobre los contenidos del documento, propia-mente reemplaza al documento. En este resumen sedistinguen y separan las partes del todo sustantivo,hasta llegar a conocer las partes verdaderamente sus-tantivas. Vemos este aspecto en el siguiente acápite.71
TÍTULO S T ENCABEZAMIENTO I O G P N O CONTENIDO A G T R SUSTANTIVO U A R F A I DATOS PARA EL INVESTIGADOR C A
71 Modelo adoptado de Manuel Vázquez.
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Redacción del resumen
Al efectuar un resumen se tienen en cuenta dos as-pectos esenciales: copiar el documento o interpretar.
Por copiar nos referimos a buscar aquellos frag-mentos cuyos contenidos abunden en información y seconstituyan en elementos portadores de información,es decir, de alto contenido semántico.
Por interpretar nos referimos a comprender y ex-presar bien el asunto o materia que tratamos sobre elcontenido sustantivo, para ello se hace necesario leer,profundizar sobre los contenidos del documento, ob-tener los aspectos esenciales y, por último, expresar-los adecuadamente.
Contenido del resumen. Por su significación y laimportancia que tiene dentro del catálogo, es necesa-rio tener en cuenta los siguientes aspectos, que se pre-sentan en el anverso de una ficha catalográfica:72
El propósito de la catalogación, la razón fundamen-tal por la cual se elabora el catálogo, determina el tipode información que quiere facilitarse. Si queremos rea-lizar un catálogo con carácter científico, elegiremos el
72 Modelo adoptado de Manuel Vázquez.
TÍTULOENCABEZAMIENTOCONTENIDO SUSTANTIVODATOS PARA EL INVESTIGADOROBSERVACIONES
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tema principal, y la redacción del resumen estará deacuerdo con la ciencia que queremos exponer.
El tema del resumen. Generalmente consiste enel motivo esencial por el cual fue creado el documentoque se cataloga, especialmente se derivan fichas heurís-ticas o de carácter científico-técnico cuando el docu-mento posee estas características.
Si se trata de un expediente, el resumen se efec-túa basándose en el objetivo por el cual fueron acumu-lándose los documentos. Si se hiciera una descripciónde cada pieza documental, los contenidos sustantivospueden perder valor, puesto que un expediente poseedocumentos de índole facilitativa. De esa forma, dis-minuiría el interés del investigador. A continuaciónpresentamos el reverso de una ficha catalográfica.73
Conclusiones del resumen. Pueden expresarsepor la significación propia del documento.
En un resumen es necesario tomar en cuenta al-gunos elementos que podemos clasificar en primariosy secundarios.
Los elementos documentales primarios respondenesencialmente a las necesidades de la entidad producto-
ARCHIVOFONDO DOCUMENTALSIGNATURA TOPOGRÁFICANÚMERO DE INVENTARIONÚMERO DE ÍNDICENÚMERO DE GUÍA
73 Modelo adoptado de Manuel Vázquez.
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ra; estarán compuestos por el descriptor inicial, consti-tuido generalmente por el tipo documental —memo-rando, solicitud, recibo, etc.—, que es mayormenteutilizado por resúmenes indicativos, informativos yanalíticos. El tipo documental tiene la ventaja de abre-viar el contenido documental. Si enunciamos “recibos”,es lógico que no nos refiramos a la correspondencia,porque el nombre propio del tipo documental encierraen sí el significado del documento, razón por la cuales el más utilizado en los resúmenes.
Otro de los elementos documentales primarios esel material, materia o asunto del contenido sustantivo,que se utiliza en los resúmenes indicativos o descripti-vos. Nos basamos en este punto en uno de los princi-pios enunciados por Schellenberg: “El archivero debeindicar sólo aquellos asuntos o materias que dan a co-nocer la significación o que facilitan el uso de los do-cumentos”.74 Existe una gran mayoría de archivos enlos que no se toma en cuenta este aspecto, generalmen-te se considera “asunto” a aquello en que se desen-vuelve el documento, es decir, pertinente solamenteal dominio de la administración, institución o entidadproductora, sin tomar en cuenta que existe una parte“externa” a la institución que tiene enormes posibili-dades de utilización de documentos como elementosde investigación. En la actualidad, tal práctica no selleva a cabo porque los investigadores desconocen loscontenidos documentales de cada institución, debido
74 Schellenberg, T. R., Archivos modernos, principios y técnicas,La Habana, Instituto Panamericano de Geografía e Historia, Publi-caciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1958,p. 45.
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a la ausencia de auxiliares descriptivos publicados ysobre todo a la poca utilidad que pueden obtener conlos auxiliares descriptivos actuales.
Otro de los elementos documentales primarios esla explicación, que se interpreta como la relación delos puntos de vista sobre el contenido sustantivo, yque puede ser utilizada por los resúmenes informati-vos o abstractivos.
La explicación es entendida como la exposición delasunto para que sea más perceptible el contenido sus-tantivo del documento, en ella se manifiesta o revelala causa o motivo por el cual ha sido creado el docu-mento. Si el nombre del tipo documental es muy am-biguo, como “correspondencia” y en la explicación seaclara “reclamo”, esta simple palabra cambia el senti-do de la interpretación del tipo documental y nos dauna pauta más concreta sobre la causa del documen-to, es por lo tanto más perceptible.
Los elementos documentales secundarios, se diri-gen a las necesidades de los usuarios, que básicamen-te responderán a las preguntas: ¿Por qué? ¿Para qué?¿Cómo? ¿Por qué se ha iniciado el expediente o se hacreado el documento? Esta pregunta corresponde a lacausa por la cual se ha iniciado el documento o se loha creado. Generalmente se utiliza en resúmenes ana-líticos. ¿Para qué se ha efectuado el trámite o se hacreado el documento? La pregunta va dirigida a la fina-lidad por la cual fue creado el documento, correspondeconocer los resultados del trámite, o las conclusionesdel documento en sí. ¿Cómo fue creado el documento?Corresponde a la clasificación textual del documento,cuál fue el procedimiento por el cual se elaboró: ma-nuscrito, impreso, impreso en ordenador, etcétera.
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Podemos también añadir a los elementos documen-tales secundarios las preguntas ¿cuándo? y ¿dónde?,que corresponden a la datación del documento; pero,generalmente, los catálogos cronológicos se sustentanen el cuándo; y los toponímicos, en el dónde.
Requisitos del resumen. El resumen, en cualquie-ra de sus formas, permite una elección de documentospara la investigación puesto que los resúmenes refle-jan mayor fidelidad al contenido sustantivo de los do-cumentos. La elaboración del resumen requiere de unesfuerzo intelectual, es necesario personal especiali-zado con conocimientos en los distintos campos de laentidad productora y con conocimientos amplios delanálisis documental.
Es conveniente tener en cuenta que al efectuar elresumen, hay que cumplir con algunos requisitos quenos permitan aclarar más esta labor. Boret, Peyret,en El resumen del texto (Le resumé de texte), citan bá-sicamente tres: claridad, precisión, concisión.75
Claridad. Para cumplir con este requisito, el re-sumen debe ser metódicamente ordenado, utilizartérminos adecuados y comprensibles, y evitar en loposible la narración propia.
Precisión. Utilizar palabras justas, y evitar gene-ralidades o términos abstractos.
Concisión. Si bien concisión significa brevedad, ennuestro caso tiene que ser algo más que brevedad: evi-tar palabras repetidas cuyo significado es el mismo,evitar términos inciertos o dudosos.
75 Currás, Emilia, op. cit.
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A estos requisitos se pueden añadir los siguientes:76
Fidelidad a la expresión del texto. Evitar dar so-breentendidos que malograrían al catálogo.
Equilibrio. El resumen debe tener una visión esque-matizada y completa del texto o contenido sustantivo,teniendo en cuenta, y como norma propia del archive-ro catalogador, que a un mayor número de ideas, ma-yor será el riesgo de que el resumen resulte oscuro.Un gran número de conceptos hace que el objetivo prin-cipal del documento se pierda, pero, a mayor interéspor la claridad, mayor es el riesgo de perder detallesvaliosos del documento, es necesario entonces buscarun equilibrio adecuado al resumen, de modo que no pier-da en un exceso de detalles ni falte información vital.
Clases de resumen. Hemos observado que los ca-tálogos adquieren su clasificación de acuerdo con lautilización que se les da a los resúmenes, dividiéndo-los en indicativos, informativos y analíticos. RobertoColl-Vinent recopila la clasificación de Van Dijk y VanSlipe77 de nueve tipos de resúmenes, tomando en cuen-ta la extensión de los mismos. Detallamos:
El título. Que en nuestro caso corresponde al tipodocumental, lo cual hemos observado que en muchospuede constituir un resumen en sí mismo. Así, si te-nemos un tipo documental “comprobantes de pago”,sabemos que su contenido es de índole contable, que-daría por saber algunos detalles como la datación, aquién corresponde y las cantidades, pero para la faci-lidad de ubicación, nos es suficiente con el título.
76 Coll-Vinent, Roberto, op. cit.77 Idem.
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La anotación del contenido. Que corresponde-ría a una aclaración sobre el tipo documental, tal elcaso de “comprobantes de pago” al que se le añade undato, “de personal”, para ser más específico y concreto.
Resumen telegráfico. Normalmente con frases muycortas: “comprobantes de pago del personal retirado”.
Resumen indicativo. Ha sido considerado en an-teriores títulos.
Resumen informativo. Éste tipo de resumen hasido tratado con anterioridad.
Resumen de extracto. Al igual que el anterior, lohemos considerado anteriormente.
La reseña. Datos que se toman de las partes másimportantes del documento para hacerlo conocer más fá-cilmente, no está exento de una crítica de quien redac-ta el resumen.
El compendio. Como la síntesis de lo más impor-tante del documento, es más amplio que los anteriores.
El texto mismo. Que en este caso sería una repro-ducción del documento, corresponde más a la repro-grafía y no al resumen.
Ordenación de los catálogos
Una clasificación parte de un todo que podemosllamar universo, que es fraccionado por caracteres co-munes para un análisis comprensivo.
Cuando se realizan los estudios de la clasificacióny ordenación de los documentos, se establecen los prin-cipios de procedencia y orden original, que facilitanuna clasificación y ordenación natural.
Las fichas catalográficas, en primera instancia, pue-den ser ordenadas de la misma forma que lo fueron los
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documentos que las originaron, es decir, se puedenordenar de acuerdo con el organigrama de una insti-tución, siempre y cuando esta organización requierade pocos elementos.
Normalmente los documentos estarán ordenadosde acuerdo con los principios, pero las fichas catalográ-ficas requieren otro orden. Esta ordenación debe serdirecta, en la forma y utilidad que le damos a la fichacatalográfica, se ordena parte por parte. No deben omi-tirse sus elementos ni ordenarse subjetivamente.
La ordenación generalmente obedece a la estruc-tura del encabezamiento, el orden elemental en estoscasos es alfabético, palabra por palabra, letra por le-tra, teniendo en cuenta que puede haber variantes deacuerdo con las necesidades de cada archivo; esas va-riantes se traducen en sistemas numéricos, cronológi-cos, temáticos-alfabéticos.
Las reglas o normas que se utilizan son las mismasque las empleadas en la clasificación y ordenación. Estaclasificación y ordenación pueden realizarse con el auxi-lio de la Taxología.
Taxología
Etimológicamente taxología deriva de las voces grie-gas taxis, arreglo, ordenación y logos, discurso, estudio.Se interpreta como la ciencia de las clasificaciones. Aligual que taxonomía deriva de las voces griegas: taxis,arreglo, ordenación y nomos, ley regla, norma. Se in-terpreta como ley de ordenación o la manera como de-ben ser dispuestos los objetos o hechos.78
78 Esta definición, tomada de un diccionario, satisface nuestrasnecesidades de interpretación terminológica.
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La taxonomía es entonces en sentido estricto, la par-te de las ciencias que determina las leyes o principiosde las clasificación de los objetos naturales, por exten-sión se habla de objetos artificiales; en sentido lato esla ciencia de las clasificaciones.
La taxonomía (taxinomía para unos y taxenomíapara otros) formula tipos y categorías, por lo que seconstituye en el primer momento de elaboración cien-tífica experimental.
El rigor científico se manifiesta en la necesidad deagrupación sistemática del conocimiento, respondien-do a tesis o cuestiones, de la misma forma que proce-demos con el análisis documental. Al lograr un ordenadecuado de los materiales de investigación o de estu-dio, deducimos más fácilmente los resultados ante losproblemas que se nos presentan.
Es la taxonomía entonces, la ciencia que estudia laclasificación de seres y objetos. Es probable que el pri-mer estudio científico sobre documentos consistieraen el intento de catalogarlas. Las primeras clasifica-ciones del mundo documental son forzadas y artificiales,debido a los escasos conocimientos sobre la estructu-ra de los documentos. Cuando realizamos la clasifica-ción de los grupos en las instituciones, determinandolas categorías, éstas sirven como material para unaclasificación basada en las relaciones existentes entrelos distintos niveles de la organización empresarial.Las clasificaciones taxonómicas modernas aún se ba-san en estos mismos criterios naturales y simples.
La eficiencia de los auxiliares, instrumentos o me-dios de trabajo tiene relación directa con la simplifi-cación de los fenómenos, hechos u objetos observados.El empleo de listas, registros, catálogos, índices, inven-
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tarios, guías —cada uno con sus divisiones de acuerdocon el contenido— pueden generar estados de confusión.La taxonomía, laboriosamente señala circunstancias,condiciones y antecedentes que facilitan extraordina-riamente la determinación de causa y clasificación.
Una buena clasificación nos da pautas y explica-ciones suficientes de los hechos, aun cuando empírica-mente nos aproxima a la naturaleza y cualidades delos mismos hechos, fenómenos u objetos de estudio,convirtiéndose así en un aspecto fundamental de lainvestigación científica.
Algunas ciencias estudian directamente los obje-tos, otras los hechos y los fenómenos de sus procesos.Al clasificarlas pueden distinguirse aspectos taxonómi-cos y otros puramente nomológicos, esto fundamentaen un amplio campo científico una clasificación de cien-cias concretas, como Mineralogía, Botánica, Zoología,Biología, y de ciencias abstracto-concretas, como Psi-cología y Sociología.
El secreto del éxito de un sistema está en la basede división o criterio usado para la división.
Los taxones pueden ordenarse como sistema jerár-quico, manifestando distintos niveles. Cada nivel su-perior comprende a todos los taxones de su línea.
El sistema secuencial contiene a los taxones quetienen el mismo nivel, se usa como una parte del sis-tema jerárquico y para cantidades no muy grandes deasientos.
El sistema diccionario clasifica de manera jerár-quica, pero cuando uno lo lleva a la práctica, se ofrecede manera secuencial.
El sistema autónomo clasifica cada caso para re-solver un problema determinado, de acuerdo con la
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demanda de información especializada en cada archi-vo. Generalmente este tipo de clasificación se realizaen base a las clasificaciones generales como son las cla-sificaciones Dewey y el CDU.
El sistema semiautónomo clasifica tomando unsector de la clasificación general y adaptándolo a unanecesidad específica. Tanodi y Schellenberg, al igualque todos los archiveros profesionales, no son parti-darios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todaslas clasificaciones generales.
Los taxones tienen que ser mutuamente excluyen-tes, lo que en algunos casos no se cumple. Cuando estose produce en los archivos, se debe utilizar la referen-cia cruzada.
El sentido taxonómico tendrá un mayor dominioen las ciencias concretas.
Las relaciones de los objetos estudiados son infini-tas pero pueden reducirse a algunos principios o tiposgenerales que señalan la lógica según consideracio-nes logradas apriorísticamente. Cada uno de estostipos generales constituyen nuevos órdenes taxonómi-cos distintos; la atribución de los nombres y su orde-nación en un sistema caen dentro de la sistemática—la sistemática es también llamada taxonomía—. Du-rand de Gros reduce las relaciones a cuatro.
Relaciones en el orden de la generalidad. Quese constituyen en las relaciones de semejanza, se ob-serva a los objetos no por sus operaciones sino por sunaturaleza misma, teniendo en cuenta el conjunto decaracteres constitutivos, formando una escala segúnel grado de semejanza, empezando por los de menosextensión y terminando por los menos comprensivos.Esta relación se manifiesta en el orden natural de los
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archivos, en el estudio de la organicidad institucionaly en la clasificación catalográfica.
Relaciones en el orden de composición. O co-lectividad, esta relación se constituye, al igual que unode los principios de unificación de las Ciencias de laDocumentación, por la reciprocidad que existe entreel todo y la parte o viceversa. Esta relación es mani-fiesta, en objetos concretos y no abstractos. Se clasifi-ca del elemento al conjunto. Esta relación es utilizadatambién en la elaboración de auxiliares descriptivos,que son partes de una totalidad, del documento en sí.
Relaciones en el orden de jerarquía. Se consti-tuye en el orden de jerarquía, de la subordinación, dela misma forma que sucede en una institución, cuyarelación se manifiesta en un organigrama.
Relaciones en el orden de evolución. Que or-dena a los objetos según la relación de origen, del ascen-dente al descendente.
De Gros observa que existe un carácter común queune a los distintos sistemas de clasificación, consis-tente en la propiedad que tienen de poder repartirseen tres categorías: La superioridad puede ser el todo,ascendente, jefe; La igualdad puede ser congénere, yla inferioridad, como parte específica, descendiente.
LA INDIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
Introducción
La información, como consecuencia de las preocu-paciones del quehacer archivístico, es considerada enla actualidad como la materia prima de los sistemas
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descriptivos, requeridos cada vez con mayor ímpetu,por el enorme y apresurado desarrollo del universocientífico y técnico; la tecnología exige cada vez masestructuras de información rápida y comprensible.
Esto implica que la información debe ser fácilmen-te manipulable y asequible a la demanda cada vez másgeneralizada. En la práctica, no resulta tan simple pro-porcionar información resumida y de alto contenidosemántico, menos aún poder universalizar su accesoal común denominador de los usuarios.
Al hacer referencia a los sistemas descriptivos, comosistemas de información y localización del mundo ar-chivístico, es necesario considerar el desarrollo y uti-lización de los auxiliares descriptivos y su posteriorutilización en el medio externo al archivo.
Los índices cobran una gran importancia desde laaplicación de la informática a los textos y tratamientode la información. Normalmente se denomina índiceal listado de documentos, en forma breve y concisa;pero, también se le dice al catálogo con contenidos deobras en volúmenes, ordenados por autores, en formaalfabética y cronológica, para una fácil ubicación delas obras o documentos. En la Archivología, el índicecorresponde al auxiliar descriptivo “que ofrece datosque se hallan en los documentos, sistemáticamenteordenados.”79
Como todo auxiliar descriptivo, su finalidad pri-mordial es la localización de los documentos. El índicees necesario para archivero y el documentalista comoprocesador de la información, como organizador y ana-
79 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos…
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lista, y es necesario también para usuario, como guíay control de la información disponible.
El índice es un auxiliar descriptivo que tiene comocaracterística principal su facilidad para pasar a compu-tadora. Este auxiliar, cuando se realiza, siempre tieneque ser un auxiliar descriptivo, es decir que debe lle-varnos directamente al documento.
La elaboración de índices es una actividad bastan-te compleja si se quiere hacer realmente un trabajobueno; requiere de conocimientos tanto administrati-vos como funcionales de los documentos y la entidad,así como la demanda de información y las posibilidadesde explotación de la información.
Lamentablemente, en la mayoría de los archivos,por no generalizar, existen documentos explotados sólodesde el punto de vista histórico y sociológico, pero que-da mucha información sin darse a conocer.
El índice es alternativo con el catálogo u opcional,sobre todo en documentación a la que le basta un ín-dice. En igualdad de condiciones, se prefiere el índiceinmediato. Cuando se decide por el índice en un ar-chivo, es necesario tener en cuenta:
a) El interés del usuario.b) Las características de la documentación y del
mismo índice:1. Cantidad de datos.2. Tamaño de la ficha.3. Sistema clasificatorio, etcétera.c) Los límites de la archivería a la que va a servir
el índice.Al conocer los temas más consultados, o en el su-
puesto de no conocerlos se realiza una pequeña encues-ta, cómo lo piden, etcétera.
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En los tipos documentales legislativos es conve-niente realizar una división en dos clases:
a) Aquellos en los que predomina una política ge-neral, a los que, dicho sea de paso, les viene bien uncatálogo.
b) Aquellos que son rutinarios.El índice es siempre recomendable en todos los do-
cumentos en que predominan nóminas de personas,cosas y lugares.
Mientras no ingrese a una computadora convieneque el índice tenga un límite, sea en el espacio o en eltiempo.
El índice tiene que ser programado al tiempo quese programa el catálogo o el inventario analítico, paramayor facilidad y comprensión del trabajo a efectuar.Normalmente la utilización de los ordenadores elimi-na las diferencias de trabajo existentes entre inventa-rio y catálogos e índices.
Un índice debe tener el mínimo de datos necesarios.Ese mínimo está formado por palabras, que el usuarioutiliza como dato de la localización o del documento.
Una de las finalidades de la indización es la de rea-lizar un análisis exhaustivo de los documentos a fin dedarle una cobertura de investigación mayor.
Por lo expuesto, comprendemos entonces que laindización supone una serie de actividades, preferen-temente posteriores a la catalogación del archivo, por-que uno de los principales problemas consiste en laextracción de palabras con una fuerte carga semántica,expresiva e informativa sobre los contenidos documen-tales. Lo cual nos hace comprender que la transmisióndel conocimiento se realiza a través de un lenguaje, enel cual se fija y transmiten ideas y conocimientos.
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La ciencia, la técnica y la comunicación se realizansobre lenguajes, sean escritos, orales o de imagen, yen la actualidad, permiten la reconstrucción de expe-riencias comprobatorias o la no repetición de hechoscientíficos por su actualización permanente.
La permanente acción dinámica de las institucio-nes y la creatividad humana. El lenguaje encierra variossignificados o se expande conceptualmente de acuer-do con las actividades documentales como reflejos delas institucionales. Estas actividades ponen de ma-nifiesto la necesidad de comunicarse, sofisticando unestilo propio de cada institución, estructurándose deuna forma particular, que no siempre es conocida porel usuario.
La Archivología no está lejos de este fenómeno, tie-ne su tendencia de crear un metalenguaje, considerandolos términos propios de la ciencia y la denominacióndel lenguaje universal para la estructura archivística,con términos conceptualizados y aceptados en todoslos niveles archivísticos.
Es una de las razones que normalmente permiteutilizar términos de la tipología documental para larealización de los índices, términos o vocablos que con-tienen los atributos documentales y al cual podríamosdenominar índice matriz.
Los índices no revelan el texto original, pero, de-bido a la carga semántica de sus términos, nos permi-ten aproximarnos a la idea central. Podemos afirmarque el índice es un resumen de resúmenes. El buenindizador necesita conocer a fondo los flujogramas docu-mentarios, con el objeto de ver las distintas utilidadesque se le asigna al documento, sus distintas relacio-nes con cada sector de trabajo, los distintos requeri-
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mientos de cada actividad, es decir, conocer el ciclodocumental de cada tipo o clase de documento, de modoque cuando se empleen los descriptores, sean fácilmen-te interpretados; además, es necesario conocer las ter-minologías archivística y administrativa.
Básicamente influyen dos aspectos para un buenindizador:
a) Una vasta cultura general que le permita ampliarlos horizontes de consulta a los documentos. Se da porsentado que el indizador tiene que ser un archivero pro-fesional, cuya formación le permite ver el amplio espec-tro de la Archivología y lo despoja de subjetivismos.
b) Un contacto permanente y directo con la insti-tución, en todas sus áreas, que le permita apreciar lasutilidades del índice que se realiza.
El archivero profesional requiere permanentemen-te del trabajo en equipo; una persona sola no puederealizar todas las labores del archivo, asimismo, sulabor está ineludiblemente relacionada con todas lasáreas de la institución, actualizándose acerca de las dis-tintas modificaciones que se dan en la administracióndinámica.
Los índices son trabajos de síntesis y condensaciónal máximo, por lo que requieren un máximo trabajo in-telectual, sobre todo porque están estrechamente re-lacionados con los sistemas informáticos.
Hay que considerar en la elaboración de los índicesla manifestación habitual de la falta de conocimientode la institución, por un lado, y la enorme variación decontenidos documentales por el otro, requiriendo unsobreesfuerzo para que un archivo cuente con un bueníndice. Los beneficios que se obtendrán justifican to-dos los esfuerzos.
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El problema principal que se presenta en la admi-nistración pública y en muchos casos en la adminis-tración privada, es la falta de información que tiendea aumentar mucho más, en una progresión geométri-ca, por lo que se hace necesaria la decisión de adop-tar medidas tendientes a una política de desarrollode los archivos. Lamentablemente, los ejecutivos pre-ocupados básicamente por los problemas económicosdirectos, no le dan la importancia necesaria al cono-cimiento patrimonial, resta mucho por hacer aún enlos archivos.
El personal que maneje los índices, que los elabo-re, para que den resultados óptimos y demostrativosde la influencia económica de la institución, tiene queser altamente cualificado, con un trabajo de tiempocompleto.
El índice es un trabajo muy relacionado con la tec-nología. Se considera la entrada (input), el proceso dela información (index) y la salida (output), generandoun estado de costo sobre cada etapa, es decir, si se pre-tende ahorrar tiempo en el input o entrada, se incre-menta el gasto en la salida o output, manteniéndoseun equilibrio de costos en ambos casos.
Cuando el indizador, documentalista o archiverosabe cómo se le ha de solicitar el dato, tendrá la posi-bilidad de ahorrar en tiempo y trabajo, resolviendorápidamente dudas de la propia elaboración de datos,de ahí la importancia de un amplio conocimiento so-bre los usuarios del sistema.
El índice es muy sutil como sistema clasificatorio,al agrupar los términos conceptuales, pero nuestra prin-cipal preocupación consiste en la descripción propia-mente dicha.
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El índice, para ser elaborado eficazmente, debe con-servar básicamente tres propiedades:
Lenguaje. El lenguaje empleado en los índices,debe ser fiel a la documentación indizada, de modo quepermita una comprensión fácil del usuario. El lengua-je está compuesto por los términos —descriptores—por los cuales se dará al usuario el conocimiento delo solicitado; para ello es necesario tomar en cuenta:
Clase de palabras. Es preferible utilizar palabrasgeneralizadas, como precaución, acción, en lugar deprecautelar o actuar.
Idioma. Preferentemente utilizar el idioma de nues-tra comprensión, en nuestro caso el castellano, y en elorden adecuado utilizando todas las letras del castella-no, incluyendo la ch y la ll. Utilizar los términos másampliamente usados y conocidos, tanto en la regióncomo en la disciplina; en todo caso, utilizar términosde referencia: “Jiménez, véase Giménez”.
Para nombres y apellidos, respetar las normativasvigentes, lo mismo que para la transliteración.
Cuando se usan términos idiomáticos distintos alos empleados en la indización, tomar en cuenta lasnormativas idiomáticas, así por ejemplo, en inglés yen portugués, el apellido paterno es el segundo y noel primero como se estila en castellano.
Al igual que en las guías telefónicas, cuando se re-pite una palabra, es preferible colocar primero la repe-tida, y en segundo orden, los nombres de distinción:
ClasificaciónArchivosCatálogosInventariosResúmenes
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Es necesario minimizar el empleo de puntuación,ateniéndose a las normativas vigentes sobre omisiónde signos diacríticos —signos aplicados a algunas le-tras para darles un valor especial—, signos especia-les, etcétera.
Las siglas se alfabetizan como términos o vocablosvalorizados como palabras. Al utilizar siglas o acró-nimos, optaremos por los más conocidos o corrientesen el uso.
Los términos polisémicos —homónimos—, fenó-meno semántico que se da cuando una forma fonéticapuede poseer diversos significados; si no se puedenevitar es necesario aclarar con un paréntesis, o notasde alcance, su significado:
Lima (fruto)Lima (capital)Lima (herramienta)
Lo contrario a la polisemia, la polinimia, se presen-ta cuando un significado tiene distintas formas fonéti-cas en el mismo lenguaje; es necesario darle el mismotratamiento que en el caso anterior.
En cuando a la utilización del lenguaje, se presen-tan clasificaciones potenciales como:
Lenguaje natural. Cuando el índice utiliza datoscon vocablos extraídos de los documentos, tal cual fi-guran, sin alteración intencional.
El lenguaje natural se utiliza preferentemente enaquellos documentos que han de ser útiles a la admi-nistración, dado que el usuario o investigador ha deestar más interiorizado con este tipo de lenguaje. Estelenguaje produce el índice matriz, en base a los tipos
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documentales y, en términos generales, sería un índi-ce por series. Por ejemplo:
ComprobantesDe pagoDe ingresoDe cuentasDe diario
Lenguaje técnico. Cuando el índice utiliza datoscuyo significado se refiere a la especialización cientí-fica o técnica. En este caso es preferible utilizar unlenguaje normalizado, de modo que el empleo de cier-tos términos sean siempre con el mismo significado yno con una libre interpretación.
El lenguaje técnico se utiliza en los índices des-tinados a la recuperación de información científica ytecnológica de los documentos de archivo, requierede un conocimiento muy amplio sobre los términoscientíficos.
Lenguaje precoordinado. Se denomina así cuan-do el índice utiliza datos combinados para una mejorcomprensión del significado documental.
El lenguaje precoordinado se utiliza preferente-mente en los archivos cuyos temas son muy amplios,lo cual se presta a confusiones de parte del usuario odel investigador.
Este lenguaje es utilizado generalmente en el ín-dice documental, denominado índice directo por Ma-nuel Vázquez.
El indizador realizará previamente el análisis co-rrespondiente del documento, con el propósito de lo-grar los términos significativos.
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Un ejemplo de lo anterior:
ResolucionesNombramientosJuan ArocenaRicardo BustamanteSanta Fe
Lenguaje poscoordinado. Se le ha llamado asíporque la coordinación de términos se efectúa despuésde que se ha realizado el índice, en el cual se utiliza-ron términos muy simples. Este lenguaje presenta unasubdivisión:
Lenguaje poscoordinado pluritérmino. Considera-do como uno de los más utilizados. Se realiza con tér-minos conocidos por los usuarios o investigadores; labúsqueda de información se hace combinando térmi-nos de acuerdo con las necesidades de investigación.Este lenguaje es conveniente utilizarlo en el índice deauxiliares, denominado por Manuel Vázquez índice in-directo, que consiste sobre todo en tomar referenciaso términos de los auxiliares descriptivos del archivo,términos que son familiares al usuario.
Lenguaje poscoordinado unitérmino. Más adecuadoa los fines informáticos, este lenguaje utiliza términosconcretos, sin posibilidades de combinación; la bús-queda se realiza en forma directa. Para utilizar este tipode lenguaje es necesario que el archivo sea pequeño, ylos temas contenidos, definidos porque se presta a con-fusiones terminológicas.
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Sistemas clasificatorios
En la publicación de todo auxiliar descriptivo, laredacción de uno o varios índices resulta imprescindi-ble, su presencia o ausencia decide su grado de utilidad.El índice reproduce la sucesión de partes, expedientes,volúmenes, folios, acápites, etc. en que se encuentraclasificado y dividido el o los documentos, con refe-rencia a los folios que abarcan.
Los índices más corrientes son:a) Onomástico —de personas citadas.b) Geográfico —de lugares citados.c) Ideológico —de materias o conceptos citados.De acuerdo con la naturaleza del documento, los
índices tienen utilidad mayor cuanto más numerosassean las “entradas” o “títulos” que lo componen. Lautilidad del índice de materiales dependerá mayor-mente del volumen o expediente que se describe, consi-derando que está estructurado según un orden lógicointrínseco.
Dentro de la temática que nos ocupa, los sistemasclasificatorios a través de los índices nos facilitan enor-memente el trabajo de ubicación de los documentos,razón por la cual se le presta importancia.
Los sistemas clasificatorios pueden dividirse en:Sistemas clasificatorios universales. Son los sis-
temas de uso normalizado, de carácter universal, esdecir, que se pueden emplear en cualquier parte, sien-do comprendidos perfectamente, ejemplos: CDU, ISO,etcétera.
Sistemas clasificatorios generales. Son los sis-temas que abarcan todos los temas, no existe propia-mente una diferencia con los anteriores.
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Sistemas clasificatorios autónomos. Creadoscon fines específicos, para resolver problemas localesde información o problemas concretos.
Sistemas clasificatorios especializados. Dedica-dos a la utilización de información especializada, es de-cir, dentro de un tema especifico de las ciencias.
Sistemas clasificatorios semiautónomos. Sonsistemas clasificatorios locales, para resolver deter-minados temas, pero que tienen por finalidad incor-porarse a sistemas más amplios.
Como resumen de todos estos sistemas tendríamos:Los sistemas alfabéticos generales. Que pue-
den utilizarse en temáticos o por asunto, en onomás-ticos, geográficos, toponímicos, etcétera.
Los sistemas numéricos. Que pueden ser emplea-dos por temas, ser progresivos ascendentes o descen-dentes, de sistemas decimales, de dígitos terminales omedios.
Los sistemas cronológicos. Ascendentes o descen-dentes, denominados también jerárquicos.
Los sistemas mixtos. Como combinaciones de lasanteriores alternativas.
Simplificación de las reglasde indización
El orden básico es el alfabeto, palabra por palabra,excepto en casos en que un arreglo numérico o crono-lógico sea preferible:
Pío XPío XIPío XII
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Ordenar alfabéticamente todas las fichas, tanto encastellano como en idiomas extranjeros siguiendo elorden que establece el alfabeto castellano —principal-mente con respecto a la ch.
Ordenar palabra por palabra y a su vez, letra porletra dentro de una palabra. Aplicar el principio “nadaantes que algo”, por lo tanto una letra vale o una pala-bra corta precede a una palabra más larga:
Martín, OnésimoMartínez, José
Ordenar las siglas como palabras, por ejemplo OEA,ONU, CIDA. Si son poco conocidas se hará referencia cru-zada del nombre desarrollado.
La sigla es la forma breve de un ente corporativoo un término compuesto de un grupo de letras que seescriben y pronuncian como si fueran una sola pala-bra. Ejemplo: láser.
Cuando varias entradas o asientos contienen unapalabra escrita con distinta ortografía tal como sicolo-gía y psicología, se elige la más aceptada por el uso yse hace la referencia cruzada.
Los nombres propios con distintas ortografías opequeñas variantes deben indizarse en su lugar co-rrespondiente, pero dejando ficha de referencia cru-zada en todos los grupos. Se ponen todos juntos porsonido:
Zabala - ZavalaGala - GalasVílchez - VilchesGiménez - Jiménez
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Los nombres de mujeres casadas se indizan por elapellido de soltera y el nombre de pila. Conviene es-cribir el apellido del marido para mejor identificación,pero no se toma en cuenta al indizar:
López de Boretti, María
Los apellidos dobles se escribirán empezando porel primer apellido y el nombre de pila, sin tener encuenta el segundo:
Vergara Castillo, Lilia
Téngase presente que en portugués y en inglésel apellido materno va al principio: José Pedro Pin-to Esposel (materno), José Pedro Esposel Pinto.
Los apellidos y nombres de lugares de un prefijounido o no con apóstrofe se indizarán teniendo en cuen-ta el prefijo sea éste artículo o preposición, contrac-ción de ambos, patronímico o aun sustantivo:
Von, Mac, Mc, M’
Si no se trata de nombres de personas o lugares,el artículo inicial de un nombre no se toma en cuen-ta al indizar y se coloca detrás entre paréntesis:
Noticioso Archivero (El)
Para nombres de instituciones puede acordarse to-mar en cuenta la primera palabra que sigue a un térmi-no muy repetido. Por ejemplo:
Cía., empresa, instituto, fábrica
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Consejos prácticos
En la confección del índice, es necesario tomar encuenta lo siguiente:
a) Debe proveerse de una cantidad de fichas y de untamaño proporcionales a la previsible cantidad de fo-lios citados en cada entrada —ítem.
b) Leer cada pieza documental con atención y cadavez que se encuentre un nombre de persona o de lugar,se llena una ficha, debajo del nombre se escribe el nú-mero del folio en que se encuentra.
c) Cada nueva ficha ocupará su respectivo lugaralfabético.
d) Cada vez que se encuentre un nombre de perso-na o lugar, se consulta si tiene ficha abierta, en casopositivo, se añade un nuevo número de folio a los exis-tentes; en caso negativo, se hará una nueva ficha.
e) Si se decide publicar índices por separado, al ela-borarlos se conforman los grupos ordenados alfabética-mente de fichas, de acuerdo con un plan preestablecido;por ejemplo: un grupo para personas y otro para luga-res. Si se publican en forma integrada, es suficiente unsolo grupo ordenado alfabéticamente.
f) Es recomendable que en la primera lectura deldocumento se preste atención a la elaboración de losdos índices mencionados up supra; para el índice dematerias, más complejo y delicado, se realiza una se-gunda lectura íntegra del documento.
g) Una vez acabado el “vaciado” del documento, setranscriben mecanográfica o electrónicamente las fi-chas. Se toma en cuenta:
1. Por economía de espacio, se unifican las cifrascuando son más de dos paginas sucesivas: por ejem-
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plo, cuando en una ficha constan los folios 240, 241,242, 243, 244, al realizar la transcripción mecanográ-fica se escribe: 240-244.
2. Se añaden referencias cruzadas en las fichas deaquellos conceptos que tengan relación con otros con-ceptos, después de los números de folios anotados.
Los índices temáticos
El índice archivístico no ha logrado todavía el de-sarrollo que tiene el índice bibliográfico. Pero, desdeel punto de vista de la experiencia se ha comprobadoque no es nada sensato tomar prestadas las técnicasde otras ramas del conocimiento documental para apli-carlas a documentos producidos por entidades insti-tucionales, como las correspondientes a archivos. Losmétodos documentalistas de las bibliotecas han evo-lucionado en razón de la problemática propia de la Bi-bliotecología y no de la Archivología.
Los documentos de los archivos son la memoria delas instituciones, razón suficiente que nos lleva a di-ferentes accesos en la indización. Tener acceso a los do-cumentos por medio de nombres de personas, cosas ylugares es obvio, se ha hecho siempre. El problema pa-rece presentarse cuando se tienen que tomar temasque no sean históricos.
Consideremos entonces que en estos casos, las cla-sificaciones no se limitan sólo al principio de perte-nencia ni al principio del orden original, requieren deun conocimiento básico de la clasificación general so-bre temas varios a los cuales nos impulsa la indiza-ción. Lo lógico es pensar que, como señala Lionel Bell,“el ordenamiento de los documentos por la proceden-
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cia administrativa limita el campo de investigación deestos documentos”.80
Mientras que en las bibliotecas se puede tener ac-ceso por medio de un simple catálogo clasificado detodos los fondos, no sucede lo mismo con los archivos,donde —una vez clasificadas— todas las entradas ensus auxiliares descriptivos o auxiliares de referenciason de naturaleza específica, por la sencilla razón deque no existen documentos generales.
Clasificación
La clasificación es la agrupación temática bajo unsolo encabezamiento. Se emplea en los índices de archi-vo, en razón del método, que generalmente es alfabéti-co. Así, los encabezamientos también son susceptiblesde ordenarse alfabéticamente para construir el índicecomo un todo. Pero eso no significa que el índice estécompletamente clasificado. “Cuando se tiene una con-sulta específica que combina nombres y resúmenes, esmás útil tener un índice donde se puedan chequeartodas las alternativas de acceso y por lo general es pre-ferible que las entradas se hagan como ítems específi-cos en lugar de reunirlas en grupos.”81 Estas formasde clasificación que no consideran la organicidad de la
80 Lionel Bell, B. A., “Ordenación y descripción, vocabulario con-trolado en la indización de archivos”, La administración moderna dearchivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP, recopilado porPeter Walne, con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo In-ternacional de Archivos, Programa General de Información y Unisist,Unesco, París, diciembre de 1985, p. 260.
81 Idem.
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institución, parecerían destinadas al fracaso, al igualque su normalización.
El indizador debe considerar siempre la probabili-dad de que el investigador esté interesado en el tema Ay pueda interesarse en el tema B. Esto obligaría a losarchiveros a pensar en encabezamientos generales quepermitan un mejor acercamiento al concepto de la in-formación contenida en los documentos. No es sólo fal-ta de comprensión de esta temática, sino una falta depreparación o capacitación de quienes están a cargode los archivos, que no les permite vislumbrar en for-ma adecuada una clasificación científica. En muchoscasos son sólo cuestiones personales que perjudicanuna visión más completa de las perspectivas documen-tales. Existe aún personal relacionado con los archi-vos que consideran que los documentos sólo sirven alos historiadores y a los estudiantes, y eso es una lás-tima porque desconocen el potencial de sus archivosen cuanto a información científica se refiere.
Una de las mayores dificultades que confronta laindización por materias, comparada con la indizaciónpor nombres, es la consistencia, estabilidad, coheren-cia y ausencia de contradicción; por ello es necesariorealizarnos las mismas preguntas periódicamente: ¿Seha indizado de esta forma anteriormente? ¿Se ha in-dizado con profundidad este tipo documental antes?Si se hizo, ¿qué lenguaje se usó anteriormente?
Con el fin de lograr consistencia, el indizador debecomprender que si hay un tema particular, deberá es-tar en un grupo particular, empleando el idioma par-ticular para describirlo mejor.
Lógicamente que hay que considerar que si se pre-sentan índices de esta naturaleza, serán pequeños en
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comparación con el índice general. Lo cual debe revisarseen forma periódica para mantener su consistencia.
Se debe estudiar con calma y seriedad, qué temasse decidirán y qué grupo o grupos de temas deben es-tudiarse, inclusive cuando esta decisión se acerca auna referencia cruzada.
Ahora bien, la clasificación archivística si bien esfácil desde el punto de vista administrativo y respe-tando los principios y enunciados archivísticos, hacecasi imposible realizar una clasificación preconsolida-da, al estilo de las bibliotecas. Las series documentalesde los archivos difieren considerablemente en contenido,y en muchos aspectos, también del lenguaje emplea-do. Esto nos lleva a recomendar que cualquier clasifi-cación sólo debe aplicarse a los índices.
Cuando la indización se aplica a las guías de archi-vo, es preferible tratar que se realicen de una mismaforma, para evitar estados engorrosos de confusión ala hora de manejar información de este tipo. “La nece-sidad en este caso es de índices específicos de maneraque las entradas como un todo no estén arregladas porgrupos de materia, o índices generales donde las mate-rias y los nombres aparecen en un orden, no por sepa-rado, y de índices que tengan algún tipo de control deconsistencia.”82
Los índices no pueden darse con la ayuda de má-quinas, porque las técnicas hasta ahora desarrolladasen los sistemas de recuperación, no se adaptan a lainvestigación de archivos. Menos aún el mentado ISIS,que sirve de gran ayuda a la Bibliotecología, pero que
82 Lionel Bell, B. A., op. cit.
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es un desastre para los archivos, cuando los auxilia-res descriptivos son realmente serios.
La construcción de índices, temáticos y generalesimplica por sí misma una sucesión de decisiones, desdela búsqueda de precedentes hasta la toma de las deci-siones finales. Aún está sujeto a cambiar de sistema.
La única ventaja de la informática es que los ín-dices almacenados, pueden mezclarse para produciríndices generalizados o realizar selecciones siemprey cuando sean consistentes.
El análisis de los lenguajes también requiere ungrado de decisiones, establecer normas y parámetrospara dicho lenguaje.
Aplicación de los ordenadores
Un ordenador facilita mucho el trabajo de la indi-zación, si se comprende lo que se quiere realizar y loque se desea obtener del ordenador. Se puede presen-tar con entradas compuestas por palabras guía, pero¿hasta qué grado podemos modificar las referenciasde palabras guía como nombres, de personas, lugares,vehículos, corporaciones o documentos? Los nombresy materias pueden ser parte de la entrada.
Las materias deben encontrarse de acuerdo con laclasificación, pero posiblemente tengamos un enfren-tamiento de términos, los mismos que deben ordenar-se para que no afecten el resultado.
Consideremos algunos posibles:a) El término puede emplearse como término guía,
por tanto debemos considerarlo como una entrada.b) El término puede emplearse como sinónimo de
un término guía aceptado, en cuyo caso se sustituye
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por el término original, así tenemos referencias cruza-das de términos originales y términos guías.
c) El término puede encontrarse listado como unencabezamiento de un término guía, corresponde em-plear sinónimos, o bien es necesario modificar los tér-minos de entrada.
d) La palabra guía se encuentra en la clasificación,y en este caso volvemos al recurso idiomático de lossinónimos.
e) Si el término se encuentra con dos significados,como un homónimo, empleamos sinónimos o buscamosuna nueva clasificación.
f) El término no aparece y el ordenador lo rechazapor no estar calificado; se debe revisar la clasificación.
Es obligación del archivero que trabaja con índicesconsiderar estos aspectos que pueden llevar al rechazopor los sistemas informáticos y modificarlos o modifi-car el sistema de manera que se vuelven aceptables.
Construcción de laclasificación
Cuando existen entradas suficientes como para ma-nejar una cuestión clasificatoria, es necesario planifi-carla en primera instancia, efectuar una clasificaciónexterna. Ésta estará compuesta en primera instanciatomando en cuenta los resultados anteriores, los si-nónimos y algunos encabezamientos. No lo es todo, peropor algo se empieza. Luego será necesario efectuar lalista de materias con encabezamientos más amplios conlos cuales estarán asociados los términos del índice.
Los encabezamientos forman los elementos de laclasificación externa sobre la cual se puede conformar
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la clasificación interna. Ahora es cuando debemos exa-minar cada término de la clasificación.
Para cada encabezamiento, hay un grupo de tér-minos de índice asociados que pueden tratarse de si-nónimos, de lo contrario son términos subordinados.
A estas alturas, mediante la clasificación, el índicese convierte en un solo cuerpo en el cual un cambioafecta al índice.
“La clasificación puede ampliarse en cada etapasucesiva cuando se necesite. Siempre que los temasadecuados estén asociados con un solo encabezamien-to podrán reagruparlos, y esto permitirá cambios enel nivel y muchas veces desaparecer o adicionar tér-minos. Ya que ningún término puede agregarse al sis-tema sin colocarlo en la clasificación, tales adicionessolamente pueden ocurrir después de un escrutiniode los siguientes, lo cual establecerá su relativo valory asegurará la consistencia de la descripción.”83
En seguida vemos un ejemplo de índice:
83 Lionel Bell, B. A., op. cit.
Datación Clasificación Término de índice Ubicación Argentina Conversaciones anglo-
norteamericanas respecto a 109
Conversaciones anglo-brasileras respecto a
50-56
Fronteras de 267 Reconocimiento de la
frontera 231
Situación en 288 Actas Censo de producción Garantías de exportación
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LOS TESAUROS ARCHIVÍSTICOS
Introducción
Como parte culminante de la indización, tenemosal tesauro, compuesto en base a lenguajes estructura-dos; en sí, es un lenguaje elaborado por palabras se-leccionadas sea de lenguaje natural —considerado enacápites anteriores— o de lenguaje técnico específico delas disciplinas, técnicas y ciencias de las que se ocupa.
El tesauro se estructura y controla semántica y je-rárquicamente por normativas generalizadas para cadauno de los descriptores o términos.
Cuando se utiliza la palabra descriptores hablamosde la unidad más pequeña que compone el tesauro, cuan-do utilizamos la palabra término nos referimos a la aper-tura de un sistema clasificatorio. Se observa entoncesla doble utilidad del tesauro como clasificador y auxi-liar descriptivo.
Para una mejor eficacia del empleo de los tesau-ros, los descriptores se utilizan en base a conceptos.Concepto como representación simbólica por mediodel lenguaje de una idea abstracta y general.
Es necesario entonces constituir conceptos en fun-ción del lenguaje, permitiéndonos un mejor manejodel lenguaje controlado.
La validez universal que se le da al concepto, se sus-tenta en la aceptación universal del signo lingüísticocomo elemento de comunicación, es decir que debe exis-tir una correspondencia entre el significado y el signi-ficante, elementos que están íntimamente ligados y noarbitrariamente; si bien el signo se altera por distin-tos factores como el tiempo, el uso, el desplazamiento
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idiomático es considerado como un fenómeno problemá-tico en el momento de realizar el lenguaje controlado.
Con mayor razón este fenómeno se presenta en loslenguajes científicos, técnicos o disciplinarios. Paradar una solución a esta problemática debemos partirdel principio de que la entidad lingüística existe sóloy cuando hay una asociación íntima y recíproca entreel significado y el significante.
La unidad lingüística puede ser un signo arbitra-rio cuando se le toma en forma aislada —casa—, noocurre lo mismo cuando se trata de analizarlo en sucontexto —arquitectura, urbanismo, economía.
En la clasificación documental el concepto adquie-re una jerarquización apropiada de acuerdo con el con-texto que lo rodea, es decir de aquello que le antecedey le precede, dejando de ser el concepto arbitrario.
Asimismo cada uno de los descriptores es un compo-nente de un sistema solidario, adquiriendo un valorintrínseco ante la presencia de otros valores descrip-tivos. Así tenemos que “...la primera función del con-cepto es la de describir los objetos de la experiencia afin de permitir su reconocimiento. La segunda funcióndel concepto es la económica, a esta función está liga-do el carácter de clasificador del concepto mismo. Latercera función del concepto es la de controlar los da-tos de la experiencia de tal manera que se establezcanentre ellos relaciones de naturaleza lógica. Un con-cepto científico sobre todo, no se limita por lo comúna describir y clasificar los datos empíricos, sino queposibilita la derivación deductiva de ellos. Una cuartafunción del concepto, considerada actualmente comofundamental en las ciencias físicas, es la de previsión,por ella el concepto de organizador, de los conceptos
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científicos que no representan, ni describen una cosa,son los modelos o conceptos matemáticos, como éter,campo (física), etc.”.84
Estructuración de tesauros.Técnicas de compilación
Tal como hemos estudiado en los lenguajes, la com-pilación se puede realizar en forma precoordinada o apriori y poscoordinada o a posteriori, dada la particu-laridad terminológica que adquiere cada uno de losarchivos.
Lo ideal en el trabajo de los tesauros sería combi-nar ambas formas de compilación, lo cual aseguraríauna mayor eficacia y precisión en la que utilizamos unrepertorio especializado con mayor precisión científi-ca al emplear modismos o regionalismos, sobre todoen aquellas disciplinas en evolución como las que com-ponen las Ciencias de la Documentación.
Al utilizar un lenguaje poscoordinado, extraemosun lenguaje documental que nos da más utilidad den-tro del sistema en el cual se desarrolla el tesauro.
Si bien sabemos que los archivos presentan carac-terísticas propias, el empleo objetivo de cada uno delos archivos variará la función clasificatoria, haciendoresaltar algunos aspectos mientras que otros serántratados forma general, pero prestarán utilidad den-tro del objetivo principal de la Archivología que es elde generalizar su lenguaje y metodología.
84 Currás, Emilia, op. cit.
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El tesauro nos dará a conocer el carácter de uni-versalidad o parcialidad de algunos de sus elementos.
Los tesauros presentan un contexto teórico deno-minado campo semántico, en el que se ubican las pri-meras divisiones clasificatorias sobre el tema que setrata, lo que correspondería a los denominados gru-pos compuestos por subgrupos, etc., tal cual se analizaen la clasificación y ordenación documental, tratadospor la Archivología; determinando una jerarquizaciónde acuerdo con la propia estructura organizativa querepresenta.
Hay que considerar que no todas las divisiones tie-nen igual cantidad de términos, muchas veces una divi-sión puede constituir un solo descriptor, la consistenciaen este caso de un tesauro se debe a que cada uno delos descriptores o términos han sido elegidos y selec-cionados con un mismo criterio.
Lo específico es comprobable mediante la utilidadpara la recuperación de la información.
La construcción del tesauro está regida por nor-mas universalmente aceptadas que le dan la validezde su estructura lógico-conceptual.
En acápites anteriores hemos mencionado los aspec-tos de la sinonimia y de la polisemia que, eficazmentecontroladas, evitan una dispersión conceptual del ma-terial clasificado, tanto en la entrada como en la recu-peración de la información.
Las relaciones paradigmáticas desde lo general a loparticular —método deductivo— otorgan al tesaurouna flexibilidad adecuada.
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Reglas de construcción
Controles semánticos
Los controles semánticos son los mismos que usa-mos para la confección de los índices, con la diferenciade que en aquéllos trabajamos con estructuras lógico-conceptuales:
Controles de sinónimos. Se establecen referen-cias cruzadas de descriptores utilizados en el área oregión hacia descriptores de utilización universal, em-pleando las abreviaturas UP —usado por— y US.
Ejemplo:
Análisis de documentosUS análisis de información
Análisis de informaciónUP análisis de documentos
Control de polisemia. Para evitar una confusiónen el contexto del término empleado, se añadirá unmodificador al descriptor seleccionado para cada casoespecífico:
a) Para determinarlo, se coloca un sustantivo en-tre paréntesis, ejemplo:
Identificación (Psicología)
b) Para calificarlo, se utiliza un sustantivo pospues-to, ejemplo:
Método: educacional
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c) Para explicar mejor la conceptualización se em-plean las notas de alcance, siempre y cuando las ante-riores opciones no sean claras y precisas. Ejemplo:
Cooperación gubernamentalNA Cooperación entre gobiernos provinciales de la región—en este caso se utiliza para restringir el uso.
IncapacidadNA Incapacidad permanente de realizar trabajos por esta-do patológico —en este caso se utiliza para definir el uso deltérmino
HorarioNA Aplicado al horario general de trabajo —para explicarlos diferentes usos que pueden ser válidos
Asimismo se utilizan las reglas de índole generalempleadas en la indización.
Otras reglas de índole general que son utilizadasen la indización son:
a) Suprimir artículos y preposiciones en el iniciode cada descriptor o término.
b) Es preferible utilizar sustantivos y verbos en in-finitivo. Ejemplo:
Ordenación [no ordenar] Clasificación [no clasificar]
c) Es preferible utilizar el plural para términos ge-néricos. Ejemplo:
Documentos
d) Es preferible utilizar el singular para términosespecíficos. Ejemplo:
Correspondencia [término genérico (tg) documentos]
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e) Normalmente se deben utilizar abreviaturas,siempre y cuando estén generalizadas con el uso coti-diano. Ejemplo:
ONU, OEA, Unicef, Unesco
f) Hay que escoger los términos directos y no losinvertidos. Ejemplo:
Planificación del archivo [y no archivo planificación del]
Reglas de complementación
Las reglas de complementación de la estructuramencionada de un tesauro son correspondientes a susrelaciones paradigmáticas.
Hablamos de paradigmático en las relaciones queexisten entre elementos lingüísticos como un conjun-to virtual de elementos que pueden aparecer en unmismo contexto y en un mismo lugar.
Relaciones jerárquicas. Las relaciones jerárqui-cas señalan aquellas de subordinación entre conceptos.
a) De género a especie. Ejemplo:
Documentos [término genérico].Carta [término específico.(te)]
b) Del todo a una parte. Ejemplo:
Archivologíate: Archivos
Relación tangencial. Reúne conceptos relaciona-dos pero no con una relación genérica. Puede decirse
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que se aplica el carácter transitivo de subordinaciónintegral. Por ejemplo:
ArchivosPúblicos. [Término relacionado:(tr)]
Estos términos tienen su reciprocidad expresadosinversamente.
Cuando estas relaciones se encuentran bien cons-truidas no existen problemas para la recuperación deinformación. Inclusive pueden evitarse errores de afi-nidad, con los agregados de niveles de precoordina-ción, por ejemplo:
Experiencia laboraltg1. Formación archivísticatg2. Formacióntg3. Profesióntg4. Profesionalizacióntg5. Práctica profesional
Este tipo de recursos aumenta el tiempo de bús-queda, es por ello que para utilizar tesauros en la recu-peración de la información se recomienda incrementarla precoordinación, evitando relacionar términos queno se encuentran relacionados con los documentosclasificados.
Clasificación de los tesauros
Al igual que todos los auxiliares descriptivos utili-zados en el archivo, los tesauros también son suscep-tibles de clasificación, lo que depende de cómo se vanaplicando las reglas antes enunciadas.
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Algunos de los tesauros ofrecen una mayor precoor-dinación, otros en cambio, campos muy amplios cuandose ocupan de materias de alcance y magnitud bastan-te grandes, o interrelacionan disciplinas que se en-cuentran cercanas.
Cuando se trata de tesauros especializados o centra-lizados la precoordinación será mayor, asegurando sermás específicos y precisos en el vocabulario utilizado.
Cabe hacer una distinción clasificatoria, entre ma-crotesauros y microtesauros.
Los macrotesauros son aquellos que se ocupande interrelacionar disciplinas cercanas. En Archivolo-gía podríamos hacer un macrotesauro relacionandopor ejemplo: Administración, Historia, Paleografía yGrafística, es decir, todas aquellas disciplinas que seincorporan en la rama archivística.
Los microtesauros se refieren a una disciplina,requieren un mayor desarrollo clasificatorio, además,permiten compatibilizar entre sistemas.
Lógicamente, para utilizar un tesauro deberán ana-lizarse las factibilidades del sistema de informaciónen que se aplicará, considerando las alternativas quese presenten.
Técnicas de accesoa los términos del tesauro
Como hemos visto, el tesauro es un vocabulario es-tructurado y controlado por normas o reglas dictadaspara su construcción y por el paradigma lingüístico dela disciplina o conjunto de disciplinas, a las cuales estáreferido.
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En la definición de tesauro hemos observado:a) Vocabulario estructurado y controlado por nor-
mas o reglas dictadas para su construcción.b) Paradigma lingüístico de la disciplina o conjun-
to de disciplinas a las cuales está referido —paradigmalingüístico como conjunto virtual de elementos que pue-den aparecer en un mismo contexto y en el mismo lugar.
c) Conjunto estructurado del lenguaje natural o len-guaje científico estudiado con anterioridad en índices.
d) Estructura de términos con una fuerte carga se-mántica que es capaz de describir el contenido de losdocumentos.
Existen términos innecesarios para la descripcióndel contenido sustantivo, pero que colaboran en la loca-lización al objetivo principal del archivo; éstos tienensignificado tanto en forma espacial como temporal deldocumento, pueden ser los mismos tipos documentales,nombres de instituciones, consideradas como autorescorporativos, lugares geográficos o distintos compo-nentes de una institución. Estos términos forman partede los índices o anexos, por ejemplo apéndices estruc-turales de la administración, índices de instituciones,índice de poder ejecutivo, de organizaciones provin-ciales, nacionales, internacionales, etcétera.
Estos índices permiten la rápida recuperación deinformación en los casos de requerimientos de térmi-nos clasificatorios, que complementan a los descripto-res más específicos a la vez que no se constituyen comouna pertenencia específica de la disciplina correspon-diente al documento.
La Archivología presenta muchos aspectos sobreel tema de relación, la administración generalmentefunciona en base a la relación que tiene con otras ad-
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ministraciones donde estos índices permiten y apo-yan una rápida recuperación de la información.
Asimismo, muchos índices constituyen una valio-sa ayuda para justificar la utilización de los descrip-tores. Algunos tesauros se elaboran en función de losauxiliares descriptivos del mismo archivo.
Estos índices se relacionan con términos permu-tados, con la división en el campo semántico, son índi-ces analíticos y gráficos flechados, ejemplos:
Los tesauros de educación de la Unesco están ge-nerados por computadora por un sistema facilitadopor la OTI. Este tesauro está compuesto por:
a) Una lista por campos semánticos codificada, nu-mérica y analíticamente.
b) Un cuerpo por orden alfabético con las relacio-nes jerárquicas y administrativas.
c) Una lista de términos que componen la subfa-ceta y una lista rotada de términos.
El tesauro de formación personal elaborado porCINTEREOR presenta:
En el volumen primero de clasificación:a) Campo semántico clasificado.b) Un cuerpo ordenado por grupos semánticos cla-
sificados donde se presentan además los términos consus relaciones jerárquicas y administrativas.
En el volumen segundo:a) Un índice español KOOC.b) Un índice inglés KWOC.c) Un índice geográfico en español y en inglés.El tesauro ERIC, realizado por computadora en Ari-
zona, posee un software apropiado para tal efecto, ade-más, controla la frecuencia de utilización de términosque le permiten dar de baja a algunos que se encuen-
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tran sin utilización; da el alta a otros términos que vanapareciendo, permitiendo una actualización constan-te y después de un período de prueba o consolidaciónen la estructura general. Los índices son:
a) De nuevos descriptores por orden alfabético ysin relaciones.
b) De descriptores dados de baja sin relaciones.c) Índices descriptores dados de baja en el uso, no
en el sistema.d) Índices descriptores dados de baja en el siste-
ma, es decir borrados.e) Una lista alfabética de descriptores con relacio-
nes jerárquicas.f) Un índice KWTC de términos rotados.g) Un índice KWTC.h) Un índice de clasificación por facetas o semántico.El tesauro de Psicología, realizado en la Universi-
dad de Buenos Aires, Facultad de Psicología, es total-mente manual, lo mismo que su aplicación. Sirve a laconfección de catálogos de fichas de la Biblioteca de laFacultad de Psicología de la Universidad de BuenosAires, presenta la parte semántica, orden de camposemánticos codificados con letras y números, y analí-tico; la parte alfabética, orden alfabético de descripto-res con sus relaciones jerárquicas y asociativas, y unapéndice de actualización parte sistemática y partealfabética con las relaciones ya especificadas.
La clasificación por mediode descriptores
La indización se constituye también como métodoclasificatorio, como lo hemos observado anteriormen-
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te. El fin de una clasificación es permitir una búsquedamás eficaz común a todos los auxiliares descriptivos,localizar un documento tratado por métodos manua-les o automatizados.
Como fin secundario consideramos permitir orga-nizar índices de todo tipo clasificados por los térmi-nos empleados.
El método de análisis de documentos es la tarea másimportante al asignar palabras o descriptores para re-presentar el contenido y su ubicación en la clasificación.
El análisis documental realizado a comienzos deeste trabajo, expone las distintas formas de ir dilucidan-do la importancia del documento. Fundamentalmen-te, el método básico de nuestro trabajo será interrogaral documento, en ese interrogatorio debemos respon-der a interrogantes como: ¿Cuáles son las nociones quemerecen atención en función del usuario? ¿Cuáles sonlas nociones que deben retenerse en función de la uti-lidad futura?
Volvemos a la demanda de información: ¿Cuálesson los términos asignados a otro documento? ¿Cuá-les serían los términos que podrían asignarse antesde elegir crear otro nuevo?
Analizar el documento en el caso de la Archivolo-gía, es analizar los tipos documentales en todas suspartes; dentro de ello asignar descriptores para nor-malizar el léxico, que normalmente tenemos analizadopor la tipología, para normalizar la información entrelos diferentes documentos relativos a un mismo temao disciplina.
Objetivamente debemos llegar a un grado especí-fico, a través de un análisis crítico sobre la utilizaciónde términos generales y específicos, y sobre todo, ha-
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cer un análisis exhaustivo constituyendo el grado declasificación. Gracias a esto, la descripción de conte-nido informativo reconoce el total de conceptos indi-zables para no perder la pertinencia.
Tomando en cuenta además que debe existir:a) Imparcialidad de la clasificación.b) Veracidad sobre el contenido del documento.c) Multiplicidad en la elección de términos en fun-
ción del usuario.
Listas de encabezamientosy tesauros
La tipología documental es por excelencia un siste-ma de clasificación de la Archivología. Esta tipologíaaplicada a un tesauro nos demuestra la multiplicidadde facilidades que nos posibilita el manejo de una ti-pología adecuada, y al mismo tiempo, genera una listanormativa, donde los descriptores o términos prefe-renciales de un tesauro son precisamente aquellos quepueden y deben ser utilizados para la clasificación ypor su propia relación para la recuperación de la in-formación.
En la tipología documental, un término contieneotro en forma sucesiva, haciéndose específica la clasifi-cación en relación con los demás, generando categoríasde listas normativas basadas en el lenguaje natural,que son:
Los encabezamientos por materia. Hemos ob-servado a través de una serie de realizaciones descrip-tivas, que el nombre asignado a un tipo documentalconlleva el tema o gran parte de la materia que implicael documento, pero que no representa las estructuras
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jerárquicas que se requieren para la clasificación de lasideas contenidas en estos documentos.
Su representación, podríamos decir entonces, eslineal dentro del sistema, estableciéndose una rela-ción de “véase” o “véase además”.
En los documentos archivísticos, los conceptos noson lineales sino multidireccionales, es decir que hayuna multiplicidad de relaciones implícitas entre losconceptos que se mencionan, dada la multiplicidad derelaciones que tiene una institución con otras, y queno pueden ser contempladas en su totalidad dentrode un sistema lineal.
El sistema multidimensional de un tesauro es idealpara la clasificación documental.
En el ciclo del almacenamiento y recuperación deinformación no interesa tanto la modalidad empleadapor sistema elegido, sea éste manual, mecánico o au-tomatizado, sino aquellos factores intelectuales queintervienen en la clasificación y búsqueda de informa-ción; se destaca entonces lo que interesa saber en pro-fundidad: las funciones conceptuales y las formas enque se relacionan dentro de un lenguaje documental.
Así tenemos por tipología documental, resolucio-nes de gobierno, ministeriales, de direcciones, etc. Enlista de encabezamientos de material tendremos rela-ciones cruzadas y relaciones en un solo sentido, porejemplo,
EducaciónMinisterioVéase CulturaDirección
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En la relación cruzada sería:
CulturaDirecciónVéase además Educación
El tesauro genera jerarquizaciones y relaciones di-rectas, así tenemos:
Administración Públicate Administración de la Salud
Aparte:
Administración de la Saludte Servicio de Saludtr Salud
Corresponde entonces primero definir el conceptoy a partir de él, establecer términos y relaciones aso-ciativas y jerárquicas, tomando en cuenta siempre elvalor semántico de la entidad lingüística.
Otro recurso que puede posibilitar un aprovecha-miento de la clasificación tanto más en la recupera-ción de información, es la coordinación entre conceptos.Hemos hablado de índices precoordinados y poscoordi-nados, entonces tenemos la precoordinación y la pos-coordinación, ejemplo:
Capacitaciónde archiverosde técnicos
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La precoordinación se realiza con la clasificaciónen la operación de archivo, hay menor amplitud en labúsqueda y mayor especificidad en la recuperación.En la poscoordinación tenemos un almacenamientode información del equipo, hay una mayor amplitud debúsqueda y menor especificidad de recuperación. Enuna lista de encabezamientos de materias existe unamayor precoordinación, pero que no tiene posibilidaddel término relacionado.
Los tesauros están previstos para sistemas pos-coordinados, y tienen una posibilidad de término re-lacionado que le agrega elasticidad al sistema.
Cuando hablamos de tesauros muy especializados,la precoordinación será mayor, se logra una mayor es-pecificidad, y es más preciso el vocabulario que inter-viene en él.
LAS GUÍAS ARCHIVÍSTICAS
Introducción
Las guías son instrumentos de investigación en losarchivos, que prestan una gran utilidad cuando se tratade:
a) Conjunto de archivos de una institución.b) Archivos voluminosos.c) Instituciones archivísticas.d) Conjunto de archivos de una región o un país.e) Temas concretos de documentos elegidos:1. Por su naturaleza.2. Por el tema de investigación.
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Las guías tienen el propósito de servir como ins-trumentos de trabajo, consecuentemente son prácticasy operativas. No son tratados que exponen problemasteóricos, tampoco son manuales que enseñan cómo seresuelven problemas de trámites e investigación.
Las guías se proponen facilitar la labor de los usua-rios, profesionales, investigadores, que deben prepa-rar la información necesaria a fin de que, los planes,proyectos y tesis, se sometan a la decisión, con un gra-do aceptable de seguridad de haber incluido los prin-cipales elementos de juicio. Se procura perfeccionarel propósito de uso de los recursos informativos.
La guía es un documento a través del cual se orien-ta o conduce hacia un objetivo señalado, en este caso,los documentos.
Está destinada al uso del investigador y es un dis-curso dividido en secciones. Cada sección está dividi-da en:
a) Encabezamiento.b) Bosquejo.c) Apuntes.El encabezamiento contiene:a) Número de sección.b) Tema.c) Método.d) Tiempo.e) Útiles y equipo necesario.f) Personal a utilizarse.g) Medios auxiliares de exposición.h) Referencias bibliográficas y documentarias.El bosquejo debe contener:a) Temas principales.b) Subtemas.
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Los apuntes son el desarrollo del archivo.Creemos igualmente que cuando más detallado es
el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.La guía estará integrada por diversos capítulos que
son las diferentes lecciones del programa. Toda sec-ción debe comenzar con un sumario, debe seguir conel aspecto central y terminar, preferentemente, conconclusiones sobre lo planteado.
Si es más breve, menos exigente, más sintética, con-cretamente orienta al usuario pero no tendrá todos losaspectos relacionados con los temas tratados sino másbien el bosquejo de los mismos a través de sus gran-des líneas.
Si bien existen modalidades diferentes en cuantoa las estructuras de la información, las guías en estoscasos son una salvedad, se limitan a enseñar la orga-nización y presentación de la documentación estudia-da como para tomar decisiones sobre la realización deinvestigaciones efectivas.
La organización masiva de los contenidos documen-tales, pueden generar problemas inclusive contandocon inventarios y catálogos, tanto para el archive-ro como para los investigadores, estos últimos requierencon mayor fundamento de una información sustancialdel archivo en el cual piensa realizar una investiga-ción o en los archivos que puedan tratar un determi-nado tema. Son evidentes los problemas al elaboraruna guía, sin embargo en la exposición de los conteni-dos, se espera llegar a un equilibrio entre el extremode la generalidad, que la hace inútil, y el detalle exce-sivo que sería incompatible con la intencionalidad dela guía.
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Es algo más que una simple lista de comprobacióny control de los documentos. Se utiliza como una he-rramienta que trata de explicar el significado de cadaasiento descriptivo y aclarar ciertas connotaciones dedeterminados tipos documentales. La guía trata a lainformación con un enfoque que hace aplicable a losproblemas múltiples que plantea la presentación detodo tipo de investigaciones, de usarse con flexibilidady sentido práctico, orientando al usuario y logrando unfácil análisis y evaluación.
Las guías tienen varias entradas para dilucidar lainformación, y para satisfacer la necesidad de infor-mar a los usuarios sobre la totalidad del contenido delos documentos y de los servicios del archivo, propor-cionándoles una orientación general. Debe tomarseen cuenta que los procesos refinados de acumulacióny recolección de información, tienden a efectuarse porequipos electrónicos de ordenación.
El archivero es un intermediario entre el investi-gador y el documento, al realizar una guía del archi-vo, deja establecido un camino, un método que enseña,dirige, conduce y encamina al investigador a puertoseguro.
Cuanto más elaborada es la guía, tanto mejor po-drá el usuario y el investigador manejar estructurasde información, de manera simple y rápida.
Toda guía, por su carácter propio, presenta algu-nas limitaciones:
a) No abarca necesariamente la solución de proble-mas propios de cada investigación. En la guía, algunosproblemas pueden ser mencionados pero sólo cuandoes indispensable, sobre todo en la identificación de de-terminados grupos documentales.
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b) No se pretende tampoco ofrecer tratamientosexhaustivos que prevean soluciones a los problemasdentro de la amplitud temática. Posiblemente sea ne-cesario realzar definiciones para una mejor compren-sión de sus contenidos.
c) El lenguaje empleado en toda guía, debe ser lla-no y general, pero si los temas son pocos o la guía esespecífica, el lenguaje debe utilizarse en función deltema abordado.
d) La guía no trata a la información como unida-des temáticas dirigidas a campos específicos.
Uno de los problemas principales para la elabora-ción de las guías consiste en la situación legal de laaccesibilidad documental, las guías requieren que elarchivo cuente con un conocimiento legal sobre cuá-les son los documentos accesibles y de curso para losinvestigadores.
Las guías pueden ser para el investigador o paralos usuarios, un documento a través del cual se orientao conduce la fundamentación de sus trabajos en inves-tigaciones, tanto en el plano científico como en el per-sonal propio.
Investigaciones. Básicamente la guía está desti-nada al investigador especializado en determinadostemas; principalmente son:
Administrativas. Los archivos constituyen todo uncuerpo administrativo de la información al servicio delas instituciones.
Es evidente entonces que los límites eventuales apli-cados a la comunicación de los documentos sólo afec-tan temporalmente a éstos y a la entidad productora.
Teniendo en cuenta que la aplicación de las técni-cas documentales en los archivos determinan las ca-
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racterísticas principales de la guía, efectuando la re-constitución de un orden metódico de conformidad conun organigrama administrativo y no una presentaciónde documentos según el orden de las signaturas, el modode clasificar los documentos condiciona la organiza-ción de la guía.
Personales. Realizadas por una persona, para de-fender un derecho, realizar investigaciones temáticas,o de interés privado, etcétera.
Científicas. Constituyen una categoría de indaga-ciones realizadas por un investigador o un equipo deinvestigadores con una finalidad científica.
En estas situaciones, la guía se convierte en todoun discurso dividido en secciones.
Cada sección está subdividida en:a) Encabezamiento, que contiene:1. Tema.2. Método.3. Tiempo.4. Útiles y equipo necesario.5. Personal a utilizarse.6. Medios auxiliares de exposición.7. Referencias bibliográficas y documentarias.b) Bosquejo, que contiene:1. Temas principales.2. Subtemas.El encabezamiento y el bosquejo constituyen el plan
estructural del desarrollo de la investigación.c) Apuntes.Los apuntes serán el desarrollo del plan.A su vez, a lo largo del desarrollo de la guía es ne-
cesario utilizar el sistema de preguntas. Éstas debentener una finalidad comprensible, dar énfasis a un pun-
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to y exigir una respuesta definida. Las preguntas tam-bién deben prepararse previamente y constituir par-te de la guía.
Creemos a su vez, que cuando más detallado es elbosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La guía archivística es integrada por diversos ca-pítulos que son las diferentes secciones del programadescriptivo. Es conveniente que toda sección comiencecon un sumario, seguido del aspecto central y termi-ne, preferentemente, con conclusiones sobre lo plan-teado. Debe ajustarse al tema dispuesto sin excedersedel mismo, evitando en lo posible abundar en detallessuperfluos.
Si es más breve, menos exigente, más sintética, serámás concreta la guía que orienta al usuario, pero notendrá todos los aspectos relacionados con los temastratados, sino más bien el bosquejo de los mismos através de sus grandes líneas.
La guía es, pues, un instrumento de investigaciónque ofrece un panorama general de los conjuntos delos documentos archivados a los que está dedicada, ge-neralmente divididos por fondos o series y completadosmediante una exposición cronológica de la adminis-tración productora y la lista de los correspondientesinstrumentos de investigación.85
La guía es una visión panorámica de los fondos do-cumentales con las aclaraciones necesarias para unabuena comprensión de los contenidos documentales.
Este auxiliar descriptivo es el resultado de la prác-tica que se remonta a 1867, con el Inventaire général
85 Tanodi, Aurelio, Inventarios, catálogos e índices, Córdoba, CIDA,1978.
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sommaire des Archives de l’Empire, y a 1891, con elEtat sommaire par séries des documents conservés auxArchives nationales.86
La redacción de una guía es la resultante y prolon-gación de gran número de factores históricos, admi-nistrativos y de técnicas de archivo. Si bien es ideal yprioritaria la elaboración de una guía de los archivosde América, resulta algo utópico mientras no se solu-cionen los problemas generales de cada región.
Existe la tendencia general de enumerar los siguien-tes ítems en las guías:
El archivo a describir. Comenzando por:La historia del archivo, narrada en función de los
documentos.La legislación. Sobre todo en lo concerniente a la
gestión documental para almacenamiento de documen-tos del archivo descrito, o cómo llega la documenta-ción al archivo.
Algunos archivos, como los españoles, colocan ge-neralmente la fotografía del edificio, planos y horariode atención. Conviene saber si hay un sistema integra-do de archivos.
La reglamentación de acceso. Se sugiere incluir:a) Bibliografía que exista sobre el archivo.b) Servicios de reprografía, microfilme, fotocopias,
etcétera.La institución productora de los papeles. Si es públi-
ca conviene poner la ley de creación y el nombre com-pleto de la institución.
86 Tanodi, Aurelio, Inventarios…
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La institución productora. Comenzando por:La historia de la institución, breve y concisa, en re-
lación a la producción documental. Destacando la im-portancia de la institución.
La bibliografía de la institución. Si es entidad pri-vada hay que mencionarla.
Sistema adoptado en la recolección de datos. Sedetalla el sistema empleado.
Metodología empleada en el asiento de datos.Detallar los criterios empleados para la descripciónde los asientos de los auxiliares descriptivos incluidosen la guía. Es preciso que no queden cosas supuestas. Enla explicación del catálogo incluiremos una diagnosis.
Auxiliar descriptivo de la guía. Teniendo en cuen-ta que la guía es una visión ordenada de los distintosfondos que hay, la redacción de los distintos auxilia-res se realizará suprimiendo el encolumnado o evitan-do encerrarlo por líneas. La ordenación de los fondosy grupos documentales entre sí siguen siendo válidas.
La guía archivística no sustituye a otros auxilia-res descriptivos como los inventarios y catálogos, nisuple la carencia de éstos.
La redacción de una guía no implica labores de in-ventarios previos, ya que su carácter es básicamentedescriptivo.
Toda guía tiene componentes permanentes queson aquellos datos sometidos a actualizaciones perió-dicas. Al igual que todos los auxiliares descriptivosestudiados hasta ahora, y siguiendo el mismo modelola guía se estructura en tres partes principales:
a) Capítulos introductorios.b) Reseñas descriptivas de los fondos y colecciones.c) Apéndices.
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Capítulos introductorios
Compuestos normalmente por:Introducción. Llamada también liminar por en-
contrarse al comienzo,87 se refiere únicamente a lascausas que motivaron la redacción del auxiliar des-criptivo; normalmente se constituye por:
a) Exposición de su génesis.b) Introducción general, donde se expone el origen
y la historia de los documentos, su lengua y escritura,su modo de clasificación y su accesibilidad.
c) Antecedentes.d) Finalidad y evolución de la guía.e) Caracterización y estructura de la guía.f) Autores, con la mención de las especialidades y
trabajo que cada uno cual ha realizado para la elabo-ración de la guía.
g) Glosario de términos técnicos o especializadosutilizados.
Índices. El índice, tanto del trabajo como los ín-dices descriptivos, son partes esenciales de la guía. Elíndice de la guía debe reflejar la estructura completa, afin de dar un concepto cabal de los alcances del trabajo.
Debemos considerar en todo caso índices alfabéti-cos de:
a) Personas, en tipografía versalita.b) Lugares, en tipografía bastardilla.c) Materias, en tipografía redonda.d) Fondos documentales y subdivisiones.e) Colecciones.
87 Tanodi, Aurelio, Inventarios…
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f) Auxiliares descriptivos. El término “fichero” nodesigna ningún auxiliar descriptivo, pues se trata deun soporte.
Información práctica. Para este capítulo se re-quiere un análisis de los procedimientos del archivo,de manera que al volcarlos a la información de la guíaexpongan los servicios del archivo, así como las condi-ciones de la investigación. Los subacápites de este ca-pítulo son:
Domicilio del archivo. El domicilio o los diferen-tes domicilios cuando se trata de archivos en variosdepósitos o cuando la guía trata de varios archivos; di-rección, postal y telegráfica, teléfono, días y horas deapertura al público, fechas de cierre anual y días fe-riados específicos.
Condiciones del servicio. Formalidades que debencumplir los usuarios, sean investigadores nacionalesy extranjeros; condiciones de inscripción, cuando exis-te un registro de investigadores; documentación jus-tificativa que se debe presentar; derechos eventualesque haya que abonar; la tarjeta de lector; etc., es de-cir, todo lo relativo a la organización de la comunica-ción documental.
Recursos logísticos. Se incorpora toda la informa-ción que permita dar a conocer al usuario las diversasfacilidades logísticas que pueden disponer: copias cer-tificadas, fotocopia, tarifas, microfilmación y copiasfotográficas, venta de instrumentos de investigaciónno publicados, biblioteca accesible a los investigado-res, particularidades de la sala de lectura: utilizaciónde ordenadores, procesadores de imagen, máquinas delectura de microfichas, posibilidad de trabajar en gru-po, etcétera.
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Información por correspondencia. Posibilidades ylimitaciones reglamentadas del archivo cuando existeeste servicio.
Accesibilidad documental. Indicación de la legisla-ción y reglamentación relacionadas con el uso y bene-ficio de los documentos. Se enumeran, las categoríasgenerales de documentos; las reglas específicas de cadafondo se exponen en cada fondo.
Procedimiento de solicitudes. Indicaciones sobrelas distintas modalidades para la solicitud de docu-mentos de acuerdo con las condiciones del usuario.Trámites que hay que cumplir, fichas que completar,reglamentación de préstamos al exterior del archivoy limitaciones.
Auxiliares descriptivos. El archivo adecuadamen-te llevado cuenta con auxiliares descriptivos de losfondos, colecciones, biblioteca, hemeroteca, publica-ciones documentales, investigaciones realizadas, queen él se conservan; se detallarán entonces todos estosaspectos que pueden ser de utilidad para el usuario yel investigador. Los impresos se presentan conformea las reglas bibliográficas convencionales.
Organización de consultas. Es necesario tener unsubacápite sobre aspectos como:
a) Auxiliares descriptivos a disposición del usuario.b) Biblioteca.c) Servicio de información.d) Publicaciones del archivo.e) Fichero de investigaciones.f) Centro de documentación.g) Servicios culturales.h) Servicios educativos.i) Cursos de capacitación archivística.
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j) Servicios de museo y fotografía, etcétera.k) Condiciones de la investigación.
El servicio del archivo
Este segundo capítulo, de carácter más descriptivo,está destinado a informar sobre los distintos serviciosdel archivo y los fondos encomendados a su custodia.Su concepción permite hacer referencia histórica delpaís, provincia o institución como contexto del desa-rrollo archivístico. La clasificación de los documentosdentro de los fondos y series está condicionada por ladivisión de las circunscripciones administrativas. Estecapítulo también está compuesto por subtítulos:
Alcance jurisdiccional. Conviene dar una exposi-ción geográfica e histórica que precise la jurisdicciónterritorial y sus eventuales modificaciones, y resumacronológicamente los puntos esenciales de la historiaadministrativa del área.
Evolución del archivo. Marcar los aspectos im-portantes de la evolución de los archivos que se tratan:
a) Intentos de descripción colectiva.b) Proyecto inicial y desarrollo de las labores.c) Distribución y periodización de los fondos.d) Orden de los fondos dentro de los períodos his-
tóricos.e) Subdivisiones de los archivos no públicos.f) Encabezamiento de los fondos.g) Contenido.h) Datación.i) Auxiliares descriptivos.j) Series.
k) Bibliografía.
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l) Orden topográfico.m) Anexos.n) Índice.o) Observaciones.p) Traslados y clasificaciones sucesivos que han
tenido lugar.q) Eliminaciones fortuitas o sistemáticas, men-
cionando las categorías principales de los documentosafectados.
r) Selección de muestras, indicando el método em-pleado en el muestreo.
s) Microfilmación de sustitución.Procedencia de los documentos. Definir la pro-
cedencia de los documentos de acuerdo con los prin-cipios archivísticos, indicando en lo posible su lugarexacto en el organigrama de su procedencia.
Bibliografía general. Cuando el archivo cuentacon es aspecto.
Bibliografía sobre el archivo. Compuesta poraquellas obras relativas al archivo, o aquellas que fue-ron realizadas merced a los documentos del archivo.
Descripción general
Para su redacción se recomienda utilizar el méto-do deductivo de clasificación, de lo más amplio a lo máspequeño, es decir: fondos, grupos y subgrupos, series,e incluso por temas, respetando los principios de pro-cedencia, pertenencia y orden original.
Descripción del fondo. El fondo abarca un con-junto de documentos producidos por un organismo, elmismo que terminológica y funcionalmente puede des-componerse en grupos y subgrupos, unidades corres-
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pondientes a la producción de unidades administrati-vas subordinadas a una institución. Para una mejordescripción incorporamos:
Descripción de la entidad productora:a) Denominación.b) Historia.c) Bibliografía.d) Fechas límite.e) Importancia material.Descripción de cada subdivisión del fondo:a) Contenido del fondo, que constituye el objeto
real de la guía.b) Señalización sucinta de cada fondo.Denominación del fondo. Si respetamos el princi-
pio de procedencia, es evidente que no podemos cam-biar la denominación original de la entidad productora.El problema se plantea cuando existen organismosque han cambiado de denominación. En estos casos espreferible recurrir al “ver”. En lo tocante a los fon-dos privados, conviene indicar el nombre de la persona ode la familia concernida o, si se trata de una institución—asociación, organismo, empresa de carácter econó-mico, etc.—, el nombre de ésta. Por último, en el casode que se trate de una colección, se indicará su títulousual —a menudo el nombre de su autor.88
Cantidad documental. Es conveniente definir lasmedidas de los documentos a fin de dar una idea al usua-rio, sobre el tiempo y trabajo necesario para su labor.
Los metros lineales orientan adecuadamente so-bre la cantidad documental. El número de artículos seaplica mejor a las series y documentos individualiza-
88 Vázquez, Manuel, Auxiliares descriptivos…
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dos. La cantidad de fojas para expedientes con una de-manda considerable de información.
Las dimensiones del metro lineal [ml] (para docu-mentos actuales) son:
l metro de longitud.26 cm de profundidad.37 cm de altura por término medio.1 pie lineal = 0,305 m.1 metro cúbico 35,315 pies cúbicos.
Fechas límite. Figuran en el encabezamiento decada fondo, grupo, subgrupo, series. Se encierran en-tre paréntesis con el fin de señalar su importancia. Sise trata de copias posteriores, debe indicarse.
Se recomienda la elaboración de un cuadro sinté-tico de las fechas límite —inicial y final— de las dis-tintas unidades archivísticas.
Ilustraciones, cartografía. Independientementede la posibilidad de publicar algunos documentos porsu importancia, las ilustraciones y la cartografía tie-nen una gran importancia, realzando su prestigio.
LA DESCRIPCIÓN POR MEDIO
DE ORDENADORES
Introducción
Se habla de sociedad posindustrial respaldada porgrandes sistemas automatizados, a la cual vamos en-caminándonos paulatinamente. Hoy en día existen pro-yectos para crear zonas totalmente automatizadas y
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realizar el control de las mismas mediante una seriede ordenadores.
La cibernética permite que tal situación pueda serestablecida; a su vez se admite que, potencialmente,será éste un elemento de apoyo para operar cambiossustanciales en las relaciones sociales de trabajo.
McLuhan señala que “El proceso de recepción y apro-vechamiento de la información es uno de adaptaciónde las casualidades del medio exterior y de nuestroesfuerzo de vivir bien informados en ese ambiente”.89
La información constituye una fuerza propulsoraque permite conocer y manejar más adecuadamentelos recursos. Señala N. Wiener que “[…] el científicotiende continuamente a descubrir el orden y la orga-nización del universo y participa en el juego contrael adversario pérfido e insidioso personificado por ladesorganización”.90
En toda investigación de envergadura, es inaprecia-ble el auxilio del ordenador; gracias a su capacidad dereunir información y tomar decisiones, puede crearzonas locales de organización en un universo como sis-tema estático, para estudiarlo con mayor detenimiento.
Los ordenadores participan en la búsqueda de unorden, ayudan a descubrir leyes universales y a pre-decir acontecimientos, pero de ninguna manera se debepensar que la máquina podrá organizar el universo oevitar la entropía que permite la supervivencia de lamateria viva, ya que este planteamiento sería absurdo.Lo más que podemos esperar es usar la cibernética paraaprovechar en forma óptima la energía circundante.
89 Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Teoría, fundamentos…90 Idem.
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Los ordenadores permiten reformar posicionesrespecto a la visión del desarrollo social, siendo treslas tendencias generales que en forma general pue-den observarse:
El tecnocratismo, postura que declara a la técnicacomo un fin en sí misma, y no considera error el he-cho de que el timón de la sociedad quede en manos delos propietarios de las máquinas.91 Esta visión es par-cial, ya que antepone a la evolución integral una revo-lución de carácter científico-tecnológico.
Una visión ficticia, más propia de una obra de cien-cia ficción sensacionalista, pero nada real, señala a losordenadores como un mal que traerá graves consecuen-cias; afirma que el hombre quedará relegado y será ma-nejado por robots o androides, que el desarrollo delordenador deshumanizará al hombre sustituyéndoloen sus faenas laborales. Esta es una posición conser-vadora, pues estima que el problema está en la máqui-na y no en las relaciones de trabajo, donde realmentese debe ubicar.
Un enfoque progresista establece que en torno alordenador existe la posibilidad de crear nuevos siste-mas de trabajo. Existen fábricas manejadas completa-mente por ordenadores, sin necesidad de mano de obradirecta. Esta posición considera a la cibernética no sólopor su potencial en sí, sino por su forma y posibilidadde utilización por parte del hombre.92 Es una visiónoptimista que no desestima que los ordenadores, y engeneral la tecnología, sean fundamento que pueda crearuna estructura social, suponiendo el papel importan-te en el devenir de la sociedad.
91 Arévalo Jordán, Víctor, Teoría, fundamentos…92 Idem.
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La información y el avancetecnológico. La documática
La profesión archivística no sólo se identifica conla captura, el procesamiento y la comunicación de in-formación mediante medios manuales o mecánicos, esun objetivo alcanzar y mantener el más alto grado decompetencia profesional en el almacenamiento y co-municación de información eficiente y el uso efectivode los recursos. La profesión amplia su alcance másallá de sus funciones actuales; pero como profesión do-cumental, su propósito es también desarrollar los prin-cipios y la teoría de la documentación con el propósitode prever servicios en nuevos campos.
La misión archivística consiste en seleccionar y co-municar datos comunes y científicos, principalmentepara entidades con propósitos de control e información.
La Archivística se justifica por la utilidad de su pro-ducto final y gran parte de su utilidad descansa en losprocesos de planeamiento y toma de decisiones. Concep-to que se apoya en la información como materia primadel trabajo documental.
La actividad del archivero está profundamente com-prometida con el proceso de información, bien sea parausos internos de la entidad, auxiliando fundamental-mente a la administración, o bien para uso externo endonde resulta indispensable para que los usuarios einvestigadores tomen decisiones.
El ordenador surge como un posible instrumentode cambio; permite eliminar la división entre trabajofísico y el intelectual, admite la participación del obre-ro como complemento de la máquina-herramienta, in-vitándolo a adoptar una posición realmente gestora.
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El 90% de los sabios que han nacido desde que elhombre pobló la tierra están aún vivos, la humanidadduplica su bagaje de conocimientos cada cinco años,lo que implica la responsabilidad de actualizar per-manentemente los conocimientos ante la explosión dela información.
El computador tiene múltiples aplicaciones, pueslo mismo se ha utilizado como equipo fundamental paraenviar un hombre al espacio, que aplicado el controlautomático de los procesos de fabricación, o para me-jorar el tránsito de una ciudad; pero cuando se desti-na a la captura, control y comunicación de los datos deuna entidad productora es cuando afecta directa y pro-fundamente la actividad del archivero.
Los libros y registros están siendo sustituidos porcintas y discos magnéticos capaces de almacenar mi-llones de caracteres en un espacio relativamente in-significante.
La computadora es exacta, no se cansa y trabaja avelocidades que difícilmente pueden ser superadaspor el género humano.
Los equipos actuales más poderosos trabajan a ve-locidades denominadas nanosegundos, equivalentes auna millonésima de segundo. Si elevamos un nanose-gundo a la categoría de un segundo y el segundo a suequivalente proporcional, veremos que un segundo equi-vale a 32 años, lo que nos da una mejor idea de la ve-locidad a la que trabajan estos equipos.
El computador ha logrado una unión íntima con latelecomunicación y es capaz de trasmitir informaciónen forma instantánea a lugares remotos utilizando paraeste efecto la red telefónica, el télex, facsímile, o loscanales de transmisión de la energía eléctrica.
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Los ordenadores se utilizan en la actualidad encentenares de aplicaciones diferentes tales como elcomercio, la industria, ciencia, ingeniería, educacióny comunicaciones.
En el campo comercial, los ordenadores se utili-zan para una variedad de funciones de mantenimientode registros y contaduría, tales como pedidos, control deinventarios, facturación y planillas de pago, controlde archivos y de auxiliares descriptivos.
En el campo educativo, los ordenadores se empleanpara administrar ejercicios prácticos a los estudian-tes en forma individual, y para demostrar principiosen matemáticas y ciencia.
Los archivos, así como las bibliotecas, pueden sersustituidos en su labor informativa, por ordenadoresconectados con una vasta red de terminales. Así, todala información concerniente a un curso, es posible ob-tenerla desde la misma terminal, sin necesidad de re-currir a una biblioteca o archivo. Inclusive la máquinaindica la manera de obtener información o prepara-ción para que elabore una respuesta aceptable. Conjun-tamente, se puede reforzar la preparación del sujetocon ayudas audiovisuales a través del monitor, colo-quios y conferencias, prácticas de campo y la tutoríaperiódica de especialistas en cada materia.
El concepto de oportunidad en la información ad-quiere una dimensión desproporcionada. Los concep-tos de procesamiento “en línea” y a “tiempo real”, noson otra cosa que el acceso instantáneo a los archivosdel computador para introducir u obtener informaciónsobre los hechos.
El creciente uso de computadores hace posible de-sarrollar modelos descriptivos —holográficos o para-
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digmáticos— que pueden indicar los resultados de di-ferentes decisiones antes de que se tome una decisiónreal. Los elementos de estos modelos son esencialmen-te datos que proporciona la Archivística: costos de lainformación, resúmenes, inventarios, informes, catá-logos, y así sucesivamente.
Este proceso entra también dentro de la descripciónde la Archivística, ya que comprende el desarrollo deinformación como base para decisiones administrativas.
El incontenible avance tecnológico característicode nuestra época no pasó por alto la actividad del ar-chivero. Afecta directamente en el proceso de infor-mación; ninguna actividad del archivo está exenta desu impacto, el grado del impacto es notablemente di-ferente en su forma y en su fondo.
El archivero debe obtener conocimientos en mate-ria de cómputo electrónico, similares a los que tieneen lo general en materia documental, independiente-mente de que algunos, como lo es en la cuestión infor-mativa, opten por desarrollar esa actividad como unaverdadera especialización.
Es importante notar que, para un número ilimitadode usuarios, las posibilidades de investigación docu-mental se hace ilimitada, puesto que no se hace necesa-rio recurrir a centralizar recursos ni elaborar controlesadministrativos sumamente complejos; se evita la ero-gación que implica construir centros informativos quedemandan gran cantidad de esfuerzo. Esto puede, sinembargo, ser base para reducir en grado considerableel sentido exclusivista de la información documental.
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Los ordenadores
Los ordenadores son máquinas que se dedican altratamiento parcial o total de la información, constande tres fases:
a) Introducción de la información codificada sobreun soporte adecuado.
b) Proceso de la misma y almacenamiento.c) Salida en forma legible.Un ordenador podría definirse como una máquina
que acepta o introduce información desde el mundoexterior, la almacena internamente hasta ser reque-rida, procesa la información almacenada para solucio-nar o dar una respuesta a un problema particular, yproporciona o extrae información en una forma legibleo comprensible. El ordenador efectúa en forma auto-mática estas operaciones siguiendo una secuencia deinstrucciones.
Para que un ordenador pueda realizar un trabajo,en este caso concretamente la aplicación a las técni-cas documentales, debemos tomar en cuenta el proce-dimiento general al que se somete el ordenador, conla finalidad de que el trabajo sea automatizado.
Los ordenadores requieren de componentes rela-cionados entre sí.
La secuencia completa de instrucciones que per-mite al ordenador resolver un problema particular,recibe el nombre de “programa”.
Los programas son escritos anticipadamente porun programador, para luego ser introducidos y alma-cenados en la máquina. Una vez que los programasnecesarios han sido dispuestos en el ordenador, ésterecibe órdenes para la resolución automática de pro-
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blemas, sin la necesidad de requerir intervención hu-mana o control.
Es esta operación automática la que distingue alos ordenadores de un calculador de bolsillo corrien-te. Los calculadores pueden también aceptar o intro-ducir datos numéricos desde su teclado, procesar losdatos efectuando los cálculos necesarios, y proporcio-nar una respuesta en su pantalla de despliegue visual.
Sin embargo, un calculador no puede operar automá-ticamente, éste debe ser controlado por el operador,quien alimenta los datos y especifica las operacionesaritméticas antes de cada cálculo. Por el contrario, unordenador introduce, almacena, procesa y proporcio-na información en forma automática, de acuerdo conlos programas almacenados internamente.
Ordenadores digitales
Aspectos generales
En los últimos años se ha popularizado el uso delos miniordenadores. Esto, aparentemente, no debe-ría ser sino una modificación cuantitativa respecto ala situación prevaleciente. No parece ésta la realidad,pues los miniordenadores ofrecen la posibilidad de uncambio cualitativo en las implicaciones de la compu-tación sobre la vida de las empresas. Esto puede fun-damentarse en tres aspectos:
La minicomputación es una tecnología que pare-ce más adecuada a la realidad de las empresas de lospaíses en desarrollo, sin que se haya planteado estaintencionalidad.
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El diseño de los miniordenadores se orienta prin-cipalmente hacia el usuario de la informática, y en muypoca escala hacia el sistema, como son los equipos con-vencionales, que requieren ciertos requisitos para sereconómicamente justificables y útiles.:
a) Una planta de especialistas.b) Alta eficiencia del proceso.c) Instalaciones especiales, etcétera.Un cambio cuantitativo de suficiente magnitud pue-
de plantear un cambio cualitativo.Debe tomarse en consideración, que el uso de sis-
temas de cómputo para aplicaciones administrativas,puede ocasionar un incremento neto en los costos, conbeneficios intangibles, de obtener información con ma-yor rapidez, que por lo general no son económicamen-te comparables con los costos generados.
Otras áreas de aplicación de los sistemas informáti-cos, son la de apoyo al mejoramiento del sistema produc-tivo, apoyo de gestión y auxilio en planeación, comocontrol de inventarios, programación de la producción,planeación de la distribución, análisis de costos, pro-yecciones y pronósticos, etcétera.
En los archivos, el empleo de los ordenadores tie-ne un amplio campo, al tratarse del manejo de la in-formación en todas sus fases y principalmente en elempleo de las técnicas documentales.
Tal como su nombre indica, un ordenador digitalopera en base a datos representados por unidades dis-cretas o dígitos. Cuando la mayoría de nosotros pien-sa en dígitos, generalmente considera que se trata delos números decimales 0 al 9. Sin embargo, los orde-nadores digitales, sólo emplean dos dígitos: “0” y “1”para representar la información.
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En un ordenador digital, todas las posibles formasde información: letras del alfabeto, números y símbolosespeciales, se representan por combinaciones predefi-nidas de los dígitos “0” y “1”. Teniendo en cuenta quelos ordenadores digitales sólo utilizan dos dígitos, ellospueden construirse con circuitos electrónicos consis-tentes de dos estados operacionales: encendido (ON) yapagado (OFF). Si un circuito se conmuta electrónica-mente al estado apagado, entonces representa el dígi-to “0”. Si el circuito se conmuta al estado de encendido,éste representa el dígito “1”.
En virtud de que sólo se utilizan dos estados ope-racionales, los ordenadores digitales pueden diseñar-se para operar a velocidades extremadamente altas.Un ordenador de este tipo resuelve el problema, se ledebe proporcionar una lista de instrucciones que defi-nan cada etapa en la resolución del problema. Tal comose dijo anteriormente, esta lista de instrucciones sedenomina “programa”. El programa se almacena en elordenador a fin de que pueda operar automáticamen-te sin necesidad de requerir intervención humana ocontrol.
El término miniordenador describe a un grupo deordenadores digitales pequeños y de relativo costo bajo,que fueron presentados al público en la década del 60.La organización básica de un miniordenador es muysimilar a la de los ordenadores medianos o de gran es-cala. Sin embargo, los de mediana capacidad y de granescala tienen muchas características, almacenan mayorcantidad de información y poseen un juego de instruc-ciones mucho mayor que el de los miniordenadores.
La mayor ventaja de los miniordenadores consisteen el relativo costo reducido, de estructura compacta,
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poseen mayor simplicidad de operación y consumenmenos energía eléctrica que los ordenadores media-nos o de gran escala. Finalmente, al margen de susreducidas dimensiones, los miniordenadores puedenefectuar muchas de las tareas efectuadas por ordena-dores más grandes.
Principales unidadesdel sistema
Los ordenadores de “propósito general” están orga-nizados en cinco unidades básicas que funcionan con-juntamente como un “sistema de computación”. Estasunidades se nombran de acuerdo con la función queejecutan:
a) Dispositivos de entrada.b) Procesador central.c) Dispositivos de salida.d) Memoria principal.e) Almacenamiento auxiliar.Para que un ordenador pueda ejecutar una tarea
específica, se proporciona información a procesar jun-to con las instrucciones indicativas del proceso.
Dispositivos de entrada. Los datos e instruccio-nes se transfieren al sistema por medio de una uni-dad de entrada. Se utilizan diversos dispositivos deentrada aceptando la información desde un númerode fuentes diferentes, almacenándolos hasta que se losnecesite.
Memoria. El almacenamiento del ordenador estáorganizado en dos secciones principales:
a) Memoria principal.b) Almacenamiento auxiliar.
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La memoria principal tiene una velocidad de ope-ración mucho mayor que el almacenamiento auxiliar,razón por la que lleva menos tiempo almacenar infor-mación nueva en esta memoria y extraer informaciónalmacenada previamente.
El almacenamiento auxiliar puede aceptar consi-derablemente mayor cantidad de información que lamemoria principal. El almacenamiento auxiliar a me-nudo se denomina almacenamiento voluminoso o alma-cenamiento masivo. El ordenador está diseñado paraextraer instrucciones desde la memoria principal, pues-to que es mucho más rápido que el almacenamiento auxi-liar. Los programas e información que no se utilizanen un tiempo determinado, se conservan o guardan enel almacenamiento auxiliar.
Procesador central. Denominado “CPU” —unidadcentral de procesamiento—, es el núcleo del sistemade computación. Controla y supervisa las actividades delas unidades del sistema, manipula todas las operacio-nes de proceso. Por ejemplo efectúa cálculos matemá-ticos o compara valores para determinar su igualdado desigualdad. El procesador central recibe todas lasinstrucciones del programa almacenado en la memo-ria principal. Después de que el CPU procesa los datos,toda la información de utilidad se proporciona al mun-do exterior por medio de los dispositivos de salida.
Dispositivos de salida. Existen diferentes tiposde unidades de salida que se utilizan en un sistema.Algunas de ellas generan copias impresas de la infor-mación procesada; otras, registran la información entarjetas perforadas, cintas magnéticas, cintas perfo-radas, discos magnéticos, etc.; mientras que otras uni-dades visualizan la información en una pantalla.
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Mecamática y soporte lógico. Toda la colecciónde unidades físicas que componen un sistema de compu-tación se denomina mecamática —hardware—. Y lacolección de programas necesarios para operar el sis-tema se denomina soporte lógico —software—. Ambosconforman un sistema completo de computación.
La mecamática incluye al equipo mismo como lasunidades de entrada, CPU y unidades de salida; es elconjunto de componentes electrónicos, eléctricos, me-cánicos que soportan la información y realizan las ope-raciones básicas o juego de instrucciones.
El soporte lógico consiste en todos los programasque podrían utilizarse en un sistema particular; es elconjunto de instrucciones y datos que, almacenadosen la memoria de la máquina, describen el trabajo arealizar. Esta fase también se la define como progra-ma, mientras que la mecamática sería el ejecutor querealiza el trabajo del tratamiento de la información.
Al archivero le interesa conocer la mecamática com-puesta de varias unidades con funciones distintas peroconectadas entre sí, por eso se suele hablar de la ar-quitectura del ordenador, cuando se describen los dis-tintos componentes de la mecamática.
En la unidad de entrada se produce la captura dedatos y la verificación de los mismos. En la capturade datos existe la posibilidad de error, debido a ele-mentos humanos; en la verificación, el nivel de erro-res admitidos es hasta de un 5%.
En la unidad central de proceso, se efectúa la cla-sificación de los datos para resolver el problema, lageneración de las instrucciones, la programación yla traducción.
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Hablamos de traducción porque el programa tie-ne que estar codificado con un código binario que sedenomina lenguaje de la máquina. La CPU se encarga deextraer de la memoria principal, instrucciones y da-tos para ejecutar las distintas operaciones mediantesus circuitos electrónicos, como ser sumas, movimien-tos de datos entre distintas posiciones de la memoria,comparación de los datos, etcétera.
Momentos para la descripción
Generalmente el archivero se pregunta cuándo debeefectuar la descripción por ordenadores. Primero esnecesario saber si la organización donde trabaja cuentacon ordenadores propios para que el costo sea menor;decimos esto porque en la actualidad existen organis-mos que por una suma mensual alquilan los serviciosde una central de cómputos, en ese caso sería necesa-rio hacer un estudio para saber si el costo de la elabo-ración de auxiliares descriptivos se justifica. Para ellotendríamos que tener en cuenta al ahorro de tiempoen elaboración de auxiliares, el movimiento de perso-nal, espacio de utilización en el archivo, etc. Una vezcomprobada la factibilidad del empleo de ordenado-res, es necesario tener clasificado y ordenado todo elmaterial documentario que se encuentra en custodia,inclusive, si las posibilidades así lo permiten, todo elmaterial documentario que se encuentre en las distin-tas oficinas de la organización.
Debemos tener en cuenta además, si lo que se quie-re es sólo lograr un auxiliar descriptivo o un controlde trámites.
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Control de trámites
Algunos países, y opcionalmente los más desarrolla-dos, han logrado perfeccionar el control de trámitespor computación, si bien son casos aislados, los resul-tados son optimistas, porque permite obtener algunasventajas.
Cuando se quiere obtener un control de trámite porcomputación, es necesario:
a) Tener todo el archivo debidamente clasificado yordenado.
b) Identificación correcta de los tipos documentales,de manera que la descripción se limite a pocas palabras.
c) La institución debe tener conocimiento completodel trámite, a fin de no estorbar su desenvolvimiento.
d) Deberá estar debidamente respaldado por la le-gislación interna o por una disposición legal más amplia.
Para lograr un control adecuado de los trámitespor medio de la computación, es conveniente estudiarpreviamente las siguientes fases:
Primera fase. Orientación de los trámites tantopara los usuarios como para el personal de la institu-ción, con el propósito de que la colaboración en la eje-cución del trámite sea completa.
Segunda fase. Recepción de los documentos, mo-mento en cual se le da la clave del expediente, o sease determina su identificación.
Tercera fase. Codificación de la documentación,este código puede contemplar incluso la categoría delexpediente y los asuntos a tratar.
Cuarta fase. Distribución de la documentación re-cibida en trámite, aquella que haya terminado sus trá-mites será remitida al archivo.
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Quinta fase. Mantener un servicio eficiente sobrela información del estado de los trámites.
Sexta fase. Control del trámite documentario através de procesamiento de datos, sea por medio delos códigos, o por el control de la 4ta. fase, es decir, lamisma distribución documentaria controla e informael estado de los trámites.
Séptima fase. El personal de las oficinas que seencarga de resolver determinado aspecto de los trá-mites, en la práctica vincula su trabajo dedicado prin-cipalmente al estudio y la opinión de carácter legal,contable o administrativo de los documentos que con-tienen los expedientes.
Octava fase. El equipo de trabajo entrega los re-sultados finales a los usuarios.
Así observamos que existen dos momentos adecua-dos para efectuar la descripción de la documentación.El primero en el mismo momento en que se origina ladocumentación, y el segundo cuando la documentaciónestá debidamente clasificada y ordenada en el archivo.
Listados
De acuerdo con nuestras necesidades y siempreque la información se haya provisto bien analizada,los ordenadores nos dan la ventaja de poder efectuarlistados en el menor tiempo posible. En los listadoses conveniente tener en cuenta que el usuario nos pre-guntará en su generalidad:
a) Por la procedencia del documento.b) Por la gestión.c) Por la fecha.d) Por la nominación de la serie.
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e) Por la numeración, si los documentos estuvie-ran numerados.
El archivero tendría que efectuar cuatro listados,si los hace a máquina cuatro veces le tomará un tiem-po incalculable. Para ello resulta mejor tener un sololistado especificando precisamente estos factores, esdecir, que contenga la siguiente información:
Número, sea del expediente o del documento.Nombre de la serie, que se conforma por la ge-
neralidad de los asuntos y tipos documentales.Ubicación, que se le dio al archivo.Año, fechas topes, de acuerdo con las necesidades
de la institución o del usuario.Procedencia, indicando el origen del documento.Este listado puede efectuarse en cuatro formas:a) Por numeración, lo que efectuará en forma co-
rrelativa.b) Por serie, lo que realizará por orden alfabético.c) Por gestión, que hará en orden cronológico.d) Por procedencia, lo que se efectuará por orden
alfabético.e) Por origen de la documentación.Podemos incluso añadir un encolumnado para las
observaciones, donde el archivero puede colocar da-tos de utilidad:
a) Si los documentos son originales.b) Si los documentos son copias.c) Si tienen antecedentes.d) La numeración que les corresponda a los tipos
documentales.Selección. Cuando se tiene el archivo ordenado
por tipos documentales, la selección resulta facilita-da, puesto que la serie determinada estará regida por
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el tiempo de vida que se le haya otorgado legalmente.Si se trata de expedientes, los ordenadores pueden brin-darnos también este servicio.
Para cumplir con esta función del archivo es necesa-rio tener una tabla de selección, es decir un instrumentolegalizado que nos permita determinar exactamenteel tiempo de vida del documento, dato con que se ali-mentará la memoria del ordenador, de modo que alefectuar los listados asiente en una columna el tiem-po de vida que tiene cada documento.
Lenguaje y formas deinformación
Al realizar la descripción en el segundo momentoconviene efectuar algunos trabajos previos que en granparte nos ahorran tiempo y espacio.
En muchos casos la descripción del tipo documentales demasiado larga para poderla encasillar en los asien-tos de los auxiliares descriptivos, por lo que el archi-vero tiene que recurrir a la formación de un lenguajeque le permita comprender con facilidad su denomi-nación. Por ejemplo, tenemos los tipos documentales—pueden ser incluso expedientes—, “declaración decomisiones por estudios” nos resulta un título muy lar-go, porque hay que tener en cuenta que al transcribira los ordenadores, éstos nos dan un determinado nú-mero de dígitos por asiento; puede ser de 45, de 90 ode 120, y tenemos que calcular un determinado núme-ro de dígitos para especificar sólo el tipo documental.
Es más usual tomar las primeras sílabas, así ten-dríamos: de declaración, “dec”, de comisión, “com”; deestudios, “est”, y quedaría reducido a “decomest”.
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Esto constituye en sí un lenguaje específico parael archivero, que le permite entender su tipificación;en todo caso cuando se usa un lenguaje de esta cate-goría es necesario aclarar en un capítulo aparte en elauxiliar descriptivo que se elabora. Puede también em-plearse un lenguaje numérico, pero resulta muy compli-cado sobre todo para aquellos archivos que contienenuna gran cantidad de documentos.
La información puede necesitarse en diferentes for-mas, por lo que el archivero deberá contestarse a lapregunta: ¿Cómo solicitan el documento? Si bien algu-nos documentos son específicos en su denominación,como los “memorándums” y los “informes”, existen al-gunos documentos que no siempre tienen un nombreclaro, inclusive las “cartas” suelen solicitarse como“notas” o como “oficios”, creando confusión en el len-guaje propio de la institución, de ahí que el archiverodeberá contemplar las formas de la información.
Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si setrata de un contenido o asunto más amplio y se buscaque el usuario pueda utilizar sólo el auxiliar descrip-tivo sin necesidad de recurrir al documento mismo, sepuede efectuar de dos formas principales.
La primera consiste en determinar el factor comúnde los documentos o expedientes, en la misma formaque la ordenación por tipos documentales, es decir dan-do el nombre genérico primero, luego procediéndosea detallar las diferencias. Ejemplo: tenemos una seriede expedientes por reclamos para el pago de viáticos,al abreviar será “recpagvia”, pero en la serie tenemosuna cantidad de personas que hacen estos reclamos,lo cual nos obligaría a buscar expediente por expedien-te hasta encontrar el que buscamos.
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En estos casos es necesario citar las personas, asítendremos series: “recpagvia”: Julián Arriola, Este-ban Arce, etc. De manera que podemos ubicarlo por elnombre con más facilidad.
La segunda forma es agrupar los documentos portipos documentales sin necesidad de alterar su ordenfísico, y ésta es una de las facilidades que nos brindanlos ordenadores. Más claramente: los expedientes seencuentran debidamente clasificados, ordenados y ubi-cados en el archivo, pero se requiere información dealgunos tipos documentales que están en los expedien-tes en su generalidad.
Se puede programar al ordenador de manera queéste nos indique en qué expediente se encuentran es-tos tipos documentales sin necesidad de desordenarfísicamente estas unidades documentales. Siguiendocon el mismo ejemplo anterior: “recpagvia” contieneen sus expedientes una resolución que aprueba o re-chaza el reclamo. Los que se aprueban tienen incluidosun comprobante de pago, y se quiere verificar cuálesson y a cuánto asciende la suma; el archivero que tieneprevisto este tipo de dato habrá preparado una formade información de manera que nos arroje los resulta-dos por tipo documental.
Sistema general para ladescripción por ordenadores
Generalidades
El presente trabajo se fundamenta en la aplicaciónde bases de datos como soportes lógicos, para el alma-cenamiento, clasificación y recuperación de informa-
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ción contenida en los documentos caracterizados comopropios del archivo, sean éstos generales o sectoriales.
La evolución acelerada de los medios tecnoelectró-nicos, hace que la materia que nos ocupa —las técnicasdocumentales— revise permanentemente sus conte-nidos y sistemas de operación para la recuperación deldocumento y por ende, de la información.
Se considera el procesamiento de datos, como el me-dio más eficaz para el almacenamiento, procesamien-to, recuperación y difusión de la información.
El desarrollo de las bases de datos ha sofisticadomucho más los distintos procedimientos que se realizancon los datos, organizando y estructurando la infor-mación en forma óptima, sin grandes esfuerzos, pérdi-da de tiempo o complicaciones incluso para el usuariocon conocimientos rudimentarios sobre aspectos tec-nológicos o el manejo de ordenadores.
Cada archivo presenta características propias ensus necesidades de información, que aumentan en for-ma considerable en la medida en que cada instituciónprofundiza mayormente sus conocimientos abarcandonuevas esferas de actividad.
Estas necesidades son paralelas a las presentadaspor el desarrollo social, económico y cultural que obli-gan a tomar decisiones cada vez más complejas procu-rando, en la medida de las posibilidades, actualizarsepermanentemente para que la información sea eficazy racional.
El presente trabajo pretende crear un servicio cen-tralizado de ordenadores para la información y docu-mentación, que permita ser consultado por la mayoríade las esferas del conocimiento y de los estudios quese realizan en todas las instituciones.
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Además de lo anterior, la formación de un sistemaadecuado permite normalizar algunos aspectos gene-rales de la información y facilita el intercambio de in-formación interinstitucional.
Objetivos
Entre otras cosas, el presente trabajo:a) Evita el monopolio de la información en los archi-
vos que utilicen el sistema.b) Promueve los procesos tecnológicos ampliando
su capacidad receptora de información de las disci-plinas y ciencias requeridas en forma permanente yactualizada.
c) Provee a cada una de las unidades de estudio,los instrumentos de investigación y auxiliares descrip-tivos para facilitar la accesibilidad a la información.
d) Interactúa mediante vinculación directa con archi-veros de todas las entidades que utilicen este servicio.
e) Capacita permanentemente a archiveros pre-seleccionándolos de acuerdo con sus requerimientosinformativos y de la utilización del sistema.
f) Provee boletines y anuarios con la característicaesencial de la información contenida en los archivos.
g) Mantiene un canal de comunicación con aque-llos centros documentales que generan informacióndocumental de archivos, logrando un intercambio deinformación adecuada a las necesidades de la institu-ción que lo requiera.
Como principios específicos del presente trabajo,podemos citar:
a) Centralización, análisis y evaluación de los tra-bajos presentados y custodiados en cada institución.
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b) Defensa de los intereses sobre información decada archivo.
c) Descentralización de los aspectos informativos,científicos y culturales supeditados en la actualidadal centralismo de instituciones macro-organizadas.
d) Relevamiento de los valores científico-cultura-les de cada archivo.
e) Defensa de los derechos intelectuales enmarca-dos en las actividades científico-culturales de cada áreade influencia de los archivos.
f) Integración de la información en el marco de losrequerimientos y necesidades colectivas.
Naturaleza del sistema
Básicamente tomamos como puntos de referencialos siguientes aspectos, permitiéndonos definir y li-mitar la naturaleza del sistema:
a) Permitir que se eleven el nivel y la calidad dela enseñanza.
b) Facilitar la aptitud de aprendizaje.c) Diversificar, al mismo tiempo, los campos de in-
vestigación y su aplicación en las distintas esferas delconocimiento.
Comprendemos entonces que por su naturaleza elsistema se convierte en una herramienta de desarro-llo, aplicada a planes y estrategias de la recuperaciónde información de áreas de influencia y decisión de losarchivos.
En las “VI Jornadas de Archiveros del Poder Eje-cutivo y Organismos Descentralizados de la Provinciade Santa Fe”, realizadas en agosto de 1984, el autordel presente trabajo expuso una propuesta de crea-
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ción del SIDIN (Sistema de Documentación e Informa-ción de la Provincia), que fue elevado oportunamenteal Ministerio de Gobierno mediante expediente delArchivo General de la Provincia de Santa Fe Nº 2911/84.Este trabajo ha servido para concretar la elaboracióndel presente sistema, asimismo, se tomaron experien-cias anteriores realizadas en el Departamento de In-vestigaciones Documentarias - Sección Archivística,en los trabajos de “Apoyo de la Informática en la Tareade Selección Documental”, experiencia interdiscipli-naria realizada entre las cátedras de Selección Docu-mental e Informática de la carrera de Archivística yel Archivo Intermedio de Santa Fe.
Elementos del sistema
Todos los datos y elementos participantes del sis-tema se conforman en una sola base de datos, de modoque permita filtrar la información de acuerdo con lasnecesidades de inventarios, catálogos o listados. Es-tos datos son:
Datos relativos a la entidad
Entidad productora. Dato histórico. Lugar don-de el documento es creado, procedencia. La entidadproductora debe ser necesariamente descrita en cual-quier unidad documental, por ser un factor determi-nante del principio de procedencia. No confundir conpertenencia.
Oficina productora. Dato histórico. Lugar especí-fico donde el documento es creado, lógicamente estarádentro de la jurisdicción de la entidad productora.
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Domicilio. Dato relativo. Corresponde al domiciliode la oficina productora en su primera etapa, poste-riormente se modifica por el lugar donde se encuentraen custodia, puede ser un archivo sectorial, jurisdic-cional, intermedio o general.
Responsable. Dato optativo. Corresponde optativa-mente, al responsable donde se encuentra custodiadoel documento una vez finalizado el trámite. Optativo encuanto a responsabilidades administrativas, no comoinformación del documento en sí.
Pertenencia. Dato relativo. A diferencia de la ofi-cina productora, el documento puede concluir su ges-tión en una entidad distinta a la original, por lo quedeja de pertenecer a la entidad creadora, para perte-necer a la entidad receptora de la comunicación.
El principio de pertenencia determina el grado deresponsabilidad del poseedor del documento.
Datación. Dato repetible, dato opcional. Lugar yfecha de creación del documento. La fecha se incorpo-ra de acuerdo con normas establecidas para los distin-tos países, en modalidad española será dd-mm-aa, día,mes, año.
Norma legal. Dato opcional. Se establece cuandoexisten normas específicas para la elaboración del do-cumento, inclusive las normas ISO.
Observaciones. Dato opcional. Relativas a la ins-titución. Cambios de nombre, instituciones muertas ohistóricas, instituciones multinacionales.
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Datos relativos al documento
Clasificación
Fondo. Dato histórico. Nombre general de toda ladocumentación producida por una entidad y que se con-sidera en su magnitud. Caracterízase al fondo comotodo producto documental emanado de una personería.
Grupo. Dato histórico. Nombre que se da a la uni-dad mayor en la que se puede dividir un fondo docu-mental. La elasticidad de estas definiciones nos permiteuna aproximación a cualquier tipo de entidad.
Subgrupo. Nombre que se le da a la unidad mayoren que se puede dividir un grupo.
Sección. Dato opcional. En la escuela castellanase utiliza más el término sección para lo que significagrupo en el habla anglosajona. En el presente trabajoempleamos la palabra sección como un auxiliar de divi-sión de los subgrupos, a utilizarse cuando la estructuraorgánica a la que pertenece el documento es de unamagnitud mayor o representa excesivas subdivisiones.
Subsección. Dato opcional. Al igual que el térmi-no sección utilizado para el presente trabajo, como unadivisión menor en las estructuras orgánicas, a fin delograr una clasificación mejor argumentada.
Serie. Dato histórico. Unidad intermedia. Una omás series conforman el subgrupo o la subsección, deacuerdo con el volumen. Se identifica por estar com-puesta por un mismo tipo documental.
Tipo documental. Dato histórico. Especie a la quepertenece el documento que se describe, incluimos unanexo diccionario tentatorio.
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Para uso interno
Pieza documental. Dato opcional. Cada elemen-to más simple que compone una serie. Opcionalmentese encuentran en archivos o colecciones piezas de va-lor que ingresan en la descripción.
Colección. Dato opcional. Equivale a grupo docu-mental y encierra más un propósito de información quede actividad propiamente dicha.
Contenedor. Dato histórico. Forma en que son re-unidos los tipos documentales al ser archivados. Paraalgunas corrientes, contenedor significa formato. Eneste término se especifica tanto lo referente a volú-menes como a unidades archivables.
Soporte. Dato histórico. Tipo, material, o formadonde se encuentra impregnada la información.
Signatura topográfica. Dato interno. Lugar enel que se encuentra el documento. Adoptamos el sis-tema por:
a) Sala.b) Estantería.c) Estante.d) Anaquel.Identidad. Se refiere a las formas de identifica-
ción del documento, por orden numérico, alfabético oalfanumérico.
Datación. Dato repetible.Fechas tope. Refiere a las fechas tope de las uni-
dades de documento, de cada uno de los valores espe-cificados con asterisco.
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Información
Auxiliar descriptivo. Dato histórico. Tipo de auxi-liar descriptivo en los que figura la información deldocumento.
Valor administrativo. Dato relativo. Valor de vi-gencia de la información contenida en el documentocon fines y servicios administrativos. Realizado en nú-meros, de acuerdo con los años de vigencia que puedatener la información.
Valor legal. Dato relativo. Valor de vigencia de lainformación contenida en el documento con fines y ser-vicios legales, o que fueran respaldados por otros do-cumentos legales. Realizado en números, de acuerdocon los años de vigencia que pueda tener la información,incluyendo norma legal cuando la hay.
Valor contable. Dato relativo. Valor de vigenciade la información contenida en el documento con fi-nes y servicios contables, o que fueran respaldados porotros documentos de contabilidad. Realizado en nú-meros, de acuerdo con los años de vigencia que puedatener la información, incluyendo norma legal-contablecuando existe.
Valor fiscal. Dato relativo. Valor de vigencia dela información contenida en el documento con fines yservicios fiscales, o que fueran respaldados por otrosdocumentos del mismo tema. Realizado en números,de acuerdo con los años de vigencia que puede tenerla información, incluyendo norma legal-fiscal cuandoexiste.
Valor científico. Dato relativo. Valor de vigenciade la información contenida en el documento con fi-nes y servicios científicos. Realizado en números, de
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acuerdo con escala establecida o expresada en años devigencia que pueden tener la información. Las ramascientíficas deber ser codificadas de acuerdo con nor-mas vigentes en cada lugar.
Valor técnico. Dato relativo. Valor de vigencia dela información contenida en el documento con fines yservicios técnicos. Realizado en números, de acuerdocon escala establecida o expresada en años de vigen-cia que pueda tener la información. Las ramas técnicasdeben ser codificadas de acuerdo con normas vigentesde cada lugar.
Valor tecnológico. Dato relativo. Valor de vigen-cia de la información contenida en el documento confines y servicios tecnológicos. Realizado en números, deacuerdo con escala establecida o expresada en añosde vigencia que pueda tener la información. Las ramastécnicas deben ser codificadas de acuerdo con normasvigentes de cada lugar.
Promedio de vigencia. Promedio realizado sobrelos valores otorgados en los campos anteriores, el valorpromedio no debe ser menor de los otorgados ni mayor.
Datos relativos a la información
Valor evidencial origen funcional. Dato históri-co. Función administrativa o actividad que motiva lageneración del tipo documental.
Valor evidencial del programa sustantivo. Datohistórico. Si el documento es generado por algún plan,proyecto o programa especial, relacionado con las acti-vidades de la institución o entidad, citar el programa.
Valor evidencial temático. Dato histórico. Temaal que se encuentra referido el documento.
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Valor informativo científico formal. Dato his-tórico. Si la documentación alude a temas científicos,es necesario formar dos subcampos, uno referido al va-lor en sí, interpretado en años de vigencia o escala es-tablecida, y otro referido al tema concreto sobre el cualse informa.
Valor informativo científico aplicado. Dato his-tórico. Igual al anterior.
Valor informativo científico natural. Dato his-tórico. Igual al anterior.
Valor cultural referente a personas. Dato his-tórico. Igual al anterior.
Valor cultural referente a cosas. Dato históri-co. Igual al anterior.
Valor cultural referente a evento. Dato históri-co. Igual al anterior.
Valor cultural referido a fenómenos. Igual alanterior.
Valor tecnológico:a) Técnico. Dato histórico. Igual al anterior.b) Administrativo. Dato histórico. Igual al anterior.
Contenido sustantivo. Dato histórico. Resumen.Tipo de resumen.
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Generalidades
La necesidad de una administración de la informa-ción se hace manifiesta cuando el archivo contiene unvolumen considerable de documentos, por ejemplo, losarchivos históricos e intermedios, como sucede con el
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Archivo Central de Protocolos Notariales de París queconserva protocolos de 141 escribanías de París y suregión de influencia, estos protocolos ocupan aproxi-madamente 23 kilómetros lineales de estantería. Losinvestigadores acceden a ellos mediante auxiliares des-criptivos, llamados tambien instrumentos de informa-ción (2.700 índices diarios llevados por los notarios) yutilizando soportes ficheros e inventarios confeccio-nados por los archiveros de dicho archivo.
También se patentiza la necesidad de administrarla información contenida en los auxiliares descripti-vos en las empresas cuyas actividades son amplias yproducen cantidades documentarias apreciables, comolos archivos de aduanas nacionales, compañías de se-guros, o empresas multinacionales donde cada sucur-sal desarrolla sus propios auxiliares descriptivos quese centralizan en un archivo general, produciendo unanotable cantidad de auxiliares que conforman todo unsistema, simple o complejo, de proceso de datos sobrelos movimientos efectuados por la documentación.
Con métodos matemáticos sencillos, pueden reali-zarse combinaciones para lograr un sistema que permitaal archivero dar atención a aquellos casos de auxilia-res descriptivos defectuosos o anormales, haciendofactible una administración de información científica.
Es enorme la complejidad que esto presenta, por lasencilla razón de que los auxiliares descriptivos no sonestandarizados, no son modelos únicos que se puedanemplear en todos los archivos, puesto que cada archivotiene modalidades propias de trabajo, generando auxi-liares diferentes con índole distinta de información.
Al encarar el problema de auxiliares, nos hacemoscargo de la variedad que éstos representan, sean es-
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quemáticos, analíticos, de remisión, de trámite, etc.,entre ellos tenemos también los de estatus temporal,como los auxiliares de archivos intermedios y los quese pueden considerar como auxiliares descriptivos desistemas cerrados, como los empleados en archivoshistóricos.
La administración de la información, involucra to-dos los aspectos de una empresa, tanto más cuanto setrata de archivos que contienen documentos en per-manente movimiento, y donde se pretende obtener unmáximo provecho de su información.
Básicamente, podemos decir que el objetivo de laadministración de la información de los auxiliares des-criptivos, es crear un sistema amplio para los siste-mas rutinarios de la información, que permita mantenerun nivel satisfactorio de la demanda que presentan losusuarios.
Es necesario tomar en cuenta que existen diferen-tes puntos de vista sobre el contenido de los auxiliaresdescriptivos. Los investigadores generalmente quie-ren tener una información lo más pormenorizada po-sible a fin de acercarse lo mejor que se pueda al textooriginal del documento; en los archivos generalmentese comparte el criterio de tener en los auxiliares sólola información imprescindible para su ubicación y sucontenido.
Para denominar “administración de la información”a este estudio, es necesario tener fundamentos ade-cuados que nos permitan comprender científicamentetal término. Necesariamente tenemos que cumplir conuna comprensión estadística, mínima, o lo que significael empleo de los aspectos estadísticos, para ello toma-mos algunos conceptos introductorios.
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Nociones preliminaresde las estadísticas
Algunos criterios indican que las estadísticas sir-ven para diversos objetivos, aun para probar la verdad;otros criterios opinan que sólo son cuadros numéricospara realizar demostraciones sobre el número de re-voluciones realizadas por los astronautas o cantidadde un producto realizado en un determinado tiempo.
La Academia de la Lengua Española nos facilitaesta definición:
a) Estadística es el censo o recuento de la pobla-ción, de los recursos naturales industriales, del tráficoo de cualquier manifestación de un estado, provincia,etcétera.
b) Estadística es el estudio de los hechos mora-les o físicos del mundo que se presentan a remunera-ción o recuento y a la comparación de las cifras a ellosreferentes.
c) Rama de las matemáticas aplicadas que se ocu-pa de establecer leyes generales, válidas para un todo,a partir de datos correspondientes a muestras extraí-das de ese todo.
Por estadística debemos entender algo mucho máselaborado, y más amplio y múltiple en el tratamientocientífico. Se trata de un conjunto de datos como mé-todo que permite utilizarse inclusive para demostrarlo contrario de un mismo fenómeno.
El método estadístico permite tomar decisiones res-pecto a determinados problemas, relaciones con datostotales o parciales; esa amplitud de empleos del métodoestadístico, sugiere una serie de definiciones sobre suconcepto, cada autor puede tener su propia definición.
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Puede establecerse entonces que la estadística esun conjunto de técnicas y procedimientos para obte-ner, describir e interpretar un conjunto de datos, parafundamentar definiciones y decisiones, y predecir fenó-menos que pueden expresarse en forma cuantitativa.
Objetivos de la estadística
Los datos estadísticos se recopilan con fines prácticoso descriptivos, y de conocimiento científico indicativos.
El primero comprende la descripción sucinta delas características de grandes conjuntos de observa-ciones, como la relación de ingresos y salidas de do-cumentos del archivo, la distribución de copias en unaentidad, la producción documental de un año, etcétera.
Este proceso, considerado como de producción dedatos, condensa en algunos estadígrafos toda la infor-mación obtenida, punto de vista que nos interesa comoarchiveros.
Esta etapa preliminar consiste generalmente en:a) Recopilación.b) Organización.c) Tabulación.d) Representación gráfica de los datos.e) Determinación de los estadígrafos, proporcio-
nando en forma resumida una descripción cuantitati-va del fenómeno estudiado.
El segundo aspecto considera el análisis objetivode los datos experimentales y de los fenómenos obser-vados, con la finalidad de formar un concepto del fenó-meno y adoptar decisiones basadas en la informaciónproporcionada por datos de la muestra.
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Tanto en el campo científico como en el adminis-trativo debe considerarse también la predicción quepermite contestar a preguntas sobre el comportamien-to del fenómeno en el futuro; una adecuada informaciónpreliminar permite responder en forma relativamen-te aceptable.
Utilización de la estadística
Existen dos formas extremas de utilización o acti-vidades respecto a la estadística:
a) Una aceptación indiscriminada, por lo que es muyfácil equivocarse innecesariamente.
b) Una desconfianza sistemática, por lo que es po-sible ignorar muchos hechos.
Una situación intermedia sería lo más aconsejable,porque permite analizar las cifras en forma ordenaday al mismo tiempo, crítica. Los modernos métodos es-tadísticos prácticamente constituyen elementos indis-pensables en toda ciencia.
Presentación de datos.Generalidades
Pueden distinguirse dos clases de datos: cualita-tivos y cuantitativos, denominados también estadísti-cas de atributos y estadísticas de variables.
Se denomina de atributos a las propiedades delos fenómenos que son susceptibles de ser expresadoscualitativamente.
Se denominan de variables a las propiedades delos fenómenos susceptibles de ser medidos cuantitati-vamente. En una primera etapa nos interesa este as-
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pecto, con la perfección del tratamiento de la informa-ción ingresamos a las estadísticas de atributos.
Entre las variables se distinguen dos: las directasy las continuas.
Se considera variables directas a aquellas que sólopueden tomar ciertos valores en el intervalo conside-rado, generalmente números enteros y positivos, estono es absoluto.
Se considera variables continuas a aquellas quepueden tomar cualquier valor al intervalo considerado.
Si se analiza el proceso de fabricación de un cier-to número o producto, en base a observaciones a in-tervalos regulares, importa conservar el orden de talesobservaciones; en este caso se habla de series crono-lógicas, de tiempo o históricas.
Cuando en la confección de una serie estadísticano tiene importancia el orden de las observaciones, sehabla de un caso atemporal o no ordinal.
En estadística puede interesar una sola variable oatributo, se habla así de un caso unidimensional; pue-den considerarse dos o más variables, se habla enton-ces de un caso bidimensional o multidimensional.
Una vez realizado este análisis, continuamos conel trabajo de la administración de la información paralo cual cumplimos con los siguientes pasos:
a) Analizar las respectivas operaciones archivísti-cas, asignando el grado de influencia y utilidad de cadauno de los factores que inciden en la información con-tenida en los documentos.
b) Expresar cuantitativamente cada uno de los fac-tores que intervienen en la información, de modo quepodamos comprender la importancia de cada conteni-do documental.
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c) Determinar óptimamente los factores que de-ben considerarse y cómo deben reducirse los riesgosde error cuantitativo.
d) Probar que los análisis son válidos en situacio-nes reales.
Como tocamos aspectos abstractos en estos cuatropuntos, conviene aclarar, cuáles son los factores de-nominados “partes”.
Partes de la administraciónde la información
Las partes que cubren toda administración de lainformación pueden ser muchas, dependiendo de losfactores que intervienen en cada inventario, catálogo,guía, lista e índice, pero podemos generalizar algunos.
Tipos de demandade la información
Demanda conocida. Se refiere a cuando la infor-mación que se solicita es conocida, sea porque el usua-rio está relacionado con la información, como es el casode los archivos administrativos. Las distintas áreas deproducción documental tienen conocimiento de la in-formación contenida en determinados documentos, oporque su contenido ha sido transmitido por mediosde difusión, por ejemplo, la Constitución del Estadoes un documento conocido por haber sido publicado,así como leyes, decretos, resoluciones, etc.; en estoscasos el investigador se presentará con las referen-cias conocidas.
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Demanda determinable. Se presenta cuando lainformación solicitada tiene relación con otra conoci-da o en poder del investigador. Por ejemplo, cuandoun historiador realiza un trabajo de investigación, po-siblemente tenga una cantidad de informaciones quehace necesarios una comprobación, verificación o com-plementar algunos trabajos, entonces el investigadorsolicita información referida a su tema; en este caso lademanda es determinable, porque existe una aproxima-ción que nos permite determinar lo que se demanda.
Estos dos tipos de demanda se pueden profundi-zar aun o subdividir en:
Demanda constante conocida. Cuando de la in-formación es conocida su demanda es constante, lo cualnos da como resultado que para la preservación del ori-ginal, se distribuyan copias reprógrafas, ejemplo: le-yes y decretos.
Demanda constante determinable. En este caso,la información es determinable y su demanda es cons-tante, ejemplo: las actas de cabildo.
Demanda con tendencia ascendente o descen-dente determinable. Cierto tipo de información essolicitada en determinadas épocas como ser las fies-tas patrias y fechas de aniversario. Por ejemplo, parael 25 de Mayo existe una determinada demanda sobrela independencia, realizada por investigadores de di-ferentes categorías, como periodistas, profesores, his-toriadores, alumnos. A esta demanda la denominamosdemanda con tendencia ascendente; pasado el mo-mento propicio, pasará a ser demanda con tendenciadescendente determinable, aun cuando esta deman-da sea demasiado brusca.
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Demanda de temporada determinable. Sus ca-racterísticas son similares a las producidas en el acápi-te anterior, pero que se realiza esporádicamente, asítenemos que para celebrar el centenario de un héroenacional, se produce una demanda de temporada de-terminable.
Demanda desconocida. Cuando el investigadordesconoce en absoluto la información contenida en losauxiliares descriptivos de un archivo, solicita diferen-tes auxiliares o la guía a fin de tener conocimiento so-bre los contenidos conservados en el repositorio.
Generalmente este tipo de demanda no es usual,pero puede darse la situación de que existen documen-tos en el archivo que son completamente ignorados,para lo que se presenta otro factor, el de la introduc-ción de la información en los grupos de población pormedios publicitarios o de difusión.
Tipos de alimentaciónde la información
Alimentación sujeta a la producción. La alimen-tación de información de un archivo está sujeta a la pro-ducción documentaria de las entidades productoras;esta producción documentaria está sujeta a las activi-dades que se desempeñan en una determinada áreapoblacional.
Alimentación inmediata. En algunos archivos ladocumentación ingresa inmediatamente de haber sidocreada, sea mediante copias o reprografías, o que seguarde el original en el archivo y se hagan circular suscopias.
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Alimentación mediata con tiempo conocido.Este tipo de alimentación se produce cuando se esta-blecen en los archivos las normas legales que deter-minan el tiempo en el cual se efectúan las entregasdocumentarias. En los archivos administrativos puedenser semestrales, anuales, bienales, etc.; en los archivosintermedios serán de acuerdo con las normas jurídi-cas, cada 10 años, 15 años, etc., lo mismo que para losarchivos históricos.
Alimentación mediata con tiempo desconoci-do. Este tipo de alimentación se produce cuando noexisten normas que establezcan la entrega de docu-mentos a los archivos. En este aspecto se contemplantambién las donaciones de particulares, cuando se rea-lizan entregas de documentos pertenecientes a perso-nas particulares o instituciones privadas.
Tipos de selección
Con selección. Cuando los documentos ingresanal archivo previamente seleccionados en las entida-des productoras, para lo que contarán con auxiliaresdescriptivos distintos.
Sin selección. Cuando los documentos ingresanal archivo sin ningún tipo de selección, y son conser-vados por un período indeterminado.
Tipos generales
Alimentación limitada. Este tipo de alimentaciónde la información se da generalmente en archivos es-pecializados en determinadas actividades, por ejem-plo: archivos de enfermedades cardiológicas.
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Alimentación ilimitada. Se da generalmente enarchivos nacionales, donde se recepcionan documentosde toda índole, generando una cantidad apreciable deauxiliares descriptivos.
Información perecedera. Algunos archivos tra-bajan mediante auxiliares descriptivos sobre este tipode información, tiene por característica principal lapoca utilidad de la información. Al determinar su pla-zo precaucional para la selección, se realizan auxilia-res que brindan un servicio amplio para la utilizaciónde esta información.
Información imperecedera. Considerada a la con-tenida en documentos de conservación indefinida. Estosdocumentos, por el valor que representan, conserva-rán su información sin ser seleccionada.
Servicio de información rígida. Considerada ala información contenida en los archivos que tienencarácter de secreto, reservado o confidencial; el servi-cio en estos casos está destinado sólo a personas auto-rizadas, creándose auxiliares ex profeso.
Servicio de información flexible. Como contra-parte del servicio rígido, esta información es accesiblea todo tipo de usuario o investigador. Los auxiliaresdescriptivos estarán concebidos para facilitar la con-sulta de toda clase de investigadores.
Como podemos observar, existen variadas formasde establecer un programa descriptivo, lo cual se hacecada vez más complejo. Para los fines del presente tra-bajo, nos limitaremos a cubrir determinadas áreas queson de mayor utilidad para los archivos, las cuales po-demos aislar en tres grupos:
a) Métodos de pronósticos, considerando que éstees el punto de partida para desarrollar una adminis-
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tración —información— de auxiliares descriptivos enforma científica.
b) Presupuestos económicos, en función de los costosde la información y su conservación en los repositorios.
c) Niveles de servicio a los usuarios, que tienen porfinalidad determinar un mínimo de inventarios conun máximo de servicio.
Pronóstico
El pronóstico, como proyección de los datos que setienen del pasado hacia el futuro, puede darnos pautaspor el uso que se le da a determinada información, elperíodo que comprende la duración del pronóstico yel método de generar informes sobre lo proyectado.
Cuando hablamos del uso de la información, obtene-mos pautas que nos permiten establecer presupuestosde gastos en la obtención y conservación de los docu-mentos. Si se tiene un conocimiento real de la deman-da de información por tipología documental, tenemosautomáticamente el mercado de consumo de la infor-mación, lo cual puede servirnos para posibilitar la edi-ción de la información que obtenga mayor demanda;asimismo nos orientará en mejor circunstancia sobrelos auxiliares descriptivos, porque obtenemos infor-mación sobre las necesidades del conocimiento del usua-rio frente a los auxiliares realizados, permitiéndonosperfeccionar el contenido de los auxiliares. Los datosmás importantes serán la demanda y el pronóstico dela misma, es decir, podemos tener un concepto cerca-no a la realidad sobre las necesidades que se tienensobre determinados auxiliares que hayan ingresado auna categoría de consultas muy frecuentes.
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Es necesario aclarar que no se habla del pronósti-co de consumo de la información, sino de la demanda;el consumo de la información es lo que el archivo hacumplido o satisfecho, que no siempre incluye las solici-tudes en su totalidad sobre la información demandada.
En los archivos administrativos, esta demanda esun síntoma muy claro sobre la previsión que se puedetener para determinados documentos.
El pronóstico se puede efectuar por distintos méto-dos, que estudiaremos claramente en este capítulo.
Períodos del pronóstico
El período que debe comprender un pronóstico, esel que cubre el tiempo de ingreso documental más eltiempo de revisión de los auxiliares descriptivos, dadala finalidad del pronóstico como guía de la existenciay estado documental con relación directa a la deman-da de información.
Un buen pronóstico es aquel que se acerca más ala demanda real, sin dejarse influenciar por las deman-das extraordinarias. Teniendo entonces dos caracte-rísticas principales:
a) El pronóstico debe estar relacionado directamen-te con los cambios reales de la demanda.
b) El pronóstico debe ser estable.Aparentemente estas dos características son con-
tradictorias, pero se justifican en función del servicioque se presta al usuario y el nivel eficiente del auxi-liar descriptivo, logrando un equilibrio entre ambascaracterísticas.
Es necesario, antes de ingresar a la metodologíade pronosticar, distinguir dos aspectos esenciales del
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pronóstico, correspondientes a los factores intrínse-cos y extrínsecos.
Factores intrínsecos corresponden a los factoresque producen los datos del comportamiento de la de-manda de información en el repositorio mismo, delcual se desea pronosticar el consumo de información.
Factores extrínsecos son los correspondientes alos factores externos al repositorio, en los cuales po-demos considerar como susceptibles de un aumentode demanda de información, al índice de nuevos pro-fesionales, incremento en las actividades empresaria-les, etcétera.
Análisis de los auxiliaresdescriptivos
El análisis que se efectúa a los auxiliares descrip-tivos, tiene por finalidad conocer cuáles son los docu-mentos más solicitados, pudiendo tener una escala de“muy solicitado”, “solicitado”, “poco solicitado, obvia-mente se dará atención en función a la demanda deinformación.
a) Es necesario obtener por cada tipo documentallos siguientes datos:
1. Solicitudes mensuales u anuales por cada tipodocumental. El tiempo se realiza de acuerdo con el vo-lumen de movimiento de cada archivo, lo cual nos daráuna referencia de las solicitudes que cuentan con ma-yor demanda.
2. Costo por unidad de tipos documentales.b) Clasificar los datos de los tipos documentales
en orden descendente por demanda de acuerdo conlos tiempos prefijados para cada archivo.
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c) Realizar un informe que contenga la tabla de lostipos documentales de acuerdo con la escala de muysolicitados, solicitados, o poco solicitados, guardandorelación con la cantidad de tipos documentales. La can-tidad de un tipo documental en custodia puede ser muygrande, y su solicitud en relación anual puede parecermuy pequeña y a la inversa, un determinado tipo docu-mental puede ser muy pequeño y su demanda anualpuede parecer muy grande.
De acuerdo con lo expuesto, se pueden categorizarlos documentos en relación a su demanda; tendríamosesencialmente de tres a cuatro categorías:
a) Categoría A (muy solicitado).b) Categoría B (solicitado).c) Categoría C (poco solicitado).d) Categoría D, no mencionada hasta el momento,
que nos daría la pauta de aquellos documentos que noson solicitados y que por sus características no pue-den ser expurgados.
Los límites de las categorías serán estimativos, deacuerdo con las normas que cada archivo tiene paradeterminar su demanda.
Modelos de la demanda
Los métodos del pronóstico están relacionados di-rectamente con el tipo de consumo de información enel medio en cual se desenvuelven. Estos métodos bá-sicamente pueden ser tres: horizontal, de tendencia,y de temporada.
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Al relacionar la demanda y el tiempo determinadoen su representación gráfica de abscisas y ordenadas,obtenemos una imagen poco clara de la demanda deinformación, pero se puede observar que la demandaen su conjunto sigue una línea horizontal, de ahí su nom-bre. La mejor estimación de la demanda será entoncesun promedio general de la demanda pasada, más unacantidad adicional que cubra los posibles errores y quedenominaremos existencia o margen de seguridad.
Demanda de tendencia constante
Demanda de tendencia ascendente
0
10
20
30
40
50
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.Demanda Solicitudes Consultas
0
10
20
30
40
50
60
70
1e r trim . 2d o trim . 3e r trim . 4to trim .
Demanda
Solicitudes
Consultas
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En la demanda de tendencia, al ser representadagráficamente, es fácil advertir que sigue líneas ascen-dentes o descendentes, por consiguiente el método depronóstico no puede basarse en un simple promediode la demanda, debe además contener factores que to-men en consideración la pendiente ascendente o descen-dente de la curva de demanda.
Demanda de tendencia descendente
1ero2do3ro4to5to6to7mo
9no10mo
0
50
100
150
200
250
Demanda de temporada
32%
28%
24%16%
1er trim.2do trim.3er trim.4to trim.
En la demanda de temporada, al ser representadagráficamente, se observa que tiene puntos máximos aintervalos de tiempos más o menos iguales, por lo quepuede llamarse también cíclico. Un ejemplo de esta de-
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manda puede ser la necesidad de información de unnúcleo poblacional al acercarse fiestas relacionadascon personajes relevantes de la historia, o las fiestaspatrias, donde el número de personas interesadas enrealizar trabajos con el tema es mayor que lo normal.
Consecuentemente, para hacer un pronóstico ade-cuado será necesario primero, estar seguros de que setrata de una demanda cíclica, y segundo, basar el pro-nóstico de un punto dado, en lo sucedido sólo a uno omás intervalos iguales al ciclo.
Métodos empleados paraformular el pronóstico
Método empírico. No muy recomendable peromuy susceptible de ser empleado por su facilidad desolución, se basa en un simple promedio efectuado almomento de hacer una consulta, que generalmente sepresenta cuando el usuario requiere del documentopara extraer información. Este método es subjeti-vo, puesto que no se toma en cuenta el tiempo deter-minado de la consulta, sólo se basa en lo esporádico ymomentáneo de las consultas.
Método del promedio. Consiste en obtener unpromedio de las consultas y usar este valor como basedel pronóstico.
Método del promedio movible. Consiste en man-tener constantemente las cifras representativas de lademanda de un número “n” de períodos para que al su-marlos y dividirlos entre “n”, se tenga un promedio dedemanda que esté en relación al comportamiento de lamisma demanda. Su desventaja es que no determinala importancia de la demanda con relación al tiempo.
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Método del promedio movible ponderado. Si-milar al anterior, sólo que a cada cifra se le asigna unporcentaje de influencia para que las cifras más re-cientes tengan mayor influencia que las demás.
Por ejemplo, supongamos que tenemos los siguien-tes datos de los últimos cinco meses, se han solicitado alarchivo documentos relativos a comprobantes de ingre-so, estos documentos han sido solicitados como sigue:
Quinto mes 90 solicitudesCuarto mes 70 solicitudesTercer mes 80 solicitudesSegundo mes 60 solicitudesPrimer mes 50 solicitudes
Siendo el mes más reciente el último anotado enla lista. La ponderación se realiza empíricamente, asig-nándole a cada mes un porcentaje de influencia distin-to. Asignemos al último mes de menor influencia porla tendencia descendente de la demanda de informa-ción, su porcentaje entonces será menor:
Quinto mes 30%Cuarto mes 25%Tercer mes 20%Segundo mes 15%Primer mes 10%
Consecuentemente el pronóstico para el próximomes sería:
Quinto mes 30% de 90 = 27Cuarto mes 25% de 70 = 17,5Tercer mes 20% de 80 = 16Segundo mes 15% de 60 = 9Primer mes 10% de 50 = 5———————————————–—Próximo mes 20% de 70 = 15,5
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Este método toma en consideración el orden en quehan sido producidos los datos, puesto que el porcenta-je varía de acuerdo con el orden. Sin embargo tiene ladesventaja de que los porcentajes de influencia se fi-jan generalmente en forma arbitraria, convirtiéndoseen inestable, segunda característica que habíamos anun-ciado para el pronóstico. Lo cual implica que para cadatipo documental a pronosticar, se tenga la necesidadde contar con una gran cantidad de datos para acer-carnos más a la realidad.
Método de ajuste exponencial. Elimina la nece-sidad de acumular datos históricos por cada clase deinformación demandada en el pasado, ajustándose enel pronóstico por medio de la variante alfa, minimi-zándose la información sobre cada tipo de demanda.El método consiste en esencia en un promedio ponde-rado, cuyos porcentajes de influencia están en funcióndel número de períodos deseados y siguiendo un de-crecimiento exponencial.
Su idea fundamental consiste en llegar al pronósti-co considerando las diferencias de un período a otro.Básicamente existen dos variantes:
a) Método de ajuste exponencial simple.b) Método de ajuste exponencial doble.Método de ajuste exponencial simple. Este mé-
todo satisface las demandas constantes y de temporadacuando estos últimos se manifiestan horizontalmente.
Método de ajuste exponencial doble. Es el mé-todo que satisface las demandas cuando se manifies-tan temporalmente.
Demanda constante. El hecho de que este tipo dedemanda documental sea constante, sugiere en pri-mera instancia que la línea general de la demanda en
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el gráfico ha de ser aproximadamente horizontal. Con-secuentemente, partiendo de uno de los pronósticos,podemos llegar a los siguientes, dándole un tratamien-to especial a las diferencias de un pronóstico a otro.
Concretamente, para llegar al nuevo pronóstico,es necesario sumarle al pronóstico anterior “alfa” ve-ces la diferencia que hay entre el pronóstico anteriory la demanda real.
Formulando el enunciado tenemos: Nuevo prome-dio es igual al promedio anterior más alfa por la de-manda menos el promedio anterior.
Alfa es una variable a la que se le pueden asignarvalores de 0 hasta 1 y sirve para ponderar la influenciade los datos anteriores y simultáneamente determinala antigüedad de los datos que afectan al pronóstico.El valor de la variable también determina que el sis-tema reaccione lenta o rápidamente a los cambios sise acerca a 0 o si se acerca a 1.
Hagamos un ejemplo para comprenderlo mejor:
Promedio anterior = 20Demanda documental = 25Alfa = 0,1
Éstos son considerados datos históricos, que sonlos que obtenemos fácilmente. Primero el promedioanterior, porque hemos obtenido un promedio de lademanda pronosticada con anterioridad; la demandadocumental, la obtenemos por la suma de solicitudessobre un determinado tipo documental que figuran enlos registros. El valor alfa es ponderado, consideramosdemasiado reciente el pronóstico anterior y de una in-fluencia muy pequeña en relación con otros tipos do-
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cumentales. Así para obtener el nuevo promedio te-nemos, de acuerdo con lo enunciado anteriormente:Nuevo promedio (NP) = promedio anterior (20) más lavariable alfa (0,1) por la resta de la demanda documen-tal (25) y el promedio anterior (20):
NP = 20 + 0,1 (25 - 20)NP = 20,5
Suponiendo que alfa en lugar de 0,1 sea 0,7, enton-ces obtenemos:
NP = 20 + 0,7 (25 - 20)NP = 23,5
Obtenemos entonces la conclusión de que a un ma-yor valor de alfa, el sistema reacciona más rápidamentea los cambios recientes; cuando la variable es menor,su influencia es menor, pero tiene la ventaja de servirpor mayor tiempo.
DEFINICIONES DE TÉRMINOS
EMPLEADOS EN LA ADMINISTRACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
Para comprender mejor el propósito de la admi-nistración de la información, es necesario definir oconceptualizar algunos vocablos básicos de la admi-nistración científica:
Pronóstico. Consideramos como una conjetura quese proyecta desde el pasado hacia el futuro, basado enhechos reales y determinados por cálculos estadísticos.
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Presupuestos económicos. Es la determinaciónde los costos por cada auxiliar descriptivo que se em-plea para su realización.
Costo total de auxiliares descriptivos. Es la sumade costos de alimentación de la información, más loscostos por la preservación de los documentos en losrepositorios.
Costos de conservación. Son los valores econó-micos efectuados para la preservación, conservación yrestauración de los documentos teniendo en cuentalos seguros, gastos del mobiliario, manejo, deprecia-ción, etcétera.
Costos de la alimentación. Es el conjunto de cos-tos realizados para lograr la alimentación de informa-ción del archivo.
Tiempo de alimentación de la información.Considerado al lapso que hay desde que se tiene cono-cimiento de la carencia de un documento, hasta el mo-mento en que se puede disponer de él para utilizar suinformación.
Nivel de servicio. Es el porcentaje de unidadesde información de la demanda total con que cuenta elarchivo.
Nivel de adquisición. Considerado como la can-tidad de información necesaria para satisfacer la de-manda durante un tiempo determinado, con un nivelde servicio predeterminado, que consecuentementesirve de indicador para iniciar nuevos trámites paraobtener una nueva alimentación de información.
Existencia de seguridad. Es la cantidad de in-formación que permite absorber las fluctuaciones dedemanda de información con respecto al pronóstico,para cumplir con un nivel de servicio preestablecido.
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Tiempo de revisión. Es el lapso de tiempo com-prendido entre dos observaciones del nivel de auxi-liares descriptivos.
Tiempo de pronóstico. Como el lapso de tiempocomprendido entre la formulación de un pronóstico yla del siguiente.
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sobre la formación del personal de archivos, que exa-mina, además, los puntos de convergencia de las dife-rentes profesiones relativas a la información.
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Dollar, Charles M., “Quantitative History and Archives”,Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-cional de Archivos), 1982, pp. 46-52. Se analizan lasnecesidades de los historiadores estadounidensesdedicados a estudios estadísticos, y sus implicacio-nes para los archivos legibles a máquina.
Duboscq, Guy, “Importancia de los archivos modernospara los países en vías de desarrollo”, Boletín de laUnesco para las bibliotecas, vol. 17, Nº 5, setiembre-octubre de 1963, pp. 267-271. Ilustra la importan-cia para el gobierno y los ciudadanos, del acceso alas diferentes clases de archivos.
Evans, Frank B., “Perspectivas en materia de archi-vos”, Revista de la Unesco de ciencia de la infor-mación, bibliotecología y archivología, vol. 4, Nº 2,abril-junio de 1982, pp. 78-80. Un estudio sucinto yprofundo de las tendencias modernas en cuanto a ad-ministración de documentos y gestión de archivos.
Faye, Bernard, “Los edificios para archivos”, Revistade la Unesco de ciencia de la información, biblioteco-logía y archivología, vol. 4, Nº 2, abril-julio de 1982,pp. 92-98. Guía práctica escrita por un arquitecto
373
sobre planeamiento y diseño de repositorios, com-plementada con planos.
French, E.J., A methodology for Testing and EvaluatingStandars with Special Reference to Information,Documentation and Related Fields, París, Unesco,1976, 11 pp. (SC.75/WS/102). Recomendaciones paraasegurar una mayor utilidad de las normas.
García Belsunce, César A., “El uso práctico de los archi-vos” (Actas del IX Congreso Internacional de Ar-chivos), 1982, pp. 77-86. Exposición de las finalidadesprácticas de los archivos.
Gross, Rainer, “Archives im Dienst der Technik”, Archi-vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacionalde Archivos), 1982, pp. 87-92. Ejemplos de la im-portancia práctica de los archivos para la investi-gación tecnológica, tomados principalmente de laexperiencia de la República Democrática Alemana.
Harrach, Erzsébet C., “Archive und Stadtentwicklung”,Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-cional de Archivos), 1982, pp. 93-98. Se analiza laimportancia de los archivos para la planificaciónurbana y la conservación y reconstrucción históricas.
Harvard-Williams, P.; Franz, E.G., Planning InformationManpower, París, Unesco, 1974, 70 pp. (COM.74/NATIS/REF.5). Recomienda el establecimiento deun plan de estudios básicos para bibliotecarios,documentalistas y archiveros y da una visión ge-neral sobre las condiciones existentes en cuanto ala formación del personal de archivos.
Hull, Félix, Utilización de técnicas de muestreo en laconservación de documentos: estudio del RAMP y di-rectrices al respecto, París, Unesco, 1981 (PGI-81/WS/26). Examina las técnicas archivísticas de mues-
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treo, e incluye un estudio sobre las ventajas e in-convenientes de su utilización, así como ciertasdirectrices.
International Council on Archives, Archivum, vol. 17(La Législation Archivistique: I Europa, 1ª parte:Alemania-Islandia), 1971, 270 pp.
———, Archivum, vol. 19 (La Législation Archivisti-que: I. Europa, 2ª Parte: Italia-Yugoslavia), 1972,260 pp.
———, Archivum, vol. 20 (La Législation Archivisti-que: II. África-Asia), 1972, 246 pp.
———, Archivum, vol. 21 (La Législation Archivisti-que: III. América-Oceanía), 1973, 239 pp.
———, Archivum, vols. 22-23 (International Directoryof Archives), 1975, 480 pp.
———, Archivum, vol. 27 (Labour and Trade Union Ar-chives), 1980, 190 pp. Estudio internacional sobre losarchivos de los sindicatos y movimientos laborales.
———, Archivum, vol. 28 (Archival Legislation, 1970-1980), 1982, 448 pp.
———, Directory 1982, París, 1982, 81 pp.Federación Internacional de Documentación / Consejo
Internacional de Archivos / Federación Interna-cional de Asociaciones de Bibliotecarios y de Bi-bliotecas, Report on Joint Policy Meeting Held atthe Rockefeller Study and Conference Centre, VillaServelloni, Bellagio, Italia, 6- 9 de mayo de 1980,Procesado, 17 pp. Estudio de los problemas y preo-cupaciones comunes a esas tres organizaciones, yprograma de acción conjunta.
Kagombe, Maina D., “Oral History and Archives”, Ar-chivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacio-nal de Archivos), 1982, pp. 53-57. Exposición del
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valor de las fuentes orales para la educación y lainvestigación, basada principalmente en la expe-riencia de Kenya.
Kathpalia, Y.P., “Conservation and preservation of Ar-chives”, Revista de la Unesco de ciencia de la infor-mación, bibliotecología y archivología, vol. 4, Nº 2,abril-junio de 1982, pp. 99-106. Este artículo es departicular interés porque recalca la “conservaciónpreventiva”.
Khmeleva, V.V., “Les Moyens d’Information et les Ar-chives”, Archivum, vol. 29 (Actas del IX CongresoInternacional de Archivos), 1982, pp. 129-134. Estu-dio de la utilización de los materiales archivísticospor la prensa, la radio y la televisión de la Uniónde Repúblicas Socialistas Soviéticas.
Kromnow, Ake, “The Appraisal of Contemporary Ar-chives”, Archivum, vol. 26 (Actas del VIII Congre-so Internacional de Archivos), 1979, pp. 45-54. Seexaminan las prácticas de eliminación de documen-tos y los criterios de evaluación aplicados en algu-nos países.
Lindroth, Jan, “Contemporary History and Archives”,Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-cional de Archivos), 1982, pp. 58-63. Examen de losproblemas de archiveros e historiadores, que seplantean actualmente a causa de la creciente in-vestigación de la historia contemporánea; se re-fiere principalmente a Suecia.
Moore, James W.M., “The economic Exploitation ofArchives”, Archivum, vol. 29 (Actas del IX CongresoInternacional de Archivos), 1982, pp. 99-102. Análi-sis de algunos problemas relativos a la utilizaciónde los archivos con fines comerciales y económicos.
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Payne, Huhg W.L., “Education and Archives”, Archi-vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacionalde Archivos), 1982, pp. 124-128. Discusión de la re-lación actual y futura, entre los archivos y el pro-ceso educativo.
Principe, L.S., “Everyman and Archives”, Archivum,vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacional de Ar-chivos), 1982, pp. 135-142. Se examina en qué me-dida utiliza los archivos el “hombre de la calle” porinterés personal y para investigaciones, por ejem-plo genealógicas, etcétera.
Rhoads, James B., La aplicabilidad de las directricesdel Unisist y de las normas internacionales de laISO a la gestión de registros y la administración dearchivos: estudio del RAMP, París, Unesco, 1982, p. 57.(PGI-82/WS/4). Estudio sobre la aplicabilidad de lasnormas internacionales existentes, incluidas algunasrecomendaciones para otras normas necesarias aarchiveros y administradores de documentos.
Roper, Michael, “The Academic Use of Archives”, Archi-vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacionalde Archivos), 1982, pp. 27-45. Un profundo examende las tendencias de investigación académica y susimplicaciones para los archivos.
Sewell, Philip; Mabbs, A.W.; Broome, E.M., Estableci-miento de un marco legislativo para la aplicaciónde los NATIS, París, Unesco, 1977, 65 pp. (CC-76/NATIS/8). Además de dar orientación sobre el mar-co legislativo de los distintos componentes del sis-tema nacional de información, este trabajo ofreceuna visión general de las funciones de los archivosnacionales y su relación con los demás sectores delgobierno.
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Tell, Björn, Concepción y planificación de sistemas na-cionales de información. Documento para planifica-dores públicos, París, Unesco, 1976, 56 pp. (COM-76/NATIS/7). Recomendaciones para planificar los sis-temas nacionales de información, que revelan unajusta apreciación de la naturaleza de la gestión dedocumentos y archivos.
Unesco, Draft Guidelines on the Scope, Formulationand Implementation of National Information Policies,preparado para la Unesco, 1982, 39 pp. Recomen-daciones prácticas para preparar y aplicar políti-cas nacionales de información.
Unesco, Sistemas nacionales de información (NATIS): ob-jetivos para una acción nacional e internacional.París, Unesco, 1974, 35 pp. (COM-74/NATIS/3). Ex-pone los objetivos de la planificación de los siste-mas nacionales de información.
Unesco, Conferencia intergubernamental sobre el pla-neamiento de las infraestructuras nacionales dedocumentación, bibliotecas y archivos, París, 23 a27 de septiembre de 1974, Documento de trabajo, Pa-rís, Unesco, 1974, 50 pp. (COM.74/NATIS/4). Discu-sión amplia y útil de las relaciones existentes entrearchivos, bibliotecas y servicios de documentación.
Unesco, Meeting of Experts on the Harmonization ofArchival Training Programmes, París 26 a 30 denoviembre de 1979, Final Report, París, Unesco,1979, 12 pp. (PGI-79/CONF.604/COL.7). Incluye unadiscusión de las posibilidades y limitaciones paraarmonizar los programas de formación de las dis-tintas profesiones relativas a la información.
Varios autores. “La nueva tecnología de la informa-ción y los archivos”, Revista de la Unesco de cien-
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cia de la información, bibliotecología y archivolo-gía, vol. 4, Nº 2, abril-junio de 1982, pp. 120-129. Unestudio conciso de las aplicaciones actuales de lacomputadora a los archivos respecto a la gestión,el control intelectual de los archivos, las redes ylos documentos legibles a máquina.
Velette, Jean-Jacques, The role des Archives dans l’Ad-ministration et dans la Politique de planification dansles pays en voie de Développement, París, Unesco,1972, 79 pp. (COM/WS/281). Estudio de la importan-cia de los archivos para la planificación nacional.
Verhoeven, F.R.J., The Role of Archives in the PublicAdministration and the National Planning Policyof Developing Countries With Particular Referen-ce to Southeast Asia, París, Unesco, 1972, 73 pp.(COM/WS/284). Especialmente útil por sus expli-caciones respecto a la manera como los archivospueden coadyuvar a la planificación y al desarrollonacionales.
Códigos de lenguas para las guías de fuentes.Fichas de fondos y colecciones: Punto Nº 14
(Códigos internacionales ISO)
Albanés alb Alemán ger Árabe ara Bable bab Balear bal Búlgaro bul Catalán cat Checo cze Chino chi Danés dan Español spa Esperanto esp Estoniano est Eusquera baq Finlandés fin Francés fre Gallego gao Griego clásico grc Griego moderno gre Guaraní gua Hebreo heb Húngaro hun Inglés eng Italiano ita Japonés jpn Judeo-español jsp Latín lat Nerlandés (holandés) dut Noruego nor Nutka nut Polaco poli Portugués por Rumano rum Ruso rus Serbocroata scr Servio scc Sin lengua snl Sueco swe Tagalo tag Valenciano val
ANEXO
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Código de letras para las guías de fuentes.Ficha de fondos y colecciones: Punto Nº 16
Visigótica-mozárabe 01 Carolina 02 Gótica libraria 03 Gótica caligráfica 04 Gótica redonda 05 Gótica cursiva, minúscula, bastarda 06 Procesal 07 Cortesana 08 Aragonesa 09 Navarra 10 Bastarda Francesa 11 Humanística o tlaica, bastardilla, redonda 12 Humanística cursiva 13 Bastarda española 14 Caligráfica de la época a partir del siglo XVIII 15 Impresa 16 Lenguaje cifrado 17 Mecanografiado 18 Sin letra 19 Gótica impresa 20 Cursiva 21 Caligráfica siglos XVI y XVII 22
381
Códigos de estado de conservación(No se cumplimenta en el caso
de que las condiciones sean buenas)Para las guías de fuentes. Ficha de fondos
y colecciones: Punto Nº 17
Acidez de papel &a Tinta degradante &b Deterioros locales por adimentos y formatos &c Humedad &d Sequedad &e Decoloración &f Contaminación &g Polvo &h Roedores &i Insectos &j Hongos &k Bacterias &l Moteado o Foxin &m Destrucción parcial por fuego &n Deterioro parcial por rotura &ñ Destrucción parcial por arranque &o Pliegues o dobleces &p Deterioro parcial por causas no especificadas &q
Codigos de soporte para las guías de fuentes.Fichas de fondos y colecciones: Punto Nº 18
Papel A0 Papiro A1 Pergamino, vitela A2 Cintas magnéticas A3 Rollos de microfilme A4 Microfichas A5 Registros sonoros-cintas A6 Registros sonoros-discos A7 Negativos, visual imagen fija A8 Visual imagen animada A9 Placas rayos X B0 Papel con marca de agua B1
