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“Técnicas salvavidas” en la Implementación de ISO
Como evitar los problemas en la
Implementación de ISO
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Photograph© 1985 George Siede and Donna PreisMouse in Innertube©Palm Press, Inc. 1987
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Tirarse al agua
Peligros
Ganar la carrera
Continuar el entrenamiento
Tirarse al agua
Sobreponerse al miedo al agua...
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¡Está muy fría!
• Nadie quiere tirarse en una piscina fría y sin gente.
Meterse al agua
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El equipo de Dirección debe asegurarse de que el agua no esté fría..
• Los directivos: deben ser los primeros en echarse al agua.
• Deben asumir el compromiso y hacer que este compromiso sea visible.
Meterse al agua
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La Gerencia debe:
• Ser los primeros en entrar …– Aprendiendo sobre ISO– Planificando el proyecto y asignando
responsabilidades
• Hacer el compromiso visible …– Proveyendo recursos– Recompensando la participación al proyecto ISO
Meterse al agua
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La Gerencia
• Estas consideraciones se ven bastante obvias – pero, según un Certificador, el mayor obstáculo es:
Meterse al agua
El que la Dirección haga suyo El que la Dirección haga suyo el proyecto, y lo apoyeel proyecto, y lo apoye
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El equipo directivo ha preparado el camino, sin embargo muchos todavía no quieren entrar en el agua...
• Estoy bien como estoy, ¿por qué debería de hacer algo diferente?
Meterse al agua
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Hacer la idea apetecible
• Los colaboradores no querrán entran en el proyecto, a menos que entiendan qué significa para ellos y para el trabajo que llevan a cabo. Hay que:– Explicarles por qué ISO es importante para la
empresa– Explicarles cómo facilitará hacer su trabajo– Explicarles en qué será diferente su trabajo– Y, al mismo tiempo, cómo será igual
Meterse al agua
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Entender que los colaboradores pueden sentirse amenazados.
• “Si documento todo, haré todavía falta a la empresa?”
• “¿Qué es esto de “acción correctiva”? Suena a “ir a la oficina del director de la escuela”
• “¿Alguien hará una auditoría de mi desempeño”
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Eliminar la amenaza
• Involucra a tus empleados en el proceso de desarrollo. – Para desarrollar o modificar procesos para
cumplir con la norma, involucra a las personas que normalmente trabajan en ese proceso.
– Capacita a todo el personal acerca de las acciones correctivas y las auditorías internas; enfatiza en el enfoque a la mejora de los procesos.
Meterse al agua
¡Cuidado con los peligros!...
Peligros en el agua
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...la empresa no sabe nadar
• Procura organizar clases de natación
• Es imprescindible una introducción general para todo el personal sobre ISO 9000
• Procura ofrecer un nivel superior de preparación para el Jefe de Proyecto y demás responsables del proyecto.
Peligros en el agua
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...mala interpretación del estándar
• Provoca una pérdida de tiempo y dinero:– Tener que rediseñar los procesos muchas veces. – Exagerar en la implementación – pedir más de lo
necesario en el sistema.– Descubrir no conformidades mayores en la
auditoría interna, que retrasen la Certificación.
Peligros en el agua
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Utiliza un Paquete de Documentación y Capacitación
• Utiliza instrumentos y recursos aptos para:– Planificar tu proyecto– Interpretar las normas– Aprovechar la experiencia de otros – Ahorrar tiempo
Técnica salvavidas
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Utiliza Herramientas:www.normas9000.com
• Normas9000.com te ofrece un paquete que te acompañará en todo el recorrido, incluyendo el servicio de asistencia técnica realizado por expertos disponibles para cualquier tipo de consulta. Este paquete incluye:– Guía de Implementación del Proyecto – Preparación del Jefe de Proyecto– Lista de Control para el Análisis de Deficiencias (Gap
Analysis)– Manual de Calidad, Procedimientos y Formularios– Capacitación para los empleados– Capacitación para Auditores Internos
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Evita ahogarte en detalles …
• “El fin de este procedimiento es el de documentar las actividades previamente mencionadas, las cuales en lo sucesivo denominaremos tareas obligatorias de modo tal que excluyan su ejecución de un modo inconsistente, siempre y cuando dicha inconsistencia pueda potencialmente resultar en que dichas tareas prescritas produzcan un resultado no repetible o reproducible, bla bla bla…”
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...o en Procedimientos pobremente escritos
• ¿Porque utilizar diez palabras si con una ya es suficiente? – “El objeto al cual nos referimos en algunos
casos responde de forma excesivamente inusual a los parámetros establecidos.”
– “Los procedimientos hasta aquí especificados son aplicables a todas las operaciones en los siguientes departamentos dentro de sus ámbitos funcionales.”
Peligros en el agua
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Haz “amigables” los Procedimientos
• Utiliza frases cortas, y de ser posible utiliza la estructura: sujeto-verbo-predicado.
• Evita el uso de la forma pasiva. Explica en detalles como se realiza una tarea.
• Utiliza espacios y líneas en blanco para que sea más fácil la lectura de los textos.
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Documentación¿Demasiada? ¿Demasiado poca?
• Demasiada si hay:– Instrucciones por escrito para cualquier cosa
– Superposición y repetición – Describir un mismo proceso en más de una Instrucción de Trabajo.
• Demasiado Poca si hay:– Falta de instrucciones de trabajo, lo cual da como
resultado procesos y calidad del producto no consistentes.
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Documentación
• Recuerda que el objetivo es la consistencia de tus procesos
• Si dos empleados realizarán la misma tarea, ¿la harán de la misma manera?
• Si la respuesta es “Quizá no”, quizá hará falta redactar una Instrucción de Trabajo.
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Departamentos que son “Diferentes”
• ¿Tienes departamentos que necesitan una “licencia artística” para realizar su trabajo?
• Es posible que encuentres alguna resistencia a la hora de documentar los procedimientos en estas áreas.
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Ayúdales a ver como puede trabajar por ellos un Procedimiento
• Es importante demostrar a estos departamentos que el proceso debe ser consistente
• La creatividad tiene su lugar dentro del proceso
• Documenta el procedimiento describiendo los pasos a seguir, y no para definir cada detalle del trabajo a realizar
Técnica salvavidas
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Usa un equipo directivo
• Incluye tomadores de decisiones, y proveedores de recursos en este equipo.
• El equipo debe:– Monitorear los tiempos de realización– Remover los obstáculos– Proporcionar los recursos– Coordinar esfuerzos entre los diferentes grupos
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Comunica los avances del proyecto a tus empleados• A medida que el proyecto avance, mantén
informados a los empleados– Los empleados deben conocer los nuevos
procesos.– Mantén visible el proceso de implementación– Periódico interno, reuniones, boletines y otras
herramientas de comunicación harán la diferencia en cuanto a la participación y toma de conciencia de los empleados
Peligros en el agua
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¡Celebra!
• Involucra a tus empleados y mantén visible el desarrollo del proyecto festejando los avances y los éxitos. – Reuniones– Comidas, brindis– Reconocimientos y agradecimientos al personal
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Gana la carrera
Certificación
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Prepárate para ser auditado:
• Completa un ciclo de auditorías internas.
• Realiza una Revisión por la Dirección.
• Completa unos tres meses de Registros de Calidad
• Como mínimo documenta un proyecto de diseño de principio a fin.
Gana la carrera
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Prepárate para ser auditado:
• Haz que todo empleado sepa de la auditoría.
• Hazles saber tus expectativas.
• Haz un “barrido” de tus instalaciones para descubrir equipo no calibrado, o documentación no controlada.
Gana la carrera
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Sigue el ejemplo de nadadores expertos
• Entrena
• Nunca nades solo
• Sigue las reglas
Continuar el entrenamiento
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¡Entrena!
• Utiliza el sistema que has desarrollado.
• Implementa acciones correctivas.
• Enfatiza la importancia de:• Acciones Correctivas
• Revisiones por la Dirección
• Auditorías internas
• Continúa entrenando.
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¡No nades solo!
• El sistema no puede ser responsabilidad de una sola persona. – Asigna responsabilidades a distintas personas
No pienses que el Director de Calidad tiene que ser el responsable de todo.
– Utiliza otras personas como coordinadores paralas acciones correctivas, el equipamiento, los
Registros de Calidad y las Auditorías Internas.
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¡Sigue las reglas!
• No permitas que el agua se enfríe• La dirección debe ser la primera en entrar• Proporciona clases de natación• Usa harramientas• Haz procedimientos “amigables para el usuario”• Incluye a los departamentos “creativos”• Usa un equipo de dirección ISO
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¡Sigue las reglas!
• Celebra y comunica los progresos• Involucra a las personas que llevan a cabo el
proceso• Pon atención a las no conformidades más
usuales• Prepárate para las auditorías
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¡Disfruta tu éxito!
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¡Deja que te ayudemos!
• ¡Mira los productos que te ofrecemos para simplificar tu proyecto y asegurar tu éxito!
• Visita nuestra página web: www.normas9000.com
Implementación ISO 9001:2000www.Normas9000.com
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• Hola. Estamos aquí para proporcionarle la información y herramientas que necesita para planear y dirigir su proyecto de manera profesional.
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• Por más de 15 años hemos diseñado herramientas que han ayudado a compañías en todo el mundo a lograr la certificación sin necesidad de incurrir en los gastos que ocasiona un consultor.
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• Ahora usted puede usar nuestra versión en español para planear, administrar y dirigir su proyecto.
• Todos nuestros productos están disponibles individualmente o en paquetes económicos.
• Los productos pueden ser descargados inmediatamente después de colocar su orden; también le enviamos por correo un disco compacto con sus archivos.
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• La mayoría de las personas desean comenzar el proyecto ISO 9001 conociendo los requisitos y las técnicas de implementación de ISO.
• Nuestro programa de capacitación para el gerente de proyecto le proporcionará toda la información necesaria sobre los requisitos y de cómo iniciar su proyecto.
Capacitación del Jefe
http://www.normas9000.com/cursos-iso-jefe.html
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Capacitación del Jefe• Este conveniente
programa de capacitación computarizado es una introducción a las técnicas de implementación de la norma y es de dos horas de duración.
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PowerPoint Presentación
• Como paso siguiente, usted querrá informar a la gerencia y a otros empleados que trabajarán con usted en el proyecto. Use nuestra presentación en PowerPoint completa con notas del presentador en qué es la norma y lo que requiere.
http://www.normas9000.com/introduccion-a-iso-9001.html
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Análysis de la Situación
• Haga un análisis de brecha para averiguar qué hace su compañía que actualmente esté en conformidad con la norma y qué requisitos necesitarán ser atendidos—lo cual es fácil de lograr usando la lista de control que hemos preparado para usted.
http://www.normas9000.com/analisis-de-la-situacion.html
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• Simplemente vaya a los diferentes departamentos de su compañía y haga las preguntas de la lista de control. Registre lo que ya está implementado, y lo que tiene que abordar.
Análysis de la Situación
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• Con esa información a la mano, siga los pasos de la guía para gerentes de proyecto y complete la plantilla del plan de proyecto.
• La plantilla es incluido en nuestro Cuaderno de Trabajo.
Cuaderno de Trabajohttp://www.normas9000.com/cuaderno-iso-9001.html
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Cuaderno de Trabajo
• La plantilla le ayudará a asignar responsabilidad para diseñar las piezas del sistema de gestión de calidad ISO para los equipos responsables de procesos específicos. También le ayudará a completar el cronograma del proyecto.
http://www.normas9000.com/cuaderno-iso-9001.html
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Manual de Calidad y Procedimientos
• El paso siguiente es el diseño y documentación de los procesos de conformidad de ISO. Nuestro manual de calidad y procedimientos son el anteproyecto que debe seguir su compañía mientras construye su sistema.
http://www.normas9000.com/manual-de-calidad-iso.html
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• Cada procedimiento describe un proceso que cumple con los requisitos de ISO. El equipo responsable usa esto junto con la información del análisis de brecha para mejorar sus procesos, cumplir con los requisitos de ISO y documentar el proceso.
Manual de Calidad y Procedimientos
http://www.normas9000.com/manual-de-calidad-iso.html
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Capacitación de Empleados• Contamos con dos diferentes herramientas para la
capacitación de sus empleados, capacitación independiente o en grupo. Deje que cada empleado complete la capacitación computarizada independientemente o haga una presentación de capacitación en grupo usando la presentación en PowerPoint.
http://www.normas9000.com/cursos-iso-empleados.html
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Auditoría Interna• El último paso de preparación para que su compañía esté lista
la para auditoría de certificación es poner en funcionamiento su programa de auditoría interna. Capacite un equipo de auditoría interna con nuestro Paquete de Materiales para Capacitación del Auditor. Estos materiales contienen todo lo necesario para que usted lleve a cabo una clase y capacite a sus auditores internos..
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Paquete Todo-en-uno
• Todos nuestros productos son incluidos en esta paquete.
• Con este paquete usted ahorra casi 30% del precio original de nuestros productoshttp://www.normas9000.com/normas-9001-todo-en-uno.html
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• Visite nuestras páginas de productos para obtener una descripción detallada de cada uno de ellos. Asegúrese de revisar nuestros paquetes combinados, con ellos no sólo obtendrá extraordinarios ahorros, sino que encontrará el paquete adecuado para cubrir las necesidades específicas de su compañía.
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