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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD Nº II

Hojas de cálculo.

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Introducción

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que se pueden crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de cierta información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.

Luego, es de suma importancia elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

SEMANA 4

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Ideas Fuerza

Se buscará realizar resúmenes de datos, considerando las fórmulas básicas,

promedios, sumas, contar, contara y su correcta utilización.

Para que a partir de lo anterior se puedan crear gráficos de columnas,

considerando ajuste de ejes, etiquetas, formato de series de datos y títulos del

gráfico y de los ejes.

Para terminar con la creación de gráficos circulares, agregando etiquetas en

formato porcentual, comprendiendo la importancia que tiene la representación

de la información.

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Desarrollo

3.- Resumen de datos. Las fórmulas constituyen una de las partes más importantes de cualquier hoja de cálculo, y por tanto de Excel, mediante fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo. Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples tareas: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos. Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula para calcular el promedio de cierta cantidad de datos, de la siguiente manera PROMEDIO = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función = PROMEDIO (A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas, de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

a) Formulas básicas. La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la fórmula se irá construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencias a celdas, funciones y nombres.

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En la imagen anterior, se muestra como se está introduciendo una fórmula en la celda D2, la que comienza con el signo de igual (=) y le sigue una referencia de celda, un operador y otra referencia de celda (se toma el valor de la celda B2 y se lo multiplica por el valor de la celda C2). Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se deben seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.

• Paso 2: Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.

• Paso 3: Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).

• Paso 4: Terminar la introducción de la fórmula pulsando o haciendo clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.

Para introducir una fórmula en una celda mediante señalización con referencias a otras celdas, se deben seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula y teclear el signo de igual (=).

• Paso 2: Señalar con el ratón la celda cuya dirección desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.

• Paso 3: Introducir un operador, por ejemplo el operador de multiplicación (*). • Paso 4: Si se desea introducir más referencias de celdas en la fórmula, basta

repetir los pasos dos y tres cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la fórmula, presionar la tecla o hacer clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.

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Cuando se utiliza el método de señalización de celdas en el ingreso de fórmulas, hay

que tener en cuenta que se finaliza el ingreso presionando la tecla o seleccionado el

botón Introducir de la barra de fórmulas.

Cualquier operador que se inserte en la fórmula, en el momento de su ingreso,

habilita a la señalización de una referencia de celda. Por ejemplo al ingresar el signo

de =, el cursor queda esperando a la derecha del símbolo (aparece el mensaje o

indicador en la barra de estado), momento en el cual se puede ingresar

cualquier valor, escribir una dirección de celda o señalar la ceda deseada. Si se

procede a señalar una celda, el indicador de la barra de estado cambia a ,

y hasta que no se ingrese otro operador, si se señala otra celda, esta

reemplazará a la anterior; recién con el ingreso de otro operador, la primera celda

señalada quedará fija en la fórmula que se está ingresando, y así sucesivamente.

La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función

contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y

coma (;) o según el definido como separador de listas para Windows.

Al escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos

espacios vayan entre comillas. El Asistente de Funciones facilita el trabajo de la

elaboración de una fórmula. Este asistente actúa como guía a través de todo el

proceso de introducción de una función.

Además proporciona una breve descripción tanto de la función como de cada uno de

sus argumentos, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la

fórmula si hubiera otras funciones u operaciones en la misma.

Para introducir una función conjuntamente con sus argumentos en una hoja de

cálculo y mediante el asistente de funciones, se debe seguir el siguiente proceso:

• Paso 1: Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función.

• Paso 2: Hacer clic sobre el botón Pegar Función y se accede al cuadro

de diálogo en el que se debe elegir la función que se desea utilizar. En

cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos para dicha

función.

• Paso 3: El cuadro de diálogo muestra las distintas categorías de funciones

disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones

disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las

funciones utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece

entre las más recientemente utilizadas y no se está seguro de la categoría a

la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en el conjunto

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de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de diálogo

aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus

argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede hacer

clic en el botón Ayuda.

• Paso 4: Luego de seleccionar la función deseada, hacer clic en el botón

Aceptar y seguir las instrucciones del Asistente de Funciones expuestas en el

siguiente cuadro de diálogo que aparece, el que permite definir los

argumentos para la misma.

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• Paso 5: Este cuadro podrá ser desplazado si impide la visualización de parte

de la hoja de cálculo, simplemente llevando el puntero a cualquier parte libre

dentro del mismo, y arrastrándolo. La forma de ir introduciendo los

argumentos como referencias de celdas, es muy sencilla.

En este caso la función seleccionada es la Suma. Para indicar el primer

argumento, estando el cursor dentro del cuadro Número1 y teniendo visible el

área de celdas a seleccionar, se señalan directamente; en ese momento

Excel reduce la ventana de la función dejando solamente visible el cuadro

donde se insertarán las referencias de celdas que se señalen. Una vez

finalizada la señalización, la ventana retoma su tamaño original. También se

puede utilizar el botón ocultar cuadro el cual permite ocultar

temporalmente el cuadro de diálogo para poder señalar con mayor

comodidad las celdas a tratar, posteriormente luego de señalar las celdas

deseadas, hacer clic sobre el botón visualizar cuadro para volver a

mostrar todo el cuadro de diálogo.

Al volver al cuadro de diálogo de la función, el argumento queda definido:

Es importante tener en cuenta que por defecto, Excel en el caso de la función Suma

como en otras tantas funciones, muestra como primer argumento, el conjunto de

celdas juntas con contenido numérico más próximas por encima, en la columna de la

celda actual.

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• Paso 6: Al completar el cuadro de la función, se finaliza seleccionando el botón

Aceptar, de forma de insertar dicha función en la celda activa.

Los grupos de funciones que se encuentran disponibles son los siguientes:

Funciones más recientemente utilizadas.

Todas las funciones disponibles.

Funciones Financieras.

Funciones para manejo de fechas y horas.

Funciones matemáticas y trigonométricas.

Funciones estadísticas.

Funciones de búsqueda y referencia.

Funciones para usar bases de datos.

Funciones para manipulación de texto.

Funciones lógicas.

Funciones para obtener información.

b) Edición de fórmulas y funciones.

Luego de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de

modificarlas o editarlas. Para esto, se puede volver a usar el Asistente de Funciones

o bien se pueden editar manualmente. Para editar las funciones de una fórmula

usando el Asistente de Funciones, se deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccionar la celda que contiene en la fórmula, la función a

modificar.

clic en el botón Pegar función o seleccionar de la Paso 2: Hacer

barra de fórmulas el botón Modificar fórmulas. Aparecerá el Asistente

de Funciones mostrando la primera función que aparezca en la fórmula

contenida en la celda activa.

Paso 3: Cambiar los argumentos que se deseen en esa primera función de la

fórmula.

Paso 4: Cuando se terminen de realizar los cambios, seleccionar el botón

Aceptar. Si hay alguna otra función que se desee editar en la misma fórmula,

hacer clic sobre dicha función en la barra de fórmulas, así de esta manera

Excel colocará el cuadro de diálogo para dicha función.

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Paso 5: Repetir los pasos tres y cuatro para cada función que se desee editar.

Por ejemplo, se tiene la siguiente fórmula que calcula el 10% sobre el promedio de las

ventas de una determinada persona, redondeando dicho resultado a un decimal:

Al editar dicha fórmula utilizando el botón Pegar función o seleccionando el botón

Modificar fórmulas de la barra de fórmulas, el resultado sería el siguiente:

Por ejemplo, para poder pasar al cuadro de la función Promedio, hacer clic sobre dicha

función en la barra de fórmulas:

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Luego de modificar los argumentos de una u otra, se finaliza seleccionando el botón

Aceptar. Para editar funciones manualmente, proceder de la siguiente manera:

Paso 1: Seleccionar la celda que contiene en la fórmula, la función a

modificar.

Paso 2: Presionar la tecla de función <F2> para editar la fórmula desde la

barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en

el lugar adecuado de la fórmula. En ese momento, Excel presenta todas las

referencias a celdas involucradas en la fórmula, de manera resaltada y de

color diferente.

Paso 3: Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar.

Paso 4: Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior, tecleando,

arrastrando, pegando un nombre o insertando una función.

Paso 5: Terminar la edición de la fórmula pulsando la tecla o seleccionando el

botón Introducir de la barra de fórmulas.

Por ejemplo, se detecta un error en

una fórmula que debería calcular el

subtotal basado en la cantidad y el

importe unitario de determinados

productos.

Al editar dicha fórmula presionando

la tecla de función <F2> o bien

haciendo clic sobre la barra de

fórmulas donde ésta se observa, se

muestra lo que presenta la imagen.

Para corregir dicho error se podrá colocar el

cursor sobre la parte de la fórmula errónea y

corregirlo escribiendo nuevamente la

dirección de celda correcta, o bien, se podrá

arrastrar la selección de la referencia

errónea, a la posición correcta. Para esto

último colocar el puntero sobre uno de los bordes de la selección (el puntero adopta

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forma de flecha ) y arrastrarla a su nueva posición (tal cual como se mueve un

bloque de celdas con el ratón).

El cuadro de selección también permite utilizar el cuadro controlador de llenado

ubicado en la parte inferior derecha del mismo, en caso de que se pretenda

modificar el rango de referencias de celdas.

Para finalizar la edición de la fórmula, presionar la tecla o seleccionar el botón

Introducir.

c) Operadores.

Las fórmulas utilizan operadores o símbolos matemáticos, para expresar una

operación o una relación entre dos o más valores. Los cálculos matemáticos en

Excel, se hacen de acuerdo a un orden de prioridad dado por los operadores

incluidos en las fórmulas.

Las operaciones en las fórmulas cumplen las mismas propiedades que las

operaciones matemáticas (la multiplicación tiene mayor precedencia que la suma,

pues la suma y la resta separan términos). El uso de los paréntesis, permite no

considerar la precedencia de los operadores en una fórmula; cualquier operación

entre paréntesis tiene la mayor precedencia, Además, las operaciones incluidas

dentro de paréntesis en una fórmula, se realizan desde los paréntesis más internos

hacia los más externos.

Los operadores se dividen en cuatro tipos: aritméticos, de comparación, de texto y de

referencia.

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- Operadores aritméticos: los operadores aritméticos realizan acciones sobre

expresiones numéricas y devuelven resultados numéricos.

- Operadores de comparación: los operadores de comparación evalúan

expresiones lógicas y devuelven resultados lógicos (verdadero (1) o falso (0)).

- Operador de texto: un operador de texto sirve para unir o concatenar una o

más cadenas de texto, generando de esta forma una sola cadena.

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d) Ejemplos de aplicación de Fórmulas

En el siguiente ejemplo, se ha diseñado una hoja de control de horas de emisión

contratadas por distintas empresas. Para dicha tarea se implementaron distintas

fórmulas las cuales se explican a continuación:

- Fórmula simple: en el cálculo del IVA, se resuelve primero lo que se encuentra

entre paréntesis (importe menos el descuento) y luego al resultado se lo

multiplica por el porcentaje de IVA, ingresado en la celda H3, al que se le deja

fija la fila (H$3) para que no cambie cuando se copie dicha fórmula a las demás

celdas de la misma columna.

- Fórmula matemática: en la celda que se desea visualizar el total de Horas de

Emisión, se utiliza la fórmula que permite indicar el rango a sumar (si fueran

distintos rangos se los indica separados por punto y coma o con el separador de

listas definido).

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- Fórmula de horas: para poder calcular el importe bruto, fue necesario obtener

la cantidad de minutos (debido a que el precio está dado en minutos), por lo

tanto se toma la hora de la celda que muestra la hora y minutos contratados, se

multiplica por 60 y luego se toman los minutos de la celda que muestra hora y

minutos contratados; por último la suma de estos resultados se multiplica por el

valor del minuto.

- Fórmulas lógica y de carácter: el descuento es del 5% para las empresas

“SA” y para el resto el descuento será de un 10%. Para poder aplicar el

descuento correspondiente, es necesario plantearse lo siguiente: “Si la empresa

es SA entonces aplicar el 5%, sino aplicar el 10%”. Lo dicho anteriormente se

expresa a través de la siguiente fórmula =SI(Condición; verdadero; falso), en la

que se plantea una condición (la empresa es SA) , luego se especifica el

resultado para cuando la condición es verdadera (se multiplica importe bruto por

5%) y por último el resultado para cuando la condición es falsa (se multiplica

importe bruto por 10%). En el ejemplo la condición planteada es si la empresa

es “SA”, por lo cual es necesario extraer los dos últimos caracteres del nombre

de la empresa, dato que se encuentra en la celda B8. Para dicha tarea se

recurre a la función de carácter =DERECHA(“Texto”; Cantidad de caracteres)

que devuelve del texto especificado en la celda referida, la cantidad de

caracteres (valor indicado en el segundo parámetro) contando desde la

derecha.

- Fórmula contar, contará: la función contara cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo, contara(valor1; [valor2]; ...) la sintaxis de la función contara tiene los siguientes argumentos:

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o Valor 1: obligatorio. primer argumento que representa los valores que desea contar.

o Valor 2: opcional. argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar, hasta un máximo de 255 argumentos.

4.- Gráficos.

Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la

comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son una

excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier

tendencia en los datos.

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La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea azul

representa los datos de la columna ingresos y la línea roja los datos de la columna

Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el valor de cada una

de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está vinculado a la información

contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos, entonces el gráfico se

actualizará automáticamente para reflejar los cambios.

Pasos para crear un gráfico en Excel:

• Paso 1: Seleccionar una celda que pertenezca al rango donde se encuentran

los valores numéricos. Es suficiente con hacer clic sobre una sola celda y no es

necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los

datos de las celdas adyacentes.

• Paso 2: Una vez hecha la selección, clic en Insertar > Gráficos y hacer clic

sobre el botón del tipo de gráfico que se desea insertar, seguidamente se

mostrará un menú donde permitirá seleccionar el gráfico deseado.

Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior se debe

pulsar el botón Gráfico de líneas y posteriormente seleccionar la opción Línea con

marcadores tal como se muestra en la siguiente imagen:

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a) Ficha Herramientas de gráfico.

Una vez creado el gráfico y si se hace clic sobre él se mostrará una ficha contextual

llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos específicos para trabajar

con los gráficos creados. Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y

Formato que contienen comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así

como el comando necesario para cambiar el tipo de gráfico. Como cualquier otra ficha

contextual, al momento de remover la selección del gráfico, la ficha Herramientas de

gráfico se ocultará.

b) Crear hojas de gráficos en Excel

De manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la hoja donde se

encuentran los datos y decimos que son gráficos incrustados los cuales flotan sobre la

hoja. Pero existe otra alternativa para los gráficos de Excel y es que se pueden poner

en su propia hoja donde no existirá nada más que el gráfico mismo. Una razón para

crear una hoja de gráfico es porque si se desea imprimir los gráficos de manera

independiente y ocupando la totalidad de la hoja. Además, si se tienen múltiples

gráficos en nuestro libro será buena idea colocar un gráfico en una hoja diferente para

ubicarlos rápidamente. Para crear una hoja de gráfico realizar los siguientes pasos:

• Paso 1: seleccionar el gráfico deseado

• Paso 2: Clic en Herramientas de gráficos

• Paso 3: Clic en Diseño

• Paso 4: Clic en Ubicación

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• Paso 5: Clic en Mover gráfico. Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de

diálogo que permitirá crear una nueva hoja de gráfico permitiendo colocar el

nombre que se desee:

Al pulsar el botón Aceptar se puede notar que se inserta una nueva hoja en el libro y

lo único que existirá en dicha hoja será el gráfico de Excel. Si desea regresar al gráfico

incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando de nuevo el

comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción Objeto en Hoja.

c) Tipos de gráficos.

- Gráficos de columnas y barras: los gráficos de columnas o barras son una

representación muy sencilla de una o varias series numéricas. En la siguiente imagen

se ve un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo se tiene una única serie de

datos que va a de Enero a Julio (categorías).

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En el siguiente gráfico se ha añadido una serie más (supongamos la del año anterior)

con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En este caso se

han mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos gráficos de Excel de

columnas agrupadas no poner muchas series, de lo contrario se logra que el gráfico

sea muy difícil de leer.

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos series de valores.

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Los gráficos de barras son iguales a los de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra en horizontal.

- Gráfico circular: son gráficos muy usados pues representan de manera muy

sencilla la proporción de una serie de valores respecto del total. Dominar este

tipo de gráficos es fundamental, ya que puede ayudar a representar de manera

muy sencilla una serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes

tendríamos.

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Como se puede ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto. También se puede modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas sus características o destacar un valor.

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Conclusión

Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones aritméticas más

básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a la herramienta que nos

ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.

Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan

grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las

funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con

el paso del tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en

día, existen más de 350 funciones a nuestra disposición.

Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante,

aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de

Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e

incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será

el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.

Y es importante destacar que una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita

en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y

entenderlos fácilmente.

Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos

ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear

una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras

personas el significado de la información.

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Referencias

- http://asp3.anep.edu.uy/capinfO/Material/Excel/Exc_cap5.pdf

05 / 02 / 2017

- http://excelyvba.com/graficos-excel-guia-completa/

05 / 02 / 2017

- http://www.felixagm.es/Archivos/informatica4eso/4eso_Capitulo%203.pdf

05 / 02 / 2017

- http://excelfull.com/?gclid=COyjx5bOidICFYUGkQodjp4NdA

05 / 02 / 2017

- https://exceltotal.com/la-utilidad-e-importancia-de-excel/

05 / 02 / 2017

- https://exceltotal.com/tipos-de-graficos-en-excel/ 05 / 02 / 2017

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