TELETRABAJO:Condiciones para desarrollarlo en la organización.

INTRODUCCIÓN

Antes de la adopción definitiva del teletrabajo en una organización pública o privada, esrecomendable probar cómo se adapta este modelo a su cultura y ritmos de trabajo.

A partir de los resultados de la prueba piloto se iniciará la elaboración de losprocedimientos y las políticas que posteriormente se validarán para su apropiación conmayor solidez.

La etapa de prueba piloto abarca nuevepasos, todos ellos interdependientes ycorrelacionados con el objetivo de alcanzarlos mejores resultados.

Lo recomendado es que luego de seguirtodos estos pasos la etapa de pilotajetenga una duración de entre 4 y 6 mesespara poder hacer mediciones que arrojeninformación concluyente sobre losresultados, las posibles acciones demejora, los costos, el control de riesgos yla aplicabilidad del modelo en general.

PASO 1. Definición de la población objetivo del piloto y modalidad a aplicar

En esta primera parte describiremos los cuatro primeros pasos para llegar al pilotaje,aunque la recomendación siempre es adelantar una debida planeación y brindar el apoyopermanente a los teletrabajadores, sus jefes y compañeros para que el piloto arroje losmejores resultados.

El proceso de adopción del teletrabajo en las organizaciones se basa en la planeación, enconsecuencia el éxito de sus resultados y en particular los de la prueba piloto, dependen dela detallada anticipación de cada uno de los factores que implica la flexibilización de losespacios laborales usando las TIC como mediadoras.

En este punto es necesario considerar tres aspectos fundamentales:

• Cantidad de teletrabajadores con quienes se implementará el piloto

• Población objetivo del piloto

• Definición de la modalidad de teletrabajo a adoptar

PASO 2. Convocatoria de participación en el piloto

La convocatoria busca identificar a los empleados interesados en participar de la pruebapiloto de teletrabajo, partiendo de las definiciones del paso anterior.

En este punto es importante tener encuenta que de acuerdo con la legislaciónvigente, para los trabajadores que yacuentan con un contrato laboral, elteletrabajo es voluntario y reversible.

Esto quiere decir que no hay obligatoriedad por parte del empleador ni del empleado enadoptarlo; por lo tanto, la participación en el piloto deberá basarse en un acuerdo entre eljefe y el empleado considerando la conveniencia y posibilidad según el cargo y lascondiciones de cada persona.

PASO 3. Proceso de selección de los participantes

La selección de los futuros teletrabajadoreses primordial para la buena ejecución delproyecto.

Finalmente son los empleados quienesdesarrollarán el trabajo a distancia y seránellos quienes atravesarán todas lastransiciones, por ello es importanteconsiderar criterios objetivos y subjetivosque conlleven una selección acertada.

PASO 4. Capacitación para el teletrabajo

Una vez seleccionados los futurosteletrabajadores, es necesario capacitarlosde modo que conozcan no solo losprocesos técnicos, de comunicación,gestión del tiempo y procesos, entre otros,sino que además entiendan la relevanciade su participación y faciliten a laorganización el monitoreo de losresultados.

PASO 5. Preparación de las herramientas de tecnología, recursos y documentación

Partiendo del autodiagnóstico y de los resultados de las evaluaciones hechas durante elproceso de selección, se revisarán los requerimientos de cada uno de los candidatos y serealizará un alistamiento de las herramientas requeridas tanto a nivel administrativo,tecnológico y de espacios para tele trabajar.

De acuerdo con la legislación y los lineamientos definidos para la entidad, se deberápreparar la documentación que legalice el teletrabajo (Resolución en el caso de losfuncionarios públicos, o los otros a los contratos en caso de empresas privadas),especificando el cambio de condición del colaborador a teletrabajador, su modalidad,horarios, etc. Se deberá así mismo cumplir el requisito de enviar el reporte de la novedad ala ARL correspondiente.

En paralelo, el área de tecnología seencargará de dotar con los equipos,programas o aplicaciones necesarias acada teletrabajador, de modo que almomento de iniciar sus tareas a distanciano haya traumatismo en relación al accesoa la información.

PASO 6. Seguimiento y medición de indicadores durante la ejecución.

Considerando que la prueba piloto es una etapa fundamental para probar si esta modalidadlaboral es pertinente para la organización, el seguimiento y medición de indicadores esindispensable para la toma de decisiones posteriores.

El seguimiento puede apoyarse en diversas técnicas de recolección de la información comoentrevistas, encuestas, sesiones de grupo y todo tipo de sondeos que arrojen datos sobreel proceso. Lo ideal es conseguir datos desde la visión de la organización y desde la de losteletrabajadores para tener un panorama amplio sobre lo que esta sucediendo.

Lo más conveniente en todos los casoses tener en cuenta los hallazgosencontrados para darles una pronta yefectiva solución que permita no solo laimplementación adecuada delteletrabajo sino también faciliten suadopción y sostenibilidad a futuro.

Durante el seguimiento se recomiendaprestar atención a los siguientesaspectos, además de los propios delcumplimiento de la tarea:

PASO 7. PILOTAJE

Es el paso más ansiado por la organización y los teletrabajadores porque en él es cuandorealmente se trabaja fuera de las instalaciones de la oficina usando las TIC.

Mientras el teletrabajador demuestra sus competencias y logros, la organización debe estaral tanto de la evaluación y medición de resultados, especialmente para identificar hasta quépunto se cumplen sus expectativas y encontrar soluciones efectivas a los obstáculos que sepresenten durante el proceso. Se recomienda un seguimiento y evaluación permanente enlos siguientes aspectos:

• Revisión del proyecto de teletrabajo, sus fines y objetivos.

• Capacitación permanente a los teletrabajadores para el desarrollo de nuevascompetencias en gestión de proyectos, administración del tiempo y herramientas decomunicación.

• Seguimiento y apoyo a las competencias relacionadas con el uso tecnológico y losprocesos de comunicación asociados a este.

• Revisión y atención permanente a los derechos y responsabilidades relacionadas con eltrabajo diario.

PASO 8. EVALUACIÓN DEL PILOTO

Entre los criterios a evaluar se deben considerar siempre la productividad, rentabilidad ysatisfacción de los empleados y la organización frente al modelo.

También es posible cuantificar los resultados relacionados con:

Reducción de los costos de planta física.

Reducción del ausentismo laboral.

Reducción de la rotación del personal y mejoramiento del proceso dereclutamiento y retención.

Incremento en el acceso a nuevos mercados con oferta profesional, como elcolectivo de personas con discapacidad.

PASO 9. SOCIALIZACIÓN DEL PROCESO

La socialización es transversal a todo el proceso y dependiendo del grado de claridad que laorganización, el quipo líder y los ejecutivos tengan el mismo y del procedimiento a seguir,se transmitirá confianza y seguridad entre los colaboradores.

La alineación con las estrategias decomunicación interna y externa de laorganización, junto a la definición demensajes clave a divulgar en eventos,carteleras, intranets, boletines internos ydemás medios disponibles son unacombinación exitosa para demostrar elavance del proceso.