Teléfonos Versión 8 - soporte.ostar.com.mx

Innsist | Front Office Teléfonos

V e r s i ó n 8 . 3

Manual de Operación

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Manual de Operación Teléfonos

CONTENI DO

Introducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Entrando a Innsist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5.0 Modulo de Teléfonos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.1 Cargo Teléfonos a Huésped ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5.1.1 Ejemplos Prácticos “Cargos Teléfonos a Huéspedes” ........................................... 10 5.1.1.1 Caso Práctico “Cancelaciones de Cargos Telefónicos” ................................ 10

5.2 Consulta de Cargos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5.2.1 Listado de Transacciones .............................................................................. 11 5.2.2 Revisión de Transacciones ............................................................................ 12 5.2.3 Listado de Tarifas ....................................................................................... 13 5.2.4 Listado de Llamadas .................................................................................... 14 5.2.5 Estados de Cuenta ....................................................................................... 15 5.2.6 Repetición de Papeleta ................................................................................. 16

5.3 Actividad de Conmutador .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 5.4 Abrir-Cerrar Líneas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.5 Mensajes a Teléfonos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.5.1 Mensajes a Teléfonos ................................................................................... 21 5.5.2 Mensajes a Huésped .................................................................................... 22 5.5.3 Ubicación del Huésped ................................................................................. 22 5.5.4 Despertador .............................................................................................. 23 5.5.5 Reporte de Mensajes .................................................................................... 23

5.6 Consulta de Huéspedes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.7.1 Búsqueda de Huésped ................................................................................... 24 5.7.2 Huéspedes en Casa ...................................................................................... 25 5.7.3 VIP´S ....................................................................................................... 26

5.8 Llegadas / Salidas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 5.8.1 Llegadas Esperadas ..................................................................................... 27 5.8.2 Llegadas Efectivas ...................................................................................... 28 5.8.3 Salidas Esperadas ........................................................................................ 28 5.8.4 Salidas Efectivas ......................................................................................... 29 5.8.5 Consulta de Salidas ..................................................................................... 30

5.9 Tarifas Telefónicas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 5.9.1 Tarifas Telefónicas ...................................................................................... 31 5.9.2 Listado de Tarifas ....................................................................................... 33

5.10 Jefe de Teléfonos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34


Innsist Front Office Versión: 8.2

5. 10.1 Cambio Diario de Moneda .......................................................................... 34 5. 10.2 Resumen de Movimientos ........................................................................... 35 5.10.3 Extensiones ............................................................................................. 35 5.10.4 Tablas de Tarifas ....................................................................................... 37 5. 10.5 Tablas de Días y Horas ............................................................................... 38 5. 10.6 Reportes de Llamadas (91) ......................................................................... 39 5.10.7 Reporte de Llamadas (01). ........................................................................... 39 5.10.8 Listado de Extensiones ............................................................................... 40 5. 10.9 Resumen de Llamadas. .............................................................................. 40 5.10.10 Póliza Llamadas Administrativas ................................................................. 41 5. 10.11 Póliza Costo de Huéspedes ........................................................................ 41

Apéndice “A” Configuración de Tarifa Telefónica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 1.- Tarifas Telefónicas ......................................................................................... 42 2.- Tablas de Tarifas ........................................................................................... 45 3.- Tablas de Días y Horas .................................................................................... 46 4.- Verificación de Tarifa Telefónica ....................................................................... 47

Conclusión .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48



Introducción

Innsist Front Off ice® es un sistema de información de TCA Software Solutions que ofrece una solución integral a la hotelería. Es versátil y se basa en tecnologías de punta, que permiten al usuario una mayor fluidez en la información entre los departamentos de un hotel, para otorgar el servicio de calidad que el huésped merece.

La operación del sistema se define como una administración por módulos, que incluye las principales áreas de un hotel. Innsist Front Off ice® se puede adaptar y comunicar con cualquier otro producto (ya sea software o hardware) en el mercado del ámbito hotelero.

El departamento de teléfonos en un hotel, es el encargado de dar el servicio telefónico tanto a los huéspedes como al área administrativa y llevar el control de tarifas telefónicas cobradas, ya sea que se introduzcan al sistema por medio de cargos manuales o bien, por medio de interfaces con el conmutador y PMS del hotel.

El presente documento describe la función y el uso de cada opción en el sistema de forma holística, por ello está dirigido a todos los usuarios que utilicen el módulo de teléfonos; las funciones podrán variar dependiendo del perfil del usuario y la edición Innsist Front Off ice® adquirida. Mayores informes a través de su consultor.



Entrando a Innsist

En el escritorio de la computadora se encuentra el acceso directo “TCAFrontOffice”, con el mouse dé <Clic> sobre éste, en seguida abrirá el login de la aplicación mostrando la siguiente pantalla.

Ingrese sus datos de usuario Innsist Front Off ice® como nombre y Password, posteriormente seleccione el nombre del hotel y pulse <ENTER>, a continuación verá la pantalla principal de la aplicación y conforme al perfil de usuario se mostrarán las opciones en el menú.

**Nota: Las claves de usuario cada cierto periodo requieren la actualización del Password por motivos de vigencia; días antes que éste expire muestra una pantalla donde se ingresa el Password actual, el nuevo Password y la confirmación, esta acción extiende la vigencia del usuario dentro del sistema. En caso de no hacer la actualización, el departamento de sistemas del hotel podrá reactivar la cuenta.



5.0 Modulo de Teléfonos

Con Innsist Front Off ice® estas labores son auxiliadas de tal manera que el departamento de teléfonos puede hacer su trabajo de una manera rápida y eficiente. El departamento de teléfonos en un hotel es el encargado del control de las tarifas telefónicas y de dar el servicio telefónico, tanto a los huéspedes como al área administrativa.

Durante el transcurso del presente manual, explicaremos cada una de las opciones de acuerdo al orden en que éstas se encuentran dentro del módulo. Entre los puntos a tratar, veremos cuál es la forma más rápida de ingresar la información estadística sobre el departamento de teléfonos, por ejemplo los ingresos acumulados; la captura o actualización de tarifas, extensiones telefónicas de huéspedes, administrativas o de uso público; informar a un huésped el valor de un minuto de larga distancia a un ‘X’ punto del mundo, o identificar rápidamente el tipo de huésped que nos está llamando (VIP´S, FRECUENTE, entre otros).

**Nota: Para navegar en el menú principal con el teclado se utilizará la tecla <ALT> + <M>y una vez dentro, las flechas de dirección serán utilizadas para acceder a cada una de las carpetas siendo la flecha derecha la que las abre, la izquierda la que las cierra, y ya en las opciones el <ENTER> es el que las activa. Con el mouse simplemente se le da un clic a las carpetas y doble clic a las opciones, tal y como se hace en un explorador de Windows®.



5.1 Cargo Teléfonos a Huésped

Esta opción tiene la finalidad de registrar de forma manual, transacciones de llamadas telefónicas que ya fueron realizadas por los huéspedes, así como las llamadas oficiales y de los empleados del hotel. Antes que se despliegue la ventana de transacciones a huéspedes, se le solicitará al usuario su nombre y clave de ingreso.

La ventana de captura que se muestra al seleccionar esta opción se divide en tres secciones, la primera es la captura de datos transacción y huésped.

Fecha: Es aquí donde se despliega la fecha con la que se está trabajando en el sistema. Y por seguridad nadie tiene acceso a ella, ya que solo se hacen cargos del día.

Transacción: Cuando se va a registrar una nueva operación este campo refleja un consecutivo, el cual siempre iniciará con el 1 cada día y que INNSIST, de manera automática asigna con sólo pulsar <Enter>. Si lo que desea es consultar o cancelar una transacción en particular de esa fecha, proporcione el número que le corresponde y le mostrará la transacción.

Forma de Pago: El costo de la llamada depende de la forma de pago que se especifique. Las formas de pago válidas son:

• Huésped. • Oficial Manual • Oficial Automática • CXC Empleado • Caseta

Habitación: Número de habitación del huésped al cual será cargada la llamada telefónica. En caso de llamadas “F”,”X”, o “C”, debe dar el número de la extensión telefónica de donde se hizo la llamada. Si se deja en blanco y la llamada es de huésped, se tiene la opción de asignar directamente el número de folio que se pide a continuación.



Fol io: Cuando la llamada es de un huésped, se muestran los folios que ese huésped tiene en la parte derecha de la ventana. Seleccione el folio al cual se desea cargar la llamada. Si por el contrario, deja este campo en blanco y la habitación también se dejó en blanco, al dar un clic en los puntos suspensivos, aparecerá en la parte derecha de la ventana una sub-ventana, que muestra una consulta con los huéspedes que actualmente están registrados en casa.

**Nota: Para el caso de las llamadas de empleados (X), el folio en el que se cargará esta llamada es el identificado como: CXCEMP, para llamadas tipo (C) o de caseta, el folio al que se cargará será el identificado como CASETA. Las llamadas oficiales no son registradas en caja-recepción, solamente en las transacciones de teléfonos, ya que no representan ingreso alguno.

Turno: Turno en el cual se realizó la llamada, los valores para este campo son los siguientes:

• 1 = Se refiere al turno de día. • 2 = Se refiere al turno de tarde. • 3 = se refiere al turno de noche.

Cheque: Normalmente es el número de papeleta o de control que se lleva y de no utilizar una, se recomienda poner el mismo número de transacción.

Los siguientes datos son los correspondientes a la llamada telefónica.

Clave lada: Código del tipo de llamada, es decir, el número que se marca para identificar si es una llamada nacional o al extranjera.

Teléfono: Número telefónico al cual se le hizo la llamada, incluyendo el código de área como inicio de la numeración.

Hora ini: Hora en que inició la llamada en el formato de 24 horas.

Duración: Tiempo que duró la conversación telefónica.

Para conocer el valor de los cuatro campos anteriores, se debe consultar el reporte de actividad en el conmutador, ya que éste, es el que muestra todos los movimientos que se hayan hecho con relación a este departamento.



Observación: Si se desea manejar el mismo formato que el sistema arroja al momento de realizar la tarificación automática; es decir, ciudad a la que se llama, número marcado, hora y duración, entonces sólo presione <Enter> en este renglón, para que INNSIST le muestre automáticamente estos datos. Si se desea señalar otras observaciones, sólo ingréselas en este campo.

Algunos otros campos son sólo de información ya que no pueden ser modificados, estos serían los que a continuación se describen:

Tarifa por minuto: Despliega la tarifa por minuto, que le corresponde a la lada que se especificó.

Costo base: Muestra el costo que le corresponde a la llamada, tomando en consideración el tiempo de duración de ésta.

Costo servicio: Nos informa el costo del servicio por la llamada.

Impuesto teléfono: Informa el monto del impuesto telefónico.

Impuesto: Señala el impuesto de venta.

Total: Monto del total, que está compuesto de la siguiente suma:

Costo base + costo servicio + impuesto tel. + impuesto.



5.1.1 Ejemplos Prácticos “Cargos Teléfonos a Huéspedes”

5.1.1.1 Caso Práctico “Cancelaciones de Cargos Telefónicos”

Si se detecta una llamada que se cargó en forma incorrecta, ya sea por no ser de esa habitación o la duración de la llamada fue por menos o por más tiempo; o por cualquier otra circunstancia, la manera de solucionar esta situación es cancelar este movimiento y cargarla nuevamente, ya que no existe forma de modificar un cargo que ya fue registrado, a menos que se cancele o borre.

La forma de cancelar un cargo, es ingresando el número de la transacción con que el sistema registró ese movimiento en el campo transacción. El sistema le muestra la información referente a la llamada. Si se quiere cancelar la transacción que le muestra, sólo oprima el botón [F6-Borrar]; en su reporte de transacciones aparecerá dicha llamada como cancelada.

**Nota: Si al estar en esta opción de transacciones, recibe una llamada externa pidiendo que lo comuniquen con un huésped en particular, no es necesario salir al menú principal y de ahí a la búsqueda del huésped, desde aquí podrá hacer la consulta del huésped deseado: Sólo seleccione forma de pago “H”, deje el campo de habitación y folio en blanco, haga clic en el campo de puntos suspensivos y le aparecerá una ventana de consulta de huéspedes en casa, como se muestra a continuación:



5.2 Consulta de Cargos

Dentro de esta opción se puede acceder a todas aquellas funciones que estén relacionadas con los cargos que se le hacen al huésped. Algunas de las opciones que están contenidas aquí son: listado de transacciones, revisión de transacciones, listado de llamadas, entre otras. Las cuales se proceden a describir para que el usuario se capacite en el uso de éstas.

5.2.1 Listado de Transacciones

Esta opción se aplica para obtener el reporte de transacciones telefónicas, para que usted pueda consultar aquellas que sean de su interés. De acuerdo a los siguientes parámetros de búsqueda:

• Rango de fechas. • Algún usuario en particular. Algún turno en específico. • Por forma de pago: Huésped, Empleado, Administrativa, entre otras • Por un lapso de horas en especial. • Por el tipo de llamadas: Nacionales o Extranjeras.

La ventana de captura que INNSIST le mostrará una vez que usted elija esta opción de listado de transacciones, será la siguiente:



5.2.2 Revisión de Transacciones Esta opción presenta la misma utilidad que la anterior, sólo que la búsqueda de información es a través de menos campos. La presentación de los datos es parecida y se recomienda explotar esta opción, cada vez que se desea cotejar la actividad del conmutador contra las llamadas cargadas correctamente. Y si se detecta alguna discrepancia, proceder a corregirla.

También se utiliza para que cada usuario verifique personalmente, los movimientos que con sus claves se han registrado en el sistema. Una vez que naveguemos hasta la opción de revisión de transacciones, se nos muestra una ventana de captura como la siguiente:

En esta ventana de captura se tiene la posibilidad de especificar alguna fecha en particular, de la cual le interese consultar las transacciones que se realizaron.

Fecha: Se especifica la fecha en la que se efectuaron las transacciones que se van a buscar.

Telefonista: Debe de especificar la clave corta del operador telefónico, de tal manera que la consulta sea exclusivamente sobre las transacciones que realizó ese operador en particular. O puede usted dejar ese campo vacío, lo que significa, que quiere consultar las transacciones de todos los telefonistas.

Turno: Se le indica al sistema el turno de las transacciones que se quiere consultar, los valores que puede tomar este campo son tres, 1= turno de día, 2= turno de tarde, 3= turno de noche, pero si se quiere consultar todos los turnos del día, entonces deje el campo en blanco.



5.2.3 Listado de Tarifas Reporte que nos muestra todas las tarifas configuradas en el sistema, es muy útil sobre todo cuando algún huésped pregunta por algún código de área de alguna localidad en particular, ya sea nacional o extranjera.

Además de estar perfectamente definido por tipo de marcaje, para hacer más fácil la consulta y con ello también facilitar la tarificación automática de las llamadas realizadas por los huéspedes.



5.2.4 Listado de Llamadas Esta opción permite consultar todas y cada una de las llamadas que se realizaron durante un rango de fechas que se especifiquen. El objetivo de este reporte es revisar las llamadas de larga distancia, contra los recibos que proporciona la compañía telefónica.

Los únicos dos campos que aparecen en la ventana de captura, se debe especificar el rango de fechas para el cual se va a realizar la consulta. Una vez llenado este requisito se presiona la tecla [Imprimir], INNSIST preguntará en qué impresora se quiere el reporte. A continuación se muestra una impresión del mismo:



5.2.5 Estados de Cuenta El estado de cuenta es un reporte de todas las transacciones realizadas a los huéspedes durante su estancia en el hotel. Estas transacciones son generadas desde la opción transacciones a huésped, así como desde los diferentes centros de consumo existentes en su hotel. Y si maneja una tarificación automática de teléfonos también.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Número de Habitación: Número de habitación que se consultará. • Folio: Numero de Estado de Cuenta del huésped, asignado por el sistema

y extensiones de folio. • ¿Por Fecha?: Indicador de búsqueda por fechas, en caso de seleccionar

NO, mostrará todas las transacciones del estado de cuenta, en caso de seleccionar SI, habilitará los campos Fecha Inicio y Fecha Final, para el rango de búsqueda.

• Fecha Inicio: Fecha de inicio de búsqueda de transacciones. • Fecha Final: Fecha final de búsqueda de transacciones.

Los campos siguientes se auto completan con la información ingresada en los anteriores, estos se definirán a continuación:

§ Cargos: Monto total de transacciones en el estado de cuenta. § Abonos: Monto total de pagos en el estado de cuenta. § Saldo: Balance entre los Cargos y Abonos del estado de cuenta.

En el estado de cuenta se verifica que las llamadas hayan sido cargadas correctamente, bajo los códigos de transacción respectivos: TELEFL para las llamadas a teléfonos locales, TELEFN para los



teléfonos nacionales y TELEFI para los teléfonos internacionales. INNSIST permite obtener el estado de cuenta en forma diaria o desde su ingreso a la fecha, para lo cual presenta la siguiente ventana informativa:

**Nota: Desde el estado de cuenta se podrá consultar la transacción; solo posicione el cursor sobre la línea de la transacción a consultar, el sistema pedirá validación del usuario, ingrese su clave y password, pulse <ENTER> y aparecerá la pantalla de transacciones a huéspedes con la información de ésta.

5.2.6 Repetición de Papeleta Con esta opción se tiene la facilidad de poder reimprimir los recibos por llamadas en fechas pasadas, o incluso en el día de hoy, con el fin de poder otorgar un recibo telefónico en caso de que el huésped o cliente diverso así lo requiera, y éste no haya sido impreso cuando fue cargada la llamada. Los filtros en esta opción son:

Fecha: Fecha en la cual se realizó la llamada.

De la Transacción: Número de transacción a partir de la cuál desea buscar el registro.

A la Transacción: Número de transacción hasta la cual se desea buscar.

**Nota: Si sólo es una transacción la que se desea imprimir, entonces debe de poner el número de transacción en ambos campos de las transacciones.



5.3 Actividad de Conmutador

Esta opción permite consultar todas las llamadas que se han realizado desde el conmutador, ya sea a través de o directamente desde cualquiera de las extensiones del hotel, pueden ser administrativas o de huéspedes.

Con esta opción podrá consultar algunos tipos de irregularidades que se presentan en el proceso del tarificador automático, por ejemplo: verificar si existen llamadas que se realizaron de las habitaciones vacías, en caso de que se hayan realizado; y que por lo tanto no tienen folio a donde cargarse. Entre otras irregularidades por el estilo.

Tipo Habitación: Este campo siempre deberá de tener como valor por default, todos los tipos de habitación.

Fecha: En el formato AÑO-MES-DIA, tendrá que especificar la fecha a consultar en el reporte.

¿Completo?: Este campo nos permite especificar si deseamos la actividad de todo el conmutador o sólo cierto tipo de llamadas. Si indica la letra (S), se mostrarán todas las llamadas realizadas y que fueron o no cargadas correctamente en el folio respectivo. Si indica la letra (N), entonces se mostrarán solamente las llamadas cargadas correctamente.

Lo siguiente, es el reporte que INNSIST le presentará:

Evento: En términos prácticos significa si la llamada fue cargada correctamente o no. En caso de haber sido así, aparece la indicación “OK”. Pero si presentó algún tipo de problema y no fue cargada la llamada, entonces aparece la leyenda: “ERROR”, y enseguida la descripción del porqué no pudo realizar el cargo.



**Nota: Cuando en el campo COMPLETO indica la letra “S”, entonces se incluirán los eventos “OK y ERROR”, es decir, las llamadas que se cargaron correctamente y las que no. Por otro lado, si ingresó la letra “N” entonces sólo se incluirán los eventos “OK”, ósea las llamadas cargadas correctamente en el folio respectivo.

A continuación le enlistamos los posibles tipos de errores que pueden aparecer en esta opción; y una sugerencia para su práctica solución:

Tipo de Error Signif icado Solución

ERROR: CÓDIGO DE AREA NO EXISTE

GRABAR TRANSACCIÓN No está ingresada esta Lada en él catálogo de extensiones Telefónicas

TARIFA NO ENCONTRADA O < CERO

NO SE CONFIGURÓ LA EXTENSIÓN

EXTENSION SIN NUMERO DE HABITACION

El sistema tiene configurado que las llamadas cuya duración sea menor a determinado tiempo no sean cargadas

NO GRABO TEL, SÓLO TRANSACCIÓN

El sistema no encontró el archivo denominado TEL. por lo que la llamada sí queda almacenada en el archivo de llamadas. No es común que esto pase. Es sólo un aviso de que se llenó el disco. O de que los índices están dañados.

NO PUDO GRABAR TRA OCUPADO

Sí después de 30 seg. No se ha liberado el folio porque tenía candado el archivo, el tarificador envía este mensaje, pero no es común que suceda.

HABITACION SIN FOLIO ASIGNADO

No encuentra el número de folio de esa habitación, puede ser que ya haya salido el huésped o se haya cambiado de habitación

AL IMPRIMIR PAPELETA

No encontró el archivo formato ctt o el archivo LPRT de impresión del recibo telefónico. Pero si se cargó la llamada

NO PUDO ACTUALIZAR FOLIO

No encontró un folio activo para cargarle la llamada. Comúnmente se debe a que al momento se está cerrando la cuenta en recepción.



5.4 Abrir-Cerrar Líneas

Esta opción abarca diversas funciones como: cerrar una línea, abrir una línea local, abrir una línea para larga distancia. También permite cambiar los datos del huésped o si es el caso, cambiarlo de habitación. Otra de las funciones que INNSIST incluye en la opción de Abrir-Cerrar Líneas, es la de cerrar o abrir crédito para las llamadas telefónicas, activar un mensaje en el teléfono de la habitación del huésped y activar o desactivar el despertador.

Es importante tomar en cuenta que estas funciones pueden o no estar activas, ya que depende de si está soportada o no por el conmutador que se tenga instalado.

Número de Habitación: Número de habitación donde se van a efectuar las funciones disponibles.

Cambia Habitación: En caso de que el huésped vaya a cambiar de habitación, aquí se indica a qué número de cuarto se trasladará al huésped.

Hora Despertador: En caso de activar el despertador como operación de la línea, en este campo se le indicará la hora a la que se va a realizar dicha función.

En la parte superior de la ventana, existen dos funciones que son importantes: Uno es la de Act. De Vacías y el otro es Act. De Ocupadas. La primera opción cierra las líneas de las habitaciones vacías, la segunda opción abre las líneas telefónicas a las habitaciones actualmente ocupadas.

A continuación explicaremos brevemente, la utilidad de cada una de estas operaciones:

01-Cerrar l ínea (Check Out): Mediante esta opción se cierra la línea de la extensión para que no se puedan hacer llamadas, sólo se podrá hacer uso de la línea para llamadas internas, además de que el nombre del huésped desaparecerá de las pantallas digitales. Ya que se le está dando la orden de que ya no está en casa.



02-Abrir local: Esta opción es válida únicamente para abrir la línea a llamadas dentro de la ciudad (locales). Se debe tener en cuenta, si el conmutador tiene esta funcionalidad.

03-Abrir a larga distancia: Haciendo uso de esta opción, el huésped podrá gozar de su línea abierta a llamadas de larga distancia.

04-Cambio de habitación: Opción para cambiar la línea a otra habitación.

05-Cambia datos de huésped: Mediante esta opción, se actualizan los datos del huésped en la memoria del conmutador.

06-Sin Crédito: Sin crédito a las llamadas de larga distancia.

07-Con Crédito: Se abre crédito para que el huésped pueda hacer llamadas de larga distancia.

08-Cambia Nombre: Con esta opción se le puede cambiar el nombre al huésped.

09-Activa mensaje: Cuando el teléfono de la habitación cuenta con un sensor que informa al huésped que tiene un mensaje, con esta opción podrá activar ese sensor de mensajes. Normalmente es un botón rojo incluido en el teclado telefónico, que emite intermitentemente un flash de luz cuando se le ha dejado un mensaje al huésped, ya sea a través del correo de voz o con la operadora. Si el mensaje se deja directamente en el correo de voz, entonces no necesita acudir a esta opción, ya que el botón se activa en forma automática. Si es la operadora quien tomó el mensaje, entonces si deberá de activar este botón a través del conmutador o desde esta opción de ACTIVA MENSAJE.

10-Cancela mensajes: Con el uso de esta opción, desactivamos el botón de mensajes del teléfono de la habitación.

11-Activa despertador: En esta opción se indica la hora a la cual el conmutador activará en forma automática, la llamada despertador al huésped.

12-Cancela despertador: Esta opción es útil para desactivar el servicio de despertador, para la habitación que se le indique.

13-No molestar: Esta opción permite que en la consola muestre mensaje de no molestar y que la habitación no reciba llamadas.

14-Cancela No molestar: Esta opción cancela el mensaje de no molestar y se pueden recibir llamadas.



5.5 Mensajes a Teléfonos

Sección donde se concentran opciones que van encaminadas a darle seguimiento a situaciones de los huéspedes, dentro de las obligaciones del departamento de teléfonos.

5.5.1 Mensajes a Teléfonos Esta opción le permite consultar todos los mensajes enviados a teléfonos, con el objetivo de informar sobre peticiones especiales de las llegadas esperadas o los huéspedes ya registrados, para su respectivo seguimiento y coordinación. Estos mensajes pueden capturarse tanto al realizar la reservación o al ingresar a los huéspedes en la recepción.

Seleccione la opción mensajes a teléfonos, para acceso a la consulta de los mensajes dejados para el área de Teléfonos, se le mostrará la siguiente ventana:



5.5.2 Mensajes a Huésped Opción creada para introducir y controlar mensajes a los huéspedes del hotel, una vez que se termina de llenar se puede consultar a través del sistema en el reporte correspondiente.

5.5.3 Ubicación del Huésped Opción del módulo que permite darle seguimiento a instrucciones que los huéspedes dejen, por si alguien llegara a buscarlos, ya sea por teléfono o personalmente, de igual forma se pueden consultar en su reporte respectivo.



5.5.4 Despertador Como su nombre lo indica, esta opción es ideal para darle seguimiento a las solicitudes de los huéspedes en cuanto a llamadas de despertador se refiere, no activa el despertador automático solo lo relaciona y lo muestra en el reporte respectivo.

5.5.5 Reporte de Mensajes

En esta opción se encontrarán todos los reportes necesarios para el seguimiento de las opciones anteriores, como se muestra en el campo de selección, solo se escoge el que corresponda de la fecha que se desee y se podrá visualizar dicha información.



5.6 Consulta de Huéspedes

Este apartado fue creado con el propósito de agrupar las opciones que estén relacionadas con los huéspedes del hotel, con el fin de realizar búsquedas que desplieguen información acerca de ellos, para diferentes fines que pueda tener el usuario del mismo hotel.

5.7.1 Búsqueda de Huésped Para la búsqueda de un huésped en específico, se cuenta con el reporte de búsqueda de huésped, este es un reporte que muestra todos los huéspedes que están en casa, los que están pre registrados con llegada al día, y los huéspedes con salida al día.



5.7.2 Huéspedes en Casa Este reporte es útil para conocer los huéspedes que actualmente se encuentran hospedados en el hotel, ya sea que hayan tenido o no reservación.

Cabe mencionar que el departamento de reservaciones, no podrá realizar ningún cambio a un registro que ya esté en casa desde su módulo de reservaciones. Para poder hacerlo deberá ingresar a esta misma opción, pero desde el módulo de recepción y caja. Esta opción se encuentra en el módulo de reservaciones sólo para efectos de consulta.

**Nota: Este reporte tienen una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de registro individual, con los datos de éste para consulta.



5.7.3 VIP´S En esta opción podrá consultar de una manera rápida y eficaz, los huéspedes que han sido identificados como especiales o muy importantes y que demandan un trato especial por parte de su departamento. Estos huéspedes son reconocidos en el sistema con el código de VIP´S.

INNSIST ofrece este reporte de consulta donde encontrará a todos aquellos huéspedes que se han identificado como VIP´S o de atención especial en todas sus modalidades, es decir, es un reporte que refleja a los huéspedes que cumplan con estas características, tanto para los actualmente hospedados, como para los que ya salieron, los pendientes por salir y los pronosticados por llegar en el día de la consulta.



5.8 Llegadas / Salidas

Aquí se pueden consultar las llegadas y salidas de huéspedes del hotel, ya sean todas o dependiendo de los requerimientos que tenga el usuario del hotel.

5.8.1 Llegadas Esperadas

La idea de realizar este reporte es con el fin de mantener informado al departamento de recepción, sobre las llegadas esperadas en base a las reservaciones que se tienen, para que éste a su vez, pueda efectuar un pronto registro de los huéspedes. Este reporte debe ser emitido diariamente.

**Nota: Este reporte tienen una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de reservación individual, con los datos de éste para consulta o modificación.



5.8.2 Llegadas Efectivas Este reporte es útil para evaluar la productividad de las reservaciones y recepción, ya que muestra todas las reservas individuales en status “En Casa”.

Los campos de hora inicio y hora fin permiten una consulta por rangos y fueron incorporados para tener un mejor control de las llegadas, recordando que si se revisan todos los Check-In, la posibilidad de éxito en su operación se verá incrementada.

**Nota: Este reporte tienen una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de registro individual, con los datos de éste para consulta o modificación.

5.8.3 Salidas Esperadas En este reporte se muestra los huéspedes que están pendientes de salir a la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos como por ejemplo reservaciones, ya que con este reporte, podrá ver qué personas faltan por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de contingencia a aplicar.



**Nota: Este reporte tiene una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de reserva individual, con los datos de éste para consulta.

5.8.4 Salidas Efectivas Una vez que se dio salida a un huésped, se podrá obtener el reporte de salidas efectivas. Este reporte es útil para el control de los huéspedes que estuvieron en el hotel, ya que proporciona las fechas exactas en que estuvieron los huéspedes, y no requiere imprimir un reporte de cada día, puesto que INNSIST conserva la información en línea hasta que el sistema no sea depurado.

**Nota: Este reporte tiene una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de reserva individual, con los datos de este para consulta.



5.8.5 Consulta de Salidas A partir de que un huésped sale se mantiene en línea la información. En ocasiones es necesario buscar alguna información, pero no se sabe la fecha de entrada o de salida. En estos casos puede utilizar la opción consulta de salidas, y puede verificar todas las personas que se hospedaron en la misma habitación en fechas diferentes. Y de esta manera averiguar el número de folio y la fecha en que se le dio salida.

**Nota: Este reporte tiene una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble clic sobre éste, abrirá la pantalla de reserva individual, con los datos de éste para consulta.



5.9 Tarifas Telefónicas

Como su nomenclatura lo indica, se trata de las tarifas telefónicas que se asignan para cada tipo de llamada y para determinada hora que se realicen éstas, utilizando como llave principal la lada que le corresponde a cada una de ellas, dependiendo de la localidad destino que la tarifa permita alcanzar.

5.9.1 Tarifas Telefónicas

Es en esta opción de tarifas telefónicas donde se ingresan los códigos de las áreas de larga distancia, necesarios para que al realizar los huéspedes una llamada a un lugar determinado, se les pueda asignar una tarifa de acuerdo a lo establecido en esta opción.

Con la apertura de los nichos de larga distancia y servicio de llamadas locales dentro de la República Mexicana, el manejo de esta tarificación es mucho más sencillo, ya que es la duración de la llamada la que define el costo y no el área a la que se hizo la conexión. Pero no sucede lo mismo con llamadas a las áreas Internacionales, ya que aquí sí influye a qué área se está llamando.

A esta opción sólo tendrá acceso el personal encargado de alimentar las tarifas telefónicas. Sin embargo, daremos una explicación general para el usuario normal del módulo de teléfonos.

A continuación explicaremos brevemente cada uno de los campos:

Cód. País / Cód. Área: En la parte de la izquierda del guion se proporciona la LADA; en la parte derecha, se proporciona la clave de la localidad hacia donde se quiere hacer mención.



Moneda: Tipo de moneda en la cual está dada la tarifa de esta clave.

Localidad: Nombre de la localidad que está asociada a esta clave. Este nombre aparece en las observaciones de la llamada. Para aquellos lugares que comparten la misma clave, anote el más importante de ellos.

Estado: Estado al que pertenece la localidad en cuestión. En caso de claves mundiales se podrá poner el mismo código que el país.

Tipo de horario: Este campo va en relación al horario que utilizará dentro de la opción “Tabla de Días y Horas”, para la configuración de carga, las tarifas telefónicas de la lada que se está configurando. Se cuenta desde el horario 0 al 9 para realizar una tarificación telefónica muy diversificada.

En la sección jefe de teléfonos ahondaremos más sobre la opción “Tabla de Días y Horas”.

Renglón de tabla: En este campo se especifica el número de renglón que le corresponde dentro de la opción “Tabla de Tarifas”; esta información es respecto al costo de las llamadas, la cual proporciona la compañía telefónica. Este campo permite manejar hasta cuarenta renglones, enumerados del 1 al 40 respectivamente para el manejo de costos.

En la sección jefe de teléfonos ahondaremos más sobre la opción “Tabla de Tarifas”.

**Nota: Para saber sobre el “Tipo de Horario” y “Renglón de Tabla” pregunte a su administrador de sistema, para que le proporcione esta información y conozca lo que en su hotel se dio de alta. Para manejar las tarifas otorgadas por su compañía telefónica.



5.9.2 Listado de Tarifas En esta opción puede consultar todas las ladas de las localidades que el sistema tiene alimentadas, y que fueron capturadas en la opción anterior. Pudiendo localizar todas las ladas en forma general, o bien en forma especial.

Si se desea consultar todas las ladas sólo se deja el campo de LADA en blanco, INNSIST le mostrará el reporte con todos los códigos. Pero si se requiere una consulta de alguna lada en especial, ya sea sólo nacional, internacional o el resto del mundo, sólo ingrese el código correcto, para que se presente exactamente lo que estamos buscando.



5.10 Jefe de Teléfonos

Esta opción está dedicada especialmente para el encargado del área de teléfonos, ya que las sub-opciones que aquí se localizan requieren de un nivel de conocimientos especializados, así como un flujo y control de toda la información manejada en la operación del hotel en relación al área de teléfonos.

Por otra parte, dada la naturaleza tan delicada que cada opción presenta, es fundamental restringir el acceso a cualquier usuario del área, para así, evitar que se hagan cambios en la configuración de teléfonos y que no haya una autoridad que respalde dicha modificación. En esta sección encontrará opciones donde se sincronizarán los tiempos y medidas, para con ellos poder tener un tasador de llamadas telefónicas. Podrá direccionar las extensiones para denotar cuáles son de huéspedes y cuáles serán extensiones administrativas. Y también será posible manejar varias tarifas telefónicas, de acuerdo a los horarios configurados en esta sección.

Esta opción está orientada únicamente para el encargado o jefe del área de teléfonos, ya que las opciones que se localizan bajo este rubro, requieren de un nivel de conocimientos especializados, así como un flujo y control de toda la información manejada en la operación del hotel con relación al área de teléfonos.

Para tener acceso a las opciones, sólo navegue hasta la opción que lleva por nombre jefe de teléfonos.

5. 10.1 Cambio Diario de Moneda Aquí se le indica al sistema el tipo de cambio de la moneda que maneja el hotel, para que los cargos de las llamadas telefónicas puedan hacer referencia a esta relación. A diferencia de cambio diario de moneda que se maneja en auditoría nocturna, en el módulo de teléfonos se hará el tipo de cambio para el día actual, es decir, para la fecha que el sistema esté registrando en ese momento. Otra diferencia, obviamente es que esta relación de monedas es únicamente para telefonía.



5. 10.2 Resumen de Movimientos Aquí se muestran todos los movimientos diarios que ha hecho en determinada fecha y de cierta manera, saber el ingreso que se genera en los diversos servicios ofrecidos por el hotel.

5.10.3 Extensiones Esta opción sirve para relacionar una habitación con un número de extensión y con una clave asociada, así como para definir a quién pertenece esa extensión: Si pertenece a una habitación destinada para los huéspedes o a un área administrativa.




Número: Número al que corresponde la extensión. Se cuenta con ocho espacios.

Clave asociada: Esta clave asociada se usa para cuando un empleado hace una llamada desde otra extensión, al proporcionar esta clave la llamada es cargada a su extensión correspondiente.

**Nota Esta función es dependiente de su conmutador. Si el conmutador no permite claves asociadas, INNSIST tampoco lo hará.

Tipo: Si es una extensión que pertenece al área administrativa se pondrá la letra “A”; si es de habitación la letra “H”, para las llamadas de empleados la letra “E” y para llamadas de concesionarios “C”.

Descripción: Descripción completa de la extensión que se está capturando. Se cuenta con 40 espacios.

Habitación: Si es una extensión de habitación, aquí se indicará el número de cuarto que corresponde. Usualmente el número de extensión de un cuarto es el mismo que el de la habitación.

Para llevar el control de las extensiones de áreas públicas o de concesionarios, se liga la extensión a una cuenta maestra, para que en este folio maestro se carguen las llamadas realizadas desde estas extensiones y también se lleve un control de los pagos de éstas. Este código de folio maestro, se ingresa en este campo para realizar esta funcionalidad.

Departamento: Si la extensión que se captura pertenece al área administrativa, aquí se indicará el departamento al que pertenece, en una descripción breve de seis espacios.

Tipo de Habitación: Este campo es para asociar la extensión a un tipo de habitación y por ende a un edificio y su respectivo conmutador (en caso que el hotel manejase 2)



5.10.4 Tablas de Tarifas En esta opción se especifican los costos que manejan ciertas ladas o marcaciones. Éstas están establecidas en períodos de 3 y 4 minutos y en diferentes renglones, ya que cierta lada puede manejar diferentes costos, dependiendo del lugar o tiempo en que se efectúen.


Clave: Clave con la que se identifica la extensión telefónica o lada.

%Descuento: Porcentaje de descuento que el hotel maneja para determinada lada.

%Servicio: Servicio que el hotel cobra en base al costo que se indica en la parte inferior, por realizar una llamada utilizando esta lada.

Descripción: Especificación o características que le pertenecen a la clave.

**Nota: Como ya se había explicado existen 40 renglones, porque puede haber 10 costos diferentes que se manejen al utilizar dicha lada, y las tarifas pueden depender de la hora y día en que se hagan éstas. Tomemos en consideración el renglón 1, se observa que la tarifa para la llamada que dure 3 minutos es de ‘3.00’ y para las llamadas de 4 minutos es de ‘4.0’, por lo tanto, la llamada por minuto que se cobra es el resultado de la resta de la tarifa de 4 minutos menos la de 3 minutos: 4.00 – 3.00 = 1.00. En el caso de que la tarifa de 3 y 4 minutos sea la misma, esto quiere decir que para esta tabla de tarifas, se van a cobrar las llamadas en una cuota fija sin importar cuánto duren éstas.



5. 10.5 Tablas de Días y Horas Las tablas de días y horas permiten especificar qué tablas de tarifas se usarán, dependiendo del día y la hora en que se realice la llamada.

Las tablas de días y horas se pueden definir por la clave lada, tipo de llamada (huésped, empleado, administrativas y concesionarios) y por tipo de moneda. La forma en que deberá presentar los datos en cada tabla será de acuerdo a los siguientes parámetros, presentados en la siguiente ventana de captura:


País: En el campo de País, deberá de proporcionar un código de lada.

Modo: Aquí se especifica si esta tabla de días y horas va a dirigirse a llamadas de huéspedes, de empleados o administrativas. Las claves a utilizar son:

• H: Huéspedes • E: Empleados • A: Administrativas • C: Concesionarios

Moneda: Es aquí donde se le indica al sistema, cuál es el tipo de moneda que se empleará para esta tabla, normalmente MONEDA NACIONAL para nacional. Si este campo indica alguna moneda extranjera, entonces los valores que se indicaron en la tabla de tarifas serán en esta moneda. Se deberá tener además un tipo de cambio equivalente a la moneda nacional, para el costeo y aplicación al estado de cuenta del huésped.

Horario: Se define un dígito del 0 al 9, con el fin de tener varias tablas con diferentes características para la misma clave Lada.

% Impuesto: Este es el porcentaje de impuesto telefónico. Dicho impuesto es además del impuesto normal de los ingresos. Normalmente es 0.0 %



% Servicio: Se ingresará en este campo el porcentaje adicional que cobra el hotel sobre el costo de la llamada, este porcentaje se suma al que se indica en la “Tabla de Tarifas”, y la suma de ambos es el porcentaje del servicio total.

**Nota: Debajo de los campos se encuentran en forma vertical a forma de columnas los números de 00 al 23, los cuales representan las horas de un día. A la izquierda de la ventana se encuentra un campo que despliega el día de la semana.

Los números que están enseguida de las horas del día representan la intersección entre una hora y un día, y aquí se relaciona el número de la tabla que dio de alta en la anterior sección (Tablas de Tarifas), para que de acuerdo a las tarifas que dio de alta en esas tablas, INNSIST pueda cargar el monto respectivo.

5. 10.6 Reportes de Llamadas (91) Esta opción ofrece un reporte de las llamadas locales que se han realizado en un rango de fecha determinado, ya sean de huéspedes, oficiales o de empleados.

5.10.7 Reporte de Llamadas (01). Esta opción sirve para hacer un reporte de todas las llamadas de larga distancia que se han hecho dentro del hotel, ya sea de huéspedes, oficiales, de empleados y concesiones.



5.10.8 Listado de Extensiones Esta opción nos proporciona un reporte de todas las extensiones que fueron dadas de alta Huéspedes, Oficiales, de Empleados y concesionarios.

5. 10.9 Resumen de Llamadas.

Esta opción ofrece un reporte de las llamadas totales realizadas y se podrá filtrar por cada uno de los departamentos que fueron dados de alta previamente, en la configuración de las extensiones telefónicas.


Fechas: Inicial Final: Rango de fechas dentro de las cuales se quiere obtener las llamadas.

Horas: Inicial Final: Aquí se especifica dentro de qué horas se quiere obtener el reporte, empezando De la hora tal A la hora tal.

Tipo: Aquí se determina qué tipos de personas se quiere desplegar en el reporte, ya sea: huéspedes, oficiales, empleados o concesiones.



Área: Aquí se especifica el área previamente configurada, o el departamento del que se quiere obtener el reporte, o TODOS en general.

Presenta: En resumen el reporte desplegará un totalizado por cada extensión y un gran total por departamento o área. Y detallado nos presentará las llamadas realizadas por los departamentos y un gran total de cada uno de ellos.

5.10.10 Póliza Llamadas Administrativas Reporte que muestra totales por departamento de las llamadas realizadas en un periodo de tiempo determinado, excelente como medio de control hacia los empleados, además de que nos da la oportunidad de cotejar contra el recibo de la compañía telefónica.

5. 10.11 Póliza Costo de Huéspedes Reporte que muestra totales por tipo de llamada, ideal para controlar las llamadas realizadas por los huéspedes contra el recibo de la compañía telefónica.



Apéndice “A” Configuración de Tarifa Telefónica

1.- Tarifas Telefónicas

Para configuración de tarifas telefónicas en INNSIST se necesitan primero los códigos de marcación o prefijos, esta será la base para la tarificación telefónica. En la opción “Tarifas Telefónicas” se alimenta la numeración de prefijos o bien clave LADA.

Solo se indica en el campo “Cód. País” un numero relacionado al prefijo de marcación, seguido de la “Moneda” y la “Descripción” todos los demás campos se dejan en blanco, tal como se muestra en el ejemplo:

Dependiendo de qué tan variados sean los costos y tarifas telefónicas de las regiones estratégicas del hotel, se extenderá este listado de prefijos de marcación.

Por estándar se deja el siguiente “Catalogo de Códigos de País”, en el caso de la región México.



Una vez capturados los prefijos de marcación, se realizan las combinaciones con las clave LADA.

En el siguiente ejemplo se ingresará en el campo “Cód. País” el prefijo de marcación, seguido por la clave LADA en el campo “Cód. Área”.

Como ejemplo, en la siguiente pantalla se ve que la marcación a configurar es propia de la región México, donde el [01] es el prefijo para llamadas Larga Distancia Nacional y la clave [834] es la clave LADA de Cd. Victoria, Tamaulipas. Una vez capturados estos campos se complementan los demás.

La “Moneda” en el caso de México siempre aplicará “Nacional”. en “Localidad” se pondrá la descripción del lugar a donde se refiere la marcación o el tipo de llamada que se realizará, en “Estado” el código de estado o país éste es informativo, en “Tipo de Horario” se pueden configurar diferentes horarios, esto para poder realizar variación de tarifas este campo está relacionado con la opción “Tablas de Días y Horas” con el campo “Horario”, en “Renglón de Tabla” éste se ligará con la opción



“Tablas de Tarifas” con el número de renglón configurado en esta opción y por último “Numero de Orden” en este caso no tendrá funcionalidad se deja en [0].

**Nota: El campo región en este caso se deja en blanco, en otros casos este campo se utiliza cuando las tarifas telefónicas son configuradas por medio de la configuración TCATEL.ini. En este ejemplo se explicará la opción de configuración por tablas.



2.- Tablas de Tarifas El segundo paso para configurar las tarifas telefónicas es configurar las “Tablas de Tarifas”, aquí se ingresarán los costos de hotel.

Se configura el código en el campo clave, de aquí se desprende la clave que se ligará a la “Tablas de Días y Horas”.

%Descuento, se puede configurar un descuento para la tarifa que se está configurando.

%Servicio, se podrá configurar la utilidad que se sacará a los costos configurados en la tabla, pero también se puede llevar en la opción “Tablas de Días y Horas”

En este ejemplo vemos que el renglón 1 es para la Larga Distancia Nacional, como se observa en las pantallas anteriores, en la columna uno se configura el costo generado al tercer minuto y en la segunda columna el costo generado al cuarto minuto, por lo tanto el Costo Por Minuto para las llamadas Larga Distancia Nacional es de 2.64.

Para los costos por conexión o evento se dejará configurado como en el renglón 2, tanto en la primera como en la segunda columna se indica que el costo es de 5 pesos, así que no se cobrará por minuto sino por llamada.

Estos números de renglones se tendrán que ligar en la opción “Tarifas Telefónicas”, en el campo “Renglón de Tabla” como ya se había mencionado.



3.- Tablas de Días y Horas El tercer paso para la configuración de tarifas telefónicas es la opción “Tabla de Días y Horas”. Aquí es donde se calculará la utilidad, que se obtendrá por los costos configurados en la opción anterior.

El primer campo se configura con los prefijos de marcación que se configuraron en la opción “Tarifas Telefónicas”.

El campo “Modo” estará ligado al campo “Tipo”, en la opción “Extensiones” donde se configuran las extensiones telefónicas del hotel, ya que detectará si la llamada está siendo realizada de una extensión de un tipo u otra; y aplicará la tarifa configurada conforme a eso.

Por ejemplo existirá para las llamadas “01- Lada Nacional” una “Tabla de días y horas” en Modo:

• Habitación • Administrativas • Concesionarios • Empleados

Para que se tarifique cada una de forma independiente.

El campo “Moneda” en el caso de México, se dejará siempre la moneda nacional.

El campo “Horario” está ligado al campo “Tipo de Horario” de la opción “Tarifas Telefónicas”, por cada clave LADA configurada en cada uno de sus “Modos” se podrá configurar un horario específico, de esta manera se podrá sacar una utilidad diferente, en caso de que alguna de las clave LADA requiera una tarificación específica.

En el campo de %Impuesto, se especifica la tasa del impuesto correspondiente, cuando así se requiere.

El campo de %Servicio, es el porcentaje de utilidad que reflejará el precio de venta. Para calcular el porcentaje se utiliza la siguiente formula ((Precio de Venta - Costo con IVA)/Costo con IVA)*100.

**Nota: El costo es el que se estipuló en la opción “Tabla de Tarifas”



Por último en la tabla se añade el “Código de País” o prefijo de marcación configurado en “Tablas de Tarifas”, al momento de introducir en el primer campo de la tabla el código y presionar <ENTER>, éste se replicará en el resto de los campos de la tabla, pero de igual forma puede ser que haya varios códigos configurados en una misma “Tabla de Días y Horas”, en caso que la tarificación requiera que cambie por el día o el horario.

4.- Verificación de Tarifa Telefónica Para verificar si la tarifa configurada es correcta, se ingresa a la opción “Cargos Teléfonos a Huéspedes” y dependiendo del modo si es huésped, administrativas u otra se selecciona la habitación o extensión, se utiliza la combinación de las clave LADA con algún teléfono con esas características; y se le pone en “Duración” 1 minuto y en la parte de “Costos”, verifique que los montos desglosados sean los correctos.

**Nota: Cuando se tenga interface con conmutador, las mismas combinaciones de “Código de País” o prefijos se declara en el archivo de configuración “Tasador.ctt”, que se localiza en la ruta C:\INNSIST82\Innsql\Server\

Este archivo es el que interpreta lo enviado por el conmutador y a qué prefijo de marcación configurado en INNSIST, se enviará para su tarificación.



Conclusión

A través de este documento se ha visto el Modulo de Telefonos de Innsist Front Off ice® explicando una a una la utilidad de las opciones con las que cuenta.

Cabe mencionar que los ciclos de operación mostrados en este documento es un modelo básico que, dependiendo de la Configuración de Región, Cadena Hotelera, Catálogos, Parámetros y sobre todo Marca y Modelo de Conmutador utilizados en el Hotel donde se implemente el producto, afectaran las funciones y forma de operar Innsist Front Off ice®. Por ello se recomienda que desde su implementación se defina la configuración del tarifario telefónico y se tomen decisiones por parte del Cliente para adaptar el sistema a sus necesidades. Esta informacion la podra definir el Jefe de Telefonos o bien el encaragado de Costos o Ingresos quienes son los que mejor conoce la operación y costos telefónicos proporcionados por la compañía telefónica que provee al hotel, se recomienda que el Gerente de Sistemas esté involucrado en la configuración de este módulo para que cambie la configuración en caso de cambios futuros de los datos ya guardados en el sistema.

Para dudas operativas y de configuración una vez implementado el producto diríjase a su departamento de Sistemas y este a su vez puede solicitar asesoría por medio de nuestro sistema SESC (Sistema Electrónico de Servicio a Clientes) en donde nuestros asesores le atenderán con gusto o bien con su Asesor de Cuenta el cual le podrá resolver algunas dudas o podrá dar informes sobre capacitaciones.

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