Tema 2.- El subsistema de Administracin I.
1.- Concepto, naturaleza y niveles de subsistema
administrativo.Podemos considerar a la empresa como un sistema
complejo, dentro del cual encontramos un subsistema administrativo,
tambin llamado Management, cuya funcin es administrar, es decir,
guiar o conducir al sistema total de la empresa.La definicin de
administracin amplia diversidad de matices y aproximaciones. Existe
gran confusin semntica entre direccin, mando gestin, etc., por las
diferentes traducciones que se realizan del vocablo
management.Administrar supone hacer las cosas por y a travs de
otros.Kast y Rosenweig sealan que la administracin comprende la
coordinacin de hombres y recursos materiales para el logro de unos
objetivos.Actualmente se conoce la administracin como proceso, es
decir, como un camino sistemtico y organizado para hacer cosas, que
comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que
conducen a un cierto fin.La administracin es descrita y analizada a
travs de las actividades que la componen: planificacin,
organizacin, direccin y control.La tarea del administrador consiste
en conseguir utilizar los recursos de la empresa, transformndolos a
travs de las funciones administrativas, con el fin de obtener unos
resultados u objetivos.Las ms recientes teoras administrativas
tienen por objeto el conocimiento de la organizacin como un sistema
compuesto de subsistemas que interactan entre s y con el ambiente
externo.La universalidad de las organizaciones respecto a su
administracin justifica la necesidad de habilidades y conocimiento
especficos para los diferentes niveles directivos. La composicin de
estas capacidades es diferente segn la posicin que se ocupe dentro
de la organizacin.En la alta direccin predomina la necesidad de
unas capacidades de tipo conceptual. Se requieren conocimientos
humanos y muy pocos conocimientos tcnicos o relativos al desarrollo
de las actividades especficas de la organizacin.En la direccin
intermedia se requiere una menor capacidad conceptual, pero una
gran capacidad para las relaciones humanas. Es necesaria una cierta
dosis de conocimientos tcnicos.En la direccin ms baja o supervisin
directa, lo fundamental es el conocimiento de carcter tcnico,
aunque en menor medida, habilidades para la conduccin de personas,
pero muy poca capacidad conceptual.2.- Las funciones del proceso
administrativo.Predomina la idea de administracin como el ejercicio
de una serie de actividades interrelacionadas en un esquema lgico,
en el que unas actividades preceden a otras.Las funciones bsicas de
la administracin son:- La planificacin es un proceso racional de
toma de decisiones. Decidir con antelacin qu, cmo, dnde, quien y
cuando se har. La planificacin consiste en hacer un puente entre
una situacin actual y otra futura deseable. Es una actividad de
reflexin previa a la accin. Es pues, la funcin configuradora
primaria que inicia el proceso administrativo, precediendo a las
dems funciones.- La organizacin es una estructura intencional,
formalizada y permanente de roles para las personas que integran la
empresa. Implica identificar y asigna todas las clases de tareas
que han de ejecutarse para el logro de los propsitos de la
empresa.- La direccin trata de influir en las personas de la
organizacin, para que, de forma voluntaria y con inters,
contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. Se ejerce a
travs de las subfunciones especficas de liderazgo, motivacin y
comunicacin.- El control se encarga de corregir las desviaciones
que pueden darse respecto a los objetivos. Desencadena las acciones
correctoras que mantienen al sistema regulado, orientado a sus
objetivos.3.- La toma de decisiones en la empresa.Constituye la
tarea esencial del directivo. Es el proceso de convertir la
informacin en accin mediante la seleccin de un determinado curso de
accin entre varias alternativas posibles.3.1.- El proceso de toma
de decisiones.a) Percepcin de la situacin y definicin del
problema.b) Anlisis de la informacin disponible, ampliacin y
elaboracin de la misma.c) Formulacin de alternativas para afrontar
el problema.d) Evaluacin de alternativas y eleccin de la ms
adecuada para la resolucin del problema.e) Puesta en prctica de la
alternativa o eleccin.f) Control de los resultados, seguimiento,
valoracin y acciones correctivas.Este proceso es cclico, es decir,
dotado de mecanismos de retroalimentacin (control) que permiten
regular el proceso mediante la propia informacin generada por los
resultados del mismo.3.2.- Tipos de decisiones.La informacin es el
elemento fundamental de todo proceso decisional. No todas las
decisiones que se plantean en una organizacin presentan las mismas
condiciones y caractersticas.- Decisiones estratgicas: propias de
la alta direccin de la empresa. Suelen referirse a problemas no
estructurados. Este tipo de decisin requiere de creatividad,
imaginacin, visin anticipada, sentido de la oportunidad y del
riesgo.- Decisiones tcticas: corresponde a un nivel jerrquico
intermedio y son decisiones de mediano alcance. Son relativamente
frecuentes y repetidas. Son decisiones de carcter funcional.-
Decisiones operativas: representan el nivel de regulacin directa
del flujo de operaciones de la organizacin. Son rutinarias o
estandarizables, de corto alcance en tiempo y recursos, se refieren
a problemas muy especficos. Tienen un carcter estructurado.3.3.-
Ambientes de decisin.- Situacin de certeza: el decisor conoce con
seguridad los estados de la naturaleza que van a presentarse;
estamos ante una situacin de previsin perfecta. Se resuelve a travs
de programacin matemtica.- Situacin de riesgo: el decisor no conoce
con seguridad los estados de la naturaleza que van a presentarse.
Se conocen en trminos de probabilidad, se resuelve a travs de los
rboles de decisin.- Situacin de incertidumbre: el decisor conoce
los estados de la naturaleza que van a presentarse y los resultados
asociados a cada estado para cada estrategia, pero no sabe con qu
probabilidad. Se pueden aplicar tres criterios diferentes:a)
Pesimista o de Wald: se seleccionan los peores desenlaces de cada
estrategia y elegimos el ms favorable (maxi-min/mini-max)b)
Optimista: se seleccionan los mejores desenlaces de cada estrategia
y se elige el mayor.c) Laplace: a cada estado de la naturaleza se
le asigna la misma probabilidad de ocurrencia.Ponderacin del peor
resultado.Ponderacin del mejor resultado.
d) Hurwicz: se establece un coeficiente de optimismo () y otro
de pesimismo (1-). Cuando el coeficiente es 1 (100%) estamos ante
el criterio optimista. Cuando es 0, entonces estamos ante el
pesimista.e) Savage: lo siguen quienes tienen aversin a
arrepentirse por equivocarse. Se elige para cada estrategia el
mayor coste de oportunidad y la eleccin ser el menor de estos ya
que es con la que dejamos de perder menos. (*Se va restando con la
mejor alternativa).Existen diversas tcnicas que nos sirven para
mejorar la calidad de la toma de decisiones en las condiciones
normales de incertidumbre. Entre ellas se encuentra Electra, tcnica
que se utiliza para la toma de decisiones cuando existe un conjunto
de alternativas factibles y no hay preferencia por alguna ni
predominio de alguna sobre las restantes.4.- Los roles del trabajo
directivo.Directivo es toda persona formalmente encargada de una
unidad de la organizacin, que bien puede ser toda la empresa, una
divisin, un departamento o seccin de la misma o una pequea unidad
orgnica.Uno de los ms modernos enfoques en el estudio de la
naturaleza de la administracin es el debido a H. Mintzberg (1983).
Es el concepto de rol como conjunto organizado de comportamientos
correspondientes a un oficio, puesto, posicin o personaje
determinado.ROL = PAPELEstos roles se clasifican en tres grupos:-
Roles interpersonales: son los relativos al puesto y a la autoridad
formal y el estatus que este confiere. - Cabeza visible: el
directivo se convierte en un smbolo que representa a la
organizacin. Se encarga de presidir actos, entregar recompensas,
recibir a los nuevos empleados, etc.- Lder: la organizacin busca en
su autoridad formal orientacin y motivacin. El directivo define el
tipo de cultura y de clima que desea que predomine en su
organizacin.- Enlace: relaciones horizontales que mantiene el
directivo con numerosos individuos y grupos, ajenos a su unidad
organizativa. Su finalidad esencial es enlazar a su organizacin con
el entorno.- Roles informativos: son los relativos al manejo de
informacin.- Monitor: el directivo busca y recibe continuamente
informacin, que le permite conocer lo que sucede dentro de su
organizacin y en el entorno.- Difusor: el directivo est en las
mejores condiciones para transmitir informacin externa al interior
de la empresa, as como informacin interna de unos segmentos a
otros.- Portavoz: el directivo ha de transmitir informacin de su
unidad hacia el entorno, hablando en nombre de la misma.- Roles de
decisin: implican la actuacin del directivo en el proceso de toma
de decisiones.- Empresario (emprendedor): representa el rol ms
creativo de los que constituyen el trabajo administrativo, puesto
que corresponde al mismo, el diseo de la estrategia de la
organizacin.- Gestor de anomalas: a veces surgen dificultades,
imprevistos o anomalas (problemas nos estandarizados) que no son
posibles resolver por los procedimientos preestablecidos. En estos
casos se acude al directivo para que acte como corrector de
desviaciones.- Asignador de recursos: el directivo ha de adscribir
todo tipo de recursos (dinero, personas, materiales, tiempo, etc.)
a las actividades planeadas, as como supervisar todo el proceso de
asignacin y evaluar resultados.- Negociador: el directivo
representa a su organizacin en todas estas negociaciones con entes
o personas ajenos a la misma ya que cuenta con autoridad,
conocimientos y capacidad operativa para comprometer y reasignar
recursos, modificar planes y decidir sobre la marcha de la
organizacin a su cargo.2
