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Copyright © 2007 por TECSUP

Bases conceptuales de una Mejora Continua Tecsup Agosto 2007

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1. INTRODUCCIÓN

EL KAIZEN EN EL GEMBA Cabe preguntarse primero ¿qué es el gemba? El gemba significa en japonés "lugar real", o sea donde tiene lugar la acción. El Kaizen en el gemba es por lo tanto, llevar a cabo la mejora continua en el lugar de la acción. Todas las empresas practican tres actividades principales directamente relacionadas con la obtención de utilidades: desarrollo, producción y venta. Sin estas actividades, una empresa no puede existir. Por tanto, en un sentido amplio, gemba significa los lugares de estas tres actividades. En un contexto más restringido, gemba significa el lugar donde se forman los productos o servicios. En una empresa de servicios, gemba es donde los clientes entran en contacto con los servicios ofrecidos. Así por ejemplo en el caso de los hoteles el gemba está en todas partes: en el lobby, el comedor, los cuartos de huéspedes, la recepción, los mostradores para registrarse y el puesto del conserje. En los bancos serían los cajeros, al igual que los funcionarios de préstamos que reciben a los solicitantes. Dos actividades fundamentales tienen diariamente lugar en el gemba: el mantenimiento y el Kaizen. El primero se relaciona con seguir los estándares existentes y mantener el statu quo, y el último se relaciona con el mejoramiento de tales estándares. Los supervisores del gemba participan activamente de ambas acciones, logrando como resultados calidad, costos, y entrega (QCD). De tal forma, una empresa que produce productos o servicios de calidad a un precio razonable y los entregan a tiempo, satisface al cliente, y ellos a su vez permanecen leales. Con el fin de llevar a cabo el QCD, la empresa debe gerenciar diariamente diversos recursos en forma apropiada. Estos recursos incluyen mano de obra, información, equipos y materiales. La eficiente administración diaria de recursos requiere estándares. Cada vez que surgen problemas o anomalías, el gerente o supervisor debe investigar, identificar la causa fundamental y reconsiderar los estándares existentes o implementar nuevos estándares para impedir su reaparición. Los estándares se convierten en parte integral del gemba Kaizen y suministran la base para el mejoramiento diario. Así, al aplicarse en forma apropiada, el Kaizen contribuye a mejorar la calidad, reducir los costos en forma considerable y satisfacer los requerimientos de entrega de los clientes, sin inversión o introducción de costosas tecnologías.

Tecsup Bases conceptuales de una Mejora Continua Agosto 2007

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Tres actividades Kaizen como lo son la estandarización las 5 S y la eliminación del muda (desperdicio) contribuyen al logro exitoso de el QCD. La estandarización, la eliminación del muda y las 5 S son fáciles de comprender e implementar, no requiriendo tecnologías o conocimientos complejos. Cualquier gerente, supervisor o empleado puede comprender y aplicar satisfactoriamente estas actividades de sentido común y bajo costo. La cuestión fundamental es formar la autodisciplina necesaria para mantenerlas.

2. OBJETIVOS

Describir y comprender cada uno de los factores de las 5 “S”.

Implementar cada uno de los factores de las 5 “S” en el trabajo cotidiano.

Describir e implementar un sistema de descarte dentro de la empresa.

Desarrollar una conciencia hacia el trabajo con calidad.

3. MÉTODO DE LAS 5 “S” Su práctica constituye algo indispensable a la hora de lograr una empresa de calidad total. Las 5 S se desarrollan mediante un trabajo intensivo. Las 5 S derivan de cinco palabras japonesas que conforman los pasos a desarrollar para lograr un lugar óptimo de trabajo, produciendo de manera eficiente y eficaz.

Japonés Español Con

Las

cosas

SEIRI Clasificación Mantenga lo necesario

SEITON Organización Mantenga todo en orden

SEISO Limpieza Mantenga todo limpio

Con Ud.

mismo

SEIKETSU Bienestar personal

Cuide su salud física y mental

SHITSUKE Disciplina Mantenga un buen

comportamiento

“LA CALIDAD COMIENZA EN CASA, EN NUESTRO PUESTO DE TRABAJO”


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3.1. SEIRI: CLASIFICACIÓN

Para nuestros efectos, Clasificar consiste en separar en el área de trabajo, las cosas que sirven de las que no son útiles, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo y eliminar lo que no sirve, lo innecesario y lo excesivo, con autorización para aquellas cosas que la requieran. Es muy común encontrar en las empresas exceso de inventarios, de materias primas o de productos en proceso, exceso que implica un costo muy alto. Ya sea por almacenamiento o por pérdida de material. En escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, bibliotecas o estantes e inclusive en otros lugares, se encuentran de manera dispersa y desordenada más elementos de los que se pueden utilizar. ¿En su puesto de trabajo, cuántas cosas innecesarias guarda usted? ¿y en su casa? Recuerde que a veces se utiliza mal el espacio que puede ser vital para tener un ambiente más limpio y holgado de trabajo. Clasificar los elementos con los que trabaja, puede traer beneficios como los siguientes:

Se pueden utilizar los lugares que se despejan para propósitos diversos.

Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes y similares.

Se descartan los elementos obsoletos.

Se descartan partes de repuestos de modelos viejos.

Se pueden usar componentes a tiempo.

Se elimina el exceso d e tiempo en los inventarios.

Se evitan almacenamiento excesivo y los movimientos de personal.

Se elimina el despilfarro. Sin embargo seleccionar y clasificar no e s tan sencillo como parece, es necesario tener en cuenta criterios de selección y clasificación. Los cuales pueden establecerse en términos de categorías que de categorías en las que el artículo en cuestión pueda estar. Por ejemplo:

Clasificar, es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños categorías o frecuencia de uso.


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ARTÍCULOS

Deteriorados.

Poco funcionales o innecesarios.

Obsoletos.

Caducos.

Descompuestos, fraccionados o rotos.

Mohosos.

Peligrosos (tóxicos, contaminantes). Con base en criterios como estos, se procede a la eliminación de los artículos que no sean útiles o necesarios para el trabajo. Un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el siguiente:

a) Identifique

b) Identifique

c) Identifique

Recuerde siempre:

Cuanto más se reduzca el espacio ocupado, habrá más comodidad.

Los artículos de desecho nunca deben dañar el medio ambiente.

Si se usa a cada momento. Si se usa todos los días. Si se usa todas las semanas.

Ubíquelo en la oficina; sobre el banco de trabajo, cerca de las máquinas.

Si se usa una vez al mes.

Ubíquelo cerca del sitio de trabajo.

Lo que no es necesario.

Descártelo

Ubíquelo en el almacén o en un depósito.

Si se usa cada 3 meses Si se usa esporádicamente


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EJERCICIO: DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA Se le propone que estudie el concepto y lo aplique en su vida diaria, en nuestro caso en su puesto de trabajo. SITUACIÓN ACTUAL: Ubíquese en un puesto de trabajo cualquiera de su taller o laboratorio de su especialidad. En relación a la forma como están clasificados u ordenados sus elementos de trabajo. Haga una fotografía de dicho puesto de trabajo. CÓMO MEJORAR: ¿Qué va a hacer usted para mejorar dicho sitio de trabajo, en relación con el tema estudiado?


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3.2. SEITON - ORGANIZACIÓN

Para esta metodología, organizar es tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. No siempre ello es así, quizás las casas estén, pero no se sabe donde ni como encontrarlas. Por ejemplo se sabe que cierta información existe en alguna parte de la empresa, pero, ¿cómo encontrarla de una manera rápida? Se requiere una herramienta de trabajo, pero ¿Cuánto tiempo se pierde buscándola por no haber diseñado un tablero de herramientas? Por eso después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar o sistematizar. Es posible que en ciertas áreas de la empresa existan estándares de organización como ordenar las herramientas, normas de archivo, instrucciones de cómo ubicar la materia prima etc.) si no existen es recomendable proponerlos. Algunos ejemplos son los siguientes:

Ordenar los artículos mediante claves alfanuméricas o numéricas

Determinar los lugares de almacenamiento por periodos de utilización: a la mano lo que se utilice diariamente, luego lo de uso semanal, mensual y anual.

Por características como tamaño, color, funcionamiento u otras.

También se pueden combinar métodos:

Ordenar primero por características y luego por claves como en el caso de latas de sustancias químicas, donde se acomodan primero los pigmentos y luego se ordenan los distintos tipos de claves.

O primero por utilización y luego por características, como sería el caso de artículos de papelería, donde dejamos en el escritorio los de uso diario y los acomodamos en él según sus características por ejemplo: lapiceros, grapadora,

Organizar, es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o con cualquier arreglo metódico de partes.


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clips sobre el escritorio, hojas legajos en el primer cajón y así sucesivamente.

En general un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:

Defina una nomenclatura para cada clase de elementos.

Decida sitios de ubicación, cada cosa en su lugar.

Decida como va a guardar, teniendo en cuanta lo siguiente:

Fácil de guardar.

Fácil de identificar donde está.

Fácil de sacar.

Lo que está primero es lo primero que sale.

Fácil de reponer.

Fácil de volver a su ubicación original.

Finalmente tener en cuenta lo siguiente; sistematizar no es sólo un acto de establecer estándares, es necesario actuar permanentemente de conformidad con ello y de esta manera, hacer los cambios positivos.


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EJERCICIO: DE LA TEORIA A LA PRÁCTICA SITUACIÓN ACTUAL: Ubíquese en un puesto de trabajo de su especialidad e indique cómo están organizados sus elementos de trabajo. CÓMO MEJORAR: ¿Qué piensa hacer usted para mejorar su sitio de trabajo en el aspecto de organización?

3.3. SEISO- LIMPIEZA

Este concepto se refiere a eliminar las manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios etc. De pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas, y demás elementos del sitio de trabajo y mantener condiciones adecuadas de aseo e higiene. Una interpretación más ambiciosa se refiere no solo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los operarios apoyen las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos. Con una programación acorde con las mayores exigencias de

Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.


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operación, de tal manera que se puedan eliminar desperdicios, sobrecargas y problemas de variación que se hayan observado en los puestos de trabajo. Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de ser desagradable, es peligroso, atenta contra la seguridad física y mental del trabajador. Un taller con manchas de aceite y con colillas de cigarro en el piso, con bancos e trabajo polvorientos y repletos de desperdicios, con herramientas enmohecidas, no es el ambiente propicio para producir un bien o servicio de calidad y puede ser causa de accidentes de trabajo irreparables. La limpieza de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del éxito reposa en la actitud de los trabajadores, si cada quien se preocupa de mantener limpio su puesto de trabajo. La suma del esfuerzo de todos logrará un ambiente higiénico y agradable para laborar. Un procedimiento para efectuar una “Operación Limpieza” es el siguiente:

Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo, pisos, paredes, trechos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones diarias.

Asee el taller y equipo después de su uso.

Limpie con un trapo, cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de sus uso, verifique su funcionalidad.

Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas.

Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada lugar específico.

En consecuencia es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar.

Antes de salir dejar todo ordenado y limpio como se quiere encontrar al día siguiente.

Utilizar los sitios y recipientes indicados para arrojar desperdicios, envases, colillas etc.


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EJERCICIO: DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA SITUACIÓN ACTUAL: En relación con el puesto de trabajo identificado anteriormente, piense que depende de usted y que no. Sea objetivo. CÓMO MEJORAR: ¿Qué puede hacer usted para mejorar la limpieza de su puesto de trabajo?


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3.4. SEIKETSU – BINESTAR PERSONAL

El bienestar personal no requiere de un procedimiento especial, sino más bien es el resultado de aplicar los conceptos anteriores, que si se desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de un ambiente saludable y cómodo para quienes laboran en él. Una persona enferma o cansada, no puede trabajar, en ocasiones la presentación personal es inadecuada para realizar un trabajo, otras veces preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentración que requiere el trabajo… hay numerosos factores que provocan “malestar” en las personas. Por otra parte, sitios de trabajo “malsanos” no contribuyen a la buena salud de quienes laboran en él: no hay indicaciones de seguridad, hay charcos de agua, aceite, instalaciones defectuosas, máquinas o equipos en mal estado que pueden causar accidentes. Por consiguiente a más de desarrollar las acciones propuestas antes, como clasificar, organizar, limpiar, se puede hacer aún mejor el ambiente de trabajo. En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las condiciones de los trabajadores:

Recordar permanentemente, la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano.

Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada y de cumplir con las normas de seguridad.

Mantener excelentes condiciones e higiene en los servicios comunes de los trabajadores como cafeterías, restaurantes, vestidores, casilleros, etc.

Como síntesis de lo anterior, se puede concluir: LA EMPRESA Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los trabajadores sean las adecuadas y mantener los servicios

El bienestar personal, es el estado en el que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la “limpieza” mental y física en cada trabajador.


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comunes en condiciones tales que propicien un ambiente sano.

Limpieza en las instalaciones comunes: baños, cafeterías etc.

Iluminación adecuada, ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita ver claramente.

Control del ruido excesivo y dañino, en áreas donde sea imposible eliminarlo, proporcionar tapones o aditamentos que protejan los oídos.

Eliminación de olores indeseables y tóxicos, así como el humo o polvo de aire.

Eliminación de vibraciones indeseables.

Control de temperatura y de ventilación para mantener un ambiente fresco.

Servicio médico dentro de las instalaciones o cercano, desarrollo de campañas de vacunación.

Dotación de equipos de seguridad y protección adecuada al trabajador de acuerdo a sus labores.

EL TRABAJADOR Debe esforzarse por mantener buenas condiciones físicas y mentales, para lo cual es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuados.

Ropa limpia y propia para el trabajo.

Alimentación adecuada y balanceada.

Posturas adecuadas en el puesto de trabajo.

Descanso adecuado.

Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeño laboral un medio de satisfacción personal.

Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo.

Utilización de equipos de protección y seguridad y cumplimiento de las normas respectivas.

Vida equilibrada con deportes, recreación, capacitación, y todo aquello que contribuya al bienestar personal.


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EJERCICIO DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA SITUACIÓN ACTUAL: Su salud física Su estado emocional (actitud frente al trabajo, relaciones con los compañeros) Condiciones de trabajo que influyan en su bienestar personal (baños, casilleros…….) CÓMO MEJORAR: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su salud, física y mental y qué dependería de la empresa?


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3.5. SHITSUKE- DISCIPLINA

El concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol, se refiere al hecho, de cada trabajador mantenga como hábito o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos. En Calidad, el concepto de autocontrol es fundamental. Numerosos ejemplos nos demuestran que las personas, empresas que tienen éxito, son aquellas que muestran un alto nivel de disciplina. Por el contrario también son numerosos los ejemplos de fracasos personales, profesionales y empresariales por falta de disciplina. En el campo de la calidad, las mejoras o pueden ser esporádicas o fruto de inspiraciones momentáneas “flores de un solo día”: hoy lo hice bien, mañana lo olvido, hoy cumplí, mañana no. La indisciplina implica no sólo el simple hecho de incumplir normas, significa además falta de respeto por los demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial, “la confiabilidad” en la persona y en el trabajo.

Un ambiente de calidad, puede alcanzar la disciplina a partir de los siguientes aspectos:

Profundizar en lo que significa un adecuado comportamiento humano.

Comprender el concepto de “empatía”, como la capacidad de imaginarse a uno mismo en la situación del otro: como me sentiría si el otro es impuntual conmigo, si debo estar en un ambiente ruidoso y con mucho humo, etc.

La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos; que rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida. La disciplina es orden y control personal, que se logra a través de un entrenamiento de las facultades físicas, o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona “disciplinada” un comportamiento “confiable”.


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Aplicar el concepto de satisfacción del cliente interno, lo que significa entregar de la manera esperada, los productos que requiera cada una de las partes del proceso.

Desarrollar compañerismo en el trabajo, enseñar, compartir información, colaborar.

Ser en términos generales un ser integral.

Un procedimiento útil para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente:

Establezca procedimientos estándares de operación, los cuales deben seguir todos los trabajadores.

Prepare materiales didácticos o eventos de instrucción que se den a través de medios masivos escritos o audiovisuales.

Llegue a cada empleado involucrado con la técnica de “aprender haciendo”.

Muéstrele cómo hacer.

Deje que lo haga.

Repita hasta que haya comprensión total y se adquiera el hábito.

Facilite las condiciones para que cada empleado, ponga en práctica lo aprendido.

Si no se actúa correctamente corrija en el mismo puesto de trabajo, mientras explica porqué no se hace así.

Enseñe fundamentalmente con su ejemplo.

En el objetivo de mejorar el ambiente de trabajo, no basta con el entusiasmo de hacerlo por unos días, es indispensable hacer de ello una norma de vida.


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EJERCICIO: DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA SITUACIÓN ACTUAL: ¿Tiene usted una actitud disciplinada o indisciplinada en lo que se propone hacer, se considera una persona confiable? ¿Es puntual, cumple con sus tareas o planes en el tiempo establecido?

CÓMO MEJORAR: ¿Qué va hacer usted para mejorar su disciplina?


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4. RESUMEN DE LA UNIDAD # 4

MÉTODO DE LAS “5S”

SEIRI Clasificación

SEITON Organización

SEISO Limpieza

SEIKETSU Bienestar personal

SHITSUKE Disciplina

Clasificar, es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños categorías o frecuencia de uso.

Organizar, es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto.

Limpiar, es el acto de quitar lo sucio de algo.

El bienestar personal, es el estado en el que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la “limpieza” mental y física en cada trabajador.

La disciplina, es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos; que rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida.

ANALIZAR

CAUSAS

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