Tema 2. Comunicación Objetivos Al finalizar la unidad el alumno comprenderá la importancia que tiene la Comunicación, como lo son: La técnica de la Ventana de Johari, sus Principios, Procesos. Tipos, las Barreras más significativas y sus Aplicaciones en general, para garantizar el logro de los resultados. 2.1. La Ventana de la Comunicación Ventana de Johari La comunicación humana puede ser interpretada desde varios puntos de vista que nos pueden ayudar en múltiples situaciones prácticas. Tanto nos puede servir para mejorar nuestra comunicación pública, como la atención a nuestros clientes. Una de las teorías más extendidas es la ventana de Johari. Según esta teoría, cada persona puede ser considerada como una superficie cuadrada que se divide en una serie de cuadrantes en función del nivel de conocimientos que sobre esa persona posee ella misma y poseen también los demás. Dicha teoría puede describirse gráficamente de la siguiente forma:

Los demás

Conocido Acción Libre Punto Ciego

Desconocido Área de lo Secreto Inconsciente

Uno mismo Conocido Desconocido

Acción Libre: El cuadrante más deseable, al ser todos los comportamientos conocidos no tenemos que aparentar nada y comunicamos lo mismo a través de los diferentes niveles -verbal, no verbal, para verbal - que intervienen en la comunicación. Sería el nivel donde se produce la comunicación persuasiva. Punto Ciego: Aquellos comportamientos conocidos por los demás, pero desconocidos por nosotros mismos. En el caso por ejemplo, cuando escuchamos por primera vez nuestra voz reproducida por una cinta de cassette. Ello es debido a que estamos acostumbrados a percibir el sonido de nuestra voz a través de las vibraciones de los huesos del cráneo, mientras que cuando lo hacemos mediante el reproductor de cassette, lo hacemos directamente a través del oído. Por ello comunicarnos desde el punto ciego causa mensajes contradictorios entre los diferentes elementos de comunicación empleados, dado que los elementos no verbales y para verbales usados en la comunicación, muchas veces no se corresponden con lo que estamos expresando mediante los elementos verbales. La causa es que no somos conscientes de este hecho y creemos que nuestro mensaje es ajustado. Área de lo Secreto: Los comportamientos conocidos por nosotros y desconocidos por los demás. Conductas que voluntariamente ocultamos a los otros. Inconsciente: Comportamientos desconocidos para nosotros como para los demás. El cuadrante donde comunicamos mejor y en el que resulta más deseable que se produzca la comunicación es en el área de la acción libre, y por tanto nos interesa que este cuadrante sea lo más grande posible con relación al resto. Y esto lo podemos conseguir aumentando el área de acción libre, disminuyendo el punto ciego, reduciendo el área de lo secreto, o una combinación de ambas posibilidades. (1) Paraverbales; lo que rodea al mensaje verbal emitido por el sujeto, son las expresiones faciales, tonos de voz, movimientos de manos, posición del cuerpo frente a su interlocutor. A continuación, es posible analizar las comunicaciones de la Empresa del ejemplo mediante la utilización de un sistema gráfico, con la ya descrita Ventana de Johari, ideada por sus autores, en principio, para ser utilizada en sesiones psicológicas de grupos. Sin embargo, su concepto es muy útil para nuestro análisis. El nombre surgió de las iniciales de los que la dieron a conocer, Joseph Luft y Harry Ingham. Se trata de un sistema teórico compuesto por una tabla de dos filas y dos columnas que representan la propia Ventana de Johari, que graficamos a continuación con el título de: CUADRANTE DE SITUACIÓN. La primera columna corresponde a todo lo que uno conoce. La segunda columna indica lo que uno no conoce. La primera fila corresponde a lo que todos conocen La segunda fila indica lo que nadie conoce. Se forman así cuatro cuadros de doble entrada, de acuerdo al esquema siguiente, de carácter general:

La explicación es lógica: El cuadro 1 indica lo que tanto uno como los otros conocen, y la llamamos área abierta. El cuadro 2 indica todo lo que uno no conoce, que pero es conocido por todos: es el área ciega para uno. El cuadro 3 indica lo que uno sabe pero los otros no conocen; es el área oculta, donde están las cosas que uno no quiere dar a conocer. El cuadro 4 es el área desconocida, donde nadie sabe. A continuación, adaptaremos el anterior caso general a una aplicación común, que corresponde al ejemplo considerado anteriormente. CUADRANTE DE SITUACIÓN DEL EJEMPLO (una área de la Empresa)

Se entiende el cuadrante como individual (un empleado), en representación del grupo (todos los empleados). En este caso, en cuadro N.1 (el área abierta), corresponde a toda la información básica para realizar las tareas, relacionarse y comunicarse con libertad. Cuanto

más amplia sea esta zona, tanto mejor funcionará la sección. El cuadro N. 2, donde el jefe es “ciego”, representa las insatisfacciones del empleado, sus pensamientos, sus opiniones del Jefe, de su trabajo, de la Empresa, o sea, de todo lo que no desea comunicar. También puede caber el conocimiento de cierta tarea cuyo procedimiento no es dominado por el Jefe y que él quiere reservar (sucede más a menudo de lo que pueda suponerse). El cuadro N. 3 corresponde a todo lo que oculta el Jefe. Están incluidas sus opiniones sobre el empleado, como también la evaluación de su desempeño cuando la oculta por razones desconocidas (no debería hacerlo nunca). También puede incluir proyectos de cambios en las tareas que no desea participar, sentimientos, opiniones y conocimientos varios que desea ocultar por su conveniencia. El cuadro N. 4 representa contenidos, motivos o conductas de los cuales todos están sin conocimientos. Por ejemplo, nadie puede prever como reaccionaría un empleado frente a ciertas situaciones de presión por parte del Jefe o de otro empleado, o como lo haría el jefe frente a posibles incumplimientos. Comentarios y Posibles Aplicaciones: Los cuadros 1,2, y 3 representan exclusivamente INFORMACIÓN, la conocida

en el campo abierto (cuadro 1) y toda lo que se oculta, El conjunto define la situación del grupo. La Ventana de Johari no es un método analítico, solamente define el concepto de que el área abierta es la mejor (más eficiencia) y que las zonas ocultas la reprimen. Esto sugiere la investigación de lo oculto para reducirlo todo lo posible. Tampoco se puede dibujar una Ventana para un caso determinado, pues no existen valores. Al no funcionar correctamente una Sección de una Empresa, se deben investigar

los motivos de su comportamiento ineficiente. Para ello podrá ser útil, como concepto, el Cuadrante de Información mostrado en el ejemplo. Se supone que el primer cuadro (Área abierta) debería tener escasa amplitud, pero esta conclusión es solamente teórica y deberá ser demostrada mediante un correcto análisis de las circunstancias existentes. Logrados los conocimientos necesarios sobre lo oculto y tomadas las medidas correspondientes para reducirlo, el área abierta se ampliará notablemente, recuperando la eficiencia de la Sección. Ofrecemos algunos conceptos para el análisis: - El primer punto corresponde a las posibles insatisfacciones del grupo, cuya información oculta se deduce por hechos comprobables, comenzando por el tipo de liderazgo del Jefe, que podría ser autoritario explotativo o autoritario benevolente. En ambos casos, se deberá analizar como repercute en el grupo esa autoridad y también el tipo de benevolencia ejercido. Podría también existir distanciamiento entre jefe y empleados por otros motivos. Esto sucede cuando el Jefe no dedica parte de su tiempo para permitir que sus subordinados se comuniquen con él. La comunicación fluida en todo el grupo es indispensable. Siguen luego otros análisis, siempre en la búsqueda de un posible problema "humano" integrado en las áreas ocultas (por ejemplo: Insatisfacción por el sistema de remuneraciones de la Empresa, horarios inconvenientes, habitar en lugares lejanos, problemas personales, etcétera). - El segundo punto para analizar son las normas y procedimientos existentes en el

área, cuya deficiencia genera confusiones y atrasos en las tareas de rutina. También están reflejadas en las zonas ocultas del cuadrante, como desconocimientos (problema de organización). - El tercer punto se refiere a la detección de posibles interferencias de otras áreas en los resultados de la que se está analizando. Pueden existir atrasos en la recepción de ciertas informaciones que deben ser elaboradas por el grupo en tiempos fijos (ineficiencia heredada). Resultado: cualquiera fuese la razón de la ineficiencia buscada, sería indudablemente descubierta. La solución depende de como se resuelven las situaciones negativas alojadas en las zonas ocultas. Ofrecemos también otro caso de posible aplicación:

En este ejemplo, el análisis es mucho más simple. El caso era muy común en las épocas no computarizadas, cuando las normas de administración solían diferir en detalles significativos de las existentes en otras áreas de la misma Empresa, como por ejemplo Producción, Almacenes y Comercialización. Lo que correspondía, en estos casos, era la revisión de los procedimientos. 2.2. Principios de la Comunicación Qué es la Comunicación: La comunicación es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros, informaciones, sentimientos y vivencias. En toda comunicación tiene que haber un emisor, un mensaje y un receptor. Emisor a Mensaje a Receptor En el momento de recibir el mensaje, el receptor inicia un proceso mental por el cual lo decodifica y toma una actitud, sea de reacción o de asimilación. Aquí se inicia la gran diferencia entre el animal y el hombre.

La Carga Emocional: En todo mensaje, el emisor proyecta una carga emocional, la cual puede ser considerada como simpática, antipática, apática o empática. La Percepción: La gran diferencia entre el animal y el hombre en cuanto a la comunicación se refiere, es que el ser humano además de recibir la comunicación, la percibe y la discierne. Es decir, la asimila y, de acuerdo a los estereotipos, prejuicios y cargas emocionales, crea una actitud frente a ella, después de lo cual proyecta la respuesta o la retroalimenta. Es la diferencia entre ver y mirar, oír y escuchar o tocar y palpar. Los Principios de la Comunicación son: Los principios de la comunicación nos permitirán conocer más sobre la habilidad que compartes con los demás hombres: LA HABILIDAD DE COMUNICARTE

� Omnipresente: Todo el mundo se comunica siempre, independientemente de donde sea y cómo vive.

� Inevitable: No se puede no comunicarse. Todo comportamiento humano tiene significado.

� Irreversible: Una vez que comunicas un mensaje, no puede ser borrado. � Predecible: El hombre siempre tiene un objetivo al comunicarse, el

fundamental es obtener algún beneficio, este puede ser físico, económico y social.

� Personal: Cada persona percibe o interpreta una situación de comunicación de acuerdo con sus principios, intereses, creencias y valores socioculturales y personales.

� Continua: Toda comunicación debe iniciar con “y...”, porque en realidad no hay ningún inicio, ni ningún fin a una situación de comunicación en particular. Toda comunicación tiene historia y futuro, es continua.

� Dinámica: La comunicación es un proceso, y como tal es dinámica. � Objetivo: Emisor- Símbolo -Mensaje-Canal-Receptor-Ruido-

Retroalimentación � Transaccional: Los elementos involucrados en ella, como en todo proceso,

son interdependientes. � Verbal: Se da a través de la voz. (Signos verbales)

� No verbal: Se da a través de signos no verbales. � Abarca contenido: Toda comunicación se efectúa dentro de un contexto. � Abarca relaciones interpersonales: La comunicación por su naturaleza se da

entre dos o más personas. � Requiere inteligibilidad: Las personas involucradas en el proceso tienen que

ser capaces de compartir signos y significados semejantes. 2.3. Comunicación Verbal y No Verbal Cómo Nos Comunicamos: Cuando hablamos de seres vivos, no nos referimos tan sólo a los humanos, ya que desde los insectos hasta los grandes mamíferos tienen dicha facultad, siendo el hombre el único ser que puede comunicarse por vía oral; mientras que los demás, lo hacen por sonidos (pájaros, cuadrúpedos, delfines, ballenas) , fricción de elementos de su cuerpo (grillos, chicharras) o por acción (formación de vuelo de las abejas, posición del cuerpo de perros o venados, formación de nado de los peces). Los mamíferos, incluido el hombre, también tienen la característica de comunicarse por el tacto (contacto corporal). Tipos de Comunicación Auditiva: Es la comunicación desarrollada a través de sonidos producidos por el emisor. Visual: Consiste en la comunicación que el receptor percibe por la vista. Táctil: Se considera aquella donde el emisor y el receptor entran el contacto físico. Formas de Comunicación Directa: Es la comunicación que se desarrolla entre el emisor y el receptor o receptores en forma personal, con o sin ayuda de herramientas. Es llamada también comunicación boca-oído. (Hablar frente a frente, charlas, conferencias, etc. Indirecta: Es aquella donde la comunicación está basada en una herramienta o instrumento ya que el emisor y el perceptor están a distancia. La comunicación indirecta puede ser personal o colectiva. Indirecta/personal: Se desarrolla con la ayuda de una herramienta o instrumento (hablar por teléfono, enviar una comunicación impresa, radioaficionados, correo electrónico, chat por internet, etc.) Indirecta/colectiva: El emisor se comunica con un grupo de receptores ayudado por una herramienta o instrumento (periódicos, televisión, radio, cine, libros, página web, videos, etc.). Se le conoce también como comunicación social o de masas. El mensaje: En toda comunicación el emisor proyecta un mensaje que es recibido por el receptor. Esta es la trilogía de la comunicación. 2.4. La Comunicación Eficiente Una comunicación eficiente está basada en el establecimiento de un puente donde el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el contenido correcto, conociendo previamente quién es el perceptor y previendo cuál será su feedback (hacer las cosas correctas correctamente). La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:

- La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y una coordinación para integrar toda la

comunicación que se proyecta. - Unas características específicas de la campaña, donde se identifica los

elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la estrategia comunicacional, los planes de implantación y el cálculo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.

2.5. Las Barreras a la Comunicación y Cómo Salvarlas Barreras de la Comunicación Entendemos por barreras impuestas a la comunicación, todos aquellos factores que la impiden, deformando el mensaje, u obstaculizando el proceso general de ésta.

� Barreras Semánticas. Se refiere al significado de las palabras orales o escritas. Cuando no precisamos su sentido, estas se presentan a diferentes interpretaciones y así el receptor entiende no lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Por ejemplo; si el emisor dice carta blanca significando confianza, crédito, puede originarse una barrera al entender el receptor una cerveza. Otro ejemplo es el término salario. En las discusiones relativas al contrato colectivo de trabajo la palabra significa conquista del trabajador, mejor nivel de vida, etc., para una parte; mientras que para la otra, implica elevación de costos, reducción de utilidades, y así etc.

� Barreras Psicológicas. Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea, algunos de ellos son: • No tener en cuenta el punto de vista de los demás. • Sospecha o adversión. • Preocupación o emociones ajenas al trabajo. • Timidez. • Explicaciones insuficientes. • Sobrevaloración de sí mismo.

Algunas de las causas que contribuyan para formar barreras psicológicas son: • Altos status. (título) • Poder para emplear o despedir. • Uso de sarcasmo. • Actitud despótica. • Crítica punzante. • Uso de conocimientos precisos y detallados. • Facilidad en el uso del lenguaje. • Maneras demasiado formales. • Apariencia física imponente. • Interrumpir a los demás cuando hablan.

� Barreras Fisiológicas. De este tipo son las que impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o receptor. Tales defectos pueden afectar a cualquiera de los sentidos. Un ciego, un tartamudo, un mudo, un sordo, pueden ser los ejemplos más claros, pero también debemos considerar a las personas que sin llegar a esos extremos tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no hablan bien debido a algún defecto orgánico.

� Barreras Físicas. La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las interferencias en el radio o el teléfono. Estos son ejemplos de barreras físicas que debemos tomar en cuenta al

comunicarnos, a fin de eliminarlas lo más posibles. � Barreras Administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras

organizacionales, como mala planeación y deficiente operación de los canales.

Barreras para la Comunicación eficaz en la Organización

� La Filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.

� Percepción Selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada cual.

� Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz

� Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.

Como Salvar estas Barreras Las siguientes recomendaciones podrían ayudar al administrador a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas.

- Aclaración anticipada de toda idea, antes de comunicarla. - Interés en retroalimentación; o sea, verificar si el mensaje se recibió bien o

no, o si la reacción del receptor es la deseada. - Precisar la verdadera finalidad de la información a comunicar. - Conocimiento del significado preciso de los conceptos, para eliminar malos

entendidos. - Utilización de lenguaje sencillo y directo. - Empleo de múltiples canales de comunicación a fin de asegurarse de que la

información llegue hasta donde nos hemos propuesto. - Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el mensaje,

pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el receptor pueden alterar el contenido del mensaje.

- Reforzar las palabras con hechos, por lo general, este punto se descuida. Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. Para obtener resultados se necesita algo más que únicamente hablar. A una persona generalmente es necesario explicarle, convencerla, observar su actuación y también dejarle que ella le hable a usted. Esto nos trae a nuestro objetivo final: comprender a otros. Recomendaciones para una Comunicación eficaz en la Organización

� El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.

� Asociar las acciones con las palabras � Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y

ascendente) � Énfasis en la comunicación cara a cara � Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y

decisiones dentro de la organización � Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias � Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que

cada departamento o empleado necesita � Luchar porque la información fluya continuamente

2.6. Comunicaciones en la Empresa Principios de la Comunicación Corporativa La Comunicación Corporativa es el conjunto de mensajes que una institución (empresa, fundación, universidad, ONG, etc.) proyecta a un público determinado (Público/target) a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una empatía entre ambos. La Comunicación Corporativa tiene que ser dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación constante. La fórmula de Lasswell (5w/h formula).- Toda comunicación responde prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué. La Percepción Comunicacional En la comunicación corporativa, la percepción que tengan los públicos/target es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retroalimentación que generará. Los Paradigmas Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la empresa, que tienen que conocer todos los trabajadores, desde los niveles de tomas de decisión hasta los trabajadores de nómina diaria, para comprender cuál es el objetivo, las metas y las tareas que desarrollan. Para el capitán de un barco, el objetivo es puerto; el paradigma, el faro que lo conducirá seguro al objetivo. La Pirámide Comunicacional Estructuralmente, la empresa se representa como una pirámide. En la cúspide, está el presidente; en la base, los trabajadores de nómina diaria. A ésta, hay que sobreponerle la comunicacional, que estaría representada por una pirámide invertida, ya que la presidencia conoce absolutamente todo de la empresa, mientras que el trabajador sólo sabe que tiene que barrer el piso. ¿Cómo mejorar esa comunicación? Estableciendo canales de comunicación de doble vía. El Público/Target Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser definidos como internos y externos.

- Público Interno: Es el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculada a ella. En el caso de una empresa, el público interno está conformado por accionistas, directivos, empleados, trabajadores, contratistas, proveedores, distribuidores, etc.

- Público Externo: El público externo está determinado por las personas que

2.6.1. Presentaciones Es importante que la comunicación ascendente sea una manea de estar en contacto con las necesidades del empleado y una forma eficaz para la toma de decisiones adecuadas. A continuación se mencionará algunas de las características que le dan importancia a esta comunicación, de las cuales se podrá ver su aplicación directa en el rubro de normas de la comunicación ascendente:

� Brinda a los niveles altos de la organización la retroalimentación que proviene de niveles más bajos acerca de las comunicaciones descendentes. La comunicación ascendente es el contacto de la gente con sus superiores para que éstos estén suficiente y oportunamente informados de la manera en que sus departamentos o áreas de responsabilidad reciben las comunicaciones descendentes.

� Permite la participación de los empleados en la toma de decisiones mediante la aportación de ideas, basadas en el conocimiento de sus tareas. Esto, a su vez, impactará positivamente en la motivación del personal la satisfacción con su tarea y, por lo tanto, abrirá las puertas a una mayor productividad.

� Puede incrementar la aceptación de decisiones ejecutivas, en la medida en que exista un mayor acercamiento entre los jefes y empleados, se logrará una mejor aceptación y comprensión en los últimos, de las decisiones ejecutivas.

tienen alguna relación con la institución, sea ésta geográfica, de productos o servicio.

Tipos de Comunicación Interna La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:

- Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.

- Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.

- Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.

- Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como comunicación plana.

- Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz. Se le llama también bolas o "radio bemba".

� Mejora el conocimiento de los subordinados. La habilidad para influir y motivar los niveles inferiores, tendrá mejores fundamentos y oportunidades si se saben y comprenden las formas de pensar y sentir de su personal.

2.6.2. Diagnóstico

• Se permite el diagnóstico de las malas interpretaciones y la prevención de nuevos problemas cuando se presentan los primeros síntomas de tensión y dificultades, ya que satisfacen necesidades humanas básicas, como el sentirse tomado en cuenta

• Además mide el clima imperante en la organización. La comunicación ascendente crea, además, un canal por el que la administración puede medir el clima de la empresa y enfrentarse a problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se conviertan en problemas graves.

2.6.3. Discusiones Mensajes que se deben incluir en la comunicación ascendente

- Lo que están haciendo los empleados - Los problemas laborales no resueltos - Sugerencias sobre el trabajo que se va a realizar. - Actitudes y opiniones del trabajo, colegas y la compañía

2.6.4. Ventas “Siempre que hay comunicación, hay información". Comunicación Interna:

1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal). 2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los

objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones 3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la

información para llevar y dar a conocer los programas. 4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa. 5. Para realimentar el esquema (control)

Comunicación Formal Una comunicación es formal cuando se relaciona con la Organización.

1) Comunicación verbal (tramo corto)- Filtros formales 2) Comunicación escrita: Memorándums y Cartas.

Los memorándums: se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.

3) Actas e Informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre - establecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Firman los participantes al finalizar la misma.

4) Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante

una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización.

5) Curso de documentos = Expediente: Es un documento que se le va adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión final.

Cultura, Comunicación y Organización - No existen culturas ni formas comunicativas originales, aisladas y únicas - Todas son total o parcialmente híbridos e históricos - En la organización es imprescindible conocer a los valores explícitos - Los implícitos - Los héroes organizacionales - Los rituales - Las ceremonias - Las redes formales de comunicación - Las informales

2.6.5. Manejo de Reuniones.- Prácticas de la Comunicación Ascendente

� Reuniones Formales que Recompensan � Política a Puertas Abiertas que Motivan � Transposición de Umbrales que dan Reconocimiento � Cartas y Programas de Preguntas y Satisfacciones � Las Respuestas Involucran: - Reuniones Informales - Encuestas de Actitud