UNIVERSIDAD APECDECANATO DE CIENCIAS EMPRESARIALESESCUELA DE CONTABILIDADCONTABILIDAD IITEMA IPROF. JUAN POLANCO DE LA CRUZ.EL EFECTIVO Y EL EQUIVALENTE DE EFECTIVOEFECTIVOCAJA GENERALCAJA CHICABANCOSB H DDEP.BCO. POPULAR

FUENTES A TRAVES DE LAS CUALES LA EMPRESA PUEDE CAPTAR EFECTIVOa. Cuentas por Cobrar Clientes (cobros realizadosb. Ventas de mercancas al contado.c. Reembolsos de prestamos.d. Ventas de Activos Fijos.e. Ventas varias, materiales, desperdicios, etc.f. Ingresos varios por alquileres.g. Prstamos a corto y largo plazo.h. Aumento de capital.

El ciclo de operacin CobrosDineroCompras de materias primas o mercancasVentas y cuentas por cobrarFabricacinSaldo de Cuentas por Pagar

Caja GeneralOrigen: Deudor recibe debito por el dinero que ingresa al negocio por diferentes conceptos: Ventas de contado, Abono de cuentas por cobrar de clientes, prstamos recibidos, cheques, monedas extranjeras, vouchers, etc.

Recibe: Crdito por los depsitos enviados al banco a las diferentes cuentas, es decir cuentas corrientes, de ahorros, etc.

Se presenta en el Balance General dentro del rengln de Activo Corriente.

En toda empresa es necesario que al final de cada dia, se preparen un reporte del efectivo recibido. Este se realiza con la finalidad de cuadrar la caja general al final del dia y con los datos obtenidos preparar los depsitos para las diferentes cuentas bancarias.

Cuadre de cajaEs verificar que la suma de todas las facturas de ventas de contado, mas los cobros de clientes, mas otros ingresos de caja sean iguales a la suma del efectivo disponible en Caja General, en ese momento (Monedas y Billetes mas cheques, vouchers, etc.)

Depsito BancarioLa persona responsable del fondo de caja debe clasificar el dinero recibido por denominaciones, es decir billetes de $2,000., $1,000., $500., $100., $50.00.Luego las monedas en ese mismo orden,Los cheques por tipo de bancos comerciales y los vouchers por tipo de tarjetas de crdito. Con esta informacin elaborara los depsitos correspondientes.

EJEMPLO CUADRE DE CAJASuponiendo que el 26 de enero las ventas de Contado del dia sumaron $8,246.00, los cobros $1,300.00 por concepto de saldo de facturas de los clientes : Karina Lara por $500.00; Giselle Lara por $500.00 y Lisa Lara por $300.00. El reporte preparado por el cajero incluye el siguiente detalle: PROF. JUAN POLANCO DE LA CRUZ

EMPRESA, LM, C. POR A.VENTAS Y COBROS DEL DIA26 DE ENERO DE 2007VALORES EN RD$PROF. JUAN POLANCO DE LA CRUZ

DOC. NO.VENTAS DE CONTADODESC, T,C,NETOCOBROSCLIENTEF-17OO 2,000.00 2,000.00 F-1701 2,790.00 2,790.00 F-1702 1,200.00 48.00 1,152.00 F-1703 1,100.00 44.00 1,056.00 F-1704 1,300.00 52.00 1,248.00 R-451 500.00 K. LARAR-452 500.00 GISELLE LARAR-453 300.00 LISA LARATOTAL 8,390.00 144.00 8,246.00 1,300.00

Continuacin.El Cuadre de Caja seria como sigue:

PROF. JUAN POLANCO DE LA CRUZ

CUADRE DE CAJAVentas Netas de Contado (ver facturas) $8,246.00Cobros de Clientes (Segn recibos de caja) $1,300.00 Total $9,546.00

CUADRE DE EFECTIVOMonedas y Billetes (Detalle) $4,790.00Cheques Recibidos ( Detalle) $1,300.00 Vouchers (Detalle) $3,456.00TOTAL EFECTIVO $9,546.00

DETALLES DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS DISPONIBLE

1BILLETEDE 2,000.00 2,000.00 1BILLETEDE 1,000.00 1,000.00 3BILLETESDE 500.00 1,500.00 2BILLETESDE 100.00 200.00 1BILLETEDE 50.00 50.00 2BILLETESDE 20.00 40.00 TOTAL EFECTIVO DISPONIBLE 4,790.00 TOTAL SUMA DE CHEQUES 1,300.00 SUB-TOTAL 6,090.00 SUMA DE VOUCHERS 3,600.00 MENOS DESCUENTOS 144.00 VOUCHERS NETOS 3,456.00 TOTAL EN CAJA 9,546.00

CONTINUACIONEn el ejemplo no se observan faltantes ni sobrantes en el cuadre del da. Por lo que debe hacerse un recibo de caja por el total de las ventas de Contado del da teniendo como anexo las facturas correspondientes y adems debe hacerse recibos individuales por cada cliente al realizar el saldo o abono a su cuenta. La suma de todos los recibos de caja es igual al valor a depositar, mientras que el valor de los vouchers es acreditado directamente a la cuenta bancaria de la empresa.Con esta informacin se procede de inmediato a preparar el depsito para el banco.Cuando el cliente paga con tarjeta de crdito se genera un cargo a la cuenta descuentos en ventas por el valor que descuenta la empresa propietaria de la franquicia de la tarjeta de crdito, por ejemplo Visanet etc.

Prof. JUAN POLANCO DE LA CRUZ

Diario GeneralFechaDetalleRef.Aux.DbitoCrditoEne-26Caja General101 6,090.00 Banco Popular 3,456.00 Cuentas por Cobrar104 1,300.00 Karina Lara 500.00 Giselle Lara 500.00 Lisa Lara 300.00 Descuentos en Ventas402 144.00 AVentas401 8,390.00 Para registrar las ventasdel dia.Ene-26Banco Popular103 6,090.00 Caja General101 6,090.00 Para registrar lel depsitono. 1. 15,780.00 15,780.00

Continuacin.Prof. JUAN POLANCO DE LA CRUZ

Caja GeneralNo. 101FechaDetalleRef.Dr.Cr.BalanceEne-26Diario GeneralP-1 6,090.00 6,090.00 Ene-26Diario GeneralP-1 6,090.00 -

Banco PopularNo. 103FechaDetalleRef.Dr.Cr.BalanceEne-26Diario GeneralP-1 3,456.00 3,456.00 Ene-26Diario GeneralP-1 6,090.00 - 9,546.00

SOBRANTES O FALTANTES DEL EFECTIVO EN CAJAEs la diferencia que puede ocurrir cuando al final de da se realiza el cuadre de los valores recibidos en caja. Es decir en el manejo de dinero recibido a travs de caja pueden ocurrir errores a consecuencias del recibo o la devolucin de dinero, los que a su vez pueden arrojar un faltante o sobrante de caja al finalizar la jornada de trabajo del cajero, se realiza el cuadre de la caja, y se procede a comparar con la cinta que presentan dicha caja.

Ejemplo: Suponiendo que el total de las ventas de contado registradas durante el da en la caja registradora asciende a $15,500.00, pero al efectuarse el cuadre de la caja en sta solamente existen $15,480.00, contablemente se realiza el siguiente asiento:

SOBRANTES O FALTANTES DEL EFECTIVO EN CAJA Continuacin..

Cuenta Detalles Aux. Dr. Cr.1000 Efect. En Caja y Bancos 15,480.- 01Caja General 15,480.- 4101 Sobrante/Faltante 20.- 4000 Ventas 15,520.- Para registrar las ventas al contado del dia.En el caso de que ocurra u sobrante:1000 Efect. En Caja y Bancos 15,520.- 01Caja General 15,520.- 4000 Ventas 15,500.-Sobrante/Faltante 20.-

Para registrar las ventas al contado del dia.

SOBRANTES O FALTANTES DEL EFECTIVO EN CAJA Continuacin..

La cuenta denomina Sobrantes y Faltantes de Caja se debita con los faltantes y se acredita con los sobrantes.Esta cuenta si al final del periodo contable su saldo es debito aparecer en el Estado de Resultados en el orden de Otros Gastos, en cambio si el saldo resulta acreedor se presenta en dicho Estado en el orden de Otros Ingresos, ya que no es un ingreso que proviene de la actividad principal del negocio.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVOEl efectivo es la partida que esta mas expuesta al robo a diferencia de cualquier otra partida de activo.Todas las transacciones que ocurren en una empresa involucran el recibo o desembolso de dinero. Por ello es de suma importancia para que el negocio que se lleve a cabo un buen sistema de control inteno para el efectivo. Si en un negocio ocurre un faltante por tener unos Controles internos dbiles o inexistentes, todos los empleados que manejan el rea del efectivo estaran bajo sospecha. En cambio si los controles internos para el efectivo son adecuados, es casi imposible que puedan originarse un fraude, sin que el mismo sea descubierto, a menos que exista confabulacin entre dos o mas empleados.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVOPrincipales pasos para el establecimiento de un buen control interno sobre el efectivo:Separar las funcin de manejo del efectivo de la funcin de mantenimiento de los registros contables. Es decir el empleado que maneja el efectivo, no debe ser la persona que realiza o tiene acceso a los registros de contabilidad.Llevar un control que relacione los ingresos a caja en el momento y lugar en que se recibe el dinero.Exigir que todos los ingresos de caja se depositen diariamente en las diferentes cuentas bancarias que posee el negocio.Realizar todos los pagos con cheques. A excepcin de los pagos menores que se realizan a travs de caja chica. Adems nunca se deben realizar pagos con los ingresos de caja, adicional a esto los cheques nunca deben ser emitidos al portador.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVOContinuacin.5. Exigir que la validez y el valor de cada desembolso se verifique antes de girar el cheque de pago.6. Separa la funcin de aprobacin de gastos de la funcin de firma de cheques.

EJERCICIO PARA EL AULA SOBRE EL CUADRE DE LA CAJAGENERAL.

CAJA CHICAEn toda empresa o negocio se incurre en pagos menores, los cuales pueden ser por la necesidad de adquirir bienes o servicios, los que a su vez por su monto no deben ser objeto de la emisin de un cheque. Es por ello que se crea el fondo de Caja Chica.Caja Chica.Es el fondo que se crea en toda empresa o negocio, para cubrir pagos menores.El origen de esta cuenta es deudor, es decir aumenta en debito, esta cuenta se debita con su creacin o por el aumento de la misma.Esta se acredita por la cancelacin o disminucin de la misma.Se presenta en el Balance General (Estado de Situacin)Dentro del rengln del Activo Corriente.

CAJA CHICACONTINUACION..Asientos ContablesPara su creacin. Cta. No. Detalle Aux. Dr. Cr. 1002 Caja Chica 2,000.00 @ 1001 Bancos 2,000.00 -01 Bco. Popular 2,000.00 Para registrar apertura delFondo de Caja Chica.

CAJA CHICACONTINUACION..Cuando se ordena la creacin del fondo de caja chica, es necesario que la misma tenga un custodio, por tal razn el cheque debe ser emitido a nombre del custodio.Esta persona es la responsable del fondo.Para el desembolso de los gastos deben existir comprobantes prenumerados, tambin deben existir comprobantes provisionales para los desembolsos y tan pronto lleguen los documentos justificativos con los valores exactos de los gastos se procede a elaborar el comprobante definitivo.