Tendencias en el Rol de las Personal Assistant

en el SXXIMadrid 27 de octubre de 2010

ESADE Business School

La Gestión en Tiempo de Crisis

Ponente: Eloisa Olmos TerolIxem ConsultoresBravo Murillo, 28 . 28015 Madrid Tel: 914453664E-mail: correoixem@ixem.net Web: www.ixem.netBlog: http://ixem.wordpress.com/

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -3-

El Papel ActualDirector General

Assistant

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -4-

Síntomas de la Situación Actual

Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea

y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy

urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -5-

No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me

informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me

lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe …

Síntomas de la Situación Actual

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -6-

1. Los que tienen que ver con la organización.

2. Los que tienen que ver con la Información y Comunicación.

Síntomas de la Situación Actual

Agrupación:Agrupación:

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -7-

Organización de la Actividad

Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea

y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy

urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -8-

No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me

informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me

lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe …

Información y Comunicación

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -9-

Urgencia

PLAZO = MOMENTO CIERTO

TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN PERSONAL

LA URGENCIA ES UN CRITERIO PERSONAL

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La Importancia

Es el impacto con relación a los resultados

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Matriz de ProgramaciónActividad I U

I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -12-

Matriz de ProgramaciónActividad I U

I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3

Tarea xTarea yTarea zTarea jTarea h

13121

AACBB

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Prioridades

A 3 2 1

B 3 2

C 3

3 2 1

TENER EL CONTROL

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El Semáforo

•Hay fluidez en la tarea•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado•No hay aglomeraciones

•Hay cierto atraso•Te ves obligada a interrumpir tareas•Está aumentando el flujo de lo imprevisto•Está aumentando el flujo de lo inmediato

VERDE: SIGUE!!

ÁMBAR: PIENSA!!

•Hay un flujo intenso de imprevistos•Hay cambios continuos en cuestión de minutos•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes•Te sientes desorientada y confusa

ROJO: PÁRATE

•Hay fluidez en la tarea•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado•No hay aglomeraciones

•Hay cierto atraso•Te ves obligada a interrumpir tareas•Está aumentando el flujo de lo imprevisto•Está aumentando el flujo de lo inmediato

VERDE: SIGUE!!

ÁMBAR: PIENSA!!

•Hay un flujo intenso de imprevistos•Hay cambios continuos en cuestión de minutos•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes•Te sientes desorientada y confusa

ROJO: PÁRATE

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -16-

Información y Comunicación

Anticipación: Crear espacios de comunicación

- Con mi Jefe- Con otros directivos

Aprovechar las fuentes- Secretarias- Correos- Actas de reuniones

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Información y Comunicación

LA ASERTIVIDADCapacidad de las personas para resolver

y prevenir los conflictos verbalmente

Escuchar paraComprender

Aportar SolucionesDe Contribución

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Imaginación

Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)

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Cinco Pilares1. Tener el control2. Anticipación3. Comunicación4. Compromisos5. Imaginación