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Proceso Administrativo
Sesión 8: Organización.
Objetivo
El alumno estudiará la organización
como segunda etapa del proceso
administrativo con el propósito de
entender la diferencia entre sus
fundamentos y principios como
elementos teóricos que le permitan
explicar conceptos como el de
responsabilidad, autoridad y
delegación para poder tener un
mejor manejo del cambio
organizacional.
Contextualización
Dentro del proceso administrativo, la
organización ha cambiado debido a
las exigencias del entorno externo. El
mundo ha experimentado grandes
cambios que afectan la forma de hacer
las cosas en las actividades cotidianas.
El comercio internacional, traducido
en un intercambio de gran variedad
de productos, ha originado que el
mercado mundial se vuelva mucho
más competitivo.
Contextualización
Esto implica que las organizaciones se deban adaptar a
esta dinámica empresarial, por lo que es necesario realizar
cambios y modificaciones en sus estructuras. Los enfoques
anteriores han sido desplazados por nuevas herramientas,
en la medida en que los administradores buscan adecuar
modelos y técnicas que permitan a los empleados llevar a
cabo, de una mejor manera, las actividades de la
organización. Estas herramientas buscan modificar los
procesos de trabajo, trayendo como consecuencia que el
proceso administrativo deje poco a poco el ámbito interno
operativo de la empresa y se vincule más con la tendencia
de expansión a través de nuevas formas de trabajo y
gestión que permitan reorganizar los procesos productivos.
Introducción
El entorno mundial, marcado por el fenómeno de la
globalización, se caracteriza hoy en día por la
integración de los mercados. Las barreras fronterizas
han sido rebasadas por el intercambio comercial,
exigiendo a las empresas un cambio en su manera de
producir, debido en gran parte a la competitividad que
exige la dinámica de los mercados. El proceso
administrativo debe afrontar el nuevo paradigma, a
través de mejorar y ajustar sus distintas etapas.
Introducción
La organización, al ser parte de él, debe
adecuarse a las nuevas exigencias, retomando
hacia su interior los cambios que demanda su
estructura organizacional en la definición de
actividades. Es así que la mayoría de las
organizaciones, independientemente del tipo o de
cuál sea su área de trabajo o actividad, requieren
una estructura organizada que defina con claridad
sus funciones, división del trabajo, niveles de
autoridad, delegación y responsabilidad, con el fin
de evitar problemas por una posible duplicidad de
funciones, además de describir con precisión los
puestos del personal.
Definición de organización
La organización como segunda etapa del proceso
administrativo es “… un proceso mediante el cual,
partiendo de la especialización y división del
trabajo, agrupa y asigna funciones a unidades
específicas e interrelacionadas por líneas de
mando, comunicación y jerarquía para contribuir al
logro de los objetivos comunes a un grupo de
personas”. (Franklin, 1998, p. 239). Puede ser de
dos tipos: formal e informal. “La organización
formal es una estructura intencional de funciones.
La organización informal es una red de relaciones
personales y sociales que no han sido
establecidas ni exigidas por una autoridad formal,
sino que han surgido de manera espontanea”
(Koontz y Weihrich, 2007, p. 154.)
Fundamentos y etapas de la
organización
Como te habrás dado cuenta, en la cita
anterior las escuelas del pensamiento
administrativo se han visto rebasadas con el
paso el tiempo, han surgido explicaciones
distintas que estudian un mismo fenómeno,
de ahí la importancia de conocerlas para
tener una fundamentación teórica que te
permita entender y explicar la actividad
administrativa. Dentro de la misma cita, se
mencionan algunas etapas de la
organización como son: la división del
trabajo, la especialización, la
departamentalización, etc.
Fundamentos y etapas de la
organización
Es conveniente hacer referencia a otras
etapas con las que te debes familiarizar:
la jerarquización, la coordinación,
descripción de funciones, la delegación
de responsabilidades, etc.
Algunos autores nos mencionan tres
sistemas fundamentales de organización:
a) organización lineal, b) organización
funcional y c) organización de staff.
Principios de organización
Un principio es una enunciación de
carácter general sobre las relaciones
existentes entre determinados
fenómenos en situaciones
determinadas. Si es definido
correctamente, resulta válido para todas
las situaciones a las que se refiere,
dondequiera y de cualquier modo que se
verifiquen: es válido hoy como hace un
siglo y como dentro de cien años; es
válido para Oriente y para Occidente, para
el Estado y para la empresa, para la gran
empresa y para la persona individual
(Zerilli, s/f, p. 258.)
Principios de organización
Estos principios “que son válidos para todas las
situaciones”, le permiten al administrador guiar
sus esfuerzos en un nuevo ambiente de
negocios para poder crecer en un ambiente de
alta competitividad. Principios como el de
especialización, jerarquía, autoridad, objetivos,
responsabilidad, unidad de mando, elasticidad y
flexibilidad, unidad de dirección, extensión del
control, homogeneidad de tareas, localización de
la autoridad, presencia y graduación de la
autoridad, equilibrio, equilibrio de autoridad y
responsabilidad, equilibrio de dirección y control,
tramo de control, coordinación los hemos
encontrado en el pasado, los encontramos en el
presente y los encontráremos en el futuro de las
empresas..
Estructura y diseño
organizacional
El diseño organizacional es un
proceso en el cual los gerentes
toman decisiones para elegir la
estructura organizacional adecuada
para la estrategia de la organización
y el entorno en el que los
miembros de la organización ponen
en práctica dicha estrategia. Por lo
tanto, el diseño organizacional hace
que los gerentes dirijan la vista en dos
sentidos, al mismo tiempo: hacia el
interior de su organización y hacia el
exterior de su organización (Stoner,
Freeman y Gilbert, 1996, p. 355.)
Estructura y diseño
organizacional
Richard L. Daft (2005, p. 86) nos da una
explicación al respecto.
1) La estructura de la organización designa
las relaciones formales de mando, incluso el
número de niveles jerárquicos y el tramo de
control de gerentes y supervisores, 2) La
estructura de la organización identifica el
agrupamiento de individuos en
departamentos y de éstos en la organización
total, 3) La estructura de la organización
incluye el diseño de sistemas para asegurar
la comunicación, coordinación e integración
efectiva de los esfuerzos en todos los
departamentos.
Responsabilidad, autoridad y
delegación
Toda organización deberá establecerse con un
objetivo previamente definido y claro, incluyendo las
divisiones que sean básicos al mismo; La
responsabilidad siempre deberá ir acompañada por
la autoridad correspondiente; La delegación de la
autoridad deberá ser descendente para su
actuación; La división del trabajo adecuada evitará
duplicidad de funciones (Gómez, 2004, pp. 216-
218.)
Responsabilidad, autoridad y
delegación
La responsabilidad es la obligación que
tiene un empleado de realizar las tareas
asignadas. El empleado adquiere esta
obligación al aceptar un trabajo o
determinada labor. El gerente no sólo es
responsable de llevar a cabo ciertas tareas,
sino también de las acciones de sus
subordinados. En ocasiones, puede que las
responsabilidades formales no sólo se
asignen a un individuo en lo particular, sino
a un grupo (digamos, un consejo directivo,
una comisión o un equipo) ( Hellriegel,
Jackson y Slocum, 2002, p. 283.)
Responsabilidad, autoridad y
delegación
“Tres propiedades la identifican: 1) La autoridad se deposita en
puestos organizacionales. La gente tiene autoridad por los puestos
que ocupa, no por características o recursos personales, 2) Los
subordinados aceptan la autoridad. Los subordinados se sujetan,
porque creen que quienes desempeñan el puesto tienen derecho
legítimo a ejercer la autoridad, 3) La autoridad fluye hacia abajo por la
jerarquía vertical. La autoridad existe a lo largo de la cadena formal
de mando y los puestos de mayor jerarquía reciben más autoridad
formal que las posiciones de abajo.
El poder organizacional se puede ejercer hacia arriba, hacia abajo y
horizontalmente. La autoridad formal se ejerce hacia abajo a lo largo
de la jerarquía y es lo mismo que el poder vertical y el poder legitimo”
(Daft, 2005, p. 494.)
Responsabilidad, autoridad y
delegación
Es en la delegación donde se manifiesta
claramente la esencia de la dirección y el
ejercicio de la autoridad, ya que si administrar
es hacer a través de otros, la delegación es la
concesión de autoridad y responsabilidades
para actuar. Ventajas: a) permite al directivo
dedicarse a las actividades de más
importancia, en tanto que las funciones
detalladas y rutinarias se delegan, b) A través
de ella, la responsabilidad se comparte,
haciéndose más significativa, c) Motiva a los
subordinados al hacerlos participes del logro
de los objetivos, d) Capacita a los
subordinados en ciertas decisiones
importantes (Münch y García, 2004, p. 163.)
El manejo del cambio
organizacional y la innovación
En la literatura sobre gerencia y desarrollo organizacional, la idea del
cambio es multisignificante y constantemente referenciada como
mecanismo para sobrevivir, para mejorar la competitividad y el
desempeño, y para alcanzar la legitimidad social, entre otras
significaciones; también lo es el objeto del cambio, pues se alude al
cambio en las estructuras organizacionales, en la cultura de los
miembros de la organización, en los espacios psíquicos de los
individuos, en los mecanismos de interacción social tanto formales como
informales, en los conocimientos y en los fines mismos de la
organización, por mencionar algunos de una amplia lista de objetos de
cambio. Estos diverso significados y connotaciones que se tienen en
común el supuesto de que gestionar el cambio es posible (Vértiz, 2008,
p. 14.)
El manejo del cambio
organizacional y la innovación
Una de las primeras definiciones de innovación es la de
Schumpeter (1934), quien entiende que ésta tiene lugar cuando se
produce la introducción de un nuevo bien o un cambio en la
calidad, la introducción de un nuevo método de producción, la
apertura de un nuevo mercado, la conquista de una nueva fuente
de aprovisionamiento de materias primas de bienes
semifacturados o la creación de una nueva organización de
cualquier industria. Por su parte, Tushman y Nadler (1986) la
definen como la creación de un producto, servicio o proceso que
es nuevo para una unidad de negocio. Por último, Damanpour y
Gopalakrishnan (1998.3) la conceptualizan como la adopción de
una idea o un comportamiento nuevo en una organización.
(Jiménez y Sanz, 2006, p. 33.)
Conclusión
La organización dentro del
proceso administrativo ha sido
estudiada desde distintos
enfoques, definiciones y
conceptualizaciones, porque
los distintos tipos de
organizaciones reflejan en sus
áreas una serie de cambios
producidos por aspectos como
el cambio organizacional, el
aprendizaje así como la
revalorización del factor
humano.
Conclusión
Es evidente la gran velocidad con la que
suceden los cambios en el mundo actual,
debido al acelerado ritmo de vida en los
ámbitos económico, político y social, han
afectado las estructuras organizacionales, al
llevar al administrador a tomar decisiones no
planeadas por cambios tan repentinos, esto
hace que el ambiente de las organizaciones
cambie constantemente. Es un hecho que
el proceso administrativo se debe adecuar
a las nuevas circunstancias para un mejor
desempeño de las organizaciones y de
los individuos.
Para aprender más
Te invitamos a revisar la siguiente lectura para ampliar tus
conocimientos sobre el tema, encontrarás distintos enfoques y
teorías que explican el cambio organizacional.
Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el análisis del
cambio organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis de
los procesos institucionales. Consultado el 1 de octubre de 2015:
http://brd.unid.edu.mx/referentes-teoricos-para-el-analisis...
Bibliografía
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Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México:
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Fernández, J. (2006). Fundamentos de la organización de
empresas. Breve historia del Management. España: NARCEA.
Franklin. E. (1998). Organización de empresas. Análisis, diseño
y estructura. México: McGraw Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2007). Elementos de Administración. Un
enfoque internacional. México: McGraw Hill.
Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de administración.
México: Editorial Trillas.
Stoner, J., Freeman, E., y Gilbert, D. (1996). Administración.
México: Editorial Pearson Prentice Hall.
Zerilli, A. (s/f). Fundamentos de Organización y Dirección General.
España: Ediciones DEUSTO.
Cibergrafía
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organizacional. Consultado el 1 de octubre de 2015:
http://www.redalyc.org/pdf/647/64750112.pdf
Jiménez, D. y Sanz, R. (2006) Innovación, aprendizaje
organizativo y resultados empresariales. Un estudio empírico”.
Consultado el 1 de octubre de 2015:
http://www.redalyc.org/pdf/807/80702902.pdf
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http://www.redalyc.org/pdf/212/21231108008.pdf
