Tercer jornada Introducción a Excel

7/28/2019 Tercer jornada Introduccin a Excel

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Introduccin a Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con

nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas,

clculos estadsticos y hasta operaciones lgico matemticas de alta complejidad.

Si bien es una herramienta muy potente e indispensable para la obtencin de resultados,no podremos hacer nada con ella si de antemano no sabemos realizarlo manualmente. O

sea, viene a realizar por nosotros la repetitividad de una tarea pero no la tarea en s.

Veremos cules son los elementos bsicos de Excel, la pantalla, las barras, etc, para

saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y

para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo

seguir trabajando.

Ingreso al programa

Hacemos clic en INICIO -TODOS LOS PROGRAMAS - MICROSOFT OFFICE - EXCEL oPodemos hacer doble clic si existiese el acceso directo en el Escritorio.

Pantalla inicial de Excel

Barra de ttulo: muestra el nombre del programa y el nombre de la planilla con el que se

est trabajando, si este todava no tiene nombre se lo denomina Libro1.

Barra de men: contiene todas las funciones de Excel agrupadas en ventanas

desplegables.

Barra de herramientas Formato: contiene los botones para acceder de manera ms

rpida a las funciones utilizadas con mayor frecuencia. Barra de frmulas: nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde

estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra

variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

Cursor: es el indicador que nos muestra en que celda nos hallamos ubicados.

Planilla: formada por 256 columnas y 65535 filas. Cada interseccin entre una columna

y una fila se llama celda.

Barra de etiquetas: conjunto de solapas Hoja1, Hoja2, la cul nos prmite desplazarnos

por las hojas que forman lo que se denomina un Libro de trabajo que es almacenado enun archivo.

Barras de desplazamiento: permite moverse a distintas reas de la planilla cuando esta

ocupa ms de una pantalla, se accede con la ayuda del mouse pulsando clic en las

flechitas o arrastrando el rectngulo. Tambin se llama scroll.

Barra de estado: situada en la parte inferior de la planilla, nos muestra diferente


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informacin acerca de un comando seleccionado o de una operacin en curso. Sobre el

lado derecho de la planilla nos informa si las teclas BloqNum (teclado numrico), BloqMay

(maysculas), Bloques (desplazamiento) se encuentran activadas.

Libro de Excel: los documentos creados con Microsoft Excel se denominan libros. Cada

uno de ellos se compone de varias hojas de clculo almacenadas en un mismo archivo.Las hojas contenidas en un libro son, por defecto, tres aunque este nmero puede

aumentarse sin lmite alguno. El hecho de que un libro contenga varias hojas de clculo,

permite tener mejor relacionados documentos que contengan vnculos entre s.

Los archivos de tipo libro de Excel se identidican por su extensin .xls. Es conveniente

conservar esta extensin an cuando se modifique el nombre del archivo.

Uso de la ayuda: la manera ms rpida y fcil de conseguir ayuda en Excel es recurrir al

ayudante para esto se debe hacer:

hacer clic en el botn representado con un signo de pregunta (ayudante) que seencuentra ubicado en la barra de herramientas.

se puede pulsar F1.

Empezando a trabajar con Excel

Antes de comenzar con el trabajo, debemos conocer algunos detalles y definiciones como

veremos ahora.Rango: Es un conjunto de celdas. Puede ser contnuo o discontnuo.

Rangos contnuos: Son aquellos en que las celdas que lo componen estn pegadas a

los lados unas con otras. Se denotan de la sig. Manera:

(Celda inicial:Celda final)

Ejemplos: (A2:B7), (D4:D11), (E2:H2)


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(D4:D11)

(A2:B7)

(E2:H2)

Rangos Discontnuos: Son aquellos en que las celdas que lo componen no estn

pegadas a los lados unas con otras. Se denotan de la sig. Manera:

(Celda 1; Celda 2;.;Celda x)

Ejemplos: (A1;A3; A9) , (C2;D4;E5;F3)


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Desplazamiento por la hoja:

Para movernos por la hoja usamos las flechas del teclado, o el Mouse.

Hojas: en la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas

hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar

por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.

Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos,

presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2".

Haciendo doble clic sobre el nombre de la hoja (Hoja2, por ejemplo) le podemos cambiar

el nombre a un nombre significativo al contenido de cada hoja.

Desplazamiento por el libro: nos centramos en el modo de desplazarnos por diferentes

hojas del libro o, utilizando una expresin coloquial, la manera de pasar las pginas del

libro.

Esta operacin puede ser tan sencilla como pulsar sobre la etiqueta de la hoja a la que se

quiere acceder. Algunas veces, no obstante, debido al gran nmero de hojas existentes,

algunas de las etiquetas pueden quedar ocultas y deberemos desplazarlas previamente.

Finalmente, recordaremos que la funcin Ir a del men Edicin sirve tanto para

desplazarse por la misma hoja como de una a otra hoja del mismo libro.

Desplazamientos:

Cursor derecha: una celda a la derecha.


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Cursor izquierda: una celda a la izquierda.

Cursor arriba: una celda arriba.

Cursor abajo: una celda abajo.

Inicio: comienzo de una fila.

Ctrl+Fin: final de la hoja Ctrl+Inicio: comienzo de la hoja.

Ingreso de datos:

Se ubica el cursor en la celda a escribir, haciendo clic con el botn izquierdo del mouse

o con las teclas de cursor del teclado.

Se tipean los datos (numricos o alfanumricos).

Para confirmar el valor en la celda se puede presionar Enter o las flechas.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o

ms tarde, despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la

izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla

FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda

adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremosdirectamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

Tipos de datos

Veamos que los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja

de clculo:

Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser

un nmero, una fecha u hora, o un texto.

Nmeros

Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signosespeciales + - ( ) / % E e . . Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para

escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un

nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en

contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5

equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).


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Cerrar un archivo: se elige la opcin Cerrar de men Archivo.

Abrir un archivo:

Se elige la opcin Archivo.

Se elige Abrir.

Se selecciona la unidad de disco y/o carpeta. Se elige el archivo.

Se hace clic en la opcin Abrir.

Salir de Excel: hacemos clic sucesivamente en men Archivo y la opcin Salir (habiendo

previamente guardado el archivo con el que estbamos trabajando.

Tambin podemos elegir el smbolo de la X que se encuentra en la parte superior

derecha.

Crear un libro nuevo: cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de

trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin sedenomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.

En caso de utilizar el botn Nuevo, aparecer un nuevo libro automticamente, pero si

utilizamos el men se abrir el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el

siguiente aspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vaco. (Se podra utilizar otraopcin de la barra pero en estos casos se creara el libro de trabajo a partir de otros libros

ya creados).

Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo.

Funciones

Una funcin de Excel es una expresin que devuelve un resultado numrico, textual,

lgico, etc; Comienzan siempre con el signo = Al ver este signo, Excel tratar de resolverlo que viene despus de l.

Las funciones de Excel pueden ser:

Prediseadas: Vienen realizadas de antemano. Ej Suma, Concatenar, Buscar. La

estructura de una funcin prediseada ser: =nombre(argumento)

Definidas por el usuario: Las defineel propio usuario, Ej =A2-(B1*2)/3


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La estructura de una funcin definida por el usuario ser una secuencia de celdas

relacionadas entre s por operadores.

Si fuera necesario se pueden mezclar ambos tipos. Ej =suma(A1:A7)/2

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos.

Ejemplo: + - * /

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.

Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un

valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < ,> ,= ,=,

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma seevala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de

los operadores.

Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de

algunas partes de una expresin antes que otras.

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera

del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de

los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelveantes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de

comparacin y por ltimo las de operadores lgicos .

Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son

resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos

mostrar un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios

antes o despus de cada parntesis.2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3


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Algunas funciones prediseadas

El resultado de todos los ejemplos se sacar de acuerdo a esta planilla:

1) SUMA: Nos devuelve la suma entre s de todos los valores que hay dentro de un

rango.

Estructura:

=SUMA(Rango)

Ej: =SUMA(A1:A6) 802) Promedio: Nos devuelve el promedio de todos los valores que hay dentro de un rango.

Estructura:

=PROMEDIO(Rango)

Ej: =PROMEDIO(A1:A5) 16,23) Potencia: Nos devuelve el primer nmero elevado a la potencia que indica el segundo.

Estructura:

=POTENCIA(CELDA1;CELDA2)

Ej: POTENCIA(B3;B5) 8Para seguir investigando a cerca de el resto de las funciones prediseadas disponibles ir

a:

Insertar -> funcin


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Autollenado de valores para un rango de celdas: el autollenado es que varias celdas

seguidas contengan una progresin de valores, ya sea una frmula, nmeros sueltos

(1,2,3,etc.). Para esto tiene que haber dos celdas escritas con datos, luego se deben

seleccionar ambas, se ver en la esquina inferior derecha de la seleccin hay un

cuadradito, se lleva la flecha del mouse hasta el, sta se transformar en un +,manteniendo pulsado el botn izquierdo del mouse se arrastra hacia abajo, a la derecha o

izquierda, segn se necesite. Al soltar se vern las celdas rellenadas con la frmula inicial

de las dos primeras con el reemplazo de valores.

Correccin ortogrfica: Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir

detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca

cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como

posible palabra errnea

Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstanteconviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere

decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede detectar

puesto que dependen del contexto

Uso del zoom

Cuando entramos a la presentacin preliminar, nos aparece una vista que no da idea

general de la planilla, pero si lo deseamos podemos ampliar el tamao para verla ms

detalladamente.

Hacer un clic en zoom.Configurar pgina

Hacer un clic en Configurar dentro de la vista preliminar o ir al men Archivo - Configurar

pgina.

Dentro de esta opcin se determina la orientacin de la hoja (horizontal o vertical), el

tamao de la hoja, los mrgenes.

Tambin se puede determinar un encabezado y pie de pgina.

Hacer un clic en Personalizar encabezado.

Hacer clic en la seleccin donde ir (derecha, izquierda o centrado). Escribir el texto y hacer clic en Aceptar.

Para pie de pgina, hacer un clic en Personalizar pie de pgina.

Elegir la seccin o ubicacin.

Escribir el texto y hacer clic en Aceptar.

Otro clic en Aceptar para conformar ambas opciones.


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Ordenar una planilla: ordenar la celdas significa acomodar los datos en forma

ascendente o descendente por algn dato o columna en comn.

Para esto se selecciona las columnas a ordenar (NO MS DE 3 POR VEZ), luego se va al

men Datos - Ordenar. Se ver en la ventana de ordenamiento que dice: ordenar por..,

luego por, luego por. En cada uno de los cuadros se escribe o se se lecciona delas opciones la columna que corresponda para cada caso. Luego en cada una si es

ascendente o descendente.

Por ltimo en esa pantalla dice si la pantalla tiene encabezamiento (SI/NO), significa

ttulos de las columnas, segn el caso cliclear en lo que corresponda y dar Aceptar.

Impresin rpida: se elige el cono de la impresora y se imprimirn todas las celdas con

contenido de la planilla con las opciones de tamao de hoja y de mrgen que vienen por

defecto.

Impresin de una planilla: dentro de la vista preliminar se elige la solapa Imprimir o en elmen Archivo Imprimir o pulsando CTRL+P.

Se determina el n de copias.

Desde que hoja hasta que hoja se imprime.

Y se hace clic en Aceptar.

Grficos

Crear un grfico: para crear un grfico se deben realizar los siguientes pasos:

1. Se selecciona el rango de celdas.

2. Se elige el cono Asistente para grficos.3. Se elige el tipo de grfico. En esta opcin se encuentran dos tipos: estndar en donde

estn los grficos comunes de barras, lneas, crculos, etc. y los personalizados con fondo

de colores, tramas, formas, etc.

4. Luego se debe hacer un clic en Siguiente para determinar el orden de las series, es

decir si se va a graficar por filas o por columnas y se especifica el rango de datos si el que

muestra no es el correcto. Este ltimo siempre se coloca detrs de Hoja1!, el signo $, la

letra de la 1 columna, el signo $, el n de fila, dos puntos (:), el signo $, la letra de la

ltima columna, el signo $, el n de la ltima fila, todo sin espacios.5. Se hace clic en Siguiente para colocar los ttulos al grfico y a los ejes, leyendas,

determinando si se visualizan o no y en que ubicacin, rtulos a los datos, las cuadrculas,

es decir las lneas divisorias en el grfico si van a aparecer.

6. Luego se hace clic en Siguiente para: determinar en donde se va a situar el grfico, si

en la hoja junto a la planilla o en una hoja aparte. Se determina el lugar haciendo clic en la


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opcin correspondiente.

7. Para finalizar se hace un clic en el botn Terminar y el grfico quedar insertado.

Modificaciones del grfico en pantalla: cuando el grfico recin se inserta ver

marcado a sus costados por cuadraditos de otro color, estos sirven para cambiar su

tamao. Arriba se va a ver la barra de herramientas de grficos. Esta barra sirve para:

Cambiar el tipo de grfico, en caso de que el elegido anteriormente no haya quedado

bien. Esto se hace haciendo un clic en el cono que corresponde.

Tambin esta compuesta por el cono rea de Formato del grfico, esta sirve para:

Cambiar las tramas del grfico (en caso de que sea personalizado), eligiendo la solapa

Tramas, en donde se podr variar el borde del grfico en tipo de lnea, color y grosor.

Tambin se puede dar un sombreado y hacer que las esquinas del grfico sean

redondeadas. Tambin se le puede cambiar de color, con el cono rea y darle efectos derelleno, con cono del mismo nombre (en donde se pueden hacer los colores degradados

en 1 o dos colores, cambiar las texturas, la trama, la imagen). Despus de haber hecho

los cambios se hace un clic en Aceptar.

Otra opcin de la barra de herramientas es Leyenda, que se utiliza para mover de lugar

la leyenda identificatoria de los datos.

Tambin est el cono de Tabla de datos, esta muestra o no los valores de las series

dentro del rea del grfico.

Los conos Por fila y Por columna, hacen que el grfico vare segn la eleccin delordenamiento de las series, si es horizontal o vertical.

Ajustar el tamao del grfico: para variar el tamao del grfico se debe:

Hacer un clic en el rea del grfico si es que no est ya seleccionado.

Para agrandar o achicar a lo ancho, se hace un clic en los cuadrados del centro de los

laterales, manteniendo pulsado el botn izquierdo del mouse se arrastra a la derecha para

agrandar o a la izquierda para achicar.

Para agrandar o achicar a lo alto, se pulsa en los cuadrados de los laterales superior o

inferior, y se hacen los pasos que para el caso anterior. Para agrandar o achicar a todos los lados se hace clic en los cuadros de las esquinas.

Para terminar las modificaciones se hace un clic fuera del grfico.

Mover un grfico

Se selecciona el grfico y se mantiene pulsado.

Cuando el puntero del mouse toma la forma de 4 flechas, sin soltar se arrastra el mouse


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hasta lograr la ubicacin deseada.

Se hace un clic fuera del grfico para desactivar la seleccin.

Borrar un grfico

Se selecciona el grfico.

Se elige Edicin -Deshacer una operacin

Se va al men Edicin -

Imprimir un grfico: los grficos se imprimen junto con la planilla en caso que as estn

o solos, solo basta con hacer clic en el cono de la impresora o ir al men Archivo -

Imprimir


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