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La gestión documental como línea estratégica de la administración electrónica. La experiencia del Ayuntamiento de Terrassa
V Jornadas técnicas de archivos en la Administración local. Gobernanza y gestión documental
Málaga, 26-27 de abril 2012
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Presentación1. La ciudad de Terrassa. Contexto
2. Implantación administración electrónica
3. Sistema Paradís de gestión de documentos Ayuntamiento de Terrassa▫ Planificación del proyecto▫ Equipo de trabajo▫ Cambios orgánicos▫ Herramientas de gestión documental
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La ciudad de Terrassa. Contexto
• Número habitantes: 214.078 hab.
• Presupuesto consolidado 2012:196 M €
• Número de trabajadores: 1.800
• Número de entes descentralizados: 6 Sociedades Municipales y un Instituto municipal
• Dos centros de Archivo municipal:Histórico y Administrativo
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24/04/2012
Datos de contexto
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Número de usuarios de la red corporativa: 1.600 (aproximadament)
Tamaño de la base de datos corporativa: 430 Gb.
Tamaño de las unidades M:/ 565 Gb
Ocupación de las unidades N:/ 1,12 Tb
Tamaño del CEM: 450 Gb
Implantación administración electrónica 2011
• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756(incremento de 44,01% respecto a 2010)
• Trámites con firma electrónica: 1.308 (incremento de 88,74% respecto a 2010)
• Trámites pagados con tarjeta en la sede: 4.160
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Administración electrónica
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Gestión expedientes electrónicos; nuevo gestor o BPM con firma electrónica
Portafirmas electrónico
Gestor de documentos activos
Gestor de documentos de archivo (Records Manager)
Preservación digital (archivo digital)
Administración electrónica
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Desarrollo del Gestor documental
CdCTipologías
DocumentalesModelo metadatos
Calendario conservación
Manual digitalizaciónCatalogo
procedimientos
Creación de herramientas comunes para la implantación de
la e-administración
MetadatosProcesos y trámites
Firma elec.Control de
formatos y datos
Seguridad y accesosIntegración
SSII
Interoperabilidad
Adaptación de la Normas técnicas
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Sede Electrónica Registro de entraday salida documentos
BPM Aplicaciones de Gestión de exp.
Unidades de red
Gestor documental
Storage
Archivo digital
web
Sharepoint
Piezas de la e-administración
Base de datos
Herramientas de gestión: CdC, Calendario de conservación, Metadatos, e -firma, manuales e instrucciones…
Inicio del proyecto• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la
Información.
▫ Ordenanza Municipal del Gobierno y la administración electrónica
▫ Concurso compra storage/ consultoria gestión documental
• 2008: Informe final auditoria de Gestión Documental.
▫ Visibilidad, consolidación del servicio de Archivo dentrode la organización.
• 2009: Impulso definitivo. Dirección de Servicio de Tecnología. ▫ Modernización Plataforma Tecnológica a todo el
Ayuntamiento. ▫ Proyecto de Gestión Documental
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Inicio del proyecto• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica
(Oracle Suite ECM) ▫ Desarrollo del software de Records Management
▫ Primeras pruebas del gestor documental en el departamento de población (Padrón habitantes): Introducción de documentos.
• 2011: Desarrollo de la herramienta▫ Integración con otros sistemas (BPM, RP, Bus
servicios..)▫ Integración a la nueva arquitectura tecnológica▫ Proyecto expedientes de RRHH
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Bases de Datos
Portales y MWAplicaciones URMUCM
DocumentManagement
Web ContentManagement
Evolución del proyecto
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Mayo 2010 Enero 2012
Normativa interna• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de
Terrassa [2004]
• Ordenanza reguladora del Gobierno y la Administración Electrónica [2007]
• Manual de gestión Documental [2008]
• Cuadro de Clasificación Corporativo (aprobado)
• Plan de Archivos 2007-2011 y 2011-2015(Plan de trabajo elaborado por el Archivo Municipal)
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Decisión política y organizativa▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área Política corporativa en materia de gestión documental
▫ Ley 11/2007, de accesos electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
▫ Ley 56/2007, de medidas de impulsos de la sociedad de la información
▫ Llei 29/2010, de l’ús dels mitjans electrònics en el sector públic de Catalunya
▫ Normas Técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad
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Transversalidad del proyecto La gestión documental es un sistema para toda la
organización y debe resolver los requisitos de negocio y los tecnológicos.
Cambio organizativo y orgánico. Archivo Municipal dentro del Servicio de tecnología e innovación
Creación de un equipo de trabajo multidisciplinar
Espíritu colaborativo y trabajo en equipo
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Objetivos del proyectoA corto plazo:• Establecer políticas y criterios de gestión documental
en toda la organización.
• Favorecer la difusión del conocimiento.
• Impulsar la reutilización de la información
• Mejorar los circuitos y al producción documental en el Ayuntamiento
• Atender la necesidades de la e-administración y aportar soluciones a la organización
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Objetivos del proyecto
A largo plazo:
• Implantar el gestor documental como eje central de la administración electrónica
• Desarrollar el gestor de archivos y las políticas de Records Management
• Preparar el archivo digital para la preservación de los documentos electrónicos de conservación permanente.
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Equipo de coordinación e-administración
Alta dirección
Equipo coordinación
Equipo ejecución
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Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios GeneralesCoordinador de ÁreaDirector de Servicios Tecnología, logística y Calidad
Jefe de proyectos tecnológicos Jefe arquitectura de Sistemas InformaciónResponsable de Innovación y procedimientos (sede electrónica)Directora del Archivo Municipal (Gestión documental)Responsable de protección de datos y e-administración
Informático desarrollo en gestión documental y registroGestores de documentos y archiveras Informático de desarrollo aplicaciones webTécnico de ingeniería de procedimientos y sede electrónicaEmpresas externas
Sistema ParadísGestión de los documentos electrónicos de
Ayuntamiento de Terrassa:
Conjunto de políticas, normas, aplicaciones y instrumentos de gestión
que regulen y controlen la producción de documentos del Ayuntamiento de
Terrassa y permitan su uso, gestión y preservación
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Sistema Paradís
El Sistema Paradís pretende preservar las propiedades esenciales de los
documentos producidos en el interior del sistema y será la robustez y la solidez de los diferentes subsistemas lo que nos va a permitir la preservación de documentos auténticos, fiables, íntegros, usables y
accesibles.
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Fase de concepción proyectoTrabajo de investigación
▫ Analizar las actividades y las funciones de laorganización
▫ Reconocer y evaluar los sistemas existentes
▫ Identificar las estrategias para satisfacer losrequerimientos
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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
Fase de elaboraciónElaboración de los instrumentos esenciales de gestión
documental (archivo):
Cuadro de clasificación (Fileplan) Calendario de conservación /retención/eliminación Modelo de seguridad y accesos Modelo de metadatos Catalogo de tipologías documentales Catalogo de procedimientos
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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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UCM URM ARXCHIVO DIGITAL
1ª Fase 2ª Fase
Categoría de transferencia
Categoría de retención
Acceso grupos de seguridad usuarios.
Acceso restringido
Responsables de gestión documental departamental
Fase activa/semiactiva
Fase inactiva
Conservación permanente
Archivo físicoGestión de híbridos
CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL
File PlanÚnico para toda la organización
Integrado en todas las herramientas de gestión y producción de documentos
Está formador por:- El Código de clasificación- El Calendario de conservación (retention schedule)- Permisos de acceso y seguridad
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Calendario de conservación
Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos de clasificación.
Políticas de retención, muestreo y eliminación.
Aplicación de la misma regla de retención y conservación en cualquier formato y en cualquier de los subsistemas integrados.
La información contenida en el calendario de conservación forma parte del file plan.
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Modelo de Metadatos
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Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC) Define una serie de elementos obligatorios y otros optativos. Propone un mínimo de elementos (ampliable). Define los valores de los elementos de metadatos.Los metadatos se pueden capturar de forma automática o de forma manual. La asignación automática de valores a los metadatos se puede relacionar con la utilización de tablas de consulta o otros instrumentos.
Modelo de metadatos
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Para qué sirve?
•Ayudar a la comprensión de los documentos.
•Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos dentro del sistema.
•Proteger la confidencialidad de los documentos.
•Favorecer la recuperación, sostenibilidad e interoperabilidadde los documentos a través de los sistemas que los gestionan.
•Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de la su creación y uso.
Cuadro de seguridad y accesosDefinición de responsabilidades y
responsables!!
Asegurar el acceso o la restricción de los usuarios a los documentos dentro del gestor documentalAplicar los niveles y grupos de seguridad a todos
los usuarios del sistemaMoreq2: definición de roles y funcionesCuadro de seguridad y accesos relacionado con
Directorio Activo- Organigrama
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Modelo de seguridadGrupos de seguridad:conjunto donde se categorizan los documentos paraaplicar permisos = Código de clasificación
C177 Contratación de servicios = Grupo de seguridad Código C177
Rol : Agrupación de grupos de seguridad. Se recrea a AD ( el concepto es grupo de segureidad)
UCMPadroTecnic Acceso a los grupos de seguridad V101, V102, C156, A128
Permisos: Escritura, lectura, modificación, eliminación
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Modelo de seguridad
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Catalogo de tipologías documentales
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Fase de construcción Integrar todas la herramientas de gestión
documental en el gestor. Integrar la mismas herramientas en los
diferentes sistemas de información y desarrollo de aplicaciones. Aplicar las políticas de gestión documental en
todo el ciclo de vida de los documentos. Asegurar la integración de todos los sistemas y
subsistemas
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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
Fase de transición• Fase de transición: ▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural
en la organización.▫ Requiere mucha formación, paciencia, tiempo y
dialogo▫ Imprescindible el soporte de la Dirección de la
organización
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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
Fase de producción• Fase de producción: el Sistema de gestión de
documentos a pleno rendimiento en toda la organización, en un entorno de producción
• Revisión y evaluación constante de las soluciones y de las herramientas de gestión
• Formación de usuarios permanente: usuarios de nueva incorporación
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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
¿Qué hemos aprendido?• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y
compartiendo el conocimiento• Importancia de la tecnología• Comunicar i transmitir nuestro conocimiento• Reforzar la posición del Archivo dentro de la
organización• Mucha paciencia y no esperar milagros
tecnológicos• Planificar y a organizarnos mejor• El valor de la formación dentro la organización
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