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INTRODUCCIÓN
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar
en sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una
institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido
tan rápido como la administración desde un principios del siglo. Pocas
veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado
indispensable con tanta rapidez. La administración que es el órgano
específico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto
es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el
espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto
explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse
y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede
describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales
partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde
comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de
animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la
creación de las pequeñas comunidades.
Las organizaciones son unidades sociales coordinada, consciente,
que están compuestas por dos o más personas, que funciona con relativa
constancia a efecto de alcanzar una meta o planes comunes. De acuerdo
con esto, las empresas productoras, comerciales y de servicios son
administradas para cumplir los objetivos trazados. Por esto es que existe
la administración que permita coordinar una serie de pasos para lograr las
metas organizacionales. Se considera a la administración como el
conjunto de procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y
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controlar) que, realizados convenientemente repercuten de forma positiva
en la eficiencia y eficacia de la actividad realizada en la organización.
De acuerdo con esto, la eficiencia consiste en cómo se hacen las
actividades dentro de la organización, el modo de ejecutarlas, mientras
que la eficacia es para qué se hacen las actividades, cuáles resultados se
persiguen y si los objetivos que se traza la organización se han
alcanzado. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y servicio.
Por todo lo esbozado anteriormente, el control dentro las
organizaciones, invierten como fuerza motora que conlleva al logro de los
objetivos y misión empresarial y en conjunto significan la eficiencia y la
eficacia de la empresa.
Es por ello, que la presente investigación está dirigida al análisis del
procedimiento administrativo aplicado a la Gerencia de Recursos
Humanos de Aerócentro de Servicios, C.A. Ubicada en el Aeropuerto
Caracas.
Es importante señalar que la investigación se ha estructurado de la
siguiente manera: Capítulo I, el cual está conformado por el diagnóstico,
la justificación, objetivos de la investigación, el general y los específicos,
el cronograma de actividades. Capítulo II, este contiene la reseña
histórica de la organización, misión, visión, políticas y organigrama.
Capítulo III, está integrado por la descripción de las actividades y las
bases teóricas y soporte legal. Capítulo IV, está estructurado por las
conclusiones a que se llegaron, así como a las recomendaciones, luego
las referencias bibliográficas utilizadas.
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DIAGNOSTICO
A nivel mundial, las Empresas han sufrido diversos cambios ya que
las mismas son un instrumento universalmente empleador, las
organizaciones han pasado de un escenario estable a uno de
incertidumbre, esto debido al entorno donde se encuentran, han
desencadenado en las empresas un gran número de cambios internos
dentro de los sistemas o procedimientos administrativos aplicados en las
diferentes Direcciones, Gerencias o Unidades que conforman una
Organización.
Las Empresas deben tomar decisiones estratégicas adecuadas que
permitan alcanzar ventajas competitivas que conlleven a la efectividad,
eficacia y excelencia empresarial a través de un proceso flexible de
mejora continua. El éxito por lo tanto, exige una continua adaptación de
las empresas a su entorno, de allí depende que las mismas necesitan
elementos de control que le permitan medir su eficacia en sus
operaciones y las posibilidades de hacer los correctivos necesarios
orientados al cumplimiento de las metas establecidas a futuro.
Las Organizaciones pueden medir o evaluar su evolución desde
distintas perspectivas, no solo en la búsqueda de las ventajas
competitivas, sino también en la rentabilidad que se genera mediante los
recursos financieros, físicos, humanos, organizativos y tecnológico, así
como también las capacidades como sistema de valores compartidos y
rutinas que se desarrollan con los recursos que tiene la empresa al
momento de prestar un servicio o producir un bien, sin embargo el
desarrollo de las capacidades va a depender de las estrategias que
implementen internamente las organizaciones.
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En tal sentido y a fin de contribuir a tal propósito, en el desarrollo de
esta investigación se realizan algunas reflexiones acerca de los
procedimientos administrativos aplicados dentro de cada empresa u
organización, abarcando desde el enfoque clásico hasta el moderno, su
evolución y situación actual dentro de las misma, así como el análisis y
soportes durante un procedimiento en diferentes empresas durante el
desarrollo y ejecución de sus actividades.
Motivo mediante el cual se da inicio a un estudio orientado
básicamente a determinar la existencia y efectividad de los elementos de
control durante los procedimientos administrativos dentro de la Gerencia
de Recursos Humanos de la Empresa Aerócentro de Servicios, C.A, este
estudio se efectuó basándose en la observación de las actividades
diarias de la misma, producto de las actividades de pasantías de la
autora.
Del análisis realizado se desprende que en la Gerencia de Recursos
Humanos existe la carencia de un manual de normas y procedimiento
que permita y facilite la aplicación de los procedimientos administrativos
adecuados al momento de ejecutar las tareas diarias inherentes al talento
humano, lo cual permitirá generar una serie de debilidades que están
ocasionando deficiencia a la organización, así como varias fortaleza
mediante las cuales la empresa se apoyaría para mejorar su
rendimiento. Por tal motivo, este estudio está orientado al análisis del
procedimiento administrativo aplicado a la Gerencia de Recursos
Humanos de Aerócentro de Servicios C.A, ubicada en el Aeropuerto
Caracas, Charallave Estado Bolivariano de Miranda
JUSTIFICACION
Este diagnostico se efectuó mediante el análisis de los
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procedimiento Administrativos que se aplica internamente al momento de
ejecutar las actividades diarias dentro de la Gerencia de Recursos
Humanos, y la constante colaboración del tutor empresarial quien
oriento el desarrollo de cada una de las mismas, lo cual permitió detectar
una serie de debilidades y fortalezas, las cuales fueron evaluadas en
cuanto a causa y efectos que se generan en los procesos internos, lo cual
facilito la delimitación del estudio.
Referente a la importancia, está dada en que considerando que los
controles internos y aplicación de los procedimientos administrativos,
representan la fuente principal para las organizaciones, a través de este
estudio la empresa podrá disponer de estrategias que faciliten corregir la
debilidad que esta presenta en los actuales momentos, a fin de
mantenerse y expandirse en el mercado competitivo.
En cuanto a la relevancia del estudio se refiere, está evidenciada en
que la empresa tendrá a su disposición una serie de herramientas que
permita corregir las debilidades existentes.
Por último, el aporte del estudio queda representado en el hecho de
que la empresa contará con un ejemplar de este informe una vez
concluido, donde se recopilan las causas que están afectando el
rendimiento y efectividad de la Gerencia y a Nivel general de la Empresa,
así como también quedara como material de consulta para los estudiantes
interesados en el tema.
OBJETIVO GENERAL
Proponer la elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos
internos Aplicados a la Gerencia de Recursos Humanos de Aerócentro de
Servicios, C.A. Ubicada en el Aeropuerto Caracas “Oscar Machado
Zuloaga”, Charallave. Estado Bolivariano de Miranda.
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OBJETIVO ESPECIFICOS
Diagnosticar la Situación Actual que se Presenta en la Aplicación de
los Procedimientos Administrativos en la Gerencia de Recursos Humanos
de Aerócentro de Servicios, C.A.
Determinar los Elementos que están incidiendo en los procesos
internos aplicados durante la ejecución de de las Actividades en la
Gerencia de Recursos Humanos de Aerócentro de Servicios, C.A..
Proponer las Estrategias Necesarias para Mejorar la aplicación de
los Procedimientos Administrativos durante el Desarrollo de las
Actividades en la Gerencia de Recursos Humanos de Aerócentro de
Servicios, C.A.
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CUADRO Nº 01
Instituto Universitario de TecnologíaTOMÁS LANDER
Av. Ribas, Edificio Universitario. Ocumare del Tuy, Estado Miranda
Telefax: 0239 – 2259474 / 2240998E-mail: [email protected]: www.iuttol.edu.ve
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ASIGNADAS POR LA EMPRESA R-3
FASE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESFECHA DE
EJECUCION
Introducción Bienvenida, proceso de inducción al manual de procedimientos, normas de la empresa y sus departamentos.
11/05/2009
De Ejecución
Elaboración y entrega de los recibos de pago correspondientes a la quincena.
Semana Nº 1 12/05 al
15/05/2009
Organizar el archivo y hacer inventario del material de oficina faltante para la requisición.
Semana Nº 218/05 al
22/05/2009
Análisis de nomina y conteo de los cesta-ticket, cargar en el sistema la nomina y los tickets de alimentación.
Semana Nº 325/05 al
29/05/2009
Envió por fax de documentos como anticipo de prestaciones sociales, préstamo personal, vacaciones y reposos; Hacer constancias de trabajo y buscar cuantos días de vacaciones le queda a cada empleado.
Semana Nº 401/06 al
05/06/2009
Análisis de nomina y conteo de los cesta-ticket, cargar en el sistema la nomina y los tickets de alimentación. Elaboración y entrega de constancias de trabajo.
Semana Nº 508/06 al
12/06/2009
Elaboración y entrega de los recibos de pago correspondientes a la quincena.
Semana Nº 615/06 al
19/06/2009
Búsqueda de expedientes para anexarle documentos que corresponda a cada uno de ellos y se realizaron planillas 14-02 y 14-03.
Semana Nº 722/06 al
26/06/2009
Archivo de facturas pertenecientes al mantenimiento de las aeronaves. Se organizaron y enviaron a caracas los recibos de cobro de guardería.
Semana Nº 829/06 al
03/07/2009
Fuente: Agrela. (2009)
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CAPITULO II
HISTORIA DE LA EMPRESA
La Empresa Aerócentro de Servicios C.A., se encuentra ubicada en
el Aeropuerto de Caracas “Oscar Machado Zuloaga”, Edificio Aerócentro,
Charallave. Estado Bolivariano de Miranda. Fue fundada en 1.980, con la
finalidad de prestar servicio de mantenimiento y apoyo técnico a
diferentes tipos de aeronaves y helicópteros, equipos y productos para la
industria militar y el sector gubernamental, pertenecientes al parque
aéreo nacional y extranjero.
Desde sus comienzos trabajo las aeronaves GULFSTREAM
COMMANDER y los motores Turbohélice GARRETT TPE331.
Actualmente atienden una gran variedad de aeronaves, a los cuales
presta un servicio organizado de mantenimiento y asesoría técnica
garantizando las mejores condiciones de vuelo en seguridad y confort a
sus apreciados clientes.
Actividad o Razón Social
Se especializa en la compra y venta de aeronaves nuevas y usadas,
servicio de mantenimiento autorizado, servicio de transporte ejecutivo,
administración de aeronaves y asesoría integral aeronáutica. Además
cuenta con un amplio y eficiente servicio de representaciones, venta de
partes y repuestos de diversas marcas.
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Misión
Establecer un código de ética que guíe la cultura corporativa de
servicio, la cual depende de la capacidad organizacional y los indicadores
de impacto frente al cliente para la construcción de nuevos valores y
procesos fortaleciendo el compromiso basándose en:
Buscar siempre la excelencia, logrando el mayor grado de
satisfacción y fidelidad de los clientes.
Ser representantes de los mejores fabricantes de aeronaves
y sus componentes.
Trabajar con el personal mas calificado en la industria
aeronáutica con el mejor ambiente laboral.
Visión
Convertirse en la mejor empresa de servicios aeronáutico a nivel
nacional e internacional y el cual los actuales y futuros clientes tengan
como primera opción para la compra, venta y mantenimiento de sus
Aeronaves.
Políticas de la Organizacion.
Aerócentro de Servicios C.A. ofrece la experiencia, dedicación,
confianza y tecnología en los servicios de mantenimiento de la
aeronavegabilidad basada en una filosofía fundamentada en los
siguientes aspectos:
Calidad: El servicio y mantenimiento de las aeronaves bajo las más
estrictas normas nacionales e internacionales.
Seriedad Empresarial: Posee un estilo gerencial serio y profesional,
avalado por una continua y estrecha relación de negocios, para
mantener a todos sus clientes satisfechos.
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Confiabilidad de Suministro: Gracias al alto compromiso con sus
clientes la empresa garantiza el suministro ininterrumpido de partes
y repuestos.
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Grafico Nº 1
Estructura Organizativa de la Empresa
Fuente: Aerócentro de Servicios C.A
1
Grafico Nº 2
Organigrama Gerencial
Fuente: Aerócentro de Servicios C.A
2
Grafico Nº 3
Organigrama de la Gerencia de Recursos Humanos
Fuente: Aerócentro de Servicios C.A
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CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
El pasante fue recibido por el Tutor Empresarial Lic. René Ramírez,
quien le ubico en el Departamento de Recursos Humanos para el inicio de
las prácticas profesionales, orientándole a través de una charla de
inducción sobre las actividades a realizar en el departamento.
A continuación se especifican las diferentes tareas y actividades
realizadas por el pasante en los diferentes áreas, a la cual fue asignado
dentro de la empresa de manera cronológica y durante el periodo de ocho
(8) semanas, todas orientadas bajo un plan de trabajo de la siguiente
manera
Semana N° 1 del 12/05/ al 15/05/2009
Durante la semana, se efectuó un recorrido por las instalaciones y
después se procedió a la presentación del personal, se realizaron los
recibos de pagos correspondientes a la quincena.
Semana N° 2 del 18/05/ al 22/05/2009
Se procedió hacer el inventario del material de oficina en donde se
determina que cantidad de cada uno de estos se requiere para hacer la
requisición. Actualización del archivo de los expedientes de los
trabajadores activos e inactivos el cual consiste consignar en una carpeta
una serie documentos como la planilla de solicitud de empleo que ellos
llenan su currículum, fotocopia de la cedula de identidad y la planilla de
4
solicitud aprobada de nuevo empleado. Posteriormente se elaboraron
planillas de solicitud de apertura de cuenta de el banco banesco para
incluir en la nómina a los nuevos empleados las cuales son enviadas a
la oficina de caracas para que sean autorizadas luego estas son
regresadas a la empresa para entregárselas a los trabajadores y ellos
acudan al banco a realizar la apertura.
Semana N° 3 del 25/05/ al 29/05/2009
Seguidamente en esta semana se desarrollo los reportes diarios de
los empleados para realizar el cálculo de nomina quincenal y los tickets
de alimentación, reuniendo todos los documentos que soportan dicho
cálculo tales como: vacaciones, reposos, permisos, tarjetas de
producción, justificativos de inasistencias. Cada reporte por empleado se
revisa para observar q faltas tienen si hay alguna inasistencia se verifica
los documentos nombrados anteriormente para ver si dicha falta es
remunerada o no, se chequea si tienen algún sobre tiempo el cual es
pagado con las tarjetas de producción de cada empleado y
posteriormente se hace el conteo de lo cesta ticket q son sacados por día
trabajado.
Semana N° 4 del 01/06/ al 05/06/2009
En esta semana se realizo la revisión para verificar todos los
soportes que estén autorizados por el gerente de cada área y de ser
necesario por el Gerente General. Registrar los datos para procesar los
cálculos al sistema para la realización de la nomina final. Que luego son
impresos y enviados por vía fax a las oficinas principales encargadas del
pago, ubicadas en Caracas.
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Semana N° 5 del 08/06/ al 12/06/2009
Se procedió a tramitar solicitudes de vacaciones, reposos y pagos
de préstamos al personal, según lo establecido en la Ley Orgánica del
Trabajo (L.O.T.) y con la aprobación del Gerente General para la
elaboración de la nómina. Se hicieron constancias de trabajo estas se
realizan colocando el nombre, cedula de identidad, cargo, departamento
donde desempeña sus labores, fecha de ingreso y el sueldo mensual del
empleado.
Semana N° 6 del 15/06/ al 19/06/2009
En esta semana se procedió a la elaboración y entrega de los
recibos de pagos correspondientes a la quincena estos son ordenados
por el código que corresponde a cada empleado posteriormente se
continuo con los tramites de vacaciones, reposos y pagos de préstamo al
personal los cuales fueron enviados por vía fax y valija a las oficinas de
caracas.
Semana N° 7 del 22/06/ al 26/06/2009
En esta semana se continúo con la actualización del archivo de
expedientes de los trabajadores activos, custodiando, conservando y
ordenando a los trabajadores inactivos. También se realizaron las
planillas 14-02 esta es la que se realiza para hacer la inclusión del
trabajador y el familiar que desee incluir en el seguro social obligatorio y
la 14-03 es aquella que se realiza cuando egresa un empleado de la
organización. Aparte se entregaron planillas de seguros privados como el
seguro mercantil y banesco estas las llenan los trabajadores con sus
datos y datos del familiar que quieren incluir junto con su fotocopia de la
cedula y documentos como partida de nacimiento para el caso de
inclusión de un menor.
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Semana N° 8 del 22/06/ al 03/07/2009
En esta semana se archivaron las facturas pertenecientes al
mantenimiento de las aeronaves de acuerdo a las siglas de cada avión
las cuales identifican si son venezolanos o extranjeros. Después se
organizaron los recibos de cobro y comprobantes de pago de guardería
que son enviados a la oficina principal para que realicen los cheques
correspondientes y estos son enviados a la oficina de Charallave para ser
entregados a cada empleado que tenga el beneficio de guardería.
BASES TEÓRICAS
Otro aspecto importante dentro de la estructura del proyecto lo
conforman las bases teóricas, las cuales Fernánde y otros, (2006) define
"Que es un compendio escrito de artículos, libros y otros documentos que
describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre el problema
de estudio, nos ayuda a documentar como nuestra investigación agrega
valor a la literatura existente". (p.64).
Interpretando al autor anteriormente referido se infiere que las Bases
Teóricas implican analizar teorías, documentos y antecedentes que se
consideren validos para el correcto encuadre de la investigación.
Empresa
Es una sociedad mercantil o industrial fundado para llevar acabo
negocios.
Para Martínez, (2004) la empresa es definida como:
Es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado, es por eso que, para poder desarrollar su actitud la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factura productiva precisa y como se
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combinan, así mismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permite realizar contratos, captar recursos financieros, si no disponen de ellos, y ejercen sus derechos sobre los bienes que producen. (p. 4).
Lo antes expuesto, define a la empresa como unidades sociales o
agrupaciones humanas construidas para producir y poner en manos del
público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la
economía, esta combina y utiliza los factores de producción para alcanzar
objetivos específicos.
Administración
Muchos autores le han dado diversos conceptos a lo que es la
administración Stoner, Freeman, Gilbert, (2004) señalan que la
administración "Es el conjunto de las funciones o procesos básicos
(planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia
de la actividad realizada en la organización". (p .4).
Lo antes señalado, da a conocer que la administración es el manejo
de diversas actividades que se desarrollan en una organización,
independientemente de que sea con o sin fines de lucro.
El texto arrojo que la administración, es un conjunto de procesos o
de pasos a seguir para lograr las metas preestablecidas para la
organización, donde se encuentran inmersos los procesos administrativos
como lo son: la planificación, organización, dirección y control, las cuales
se encuentran estrechamente vinculados entre sí.
Proceso Administrativo
Está representado por las distintas actividades administrativas
realizadas en esta área, las cuales son: la planeación, organización,
dirección y control, al respeto Nickersón, (2005) afirma que el proceso
administrativo es:
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La conjugación dinámica de funciones y elementos que
permiten al responsable de una unidad administrativa,
desarrollar sus tareas de una manera optima, este proceso
también es un medio de integrar diferentes actividades para
poner en marcha la estrategia empresarial de una
organización. (p.227).
Interpretando al autor antes citado, se puede inferir que todo proceso
administrativo forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada
acto y cada etapa tienen que estar indisolublemente unidos con los
demás, y que además se dan simultáneamente, representado por las
distintas actividades referidas a la planificación, organización, dirección y
control.
Planeación
Representa la primera etapa del proceso administrativo y es el
momento cuando la organización define lo que pretende hacer en el futuro
y corno debe realizado, por su parte Reyes, (2004) destaca que planificar
implica "Seleccionar misiones y objetivos, así corno las acciones
necesarias para cumplidos, y requiere por lo tanto de la torna de
decisiones". (p 35).
Analizando lo antes expuesto por el autor, se puede concluir que la
planeación corno primera etapa del proceso administrativo es el momento
en que se fija las metas y se diseñan los planes en la organización.
Organización
El proceso administrativo de organización está vinculado a las tareas
que deben realizarse y en opinión de Robbins, (2004) esta etapa es:
La coordinación de las actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propósito de obtener el máximo
9
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos,
financieros y humanos, en la realización de los fines que persigue la
empresa. (p. 25).
Al analizar la definición del autor, este afirma que la organización
corno etapa del proceso administrativo busca asignar las tareas
necesarias para alcanzar los planes.
Dirección
Es otra de las etapas de la función administrativa, y está relacionada
con la acción que es como la puesta en marcha y tiene mucho que ver
con las personas, es por esto, que se relaciona directamente con la
disposición de recursos humanos de la empresa.
Chiavenato, (2004) sostiene que la dirección "Comprende la
influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus
subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la
supervisión, la comunicación y la motivación". (p.67).
Interpretando al autor antes mencionado, par que la planeación y la
organización puedan ser eficaces se necesita de la dirección, que no es
más que la función administrativas de las relaciones interpersonales entre
los administradores y los subordinados. La dirección necesita ser
completado con la orientación que se les da a las personas mediante una
adecuada comunicación y habilidad de liderazgo y motivación.
Control
Es la cuarta función administrativa, con la planeación, la
organización y la de dirección conforman el proceso administrativo. Esta
fase como propósito asegura que se cumplan las actividades como fueron
planteadas y se establecen medidas correctivas en caso necesario.
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Amat, (2005) argumenta que el control es:
Un proceso que guía la actividad ejecutada para garantizar
que los resultados de lo que se planeo, organizo y distribuyo
se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos,
para así determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de
acuerdo con lo planeado. (p.386).
Niveles de Control
El control está presente, en mayor menor grado, en casi todas las
formas de acción empresarial. Los administradores pasan buena parte de
su tiempo observando revisando y evaluando el desempeño de las
personas, de los métodos y procesos, maquinas y equipos, materia prima,
productos y servicios, en todos los tres (3) niveles de la organización de la
empresa. Chiavenato I. (2003).
Control Estratégica
Es el sistema de decisión de la cúpula, que controla el desempeño y
los resultados de la empresa es su totalidad, teniendo como base la
información de retroalimentación que proviene del ambiente externo a la
empresa y del nivel intermedio. Establecidos los objetivos que se
pretenden alcanzar y elaborados los planes para lograrlos, la función del
control implica la observación de las condiciones reales su confrontación
con los patrones y el inicio de una retroalimentación que puedan utilizarse
para coordinarla.
Control Táctico
Se basa en las informaciones obtenidas través del seguimiento de la
ejecución de los planes de acción o de la operación de los programas
11
previamente establecidos su objetivo se evaluar el desempeño o
garantizar que los resultados estén dentro de los límites previstos por los
patrones, a fin de asegurar el alcance de los objetivos trazados.
Control Operacional
Es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la
organización empresarial, su contenido es especifico y está orientado a
cada tare a u operación y se dirige al corto plazo y a la acción conectiva
inmediata.
Control de Procesos Administrativos
Según Mills Q. (2003). Señala que el control de proceso es
determinar lo que se está haciendo. Evaluar el desempeño y si es
necesario aplicar medidas conectivas de manera que el desempeño este
de acuerdo con los planes, el control aplica el proceso de vigilancia activa
de una operación para mantenerla dentro de los limites definidos. (p.l8)
En todo proceso se puede registrar errores, perdida de esfuerzo y
decisiones equivocadas e inclusive se pueden producir desviaciones no
deseada en los objetivos que se persiguen. El propósito del control es
positivo, es una necesidad y una ayuda, por lo tanto no debe considerarse
como algo negativo, como un obstáculo o un impedimento.
AI respecto Chiavenato. (2003), divide el proceso de control en
cuatro (4) etapas las cuales son:
A). Establecer criterios y métodos para medir el desempeño: los
criterios deben especificarse en términos significativos y además deben
ser aceptados por los involucrados, deben establecer un sistema de
medición.
B). Medir el desempeño: su frecuencia depende del tipo de actitud
de actividades que se meda. Es un proceso, es constante y repetitivo.
12
C). Correspondencia del desempeño a los niveles establecidos: los
gerentes supondrán que todo está bajo control, y por lo tanto no tendrán
que intervenir en las operaciones de la organización.
D). Tomar medidas correctivas: si el desempaño no cumple con los
niveles establecidos, el análisis indica que se requiere la intervención.
EI Control Interno Del Proceso Administrativo
El control interno dentro de una organización debe ser diseñado para
hacerle presente a las necesidades de esta y que abarque todo la
compañía, y que sirva como un sistema de comunicación de entrada y
salida.
Así mismo, Catacora, F. (2004). En su ejemplar Sistema y
Procedimientos Contables, señala:
EI control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados que se hayan adaptado dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las estrategias y políticas prescritas por la gerencia. (p-35).
En resumen, el control comprende elementos los que se incluyen el
ambiente de control, sistema contable y los controles internos contables y
administrativos. De igual manera se agrega, que estos elementos se
componen de políticas, procedimientos y medidas para vigilar su
cumplimiento, los cuales son diseñados por la gerencia con el fin de
proteger sus pasivos y generan registros confiables.
Elementos del Control Interno Administrativo
Meigs, W. (2002). Plante a cuatro (4) elementos del control interno.
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Organización
Plantea varios factores que lo son inherente tales como:
a. Dirección que asuma la responsabilidad de la política general de la
empresa.
b. Coordinación de las obligaciones y necesidades de las partes de la
empresa.
c. División de labores para definir claramente la independencia de las
funciones de operación, custodia y registro.
d. Asignación de responsabilidades, que establezcan con claridad los
nombramientos dentro de la empresa.
Procedimientos
Depende igualmente de algunos factores como:
a. Planteamiento y sistematización que asegure el uso instructivo general.
Personal
La conformación de una organización necesita de muchos
elementos entre ellos se encuentra el personal. Robbins (2006), lo define
como el "recurso humano que compone la organización y a su vez
realizan actividades, y toman decisiones que contribuyen al éxito de las
organizaciones". (p. 34). De lo antes expuesto se infiere que el personal
es el medio mediante el cual, se llevan a cabo las acciones de la
empresa.
Administración de Recursos Humanos
En este sentido Chiavenato (2004), define administración de
recursos humanos de la siguiente manera:
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Es un proceso administrativo que se aplica al desarrollo y mantenimiento del esfuerzo, la experiencia, la salud, los conocimientos, habilidades y destrezas de los individuos de la organización en beneficio de ésta y de sus trabajadores; para ser el más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. (p. 63).
En concordancia con lo antes inferido por el autor se tiene que la
Administración de recursos humanos se basa en el bienestar del individuo
que labora en una organización.
Políticas de Recursos Humanos
Toda organización necesita implementar formas de trabajo que
constituyan al mejoramiento de la misma.
Las políticas de recursos humanos "son reglas que se establecen
para dirigir funciones y asegurar que éstas se desempeñen de acuerdo
con los objetivos deseados". (op.cit., p. 144).
De ahí, que las políticas de recursos humanos constituyen una
orientación de normas o procedimientos a seguir dentro de una empresa.
Estrategias
Koontz y Werich (2005), especifican que las estrategias es la
"terminación o propósito (misión) de los objetivos básicos a largo plazo de
una empresa, así como la adopción de los cursos de acción y de la
asignación de los recursos necesarios para cumplidas" (p. 163).
A este particular se puede expresar, que las estrategias es la
determinación de los propósitos elementales de los objetivos a largo plazo
de una empresa, de igual manera la admisión de los recursos en acción y
la gestión de los recursos necesarios para que se cumplan los proyectos
establecidos.
15
Estrategias de Recursos Humanos
Según Paz (2005), define estrategias de recursos humanos como:
Aquellas que se refieren a la manera como las organizaciones aspiran trabajar con sus miembros, para alcanzar por medio de ellos los objetivos organizacionales deseados. Las estrategias varían enormemente según la organización, cada organización pone en práctica la política de recursos humanos que mas le convenga a su filosofía y a sus necesidades. Estos procedimientos constituyen una especie de plan permanente que orientan a las personas en la ejecución de sus tareas dentro de la organización y los guían hacia la búsqueda de los objetivos. (p. 165).
De lo anteriormente citado, cabe señalar que las estrategias de
recursos humanos es el conjunto de políticas, normas y procedimientos a
realizar para el cumplimiento de los objetivos de una empresa.
Tipos de estrategias de Recursos Humanos
Rodríguez (2007), sostiene que existen los siguientes tipos de
estrategias de recursos humanos:
Defensiva, para que este tipo de estrategia se dé la empresa debe estar en un entorno estable, permite además organizar el trabajo diversificándolo u orientándolo a reducir costes. Ante todo, busca reducir costes mediante la eficiencia en el trabajo, sin pensar en el largo plazo; busca al personal mediante promoción, cuenta con un personal experto pero limitado, se busca la eficiencia; orientación hacia la tarea y ajuste con el puesto de trabajo. Otro tipo de estrategias es la Exploradora, se da en empresas con entorno variable, incierto. Requieren ser flexibles a los cambios, pertenecen a sectores de crecimiento rápido; están siempre atentas a las necesidades del mercado, con alto potencial de crecimiento, orientación externa es decir, buscan los recursos en el exterior de la empresa. Estrategias de afectación, reclutamiento interno o externo, contratación fija o temporal etc. Estrategias retributivas, son aquellas en la que se busca como recompensar al personal. Estrategias de formación, es el tipo de estrategia que busca empleados polivalentes o muy especializados o ambas cosas a la vez.
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Según lo antes expuesto, se puede decir que existen varios tipos de
estrategias y aunque no hay una específica para cada empresa, si
pueden ser aplicadas de acuerdo a las características que ésta posea.
Reclutamiento de personal
Chiavenato (2005), expresa el reclutamiento como "el conjunto de
técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente
calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es un
sistema de información mediante el cual la organización ofrece
oportunidades de empleo". (p. 208).
Comentando lo antes expresado por el autor se puede señalar, que el
reclutamiento es el medio por el cual se atrae personal a una
organización.
Importancia del Reclutamiento de personal
Dentro de toda organización es fundamental implementar el uso del
reclutamiento como una técnica para la atracción de personal calificado,
de allí la importancia.
Dolan, Valle y Jackson (2006), definen la importancia del
reclutamiento como:
El propósito del reclutamiento es obtener un número
suficiente de candidatos potencialmente calificados para los
puestos a cubrir y entre los cuales poder elegir. Más
concretamente los fines del reclutamiento pueden ser: (a)
Determinar las necesidades actuales y futuras de
reclutamiento, partiendo de la información suministrada por
la planificación de recursos humanos. (b) Suministrar el
número suficiente de personas calificadas para los puestos
17
a cubrir, con el mínimo coste para la organización. (c)
Aumentar la tasa de éxitos en el proceso de selección al
reducir el número de candidatos con insuficiente o excesiva
Cualificación. (d) Cumplir la normativa jurídica existente. (e)
Aumentar la eficiencia individual y de la organización, tanto
a corto como a largo plazo. (1) Evaluar la eficacia de las
técnicas y fuentes utilizadas mediante el proceso de
reclutamiento. (p. 141).
De lo antes expresado, se denota la importancia del reclutamiento,
ya que en la medida en que el reclutamiento consiga estos fines, la
organización evitará conflictos y disfuncionalidades al haber seleccionado
a candidatos cualificados.
Tipos de Reclutamiento
Existen diferentes maneras de incorporar al personal que va a
laborar en la organización.
Según Harold, y Heinz (2004), señalan que el reclutamiento "puede
ser interno o externo. El interno se aplica a los candidatos que trabajan en
la organización; el externo se dirige a candidatos que están fuera de la
organización y son sometidos al proceso de selección". (p. 95).
Interpretando al autor, se deduce que existen dos tipos de
reclutamiento el interno que es el que se aplica a los candidatos que
trabajan dentro de la empresa para transferidos o promoverlos a otras
actividades más complejas o motivadoras. Y el externo que es el que se
aplica a aspirantes ajenos a la organización y que son sometidos a un
proceso de selección.
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Técnicas del Reclutamiento Externo
El reclutamiento externo se enfoca en un enorme contingente
de candidatos diseminados en el mercado de recursos
humanos. Por esta razón, el reclutamiento externo utiliza
diversas técnicas para influir en los candidatos y atraerlos.
Las principales técnicas de reclutamiento externo son: Avisos
de periódicos y revistas especializadas, son una buena
opción para el reclutamiento, dependiendo del tipo de cargo
vacante. La redacción del aviso es importante, pues debe
tenerse en cuenta cómo reaccionará el candidato.
Importancia de la Selección de personal
Dolan y otros (2006), definen la importancia de la selección de la
siguiente
manera:
Para realizar una selección de forma eficaz se tienen que alcanzar
tres fines concretos:
Contribuir a los objetivos finales de la organización. Disponer de
personal con altos niveles de rendimiento es una condición necesaria
para que las organizaciones puedan satisfacer sus objetivos.
Asegurarse de que la inversión económica que hace la organización al
incorporar a personas sea rentable, en función de los resultados
esperados de ellas.
Contratar y ubicar a los solicitantes de un puesto de trabajo de
forma de que se satisfagan tanto los intereses de la organización como
los del individuo. (p. 104).
De ahí, que se puede decir que para lograr eficazmente estos fines,
la actividad de selección debe tomar en consideración sus interacciones
con los otros procesos de recursos humanos, todo esto para que ésta sea
exitosa.
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Manual administrativo
Los manuales constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que
se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado
sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan
supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario
actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que
mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento
de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran un sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el
transcurso del tiempo.
7.- Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas
delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son
los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que
se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
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9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.
10.- Ubican la participación de cada componente de la organización en el
lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la
actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de
responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se
desarrollan.
12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que
estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Limitaciones de los Manuales
1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente,
debe afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia
de su contenido acarrea su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la
que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos
de que sean útiles y suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se
compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la
comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Pasos en el Proceso de Selección
Como todo proceso, la selección consta de una serie de pasos a
seguir, que en algunos casos pueden muy simple pero en algunos otros
no.
21
Recepción preliminar de solicitudes, la selección se inicia con una
cita entre el candidato y la oficina de personal o con la petición de una
solicitud de empleo.
Pruebas de idoneidad, son instrumentos para evaluar la
compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto.
Algunas de estas pruebas consisten en exámenes psicológicos que
pueden ser: pruebas psicológicas, pruebas de conocimiento, pruebas de
desempeño, exámenes de respuesta gráfica, exámenes de aptitud,
exámenes médicos.
Entrevista de selección, consiste en una plática formal y profunda,
conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto. Existe
diversos tipos de entrevista: no estructuradas, estructuradas, mixtas,
conductuales, de tensión.
Evaluación médica, es conveniente que el proceso de selección
incluya un examen médico del solicitante. Existen poderosas razones que
llevan a la empresa a verificar la salud de su futuro profesional.
Entrevista con el supervisor, en casi todas las empresas modernas
es el supervisor inmediato o el gerente del departamento interesado quien
en último término tiene la responsabilidad de decidir respecto a la
contratación de nuevos empleados. Ya que es la persona más idónea
para evaluar algunos aspectos como habilidades y conocimientos
técnicos del solicitante.
Descripción realista del puesto, siempre es de gran utilidad llevar a
cabo una sesión de familiarización con el equipo o los instrumentos que
se utilizarán de ser posible, el lugar de trabajo.
Decisión de contratar, la decisión de contratar al solicitante señala el
final del proceso de selección. Esta responsabilidad puede corresponder
al futuro supervisor del candidato o al departamento de personal. (Werther
y Kith 2005; PP. 1 84-203).
De lo anteriormente citado por el autor, se infiere que la selección es
un proceso sumamente extenso y complicado, ya que mediante ésta se
22
toma la decisión final de contratar o no, al o los candidatos que en un
momento fueron reclutados.
Evaluación de los resultados del proceso de selección
Luego de una serie de procedimientos para atraer y seleccionar a
los mejores candidatos se procede a la evaluación de todo este proceso.
Según Malcon (2004), explica que "uno de los problemas principales de
este proceso es medir y evaluar exactamente el funcionamiento mediante
los resultados. Muchas organizaciones emplean el cociente de selección,
cuyo cálculo es a medida que disminuye el es, aumenta la eficacia y la
selectividad". (p. 133).
De lo antes expuesto, se infiere que para probar la efectividad que
pueda tener el proceso de selección, se emplea un cálculo que es
llamado cociente de selección.
SOPORTE LEGAL
Toda investigación debe tener algún fundamento legal vigente en las
leyes que rigen dentro del país, por consiguiente se recurrió a la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de (1999),
modificada el viernes 24 de marzo del 2000. Nº 5.453 Ext. en su artículo
87.
Artículo 87
Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar.
El Estado garantizará la adopción de las medidas
necesarias a los fines de que toda persona pueda obtener
ocupación productiva, que le proporcione una existencia
digna y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este
derecho. Es fin del Estado fomentar el empleo. La ley
23
adoptará medidas tendentes a garantizar el ejercicio de los
derechos laborales de los trabajadores y trabajadoras no
dependientes. La libertad de trabajo no será sometida a
otras restricciones que las que la ley establezca. Todo
patrono o patrona garantizará a sus trabajadores y
trabajadoras condiciones de seguridad, higiene y ambiente
de trabajo adecuados. El Estado adoptará medidas y creará
instituciones que permitan el control y la promoción de estas
condiciones.
El artículo referido anteriormente establece que toda persona tiene
derecho a trabajar, de allí que el Estado garantizará este derecho con el
fin de que toda persona logre obtener un empleo digno con el que pueda
subsistir. De la misma manera, se expresa en el artículo que el patrono
amparará a los trabajadores en condiciones óptimas en el sitio donde
éstos vayan a laborar.
En referencia, a la Ley Orgánica del Trabajo Gaceta Oficial N°
5.152Extraordinario del 19 de junio de (1997), en sus artículos 71,598 Y
608.
Artículo 71
El contrato de trabajo escrito se extenderá en dos ejemplares,
uno de los cuales se entregará al trabajador, contendrá las
especificaciones siguientes: (a) nombre, nacionalidad, edad,
estado civil y domicilio o residencia de los contratantes; (b) el
servicio que deba prestarse, que se determinará con la mayor
precisión posible; (c) la duración del contrato o la indicación
de que es por tiempo indeterminado, según el caso; (d) la
obra o la labor que deba realizarse, cuando se contrate para
una obra determinada; (e) la duración de la jornada ordinaria
de trabajo, cuando se haya estipulado por unidad de tiempo o
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por tarea; (f) el salario estipulado o la manera de calculado y
su forma y lugar de pago; (g) el lugar donde deba prestarse el
servicio; y (h) cualesquiera otras estipulaciones lícitas que
acuerden los contratantes.
A lo expresado anteriormente, se infiere que en una relación de
trabajo debe existir un contrato que sea preferiblemente por escrito en
donde se convengan todas las enumeraciones enunciadas anteriormente,
esto sería lo más conveniente tanto para el trabajador como para el
patrono.
Artículo 598 expresa que, "Las Agencias de Empleo, dependientes
del Ministerio del ramo, tendrán por función coordinar la oferta y la
demanda de trabajo, buscando por todos los medios posibles y
activamente, para los trabajadores el empleo conveniente y para los
patronos los trabajadores competentes".
De acuerdo a lo antes dicho, se tiene que las agencias de empleo
que es una de las técnicas para reclutar personal, deben de ofrecer el
empleo que le sea más favorable al trabajador y así mismo ofrecerle el
mejor trabajador a los patronos.
Artículo 599 señala que, "Las Agencias de Empleo fijarán
diariamente en lugares públicos listas de ofertas y demandas de trabajo, y
facilitarán, si fuese necesario, el local donde los interesados puedan
encontrarse y entenderse directamente".
Se puede decir, con respecto a este artículo que las agencias de
empleo tienen la obligación de publicar en lugares visibles listas de
ofertas de empleo.
Artículo 608 define lo siguiente, "las agencias privadas de empleo
existentes y que se constituyan deberán ser registradas en el Ministerio
del ramo y estarán sometidas a los requisitos que se establezcan en el
Reglamento de esta Ley".
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A lo anteriormente citado por la Ley Orgánica del Trabajo se infiere,
que así como existen agencias de empleo pertenecientes al Estado,
existen otras que son de carácter privado pero que de igual forma deben
de cumplir con los requisitos exigidos por la Ley.
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CAPITULO IV
CONCLUSIONES
A continuación se presenta los resultados alcanzados durante el
desarrollo de la investigación como consecuencia del diagnostico
obtenido en la Gerencia de Recursos Humanos de Aerocentro de
Servicios, C.A.
De acuerdo al Objetivo Nº 1.
Diagnosticar la Situación Actual que se Presenta en la Aplicación de
los Procedimientos Administrativos en la Gerencia de Recursos Humanos
de Aerocentro de Servicios, C.A. Ubicada en el Aeropuerto Caracas.
Para diagnosticar la situación que presenta en la Gerencia de
Recursos Humanos de Aerocentro de Servicios, se evaluó los
procedimientos administrativos que realizaba para el momento,
observando que no posee un Manual de normas y Procedimientos que se
adapte a las necesidades de la empresa, ni lleva un análisis de los
procesos de control interno. Es considerable que toda organización debe
contar con un buen proceso administrativo para agilizar todos sus
procedimientos, de esa manera poder lograr cumplir con los objetivos que
se trace la organización.
En este mismo orden de ideas, se tiene el objetivo Nº 2.
Determinar los Elementos que están incidiendo en los procesos
internos aplicados durante la ejecución de de las Actividades en la
Gerencia de Recursos Humanos de Aerocentro de Servicios, C.A.
Ubicada en el Aeropuerto Caracas:
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Dentro de esta organización se determino, que no cumplen con los
procesos; administrativos internos correctamente para llevar a cabo las
actividades dentro de la Gerencia de Recursos Humanos, debido a la
carencia de un manual de normas y procedimiento interno de la dirección
para llevar a cabo cada una de las actividades ejecutadas en la misma.
Siguiendo una misma tendencia, el objetivo Nº 3.
Proponer Las Estrategias Necesarias para Mejorar la Aplicación de los
Procedimientos Administrativos durante el Desarrollo de las Actividades
en la Gerencia de Recursos Humanos de Aerocentro de Servicios, C.A.
Ubicada en el Aeropuerto Caracas.
En lo antes expuesto se determino crear e implantar un manual de
normas y procedimientos internos que permita el cumplimiento a
cabalidad, de cada una de las actividades ejecutadas en la Gerencia, de
igual forma lograr la elaborar un manual de políticas internas, no obstante
se debe adquirir un sistema que se adapte a las necesidades de la
Gerencia del mismo modo se debe capacitar el recurso humano dentro de
la Gerencia a fin de que ejecuten cada proceso administrativo
adecuadamente.
APORTES Y RECOMENDACIONES
En esta fase del trabajo se muestra un conjunto de acciones
inmediatas con el fin de fortalecer el área afectada como lo es la Gerencia
de Recursos Humanos de Aerocentro de Servicios, C.A. Ubicada en el
Aeropuerto Caracas:
Se recomienda mejorar la situación actual, aplicando un eficiente
control interno en cuanto a los procedimientos Administrativos aplicados
al momento de ejecutar las actividades de la Gerencia, con el fin de
eliminar las fallas administrativas para ello es necesario:
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1. Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos e
internos.
2. Implantar un sistema que permita realizar un registro de cada
proceso ejecutado dentro de cada Gerencia.
3. Capacitar al personal a fin de que cumplan con cada uno de los
procesos establecidos por el manual y que a su vez le facilite el
manejo del sistema.
4. Finalmente, se recomiendan todas estas alternativas para el
mejoramiento del control de los procesos administrativos.
Esta investigación va servir como aporte a la, Gerencia de Recursos
Humanos de Aerocentro de Servicios, C.A. Ubicada en el Aeropuerto
Caracas, a fin de que sean tomada en cuenta cada una de las
recomendaciones basadas en la deficiencia o problemática que presenta
la Empresa Aerocentro de Servicios, C.A. y al Instituto Universitario de
Tecnologia Tomas Lander “IUTTOL” como referencia a futuras
investigaciones.
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