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AUDITORIA DE GESTION AL GOBIERNO AUTONOME DESENTRALIZADO SAN CARLOS
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “DOCE DE FEBRERO”
AREA ADMINISTRATIVA
TEGNOLOGA EN CONTABILIDAD VY AUDITORIA
TEMA
AUDITORIA DE GESTIÓN AL GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN
CARLOS DE LAS MINAS DEL AÑO 2013.
TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN
AUTORA: Diana Lucia Guaillas Chapa
DIRECTOR. ING. Jorge Leonardo Maurad
ZAMORA-ECUADOR
2014
ii
Ing. Jorge Leonardo Maurad.
DIRECTOR DE TESIS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR
“DOCE DE FEBRERO”
CERTIFICACION.
Que el presente trabajo de fin de carrera “Auditoria de Gestión al
Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas del año 2013”
realizado por la estudiante Diana Lucia Guaillas Chapa, ha sido
orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su
presentación.
Ing. Jorge Leonardo Maurad
DIRECTOR DE TESIS
iii
AUTORÍA
Los criterios emitidos en el presente trabajo de investigación “Aplicando una auditoria de
gestión al Gobierno Parroquial de San Calos de las Minas del año 2013.” Es de absoluta
respetabilidad de la autora.
Diana Guaillas……
iv
AGRADECIMIENTO
Al Instituto tecnológico doce de febrero por haberme dado el espacio para dar mi inicio a
esta carrera profesional.
A los docentes que nos encaminaron con su enseñanza y conocimientos hacia el camino
de la sabiduría, que gracias a ellos formamos parte de un profesionalismo de excelencia.
A la presidenta Ing. Mireya Cañar Sánchez y actual presidente Wilmer Espinoza y más
miembros que conforman el Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas quien con su
espíritu de colaboración me supieron proporcionar toda la información necesaria para
desarrollar el presente trabajo de investigación.
De manera especial, agradezco la Ing. Jorge Maurad, por haberme guiado y orientado
acertadamente nuestra práctica profesional.
Finalmente agradecemos a todas las personas que de una u otra manera colaboraron hasta
la culminación de mi trabajo.
Diana Guaillas…….
v
DEDICATORIA
A Dios el ser más sublime e importante en mi vida. A mis padres por haberme traído al
mundo, y se han sacrificado apoyándome desde un inicio para hacer de mí una persona
profesional.
A mis hermanos y hermanas que han estado contribuyendo con su apoyo día a día.
Diana Guaillas…….
vi
INDICE
CERTIFICA………………………………………………………………………...……………….ii
AUTORÍA……………………………………………………………………………...…………...iii
AGRADECIMIENTO...…….………………………………………………………………..….…iv
DEDICATORIA…….…….…………………………………………………………………….......v
ÍNDICE…………………………………………………………………………………………....viii
TEMA………………………………………………………………………………………………..1
RESUMEN…………………………………………………………………………………………..2
SUMARY……………………………………………………………………………………………3
INTRODUCCION…………………………………………………………………………………..4
OBJETIVOS………………………………………………………………………………………..5
CAPITULO I
1. MARCO TEORICO……………………………………………………………………..……7
1.1 Bases conceptuales de la auditoria de gestión……………………...…..……………...7
1.1.1 Definición……..……………………………………………………………………7
1.1.2 Control de Gestión…………………………………………………………..……..7
1.1.3 Propósito del Control de Gestión…………………………………………………..7
1.2 Generalidades………..……………………………………………………………..8
1.2.1 Identificación de la institución……………………………..…………………........8
1.3 Reseña histórica………………………………………………………..……...……8
1.4 Base Legal…….…………………………………………………..………...…......11
1.5 Servicios……………………………………………………………………..…….12
1.6 Planificación estratégico……………………………..….................................................12
1.6.1 Misión………………………………………………………………….…….……….......12
1.6.2 Visión…………………………………………………………………………..…………12
vii
1.6.3 Objetivos………….………..…………….………………...............................................13
1.6.4 Valores…………………………………………………………………………….….....13
1.6.5 Organigramas……………………………………………………...…………..………..14
1.6.6 Manual de Funciones………………………………………………………..…...18
CAPITULO II
2. MATERIALES Y METODOS……………………….……………………….…..…....22
2.1 Tipo de Investigación……….………………………. ………….……..………...22
2.1.1 Participantes…………………… …………………………………..…………....22
2.1.2 Técnicas e Instrumentos………………..………...…………………………........22
2.1.3 Componentes……………………………………………………………………..23
CAPITULO III
3. RESULTADO Y DISCUSION…….……..……….…...………………..……..26
3.1 Información introductoria...................................….……………...……..……....26
3.2 Diagnostico Situacional...…………………….…..……...…….……………......27
3.2.1 Análisis FODA…………………….. …..……..…………………………….………..…27
3.2.2 Cruces Estratégicos FO-FA………………………………………….......………….…..28
3.2.3 Cruces Estratégicos DO-DA…..…………………………………………….....29
3.3 Análisis Interno (Fortalezas y Debilidades).….............………………....……..30
3.4 Análisis Externo(Oportunidades y Amenazas)…………………………………..33
3.5 Resultado del Examen…………………………………………………….………36
3.5.1 Evaluación del Control Interno…………………………………………………..36
3.6 Resultado de la Evaluación del Control Interno por Componente…………...…..38
3.7 Desarrollo de Hallazgos examen profundo de las áreas críticas ……………...…51
3.8 Resumen de Hallazgos por componentes…………………………...……….…...61
4 CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……….…..…..…………………………..…73
viii
4.1 CONCLUSIONES……………………………………………..…………………………73
4.2 RECOMENDACIONES…………………………..……….………………………….…74
CAPITULO V
5. BIBLIOGRAFÍA……..……………………..………….……………………..77
5.1 Páginas Web…...……….……….………………………………..……………77
CAPITULO VI
6. ANEXOS ….………………………………………………………………...…79
6.1 Anexo 1.- Agenda para la entrevista con el presidente……………………………79
6.2 Anexo 2.- oficio de inicio de la auditoria………………………………………….80
6.3 Anexo 3.- memorándum de comunicación de resultado…………………………..81
6.4 Anexo 4.- oficio de culminación de la auditoria…………………………………..82
6.5 Anexo 5.- cuestionario de control interno componente asamblea parroquial…….83
6.6 Anexo 6.- cuestionario de control interno componente junta parroquial………….84
6.7 Anexo 7.- cuestionario de control interno componente presidencia………………85
6.8 Anexo 8.- cuestionario de control interno componente financiero………………..86
6.9 Anexo 9.- cuestionario de control interno componente secretaria………………...87
6.10 Anexo 10.- cuestionario de control interno componente obra pública…………….88
6.11 Anexo 11.- diagnóstico del registro de entrada y salida del personal……………..90
6.12 Anexo 12.- hoja de control de asistencia del personal…………………………….96
6.13 Anexo 13.- oficio de entrega del presupuesto para la apertura de una vía………..98
6.14 Anexo 14.- proyecto de tesis……………………………………………………..100
INDICE DE PRESENTACIONES DE GRAFICAS
Mapa Nº 1.- Ubicación y límites de la parroquia de San Carlos de las Minas…….…..….9
Cuadro Nº 1.- Cronología de los principales hitos de la parroquia…………………….…..9
Gráfico Nº 1- Organigrama del Gobierno Parroquial de San Carlos…………………...…16
Gráfico Nº 2.-Propuesta del nuevo modelo del organigrama para el PDYOT……………17
ix
Cuadro Nº 2.- Hojas de Marcas…………………………………………………………...24
Cuadro Nº 3.- Análisis FODA del Gobierno Parroquial de San Carlos…………………..27
Cuadro Nº 4.- Cruces estratégicos del análisis FODA…………………………………....28
Cuadro Nº 5.- Análisis del control interno del gobierno parroquial de san Carlos……….30
Cuadro Nº 6.- Evaluación del control interno de las Fortalezas del GPSCM……………..31
Cuadro Nº 7.-Evaluacion del control interno de las Debilidades del GPSCM…………....32
Cuadro Nº 8.- Análisis del control externo del GPSCM………………………………......33
Cuadro Nº 9.- Evaluación del control interno de las Oportunidades del GPSCM….……..34
Cuadro Nº 10.- Evaluación del control interno de las Amenazas del GPSCM………...….35
Cuadro Nº11.-Cuestionario de control interno componente asamblea parroquial………...39
Cuadro Nº 12.-Cuestionario de control interno componente junta parroquial…………….41
Cuadro Nº 13.-Cuestionario de control interno componente presidencia……………...….43
Cuadro Nº 14.-Cuestionario de control interno componente financiero…….…………….45
Cuadro Nº 15.-Cuestionario de control interno componente secretaria…………………...47
Cuadro Nº 16.-Cuestionario de control interno componente obras pública……………….49
Cuadro Nº 17.- registro de entrada y salida del personal administrativo………………….59
AUDITORIA DE GESTIÓN AL GOBIERNO PARROQUIAL
DE SAN CARLOS DE LAS MINAS AL AÑO 2013
2
RESUMEN
La auditoría de gestión es un examen crítico para evaluar el cumplimiento de las metas y
objetivos y el grado de eficiencia de las actividades realizadas en la institución.
El Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas es una institución pública donde se
realizó la Auditoria de Gestión del año 2013. Esta institución se dedica a servir a la
comunidad, en el mantenimiento de la vialidad, gestión de obras, en beneficio de la
comunidad.
Donde las conclusiones obtenidas de las hojas de hallazgos y evaluación del control
interno, pueda emitir mis recomendaciones para mejorar el servicio de la comunidad de la
parroquia.
Uno de los hallazgos fue que no utiliza un plan de ejecución para el reclutamiento y
selección del personal, que ingresa a elaborar, ya que de ello depende el buen desempeño
de las actividades, para que se desarrolle eficaz y eficientemente.
Luego emití un cronograma de aplicación de recomendaciones, las mismas que están
dirigidas al personal competente, para mejorar la calidad con eficiencia eficacia el servicio
en beneficio de la parroquia.
3
SUMARY
The audit is critical to assess compliance with the goals and objectives and the efficiency
of the activities in the institution examination.
The parish Government of San Carlos Mine is a public institution where management audit
2013. This institution is dedicated to serving the community in the maintenance of roads,
construction management for the benefit of the community was conducted.
Where the conclusions obtained from the leaves of findings and evaluation of internal
control can issue my recommendations to improve the service of the parish community.
One of the findings was that they used an implementation plan for the recruitment and
selection of staff, admitted to develop, since it depends on the good performance of the
activities to be developed effectively and efficiently.
Then I issued a timetable for implementation of recommendations, they are directed to
relevant staff, to improve quality service efficiently and effectively for the benefit of the
parish.
4
INTRODUCCIÓN
La auditoría de gestión aplicada en las instituciones públicas muestra el grado en que los
funcionarios cumplen con lealtad, eficiencia, eficacia.
El estado a través de los años ha podido sacar a delante a las Juntas parroquiales
empezando un proceso de administración con sus propios fondos sin dejar a lado la
participación ciudadana.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de San Carlos de las Minas tiene un
compromiso histórico de dar un nuevo rumbo en el futuro del desarrollo de la parroquia
proceso que se enmarca hacia los grandes cambios Nacionales en el cumpliendo con el
Plan de Ordenamiento Territorial.
Es por esta confianza las firmas auditoras son las encargadas de evaluar a las instituciones
para emitir su opinión acerca de la información que estas presentan son correctas, en el que
les ayudara a los directivos de la institución en la toma de decisiones en la corrección de
actividades y sobre todo en estructurar un programa de mejoras.
Es por esta razón que he decidido realizar una auditoría de gestión, con el fin de evaluar el
cumplimiento de las metas, y la optimización de sus recursos de la institución. Además de
emitir nuestro criterio respaldada en los papeles de trabajo que se ira obteniendo en el
transcurso de la realización de la auditoria. En si la contabilidad y auditoría es una
herramienta de apoyo significativo para conocer la importancia del mundo de la Auditoria.
5
OBJETIVOS
Objetivos generales.
Realizar la auditoría de gestión al GAD parroquial de San Carlos de las Minas del
año 2013, y evaluar el desempeño, el buen manejo y la optimización de los recursos
de la entidad.
Objetivos específicos.
Evaluar el destino y la utilización adecuada de los recursos para determinar el nivel
de eficiencia efectividad y eficacia en las actividades realizadas dentro de la
entidad.
Analizar la eficiencia de las operaciones realizadas para determinar las debilidades,
amenazas, oportunidades, y fortalezas encontradas en el transcurso de la
evaluación del control interno, con el fin de emitir sugerencias y recomendaciones
que contribuyan al mejoramiento de la gestión de la entidad.
Verificar la aplicación de políticas adecuadas, y su cumplimiento, con el propósito
de analizar si estas políticas son necesarias y corresponden a la ambiente de la
entidad.
6
CAPITULO I
MARCO TEORICO
7
1. MARCO TEÓRICO
1.1 BASES CONCEPTUALES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN.
1.1.1 Definición.
Siendo la auditoria de gestión es un examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y
controles operacionales de la entidad, para emitir un informe profesional sobre las cinco
“E” (eficiencia, efectividad, economía, ética, y ecología) concerniente a los objetivos
empresariales y la optimización del buen uso de los recursos.
1.1.2 Control de Gestión
El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la
administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos
administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la
identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios
de su actividad.1
1.1.3 Propósito del Control de Gestión
“Al estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución
a la contribución que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su
real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma
oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea
como consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima productividad a un
costo razonable que significa la utilización óptima de los recursos financieros materiales y
humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para
fines.
1 Andrade, R. (2001). Manual de Auditoria de Gestion. Quito: controloria General del Estado.
8
1.2 GENERALIDADES
1.2.1 Identificación de la empresa
Nombre de la Institución : Gobierno Parroquial
de San Carlos de las Minas.
Provincia : Zamora Chinchipe.
Cantón : Zamora
Parroquia : San Carlos de las Minas
Dirección : Orquídeas del oriente pasaje sin
nombre.
Presidente : Sr. Wilmer Espinoza.
1.3 Reseña Histórica.
Oficialmente la parroquia fue creada mediante acuerdo ministerial No.3056 del ministerio
de gobierno, con fecha 2 de diciembre de 1993 y publicada en el Registro Oficial No.354
del 7 de Enero de 1994. San Carlos de las Minas tiene 152,56 Km2 de superficie,
equivalente al 1,4 % de la superficie total de la provincia de Zamora Chinchipe. Sus límites
son:
Al Norte: Parroquias Cumbaratza y Zumbi
Al Sur: Parroquia Zurmi
Al Este: Parroquia Guaysimi
Al Oeste: Parroquia Timbara
El área de estudio del Diagnóstico Territorial por sistemas de la Parroquia San Carlos de
las Minas está localizada en la provincia de Zamora Chinchipe, cantón Zamora, tal como
puede observarse en el siguiente mapa. 2
2 Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:pag. 16
9
Mapa Nº 1: Ubicación y límites de la parroquia San Carlos de las Minas
Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
Elaborado por: Diana Guaillas.
Cuadro Nº 1: Cronología de los principales hitos históricos de la parroquia San Carlos de las Minas.
Año/fecha Hito histórico
1953 Entrada de las primeras familias colonas a la zona
de San Carlos, antes conocida como Nambija Alto.
1966 Llega el primer educador y crea la primera escuela
con 13 estudiantes.
1969 Incremento de la producción de naranjilla e inicio de
la explotación minera.
1971 Se bautiza a la escuela con el nombre de Víctor
Manuel Peña herrera, de igual forma se le cambia
de nombre a la población de Nambija Alto, por el
nombre de San Carlos de las Minas, debido a la
creciente actividad minera.
1972 Se inicia la construcción de la capilla
10
3
Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
Elaborado por: Diana Guaillas.
El Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas, al igual que las demás juntas
parroquiales rurales del país, se le concedió la personería jurídica promulga la Ley
Orgánica de Juntas Parroquiales Rurales del Ecuador, en el artículo tres de la mencionada
Ley dice “Art. 3.- Personería Jurídica.- La junta parroquial rural será persona jurídica de
derecho público, con atribuciones y limitaciones establecidas en la Constitución y demás
leyes vigentes, con autonomía administrativa, económica y financiera para el cumplimiento
de sus objetivos.
Las Jutas Parroquiales comienzan su función a partir de su consolidación de la ley Juntas
Parroquiales Rurales publicado en el registro oficial Nº 193 del 27 de octubre del 2000,
dado cabida a las descentralizaciones de los gobiernos seccionales como son las juntas
parroquiales. De esta manera mediante elecciones se estructura el primer presidente de la
Junta Parroquial de San Carlos que fue presidido por el sr. Cesar Wilfrido Chamba. El Sr.
Ángel Calva como vicepresidente el Sr. Jesús Cedeño como primer vocal, Sr. Luis Emilio
Medina segundo vocal, Sr. Manuel Curillo tercer vocal, secretaria Mireya Sosa, en el
transcurso de un año fue sustituido. Quedando como presidente Sr. Ángel Calva, Sr.
Vicepresidente Sr. Jesús Cedeño, primer vocal Sr. Emilio Medina, segundo vocal Sr.
Manuel Currillo, tercer vocal Sr. Rogel Arévalo, secretaria Janeth Aguilar. Que conllevo la
administración hasta el año 2004. En el año del 2005 del mes de enero se realizó elección
del nuevo presidente Sr. Rubén Quispe, vicepresidente Sr. Jesús Cedeño, primer vocal Sr.
Grima Medina, segundo vocal Sr. Isaul Beltrán, tercer vocal Sr. Celio Ortega, secretaria
3 Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:pag 61
1980 Descubrimiento del yacimiento minero de Nambija e
inicio de la era de producción minera
1981 Se construye la primera chancadora hidráulica y se
barrenaba con piones.
1984 Apertura de la vía hasta San Carlos de las Minas
11
Claudia Álvarez. El periodo administrativo fue hasta el 30 de julio del 2009. En Julio del
2009 se realizó la nueva administración quedando como presidenta Ing. Mireya Cañar
Sánchez, vicepresidente Sr. Clever Castro, primer vocal, Sr. Isaul Beltrán, segundo vocal
sr. Aurelio Chalan, tercer vocal, Sr. Nixon Sagbay Sra. Contadora Lic. Norma Chamba. El
mismo que llevaron la administración hasta el periodo 2014 del mes de Mayo.
Actualmente según el proceso de eleccionario realizada el 23 de Febrero del 2014.
Quedando como presidente Sr. Wilmer Espinoza, vicepresidente Sr. Iván Sánchez, primer
vocal Sr. Clever Castro, segundo vocal Sr. Aurelio Chalan, tercer vocal Sr. Wilson Ortega.
Secretaria- contadora Srta. Irene Contento.
1.4 Base Legal
El funcionamiento del Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas, se enmarca dentro
de lo que establece la Ley Orgánica de Juntas Parroquiales Rurales del Ecuador, Código
Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, Ley de Régimen
Tributario Interno, Ley de Seguridad Social, Código del trabajo y ordenanzas emitidas por
la municipalidad del cantón Zamora al cual pertenece, siendo las mismas: Ordenanza. Está
regida en las siguientes disposiciones legales.4
Constitución de la República del Ecuador.
Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización.
Ley de Juntas Parroquiales Rurales.
Ley Orgánica de Servicio Público.
Ley de compras públicas.
Código de trabajo
Normas de Control interno.
4 Registro oficial Nº 193, (2000). Ley Organica de Juntas Parroquiales.
12
1.5 Servicios.
El GAD parroquial de san Carlos de las minas presta los siguientes servicios que a
continuación mencionaremos:
Planificar e impulsar el desarrollo físico especial del centro parroquial.
Ejecutar las obras necesarias de conformidad con las disposiciones financieras y
proporcionar la convivencia mejorada en los diferentes sectores de la población.
Prestar los servicios sociales y comunitarios en beneficio de la población.
Gestionar con los organismos seccionales y el gobierno central realice obras en
concordancia con el Plan de Desarrollo Parroquial.
1.6 Planificación Estratégica
1.6.1 Misión.
1.6.2 Visión.
“Promover el desarrollo sostenible de la parroquia, mediante la participación social, el
desarrollo de alternativas productivas y la protección del ambiente, bajo principios de
transparencia, equidad, inclusión social y servicio a la comunidad en general.”
“Gente comprometida con el desarrollo ordenado de la parroquia, es un referente
generador de empleo y desarrollo con propuestas innovadoras en el sector
ambiental, agro-productivo, comercial, turístico y minero, que conlleva un
compromiso de participación social en la gestión integral d la parroquia”.
13
1.6.3 Objetivos estratégicos
1. Promover entre los diferentes niveles de gobierno, la ejecución coordinada de servicios
básicos e infraestructura de calidad, dirigido a satisfacer las necesidades prioritarias de
la población parroquial.
2. Promover el manejo sostenible de las actividades agropecuarias, con el fin de cuidar las
vertientes de agua, el suelo y los bosques de la parroquia.
3. Gestionar la buena atención en Salud, educación y seguridad alimentaria en beneficio
de la población de la parroquia.
4. Fomentar la participación social en la gestión del desarrollo parroquial, desde la
perspectiva de interculturalidad y fortalecimiento organizacional.5
1.6.4 Valores
Servicio.
Brindar a la ciudadanía los servicios básicos para un mejor buen vivir.
Trabajo en equipo.
Compartir con nuestros conocimientos experiencia e ideas con los
compañeros de trabajo.
Calidad
Desempeñar eficientemente dando lo mejor de cada uno de vosotros.
5 Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:pag 115
14
Lealtad.
Cumplir y hacer cumplir la planificación estratégica institucional por
encima de los intereses particulares.
Mejora Continua.
Prepararnos continuamente adquiriendo conocimientos necesarios para
desempeñarnos de la mejor manera.
Apertura.
Aceptar propuestas, ideas, proyectos, en el cual nos permita enriquecernos
y mejorar.
Ética
todos los actos personales e institucionales se rigen por la conciencia de
nuestro ser.
1.6.5 Organigrama Estructural.
El Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas tiene tres niveles de organización, con
el fin de normar las funciones del personal directivo, ejecutivo y de apoyo, procede a
elaborar el orgánico funcional.
LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN COMPRENDEN:
Nivel directivo.
Nivel ejecutivo.
Nivel de apoyo
15
1) Nivel directivo
Está conformada por la junta parroquial como por cinco vocales presididos el presidente de
la junta y tiene como misión principal realizar las tareas de planificación, coordinación,
seguimiento, acompañamiento, control y evaluación de las políticas y acciones del
gobierno de la parroquia, así como dictar resoluciones y acuerdos sobre los asuntos de su
competencia.
2) Nivel ejecutivo
Está integrada por la presidencia de la junta parroquial como órgano ejecutivo de la gestión
parroquial, quién dirige y supervisa la gestión parroquial inherente a las funciones
específicas de la entidad.
3) Nivel medio o de apoyo
Este nivel está conformado por la unidad de secretaria-tesorería, técnico y obras públicas
creadas por la junta parroquial con el objeto de cumplir las funciones dadas.6
PRINCIPALES REPRESENTANTES DEL GOBIERNO PARROQUIAL SON:
Sr. Wilmer Espinoza.- presidente
Sr. Iván Sánchez.- Comisión de Obras Públicas
Sr. Clever Castro.- comisión de Salud
Sr. Aurelio Chalan.- comisión de Desarrollo
Sr. Wilson Ortega.- Comisión de Cultura
6Gobierno Parroquial de San Carlos(2010) reglamento Orgánico Funcional
16
Gráfico Nº 1: Organigrama del Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas
GAD PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
CAPITULO II
Elaborado por: Diana Guaillas
Fuente: Plan de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial. Pag.97.
H. Junta
Parroquial
Presidencia
Vicepresidencia Secretaria-Tesorería
Vocales
Comisiones
Comisión de
Obras Públicas
Comisión de
salud
Comisión
desarrollo
Comisión de
Cultura
Asamblea
Parroquial
Técnico Operacional
17
GAD PARROQUIAL DE SANCARLOS DE LAS MINAS
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Gráfico Nº2: Propuesta del nuevo modelo de organigrama para viabilizar el PDyOT.
Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
Elaborado por: Diana Guaillas.
La presente propuesta de estructura organizativa enriquece el modelo definido por el
COOTAD para los GAD, donde se plantea la creación del Equipo Técnico de Planificación
del Desarrollo y Ordenamiento territorial del gobierno Parroquial de San Carlos de las
Minas (ETSM), como una instancia que viabiliza la gestión parroquial, es decir se espera
que la misma esté articulada y sea congruente a nivel de gastos económicos y desarrollo de
las actividades. Así también el rol de los vocales se precisa y se los involucra mucho más
en el cumplimiento del PDyOT.7
7 Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:pag 136
18
1.6.6 Manual de Funciones
Roles y funciones del personal del Gobierno Parroquial respecto al PDyOT.
Presidente: A más de las que se encuentran en el COOTAD y en la resolución del
PDyOT como parte del Legislativo Parroquial, tenemos:
Guiar la gestión en función del PDyOT.
Supervisar y llevar control en el cumplimiento de las actividades técnicas –
administrativas del PDyOT.
Acompañar a los responsables de los programas en la gestión de recursos para el
cumplimiento de los mismos.
Elaborar y ejecutar el plan de promoción y difusión del PDyOT
Comunicar los avances en el cumplimiento del PDyOT.
Realizar las gestiones de articulación con los demás niveles de gobierno.
Realizar el seguimiento y evaluación periódico de los programas y proyectos
Vocales: A más de las que se encuentran en el COOTAD y en la resolución del
PDyOT como parte del Legislativo Parroquial, tenemos:
Responsabilizarse en la gestión y fortalecimiento de los programas parroquiales.
Apoyar la gestión de la presidenta (e) en la búsqueda de recursos para la ejecución
de los programas y proyecto.
19
Cada año elaborar un plan de trabajo en función de los objetivos del programa que
esté a su cargo
.
Participar en las reuniones periódicas de evaluación.
Miembros del Consejo de Planificación de San Carlos de las Minas: A más de las
responsabilidades que constan en el COOTAD y de la resolución del PDyOT, tenemos:
Participar al menos en dos reuniones en el año para conocer los avances en la
ejecución de los programas.
Apoyar a la presidenta en la difusión y promoción del PDyOT.
Participar en las reuniones de evaluación periódicas organizadas por el Gobierno
Parroquial.
Contadora: A más de las responsabilidades otorgadas por parte del Gobierno
Parroquial, tenemos:
Asegurarse que la elaboración de los POA se realicen en función del PDyOT.
Realizar los informes financieros en función de los programas, evaluando el grado
de inversión en función de los objetivos parroquiales.
Informar periódicamente el estado financiero de los gastos de los programas.
Secretaria: a más de las responsabilidades otorgadas por parte del Gobierno
Parroquial, tenemos:
Apoyar a la máxima autoridad de la parroquia en la ejecución de un plan de
promoción y difusión del PDyOT.
20
Mantener en el local del Gobierno Parroquial un espacio de información pública
donde se dé a conocer los avances del PDyOT.
Elaborar boletines de prensa para los medios de comunicación para comunicar de
forma periódica los avances de los programas.
Técnicos del ETSM: A más de las que se encuentran en la resolución del PDyOT
como parte del ETSM, tenemos:
Desarrollar sus actividades en función del PDyOT.
Responsabilizarse en el cumplimiento de las actividades previstas dentro del
PDyOT.
Viabilizar las acciones propuestas en los programas del PDyOT.
Elaborar propuestas para acceder a recursos públicos y privados en el marco del
PDyOT.
Apoyar la gestión de los responsables de los PDyOT.
Participar en las reuniones de seguimiento y evaluación de los programas y del
PDyOT.8
8 Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:pag 134,135
21
CAPÍTULO II
MATERIALES Y METODOS
22
2. MATERIALES Y METODOS
2.1 TIPO DE INVESTIGACION
La investigación que se realizó será sustentada en aspectos teóricos sobre el proceso de
Auditoría de Gestión, ya que, se recopilara información sobre el tema. Así mismo, se
empleó metodología descriptiva, sobre todo para determinar el nivel de cumplimiento
de los objetivos del Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
2.1.1 Participantes
Los principales participantes que intervinieron para el trabajo de investigación al
Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas son los siguientes.
Presidente
Técnico
Secretaria-tesorera.
2.1.2 Técnica e Instrumentos
En el presente trabajo investigativo se utilizó algunas técnicas de recopilación de
información, entre las cuáles se consideran las siguientes:
Cuestionario de control interno.
Verificación documental
Visita y observación de la entidad.
Entrevista.
Revisión de archivos y papeles de trabajo.
23
Evaluación y estructura del control interno.
Evaluación del análisis FODA
Definición del objetivo y estrategia general de la auditoria a realizarse.
Con el fin de efectuar la planeación de la auditoria elaborando los programas de
auditoria.9
2.1.3 Componentes
Para empezar el trabajo de investigación, he iniciado con la vista preliminar para tener
un conocimiento previo del Control Interno sobre la entidad, por el cual se realizó una
evaluación a cada uno de los componentes que se detalla a continuación.
Asamblea parroquial
Junta parroquial
Presidencia
Contabilidad
Secretaria
Obras publicas
9 Guaillas. D. Gobierno Parroquial de San Carlos
24
Cuadro Nº 2.- Hoja de marcas
HOJAS DE MARCAS
Ʃ Sumado
Revisado
Verificado con documento fuente
Hallazgo
Comprobación de prueba física
Ø Incumplimiento de las normas, manuales, reglamentos y planificación.
No reúne requisitos
€ Sustentado con evidencia
¥ Comprobado
Λ Analizado10
ABREVIATURA
AG Agenda para entrevista con el Presidente.
CI Cuestionario de Control Interno.
POA. Analizar el Plan Operativo Anual (POA).
A.FODA Analizar el FODA
IG Indicadores de Gestión.
10 Andrade, R. (2001). Manual de Auditoria de Gestion. Quito: controloria General del Estado.
25
CAPITULO III
RESULTADO Y DISCUSIÓN
26
3. RESULTADO Y DISCUSIÓN
3.1 INFORMACION INTRODUCTORIA
3.1.1 Interpretación de los resultados
Motivo del examen
El presente trabajo se realizó por la razón de que en el Gobierno Parroquial de San Carlos
de las Minas, en periodos anteriores no se han efectuado auditorias de gestión que evalué
su cometido y al analizar su entorno he considerado la opción de elaborar mi proyecto de
tesis en esta institución.
Objetivo General:
Auditar la gestión de la administración del Gobierno Parroquial de San Carlos de las
Minas. Con el fin de evaluar el desempeño, del control de gestión de la institución.
Objetivo específico:
Evaluar los bienes y servicios de la empresa, para determinar nivel de eficiencia en la
institución.
Cumplir con proyectos, para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos en el PO y DT.
Analizar las fortalezas y Debilidades del GAD parroquial.
Analizar las Oportunidades y Amenazas del GAD parroquial.
Alcance.
La auditoría de gestión al Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas comprendió el
estudio y análisis del control interno y la eficiencia de las operaciones en el área del
personal administrativo de la entidad en el año 2013.
27
3.2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL
3.2.1 Análisis FODA
El análisis FODA (Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas) nos ayuda a realizar
una comparación para determinar el diagnostico situacional de la institución. 11
Cuadro Nº 2: análisis FODA del Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
AMBITO INTERNO AMBITO EXTERNO
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Ubicación geográfica cercana a la
Cabecera cantonal.
El acceder a nuevas competencias
Un marco normativo legal vigente para
el GAD Parroquial
Cooperación entre entidades públicas
cuerpo de bombero, policía, y subcentro
de salud.
Predisposición y liderazgo de quienes
dirigen el GAD Parroquial.
Acceso a la telefonía celular e internet
en sitios estratégicos
Infraestructura adecuada y moderna. Existencia de vías de acceso a la
Parroquia y sus comunidades con el
servicio de transporte.
La Organización cuenta con un
presupuesto propio.
Existe voluntad política para gestionar
proyectos del sector de atención
prioritaria con aplicación de política
pública.
Habilidades comprobadas del talento
humano del GAD Parroquial.
La mayoría de la población cuenta con
vivienda propia y espacios de cultivos de
autoconsumo.
Participación ciudadana.
DEBILIDADES AMENAZAS
11
Arturo Jimenez, L. O. (2012). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. zamora chinchipe:
28
Recursos escasos para la sostenibilidad
y mantenimiento del equipo caminero.
Nuevo modelo político.
Escases de recursos para financiar
iniciativas estratégicas prometedoras.
Influencia negativa por interés político.
Tecnología básica. participación negativa por interés
personal.
Nivel de autonomía financiera baja. Débil participación social en procesos de
gestión territorial.
Deficiencia en el manejo de talento
humano.
Vías de acceso de segundo y tercer
orden.
Equipo caminero entregado a la
Parroquia por comodato. Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial
Elaborado por: Diana Guaillas.
3.2.2 Cruces Estratégicas FO-FA
Cuadro Nº 3: Cruces estratégicos del análisis FODA
FO FA
El marco normativo vigente incentiva en
asumir nuevas competencias.
El marco normativo permite el desarrollo
intelectual, físico, emocional, económico de
los y las servidores públicos de la
organización.
Las habilidades del talento humano del
GAD parroquial garantizan los resultados
en gestionar proyectos de atención
prioritaria.
La predisposición y liderazgo de los
servidores públicos generan opciones
recursos que permita financiar iniciativas
estratégicas comprometedoras.
La constitución garantiza la participación
de los habitantes y el GAD parroquial,
que permite a la ciudadanía a participar en
la planificación y determinación de
políticas que beneficie el desarrollo local.
Siendo una Junta Parroquial objetiva
determinara acciones en el manejo del
sistema de talento humano de acuerdo a la
normativa vigente establecida en el Ecuador.
Elaborado por: Diana Guaillas
29
3.2.3 Cruces Estratégicas DO-DA
DO DA
La normativa vigente amplia la posibilidad
de acceder a nuevas formas de adquirir
ingresos propios y que pueden ser
dirigidos al cumplimiento de los planes,
proyectos y actividades que se encuentren
dentro de sus competencias.
Impulsar la gestión de
Financiamiento de recursos que permita
generar desarrollo económico en la parroquia
y Fortalecer el núcleo familiar.
La parroquia cuenta con sitios de cultivo
de autoconsumo, lo cual permite crear
espacio en el desarrollo para esta
actividad. Utilizando estrategias positivas
en beneficio de parroquia.
Crear modelos de gestión del manejo del
Talento Humano de la organización para
disminuir las influencias negativas de los
ambientes externos e internos, con el
propósito de determinar la eficiencia de, los
servidores públicos
.
Fuente: Gobierno Parroquial de San Carlos .
Elaborado por: Diana Guaillas.
Previo al análisis del FODA de la empresa se hizo un reconocimiento dentro de la entidad
de toda la información que nos daría la base para realizar este análisis, dentro de este
análisis tenemos las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, con estas se
realizó una comparación y un pareo para determinar el diagnóstico situacional del
Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.12
12
Guaillas. D. (2012) Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial
30
3.3 Análisis Interno (Fortalezas y Debilidades)
Cuadro Nº 4: Análisis del Control Interno del Gobierno Parroquial de San Carlos.
FORTALEZAS
1. Ubicación geográfica cercana a la Cabecera parroquial.
Está ubicada en la cabecera parroquial.
2. Un marco normativo legal vigente para el GAD Parroquial
Cumplimiento de la base legal.
3.- Predisposición y liderazgo de quienes dirigen el GAD Parroquial.
Gestiona proyectos en bienestar parroquial.
Supervisión y lleva control en el cumplimiento de las actividades técnicas – administrativas del PD y OT.
4.- Infraestructura adecuada y moderna.
Cuenta con un edificio propio.
Equipos de oficina.
5.- La Organización cuenta con un presupuesto propio.
Satisfacer las necesidades básicas de la población.
6.- Habilidades comprobadas del talento humano del GAD Parroquial.
Recurso humano capacitado.
Formación profesional.
DEBILIDADES
1.- Recursos escasos para la sostenibilidad y mantenimiento del equipo caminero.
Falta de costos de mantenimiento.
Falta Costos de repuestos.
Existe poca mano de obra calificada
No se llevan registros documentados de varios aspectos del equipo caminero.
2.- Escases de recursos para financiar iniciativas estratégicas prometedoras.
Falta de recursos presupuestarios
3.- Tecnología básica.
Falta de tecnología.
4.- Nivel de autonomía financiera baja.
No genera recursos propios.
No se beneficia por la recaudación de impuestos por extracción del oro.
5.- Deficiencia en el manejo de talento humano. ..
Falta de comunicación.
Falta de difusión de los servicios adicionales del personal.
Fuente: Análisis FODA
Elaborado por: Diana Guaillas.
31
EVALUACION DE LA MATRIZ DE MEDIOS INTERNOS
Fortaleza menor= 1 Fortaleza Importante = 1
Cuadro Nº 5: Evaluación del control interno de las fortalezas del GPSCM.
Fuente: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
Elaborado por: Diana Guaillas
En base al resultado, podemos decir que el GAD Parroquial de San Carlos de las Minas
tiene fortaleza menor, de un 2%, que pueden corregir por lo que recomiendo que
continúen, con esas mismas expectativas para ser más eficiente. Fortalezas importantes, de
N°
FACTORES INTERNOS CLAVES
FORT. MENOR
FORT. IMPORT.
1
Está ubicada en la cabecera parroquial.
1
2
Cumplimiento de la base legal.
1
3
Gestiona proyectos en bienestar parroquial.
1
4
Supervisión y lleva control en el cumplimiento de las actividades técnicas – administrativas del PD y OT.
1
5
Cuenta con un edificio propio.
1
6
Cuenta con equipos de oficina.
1
7
Satisfacer las necesidades básicas de la población.
1
9
Recurso humano capacitado.
1
10
Formación profesional.
1
2 8
32
un 8% en que la empresa se mantiene con una posición trascendental en la que se puede
fortalecer más su organización interna
EVALUACION DE LA MATRIZ DE MEDIOS INTERNOS
Debilidad importante= 1 Debilidades Menor= 1
Cuadro Nº 6: evaluación del control interno de las Debilidades del GPSM
Nº
FACTORES INTERNOS CLAVES
DEBILIDAD
MENOR
DEBILIDAD
IMPORTANTE
1 Falta de costos de mantenimiento.
1
2 Falta de costos de repuestos.
1
3 Existe poca mano de obra calificada
1
4 No se llevan registros documentados de varios aspectos del equipo caminero.
1
5 Falta de recursos presupuestario
1
6 Falta de tecnología.
1
7 No genera recursos propios.
1
8 No se beneficia por la recaudación de impuestos por extracción del oro.
1
9 Falta de comunicación.
1
10
Falta de indicadores de desempeño. 1
TOTAL 3 7 Fuente: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas
Elaborado por: Diana Guaillas.
En base al resultado se observa que tiene una debilidad menor de un 3%, y una debilidad
mayor de 7%, podemos decir que el GAD Parroquial de San Carlos de las Minas tiene
debilidades grabe en que pueden mejorar, y solucionar esas falencias.
33
3.4 Análisis Externo (Oportunidades y Amenazas).
Cuadro Nº 7: análisis del Control Externo del Gobierno Parroquial de San Carlos
OPORTUNIDADES
1.- El acceder a nuevas competencias
Desarrollo parroquial
2.- cooperación entre entidades públicas cuerpo de bombero, policía, y subcentro de salud.
Mayor seguridad.
Mayor confianza.
3.- Existe telefonía celular e internet en sitios estratégicos.
Facilita la comunicación.
Ayuda a los niveles de educación.
4.- Existencia de vías de acceso a la parroquia y sus comunidades con el servicio de transporte
Beneficia la calidad de vida de los habitantes de la parroquia y sus comunidades.
Facilita el acceso de movilidad de un lugar a otro.
5. - Voluntad política para gestionar proyectos del sector de atención prioritaria con aplicación de política pública.
Facilidades en desarrollo de obras.
Planificación participativa.
6.- La mayoría de la población cuenta con vivienda propia y espacios de cultivos de autoconsumo.
Accesos a créditos hipotecarios.
Menos migración.
AMENAZAS
1.- nuevo modelo político.
Inestabilidad política.
Nuevo marco legal.
2.- Influencia negativa por interés político.
Inestabilidad económica.
3.- participación negativa por interés personal
No existen capacidades para desarrollar otras actividades.
4.- Débil participación social en procesos de gestión territorial.
El 80 % de la población desconoce cuál es el rol del Gobierno Parroquial.
Poca participación de la población en espacios de planificación.
5.- Vías de acceso de segundo y tercer orden.
La seguridad de los habitantes.
6.- Equipo caminero entregado a la Parroquia por comodato.
Insuficiente presupuesto para mantenerla
34
EVALUACION DE LA MATRIZ DE MEDIOS EXTERNOS
Oportunidad menor= 1 Oportunidad importante= 1
Cuadro Nº 8: Evaluación del Control Interno de las Oportunidades del GPSCM
Nº
FACTORES INTERNOS CLAVES
OPORT.
MENOR
OPORTNI
MPORT
1 Desarrollo parroquial 1
2 Mayor seguridad.
1
3 Mayor confianza.
1
4 Facilita la comunicación.
1
5 Ayuda a los niveles de educación.
1
6 Beneficia la calidad de vida de los habitantes de la parroquia y sus comunidades.
1
7 Facilita el acceso de movilidad de un lugar a otro
1
8 Facilidades en desarrollo de obras.
1
9 Planificación participativa.
1
10
Accesos a créditos hipotecarios.
1
TOTAL
3
7
Fuente: Gobierno Parroquial de San Carlos
Elaborado por: Diana Guaillas
35
En base al resultado se obtiene una oportunidad menor de un 3% en las que no están siendo
acogidas a cabalidad y una oportunidad mayor, de 7% en cual el GAD parroquial deberá
aprovechar las oportunidades, que se presente al máximo.
EVALUACION DE LA MATRIZ DE MEDIOS EXTERNOS
Amenazas menor= 1 Amenazas importante=1
Cuadro Nº 9 Evaluación del Control Interno de las Amenazas del GPSCM.
Nº
FACTORES INTERNOS CLAVES
AMENAZ MENOR
AMENAZ. IMPORT.
1 Inestabilidad política.
1
2 Nuevo marco legal.
1
3 Inestabilidad económica.
1
4 No existen capacidades para desarrollar otras actividades
1
5 Poco progreso.
1
6 El 60 % de la población desconoce cuál es el rol del Gobierno Parroquial.
1
7 Poca participación de la población en espacios de planificación.
1
8
La seguridad de los habitantes.
1
9 Insuficiente presupuesto para mantenerla
1
10 Inestabilidad del equipo caminero entregado en comandato por el consejo provincial.
1
TOTAL 4 6 Fuente: Gobierno parroquial de San Carlos de las Minas
Elaborado por: Diana Guaillas
36
En base al resultado se observa que el GAD Parroquial de San Carlos de las Minas está
expuesto a una amenaza menor de un 4% y una amenaza importante de un 6% ya que
se puede estar dificultando con un gran impacto en la entidad en el cual deberá
encontrarse preparada, para afrontar el reto, debe tratar de aprovechar al máximo las
oportunidades
3.5 RESULTADO DE EXAMEN
He efectuado el estudio y análisis de Control Interno Administrativo al GAD Parroquial de
San Carlos de las minas del año 2013. En base a otros procedimientos he realizado en el
área de recursos Humanos, control interno de la entidad encontrando las siguientes
debilidades que a continuación le expongo.
3.5.1 Evaluación del Control Interno
D1. Deficiencia en el planteamiento de proyectos, y programas de involucramiento a la
asamblea parroquial
D2. Falta de autogestión por las autoridades competentes frente a la consecución de los
objetivos en el desarrollo de la parroquia.
D3. Falta de organización por los miembros del GAD parroquial. En los programas, planes
y proyectos que contribuyan al desarrollo económico social cultural de la población.
D4. Deficiencia, en el incumplido satisfactorio con las normativas vigentes con las que esta
rígida el GAD parroquial.
D5. Los operadores del equipo caminero no están debidamente capacitados en el
mantenimiento de las máquinas, en caso de una falla física, las máquinas están
innoperadas.
37
RECURSOS HUMANOS
No se cumple con el horario de entrada y salida del personal; según el registro de
asistencia, consta la puntualidad, pero no se ha observado veracidad en el mismo,
pues llegan una hora y registran otra.
No da a conocer con anterioridad en las convocatorias el orden del día que será
tratado en las sesión ordinara de la junta parroquial.
Los empleados que laboran en la entidad se los contrato sin realizar el
procedimiento de selección de personal.
La junta parroquial no dispone de un plan de capacitación para el personal que
labora en la entidad.
No se reporta informes de la maquinar
Al revisar los registros de asistencia el operador de la motoniveladora se
encuentran las hojas con espacios vacíos ya que se le contrata por días cuando el
GAD requiera de sus servicios es por ello que no cuenta con un registro completo
las horas de jornadas semanalmente.
Hace falta una comisión de mesa para la contratación del personal.
3.6 RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO POR COMPONENTES.
Este conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos
y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a
cargo, aplicado con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad
pública.
La Comunicación de resultados; se cumple durante todo el proceso de la auditoría de
gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, por el cual es
importante presentar el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en
una conferencia final con los responsables de la gestión y los funcionarios de más alto
38
nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar
sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que
expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.
Con la información y documentación obtenida en la visita previa se ha considerado
necesario examinar a los siguientes componentes:
Asamblea parroquial
Junta parroquial
Presidencia
Financiero
Secretaría
Obras públicas
Dada la naturaleza de las actividades, operaciones y su funcionamiento, no se ha
considerado necesario la conformación de un equipo multidisciplinario con la intervención
de profesionales especialistas.
A continuación se encuentra la evaluación del control interno que se fundamenta en una
estructura basada en los siguientes componentes:
39
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 5)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Componente: Asamblea Parroquial. Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Morador: Ángel Calva Hasta: 31/12/2013
N° Cuestionario Respuestas POND CALIF
SI NO
1 La junta parroquial presenta anualmente ante la asamblea parroquial el informe
de gestión X 10 10
2
La asamblea ha establecido mecanismos de control para evaluar el cumplimiento
de los objetivos y finalidades del GAD parroquial? X 10 -
3 Conocen todos los moradores de la parroquia la misión, visión y objetivos
planteados por la junta parroquial? X 10 -
4
La asamblea parroquial plantea a la junta parroquial proyectos, planes y
programas que vayan en beneficio de su desarrollo económico, social y cultural
de la población?
X
10 -
5
El gobierno parroquial, impulsa la participación comunitaria a través de
diferentes actividades de autogestión, para consolidar su integración y desarrollo,
tales como: mingas, actividades sociales, entre otras?
X
10 10
6
La asamblea conoce el presupuesto anual y la planificación de los gastos de la
junta parroquial? X 10 -
7
La asamblea vigila y denuncia actos de corrupción que cometen funcionarios o
empleados públicos que ejercen funciones en la parroquia?
X
10 -
TOTAL 70 Ʃ 20 Elaborado por: Diana Guaillas
CECI
40
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusión
En la evaluación del control interno efectuada al componente Asamblea
Parroquial se determina que existe un nivel de riesgo alto de 71.43%, frente a un
nivel de confianza bajo de 28.57%, causado por el incumplimiento de la ley el
COOTAD Art 67; de los deberes de los ciudadanos.
28,57%
71,43%
GRAFICO N°1
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIEZGO
41
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 6)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Componente: Junta Parroquial. Desde: 01/01/2013
Entrevistados: vocales. Hasta: 31/12/2013
N
°
Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 La junta parroquial Interviene en la asamblea, en las comisiones delegaciones y
representación que designe el presidente.
X 10 5
2
La asamblea parroquial es parte en la aprobación del plan Operativo Anual.
X 10 10
3 La junta parroquial legislan proponiendo proyectos de ordenanzas a otros niveles
de gobierno tendientes a generar recursos propios para la institución.
X 10 -
4
Los vocales cumplen con las funciones que le sean encomendadas por el
presidente del GAD parroquial.
X
10 10
5
Los miembros del GAD Parroquial presentan proyectos de acuerdos y
resoluciones en el ámbito de su competencia que designe el GAD parroquial.
X
10 10
6 La junta parroquial dispone de un plan de reclutamiento y contratación para el
personal que ingresa a labora en la entidad.
X 10 -
TOTAL 60 Ʃ 35
Elaborado por: Diana Guaillas
CECI
42
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusiones: En la evaluación del control interno efectuada al componente Junta
Parroquial se determina que existe un nivel de riesgo alto de 57,67%, frente a un nivel de
confianza medio de 58,33%, debido al incumplimiento de sus funciones en proponer
proyectos de ordenanzas en beneficio de la parroquia establecidas en el COOTAD Art.67
literal f) literal m) acerca de las atribuciones que tiene la junta parroquial
58,33%
41,67%
GRAFICO N° 2
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
43
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 7)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Componente: Presidencia. Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Presidente- Sr. Wilmer Espinoza. Hasta: 31/12/2013
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Ejerce sin ningún inconveniente la representación legal del GAD Parroquial de Can Carlos
de las Mina?
X 10 10
2
Convoca a las sesiones de carácter ordinarias y extraordinarias del GAD Parroquial y de la
asamblea parroquial con el orden del día de manera oportuna?
X 10 10
3 Se delega funciones y representaciones a los vocales del GAD Parroquial? X 10 10
4 Controla las actividades de los empleados de acuerdo al cargo que ocupan? X
10 5
5 Elabora los planes, programas y presupuestos de manera oportuna y con la participación
ciudadana para ser aprobados por la junta Parroquial?
X
10 10
6
Revisa oportunamente los informes financieros presentados por la tesorera- contadora para
ser aprobado por la junta parroquial y enviado a los organismos de control?
X 10 10
7 ¿Formula proyectos de acuerdos, resoluciones y normativas dentro de su competencia? X 10 -
8 Realiza rendición de cuentas a través de la asamblea parroquial? X 10 10
9 Considera que son oportunos, eficientes y eficaces las gestiones y servicios brindados por
la institución.
X 10 10
10 Se elabora el Plan operático anual y la proforma presupuestaria tomando en cuenta lo
considerado en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial y la COOTAD?
X 10 10
TOTAL 100 Ʃ 85
CECI
44
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusiones
En la evaluación del control interno efectuada al componente presidencia del GAD
parroquial se determina que existe un nivel de riesgo bajo de 15%, frente a un nivel de
confianza alto de 85%, ya que se ha cumplido la mayor parte de las atribuciones en
concordancia con el plan de desarrollo y de ordenamiento territorial como lo establece el
COOTAD Art. 70, literal b), c) y f).
85%
15%
GRAFICO N° 3
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
45
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 8)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Componente: Financiero. Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Contadora. Norma chamba. Hasta: 31/12/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Lleva registro de todas las operaciones que ejecuta la institución? x 10 10
2 Las operaciones financieras se encuentran sustentadas con la documentación fuente? x 10 10
3 Entrega en la fecha establecida la información Financiera y presupuestaria al Ministerio de
Economía Finanzas?
x 10 10
4 El registro de control para los activos fijos y más bienes se encuentran con su respectivo valor,
marca, serie, para el bien de la institución?
x
10 -
5 Entrega informes financieros cuando solicite el presidente del GAD Parroquial? x
10 10
6 Elabora conciliaciones bancarias mensualmente? x 10 10
7 Elabora la proforma presupuestaria con el presidente y vocales del GAD Parroquial? x 10 -
8 Elabora estados de ejecución presupuestaria en forma mensual? x 10 10
9 Se realizan los pagos con la autorización del presidente? x 10 10
10 Realiza la respectiva retención de ley a los proveedores de bienes y servicios? x 10 10
TOTAL 100 Ʃ 80
CECI
46
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusión
En la evaluación del control interno efectuada al componente Financiero se determina
que existe un nivel de confianza alto 80%, frente a un nivel de riesgo bajo 20%, por el cual
parte de la hojas de inventario no se encuentra detallada su precio, series, marca, por el
cual debería tener un control de los bienes que posee el GAD Parroquial.
80%
20%
GRAFICO N° 4
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
47
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 9)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Componente: Secretaria. Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Secretario. Ángel Gaona. Hasta: 31/12/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Interviene como secretario en las sesiones del GAD Parroquial? x 10 10
2 Interviene como secretario en las sesiones de la Asamblea Parroquial? x 10 10
3 Elabora la convocatoria juntamente con el presidente del GAD Parroquial? x 10 10
4 Entrega las convocatorias oportunamente a los vocales y moradores para las sesiones
pertinentes?
x 10 -
5 Tiene cuidadosamente y ordenadas las actas de sesiones del GAD Parroquial? x
10 10
6 Concede documentos de los archivos con la autorización del presidente? x 10 10
7
Mantiene en el Gobierno Parroquial un espacio de información pública donde se dé a conocer
los avances del PD y OT?
x 10 -
8 Elabora boletines u otros medios de comunicación para informar los avances que realiza el
GAD Parroquial.
x 10 -
TOTAL 80 Ʃ 50
CECI
48
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusión.
En la evaluación del control interno efectuada al componente de secretaria se determina
que existe un nivel de confianza alto 62,5%, debido a que no está cumpliendo a cabalidad
con las funciones a su cargo, frente a un nivel de riesgo bajo 37,5%, se da debido a que no
presenta con anterioridad las convocatorias a los vocales y moradores para las sesiones
pertinentes. Técnica de control interno revisar archivo de respaldo.
62,5
37,5
GRAFICO N° 5
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
49
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 10)
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Componente: Obras publicas Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Ing. Eugenio Macas. Hasta: 31/12/2013.
Elaborado por: Diana Guaillas
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALI
F SI NO
1 Los convenios suscritos se establecen en la fecha establecida. x 10 10
2
Se elabora cronograma para la ejecución de la obra x 10 -
3 Se emiten informes de la obra, mediante actas, oficios, planillas. x 10 10
4
Se ejecutan obras únicamente que conste en el presupuesto anual. x 10 -
5 Presenta un informe de los reportes de la maquinaria. x -
TOTAL 50 Ʃ 20
CECI
50
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO.
CALIFICACION PORCENTUAL CONFIANZA RIESGO
15-50% Bajo Alto
51-75% Medio Medio
76-95% Alto Bajo
Conclusión.
En la evaluación del control interno efectuada al componente de obras públicas existe un
nivel de confianza medio de 60% determinándose un nivel de riesgos alto de 40% debido a
que no se elabora cronogramas de trabajo para la ejecución de la obra pública, se
constituye obras no formulada en el presupuesto y no presenta informe de la maquinaria.
40%
60%
GRAFICO N° 6
nivel de confianza
nivel de riesgo
51
3.7 DESARROLLO DE HALLAZGOS EXAMEN PROFUNDO DE
ÁREAS CRÍTICAS.
Hemos puesto analizar en las áreas por cada componente con la finalidad de
dictaminar un examen profundo a cada uno de los componentes del control interno de
la misma manera se procederá a evaluar al recurso humano que labora dentro de la
institución,
EVALUACION DE CONTROL
INTERNO
COMPONENTE RESULTADO OBSERVACIÓN
ASAMBLEA
PARROQUIAL
La asamblea parroquial se reúne por una
sola vez en el año 2013, con escasa
participación de la comunidad, en la que
el presidente informa de manera resumida
y de forma verbal sobre la gestión que
desarrolla la entidad.
No se ha entregado informes por
escrito
Parte de la asamblea parroquial no ha
conformado mecanismo alguno que le
permita establecer instancias de, consulta
control y participación a la ciudadanía.
No ha existido la participación
de la asamblea parroquial.
Siendo un órgano de máxima
consulta.
Un 30% de la asamblea parroquial no
conoce la misión, visión y objetivos
planteados por la junta parroquia.
Hace falta difundir a la
comunidad acerca de la misión y
visión del gobierno parroquial
La asamblea parroquial en el periodo del
01 de Enero al 31 de Diciembre del 2013,
no ha planteado proyectos, planes o
programas a ser considerados en la
planificación de la junta parroquial.
Débil gestión en la ejecución de
Programas, planes y proyectos
que contribuyan al desarrollo
económico social cultural de la
población.
La poca participación ciudadana coopera
a través de diferentes actividades de
autogestión, para consolidar su
Hace falta motivación para la
participación ciudadana
52
integración y desarrollo en la parroquia.
La asamblea parroquial en un 30% de la
ciudadanía desconoce el presupuesto
anual y la planificación de gastos del
GAD parroquial.
La asamblea parroquial no hace uso de la
atribución de vigilancia y no denuncia de
los actos de corrupción que pudiesen
cometer los funcionarios públicos del
GAD parroquial.
JUNTA
PARROQUIAL
La junta parroquial, participa en la
asamblea, comisiones y delegaciones,
cuando lo designe el presidente.
Esta responsabilidad no se
cumple a cabalidad
La junta parroquial cumple con el
compromiso en la aprobación oportuna
del Plan Operativo Anual. Y su
respectivo presupuesto
La junta parroquial no ha expedido
acuerdos, resoluciones u otra normativa
reglamentaria encaminada a generar
beneficios a la población.
Debilidad en el cumplimiento
de las atribuciones asignadas
que se establece en la ley del
COOTAD Art. 67, literal, a) y
f).
La junta parroquial cumple con las
atribuciones delegadas a su cargo.
Todos no están cumpliendo con
sus responsabilidades.
Los miembros del GAD Parroquial
cumplen con proyectos y resolución en el
ámbito de su competencia.
No todos los miembros del
GAD parroquial han presentado
estas propuestas.
53
No tiene establecido un plan de ejecución
para seleccionar y contratar el personal.
Hace falta una
comisión de mesa
para seleccionar el
personal.
PRESIDENCIA
De acuerdo a la ley, el representante del GAD
parroquia ha intervenido en representaciones
legales y judiciales de la institución.
El presidente da a conocer con anterioridad en
las convocatorias el orden del día que será
tratado en las sesiones de la junta parroquial.
Por disposiciones
delegadas del GAD
se ha podido
proponer el orden
del día con
anterioridad.
En caso de no poder participar en alguna
diligencia el presidente delega a un vocal que
cumpla su función encomendada.
El presidente está al pendiente de las
actividades que ejerce cada empleado o
trabajador.
Parte en el
cumplimiento del
control de las
actividades que
ejerce el empleador.
54
El presidente ejecuta planes, proyectos y
programas en beneficio de la parroquia.
El presidente elabora
planes a corto plazo
de acuerdo a las
necesidades
planificadas con la
ciudadanía.
El presidente cumple con la suscripción de los
informes presentados por la contadora.
El presidente de la junta no formula
proyectos de acuerdo resoluciones y
normativas, a ser considerados por la junta
para su aprobación.
Existe una débil
gestión ante las
autoridades
competentes.
El presidente cumple al final de cada año la
respectiva rendición de cuentas al pueblo.
El GAD Parroquial no puede dar
mantenimiento a la maquinaria que tiene bajo su
responsabilidad entregada en comodato de
manera que no cumple de manera eficiente y
eficaz con los servicios en el mantenimiento.
Débil rendimiento en
el servicio caminero
que brinda la
institución al pueblo.
Por falta de los
respectivos recursos
Cumple con Plan de Desarrollo y
Ordenamiento Territorial y la COOTAD, para la
elaboración del plan operativo anual y la
proforma presupuestaria.
55
FINANCIERO
La contadora lleva una agenda para el registro
de los activos fijos
La información financiera si se encuentra
respaldada en su respectivo archivo.
Al Ministerio de Economía y Finanzas si se
presenta en la fecha establecida la información
financiera.
Posee un registro de inventario de los activos
fijos y bienes sujetos de control administrativo.
Parte de los bienes no
se encuentran con su
respectivo valor, serie
y marca.
Si se entrega información financiera con la
autorización del presidente.
Las consolidaciones bancarias si son realizadas
cada mes.
En la formulación de la proforma
presupuestaria interviene exclusivamente el
presidente con la contadora-tesorera, para ser
presentados
56
a los vocales que conforma el GAD
parroquial.
Se realiza la ejecución presupuestaria en
base de las directrices establecidas por el
Ministerio de Finanzas.
Los pagos se realizan únicamente con la
autorización del presidente.
Si se efectúa las retenciones de ley a cada
proveedor de bienes y servicios de la
institución.
SECRETARIA
Si cumple las funciones encomendadas
como secretario del GAD parroquial. En
cuanto a ellos participan solamente con
voz informativa.
El secretario está pendiente de las
actividades cuando realiza sesiones con la
asamblea parroquial en coordinación con
el presidente.
Se reúne el secretario y presidente para la
elaboración de las convocatorias
57
Las convocatorias son entregadas con
anterioridad a los vocales de la junta
parroquial.
.
Mantiene en orden y legalizadas las actas
de las sesiones ordinarias y
extraordinarias.
El secretario está dispuesto a facilitar la
documentación con la autorización del
presidente.
No se mantiene en el local del Gobierno
Parroquial un espacio de información
pública donde se dé a conocer los avances
del Plan de Desarrollo y Ordenamiento
Territorial.
Se ha comprado que en el
GAD parroquial no existe
un lugar de publicación en
el que la ciudadanía pueda
informarse de los avances
del PDyOT.
Publican con anticipación informando al
pueblo, la actividades que se va a
efectuar. Con la respectiva disposición
del presidente.
La institución no cuenta
con la facilidad logística
de poder llegar a todos los
moradores de la parroquia.
58
RECURSO HUMANO
Para el recurso humano se revisaron las normas y políticas referentes al personal, ya que el
alcance de nuestro trabajo es evaluar el control de gestión y el talento humano según las
funciones respectivas, en base al, reglamentos estatutos si están siendo cumplidas.
En lo referente al cumplimiento de los preceptos emitidos en el reglamento interno y
disposiciones generales del personal podemos manifestar que dichas funciones referentes a
los puestos de trabajo.
Al evaluar el registro de entrada y salida y al hacer un promedio de horas cumplidas al
mes se constató lo siguiente.
OBRAS
PUBLICAS
Se cumple en la fecha establecida los
convenios suscriptos. Con el consejo
provincial, y municipio de Zamora.
No tiene establecido un cronograma, en el
cual se pueda definir la ejecución de la
obra.
Las obras si son emitidas mediante, oficio
detallando la dirección de la obra, en donde
fue ejecutada, en cual presentado al
presidente.
Las obras públicas son ejecutadas, fuera de
las actividades que constan en el
presupuesto.
No se ha presentado un informe de la
maquinaria, ya que por desaparición del
archivo de las actividades realizadas.
Insuficiente cuidado con el
archivo, ya que es prohibido
llevarse los documentos
fuera de la institución.
59
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS (ver anexo 11 y 12)
REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL
HORAS PROMEDIOS CUMPLIDAS AL AÑO
N
NOMBRE Y APELLIDO
CARGO
ENERO
FEBRE
RO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOST
O
SEPTIE
MBRE
OCTU
BRE
NOVIE
MBRE
DICIEM
BRE
TOTAL HORAS
PROMEDIOAL AÑO
1 Norma chamba Contadora
88
160
160
160
160
160
160
160
160
160
152
160
1840
2 Bladimir romero Técnico ordenamiento
territorial
160
152
152
464
3 Eugenio macas Técnico en diseño y
fiscalización de obras
152
144
160
96
152
152
152
152
160
160
152
152
1784
4 Ángel Gaona Auxiliar de servicios generales
24
136
152
128
144
152
144
880
5 Marco calva Auxiliar de servicios generales
152
160
152
160
40
664
6 Christian Romero Técnico
ordenamiento territorial
152
152
152
136
136
152
160
160
160
1368
7 Pedro Poma Chofer volquete
80
144
152
152
112
144
112
104
152
152
144
144
1440
8 Javier Colcha Chofer volquete
144
144
152
144
112
144
120
104
62
152
160
176
1614
9 Carlos Macas Operador de la pala
192
144
152
160
120
144
120
104
152
160
160
128
1736
10 Herman Troya Operador de la
motoniveladora
64
96
80
56
40
48
62
Ʃ 446
60
HORAS PROMEDIO LABORADAS AL AÑO
Contadora 1840 hora
Técnico ordenamiento territorial 464 horas
Técnico en diseño y fiscalización de obras 1784 horas
Auxiliar de servicios generales 880 horas
Auxiliar de servicios generales 664 horas
Chofer de volquete 1440 horas
Chofer de volquete 1614 horas
Operador de la apala 1736 horas
Operador de la motoniveladora 658 horas
Al revisar las hojas de justificación de los meses de Enero a Diciembre del año
2013 se observó que algunos empleados no llenan todos los registros de las horas al
momento de salir.
El operador, y choferes, secretario, técnico, quien para efecto del presente contrato
se lee domina un contrato ocasional, y eventual.
En el área financiero, la persona encargada, es contratada directamente por el Sr.
Presidente. Con un contrato indefinido.
El operador de la motoniveladora, se le contrata por los días cuando la junta
requiera de su servicio. En cuanto aquel trabajador se les paga mediante facturas
por sus servicios prestados.
61
3.8 RESUMEN DE HALLAZGOS POR COMPONENTE
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Asamblea Parroquial.
Condición.
La asamblea no ha establecido mecanismos de control para evaluar el cumplimiento de
los objetivos y finalidades del GAD parroquial.
Criterio.
La asamblea parroquial es el máximo órgano de consulta y control de la junta parroquial y
de participación de las organizaciones y habitantes de la parroquia.
Causa.
Desconocimiento de sus obligaciones como ciudadanos.
Efecto.
La asamblea parroquial como máximo órgano de consulta y control al no tener
conocimiento de sus obligaciones, abría poca participación y los miembros del GAD
parroquial pensarían que todos los proyectos están satisfaciendo las necesidades del
pueblo, cuan la realidad puede ser otra.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
62
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Asamblea Parroquial
Condición.
Un 30% de los moradores de la parroquia no tiene conocimiento de misión, visión y
objetivos planteados por la junta parroquial.
Criterio.
Sería muy importante que los moradores de la parroquia tengan conocimiento de la
misión, visión, y objetivos por los cuales el GAD parroquial fue creado.
Causa.
Parte de los moradores de la parroquia muestra poco interés en el conocer la razón de ser
de la entidad, y de sus objetivos que tiene en el furo para el desarrollo del pueblo.
Efecto.
La falta de interés en conocer la razón de ser de la entidad y el efecto para lo cual fue
creada conllevaría a los moradores a no tomar con seriedad a la gestión de la junta
parroquial y la vería como una entidad sin beneficio alguno.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
63
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Asamblea Parroquial.
Condición.
La asamblea parroquial no conoce el presupuesto anual y la planificación de los gastos de
la junta parroquial.
Criterio.
Seria de mucha importancia que haya más participación por parte de la asamblea
parroquial en la reuniones que convoca el GAD.
Causa.
Por falta de orientación los moradores tendrían desconocimiento de la ley del Código
Orgánico de Ordenamiento territorial.
Efecto.
Al no tener conocimiento del POA los moradores de la parroquia especularían que el
presupuesto no está bien distribuido en las actividades de prioridad e importancia
pensando de esta manera que no da ningún beneficio en la satisfacción de sus
necesidades.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
64
RESULTADO DEL EXAMENNDE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Junta Parroquial.
Condición.
La junta parroquial no ha expedido acuerdos, resoluciones u otra normativa reglamentaria
encaminada a generar beneficios a la población
Criterio.
El COOTAD establece en el Art. 67, atribuciones de la junta parroquial literal f)
promover al concejo municipal proyectos de ordenanzas en beneficio de la población. m)
seria de mucha importancia la formulación de proyectos en la elaboración de normativas
que dirijan de mejor manera el desempeño en la ejecución de las actividades.
Causa.
La ausencia de ordenanzas, acuerdos y resoluciones conllevan a no generar beneficios a la
población y a la obtención de recursos propios.
Efecto.
Por la falta de normativas no habría un correcto cumplimiento de las atribuciones como
junta parroquial a las actividades asignadas que se establece en la ley el COOTAD.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
65
RESULTADO DEL EXAMENDE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Junta Parroquial.
Condición.
No se realiza el reclutamiento y selección del personal, al momento de contratar.
Criterio.
Se debería dar una oportunidad a todos los participantes por el puesto vacante, en el cual
se debería realizar una evaluación, con el fin de considerar conocimientos más
destacados y puedan acceder a ocupar el puesto vacante.
Causa.
Incumplimiento de la ley en el Personal contratado sin cumplir con el proceso de
selección, COOTAD: Art. 70, literal o).
Efecto.
La inobservancia de la ley acerca de las atribuciones como junta parroquial que deberá
cumplir el área de recursos humanos. Unificando criterios, de desempeño. Con el fin de
ser eficientes para el desarrollo de la parroquia.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
66
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Presidencia
Condición.
No formula proyectos de acuerdo resoluciones y normativas, a ser considerados por la
junta para su aprobación
Criterio.
El COOTAD establece en el Art. 70 Atribuciones del presidente o presidenta de la junta
parroquial rural, literal d).- Presentar a la junta parroquial proyectos de acuerdo,
resoluciones y normativa reglamentaria, de acuerdo a las materias que son de
competencia del gobierno autónomo descentralizado parroquial.
Causa.
Incumplimiento del COOTAD, Art. 70, literal, d)
Efecto.
La inexistencia de acuerdos y resoluciones que normen las actividades de la junta
parroquial, ocasiona que el personal desconozca los procedimientos para la ejecución de
sus labores, retrasando el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
67
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Financiero
Condición.
Parte de los bienes de larga duración no se encuentran registrados los valores, marcas,
series.
Criterio.
Sería de gran importancia detallar a cada uno de los bienes que posee el GAD Parroquial,
con su respectivo valor, serie, marca ya es de mucha importancia, para asegurarse de
alguna perdida del bien.
Causa.
Inobservancia a la norma de control interno para el área de Inversiones en existencias y
bienes de larga duración 250 - 03 Título: Sistema de registro y Art. 35.- deberes y
atribuciones del secretario tesorero, literal i), de la Ley Orgánica de Juntas Parroquiales
Rurales del Ecuador.
Efecto.
La inobservancia de la norma de control interno para el área de Inversiones en existencias
y bienes de larga duración 250-03 Sistema de registro y Art. 35, literal i), de la ley de
juntas parroquiales, conlleva a que los bienes de la junta parroquial no se encuentran
debidamente registrados, con su valor correspondiente, dificultando la administración y el
control físico de las existencias del valor.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
68
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Secretaria
Condición.
No se entrega las convocatorias oportunamente a los vocales y moradores para las
sesiones pertinentes.
Criterio.
Es de gran importancia entrega las convocatorias anticipadamente como lo establece la ley
a los vocales y moradores para las sesiones pertinentes, en el cual se estaría cometiendo
una infracción, contra los derechos de los ciudadanos.
Causa.
Incumplimiento de la ley de juntas parroquiales Art. 35.- Deberes y atribuciones del
secretario-tesorero, literal f).
Efecto.
La inobservancia de la ley de juntas parroquiales Art. 35.- Deberes y atribuciones del
secretario-tesorero, literal f), ocasiona la escasa participación de la ciudadanía y los
diversos actores de la sociedad, lo que conlleva a que la población desconozca la gestión
de la junta parroquial, lo que imposibilita la participación de la ciudadanía en la
planificación y en el control que debe efectuar a las acciones que ejecuta la junta
parroquial.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
69
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Secretaria
Condición.
Dentro del Gobierno Parroquial no se mantiene un espacio de información pública donde
se dé a conocer los avances del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
Criterio.
Se consideraría que el GAD parroquial existiera un lugar de publicación hacia la
ciudadanía, con el fin de que se pueda remitir los informarse y avances del PD y OT.
Causa.
Incumplimiento de los deberes y atribuciones como secretario.
Efecto.
Inobservancia del reglamento orgánico funcional del gobierno Parroquial Art. 19, en cual
se debe dar a conocer todas las actividades ejecutadas, en beneficio de la parroquia.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
70
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Recurso humano
Condición.
Parte de los empleados llegan atrasados a sus puestos de trabajo y al momento de
registrarse, se registran legalmente.
Criterio.
Debería el personal que llega atrasado, registrarse legalmente, justificando la razón por el
cual llego tarde a su puesto de trabajo. Es obligación elemental de los empleados del GAD
parroquial su puntualidad diaria en él un lugar de trabajo a la hora de iniciación de las
tareas. Teniendo en cuenta que el horario de trabajo es: lunes a viernes 8h00 a 12h00 y
13h00 a 17h00.
Causa.
Falta de ética por parte de los empleados. Incumpliendo del reglamento interno de la
institución.
Efecto.
Al no contar un Irresponsabilidad del personal, en llenar el registro de asistencia, ya que la
junta parroquial no tiene establecido una sanción al personal administrativo y laboral.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
71
RESULTADO DEL EXAMEN DE LA HOJA DE HALLAZGO
EVALUACION DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE.
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
PERIODO: 01/01/ 2013.
COMPONETES: Obras Publicas.
Condición.
No se ha presentado un informe de la maquinaria, por el cual fu desaparecido el archivo de
las actividades que ha sido ejecutada cada una de las obras.
Criterio.
Debería ser más pre cauteloso en cuidar los documentos que se le sean entregados a su
responsabilidad,
Causa.
Falta de ética por parte de la persona encargado a su labor. Incumpliendo del reglamento
interno de la institución.
Efecto.
Se puede aplicar una sanción al responsable del cargo por el Incumplimiento del
reglamento de la institución en el cuidado de los documentos de la institución.
Fecha. 25/08/2013
Elaborado por: Diana Guaillas
Fecha. 25/08/2013.
Revisado por: Ing. Jorge Maurad.
72
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
73
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
No se ha presentado mecanismos de control, ya que no hubo la participación
ciudadana
Desconocimiento de la visión, misión, objetivos que tiene el GAD parroquial
Por la deficiencia de comunicación a la asamblea parroquial no llega con la
información del presupuesto anual y la planificación de la administración de la
junta parroquial.
No se ha realizado, acuerdos, resoluciones, encaminada a generar beneficios a
la población. Debido a que no hubo participación de la asamblea parroquial.
contratar al profesional equivocado puede llegar a ser un error muy costoso para
la institución. Por ello, resulta primordial tener en cuenta la búsqueda de nuevos
talentos, creando el respectivo reclutamiento y selección del personal.
Parte de los bienes que posee la empresa se encuentran sin registrar el
inventario implica la determinación de la cantidad de inventarios que debería
tenerse, la fecha en que debería colocarse los pedidos, valores, marcas y series,
no está visiblemente detallada.
No se está cumpliendo con responsabilidad, las funciones encomendadas a su
cargo.
Falta de ética por parte de los empleados por ser impuntuales al llegar a sus
puestos de trabajo.
Falta de responsabilidad en el cuidado del archivo, ya que es prohibido
llevarse los documentos fuera de la institución.
74
4.2 RECOMENDACIONES
Al Presidente:
Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de los
derechos y avanzar en la gestión democrática en la acción parroquial. Poco
interés en revisar el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial el Art. 64,
literal c).
Al presidente:
Difundir a la comunidad acerca de la misión y visión del gobierno parroquial
Al presidente:
Exista la participación ciudadana, cunado la junta parroquial invita a la
asamblea, para la elaboración y aprobación del presupuesto anual.
Ala Junta Parroquial:
Pedir que se le presente proyectos de acuerdo a sus materias que son de
competencia del gobierno parroquial.
Al presidente:
Tener claro el perfil que busca. “Lo primero es hacer un adecuado
levantamiento del perfil, esto va a garantizar que los currículos que vayan
llegando, sean congruentes con lo que se busca y así tendremos mayor número
de candidatos idóneos”. Para contratar el personal, Como lo establece la ley el
COOTAD, Art. 70 literal a).
Ala contadora:
Elaborará de forma más entendible el registro del control de los bienes, del
GAD parroquial. Con sus respectivo, código, costo, serie, marcas.
Al presidente:
75
Hacer cumplir con las funciones encomendadas a su cargo en que deben ser
entregadas las convocatorias a cada uno de los vocales de la junta, o
moradores de los barrios con anterioridad, como lo está establecido en el
COOTAD.
Al presidente:
Revisar los registros de entrada y salida de cada empleador al finalizar el día.
Al presidente:
Debería tener un respaldo de toda la información que tenga el GAD parroquial,
no dejar llevar con facilidad la documentación fuera de la institución, en caso
de siniestro, u otra circunstancia pueda ocurrir Cuidar por los documentos que
sean de la entidad.
76
CAPITULO V
BIBLIOGRAFIA
77
5. BIBLIOGRAFIA
Andrade R Contraloría General del Estado (2001): Manual de Auditoría de Gestión,
Quito
González Peralo Roberto,( 2006), Marco Teórico y Conceptual de la Auditoría de Gestión.
Subía Guerra, Jaime. (2007). Curso de Auditoría de Gestión. Loja-Ecuador:
Escuela de Ciencias Contables y Auditoría, Universidad Técnica Particular de Loja
Codigo de Trabajo
Codigo Organico de OrganizacionTerritorial, Autonomia y Descentralizacion
Ley Orgánica de Juntas Parroquiales.
Normas de Control Interno.
Reglamento para administrar y controlar bienes de larga duración
Ley Orgánica de Servidor Publico
5.1 PAGUINAS WEB
www.contraloria.gov.ec
Contraloría general del estado Manual de Auditoría de gestión.
www. Superintendencia contraloria.gov.ec
www.wikipedia.com
78
CAPITULO VI
ANEXOS
79
6. ANEXOS
6.1 Anexo 1.- AGENDA PARA LA ENTREVISTA CON EL PRESIDENTE
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
PROPÓSITO DE NUESTRO TRABAJO:
Conocer los métodos, controles, planes y procedimientos aplicados en la entidad
Solicitar autorización al presidente para que me permita visitar la institución para
recolectar información.
A. SOLICITAR INFORMACIÓN GENERAL QUE CONTENGA
1. ¿Qué tipo de Empresa es?
2. ¿Cuál es la dirección de la Empresa?
3. ¿Cuál es la visión, misión y objetivos?
4. ¿Cuáles son los niveles de la organización?
5. ¿Defina los funcionarios principales?
6. ¿Cuáles son sus servicios?
7. ¿Se han realizado Auditorías de Gestión en períodos pasados?
AEP
80
6.2 Anexo 2.- OFICIO DEL INICIO DE LA AUDITORIA
Zamora, 15 de julio del 2014.
Sr.
Wilmer Espinoza
PRESIDENTE DE GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINNAS
De nuestra consideración:
En atención al pedido que se realizó a su persona a la realización de la auditoria
de gestión en el Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas. Del 01 de
Enero al 31 de Diciembre del año 2013.
La señorita Diana Lucia Guaillas Chapa, realizara la auditoria de acuerdo a las
respectivas normas y reglamentos con el fin de obtener una opinión acerca de
investigación realizada en la institución se llevara a cabo el grado de rendimiento
y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda el Gobierno Parroquial de San
Carlos. Revisión de documentos, análisis del mismo con la finalidad de obtener
evidencia que sustente nuestra opinión.
Al mismo tiempo de la manera más comedida solicitamos la completa
colaboración y facilidades de parte del personal que labora en la institución, para
acceder a la revisión de la respectiva documentación y evaluar el cumplimiento de
los objetivos y la optimización del buen uso de los recursos y la estructura del
control interno en el periodo determinado.
Desde ya le reintegro mi cencero agradecimientos.
Atentamente,
Srta. Diana Guaillas
81
ESTUANTE DEL ITSDF
6.3 Anexo 3.- MEMORÁNDUM DE COMUNICACIÓN
RESULTADO
MEMORANDUM 001
DE COMUNICACIÓN DE RESULTADO
Zamora, 25 de Agosto del 2013.
De: Diana Guaillas
Para: sr. Wilmer Espinoza
Luego de haber realizado la auditoria de gestión al GAD Parroquial de San Carlos
de las Minas, de acuerdo a las normas de auditoria referente a la comunicación
de resultados, procedo a comunicar los hallazgos encontrados para su análisis y
verificación
Considerando también que durante dos días hábiles se puede presentar los
justificativos que considere necesario.
Atentamente.
Srta. Diana L Guaillas CH.
82
ESTUDIANTE DEL ITSDF
6.4 Anexo 4.- OFICIO DE CULMINACION DE LA AUDITORIA DE GESION
AL GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Zamora, 8 de Septiembre del 2014
Sr.
Wilmer Espinoza
PRESIDENTE DEL GAD PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Presente.
De mi consideración:
He efectuado la auditoria de Gestión al Gobierno Parroquial de San Carlos de las
Minas al año 2013.
El análisis se realiza de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoria y
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Estas normas requieren que la
Auditoria sea planificada y ejecutada para obtener evidencia razonable que la
información y la documentación examinada, no tengan exposiciones erróneas de
carácter significativo la evaluación incluye el entendimiento y el estudio de cada
uno de los componentes del control interno como; Asamblea Parroquial, Junta
Parroquial, Presidencia, Contadora, Secretaria. En el área de Recurso Humano,
en el control de gestión de la institución. Considerando que nuestro estudio en
base razonable para expresar nuestra opinión.
Debido a nuestro estudio los resultados se encuentran en los comentarios
conclusiones y recomendaciones que consta en el presente informe.
Atentamente,
Diana Guaillas.
ESTUDIANTE DEL ITSD
83
6.5 Anexo 5.- CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE “ASAMBLEA PARROQUIAL”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde: 01/01/2013
Entrevistado: Hasta: 31/12/2013
N° Cuestionario Respuestas POND CALI
F SI NO
1 La junta parroquial presenta anualmente ante la
asamblea parroquial el informe de gestión
2
La asamblea ha establecido mecanismos de control
para evaluar el cumplimiento de los objetivos y
finalidades del GAD parroquial?
3 Conocen todos los moradores de la parroquia la
misión, visión y objetivos planteados por la junta
parroquial?
4
La asamblea parroquial plantea a la junta parroquial
proyectos, planes y programas que vayan en beneficio
de su desarrollo económico, social y cultural de la
población?
5
El gobierno parroquial, impulsa la participación
comunitaria a través de diferentes actividades de
autogestión, para consolidar su integración y
desarrollo, tales como: mingas, actividades sociales,
entre otras?
6
La asamblea conoce el presupuesto anual y la
planificación de los gastos de la junta parroquial?
7
La asamblea vigila y denuncia actos de corrupción
que cometen funcionarios o empleados públicos que
ejercen funciones en la parroquia?
TOTAL
CECI
84
6.6 Anexo 6.- CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE “JUNTA PARROQUIUAL”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde:
Entrevistados: Hasta:
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 La junta parroquial Interviene en la
asamblea, en las comisiones delegaciones y
representación que designe el presidente.
2
La asamblea parroquial es parte en la
aprobación del plan Operativo Anual.
3 La junta parroquial legislan proponiendo
proyectos de ordenanzas a otros niveles de
gobierno tendientes a generar recursos
propios para la institución.
4 Los vocales cumplen con las funciones que
le sean encomendadas por el presidente del
GAD parroquial.
5 Los miembros del GAD Parroquial presentan
proyectos de acuerdos y resoluciones en el
ámbito de su competencia que designe el
GAD parroquial.
6 La junta parroquial dispone de un plan de
reclutamiento y contratación para el personal
que ingresa a labora en la entidad.
TOTAL
CECI
85
6.7 Anexo 7.- CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE “PRESIDENCIA”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde
Entrevistado Hasta
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Ejerce sin ningún inconveniente la representación legal
del GAD Parroquial de Can Carlos de las Mina?
2
Convoca a las sesiones de carácter ordinarias y
extraordinarias del GAD Parroquial y de la asamblea
parroquial con el orden del día de manera oportuna?
3 Se delega funciones y representaciones a los vocales
del GAD Parroquial?
4
Controla las actividades de los empleados de acuerdo
al cargo que ocupan?
5
Elabora los planes, programas y presupuestos de
manera oportuna y con la participación ciudadana para
ser aprobados por la junta Parroquial?
6
Revisa oportunamente los informes financieros
presentados por la tesorera- contadora para ser
aprobado por la junta parroquial y enviado a los
organismos de control?
7
¿Formula proyectos de acuerdos, resoluciones y
normativas dentro de su competencia?
8 Realiza rendición de cuentas a través de la asamblea
parroquial?
9 Considera que son oportunos, eficientes y eficaces las
gestiones y servicios brindados por la institución.
10 Se elabora el Plan operático anual y la proforma
presupuestaria tomando en cuenta lo considerado en el
Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial y la
COOTAD?
TOTAL
CECI
86
6.8 Anexo 8.- CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE “FINANCIERO”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde:
Entrevistado: Hasta:
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Lleva registro de todas las operaciones que
ejecuta la institución?
2
Las operaciones financieras se encuentran
sustentadas con la documentación fuente?
3 Entrega en la fecha establecida la información
Financiera y presupuestaria al Ministerio de
Economía Finanzas?
4
El registro de control para los activos fijos y
más bienes se encuentran con su respectivo
valor, marca, serie, para el bien de la
institución?
5
Entrega informes financieros cuando solicite el
presidente del GAD Parroquial?
6
Elabora conciliaciones bancarias
mensualmente?
7
Elabora la proforma presupuestaria con el
presidente y vocales del GAD Parroquial?
8 Elabora estados de ejecución presupuestaria en
forma mensual?
9 Se realizan los pagos con la autorización del
presidente?
10 Realiza la respectiva retención de ley a los
proveedores de bienes y servicios?
TOTAL
CECI
87
6.9 Anexo 9.- CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
COMPONENETE “ SECRETARIA”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde:
Entrevistado: Hasta:
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Interviene como secretario en las sesiones del
GAD Parroquial?
2
Actúa como secretario en las sesiones de la
asamblea parroquial?
3 Elabora la convocatoria juntamente con el
presidente del GAD Parroquial?
4
Entrega las convocatorias oportunamente a los
vocales y moradores para las sesiones
pertinentes?
5
Lleva puntualmente y ordenadas las actas de
sesiones del GAD Parroquial?
6
Concede documentación de los archivos con la
autorización del presidente?
7
Mantener en el local del Gobierno Parroquial un
espacio de información pública donde se dé a
conocer los avances del PD y OT?
8 Hace publicación por medio de carteles,
perifoneando informando la asamblea
parroquial u otra actividad que se realice, al
menos con ocho días de anticipación?
TOTAL
CECI
88
6.10 Anexo 10.- CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
COMPONETE “ OBRAS PUBLICAS”
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
Componente: Desde:
Entrevistado: Hasta:
N° Cuestionario Respuestas
POND
CALIF SI NO
1 Los convenios suscritos se establecen en la fecha
establecida.
2
Se elabora cronograma para la ejecución de la
obra
3 Se emiten informes de la obra, mediante actas,
oficios, planillas.
4
Se ejecutan obras únicamente que conste en el
presupuesto anual.
5 Presenta un informe de los reportes de la
maquinaria.
TOTAL
CECI
90
6.11 Anexo 11.- DIAGNÓSTICO DEL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA
DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO ENERO A DICIEMBRE 2013
GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS DE LAS MINAS
MES ENERO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 semana
4 semana
Total Horas al Mes
1 Norma chamba
Contadora 08h00 40h00 40h00 88 h00
2 Bladimir romero
Técnico ordenamiento territorial
40 h00 40h00 40h00 40h00 160h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 32h00 40h00 40h00 152h00
4 Ángel Gaona Auxiliar de servicios generales
24h00 24h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 40h00 40h00 40h00 80h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 32h00 32h00 40h00 144h00
7 Carlos macas Operador de la pala 40h00 32h00 40h00 40h00 192h00
8 Herman troya
Operador de la motoniveladora
32h00 32h00 64h00
MES FEBRERO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 semana
4 seman
a
Total Horas al mes
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Bladimir romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 40h00 24h00 144h00
4 Ángel Gaona Auxiliar en servicios generales
40h00 24h00 40h00 32h00 136h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 32h00 144h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 24h00 40h00 40h00 40h00 144h00
7 Carlos macas Operador de la pala 40h00 24h00 32h00 32h00 128h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
24h00 32h00 40h00 96h00
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
DRESP
91
MES MARZO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 semana
4 semana
Total Horas al
mes 1 Norma
chamba Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Bladimir romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00 40h00 160h00
4 Ángel Gaona Auxiliar en servicios generales
40h00 40h00 32h00 40h00 152h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 40h00 152h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 40h00 32h00 40h00 152h00
7 Carlos macas
Operador de la pala 40h00 40h00 32h00 40h00 152h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
8h00 32h00 40h00 80h00
MES ABRIL
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 seman
a
4 seman
a
Total Horas al
mes 1 Norma
chamba Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
24h00 40H00 16H00 16h00 96h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
32h00 24h00 32h00 40h00 128h00
4 Ángel Gaona Auxiliar en servicios generales
40h00 32h00 40h00 40h00 152h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 32h00 40h00 32h00 144
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
7 Carlos macas
Operador de la pala 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
8 Herman troya
Operador de la motoniveladora
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
92
MES MAYO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 seman
a
4 seman
a
Total Horas
al mes
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00 32h00 152h00
4 Ángel Gaona
Auxiliar en servicios generales
40h00 24h00 40h00 40h00 144h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 112h00
6 Javier colcha
Chofer de volquete 40h00 40h00 32h00 112h00
7 Carlos macas
Operador de la pala 40h00 40h00 40h00 120h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
16h00 40h00 56h00
MES DE JUNIO
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 320h00 40h00 152h00
4 Ángel Gaona
Auxiliar en servicios generales
40h00 32h00 40h00 40h00 152h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 40h00 32h00 32h00 144h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 32h00 40h00 32h00 144h00
7 Carlos Macas
Operador de la pala 40h00 32h00 40h00 32h00 144h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
24h00 16h00 40h00
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
93
MES JULIO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 seman
a
4 semana
Total Horas al mes
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 40h00 24h00 144h00
4 Ángel Gaona
Auxiliar en servicios generales
40h00 24h00 40h00 32h00 136h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 32h00 32h00 104h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 32h00 40h00 104h00
7 Carlos macas
Operador de la pala 40h00 32h00 40h00 104h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
MES DE AGOSTO
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 seman
a
4 semana
Total Horas al mes
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00 32h00 152h00
4 Marco Calva Auxiliar en servicios generales
40h00 24h00 40h00 40h00 144h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 40h00 32h00 112h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 40h00 40h00 40h00 120h00
7 Carlos macas
Operador la pala 40h00 40h00 40h00 120h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
16h00 32h00 48h00
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
94
MES DE SEPTIEMBRE
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 seman
a
4 semana
Total Horas al
mes 1 Norma
chamba Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00
40h00 160h00
4 Marco calva Auxiliar en servicios generales
40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 40h00 152h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 32h00 40h00 62h00
7 Carlos macas Operador de la pala 32h00 40h00 40h00 40h00 152h00
8 Herman troya
Operador de la motoniveladora
MES DE OCTUBRE
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 sema
na
4 semana Total Horas al
mes 1 Norma
chamba Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
40h00 40H00 40H00 40h00 160h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00
40h00 160h00
4 Marco calva Auxiliar en servicios generales
40h00 40h00 32h00 40h00 152h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 32h00 40h00 40h00 152h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 40h00 152h00
7 Carlos macas
Operador del apala 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
16h00 40h00 8h00 64h00
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
95
MES DE NOBIEMBRE
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 sema
na
4 semana Total Horas al mes
1 Norma chamba
Contadora 40h00 40h00 40h00 32h00 1520h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00
40h00 160h00
4 Marco calva Auxiliar en servicios generales
40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
5 Pedro poma Chofer de volquete 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 32h00 40h00 32h00 40h00 144h00
7 Carlos macas Operador de pala 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
8 Herman troya Operador de la motoniveladora
16h00 32h00 16h00 64h00
MES DE DICIEMBRE
N° NOMBRE CARGO 1 semana
2 semana
3 sema
na
4 semana Total Horas al
mes 1 Norma
chamba Contadora 40h00 40h00 40h00 40h00 160h00
2 Christian romero
Técnico ordenamiento territorial
32h00 40H00 40H00 40h00 152h00
3 Eugenio macas
Técnico en diseño y fiscalización de obras
40h00 40h00 400h00
40h00 160h00
4 Marco calva Auxiliar en servicios generales
40h00 40h00
5 Pedro poma Chofer volquete 40h00 40h00 40h00 24h00 144h00
6 Javier colcha Chofer de volquete 32h00 40h00 40h00 24h00 176h00
7 Carlos macas Operador de la pala 32h00 40h00 32h00 24h00 128h00
8 Herman Troya
Operador de la motoniveladora
32h00 24h00 24h00 80h00
ELABORADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
96
6.12 Anexo 12.- HOJA DE CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL NO
SE ENCUENTRAN CORRECTAMENTE LLENADA, NO MUESTRA
FIRMADO POR LA PRESIDENTA Y CONTADORA DEL GOBIERNO
PARROQUIAL.
97
98
6.13 Anexo 13.- OFICIO DIRIGIDO ALA PRESIDENTA CON LA
FINALIDAD DE ENTREGARLE EL PRESUPUESTO DIVIDIDO DE LA
APERTURA DE UNA VIA DE LAS ORQUIDEAS-CASCADA, SAN
GREGORIO.
99
100
6.14 Anexo 14.- PROYECTO DE TESIS
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIRO
“DOCE DE FEBRERO”
TECNOLOGÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
AUDITORIA DE GESTION AL GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN CARLOS
DE LAS MINAS DEL AÑO 2013
AUTORA: DIANA LUCIA GUAILLAS CHAPA
TUTOR: ING. JORGE LEONARDO MAURAD
AÑO: 2014
101
I. AUDITORIA DE GESTION AL GOBIERNO PARROQUIAL DE SAN
CARLOS DE LA MINAS AL AÑO 2013.
II. Problema.
La gestión es un conjunto de actividades y acciones mediante las cuales el
directivo, o representante de una institución ya sea pública o privada
desarrolla sus diligencias tomando en cuenta los siguientes indicadores:
Planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar e informar, procesos que deben
ser aplicados en un determinado periodo administrativo, permitiendo de esta
manera hacer un análisis de su dirección.
Hoy en día las Juntas Parroquiales empezaron un proceso de administración
de sus propios fondos, sin dejar a lado la Participación Ciudadana.
Paulatinamente empiezan a trabajar en los Planes de Desarrollo y
Ordenamiento Territorial; desde que han sido reconocidas como entes
estratégicos para el desarrollo de los pueblos, se les ha designado nuevas
competencias que antes no tenían, junto a un presupuesto significativo, esto
hace que los que conforman el GAD Parroquial tengan la necesidad de una
mejor organización y excelente estructura organizacional, motivo por el cual la
falta de experiencia en la administración pública, y la administración del
Estado Ecuatoriano en sus diferentes niveles los aleja de sus verdaderas
competencias, desviándose del camino administrativo y la autogestión,
situación que hace que en muchos de los casos los diferentes GAD
parroquiales no lleguen a cumplir con los proyectos, planes y metas.
El GAD parroquial de san Carlos de las minas es una institución cuyas
funciones o actividades se centran en gestionar con los diferentes niveles de
gobierno para la ejecución de las obras, y mejorar la calidad de vida de los
habitantes. Constituyéndose de tal manera un reto para sus dirigentes y
102
cuerpo que lo conforman, situación que requiere la aplicación de diferentes
técnicas que permitan la evaluación a la gestión y análisis a la actividad
realizada.
Con el propósito de determinar el grado de cumplimiento a los objetivos,
comprobando los resultados obtenidos con los previstos de los bienes
producidos y servicios prestados de dicha entidad.
I. Justificación.
La auditoría de gestión a realizar en el Gobierno Parroquial de San Carlos
de las Minas nos permitirá determinar si el desempeño o ejecución de sus
funciones se están realizando de acuerdo a sus principios y criterios
establecidos; examinando y evaluando los resultados de Efectividad y
eficiencia inicialmente esperados de acuerdo a los indicadores institucionales
pertinentes; situación que brinda la importancia para el desempeño del
desarrollo social, y la satisfacción de la sociedad. Dando lugar a una
planificación y organización nacional con una visión territorial, evaluando así
el nivel de eficiencia y eficacia de los proyectos gestionados con las
necesidades y problemáticas de la parroquia.
El fin de la presente auditoría es evaluar si sus actividades están de acuerdo
con las leyes de la COTAD. El desarrollo de este consiste en analizar y
verificar de una forma continua a las gestiones que ha venido realizando
dicha institución permitiendo de tal manera a los directivos de la institución
obtener información relevante, y pertinente que será de gran ayuda en la toma
de decisiones oportunas, en la corrección de actividades y sobre todo en
estructurar un programa de mejora.
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Se proyecta a fortalecer los conocimientos como estudiantes en la carrera de
Contabilidad y Auditoría, a través de la práctica, ejecutando el proyecto de
tesis donde nos permitan elaborar las fases establecidas en el indicado
proceso.
II. OBJETIVOS.
Objetivos generales.
Realizar la auditoría de gestión al GAD parroquial de San Carlos de las Minas
del año 2013, y evaluar el desempeño, el buen manejo y la optimización de los
recursos de la entidad.
Objetivos específicos.
Evaluar el destino y la utilización adecuada de los recursos para determinar el
nivel de eficiencia efectividad y eficacia en las actividades realizadas dentro de
la entidad.
Analizar la eficiencia de las operaciones realizadas para determinar las
debilidades, amenazas, oportunidades, y fortalezas encontradas en el
transcurso de la evaluación del control interno, con el fin de emitir sugerencias
y recomendaciones que contribuyan al mejoramiento de la gestión de la
entidad.
Verificar la aplicación de políticas adecuadas, y su cumplimiento, con el
propósito de analizar si estas políticas son necesarias y corresponden a la
ambiente de la entidad.
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III. ALCANCE
La auditoría de gestión aplicada en el GAD Parroquial de San Carlos de las
minas, comprende el estudio y el análisis sobre la optimización y el buen uso
de los recursos en las operaciones realizadas de acuerdo al plan operativo
anual, control de gestión, y el Talento Humano de la institución durante el año
2013.
IV. CONTENIDOS.
CAPITULO I
1. MARCO TEORICO
1.1 BASES CONCEPTUALES DE LA AUDITORIA DE GESTION
1.1.1 Definición
1.1.2 Control de Gestión
1.1.3 Propósito del Control de Gestión
1.2 GENERALIDADES
1.2.1 Identificación de la institución
1.3 Reseña histórica
1.4 Base Legal
1.5 Servicios
1.6 Planificación estratégico
1.6.1 Misión
1.6.2 Visión
1.6.3 Objetivos
1.6.4 Valores
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1.6.5 Organigramas
1.6.6 Manual de Funciones
CAPITULO II
2 MATERIALES Y METODOS
2.1 Tipo de Investigación
2.1.1 Participantes
2.1.2 Técnicas e Instrumentos
2.1.3 Componentes
CAPITULO III
3 RESULTADO Y DISCUSION
3.1 Información introductoria
3.2 Diagnostico Situacional
3.2.1 Análisis FODA
3.2.2 Cruces Estratégicos FO-FA
3.2.3 Cruces Estratégicos DO-DA
3.3 Análisis Interno (Fortalezas y Debilidades)
3.4 Análisis Externo(Oportunidades y Amenazas)
3.5 Resultado del Examen
3.5.1 Evaluación del Control Interno
3.6 Resultado de la Evaluación del Control Interno por Componente
3.7 Desarrollo de Hallazgos examen profundo de las áreas críticas
3.8 Resumen de Hallazgos por componentes
CAPITULO IV
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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4.1 CONCLUSIONES
4.2 RECOMENDACIONES
CAPITULO V
5. BIBLIOGRAFÍA
5.1 Páginas Web
CAPITULO VI
6 ANEXOS
V. METODOLOGÍA.
1. TIPO DE ESTUDIO
La investigación que se realizará será sustentada en aspectos teóricos sobre el
proceso de Auditoría de Gestión, ya que, se recopilara información sobre el tema. Así
mismo, se empleara metodología descriptiva, sobre todo para determinar el nivel de
cumplimiento de los objetivos del Gobierno Parroquial de San Carlos de las Minas.
1.1 TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
En el presente trabajo investigativo se utilizarán algunas técnicas de recopilación de
información, entre las cuáles se consideran las siguientes:
Cuestionario de control interno.
Verificación documental
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Vl. CRONOGRAMA
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Asignación de Directores
Desarrollo de la investigación
Entrega del borrador final
Designación y revisión del trabajo
por los tribunales
Entrega de la Tesis final
Trámites Administrativos
Sustentación de la Tesina
Incorporación
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VlI. PRESUPUESTO
7 RECURSOS:
Para la realización del proyecto de investigación, es necesario considerar los siguientes
rubros.
7.1 RECURSO HUMANO.
- Investigadora: Diana Guaillas.
- Directora de Tesis: Ing. Jorge Maurad.
- Personal: administrativo del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de San Carlos, quienes proporcionará la información
necesaria para la ejecución del mismo.
7.1 RECURSOS MATERIALES – ECONÓMICOS.
El recurso económico que en el trayecto del proyecto de tesis utilizare son:
DETALLE CANTIDAD V.UNIT V.TOTAL
Resma de papel Bon A4 5,00 5,00 20,00
Carpetas 3,00 0,50 1,50
Bolígrafos, lápices y otros 5,00 0,25 1,25
Copias 700,00 0,02 14,00
Anillados 5,00 3,00 15,00
Recopilación de información 1 20 20.00
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Impresiones 1000,00 0,10 100,00
Empastados 5,00 8,00 40,00
internet 3,00 20,00 60,00
alquiler de computadora 1,00 80,00 80,00
Imprevistos 1,00 100,00 100,00
TOTAL 452,75
VIII. BIBLIOGRAFÍA.
Beltrán Jaramillo, Jesús Mauricio. (1999): “Indicadores de Gestión: herramientas para la competitividad.
Contraloría General del Estado (2002): Manual de Auditoría de Gestión, Quito
González Peralo Roberto,( 2006), Marco Teórico y Conceptual de la Auditoría de Gestión.
Salgueiro Amado (2001): Indicadores de gestión y cuadro de mando, Ediciones Diaz de Santos, Madrid.
Subía Guerra, Jaime. (2007). Curso de Auditoría de Gestión. Loja-Ecuador: Escuela de Ciencias Contables y Auditoría, Universidad Técnica Particular de Loja
Whittington, cia, cma, cpa de paul university, principios de auditoria, Decimocuarta Edición, 735 páginas.