CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO.

Bogotá, D.C., Fecha 8 julio 2009

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Tesis doctoral Trabajo de Grado

Señores BIBLIOTECA GENERAL Ciudad Estimados Señores:

Los suscritos __María Juliana Sanchez_______________________con C.C. No. _____53179365__________, ___________________________________________________, con C.C. No. _______________, ___________________________________________________, con C.C. No. _______________, autor(es) del trabajo de grado titulado PROPUESTA PARA LA MEJORA DE LA DE PROGRAMACIÓN DE LOS RECURSOS NO HOMOGENEOS DE LA POSCOSECHA CON PROCESO TIPO FLOW SHOP HÍBRIDO EN LA EMPRESA CI MIRAFLORES S.A. presentado y aprobado en el año ___2009___como requisito para optar al título de _______Ingeniero Industrial______; autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera:

Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catálogos y en otros sitios web, Redes y Sistemas de Información nacionales e internacionales “Open Access” y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana.

Permita la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.

Continúo conservando los correspondientes derechos sin modificación o restricción alguna; puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación del derecho de autor y sus conexos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante ___________________________________________________ Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante ___________________________________________________ Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante ___________________________________________________

NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurídicas que se generan en aplicación de los principios del derecho de autor. C. C. FACULTAD_________________________ PROGRAMA ACADÉMICO_________________

FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE

GRADO

TÍTULO TRABAJO DE GRADO: Propuesta de rediseño de la cadena de abastecimiento

de una empresa transformadora de plásticos del sector de empaques y definición de sus

indicadores de desempeño.

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos

♠ Tavera Orjuela

♠ Castellanos Burgos

♠ Vivian Andrea

♠ Diana Carolina

DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO

Apellidos Completos Nombres Completos

♠ Martá Quiroz

♠ Manuel Alejandro

TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Ingenieras Industriales

FACULTAD: Ingeniería industrial.

PROGRAMA: Carrera X

NOMBRE DEL PROGRAMA: Ingeniería industrial

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR DEL PROGRAMA: Jorge Alberto Silva

Rueda

CIUDAD: Bogotá AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009

NÚMERO DE PÁGINAS 100

TIPO DE ILUSTRACIONES:

­ Tablas, gráficos y diagramas

SOFTWARE requerido y/o especializado para la lectura del documento No

MATERIAL ANEXO (Programa de gestión de indicadores de desempeño, programa para

la elaboración de pronósticos, Anexos trabajo de grado)

Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al

trabajo de grado): 2

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLÉS:

ESPAÑOL INGLÉS

Cadena de abastecimiento Supply chain .

Indicadores de desempeño Performance indicators .

Cuadro de mando integral Balanced Scored Card c

Reingeniería de los procesos reengineering of processes .

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL:

El presente proyecto presenta una propuesta de rediseño de la cadena de abastecimiento

y la definición e implementación de indicadores de gestión logística para una empresa

transformadora de plásticos del sector de empaques, a través de la caracterización.

Documentación, y determinación de los factores claves de éxito, conformada por 8

estrategias diseñadas estratégicamente con base en el modelo balanced scored card

junto con su respectivo análisis financiero.

RESUMEN DEL CONTENIDO EN INGLÉS:

This project presents a proposal for redesigning the supply chain and the definition and

implementation of indicators of logistics management for a processor of plastics packaging

sector, through the characterization. Documentation and identification of key success

factors, comprised of 8 strategically strategies based on the balanced score card model

together with their respective financial analysis.

DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD PARA UNA EMPRESA DEL SECTOR FLORICULTOR CON BASE EN LA NORMA

BASC 2006.

CAMILO ANDRÉS CASTILLO MARTÍNEZ

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS BOGOTA D.C.

2008

DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD PARA UNA EMPRESA DEL SECTOR FLORICULTOR CON BASE EN LA NORMA

BASC 2006.

CAMILO ANDRÉS CASTILLO MARTÍNEZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

DIRECTOR: MABEL OLANO PARRA INGENIERA INDUSTRIAL

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS BOGOTA DC

2008

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1

ALCANCE DEL TRABAJO ..................................................................................................... 3

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 4

1.1 ANTECEDENTES .................................................................................................... 4

1.2 PROBLEMA ............................................................................................................. 5

1.3 ENTORNO DE LA PROBLEMÁTICA ...................................................................... 5

2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 14

2.1 DESDE EL SECTOR EXPORTADOR .................................................................... 14

2.2 DE LA EMPRESA .................................................................................................. 16

2.2.1 Económica. ...............................................................................................................16

2.2.2 Selección de personal. ............................................................................................16

2.2.3 Costos de no calidad. ..............................................................................................17

2.3 ACADÉMICA. ........................................................................................................ 18

2.4 SOCIAL. ................................................................................................................ 18

3. OBJETIVO GENERAL. ............................................................................................. 20

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. .................................................................................... 21

5. MARCO TEÓRICO. .................................................................................................. 22

5.1. SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC. ........................ 22

5.2. SEGURIDAD Y CONTROL. .................................................................................. 29

5.3. COMERCIALIZACIÓN DE FLORES IMPORTADAS EN ESTADOS UNIDOS. .. 33

6. EMPRESA DE ESTUDIO .......................................................................................... 36

6.1. RESEÑA HISTÓRICA ........................................................................................... 36

6.2. MERCADO ACTUAL Y LÍNEA DE PRODUCTO .................................................. 36

6.3. MISIÓN ................................................................................................................. 37

6.4. VISIÓN .................................................................................................................. 37

7. SITUACIÓN ACTUAL FRENTE A LA NORMA Y ESTÁNDARES BASC ................ 38

7.1 DISEÑO DEL DIAGNOSTICO. ............................................................................ 38

7.2 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS. .................................................................. 39

7.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS ............................................................................... 40

8. DOCUMENTACION DEL SGCS Y REQUISITOS LEGALES. ................................. 44

8.1 DOCUMENTOS. .................................................................................................... 44

8.2 PROCEDIMIENTOS. ............................................................................................. 45

8.2.1 Procedimientos obligatorios. ..................................................................................45

8.2.2 Procedimientos requeridos. . ................................................................................46

8.3 REQUISITOS LEGALES. ...................................................................................... 46

9. RIESGOS EN LOS PROCESOS. .............................................................................. 49

9.1 PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS. ................................................................ 49

9.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y RIESGOS. ........................................... 49

9.2.1 Proceso de poscosecha.. ........................................................................................50

9.2.2 Proceso Gestión de materiales e insumos.. .........................................................63

9.2.3 Proceso MIPE. . .......................................................................................................65

9.2.4 Proceso MIRFE.. ......................................................................................................68

9.2.5 Proceso Gestión tecnológica. .................................................................................71

9.2.6 Proceso de selección y contratación de personal. ..............................................73

9.3 CONTROL A LOS RIESGOS. ............................................................................... 75

9.4 INDICADORES DE GESTION ............................................................................. 90

10. ALTERNATIVAS DE CUMPLIMIENTO A LOS ESTÁNDARES DE SEGURIDAD BASC. ………………………………………………………………………………………91

11. DISEÑO DEL PLAN DE CAPACITACION. .............................................................. 97

11.1 TEMAS................................................................................................................... 97

11.2 POBLACIÓN OBJETIVO. ..................................................................................... 99

11.3 INSTRUCTORES. ................................................................................................. 99

11.4 METODOLOGÍA. ................................................................................................ 100

11.5 EVALUACION DE LA SENSIBILIZACION. ...................................................... 101

12. EVALUACION FINANCIERA ................................................................................ 102

12.1 INVERSION INICIAL. ........................................................................................ 102

12.2 GASTOS DE MANTENIMIENTO. ...................................................................... 104

12.3 BENEFICIOS ....................................................................................................... 107

12.3.1 Cualitativos. ............................................................................................................107

12.3.1 Cuantitativos...........................................................................................................107

12.4 FLUJOS DE CAJA. .............................................................................................. 108

12.4.1 Flujo de caja del proyecto. ...................................................................................109

12.4.2 Flujo de caja del inversionista. ............................................................................111

13. CONCLUSIONES .................................................................................................... 114

14. RECOMENDACIONES ............................................................................................ 118

GLOSARIO ......................................................................................................................... 120

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 124

ANEXOS

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Resultados programa de certificación de Proexport ................................... 14

Tabla 2. Apoyo a estándares internacionales: periodo 2005-2007 .......................... 15

Tabla 4. Ventas en millones empresa de estudio años 2004-2006 ........................ 16

Tabla 5. Valoración preguntas del diagnóstico ............................................................ 38

Tabla 6. Requisitos legales que aplican a un SGCS en una empresa del sector floricultor ............................................................................................................................. 47

Tabla 7. Requisitos legales contemplados en los estándares de seguridad ............ 48

Tabla 8. Usos sustancias controladas .......................................................................... 65

Tabla 8. Propuestas control de riesgos proceso de poscosecha ............................... 76

Tabla 9. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso de poscosecha ........................................................ 77

Tabla 10. Propuestas control de riesgos proceso de compras .................................. 80

Tabla 2. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso de gestión de materiales e insumos .................... 81

Tabla 11. Propuestas control de riesgos proceso MIPE.............................................. 82

Tabla 3. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso MIPE ......................................................................... 83

Tabla 12. Propuestas control de riesgos proceso MIRFE ........................................... 84

Tabla 4. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso MIRFE ....................................................................... 85

Tabla 13. Propuestas control de riesgos proceso gestión tecnológica. ................... 86

Tabla 5. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso gestión tecnológica ................................................ 87

Tabla 14. Propuestas control de riesgos proceso selección y contratación ............ 88

Tabla 6. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso selección y contratación de personal .................. 89

Tabla 15. Estándares críticos .......................................................................................... 91

Tabla 16. Alternativas de cumplimiento para estándar control y devolución de uniformes ............................................................................................................................ 92

Tabla 17. Indemnización a cargo del empleado por terminación unilateral del contrato sin justa causa .................................................................................................... 94

Tabla 18 Alternativas de cumplimiento para el estándar “pruebas de detección de consumo de alcohol y drogas”. ........................................................................................ 95

Tabla 19 . Valor inversión en seguridad ....................................................................... 103

Tabla 20 . Valor formación recurso de humano del SGCS ........................................ 103

Tabla 21 . Inversión prácticas de selección y contratación de personal ................ 103

Tabla 22 . Difusión y diseño del sistema de gestión .................................................. 104

Tabla 23. Inscripción en el capítulo BASC .................................................................. 104

Tabla 24. Salario personal involucrado en el mantenimiento del sistema .............. 105

Tabla 25. Mantenimiento infraestructura de seguridad ............................................. 105

Tabla 26. Mantenimiento del personal contratado ..................................................... 106

Tabla 27. Capacitación al personal de la empresa ..................................................... 106

Tabla 28. Renovación de la certificación ...................................................................... 106

Tabla 1. Ahorros y/o Ingresos estimados debido al SGCS ..................................... 108

Tabla 2. IPC años 2009-2011 ....................................................................................... 109

Tabla 3. Flujo de caja del proyecto ............................................................................... 110

Tabla 4. Flujo de caja del inversionista ....................................................................... 112

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Distribución empresas certificadas bajo BASC en los países del continente americano .......................................................................................................... 7

Gráfico 2. ¿Por qué las compañías se certifican bajo BASC? ........................................ 8

Gráfico 3. Tamaño y actividad comercial de las empresas certificadas bajo BASC . 9

Gráfico 4. Crecimiento del BASC en Colombia ............................................................. 10

Gráfico 5. Participación sectorial de BASC .................................................................... 10

Gráfico 6. Exportaciones colombianas año 2002, 2003, primer semestre 2003 y 2004. .................................................................................................................................... 11

Gráfico 7. Distribución empresas certificadas año 2007-capítulo BASC Bogotá ..... 12

Gráfico 8. Defectos totales en la poscosecha enero de 2008 .................................... 17

Gráfico 9. Diagrama causa efecto costos de no calidad generados en la sección de empaque ............................................................................................................................. 18

Gráfico 10. BASC en la cadena logística ....................................................................... 22

Gráfico 11. Estructura de la norma BASC ..................................................................... 23

Gráfico 12. Elementos de un proceso ........................................................................... 25

Gráfico 13. Estructura de los procesos.......................................................................... 26

Gráfico 14. PHVA en los procesos del sistema BASC .................................................. 27

Gráfico 15. PHVA EN BASC ............................................................................................. 28

Gráfico 16. Nivel incumplimiento de la organización frente al SGCS. ...................... 39

Gráfico 17. Cumplimiento de los requisitos del SGCS en la empresa de estudio ... 40

Gráfico 18. Diagrama de Pareto nivel de incumplimiento de la organización frente al SGCS ................................................................................................................................ 41

Gráfico 19. Alistamiento del tabaco ............................................................................... 50

Gráfico 20. Evaluación puntos de apertura .................................................................. 51

Gráfico 21. Despetale ....................................................................................................... 51

Gráfico 22. Evaluación de la flor para medir torcedura en tallo, tamaño de cabeza rosa y del tallo .................................................................................................................... 52

Gráfico 23. Flores en la espina de pescado .................................................................. 52

Gráfico 24. Tallo con espinas retiradas ......................................................................... 52

Gráfico 25. Ubicación de lámina sobre la mesa de boncheo ..................................... 53

Gráfico 27. Ubicación las flores sobre la lámina .......................................................... 54

Gráfico 26. Distancia entre la primera flor y el borde derecho de la lámina........... 54

Gráfico 28. Utilización del espejo para observar aperturas ....................................... 55

Gráfico 29. Primer doblez de la lámina cubriendo 3-4 flores ..................................... 55

Gráfico 30. Rosas enrolladas con la lámina .................................................................. 55

Gráfico 31. Ramo grapado .............................................................................................. 56

Gráfico 32. Ubicación del plástico en el fondo de la caja ........................................... 57

Gráfico 33. Organización del primer piso de ramos .................................................... 57

Gráfico 34. Segundo papel periódico .............................................................................. 58

Gráfico 35. Segundo piso de ramos ................................................................................ 58

Gráfico 36. Ramos enrollados con papel seco y plástico ............................................ 58

Gráfico 37. Zunchos internos .......................................................................................... 59

Gráfico 38. Caja zunchada .............................................................................................. 59

Gráfico 39. Cajas full equivalentes ................................................................................. 60

Gráfico 40. Cajas estibadas ............................................................................................. 60

Gráfico 41. Diagrama de Pareto priorización de riesgos en el proceso de poscosecha ......................................................................................................................... 75

Gráfico 42. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso de compras........ 79

Gráfico 43. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso MIPE ................... 82

Gráfico 44. Diagrama de Pareto priorización riesgos proceso MIRFE ....................... 84

Gráfico 45. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso de gestión tecnológica .......................................................................................................................... 86

Gráfico 46. Diagrama de Pareto para la priorización de riesgos en el proceso de selección y contratación de personal .............................................................................. 88

Gráfico 47. Conocimiento sobre el SGCS ...................................................................... 97

Gráfico 48. Conocimiento de la certificación BASC en la empresa............................. 98

Gráfico 49. Importancia de la seguridad para los empleados .................................... 98

Gráfico 50. Riesgos potenciales en la empresa ........................................................... 99

Gráfico 51. Priorización de temas .................................................................................. 99

Gráfico 52. Ciclo PHVA ................................................................................................... 100

Gráfico 53. Plan de sensibilización ............................................................................... 101

Gráfico 54. Inversiones asociadas al SGCS ................................................................ 102

Gráfico 55. Gastos de mantenimiento del SGCS ........................................................ 105

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Norma BASC 2006

Anexo 2. Estándares internacionales de seguridad

Anexo 3. Analogía del sistema de gestión BASC frente ISO 9001 y OSHAS 18001

Anexo 4. Diagnóstico inicial SGCS BASC

Anexo 5. Despliegue de la política y objetivos de control y seguridad

Anexo 6. Manual de funciones del SGCS

Anexo 7. Manual de seguridad

Anexo 8. Mapa de procesos

Anexo 9. Caracterizaciones de procesos

Anexo 10. Procedimientos obligatorios

Anexo 11. Procedimientos requeridos

Anexo 12. Definición procesos críticos

Anexo 13. Identificación de cargos críticos

Anexo 14. Metodología análisis de amenazas y vulnerabilidad

Anexo 15. Evaluación procesos críticos

Anexo 16. Plano de áreas sensibles

Anexo 17. Diagramas de flujo subprocesos de poscosecha

Anexo 18. Diagrama de bloques proceso gestión de materiales e insumos

Anexo 19. Diagrama de bloques proceso MIPE

Anexo 20. Diagrama de bloques proceso MIRFE

Anexo 21. Diagrama de flujo proceso gestión tecnológica

Anexo 22. Diagrama de flujo proceso de selección y contratación de personal

Anexo 23. Indicadores de gestión procesos críticos.

Anexo 24. Priorización de estándares

Anexo 25. Encuesta temas de capacitación

Anexo 26. Resúmenes propuestos de los temas a tratar

Anexo 27. Evaluación de capacitación

1

INTRODUCCIÓN

Desde los atentados del 11 de septiembre de 2001 el tema de “Refuerzo de la Seguridad” para proteger a los Estados Unidos del terrorismo ha cobrado gran importancia, conduciendo a un incremento de los trámites y exigencias aduaneras a causa de la alerta antiterrorista. Esto se ha traducido en retrasos en el envío de mercadería, mayor tiempo requerido para cumplir las exigencias, mayores cargos marítimos y aumento en los costos logísticos, los cuales finalmente deben ser asumidos por las empresas exportadoras colombianas. Por esta razón han venido surgiendo diversos tipos de sistemas que permiten a los exportadores, transportistas e importadores, y a todas las entidades vinculadas a la cadena logística, disminuir el tiempo y el número de inspecciones aduaneras en destino. Estas certificaciones agilizan los tiempos de tránsito y generan ahorros al no tener que incurrir en el costo de inspección y reempaque. Aunque estos requerimientos son voluntarios para los proveedores, son exigidos con más frecuencia por los compradores estadounidenses. Este es el caso de la empresa de estudio del presente trabajo la cual es una organización dedicada a la siembra, producción y exportación de flores tipo exportación a la cual “las comercializadoras en Estados Unidos le están exigiendo certificarse en el sistema de gestión en control y seguridad BASC 2006”1. Dicho sistema de gestión incluye el establecimiento, administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a los eslabones de la cadena logística del comercio internacional con fin prevenir dentro de las organizaciones pertenecientes a esta; riesgos en las operaciones, en las instalaciones y en las personas; ya que si no se controlan estos pueden conllevar a la contaminación de los productos, y que actividades de comercio exterior sean utilizadas como medio para el contrabando de ilícitos tales como narcotráfico, productos químicos controlados, manejo de mercancías indicadas en el lavado de dinero y agentes terroristas. 1 ASOCOLFLORES. LA SEGURIDAD: mucho más que vigilancia. Guía de buenas prácticas en seguridad para el sector floricultor. Colombia.

2

Conociendo la importancia que tiene esta problemática en el sector floricultor se decidió hacer el presente trabajo de grado titulado “DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD PARA UNA EMPRESA DEL SECTOR FLORICULTOR CON BASE EN LA NORMA BASC 2006”, con el cual se sentará la base que dé lugar a la implementación satisfactoria por parte de la organización en el momento que así lo crea conveniente.

3

ALCANCE DEL TRABAJO

Este estudio realizará el diseño del sistema de gestión en control y seguridad sin incluir las etapas de implementación y certificación en la empresa de estudio. El trabajo se orienta a diseñar todas las actividades necesarias para el diseño del sistema de gestión como también la evaluación de riesgos, la cual está enfocada hacia los procesos catalogados como críticos; mediante el uso de herramientas de ingeniería como diagramas de flujo, diagramas de bloques, mapa de procesos, análisis de amenazas y vulnerabilidad, entre otras.

4

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

La organización de estudio es una empresa dedicada a la siembra, producción y venta de flores tipo exportación. Hace nueve años funcionaba bajo otra razón social diferente. y se dedicaba a la producción de gypso, clavel y rosas. En junio de 1999 adopta la razón social que posee actualmente. Su producción se centra en rosa y clavel. Durante este tiempo, los directivos de la empresa se han esforzado por crear una cultura de calidad promoviendo la realización de las labores con un enfoque de excelencia, así como desarrollando actividades de formación en buenas prácticas y mejora de los procesos y ambiente laboral. Como muestra de ello están los programas de trabajador calificado en flores de corte y la participación en el Programa Flor verde (que es un sello que incluye aspectos como administración de personal, salud ocupacional, bienestar, formación, desarrollo, ambiental).

MERCADO ACTUAL Y LÍNEA DEL PRODUCTO El mercado actual de la organización está dirigido aproximadamente en un 95% al mercado americano en donde se cuenta con 5 comercializadoras; Golden y Queens ubicadas en Miami que surten la parte central, este y norte y; Florexpo, Florexpo Central y Florexpo North que cubren parte de la costa del oeste. Estos son los clientes directos, quienes a su vez distribuyen la flor a mayoristas y grandes cadenas de supermercados, y algo de minoristas. La línea de producto para el mercado americano se envía en varias presentaciones, como son: cajas con ramos bonchados por 25 unidades, cajas con bouquets y cajas combos. El contenido de estas cajas puede ir en colores sólidos o surtidos. El mercado restante está enfocado a Europa en donde se cuenta con dos comercializadoras: Tradecom, ubicado en España y Fitz Patrick, ubicado en Inglaterra. La presentación del producto para el mercado de España, va en cajas con ramos bonchados por 20 unidades y con papel periódico dentro del ramo. Para el mercado de Inglaterra, se despachan cajas con ramos bonchados por 25 unidades.

5

Las variedades en colores están distribuidas en 5 grupos Amarillos, Blancos, Rosados claros, Rosados Oscuros, Novedades. 1.2 PROBLEMA

Actualmente las comercializadoras en “Estados Unidos le están exigiendo a la empresa de estudio como requisito de ACCESO a su mercado”2 la certificación BASC3, la cual en la actualidad la organización no posee. Ante ello surge en los directivos la necesidad de implantar el sistema de gestión en control y seguridad ( BASC ) cuanto antes para evitar la pérdida de competitividad en el mercado norteamericano. 1.3 ENTORNO DE LA PROBLEMÁTICA

CERTIFICACIONES DE SEGURIDAD El incremento de la Seguridad en Aduanas de Estados Unidos requiere acciones preventivas para disminuir el tiempo y el número de inspecciones aduaneras en destino, de allí la importancia que las empresas colombianas implementen mecanismos como las certificaciones de seguridad. Desde los atentados del 11 de septiembre de 2001 el tema de “Refuerzo de la Seguridad” para proteger a los Estados Unidos del terrorismo ha cobrado gran importancia, conduciendo a un incremento de los trámites y exigencias aduaneras a causa de la alerta antiterrorista. Esto se ha traducido en retrasos en el envío de mercadería, mayor tiempo requerido para cumplir las exigencias, mayores cargos marítimos y aumento en los costos logísticos, los cuales finalmente deben ser asumidos por las empresas exportadoras colombianas. Por esta razón han venido surgiendo diversos tipos de certificaciones que permiten a los exportadores, transportistas e importadores, y a todas las entidades vinculadas a la cadena logística, disminuir el tiempo y el número de inspecciones aduaneras en destino. Estas certificaciones agilizan los tiempos de tránsito y generan ahorros al no tener que incurrir en el costo de inspección y reempaque.

2 ASOCOLFLORES, Op.Cit 3 A pesar de ser una certificación de carácter voluntario

6

Estos son requerimientos que si bien son voluntarios para los proveedores, cada vez son exigidos con más frecuencia por los compradores estadounidenses. Entre las certificaciones de seguridad se destacan BASC (Business Alliance for Secure Comerse), C-TPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism) , CSI (Container Security Initiative) , Manifiesto Anticipado, Código Internacional para la Protección de los buques y de las Instalaciones Portuarias ISPS, Normas fitosanitarias internacionales NIMF. ORIGEN DE LA ORGANIZACIÓN BASC (BASC -Business Alliance for Secure Commerce-, es una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales). Es una organización liderada por el sector empresarial cuya misión es facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística del comercio internacional. BASC, nace precisamente del interés de la empresa privada MATTEL Inc., quien interesada en proteger sus productos y su comunidad, solicitó asesoría al Servicio de Aduanas de los Estados Unidos, para la implementación de mecanismos y procedimientos que ayudaran a evitar la utilización de su negocio por organizaciones ilícitas. Es así como en el año 1996 en el estado de San Diego, California nace el programa BASC. ORIGEN EN COLOMBIA En ese mismo año y con el mismo propósito, Muelles el Bosque S.A., un terminal privado al servicio público en Colombia, inicia contactos con el Servicio de Aduanas de los Estados, y en 1997 fue seleccionado por la aduana como plan piloto del Programa BASC en Suramérica. Un año más tarde y por iniciativa de un grupo de líderes de compañías privadas de Colombia, se firma en Cartagena el primer acuerdo de cooperación entre el Gobierno Colombiano, el Servicio de Aduanas de los Estados Unidos y el capítulo BASC de Cartagena.

7

Operatividad del BASC Colombia BASC Colombia funciona en diez zonas del país y en cada una se reconoce como capítulo: BASC Capítulo Antioquia, BASC Capítulo Barranquilla, BASC Capítulo Bogotá , BASC Capítulo Café, BASC Capítulo Caldas, BASC Capítulo Cartagena BASC, BASC Capítulo Oriente Capítulo BASC Pacífico , Capitulo BASC Centro Occidente, Capitulo BASC Santa Marta. Cada capítulo goza de independencia y tienen su propia organización. Aunque el programa tiene un propósito común a nivel nacional, las acciones se han orientado hacia las necesidades de cada región. La selección de las empresas asociadas corresponde de manera independiente a cada capítulo, sin embargo, la información suministrada entre ellos es muy importante y se toma como referencia dependiendo de las actividades que la empresa desarrolle en otras ciudades. ENTORNO A NIVEL CONTINENTAL. Según el estudio ” VOLUNTARY SUPPLY CHAIN SECURITY PROGRAMS IMPACTS: AN EMPIRICAL STUDY WITH BASC MEMBERS COMPANIES” cuya muestra fue de 800 empresas de 10 países del americano, se nota como la mayoría de las empresas certificadas son colombianas, debido a la problemática del narcotráfico, terrorismo y seguridad de nuestro país.

Fuente. http://www.cross-border.org/pdf/CBRA-BASC2006-study-EPFL-HEC-April2006.pdf

Gráfico 1. Distribución empresas certificadas bajo BASC en los países del continente americano

8

También el estudio referenciado en el párrafo anterior refleja que el 40% de las compañías que fueron encuestadas buscan la certificación de sus sistemas de gestión bajo la norma BASC porque es un requisito solicitado por sus clientes o proveedores para exportar o importar sus productos y además porque la certificación se convierte en un diferenciador de servicio que ayuda en las negociaciones de comercio exterior para fortalecer, mantener y conseguir nuevos negocios. El mismo estudio demuestra que aunque la certificación es de carácter voluntario por parte de las empresas, en muchas ocasiones se convierte en mandatorio por los requerimientos especiales de sus clientes o proveedores que condicionan las transacciones comerciales a la consecución de la certificación BASC.

Fuente. Ibíd.

Gráfico 2. ¿Por qué las compañías se certifican bajo BASC?

9

Igualmente en el mismo estudio se puede apreciar que la mayoría de las empresas certificadas son manufactureras sector al que pertenece la empresa de estudio y se puede observar que el 60% son empresas pequeñas y medias con un máximo de 250 empleados, para el caso la empresa de estudio estaría aquí al poseer aproximadamente 220 empleados de planta fija claro que este número de incrementa aproximadamente a 350 durante las temporadas de San Valentín y Madres.

Fuente. Ibíd.

Gráfico 3. Tamaño y actividad comercial de las empresas certificadas bajo BASC

10

ENTORNO COLOMBIANO. CRECIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN EN SEGURIDAD Y CONTROL BASC EN COLOMBIA El BASC desde sus inicios en 1996, ha venido mostrando un crecimiento gradual donde la calidad y compromiso de las empresas es lo más importante. A finales del 2003, 525 empresas ratifican su voluntad de trabajo conjunto y compromiso con la seguridad y la transparencia

Gráfico 4. Crecimiento del BASC en Colombia

Fuente.

http://www.elcolombiano.com/proyectos/foros/Textos/Foros%20TLC/SEP62004_archivos/frame.htm

Y su participación en los sectores de la economía nacional en el año 2003 fue la siguiente.

Gráfico 5. Participación sectorial de BASC

Fuente. Ibíd.

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De acuerdo a informes presentados por el DANE, la economía colombiana mostró una reactivación durante el año 2003 representada en un aumento del PIB correspondiente al 3,74%. El crecimiento en exportaciones del 2002 al 2003 del 9,3% representado en 9.875 empresas exportadoras según registros de la DIAN Según el comparativo 1er semestre 2003 – 2004 del 16,6%. Este resultado obedece al crecimiento del 18.5 % en las exportaciones de productos No tradicionales y del 14,4% en tradicionales. El mes de junio reportó un incremento del 36% , el más alto de los últimos 10 años Las empresas BASC, excluyendo el petróleo, representan un 62% del volumen de exportaciones Colombianas.

Gráfico 6. Exportaciones colombianas año 2002, 2003, primer semestre 2003 y 2004.

Fuente: Ibíd

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BASC EN EL SECTOR FLORICULTOR Teniendo en cuenta que la mayor población de empresas floricultoras del país, se encuentran localizadas en la Sabana de Bogotá, incluyendo la empresa objeto de estudio, ubicada en Chía (Cundinamarca), se consultó en el capítulo BASC Bogotá la posición que ocupa el sector floricultor dentro 322 empresas que fueron certificadas durante el año 2007, lo cual se registra en la siguiente gráfica.

Gráfico 7. Distribución empresas certificadas año 2007-capítulo BASC Bogotá

Fuente. Capítulo BASC Colombia

De la gráfica se puede concluir que el sector floricultor ocupa el segundo lugar dentro del total de empresas certificadas, con un porcentaje del 17% que corresponde a 57 empresas del sector.

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De lo anterior considero que la pregunta a resolver con el desarrollo de este

proyecto es:

¿Cómo diseñar el sistema de gestión y control y seguridad para una

empresa del sector floricultor con base en la norma BASC 2006 en para

que sea competitiva en el mercado de la producción y exportación de

flores ?

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2. JUSTIFICACIÓN

2.1 DESDE EL SECTOR EXPORTADOR

Entidades como Proexport con el Programa Calidad y Certificaciones facilitan la asistencia y apoyo en el cumplimiento de estos estándares exigidos a los exportadores.

Para junio de 2004, un total de 1.234 empresas han sido atendidas por Proexport, de las cuales han culminaron con la certificación 590 empresas del país, mientras que las demás avanzaban en los respectivos procesos.

Fuente.

http://www.proexport.gov.co/VBeContent/library/documents/DocNewsNo1275DocumentNo2906.PDF

De lo anterior se puede concluir que BASC es la segunda certificación que más se solicita a pesar de ser carácter de voluntario incluso por encima de certificaciones de renombre como ISO 14001 y OSHAS 18001 a los exportadores.

Tabla 1. Resultados programa de certificación de Proexport

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Durante los años 2005-2007 y con base a los “PRINCIPIOS BÁSICOS DE CALIDAD Y CONDUCTA SOLICITADOS POR LOS CLIENTES DE ESTADOS UNIDOS” el número de empresas que solicitaron la asesoría a Proexport para la certificación BASC aumento a 129 de las cuales 83 ya están certificadas y el resto está en proceso de CERTIFICACIÓN.

Fuente. http://www.basc.com.co/imagenes_cont/sitio/documentos/Proexport.pdf?PHPSESSID

=d3e7a18a3b9dcbed4d6e9212458a71e7

Tabla 2. Apoyo a estándares internacionales: periodo 2005-2007

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2.2 DE LA EMPRESA

2.2.1 Económica. “Las comercializadoras en USA que le están exigiendo a la empresa de estudio la certificación en control y seguridad BASC 2006 son Golden y Queens ubicadas en Miami que surten la parte central, este y norte y; Florexpo, Florexpo Central y Florexpo North que cubren parte de la costa del oeste”4.

Sí la empresa de estudio no se certifica en el sistema de gestión en control y seguridad BASC 2006 esto podría representar la pérdida del mercado de exportación ya que es allí donde se concentran mayoritariamente las ventas de la organización. Esto se puede apreciar en el cuadro de ventas de los últimos tres años.

Tabla 3. Ventas en millones empresa de estudio años 2004-2006

Fuente. Empresa De Estudio.

2.2.2 Selección de personal. Existe un programa llamado “La Escuela de Floricultura” que nació en 2003 como un compromiso del gremio floricultor con el país y con el actual gobierno para disminuir los índices de desempleo en Colombia. Es una iniciativa de Asocolflores hecha realidad gracias al apoyo de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional - USAID, la Fundación Panamericana para el Desarrollo – FUPAD, que administra y ejecuta los dineros aportados por USAID, y con la participación de la Fundación Colombia Presente y el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

4 ASOCOLFLORES, Op.Cit

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La Escuela de Floricultura favorece a la población más vulnerable (personas en condición de desplazamiento, jóvenes entre 18 y 25 años, reinsertados y desmovilizados, jefes cabeza de familia y discapacitados) con contratos de aprendizaje en el programa de formación Cultivo de flores de corte para exportación. La empresa de estudio está vinculada a este programa.

Existe el riesgo de contratar personal en áreas críticas que son susceptibles a la contaminación en sus procesos como lo son manejo integrado de riego y fertilización, manejo integrado de plagas y enfermedades (Involucran la manipulación de precursores químicos en la fabricación drogas y narcóticos) y poscosecha en el área de empaque (manejo y manipulación de la carga). Es aquí donde el sistema de gestión en control y seguridad BASC ayudará a la empresa a estandarizar y normalizar su proceso de selección y contratación para la prevención de los riesgos mencionados anteriormente no solo en estas áreas sino en todos niveles de la organización.

2.2.3 Costos de no calidad. En el proceso de poscosecha los costos de no

calidad están representados principalmente por problema en el empaque como se muestra en el gráfico defectos totales en la poscosecha enero de 2008.

Fuente. Ibíd.

Gráfico 8. Defectos totales en la poscosecha enero de 2008

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Las causas de estos defectos en el proceso de empaque se muestran a continuación en el diagrama causa efecto.

Gráfico 9. Diagrama causa efecto costos de no calidad generados en la sección de empaque

Fuente. Director de poscosecha empresa de estudio-Autor

Aquí el sistema de gestión ayudará a la empresa ya que contempla inspecciones seguridad que se pueden integrar con las de calidad para garantizar un producto conforme de acuerdo a lo requerido por el cliente y controlaría la pérdida del material de empaque y flores y se estandarizaría el consumo de estos.

2.3 ACADÉMICA.

El sistema de gestión en control y seguridad BASC 2006 involucra temas académicos como gestión de calidad, Seguridad y medio ambiente e ingeniería de métodos vitales para nuestra formación universitaria y profesional y además está enfocado hacia los procesos y el ciclo PHVA característica común en sistemas de gestión reconocidos como ISO 9001 y OSHAS 18001 2.4 SOCIAL.

Por lo tanto conscientes de la crisis que vive el sector floricultor en la actualidad consideramos que poseemos conocimientos y habilidades para generar de soluciones prácticas y aplicables a la empresa de estudio para el diseño del

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Sistema de gestión en control y Seguridad BASC 2006 con fin de mantener su competitividad en el mercado norteamericano.

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3. OBJETIVO GENERAL.

Diseñar el sistema de control y seguridad para una empresa del sector floricultor con base en la norma BASC 2006.

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4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

� Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa de estudio con el fin determinar el cumplimento de los requerimientos del estándar internacional de seguridad BASC Versión 2 2005 .

� Definir la información y documentación necesaria para la elaboración y estructuración correcta del manual del seguridad, los procedimientos mandatarios y requisitos legales

� Determinar los procesos críticos con el fin de establecer los riesgos a los que están expuestos (operaciones, personas e instalaciones) y sus indicadores de gestión con base en la seguridad

� Proponer alternativas de cumplimiento a los estándares BASC teniendo en cuenta las características de la empresa y la viabilidad real de cumplirlos en el corto plazo.

� Diseñar un plan sensibilización donde la empresa le brinde capacitación a los trabajadores respecto a los cambios y beneficios que se van a presentar con una futura implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad.

� Realizar un estudio donde se evidencie la viabilidad económica de poner en práctica el diseño del sistema de gestión en control y seguridad BASC 2006.

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5. MARCO TEÓRICO.

5.1. SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC.

Este Sistema de Gestión se encuentra respaldado por la Norma (ver anexo 1) y los Estándares de Seguridad BASC (ver anexo 2), que son un conjunto de reglas o procedimientos para desarrollar e implementar un sistema de seguridad de la cadena integral de operaciones logísticas de una empresa involucrada en actividades de comercio exterior, esto se aprecia a continuación.

Gráfico 10. BASC en la cadena logística

Fuente. http://www.acercar.org.co/transporte/memorias/docs/05sens_basc.pdf

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El sistema es auditado por auditores pertenecientes a empresas u organizaciones relacionadas con BASC o que tengan el aval del capítulo BASC de la ciudad o región en la cual tienen la sede. La recertificación se hace forma anual. El sistema gestión BASC está enfocado hacia los proceso y es análogo a otros sistemas de gestión5 como ISO 9001 Y OSHAS 18001. (Ver anexo 3). Estructura de la norma BASC. La norma está compuesta por:

Fuente. Curso de indicadores de gestión. BASC capitulo Antioquia

Requisitos de BASC hacia la gestión por procesos. Desde los estándares internacionales de seguridad se contempla “ Deben identificarse los procesos que realiza la organización, utilizando la metodología del mapa de procesos (numeral 2.11)”, “Deben caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas,

5 GÓMEZ JÁCOME , Lina María y COLMENARES RINCÓN ,Andrea Paola. Guía para la Integración de un sistema de gestión con base en los modelos de las normas NTC ISO 9001:00, NTC OHSAS 18001:99 y BASC: 06 para los procesos de producción y administración de la empresa RAYOVAC VARTA S. A. Trabajo de grado (Especialización en QHSE). Escuela de ingeniería Julio Garavito. Bogotá. 2007. Anexo 3

Gráfico 11. Estructura de la norma BASC

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indicadores de medición, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso (numeral 2.12)” y la norma BASC establece “Todos los elementos del sistema deben ser incorporados a los procesos de la organización (numeral 4.0.1”).

Gestión por procesos. Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso. Un enfoque basado en procesos es una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para el cliente y otras partes interesadas.

Todos los procesos deben estar alineados con los objetivos de la organización y diseñarse para aportar valor, teniendo en cuenta el alcance y la complejidad de la organización.

El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y eficiencia de la organización para lograr los objetivos definidos.

Al interior de la Organización conlleva a:

� Satisfacción de los clientes internos quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas. � Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser: Tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) e Intangibles (servicio, energía, información). � Los datos que se recopilan sirven como información sobre el desempeño del proceso y determinar la necesidad de acciones correctivas o de mejora.

Al exterior de la Organización conlleva a:

� Cambio en las expectativas y necesidades del cliente haciéndose cada día más exigente. � Necesidad de eficiencia en las organizaciones (mejora de la productividad). � Modificar las estructuras que no se adaptan a las necesidades de la organización (totalmente funcionales).

Entre beneficios de la gestión por procesos están.

� Integra y alinea los procesos. � Centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia.

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� Proporciona confianza � Mejores resultados, coherentes y predecibles. � Estimula la participación del personal - clarificación de sus responsabilidades.

Proceso. Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Gráfico 12. Elementos de un proceso

Fuente. Ibíd.

Estructura Por Tipo De Procesos En BASC. ���� Procesos para la gestión de una organización. Planeación estratégica,

políticas, objetivos, comunicación, disponibilidad de los recursos necesario y revisión de la gestión.

���� Procesos para la gestión de los recursos. Los que soportan la gestión,

realización y medición de los procesos. � Procesos de realización. Incluyen todos los procesos que proporcionan el

resultado previsto por la organización. � Procesos de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos

necesarios para medir y recopilar datos para realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos de gestión, gestión de los recursos y realización.

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Gráfico 13. Estructura de los procesos

Fuente. Ibíd.

Caracterización de procesos. Consiste en identificar las características de los procesos en una organización, y está orientada a ser el primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos, en el ámbito de un sistema de gestión, reflexionando sobre cuáles son los procesos que deben configurar el sistema, es decir, qué procesos deben aparecer en la estructura de procesos del sistema. Una vez elaborada esta caracterización, con la información proporcionada puede efectuarse el mapa de procesos de una organización. La información que define la caracterización de procesos varía de acuerdo al tipo de organización, pero como mínimo se debe disponer de:

� Inputs o elementos de entrada � Outputs o elementos de salida

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� Responsables � Objetivos � Indicadores � Procesos relacionados

PHVA En Los Procesos Del Sistema BASC

Gráfico 14. PHVA en los procesos del sistema BASC

Fuente. Ibíd.

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El Ciclo PHVA Y El Sistema De Gestión

Gráfico 15. PHVA EN BASC

Fuente: Ibíd.

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Indicadores de gestión. Son mediciones de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de un determinado proceso. Sirven como herramienta a los dueños de ese proceso para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio resultado de este proceso.

5.2. SEGURIDAD Y CONTROL.

Seguridad. Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas, bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con medios humanos y materiales; de cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido. Administración de riesgos. El riesgo como tal tiene efectos directos e indirectos con la naturaleza y el desarrollo operativo del negocio y de la cadena de abastecimiento. Según la ORM (Operacional Risk Management) los riesgos han sido definidos como el proceso de tomar decisiones que puedan minimizar los efectos de pérdidas que genera la materialización de éstos. Clasificación de los riesgos. Los riesgos se clasifican en especulativos y puros: Especulativos Son aquellos que permiten ganar o perder y están relacionados con la parte lucrativa u objeto del negocio. Riesgos puros Son aquellos en los cuales es posible únicamente perder, en esta clase de riesgos, a los que están más expuestos los participantes de la cadena logística del comercio exterior se identifican

� Robos. Se dividen en tres clases: Puntual, es decir que está representado por el robo de un solo producto. Sistémico, significa que son robos menores pero frecuentes y finalmente, Organizados, los cuales generalmente son de gran magnitud.

� Tráfico ilícito. Se entiende como todo comercio al margen de la ley, de las personas, de las mercaderías o de las sustancias.

� Terrorismo. Se compone por el sabotaje, atentados masivos o selectivos, secuestros y toma de instalaciones.

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� Piratería. Se define como el término aplicado a los delitos cometidos en contra de los medios de transporte.

Áreas potenciales a exposición de riesgos

� Bienes o propiedades. Se consideran aquí los riesgos criminales que tienen que ver con el robo, el hurto, la falsificación y el fraude, entre otros.

� Responsabilidades. Tiene que ver con las obligaciones que contrae una persona natural o jurídica, como empresa participante del comercio exterior. Dentro de este marco están las obligaciones laborales, fiscales, contractuales, extracontractuales y en general todas las establecidas por las leyes que rigen el comercio exterior en cada país.

� Personal. Comprende las compensaciones que se deben pagar por pérdida (despido) de empleados vitales y empleados generales debido a la influencia que el delincuente pueda lograr en ellos.

Seguridad física – instalaciones. Cuando se habla de seguridad física se refiere a todos aquellos medios (humanos, animales), mecanismos (naturales, físicos, mecánicos, electromecánicos, electrónicos) y medidas (políticas, procedimientos, órdenes permanentes, instructivos de seguridad) que generalmente tienen carácter restrictivo a manera de prevención y de detección destinado a proteger como su nombre lo indica, físicamente todos los recursos disponibles en la compañía. Inspecciones de Seguridad. Las revisiones del perímetro tanto interno, como externo, deben ser permanentes, con el fin de que se encuentren libres de escombros, árboles, escaleras, chatarra, basura y/o artefactos que permitan un apoyo para el escalamiento y por ende que sea violada su integridad. De igual forma debe garantizarse que los sistemas de iluminación y alarmas funcionen perfectamente. Muros, cercas, mallas, concertinas y puertas se encuentren en perfecto estado, control de parqueo, trabajos públicos, llegando hasta inspeccionar los sistemas de drenaje del alcantarillado. El responsable de la seguridad debe desarrollar procedimientos, implementar sistemas y formatos de control que le permitan evaluar, anticipar y reaccionar con oportunidad ante cualquier posible evento crítico. Estas inspecciones no reemplazan a las auditorias del Sistema de Gestión en Control y Seguridad que periódicamente deben realizarse. Control a los vehículos de carga. Cuando la demanda de vehículos de carga es superior a la capacidad de cargue y descargue, la zona de estacionamiento debe ser contigua a la báscula, es decir, próxima a la puerta de acceso y salida de suministros, manteniendo la prioridad de ingreso para los vehículos cargados.

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Los vehículos que ingresan o se retiran con carga deben ser revisados de acuerdo con las listas de chequeo establecidas para tal fin y acorde con los documentos que protocolizan los hechos. Seguros y control de llaves. Los seguros y las llaves utilizadas en cada estructura física y equipo con que cuente la compañía, deben tener la debida protección para impedir accesos no autorizados a éstas. El control debe estar en manos del responsable del área o del personal de seguridad. Se recomienda elaborar y difundir un procedimiento o instructivo de carácter general donde se le indique al personal el manejo de llaves, contar con un armario para el almacenamiento general de llaves, el responsable de la seguridad que se encuentre de turno debe mantener un dispositivo con la llave de la cerradura del armario, contar con un registro y acta de entrega de llaves de áreas de alto riesgo, en lo posible no permitir sacar llaves fuera de la empresa, registrar toda pérdida de llaves, no entregar copias sin el debido control. Seguridad electrónica. El desarrollo de sistemas y mecanismos electrónicos de seguridad avanza al ritmo de la tecnología informática; cada día se encuentran nuevos avances en sistemas de alerta temprana o sistemas de detección que apoyan y responden eficaz y eficientemente en la labor de seguridad ya que brindan la confianza y certeza que se requiere para tomar decisiones e implementar nuevos procedimientos y mecanismos de control en forma acertada, disminuyendo los riesgos y responsabilidades que recaen sobre el personal de seguridad armada y sobre todo por el papel preventivo, disuasivo e informativo cuando de conspiraciones internas se trata. Seguridad De Personal. No solamente la integridad física y tranquilidad psicológica de los ejecutivos de la compañía con riesgos externos como el atentado, secuestro, sometimiento, atraco, agresión, extorsión o chantaje deben ser preocupación de la seguridad en la Compañía. Además de éstos estar sintonizados con los esquemas de seguridad (Escoltas, Transportes, Conductores, rutas de movilidad dentro de la ciudad, planes de evacuación o de extracción, coordinación de la seguridad en otras ciudades, aseguramiento de lugares para el traslado parcial o permanente de éstos, etc.), la seguridad debe actuar al interior de la compañía, ya que dependiendo del cargo, posición, área de trabajo y proceso que maneja y funciones del personal dentro de la compañía, estará en mayor o menor riesgo de ser coaccionado o convencido para que colabore en actividades ilícitas, que estén al margen de sus funciones e incluso para participar en actividades como los riesgos sugeridos inicialmente.

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Control en el proceso de selección de personal. Se debe procurar que los prestadores de servicio (externos) como (escoltas, conductores, operadores portuarios y aeroportuarios, intermediarios, operadores logísticos, etc.), a los contratistas (internos) como (seguridad, servicios de limpieza, recolección de basuras, maquiladores, empacadores, mantenimiento, coteros, etc.) que cumplan con los mismos estándares utilizados por la compañía. En la actualidad, se debe investigar a través de los organismos de seguridad del Estado, visitar el sitio de habitación y su entorno familiar, constatar la trayectoria profesional, personal y laboral del aspirante y hacerle seguimiento permanente. Hay tres tipos de aspirantes: (1) Los que colaboran con los delincuentes, (2) los que no colaboran y (3) Los que están dudando; el primero y el tercero, por ningún motivo pueden ser incorporados en la compañía. Control y seguridad de documentos. Todo documento, escrito o electrónico expedido o elaborado en cualquier área de la compañía debe tener una prioridad (alta, media, baja, rutina) y un grado de restricción establecida a través de una clasificación (interés general, público, confidencial, reservado), pues es supremamente importante compartimentar la información dentro de cada proceso que desarrolle o adelante la compañía, esto quiere decir, que cada persona tanto al interior (empleados de la compañía y contratistas) y al exterior (prestadores de servicios) deben saber y enterarse de lo estrictamente necesario para el cumplimiento de sus funciones y para la prestación de los servicios. Los empleados de acuerdo con el cargo desempeñado y dentro cada dependencia de la compañía, deben tener claramente establecido el nivel o perfil de acceso a la información, tanto escrita, como electrónica. Seguridad de la carga. De los aspectos más sensibles en la seguridad, indiscutiblemente es el tema relacionado con la carga. Para administrar correctamente los riesgos, el responsable de la seguridad, debe tener conocimientos puntuales sobre aspectos relacionados con el Comercio Exterior, Logística durante la Distribución Física Internacional (DFI), Distribución Física Nacional o Interior de Mercancías (DFN). Su labor no llega hasta que la carga sale de la planta, llega hasta que los clientes en destino manifiestan su conformidad al haber recibido completo, en buen estado, a tiempo y en el caso de las exportaciones libre de contaminación. De un excelente programa de administración de riesgos durante la cadena de distribución física, depende la tranquilidad y confianza que la compañía transmitirá y garantizará a sus clientes, a las autoridades locales, extranjeras y a sus proveedores de servicios.

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5.3. COMERCIALIZACIÓN DE FLORES IMPORTADAS EN ESTADOS

UNIDOS.

Un creciente porcentaje de aproximadamente 80% de las flores frescas importadas por los Estados Unidos procede de América Latina en donde Colombia (58% del valor total) es el líder seguido por Ecuador, México, Costa Rica y Guatemala. Entre las variedades importadas sobresalen las rosas (35%), claveles (15%), crisantemos (12%) y orquídeas (2%) Miami: La Puerta de Entrada. Por su ubicación estratégica, especial infraestructura y modernas facilidades, el Aeropuerto Internacional de Miami constituye la puerta de entrada de un 85% del volumen total de importación de flores frescas a los Estados Unidos, seguido por los aeropuertos de Nueva York (JFK), Los Angeles (LAX) y Dallas (DFW). En el aeropuerto de Miami se encuentran las oficinas y establecimientos de unos 130 importadores de flores frescas. El área total ocupada por los almacenes refrigerados, cámaras de enfriamiento y oficinas utilizadas en el aeropuerto e inmediaciones es de 1.400.000 pies cuadrados, donde trabajan a unas 6.100 personas. Probablemente el mayor complejo de comercio de flores en el mundo. En promedio, llegan a dicho aeropuerto un total de 35.000 cajas diarias de flores frescas que pueden llegar a 70.000 en los días previos a la fiesta de San Valentín. (Association of Floral Importers of Florida). El valor estimado de las importaciones de flores frescas por Miami está alrededor de los 500 millones de dólares, constituyendo el principal producto importado por esa vía (30% del total de carga que llega a Miami). El Sistema de Mercadeo de las Flores Frescas en Estados Unidos. A los 130 importadores de Miami se añaden unos 1.000 mayoristas en todo el país, unos 57.000 detallistas especializados (floristas) más unas 60.000 tiendas de cadena que venden flores al detalle. Finalmente, existen agentes comisionistas (brokers) y un número creciente de sitios de comercio electrónico. El 90% de las flores importadas por Miami se venden fuera del estado de Florida usando la amplia y eficiente red de transporte y comercialización existente en el país El valor del volumen anual de flores importadas por Miami ascendió a $958 millones en 2002, por lo que el margen bruto de ventas de las flores importadas estimado por la universidad de Florida es en promedio de un 95%.

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Pasos que sigue la flor importada, Unas quince compañías de carga aérea transportan las flores importadas al aeropuerto de Miami, acondicionadas en cajas especiales de unas cuarenta libras cada una. Así, un Boeing 747 jumbo-jet es capaz de transportar hasta 6.000 cajas. Al llegar al aeropuerto de Miami, las flores son mantenidas en ambientes refrigerados e inmediatamente pasan primero por la Aduana de Estados Unidos y luego por la inspección del sistema de sanidad vegetal de ese país (APHIS) donde son revisadas pare evitar la posible introducción de plagas y enfermedades peligrosas para la actividad floral norteamericana. De no encontrarse problema alguno, las flores pasan a los almacenes del importador. El proceso de Aduanas y la inspección de APHIS en Miami se hace en forma muy rápida y puede durar unas dos horas. Es más, gran parte de la carga es ahora revisada por Aduanas electrónicamente incluso antes de que el carguero aterrice. APHIS hace la revisión en forma selectiva poniendo mayor énfasis en el chequeo de algunos tipos de flores caracterizadas por plagas potenciales. De todas maneras el porcentaje de flores con problemas sanitarios en Miami es relativamente bajo según APHIS, llegando en promedio a unas 500 cajas diarias o menos del 2% recibido. Cuando se encuentra un problema sanitario, el importador tiene tres opciones: (1) devolver el cargamento al país de origen, (2) fumigar o (2) destruir la carga. En Miami la opción preferida es la fumigación por personal especializado, aunque dado el costo creciente del procedimiento, si el valor de la carga es relativamente bajo, el descarte por incineración puede ser la mayor alternativa. El personal de APHIS inspecciona flores importadas en Miami 24 horas al día los 7 días de la semana. Una vez pasadas las revisiones de Aduanas y APHIS, las flores importadas proceden a entrar a través de alguno de los canales alternativos de comercialización hasta llegar al consumidor final. El canal tradicional es el que incluye productor – importador – distribuidor mayorista – detallista. Sin embargo existe una tendencia creciente a la integración vertical por lo que muchos importadores son también distribuidores y muchas cadenas detallistas tienen su propio distribuidor exclusivo. Así mismo, algunas compañías distribuidoras están integrando al sector productivo. Por ejemplo, la compañía Equiflor, una de las cinco más grandes importadores de flores, tiene en propiedad o bajo arriendo cientos de hectáreas productivas en varios países, lo que le permite garantizar producción durante todo el año con una calidad consistente de flores que

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comercializa en todo Estados Unidos con tres marcas registradas. La compañía tiene una red de distribuidores y detallistas con los que tiene alianzas estratégicas, contratos especiales o franquicias. Por ejemplo, esta compañía trabaja en el estado de Texas con cinco distribuidores mayoristas regionales y unos 300 detallistas en ese estado que usan las marcas de la empresa. El Transporte Doméstico. Cualquiera que sea la modalidad o canal de comercialización utilizado, el 90% de las flores importadas que llegan a Miami es enviado a otros estados usando alternativamente transporte aéreo y/o terrestre. Las flores son mantenidas constantemente en ambientes de temperatura controlada a través de todo el proceso. La compañía Armellini, por ejemplo, maneja hasta un 60% del transporte de las flores hacia otros estados vía camiones refrigerados. La compañía UPS es también bastante utilizada para el transporte aéreo o terrestre. El transporte terrestre de las flores es bastante eficiente y puede llegar a los destinos en cualquier estado dentro de Estados Unidos en menos de tres días. Por ejemplo, las flores enviadas de Miami a la ciudad de Dallas, Texas, por tierra toman unas 26 horas en llegar por lo que algunas compañías prevén que el aeropuerto DFW será en el futuro una alternativa al de Miami que esta siendo muy congestionado. La Compañía Dole está construyendo un almacén en frío para flores de gran capacidad en Dallas. A la vez, algunos cargueros comerciales internacionales están empezando a llevar flores directamente a ese aeropuerto donde las importaciones de flores, aunque en mucho menor escala que en Miami, están creciendo en un 25% anual.

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6. EMPRESA DE ESTUDIO

6.1. RESEÑA HISTÓRICA

La organización de estudio es una empresa dedicada a la siembra, producción y venta de flores tipo exportación. Hace nueve años funcionaba bajo otra razón social diferente. Y se dedicaba a la producción de gypso, clavel y rosas. En junio de 1999 adopta la razón social que posee actualmente. Su producción se centra en rosa y clavel. Durante este tiempo, los directivos de la empresa se han esforzado por crear una cultura de calidad promoviendo la realización de las labores con un enfoque de excelencia, así como desarrollando actividades de formación en buenas prácticas y mejora de los procesos y ambiente laboral. Como muestra de ello están los programas de trabajador calificado en flores de corte y la participación en el Programa Flor verde (que es un sello que incluye aspectos como administración de personal, salud ocupacional, bienestar, formación, desarrollo, ambiental). 6.2. MERCADO ACTUAL Y LÍNEA DE PRODUCTO

El mercado actual de la organización está dirigido aproximadamente en un 95% al mercado americano en donde se cuenta con 5 comercializadoras; Golden y Queens ubicadas en Miami que surten la parte central, este y norte y; Florexpo, Florexpo Central y Florexpo North que cubren parte de la costa del oeste. Estos son los clientes directos, quienes a su vez distribuyen la flor a mayoristas y grandes cadenas de supermercados, y algo de minoristas. La línea de producto para el mercado americano se envía en varias presentaciones, como son: cajas con ramos bonchados por 25 unidades, cajas con bouquets y cajas combos. El contenido de estas cajas puede ir en colores sólidos o surtidos. El mercado restante está enfocado a Europa en donde se cuenta con dos comercializadoras: Tradecom, ubicado en España y Fitz Patrick, ubicado en Inglaterra.

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La presentación del producto para el mercado de España, va en cajas con ramos bonchados por 20 unidades y con papel periódico dentro del ramo. Para el mercado de Inglaterra, se despachan cajas con ramos bonchados por 25 unidades. Las variedades en colores están distribuidas en 5 grupos Amarillos, Blancos, Rosados claros, Rosados Oscuros, Novedades. 6.3. MISIÓN6

Producir cajas empacadas con flores frescas cortadas tipo exportación, de calidad consistente, para satisfacer los requerimientos nuestros clientes, en armonía con el medio ambiente, con costos y productividad competitivos y un servicio de valor agregado superior, asegurando un equipo humano comprometido, capacitado e innovador, para generar riqueza hoy, mañana y siempre. 6.4. VISIÓN7

Ser reconocidos en el año 2011 por nuestro modelo de gestión, orientado hacia una cultura de mejoramiento basada en el avance integral de la gente, en procura de los más altos estándares de eficiencia en las operaciones y un nivel superior de satisfacción de nuestros clientes, tanto internos como externos.

6 Información suministrada por la empresa de estudio 7 IBÍD.

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7. SITUACIÓN ACTUAL FRENTE A LA NORMA Y ESTÁNDARES BASC

El diseño de un SGCS 8 para cualquier empresa inicia naturalmente por la obtención de un diagnóstico de la situación actual de la organización respecto al cumplimiento de los requisitos de la norma y estándares BASC. El modo como se realice esta labor incide directamente en el desarrollo del diseño del SGCS y en su posterior implementación; considerando que un diagnóstico sesgado, incompleto o sin valorar su importancia puede conllevar a generar vacios y ambigüedades que exigirán reprocesos y tiempos complementarios para ajustarse al contexto de la organización involucrada.

7.1 DISEÑO DEL DIAGNOSTICO.

El diagnóstico de la situación actual de la compañía se realizó por medio de una lista de chequeo de los estándares de seguridad que contienen los requerimientos mínimos que se exigen para que la organización cuente con un sistema de gestión en control y seguridad. La lista de chequeo está conformada por cada uno de los requerimientos de los estándares de seguridad redactados a modo de afirmación y se registraron según el orden de los numerales de los mismos. Para que el diligenciamiento del listado fuera más sencillo y comprensible para los entrevistados, se entregó una copia al Gerente General, a la Directora de Gestión Humana y a la Directora de Poscosecha, con el objetivo de que conjuntamente se llevaran a cabo la evaluación de cada uno de los puntos del diagnóstico, utilizando los criterios que se muestran continuación.

Tabla 4. Valoración preguntas del diagnóstico

Valoración Criterio 2 NC=No cumple. 1 CP=Cumple parcialmente. 0 CT= Cumple totalmente el requisito.

N/A NA= No aplica. Esto es para los numerales 3.10 porque el estudiante recomendará no aplicarlo; 3.16 porque por política de la gerencia no hay incentivos en la empresa; 5.8 porque en los despachos de flores los camiones no se pesan; 5.21 porque este registro lo hace empresa transportadora; 5.22 porque la empresa transportadora es la que lleva el registro; 5.23 porque no aplica para la operación de la empresa; 5.24 porque aplica para agentes aéreos y marítimos; 8.1 y 8.2 porque la selección de clientes es hecha por el holding al que pertenece la empresa de estudio; 8.4 y 9.2 porque Colombia no ha firmado el acuerdo con WCO.

Fuente. Autor

8 Sistema de gestión en control y seguridad.

39

De esta forma, un puntaje alto mostraría un nivel de incumplimiento y uno bajo revelaría un relativo cumplimiento de lo establecido por los estándares de seguridad. Luego se realizaron las siguientes operaciones para obtener el porcentaje de incumplimiento en la organización frente a los estándares de seguridad.

Esta evaluación se encuentra en el anexo 4 “Diagnóstico Inicial SGCS BASC”

7.2 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.

Después de Tabular la información ésta se presentó en un gráfico de barras para que los miembros de la organización observaran la situación actual de la organización frente al SGCS.

Gráfico 16. Nivel incumplimiento de la organización frente al SGCS.

Fuente. Autor

40

7.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS

Se observa preliminarmente como la empresa de estudio está cumpliendo en un 62 % los requisitos para la certificación en el SGCS.

Gráfico 17. Cumplimiento de los requisitos del SGCS en la empresa de estudio

Fuente. Autor

Para hacer un análisis a fondo se utilizó el diagrama de Pareto con el fin de establecer en cuáles numerales la organización estaba débil o fuerte y por qué. De esta manera se puede obtener un análisis cuantitativo de la situación actual de la empresa y posteriormente tomar acciones para el diseño y documentación del SGCS. A continuación se presenta el diagrama de Pareto del nivel de incumplimiento de la organización frente al SGCS.

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Gráfico 18. Diagrama de Pareto nivel de incumplimiento de la organización frente al SGCS

Fuente. Autor

Entre las debilidades que presentó la organización están los capítulos:

� Sistema de gestión. Posee los procedimientos de auditoría interna, revisión gerencial; pero enfocados hacia la norma Florverde. Respecto a las funciones y el personal que afecta la seguridad se observó que están identificados sólo para los jefes y supervisores MIPE y MIRFE. No existen políticas y objetivos orientados hacia la seguridad. La Gerencia no tiene designado el representante para asegurar el cumplimiento del SGCS BASC. La empresa no posee un equipo de auditores internos competentes en el sistema de gestión en control y seguridad BASC. La evaluación de riesgos está enfocada sólo a seguridad industrial, sin incluir los riesgos

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sociales. Por otra parte, como Flor verde no exige obligatoriedad sino que deja como opcional la realización del mapa y caracterizaciones del proceso, la empresa no ha desarrollado la implantación de los numerales 2.11 y 2.12 contemplados en los estándares internacionales de seguridad BASC.

� Reportes de operaciones o de actividades sospechosas. No hay una persona definida a la cual se pueda acudir e informar en caso de un acto sospechoso, ni un procedimiento para esta situación.

� Administración de personal propio, subcontrado y/o suministrado. No hay procedimiento ni prácticas documentadas e implantadas de selección y contratación de personal tanto crítico como no- crítico, que estén orientados hacia la confiabilidad del mismo. No se tienen identificados todos los cargos críticos en la empresa. La inducción que recibe el personal de la empresa de estudio sobre riesgos en su trabajo está enfocada únicamente hacia a la seguridad industrial, sin tener en cuenta las amenazas sociales como hurtos, terrorismo, narcotráfico, contrabando. El personal de despacho no está capacitado para el manejo de carga y la inspección de camiones y contenedores, ni para prevención de contrabando y terrorismo. El personal de la empresa desconoce cómo identificar e informar actos que atenten contra la seguridad de la empresa o señales de consumo de drogas ilícitas.

� Control de documentos e información. No hay procedimiento documentado ni implementado para control de documentos y registros ni el listado de maestro de estos. No se tienen identificadas las firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos; hace falta documentar el procedimiento de copias de respaldo.

� Sistema de seguridad. La empresa no posee un jefe de seguridad; no dispone de un plano con la ubicación de las áreas sensibles. No se realizan inspecciones a las barreras perimétricas ni a la iluminación exterior e interior de las instalaciones; ni se hacen inspecciones aleatorias a las instalaciones físicas y a los procesos. El acceso a las oficinas de gestión humana, sistemas y de poscosecha no es controlado; además no se cuenta con sistemas de alarmas en la estación MIPE, oficinas de sistemas y poscosecha. La organización actualmente no posee un circuito cerrado de televisión que le permita vigilar sus áreas críticas.

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Se encontraron fortalezas en los siguientes capítulos:

� Logística de recibo y despacho de carga. Se destacan los siguientes aspectos positivos: hay evidencia de trazabilidad en los movimientos de la carga; se usan precintos y se tiene documentado e implementado un procedimiento para el manejo de éstos; posee y ejecuta el procedimiento para faltantes o sobrantes de carga; el personal del área de empaque y despacho usa uniformes que lo diferencian de los demás empleados de la poscosecha.

� Selección de clientes y proveedores. Respecto a este tópico la empresa aplica y tiene documentadas políticas para la selección de éstos, destacándose el enfoque de seguridad que aplica para la elección de los clientes.

� Estudio legal. La empresa cumple con los requisitos legales para su operación y verificación de antecedentes de la junta directiva y su representante legal.

� Alianzas estratégicas de seguridad. En este aspecto la empresa cuenta con el apoyo de entidades como la Policía nacional, antinarcóticos, DIJIN, DAS.

� Control de materias primas y material de empaque. Para esta fortaleza la empresa tiene definidas y establecidas las diferencias entre las cajas de flor exportación y nacional; así como documentados e implantados los criterios para la revisión y manejo del material de empaque antes de su uso. La empresa lleva el control sobre el manejo de sustancias precursoras según directrices de la DNE9.

9 Dirección Nacional de Estupefacientes

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8. DOCUMENTACION DEL SGCS Y REQUISITOS LEGALES.

Según el curso “¿Cómo se implementa? Un SGCS BASC” 10 los documentos y procedimientos que componen el sistema de gestión son los siguientes:

8.1 DOCUMENTOS.

Política. Esta debe incluir la prevención contra actividades ilícitas (prácticas de narcotráfico, terrorismo y otros). Se propone la siguiente: “En nuestra empresa nos dedicamos a la siembra, producción y venta de flores tipo exportación, mediante la aplicación de estrictas normas de control y trazabilidad de nuestro producto, manteniendo prácticas en todos los procesos para que nuestra empresa no sea utilizada por individuos u organizaciones que quieran cometer actos ilícitos; garantizando la transparencia y legalidad de nuestras operaciones y por ende mayor satisfacción e imagen de nuestros productos, utilizando estándares internacionales de seguridad apoyados con el cumplimiento de los objetivos de seguridad teniendo como base la mejora continua de todos procesos de la organización”. Objetivos de seguridad: Estos deben garantizar el cumplimiento de la política de seguridad; están amparados con el establecimiento de indicadores de gestión, los cuales tienen que ser medibles y cuantificables en el tiempo. Ver anexo 5 Despliegue de la política y objetivos de control y seguridad. Funciones y responsabilidades del personal que afecta la seguridad. Para la elaboración de éste se propone integrar las funciones del oficial de cumplimiento BASC, jefe de seguridad, los cargos críticos identificados en la organización y las políticas de firmas y sellos que autorizan los diferentes procesos en un manual de funciones. De esta forma se abarcan los numerales 2.5, 2.7, 3.2, 4.1, 7.5. Ver anexo 6 Manual de Funciones del SGCS.

10 ROMERO C, Miller Alexis. ¿Cómo se implementa un SGCS BASC? Bogotá. Marzo 13 de 2008

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Manual de seguridad. El cual debe describir el cumplimiento de los requerimientos descritos en los estándares de seguridad y en los elementos del sistema de gestión en control y seguridad. Ver anexo 7. Manual de seguridad Mapa de procesos. Ver anexo 8. Mapa de procesos. Caracterizaciones de procesos. Las cuales deben identificar entradas, salidas, indicadores de gestión, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables de los procesos. Ver anexo 9. Caracterizaciones de procesos.

8.2 PROCEDIMIENTOS.

8.2.1 Procedimientos obligatorios. Documentos que dan respuesta a

apartados concretos de la norma y estándares BASC, y que desarrollan las pautas fundamentales que se dan en el Manual de Seguridad. Estos son: gestión del riesgo; identificación y evaluación de los requisitos legales; auditorías internas; revisión gerencial; acciones correctivas y preventivas; selección y contratación de personal; recuperación ,reposición y anulación de carnet; contingencias y emergencias; ejercicios prácticos (simulacros); detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga; control de sellos o precintos de seguridad; manejo y control de material de empaque – cintas adhesivas/corrugados; control de documentos; control de registros; selección de clientes; selección de proveedores. Respecto a estos procedimientos, la organización no posee documentación sobre: identificación y evaluación de los requisitos legales, gestión del riesgo, selección y contratación de personal, control de documentos y control de registros. Para suplir esta deficiencia se elaboraron dichos procedimientos que se encuentran en el anexo 10 “procedimientos obligatorios”.

Para los procedimientos de auditorías internas y revisión gerencial, la empresa los tiene orientados según la certificación “Flor verde”; para la selección de proveedores la empresa ha asignado al jefe de compras como responsable de actualizar este procedimiento.

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Los demás procedimientos mencionados como obligatorios (numeral 8.2.1 ), la empresa los tiene documentados y aplicados.

8.2.2 Procedimientos requeridos. Documentos que estandarizan las actividades críticas en seguridad para ser aplicados dentro del SGCS BASC.

Para este factor se consideran los otros procedimientos señalados en los estándares de seguridad y que la organización no posee actualmente, a saber :

• Procedimiento de reporte de actividades sub-estándar. • Copias de respaldo. • Procedimiento de ejecución del despacho que integre la inspección

de los contenedores de los camiones antes y después de cargue de mercancía y el registro fotográfico durante el despacho, integrando de esta forma los numerales 4.10, 5.6; 5.7; 5.14; 5.18 de los estándares de seguridad BASC.

• Procedimiento especial de seguridad para el almacenamiento de mercancía valiosa y/o peligrosa.

• Procedimiento para las inspecciones programadas y aleatorias cubriendo los numerales 4.3; 4.5 y 4.20.

Para suplir esta deficiencia se elaboraron dichos procedimientos que se encuentran en el anexo 11, “procedimientos requeridos”.

8.3 REQUISITOS LEGALES. “Estos no deben abarcar la verificación de

normas de seguridad industrial, ambiental, de acoso laboral y demás, que no afecten el SGCS. Los requisitos que se han de tener en cuenta son aquellos documentos que de conformidad con los normas legales debe tener la empresa para cumplir con su actividad principal”11. Según BASC Colombia los requisitos que aplican para una empresa del sector floricultor; se muestran en la siguiente tabla:

11 Directriz BASC Colombia

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Tabla 5. Requisitos legales que aplican a un SGCS en una empresa del sector floricultor

REQUISITO DISPOSICIÓN ENTIDAD EMISORA

VIGENCIA OBSERVACIONES CUMPLE LA

EMPRESA Registro de exportador ante el Instituto Agropecuario como empresa y fincas

Instituto Colombiano Agropecuario. División de Sanidad Vegetal

Debe tener fecha de expedición y de vencimiento por 2 años

SI

Registro Nacional de Exportadores

Res. 682 de 1995 Instituto Colombiano de Comercio Exterior.

2 años El registro Nacional de exportadores queda eliminado según el Art.522 Ley 863 28-Dic-2003. Lo reemplaza el R.U.T.

SI

Declaración de exportación. Autorización de Embarque (A.E.)

Decreto 2685 de 1999 Articulo 285 y

subsiguientes.

DIAN

Vigencia del mandato de contrato con el comprador en el exterior.

Vigencia del mandato de

contrato con el comprador en el

exterior.

SI

Permiso uso de suelos (depende el

municipio)

Ley 388.97 Congreso Nacional Art.1,5,30,35. Planes de ordenamiento territorial municipales acuerdo CAR 16 de 1998 y acuerdo CORNARE 16 de 1998

Oficina de

Planeación del Municipio respectivo.

No todos los municipios expiden documento solamente tienen designado qué sectores están habilitados para esta actividad.

Chía municipio donde está ubicada la organización no expide el documento solamente tiene designado qué sectores están habilitados para esta actividad.

Certificado de constitución y

Gerencia

Código de Comercio Marzo 27 1971.

Cámara de Comercio

Cuando haya cambios en: Estatutos Composición accionaria, cambio de junta, cambio de representación legal, o la vigencia establecida en el certificado

SI

Registro Mercantil Código de comercio. Articulo 86

Cámara de Comercio

Anual y plazo para renovar hasta el 30 Marzo

SI Formulario del Registro Único Tributario

Ley 863 del 28 de Diciembre de 2.003 y Decreto reglamentario 2788 de 31 Agosto 2.004

DIAN Actualizarlo cada vez que hay cambios relacionados con las responsabilidades de orden tributario, aduanero y cambiario.

SI

Fuente. BASC Colombia-Autor

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Además de los requisitos anteriores deben considerarse los que están definidos en los estándares de seguridad, los cuales son el permiso para utilizar sustancias precursoras y el cumplimiento de los derechos de autor por las licencias de software que la empresa utiliza diariamente para su operación.

Tabla 6. Requisitos legales contemplados en los estándares de seguridad

ESTÁNDAR ENUNCIADO DISPOSICIÓN ENTIDAD EMISORA

VIGENCIA OBSERVACIONES CUMPLE LA

EMPRESA 6.3 Si utiliza sustancias

precursoras para la fabricación de los productos, estas deben estar controladas conforme a las regulaciones legales.

Resolución 0009 De Febrero 18 De 1987. Resolución 0007 De Diciembre 1 De 1992. Resolución 0001 De Enero 30 De 1995. Resolución 0012 De Mayo 30 De 2003. Decreto 2150 de diciembre 5 del 1995

Dirección nacional de estupefacientes

1 año Las sustancias listadas se controlan en cantidades mensuales superiores a 5 litros para líquidos, 5 kilos para sólidos, 110 Galones para el Thinner y en cualquier cantidad para el Anhídrido Acético.

SI

7.9 Se debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual

Ley 23 Enero-28-1982 Ley 44 Febrero-5-1993 Decreto. 1360 Junio 23-1989 Ley 603 de 2000 Articulo 61 Constitución 1991

Congreso Según se requiera

SI

Fuente. Autor

Con base en lo anterior se puede concluir que la empresa de estudio posee una gran fortaleza ya que cumple con todos los requisitos legales exigidos para una futura implementación de un SGCS.

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9. RIESGOS EN LOS PROCESOS.

9.1 PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS.

Para determinar los procesos críticos dentro de la organización se tomaron como base los propuestos en el mapa de procesos, y éstos se evaluaron con base en la matriz de valoración de los procesos sugerida por BASC Colombia. Esta evaluación se encuentra en el anexo 12 Definición procesos críticos. Después de haber evaluado todos procesos se obtuvieron como críticos: poscosecha12, gestión de materiales e insumos, MIPE, MIRFE, gestión tecnológica, selección y contratación de personal, sistemas de información y con base en éstos se identificaron los cargos críticos del SGCS , anexo 13 identificación de cargos críticos. 9.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y RIESGOS.

Para determinar y evaluar los riesgos en las operaciones, instalaciones y personas se utilizó una metodología que incluye los conceptos de amenazas, vulnerabilidad, probabilidad y severidad. Se usó como herramienta el análisis de amenazas y vulnerabilidad, anexo 14 Metodología análisis de amenazas y vulnerabilidad13. La evaluación (Anexo 15 Evaluación procesos críticos) se orientó hacia la prevención de actividades ilícitas relacionadas con el narcotráfico, terrorismo, contrabando, hurto y riesgos que se deriven de acciones humanas mal intencionadas o que se relacionen directamente con las actividades propias de la operación que puedan generar emergencias materializadas, según lo contemplado

12 Teniendo en cuenta que el proceso de poscosecha es el de más connotación crítica para la empresa objeto del estudio, en cuanto a los eslabones de la cadena logística, éste se ha delimitado a la etapa entre el ingreso de las flores cortadas del cultivo y su transporte a los cuartos frío de poscosecha, para luego ser despachadas como flores tipo exportación en los camiones de la empresa transportadora contratada por la organización de estudio. 13 Tomada del trabajo de grado DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE SEGURIDAD FÍSICA PARA UNA INDUSTRIA FARMACÉUTICA, ACORDE CON LOS REQUERIMIENTOS DE BASC Y EL CÓDIGO 7 DEL PROGRAMA RESPONSABILIDAD INTEGRAL. Universidad de la sabana.

50

en el numeral 3.14 de los estándares internacionales de seguridad. Se utilizó como apoyo el panorama de riesgos que la ARP SURATEP desarrolló en la empresa para los riegos relacionados con el recurso humano. Con base en los resultados de esta evaluación se procedió a la elaboración del plano de áreas sensibles, anexo 16 Plano de áreas sensibles. A continuación se describen los procesos. Descripción de procesos y los riesgos encontrados.

9.2.1 Proceso de poscosecha. En el anexo 17 “Diagramas de flujo subprocesos de poscosecha ”, se complementa la descripción que se hace a continuación.

Está compuesto por los siguientes subprocesos. Clasificación. Las flores que vienen de ser cortadas del cultivo de sumergen en soluciones de hidratación, en el cuarto frio de recepción. Después el patinador reparte los tabacos14 a los operarios en las mesas de clasificación de manera. Luego en éstas los tabacos se ubican de manera que las cabezas de las flores queden orientadas hacia la plantilla de medición. Se suelta el cinturón de velcro que contiene las flores dentro del tabaco. Se libera la flor de la malla y el papel.

Gráfico 19. Alistamiento del tabaco

Fuente. Autor

Se toma el tallo por la parte media con la mano derecha dejando el botón hacia arriba. En este momento se evalúa el punto de apertura, observando la flor desde arriba y verificando si cumple con los parámetros establecidos de acuerdo con la ficha técnica de aperturas por variedad.

14 Caja de cartón- Plast que contiene las flores que han sido previamente, estas luego se hidratan en el cuarto frio recepción. Para luego iniciar el proceso de clasificación

51

Fuente. Ibid

Si la flor cumple con el parámetro de apertura, se despetala, eliminando como máximo 3 pétalos que estén maltratados o que presenten signos de problemas sanitarios tomando el pétalo con los dedos índice y pulgar de la mano izquierda y halándolo hacia abajo hasta desprenderlo completamente. Si se observan más de 3 pétalos maltratados la flor se clasifica como nacional.

Fuente. Ibid

Si la flor cumple con el parámetro de daño en pétalos, se procede a evaluar el tallo, observando el grosor, torceduras y maltrato de acuerdo con las fichas técnicas definidas para cada parámetro. Si el tallo cumple con los parámetros de calidad, se observa luego la longitud de la cabeza de la rosa y el tallo haciendo coincidir con la plantilla de medición15.

15 Se usa la guillotina para ajustar según los tallos a la longitudes de exportación 40, 50, 70 centímetros

Gráfico 20. Evaluación puntos de apertura

Gráfico 21. Despetale

52

De esta manera se establece el grado de clasificación de la flor exportación. Gráfico 22. Evaluación de la flor para medir torcedura en tallo, tamaño de cabeza rosa y del tallo

Fuente. Ibíd.

Se ubica la flor en la espina de pescado según los grados de exportación con las cabezas orientadas hacia la mesa de clasificación.

Gráfico 23. Flores en la espina de pescado

Fuente. Ibíd.

Posteriormente se retiran las espinas16 de la parte inferior del tallo tomándolo firmemente en su parte media con la mano derecha, dejando el botón hacia arriba y sujetándolo con la mano izquierda.

Gráfico 24. Tallo con espinas retiradas

Fuente. Ibíd.

16 Se deben tener en cuenta las especificaciones de desespine para cada grado y tipo de ramo que se va a bonchar.

53

Luego las flores con las espinas retiradas se ubican nuevamente en la espina de pescado. BONCHEO. Se realiza con 25 tallos de rosa previamente clasificados. Se compone de 10 etapas:

i. Una lámina impresa que contiene el logo de la comercializadora se extiende

sobre la mesa de boncheo con la cara impresa hacia abajo, de manera que coincida el borde derecho de la lámina con el borde inferior de la mesa y el borde superior de la lámina con el borde inferior del espejo.

Gráfico 25. Ubicación de lámina sobre la mesa de boncheo

Fuente. Ibíd.

ii. Se retiran las flores que se encuentran en la espina de pescado, las cuales necesariamente deben ser del mismo grado y apertura.

iii. Se ubican las flores en la parte superior de la mesa por fuera de la lámina con las cabezas orientadas hacia el espejo.

iv. Se ubica el primer grupo de 13 flores; se colocan sobre la lámina con la mano derecha de manera que la primera quede sobre la línea de guía verde izquierda de la mesa, a una distancia equivalente a tres o cuatro flores del borde inferior de la mesa; la base de la cabeza debe coincidir con el borde derecho de la línea de guía.

54

Fuente. Ibíd.

v. Después se ubica el segundo grupo de 12 flores sobre la lámina con la

mano derecha, de manera que la flor quede ubicada arriba de la primera tanda sobre la línea de guía verde derecha de la mesa, haciendo coincidir la punta de la flor con el borde izquierdo de la línea de guía. Simultáneamente se hace una ligera presión sobre la parte media de los tallos ubicados sobre la lámina con la mano izquierda para evitar que se muevan.

Gráfico 27. Ubicación las flores sobre la lámina

Fuente. Ibíd.

vi. Se verifica si el tamaño de las cabezas de las flores es homogéneo en el

ramo al igual que la apertura; observando las flores en el espejo de la mesa de boncheo.

Gráfico 26. Distancia entre la primera flor y el borde derecho de la lámina

55

Gráfico 28. Utilización del espejo para observar aperturas

Fuente. Ibíd.

vii. Se hace una ligera presión con la mano derecha sobre los tallos y al mismo

tiempo con la mano izquierda; se dobla la porción sobrante de la lámina sobre las primeras tres o cuatro flores del piso superior del ramo; asegurando que la alineación de las cabezas se mantenga.

Gráfico 29. Primer doblez de la lámina cubriendo 3-4 flores

Fuente. Ibid

viii. Se toman con ambas manos las flores cubiertas por la lámina y se enrolla

cubriendo las demás flores del ramo hasta completar toda la lámina. Se debe asegurar que la lámina quede tensionada para evitar el movimiento de los tallos y que el ramo quede con forma rectangular al observarlo desde arriba.

Gráfico 30. Rosas enrolladas con la lámina

Fuente. Ibíd.

56

ix. Con el fin de asegurar el ramo de rosas, la lámina es grapada en los bordes

dorados. Las grapas deben quedar en forma horizontal alineadas entre sí en el borde de la lámina.

Gráfico 31. Ramo grapado

Fuente. Ibíd.

x. Finalmente se ubica el ramo en la banda transportadora de manera que los

tallos queden orientados hacia la mesa de registro, al final de la banda. Allí se hace el control de calidad y se sumerge en solución para hidratación previa al empaque.

EMPAQUE. Está compuesto por 19 pasos, los cuales se describen a continuación: i. Se alistan las bases y tapas de las cajas de exportación, papel periódico y

plástico troquelado; previamente solicitados al almacén de la poscosecha.

ii. De acuerdo con el fax de despacho se sacan los ramos de las tinas de hidratación en el cuarto frío con las dos manos, tomando como máximo cinco; se sacuden y ubican en tinas vacías en el área de empaque.

iii. Se ubica la base de la caja de exportación en la mesa de empaque con la boca hacia arriba, de manera que quede a lo largo de la mesa.

iv. Se pone plástico en el fondo de la base la caja, de manera que quede centrado respecto a la misma y que el lado corto del plástico esté paralelo al lado largo de la base. La porción sobrante se ubica por fuera de la base a ambos lados.

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Gráfico 32. Ubicación del plástico en el fondo de la caja

FUENTE. Ibíd.

v. Se moja papel periódico tomando un pliego por las esquinas del lado más

corto con las dos manos y sumergiéndolo en la tina con agua. El papel se deja escurrir para que no quede empapado.

vi. Se ubica el papel periódico con las dos manos, de manera que quede sobre

el plástico, en el centro de la base y ubicado de la misma forma que el plástico.

vii. Se acomoda el primer piso de ramos tomándolos con las dos manos, de tal

forma que queden alternados sin dejar espacio entre el borde superior de la lámina y la pared de la base, iniciando con un ramo ubicado con las cabezas hacia la izquierda y el siguiente hacia la derecha. La cantidad total de ramos se indica en la ficha técnica.

Gráfico 33. Organización del primer piso de ramos

Fuente. Ibíd.

viii. Se pone un segundo papel periódico humedecido de la misma forma que se

describió en el paso 5, el cual se coloca por encima del primer piso de ramos en la parte central de la base coincidiendo con el primer papel.

58

Gráfico 34. Segundo papel periódico

Fuente. Ibíd.

ix. Se acomoda un segundo piso de ramos siguiendo el procedimiento indicado

del paso 7

Gráfico 35. Segundo piso de ramos

Fuente. Ibíd.

x. Se enrollan los ramos con papel periódico seco y plástico, sin dejar sobrantes por fuera de la caja

Gráfico 36. Ramos enrollados con papel seco y plástico

Fuente. Ibíd.

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xi. Se ubica la base de la caja en la zunchadora; en el mismo sentido como estaba en la mesa de empaque.

xii. Se ponen los zunchos internos, ubicándolos según la ficha técnica. Se introducen en el orifico guía de la base de la caja; se pasa por encima de los ramos y se sacan por el otro orificio guía ubicado en el otro lado de la base de la caja

Gráfico 37. Zunchos internos

FUENTE. Ibíd.

xiii. Se coloca la tapa de la caja, empujándola hasta que cubra toda la base.

xiv. Se ponen los zunchos externos ubicándolos según la ficha técnica. Se

pasan sobre la línea punteada impresa en la tapa, asegurando que queden siempre centrados en ella.

Gráfico 38. Caja zunchada

Fuente. Ibíd.

xv. Se juntan las cajas de manera que se formen las “full equivalentes”, de

acuerdo con la ficha técnica. Las cajas se juntan siguiendo el mismo procedimiento del zunchado externo.

60

Gráfico 39. Cajas full equivalentes

Fuente. Ibíd.

xvi. Se ubican las cajas en las estibas del cuarto frío asegurando no estibar más

de 11 cajas, de manera que en un estante queden cajas de la misma flor con destino a la misma comercializadora.

Gráfico 40. Cajas estibadas

Fuente. Ibíd.

xvii. Luego se imprimen las etiquetas correspondientes al despacho, se pegan

revisando que coincidan con la marcación previa del empacador; se verifica que la cantidad de cajas correspondan al despacho.

xviii. Una vez se ha terminado de empacar el despacho, el supervisor de

empaque hace entrega del mismo al conductor del camión transportador. Esta labor se realiza diligenciando las planillas de entrega de despachos manejadas tanto en la empresa como por el conductor del camión. Se deben revisar y registrar la hora de entrega del despacho, el número de cajas que forman parte del despacho y la temperatura interna de las mismas con el termómetro sonda que debe tener el conductor.

61

xix. Una vez terminado todo el despacho en el camión (asegurando que no se maltraten las cajas) se cierra la puerta de carga y se ubica el sello de seguridad en la chapa. Riesgos en las operaciones. Se encontraron los siguientes: i) Robos de capuchón. Este riesgo se origina porque los capuchones

con el logo de la comercializadora de USA permanecen tirados en el suelo, facilitando que sean tomados por visitantes, personal de otras áreas y de poscosecha para luego ser usados con flores nacionales que pueden ser vendidas como producto exportación por terceros, a espaldas de la empresa y de la comercializadora.

ii) Robos de cajas de exportación. Para ser usadas indebidamente en contrabando. Este riesgo se origina debido a que el empacador deja apiladas las tapas y bases de las cajas de exportación en el área de empaque.

iii) Contaminación de la carga. Este riesgo se origina debido a que la última inspección que se hace en el empaque, se efectúa antes del zunchado final de las cajas. Esta coyuntura puede ser aprovechada por los empacadores y/o terceros para colocar drogas dentro de las cajas. La consecuencias de este flagelo son las multas17 a la empresa, para de actividades mientras se investiga el hecho y daño a la imagen.

iv) Faltantes o sobrantes de carga. Este riesgo se da cuando se despachan las cajas y el número de cajas despachadas no coincide con la información que tiene el conductor del camión. Al presentarse esta situación los demás despachos son suspendidos hasta determinar la causa; durante este lapso la calidad de la flor se afecta porque se rompe la cadena de frío. Las causas de este riesgo están asociadas con falta de controles de acceso al área de empaque, puesto que se deja abierta la puerta del cuarto frio de despachos.

17 Diez (10) a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales. Según el Estatuto Nacional de Estupefacientes

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v) Pérdida de los precintos. Este riesgo se da porque los precintos no son guardados en un lugar seguro, facilitando que sean sustraídos para ser falsificados y luego utilizados en despachos con fines ilícitos. .

vi) Camiones no aptos. Actualmente la empresa no realiza inspecciones al interior de los camiones; al no efectuar esta actividad la empresa podría ser indirectamente cómplice del transporte de drogas y de contrabando.

Riesgos en las instalaciones. Asociado con la infraestructura física que hace parte del proceso de poscosecha, hay criticidad en: i. Planta eléctrica y transformador. Posible sabotaje por personal propio

o ajeno, originando consecuencias como suspensión total en las operaciones de la empresa, rompimiento de la cadena de frio y eventualmente daños colaterales a las personas si llegara a ocurrir una explosión.

ii. Oficina de poscosecha. Robo de información relacionada con los despachos, facilitando con este ilícito el contrabando del producto.

iii. Tanques de soluciones de hidratación. El daño o la manipulación

malintencionada de tanques y soluciones podría originar pérdida total o parcial de las flores a exportarse e igualmente tener algún impacto en el medio ambiente por el vertimiento indebido de soluciones de hidratación al suelo, entre ellas el tiosulfato de plata18.

iv. Almacén de poscosecha. Se almacenan cajas, capuchones y cartón plast; estos materiales en el momento de un incendio favorecerían la propagación de éste. Otro riesgo que existe en esta edificación sería el robo de material de empaque para contrabando o tráfico de drogas llictas.

v. Cuarto de flor nacional. Se almacenan flores nacionales que podrían ser robadas para ser vendidas como flores exportación por terceros.

18 El tiosulfato de plata (STS), es un inhibidor de la acción del etileno y se ha convertido en una herramienta esencial en la industria de la flor cortada. De esta forma las flores son tratadas antes de ser comercializadas para retrasar la senescencia con tratamientos de pulsación con STS. Sin embargo, el STS es un potente productor de daños ambientales y muchos países han prohibido su uso recientemente. Actualmente hay muy pocas alternativas al STS.

63

Riesgos en las personas. Se tuvo en cuenta aquellos riesgos del panorama de riesgos de la empresa, que pueden intensificarse por acciones humanas mal intencionadas.

i. Riesgo eléctrico. (Boncheo) Puede ocurrir por posibles desperfectos de las conexiones eléctricas de la banda transportadora y por la humedad presente en el área.

ii. Riesgo eléctrico. (Empaque). Se encontraron cables descubiertos

conectados a la zunchadora que al contacto con la humedad del suelo podrían originar cortocircuitos.

9.2.2 Proceso Gestión de materiales e insumos. En el anexo 18 “Diagrama de bloques proceso gestión de materiales e insumos”, se complementa la descripción que se hace a continuación.

Cada área solicita los insumos necesario para el mes; esta información debe ser impresa y firmada por el director de cada proceso y ser entregada a más tardar el día 20 de cada mes; si esta fecha coincide con festivos, esta requisición deberá ser entregada el día hábil inmediatamente anterior. Con base en el listado de insumos diligenciado por cada área, se consolida la información y se genera la orden de compra, la cual se le envía al proveedor seleccionado previamente y especificando las características necesarias para la identificación del producto a comprar (nombre, cantidad, unidad, tiempo de entrega y precio). Al recibir los insumos, se revisa el estado en que llegan, se compara la factura con la orden de compra para corroborar que los productos entregados son los solicitados en cuanto a especificaciones técnicas, cantidad. Se firma la factura cuando el pedido es aceptado; se ingresan al almacén y se organizan siguiendo normas de localización. Una vez se ha recibido de conformidad los insumos requeridos se digitan las cantidades y especificaciones al programa INVE para poder realizar las posteriores salidas de almacén.

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Los supervisores elaboran la salida de almacén para los productos que necesitan; estas salidas deben ser firmadas por los jefes de área y entregadas al jefe de almacén. La salida de la papelería puede ser elaborada y autorizada por cualquier empleado del área administrativa y el jefe de almacén debe corroborar que coincida con la requisición previamente aprobada. En el momento de la entrega de los insumos, el recibo de salida debe ser firmado por quien entrega y quien recibe. Riesgos en las operaciones. Se pueden presentar los siguientes: I. Manipular indebidamente el programa INVE. Alterando las

requisiciones y las salidas del almacén, con el fin de generar sobrecostos en los procesos.

II. Selección de proveedores. Escoger un proveedor que esté incluido en la lista Clinton, quien podría utilizar a la empresa para lavar activos. La consecuencia de este riesgo podría ser la pérdida de los clientes en USA, porque el departamento del tesoro norteamericano prohíbe a sus ciudadanos realizar transacciones o mantener relaciones comerciales y financieras con empresas de la lista Clinton, con el agravante de exponerse a sanciones económicas. A nivel local es bloqueado el acceso bancario en bancos privados y en bancos estatales.

III. Almacenamiento de insumos químicos. Un inadecuado

almacenamiento de los insumos químicos, podría ocasionar daños en las personas, operaciones e instalaciones. Por ejemplo: En la empresa se maneja el aquacid (fertilizante), cuyo ingrediente es el acido nítrico, el cual puede reaccionar explosivamente con los productos orgánicos fácilmente oxidables como la madera, el aguarrás, los polvos metálicos, el sulfato de hidrógeno y la trementina. Este fertilizante se debe almacenar en lugares ventilados, frescos y secos; lejos de fuentes de calor e ignición y separado de materiales incompatibles. Evitar siempre almacenarlo en recipientes metálicos.

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Riesgos en las instalaciones. I. Almacén de agroquímicos. El robo de sustancias precursoras como el

ácido sulfúrico y el amoniaco para ser utilizados en la fabricación de drogas, pero que la empresa los adquiere respectivamente para el control enfermedades criptogámicas y como fertilizante. A continuación se muestran los usos lícitos e ilícitos del acido sulfúrico y el amoniaco.

Tabla 7. Usos sustancias controladas

Sustancia Uso lícito Uso ilícito Acido sulfúrico Combatir enfermedades

criptogámicas 19 de las plantas

Extracción del plomo de la gasolina que entra de contrabando. Extracción de alcaloides para formar el sulfato de cocaína (pasta de coca). Acidificación de la solución de permanganato de potasio. Obtención del Cloruro de hidrógeno para formar clorhidrato.

Amoníaco Es un fertilizante para nutrir las plantas.

Extracción de alcaloides.

Fuente. Autor

II. Almacén general. La papelería y los útiles de oficina pueden contribuir a la

activación de un incendio que eventualmente éste sea iniciado intencional o accidentalmente. Otro riesgo que existe en esta edificación sería el robo cuyas pérdidas podrían ser desde elementos de oficina hasta uniformes con el logo de la empresa que podrían ser usados por terceros para cometer actos delictivos.

Riesgos en las personas. I. Riesgo eléctrico. Cortocircuito por mal estado de la conexión.

9.2.3 Proceso MIPE. En el anexo 19 “Diagrama de bloques proceso MIPE”, se complementa la descripción que se hace a continuación.

19 Son hongos vegetales de tamaño microscópico, estos hongos son los causantes de estas enfermedades

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Se refiere al Manejo Integrado de Plagas y Enfermedades. El objetivo de este proceso es hacer un uso racional de plaguicidas sin afectar la calidad de la flor. Está compuesto por las actividades que se describen a continuación: I. Monitoreo de plagas y enfermedades. Se hace un conteo de plagas en

las trampas instaladas en el cultivo.

II. Programar medidas a tomar. Se Programan las medidas necesarias para el control de las plagas y enfermedades.

III. Solicitar plaguicidas. Se piden los plaguicidas necesarios en almacén, según el programa.

IV. Verificar la entrega. Se revisan que los plaguicidas entregados correspondan a la programación y que estén debidamente sellados.

V. Transportar plaguicidas. Sí la aspersión es focal, se llevan los plaguicidas al bloque. Si es general, se transportan a la estación de aspersión.

VI. Preparar la mezcla. Se Prepara la mezcla de acuerdo con la programación.

VII. Aplicar la mezcla. Si la aspersión es general, se aplica la mezcla desde la estación de aspersión. Si la aspersión es local, se aplica la mezcla al foco que la necesita con la bomba móvil.

VIII. Lavar los instrumentos de aspersión. Después de asperjar, se deben lavar todos los elementos de seguridad y implementos utilizados en la unidad de aspersión.

67

Riesgos en las operaciones. Se consideraron los riesgos propios de la actividad que pueden conllevar a emergencias según lo descrito en el numeral 3.14 contenido en los estándares internacionales de seguridad.

i. Aceptar plaguicidas sin las normas para su uso (vencidos, mal sellados, etiquetas dañadas). Al momento de ser entregados por el almacén de agroquímicos, trayendo como consecuencia posible afectación al operario del programa, producción y calidad del cultivo.

ii. Derramamiento del producto por inadecuado transporte o aseguramiento del mismo. Al inicio del transporte o durante el recorrido a su destino, con consecuencia de daño para las personas y el vehículo de transporte.

iii. Fallas o desconocimiento en las etapas de preparación de la mezcla. Este riesgo se materializa cuando no se tienen en cuenta los siguientes criterios: “Las mezclas de plaguicidas deben hacerse con mucho cuidado y en un orden específico. Cada plaguicida debe prepararse en agua aparte y luego echar cada uno lentamente al tanque, el cual debe estar lleno de agua hasta la mitad. Por último se echa el adherente. No use más de un concentrado emulsionable o líquido en una mezcla” 20 . Según la magnitud del riesgo, se afectaría la producción y calidad del cultivo, las personas y el suelo.

iv. Fallas en los equipos de aplicación. Según la magnitud del riesgo, se afectaría la producción y calidad del cultivo, las personas y el suelo.

v. Omitir el lavado de instrumentos y elementos de protección personal. Las consecuencias de este riesgo serían posible contaminación por efecto residual en las personas; los rastros de un plaguicida en el equipo pueden causar daño al siguiente bloque que se trate.

20 Tomado de “errores más comunes al aplicar plaguicidas”. http://seam.uprm.edu/forest/Publicaciones/Clinica_Plaguicidas.htm

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Riesgos en las instalaciones. Relacionados principalmente con:

i. Estación de fumigación. Pueden ocurrir acciones de sabotaje a esta infraestructura, con repercusiones de daños en la propiedad, personas, elementos de fumigación y medio ambiente.

ii. Unidad de descontaminación. El riesgo en esta sección, estaría asociado principalmente con daños en los tanques de depósitos de residuos de plaguicidas procedentes de los lavados de implementos utilizados en la fumigación, y en las duchas de lavado. Estos daños se pueden originar por deterioro normal o acciones mal intencionadas de terceros, lo cual impediría el proceso de descontaminación de operarios fumigadores y de los equipos utilizados, y afectaría al suelo por filtración de residuos.

Riesgos en las personas. Se consideraron los riesgos propios de la actividad, además de poder ser incrementados por acciones humanas mal intencionadas y/o generar emergencias.

i. Riesgo locativo. (Preparación de la mezcla). Debido a espacios inadecuados, que pueden propiciar vertimientos accidentales de los plaguicidas.

ii. Riesgo eléctrico. (Preparación de la mezcla). Debido a conexiones

defectuosas sin entubar o sin anclaje, facilitando un cortocircuito que podría generar incendios y/o explosiones con lesiones para la personas.

9.2.4 Proceso MIRFE. En el anexo 20 “Diagrama de bloques proceso MIRFE”, se complementa la descripción que se hace a continuación.

Se refiere a la aplicación de los fertilizantes en solución acuosa, como práctica cultural indispensable para optimizar la producción y calidad del cultivo. El término MIRFE denota el manejo integrado del riego y la fertilización. Este proceso está compuesto por las siguientes actividades.

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I. Elaborar programa semanal. Se elabora el programa semanal de riego y fertilización con todas las especificaciones de la labor, volumen de agua y cantidad de fertilizantes.

II. Solicitud de fertilizantes. Cuando se decida los fertilizantes a utilizar en la cantidad y dosis requeridas, se hace el pedido de compra de esos fertilizantes.

III. Entregar el programa al supervisor. Una vez hecho el pedido de los fertilizantes y elaborado el programa de riego y fertilización de la semana, se entrega al supervisor de riego dicho programa.

IV. Verificar cantidad de fertilizantes. Comparar la cantidad de fertilizantes solicitados con la cantidad a utilizar en el programa con normas de rotulado y empaque adecuado.

V. Trasladar y organizar fertilizantes. Se llevan los fertilizantes a la

estación de riego y se organizan.

VI. Preparar la mezcla. De acuerdo con el volumen de agua a utilizar para el programa de riego, se llenan los tanques, se adicionan los fertilizantes en las cantidades estipuladas y se agita dicha para procurar la disolución del fertilizante.

VII. Aplicar el fertirriego. Utilizando un programa de computación se

monitorea la apertura de las válvulas de los equipos de aspersión para cada bloque y/o cama que se va fertilizar y por medio de inyectores se aplica el fertirriego desde la estación de riego, verificando que la presión de las válvulas sea adecuada para la distribución uniforme del fertirriego.

VIII. Comparar H2O aplicada Vs. H2O programada. Al final de la aplicación,

se compara el agua consumida con el agua programada para determinar si la ejecución fue confiable.

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Riesgos en las operaciones. Se consideraron los riesgos propios de la actividad que pueden conllevar a emergencias según lo descrito en el numeral 3.14 contenido en los estándares internacionales de seguridad.

I. Aceptar fertilizantes sin las normas para su uso (vencidos, mal

sellados, etiquetas dañadas). En el momento de la recepción, omitir su verificación, podría ocasionar posible afectación al operario del programa del fertirriego, en producción y calidad del cultivo.

II. Ruptura de empaques y/o envases con vertimiento en el vehículo de transporte o en el lugar de organización. Ocasionaría daño en el vehículo de transporte y en personas que estén ejecutando la actividad.

III. Fallas en los cálculos de volumen de agua, cantidad de fertilizantes, e ineficiencia en los procesos de agitación y disolución del producto. Aunque la concentración de la mezcla es diluida, no se descartan consecuencias de daño en las plantas cultivadas, en el suelo y en el recurso humano.

IV. Manipulación indebida del software para fertirriego y/o mal funcionamiento de las válvulas. Afectaría la eficacia del proceso con repercusiones especialmente para el cultivo con manifestación en la apariencia nutricional de la flor.

Riesgos en las instalaciones. Hay criticidad en: I. Estación de riego. Si llegara a ser intervenida con fines criminales por un

empleado de la empresa o un tercero, en caso de severa gravedad, ocasionaría pérdida total de la instalación, detención de las operaciones, daños en la personas y al medio ambiente.

Riesgos en las personas. Se consideraron los riesgos propios de la actividad, además de poder ser incrementados por acciones humanas mal intencionadas.

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I. Riesgo eléctrico. (Preparar la mezcla). El mal estado de los componentes eléctricos que intervienen en la preparación de la mezcla (bombas y motores), podría provocar junto con la humedad del área, un corto circuito, que en caso extremo podría ocasionar explosión y en consecuencia, daño en las personas y en el ambiente.

9.2.5 Proceso Gestión tecnológica. En el anexo 21 Diagrama de flujo

proceso gestión tecnológica se complementa, la descripción que se hace a continuación.

Este proceso inicia con la solicitud de mantenimiento y/o reparación del equipo por parte del usuario del área al ingeniero de sistemas de la compañía. El ingeniero acude al área donde se presenta el problema, con el fin de determinar las causas del problema, las cuales pueden originarse por inadecuada manipulación del usuario, hardware, sistema operativo, software y red. Si el problema está relacionado con el usuario, el ingeniero acude con el auxiliar de sistemas, quienes dan soporte y solución, explicándole al usuario cómo debe utilizar la herramienta ofimática y/o periférico. Cuando el daño proviene del hardware, se revisan todos los componentes del equipo (cables – conectores - periféricos), con el fin de determinar su falla. Si el hardware está bajo garantía, el equipo es enviado al proveedor para la revisión y mantenimiento. Fuera del periodo de garantía, se sustituye el dispositivo que presento falla, si está disponible; en caso contrario se gestiona con el departamento de compras, la adquisición del dispositivo. Cuando el inconveniente está relacionado con el sistema operativo o software se revisa que el sistema arranque correctamente y los posibles cambios en la configuración del equipo; se determinan las fallas del sistema (Virus u otros ); se toman las medidas respectivas de acuerdo con el problema (actualizar antivirus y/o reinstalación del sistema). Si el problema es con la red, se revisa que el equipo se pueda conectar a los recursos requeridos o a otros recursos de red (capa física, interfaz de red, el esquema de direccionamiento IP); se hacen pruebas a la capa de red y sus aplicaciones.

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Después determinar el origen y solución del daño, se registran las acciones tomadas y se entrega el equipo al usuario. Riesgos en las operaciones. Se pueden presentar los siguientes: I. Sabotaje o copia no autorizada. Durante el desarrollo o instalación de

software por parte de los contratistas, porque estos tiene libre acceso a la red de la empresa. Como consecuencia de este riesgo la empresa podría ser víctima de fraudes y falsificación de identidad.

II. Robo de información de los discos duros. Durante la reparación de

algún componente de los computadores, se puede extraer toda la información de los discos duros por parte del ingeniero de sistemas. Como consecuencia de este riesgo la empresa podría ser víctima de fraudes y falsificación de identidad.

Riesgos en las instalaciones. Asociado con la infraestructura física que hace parte del proceso de gestión de la información, hay criticidad en: I. UPS. Un daño en la batería de ésta, impediría que la UPS cumpliera con su

función de evitar los daños del hardware y proteger los datos y programas en el momento de un pico o sobretensión de voltaje; originando consecuencias como suspensión total en las operaciones, pérdida del 100% de la información y eventualmente daños colaterales a las personas si llegara a ocurrir una explosión.

II. Cableado de red. Puede afectarse la transmisión de información entre las dependencias de la compañía y el exterior, debido a que se encuentra destapada en algunos puntos.

III. Servidor. Asociado con este elemento, se podría originar robo o daños de información, porque cuando se ingresa al servidor, se puede acceder a programas y archivos de los computadores que están conectados al mismo.

Riesgos en las personas. Se tuvieron en cuenta aquellos riesgos del panorama de riesgos de la empresa, que pueden intensificarse por acciones humanas mal intencionadas, encontrando el siguiente.

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• Riesgo eléctrico potencial ocasionado por sabotaje en las conexiones de computadores e impresoras. Este riesgo podría ocasionar incendios, cortos circuitos, quemaduras, electrocuciones.

9.2.6 Proceso de selección y contratación de personal. En el anexo 22 Diagrama de flujo del proceso de selección y contratación de personal, se complementa la descripción que se hace a continuación. Este proceso inicia con una reunión del concejo directivo en la que se presenta el requerimiento del personal para suplir vacantes, según el cargo y el perfil exigido. En segunda instancia se publica la convocatoria interna, se realizan pruebas de conocimiento y evaluación de desempeño a los empleados de la compañía que cumplen con el perfil requerido. Con base en la calificación de pruebas se determina si alguno es apto para ocupar la vacante; en caso positivo se asciende al empleado aspirante. Si por el contrario ninguno de los aspirantes superó las pruebas, se hace búsqueda externa (bolsas de empleo, universidades, SENA, ASOCOLFLORES.)

Se recopilan las hojas de vida de los candidatos según el perfil. Para el personal operativo, se realizan entrevista y prueba práctica en el cultivo. Para el personal administrativo, se realizan entrevista con la directora de gestión y el jefe del área que requiere el cargo, pruebas de conocimientos y psicotécnicas; para ambas aéreas se preseleccionan mínimo dos candidatos. De acuerdo con los resultados de la entrevista y las pruebas, se elige el candidato de mayor puntuación.; se le verifican referencias laborales (contacto por vía fax y/o telefónica con el jefe o director de gestión humana y/o su delegado en cada empresa referenciada por el candidato.) Sí los resultados de la verificación de referencias laborales es el adecuado21, se continúa con el proceso de contratación; al elegido se le entrega orden de exámenes de ingreso, luego se le solicita la documentación requerida para el ingreso y se revisa la entrega de ésta. Se elabora el contrato de trabajo que es firmado por el nuevo empleado y se organiza la carpeta hoja de vida del empleado. Se realizan y radican

21 La hoja de vida del candidato es eliminada y se elige al candidato que haya ocupado el segundo durante las entrevistas y pruebas psicotécnicas para continuar el proceso.

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las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (EPS, Cesantías y fondo de pensiones), ARP y caja de compensación familiar.

Se entrega al trabajador la dotación respectiva, carnet y copia del contrato. Finalmente el nuevo empleado recibe la inducción al cargo, la cual se desarrolla durante los primeros cinco días de vinculación.

Riesgos en las operaciones. Se pueden presentar los siguientes riesgos: • Selección y contratación de personas no idóneas. Este riesgo puede

originarse debido a que no se tiene documentado y aplicado un procedimiento de selección de personal que incluya elementos referentes a la idoneidad y confiabilidad del personal a elegir, y también por carencia de un manual de funciones que contenga los requisitos que debe cumplir el candidato a ser contratado. La elección inadecuada del personal contratado en áreas críticas, podría traer como consecuencia (a manera ejemplificada), contaminación en procesos agronómicos de riego-fertilización y manejo integrado de plagas y enfermedades. (Estos involucran la manipulación de precursores químicos en la fabricación drogas y narcóticos). En el proceso de poscosecha dentro del área de empaque, puede presentarse manejo inadecuado de la carga.

Riesgos en las instalaciones. • Robo de documentos relacionados con las hojas de vida. Este riesgo se

puede concretar por un tercero con la complicidad de un empleado o directamente por el mismo empleado. Se puede dar debido a que el archivo de las hojas de vida es asegurado únicamente al término de la jornada laboral y en algunos casos se facilita porque los documentos están situados en lugares o espacios de fácil acceso para ser hurtados. Como consecuencia de este riesgo, los involucrados en los robos pueden disponer y utilizar información para suplantación de identidad en actividades ilícitas al interior de la empresa, con proveedores y clientes, afectándose la reputación de la organización y de sus empleados.

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Riesgos en las personas. Se tuvo en cuenta aquellos riesgos del panorama de riesgos de la empresa, que pueden intensificarse por acciones humanas mal intencionadas, encontrando el siguiente. • Riesgo eléctrico potencial ocasionado por sabotaje en las conexiones

de computadores e impresoras. Este riesgo podría ocasionar incendios, cortos circuitos, quemaduras, electrocuciones.

9.3 CONTROL A LOS RIESGOS.

Para la propuesta de alternativas con el fin de mitigar los riesgos hallados en los procesos críticos según las calificaciones del análisis de amenazas y vulnerabilidad , estos riesgos se priorizaron por medio de un diagrama de Pareto. Los resultados de esta priorización y las medidas propuestas22 se muestran a continuación. Proceso de poscosecha.

Gráfico 41. Diagrama de Pareto priorización de riesgos en el proceso de poscosecha

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

Diagrama de Pareto priorización de riesgos en el proceso de poscosecha

%

% Acum

Fuente. Autor

Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son: 22 Estas medidas se han comparado con los numerales de los estándares de seguridad para determinar su relación con estos y a su vez proponer recomendaciones para su adopción.

76

Tabla 8. Propuestas control de riesgos proceso de poscosecha

Fuente. Autor

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control Contaminación de la carga en el zunchado

• El empacador y/o tercero

Multas a las empresa, para de actividades mientras se investiga el hecho, daño a la imagen de la empresa.

• Implementar un procedimiento para el acceso al cuarto frío. • Instalar un circuito cerrado de televisión en el área • Instalar alarma con sensor de movimiento • Señalizar área como restringida • Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atenten contra la

seguridad No inspeccionar el camión al momento del despacho.

• Conductores empresa transportadora

La empresa puede ser cómplice indirectamente de tráfico de drogas ilícitas

• Definir un procedimiento que garantice la realización de inspecciones al interior del contenedor del camión con el fin de verificar de que éste no tenga doble fondo y soportarlo con un registro fotográfico que incluya fotos del interior y puntos examinados, también fotografía del de conductor y ayudantes para actuar frente a casos de suplantación de identidad.

Robo de precintos • Empleados y/o terceros

Falsificación de estos • Poner una caja fuerte empotrada en la pared • Instalar una cantonera en la entrada a la oficina de poscosecha con el fin controlar el acceso a esta

área • Instalar un circuito cerrado de televisión en el área • Señalizar el área como restringida. • Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atente contra la

seguridad

Robo de material de empaque del almacén

• Empleados de la empresa

Perdida de cajas de exportación que pueden ser utilizadas en contrabando o trafico de drogas.

• Instalar un circuito cerrado de televisión en el área • Instalar alarma con sensor de movimiento

Sabotaje planta eléctrica y transformador

• Empleados y/o terceros

Para en las actividades de la compañía, interrupción cadena de frio de la flores, daños en las personas en caso de explosión

• Instalar alarma con sensor de movimiento • Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Sabotaje tanques de hidratación • Empleados y/o terceros

Daños en las flores y daño al ambiente.

• La responsabilidad de las llaves se delegue en el supervisor de manufactura y no en el hidratador como se hace actualmente.

• Señalizar área como restringida • Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

oficina de poscosecha robo de información-instalación

• Empleados y/o terceros

Pérdida de información • Instalar una cantonera con el fin de controlar el acceso a la oficina de poscosecha • Señalizar el área como restringida • Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Incendio almacén • Empleados o terceros.

• Elementos que almacenan

Daños en la propiedad, personas, operaciones, ambiente

• Señalizar área como restringida • Instalar sensores de incendios • Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

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Tabla 9. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso de poscosecha

23 Este numeral hace referencia que la aplicación y contenidos del sistema de gestión en las empresas se debe aplicar teniendo en cuenta la naturaleza de la actividades del negocio como el tamaño de la organización, los factores de riesgos y las condiciones del entorno en el cual opera.

Riesgo Medidas propuestas Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Contaminación de la carga en el zunchado

Implementar un procedimiento para el acceso al cuarto frío Si 5.20 Al momento de implantar este estándar es fundamental tener aspectos como: definir un responsable que se encargue de controlar el acceso el acceso a esta área, control sobre las horas a las cuales las personas acuden a las instalaciones, registro sobre las actividades que desarrollen los visitantes, los ingresos a esta área sean autorizados por el gerente y el director de poscosecha y sensibilizar a todos los empleados de la compañía sobre la implementación de este estándar

Instalar un circuito cerrado de televisión en el área Si 4.26 Para este estándar BASC Colombia contempla la siguiente directriz: “Una vez la empresa en su evaluación ha identificado la necesidad de implementar un CCTV, debe cumplir con lo establecido en el estándar. Dado que es un nuevo estándar, en la primera auditoria se debe verificar que exista el programa aunque no esté instalado. Se debe tener en cuenta el principio del numeral 4.0.1 de la norma BASC, el tiempo de implementación y la ejecución del programa serán acorde al tamaño del sistema del CCTV, el cual ha sido por la empresa. El programa deberá definir fechas para su implementación”. Para el caso de la empresa de estudio el autor del presente trabajo recomienda la adopción de este estándar en el área de poscosecha, ya que con esta medida se pueden identificar y prevenir riesgos como contaminación de la carga, robo y contrabando, los cuales se pueden potencializar durante las temporadas de San Valentín y el día de las madres, debido al uso de empleados temporales y trabajo durante horas extras. En el caso de la que empresa decida no adoptar este estándar debido a su costo de implementación, puede soportar su decisión teniendo en cuenta lo contemplado en el “numeral 4.0.1 de la norma BASC”23.

Instalar alarma con sensor de movimiento Si 4.4 Se entiende por sistema de alarma toda herramienta que permita alertar sobre una situación inusual dentro de la compañía o en las áreas identificadas como críticas. Este tipo de dispositivos lo deben tener todas las empresas. Para la caso de la empresa de estudio se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros que tengan como objetivo robar o contaminar la carga durante las horas de la noche.

Señalizar el área como restringida. Si 4.15 Colocar señales y avisos que expresen a los empleados y visitantes de cuanto importante es la seguridad y el cumplimiento de estándares en la compañía, de esta forma la mitigación del riesgo se hace de manera preventiva y no de manera represiva.

Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atente contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Al momento de la implementación de este estándar es necesario que todos los empleados tengan conocimiento y capacitación del mismo. Como oportunidad de mejora, es importante que la empresa defina que se debe considerar como acto “sospechoso” o “subestándar” para no caer en subjetividades.

No inspeccionar el camión al momento del despacho.

Definir un procedimiento que garantice la realización de inspecciones al interior del contenedor del camión con el fin de verificar de que éste no tenga doble fondo y soportarlo con un registro fotográfico que incluya fotos del interior y puntos examinados, también fotografía del de conductor y ayudantes para actuar frente a casos de suplantación de identidad.

Si 4.10, 5.6; 5.7; 5.14 y 5.18

Para adopción de este estándar hay que tener en cuenta los siguiente aspectos: • La revisión de los contenedores y su modo de transporte atendiendo criterios que

permitan identificar si fueron o no adulterados. La empresa puede adoptar el formulario sugerido por BASC Colombia o diseñar su propio esquema de revisión que cumpla con el objetivo de la misma.

• No solo basta con utilizar la lista de verificación, sino que el responsable o responsables conozcan un contenedor, y de esta forma facilitar la toma de decisión de manera objetiva.

• Los registros que se generen de esta actividad, debe ser verificados de acuerdo al control de registros (numeral 4.4.3 de la norma BASC) que la empresa tenga definido dentro de su SGCS. El tiempo de almacenamiento de estos registros debe ser acorde a la operación que desarrolla la compañía.

Como complemento a los anteriores recomendaciones la empresa de estudio debe recordar que “La cadena siempre es tan débil como el eslabón más débil, en la cadena logística del comercio exterior, eso representa que una compañía puede hacer grandes esfuerzos de seguridad, pero si su complementaria o quien subsidia algún servicio no lo es, las oportunidades que cometan un acto

78

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

24 World BASC Organization, GUIA DE BUENAS PRACTICAS EN SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTROS. 2004

ilícito con su producto o servicio está en manos de otro. Para prevenir esto, nada mejor que elaborar acuerdos en materia de controles preventivos a todo lo largo de la cadena logística; estos acuerdos deben contemplar políticas de firmas, sellos, precintos, controles de horas, personas responsables, medios de comunicación, etc. No olvide hacer partícipe de esto a las autoridades aduaneras y de antinarcóticos”24.

Robo de precintos Poner una caja fuerte empotrada en la pared SI 5.12 Ante esto se recomienda a la empresa que se reemplace la caja metálica donde se almacenan los precintos actualmente, la cual reposa ya sea sobre el escritorio del asistente de despachos o en el suelo como apoya pies , por una caja fuerte pequeña con clave de acceso digital la cual sea empotrada en la pared. De esta se garantiza que los sellos sean guardados en un sitio adecuado y seguro.

Instalar una cantonera en la entrada a la oficina de poscosecha con el fin controlar el acceso a esta área

SI 4.7 Para el control de las puertas en áreas críticas BASC Colombia sugiere que este control se haga ya sea por medios electrónicos, mecánicos o humanos. Para prevenir riesgos asociados con la intrusión de terceros y/o empleados ajenos a la poscosecha cuyo fin sea el robo ya sea de precintos o información relacionada con los despacho. Se recomienda la instalación de una cantonera eléctrica. Esta opción se sugiere debido a que tiene la misma efectividad de un dispositivo electrónico como lo es un torniquete a un menor costo. Frente a un control humano la cantonera es más económica que la contratación de un guardia de seguridad en el área y no crea un efecto represivo en los empleados de la empresa.

Instalar un circuito cerrado de televisión en el área Si 4.26 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Señalizar el área como restringida. Si 4.15 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atente contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Robo de material de empaque del almacén

Instalar un circuito cerrado de televisión en el área

Si 4.26 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Existen antecedentes de robo en la empresa

Instalar alarma con sensor de movimiento Si 4.4 Se entiende por sistema de alarma toda herramienta que permita alertar sobre una situación inusual dentro de la compañía o en las áreas identificadas como críticas. Este tipo de dispositivos lo deben tener todas las empresas. Para la caso de la empresa de estudio se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros. Existen antecedentes de robo menores en la empresa

Sabotaje planta eléctrica y transformador

Instalar alarma con sensor de movimiento Si 4.4 Se entiende por sistema de alarma toda herramienta que permita alertar sobre una situación inusual dentro de la compañía o en las áreas identificadas como críticas. Este tipo de dispositivos lo deben tener todas las empresas. Para la caso de la empresa se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros para prevenir sabotajes

Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Sabotaje tanques de hidratación

La responsabilidad de las llaves se delegue en el supervisor de manufactura y no en el hidratador como se hace actualmente.

Si 4.8 Se sugiere que la responsabilidad frente al manejo de la llaves de la sea exclusivamente de los directivos de la empresa y supervisores de áreas técnicas. Esto lo debería incluirlo la empresa dentro del procedimiento que posee actualmente

Señalizar área como restringida Si 4.15 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Oficina de poscosecha robo de información-instalación

Instalar una cantonera con el fin de controlar el acceso a la oficina de poscosecha

SI 4.7 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente

Señalizar el área como restringida Si 4.15 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Incendio almacén Señalizar área como restringida Si 4.15 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente. Instalar sensores de incendios

Si 4.23 Se sugiere adoptar esta medida para prevenir este riesgo junto con el cumplimiento del cronograma de recargas de los extintores del área.

Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1 Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

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Proceso Gestión de materiales e insumos.

Gráfico 42. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso de compras

Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso gestión de

materiales e insumos

Seleccionar un proveedor no confiable-Operación

Pérdida precursores de drogas-instalación

Robos almacén- general-instalación

Ubicar inadecuadamente los insumos químicos-Operación

Manipular indebidamente el programa INVE-Operación

Incendio almacén-general-instalación

Riesgo eléctrico - personas

Riesgos

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

%

% Acum

Fuente. Autor

Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son:

80

Tabla 10. Propuestas control de riesgos proceso de compras

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control Seleccionar un proveedor no confiable

Proveedor no confiable

La empresa puede ser usada para el lavado de activos. La empresa puede ser incluida en la lista Clinton esto representaría la pérdida de los clientes en el mercado americano. A nivel local es boqueado el acceso bancos privados y estatales.

Incluir políticas que garanticen la idoneidad y confiabilidad al momento de escogencia de un proveedor.

Pérdida precursores de drogas

Almacenista almacén agroquímicos

Uso de los precursores utilizados para la fertilización y plagas los cuales son regulados, en fines ilícitos como la fabricación de drogas.

Realizar estudio de seguridad al almacenista.

Robos almacén general

Almacenista almacén general

Pérdidas desde elementos de oficina hasta uniformes con el logo de la empresa que podrían ser usados por terceros para cometer actos delictivos.

Realizar estudio de seguridad al almacenista.

Ubicar inadecuadamente los insumos químicos

Una mala ejecución durante el almacenaje

Daños en las personas, operaciones e instalaciones. Por ejemplo: En la empresa se maneja el aquacid (fertilizante), cuyo ingrediente es el acido nítrico, el cual puede reaccionar explosivamente con los productos orgánicos fácilmente oxidables como la madera, el aguarrás, los polvos metálicos, el sulfato de hidrógeno y la trementina.

Capacitar sobre el tema con apoyo de la ARP

Manipular indebidamente la aplicación INVE

Almacenista Almacén general

Sobrecostos en los procesos de la empresa.

• Realizar estudio de seguridad al almacenista.

• Cambiar el password de acceso a la aplicación INVE, cuando lo reemplazos en el área hayan finalizado.

Fuente. Autor

81

Tabla 11. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso de gestión de materiales e insumos

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

Riesgo Medidas propuestas Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Seleccionar un proveedor no confiable

Incluir políticas que garanticen la idoneidad y confiabilidad al momento de escogencia de un proveedor.

Si Capitulo 8 excepto el numeral 8.4

Se sugiere la implementación de políticas como: Revisar si el proveedor está incluido en la lista Clinton, establecer acuerdos y prácticas de seguridad, trabajar con proveedores certificados bajo BASC.

Pérdida precursores de drogas

Realizar estudio de seguridad al almacenista. Si 3.2, 3.3 y 3.19 Evitar la contratación de personal temporal para desempeñar este cargo El enfoque de estudio de seguridad debe contemplar aspectos financieros, entorno social y familiar, concepto final en donde se indique si el funcionario es apto para ser contratado o continuar vinculado en la empresa. Los estudios de seguridad deben ser elaborados por personas y/o entidades capacitadas para hacerlos. Igualmente la empresa debe revisar y comparar los registros de las visitas domiciliarias y verificaciones anteriores con el fin detectar irregularidades que pueden ocasiones actividades sospechosas o subestándar.

Robos almacén general Realizar estudio de seguridad al almacenista. Si 3.2, 3.3 y 3.19 Esta alternativa ya se analizo anteriormente Ubicar inadecuadamente los insumos químicos

Capacitar sobre el tema con apoyo de la ARP Si 3.6 y 3.14 Se sugiere crear un programa de sensibilizaciones donde se incluya acciones de mejora e identificación de nuevas capacitaciones en caso de ser necesarias

Manipular indebidamente la aplicación INVE

Realizar estudio de seguridad al almacenista.

Si 3.2, 3.3 y 3.19 Esta alternativa ya se analizo anteriormente

Cambiar el password de acceso a la aplicación INVE, cuando lo reemplazos en el área hayan finalizado.

Si 4.12 Llevar un registro en el cual se consigne que los empleados que han hecho reemplazos o que se hayan retirado de la compañía no tienen acceso a las instalaciones y a los sistemas de información

82

Proceso MIPE Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son:

Gráfico 43. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso MIPE

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

riesgo eléctrico sabotaje estación de fumigación-instalación

sabotaje unidad de descontaminación-

instalación

Fallas en los equipos de aplicación-operación

Riesgo locativo (Espacios inadecuados)-personas.

Omitir el lavado de instrumentos y utilización de los mismos en estas

condiciones-operación

Fallas o desconocimiento en las etapas de

preparación de la mezcla-

operación

No revisar el estado de los plaguicidas-operación

Derrame de plaguicidas durante el transporte-

operación

Riesgo

Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso MIPE

%

% Acum

Fuente. Autor

Tabla 12. Propuestas control de riesgos proceso MIPE

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control Riesgo eléctrico Instalaciones defectuosas

sin entubar, sin anclaje Corto circuito • Realizar mantenimiento preventivo y

correctivo. • Alarma sensor de calor

Sabotaje estación de fumigación

Empleado y/o tercero Pérdidas en el recurso humano, empresa, ambiente

• Alarma con sensor de movimiento • Implementar un procedimiento para el

reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Sabotaje unidad de descontaminación

Empleado y/o tercero Pérdidas en el recurso humano, empresa, ambiente

• Alarma con sensor de movimiento • Implementar un procedimiento para

reporte el de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Fallas en los equipo de aplicación

Maquinaria Efecto variable sobre las personas que estén cercanas al área (fumigadores), la producción y calidad del cultivo en función del área y especies afectadas e incidencia de posible daño al suelo.

• Continuar con el mantenimiento preventivo que se hace.

Riesgo locativo Espacios inadecuados Vertimientos • Continuar con el programa de orden y aseo

Fuente. Autor

83

Tabla 13. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso MIPE

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

Riesgo Medidas propuestas

Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Riesgo eléctrico Realizar mantenimiento preventivo y correctivo.

Si 4.20 Incluir esta revisión, dentro del programa inspecciones de seguridad a instalaciones físicas y procesos. Estas inspecciones deben ser realizadas por la empresa o por terceros

Alarma sensor de calor

Si 4.23 Se sugiere adoptar esta medida para prevenir este riesgo junto con el cumplimiento del cronograma de recargas de los extintores del área.

Sabotaje estación de fumigación

Alarma con sensor de movimiento

Si 4.4 Para la caso de la empresa se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros para prevenir sabotajes

Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1

Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Sabotaje unidad de descontaminación

Alarma con sensor de movimiento

Si 4.4 Para la caso de la empresa se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros para prevenir sabotajes

Implementar un procedimiento para el reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1

Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Fallas en los equipo de aplicación

Continuar con el mantenimiento preventivo que se hace.

Si 4.20 Incluir esta revisión, dentro del programa inspecciones de seguridad a instalaciones físicas y procesos. Estas inspecciones deben ser realizadas por la empresa o por terceros

Riesgo locativo Continuar el programa de orden y aseo

Si 4.20 Incluir esta revisión, dentro del programa inspecciones de seguridad a instalaciones físicas y procesos. Estas inspecciones deben ser realizados por la empresa o por terceros

84

Proceso MIRFE

Gráfico 44. Diagrama de Pareto priorización riesgos proceso MIRFE

Fuente. Autor

Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son:

Tabla 14. Propuestas control de riesgos proceso MIRFE

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control Riesgo eléctrico Los motores y bombas

junto la humedad de la zona en la estación de fertirriego

Corto circuito • Realizar el mantenimiento preventivo

• Alarma sensor de calor

Sabotaje estación de fertirirego

Empleado y/o tercero Pérdidas en el recurso humano • Darle al supervisor de la sección las llaves de la estación y la responsabilidad de su manejo.

• Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Derrame de material durante el transporte

Mal aseguramiento de los envases

Daños a la personas,, maquinaria , al ambiente

• Continuar con la capacitación frente a este hecho

Fuente. Autor

85

Tabla 15. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso MIRFE

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

Riesgo Medidas propuestas

Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Riesgo eléctrico

Realizar el mantenimiento preventivo

Si 4.20 Incluir esta revisión, dentro del programa inspecciones de seguridad a instalaciones físicas y procesos. Estas inspecciones deben ser realizados por la empresa o por terceros

Alarma sensor de calor

Si 4.23 Se sugiere adoptar esta medida para prevenir este riesgo junto con el cumplimiento del cronograma de recargas de los extintores del área.

Sabotaje estación de fertirirego

Darle al supervisor de la sección las llaves de la estación y la responsabilidad de su manejo.

Si 4.8 Se sugiere que la responsabilidad frente al manejo de la llaves de la sea exclusivamente de los directivos de la empresa y supervisores de áreas técnicas. Esto lo debería incluirlo la empresa dentro del procedimiento que posee actualmente.

Implementar un procedimiento para reporte de actos u operaciones que atenten contra la seguridad

Si 3.15 y 10.1

Esta alternativa ya fue analizada anteriormente.

Derrame de material durante el transporte

Continuar con la capacitación frente a este hecho

Si 3.6 y 3.14 Se sugiere crear un programa de sensibilizaciones donde se incluya acciones de mejora e identificación de nuevas capacitaciones en caso de ser necesarias

86

Proceso gestión tecnológica Gráfico 45. Diagrama de Pareto priorización de riesgos proceso de gestión tecnológica

Fuente. Autor

Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son:

Tabla 16. Propuestas control de riesgos proceso gestión tecnológica.

Fuente. Autor

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control y/o recomendación Posible extracción de información (del disco duro)- durante la reparación de los equipos o elaboración de backups

Jefe de sistemas Robo total de la información de la empresa

• Reforzar las cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales

Robo o daño de información del servidor

Empleados de otras áreas y/o visitantes

Pérdida o daño de toda la información de la empresa

• Señalización como área restringida

• Instalar alarmas con sensor movimiento

• Instalar cantonera Mal estado cableado de red

Empleados de otras dependencias y/o visitantes

Pérdida de información • Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la instalación

Sabotaje o copia no autorizada durante la instalación o desarrollo de software.

Contratista externo Robo de la información • Extensión de la clausula de confidencialidad al contratista

87

Tabla 17. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso gestión tecnológica

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

Riesgo Medidas propuestas

Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Posible extracción de información (del disco duro)- durante la reparación de los equipos o elaboración de backups

Reforzar las cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales

3.1 Si Se recomienda el reforzamiento de las clausulas de confidencialidad con el fin de prevenir que el jefe de sistemas revele, difunda la información y que la empresa lo incluya dentro de las políticas de selección de personal .

Robo o daño de información del servidor

Señalizar el área como restringida.

Si 4.15 Colocar señales y avisos que expresen a los empleados y visitantes de cuanto importante es la seguridad y el cumplimiento de estándares en la compañía, de esta forma la mitigación del riesgo se hace de manera preventiva y no de manera represiva.

Instalar alarma con sensor de movimiento

Si 4.4 Este tipo de dispositivos lo deben tener todas las empresas para la protección de sus áreas críticas. Para la caso de la empresa se recomienda la implementación de una alarma con sensor de movimiento con cubrimiento perimetral para prevenir la intrusión de empleados o terceros que tengan como objetivo robar o dañar la información de la servidor de la empresa

Instalar una cantonera en la entrada a la oficina de sistemas con el fin controlar el acceso a esta área

SI 4.7 Para el control de las puertas en áreas críticas BASC Colombia sugiere que este control se haga ya sea por medios electrónicos, mecánicos o humanos. Para prevenir riesgos asociados con la intrusión de terceros y/o empleados ajenos a la oficina de sistemas cuyo objetivo sea el robo o daño de información del servidor de la empresa. Se recomienda la instalación de una cantonera eléctrica. Esta opción se sugiere debido a que tiene la misma efectividad de un dispositivo electrónico como lo es un torniquete a un menor costo. Frente a un control humano la cantonera es más económica que la contratación de un guardia de seguridad en el área y no crea un efecto represivo en los empleados de la empresa.

Mal estado cableado de red

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la instalación

Si 4.20 Incluir esta revisión, dentro del programa inspecciones de seguridad a instalaciones físicas y procesos. Estas inspecciones deben ser realizadas por la empresa o por terceros

Sabotaje o copia no autorizada durante la instalación o desarrollo de software.

Extensión de la clausula de confidencialidad al contratista

Si 8.7 La empresa incluya esta política dentro del procedimiento de selección de proveedores

88

Proceso de Selección y contratación de personal.

Gráfico 46. Diagrama de Pareto para la priorización de riesgos en el proceso de selección y contratación de personal

Fuente. Autor

Se puede concluir que los riesgos sobre los cuales se requiere actuar primordialmente son:

Tabla 18. Propuestas control de riesgos proceso selección y contratación

Riesgo Fuente Consecuencia Medidas de control Contratación de personal no idóneo y poco confiable

Ausencia de políticas encaminadas hacia la confiabilidad del personal a contratar

La elección inadecuada del personal contratado en áreas críticas, podría traer como consecuencia (a manera ejemplificada), contaminación en procesos agronómicos de riego-fertilización y manejo integrado de plagas y enfermedades. (Estos involucran la manipulación de precursores químicos en la fabricación drogas y narcóticos). En el proceso de poscosecha dentro del área de empaque, puede presentarse manejo inadecuado de la carga

• Documentar e implantar el procedimiento para la selección y contratación de personal confiable

• Establecer y documentar el manual de funciones con los requisitos y responsabilidades de los cargos crítico

Robos de documentos de las hojas de vida

No se almacenan adecuadamente y hay no control a los empleados de otras áreas y/o visitantes que ingresan a la instalación

Robo de información para suplantar identidad

• Instalar una cantonera para restringir el acceso a visitantes y empleados de otras áreas.

• Señalizar como área restringida

Fuente. Autor

89

Tabla 19. Recomendaciones para la adopción de alternativas relacionadas con los estándares de seguridad-proceso selección y contratación de personal

Fuente. Autor basado en directrices de BASC Colombia

Riesgo Medidas propuestas Está relacionado con los estándares de seguridad

Numeral del estándar

Recomendación para adopción

Contratación de personal no idóneo y poco confiable

Documentar e implantar el procedimiento para la selección y contratación de personal confiable.

Si 3.1, 3.3, 3.4, 3.5, 3.19 y 3.20

• Al momento de la implementar este procedimiento debe hacerse énfasis en los elementos referentes a la confiabilidad del personal. Por ejemplo la identificación de los documentos a solicitar y demás practicas de seguridad que la compañía defina (solicitud de pasado judicial, verificación de antecedentes y visitas domiciliarias.

• También recomienda que la empresa no empleé personal temporal durante las

temporadas de exportación; porque corre el riesgo de contratar personal solo en términos de oportunidad y se pueden omitir fases del proceso de selección con las cuales se garantiza la calidad y confiabilidad de los trabajadores a elegir.

• La rotación de cargos críticos en las áreas sensible debe ser baja puesto que al

contratar personal nuevo aumentan los costos por visitas domiciliarias y verificación de antecedentes durante las temporadas de exportación.

Establecer y documentar el manual de funciones con los requisitos y responsabilidades de los cargos crítico

Si 2.5 Inicialmente La empresa debe emplear una matriz de evaluación donde se dé una calificación cuantitativa del impacto del cargo, la cual depende del área de trabajo y del grado de acceso o manipulación que tenga con carga y/o precursores químicos, documentos o controles de seguridad. Esta evaluación estará a cargo del área de recurso humanos junto con el oficial de cumplimiento BASC , se debe realizar para todos los cargos, será modificada con cada cargo nuevo y actualizada anualmente, con el objeto identificar todos los cargos críticos de la organización. De esta forma la empresa establecería y documentaría el manual de funciones con los requisitos y responsabilidades del personal de áreas críticas.

Robo de documentos de las hojas de vida

Instalar una cantonera para restringir el acceso a visitantes y empleados de otras áreas.

Si 4.7 Para el control de las puertas en áreas críticas BASC Colombia sugiere que este control se haga ya sea por medios electrónicos, mecánicos o humanos. Para prevenir riesgos asociados con la intrusión de terceros y/o empleados al área de gestión humana cuyo objetivo sea el robo información para usarla en la suplantación de identidad. Esta opción se sugiere debido a que tiene la misma efectividad de un dispositivo electrónico como lo es un torniquete a un menor costo. Frente a un control humano la cantonera es más económica, que la contratación de un guardia de seguridad en el área y no crea un efecto represivo en los empleados de la empresa.

Señalizar como área restringida

Si 4.15 Colocar señales y avisos que expresen a los empleados y visitantes de cuanto importante es la seguridad y el cumplimiento de estándares en la compañía, de esta forma la mitigación del riesgo se hace de manera preventiva y no de manera represiva.

90

9.4 INDICADORES DE GESTION

Con el fin de hacer un seguimiento a los procesos críticos que componen el SGCS y permitir actuar rápidamente para el mejoramiento de la seguridad en la empresa, se diseñaron los indicadores de gestión, con base en los riesgos que se priorizaron en numeral 9.3 del presente trabajo de grado. Estos se encuentran en el anexo 23 “indicadores de gestión procesos críticos”.

91

10. ALTERNATIVAS DE CUMPLIMIENTO A LOS ESTÁNDARES DE

SEGURIDAD BASC.

Para el cumplimiento de algunos de los estándares de seguridad, se debe tener en cuenta la normatividad legal colombiana para lo cual se utilizó una matriz de valoración (Ver anexo 24 priorización de estándares) y se seleccionaron aquellos estándares considerados como críticos; con el fin de proponer recomendaciones y alternativas para su adecuado cumplimiento en corto plazo. Se obtuvo el siguiente resultado:

Tabla 20. Estándares críticos

ESTANDAR Inconveniente con la normatividad Colombiana

Criticidad

4.18 Se debe controlar el suministro (entrega y devolución ) de uniformes de trabajo de la empresa

5 Alta

3.10 Debe realizarse pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de drogas ilícitas y alcohol, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospecha

5 Alta

Fuente. Autor

A continuación se analizan estos estándares:

a. Estándar 4.18. Se debe controlar el suministro (entrega y devolución) de uniformes de trabajo de la empresa. Riesgo que controla: Evitar que los uniformes con el logo de la empresa queden en manos de terceros. Normatividad colombiana: “Los zapatos y vestidos de la labor pasan a ser propiedad del trabajador al ser entregados a éste, aún en el caso de que el trabajador sea despedido al día siguiente de haberlos recibido y el patrono no puede exigirle su devolución25”

25 Consultorio empresarial. Calzado y vestido para trabajadores. http://www.cijuf.org.co/documentos/ ga/Calzado_y_vestido_para_trabajadores.pdf

92

“Para las compañías de vigilancia es obligatorio que los vigilantes hagan la devolución del uniforme” (Decreto 848 de 1990). Situación en la empresa. Se realiza acta de entrega de la dotación cada cuatro meses (los días 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre según artículo 232 del código sustantivo del trabajo); no se exige la devolución de ésta. Alternativas. A continuación se proponen una serie de alternativas para el cumplimiento adecuado de este estándar.

Tabla 21. Alternativas de cumplimiento para estándar control y devolución de uniformes

MATRIZ DE VALORACION. Calificación de 1 a 5. Para consecuencia legal; 1 es la menor consecuencia y 5 para la más grave; control de riesgo 1 es para la mejor opción y 5 la menos efectiva; costo de implementación 1 es el más económico y 5 el más costoso. La mejor alternativa a elegir corresponde a la menor calificación. PROCESO INVOLUCRADO EN EL ESTANDAR

ALTERNATIVAS CONSECUENCIA LEGAL

CONTROL DE RIESGO

COSTO IMPLEMENTACION

CALIFICACION OBSERVACION

Selección y contratación de personal

Hacer que los empleados devuelvan la dotación en el momento que dejen la empresa o cuando se le renueve

5 1 1 7 La devolución de la dotación está prohibida por la ley colombiana

Al momento del cambio de la dotación o retiro de la empresa solicitar el uniforme y pagar por éste.

5 1 5 11 Los zapatos y vestidos de la labor pasan a ser propiedad del trabajador al ser entregados a éste aún en el caso de que el trabajador sea despedido al día siguiente de haberlos recibido y el patrono no puede exigirle su devolución. El suministro de calzado y vestido de labor es una obligación laboral en especie y su compensación en dinero está prohibida por la ley. La jurisprudencia acepta que sea compensada en dinero cuando el contrato sin que el empleador haya cumplido con esta obligación.

En el momento del cambio de dotación o retiro del empleado el uniforme que usó con logo y darle uno nuevo sin el logo de la empresa

1 1 5 7 A la empresa le costaría $ 180000 por overol (marca Arseg) si lo entrega tres veces en el año. Para 300 empleados le significaría un sobrecosto de 16.2 millones de pesos al año.

Retirar o dañar los logos a la dotación en el momento del cambio de la misma o al retiro del empleado

1 1 1 3 Se llevaría el control sobre los logos sin necesidad de exigir la devolución de los uniformes. De esta manera se respetaría la normatividad colombiana

Fuente. Autor con los datos suministrados por el abogado Diego Manjarrés

93

En consecuencia, se sugiere elegir la alternativa cuatro para controlar el uso de los logos y ajustarse al cumplimiento de la normatividad colombiana.

b. Estándar 3.10. Debe realizarse pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de drogas ilícitas y alcohol, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables.

Riesgo que controla: Consumo de drogas y alcohol. Normatividad Colombiana. El código sustantivo del trabajo (ley 141 de 1961 y normas complementarias), prohíbe presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos, así como el consumo de alcohol y estupefacientes durante el ejercicio de las actividades laborales Sin embargo, fallos de la corte constitucional, basados en el artículo 16 de la constitución colombiana que consagra el derecho al libre desarrollo de la personalidad, han favorecido al empleado, argumentando que se admite ingerir cualquier sustancia psicoactiva, mientras se haga de manera privada y sin afectar al prójimo, siempre y cuando no sobrepase la dosis personal, la cual varía según la sustancia. A manera de ejemplo: una cantidad que no exceda los 20 gramos para la marihuana y un gramo para la cocaína se considera como dosis personal. En caso de que se compruebe la ingesta de sustancias psicoactivas por parte del trabajador así sea la dosis personal, es posible que el empleador despida al empleado por violación del reglamento interno de la empresa; pero si el empleado demuestra que se le violó el derecho al libre desarrollo de la personalidad, podría demandar a su patrono por despido sin justa causa. Dada esta circunstancia, la empresa estaría obligada a indemnizar al empleado, según la siguiente tabla.

94

Tabla 22. Indemnización a cargo del empleado por terminación unilateral del contrato sin justa causa

Fuente. www.kpmg.com.co/guia_laboral_web_2007/Guia_Laboral_2007_carta.pdf

Situación en la empresa. La empresa no realiza las pruebas del estándar 3.10 a los empleados. Directriz BASC Colombia. Este estándar no es obligatorio en Colombia y como tal su aplicación tiene que ser manejada cuidadosamente por las empresas. Se pueden aplicar estas pruebas siempre y cuando el reglamento de higiene y seguridad industrial lo contemple; pero deben ser aceptadas por los trabajadores de manera voluntaria y su aplicación debe estar acorde con lo establecido por el ministerio de la protección social (amparado en la sentencia No. T-183-184 de la corte constitucional). Por lo tanto, este numeral es opcional y si la empresa lo aplica se podrá considerar como una fortaleza.

95

Alternativas. A continuación se presentan las alternativas para garantizar la viabilidad del estándar descrito en la tabla 23.

Tabla 23 Alternativas de cumplimiento para el estándar “pruebas de detección de consumo de alcohol y drogas”.

MATRIZ DE VALORACION. Calificación de 1 a 5. Para consecuencia legal; 1 es la menor consecuencia y 5 para la más grave; control de riesgo 1 es para la mejor opción y 5 la menos efectiva; costo de implementación 1 es el más económico y 5 el más costoso. La mejor alternativa a elegir corresponde a la menor calificación. PROCESO INVOLUCRADO EN EL ESTANDAR

ALTERNATIVAS CONSECUENCIA LEGAL

CONTROL DE RIESGO

COSTO IMPLEMENTACION

CALIFICACION OBSERVACION

Selección y contratación de personal

Efectuar las pruebas al personal crítico.

5 1 5 11 El personal puede aducir que estaba usando la dosis personal y demandar a la empresa por violación al derecho del libre desarrollo de la personalidad. Además en el reglamento de higiene y seguridad de la organización no está estipulado la realización de estas pruebas, lo cual hace ilegal la práctica de las mismas. Aplicar estos exámenes, por ejemplo, en el área de empaque únicamente en la contratación de personal temporal 26 , le generaría a la compañía un costo anual de u$ 160027, teniendo en cuenta que cada prueba tiene un costo de u$8028. Por otra parte, la empresa podría incurrir en costos de indemnización cuya cuantía está estipulada en el artículo 64 del código sustantivo del trabajo, si llegara a despedir a algún empleado por el consumo de la dosis personal, demostrado por el propio trabajador como un despido sin justa causa.

Incluir en las pruebas psicológicas que se realizan al momento de la contratación, los test (Fagerström, CAGE) para medir la predisposición hacia el consumo de alcohol y drogas ilícitas

1 4 1 6 El resultado de estos test depende de la sinceridad del trabajador al momento de responderlos.

Modificar el reglamento de higiene y seguridad industrial e incluir este tipo de pruebas con la autorización de los empleados

1 1 5 7 Se incurre en costo agregados por año, según el número, la frecuencia y las pruebas a realizar en cada área crítica

No adoptar este estándar 1 3 1 5 Con la no adopción de este estándar, la empresa se protegería de posibles demandas de indemnización. Es preferible el reforzamiento de capacitaciones contra el consumo de alcohol y drogas ilícitas

Fuente. Autor con los datos suministrados por el abogado Diego Manjarrés

26 10 trabajadores que son contratados para cada una temporadas de exportación (San Valentín y el día de la madre) 27 Su valor en pesos colombianos es de 3’769.136. Basado en el valor de la tasa de cambio del 23 de noviembre de 2008, la cual era de 2355,71 pesos. 28 SGUT, Martin. Estimación de los costos de implementación de las nuevas medidas de seguridad portuaria. CEPAL, diciembre de 2005. http://www.eclac.cl/mexico/capacidadescomerciales/SeminarioLima,Diciembre2005/Presentacion%20Martin%20Sgut%20Parte%202.pdf

96

Se recomienda no aplicar este estándar en la empresa, porque BASC Colombia no exige su obligatoriedad, así la empresa no se expone a demandas por parte de sus empleados29. En sustitución se sugiere reforzar los programas de capacitación para la prevención del consumo de alcohol y drogas ilícitas.

29 La propuesta de no aplicar el estándar en referencia se aparta de cualquier pretensión que pueda ser interpretada como promoción del autor del presente trabajo de grado hacia el consumo de drogas ilícitas; así sea en la dosis personal, puesto que este tipo adicciones afectan el desempeño y resultados laborales.

97

11. DISEÑO DEL PLAN DE CAPACITACION.

El objetivo del plan de capacitación está orientado a que los empleados de la organización se familiaricen y valoren las ventajas que ofrece el sistema de gestión en control y seguridad (SGCS) para garantizar un ambiente de trabajo óptimo en seguridad y confianza que favorezca a todo el recurso humano de la empresa. 11.1 TEMAS.

Para determinar los temas y un diagnóstico de la población, se realizó una encuesta a las personas identificadas como cargos críticos en la organización. Ver anexo 25 Encuesta temas de capacitación. De los resultados de la encuesta se destacan los siguientes aspectos:

• El 83% de los encuestados desconoce qué es un sistema de gestión en control y seguridad, como lo indica el gráfico 47

Gráfico 47. Conocimiento sobre el SGCS

Conocimiento sobre el SGCS

83%

17%

SI

NO

Fuente. Autor

• De acuerdo con el gráfico 48 se destaca que el 100% del los encuestados tiene conocimiento sobre la certificación Flor verde y entre las de menor conocimiento están OHSAS 18001 Y BASC.

98

Gráfico 48. Conocimiento de la certificación BASC en la empresa

Conocimiento de la certificación BASC en la

empresa

61%

28%

100%

22%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ISO 9001 OSHAS 18001 FLOR VERDE BASC

Serie1

Fuente. Autor

• Según el gráfico 49, un alto porcentaje equivalente al 78% confieren gran importancia (cinco) a la seguridad en su desempeño laboral.

Gráfico 49. Importancia de la seguridad para los empleados

Importancia de la seguridad para los empleados

Cinco

78%

Cuatro

22%

Tres

0%

Dos

0%

Uno

0%

Cinco

Cuatro

Tres

Dos

Uno

Fuente. Autor

• Del gráfico 50 se desprende que a los encuestados le preocupa como

mayor posible riesgo el tráfico de estupefacientes (contaminación de la carga), seguido por el contrabando.

99

Gráfico 50. Riesgos potenciales en la empresa

Riesgos potenciales en la empresa

50%

22%

17%

11%

Contaminación de la

carga

Contrabando

Terrorismo

Pérdida de información

confidencial

Fuente. Autor

• Del gráfico 51 se puede deducir que la mayor calificación según el interés personal de los encuestados por los temas de capacitación propuestos, corresponde a la inducción hacia el SGCS BASC con el 56% de respuesta, seguido por medidas de control en la empresa y prevención del consumo de alcohol y drogas ilícitas respectivamente con el 33% y 11%.

Gráfico 51. Priorización de temas

Priorización de temas

56%33%

11%

Inducción al SGCS BASC

Medidas de control en la

empresa

Prevención del consumo

de alcohol y drogas en el

trabajo

Fuente. Autor

11.2 POBLACIÓN OBJETIVO.

Se eligieron aquellas personas catalogadas como cargos críticos por su impacto en el SGCS. Realizada la sensibilización con el personal crítico, es indispensable que la empresa extienda esta capacitación al resto del recurso humano. 11.3 INSTRUCTORES.

100

Los instructores deben ser certificados por el respectivo capítulo de BASC, o avalados por las autoridades competentes para impartir información sobre estos temas. 11.4 METODOLOGÍA.

La metodología para el diseño de este plan de capacitación está basada en el ciclo PHVA.

Gráfico 52. Ciclo PHVA

Fuente. http://es.geocities.com/foro2_control_de_procesos/iiBmk.htm

PLANEAR.

Se establece la precepción de los empleados frente al SGCS, los temas considerados como importantes en el sistema de gestión a implantar y los instructores elegidos para transferir la información, de acuerdo con la propuesta de capacitación que arrojó la encuesta anteriormente analizada.

La planeación incluye también la creación de un comité encargado de hacer seguimiento a todas las acciones y actividades del cronograma de capacitación y debe tener además como funciones, analizar resultados obtenidos, proponer nuevas acciones o estrategias.

HACER. Siguiendo el cronograma para el plan de capacitación su desarrollo se efectuará por medio por medio de charlas sobre los temas a tratar, cuyos resúmenes serán publicados en las carteleras informativas del la empresa. Ver Anexo 26 Resúmenes propuestos de los temas a tratar.

101

VERIFICAR. El comité hará seguimiento a la ejecución del plan de capacitación, evaluará la calidad y contenido de las charlas y el grado de asimilación por parte de los asistentes. ACTUAR. Para completar el ciclo de la metodología finalmente el comité tomará las medidas correctivas y complementarias que resulten de la etapa de verificación, como la inclusión de nuevos temas, calendario, instructores y empleados que deben tomar nuevamente la capacitación. A continuación se muestra el cronograma propuesto para la realización de este plan basado en el ciclo Deming.

Gráfico 53. Plan de sensibilización

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

VERIFICAR

ACTUARHacer estrategias de intervención en el personal de la empresa frente

a sensibilizaciones sobre el SGCS

Capacitaciones medidas de control

Capacitaciones prevención del consumo de alcohol y drogas ilícitas en

el trabajo

HACER

Reunión comité para revisar ejecución, eficacia de las capacitaciones,

instructores, asimilación de conceptos en los empleados

Selección de temas, instructores, horarios, metodología de la

sensibilización con base en el diagnostico

Creación de comité de capacitaciónPLANEAR

Capacitaciones inducción al SGCS

ACTIVIDAD

Semana

Diseño de encuesta para determinar la familiarización frente al SGCS

Entrega de resultados de la encuesta a la gerencia

Fuente. Autor

11.5 EVALUACION DE LA SENSIBILIZACION.

Para cumplir con la etapas de verificar y actuar anteriormente mencionadas se propone el uso de este formato. Ver anexo 27 evaluación de capacitación.

102

12. EVALUACION FINANCIERA

Con el fin de determinar la viabilidad financiera del presente trabajo de grado se discriminan la inversión inicial, gastos de mantenimiento y beneficios asociados frente a una futura implementación del SGCS. 12.1 INVERSION INICIAL.

Las inversiones que tendría que efectuar la empresa de estudio se desglosan en el siguiente diagrama causa- efecto.

Gráfico 54. Inversiones asociadas al SGCS

Fuente. Autor

La descripción y cuantificación de estas inversiones, se presenta en las siguientes tablas:

103

Tabla 24 . Valor inversión en seguridad

Fuente. Autor

Tabla 25 . Valor formación recurso de humano del SGCS

Inversión Unidades Valor unitario Valor total Curso formación oficial de cumplimiento BASC. 1 $ 1.700.000 $ 1.700.000 Formación auditores ha designado al Director de gestión humana y jefe de compras 2 $ 1.700.000 $ 3.400.000 Capacitaciones de acuerdo con los numerales 3.12, 3.13, 3.14, 3.17. Para esta inversión se tuvo en cuenta un costo de US1500 costo para las empresas exportadoras30. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008 la cual era 2355,71 pesos $ 3.533.565 $ 3.533.565

Total $ 8.633.565

Fuente. Autor

Tabla 26 . Inversión prácticas de selección y contratación de personal31

Inversión Número de

cargos críticos Valor unitario Valor total

Solicitud pasados judiciales para el personal antiguo ubicado en posiciones críticas 33 $28.900 $ 953.700

Verificación de antecedentes –cargos críticos 33 $22.000 $ 726.000

Visitas domiciliarias-cargos críticos 33 $75.000 $ 2.475.000

Total $ 4.154.700

Fuente. COSINTE-DAS

30 Ibid 31 Se supone que no se contrata personal temporal

Inversiones en seguridad física

Ítem Descripción Inversión Unidades Valor unitario Valor total Alarmas

Oficina de sistemas 1 $ 250.000 $ 250.000 área de poscosecha (con cubrimiento para oficina, zona de empaque, zona de manufactura, almacén ) 1 $ 800.000 $ 800.000 Alarma unidad de descontaminación 1 $ 250.000 $ 250.000

Alarma estación MIPE 1 $ 250.000 $ 250.000 Sensores de incendio (Almacén de poscosecha, estación MIPE y estación MIRFE) 3 $ 69.000 $ 207.000

Puertas Cantoneras eléctricas para oficinas de gestión humana, de sistemas y pos cosecha 3 $ 180.000 $ 540.000

Señalización Señalización de las áreas de poscosecha, sistemas, gestión humana. 8 $ 20.000 $ 160.000

CCTV Circuito cerrado de televisión para el área de pos cosecha (1 cámara en cuarto frío, 4 lentes varifocales 1/3”,4 soportes,3 cámaras 1/3”, 1 computador) 1 $ 7.800.000 $ 7.800.000

Caja Fuerte Caja fuerte para los precintos 1 $200.000 $200.000 Total $ 10.457.000

104

Tabla 27 . Difusión y diseño del sistema de gestión

Inversión Valor total Programas de difusión y prensa sobre el sistema de gestión, identificación e información sobre incidentes sospechosos y prevención sobre el consumo de alcohol y drogas. Se tuvo en cuenta un costo de u$100032. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008 la cual era 2355,71 pesos $ 2.355.710 Diseño de políticas y procedimientos. Políticas, manuales, procedimientos de seguridad. Se tuvo en cuenta un costo de u$200033. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008, la cual era 2355,71 pesos $ 4.711.420

Total $ 7.067.130 Fuente. Autor

Tabla 28. Inscripción en el capítulo BASC

Inversión Valor total Inscripción en el capítulo BASC. Una vez la empresa decida implementar el SGCS, debe entregar al capítulo BASC de su ciudad los documentos de ingreso; una vez recibida la documentación el capitulo BASC procede al estudio de los documentos, con el fin de presentar la empresa interesada al Comité de Admisiones. De acuerdo con el estudio documental el Comité de Admisiones emite un concepto y decide la continuación o no del proceso de afiliación. En caso que la solicitud sea APROBADA, el capitulo BASC enviará una comunicación informando la aprobación y a partir de ese momento la empresa debe iniciar el proceso de implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad y una vez finalizado solicitar la auditoria de certificación, para lo cual tiene un plazo máximo de 9 meses; pero se puede solicitar prórroga por tres meses más. $ 1.166.622

Fuente. BASC Colombia

12.2 GASTOS DE MANTENIMIENTO.

Los gastos asociados al mantenimiento del SGCS implantado se desglosan en el siguiente diagrama causa-efecto.

32 Ibíd. 33 Ibíd.

105

Gráfico 55. Gastos de mantenimiento del SGCS

Fuente. Autor

La descripción y cuantificación de gastos; se presentan en las siguientes tablas:

Tabla 29. Salario personal involucrado en el mantenimiento del sistema

Cargo Costo mensual Costo anual Asistente de seguridad-SGCS. Contratación de un profesional para la creación y formación del área de gestión del control y la seguridad. $ 1.400.000 $16.800.000 Jefe de seguridad. Contratación asesor de seguridad. $ 1.800.000 $21.600.000

Fuente. Autor

Tabla 30. Mantenimiento infraestructura de seguridad

Descripción del gasto Costo anual Equipos de seguridad. 10%34 de la inversión en equipos de seguridad, más las alarmas el valor de las alarmas que posee la empresa actualmente. Este gasto es anual $ 1.185.700

Instalaciones de seguridad. Barreras perimetrales, iluminación, llaves, candados, planta eléctrica, UPS. Equivale a 5%35 valor del avalúo de éstas. Este gasto es anual $ 4.500.000

Valor total $5.685.700 Fuente. Empresa de estudio

34 Ibíd. 35 Ibíd.

106

Tabla 31. Mantenimiento del personal contratado

Descripción del gasto Costo anual

Renovación del certificado judicial para el personal de áreas criticas $ 953.700

Verificación de antecedentes $ 726.000

Descripción del gasto Costo Bianual

Visitas domiciliaria $ 2.475.000 Fuente. Empresa de estudio

Tabla 32. Capacitación al personal de la empresa

Descripción del gasto Costo anual Sensibilizaciones. Una vez implantado el sistema de gestión este costo es de u$100036 anuales. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008, la cual era 2355,71 pesos $ 2.355.710 Programa de difusión y prensa. Una vez implantado el sistema de gestión este costo es de u$500 37 anuales. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008, la cual era 2355,71 pesos $ 1.177.855

Valor total $ 3.533.565

Fuente. Autor

Tabla 33. Renovación de la certificación

Descripción del gasto Costo anual

Cuota de sostenimiento $ 1.984.450

Valor auditoría $ 1.606.020 Registro anual ante la OMB (Organización Mundial BASC) cuyo valor es US135. Para su cálculo en pesos colombianos, se usó la tasa de cambio del día 23 de noviembre de 2008 la cual era 2355,71 pesos

$ 318.021

Valor total $3.908.491

Fuente. BASC Colombia

36 Ibíd. 37 Ibíd.

107

12.3 BENEFICIOS

12.3.1 Cualitativos. Las empresas asociadas al programa BASC38, además

de gozar de este prestigio, reciben una serie de ventajas competitivas y beneficios dentro de los que se destacan: • Contacto directo y permanente con los organismos y autoridades

nacionales e internacionales que cooperan con BASC. • Incentiva el comercio exterior de una manera segura. • Incrementa y mantiene los mercados internacionales, facilitando

la entrada de los productos nacionales a otros países. • Fortalece la credibilidad internacional. • Mejora la competitividad e imagen de las empresas. • Fomenta la cooperación internacional reduciendo el riesgo de que

las cargas legales sean utilizadas para actividades ilícitas. • Optimiza los procesos y operaciones de la cadena logística del

comercio exterior. • Fomenta un ambiente de trabajo seguro. • Promueve la normalización y estandarización de procedimientos

en la cadena de comercio exterior. • Estimula la productividad con seguridad. • Mejora el control y la trazabilidad de su cadena logística.

12.3.1 Cuantitativos. Para determinar los ahorros y/o ingresos que

obtendrá la empresa de estudio al implementar su SGCS, se consultó al grupo propietario de la organización. De acuerdo a la información suministrada por el holding las empresas pertenecientes a éste obtuvieron los siguientes beneficios:

• Reducción en las inspecciones físicas en las aduanas y verificaciones de origen, lo que represento a las empresa del holding la disminución en los costos de reempaque y en el número de reclamos por parte por parte de las comercializadoras en USA. Este beneficio constituyo un ahorro equivalente al 0.97% del valor de la ventas a Estados Unidos.

• Reducción del índice de robos al interior de las empresas ha sido del 35%.

38 BASC. Beneficios del BASC. http://www.wbasco.org/

108

Estos beneficios en la empresa de estudio representan ahorros e ingresos detallados en la siguiente tabla:

Tabla 34. Ahorros y/o Ingresos estimados debido al SGCS

Ítem Porcentaje de beneficios por la certificación Ahorros y/o ingresos por año Reducción en las inspecciones físicas en las aduanas y verificaciones de origen.

0.97 % del valor de la ventas a Estados Unidos Están calculados teniendo en cuenta las ventas a Estados Unidos durante el 2006 en la empresa de estudio. Este valor fue de 6.911,972 millones de pesos. El ahorro en este caso sería para el primer año 67,05. Para el cálculo de este beneficio para los años siguientes se tomó con referencia la meta propuesta para la ventas por la empresa de estudio en su plan estratégico39.

Reducción del índice de robos al interior de las empresas.

35% de los monto de los robos en la empresa Se toma como referencia el monto de los robos en el área de poscosecha de la empresa; el cual fue de 4 millones. El ahorro en el primer año sería de 1.4 millones. Para el cálculo de este beneficio para los siguiente años, se usó el IPC respectivo.

Fuente. Autor basado en la información suministrada por el holding propietario de la empresa de estudio y la organización de estudio.

12.4 FLUJOS DE CAJA.

Para la elaboración de los flujos de caja del proyecto y el del inversionista; los gastos relacionados con el mantenimiento del sistema de gestión fueron proyectados según estimaciones del banco de la república .

39 La empresa de estudia tiene como meta un incremento anual en las ventas equivalente al 5% para los próximos tres años.

109

Tabla 35. IPC años 2009-2011

2009 2010 2111 5% 4% 3%

Fuente. Banco de la república.

12.4.1 Flujo de caja del proyecto. “Su objetivo es medir la rentabilidad de toda la inversión, independientemente de sus fuentes de financiamiento (rentabilidad del Proyecto per se).”40.

A continuación se presenta el flujo de caja de proyecto:

40 SNOECK, Michele. Proyecto de ingeniera industrial mecánica, flujos de caja 2007. Universidad de la república. Uruguay. http://www.fing.edu.uy/iimpi/academica/grado/proyecto/10.Evaluacion(2)-Flujo%20de%20caja.pdf

110

Tabla 36. Flujo de caja del proyecto

ITEM Año 0 Año 1 Año 2 Año 3

INGRESOS Reducción en las inspecciones físicas

en las aduanas y verificaciones de origen.

$ 67.046.128,40 $ 70.398.434,82 $ 73.918.356,56

Reducción del índice de robos al interior de las empresas.

$ 1.400.000,00 $ 1.463.000,00 $ 1.514.205,00

TOTAL INGRESOS

$ 68.446.128,40 $ 71.861.434,82 $ 75.432.561,56

GASTOS MANTENIMIENTO

SISTEMA DE GESTION

Salario personal involucrado en el mantenimiento del sistema

$ -38.400.000 $ -40.128.000 $ -41.532.480

Infraestructura de seguridad

$ -5.685.700 $ -5.941.557 $ -6.149.511

Mantenimiento del personal contratado

$ -1.679.700 $ -4.341.662 $ -1.814.076 Capacitaciones

$ -3.533.565 $ -3.692.575 $ -3.821.816

Renovación certificación

$ -3.908.491 $ -4.084.373 $ -4.227.326 TOTAL GASTOS

$ -53.207.456 $ -58.188.167 $ -57.545.209

INVERSION INICIAL

Inversión en seguridad $ -10.457.000 Formación recurso de humano del SGCS $ -8.633.565 Selección y contratación del personal

crítico $ -4.154.700

Difusión y diseño del sistema de gestión $ -7.067.130

Inscripción programa BASC $ -1.166.622 TOTAL INVERSION INICIAL $ -31.479.017

FLUJO DE CAJA $ -31.479.017 $ 15.238.672 $ 13.673.268 $ 17.887.353

TIR 22,10%

DATOS PARA EL CALCULO DEL WAAC

valor préstamo Bancoldex-70% del

valor de inversión total inicial $ (22.035.311,90)

Valor aporte de los socios-30% del valor

de la inversión total inicial $ (9.443.705,10)

Tasa de oportunidad BANCOLDEX 12,67%

Tasa de impuesto a la renta 35% Tasa de oportunidad socios 18,4% WAAC-TASA DE OPORTUNIDAD 11,28% VNA $ 37.713.087,55 VPN $ 6.234.070,55 R B/C 1,20 PR 2,14

$ -2.567.076 $ 0,14

Fuente. Autor

111

12.4.1.1 TIR del flujo del proyecto. El proyecto da una tasa interna de retorno del 22,10%, la cual es superior al WAAC41 .

12.4.1.2 VPN del flujo del proyecto. La viabilidad también se ve reflejada en el valor positivo del VPN, cuya cuantía es $ 6.234.070,55.

12.4.1.3 Relación costo/beneficio del proyecto. Es igual a 1.20 lo cual indica que se tendrá un beneficio de 1.20 a 1 con respecto a los costo del proyecto.

12.4.1.4 Periodo de recuperación del proyecto. Es el periodo que se demora el proyecto en obtener o recuperar el monte de la inversión. Para este caso, el periodo de recuperación es 2.14 años.

12.4.2 Flujo de caja del inversionista. “Su objetivo es medir la medir la rentabilidad de los recursos aportados por el inversionista (teniendo en cuenta el costo de otras fuentes de financiamiento)”42. Para caso del presente trabajo de grado se tuvo en cuenta que la empresa financiará el 70% la inversión inicial con un préstamo de BANCOLDEX y el porcentaje restante será aporte de los socios de la empresa.

A continuación se presenta el flujo de caja del inversionista:

41 El WAAC obtenido fue 11.28 %. Para el cálculo de este indicador, se tuvo en cuenta que la empresa financiará el 70% la inversión inicial con un préstamo de BANCOLDEX y el porcentaje restante será aporte de los socios de la empresa. La tasa de interés de BANCOLDEX es 12.67% y la tasa de financiación de los socios es 18.4%. Para la tasa de impuestos se tomó como referencia la del impuesto a la renta la cual es del 35% 42 Ibíd.

112

Tabla 37. Flujo de caja del inversionista

ITEM Año 0 Año 1 Año 2 Año 3

INGRESOS

Reducción en las inspecciones físicas en las aduanas y verificaciones de origen.

$ 67.046.128,40 $ 70.398.434,82 $ 73.918.356,56 Reducción del índice de robos al interior de las empresas.

$ 1.400.000,00 $ 1.463.000,00 $ 1.514.205,00

TOTAL INGRESOS

$ 68.446.128,40 $ 71.861.434,82 $ 75.432.561,56

GASTOS MANTENIMIENTO SISTEMA DE GESTION

Salario personal involucrado en el mantenimiento del sistema

$ -38.400.000 $ -40.128.000 $ -41.532.480 Infraestructura de seguridad

$ -5.685.700 $ -5.941.557 $ -6.149.511

Mantenimiento del personal contratado

$ -1.679.700 $ -4.341.662 $ -1.814.076 Capacitaciones

$ -3.533.565 $ -3.692.575 $ -3.821.816

Renovación certificación

$ -3.908.491 $ -4.084.373 $ -4.227.326

TOTAL GASTOS

$ -53.207.456 $ -58.188.167 $ -57.545.209

INVERSION INICIAL

Inversión en seguridad $ -10.457.000

Formación recurso de humano del SGCS $ -8.633.565

Selección y contratación del personal crítico $ -4.154.700

Difusión y diseño del sistema de gestión $ -7.067.130

Inscripción programa BASC $ -1.166.622

TOTAL INVERSION INICIAL $ -31.479.017

FINANCIACION DE LA INVERSION INICIAL

Préstamo solicitado a BANCOLDEX-70% del valor de inversión inicial total $ 22.035.311,90

Valor cuotas del préstamo solicitado a BALCODEX

$ -9.280.190 $ -9.280.190 $ -9.280.190

FLUJO DE CAJA $ -9.443.705,10 $ 5.958.483 $ 4.393.079 $ 8.607.163

TIR 41,49%

TASA OPORTUNIDAD- INTERES SOCIOS 18,40%

VNA $ 13.351.931,82

VPN $ 3.908.226,72

R B/C 1,41

$ (3.485.222,35) -0,793343947 PR 1,79

Fuente. Autor

113

12.4.2.1 TIR del flujo caja del inversionista. El proyecto da una

tasa interna de retorno en el flujo de caja del inversionista del 41,49% la cual es superior a la tasa de financiación de los socios de la empresa43 .

12.4.2.2 VPN del flujo de caja del inversionista. La viabilidad también se ve reflejada en el valor positivo del VPN, cuya cuantía es $ 3.908.226,72

12.4.2.3 Relación costo/beneficio en el flujo de caja del inversionista. Es igual a 1.41 lo cual indica que se tendrá un beneficio de 1.41 a 1 con respecto a los costo del proyecto.

12.4.2.4 Periodo de recuperación en el flujo de caja del inversionista. Es el periodo que se demora el inversionista en obtener o recuperar el monte de la inversión. Para este caso, el periodo de recuperación es 1.79 años.

43 La tasa de financiación de los socios es 18.4%.

114

13. CONCLUSIONES

SITUACIÓN ACTUAL FRENTE A LA NORMA. Se realizó un diagnóstico de la situación actual de la empresa objeto del estudio frente al SGCS, el cual permitió evidenciar que la organización tiene fortalezas en los numerales logística de despacho, selección de clientes y proveedores, estudio legal, alianzas estratégicas de seguridad, control de materias primas y material de empaque y debilidades fuertes en los capítulos sistema de gestión, reporte de actividades u operaciones sospechosas, administración de personal propio, subcontrado y/o suministrado, control de documentos e información y Sistema de seguridad. Estas fortalezas y debilidades se determinaron con base en el diagrama de Pareto. El nivel de cumplimiento del SGCS fue del 62%.

DISEÑO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SGCS

• Respecto a la documentación se encontró que la compañía no posee documentación sobre los procedimientos de identificación y evaluación de los requisitos legales, gestión del riesgo, selección y contratación de personal, control de documentos y control de registros.

• La empresa cumple los requisitos legales que le aplican a su operación.

• Se elaboró el manual de funciones el cual permite entre otras cosas, identificar las responsabilidades del personal crítico involucrado en seguridad.

• La caracterización y el mapa de procesos complementan la documentación

del SGCS y permite visualizar los procesos de la empresa y la interacción entre estos, de manera que resulta muy fácil para cualquier persona conocer el funcionamiento de la empresa de estudio.

• Con la elaboración del manual de seguridad se describe el cumplimiento de

los requerimientos descritos en los estándares de seguridad y en los elementos del sistema de gestión en control y seguridad.

115

RIESGOS A LOS PROCESOS.

• Se hizo una evaluación a los procesos que permitió centrarse en aquellos que resultaron críticos, los cuales fueron poscosecha, gestión de materiales e insumos, MIPE, MIRFE, gestión tecnológica y selección y contratación de personal.

• Se aplicó la metodología de gestión de riesgos a todos los procesos

involucrados con la norma y el estándar; obteniendo un panorama de gestión de riesgos donde no solo se identificaron puntos críticos, sino que se dio una calificación en base a la probabilidad de ocurrencia y a las consecuencias generadas por el riesgo.

• Con la elaboración del plano de áreas sensibles se facilita la ubicación y señalización de las zonas mayor riesgo en la organización.

ALTERNATIVAS DE CUMPLIMIENTO A LOS ESTÁNDARES BASC. El estudio determinó la existencia de dos estándares que de alguna forma contradicen la legislación laboral colombiana. Para ofrecer alternativas de cumplimiento, se consulto a un abogado y se determinaron las siguientes actividades: • La empresa va aplicar el control en los sobre los logos retirándolos o

dañándolos al momento del retiro de un empleado o de un cambio de dotación, de tal modo que no se interfiera con la normatividad colombiana.

• La aplicación de pruebas de para el consumo de alcohol y drogas no se va a aplicar porque BASC Colombia no exige su obligatoriedad en el país.

116

PLAN DE SENSIBILIZACIÓN.

• Se aplicó la metodología PHVA para estructurar el proceso de capacitación y sensibilización garantizando la coherencia en la secuencia de las actividades programadas, el dinamismo del proceso y la presencia de un instrumento de control para el buen desarrollo del procedimiento.

• El cronograma planteado contempla tiempos adecuados e incluso holgados

para cumplir con las expectativas de cada actividad, retroalimentar el proceso y repetirlo en caso que sea necesario, la premisa en la planeación fue el establecimiento de estas actividades como muy importantes para el proceso y no como una actividad secundaria o accesoria.

• Los resúmenes propuestos consideran la cultura de la empresa utilizando lenguaje cotidiano y cercano a los trabajadores logrando mayor comprensión, retención y recordación de los aspectos tratados en cada uno, muestran desde los conceptos básicos hasta el detalle de algunos estándares BASC, pasando por la importancia del establecimiento de un sistema de gestión en control y seguridad independiente de si este es certificado.

EVALUACION FINANCIERA. Con respecto a la evaluación financiera, esta arrojó los siguientes resultados para el flujo de caja del proyecto.

• El proyecto da una tasa interna de retorno del 22,10%, la cual es superior al WAAC44 .

44 El WAAC obtenido fue 11.28 %. Para el cálculo de este indicador, se tuvo en cuenta que la empresa financiará el 70% la inversión inicial con un préstamo de BANCOLDEX y el porcentaje restante será aporte de los socios de la empresa. La tasa de interés de BANCOLDEX es 12.67% y la tasa de financiación de los socios es 18.4%. Para la tasa de impuestos se tomó como referencia la del impuesto a la renta la cual es del 35%

117

• La viabilidad del proyecto también se ve reflejada en el valor positivo del VPN, cuya cuantía es $ 6.234.070,55.

• La Relación costo/beneficio del proyecto. Es igual a 1.20 lo cual indica que se tendrá un beneficio de 1.20 a 1 con respecto a los costo del proyecto.

• Es el periodo que se demora el proyecto en obtener o recuperar el monte de la inversión. Para este caso, el periodo de recuperación es 2.14 años.

Y desde la perspectiva del inversionista se obtuvieron los siguientes resultados

• El proyecto da una tasa interna de retorno en el flujo de caja del inversionista del 41,49% la cual es superior a la tasa de financiación de los socios de la empresa45 .

• La viabilidad se ve reflejada en el valor positivo del VPN, cuya cuantía es $ 3.908.226,72.

• La Relación costo/beneficio en el flujo de caja del inversionista es igual a 1.41 lo cual indica que se tendrá un beneficio de 1.41 a 1 con respecto a los costo del proyecto.

• Es el periodo que se demora el inversionista en obtener o recuperar el monte de la inversión. Para este caso, el periodo de recuperación es 1.79 años.

45 La tasa de financiación de los socios es 18.4%.

118

14. RECOMENDACIONES

• El pre-requisito para que la empresa se certifique debe ser el entendimiento del trasfondo de la norma; para que este proceso no se haga por cumplir con el requisito del mercado.

• La rotación de cargos críticos en las áreas de empaque debe ser baja

puesto que al contratar personal nuevo aumentan los costos por visitas domiciliarias durante las temporadas de exportación.

• El contenido del plano de áreas sensibles debe manejarse de manera

confidencial para que terceros no conozcan e identifiquen las vulnerabilidades presentes en la empresa

• Diseñar indicadores que permitan periódicamente evaluar el funcionamiento

de la empresa de tal forma que siempre se lleve control sobre aspectos relacionados con la producción y poscosecha

• Adoptar métodos de producción limpia para reducir los riesgos generados

por las soluciones de hidratación en la poscosecha.

• La actualización de la evaluación de riesgos debe efectuarse como mínimo anualmente.

• Para seleccionar y contratar de una manera segura y confiable un proveedor la empresa deberá tener en cuenta los siguientes aspectos46:

� Estandarizar el proceso para la selección de sus proveedores. Al momento

de la documentación e implementación del procedimiento de selección la empresa debe identificar sus proveedores críticos47, los cuales afectan el SGCS.

� Disponer de la información necesaria acerca de la legalidad de las actividades de los proveedores. Como buena práctica, se recomienda que las empresas consulte la lista Clinton (personas naturales y jurídicas). Igualmente que esté descrito del procedimiento esta verificación. La

46 Basados en la directrices de BASC Colombia 47 Por ejemplo los proveedores de agroquímicos y material de empaque, el operador terrestre

119

documentación que exige la empresa a sus proveedores deberá ser verificada periódicamente. Es recomendable que la empresa trabaje con asociados BASC.

� Practicar visita a las instalaciones de los proveedores y dejar constancia de las mismas. Las visitas a los proveedores deberá practicarse como mínimo, para los proveedores críticos. Como buena práctica dentro del procedimiento, se deberá establecer la periodicidad de la vista. Si el proveedor es BASC se podrá homologar la vista con la presentación de la certificación vigente o directamente con el capítulo respectivo.

� Verificar los antecedentes y referencias comerciales y bancarias. Se recomienda aplicar las siguientes actividades. Por ejemplo revisar que el proveedor se encuentra registrado en los directorios telefónicos de la ciudad donde reside, consultar los información histórica sobre actividades en bases de datos comerciales inherentes a los servicios y/o bienes que presta el proveedor, comprobar que el proveedor este registrado en la cámara de comercio de la ciudad donde reside mediante confirmación telefónica, comunicarse con la DIAN para confirmar los datos sobre la compañía y el NIT, verificar con las compañías a las cuales dice el proveedor prestar servicios y/o bienes y solicitar el concepto de éstas respecto a éste y cerciorarse que al momento de hacer comprobación telefónica de los datos del gerente y del nombre de la compañía, éstos responden al llamado y la información dada sea consistente.

� Los acuerdos y estándares de seguridad deberán estar pactados por escrito entre las partes.

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GLOSARIO

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción emprendida para Eliminar las causas de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente, con el propósito de evitar que se vuelva a presentar. ACCIÓN PREVENTIVA: Situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. AMENAZA: Peligro presente, proveniente de alguna fuente específica. Probabilidad de Ocurrencia de un Siniestro. ANÁLISIS DEL RIESGO: Uso sistemático de la información de la información disponible, para determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias. BASC: Corresponde a la sigla Business Alliance Secure Commerce COMPETENCIA: Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formación, entrenamiento y experiencia de cada individuo. CORRECCIÓN: Acción remedial correspondiente a una no conformidad como rápido ajuste, reparación, retrabajos para mantener el proceso o proteger el producto. DISPOSICIÓN: Precepto legal o reglamentario, orden o mandato. EFECTIVIDAD: Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimización de los recursos. EFICACIA: Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados. EFICIENCIA: Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y los objetivos planeados. EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso usado para determinar las prioridades de gestión del riesgo mediante la comparación del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo objeto y otros criterios.

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ESTÁNDARES BASC: Conjunto de requerimientos específicos aplicables a las empresas que implementan un sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. FACTORES EXTERNOS: Son las fuerzas que se generan fuera de la organización, que inciden en los asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera apropiada; incluye aspectos tales como: legislación, innovaciones tecnológicas y normatividades sectoriales. FACTORES INTERNOS: Son los aspectos de la organización que inciden en su capacidad para cumplir con la gestión de control y seguridad; incluye aspectos tales como: reorganización interna, cambio en la tecnología, cultura en materia de prevención de riesgos y modificaciones a procesos. GESTIÓN DEL RIESGO: Cultura, proceso y estructuras que se dirigen hacia la gestión eficaz de las oportunidades potenciales y los efectos adversos. MAPA DE PROCESOS: Red donde se encuentran reflejados los procesos direccionales, de apoyo y operativos de la organización y se observa la interrelación entre estos. MIPE: Proceso encargado del Manejo Integrado de Plagas y Enfermedades. MIRFE: Proceso encargado del Manejo Integrado de Riego y Fertilización META: Un requisito detallado de desempeño, que surge de los objetivos de control y seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente para la organización o parte de ella y que necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr dichos objetivos. NO CONFORMIDAD: El no cumplimiento de un requisito especificado. ORGANIZACIÓN: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea incorporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. PELIGRO: Es una fuente o situación con potencial de perdidas en términos de lesiones, daño a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinación de estos.

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PLAN DE CONTINGENCIA Y EMERGENCIA: Son mecanismos y recursos a través de los cuales se preparara la comunidad interna y/o externa en el manejo de situaciones en las que se pueda causar daño a las personas, el medio ambiente o las instalaciones, a través de la implantación de medidas preventivas y correctivas sobre los riesgos o las amenazas generales durante las diferentes operaciones de un proceso. PREVISIÓN: Acción de disponer lo conveniente para atender. Es una fuente o situación con potencial de perdidas en términos de lesiones, danos a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinación de estos. PROBLEMA CRÍTICO: Alto impacto en factores estratégicos y de imagen de la Compañía y deficiencia TOTAL o ausencia frente a Normas, requisitos legales, quejas, amenazas frente a la vida y la salud. PROBLEMA MAYOR: impacto medio en factores estratégicos y de imagen de la Compañía y deficiencia PARCIAL frente a Normas, requisitos legales, quejas. PROBLEMA MENOR: Bajo impacto en factores estratégicos y de imagen de la Compañía y deficiencia PUNTUAL frente a Normas, requisitos legales, quejas, amenazas. REVISIÓN DE ESTADO: Evaluación formal, por parte de la dirección, del estado y de la adecuación del sistema de gestión en control y seguridad, en relación con la política. REVISIÓN INICIAL: Diagnostico realizado por la Organización, para determinar el estado actual de la organización frente a los requisitos determinados en la norma y Estándares BASC. RIESGO: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia. RIESGO SOCIAL: Clasificación del riesgo, que se origina de acciones de terrorismo, robo, atraco, secuestro, narcotráfico o piratería. SEGURIDAD: Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas, bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con medios humanos y materiales; de cuyo funcionamiento,

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organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido. SINIESTRO: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía aseguradora. SISTEMA DE GESTION: Conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr unos resultados y cumplir con una política y unos objetivos. TRAZABILIDAD: Aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de herramientas determinadas. VULNERABILIDAD: Grado de exposición frente a la amenaza. Medida del impacto que pueda generar la materialización de un riesgo.

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