TESIS - Janium...a michelle, ruben, gina y alex, mis hijos que han sido la fuerza para vivir y superarme. a juan pablo, sofia y zara, mis nietos por haber venido a alegrarme el alma

MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PYME

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA

CONSTRUCCIÓN <Tt¥ l lWW^—^^mWfffW"

MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

EN LA PYME

T E S I S

QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

PRESENTA:

ADRIANA RAMÍREZ GARCÍA

ESTUDIOS CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PUBLICA CONFORME AL ACUERDO No.

954061, DE FECHA 7 DE MARZO DE 1995.

ARO ADRIANA RAMIRlü! GARCIA V9V

MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

AGRADECIMIENTOS

A MICHELLE, RUBEN, GINA Y ALEX, MIS HIJOS QUE HAN SIDO LA FUERZA PARA VIVIR Y SUPERARME. A JUAN PABLO, SOFIA Y ZARA, MIS NIETOS POR HABER VENIDO A ALEGRARME EL ALMA. A MIS PADRES POR SU AMOR Y BENDICIONES QUE SIEMPRE ME HAN ACOMPAÑADO.

RECONOCIMIENTOS

A J.A. INGENIERÍA Y ARQUITECTURA, S.A. DE C.V., POR SU DETERMINANTE APOYO PARA REALIZAR ESTA MAESTRÍA.

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA b^5>


RESUMEN

Trabajar como contratista para el sector público significa, principalmente, participar en las

licitaciones de obras y servicios, tanto públicas como por invitación a cuando menos tres

personas. Los que hemos estado inmersos en este quehacer sabemos lo que eso representa. Al

hablar de este tema como empresarios, reconocemos la inversión tanto financiera como de

recursos materiales y humanos que se debe realizar. Ubicándonos como hacedores de Propuestas

para licitaciones en cualquiera de sus fases, sabemos del trabajo técnico, administrativo,

financiero y de estrategia que se les debe imprimir, eso sin soslayar el tiempo que invertimos,

incluso en horas extraordinarias y a ritmo acelerado.

Es inobjetable que en cualquier negocio para obtener una ganancia hay que invertir, y el éxito

económico de toda empresa se da en la medida que obtenga la mayor ganancia con la menor

inversión. En el ámbito de la construcción en el sector público sabemos que se debe participar en

gran número de licitaciones, de acuerdo con los objetivos de cada empresa, para lograr que se

nos asignen algunas; es decir, todos los que recurrimos a dicho sector estamos conscientes de

que hay que realizar una inversión en elaborar Propuestas, y ésta constituiría siempre una

inversión sana de no ser porque frecuentemente se convierte en pérdida, debido a los errores u

omisiones que cometemos en ellas y que llevan a su descalificación.

Por otra parte, es conocido de todos los que participamos en la obra y servicios públicos que aun

presentando una Propuesta correctamente realizada, eso no es garantía de obtener el fallo

favorable de la licitación, toda vez que incurren muchos factores para la adjudicación en los que

no tenemos injerencia, sin embargo, nuestra responsabilidad como profesionistas, empresarios,

administradores, técnicos o colaboradores que intervenimos en la preparación de las Propuestas,

es el de optimizar los recursos con los que se cuenta así como realizar un trabajo de calidad.

Esta tesis lo que pretende es demostrar que de administrar adecuadamente los recursos para la

preparación de las Propuestas, siguiendo un modelo que sugiera sistemas, controles y programas

ARO. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA V¡í>s?


tendientes a simplificar su elaboración, así como lineamientos sobre los activos de materiales,

humanos y tecnológicos necesarios, se reducirá primeramente la inversión financiera y en

segundo lugar el margen de error, para obtener con ello Propuestas más competitivas

Partiendo de la hipótesis de que con un modelo administrativo para el área de elaboración de

Propuestas para licitaciones de obra pública en la PYME se minimiza el margen de error y se

obtiene una reducción en los costos de elaboración, se recurre a la Teoría Situacional como base

administrativa de la presente tesis, realizando las siguientes acciones.

Se revisó primeramente la legislación y normatividad vigente en obra pública, la cual

inexorablemente debe ser observada por los oferentes. En segundo lugar se realizó una

investigación de campo a 30 empresas contratistas de dicho sector. Los resultado fueron

analizados para obtener las técnicas administrativas con las que las empresas están operando.

Posteriormente se recabó la información estadística sobre el comportamiento de la industria de la

construcción, particularmente la edificación en el sector público, para señalar las características

ambientales en que se desarrollan las licitaciones

Al revisar si las técnicas administrativas son apropiadas para las características ambientales

existentes, se observaron las causas que dan como resultado Propuestas deficientes y de un

mayor costo. Con un ejemplo teórico-práctico se mostró que al ocuparnos de dichas causas en un

modelo administrativo los resultados cambian favorablemente, con lo que se logra validar la

hipótesis planteada.

AKQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA S V

MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PYME

Í N D I C E

I. INTRODUCCIÓN 11

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 12

1.2. JUSTIFICACIÓN 15

1.3. ALCANCES 15

1.4. UTILIDAD DE LA TESIS 16

1.5. OBJETIVOS 16

1.5.1. GENÉRICOS 16

1.5.2. ESPECÍFICOS 16

1.6. CONCLUSIÓN CAPITULAR 17

CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO 18

1.1. ADMINISTRACIÓN 18

1.1.1. TEORÍA ADMINISTRATIVA 18

1.1.1.1. ORÍGENES 19

1.1.1.2. PRINCIPIOS Y PLANTEAMIENTOS 20

1.1.2. MANUALES 26

1.2. LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD 27

1.2.1. LEYES Y REGLAMENTOS 30 1.2.2. BASES, POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS 30

Y LINEAMIENTOS 1.2.3. NORMAS Y ESPECIFICACIONES 30 1.2.4. CONTRATOS DE OBRA 31

1.3. CONCLUSIÓN DEL CAPÍTULO 31

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA WV


CAPITULO 2. MÉTODO 32

2.1. TIPOS DE ESTUDIO 32

2.1.1. DOCUMENTAL 32

2.1.2. DE CAMPO 33

2.2. HIPÓTESIS 33

2.3. MODELO OPERACIONAL DE LAS VARIABLES 34

2.4. DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES 35

2.5. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 36

2.5.1. MUESTREO 36

2.5.2. TIPO DE MUESTREO 37 2.5.3. UNIVERSO MUESTRAL 37 2.5.4. TAMAÑO DE LA MUESTRA 38 2.5.5. CUESTIONARIO PARA ENCUESTA 41 2.5.6. TABULACIÓN DE RESULTADOS 44 2.5.7. GRÁFICAS DE RESULTADOS 46


CAPÍTULO 3.- PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 56 "MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA EN LA PYME".

3.1. ANTECEDENTES 56

3.2. PLANTEAMIENTO GENERAL 62

3.3. PLANTEAMIENTO 1.- REDUCCIÓN EN LOS COSTOS 62 DE INVERSION.

3.4. PLANTEAMIENTO 2.-REDUCCIÓN DEL MARGEN 62 DE ERROR.


ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA V^s?


CAPITULO 4.- DESARROLLO DE LA PROPUESTA 64 "MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA EN LA PYME".

4.1. DESARROLLO 1.- REDUCCIÓN EN LOS COSTOS 64 DE INVERSION.

4.2. DESARROLLO 2.- REDUCCIÓN DEL MARGEN 72 DE ERROR.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 80

BIBLIOGRAFÍA 83

GLOSARIO 84

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA hW


ÍNDICE DE FIGURAS

FIG. 1 ESQUEMA DE LA PROBLEMÁTICA 14

FIG. 2 PRINCIPALES FACTORES QUE AFECTAN 21 A LAS ORGANIZACIONES

FIG. 3 CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES QUE 22 AFECTAN A LAS ORGANIZACIONES

FIG. 4 MODELO OPERACIONAL DE LAS VARIABLES 34 DE LA HIPÓTESIS

FIG. 5 RECURSOS UTILIZADOS EN LAS GRANDES 60 EMPRESAS EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

FIG. 6 RECURSOS UTILIZADOS EN LAS PYME 61 EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

FIG. 7 RECURSOS UTILIZADOS EN LAS MICRO 61 EMPRESAS Y PERSONAS FÍSICAS EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

FIG. 8 ESQUEMA DE RESULTADOS AL APLICAR 71 EL MODELO ADMINISTRATIVO

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA Vis^

C I 1 a

H I B L l O T E C A MODELO ABraWSTOATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PYME

I. INTRODUCCIÓN

El medio de la construcción de obras y todos los servicios concernientes a las mismas, como son

planeación, proyecto, supervisión, coordinación y asesoría, representa una rama importantísima

de la vida económica y productiva de un país, toda vez que genera una importante cantidad de

empleos y activa el comercio porque demanda una diversidad de materiales de otras ramas

industriales. Así, en los últimos cinco años generó 24,770,718 empleos y el monto en compras

fue de 324'024,079 miles de pesos*.

Los mercados de la rama de la construcción de obras y sus servicios son el sector privado y el

sector público, los cuales se han visto severamente afectados por las condiciones actuales tanto

económicas y de oportunidad en México, que no son precisamente buenas, pues ha bajado la

inversión privada y los recortes hechos al presupuesto federal han provocado un descenso en la

construcción de obras.

Dicha situación ha propiciado mayor competencia entre las empresas del ramo y un

abaratamiento de los servicios que ofrecen, afectando con ello la calidad de los mismos.

Tal situación acusa la necesidad imperiosa de que los empresarios hagan una autogestión a sus

organizaciones para saber si están trabajando con los programas, métodos, manuales y recursos

necesarios que garanticen calidad en los servicios que prestan, y que el mercado de competencia

exige. Así mismo, que permitan ser más eficientes y eficaces con una menor inversión

financiera.

Ingresar como empresa a cada uno de los mercados representa una particular promoción y

presentación de los servicios, toda vez que mientras el sector público se rige por leyes.

• Datos obtenidos en el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática por medio del BIE (Banco de

Información Económica) en febrero de 2005. www.inegi.gob.mx

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA

http://www.inegi.gob.mx

MODELO ADMINISTRATIVO PAKA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PYME

reglamentos y normas que se estipulan para la asignación de las obras, a través principalmente de

licitaciones públicas y por invitación a cuando menos tres personas, en las que se debe cumplir

mayoritariamente con requisitos administrativos, el mercado privado se circunscribe a políticas y

normas particulares de cada empresa, en las cuales se da más importancia al costo de la obra y a

las condiciones técnicas que se ofrecen.

Dado lo anterior y considerando la importancia, variedad y complejidad de las obras que se

realizan, se optó en el presente estudio por revisar las herramientas con que cuentan las empresas

para ofrecer sus servicios en el sector público, es decir, para la elaboración de las Propuestas que

presentan en las licitaciones públicas y por invitación a cuando menos tres personas.

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA

Durante el ejercicio como servidor público en diversas áreas de construcción y mantenimiento de

obra, se observó que las propuestas que presentan las empresas contratistas adolecen de muchas

deficiencias. Así también posteriormente, en la dirección general de una empresa constructora,

se reveló que la preparación de las Propuestas para las licitaciones representa una inversión

fuerte para las empresas por los recursos humanos, materiales y de equipo que intervienen.

También, que a pesar de las revisiones que se hacen a las Propuestas su margen de error es

grande, lo que da como resultado el ser descalificadas en alguna de las etapas de la licitación.

Dicha situación genera, además de la crisis económica que produce invertir sin ver una

recuperación a corto plazo, un ambiente entre los miembros de la organización de

desmotivación, tensión e irritabilidad por el continuo fracaso, aunado al cansancio por el tiempo

invertido, ya que para cumplir con las fechas de entrega es necesario trabajar jornadas mayores

de ocho horas, turnos nocturnos y fines de semana a un ritmo acelerado.

En la búsqueda de respuestas al porqué de dicha situación, se conversó con personal de empresas

dedicados a la misma labor de preparar Propuestas para licitaciones y se encontró lo siguiente

(Fig. 1):

ARQ. ADRIANA RAMÍREZ GARCIA

MODELO ADMBMSTRATTVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LiaTACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PYME

• No se tiene una metodología para la preparación de las Propuestas.

• No se utiliza un control de la documentación que entregan las Dependencias.

• No se tienen definidos el proceso y seguimiento para la preparación de las

Propuestas desde su ingreso a la empresa hasta su entrega a la Dependencia

correspondiente.

• No se dispone de un área destinada a la preparación de las Propuestas.

• No se cuenta con bases de datos suficientes y ordenadas.

• No se definen claramente las actividades de cada miembro del personal.

• No se prepara con antelación la documentación básica que se incluye en toda

Propuesta.

• No se lleva una agenda clara y visible en la que se registraran las fechas y horas

de los diversos eventos de las licitaciones.

• No se dispone de programas de cómputo para elaboración de precios unitarios

adecuados, o si se tienen, no se utiliza al 100 %.

Al encontrar lo antes señalado, resultó difícil de creer que situaciones tan aparentemente obvias

fueran la causa de los errores en las Propuestas, y se dice obvias porque por su naturaleza se cree

que toda empresa constructora debe tenerlas.

También se exteriorizó que tal situación está afectando a las empresas en los siguientes aspectos:

• ECONÓMICO.- Elevando sus costos indirectos por el mal manejo de los

recursos, lo cual propicia que oferten sus servicios a precios más altos, lo que las

deja en desventaja ante sus competidores y con menor oportunidad de obtener

contratos de obras o servicios; es decir, invierten recursos en preparación de

Propuestas sin tener una recuperación económica.

• SOCIAL.- Al no obtener trabajo por medio de la asignación de los fallos de las

licitaciones, las empresas se ven en la necesidad de reducir sus recursos humanos,

contribuyendo con ello a incrementar el nivel de desempleo. Así también, las

continuas descalificaciones en las licitaciones provocan un ambiente de desánimo,

tensión, desmotivación e incertidumbre entre los miembros de la empresa.

ARO. ADRIANA RAMIREZ GARCIA


ESQUEMA DE LA PROBLEMÁTICA.

EMPRESA CONTRATISTA DEL SECTOR PÚBLICO

FIG.l

ÁREA DE PREPARACIÓN DE

PROPUESTAS PARA LICITACIONES

PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS TÉCNICAS

Y ECONÓMICAS SIN MÉTODOS

SIN RECURSOS HUMANOS CAPACITADOS

SIN PROGRAMAS DE CÓMPUTO ACTUALIZADOS

SIN PROCESOS DEFINIDOS

SIN CONTROLES

POCA SUPERVISIÓN

SIN RECURSOS MATERIALES NECESARIOS

AUTOR: ARQ. ADRIANA RAMÍREZ GARCÍA

Fecha: febrero 2005



1.2. JUSTIFICACIÓN

Dado lo anterior y considerando que 49.88 %* de la inversión en la rama de la construcción en

los últimos cinco años fue del sector público, lo que representa una importantísima fuente de

trabajo para las empresas constructoras como se señalará más adelante en el Capítulo 3, en el que

se desglosan montos y tipos de inversión, resultó muy clara la necesidad de contar con una

herramienta que ofrezca lineamientos prácticos y permita a los administradores diseñar e

implementar dentro de sus empresas, las áreas adecuadas para la elaboración de Propuestas. El

presente trabajo pretende concretar que esa herramienta puede ser un Modelo Administrativo que

sugiera de manera propositiva los recursos, métodos y procesos mínimos con los que debe contar

toda pequeña y mediana empresa.

1.3. ALCANCES

Puntualizar que, el mejorar las condiciones, los métodos y procesos operacionales y

administrativos en la elaboración de Propuestas para licitaciones de obra pública, así como

eficientar la utilización de los recursos humanos y materiales, es decir, contar con un Modelo

Administrativo que regule las funciones del área, beneficiará a toda empresa contratista que

trabaja o quiere trabajar para el sector público, de la siguiente manera:

•f Profesionalmente.- Presentará trabajos de mayor calidad con un mínimo de error.

Por tal motivo serán más competitivos, darán mejor imagen de la empresa e

incrementarán su mercado.

S Económicamente.- Reducirá sus costos administrativos y de operación e

incrementará sus ingresos al tener mayor oportunidad de que se le asignen las

obras.

* Datos obtenidos en el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática por medio del BIE (Banco de Información

Económica) en febrero de 2005. www.inegi.gob.mx


http://www.inegi.gob.mx


S Administrativamente.- Podrá tener procesos internos más claros, ordenados y

eficientes.

•S Socialmente.- Se evitará jornadas de trabajo excesivas y angustiantes, lo que

generará un mejor ambiente de trabajo y una participación más propositiva y

motivante, tanto del personal operativo como directivo.

1.4. UTILIDAD DE LA TESIS

Señalar puntualmente la necesidad de proporcionar a los administradores de pequeñas y

medianas empresas constructoras que prestan o quieren prestar sus servicios al sector público, de

lincamientos prácticos que les permitan diseñar e implementar dentro de sus firmas, las áreas

adecuadas para la elaboración de Propuestas para las licitaciones con los recursos humanos,

materiales y equipo necesarios, acompañados por una metodología prediseñada y de procesos

adecuados, todo ello con la finalidad de reducir costos, así como aumentar la calidad de las

Propuestas y con ello hacerlas más competitivas.

1.5. OBJETIVOS

1.5.1. GENÉRICOS

Acotar las deficiencias de las PYME durante la preparación de las Propuestas para licitaciones

de obra pública, demostrando la utilidad de disponer de una herramienta que ayude al

administrador a implantar procesos, condiciones y métodos adecuados tendientes a disminuir los

errores y costos de elaboración, así como a crear un mejor ambiente de trabajo dentro de sus

organizaciones.

1.5.2. ESPECÍFICOS

• Observar el comportamiento del mercado de la industria de la construcción en el sector

público.



• Revisar las condiciones internas en las que se están desarrollando las PYME para hacer

frente al mercado de la obra pública.

• Investigar, estudiar y analizar las causas que provocan las deficiencias en la elaboración

de propuestas para las licitaciones de obra pública.

• Demostrar la utilidad de contar con un modelo que enriquezca las técnicas

administrativas utilizadas en la PYME, tendiente a reducir los costos de operación e

incrementar los niveles de calidad de las Propuestas que se presentan en las licitaciones.

1.6. CONCLUSIÓN

Han quedado esbozadas las condiciones generales que se están dando en la construcción

proveniente del sector público, particularmente en lo que concierne a licitaciones de obra y

servicios, cómo afectan a las empresas constructoras y cómo éstas las enfrentan, lo cual es la raíz

de la idea de realizar la presente investigación, toda vez que pretende acotar las deficiencias en la

preparación de Propuestas para licitaciones y proponer soluciones a ellas. En los capítulos

subsecuentes se ahondarán y analizarán dichas condiciones con base en el resultado del trabajo

de campo.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PYME

CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO

El marco teórico se divide en dos temas básicos para realizar la presente investigación. El

primero es el aspecto administrativo el cual comprende aquella información que nos guía para

obtener, analizar y sintetizar las características y datos de la problemática de que se trata, es

decir, nos da parámetros para observar el ambiente externo e interno en que se desenvuelven las

PYME, particularmente como contratistas del sector público. El segundo es la legislación y

reglamentación a que se debe circunscribir toda empresa que le trabaje o quiera trabajar a dicho

sector, y que por lo mismo no se puede soslayar en la presente tesis.

1.1. ADMINISTRACIÓN

Este tema está dividido en teoría administrativa y manuales, la primera nos ofrece técnicas para

llevar a cabo la investigación, y los segundos nos sugieren documentación a la que se debe

recurrir para conocer el desempeño actual de las PYME.

1.1.1. TEORÍA ADMINISTRATIVA

El proceso administrativo estará basado en la Teoría Situacional, toda vez que, de acuerdo con lo

planteado anteriormente, el quehacer de las licitaciones de obra pública y servicios está

condicionado por la situación económica del país, las condiciones del mercado, las leyes y

normatividad vigente, los cambios y movimientos en las administraciones públicas, así como por

los avances técnicos y tecnológicos que se estén dando, es decir, por las "características

ambientales", lo que no puede dejar de tomar en cuenta una empresa ya que tiene un impacto en

el resultado de su trabajo.

La Teoría Situacional contempla estas condiciones y plantea la vinculación que debe existir,

"una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas

apropiadas para alcanzar con eficacia los objetivos de la organización".



TEORÍAS DEL ENFOQUE DE LA CONTINGENCIA O TEORÍA SITUACIONAL*

(CHANDLER, BURNS Y STALKER, LORSCH, Y LAWRENCE, Y WOODWARD)

"Contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no".

"El enfoque de contingencias es aplicable a un sinfín de situaciones administrativas".

1.1.1.1. ORÍGENES

Con el fin de encontrar cuáles de los modelos de estructuras organizacionales eran los más

eficaces, en la década de los 70s y principios de los 80s, los investigadores Alfred Chandler en

Norteamérica y Tom Burns, G.M. Stalker y Joan Woodward en Inglaterra observaron y

consideraron lo siguiente:

> Las grandes organizaciones se habían mantenido y crecido gracias a que

adaptaron sus estructuras y estrategias para atender la demanda del ambiente.

> El tener una estructura flexible, optar por la descentralización del poder de

decisión a los niveles inferiores, conceptuar a la empresa como un todo por

parte de los individuos, tener una mayor interacción e interdependencia entre

los integrantes, y una amplia capacidad de procesamiento de la información y

amplitud de los alcances de supervisión, permite a las organizaciones enfrentar

los cambios ambientales.

> Cuanto más simples sean los problemas de integración, mayor será la

utilización de soluciones más simples

> A las empresas con administraciones flexibles aptas para absorber los

movimientos ambientales las llamaron "orgánicas".

> Que la tendencia de las sociedades en el futuro era hacia el dinamismo y que

sólo las empresas orgánicas podrían adaptarse.

* Idalberto Chiavenato, "Introducción a la Teoría General de la Administración", Teoría Situacional, pp.469-524.

19 ARO. ADRIANA RAMIREZ GARCIA

S^i?

rj i i c B I B L I O T E C A


> Que la flexibilidad e innovación serían el eje en que se desarrollarían las

organizaciones.

> La tecnología adoptada por una organización determina su estructura y

comportamiento.

Concluyeron que el entorno de las organizaciones es determinante para alcanzar los objetivos,

que la estructura de una organización y su funcionamiento dependían de su relación con el

ambiente externo y la tecnología adoptada, y formularon así la Teoría Contingencial o

Situacional.

1.1.1.2. PRINCIPIOS Y PLANTEAMIENTOS

La Teoría Contingencial señala que no existe una estructura única de organización, sino que ésta

depende de las dimensiones de la empresa, de la tecnología y del ambiente que la rodea; ello

permite la búsqueda de estructuras flexibles, capaces de incorporar rápidamente los cambios que

se dan en estadios turbulentos como los que se presentaron a partir de los años sesenta.

-*> Planteamientos:

- No hay un modo óptimo de organizar.

- No se pueden establecer generalizaciones.

La práctica de la administración es circunstancial.

- Los aspectos universales y normativos deben sustituirse por el criterio de ajuste

Las características de una organización no dependen de ésta, sino de las circunstancias

y de la tecnología que emplea.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PYME

Principales factores que afectan a las organizaciones.

'"'r íífc«i'

KJJÍOLOPIA

AUTOR ARQ ADRIANA RAMIREZ GARCÍA

Fecha febrero 2005 FIG. 2

ARO ADRIANA RAMIREZ GARCIA

MODELO ADMIN1CT8ATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DEOBRAPUBUCAENLAPVME

x Clasificación de los factores que afectan a las organizaciones.

VAKIABLES INDEPENDffiNTE

TÉCNICAS ABMÑÍSMiS l l l i P

VARIABLES DEPENDIENTES

AUTOR ARQ ADRIANA RAMIREZ GARCIA

Fecha febrero 2005 FIG. 3

La relación que existe entre esos factores es de dependencia funcional, mediante la cual las

organizaciones pueden alcanzar sus objetivos, es decir, actúa como una herramienta previsora y

proactiva para dirigir los resultados de manera conveniente, del tipo de "SÍ... ENTONCES ...".


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PYME

Para entender estas variables hablaremos de sus componentes:

VARIABLE INDEPENDIENTE

AMBIENTE.- Es el contexto dentro del cual toda organización se desarrolla. Se clasifica

en:

Ambiente general.- es el entorno común a todas las organizaciones, y repercute en

todas ellas directa o indirectamente mediante una serie de

condiciones.

> Legales

> Políticas

> Económicas

> Demográficas

> Ecológicas

> Culturales

Ambiente de tarea.- Es el entorno inmediato y particular de cada organización,

elegido y creado por la misma. Está constituido por

elementos que a continuación se mencionan.

> Proveedores de entradas

> Clientes o usuarios

> Competidores

> Entidades reguladoras


23 S^v


La tipología del ambiente:

1. Según su estructura.

Ambiente homogéneo.- Cuando los proveedores, clientes y competidores

son semejantes.

Ambiente heterogéneo.-Cuando se presenta mucha diferencia entre los

proveedores, clientes y competidores.

2.- Según su dinámica.

Estable.- Cuando se presentan pocos cambios, lentos y previsibles, o

ningún cambio.

Inestable.-Es un ambiente dinámico donde acontecen muchos cambios,

rápidos y repentinos, que provocan incertidumbre

en las organizaciones.

El tipo de ambiente va a determinar la estructura a implantar en una organización; un ambiente

heterogéneo e inestable demandará una estructura orgánica flexible a los cambios e innovadora.

TECNOLOGÍA.- Son las herramientas o conocimientos técnicos usados por una empresa

para desarrollar sus productos o servicios, y constituye parte del capital de toda organización. Se

clasifican en:

Tecnología flexible.- Es la capacidad de las herramientas y conocimipntos tecnológicos

para ser usados en diversos productos o servicios.

Tecnología fija.- Es aquella que sólo puede ser utilizada para un tipo específico de

producto o servicio.

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA


La influencia de la tecnología esta asociada al tipo de producto o servicio, que puede clasificarse

estos en:

Producto concreto.- Es aquel que está totalmente definido; se puede identificar, medir y

evaluarse.

Producto abstracto.- Es aquel que no se puede precisar ni definir totalmente.

La tipología de la tecnología y la de los productos se pueden combinar binariamente para definir

el funcionamiento de las organizaciones.

Otro aspecto que hay que considerar de la tecnología es la operación en cada empresa, la cual se

clasifica de la siguiente forma:

Operación de tecnología intensa.- Es aquella en que la utilización de la tecnología en una

empresa es mayoritaria, está sobre la utilización de la mano de obra.

Operación de tecnología intermedia.- Es aquella en que la utilización de la tecnología es

igual a la utilización de la mano de obra.

Operación de fuerza laboral intensa.- Se da cuando la mano de obra se utiliza en mayor

grado que los recursos tecnológicos.

Bajo los términos anteriores, se puede concluir que la tecnología determina la estructura y

comportamiento de las organizaciones e influye directamente en su eficiencia y eficacia.

VARIABLE DEPENDIENTE

ESTRUCTURA Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. Son las formas,

características y manejo que cada empresa adopta internamente, los cuales son considerados

variables dependientes, toda vez que el "ambiente y la tecnología", variables independientes, les



imponen diversos desafíos. Para enfrentarlos dividen sus estructuras en tres niveles

organizacionales, a saber:

Nivel institucional o estratégico.-Es el nivel en que se toman las decisiones, se establecen

objetivos, políticas y estrategias a seguir. Es el nivel más alto

de toda organización.

Nivel intermedio.- Es el que media entre los niveles institucionales y operativo. Es el que

convierte en acciones los programas.

Nivel operativo.- Es el que ejecuta los programas a través de tareas y operaciones

cotidianas. Representa el nivel inferior de la organización.

La influencia del ambiente penetra en toda organización por el nivel superior, por lo que se

puede decir que el nivel institucional es el más susceptible a las restricciones y exigencias

extemas. La eficacia de dicho nivel descansa en su capacidad de ajustarse e incluso anticiparse a

las contingencias del ambiente.

Se puede concluir que la estructura y comportamiento organizacionales son contingentes, toda

vez que dependen de las restricciones inherentes a la tecnología y al ambiente de tarea. Dado que

éstos difieren en cada organización, no existe una única manera de estructural las

organizaciones, sino que dependerá de buscar la relación "óptima" entre el ambiente externo y la

estructura empleada.

1.1.2. MANUALES

Si consideramos que los manuales son un instrumento administrativo que contiene en forma

ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y

procedimientos de una empresa, y partiendo de la base teórica administrativa planteada en el

capitulo anterior, de que es necesario conocer la estructura y comportamiento administrativos

dentro de las PYME, resulta imprescindible revisar en la presente investigación si las empresas

que participan en las licitaciones de obra pública están operando bajo las directrices de los

manuales, y si éstos responden a los requerimientos que se presentan.

ARO. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA


Sabemos que existen diversos tipos de manuales, pero se considera que para la optimización de

los recursos así como para agilizar la realización de Propuestas para las licitación, son básicos

los de Organización y de Procedimientos. Por tal motivo nos abocaremos particularmente a ellos,

esperando ir acotando el ambiente interno en que se desarrollan las PYME. Podemos definir

dichos manuales de la siguiente forma:

> DE ORGANIZACIÓN. Documento que contiene información detallada

referente al directorio administrativo, antecedentes, atribuciones, estructuras y

funciones de las áreas que integran la empresa; señala los niveles jerárquicos,

grados de autoridad y responsabilidades, canales de comunicación y

coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica

la estructura de la firma.

> DE PROCEDIMIENTOS. Instrumento administrativo en el que se consignan

metódicamente las actividades y procesos que deben seguirse para que se

cumplan eficientemente las funciones encomendadas, así como las

instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del

trabajo, teniendo como marco de referencia los objetivos de la empresa.

1.2. LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

Si la presente investigación se enfoca a la obra pública, es necesario citar algunas disposiciones

de la legislación que la regula para vislumbrar el área que se estudia y comprender slu

importancia de incluir, en el Modelo Administrativo que se propone, lo que corresponda a la

preparación de Propuestas para licitaciones. Más adelante, en el punto 4.2, se expondrá lo que

provoca el desconocimiento y quebranto de tales disposiciones.

LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

ART. Io. La presente Ley es de orden público y tiene por objeto regular las acciones relativas a la

planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto ejecución y control de las obras

públicas, así como de los servicios relacionados con las mismas, que realicen:

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA *


I.- Las unidades administrativas de la Presidencia de la República;

II.- Las Secretarías de Estado, Departamentos administrativos y la Consejería Jurídica del

Ejecutivo Federal;

III.- La Procuraduría General de la República;

IV.- Los organismos descentralizados;

V.- Las empresas de participación estatal mayoritaria y los fideicomisos en los que el

fideicomitente sea el Gobierno Federal o una entidad paraestatal, y...

ART. 2o. Para los efectos de la presente Ley, se entenderá por:...

III.- Dependencias: las señaladas en las fracciones I a III del artículo 1;

IV.- Entidades: las mencionadas en las fracciones IV y V del artículo 1;

VI.- Contratista: la persona que celebre contratos de obras públicas o de servicios

relacionados con las mismas, y

VIL- Licitante: la persona que participe en cualquier procedimiento de licitación pública,

o bien de invitación a cuando menos tres personas.

ART. 3°. - Para los efectos de esta Ley, se consideran obras públicas los trabajos que tengan por objeto

construir, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar, mantener, modificar y

demoler bienes inmuebles...

ART. 27. - Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar obras públicas y

servicios relacionados con las mismas, mediante los procedimientos de contratación que a

continuación se señalan:

I.- Licitación Pública;

II.- Invitación a cuando menos tres personas, o

III.- Adjudicación Directa.

En los procedimientos de contratación deberán establecerse, lo que se refiere a tiempo y lugar de entrega,

plazos de ejecución, normalización aplicable, forma y tiempo de pago, penas convencionales,

anticipos y garantías...

ART. 28. - Los contratos de obras públicas y los de servicios relacionados con las mismas se adjudicarán,

por regla general, a través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública,...

ART. 32. - Las convocatorias se publicarán en el Diario Oficial de la Federación.

ART. 33. - Las bases que emitan las dependencias y entidades para las licitaciones públicas se pondrán a

disposición de los interesados,...

ART. 38. - Las dependencias y entidades para hacer la evaluación de las proposiciones, deberán verificar

que las mismas cumplan con los requisitos solicitados en las bases de licitación, ... el contrato se

adjudicará de entre los licitantes, a aquel cuya propuesta resulte solvente porque reúne, conforme a

los criterios de adjudicación establecidos en las bases de licitación, las condiciones legales,

técnicas y económicas requeridas por la convocante, ... Si resultare que dos o más proposiciones



son solventes porque satisfacen la totalidad de los requerimientos... el contrato se adjudicará a

quien presente la proposición cuyo precio sea el más bajo.

REGLAMENTO DE LA LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS

MISMAS

ART. Io. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones que propicien el oportuno y

estricto cumplimiento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

ART. 19. - Las dependencias y entidades al elaborar sus bases de licitación de obra y servicios, deberán

considerar lo siguiente:

I.- ...deberán contener los elementos necesarios para que la presentación de propuestas,

por parte de los licitantes, sea completa, uniforme y ordenada,...

ART. 23. - Los licitantes prepararán sus propuestas conforme a lo establecido en las bases, así como en las

aclaraciones y modificaciones que, en su caso, afecten a aquéllas...

ART. 36. - ... las dependencias o entidades deberán emitir un dictamen donde se expongan las razones de

las condiciones legales requeridas y las razones técnicas por las que se aceptan o se desechan las

propuestas presentadas por los licitantes.

ART. 40. - Se consideran causas para el desechamiento de las propuestas las siguientes:

I.- La presentación incompleta o la omisión de cualquier documento requerido en las

bases;

11.- El incumplimiento de las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por

la convocante;

III.- La consignación de datos sobre costos, precios o montos en alguno de los

documentos de la propuesta técnica; ...

V.- Las demás ... consideradas expresamente en las bases de licitación ... y que sean

estrictamente necesarias...

Dado lo anterior es evidente que para cualquier empresa, el ofrecer sus servicios al sector

público representa invariablemente conocer la legislación vigente; de otro modo se estaría

destinado al fracaso, lo que implicaría la pérdida de su inversión. De igual manera, el soslayar lo

dispuesto en la normatividad, bases, políticas administrativas y lineamientos, así como en las

normas y especificaciones técnicas, le impediría llevar a cabo la preparación de las Propuestas,

toda vez que en ellas se encuentran los lineamientos y bases a seguir para su realización.

Otro documento al que se debe poner atención es el Contrato de Obra, puesto que señala las

condiciones administrativas y financieras que regirán en el proceso de la obra. Dicho documento



es usualmente entregado en copia, anexo a las bases, y debe ser considerado para la elaboración

de la propuesta. El contrato varía de acuerdo con la tipología que dispone la legislación (Art. 45

de la L.O.P. y S.R.C.M.).

En ese orden de ideas y como síntesis, a continuación se enlistan las leyes, reglamentos, normas

y documentos que deben ser observados por las empresas al formular sus Propuestas para las

licitaciones de obra pública, Federal y en el Distrito Federal, y que por ende se deberán tratar en

lo necesario, dentro del Modelo Administrativo que se propone.

1.2.1. LEYES Y REGLAMENTOS

> Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

> Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las

Mismas.

> Ley de Desarrollo Urbano.

> Ley de Obras Públicas del Distrito Federal.

> Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Distrito Federal.

1.2.2. BASES, POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS Y LINEAMIENTOS

>• Bases y Normas Generales para la Contratación y Ejecución de O.P.

> Bases para Licitación Pública (federal).

> Bases para Concurso a cuando menos tres participantes (federal).

> Bases para Licitación Pública (Gobierno del Distrito Federal).

> Bases para Concurso a cuando menos tres participantes (Gobierno del Distrito

federal).

> Gaceta Oficial del Distrito Federal.

1.2.3. NORMAS Y ESPECIFICACIONES

> Normas de Construcción del Gobierno del Distrito Federal.

ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA "*


> Especificaciones Particulares de cada Proyecto.

1.2.4. CONTRATOS DE OBRA

> Sobre la base de precios unitarios, en cuyo caso el importe de la remuneración

o pago total que deba cubrirse al contratista se hará por unidad de concepto de

trabajo terminado.

> A precio alzado, en cuyo caso el importe de la remuneración o pago total fijo

que deba cubrirse al contratista será por los trabajos- totalmente terminados y

ejecutados en el plazo establecido.

> Mixtos, cuando contengan una parte de los trabajos sobre la base de precios

unitarios y otra a precio alzado.

1.6. CONCLUSIÓN DEL CAPÍTULO

Han quedado expuestas las bases administrativas en que se regirá la presente investigación,

direccionando a buscar y obtener el ambiente interno y externo en que se mueven las PYME para

ofertar sus servicios al sector público. Asimismo se expuso la base legal y normativa de dicho

sector, mostrando puntualmente, mediante algunos artículos, la rigurosidad de ser observada

cabalmente por las empresas.



CAPÍTULO 2.- MÉTODO

Siguiendo la línea señalada en el marco teórico, de revisar los ambientes tanto interno como

externo en que se desplazan las PYME para la obtención de contratos del sector público, en este

capítulo se realizará la exploración dirigiéndonos a los actores que participan en dicho medio,

específicamente en el área de licitaciones, tanto en Dependencias y Entidades como en empresas

Particulares, para obtener la información y documentación requerida. En ese tenor de ideas el

presente estudio presenta las siguientes características:

2.1. TIPOS DE ESTUDIO

El tipo de investigación que se empleará para validar la hipótesis planteada será descriptiva,

tanto documental y de campo, ya que determina, identifica y mide las variables incidentes,

permitiendo observarlas directamente en las áreas de ocurrencia, así como hacer uso de la

documentación y estadísticas que se tiene sobre el tema.

2.1.1. DOCUMENTAL

Ésta se dirigirá a aquella información que permita recabar datos sobre el comportamiento de la

industria de la construcción, en especial en la rama de obra pública, como inversiones, tipos de

obra, empresas que confluyen en ella, mano de obra empleada, etc., así como de las licitaciones

de obra. Dicha información que será sintetizada y analizada en los capítulos 3 y 4 del presente

documento, se obtendrá de las siguientes fuentes:

Del sector público:

> Dependencias federales.

> Dependencias del Gobierno del Distrito Federal.

> Órganos y Entidades descentralizados.



Del sector privado:

> Empresas contratistas que le trabajan al sector público.

y Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción.

> Sociedad Mexicana de Ingenieros Administradores, A.C.

2.1.2. DECAMPO

Se llevará a cabo mediante el acercamiento a empresas que le trabajan al sector público, para

obtener información de las personas encargadas de realizar las propuestas para las licitaciones de

obras. Esto con el fin de que proporcionen datos reales sobre los métodos, programas y recursos

con los que cuentan para realizar su labor, es decir, medir las variables incidentes de la hipótesis

que a continuación. Dicha exploración se desarrollará en el punto 2.5. del presente capítulo.

2.2. HIPÓTESIS

La investigación está encauzada a demostrar la siguiente hipótesis.

"EL MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE

PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA EN LA PYME,

PERMITIRÁ A LAS EMPRESAS PRESENTARLAS A UN MENOR COSTO DE

ELABORACIÓN Y CON UN MARGEN DE ERROR MÍNIMO"

33 ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA

S^i?


2.3.- MODELO OPERACIONAL DE LAS VARIABLES DE LA HIPÓTESIS

D I A G R A M A

MODELO

ADMINISTRATIVO PARA

EL AREA DE

ELABORACIÓN DE

PROPUESTAS PARA

LICITACIONES DE OBRA

PÚBLICA EN LA PYME

X

> Reducción de costos

en la preparación de

las propuestas para

obra pública

Y l

Y2

> Propuestas para la

participación en las

licitaciones de obra

pública con un

margen de error

mínimo

Variable independiente Variables dependientes

AUTOR: ARO. ADRIANA RAMIREZ GARCIA

Fecha: febrero 2005. FIG. 4


MODELO ADMINISTRATIVO PAHA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

Por lo que se concluye que si se sigue un Modelo Administrativo para la creación o adecuación

de un área de elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública ( X ) probablemente

toda PYME ( Y ) podrá presentar propuestas mejor elaboradas, con un mínimo margen de error,

mejor analizadas y por ende más competitivas y con una inversión económica menor.

2.4.- DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES

Variable independiente (X). El Modelo Administrativo para el área de elaboración

de propuestas para licitaciones de obra pública.

Conjunto de lineamientos, sistemas, procedimientos y métodos circunscritos en un marco

teórico, para la determinación y optimización de los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos mínimos, con los que debe contar una PYME en cuyas actividades incluya la

participación en las licitaciones de obra pública.

Variable dependiente ( Y 1). Reducción de costos en la preparación de las propuestas

para las licitaciones de obra pública.

Es determinar con qué recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros se debe contar

para llevar a cabo en un espacio, tiempo y ambiente adecuados la elaboración de las propuestas

que se presentan en las diversas licitaciones de obra pública. Optimizando dichos recursos, con

lo que se conseguiría la reducción de los costos que normalmente se invierten para tal fin.

Variable dependiente (Y 2 ). Propuestas para la participación en las licitaciones de obra

pública con un margen de error mínimo.

Son los documentos técnicos, administrativos, financieros y legales que se presentan en una

licitación de obra pública, los cuales, al ser debidamente estructurados y revisados, contienen un

margen mínimo de error.



2.5. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Considerando lo siguiente:

> El mercado de la obra públicas lo conforman diversas Dependencias de los

Gobiernos Federal y Estatales junto con los Organismos Públicos

Descentralizados, cada uno de los cuales implanta políticas propias para los

requerimientos que debe cubrir toda empresa que desee participar en las

licitaciones de obra y servicios.

y Las condiciones del mercado, que constantemente están cambiando.

> Los avances técnicos y tecnológicos.

> Las modificaciones a la leyes y normatividad vigente.

y Los cambios de administración.

Es importante revisar con qué herramientas y recursos las empresas que ocurren a ese mercado

están enfrentando los continuos movimientos. Dado que es posible y necesario realizar dicha

investigación, se propone que ésta sea de tipo exploratoria. Para ello se llevará a cabo un

muestreo cuyos resultados, que se tabularán y graficarán, los cuales serán base para validar la

hipótesis planteada.

2.5.1. MUESTREO

Éste se realizará entre las empresas licitantes de la obra pública ubicadas en la Ciudad de

México, entre el personal que presente las siguientes características:

• Personas que directa o indirectamente realicen funciones de elaboración,

coordinación, supervisión y dirección de propuestas para licitaciones, ya sea en

labores directivas, administrativas, técnicas o de servicios.



Quedando como unidades de muestreo las siguientes:

• Administrador o Gerente Gral. de la empresa

• Coordinador o Gerente del área de licitaciones

• Analista de precios unitarios

• Personal de apoyo

2.5.2. TIPO DE MUESTREO

Ya que todos los elementos muéstrales tienen la misma probabilidad de ser elegidos y se conoce

el error estándar en que se incurre en la medición, se utilizará el procedimiento de muestreo

probabilístico estratificado, considerando una confiabilidad de 90% y un margen de error

estándar de 10%.

2.5.3. UNIVERSO MUESTRAL

Para efectos de esta investigación se están seleccionados 30 empresas contratistas ubicadas en la

Ciudad de México que le trabajan al sector público. En cada una de ellas se cuenta con personal

con las características mencionadas en el punto 3.5.1.

MUESTRA DE EMPRESAS CONTRATISTAS DEL SECTOR PÚBLICO

No. EMPRESAS

4.00 5.00 2.00 6.00 3.00 5.00 3.00 2.00

TOTAL 30.00

ADMINISTRADOR

1.00 1.00 2.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 9.00

COORDINADOR

1.00 -

1.00 --

2.00 1.00 1.00 6.00

ANALISTA DE P.U.

4.00 3.00 5.00 3.00 2.00 6.00 4.00 1.00

28.00

PERSONAL DE APOYO

2.00 1.00 2.00 1.00 -

2.00 1.00 1.00

10.00

TOTAL

8.00 5.00

10.00 5.00 3.00

11.00 7.00 4.00

53.00

ARO AHRIANA RAMTRF7 OARCIA

MODELO ADMINISTRATIVO PAHA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

2.5.4. TAMAÑO DE LA MUESTRA

Para calcular el tamaño de la muestra, se optó por seguir el siguiente procedimiento mediante la

definición de las siguientes variables:

n = Tamaño de la muestra = ¿ N = Población = 53

Zl = Confiabilidad = 90% Z = Estadístico de prueba = 1.65

e = Error estándar = 0.1 p = 0.5 q = 0.5

fh = Coeficiente de estrato = N/n

Y la utilización de la siguiente fórmula:

Z N p q

n =

e (N-l) + Z p q

sustituyendo valores se tiene:

(1.65)2 (53) (0.5) (0.5)

n =

(0.1)2 ( 53 -1 ) + (1.65)2 (0.5) (0.5)

n = 30



Para calcular el coeficiente de estrato, se aplicó la siguiente fórmula:

n 30

fh = = = 0.56

N 53

fh = 0.56

Una vez que conocemos el tamaño de la muestra, se procede a seleccionar a qué personal se le

aplicará la encuesta para conocer sus opiniones, experiencias e inquietudes sobre un Modelo

Administrativo del área de elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública.

Estratificación del tamaño de la muestra.

MUESTRA DE EMPRESAS CONTRATISTAS DEL SECTOR PÚBLICO

ESTRATO

1 2 3 4 5 6 7 8

TOTALES

No. DE EMPRESAS

4.00 5.00 2.00 6.00 3.00 5.00 3.00 2.00

30.00

POBLACIÓN

8.00 5.00

10.00 5.00 3.00

11.00 7.00 4.00

53.00

COEF. ESTRATO

0.56 0.56 0.56 0.56 0.56 0.56 0.56 0.56

T. DE LA MUESTRA

4.00 3.00 6.00 3.00 2.00 6.00 4.00 2.00

30.00

Para lo anterior, se puede optar por cualquiera de los tres procedimientos siguientes: la tómbola,

números aleatorios o número de intervalos.

39 ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA

Vis? J?


En este estudio utilizaremos el de número de intervalos, el cual se obtendrán con la aplicación de

la siguiente fórmula.

K = N /n K = 53/30 K=1.77

Donde K = Coeficiente de intervalos, N = Población y n = tamaño de la muestra.

Por lo tanto, por aproximación K será igual a 2.



2.5.5. CUESTIONARIO PARA ENCUESTA

La siguiente encuesta tiene la finalidad de realizar un muestreo que aporte elementos para

integrar en la PYME, un Modelo Administrativo para el área de elaboración de Propuestas para

licitaciones de obra pública, en la PYME.

Empresa:_

Nombre: _

Puesto:

1.- ¿Cuánto tiempo tiene usted realizando labores para la preparación de propuestas para

licitaciones de obra pública?

Menos de 5 años Entre 5 y 15 Más de 15 años

2.-... Cuándo asumió el puesto que ocupa actualmente, ¿le indicaron por escrito cuáles serían sus

funciones?

Sí No No estoy seguro

3.- ¿Conoce usted ahora claramente sus funciones y las responsabilidades asignadas a su puesto?


4.- ¿Para desarrollar sus labores cuenta con algún manual que le indique responsabilidades,

procesos y etapas a seguir?


5.- ¿Para desarrollar sus labores cuenta con un área adecuada y específica para el tipo de trabajo?


6.- ¿Para desarrollar la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública cuenta con un

compendio o compilación de las leyes, reglamentos, normas y disposiciones que se deben

observar?


7.- ¿Para llevar a cabo la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública se cuenta en

su empresa con controles técnicos y administrativos?



MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITAaONES DE OBRA PUBLICA EN LA PYME

8.- ¿Para desarrollar su trabajo cuenta con el equipo de oficina y de cómputo necesario?


9.- ¿Para desarrollar su trabajo cuenta con los programas de cómputo necesarios y actualizados?


10.- ¿Considera que el personal que participa en su empresa en la elaboración de propuestas para

licitaciones es suficiente?


11.- ¿Considera que el personal que participa en su empresa en la elaboración de propuestas para

licitaciones, está debidamente capacitado?


12.- ¿Considera que existe en su empresa una correcta supervisión durante el proceso de

elaboración de las propuestas para las licitaciones?


13.- ¿Considera que existe en su empresa una adecuada y oportuna revisión del trabajo final?


14- ... Para poder cumplir con la carga de trabajo en la elaboración de las propuestas para

licitaciones, ¿ha sido necesario trabajar fuera del horario habitual?


15.- ¿En el desempeño de sus funciones tiene usted que tomar decisiones?


16.- ¿De 10 propuestas presentadas cuántas veces ha sido descalificada su empresa por errores u

omisiones?

1 Entre 2 y 4 Más de 4

17.- ¿Considera usted que existe en su empresa un diseño administrativo, es decir, un Modelo del

área encargada de la elaboración de propuestas para licitaciones, que señala lineamientos

técnicos y administrativos para el establecimiento, ejecución e inspección de los procesos de

trabajo y para la jerarquización, definición y utilización de los recursos?




18.- ¿Considera usted que la principal causa de que se presenten tantos errores u omisiones en

las propuestas, se deben a que no existe un Modelo Administrativo para el área de preparación

de las mismas?


19.- ¿Considera que la falta de un Modelo Administrativo adecuado en el área de elaboración de

propuestas para licitaciones ha representado un incremento en los gastos administrativos?


20.- ¿Considera usted que de mejorar en su empresa las condiciones, los métodos, procesos y

utilización de los recursos en la elaboración de propuestas para licitaciones, bajo los

lineamientos de un Modelo Administrativo para el área, se reducirían considerablemente el

margen de error y los costos administrativos?

Si No No estoy seguro

21.- ¿De existir un Modelo Administrativo para las áreas encargadas de la elaboración de

propuestas para licitaciones de obra pública, cómo le gustaría que fuera?



2.5.6. TABULACIÓN DE RESULTADOS

| RESULTADOS DE LA ENCUESTA

No.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

PREGUNTA

¿Cuanto tiempo tiene usted realizando labores para la preparación de propuestas para licitaciones de obra pública?

... Cuándo asumid el puesto que ocupa actualmente, ¿le indicaron por escrito cuáles serian sus fundones?

¿Conoce usted ahora claramente sus funciones y las responsabilidades asignadas a su puesto?

¿Para desatrollar sus labores cuenta con algún manual que le indique responsabilidades, procesos y etapas a seguir?

¿Para desarrollar sus labores cuenta con un área adecuada y especifica para ei tipo de trabajo?

¿Para desarrollar la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública cuenta con un compendio o compilación de las leyes, reglamentos, normas y disposiciones que se deben observar?

¿Para llevar a cabo la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública se cuenta en su empresa con controles técnicos y administrativos?

¿Para desarrollar su trabajo cuenta con el equipo de oficina y de cómputo necesario?

¿Para desarrollar su trabajo cuenta con los programas de cómputo necesarios y actualizados?

¿Considera que el personal que participa en su empresa en la elaboración de propuestas para licitaciones es suficiente?

¿Considera que el personal que participa en su enpresa en la elaboración ck propuestas para licitaciones, está debidamente capacitado?

¿Considera que existe en su empresa una conecta supervisión durante ei proceso de elaboración de las propuestas para las licitaciones?

R E S P U E S T A S OPCIONES

Menos de 5 años

Entre5yl5aflos

Mas de 15 años

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Si-

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

Sí

No

No estoy seguro

NÚMERO

18

9

3 24

6

0

15

9

6

0 24

6

15

9

6 15

9

6

15 12

3

24

3

3

18

9

3

3

24

3

18

9

3

12 12

6

% 60%

30%

10%

80%

20%

0%

50% 30%

20% 0%

80%

20%

50%

30%

20% 50%

30%

20%

50%

40% 10%

80%

10%

10%

60%

30%

10%

10%

80%

10%

60%

30%

10%

40% 40%

20%

TOTAL

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30



No.

13

14

15

16

17

18

19

20

P R E G U N T A

¿Considera que existe en su empresa una adecuada y oportuna revisión de trabajo final'

Para poder cumplir con la carga de trabajo en la elaboración de las propuestas para licitaciones, ¿ha sido necesario trabajar fuera del horano habitual7

¿En el desempeño de sus funciones tiene usted que tomar decisiones17

¿De 10 propuestas presentadas cuantas veces ha sido descalificada su empresa por errores u omisiones7

¿Considera usted que existe en su empresa un diseño administrativo, es decir, un Modelo del area encargada de la elaboración de propuestas para licitaciones, que señala Imeamientos técnicos y administrativos para el establecimiento, ejecución e inspección de los procesos de trabajo y para la jerarquizacion, definición y utilización de los recursos9

¿Considera usted que la principal causa de que se presenten tantos errores u omisiones en las propuestas se deben a que no existe un Modelo Administrativo para el área de preparación de las mismas7

¿Considera que la falta de un Modelo Administrativo adecuado en el area de elaboración de propuestas para licitaciones ha representado un incremento en los gastos administrativos7

¿Considera usted que de mejorar en su empresa las condiciones, los métodos,

licitaciones, bajo los lineanuentos de un Modelo Administrativo para el area, se reducirían considerablemente el margen de error y los costos administrativos7

R E S P U E S T A S

OPCIONES

Si

No

No estoy seguro

Si

No

No estoy seguro

Si

No

No estoy seguro

1

Entre 2 y 4

Más de 4

Si

No

No estoy seguro

Si

No

No estoy seguro

Si

No

No estoy seguro

Si

No

No estoy seguro

NUMERO

12

18

0

30

0

0

12

15

3

3

15

12

6

21

3

21

6

3

21

3

6

24

3

3

% 40%

60%

0%

100%

0%

0%

40%

50%

10%

10%

50%

40%

20%

70%

10%

70%

20%

10%

70%

10%

20%

80%

10%

10%

T O T A L

30

30

30

30

30

30

30

30

En las presente tabla se resumen las tendencias de las respuestas expresadas por las personas que participaron en la encuesta En las siguientes páginas, se muestran en forma gráfica los resultados de la encuesta

ARQ ADRIANA RAMIREZ GARCIA


2.5.7. GRÁFICAS DE RESULTADOS

RESULTADOS DE LA ENCUESTA APUCADA A PERSONAS

QUE REAUZAN LABORES DE PREPARACIÓN DE PROPUESTAS

PARA UCITCIONES DE OBRA PÚBUCA

Pregunta No. 1 ¿Cuánto tiempo tiene realizando labores para la preparación de propuestas para licitaciones de obra pública?

10%

30% 60%

D Menos de 5 años

• Entre 5 y 15 años I

D Más de 1 Senos l

Se encontró que la mayoría de los encuestados tienen menos de 5 años laborando en sus empresas.

Pregunta No. 2 ... Cuándo asumió el puesto que ocupa actualmente, ¿le indicaron por escrito cuáles serían sus funciones?

• S i

• No

D No estoy seguro

80%

aL mayor porcentaje de los encuestados no leS indicaron sus funciones cuando asumieron el puesto



Pregunta No. 3 ¿Conoce usted ahora claramente sus funciones y las responsabilidades asignadas a su puesto?

20%

30%

50%

I I Si • No D No estoy seguro

La mitad de los encuestados si conoce claramente sus funciones y responsabilidades.

Pregunta No. 4 ¿Para desarrollar sus labores cuenta con algún manual que le indique responsabilidades, procesos y etapas a seguir?

•s¡ • No DNo estoy seguro

80%

El mayor número de los encuestados no cuentan con un manual que les ayude a desarrollar sus actividades.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LIOTACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PYME

Pregunta No 5 ¿Para desarrollar sus labores cuenta con un área adecuada y específica para el tipo de trabajo?

20%

30%

50%

msi • No • No estoy seguro

La mitad de los encuestados manifestaron tener un área adecuada para trabajar

Pregunta No. 6 ¿Para desarrollar la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública cuenta con un compendio o compilación de las

leyes, reglamentos, normas y disposiciones que se deben observar?

20%

30%

50%

• Si • No D No estoy segura

La mitad de las personas encuestadas dicen contar con un compendio de leyes y reglamentos



Pregunta No. 7 ¿Para llevar a cabo la elaboración de propuestas para licitaciones de obra pública se cuenta en su empresa con controles técnicos y

administrativos?

10%

De las personas encuestada el cincuenta por ciento dicen llevar controles técnicos y administrativos para la elaboración de prouestas para licitaciones.

Pregunta No. 8 ¿Para desarrollar su trabajo cuenta con el equipo de oficina y de cómputo necesario?

Se encontró que la mayoría de los encuestados cuentan con el equipo necesario para llevar a cabo sus labores.

Pregunta No. 9 ¿Para desarrollar su trabajo cuenta con los programas de cómputo necesarios y actualizados?

Un poco más de la mitad de los encuestados manifestaron contar en sus empresas con los programas de cómputo necesarios y actualizados.


MODELO ADMINISTRATIVi «PARA EL b

C* I I C i O T £ C A

AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

Pregunta No. 10 ¿Considera que el personal que participa en su empresa en la elaboración de propuestas para licitaciones es suficiente?

10%

• Si

• N o O No estoy seguro

Se encontró que la mayoría de los encuestados consideran que es insuficiente el personal en su empresa dedicado a la elaboración de prouestas para licitaciones.

Pregunta No. 11 ¿Considera que el personal que participa en su empresa en la elaboración de licitaciones está debidamente capacitado?

30%

• Si

• No • No estoy seguro

Un poco más de la mitad de las personas manifestaron que al pernal que trabaja en su empresa en la elaboración de propuestas para licitaciones, le falta capacitación.



Pregunta No. 12 ¿Considera que existe en su empresa una correcta supervisión durante el proceso de elaboración de las propuestas para las

licitaciones?

20% 40% •S i

• No D No estoy seguro

Entre los encuestados hay igual número de personas que opinan que falta supervisión en la elaboración de propuestas para licitaciones que aquellas que consideran correcta la supervisión

Pregunta No. 13 ¿Considera que existe en su empresa una adecuada y oportuna revisión del trabajo final?

40% • SI • No • No estoy seguro

El mayor número de encuestados manifiestan que no existe en su empresa una adecuada supervisión al trabajo final.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUSUCA EN LA PVME

Pregunta No. 14 ... Para poder cumplir con la carga de trabajo en la elaboración de las propuestas para licitaciones, ¿ha sido necesario trabajar fuera

del horario habitual?

100%

• Si

• No • No estoy seguro

Todos los encuestados expresaron que para poder cumplir con la elaboración de propuestas para licitaciones han tenido que trabajar en horarios extraordinarios

Pregunta No. 15 ¿En el desempeño de sus funciones tiene usted que tomar decisiones?

50%

• Si

• No

• N o estoy seguro

La mitada de las personas encuestadas señalan que deben tomar decisiones en el desarrollo de su trabajo.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PVME

Pregunta No. 16 ¿De 10 propuestas presentadas cuántas veces ha sido descalificada su empresa por errores u omisiones?

10%

50%

D I • Entre2y4 D Más de 4 J

La mitad de las empresas encuestadas tienen de 2 a 4 descalificaciones por cada 10 iidtacioanes en las que participan.

Pregunta No. 17 ¿Considera usted que existe en su empresa un diseño administrativo, es decir, un Modelo del área encargada de la

elaboración de propuestas para licitaciones, que señala lineamientos técnicos y administrativos para el establecimiento,

ejecución e inspección de los procesos de trabajo y para la jerarquización, definición y utilización de los recursos?

10% 20%

70%

asi

• No

• No «toy seguro

La mayoría de los encuestados manifestaron que sus empresas no cuentan con un Modelo Administrativo.

Pregunta No. 18 ¿Considera usted que la principal causa de que se presenten tantos errores u omisiones en las propuestas, se debe a que no existe un Modelo Administrativo para el área de preparación de

las mismas?

10% 20%

70%

• Si • No D No estoy seguro

Es mayoritaria la cantidad de las personas encuestadas que consideran que por falta de un Modelo Administrativo adecuado en su empresa existe tanto error en las propuestas para licitciones.


MODELO ADMMSTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBLICA EN LA PVME

Pregunta No. 19 ¿Considera que la falta de un Modelo Administrativo adecuado en el área de elaboración de propuestas para licitaciones ha

representado un incremento en ios gastos administrativos?

QNo estoy seguro

La mayor parte de los encuestados piensa que la falta de un Modelo Administrativo adecuado eleva los costos administrativos.

Pregunta No. 20 ¿Considera usted que de mejorar en su empresa las condiciones, los métodos, procesos y utilización de los recursos en la

elaboración de propuestas para licitaciones, bajo los lincamientos de un Modelo Administrativo para el área, se

reducirían considerablemente el margen de error y los costos administrativos?

DNo estoy seguro

Es mayoritaria la cantidad de las personas encuestadas que consideran que un Modelo Administrativo adecuado en su empresa, reduciría considerablemente el margen de error y los costos administrativos.




Como resultado de la investigación de campo se acusaron las condiciones internas de las PYME

que licitan para el sector público en la Ciudad de México, las cuales, resumiendo son, aunque la

mayoría del personal encargado de alguna de las fases de la preparación de las propuestas para

Licitaciones tiene experiencia en esa labor, conoce cuáles son sus funciones y cuenta con los

recursos físicos e intangibles necesarios (área, equipo de oficina, cómputo, software, etc.), no

dispone de manuales que describan detalladamente los procesos que deben seguirse para

facilitar y efícientar las labores, tanto de ejecución como de supervisión; carece de un

compendio o compilación de la legislación y normatividad en la materia que le permita consultar

expeditamente las disposiciones que se deben observar en la preparación de las Propuestas; así

mismo no hace uso de controles técnicos y administrativos que coadyuven a tener una

intervención e inspección decisivas en todas las fases del proceso, lo que ha provocado que el

porcentaje de descalificaciones sea alto, así también que se requieran mayores recursos humanos

para consumar el trabajo en jornadas normales, o laborar con el mismo personal en horarios

extraordinarios.

Por último en su mayoría consideró que de mejorar las condiciones, los métodos y procesos para

la elaboración de propuestas para Licitaciones, se reduciría considerablemente el margen de

error y los costos administrativos.



CAPÍTULO 3. PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA "MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE

PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA EN LA

PYME"

En este capítulo se hará el planteamiento de cómo se desarrollará el análisis del caso teórico-

práctico tendiente a validar la hipótesis trazada. Para ello es necesario sintetizar los datos

encontrados durante la investigación documental mencionada en el punto 2.1.1., los cuales

conjuntamente con los obtenidos en la investigación de campo serán la base para el análisis.

3.1. ANTECEDENTES

Como ya se comentó en el Capítulo I existen dos tipos de mercado para la industria de la

construcción, el sector público y el privado. En nuestro país estos sectores se han comportado en

cuanto a su inversión en obras y servicios durante los diez años anteriores de la siguiente

manera:

| INVERSIÓN EN LA CONSTRUCCIÓN |

AÑO

1osem2000 2" sem 2000 rsem2001 2° sem 2001 1o sem 2002 Z" sem 2002 1° sem 2003 2o sem 2003 1° sem 2004 2o sem 2004

INVERSION PUBLICA 34,294.40 39,924.90 31,461.90 34,983.40 26,842.00 33,524.90 29,776.40 5,522.70

28,808.00 37,370.00

PRIVADA 26,440.00 28,311.60 29,940.30 30,974.20 31,705.80 32,586.10 31,399.10 5,622.30

41,307.00 45,686.00

TOTAL

60,734.40 68,236.50 61,402.20 65,957.60 58,547.80 66,111.00 61,175.50 11,145.00 70,116.00 83,057.00

MILLONES DE PESOS

Datos obtenidos en: INEGIY CMIC

Fecha: febrero 2005.

56 ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA Ws?

MODELO ADlfflNlSTKATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICUACIONES DE OBRA PUBLICA EN IA PYME

Como se puede apreciar, es muy significativa la inversión que proviene del sector público, el

cual ha invertido en los siguientes tipos de obra:

| INVERSION DEL SECTOR PUBLICO POR TIPO DE OBRA |

PERIODO

1osem2000 2° sem 2000 1osem2001 2° sem 2001 1° sem 2002 2° sem 2002 1° sem 2003 p 2o sem 2003 p 1° sem 2004 p 2° sem 2004 p

EDIFICACIÓN

5,521.40 6,427.91 5,191.21 5,772.26 3,865.25 4,827.59 4,645.12

861.54 4,119.54 5,343.91

AGUA, RIEGO Y

SANEAMIENTO 2,229.14 2,595.12 2,013.56 2,238.94 1,664.20 2,078.54 1,816.36

336.88 1,699.67 2,204.83

ELECTRICIDAD

YCOMUNICACIO

NES 4,321.09 5,030.54 5,474.37 6,087.11 5,771.03 7,207.85 6,312.60 1,170.81 5,848.02 7,586.11

TRANSPORTE

8,024.89 9,342.43 6,544.08 7,276.55 5,073.14 6,336.21 5,538.41 1,027.22 6,308.95 8,184.03

PETRÓLEO Y

PETROQUÍ

MICA 13,683.47 15,930.04 11,829.67 13,153.76 10,173.12 12,705.94 11,106.60 2,059.97

10,514.92 13,640.05

OTRAS

CONSTRUC

CIONES 514.42 598.87 409.00 454.78 295.26 368.77 357.32 66.27

316.89 411.07

T O T A L

34,294.40 39,924.90 31,461.90 34,983.40 26,842.00 33,524.90 29,776.40

5,522.70 28,808.00 37,370.00

MILLONES DE PESOS

Datos obtenidos en: INEG1Y CMIC


Las empresas han participado como contratistas en el sector público de la siguiente forma:

| PORCENTAJES DE PARTICIPACIÓN DE LAS EMPRESAS EN CADA TIPO DE OBRA

PERÍODO

1 o sem 2000 2o sem 2000 1° sem 2001 2° sem 2001 1° sem 2002 2° sem 2002 1° sem 2003 2° sem 2003 1° sem 2004 2° sem 2004

EDIFICACIÓN

39.96 49.03 44.37 40.18 38.17 38.33 40.30 40.29 41.15 41.15

AGUA, RIEGO Y

SANEAMIENTO

16.13 19.79 17.21 18.70 16.44 16.50 15.75 15.75 16.98 16.98

ELECTRICIDAD Y

COMUNICACIO

NES

15.64 11.51 19.50 21.19 25.33 25.44 24.88 24.89 23.37 23.37

TRANSPORTE

9.68 7.13 6.99 7.60 6.68 6.71 6.00 6.00 6.30 6.30

PETRÓLEO Y

PETROQUÍ

MICA

12.38 9.11 8.43 9.16

10.05 10.09 9.63 9.63 8.40 8.40

OTRAS

CONSTRUC

CIONES

6.21 3.43 3.50 3.17 3.33 2.93 3.44 3.44 3.80 3.80

TOTAL

100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Datos obtenidos en: INEGIY CMIC




De acuerdo con las estadísticas, las empresas han sido del siguiente tipo:

| TIPO DE CONTRATISTAS DEL SECTOR PUBLICO |

EMPRESA

GRANDE MEDIANA PEQUEÑA MICRO Y PERSONAS FÍSICAS

No. EMPRESAS

PARTICIPANTES

10% 67% 15%

8%

65% 27% 5%

3%

Dalos obtenidos en: INEGIY CMIC


La práctica de las empresas ante la labor de preparar Propuestas para las licitaciones es la

siguiente:

1 FORMA DE TRABAJAR DE LAS EMPRESAS AL PARTICIPAR I COMO LICITANTES EN EL SECTOR PÚBLICO

EMPRESA


PREPARAN LAS

PROPUESTAS CON

RECURSOS PROPIOS

100% 92% 83%

9%

CONTRATAN

EXTERNAMENTE LA

PREPARACIÓN DE LAS

PROPUESTAS

0% 8% 17%

91%

Datos obtenidos : mediante investigación en campo

Por : Arq. Adriana Ramírez García



58 S^J?

MODELO ADMINISTBATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

Las empresas cuentan con los siguientes recursos:

1 RECURSOS CON LOS QUE CUENTAN LAS EMPRESAS PARA LA PREPARACIÓN DE 1 PROPUESTAS PARA LICITACIONES

EMPRESA


AREA DEFINIDA

100% 38% 24%

2%

PERSONAL

DESTINADO

100% 42% 22%

3%

EQUIPO DE COMPUTO

EXCLUSIVO

100% 72% 12%

1%

SOFTWARE DE P.U.,

INDIREC, FINANC. Y

UTILIDAD

100% 100% 82%

78%

Datos obtenidos: mediante investigación en campo

Por • Arq. Adriana Ramírez García


De ordinario, las grandes empresas ostentan toda una infraestructura para la realización de sus

Propuestas para las licitaciones, con suficiente personal, buenas instalaciones y modernos

equipos de cómputo y software actualizados, así como estructuras y procesos previamente

diseñados.



RECURSOS UTILIZADOS EN LAS GRANDES EMPRESAS EN LA PREPARACIÓN DE

PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

BUENAS INSTALACIONES

PERSONAL SUFICIENTE Y CAPACITADO



La mediana y pequeña empresas generalmente preparan sus Propuestas con sus propios recursos,

los cuales casi siempre han ido creciendo en la medida en que la carga de trabajo lo ha requerido,

sin ningún estudio ni parámetros, creando sus propias estructuras, métodos, procesos y controles,

que en su mayoría no son los óptimos puesto que carecen de un análisis y planeación integral.



RECURSOS UTILIZADOS EN LAS PYMES EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS PARA

LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

RECURSOS MATERIALES HUMANOS Y

TECNOLÓGICOS NO PLANEADOS



El caso de la microempresa y los profesionales que prestan sus servicios como personas físicas

con actividad empresarial y profesional es diferente, pues en su mayoría contratan a

profesionales o empresas externas para que les preparen sus Propuestas.

RECURSOS UTILIZADOS EN LAS MICROEMPRESA Y PERSONAS FÍSICAS EN LA

PREPARACIÓN DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

EMPRESA EXTERNA dedicadas a preparar

propuestas



61 ARQ. ADRIANA RAMIREZ OARCIA S v


Lo anterior es la razón por la que el presente estudio se aboca a la mediana, pequeña y micro

empresas, así como a las personas físicas.

3.2. PLANTEAMIENTO GENERAL

En el marco teórico (1.1.1) se sugirió conocer los ámbitos internos y externos en los cuales se

desplazaban las PYMES para la obtención de contratos de obra pública, lo que se llevó a cabo

mediante la investigación de campo y documental. Ahora, con los datos obtenidos, se procederá

a evaluar lo que representa a las PYMES trabajar en esas condiciones y compararlo con los

resultados que obtendrían al ceñirse a un Modelo Administrativo para el Área de Elaboración de

Propuestas para Licitaciones de Obra Pública, a fin de acusar el beneficio tanto económico como

de calidad. Para ello se hacen los siguientes planteamientos.

33. PLANTEAMIENTO 1. REDUCCIÓN EN LOS COSTOS DE INVERSIÓN

• Revisar la inversión promedio que hace una PYME para elaborar una propuesta

para una licitación de obra pública.

• Evaluar la inversión promedio que haría una PYME para elaborar una propuesta

para una licitación de obra pública con el modelo que se propone.

• Comparar y determinar los beneficios económicos al utilizar uno u otro caso.

3.4. PLANTEAMIENTO 2. REDUCCIÓN DEL MARGEN DE ERROR

• Examinar el comportamiento de las empresas en la licitaciones de obra pública,

trabajando en las condiciones actuales.

• Evidenciar las causas de los resultados que se obtienen.

• Analizar dichas causas.

• Señalar las soluciones que propondría un Modelo Administrativo para rectificar

errores.

• Determinar los beneficios de calidad al utilizar un Modelo Administrativo.




Con las referencias exhibidas y las consideraciones hechas, quedan establecidos en el presente

capítulo los planteamientos a desarrollar, a saber: "reducción en los costos de inversión" y

"reducción del margen de error", así como el procedimiento a seguir en el siguiente capítulo,

para llevar a cabo el análisis destinado a obtener los fundamentos que validen la hipótesis antes

planteada.



CAPÍTULO 4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA "MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE ELABORACIÓN DE

PROPUESTAS PARA LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA EN LA

PYME"

Observando los planteamientos establecidos en el capítulo anterior se harán dos análisis, uno

financiero y otro de comportamiento, para lo cual se dispondrá de la información obtenida en las

investigaciones de campo y documental. En dichos análisis primeramente se evaluará, tabulando

los resultados, la inversión que al preparar una Propuesta para licitación de obra pública realiza

una PYME, en recursos humanos, materiales y tecnológicos así como de tiempo, comparándola

con la que haría al utilizar un Modelo Administrativo, esta última calculada con base en

resultados de aplicar lineamientos que conformarían el modelo en una empresa*, llegando así, a

una comparativa que nos arroja el ahorro económico y de tiempo que se obtendría con la

presente propuesta. En segundo lugar se puntualizarán las principales razones por las cuales las

PYMES presentan Propuestas deficientes, proponiendo una solución a cada una de ellas,

tendiente a elevar la calidad. De ese modo se pretende en este capítulo concluir con la validación

de la hipótesis.

4.1. DESARROLLO L- REDUCCIÓN EN LOS COSTOS DE INVERSIÓN

Tomando en cuenta lo anterior se analizará con qué recursos y cuánto se invierte en la

preparación de las Propuestas, no sin antes hacer una clasificación de las obras, toda vez que la

complejidad del trabajo de preparar Propuestas para licitaciones depende en gran medida de las

características de la obra. En ese tenor de ideas a continuación se clasifican de acuerdo con su

* J.A. Ingeniería y Arquitectura, S.A. de C.V., Monclova No. 50, Col. Roma Sur, México, D.F. 06760, RFC: JIA940615QR2.


MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ELABORACIÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

especialidad y magnitud; no sólo por su tamaño y costo, sino también por el número de

conceptos que puedan contener, y por la información que se requiera obtener y procesar para su

conformación.

Cabe aclarar que no se señalan en cada tipo de obra los parámetros de costos, áreas y números de

conceptos, tarea difícil ya que éstos varían pues no siempre a una mayor área o mayor número de

conceptos se tiene un costo más alto (puede darse un proyecto de mantenimiento de alguna

edificación con un catálogo que contenga numerosos conceptos de bajo importe y que

representaría una labor ardua de análisis de precios unitarios, mercadeo, impresión, etc., o bien

un proyecto de obra vial con pocos conceptos fáciles de analizar pero de monto elevado).

1.-OBRA TIPO A

• Edificación nueva grande

• Caminos y carreteras nuevas

• Infraestructura nueva

• Urbanizaciones nuevas

• Líneas de electrificación

• Puentes

• Plantas y naves industriales

• Instalaciones marítimas

2.-OBRA TIPO B

• Edificación nueva mediana

• Remodelaciones y ampliaciones de edificaciones

• Mantenimiento mayor de edificaciones

• Infraestructura mediana

• Ampliación de urbanizaciones

3.-OBRA TIPO C

• Mantenimiento menor a edificaciones

65 \>W ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA '


• Construcción nueva pequeña

• Complementos y mantenimiento menor a infraestructura

• Remodelaciones y Ampliaciones pequeñas a edificaciones

• Adaptaciones de áreas en edificaciones

Los datos sobre las inversiones económicas y de tiempo que realizan los diferentes tipos de

empresas, obtenidos durante la investigación de campo y procesados en gabinete, son los

siguientes:

INVERSIÓN PROMEDIO QUE HACE CADA TIPO DE EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE

UNA PROPUESTA PARA LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA (miles de pesos)

RECURSOS

OBRA TIPO A HUMANOS MATERIALES TECNOLÓGICOS (HARDWARE Y SOFTWARE)

TOTAL

EMPRESA | MEDIANA

36.80 7.13

2.88 46.81

PEQUEÑA

- 0 -

- 0 -

- 0 -- 0 -

MICRO Y P.F.

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -

1 1 OBRA TIPO B HUMANOS MATERIALES TECNOLÓGICOS (HARDWARE Y SOFTWARE)

TOTAL

23.58 5.18

2.65 31.40

16.79 4.14

2.53 23.46

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -

1 1 OBRA TIPO C HUMANOS MATERIALES TECNOLÓGICOS (HARDWARE Y SOFTWARE)

TOTAL

16.22 4.03

2.53 22.77

12.42 3.34

2.88 18.63

- 0 -

- 0 -

- 0 -

10.00

Nota: Datos actuales a febrero de 2005.

Datos obtenidos mediante investigación en campo

Por: Arq. Adriana Ramírez García




TIEMPO PROMEDIO UTILIZADO POR CADA TIPO DE EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE

UNA PROPUESTA PARA LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA (horas)

RECURSOS

OBRA TIPO A

EMPRESA | MEDIANA

96 PEQUEÑA

- 0 -

MICRO Y P.F. - 0 -

1 1 | OBRA TIPO B 64 64 I 1 1 | OBRA TIPO C 48 48 64|

Datos obtenidos mediaote investigación en campo



Con el Modelo Administrativo para el Área de Elaboración de Propuestas para las Licitaciones

de Obra Pública en la PYME se estiman las siguientes inversiones tanto en monto como en

tiempo. Estas fueron observadas en una empresa donde, si bien no se ha implantado el citado

modelo porque no se tiene, sí se han adoptado en 80% los elementos que lo conformarían, como

área especifica, controles, bases de datos, procedimientos, software, agenda, papelería, estructura

orgánica, descripción de funciones y acciones de supervisión, lo que evaluamos.



INVERSIÓN PROMEDIO ESTIMADA QUE HARÍA CADA TIPO DE EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE UNA

PROPUESTA PARA LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA UTILIZANDO EL MODELO ADMINISTRATIVO (miles de pesos)

RECURSOS


TOTAL

EMPRESA | MEDIANA

25.30 4.72

2.88 32.89

PEQUEÑA

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -

MICRO Y P.F.

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -


TOTAL

10.24 3.68

2.53 16.45

10.24 3.68

2.53 16.45

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -


TOTAL

6.67 2.30

1.96 10.93

6.67 2.30

1.96 10.93

4.80 1.70

1.70 8.20

Nota: Datos actuales a febrero de 2005. Datos obtenidos medíante investigación en campo y gabinete



TIEMPO PROMEDIO ESTIMADA QUE UTILIZARÍA UNA EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE UNA PROPUESTA

PARA LIOTACIÓN DE OBRA PÚBUCA UTILIZANDO EL MODELO ADMINISTRATIVO (horas)

RECURSOS

OBRA TIPO A

EMPRESA | MEDIANA

48 PEQUEÑA

- 0 -

MICRO Y P.F. - 0 -

I I I OBRA TIPO B 32 32 | I I | OBRA TIPO C 24 24 24|

Datos obtenidos mediante investigación en campo y gabinete


Fecha: febrero 200S.

68 ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA Viá>5>


Al realizar la comparativa entre la inversión que realizan las empresas actualmente y la que

ocurriría después de implantar un Modelo Administrativo, se arrojaron los siguientes datos:

AHORRO ESTIMADO EN LA INVERSIÓN QUE TENDRÍA UNA EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE UNA

PROPUESTA PARA LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA UTILIZANDO EL MODELO ADMINISTRATIVO (miles de

pesos)

RECURSOS


TOTAL

EMPRESA | MEDIANA

11.50 2.41

13.91

PEQUEÑA

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -

MICRO Y P.F.

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -


TOTAL

13.34 1.50

0.12 14.96

6.55 0.46

7.01

- 0 -

- 0 -

- 0 -

- 0 -


TOTAL

9.55 1.73

0.57 11.85

5.75 1.04

0.92 7.71

- 0 -

- 0 -

- 0 -

1.80

Nota: Datos actuales a febrero de 2005.

Datos obtenidos en gabinete

Por: Arq, Adriana Ramírez García


69 ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCIA

VfcS?


AHORRO ESTIMADO DE TIEMPO QUE TENDRÍA UNA EMPRESA EN LA PREPARACIÓN DE UNA PROPUESTA

PARA LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA UTILIZANDO EL MODELO ADMINISTRATIVO (horas)

RECURSOS

OBRA TIPO A

EMPRESA | MEDIANA

48 PEQUEÑA

- 0 -

MICRO Y P.F. - 0 -

1 1 (OBRATIPO B 32 32 1 1 1 | OBRA TIPO C 24 24 40|

Datos obtenidos en gabinete



Los datos obtenidos permiten contemplar que al aplicar el Modelo Administrativo que se

propone se obtendría un ahorro en tiempo así como un mejor aprovechamiento de los recursos, y

con ello una disminución de la inversión que hace una empresa al preparar las Propuestas para

las licitaciones de obra pública.

Esquematizando los resultados se observa lo siguiente:

ARQ. A D R I A N A RAMIREZ GARCIA


ESQUEMA DE RESULTADOS AL APLICAR EL MODELO ADMINISTRATIVO

OPTIMIZACION DE RECURSOS

;0 :

ATIVO 'EADE m PE ¡ES DE

T AHORRO EN LA INVERSIÓN FINANCIERA

i

REDUCCIÓN DE TIEMPOS





4.2. DESARROLLO 2.- REDUCCIÓN DEL MARGEN DE ERROR

En las licitaciones de obra pública sólo a una empresa contratista se le adjudica el contrato,

aunque se dan casos extraordinarios donde se fragmenta la obra para asignarla a varias. Esto

sugeriría, si tomamos en cuenta lo que dispone el Art. 38 de la Ley de Obras Públicas y

Servicios, citado en el punto 1.2., que el resto de las empresas no presentaron la propuesta

solvente con el precio más bajo; sin embargo no resulta siempre así, sino que un gran número de

las empresas ni siquiera son evaluadas económicamente, ya que por errores se les descalifica en

las primera etapas de la licitación.

El porcentaje de descalificación en las licitaciones de obra pública es muy alto; en promedio,

resulta mayor al de las empresas que cumplen con todos los requerimientos. Al respecto se

tienen los siguientes números:

COMPORTAMIENTO DE LAS EMPRESAS EN LAS LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

Datos obtenidos mediante mvestigación en campo

Por Arq Adnana Ramírez García

Fecha febrero 2005

ARQ A D R I A N A RAMIREZ GARCÍA


Esas descalificaciones se dan por la inobservancia de los requisitos que deben cubrir las

empresas al elaborar sus Propuestas, los cuales se pueden catalogar como de forma, legales,

técnicos, económicos y de tiempo. A continuación se grafícan las incidencias de descalificación

en cada uno ellos.

COMPORTAMIENTO DE LAS DESCALIFICACIONES EN LAS LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

Datos obtenidos mediante investigación en campo

Por Anj Adnana Ramírez García

Fecha febrero 2005

Hablar de los requisitos de forma, legales, técnicos, económicos y de tiempo significa señalar

una serie de disposiciones que se deben observar al preparar una Propuesta para licitación,

mencionarlos todos sería un trabajo complicado e innecesario para la presente tesis; sin embargo



en el Capítulo 1, específicamente en el punto 1.2., quedaron expuestos los artículos relevantes

para el tema que nos ocupa. A continuación y volviendo a citando un par de ellos, para que sea

inmediata la objetividad del ejercicio que se realiza, se mencionan algunos de los

incumplimientos en que frecuentemente incurren las empresas.

REGLAMENTO DE LA LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS

MISMAS

ART. 36.-... las dependencias o entidades deberán emitir un dictamen donde se expongan las razones de las

condiciones legales requeridas y las razones técnicas por las que se aceptan o se desechan las

propuestas presentadas por los licitantes.

ART. 40.- Se consideran causas para el desechamiento de las propuestas las siguientes:

I.- La presentación incompleta o la omisión de cualquier documento requerido en las

bases;

II.- El incumplimiento de las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por

la convocante;

III.- La consignación de datos sobre costos, precios o montos en alguno de los

documentos de la propuesta técnica;...

V.- Las demás ... consideradas expresamente en las bases de licitación ... y que sean

estrictamente necesarias...

De forma.- No se exhiben todos los documentos solicitados; los sobres no están bien lacrados;

faltan firmas; se invierten documentos; no se respetan íntegramente los formatos; los datos

generales como número de licitación, plazo, periodo, nombre, etc., están incompletos o tienen

error; faltan folios (cuando se solicita), etcétera.

Legales.- Falta de acreditación del poder de quien asiste al acto; no se demuestran las facultades

de quien firma la Propuesta; falta algún registro o no está actualizado; no se ha cumplido con los

requerimientos fiscales que señala la ley en la materia, etcétera.

Técnicos.- No se solventa la capacidad técnica ni financiera; los datos técnicos solicitados como

materiales, mano de obra, equipo y herramienta son insuficientes, están erróneos o no cumplen

con las características que se solicitan; la propuesta de programación no es satisfactoria para la

convocante; se modifican los plazos de ejecución señalados, etcétera.



Económicos.- Existe error en los datos, procedimientos y operaciones para el cálculo de los

precios unitarios, indirectos, financiamientos, costos horarios, utilidad, factor de salario,

catálogo, programas, etc.; los precios manifestados no son remunerativos a juicio de la

convocante, etcétera.

De tiempo.- La licitante se presenta fuera del horario establecido para la apertura.

Durante las encuestas que se levantaron en la investigación a personas encargadas de hacer las

Propuestas para las licitaciones, cuyos resultados se tabularon en el punto 2.5.6., se revelaron las

siguientes razones por las cuales las empresas incurren en alguno de los incumplimientos

señalados:

RAZONES POR LAS CUALES LAS EMPRESAS NO ELABORAN Y PRESENTAN CORRECTAMENTE

SUS PROPUESTAS EN LAS LICITACIONES DE OBRA PÚBLICA

1.- No cuentan con una estructura específica, adecuada y suficiente para la elaboración

de las Propuestas.

2.- No cuentan con procesos y métodos definidos.

3.- Carecen de controles adecuados de la información, documentación y eventos.

4.- No tienen lineamientos para el manejo y almacenamiento físico de la documentación.

5.- No tienen bases de datos suficientes y ordenadas.

6.- No cuentan oportunamente con los recursos materiales necesarios.

Con el propósito de subsanar estas deficiencias, se proponen una serie de acciones que se pueden

implantar en una empresa, en el entendido de que cada organización procederá de acuerdo con su

situación, es decir, habrá empresas que sólo deberán hacer adecuaciones y complementaciones,

en tanto otras tendrán que recurrir a cambios de fondo.



Todas esas acciones conformarían el Modelo Administrativo para el Área de Elaboración de

Propuestas para las Licitaciones de Obra pública en las PYME.

SOLUCIONES QUE SE PROPONDRÍAN EN EL MODELO ADMINISTRATIVO, PARA ERRADICAR

LAS CAUSAS DE LOS ERRORES EN LAS PROPUESTAS

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-

CAUSA No cuentan con una estructura específica, adecuada y suficiente No cuentan con procesos y métodos definidos

Carecen de controles adecuados de la información, documentación v eventos

PROPUESTA DE SOLUCIÓN Proponer estructura organizacional e implantar Manual de Operación Diseñar Proceso Metodológico para la elaboración de propuestas e implantar Manual de Procedimientos. Diseñar formatos y controles

No tienen lineamientos para el manejo y Describir las áreas y sistemas que se almacenamiento físico de la utilizarían para el procesamiento de la documentación. documentación. No tienen bases de datos suficientes y Sugerir el manejo de las Bases de Datos ordenadas. específicas No cuentan oportunamente con los recursos materiales necesarios

Definir los recursos materiales mínimosl necesarios con los que se debe contar. I

Autor: Arq. Adriana Ramírez García

Fecha- febrero 20O5.

Cabe señalar que en la empresa donde adoptaron muchos de las acciones aquí sugeridas, las

cuales fueron mencionadas en el párrafo cuarto del punto 4.1., se obtuvieron resultados

significativos en la calidad de sus propuestas al reducir el margen de error en 75%. Sin embargo,

se considera que este porcentaje puede aumentar hasta 95% al implantar íntegramente el modelo

que se propone.

Es importante apuntar, que debido a que desgraciadamente en la evaluación de las Propuestas

interviene el criterio e interpretación de quien revisa, no se lograría reducir los errores al 100%.

Como revisión teórica de que lo que se asevera tiene fundamentos firmes, se hace el siguiente

ejercicio:



REVISIÓN TEÓRICA DE LAS PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

TIPO Incumplimiento Solución Descripción de la solución DEFORMA No se exhiben todos

los documentos solicitados.

Proponer Organizacional e Manual de Operación.

Diseñar Proceso Metodológico para la elaboración propuestas e implantar Manual de Procedimientos,

Diseñar formatos y controles.

Describir las áreas y sistemas que se utilizarían para el procesamiento de documentación.

Estructura AI contar con una Estructura Organizacional mplantat adecuada y definiendo en un Manual de Operación

las responsabilidades de cada una de las trabajadores que participan en la preparación de Propuestas, así como señalando metódicamente, por medio del

de] Manual de Procedimientos, las actividades que se deben seguir en el proceso, se podrá responsabilizar a una persona de incluir en las Propuestas todos los documentos, esto consolidado con la supervisión oportuna al utilizar formatos de revisión intermedia y final. Este proceso se vería beneficiado al crear un área física donde se coloque la documentación que se va generando, así también al atener a la mano copias suficientes de la documentación que de ordinario se solicita en las licitaciones. la

LEGAL Falta de acreditación del poder de quien asiste al acto.

Proponer Estructura Organizacional e implantar Manual de Operación.

Diseñar Proceso Metodológico para la elaboración de propuestas e implantar Manual de Procedimientos.


Describir las áreas y que se utilizarían para procesamiento de documentación.

Al contar con una Estructura Organizacional adecuada y definiendo en un Manual de Operación las responsabilidades de cada una de las trabajadores que participan en la preparación de Propuestas, así como señalando metódicamente, por medio del Manual de Procedimientos, las actividades que se deben seguir en el proceso, se podrá responsabilizar a una persona de incluir en las Propuestas los documentos legales solicitados, esto apoyado de una supervisión oportuna al utilizar formatos de revisión intermedia y final. Este proceso se vería beneficiado al disponer de un área física donde se tenga a la mano

sistemas copias suficientes de la documentación que se solicita el en las licitaciones, así como la documentación

original.





REVISIÓN TEÓRICA DE LAS PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

TIPO Incumplimiento Solución Descripción de la solución TÉCNICO Cuando no se

solventa la capacidad técnica ni financiera.

Estructura Proponer Organizacional e Manual de Operación. Diseñar Proceso Metodológico para la elaboración de propuestas e implantar de Procedimientos.


Describir las áreas y sistemas que se utilizarían para el procesamiento de documentación.

Al contar con una Estructura Organizacional mplantar adecuada y definiendo en un Manual de Operación

las responsabilidades de cada una de las trabajadores que participan en la preparación de Propuestas, así como señalando metódicamente, por medio del

Manual Manual de Procedimientos, las actividades que se deben seguir en el proceso, se podrá responsabilizar a una persona de incluir en las Propuestas los documentos técnicos y financieros solicitados, esto apoyado de una supervisión oportuna al utilizar formatos de revisión intermedia y final. Este proceso se vena beneficiado al crear un área física donde se tenga a la mano copias suficientes de la documentación que se solicita en las licitaciones, así como la documentación original. la

ECONÓMICO Existe error en los Propone; datos, procedimientos operaciones para el cálculo de los precios unitarios, indirectos, financiamientos, costos horarios, utilidad, factor de salario, catálogo, programas.

Estructura Organizacional e implantar Manual de Operación. Diseñar Proceso Metodológico|que para la elaboración propuestas e implantar Manual de Procedimientos.

de como


Sugerir el manejo de las Bases de Datos específicas.

Al contar con una Estructura Organizacional adecuada y definiendo en un Manual de Operación las responsabilidades de cada una de las trabajadores

participan en la preparación de Propuestas, así señalando metódicamente, por medio del

Manual de Procedimientos, las actividades que se deben seguir en el proceso, se podrá responsabilizar a una persona de revisar que los cálculos y datos solicitados en las Propuestas son correctos, esto apoyado de una supervisión oportuna al utilizar formatos de revisión intermedia y final. Asimismo favorecerá el manejo de un software adecuado y una base de datos suficiente y ordenada.

DE TIEMPO La licitante se Diseñar formatos y controles presenta fuera del horario establecido para la apertura.

Al mejorar los procesos para la elaboración de Propuestas se optimizará el tiempo, con lo que se podría concluir el trabajo oportunamente. Además se instaurará un control que agende todos los eventos.





Si tomamos en cuenta el principio de "CAUSA Y EFECTO", podríamos concluir que combatir

las causas que provocan preparar y presentar Propuestas deficientes nos daría como resultado

Propuestas mejor elaboradas, confiables y competitivas. Lo anterior es la base para afirmar que

al implantar en las empresas el Modelo Administrativo motivo de la presente tesis se reducirá el

margen de error de las Propuestas.


Al desarrollar los dos planteamientos utilizando los datos obtenidos en las investigaciones tanto

de campo como documental, así como las experiencias dadas al haber sido adoptados en una

empresa algunos de los lineamientos que se proponen, se pudo evaluar económicamente la

conveniencia de que las PYMES dispongan de un Modelo Administrativo para el área de

elaboración de Propuestas para licitaciones de obra pública, puesto que representa una reducción

en los costos y tiempos de elaboración. Por otro lado se reveló que también dicho modelo

contribuiría a ampliar los márgenes de calidad de las Propuestas, con lo cual queda validada la

hipótesis que se planteó.



CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Dada la complejidad que implica para una PYME el preparar Propuestas para obtener la

asignación de algún contrato de obra o servicios en el sector público se resolvió realizar la

presente tesis, la cual se desarrolló bajo los lincamientos de un marco teórico, el que señala

advertir los ambientes interno y externo en que se desplazan las empresas, en este caso las

PYME que licitan para el sector público en la Ciudad de México. En ese tenor de ideas se llevó a

cabo la investigación, primeramente reparando en las disposiciones que rigen las licitaciones de

obra pública, señaladas en la legislación y reglamentación, y posteriormente realizando una

exploración de campo y documental, con la cual se consiguió el propósito.

• Ambiente interno.- Si bien las PYME trabajan con personal que tiene experiencia

en preparación de Propuesta para Licitaciones, carecen de manuales que describan

detalladamente los procesos que deben seguir para facilitar y eficientar las labores,

tanto de ejecución como de supervisión; no tienen un compendio o compilación de

la legislación y normatividad en la materia que les permita consultar expeditamente

las disposiciones que deben observar en la preparación de las Propuestas, ni hacen

uso de controles técnicos y administrativos que coadyuven a tener una intervención

e inspección decisiva en todas las fases del proceso.

• Ambiente externo.- En la rama de la construcción el sector público representa

49.88%, lo que significa un importante mercado para las empresas constructoras y

de servicios. Éstas, al participar en las licitaciones de obra y servicios, tienen que

circunscribirse a una serie de disposiciones emanadas de la legislación,

reglamentación y normatividad vigentes, así como a innumerables requerimientos

que cada Dependencia estipula en sus bases de licitación, las cuales son

modificadas constantemente. La rigurosidad con que se evalúa las Propuestas

presentadas por las empresas denuncia las deficiencias de éstas, acusándose un

80 w ARQ. ADRIANA RAMIREZ GARCÍA -


agudo 54% de licitantes descalificados, mayor a las propuestas aceptadas. Lo que

sitúa a dicho sector como un difícil mercado de acceder.

Con la información obtenida y congruentes con la hipótesis trazada, se hicieron planteamientos

para llevar a cabo el desarrollo de la propuesta objeto de la presente tesis, los cuales fueron

"reducción en los costos de inversión" y "reducción en el margen de error". En el análisis del

primero se hizo la comparación de la inversión financiera y de tiempo que realiza en la

actualidad una PYME al preparar una Propuesta para licitación de obra pública, y la que haría al

utilizar un Modelo Administrativo. Para el segundo se señalaron como resultado del análisis las

principales razones por las cuales las PYME presentan Propuestas deficientes, proponiendo

soluciones a cada una de ellas. Los resultados fueron los siguientes:

• Los montos de las inversiones que harían las empresas al preparar una Propuesta

para licitación, aplicando los lineamientos que se proponen en un Modelo

Administrativo, resultaron menores a los que invierten actualmente, lo que

constituye una disminución en los costos de elaboración.

• Al instaurar en las empresas las acciones que se proponen en un Modelo

Administrativo se atacan las causas que provocan los errores en las Propuesta para

licitaciones, con lo que se alcanza un significativo aumento en los márgenes de

calidad.

De ese modo se concluyó con la validación de la hipótesis, al exhibir la conveniencia de que las

PYME dispongan de un Modelo Administrativo para el área de elaboración de Propuestas para

licitaciones de obra pública, la cual se considera que fue comprobada en 80%, toda vez que, de la

totalidad de las acciones planteadas, ya fueron en ese mismo porcentaje implantadas en una

empresa con los resultados esperados.

Con ello se estará subsanando la problemática económica y social que se presenta cuando en una

empresa se tienen descalificaciones constantes por errores en las Propuestas, ya que la inversión

global en la elaboración de las mismas se incrementa y no es recuperada por no conseguirse la



asignación de contratos de obra, lo que propicia que las empresas recurran a recortes de personal

y contribuyendo así a elevar los niveles de desempleo. A lo anterior se suma la afectación moral

que se tiene en el ambiente de trabajo dentro de la propia organización, dada por las constantes

exclusiones.

Por otro lado, es importante que en un estudio adicional se revise:

• La afectación tecnológica que se despliega en las empresas cuando éstas son

descalificadas constantemente en las licitaciones de obra pública, la cual a manera

de mención, se puede decir que al no haber una recuperación económica es difícil

que las empresas decidan invertir en recursos tecnológicos, lo que agrava más la

situación interna al no poderse actualizar en este campo.

• Los requerimientos que se hacen para participar en las licitaciones de obras y

servicios, toda vez que se perciben excesivos, obsoletos e innecesarios para evaluar

la capacidad de una empresa para realizar una obra o servicio.

Por último, no se omite señalar que el haber recurrido directamente a los actores que participan

en el ámbito de las licitaciones de obra publica y sus servicios, tanto en las Dependencias como

en las empresas Privadas, facilitó en gran medida la obtención de la información real que

permitió reconocer la problemática existente.



BIBLIOGRAFÍA

• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

• Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados

con las Mismas.

• Ley de Obras del Gobierno del Distrito Federal.

• Reglamento de la Ley de Obras del Gobierno del Distrito Federal.

• Gaceta Oficial del Distrito Federal.

• Normas de Construcción del Gobierno del Distrito Federal.

• Introducción a la Teoría General de la Administración, Idalberto

Chiavenato. Editorial Lily Solano Arévalo.

• Océano Uno Diccionario Enciclopédico Ilustrado, Grupo Editorial

Océano, Edición 1994.

• Conceptos de Administración Estratégica, Fred R. David. Editorial

Pearson Educación.

• Visión de Negocios, Sergio Hernández y Rodríguez, Editorial Gasea.

• Diario Oficial de la Federación, Secretaría de Gobernación.

• Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI).

• Consulta vía Internet, www.procesosadministrativos.com


http://www.procesosadministrativos.com


GLOSARIO

ADMINISTRATIVO

Tipo de trabajo realizado con base en un método científico.

ÁREA

Grupo de recursos humanos, materiales, físicos y tecnológicos dentro de una Organización, dispuestos de tal modo para llevar tareas afines y relacionadas entre sí, para lograr un fin específico.

CONTRATISTA

La persona física o moral que celebre contratos de Obra Pública o de servicios relacionados con la misma.

CONVOCANTE

Toda Dependencia que invita a participar en una Licitación Pública o bien de Invitación a Cuando Menos Tres Personas.

DEPENDENCIA

Las unidades administrativas, Secretarías, Direcciones, Departamentos, Procuradurías, del Gobierno Federal y los Gobiernos Estatales.

ENTIDADES

Los órganos descentralizados y las empresas de participación estatal del Gobierno Federal.

ESPECIFICACIÓN DE OBRA PÚBLICA.

Conjunto de disposiciones y requisitos e instrucciones menos generales que la norma, que modifican, adicionan o sustituyen a las normas de construcción correspondientes y que deben aplicarse a casos típicos. Prevalecen a las normas.

ESPECIFICACIÓN PARTICULAR DE OBRA PÚBLICA.

Conjunto de disposiciones y requisitos e instrucciones, aplicables a cada caso particular de obras, que se establecen en el proyecto, en la orden de trabajo o en la instrucción particular girada por la administración pública y que son prescripciones específicas del proyectista. Prevalecen a las especificaciones generales o a las normas.



LEGISLACIÓN

Conjunto de leyes por las cuales se rigen la obras públicas y los servicios relacionados con las mismas.

LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

Conjunto de disposiciones que tiene por objeto regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto, ejecución y control de las obras públicas, así como los servicios relacionados con las mismas.

LICITACIÓN.

Convocatoria que hace una Dependencia para que personas físicas o morales oferten un bien o servicio.

LICITANTE

La persona física o moral que participe en cualquier procedimiento de Licitación Pública, o bien de Invitación a Cuando Menos Tres Personas.

MODELO

Estructura mínima necesaria de recursos físicos, humanos, materiales y tecnológicos, utilizados de acuerdo con un procedimiento establecido y métodos técnicos y administrativos sugeridos, para lograr objetivos predeterminados.

NORMA DE OBRA PÚBLICA.

Conjunto de disposiciones y requisitos generales establecidos por el Gobierno, que deben aplicarse para la realización de trabajos genéricos.

OBRA.

Edificación o infraestructura obtenida por el conjunto de actividades humanas interdisciplinarias, apoyadas en recursos tecnológicos.

OBRA PÚBLICA.

Los trabajos que tengan por objeto construir, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar, mantener, modificar y demoler bienes inmuebles propiedad del Sector Público.

PROPUESTA

ARO ADRIANA RAMRBZ GARCIA

.ABORAaÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA P MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DEmABORAaÓN DE PROPUESTAS PARA UCITACIONES DE OBRA PUBUCA EN LA PYME

Oferta en monto y tiempo, basada en condiciones legales, técnicas y administrativas, que hace una Empresa al participar en una Licitación de Obra Pública, para llevar a cabo ciertos trabajos, circunscribiéndose a una normatividad y una serie de disposiciones establecidas por quien la convoca.

PYME.

Pequeña y mediana empresa.

REGLAMENTACIÓN

Conjunto de disposiciones que propician el oportuno y estricto cumplimiento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

SECTOR PÚBLICO.

Todas las Dependencias del Gobierno Federal, los Gobiernos Estatales, Entidades y Órganos Desconcentrados.

SERVICIOS RELACIONADOS CON LA OBRA PÚBLICA

Los trabajos que tengan por objeto concebir, planear, diseñar, calcular, supervisar, asesorar, dirigir y consultar la obra pública.


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TESIS - Janium...a michelle, ruben, gina y alex, mis hijos que han sido la fuerza para vivir y superarme. a juan pablo, sofia y zara, mis nietos por haber venido a alegrarme el alma