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Capitulo 1 Antecedentes
CAPITULO 1
ANTECEDENTES
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Suministros Eléctricos (SEL) es una empresa que se dedica a la
comercialización de materiales eléctricos, ha experimentado un crecimiento
importante año tras año, cuenta con 21 años de experiencia en el mercado,
la oficina principal está ubicada en San Pedro Sula, tiene sucursales en
Tegucigalpa, La Ceiba, Santa Rosa de Copán y Managua, Nicaragua.
Visión de la empresa:
Seremos la organización líder para el 2020, en la distribución y
comercialización de sistemas eléctricos a nivel centroamericano y del Caribe.
Misión:
Somos una empresa distribuidora y comercializadora de servicios y
productos eléctricos de excelente calidad, alto desempeño, respaldo técnico
y garantía de fabricación, En SEL garantizamos la seguridad de su inversión
y satisfacción de sus necesidades superando las expectativas de nuestro
cliente.
En Suministros Eléctricos estamos comprometidos con el medio ambiente, la
innovación tecnológica, recurso humano capacitado, motivado y
comprometido para beneficio de nuestros clientes, proveedores y
accionistas.
En SEL trabajan 370 personas distribuidas en las diferentes sucursales.
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Capitulo 1 Antecedentes
Algunas marcas que SEL distribuye son; Eaton Controles, Cooper Power
Systems, Bticino, Topaz, Eagle, Leeson, Klein Tools, ABB, Omrom,
Chromalox, Circutor, Lithonia, Thermoweld, Sylvania, Philips, Westinhouse,
Hunter, 3M, Phelps Dodge, Condumex.
En lo que respecta a sistemas de información ha habido cambios cada cinco
años debido al crecimiento del volumen de sus operaciones. Para el año
1996 la empresa contaba con tres tipos de software basados en lenguajes
como C, Clipper y Foxbase, en 1997 la empresa adquirió un software basado
en Clipper usando bases de datos de Foxplus, esta herramienta integraba
todos los módulos que se necesitaban en ese entonces, para el año 2001 la
empresa cambió de software a uno basado en RPG utilizando una base de
datos llamada ASNA, este cambio se debió a que el sistema anterior era
insuficiente para atender la demanda provocada por el crecimiento.
Oficina Principal de SEL en San Pedro Sula.
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Capitulo 1 Antecedentes
1.2 REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA DE OBTENER UN ERP.
En el año 2005 la empresa decide hacer un nuevo cambio en sus sistemas
de información buscando una herramienta que satisfaga las necesidades de
integración de sus sucursales en las ciudades de San Pedro Sula,
Tegucigalpa, La Ceiba, Choluteca y Santa Rosa de Copan. Era necesario
encontrar un software que ayudara a integrar, normalizar, agilizar, controlar
todos los procesos que se llevaban a cabo en todas las tiendas, también que
mejorara el acceso a la información para las personas encargadas de la
toma de decisiones.
Comenzó la búsqueda del software que cumpliera con las expectativas de la
empresa, se procedió a buscar información con empresas afines,
consultores, empresas distribuidoras de software, programadores
independientes, en internet y con personas que daban asesoría de
informática a la empresa. Se analizaron propuestas de sistemas y se
contactó a la empresa que distribuía el ERP SAP BUSSINES ONE en
Guatemala, comenzando a tener acercamientos llegando a presentar una
oferta inicial que fue negociada llegando a tomar la decisión de adquirir dicha
solución, tomando en cuenta la potencialidad presentada de la aplicación
para cubrir las expectativas buscadas.
El software que tenía la empresa antes de cambiar a SAP tenía las
siguientes limitantes:
La información no estaba centralizada, es decir en cada sucursal había un
servidor donde se manejaba el sistema, no estaba integrado con los
servidores de las demás sucursales ni con el servidor de la oficina principal,
básicamente solo se procesaban las tareas de facturación, cuentas por
cobrar, inventarios y algunas operaciones de contabilidad.
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Capitulo 1 Antecedentes
Para tener integrada la información en el servidor de la oficina principal se
tenían que hacer respaldos en la sucursal y debían de ser cargados fuera del
horario normal porque el proceso de carga producía lentitud en el servidor.
En épocas de cierres contables eso representaba un atraso considerable.
No había uniformidad en la información, debido a que el sistema estaba
distribuido y no estaba enlazado, en algunas sucursales los códigos de
productos eran diferentes, eso creaba muchos inconvenientes en el manejo
del inventario. También los precios de los productos muchas veces no eran
actualizados en las sucursales en su debido momento corriendo el riesgo de
vender productos a un menor precio.
El sistema de contabilidad no estaba completamente integrado con los
demás módulos ya que había muchas operaciones que tenían que ser
ingresadas manualmente, además que la metodología que usaba el sistema
para procesar la información contable era muy lenta ya que se tenían que
correr varios procesos que llevaban mucho tiempo y todo eso retrasaba el
cierre contable.
Los informes financieros solo se podían generar una vez que se procesaba
toda la información del mes, había que esperar que las sucursales mandaran
toda su información para ingresarla al sistema, hacer los procesos de
revisión contable y posteriormente generar los reportes financieros, eso
conducía a presentar la información entre el diez y el quince del siguiente
mes, tiempo que no es aceptable para la correcta gestión de la empresa.
En los últimos meses el sistema presentó problemas de pérdidas de datos,
dicha situación no pudo ser corregida por la compañía del sistema. Esto
ocasionó que el departamento de contabilidad pasara mucho tiempo extra
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Capitulo 1 Antecedentes
conciliando la información ya que los saldos históricos de clientes y de
cuentas contables se modificaban.
Además de eso los socios de la compañía de software se separaron bajando
la calidad del soporte ya que entre los dos socios se complementaban.
Se procedió a renegociar los precios de la licencia y los plazos de tiempo de
la implementación, al llegar a un acuerdo se procedió a firmar el contrato de
adquisición de licencias y el contrato de implementación.
RAZONES POR LAS QUE SEL DECIDIÓ COMPRAR SAP BUSSINES ONE
La solución ofrecida por SAP para la integración de la información.
La experiencia demostrada por SAP al estar implementado en miles
de empresas a nivel mundial.
La oportunidad de optimizar los procesos y recursos de la empresa.
El soporte ofrecido era de alto nivel.
La excelente seguridad y control en el manejo del sistema.
Precio accesible y facilidad de pago.
Otras soluciones que se analizaron no reunían estos beneficios
1.3 DESCRIPCIÓN DE SAP BUSSINES ONE
La aplicación SAP Business One es una solución de administración de
negocio integrada y accesible, específicamente creada para las pequeñas y
medianas empresas. Es un sistema de software que automatiza los procesos
de negocio y proporciona un panorama real y unificado de la información
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Capitulo 1 Antecedentes
crítica de negocio, actualizada minuto a minuto, vinculada con la gestión de
relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés), fabricación y
finanzas. Lo que significa que podrá ver mejor cómo mejorar la rentabilidad
de la empresa.
Integración: SAP Business One es una solución integrada de
administración de negocio para pequeñas empresas que fue creada
para automatizar CRM, fabricación y administración financiera, todo
en un único sistema de software.
CRM integrada: SAP Business One viene con CRM incorporada en la
aplicación. Los procesos de venta, soporte y atención al cliente se
integran sin fisuras a todas las funciones relevantes de toda la
empresa.
Drag&Relate: SAP Business One utiliza Drag&Relate para brindar a
los usuarios de todos los niveles una visibilidad end-to-end de todas
las operaciones, además de la capacidad de comprender
instantáneamente relaciones y transacciones clave dentro de la
empresa.
Alertas basadas en el flujo de trabajo: SAP Business One ofrece
alertas basadas en el flujo de trabajo que permite a los usuarios
controlar, notificar a otros y tomar acción según eventos específicos.
Adaptabilidad: SAP Business One es una solución que brinda a los
usuarios la libertad de agregar campos, cambiar formas y personalizar
búsquedas y reportes fácilmente.
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Capitulo 1 Antecedentes
XL Reporter: La herramienta XL Reporter integra fácilmente la
elaboración de reportes de Microsoft Excel dentro de SAP Business
One, para que el usuario pueda trabajar directamente en Microsoft
Excel si lo desea.
La combinación aprovecha el poder de la información integrada de
administración de negocio en SAP Business One con las funcionalidades
conocidas de Microsoft Excel. Los usuarios pueden crear reportes fácilmente
utilizando funciones de seleccionar y activar, y de arrastrar y soltar. En pocos
segundos, se puede crear completos reportes de negocio. Con la
funcionalidad de análisis de Microsoft Excel, combinada con la información
de negocio integrada en SAP Business One, se obtienen funcionalidades
más avanzadas y cálculos o gráficos más amplios. Esto brinda una
elaboración de reportes avanzada y flexible en CRM, fabricación y
finanzas.
ARQUITECTURA
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Capitulo 1 Antecedentes
La aplicación SAP Business One reside en un único servidor que se integra
en forma homogénea a la red de Microsoft Windows. Al utilizar una
arquitectura cliente-servidor basada en Win32, SAP Business One garantiza
un óptimo desempeño y aprovecha la red existente para brindar una máxima
eficacia. Incluye protocolos de acceso a la red, seguridad y backup. El
acceso se realiza por medio de servicios WAN (red de área extendida) o
conectividad por dial-up.
En el entorno de SAP Business One se pueden utilizar fácilmente
procedimientos estándares de backup de bases de datos, guardando y
transfiriendo la base de datos a otra máquina y proporcionando acceso
inmediato a información crítica de negocio.
La arquitectura racionalizada de SAP Business One soporta las siguientes
bases de datos:
• Microsoft SQL Server
• IBM DB2 Universal Database Express Edition
SAP Business One ofrece un sólido sistema de base con potentes
funcionalidades clave, incluyendo funciones de CRM, fabricación y finanzas.
La solución incluye procesos primarios de trabajo así como localizaciones
específicas para cada país, tales como requisitos legales, de divisas y
financieros para usar en un país determinado.
El Kit de desarrollo de software SAP Business One brinda interfaces de
programación de la aplicación (API) que le ayudan a interconectar y ampliar
SAP Business One de varias maneras. Desde simples modificaciones de
pantalla hasta sofisticados proyectos de interacción, el kit de desarrollo del
software SAP Business One brinda herramientas flexibles, entre ellas:
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Capitulo 1 Antecedentes
• Interfaz API de usuario, que permite modificar SAP Business One creando
nuevas ventanas, rediseñando ventanas existentes y agregando menús o
cajas de diálogo. Las modificaciones pueden ser tan simples como ocultar o
desactivar un campo, o tan complejas como agregar una nueva transacción.
• Interfaz API de datos, que permite construir enlaces en tiempo real entre
SAP Business One y aplicaciones externas. Al brindar una interfaz
programática a SAP Business One mediante un conjunto de objetos de
negocio totalmente funcionales, la interfaz API de datos le brinda el poder de
conectar aplicaciones y automatizar procesos.
• Conector Java, que brinda a los desarrolladores todo el poder y la
flexibilidad de la interfaz API de datos en un entorno de desarrollo Java.
BENEFICIOS OFRECIDOS AL IMPLEMENTAR SAP BUSSINES ONE
Dentro de los beneficios que la empresa podía obtener al implementar el
sistema se plantearon los siguientes:
Disponer de la infraestructura de procesos, gente y tecnología para
implantar enfoques de manejo empresarial acordes con las tendencias
actuales, mejorando la competitividad de la empresa.
Mejorar la capacidad de reacción de SUMINISTROS ELECTRICOS,
en cuanto a información, productos y servicios, ante los nuevos
requerimientos del mercado, de la comunidad, del estado y aún de
eventuales competidores.
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Capitulo 1 Antecedentes
Alinear los procesos y la organización con las prácticas líderes
vigentes, mediante aportes directos de la consultoría sobre las
mejores prácticas nacionales e internacionales.
Mejorar la productividad en todos los procesos de SUMINISTROS
ELECTRICOS. eliminando actividades que no agregan valor alguno,
mejorando aquellas que lo requieran, eliminando actividades
duplicadas, pero ante todo, integrando los diversos procesos a lo largo
y ancho de la organización.
Como consecuencia de los logros anteriores, mejorar los índices de
desempeño de los procesos y la organización, acortando el tiempo de
atención a los clientes, un mejor control de los inventarios.
En igual forma que el caso anterior, lograr un óptimo aprovechamiento
y una mayor productividad de los recursos técnicos, financieros,
físicos y en particular humanos de SUMINISTROS ELECTRICOS.
Incrementar la satisfacción de los usuarios internos y clientes
externos, como resultado de la reducción de los tiempos de ciclo,
control de procesos y la mejora de la calidad de todo el ciclo
productivo.
Reducir y/o optimizar los costos asociados con los procesos y la
organización, contribuyendo a mejorar los índices de rentabilidad,
como fruto de los procesos mejorados y un dimensionamiento
apropiado de los recursos humanos y físicos.
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Capitulo 1 Antecedentes
Incrementar la satisfacción de los empleados de las áreas
involucradas en el mejoramiento, como resultado de una
racionalización de sus funciones y una nivelación de sus cargas de
trabajo.
Optimizar el uso de los recursos tecnológicos, alineando
completamente los procesos con SAP y las aplicaciones
complementarias y con la empresa.
Integrar los datos y mejorar la calidad de la información de
SUMINISTROS ELECTRICOS (confiabilidad, exactitud, oportunidad,
seguridad), como resultado de disponer fuentes únicas de suministro
de datos y procesos con mejores prácticas de negocios que se ajusten
a los estándares del sector.
Reducir la exposición a riesgos de seguridad y confidencialidad de los
datos e información, como resultado de disponer de un sistema con
las mejores prácticas en materia de control de acceso, seguridad,
respaldo y recuperación.
Transferir el conocimiento suficiente a los colegas de SUMINISTROS
ELECTRICOS involucrados en el proyecto, de manera tal que hacia el
futuro la Empresa pueda reducir sus inversiones en nuevos proyectos
y en la evolución de la solución, a la vez que reducirá su dependencia
hacia nuestros consultores.
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Capitulo 1 Antecedentes
Contribuir a satisfacer las expectativas personales del equipo de
trabajo de SUMINISTROS ELECTRICOS, en cuanto a formación,
conocimiento de metodologías y de la solución.
Contribuir a fortalecer la cultura de proyectos que generen un
verdadero valor dentro de la Organización.
En pocas palabras, el proyecto facilitará el logro de las estrategias
institucionales de SUMINISTROS ELECTRICOS, en particular aquellas
relacionadas con:
Una optimización control y optimización de los procesos productivos.
Racionalización de sus costos.
Mejora de competitividad.
Mejora de su imagen ante la comunidad.
Capacidad de respuesta a los nuevos retos del mercado.
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Capitulo 1 Antecedentes
PRESUPUESTO
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP BUSSINES ONE EN
SUMINISTROS ELECTRICOS (SEL) S. DE R.L.
Descripción Cantidad Precio Unitario Lps. Valor Lps.
Licencias SAP Bussines One
Usuarios Profesionales
Usuarios CRM
19
41
32,746.14
10,478.76
22,176.65
429,629.35
Sub-Total Licencias 60 1,051,806.00
Mantenimiento y soporte anual 178,807.02
Servicio de implementación 380,400.00
Total costo implementación
SAP
1,611,013.02
Compra de licencias Open
Bussines, incluye Windows
2003 Server, SQL Server,
Terminal Server
115 3,456.98 397,553.00
Licencias Antivirus 115 381.59 43,883.18
Cambio de cableado
estructurado
1 190,000.00 190,000.00
Total Costo Implementación
mas
Gastos Adicionales
Lps.
2,242,449.20
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Capitulo 1 Antecedentes
ANALISIS FODA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP BUSSINES ONE EN
SUMINISTROS ELECTRICOS S. DE R.L.
FORTALEZAS
La Gerencia General decidió firmemente apoyar el proyecto.
La empresa tiene el recurso económico para llevar a cabo el proyecto.
Hay disposición en la administración de la empresa de efectuar los
cambios organizacionales que conlleva el proyecto.
Se dispone del recurso humano en la empresa para trabajar en el
proyecto.
La empresa esta posicionada como líder en su ramo a nivel nacional y
tiene el compromiso de innovar sus métodos de trabajo.
El personal administrativo y tecnológico de la empresa tiene un
compromiso fuerte de sacar adelante el proyecto.
La empresa implementadora quiere posicionar a su producto en el
mercado.
DEBILIDADES
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Capitulo 1 Antecedentes
Los usuarios finales tienen deficiencias en el manejo de sistemas de
información.
No hay una disposición completa en algunos departamentos para
llevar a cabo el cambio del sistema.
El departamento de IT no está bien organizado.
Los consultores de la empresa implementadora se limitan únicamente
al proceso técnico de la implementación, no conocen suficiente los
aspectos de diseño y desarrollo del sistema.
El sistema es un software enlatado, no es fácil el proceso de cambios
en el sistema.
OPORTUNIDADES
Al implementar el sistema se espera maximizar los recursos de la
empresa.
Se podrá aplicar las políticas de control en todas las sucursales al
centralizar la base de datos en la oficina principal.
Al integrar la información, los informes para toma de decisiones
estarán disponibles en tiempo real.
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Capitulo 1 Antecedentes
Con el nuevo software la empresa puede tener una herramienta que le
ayude a cumplir sus objetivos estratégicos.
Al implementar el sistema la empresa tendrá la ventaja de aplicar
mejores prácticas en los procesos del negocio.
Las sucursales de la empresa podrán acceder a la información de
todas las oficinas en tiempo real, como los inventarios, cuentas por
cobrar u otra información necesaria para su mejor desempeño.
AMENAZAS
La empresa implementadora es nueva en el país.
El tiempo es un factor que puede hacer fracasar la implementación.
No hay contacto directo con la empresa de SAP, solamente a través
de la compañía implementadora.
La empresa depende del servicio de terceros para interconectar las
sucursales, si el servicio cae se perderán las conexiones con el
servidor principal.
Si no se logra la implementación se perderán los valores pagados a la
empresa implementadora.
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Capitulo 1 Antecedentes
CRONOGRAMA
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Capitulo 1 Antecedentes
CRONOGRAMA
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
CAPITULO 2
ANALISIS PRE-IMPLEMENTACIÓN
2.1PREPARACIÓN DEL PROYECTO
Para que el proyecto de implementación fuera exitoso se planteó cumplir
a cabalidad con los siguientes requisitos:
Compromiso de la Alta Gerencia.
Objetivos y alcance claramente definidos.
Recursos y apropiado Manejo del Cambio.
Disponibilidad y oportunidad de los recursos.
Competencia y capacidad de visión e innovación de los líderes del
Proyecto.
Competencia y capacidad de los integrantes del equipo de
proyecto en cada una de sus áreas y según sus roles.
Integración del conocimiento del negocio.
Mecanismos de Control y Toma de Decisión oportunos.
Responsabilidades bien definidas.
Gerencia y manejo del alcance del proyecto.
Gerencia y manejo de las expectativas.
Asignación del recurso humano necesario.
Claridad en las instrucciones y los roles en los integrantes.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
El alcance del proyecto en base a la funcionalidad del software incluía los
siguientes procesos a implementar:
Finanzas y contabilidad
o Plan de cuentas contable
o Pólizas de diario.
o Comprobante de diario
o Transacciones recurrentes.
o Tasa de cambio para múltiples divisas.
o Reportes financieros.
o Centros de costos presupuestarios.
o Impuestos de venta.
o Periodos múltiples.
o Depósitos.
o Cheques.
o Créditos.
o Recibos.
o Pagos diferidos.
o Presupuesto de gastos
o Revaloración.
Ventas y Facturación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Cotización.
o Orden de venta.
o Embarque directo.
o Factura.
o Entrega.
o Devolución.
o Listados de precios.
o Gestión de clientes.
o Calculo de utilidades brutas.
o Gestión de contactos.
o Gestión de oportunidades de ventas.
o Integración de previsiones.
o Presupuesto de ventas
Compras e importaciones
o Orden de compra.
o Recepción de compra.
o Devolución de compra.
o Factura de compra.
o Notas de crédito de proveedores.
o Factura de reserva de proveedores.
o Control de costos de importación.
o Manejo de anticipos a proveedores.
Socios de negocios (clientes, proveedores y prospectos)
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Ficha completa de datos del socio de negocios.
o Actividades por socios de negocios.
o Historiales de los socios de negocios.
o Informes estadísticos.
Tesorería (Bancos, CxC y CxP)
o Pagos recibidos.
o Depósitos.
o Pagos efectuados.
o Letras de cambio.
o Sistemas de pagos.
o Reconciliaciones.
Administración de los inventarios
o Administración de artículos.
o Consultas sobre artículos.
o Listas de precios.
o Recibo sobre existencias.
o Liberación de existencias.
o Transferencias de almacén.
o Números de serie.
o Gestión de lotes.
o Pick and pack.
o Kits de artículos.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Planeación de la oferta y la demanda(MRP compras, producción)
o Previsión de necesidades.
o Asistente de MRP.
o Informe de recomendaciones.
Producción
o Listas de materiales.
o Ordenes de producción.
o Recibos de producción.
o Artículos para producción.
Servicios (garantías, contratos de mantenimiento)
o Gestión de contratos de servicio.
o Planeación de servicios.
o Base de datos de conocimientos.
o Gestión de llamadas de servicio.
o Rastreo de clientes a nivel de interacciones
Automatización de los controles y políticas de la empresa
(Autorizaciones y Alertas).
CRM (Gestión de las relaciones con clientes –Oportunidades de
Ventas)
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Reportes (según metodología de la empresa implementadora)
La metodología de implementación contemplaba las siguientes fases:
1. Preparación del Proyecto.- En la fase uno se determinan los procesos,
funciones y actividades de las áreas involucradas. Definición y
capacitación introductoria al personal que SEL asigné al proyecto. Se
dará a conocer la metodología y plan de trabajo al personal asignado por
SEL, que en lo sucesivo se denominaran Usuarios Clave. Se le dará a
conocer a los Usuarios Clave los roles específicos que tendrán durante el
desarrollo del proyecto.
2. Documentación de los Procesos de negocio y sus funciones.- Es una
descripción general de los diferentes procesos y funciones que serán
configurados e implementados en SAP BUSINESS ONE en base a la
funcionalidad que ofrece SAP en la versión a implementar inicialmente y
el alcance de los desarrollos específicos propuestos para SEL. Dicho
documento se obtendrá a través de las diferentes sesiones de trabajo
(workshops) con los Usuarios Clave asignados para tales efectos por
SEL. El documento que surja como resultado de esta fase deberá ser
avalado, autorizado y firmado por el Comité de Proyecto designado por
SEL, por lo que SEL asume la responsabilidad de que dicho documento
representa la forma de operar de la Institución, y que dicho documento
cumple con las necesidades de la Usuaria. Junto con la empresa
implementadora, los Usuarios Clave definen cuales serán los datos de
carga inicial para el comienzo de operaciones, e inician la recopilación,
depuración, y puesta a punto de todos los datos que serán cargados a
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
SAP BUSINESS ONE y provienen de los sistemas que actualmente
operan. En esta fase también se genera un documento de “Modelo
Operativo” que describe las áreas funcionales de SAP BUSINESS ONE
que se implementarán durante el proyecto, basándose en la
documentación de los procesos.
3. Realización.- Durante la fase tres o de Realización la empresa
implementadora se enfocará principalmente a la configuración y
parametrización de los “Planos de los Procesos” generados, abalados y
autorizados de la fase dos. En la fase tres los Usuarios Clave realizarán
la documentación de las decisiones tomadas al momento de configurar,
utilizando los formatos base que la empresa implementadora entregará
durante esta fase. Se desarrollan las estrategias y planes para realizar
pruebas del funcionamiento del sistema, y los planes de capacitación de
los usuarios finales. Dicha capacitación será impartida por los Usuarios
Clave y será soportada por la empresa implementadora. Los Usuarios
Clave deberán avalar, aprobar y firmar los resultados de las pruebas
realizadas del funcionamiento del sistema, por lo que la Usuaria asume la
responsabilidad del buen funcionamiento de cada uno de los procesos
probados y aceptados.
4. Preparación Final.- Durante la fase de “Preparación Final” o fase cuatro
se mueve el software del ambiente de prueba al ambiente de producción,
se realizan las cargas de los datos iníciales proporcionados por SEL para
comenzar operaciones, se generan todos los perfiles de usuario que
harán uso del software.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
5. Inicio de operaciones en vivo.- Una vez iniciadas las operaciones, el
personal por parte de la empresa implementadora darán el soporte
necesario junto con los usuarios designados por la Usuaria para
solucionar cualquier problema que surja de la operación del Software
SAP BUSINESS ONE.
2.2 ORGANIZACIÓN DEL COMITE DEL PROYECTO
La organización del proyecto se llevo a cabo de la siguiente forma:
Por parte de la empresa se designaron Usuarios Funcionales y Usuarios
Clave con la finalidad de cumplir con los requerimientos de automatización
de los procesos operativos y administrativos que se realizan en la compañía.
Se define a Usuarios Funcionales como las personas encargadas de
analizar, definir y sugerir los cambios y mejoras en los procesos que se
tengan que realizar como resultado de la aplicación del nuevo sistema SAP
BUSINESS ONE.
Se define como Usuarios Clave aquellos recursos capaces de entender la
funcionalidad básica del sistema, y participarán de manera activa en la
configuración del sistema.
SEL se obliga a que todos los Usuarios Clave mantengan una política de
puertas abiertas, siendo responsables de atender las solicitudes de
información, así como de tomar decisiones en disyuntivas del diseño dentro
de las 48 horas siguientes.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES
A continuación se enlistan los principales roles y responsabilidades que se
aplicaron para los integrantes del equipo del trabajo.
Comité del Proyecto. Integrado por Directores de área de la empresa:
Resolver asuntos de índole estratégico del Proyecto.
Juntas de revisión y avances periódicos.
Difusión de Objetivos y Metas del Proyecto a la Institución.
Aprobar acciones tendientes al cambio organizacional.
Revisar y aprobar cambios al Proyecto en cuanto alcance,
recursos y tiempo.
Líder del Proyecto de la empresa:
Coordinación general del Proyecto.
Coordinación en conjunto con el Líder del Proyecto de la
empresa implementadora.
Administración de los Usuarios Funcionales y Usuarios Clave.
Coordinación de Juntas Semanales de avance de Proyecto.
Participación en el Comité del Proyecto.
Responsable de la definición de los procesos de su área.
Responsable de la aplicación funcional de los procesos.
Participación activa en juntas semanales de avances.
Responsable del control y desempeño de los recursos de
consultoría .de la empresa implementadora.
Participación en el Comité del Proyecto.
Usuario Clave de la empresa:
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Responsable de los procesos a implementar en el sistema SAP.
Responsable en el entrenamiento de usuarios finales, con la
supervisión de la empresa implementadora.
Participación en juntas de avance semanales.
Participación en las definiciones de procesos.
Coordinación de las cargas de información.
Análisis y especificación detallada de los procesos de su área.
Depuración de la información actual.
Consultor de la compañía implementadora:
Configuración del Sistema.
Transferencia de conocimientos al Usuario Clave.
Participación de Juntas de avance semanal.
Apoyo en la capacitación del usuario final.
Aplicación de las Mejores Practicas del sistema.
Líder del Proyecto de la compañía implementadora:
Coordinación general del Proyecto.
Coordinación en conjunto con el Líder del Proyecto de La
Usuaria.
Administración de los Consultores de la empresa
implementadora.
Coordinación de Juntas Semanales de avance de Proyecto.
Participación activa en juntas mensuales de avances.
Responsable del control y desempeño de los recursos de
consultoría de la empresa implementadora.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Una vez que se firmo el contrato entre ambas partes se procedió a tener
las primeras reuniones de preparación del Kick-Off (conocida como pre
Kick-Off) para poder avanzar en aspectos relacionados a los siguientes
puntos:
Asignación de recursos por parte del cliente.
Revisión inicial del cronograma del proyecto.
Revisión de requerimientos de hardware y software para la
implementación de SAP Business One.
Definición de fecha de inicio formal del proyecto (reunión de kick-
off).
Entrega de información preliminar sobre los datos maestros que
SEL debe preparar durante el proceso de implementación.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
2.3 DETERMINACÓN DE PROCESOS DEL NEGOCIO Y
FUNCIONALIDADES
Después de haber planificado y preparado los recursos necesarios para
iniciar el proceso de implementación y de haber preparado la organización
del proyecto se comenzó a trabajar en la determinación de los procesos del
negocio y sus funciones de acuerdo a la funcionalidad de SAP BUSSINES
ONE.
La determinación de procesos de negocio es una descripción general de los
diferentes procesos que serán configurados e implementados en SAP
BUSINESS ONE en base a la funcionalidad que ofrece SAP en la versión a
implementar inicialmente y el alcance de los desarrollos específicos
propuestos para SEL.
Dicho documento se obtuvo a través de las diferentes sesiones de trabajo
(workshops) con los Usuarios Clave asignados para tales efectos por SEL. El
documento que surgió como resultado de esta fase fue avalado, autorizado y
firmado por el Comité de Proyecto designado por SEL, por lo que SEL
asumió la responsabilidad de que dicho documento representa la forma de
operar de la Institución, y que dicho documento cumple con sus necesidades.
Se elaboró una agenda de trabajo semanal involucrando al gerente del
proyecto por parte de la empresa implementadora, el director del proyecto de
SEL y los usuarios claves comenzando de esa forma a trabajar para
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
identificar los procesos críticos que se manejaban en la empresa junto con
sus funciones y tratar de adecuarlos a la funcionalidad de SAP.
PROCESOS Y FUNCIONES DETERMINADOS POR MODULOS:
MODULO DE FINANZAS
Los primeros procesos que se determinaron fueron los del modulo de
finanzas, ya que este representa la base de la integración del software
convirtiéndose en la parte central del sistema, se dio inicio a lo que fue la
determinación del plan de cuentas o el catalogo contable.
Actividad: Definición del Plan de Cuentas o Catalogo Contable:
El plan de cuentas está estructurado en forma de árbol con cinco niveles,
siendo el nivel 5 el más detallado y el nivel 1 el más consolidado. En
balances, los niveles superiores se utilizan para agrupar los niveles
inferiores.
Esta estructura diferencia entre cuenta activa y título.
Un título se crea para organizar y visualizar datos en informes financieros y
puede agrupar varias cuentas activas o bien varias cuentas activas y títulos.
Por ejemplo, el título Activo contiene los títulos Capital circulante, Activos fijos
e Inversiones a largo plazo. Para una sociedad GL con una sola clase de
inversión a largo plazo, este objeto sería una cuenta activa y no un título.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
El nivel 1 se compone únicamente de títulos fijados en el sistema. Estos
títulos son permanentes e incluyen ocho niveles principales, que se muestran
a la derecha de la ventana Plan de cuentas.
Los títulos del nivel 1 incluyen:
A Títulos que se refieren a los
saldos: activos, pasivos y capital
propio.
B Títulos que se refieren a cuentas
derivadas (cuentas de pérdidas y
ganancias): ingresos, costes de
ventas, gastos, financiación y
otros ingresos y gastos.
Determinar el plan de cuentas no fue una tarea fácil ya que acarrearía
cambios sustanciales en relación al catalogo de cuentas que SEL manejó
durante los últimos diez años.
La funcionalidad de SAP exigía un plan de cuentas estructurado por los
siguientes rubros:
Activos
-Activo Corriente
-Activo No Corriente
Pasivos
-Pasivo Corriente
-Pasivo No Corriente
32
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Capital
-Capital Social
-Reservas
-Utilidades
Ingresos
-Ventas
-Ingresos diversos
Costo de ventas
-Costo de lo vendido
-Variaciones de costos
Gastos
-Gastos de operación
Otros Ingresos
-Ingresos financieros
Otros Gastos
-Gastos Financieros
El cambio más drástico se presentó en los centros de costos ya que en el
sistema anterior existía una sola lista de códigos de cuentas para gastos
generales y una sola lista de códigos de departamentos como ser
administración, ventas, bodega y gastos financieros. Lo cual implicaba que
un código de gasto solo se creaba una vez, por ejemplo el código de Sueldos
33
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
solo existía una vez y cuando se requería contabilizar los sueldos de
administración se utilizaba la cuenta de sueldos y se combinaba con la
cuenta del departamento de administración, al contabilizar los sueldos del
departamento de ventas se utilizaba el mismo código de sueldos y se
combinaba con el código del departamento de ventas y así con las demás
cuentas.
Este es un ejemplo de una parte los códigos de gastos generales y
departamentos que se manejaban en el sistema anterior:
Código Descripción
7110000 Gastos Generales
7110101 Sueldos y salarios
7110102 Horas Extras
7110103 Vacaciones
7110104 Servicios Públicos
………. Etc., todos los demás gastos.
Código Descripción
6000000 Departamentos
6110100 Administración
6110101 Administración San Pedro Sula
6110102 Administración Tegucigalpa
6120100 Ventas
6120101 Ventas San Pedro Sula
6120102 Ventas Tegucigalpa
………….Etc., Todos los demás departamentos
34
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Al momento de registrar un asiento contable de gastos el sistema anterior
pedía el código de gasto y el departamento al que pertenecía, ejemplo:
Código Gasto Código de departamento Cargo
Crédito
7110101 Sueldos y Salarios 6110101 Administración SPS XX.XX
Pero en SAP había que crear todos los gastos generales para cada
departamento es decir hay que crear un código para sueldos de
administración, otro código para sueldos de ventas y otro código para
sueldos de bodega., ejemplo:
Código Descripción
6110001 BENEFICIOS SOCIALES
61100010001 SUELDOS ORDINARIOS
611000100010102 SUELDOS Y SALARIOS SPS ADMON
611000100010103 SUELDOS Y SALARIOS SPS BODEGA
611000100010104 SUELDOS Y SALARIOS SPS VENTAS SALA
611000100010105 SUELDOS Y SALARIOS SPS VENTAS ILUMINACION
611000100010202 SUELDOS Y SALARIOS TEGA ADMON
611000100010203 SUELDOS Y SALARIOS TEGA BODEGA
611000100010204 SUELDOS Y SALARIOS TEGA VENTAS SALA
611000100010205 SUELDOS Y SALARIOS TEGA VENTAS ILUMINACION
611000100010302 SUELDOS Y SALARIOS CEIBA ADMON
611000100010303 SUELDOS Y SALARIOS CEIBA BODEGA
611000100010304 SUELDOS Y SALARIOS CEIBA VENTAS
611000100010402 SUELDOS Y SALARIOS CHOLUTECA ADMON
611000100010403 SUELDOS Y SALARIOS CHOLUTECA BODEGA
611000100010404 SUELDOS Y SALARIOS CHOLUTECA VENTAS
611000100010502 SUELDOS Y SALARIOS COPAN ADMON
611000100010503
SUELDOS Y SALARIOS COPAN
BODEGA
611000100010504 SUELDOS Y SALARIOS COPAN VENTAS
35
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
61100010002 SUELDOS EXTRAORDINARIOS
611000100020102 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS SPS ADMON
611000100020103 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS SPS BODEGA
611000100020104 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS SPS VENTAS SALA
611000100020105 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS SPS VENTAS ILUMINACION
611000100020202 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS TEGA ADMON
611000100020203 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS TEGA BODEGA
611000100020204 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS TEGA SALA
611000100020205 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS TEGA ILUMINACION
611000100020302 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CEIBA ADMON
611000100020303 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CEIBA BODEGA
611000100020304 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CEIBA VENTAS
611000100020402 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CHO ADMON
611000100020403 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CHO BODEGA
611000100020404 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS CHO VENTAS
611000100020502 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS COPAN ADMON
611000100020503 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS COPAN BODEGA
611000100020504 SUELDOS Y EXTRAORDINARIOS SALARIOS SPS VENTAS
Comparándolo con el catalogo del sistema anterior se ve la diferencia de que
antes solo existía una vez la cuenta de gasto y ahora se tiene que repetir
para cada departamento o centro de costo de la empresa eso causo de que
el catalogo pasara de 554 cuentas en el sistema anterior a 1566 en el
sistema actual.
La problemática redundaba en que había que tomar una decisión para la
creación del plan de cuentas, al principio se planteó por parte de SEL dejar el
catalogo como se manejaba anteriormente utilizando la funcionalidad de SAP
de los centros de beneficio, pero los consultores de la empresa
implementadora sugirieron manejar el catalogo de cuentas utilizando la
segmentación, es decir había que crear los gastos para cada departamento,
36
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
generando un catalogo de cuentas muy extenso causando más que todo
dificultades al momento de registrar los asientos de diario ya que los usuarios
encargados de dicha labor tienen que aprender a trabajar con un catalogo
complejo en vez de utilizar un catalogo simplificado y práctico como el que
había antes.
Pero el problema se agrava ya que para cada sucursal de la empresa había
que crear las cuentas de gastos para esa sucursal que en nuestro caso
fueron cuentas para seis sucursales lo cual implicó crear un catalogo de
cuentas de ingresos y egresos para cada sucursal, eso hizo que el plan de
cuentas creado sea muy extenso y a la hora de contabilizar crea atraso ya
que hay que seleccionar con sumo cuidado la cuenta de ingreso o gasto de
la sucursal que produce el asiento contable.
SAP tiene integrada una funcionalidad que se llama centro de beneficios que
aparentemente se maneja para solventar el problema anterior, pero las
personas encargadas de la implementación sugirieron no usar dicha opción
ya que no era muy confiable, cosa que hasta la vez nos ha extrañado mucho.
Pero al final se tuvo que escoger el camino más largo que sugirió la empresa
implementadora lo cual causo cierta tardanza en entregar dicho catalogo.
Actividad: Determinación del proceso de Registro de Diario:
Siguiendo con la determinación de procesos en el modulo de finanzas se
pasó a revisar el proceso de registro de diario o partidas contables. Este
proceso es uno de los más prácticos de SAP, aprender a registrar una
37
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
partida contable fue muy fácil, este proceso compensa en gran parte el
problema del catalogo extenso de cuentas.
El proceso de SAP de registro de diario cuenta con las siguientes
características:
Es multimonedas, es decir maneja transacciones en diferentes
monedas.
Es multiejercicio, se pueden registrar asientos contables de diferentes
periodos siempre y cuando se cuente con la autorización requerida.
Permite manejar contabilizaciones periódicas, se pueden almacenar
partidas que se repiten en cada periodo contabilizándose de manera
automática.
Permite contabilizar los asientos de diario por proyectos.
Los registros de diario no se pueden eliminar de la base de datos.
Este proceso es manual, pero existen los registros de diario automáticos que
son generados a partir de otros documentos siendo configurados cada uno,
la finalidad es que se hagan la menor cantidad posible de registros manuales
para hacer eficiente el proceso contable, los documentos configurados fueron
los siguientes:
38
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Factura deudores
o Nota de crédito deudores
o Nota de debito deudores
o Entrada de mercancías
o Devolución de mercancías
o Anticipo acreedores
o Factura acreedores
o Nota de crédito acreedores
o Costos de importación
o Entrada de pagos
o Deposito
o Pagos efectuados
o Cheque para el pago
o Salida de mercancías
o Traslados de Stock
o Orden de fabricación
o Revalorización de inventarios
o Costo de ventas
Definición de la funcionalidad de Diferencias de Tipo de Cambio:
Un proceso importante en finanzas es el manejo de las diferencias de tipo de
cambio.
Cuando se actualiza un interlocutor comercial y/o cuentas en moneda
extranjera (ME), toda la contabilidad relacionada se realiza en la ME. Dado
39
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
que el sistema de contabilidad se debe ejecutar también en moneda local
(ML), las operaciones en ME de esta naturaleza se expresan asimismo en
ML, según el tipo de cambio de ME en la fecha de la operación. Las
fluctuaciones diarias en los tipos de cambio de ME crean una situación por la
cual los saldos de tarjeta en ML y ME no coinciden. Las diferencias de tipo
de cambio automático están diseñadas para calcular de nuevo
periódicamente los saldos en ML y ME, según el tipo de cambio en el día en
que se calculan las diferencias.
SAP Business One puede recomendar que se ejecuten operaciones de diario
automáticas relativas a diferencias de tipo de cambio en interlocutores
comerciales y cuentas en ME, correctas en una fecha determinada. La
función del programa que calcula diferencias de tipo de cambio es realizar la
reconciliación entre el saldo de tarjeta en ME y el saldo en ML, teniendo en
cuenta la fluctuación en el tipo de cambio de ME.
Actividad: Definición del proceso de Presupuesto:
Uno de los procesos que se obvió al principio fue el del presupuesto, esto fue
una falla en cuanto a poder aprovechar las funcionalidades de SAP para el
control presupuestario de la compañía, este proceso debió haber sido
implementado por lo menos al final de la implementación, pero debido a que
la misma no fue eficaz no se logro hacer.
Las funciones de presupuesto se utilizan para hacer el seguimiento de
gastos empresariales e incluyen la opción de bloqueo de la producción de
operaciones adicionales si se excede el presupuesto.
40
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
El presupuesto se basa en los datos introducidos en SAP Business One, que
especifica el importe máximo que se puede asignar a una cuenta en
particular.
En el transcurso de trabajo rutinario, se verifica la columna del Debe de
cuentas para las que se ha definido un presupuesto y, en caso de que el
presupuesto se exceda, se emite un mensaje de advertencia o se bloquea la
acción, sea cual sea el método seleccionado.
Hasta el año 2008 se está implementando esta funcionalidad, por parte de
SEL.
MODULO DE VENTAS
Otro de las funcionalidades que no se implementó al inicio fue el modulo de
oportunidades de ventas
Actividad: Definición del proceso de Oportunidades de Ventas:
El módulo Oportunidades se utiliza para analizar y realizar el seguimiento de
oportunidades pendientes, según el progreso de las actividades de ventas.
Estas actividades pueden incluir reuniones, negociaciones y otras
actividades en el pipeline de ventas, según lo defina el usuario.
Estas actividades pueden incluir reuniones, negociaciones y otras
actividades, según lo defina el usuario. Se introduce el importe total previsto
al completarse la venta satisfactoriamente, con el fin de poder estimar el
41
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
potencial de ganancias. Se puede introducir también un porcentaje de cierre
para cada nivel de ventas. El sistema de pronóstico utiliza métodos globales
que se pueden emplear para extrapolaciones del potencial de ganancias y
priorización de las actividades de ventas.
Se pueden enlazar varios documentos en la ventana Oportunidades, ficha
Etapas.
Se pueden crear varios informes, en formato de tabla y gráfico, a fin de
proporcionar formatos diferentes para el análisis. Por ejemplo, este análisis
puede ser por etapa, por usuario o un resumen de nivel alto que se visualiza
en el informe de estadística. Estos informes se pueden filtrar según varios
parámetros, tales como cliente, empleado del departamento de ventas,
período, etc.
Esta es una herramienta avanzada en la gestión de ventas que
lastimosamente hasta el mes de marzo del 2008 se está empezando a
explotar.
Actividad: Determinación del Proceso de Venta:
Dentro del modulo de ventas se definieron los siguientes procesos:
o Cotización
o Orden de venta
o Factura
o Nota de debito
o Nota de crédito
o Entregas
42
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Devolución
o Manejo de anticipos de clientes
o Factura de reserva
DIAGRAMA DEFINIDO PARA EL PROCESO DE VENTAS
El proceso de ventas cambio drásticamente ya que anteriormente los
vendedores hacían las cotizaciones, las facturas y generaban la requisición
automáticamente al mandar a imprimir las facturas a la caja, la cajera
solamente hacia el cobro al cliente.
43
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Ahora el nuevo proceso limita al vendedor a hacer cotizaciones y generar la
orden de venta, el cliente va a la caja para que le impriman la factura y le
hagan el respectivo cobro, este proceso agrega un paso más, y hace más
largo el proceso de venta, ya que en la bodega ya no salen automáticamente
las requisiciones, el cliente tiene que esperar más tiempo, antes al momento
de que el vendedor generaba la factura al mismo tiempo salían las
requisiciones en las impresoras de cada bodega y en lo que el cliente estaba
pagando su factura en la caja los bodegueros sacaban los productos de las
bodegas y lo llevaban al área de despacho, ahora se tuvo que crear un
reporte para que las personas de despacho impriman las requisiciones en las
bodegas, ya no es automático el proceso de requisiciones, además ahora la
cajera tiene que generar todas las facturas conforme las ordenes de ventas
que los vendedores crean, antes cada vendedor generaba sus facturas, hoy
ella tiene que generar las de todos. Se ha planteado el problema a la
compañía implementadora y directamente a los representantes de SAP en la
región, pero todavía no hay respuesta a nuestra solicitud, esto ha
entorpecido un poco el proceso de entrega de productos a los clientes, al
comienzo de la implementación esto causo un caos ya que no se había
previsto el gran impacto que esto iba a tener en el proceso de venta, incluso
hubo varios clientes se quejaron fuertemente amenazando no volver a
comprar en la tienda.
44
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
SAP lo que busca es que haya más control en la facturación ya que agrega
un paso más que actualmente no se está siguiendo que es el de la
ENTREGA, el diseño del proceso de SAP es que primero el vendedor cotice
si el cliente lo solicita, luego genere la orden de venta, con esa orden de
venta el departamento de despacho genera un documento de entrega , una
vez que se han verificado todas las existencias se procede a hacer la factura,
esto ayuda a que no se anulen facturas porque no haya producto en las
bodegas.
Pero este proceso genera lentitud, por eso se ha obviado y se definió el
proceso que aparece en el diagrama anterior.
Actividad: Definición del proceso de Cotización
El proceso de cotizaciones agregó valor ya que incluyo funcionalidades
como calcular la utilidad al momento de hacer la cotización, eso ayuda para
que el jefe de ventas tome una decisión instantáneamente para mejorar
45
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
algún precio, también el sistema genera la información de los últimos diez
precios que se le ha dado al cliente, también se puede saber en línea las
existencias de inventario en las demás tiendas y bodegas para suplirle la
orden completa al cliente, incluye además la opción de agregarle la
información de logística para coordinar de una mejor manera el despacho de
la mercadería.
Actividad: Definición del proceso Factura de Reserva
Una función nueva que se definió fue el de “Factura de Reserva” la cual
sirve para cuando un cliente quiere que se le facture un producto pero que no
se le entregue en el momento, o que el producto no está en el almacén y se
le va a conseguir en otro almacén u comprar en plaza, este proceso no
afecta el stock de almacén, cuando el producto se entrega se genera la
factura final a partir de la factura de reserva que se había creado.
FACTURA DE ANTICIPOS
Actividad: Definición del proceso Notas de Crédito
El proceso de notas de crédito de clientes también aporto una mejor
funcionalidad ya que las notas de crédito están basadas directamente en las
facturas, no hay que hacer cálculos ni grabar información, solamente se le
indica al sistema que la nota de crédito es por devolución de artículos y se
selecciona la factura que genera la nota de crédito, el sistema hala los datos
para que se seleccione que productos se van a devolver, se indican las 46
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
cantidades y se finaliza la operación, en el caso de notas de crédito por otros
conceptos el sistema maneja esa opción.
MODULO DE COMPRAS
Actividad: Definición del proceso Orden de Compra
Un proceso que trajo mucha mejora en las operaciones de compras es el de
“Orden de Compra”, debido a que integra muy bien el manejo contable de las
compras, como también la información de los pedidos en tránsito, el manejo
de los precios que se tasan con los proveedores, la proyección de las
compras y el control presupuestario de las compras.
Actividad: Definición del proceso de Entrada de Mercancías
FLUJO DEL PROCESO DE IMPORTACIONES DE MERCADERIA
47
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Uno de los problemas que enfrentaba la empresa era que el modulo de
compras anterior no estaba totalmente integrado con el de inventarios,
existía el problema que al momento de la llegada de la mercancía a la
bodega la persona que hacía los ingresos debía de ingresar manualmente
las entradas de mercaderías, muchas veces los productos se ingresaban en
códigos incorrectos y eso incurría en un mal manejo de los inventarios.
El nuevo proceso de “Entrada de mercancías” acabó con ese problema ya
que el proceso permite crear los ingresos a partir de las ordenes de compras,
basta seleccionar la orden de compra y aparecerán los productos ingresados
en la misma, si no hay diferencia entre los productos recibidos y los de la
orden de compra se genera el ingreso al almacén, evitando de esta forma
que los productos sean ingresados manualmente recortando la posibilidad de
que se cometan errores. Solamente hay diferencias cuando hay faltantes en
el embarque o el proveedor envía incorrectamente los productos que fueron
solicitados en la orden de compra.
Actividad: Definición del proceso Devolución de Mercancías
Otro proceso que se determinó fue el del “Devolución de mercancías”,
anteriormente no se manejaba eficientemente este proceso, SAP lo trae
totalmente integrado con el modulo de Cuentas por Pagar, Inventarios y
Contabilidad, en esta opción se ingresan las devoluciones de mercadería a
los proveedores, rebajando los valores de las cuentas por pagar, de los
inventarios y haciendo el asiento contable respectivo.
Actividad: Definición del proceso Factura de Anticipo de Proveedores
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Una función que también aportó un mejor manejo a las gestión de las
compras es la de “Factura de anticipo de proveedores”, esta funcionalidad
tiene la modalidad de poder llevar un control exacto de los anticipos que se
dan a los proveedores por compra de algún bien, allí se registra la factura a
la cual se le está haciendo el anticipo, luego cuando el producto llega al
almacén la factura se relaciona con la factura final aplicándose el anticipo
que se dio. El control que se maneja permite saber en cualquier momento las
compras que están pendientes de ingresar a las cuales se les ha aplicado
algún anticipo.
PROCEDIMIENTO FACTURA DE ANTICIPO DE PROVEEDORES
MODULO DE SOCIOS DE NEGOCIOS
Actividad: Definición del catalogo de Socios de Negocios
El primer paso de este modulo fue determinar la estructura del catalogo de
socios de negocios que incluía a los clientes proveedores y socios de
negocios potenciales ya sean clientes o proveedores.
49
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Para los proveedores se determino usar los rangos de códigos siguientes:
Proveedores Extranjeros: de PSA10001 a PSA99999.
Proveedores Nacionales: de LSA10001 a LSA99999.
Para los clientes de cada sucursal se determino usar el rango de códigos
siguiente:
Clientes de San Pedro Sula: de CSA10001 a CSA99999.
Clientes de Tegucigalpa: de CTG10001 a CTG99999.
Clientes de La Ceiba: de CBA10001 a CBA99999.
Clientes de Santa Rosa de Copán: de CCO10001 a CCO99999.
Clientes de Choluteca: de CCH10001 a CCH99999.
Esta funcionalidad no estaba definida como tal en el sistema anterior sino
que dentro de cada modulo incluía la opción de maestros, ya sea de clientes
o cuentas por cobrar. Esto ha venido a mejorar el manejo de la información
de los socios de negocios de la empresa, ya que tiene una buena estructura
de datos para gestionar de una mejor manera la relación con los socios de
negocios.
Actividad: Definición de la funcionalidad Actividad
Otra funcionalidad que se determinó implementar fue “Actividad”, sirve para
asociar a actividades a realizar con los socios de negocios, por ejemplo
programar llamadas, visitas, ofertas, etc. Sirve también como agenda o
planeador de actividades ya que tiene opciones como recordatorios, envía
mensajes de alerta y permite registrar el seguimiento de las actividades.
50
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Actividad: Definición de la funcionalidad Calendario
Otra función nueva fue la de “Calendario”: SAP Business One permite a los
usuarios llevar un calendario que muestra gráficamente las actividades para
uno o más usuarios. El calendario también proporciona funcionalidades para
programar actividades y para modificar actividades programadas.
El calendario puede ser configurado para mostrar únicamente actividades y
usuarios especificados. Los usuarios pueden visualizar las actividades en
distintos formatos, como calendarios diarios, mensuales, semana laboral,
semana completa y equipos.
MODULO GESTION DE BANCOS
Actividad: Definición del proceso de Pagos Entrantes
Este proceso permite a los usuarios registrar todos los pagos entrantes,
incluyendo cheques, pagos con tarjeta de crédito, en efectivo y
transferencias bancarias. Los usuarios también pueden asignar pagos a
facturas abiertas para simplificar el proceso de recibo de pago. Este proceso
se usa actualmente únicamente para registrar los pagos de clientes, sirve
para controlar adecuadamente los ingresos que recibe la empresa.
Actividad: Definición del proceso Depósitos
Este proceso registra pagos en efectivo, pagos con tarjeta de crédito y
depósitos de cheques. Para los depósitos, aparece una lista de todos los
cheques y los usuarios escogen los que quieren depositar. Los pagos con
tarjeta de crédito pueden ser depositados automáticamente, según los
acuerdos con las compañías de tarjetas de crédito.
51
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Actividad: Definición del proceso Pagos Efectuados
El proceso de pagos efectuados permite a los usuarios definir los pagos a los
proveedores. Pueden asignar pagos a facturas abiertas de proveedores así
como iniciar la emisión automática de cheques a proveedores.
Actividad: Definición del proceso Asistente de Pagos
Este proceso está diseñado para ahorrar tiempo al ayudar a los usuarios en
el proceso de crear un lote de pagos para transferencias bancarias
electrónicas o cheques salientes. Los usuarios seleccionan los proveedores
a los que deben pagar según una serie de criterios definidos por el usuario
tales como fecha de vencimiento de la factura o fechas de descuento. El
sistema del software crea un lote de pagos que puede ser visualizado en
forma de reporte. El lote puede ser guardado como una recomendación o
ejecutado en el momento de la creación. Este proceso fue definido durante la
implementación, pero hasta el momento todavía está pendiente de
implementar.
Actividad: Definición del proceso Anulación de Cheques
Esta función permite a usuarios anular la introducción completa de un pago y
comenzar de nuevo con la información correcta. Es útil cuando la ejecución
de un pago encuentra circunstancias imprevistas (como un atascamiento en
la impresora) y como resultado los datos registrados difieren de la
información realmente impresa en los cheques.
Actividad: Definición del proceso Tratar Extracto de Cuenta Externo
La solución permite una conciliación totalmente automática. Los usuarios
pueden conciliar transacciones de crédito y débito entre sí como un medio de
52
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
conciliar cualquier cuenta del libro mayor general o comparar el saldo del
libro de caja con el saldo de las declaraciones bancarias. Este proceso
también está pendiente de implementar.
Actividad: Definición del proceso Reconciliación
Este proceso sirve para aplicar documentos de créditos a documentos de
debito o viceversa para cancelar el saldo de dichos documentos. Este
proceso resultó de gran importancia, aunque fue definido al inicio de la
implementación no fue visto a profundidad, la importancia recalca en el
hecho de que muy frecuentemente los clientes no cancelan en su totalidad
una factura, es decir hacen abonos a la cuenta, el sistema tiene para nuestro
parecer una falla, ya que si un cliente cancela con más de un documento una
factura, cuando se lista un reporte de facturas pendientes por un lado sale la
factura cancelada y por otro lado salen los pagos que cancelaron esa factura
juntamente con las demás facturas que no han sido canceladas. Esto crea el
problema de que cuando se le manda la información al cliente de las facturas
pendientes, el cliente reclama porque le aparecen facturas que ya canceló, y
hay que explicarle que en el estado de cuenta aparece también el pago. La
opción de reconciliación sirve para amarrar en el sistema la factura con los
pagos que cancelaron a la misma para que cuando se liste la información de
facturas pendientes no salgan las que han sido canceladas con más de un
documento. Cuando una factura es cancelada en su totalidad con un solo
documento el sistema hace la reconciliación automática, cuan la factura es
cancelada con más de un documento, hay que hacer la reconciliación
manualmente con esta opción.
MODULO DE INVENTARIO
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Los procesos de inventario permiten a los usuarios administrar la información
maestra de los artículos y mantener números de serie y de lotes así como
listas de precios. Los usuarios también pueden definir artículos alternativos,
realizar ajustes para aumentar o disminuir el inventario, revaluar costos de
inventario según los
valores actuales del mercado, y realizar recuentos de ciclos, así como
generar listas de selección para órdenes de venta abiertas.
Actividad: Definición del Maestro de Artículos
Esta función permite a los usuarios definir los artículos de producción
(hacer), artículos de compra (comprar), o artículos que no figuran en el
inventario, incluyendo mano de obra, viajes o activos fijos. Aquí se guarda la
información por defecto, como distribuidor comprador, unidad de medida
compradora y vendedora, y estado impositivo de un artículo. Los artículos en
stock pueden ser guardados en muchos almacenes; la solución también
puede mantener los costos para cada artículo en cada almacén. SAP
Business One también soporta distintos métodos de tasación del inventario
de una manera por artículo. Los métodos soportados actualmente son costo
estándar, promedio de movimiento y FIFO. También se mantiene información
de planeamiento dentro de la información maestra de los artículos. Los
usuarios pueden definir un método de adquisición (como “hacer” o “comprar”)
así como los intervalos de órdenes en los cuales comprar un artículo (como
mensualmente, semanalmente o diariamente). También pueden definir los
tamaños de lote en el cual comprar artículos, así como la cantidad mínima
por orden y el tiempo promedio.
Definición de la función Números de Serie
54
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Los números de serie pueden ser generados automáticamente según
máscaras predefinidas. También pueden ser creados manualmente y
asignados sólo al extraer un artículo del inventario o en forma opcional en
cada transacción.
Definición de la función Lotes
Los usuarios pueden asignar lotes a productos y clasificarlos según su vida
en el estante o por cualquier otro atributo que puede ser definido libremente.
Los lotes pueden ser definidos para estos productos en órdenes de venta,
notas de entrega y movimientos de inventario. Hay un reporte por lote
separado para monitorear el lote.
Definición de la función Artículos Sustitutos
Esta función permite a los usuarios crear una lista de artículos que puedan
ser sugeridos al cliente como alternativas si el artículo pedido no está
disponible. Los sustitutos pueden ser clasificados según la similitud de
artículo, precio o cantidad. Esta funcionalidad ha traído mucho beneficio ya
que en la empresa se distribuyen varias líneas de productos que tienen
equivalencias entre sí, varían según la marca y el precio, el cliente puede
seleccionar a conveniencia el tipo de producto que comprará.
Definición de la función Numero de Catalogo del Canal
Esta función mantiene una tabla de referencias cruzadas entre los números
de partes del distribuidor con los números de partes del inventario. Los
números de partes del distribuidor pueden usarse en documentos de compra
en lugar de los números de partes del inventario.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Definición de la función Actualizar el Método de Stock
Las distintas situaciones o condiciones del mercado pueden requerir cambios
del método de valoración para su inventario. Dentro del reporte sobre el
método de valoración del stock actualizado, los usuarios pueden seleccionar
artículos de una lista y cambiar el método actual de valoración por un método
alternativo.
Actividad: Definición de los procesos Recibo de Mercancías y Salida de
Mercancías
Estas dos funciones permiten a los usuarios registrar recibos y salidas de
mercancías que no están directamente relacionados con un documento de
venta o compra.
Definición del proceso Transferencias de Stocks
Esta función permite a los usuarios mover inventario entre distintos
almacenes.
Definición del proceso Introducción de Inventario/Stock
Los usuarios pueden introducir balances abiertos para artículos del inventario
y actualizar información del almacén en el sistema del software.
Definición de la función Sistema de Conteo en Ciclos
Esta función racionaliza el proceso al identificar cuándo debe ser contado
cada artículo en stock. Las alertas y reportes producidos ayudan a garantizar
que los artículos de distintos niveles de importancia sean contados con la
frecuencia requerida.
Definición de la función Revaluación de Materiales:
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Esta función permite a los usuarios realizar cambios en los precios de
inventario existente. Esto puede ser necesario cuando el precio actual del
material no coincide que el precio real de mercado. En ese caso, el precio es
ajustado y se introduce el cambio manualmente.
Definición de la función Lista de Precios
Los usuarios pueden definir una cantidad cualquiera de listas de precios y
vincularlos con clientes o distribuidores. Además, pueden crear enlaces
dinámicos entre listas de precios, en forma fácil y rápida, actualizando los
enlaces automáticamente cada vez que cambia la lista de precios primaria.
Definición de la función Precios Especiales
Los usuarios pueden definir precios especiales para clientes o distribuidores
individuales. También pueden definir precios por cantidad que se vinculen al
volumen del pedido y definir un período de validez para cada lista de precios;
el período de validez se ajusta automáticamente cada vez que cambia la
Información. Además, los usuarios pueden definir descuentos según distintos
plazos de pago.
Definición de la función Administrador de Selección y Empaque
La función de administración de selección y empaque permite a los usuarios
administrar los procesos de selección y empaque dentro de tres colas de
espera. A medida que se introducen órdenes de venta, pueden ser
mostradas en la cola de espera “abierta”, y las cantidades pueden ser
marcadas como total o parcialmente emitidas para la selección. La cola de
espera “enviada” muestra todas las órdenes enviadas para seleccionarlas;
57
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
puede ser marcada como totalmente seleccionada o parcialmente
seleccionada. Dentro de las colas “abierta” o “enviada”, los usuarios pueden
crear automáticamente listas de selección por orden o para un rango de
órdenes. Dentro de la cola “seleccionada”, las órdenes marcadas como
seleccionadas pueden ser visualizadas y seleccionadas para el embalaje.
MODULO DE PRODUCCIÓN
Definición de la función Lista de Materiales
Los usuarios pueden definir listas de materiales de múltiples niveles en esta
ventana especificando un producto terminado (y qué materias primas se
necesitan para producirlo) y precisando especificaciones para las cantidades
y almacenes involucrados.
Actividad: Definición del proceso Orden de Producción
La funcionalidad de producción permite a los usuarios crear tres tipos de
órdenes de producción: una orden estándar (creada a partir de una lista de
materiales existentes), una orden especial (creada de cero) y una orden de
desensamblado (utilizada para desensamblar mercancías terminadas y
colocar los componentes de nuevo en el inventario). Las órdenes de
producción pueden ser creadas para artículos “hacer” con un estado de
planeamiento y luego enviadas al piso de venta.
Los componentes asignados a un artículo terminado pueden ser emitidos a
la orden de producción en forma manual o utilizando el método de costeo
hacia atrás. Es posible sustituir o agregar componentes. La solución también
soporta la partición de las órdenes de producción, lo que brinda completa
flexibilidad y control de las órdenes de trabajo. Los usuarios pueden
visualizar la cantidad planificada versus las cantidades completadas y
58
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
rechazadas, y pueden controlar las fechas de vencimiento de la orden. Las
órdenes de venta de los clientes pueden ser referenciadas en una orden de
producción, lo que permite a los usuarios verificar el estado del artículo
cuando está en proceso.
Actividad: Definición del proceso Recibo de Producción
Esta función permite a los usuarios recibir órdenes de producción
completadas en el inventario de mercancía terminada.
Definición de la función Emisión para Producción
Esta función permite a los usuarios emitir componentes de materias primas
a órdenes de producción específicas.
FLUJO DE LA ORDEN DE PRODUCCION
MODULO MRP (PLANEAMIENTO DE MATERIALES NECESARIOS)59
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
SAP Business One ofrece un sistema de planeamiento que ayuda a los
planificadores de producción o a los compradores planificar y administrar los
artículos para producción o las compras según una variedad de criterios.
Definición de la función Definir Pronósticos
Esta función permite a los usuarios predecir la demanda según previsiones,
en lugar de confiar únicamente en las órdenes recibidas. Los cálculos de
previsiones ayudan a los usuarios a predecir la demanda futura para el
producto y ajustar el planeamiento de materiales a esa demanda. Estos
pronósticos de la demanda pueden ser usados como un requisito adicional
en el reporte.
Actividad: Definición del proceso Asistente de Planeamiento
El asistente de planeamiento ayuda a los usuarios en el proceso de crear
escenarios de planeamiento en cinco etapas fáciles. Los usuarios definen el
horizonte del planeamiento, que puede ser visualizado en semanas o en
días. También pueden optar por excluir los días no laborales del
planeamiento de producción y compras. Los escenarios pueden ser
ejecutados para una variedad de artículos o grupos de artículos. El usuario
selecciona los criterios deseados en el escenario, tales como niveles
existentes de stock, órdenes de compra abiertas, órdenes de venta, órdenes
de trabajo y el inventario que alcanzó su mínimo nivel de stock, así como
previsiones de ventas predefinidas. Una vez ejecutado el escenario, la
aplicación presenta una recomendación de “hacer” o “comprar” artículos en
un reporte.
60
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Hay numerosas opciones disponibles para profundizar información y permitir
a los planificadores visualizar los cálculos de requisitos de la red y los
documentos reales que portan los mayores requisitos. También hay
disponibles advertencias de excepción y colas de espera visuales: éstas
ayudan a los usuarios a identificar órdenes que deben ser expedidas. Los
escenarios de planeamiento también pueden ser guardados como
simulacros: los usuarios pueden ejecutar una serie de escenarios hipotéticos
sin afectar el reporte de recomendaciones.
Actividad: Definición de la función Reporte de recomendación de
órdenes
A partir del reporte de recomendación, los planificadores pueden seleccionar
automáticamente órdenes de producción y órdenes de compra
recomendadas para la creación automática. Si un artículo debe ser
terciarizado, el sistema permite a los planificadores convertir fácilmente una
orden de producción en una orden de compra. Las órdenes de compra al
mismo distribuidor pueden ser consolidadas, en forma opcional, en una sola
orden, lo que racionaliza el proceso de compras.
MODULO DE SERVICIO
Definición de la función Administración del Servicio
La funcionalidad de administración del servicio ayuda a los departamentos de
servicio a brindar soporte para las operaciones de servicio, la administración
de contratos de servicio, el planeamiento de los servicios, el seguimiento de
las actividades de interacción con los clientes, el soporte al cliente, y la
administración de oportunidades de venta.
61
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
FLUJO DE PROCESOS DE SERVICIOS
Actividad: Determinación del Proceso Llamadas de Servicio
Esta función permite a los usuarios administrar, rastrear y resolver preguntas
de los clientes y solucionar problemas relacionados con los artículos. Los
usuarios también pueden ver y mantener un historial de llamadas
relacionadas con un incidente en particular. Se pueden monitorear distintos
estados de llamadas, y las llamadas pueden ser asignadas a técnicos
individuales o guardadas en una cola de espera en el equipo.
Definición de la función Tarjeta de Equipamiento del Cliente
Esta función brinda a los técnicos de servicio información detallada sobre un
artículo vendido a un cliente, tal como el número de serie del fabricante, el
número de serie para reemplazos, y todo el historial de llamadas de servicio.
También enumera los contratos de servicio asignados al artículo.
62
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Definición de la función Contrato de Servicio
Esta función permite a los usuarios crear un soporte regular o un contrato de
garantía para artículos o servicios vendidos a un cliente. El contrato contiene
las fechas de inicio y de finalización, así como los términos específicos del
contrato, tales como respuesta garantizada o plazos de resolución. Es
posible ver el historial de llamadas de servicio desde cualquier contrato: esta
función también muestra todos los artículos relacionados con el contrato.
Definición de la función Solución Basada en el Conocimiento
Esta función incluye soluciones clave para resolver distintos problemas y
situaciones. Ayuda a racionalizar el servicio y acelerar la actuación de los
representantes de servicio. También permite a fuentes externas ver
preguntas y soluciones sobre los productos de la organización.
Definición de la función Reportes de Servicio
Estos reportes permiten a los usuarios visualizar y analizar datos
relacionados con contratos de servicio, equipamiento de los clientes y
llamadas de servicio. Los usuarios pueden verificar las llamadas de servicio
realizadas por representantes de venta individuales o las informadas por
ciertos clientes; también pueden usar los reportes para evaluar la eficacia y
el desempeño.
MODULO DE RECURSOS HUMANOS:
La funcionalidad de RRHH soporta la gestión del personal, incluyendo
información de empleados e información de contacto.
Actividad: Definición del Maestro de Empleados
63
Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Esta función permite a los usuarios rastrear información importante sobre
cada empleado, tal como nombre, puesto, capacidades, departamento,
gerente a cargo, información de presentismo, salario, equipo al que
pertenece y domicilio.
64
Capitulo 3 Implementación
CAPITULO 3
IMPLEMENTACIÓN
3.1 INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE SAP BUSSINES ONE
VERSIÓN 2005
El proceso de instalación de SAP es práctico y sencillo, a continuación se
detalla el dicho proceso:
Ventana de inicio de instalación de SAP BUSSINES ONE 2005
65
Capitulo 3 Implementación
1. Los requerimientos de hardware y software para la instalación de SAP
BUSINESS ONE están detallados en el apéndice A.
2. Primero hay que instalar el sistema de base de datos.
En función de la licencia de configuración SAP Business One, puede
incluirse una de las siguientes bases de datos:
Microsoft SQL Server (edición estándar o de empresa)
Sybase Adaptive Server Enterprise Small Business Edition
IBM DB2 UDB Express Edition
En nuestro caso se eligió Microsoft SQL Server 2005, versión
Standard.
La instalación se lleva a cabo con el CD SAP Business One Full
Product CD.
Al comenzar la instalación de SAP se puede ejecutar la instalación de
SQL Server 2005, cuando se está corriendo la instalación de SAP el
sistema detecta si ya se instalo el SQL, si ya está instalado sigue el
proceso de instalación de SAP sino se selecciona instalar el SQL, el
proceso es automático y no requiere entrada de datos, usa los
siguientes valores por default:
66
Capitulo 3 Implementación
Parametro Valor
Registration Information
(Información de registro)
Nombre: Copiado del sistema
local
Compañía: Copiado del sistema
local
Clave del CD: Copiado del DVD
de instalación
Components to Install
Componentes a Instalar
• SQL Server Database Service
• Componentes de la estación de
trabajo, libros Online y herramientas
de desarrollo.
Instance Name
Nombre de la instancia
Default
Service Account
Cuenta de servicio
Use el definido en la cuenta del
sistema: Sistema Local.
Comenzar servicios al finalizar la
instalación: SQL Server
Authentication Mode
Modo de Autenticación
Collation Settings
Congifuraciones de Lenguaje.
SQL collations – Orden de diccionario,
caso- delicado, para uso con el 850
(Multilenguaje) Set de caracteres.
Error and Usage Report
Settings
Configuración de los reportes de
utilización y errores
No marcada
67
Capitulo 3 Implementación
La instalación es automática, al finalizar el sistema pide que se inserte
nuevamente el CD de instalación de SAP.
3. Una vez instalado el SQL hay que instalar la aplicación de SAP
BUSSINES ONE para el servidor.
En la página de instalación se selecciona SERVER y luego se elige
entre Typical si se va instalar la aplicación en la misma máquina o
Customize si se va instalar en una maquina diferente, luego se pulsa
en Instalar y comienza el proceso de instalación.
El sistema preselecciona el directorio donde va a ser instalado el
software, si el usuario desea puede seleccionar otro directorio.
Luego el sistema solicita seleccionar la versión de SQL instalada que
en nuestro caso se selecciono MS SQL 2005.
Después se selecciona la siguiente configuración para el SQL
SERVER;
Server name: local - (Servidor donde está instalada la
aplicación de SAP, como se instalo en el
servidor principal se selecciono local).
User name: sa - (Usuario por default, el nombre de
usuario en SQL que fue sa por default)
Password: B1Admin por default.
68
Capitulo 3 Implementación
El software instala:
o La aplicación de la base de datos.
o Una base de datos demo, se selecciona por país, en nuestro
caso no estaba Honduras, se selecciono Guatemala por ser el
país más cercano.
o La ayuda, que son archivos de ayuda del sistema.
o Componentes del Servidor, que son directorios compartidos.
Después de esto el sistema está listo para instalar SERVER TOOLS.
4. Seguidamente se instala SERVER TOOLS que es un paquete de
servicios usados por la aplicación de SAP BUSSINES ONE SERVER
incluye los siguientes servicios:
License Manager – Este servicio es obligatorio. Maneja el
mecanismo de licencia de la aplicación. Se puede instalar este
servicio en otra máquina diferente de donde se instalo la aplicación
de SAP.
SBO Backup – Este Servicio es opcional. Configura el backup de
la base de datos y permite el manejo automatizado de los mismos.
Debe de ser instalado en el servidor donde se encuentra la
aplicación.
SBO Mailer – Este servicio es opcional. Habilita a los usuarios para
enviar e-mails, faxes, y mensajes SMS desde SAP Business One.
69
Capitulo 3 Implementación
La funcionalidad de SMS está disponible solo en algunas
locaciones.
SBO DI Server – Este servicio es opcional. Habilita multi-sesión
accesos a- y la manipulación de la base de datos de la compañía.
Requiere una licencia especial.
5. Luego se instala la aplicación de cliente de SAP BUSSINES ONE.
Esta aplicación se instala para cada máquina que va a ejecutar la
aplicación de SAP.
Los requerimientos de hardware y software para el cliente se detallen
en el apéndice A.
70
Capitulo 3 Implementación
INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL CLIENTE DE SAP BUSSINES
ONE
Ventana de instalación de aplicación para cliente de SAP BUSSINES ONE
Se puede instalar el cliente desde dos direcciones:
• Desde el servidor de SAP Business One, ejecutar el archivo client
setup.exe localizado en:
\\SAP Business One\B1_SHR\Clients\Client_Setup\setup.exe.
71
Capitulo 3 Implementación
Desde el CD de instalación de SAP BUSSINES ONE, como muestra la
pantalla anterior.
El asistente de instalación pide los datos del nombre de usuario y la
compañía, después muestra la dirección por default donde se va instalar la
aplicación, así como el folder donde va a estar alojado el programa.
Aquí mismo se instalan los componentes adicionales para la aplicación de
cliente de SAP, estos son:
Mail and Fax Services – Se instala este componente solo si se
quiere habilitar los servicios de fax.
Software Developments Kit – Instala documentación y ejemplos
para el kit de desarrollo SAP Business One SDK.
Data Transfer Workbench – Instala una herramienta para la fácil
migración de datos a SAP Business One
Screen Painter – Información sobre como instalar Screen Painter.
Después de esto termina la instalación del cliente de SAP BUSSINES ONE.
6. Actividades después de la instalación:
A. Cambiar el pasword del usuario del servidor SQL, el usuario
por default es sa , para cambiarlo hay que entrar al SQL
Managment Studio.
72
Capitulo 3 Implementación
B. Configurar el servicio de licencias, aquí se carga el archivo
de licencias para el uso de SAP BUSSINES ONE.
C. Crear una nueva DATA SOURCE (ODBC).
7. Para desinstalar las aplicaciones de SAP BUSSINES ONE hay que ir
al control panel y entrar a las opciones de AD OR REMOVE
PROGRAMS y buscar las aplicaciones de SAP y seleccionar
CHANGE/REMOVE
.
73
Capitulo 3 Implementación
FLUJO DE PROCESOS DE INSTALACION DE SAP BUSSINES ONE 2005
74
Capitulo 3 Implementación
3.2DEFINICIÓN DE PARAMETROS INICIALES
75
Capitulo 3 Implementación
Creación de una nueva empresa:
Las empresas se deben crear al comenzar a utilizar el sistema y, a partir de
entonces, siempre que sea necesario. Se puede crear una nueva empresa
para cada ejercicio o se puede utilizar la misma empresa indefinidamente.
Cuando se crea una nueva empresa en cada ejercicio, la exportación e
importación de datos puede proporcionar los datos iníciales basados en el
ejercicio anterior.
En este caso se creó la empresa Suministros Electicos S. de R.L.
Ventana: Crear sociedad nueva
76
Capitulo 3 Implementación
Se definió el nombre de la base de datos que fue SEL, las opción de país
que fue Guatemala por no encontrase Honduras, el idioma seleccionado fue
el Español de Latinoamérica, las fechas del periodo contable que iniciaron en
Junio del 2006.
También se parametrizaron los datos generales de la empresa como
dirección, sitio en internet, nombre del director de la empresa, teléfonos,
correo electrónico, slogan de la empresa, todos los datos idoma local y
extranjero y otros datos como RTN, año calendario, modelo del plan de
cuentas.
Inicialización básica:
Aquí se determinaron las parametrizaciones básicas de inventario y
contabilidad como el modelo de Plan de cuentas, la moneda local y moneda
del sistema, el sistema de inventario y de determinación de precios.
En cuanto se introduce el primer interlocutor comercial o la primera
entrega, ya no se podrá modificar las selecciones de esta
parametrizacion
77
Capitulo 3 Implementación
Ventana: Detalle de Sociedad
Descripción de los parámetros de inicialización básica:
Campos Actividad / Descripción
Modelo de plan de cuentas
Seleccionado: Opcional.
Seleccione los planes de cuentas que constituyen la forma
jurídica válida para su empresa o defina uno propio con la
opción Personalizado. También puede importar los datos
de planes de cuentas de su sistema existente.
Se aconseja utilizar uno de los planes de cuentas estándar
existentes y adaptarlo a las necesidades de la empresa
según sea necesario. La definición completa del plan de
cuentas es un procedimiento largo y complejo.
78
Capitulo 3 Implementación
Campos Continuación Actividad / Descripción
Moneda local
Seleccionada: Lempira.
En la lista están disponibles las monedas definidas en SAP
Business One. Para definir una nueva moneda, seleccione
Definir nuevo.
Moneda de sistema
Seleccionada: Dólar
americano.
SAP Business One puede efectuar todas las transacciones
en una moneda del sistema paralela a la moneda local.
Seleccione la moneda de sistema correspondiente en la
lista. Para definir una nueva moneda, seleccione Definir
nuevo.
Si se define una moneda de sistema distinta de la moneda
local (nacional), se puede utilizar la moneda de sistema
como moneda de informes si, por ejemplo, el grupo de
empresas requiere una moneda de informes distinta de la
nacional. También debe definir un tipo de cambio diario
para la moneda de sistema. Los documentos, informes y
balances se contabilizan en ambas monedas.
Si no tiene ningún requisito de informe en otra moneda,
defina la moneda local como moneda de sistema.
Moneda de cuenta por defecto
Seleccionada: Multimoneda.
La parametrización seleccionada determina la moneda de
cuenta por defecto para nuevas cuentas.
Moneda local: Las operaciones sólo se pueden incluir en
la moneda local definida.
Multi-moneda: Las operaciones pueden estar en la
moneda del sistema y la moneda local. Sin embargo,
cuando se utilizan diferentes monedas, puede que no se
muestren los totales en todas las situaciones.
Visualizar saldo Haber
con signo negativo
Se activó esta casilla.
Active esta casilla de selección si desea visualizar los
saldos del Haber con signo negativo. En la parametrización
estándar, se visualizan con signo negativo los saldos del
Debe. Esta casilla selección no puede modificarse una vez
creadas contabilizaciones en SAP Business One. Esta
parametrización influye en la entrada de saldos iníciales
para las cuentas de mayor y los interlocutores comerciales.
79
Capitulo 3 Implementación
Campos Continuación Actividad/Descripción
Utilizar segmentación de
cuentas.
Se activó esta opción.
Active esta casilla de selección para especificar si se
añaden segmentos de información a los códigos de cuenta
estándar, como sector, región, centro de coste, etc., para el
seguimiento detallado de transacciones y la gestión de
informes
Utilizar importe negativo para
anular
Operación.
Se activó esta opción.
La activación de esta opción resulta en asientos donde la
anulación se contabiliza con importes negativos. Si se deja
esta opción desactivada, el asiento de la anulación se
contabiliza mediante un indicador de Debe/Haber. Esta
parametrización puede modificar en cualquier momento.
Seleccionar si una serie puede
contener más de una clase de
documento
No se activó esta opción.
Las normativas de determinados países permiten que la
serie de numeración de documentos incluya más de una
clase de documento. Todos estos documentos forman
parte del mismo rango de numeración de serie. Haga clic
en esta casilla de selección si estas normativas son
relevantes para la empresa. Esta parametrización
determina las opciones que se muestran en determinadas
ventanas de numeración de documento. Una vez
activada, no se puede modificar
Método estándar de valoración
de inventarios
Se seleccionó: Promedio
ponderado.
Seleccione una de las siguientes opciones:
Promedio ponderado: Este método significa que se
produce una valoración basada en las cantidades y los
precios correspondientes de cada entrada y salida de
mercancías y como consecuencia, se actualiza el precio
medio variable.
Precio estándar: El sistema de determinación de precio
estándar permite la selección de un precio fijo que se utiliza
para todas las operaciones.
FIFO: Sistema adicional de gestión continua de stocks en
el que las mercancías compradas en primer lugar se
venden o utilizan primero, con independencia del flujo real
80
Capitulo 3 Implementación
de mercancías.
Utilizar sistema de
precios por almacén
No se activó esta opción.
Especifica que los precios de inventario se calculan por
almacén.
Utilizar sistema contable de
cuentas de
Compras.
No se activó esta opción.
En las localizaciones donde se utiliza la contabilidad de
compras, la activación de esta casilla de selección permite
esta contabilidad. Esta parametrización no se puede
modificar una vez se hayan creado asientos.
Permitir liberación stock
Sin costo de artículo.
No se activó esta opción.
Permite que se incluyan los artículos en documentos como
entregas o facturas de d deudor, aún cuando no se ha
determinado un precio de coste.
Esta casilla de selección sólo se debe activar si la
valoración de inventario se realiza según los métodos de
media variable o FIFO, ya que la opción Estándar implica
que ya se ha definido un precio.
Parametrizaciones generales:
Aquí se parametrizan los períodos de contabilización los cuales pueden
utilizarse como base para generar la mayoría informes del sistema. Una base
de datos nueva se crea con valores de propuesta de períodos de
contabilización, ya sea en trimestres, meses o por intervalo de días.
Seleccione la clase de período necesaria y defina datos adicionales. Utilice la
ficha Período contable para visualizar los períodos existentes y modificar y
crear nuevos períodos.
Para cerrar estos períodos al finalizar un período o un año natural, utilice la
función período en la ventana Período contable; de este modo crea las
contabilizaciones correspondientes en el sistema contable.
81
Capitulo 3 Implementación
Ventana Parametrizaciones Generales.
En esta parte se parametrizó lo siguiente:
Periodos contables : de Junio hasta el mes de diciembre de año 2006.
En la ficha socios de negocios (SN) :
Se utiliza ficha para definir las propiedades generales de todos los
documentos de ventas y compras.
82
Capitulo 3 Implementación
Restricción de actividades de acreedores; se seleccionó:
por límite de crédito , (esto es que al llegar al límite de crédito el sistema
no dejará registrar más documentos que incrementen el saldo del
acreedor).
Condición de pago de cliente por defecto; se seleccionó:
30 días de crédito.
Condición de pago a acreedor por defecto; se seleccionó:
30 días de crédito.
Activar procedimiento de autorización; se seleccionó: activado
(determina un procedimiento de autorización para documentos de
compras y de ventas. Se deberá marcar esta casilla de selección para
poder activar los procedimientos de autorización).
Presentar documentos de tarjeta; se seleccionó: Automáticamente
(Determina si los comprobantes de tarjetas de crédito se presentan de
forma automática o manual. En caso de que los comprobantes de tarjetas
de crédito se presenten de forma manual, el sistema calcula la fecha de
contabilización de acuerdo con la fecha del comprobante. Si se presentan
de forma automática, el sistema calcula la fecha de contabilización del
comprobante en función de la fecha de contabilización del depósito. El
comprobante de tarjetas de crédito también se introduce de forma
automática en el momento en que se realiza el depósito).
Especificar comisión para; se seleccionó:
83
Capitulo 3 Implementación
Empleado depto. ventas (Aquí se determina el método de cálculo de
las comisiones. Una comisión puede adjudicarse basándose en el
empleado del departamento de ventas, el artículo o el cliente especificado
en el documento. Se puede activar una o varias de estas casillas de
selección en función del método de cálculo de comisiones elegido. Esta
parametrización determina dónde puede especificar el porcentaje de
ventas, pero no realiza automáticamente ninguna operación de comisión).
En la ficha de actividades:
Se utiliza esta ficha para determinar las comprobaciones y
procedimientos que se iniciarán de forma automática en el momento en el
que el usuario ingrese al sistema.
Visualizar bandeja cuando llegue un mensaje nuevo; se
seleccionó: activado, (al activar esta casilla de selección, el
sistema abre una carpeta de entrada de mensajes cuando reciba un
nuevo mensaje).
Actualizar mensajes (minutos) ; se seleccionó: 5 (Sirve para que
los mensajes y alertas del sistema lleguen en el tiempo seleccionado).
Periodo de bloqueo de pantalla (minutos); se seleccionó: 30 (Se
indica en cuanto tiempo se bloquea la pantalla por inactividad).
Abrir ventana documento tarjeta diferido; se seleccionó: No
(Se selecciona esta opción para que se abra automáticamente durante
la entrada al sistema la ventana correspondiente a los documentos de
tarjeta con fecha adelantada. Es posible presentar los documentos
84
Capitulo 3 Implementación
desde esta ventana. También es posible determinar la frecuencia con
la que se abrirá la ventana: siempre, nunca o dos veces al mes. Si
selecciona dos veces al mes, deberá introducir también los días del
mes en los campos adicionales que se muestran).
Historial log; se seleccionó: 99 (Determina el número de registros
a grabar en el fichero log. En el fichero log se graba el historial de las
modificaciones efectuadas en registros maestros (artículos, cuentas
de mayor y de IC) y en pagos.
En el sistema se genera un historial de modificaciones de los
datos maestros de cuenta de mayor y de las parametrizaciones del
sistema.
Por razones de regularidad y seguimiento, deben comprobarse y
configurarse las siguientes parametrizaciones si se considera
necesario:
Sugerencia: Seleccione el valor máximo.
En el caso de áreas delicadas como Administración y Libro mayor, se
deben asignar las autorizaciones adecuadas para garantizar su
correcta gestión).
En la ficha de Visualizar:
85
Capitulo 3 Implementación
La ficha Visualizar se utiliza para definir determinadas parametrizaciones
relacionadas con la visualización de diferentes variables, como fechas,
valores numéricos y monedas.
Se seleccionaron los siguientes parámetros:
Campos Actividad / Descripción
Idioma, Juego de caracteres
Se seleccionó: Español (Latino América)
Defina el juego de caracteres y el idioma
que utiliza el sistema en la visualización.
La elección de un juego de caracteres
hace posible la visualización de ciertos
caracteres especiales en las ventanas de
tratamiento.
Color
Se selecciono clásica.
Seleccione el color de fondo de las
ventanas activas.
Unidad de longitud estándar, Unidad de peso
estándar
Se seleccionó: medida de longitud: metro.
Unidad de peso: Kilogramo.
Defina las distintas unidades de longitud y
peso estándar para artículos en Gestión
de artículos y Gestión de almacenes.
Cuando se define un nuevo artículo en
SAP Business One, se proponen
automáticamente estas unidades de
longitud y peso.
Formato tiempo
Se seleccionó: 12 Horas
Defina si el sistema muestra el tiempo en
formato de 12 horas o de 24 horas. Si
selecciona el formato de 24 horas, la 1
P.M. se visualizará como 13:00. Si
selecciona el formato de 12 horas, se
visualizará como 1:00.
Campos Actividad / Descripción
Máx.registros en selección desde la lista Defina el número máximo de registros u
86
Capitulo 3 Implementación
Se seleccionó: 0. opciones que se muestran en cualquier
ventana Seleccionar de lista.
Carácter separador de segmento de cuentas
Se seleccionó: - (guion).
Defina un carácter como separador entre los
segmentos de la cuenta. Este separador sólo
se utiliza con fines de visualización. Se
recomienda utilizar un guión (–). No utilice
caracteres, números ni un asterisco como
separador. El código de cuenta no debe
contener el carácter que se utiliza como
separador. Esta parametrización es
obligatoria donde se utiliza la segmentación
de cuentas. Esta opción sólo está disponible
en determinadas localizaciones.
Decimales (0..6)
Se seleccionó: 2.
Sirve para determinar el número
correspondiente de decimales que se
visualizarán para importes, precios, tipos de
cambio, cantidades, porcentajes y unidades.
Esta información sólo es aplicable a la
visualización y a la entrada. El sistema
siempre calcula con exactitud hasta seis
decimales, lo cual significa que puede
definirse un máximo de seis decimales.
Carácter separador
Se seleccionó: (punto)
Determine el carácter que se empleará para
separar decimales de enteros. En EE.UU. y
R.U. se utiliza un punto, por ejemplo, mientras
que en España se utiliza una coma.
Carácter separador de millares
Se seleccionó: , (coma).
Determina el carácter que se utilizará como
separador de millares. En EE.UU. y R.U. se
utiliza un coma como separador de millares,
por ejemplo, mientras que España se utiliza
un punto.
Visualizar moneda a la derecha
No se activó esta casilla.
Active esta casilla de selección si desea que
la moneda o el símbolo de la moneda se
muestren en la parte derecha de los campos
87
Capitulo 3 Implementación
que contienen importes. Como valor de
propuesta, el símbolo de moneda aparece a
la izquierda del importe.
Contabilizaciones de tipos de cambio
Se seleccionó: Directo.
Sirve para determinar la visualización de tipos
de cambio en el sistema. Seleccione la opción
Directa para visualizar los tipos de cambio en
relación con la moneda extranjera (esto es,
por ejemplo, a cuántos euros equivale un
dólar estadounidense). Seleccione la opción
Indirecta para visualizar los tipos de cambio
en función de la moneda local (esto es, por
ejemplo, a cuántos dólares estadounidenses
equivale un euro).
Ficha Fondo:
Se utiliza esta ficha para poner su logotipo de la empresa u otro gráfico
como imagen de fondo en la ventana principal de SAP Business One, se
seleccionaron los siguientes parámetros:
Font: Tahoma, (tipo de letra del sistema, menús, pantallas).
Estilo del Font: 11, Tamaño de la letra.
Fondo: ninguno, (Aquí se puede seleccionar una imagen de fondo
para la pantalla principal del SAP).
Visualización de la imagen: centralizada.
88
Capitulo 3 Implementación
Ficha vía acc. (Vía de acceso):
Se especifican los directorios correspondientes para grabar los
siguientes documentos y objetos:
o Modelos de MS Word para la exportación de datos a
Microsoft Word.
o Modelos de MS Excel para la exportación de datos a
Microsoft Excel.
o Imágenes como logotipos de empresa, para su integración
mediante campos de usuario.
o Anexos como páginas Web de clientes, para su integración
mediante campos de usuario.
Las modificaciones de las parametrizaciones de vía de acceso en esta
ficha afectan a toda la empresa.
Parametrizaciones Ficha Inventarios:
89
Capitulo 3 Implementación
En esta ficha se introduce detalles relacionados con el inventario y la
producción.
Ventana: Parametrizaciones generales, etiqueta Artículos.
Etiqueta Artículos:
Esta etiqueta se utiliza para definir el método de gestión de los números
de serie y lotes, para definir el almacén por defecto y el método de libro
mayor del inventario.
Parametrizaciones Etiqueta Artículos:
Campo Actividad / Descripción
90
Capitulo 3 Implementación
Método de gestión
Se seleccionó: En todas las transacciones.
Seleccione uno de los métodos para asignar
números de serie y de lote a los artículos:
En todas las transacciones: Debe asignar un
número de serie o lote en cada operación de
inventario.
Sólo en release: Debe asignar un número de
serie o de lote sólo en la salida; es opcional
en las demás operaciones.
Crear automáticamente tarjeta de equipo de
cliente
No se activó esta opción.
Seleccione esta opción para poder crear
automáticamente tarjetas de equipo de cliente
cuando asigna números de serie.
Parametrización básica para status de lote
Se seleccionó: Liberado.
Seleccione uno de los valores para definir el
status de propuesta para lotes de artículo:
Liberado: Permite realizar operaciones en un
lote.
Acceso denegado: No puede liberar un lote
en documentos de ventas o en abonos de
acreedores, porque el status define lotes en
medio de un proceso de fabricación o un
control de calidad. Sin embargo, puede liberar
un lote en documentos de traslado. Este
status se utiliza principalmente en los informes
para distinguir entre lotes bloqueados y no
accesibles.
Bloqueado: Sólo puede liberar el lote en
documentos de stock. Por ejemplo, en
traslados o salidas de mercancías.
Sin embargo, si el lote tiene el status Acceso
denegado o Bloqueado, SAP Business One
no impide trabajar con el lote ni presenta un
aviso.
Almacén por defecto
Se seleccionó: Almacén general.
Seleccione un almacén para definirlo como
valor de propuesta en la creación de nuevos
registros de artículos.
91
Capitulo 3 Implementación
Fijar cuentas de mayor por
Se seleccionó: Almacén.
Seleccione una de las opciones siguientes
para definir si relaciona las cuentas de mayor
con los artículos por:
• Almacén
• Grupo de artículos
• Nivel de artículo
Añadir automáticamente almacenes (todos) a
artículos nuevos
Se activó esta opción.
Seleccione esta opción si desea añadir todos
los almacenes cada vez que crea un nuevo
artículo o si desea añadir automáticamente un
nuevo almacén a los artículos existentes.
Retención de impuestos.
Se activó esta opción.
Se selecciona esta opción para activar en el
maestro de artículos la casilla de retención de
impuestos.
Etiqueta Planificación :
En esta etiqueta, introduce la información de planificación de
necesidades. Permite definir si los pedidos de cliente consumen la
previsión de ventas o se añaden a ella.
Campo Actividad / Descripción
Previsión de consumo Seleccione esta opción para restar el pedido
de cliente de la cantidad prevista. La casilla
de selección define el valor de propuesta para
92
Capitulo 3 Implementación
Se activó esta opción. las líneas de pedidos de cliente. La ejecución
de planificación de necesidades sólo verifica
el consumo en las líneas de pedido.
Método de consumo
Se seleccionó: Hacia Atrás- Hacia
Adelante.
Seleccione esta opción para definir cómo se
realiza el consumo de previsión:
• Atrás-Delante
• Delante-Atrás
Días precedentes
Se seleccionó 7.
Introduzca el número de días para retroceder
en la búsqueda de previsión para consumir.
Días posteriores
Se seleccionó 7.
Introduzca el número de días para avanzar en
la búsqueda de previsión para consumir.
Parametrizacion de Autorizaciones.
Las autorizaciones sirven para crear, visualizar y actualizar documentos.
Como valor de propuesta, los nuevos usuarios se definen sin autorizaciones.
Cada usuario puede tener únicamente un administrador. Los usuarios
normales se pueden definir con determinadas acciones, por ejemplo,
conceder un descuento, modificar precios o acceder a cuentas
confidenciales. Los usuarios pueden tener autorización sólo para visualizar
información o ser también excluidos de una función. En la ventana
Autorizaciones, los procedimientos se muestran en texto morado y los
documentos específicos en azul claro.
93
Capitulo 3 Implementación
Un superusuario puede definir permisos para otros usuarios. Los usuarios se
definen como superusuarios o usuarios normales. Los superusuarios tienen
autorización total para todo el mundo salvo ellos mismos; estos permisos no
se pueden limitar. Se puede definir un número ilimitado de usuarios como
superusuarios, aunque es preferible limitar su número
Ventana de Autorizaciones
Características
94
Capitulo 3 Implementación
Se puede limitar a un usuario el acceso a documentos, por ejemplo las
ofertas incluidas en una serie de números determinada. El acceso a ofertas
de otras series se puede limitar o denegar completamente. Tenga en cuenta
que se debe definir una serie de numeración por defecto para cada usuario
por documento. Se puede definir una serie para cada documento y
proporcionar acceso a dicha serie, con permisos a un grupo de serie de
documentos.
Las autorizaciones se pueden sustituir bajo circunstancias específicas. Por
ejemplo, si un usuario no tiene ninguna autorización para crear un
documento de ventas específico, pero intenta hacerlo, un usuario autorizador
le puede permitir introducir su nombre y contraseña. Esto permite que el
usuario no autorizado grabe el documento sólo para esa instancia específica.
Además de las autorizaciones, se pueden definir también en el sistema
procedimientos de autorización para las operaciones de compra y venta que
sustituyan los permisos estándar. Por ejemplo, si un usuario tiene
autorización para añadir una factura, aunque supere el límite de crédito del
cliente, se puede activar un procedimiento de liberación adicional cuando el
límite se supere por un importe determinado.
Las autorizaciones se definen en la ventana Autorizaciones, por módulo;
también les afectan las parametrizaciones de la sección General de esta
ventana. Por ejemplo, si un usuario tiene autorización para visualizar los
datos maestros de interlocutor comercial, pero no dispone de permiso para
ver saldos de cuentas de interlocutores comerciales, definido en la sección
General, en la ventana Datos maestros interlocutor comercial no se muestran
los Saldos de interlocutor comercial pero sí los datos del resto de la ventana.
Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen
la carpeta Autorizaciones en su vista del módulo Administración.
95
Capitulo 3 Implementación
Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las
mismas autorizaciones en todo el sistema o autorizaciones diferentes por
módulo y su módulo.
Hay que tener en cuenta que no se pueden modificar las autorizaciones de
los superusuarios.
En la definición de las distintas autorizaciones para un usuario, se
encuentran disponibles las siguientes opciones:
Autorización Total: El usuario puede visualizar y modificar datos para
esa función por módulo.
Falta autorización: El usuario no tiene acceso a esa función.
Sólo acceso en modo lectura: El usuario sólo puede visualizar pero no
modificar datos.
Salvo el superusuario, las autorizaciones de cada usuario se muestran en la
ventana Autorización. En los módulos con permisos mixtos, por ejemplo con
autorización total para algunos su módulos y sólo lectura para otros, se
muestra diferentes permisos. Este campo de sólo lectura se asigna
automáticamente, indicando que el módulo contiene diferentes
autorizaciones.
Procedimiento
96
Capitulo 3 Implementación
1. Seleccione Administración → Inicialización del sistema → Autorizaciones
→ Autorización general. Se muestra la ventana Autorización con la lista
de usuarios.
2. Para conceder la autorización total a un usuario para todas las funciones
en todos los módulos, seleccione el pulsador Autorización Total en la
parte inferior de la ventana.
3. Para conceder la autorización de lectura a un usuario para todas las
funciones en todos los módulos, seleccione el pulsador Solo acceso en
modo lectura en la parte inferior de la ventana. El usuario podrá visualizar
todos los datos del sistema, pero no podrá realizar modificaciones.
4. Para limitar el acceso por completo, seleccione el pulsador Falta
autorización en la parte inferior de la ventana. El usuario no podrá
visualizar ni modificar ninguno de los datos.
5. Para proporcionar diferentes permisos para cada módulo o su módulo,
haga clic en la autorización de la tabla y seleccione el permiso adecuado
en la lista desplegable
6. Para fijar un descuento máximo global, introduzca el descuento necesario
en el área de texto, con un máximo de 100%.
7. Para fijar un máximo para todos los pagos recibidos, active la casilla de
selección Total de efectivo máximo e introduzca el total deseado en el
área de texto
97
Capitulo 3 Implementación
8. Para suprimir determinados datos utilizando el cifrado, haga clic en la
casilla de selección Utilizar cifrados y seleccione el pulsador Tabla
cifrado. En la ventana Tabla cifrado que aparece, introduzca el carácter
que debe aparecer en lugar de dichos datos. Seleccione OK para grabar
las modificaciones
9. Seleccione Actualizar para grabar las modificaciones en la ventana
Autorización
Este proceso se realizó con cada usuario del sistema configurándose el
acceso y sus respectivos permisos para el uso del sistema.
SAP incluye la funcionalidad de poder copiar perfiles de autorizaciones a
otros usuarios, así que los usuarios que desempeñan funciones iguales solo
fueron definidos una vez en el sistema y su perfil fue copiado a los otros
usuarios, por ejemplo los empleados del mismo departamento.
Parametrización de numeración de documentos:
En esta parte se define la numeración de los documentos en la aplicación,
especialmente en los módulos Ventas, Compras, Gestión de bancos,
Inventario y Producción.
Según los requisitos legales del país y la política de la empresa, se puede
definir una numeración de documento diferente para cada departamento o
unidad organizativa.
Cuando se crea una serie diferente, hay que asignarla a diferentes usuarios
en la configuración de Autorización. De esta manera puede definir diferentes
98
Capitulo 3 Implementación
series para cada departamento o sucursal en la empresa y asignar un
intervalo de números a cada sucursal. Compruebe que la parametrización
estándar de cada usuario tiene asignada una serie permitida para él. En caso
contrario, el usuario no podrá abrir estos documentos.
Ventana: Numeración de documentos
Aquí se parametrizaron los correlativos de todos los documentos según el
orden que había en el momento de la salida en vivo.
Parametrización de documento:
99
Capitulo 3 Implementación
Esta ventana se utiliza para establecer los valores de propuesta de las
parametrizaciones para clases de documentos en SAP Business One. En la
ficha General se definen parametrizaciones para documentos de compras y
de ventas
Ventana Parametrizaciones de documento.
Descripción de las parametrizaciones de documento:
Campos Actividad / Descripción
100
Capitulo 3 Implementación
Calcular ingreso
bruto,
Origen precio de base
Se seleccionó:
Costo del artículo.
Permite calcular la ganancia bruta en los documentos de ventas.
Siempre que abra un documento de ventas, la opción de ganancia
bruta estará disponible tanto desde la barra de menús como
desde la barra de herramientas.
Opciones disponibles:
Lista de precios 01 a 10: El sistema calcula la ganancia bruta
en función del precio del artículo en la lista de precios
seleccionada.
Último precio de compra: El sistema calcula la ganancia
bruta en función del precio del artículo en la última compra
realizada.
Para esta opción, asegúrese de importar o rellenar los últimos
precios de compra de la empresa anterior. De lo contrario, el
cálculo será erróneo.
Último precio determinado: El sistema calcula la ganancia
bruta en función del valor obtenido en la última ejecución del
informe de valoración de stocks.
Para esta opción, asegúrese de ejecutar el informe de
valoración stocks con frecuencia y regularidad para todos los
productos.
Costo del artículo: El sistema calcula la ganancia en base al
costo promedio del artículo.
Campos
….Continuación: Parametrizaciones de Documento.
Actividad / Descripción
Calcular % ganancia Sirve para determinar el método de cálculo de ganancias brutas
en forma de porcentaje. El cálculo puede basarse en el precio de
101
Capitulo 3 Implementación
bruta Como
Se seleccionó:
Beneficio/Precio de
Venta.
adquisición o el precio de venta.
En las notas al
documento
Aparece
Se seleccionó:
Numero de
documento base.
Al introducir un documento de ventas con referencia a un
documento base, el número del documento base aparecerá en el
campo Comentarios. El número que aparece puede ser el número
interno asignado al documento por SAP Business One, o bien el
número de referencia de cliente/proveedor del documento base.
Seleccione sus preferencias.
Si selecciona la visualización del número de referencia de
cliente/proveedor, y dicho número no se ha introducido en el
documento base, el campo Comentarios quedará en blanco en el
documento creado con referencia al documento base.
Mostrar al visualizar
una lista de
materiales de
ventas en
documentos
Se seleccionó:
Precio y total solo
para artículo
superior.
Si existe una lista de materiales de ventas definida para un
producto dicha lista aparecerá en el documento de ventas. El
documento de ventas muestra tanto el producto vendido como los
componentes que lo componen. Al marcar esta casilla de
verificación, se determina si el precio de venta del artículo se
visualizará en el documento de ventas en el nivel de producto
vendido o en el nivel de los componentes.
Active la casilla de selección Precio y total sólo para nodo superior
si sólo desea ver el precio del producto vendido como un todo.
Active Precio para nodos inferiores que incluyen si desea
visualizar los precios de los componentes. En este caso, el precio
total se calcula como el total de los precios de los componentes.
Campos
….Continuación: Parametrizaciones de Documento.
Actividad / Descripción
Al tratar de liberar
stock por debajo del
Puede establecer un stock mínimo en el registro maestro de un
artículo que gestiona en su almacén. Utilice estas opciones para
102
Capitulo 3 Implementación
nivel mínimo
Se seleccionó: Solo
mensaje de
advertencia.
determinar la respuesta del sistema cuando el nivel de stock se
sitúa por debajo de esta cantidad mínima como resultado de un
documento de ventas. Esta comprobación se lleva a cabo en los
documentos de ventas que contienen una salida de mercancías,
como entregas o facturas.
Se determina si aparecerá o no un mensaje de advertencia al
introducir el documento de ventas. Si aparece una advertencia en
el documento de ventas, podrá ignorarla. También puede
especificar que no se puede introducir el documento de ventas;
para ello, active la casilla de selección Bloquear liberación. Como
valor de propuesta, esta casilla se encuentra seleccionada
Bloqueo por debajo
de la cantidad
negativa
Se seleccionó esta
opción.
Esta opción bloquea documentos que provocarían que el nivel de
stock se situase por debajo de cero.
Método de redondeo
Se seleccionó por
documento.
Seleccione si los importes y los precios que aparecen en los
documentos de marketing se redondearán por moneda o por
documento. Para más información sobre el método de redondeo,
haga clic aquí.
Fecha de base de
tipo de cambio
Se seleccionó:
Fecha de
contabilización.
Seleccione la fecha en que el sistema calculará el tipo de cambio:
• Fecha de contabilización
• Fecha fiscal
Campos
….Continuación: Parametrizaciones de Documento.
Actividad / Descripción
Redondear importes
impuestos en líneas
Sirve para establecer el redondeo de los importes de impuestos
línea del documento. Cuando se desactiva esta opción, las líneas
del documento muestran importes de impuesto sin redondear y el
103
Capitulo 3 Implementación
No se activó esta
opción.
sistema redondea los importes por grupos de impuestos
Visualizar petición
redondeo
Se seleccionó esta
opción.
Sirve para determinar si se visualizará un comentario en el campo
Comentarios del documento de ventas cuando se redondee el
importe. Si se activa esta casilla, en una factura en moneda
extranjera para un cliente se muestra un comentario que indica
que el importe de descuento es diferente del porcentaje debido al
redondeo.
Utilizar dirección de
almacén
Se activó esta
opción.
Active esta opción para incluir la dirección del almacén en los
documentos.
Gestionar gastos en
documentos.
Se activó esta
opción.
Sirve para añadir un campo de Costes adicionales en todos los
documentos de compras y de ventas. Este campo permite el
cálculo de costes adicionales relacionados con un documento,
como
modificaciones en entregas e impuestos sobre depósitos
Definir gastos Únicamente aparece si se ha seleccionado el campo Gestionar
gastos en documentos. Haga clic para abrir la ventana Definir
gastos, donde puede definir y añadir gastos adicionales por
defecto.
Bloquear documentos
con fecha anterior
No se activó esta
opción.
Seleccione este campo para bloquear el proceso de
contabilización de documentos que crean asientos contables
automáticos (facturas, abonos, depósitos y documentos de pago).
Parametrizaciones de impresión:
Campos Actividad / Descripción
Líneas máximas por
página
Introduzca el número máximo de líneas de tabla por página. En
caso de que necesite imprimir más líneas en un documento que el
número especificado, éstas se imprimirán automáticamente en
104
Capitulo 3 Implementación
Se seleccionó: 25 páginas adicionales. El número máximo de líneas por página
normalmente se encuentra entre 10 y 40, en función de los
márgenes definidos para la impresora, el formato de página y la
compresión vertical.
Impresión con
compresión vertical
Se seleccionó: 100
Especifique el porcentaje de compresión vertical que se aplicará al
documento. Al especificar el valor 100, los caracteres se imprimen
en su tamaño original. Si se indica el valor 70, los caracteres se
comprimirán en un 70%. También es posible especificar valores
superiores a 100. Si sindica una compresión inferior a 100, podrán
imprimirse más líneas en cada página.
Margen superior (cm),
Se seleccionó: 0 cm
Margen inferior (cm)
Se seleccionó: 0 cm
Determina los márgenes de impresión apropiados en centímetros si,
por ejemplo desea imprimir el documento en un documento pre
impreso.
Máximo de
posiciones por página
en
Se seleccionó: 10
Indique el número máximo de líneas de tabla por página para la
exportación del documento a Microsoft Word. En caso de que deban
exportarse más líneas que las indicadas, se crearán páginas
adicionales de forma automática. El número máximo de líneas de
tabla por página depende de los márgenes definidos para las
páginas y del formato de página del modelo de Microsoft Word.
Imprimir en papel de
cartas
No se activó esta
opción.
Active esta casilla de selección para desactivar la información sobre
la empresa si desea imprimir los documentos en papel de cartas pre
impreso Los documentos se imprimirán sin información detallada
sobre la empresa.
Campos
…Continuación: Parametrizaciones de Impresión.
Actividad / Descripción.
Imprimir mensaje
degeneración de SAP
Se activó esta
Active esta casilla de selección si no desea que los documentos
impresos informen de que el documento se creó mediante SAP
Business One
105
Capitulo 3 Implementación
opción.
Documento
Esto se hizo para
cada documento
Seleccione en este campo la clase de documento para la que desea
configurar las parametrizaciones de impresión. Se debe llamar a
cada clase de documento por separado y actualizar los campos
para esa clase concreta. Posteriormente podrá introducir la
información para la siguiente clase de documento.
Crear también
No se activó esta
opción
Sirve para determinar si el documento se imprimirá directamente al
añadirlo. Si se activa esta casilla de selección, el documento se
imprime tan pronto se crea en el sistema con la clase seleccionada,
como una oferta o un pedido. También es posible determinar la
exportación directa a Microsoft Word.
Copias (incluido el
original)
No se activó esta
opción
Sirve para especificar la cantidad de copias que se imprimirán
cuando se crea un nuevo documento. El número especificado
incluye el original. Por tanto, si desea imprimir el documento original
y dos copias, introduzca 3 en este campo.
Cantidad de copias
para doc. manual
Se seleccionó: 1
Sirve para determinar la cantidad de copias que se imprimirán de un
documento, si éste ha sido creado con asignación de número de
copias manual. Un documento con asignación de número de copias
manual se considera una copia en el sistema, y no como un
documento original.
Comentarios
permanentes para
impresión
No se está
utilizando esta
opción
Sirve para definir un texto que se imprimirá en todos los
documentos de compras y de ventas. Este texto se imprimirá al final
de cada documento.
En primer lugar seleccione la clase de documento para el
documento de compras o de ventas y, a continuación, introduzca el
texto. Introduzca el texto para las demás clases de documentos
cuando sea necesario. También es posible copiar y pegar textos
mediante las correspondientes opciones de menú. Los comentarios
permanentes se pueden utilizar, por ejemplo, para notificar a los
clientes un cambio en el número de teléfono o para imprimir un
106
Capitulo 3 Implementación
anuncio sobre un nuevo producto en todos los documentos durante
un período determinado de tiempo.
Imprimir datos de
descuento
No se activó esta
opción
Active esta casilla de selección si desea imprimir la información de
descuento en el documento.
Imprimir número de
catálogo de
proveedor en vez de
número de artículo
No se activó esta
opción
Active esta casilla de selección si desea imprimir los números del
catálogo de proveedor en el documento en lugar de los números de
artículos asignados en SAP Business One.
Imprimir importes
No se activó esta
opción
Si activa esta casilla de selección, los importes se imprimen en los
documentos relacionados, como la nota de entrega. Si no desea
que se impriman importes en documentos de esta clase, no active
esta casilla.
Imprimir pago
recibido con factura
No se activó esta
opción
Sólo para Facturas. Este campo puede utilizarse para determinar si
se desea imprimir o no un recibo junto con la factura. Si selecciona
No, al imprimir una factura no se imprimirá un recibo. Si selecciona
Sólo al añadir, se imprimirá un recibo siempre que se especifique un
pago en la factura.
107
Capitulo 3 Implementación
Parametrización de Definiciones Generales:
La sección Definiciones se utiliza para definir parametrizaciones y valores de
propuesta para campos que se utilizan en todo SAP Business One. La mayor
parte de estas definiciones deben introducirse durante la inicialización del sistema,
pero algunas parametrizaciones se pueden modificar más adelante. Por ejemplo
los datos bancarios básicos se deben definir antes de utilizar las funciones
bancarias. Para poder asignar autorizaciones, se deben definir los usuarios.
Ventana de definición de usuarios
108
Capitulo 3 Implementación
Definición de usuarios:
Esta ventana se usa para definir nuevos usuarios en SAP Business One o
modificar propiedades de usuarios existentes. Además, se aconseja definir
autorizaciones para cada usuario. A menudo se fijan valores de propuesta por
usuario para cuentas bancarias, almacenes, etc. Se pueden añadir comentarios
para documentos impresos, de forma que cada documento que imprime el usuario
contenga determinada información, como un lema empresarial.
Los valores de propuesta de usuario sobrescriben los demás valores de
propuesta.
Campos Actividad / Descripción
Código de usuario Introduzca el código que el usuario escribe al entrar en la aplicación. Este
código puede ser numérico o alfanumérico. Tenga en cuenta que el código
de usuario distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Nombre de
usuario
Introduzca el nombre del usuario. Este nombre aparece en la parte superior
del menú principal. Puede modificar el nombre de usuario como proceda.
Superusuario Define derechos de superusuario para el usuario actual. Los superusuarios
cuentan con autorizaciones automáticas para todos los objetos y están.
autorizados a ejecutar todas las funciones en SAP Business One. Las
autorizaciones de los superusuarios no pueden reducirse ni modificarse.
Sin embargo, los superusuarios pueden negar derechos de superusuario a
otros superusuarios en SAP Business One.
Correo
electrónico,
Teléfono móvil,
Fax
Introduzca la dirección de correo electrónico, el número de teléfono móvil y el
número de fax del usuario. SAP Business One utilizará esta información para
enviar correos electrónicos y mensajes de texto (SMS) al usuario.
Tenga en cuenta que el envío por SMS sólo está disponible en determinadas
localizaciones.
109
Capitulo 3 Implementación
Campos Actividad / Descripción
Clave de acceso Para introducir una clave de acceso de usuario en este campo haga clic sobre
el icono situado a la izquierda del campo y, a continuación, introduzca la clave
de acceso y confírmela. Seleccione OK para continuar. El usuario tiene que
introducir esta clave de acceso además del código de usuario cuando entra a
SAP Business One. Tenga en cuenta que la contraseña distingue entre
mayúsculas y minúsculas.
Valores
propuestos
Se pueden definir parametrizaciones de propuesta para usuarios individuales
o grupos de usuarios, como los empleados de un departamento. Para acceder
a la parametrización preliminar establecida, sitúe el cursor sobre este campo
para un usuario y pulse la tecla Tab o seleccione el icono situado a la derecha
del campo.
Sucursal,
Departamento
Estos campos se utilizan para especificar la sucursal y el departamento del
usuario. Si todavía no se ha realizado ninguna entrada en este campo,
seleccione Definir nuevo. SAP Business One muestra otra ventana donde se
puede introducir un nombre y una descripción de la nueva sucursal nuevo
departamento. Es posible modificar las entradas ya existentes.
Definiciones Financieras:
Definición de Cuentas de Mayor:
Al introducir una operación comercial, el sistema automáticamente realiza la
contabilización correspondiente en la contabilidad. Para hacer posible este
tratamiento automático de los datos, se debe establecer la información para la
determinación de cuentas de mayor.
Cuando se selecciona uno de los planes de cuentas estándar de la empresa,
algunos de los campos se completarán automáticamente en función de los
parámetros del plan de cuentas seleccionado. En caso de ampliar y modificar
un plan de cuentas estándar para adaptarlo a sus necesidades, deberá
110
Capitulo 3 Implementación
también modificar la información relativa a la determinación automática de
cuentas.
La información definida puede volver a modificarse siempre que se desee. Si
se modifica esta información, las contabilizaciones correspondientes se
enviarán a la otra cuenta de mayor desde este momento.
Ventana: Determinación de cuentas de mayor
En SAP Business One, las cuentas asociadas como las cuentas de
impuestos y las cuentas de compensaciones de entradas de mercancías no
pueden contabilizarse de forma manual. El saldo total de
clientes/proveedores debe ser equivalente al de las cuentas asociadas de
111
Capitulo 3 Implementación
deudores/acreedores. Las contabilizaciones manuales pueden producir
incoherencias en el balance/balance provisional.
En esta parte se asignaron las siguientes cuentas a:
o Clientes locales
o Clientes extranjeros
o Cheques recibidos
o Caja general
o Pago en exceso cuenta de deudores
o Anticipo clientes
o Ganancia en diferencial cambiario
o Perdida en diferencial cambiario
o Descuentos otorgados
o Ventas locales
o Ventas al exterior
o Impuesto sobre ventas
o Proveedores Nacionales
o Proveedores Extranjeros
o Descuentos recibidos
o Gastos de compras locales
o Gastos de compras en el extranjero
o Cuenta redondeo por diferencias en conciliación
o Inventario
o Costo de ventas
o Mermas de inventario
o Devoluciones por ventas
o Inventario de producto en proceso
o Revalorización de stocks112
Capitulo 3 Implementación
También se parametrizó el indicador de impuestos estándar para clientes y
proveedores nuevos que fue ISV (impuesto sobre venta).
Se definió el código de cliente de contado: CSA10001
Definición de monedas:
Aquí se definen las monedas que se van a utilizar en el sistema.
Las monedas definidas fueron; Lempira (LPS), Dólar (USD), Euros (EUR).
Definiciones de Socios de Negocios:
Aquí se definieron varias parametrizaciones básicas como ser:
Países: Se pueden ingresar los diferentes países en los cuales se tienen
clientes o proveedores con sus formatos de direcciones.
Formatos de dirección para cada país: Aquí se indica el formato que se usa
para dirección en cada país, por ejemplo si lleva primero el nombre del país, la
ciudad, la calle o código postal.
Grupos de clientes: Se ingresa una clasificación definida para los clientes
como por ejemplo Mayoristas, Minoristas, Industria, Gobierno, etc.
Grupo de proveedores: Igualmente se ingresa una clasificación para
proveedores como por ejemplo; Fábricas, Distribuidores, Servicios, etc.
113
Capitulo 3 Implementación
Ventana: Condiciones de pago
Definición de condiciones de pago:
Se usa esta función para determinar las condiciones de pago que se aplicarán a
las transacciones con clientes y proveedores. A continuación, se introducen
estas condiciones en los registros maestros de clientes y proveedores. La
condición de pago especificada se propone automáticamente para cliente o
proveedor.
Las condiciones de pago representan los acuerdos habituales establecidos con
sus clientes y proveedores. Por lo tanto, no será necesario definir esta
información desde cero para cada cliente y proveedor.
114
Capitulo 3 Implementación
Al introducir un documento de compras o de ventas relacionado con un
proveedor o un cliente, SAP Business One copia en el documento, de forma
automática, la información sobre el período de pago, la lista de precios y el
descuento total. Esta información se utiliza para calcular los precios de los
artículos, la fecha de vencimiento de una factura, el descuento total permitido,
etc.
Las condiciones definidas fueron 15 días, 30 días, 45 días, 60 días, 90 días, 120
días y 180 días.
Definiciones de Bancos:
Aquí se definieron las parametrizaciones de las cuentas bancarias, se asignaron
las cuentas contables a cada cuenta bancaria, se definieron las empresas de
tarjetas de crédito, los códigos de gastos bancarios.
Definiciones de Inventarios:
En esta parte de definieron los grupos de artículos de inventarios, clasificados de
acuerdo a la línea a la que pertenecen por ejemplo, cables, transformadores,
herrajes, control, etc.
También se definieron propiedades de los artículos como por ejemplo su ubicación
dentro de las bodegas, indicando la bodega, estante y casilla.
Luego se definieron los almacenes, en nuestro caso se definieron las sucursales
como almacenes y también las bodegas que están fuera de las sucursales, SAP
tiene la funcionalidad de contabilizar las operaciones por almacenes, nosotros
aplicamos esa funcionalidad y aquí se configuraron las cuentas contables para
cada almacén como ser cuentas de compras, ventas, inventarios, costo de ventas
y diferencial cambiario.
115
Capitulo 3 Implementación
Aquí también se definió las unidades de medida de longitud y peso, así como el
tipo de empaque de los productos.
Estas fueron las parametrizaciones más importantes que se llevaron a cabo
durante la implementación y algunas posteriormente.
116
Capitulo 3 Implementación
3.3 CAPACITACIÓN A USUARIOS
Una etapa clave en la implementación de un sistema es la capacitación a los
usuarios, SAP tiene planificada esta actividad para que sea llevada a cabo por los
usuarios claves que fueron asignados para el proyecto quienes a su vez recibieron
la capacitación de la compañía implementadora conforme se fue desarrollando el
proceso de implementación.
Si no se da una capacitación efectiva a los usuarios finales lo más probable es que
al momento de salir en vivo se van a producir muchos problemas en la empresa,
tales como interrupción en las operaciones diarias, quejas de los clientes,
empleados y de los dueños de la empresa.
El proceso consistió en que los usuarios claves que trabajaron en la
implementación fueron instruidos por los consultores de la empresa
implementadora, se formaron equipos para cubrir los diferentes módulos a
implementar, un equipo capacito a los usuarios de ventas, otro equipo capacito a
los de contabilidad, otro a los de compras e inventarios.
Se prepararon algunos materiales como manuales y guías, pero no fueron muy
completos, la capacitación se llevo a cabo usando bases de datos para prueba,
debido a que en algunos departamentos el número de usuarios era grande se
dividió al grupo y se dieron capacitaciones en diferentes horarios con grupos no
mayores de siete personas.
En cada computadora se dejó habilitado el acceso a SAP para que los usuarios
interactuaran con la aplicación e hicieran pruebas de las operaciones que iban a
manejar.
117
Capitulo 3 Implementación
Problemas que se presentaron durante la capacitación a usuarios:
El comité del proyecto y la empresa consultora nos enfocamos mucho a
cumplir con el tiempo programado de la implementación dejando de dedicar
el tiempo necesario a la capacitación.
No hubo la suficiente planificación y asignación de medios para la
capacitación a los usuarios finales.
El proceso de capacitación a usuarios finales no fue el adecuado ya que
nos centramos mucho en los demás procesos de la implementación
pasando a un segundo plano la capacitación a usuarios finales.
Al momento de la salida en vivo muchos usuarios habían olvidado la forma
de operar el sistema, debido a que no practicaron el tiempo suficiente.
Hubo ausentismo de varias personas a las capacitaciones, teniendo que
reprogramar nuevas capacitaciones, llegando al extremo de tomar medidas
drásticas contra esas personas.
El material con el que se trabajó estaba desactualizado ya que fue el de la
versión 2004 de SAP BUSSINES ONE, y la versión que se implemento fue
la del 2005.
Hizo falta programar re-capacitaciones.
Hubo falta de entusiasmo en los usuarios finales, ya que no estaban bien
comprometidos con el cambio del sistema.
118
Capitulo 3 Implementación
Muchos usuarios tenían muy poco conocimiento de sistemas, les llevó
bastante tiempo adecuarse al nuevo sistema.
No se visualizó que el cambio drástico en algunos procesos iba a afectar a
otras personas que no usaban el sistema, a quienes no se les dio
capacitación sobre los nuevos procesos que iban a cambiar.
Al momento de la capacitación no se habían terminado de definir todos los
procesos, así que los escenarios en que se realizó la capacitación no
fueron los definitivos.
Hizo falta concientizar a los usuarios para que se involucraran en el auto
aprendizaje utilizando la documentación proporcionada y el ambiente de
prueba que se les instaló en las computadoras.
La supervisión de los consultores de la empresa implementadora fue muy
poca, en relación a la capacitación a usuarios finales.
Todos estos problemas ocasionaron un caos tremendo al momento de la salida en
vivo. Tardó mucho tiempo en que la situación se normalizara y hubo que
programar re-capacitaciones sobre la marcha.
Actualmente se han tomado las siguientes medidas para mejorar la capacitación
de los usuarios:
Se han diseñado mejores materiales didácticos.
Se han llevado a cabo re-capacitaciones impartidas por la empresa
consultora en sus oficinas.
119
Capitulo 3 Implementación
Por parte de SAP se ha conseguido material interactivo para las
capacitaciones como tutoriales animados.
Se han programado re-capacitaciones por parte del personal de la
empresa.
En la medida que los usuarios conozcan el sistema y se adapten a los procesos la
empresa va a sacar un mejor rendimiento sobre la inversión y una obtención de
mejores prácticas de trabajo.
120
Capitulo 3 Implementación
3.4MIGRACIÓN DE DATOS
La Migración es el proceso por medio del cual los datos del sistema anterior son
cargados al nuevo sistema, en este caso SAP BUSSINES ONE.
La migración se puede hacer manualmente (si no se tiene un sistema
informático), en este caso se ingresa la información de manera manual.
También se puede hacer de forma automática utilizando Microsoft Excel.
En nuestro caso la mayor parte de la información fue migrada en forma automática
y alguna información fue ingresada de forma manual, más que todo para archivos
maestros.
121
Capitulo 3 Implementación
SAP trae una herramienta llamada Data Transfer Workbench, que puede ser
instalada en cualquier estación de trabajo que este dentro de la red del Servidor
de SAP.
Pasos para la migración de datos:
Extracción de datos: Los datos necesarios son extraídos del sistema
anterior.
Conversión de datos: Los datos son convertidos al formato de SAP
BUSSINES ONE y asignados a su estructura de datos.
Importación de datos: Los datos son importados a SAP BUSSINES ONE.
El Data Transfer Workbench usa la interfaz de datos API para asegurarse
de la consistencia de los datos.
122
Capitulo 3 Implementación
Los datos del sistema anterior fueron extraídos a través de reportes que generaron
archivos de Excel, los cuales fueron copiados en plantillas proporcionadas por el
Data Transfer Workbench.
El Data Transfer Workbench provee las siguientes herramientas:
1. Plantillas de Microsoft Excel.
2. Interfaz de mantenimiento.
3. Asistente de importación de datos con funcionalidades de
conversión.
4. Log de modificaciones.
Ejemplo de plantilla para migración de datos.
Los datos que se migraron fueron:123
Capitulo 3 Implementación
El catalogo contable.
Los artículos de inventario.
El maestro de clientes.
El maestro de proveedores locales.
El maestro de proveedores extranjeros.
Las facturas pendientes de pago de los clientes.
Las facturas pendientes de pago a los proveedores.
La lista de precios de los artículos de inventario.
La partida inicial del balance y el estado de resultados.
3. CREACIÓN DE ESCENARIOS DE NEGOCIOS
124
Capitulo 3 Implementación
Básicamente en esta etapa se revisan los procesos del negocio que han sido
documentados durante la implementación, los cuales describen la forma de operar
de la empresa adaptada a los nuevos procesos de SAP.
Los consultores de la compañía implementadora son responsables de llevar el
registro de los scripts de prueba (documentación de los procesos) en formatos
proporcionados por SAP, con el objetivo de establecer los escenarios de negocios.
Uno de los beneficios que ofrece SAP BUSSINES ONE es que al implementar el
sistema la empresa adopta mejores prácticas de mercado, por ende SAP no se
adapta a la forma anterior de trabajar de la empresa sino al contrario, la empresa
se adapta a los procesos de SAP.
Esta fase está formada por cuatro etapas muy importantes:
1. Aprobación de escenarios de negocios (Scripts de prueba)
2. Parametrización de escenarios de negocios.
3. Capacitación de Usuarios Claves
4. Pruebas de escenarios de negocios.
Aprobación de los escenarios de negocios (Script de pruebas):
125
Capitulo 3 Implementación
Se discutió con los consultores los pasos detallados en los scripts (proceso
escrito), de los procesos documentados durante la implementación con el
objetivo de depurar el procedimiento a ser utilizado en SBO.
Como producto final de ésta actividad el Usuario Clave y el Director del
proyecto debe de firmar autorizando cada una de las páginas del script.
Parametrización de escenarios de negocios:
Esta tarea se fue realizando durante la etapa de parametrización, en este
punto se revisa si dichas parametrizaciones están de acuerdo a los
escenarios definitivos.
Capacitación a usuarios claves:
Se enseña a los usuarios claves las funcionalidades de administración del
sistema, su configuración, procesos de migración, alertas, consultas y
búsquedas formateadas.
Pruebas integrales de TODOS los escenarios
Estas pruebas se hacen con todos los Usuarios Clave y el Director del
proyecto, su objetivo es el de simular las transacciones diarias de un día
normal siguiendo el orden lógico del proceso, para esto es necesario que
los usuarios tengan la información ordenada por día.
3.6 CREACIÓN DE PERFILES DE USUARIO
126
Capitulo 3 Implementación
Los perfiles de usuario definen los permisos de acceso a las diferentes opciones
del sistema, en primer lugar se crean los usuarios del sistema
Ventana para la creación de usuarios.
Luego de crear los usuarios se le asignan las autorizaciones que van a tener en el
sistema.
Las autorizaciones que tiene el sistema son alrededor de 420, para no tener que
hacerlas usuario por usuario se crea un modelo de acuerdo a la función del
usuario, por ejemplo se crea el modelo del usuario de ventas y se copia para todos
los usuarios de ventas, así sucesivamente con los demás usuarios de los otros
departamentos. El proceso de autorizaciones se explico en detalle en el capítulo 3
de Implementación.
127
Capitulo 3 Implementación
3.7 SALIDA EN VIVO
La salida en vivo se había programado inicialmente entre marzo y abril del año
2006 pero debido a los atrasos en el proceso de implementación se pospuso para
Junio de ese mismo año, se hizo el intento de salir en vivo en los primeros días de
junio pero hubo fallos que impidieron hacerlo, finalmente se decidió salir en vivo el
día Lunes 19 de Junio, para ello se trabajo durante el fin de semana haciendo la
migración final de los datos.
El sistema de migración tuvo fallos durante el fin de semana antes de la salida en
vivo eso ocasionó que el equipo de trabajo laborara hasta horas de la madruga
desde el día viernes hasta el domingo.
El día lunes no se presentaron los consultores de la empresa implementadora,
dejando solo al equipo de implementación de la empresa, ese fue un error grave
ya que ellos pensaron que no los necesitarían ese día, y realmente hubieran sido
de mucha ayuda.
El día de la salida en vivo hubo un tremendo descontrol en las operaciones de
venta ya que los vendedores tenían poca practica con el sistema y el proceso de
ventas había cambiado ya que anteriormente los vendedores creaban las facturas
y el comprobante de entrega de productos y ahora la cajera hacia ese trabajo y el
comprobante de entrega ya no salía en las bodegas.
No fue sino hasta la siguiente semana de la implementación que las cosas
empezaron a normalizarse un poco, el personal de ventas y despacho comenzó a
sincronizar los procesos de ventas, ya no había tanta lentitud como al principio
para atender a los clientes.
Podemos decir que la salida en vivo fue deficiente, pudo haber sido mucho mejor,
para la implementación en las sucursales se tomaron medidas para que no 128
Capitulo 3 Implementación
volvieran a ocurrir estos problemas, luego de esto el equipo de trabajo de la
empresa se ha encargado de implementar el sistema en las sucursales
haciéndolo de una mejor manera ya que se han reducido al mínimo el efecto del
cambio de sistema, con la experiencia que se ha tomado ahora resulta fácil
implementar SAP BUSSINES ONE.
Los consultores de SAP dieron apoyo después de la implementación vía teléfono y
algunas veces se avocaron a la empresa, en la actualidad el tiempo de asesoría
que nos prestan se ha reducido al mínimo.
129
Capitulo 4 Post- Implementación
CAPITULO 4
POST-IMPLEMEMENTACIÓN
Después de la salida en vivo el mayor problema fue mantener la
funcionalidad del sistema ya que en los primeros días hubieron lapsos de
tiempo de hasta cuatro horas continuas en que se tuvo que facturar a mano
ya que habían interrupciones en el funcionamiento del sistema además de la
lentitud de algunos usuarios en el manejo del mismo.
El mayor problema se dio en el área de ventas, hubo clientes que decidieron
irse sin comprar por el caos generado por el mal funcionamiento del proceso
de ventas, ya que no había una buena coordinación de las actividades y el
proceso diseñado en el sistema, se tuvo que trabajar bastante en afinar el
dicho proceso.
Desde la etapa de la determinación de los procesos y funcionalidades se
plantearon varios procesos y funcionalidades del sistema que no fueron
finalmente implementados, módulos completos como el de oportunidades de
ventas y el de servicio no fueron echados a andar, además de algunas
funcionalidades del sistema, después de aproximadamente un año se
empezaron a terminar de implementar, hasta el día de hoy se siguen
implementado algunos de ellos, prácticamente el sistema se comenzó a
utilizar con las funcionalidades básicas, dejando de aprovechar el potencial
que tiene el sistema de ser una herramienta de inteligencia de negocios.
Luego de que las cosas se estabilizaron en la oficina principal de San Pedro
Sula se planificó implementar el sistema en las sucursales, para ello se
130
Capitulo 4 Post- Implementación
decidió hacerlo principios del año 2007, seis meses después de la salida en
vivo. Se estudió como evitar los problemas que se presentaron al inicio,
conllevando a tener una mejor preparación de los usuarios finales,
programando más tiempo de laboratorio ya con los escenarios propios de la
empresa, documentando mejor a los usuarios y con la facilidad de que ya
solo se iban a implementar los procesos de ventas, inventarios y cuentas por
cobrar ya que lo demás ya se había hecho en la implementación de la oficina
principal, se puede decir que la implementación tuvo buen resultado ya que
se redujo el impacto del cambio.
La primera sucursal que se implementó después de la oficina principal fue la
de Tegucigalpa y se salió en vivo en Enero del 2007, en Febrero de ese
mismo año se implementó el sistema en Choluteca teniendo un buen
resultado en ambos casos.
Luego de implementar el sistema en la sucursal de Tegucigalpa y Choluteca
y se tuvo que postergar la implementación del sistema en las otras
sucursales ya que el software del sistema comenzó a fallar, se empezó a ver
hasta ese momento varios problemas que tuvieron que ser analizados antes
de la implementación del sistema como por ejemplo el cableado de la red, el
cual era muy deficiente ya que no cumplía con las normas como por ejemplo
no estaba protegido por ninguna clase de tubería, conforme fue creciendo la
demanda de usuarios se fueron añadiendo hubs y switches en varios
lugares sin ningún planeamiento, no había un patch panel, ni se probaban las
conexiones con ningún aparato. Otro problema era que no había instalado un
antivirus único en la red, habían varios antivirus instalados incluso en forma
ilegal ya que no tenían licencia de uso. Estos problemas ocasionaron que el
sistema quedara inhibido varias veces , sin que se pudiera utilizar, cuando
131
Capitulo 4 Post- Implementación
esto pasaba se corría el peligro de que los procesos de escritura en la base
de datos no concluyeran causando un grave problema ya que si una
operación utilizaba dos o más bases de datos y no terminaba de actualizar
alguna creaba un error grave en el sistema que solo podía ser resuelto por el
personal de desarrollo de SAP que se encontraba en varias partes del
mundo como Israel, Alemania, Irlanda, India, China, solo ellos podían entrar
a la base de datos para solucionar el problema, entonces teníamos que
contactarlos por medio de la empresa implementadora y coordinar la
diferencia de horario para hacer una conexión vía internet para que entraran
a nuestro servidor a solucionar la falla, durante ese tiempo no se podía
facturar en el sistema.
Se tomaron las medidas correctivas del caso y se cambió todo el cable de la
red, se instaló tubería en todo el edificio para las nuevas conexiones, se
utilizó cable nuevo y se compraron conectores RJ45 de buena calidad,
también se hicieron las pruebas a las nuevas conexiones con aparatos
especiales para certificar su buen funcionamiento, se instaló un patch panel,
se compraron switches, se eliminaron los hubs, switches y routers que
estaban instalados en el edificio, se cambiaron algunas tarjetas de red de las
computadoras, hasta se mandó a capacitar al personal de IT en el área de
redes.
Respecto al antivirus se estudiaron algunas opciones como por ejemplo en
Panda Antivirus, Norton, Front, pero al final se decidió instalar el NOD32, que
hasta la fecha ha funcionado muy bien.
Después de hacer esos cambios el sistema presentaba por momentos
alguna lentitud, se decidió entonces cambiar el servidor, comenzando a
132
Capitulo 4 Post- Implementación
estudiar las posibilidades de comprar otro, el servidor que estaba en ese
momento superaba los requerimientos básicos, pero los consultores
argumentaron que para el tamaño de nuestra red necesitábamos un servidor
superior a ese y luego se realizó dicho cambio.
En lo que tardó en llegar el nuevo servidor el problema se agudizó hasta el
punto de no poder seguir trabajando en el sistema, para ese entonces ya se
había implementado el sistema en las sucursales de Tegucigalpa y
Choluteca, tanto en estas sucursales y la oficina principal no se pudo utilizar
el sistema, pasaron alrededor de cinco días facturando a mano, ni tan
siquiera la gente de SAP sabía que estaba ocurriendo con el sistema, en un
momento de desesperación la gente de IT de SEL empezó a hacer muchos
experimentos, con la iluminación de Dios, se encontró el problema, el cual
era causado por la funcionalidad de autorizaciones del sistema, existe una
opción en SAP en la que se puede seleccionar que solo los creadores de los
documentos y los supervisores o superusuarios puedan ver o modificar sus
documentos, al desactivar esta opción se solucionó el problema.
Esto conllevo a que el nivel de seguridad del sistema decayera ya que los
usuarios podían ver documentos a los que no estaban autorizados. Lo que
se hizo para apalear un poco la situación fue que se aseguro de que los
menús de los usuarios no tuvieran opciones de entrar a áreas no
autorizadas.
Actualmente por descubrimiento del personal de IT se activó la opción de
autorizaciones y se desactivó otra opción derivada de esta que es la de filtrar
documentos por usuarios, esa opción sirve para que al momento de entrar al
sistema este haga un filtro de los documentos creados por el usuario. El
133
Capitulo 4 Post- Implementación
nivel de seguridad subió, solamente queda el problema de que los
vendedores pueden ver las cotizaciones que ha hecho otro vendedor, que
originalmente el SAP no lo permitía a menos de que el usuario tuviera ese
permiso.
Aproximadamente en Junio del 2007 se adquirió el nuevo servidor, el anterior
era un servidor HP Proliant ML 350 G4 , 2 procesadores Intel Xeon 3.0 GHZ,
con 4GB de memoria RAM, 2 discos SCSI de 140 GB. EL nuevo servidor es
uno marca DELL, modelo Power Edge 2950, con 2 procesadores Quad Core
de 1.6 GHZ, 16 GB de memoria RAM con cuatro discos SCSI de 75GB, se
hizo el cambio del servidor pero no se sacó a producción porque presentó
problemas, ya que al llegar a cierto número de usuarios el servicio de
licencias de SAP se paraba y el sistema dejaba de funcionar, ese problema
estuvo en las manos del personal de la empresa implementadora varios
meses sin encontrar las fallas, se contrato a un experto en MS SQL Server
quien encontró el problema que básicamente era que habían que cambiar la
configuración de SQL para que usara toda la memoria del servidor ya que
anteriormente solo estaba usando 2GB de los 16GB existentes, solucionado
eso se pudo cambiar el servidor anterior y dejar el nuevo servidor trabajando.
Para Junio del 2007 se planificó implementar el sistema en la sucursal de
Santa Rosa de Copan, terminando con buen suceso la implementación, sin
presentar mayores dificultades.
Luego en Enero del 2008 se implementó el sistema en la sucursal de La
Ceiba, obteniendo también buenos resultados, actualmente la empresa está
operando con dos sucursales en esa ciudad.
134
Capitulo 4 Post- Implementación
Se ha planificado hacer la implementación del sistema en la sucursal de
Managua, Nicaragua en el próximo mes de Abril, ya se está trabajando en
ello ya que allá el sistema se va implementar completo debido a que la
empresa es del mismo grupo, pero legalmente son dos empresas distintas y
se tiene que llevar todos los registros contables en Nicaragua. Se espera que
no hallan mayores dificultades.
En el apéndice B esta la lista de verificación que establece SAP para revisar
después de la salida en vivo.
Actualmente el manejo del sistema es mucho mejor, se ha estado
capacitando al personal de IT con cursos certificados en varias áreas como
MS SQL Server 2005, Redes, Windows 2003 Server, Cristal Report, además
la empresa implementadora del SAP ha estado impartiendo capacitación
para reforzar los conocimientos del sistema.
Esperamos en este año maximizar el retorno de la inversión que se ha hecho
en el sistema y poder darle a la empresa una herramienta que le dé un valor
agregado para su continuo crecimiento.
135
CONCLUSIONES
Se puede decir que el proceso de implementación fue bien planificado en
teoría por parte de la empresa implementadora pero en la práctica el
proceso tuvo fallas por una combinación de factores críticos que no pudieron
ser manejados por los consultores de la empresa implementadora y el comité
del proyecto de SEL.
Dentro de esos factores podemos mencionar:
No hubo una adecuada gestión del cambio que el sistema traería en
los procesos de la empresa, más que todo en los de ventas, cuentas
por cobrar e inventarios.
No se revisó a conciencia toda la infraestructura de hardware y
software que la empresa tenía en relación a los estándares requeridos
por el nuevo sistema.
Una parte de los directivos de la empresa no se involucró de lleno en
el proceso de la implementación y por ende sus departamentos
quedaron fuera del proceso, esto redujo la cantidad de sugerencias o
aportaciones para la mejora del proceso.
Al momento de la implementación el personal de IT de SEL requería
de capacitarse en algunas áreas como redes, servidores, MS SQL,
eso se pudo hacer hasta después de la implementación.
136
La gestión del tiempo fue deficiente ya que el proceso se retraso casi
tres meses y al final de la implementación se dejaron de implementar
módulos y procesos con el fin de salir en vivo con el sistema.
No se estimó el monto de toda la inversión en el nuevo sistema, ya
que al inicio solo fue planteado el costo de las licencias del sistema y
el mantenimiento del mismo, no se calculó la inversión en hardware,
software adicional, capacitación, asesorías, nuevo personal de IT, y
todo lo demás que conllevaría la instalación de SAP BUSSINES ONE
en todas las sucursales.
Tampoco se estimó la capacidad que tenían los usuarios finales en
manejo de sistemas de información, ya que muchos de ellos no tienen
ningún nivel de preparación en esta área, y se les dificulta aprender a
usar cualquier software.
El conocimiento de los consultores de la implementadora se limitaba a
los aspectos técnicos de la implementación, al parecer les faltaba
experiencia en el día a día del sistema, además no manejaban
aspectos de desarrollo del software, ni tampoco manejaban lo
suficiente áreas como MS SQL Server, redes, contabilidad, procesos
administrativos.
El personal de la empresa implementadora era insuficiente ya que con
los mismos consultores que estaban en la nuestra, estaban
manejando otras dos implementaciones en otras dos empresas,
incluso teniendo dificultades en las implementaciones.
137
En el área de creación de reportes y consultas la empresa
implementadora había ofrecido traer a una persona de Guatemala
para capacitarnos pero esa persona no llego, quedando la
capacitación pendiente, eso creo muchos problemas ya que la
capacitación en reportes y consultas no fue
suficiente.
Varias funcionalidades del sistema no fueron implementadas por
motivos de tiempo, falta de dominio de los implementadores, lentitud
en aprender del personal de SEL, también porque al final nos
enfocamos en salir con lo básico, estas funcionalidades se han ido
implementando poco a poco, todavía hay pendiente varias cosas de
implementar.
Creemos que el sistema es un buen ERP solo que no lo hemos explotado
como se debería de hacer, se ha hecho mucho esfuerzo para poder
aprovechar el sistema, después de dos años de estar utilizándolo estamos
comenzando a dominar la herramienta y a terminar de implementar las
funcionalidades y procesos que no habíamos incorporado.
Hemos superado las crisis, teniendo paciencia, esperando en Dios que todo
nos salga bien.
138
RECOMENDACIONES
Es un paso importante para una empresa implementar un sistema de
información que vaya de acorde a las estrategias de la misma, para que sea
una herramienta de gestión que le ayude al logro de sus objetivos
institucionales.
Al momento de escoger este tipo de software es recomendable pensar en lo
siguiente:
Hay que tener en cuenta que el cambio de sistema traerá un cambio
organizacional y se debe de pensar en cómo gestionar este cambio.
Se tiene que involucrar a todo el personal en el proceso de implementación
ya sea que sean usuarios del sistema o no, indispensablemente todos los
ejecutivos de la empresa tienen que estar comprometidos de una forma u
otra con el proceso.
Se debe de asegurar que haya una buena capacitación a los usuarios del
sistema antes de la salida en vivo.
La inversión inicial y el tiempo planteados al principio suele ser superior, hay
que tratar de hacer un análisis profundo para determinar con exactitud estas
variables.
A pesar de que SAP BUSSINES ONE es un sistema instalado en miles de
empresas en el mundo puede presentar fallos como cualquier otro sistema.
139
Si se quiere tener más información para la toma de la decisión de adquirir
estos sistemas es muy importante conocer la opinión de las empresas que
los han implementado, y si dan apertura es mejor acudir a ellas para ver en
funcionamiento el software.
Si la empresa no tiene la infraestructura adecuada tanto de hardware,
software y recurso humano es mejor esperar a solucionar dichos problemas
antes de implementar un sistema como SAP BUSSINES ONE.
Al momento de llegar a un acuerdo para adquirir estos sistemas es
indispensable clarificar el alcance de la implementación haciendo hincapié en
que el sistema debe de quedar en su totalidad funcionando para aprovechar
todo su potencial y es saludable que el cliente quede protegido por algún tipo
de compensación si la empresa implementadora no completa el proyecto.
140
BIBLIOGRAFIA
Libros:
Kendall & Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas. Tercera edición. Prentice
Hall.
Internet:
www.service.sap.com
www.mundosap.com
www.bexap.com
Manuales:
Manuales de Uso, Administración y Configuración de SAP BUSSINES ONE.
Manual de Instalación de MS SQL Server 2005.
141
APENDICE A
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
El requerimiento de hardware fue el siguiente:
• Contar a partir del inicio con un servidor que cuente por lo menos con
las siguientes características mínimas: (si el servidor es centralizado)
Procesador 2 Procesador Intel® Xeon® 3.0 GHz/1MB con bus de
sistema a 800MHz
Sistema Operativo Microsoft Windows 2000 Server o
Microsoft Windows 2000 Advanced Server o mayor
Memoria RAM 2 GB
Disco Duro Con 70 GB Libres
CD-ROM Drive X24 o mayor
Unidad de Backup Tape o DVD …
Monitor 1024 X 768 CON 24-BIT de colores o mayor
Dispositivos Conectores UTP RJ45
Tarjetas de Red 3com o Intel
Protocolo de comunicación: TCP/IP
Software Microsoft Internet Explorer 5.5 o mayor
Microsoft Windows 2000 o superior
Microsoft SQL Server 2000
Adobe Acrobat
142
• Las terminales de trabajo de los usuarios finales cuenten por lo
menos con las siguientes características mínimas:
Procesador Pentium IV 300(Mhz)
Sistema Operativo Microsoft Windows 2000
Professional
Microsoft XP Professional
Memoria RAM 256 MB en RAM
Disco Duro 10 GB
Monitor 1024 X 768 CON 24-BIT de
colores o mayor
Dispositivos Tarjetas de Red 3com o Intel
Protocolo de comunicación:
TCP/IP
Software Microsoft Internet Explorer 5.5
o mayor
143
APENDICE B
LISTA DE VERIFICACION DE LA SALIDA EN VIVO (FORMATO
ESPECIFICADO POR SAP BUSSINES ONE)
Post Go-Live Check List
Perform the post going live check about 2-3 weeks after the official going live date.
Database checks Check
Backup strategy is performed on regular basis?
Recovery is possible at any time using the current backups? No se está recuperando el
backup del service manager, sino del enterprise manager
System checks Check
System Performance is satisfactory? Esta lento, pero se espera solucionar agregando mas
memoria al servidor
Unique Business Processes are satisfactory?
SDK Development and add-ons are satisfactory?
Changes required in User authorizations?
Additional reports are needed?
Activity Check Since go Live Date Check
Sales Documents have been created?
Purchase Documents have been created?
The customer is able to cut checks? El sistema no está asignando el numero correlativo del
cheque
Inventory is managed in the system?
Bank reconciliation is being performed?
Have all required documents printed satisfactory?
Can the customer conduct all reports according to his/her needs?
144
Database checks Check
End User Knowledge Check
Does each user know his/her part of the system and how to operate?
Is there a need for any additional training? (could be additional modules which were not
implemented yet or customization tools for the customer to implement himself) si, en el area
de Gestion de Bancos, y en la elaboración de reportes más complejos.
General Issues and Problems Check
Are there any issues that arose during the production time? Si, el tipo de impuesto del
cliente, ISV, o EXE, se recomendó a Jose Luis, hacer una búsqueda formateada para ello.
Is the customer satisfied with the support organization? Recomendación: Se necesita
reforzar un poco en el área técnica.
Can we get a reference from the customer?
145
ANEXO 1
MENU PRINCIPAL SAP BUSSINES ONE 2005
146
ANEXO 2
BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MENU DE SAP BUSSINES ONE 2005
147
CONTINUACION BARRA DE HERRAMIENTAS SAP BUSSINES ONE 2005
148
ANEXO 3
149
MANUAL DE USUARIO
MODULO DE COMPRAS
En vista de que los manuales son muy extensos, se muestra a continuación
un manual de usuario del modulo de compras.
La función de compras contempla las siguientes operaciones
transaccionales:
Pedido
Entrada de mercancías
Devoluciones
Factura acreedores
Abono acreedores
Documentos preliminares
150
Pedido (Orden de Compra)
El ingreso de una Orden de Compra requiere que se ingrese el nombre del
proveedor (Acreedor) y los artículos con la información de cantidades y
precios.
151
El sistema calculará en base a las cantidades y precios ingresados el monto
correspondiente de la Orden de Compra ingresada.
En todas las ordenes aparecerá por omisión cómo indicador de impuestos
IVA, sin embargo, si el proveedor está definido como exento la aplicación no
calculará impuesto alguno.
Historial de precios
Una de las funcionalidades que incorpora SBO es la integración de la
información. Al posicionarse sobre el campo de precio y presionar
simultáneamente las teclas Ctrl Tab, se podrán visualizar los últimos precios
de compra para el artículo con el proveedor seleccionado.
Para fines de negociación, ésta funcionalidad permitirá ver los últimos
precios, y la Orden de Compra de referencia en la cual se registró la compra.
Una vez terminada de ingresar la orden de compra, la aplicación preguntará
si se desea crear el documento ingresado:
152
Entrada de mercancías
Una vez ingresada la orden de compra, podrán recibirse los productos
asociados a la orden de compra. En ésta opción deberemos ingresar el
código del proveedor, y seguidamente presionar el botón “Pedido” localizado
en la parte inferior de la pantalla. Esto permitirá ver aquellas Órdenes de
Compra que tienen productos pendientes de recibir.
Al seleccionar la Orden de Compra requerida, aparecerá la siguiente
pantalla:
153
Esta pantalla muestra los artículos que tienen cantidades pendientes de
recibir en la orden de compra, y los asigna como preseleccionados. Si
quisiéramos seleccionar parcialmente los ítems, basta con posicionarse
sobre la línea requerida y seleccionar aquellos ítems que requerimos.
Si tuviéramos 3 líneas y quisiéramos seleccionar la línea 1 y 3, deberíamos
posicionarnos sobre la primer línea que necesitamos seleccionar, y luego
presionando previamente la tecla Ctrl seleccionar los otros ítems que
requerimos.
Al seleccionarlos y presionar el botón “Crear” se generará la entrada de
mercadería correspondiente.
Si alguno de los ítems requiere números de serie, se desplegará la siguiente
pantalla:
154
En ésta pantalla en el campo de Lote deberemos asignar el número de
embarque, y en el número de serie interno deberemos hacer lo siguiente:
Asignación números de serie internos
Para la generación de números de serie internos, deberemos presionar el
botón , que está a la derecha del campo Número de serie interno.
SBO nos mostrará la siguiente pantalla:
155
Aquí aparecerán 2 conceptos:
String
Número
Cuando se selecciona como tipo “Número” podemos hacer las siguientes
operaciones:
Aumentar
Disminuir
Por ejemplo, si tengo 10 números de serie, podría seleccionar que el primer
valor es 1 y luego la opción aumentar (Zoom hacia delante) para que numere
de 1 a 10, ó bien, seleccionar que el primer valor es 10 y luego la opción
disminuir (Zoom hacia atrás) para que numere de 10 a 1.
Recomendación para generar números de serie:
Definir una línea tipo string con valor 0
156
Definir una segunda línea tipo número iniciando en 1 y definiendo
como operación aumentar (Zoom hacia delante)
Definir primera línea tipo “String” asignando como valor 0:
Seguidamente presionar el botón Añadir línea, para definir la numeración
requerida:
157
Definir como valor de String 1 y luego en el tipo definir número y la
operación Aumentar (Zoom hacia delante)
Al presionar el botón OK y luego el botón Crear números de serie,
aparecerá la siguiente pantalla:
En el campo de número de serie manual deberán escanearse los números
de serie de los artículos que se están ingresando en el almacén.
Una vez creados los números de serie, la entrada de mercancías estará
completada.
Factura del proveedor
Una vez recibida la factura, podremos ingresar la factura del proveedor.
Al seleccionar el proveedor (Acreedor) y presionar el botón “Pedido entrada
mercancías”, aparecerán las entregas de las cuales no se ha registrado la
factura del proveedor.
158
Al seleccionar la entrega correspondiente, se podrán seleccionar los ítems de
los cuales queremos hacer el registro de la factura.
159
Al presionar el botón crear, aparecerá la advertencia de creación de un
nuevo documento, al aceptar la creación del documento se actualizará la
factura del proveedor dentro de SBO.
Devoluciones y abonos de acreedores
Una devolución contempla únicamente el registro de ingreso de productos.
Un abono de acreedores registra la devolución del producto y registra la nota
de crédito correspondiente para rebajar el saldo del proveedor.
Devoluciones
Al seleccionar el proveedor, y presionar el botón “Pedido entrada
mercancías”, aparecerán aquellas entregas sobre las cuales podremos
hacer alguna devolución.
160
Una vez seleccionados los ítems que deseamos devolver, aparecerá la
devolución con los datos requeridos:
Al presionar el botón “Crear” se registrará la devolución correspondiente.
Nota importante:
En la devolución, si uno de los ítems tiene asignado que es manejado con
número de serie, si no los ingresamos no podrá registrarse la devolución. Al
presionar en el campo de cantidad de la línea simultáneamente las teclas
Ctrl Tab, podrán seleccionarse los números de serie previamente
ingresados.
Un abono de acreedores es muy similar a una devolución. Los abonos se
basan en las facturas de los proveedores.
161
Al ingresar el código del proveedor y presionar el botón “Factura Acreedores”
aparecerán las facturas del proveedor a las que pueden hacerse abonos o
notas de crédito. Al seleccionar el ítem y presionar el botón “Crear” se
generará el abono al acreedor.
162
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166
EJEMPLOS DE LAS ESTRUCTURAS DE DATOS DE LAS TABLAS DE
SAP BUSSINES ONE
SAP BUSSINES ONE maneja alrededor de 740 tablas, a continuación se muestran dos
ejemplos de las tablas de socios de negocios y el maestro de artículos.
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES)
Maestro Socio de negocios=
Descripción +
Código SN +
Nombre de socio de negocios +
Clase de socio de negocios +
Código de grupo +
Empresa/Privado +
Destinatario de factura: Calle +
Destinatario de factura: Códig +
Destinatario de mercancías: Ca +
Destinatario de mercancías: Có +
Teléfono 1 +
Teléfono 2 +
167
Número de fax +
Persona de contacto +
Comentarios +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION...
Saldo de notas de entrega pend +
Saldo de pedidos pendientes +
Código de condiciones de pago +
Límite de crédito +
Límite de deuda +
% de descuento +
Definición del impuesto +
Número de identificación fisca +
Sujeto a deducción en origen +
% deducción de retención de im +
Número de lista de precios +
Saldo notas entrega pendientes +
Saldo de pedidos pendientes en +
% de interés en el pasivo +
% de comisión para cliente +
Grupo de comisiones +
Moneda SN +
Saldo en moneda de la cuenta +
168
Saldo en moneda del socio de n +
SN protegido +
Teléfono móvil +
Demora de pago media en días +
Destinatario de factura: Ciuda +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION...
Destinatario de mercancías: Ci +
Destinatario de mercancías: Co +
Destinatario de mercancías: Pa +
Correo electrónico +
Pantalla +
Cuenta por defecto +
Sucursal por defecto +
Banco por defecto +
Número de ID adicional +
Pager +
Totales SN +
Nombre extranjero +
Clase de resumen superior +
Oficina de autorización de ded +
Fecha de creación +
169
Fecha de actualización +
Objeto p.descuentos +
Ratio de descuento +
Número de fichero de deducción +
Importe mínimo de carta de int +
Oportunidades abiertas +
Exempt No. +
Priority +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION….
Tarjetas de crédito +
Número de tarjeta de crédito +
Validez de tarjeta de crédito +
Jerarquía de deducción actual +
Observaciones de validez +
Comentarios sobre bloqueo +
Pertenece a operación al por m +
Destinatario de factura: Estad +
Destinatario de mercancías: Es +
Grupo impositivo +
Indicador +
170
Clase de expedición +
Cuentas de deudor/acreedor +
Destinatario estándar +
Destinatario de factura: Edifi +
Edificio de destinatario +
Clave de acceso +
Grupo impositivo +
Borrado +
IBAN +
Código de formulario 1099 +
Casilla 1099 +
Código de vía de pago +
Pedido atrasado +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES ) CONTINUACION …
Entrega parcial +
Nivel de reclamación +
Fecha de reclamación +
Bloquear reclamación +
País del banco +
Autorización de domiciliación +
Identificación de intercambio +
Clave de instrucción +
171
Pago único +
ID de emisor de la factura de +
Bloqueo de pago +
Info detallada de referencia +
Banco propio +
Cuenta de banco propio +
Sucursal de banco propio +
Código de proyecto +
ID fiscal federal unificado +
Código de agente +
Días de tolerancia +
Documento equivalente +
Impuesto diferido +
Número de carta de exención de +
Importe de exención máximo +
De fecha de validez de exenció +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES ) CONTINUACION …
A fecha de validez de exención +
Sujeto a retención +
Número de certificado +
Fecha de vencimiento +
Número de registro +
Periodificación anticipada +
172
Código de retención +
Compensación +
Nombre de día festivo +
Socio de negocios enlazado +
Último número de reconciliació +
Clase SN p.informe retención i +
Número de registro de IVA +
Nombre representativo +
Ramo +
Negocio +
Clase de retención de impuesto +
Es nacional +
Es residente +
Gastos bancarios calculados au +
Otros créditos/deudas +
Nombre alias +
Facturar a edificio/planta/sal +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO SOCIO DE
NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION...
Efecto en cobro +
173
Efecto pendiente +
Ind.retención impto.sobre rent +
Plazo reclamaciones +
Canal SN +
Técnico por defecto +
Territorio +
Facturación hasta por defecto +
Cta.compensación anticipos +
Sitio Web +
Clave de idioma +
Clave cuenta bancaria local +
Profesión +
Número de procedimiento de fec +
Clave del banco por defecto +
Códigos de asignación de gasto
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES)
174
Maestro de Articulos=
Descripción +
Número de artículo +
Descripción del artículo +
Descripción en idioma extranje +
Grupo de artículos +
Grupo de aduanas +
Definición del IVA +
Código de barras +
Definición del impuesto +
Artículo de compra [Sí/No] +
Artículo de venta [Sí/No] +
Artículo de inventario [Sí/No] +
En stock +
Cantidad solicitada por client +
Cantidad solicitada de proveed +
Cuenta de ingresos +
Cuenta de ingresos exentos de +
Nivel de stock máximo +
Almacén por defecto +
Proveedor por defecto +
Número de catálogo de fabrican +
Unidad de medida de compras +
Cantidad de artículos por unid +
175
Cantidad preferente en unidade +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE
ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
Fecha precio últ.revalorizació +
Artículo anulado [Sí/No] +
Unidad de medida de ventas +
Cantidad de artículos por unid +
Almacén de artículos en consig +
Cantidad contada en inventario +
Método de valoración +
Pantalla +
Comentarios sobre artículo +
Tipo de lista de materiales +
Cantidad de unidades +
Último precio de compra +
Última moneda de compra +
Última fecha de compra +
Precio de emisión +
Liberar almacén +
Activos fijos +
Contado +
Gestión de números de serie +
Altura 1: Unidad de venta +
176
Altura 1: Unidad de medida de +
Altura 2: Unidad de venta +
Altura 2: Unidad de medida de +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE
ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
Ancho 2: Unidad de medida de v +
Ancho 2: Unidad de medida de v +
Longitud 1: Unidad de medida d +
Longitud 1: Unidad de medida d +
Longitud 2: Unidad de venta +
Longitud 2: Unidad de medida d +
Cantidad: Unidad de venta +
Volumen: Unidad de medida de v +
Peso 1: Unidad de venta +
Peso 1: Unidad de medida de ve +
Peso 2: Unidad de ventas +
Peso 2: Unidad de medida de ve +
Altura 1: Unidad de compra +
Altura 1: Unidad de medida de +
Altura 2: Unidad de compra +
Altura 2: Unidad de medida de +
Ancho 1: Unidad de compra +
177
Ancho 1: Unidad de medida de c +
Ancho 2: Unidad de compra +
Longitud 2: Unidad de compra +
Longitud 2: Unidad de medida d +
Cantidad: Unidades de compra +
Volume: Unidad de medida para +
Peso 1: Unidad de compra +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE
ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
Fecha de la última venta +
Fecha de producción +
Fecha de actualización +
Fórmula de venta +
Fórmula de compra +
Definición del IVA +
Costo del artículo +
Unidad de medida de empaque (c +
Cantidad por unidad de empaque +
Embalaje de venta +
Unidad de medida de empaque (v +
Gestionar número de lote [Sí/N +
Gestionar números de serie sól +
Válido +
178
Válido de +
Válido a +
Bloqueado para período +
Postergado desde +
Fecha de fin de bloqueo +
Observaciones de validez +
Comentarios sobre bloqueo +
ID adicional +
Borrado +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE
ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
Cuenta de gastos: Extranjero +
Cuenta de gastos UE +
Clase de impuesto +
Gestión de stocks por almacén +
Sujeto a retención impto. +
Clase de artículo +
Modelo de garantía +
Nombre de unidad base +
País de origen +
Valor de stocks +
Artículo ficticio +
179
Método emisión +
Rendimiento en % +
% determinación de precio +
Método de gestión +
Punto de pedido +
Unidad de medida de inventario +
Método de planificación +
Método aprovisionamiento +
Intervalos pedido +
Pedido múltiple +
Cantidad mínima pedido +
Tiempo lead +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO DE
ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
Indicador de impuestos (acreed +
Código de servicio saliente +
Código de servicio entrante +
Grupo de servicio +
Código NCM +
Tipo de material +
Grupo de material +
Fuente de producto +
180
Grupo de Articulos +
Sub Grupo de Articulos +
estante choluteca +
Estante Copan +
Bodega +
Estante +
Bodega Copan +
Estante SPS
181
