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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa a la obtención del título de: LICENCIADO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CONTADOR PÚBLICO
TEMA: EXAMEN ESPECIAL A VARIAS PARTIDAS DE
GASTOS DEL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR EN QUITO
Y SUCURSALES DE GUAYAQUIL Y CUENCA, POR EL
PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO Y 31 DE
DICIEMBRE DE 2009.
AUTOR: SEGUNDO JOAQUIN NAVARRO ANDRADE
DIRECTOR DE TESIS: MASTER ALEXANDRA GUTIERREZ
QUITO, JULIO DE 2011
ii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
La presente declaración tiene por objeto certificar la autenticidad. Yo NAVARRO
ANDRADE SEGUNDO JOAQUIN con C.I. 1001263209 me responsabilizo como
autor del presente trabajo “EXAMEN ESPECIAL A LAS PARTIDAS DE GASTOS
DEL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR EN QUITO Y SUCURSALES DE
GUAYAQUIL Y CUENCA, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE
JULIO Y 31 DE DICIDEMBRE DE 2009”. El mismo que es producto de
investigación y conocimiento.
Atentamente,
SEGUNDO JOAQUIN NAVARRO ANDRADE
C.I. 1001263209
iii
Master Alexandra Gutiérrez
TUTOR DEL PROYECTO
Certifica:
Que el presente trabajo investigativo: “EXAMEN ESPECIAL A LAS
PARTIDAS DE GASTOS DEL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR EN
QUITO Y SUCURSALES DE GUAYAQUIL Y CUENCA, POR EL
PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO Y 31 DE
DICIDEMBRE DE 2009”. Desarrollado por el estudiante Segundo Joaquín
Navarro Andrade, observa las orientaciones metodológicas de la
Investigación Científica.
Que ha sido en todas sus partes, cumpliendo con las disposiciones de
la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL DE QUITO “UTE”.
Por lo expuesto:
Autorizo su presentación ente los organismos competentes para la
respectiva calificación.
Quito, 26 de mayo del 2011
-----------------------------------------
Master Alexandra Gutiérrez
TUTOR DEL PROYECTO
iv
DEDICATORIA
Esta tesis la dedico principalmente a mi familia y en forma muy especial a
mis hijos que siempre me han impulsado para que me supere y obtenga un
título universitario en esta profesión que tanto me apasiona.
Joaquín Navarro Andrade
v
AGRADECIMIENTO
A Dios por la vida con salud, a mis profesores por compartir sus
conocimientos, en especial a la Master Alexandra Gutiérrez por sus
sugerencias y valiosa colaboración para el desarrollo del presente trabajo y
al Banco Central del Ecuador por haberme dado la oportunidad de servirle
por más de 20 años en el Departamento de Auditoría Interna, lo cual me ha
dado la posibilidad de crecer personal y profesionalmente.
vi
INDICE
CAPITULO I .............................................................................................................................. 1
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................. 1
1.1 EL PROBLEMA ......................................................................................................... 1
1.2 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ........................................... 3
1.3 OBJETIVOS .................................................................................................................... 5
1.3.1 Objetivo general ........................................................................................................ 5
1.3.2 Objetivos específicos ................................................................................................. 5
1.4 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ............................................................................................ 6
1.4.1 Viabilidad ................................................................................................................... 7
1.5 DELIMITACIÓN DEL TEMA ............................................................................................ 8
1.5.1 Delimitación temporal ............................................................................................... 8
1.5.2 Delimitación espacial ................................................................................................. 8
1.6 IDEA A DEFENDER ......................................................................................................... 8
1.7 VARIABLES .................................................................................................................... 9
1.7.1 Variable Independiente ............................................................................................. 9
1.7.2 Variables Dependientes............................................................................................. 9
CAPÍTULO II ........................................................................................................................... 10
2. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................... 10
2.1 La Unidad de Auditoría Interna .................................................................................. 10
2.2 Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de ............. 10
Auditoría Interna .............................................................................................................. 10
2.3 MARCO TEORICO ........................................................................................................ 12
2.3.1 Auditoria de Gastos ................................................................................................. 12
2.3.2 Procedimientos de Revisión de Gastos ................................................................... 14
2.3.3 La Auditoria Financiera ............................................................................................ 15
2.3.4 Proceso de la Auditoría Financiera .......................................................................... 15
2.3.5 La orden de trabajo ................................................................................................. 16
2.3.6 Equipo de trabajo .................................................................................................... 16
2.3.7 Servidores relacionados .......................................................................................... 16
vii
2.3.8 Notificación de inicio de examen ............................................................................ 17
2.3.9 Fases de la Auditoría Financiera .............................................................................. 17
2.3.9.1 Planeación ............................................................................................................ 18
2.3.9.2 Ejecución del trabajo ............................................................................................ 19
2.3.9.3 Comunicación de resultados ............................................................................... 21
2.3.10 Programas Específicos de Auditoría ...................................................................... 28
2.3.11 Los Papeles de trabajo en Auditoría: ..................................................................... 28
2.3.11.1 Automatización de los papeles de trabajo ......................................................... 29
2.3.12 El Control Interno .................................................................................................. 30
2.3.12.1 Objetivos ............................................................................................................ 30
2.3.12.2 El control administrativo.- .................................................................................. 31
2.3.12.3 El control contable.- ........................................................................................... 31
2.3.12.4 Elementos del control interno............................................................................ 32
2.3.12.5 La evaluación del riesgo y el control interno...................................................... 34
2.3.12.6 Métodos de Evaluación ...................................................................................... 34
2.3.12.7 Matriz de Riesgo ................................................................................................. 36
2.3.13 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado, que dispongan de recursos públicos. ............... 37
2.3.14 Muestreo Estadístico ............................................................................................. 43
2.3.14.1 La Herramienta ACL ............................................................................................ 44
2.3.15 Procedimientos de Auditoria ................................................................................. 44
2.3.16 Técnicas de Auditoria ............................................................................................ 44
2.3.17 El Sistema Nacional de Contratación Pública ........................................................ 47
2.3.17.1 Procedimientos de Consultoría .......................................................................... 48
2.3.17.2 Procedimientos Dinámicos ................................................................................. 49
2.3.17.3 Procedimientos de Excepción ............................................................................ 50
2.3.17.4 Cotización y Menor Cuantía ............................................................................... 50
2.3.17.6 Procedimientos Especiales ................................................................................. 51
2.3.18 Coeficientes Aplicables .......................................................................................... 52
2.3.19 Valores por concepto de viáticos, movilización, alimentación y hospedaje dentro
del país.- ........................................................................................................................... 53
viii
2.3.20 Valores por concepto de viáticos, movilización, alimentación y hospedaje fuera
del país.- ........................................................................................................................... 53
2.3.21 El Informe de Auditoría ......................................................................................... 54
2.3.22 Memorando de Antecedentes .............................................................................. 54
2.3.23 Informes de exámenes especiales......................................................................... 54
2.3.24 Estructura y Contenido del Informe de Examen Especial ..................................... 56
CAPITULO III .......................................................................................................................... 64
3. ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO ................................................................. 64
3.1 Métodos de la Investigación ...................................................................................... 64
3.1.1 Método de observación científica ........................................................................... 64
3.1.2 Método Inductivo .................................................................................................... 64
3.1.3 Método Deductivo................................................................................................... 64
3.1.4 Método de Análisis y Síntesis .................................................................................. 64
3.1.5 Método Estadístico .................................................................................................. 65
3.1.6 Método de Análisis .................................................................................................. 65
3.2 Técnicas ...................................................................................................................... 65
3.3 Diseño de la investigación .......................................................................................... 66
3.4 Población utilizada para determinar el riesgo de control .......................................... 66
CAPITULO IV ......................................................................................................................... 68
4. DIAGNÓSTICO ............................................................................................................... 68
4.1 Antecedente ......................................................................................................... 68
4.2 Conocimiento de la Entidad ....................................................................................... 68
4.2.1 Base legal ................................................................................................................. 68
4.3 Principales disposiciones legales ................................................................................ 69
4.4 Misión de la Entidad ............................................................................................. 70
4.5 Visión de la Entidad .................................................................................................... 70
4.6 Objetivos de la Entidad ............................................................................................... 70
4.7 Estructura orgánica .................................................................................................... 71
4.8 Principales áreas a examinarse .................................................................................. 72
4.8.1 Actividades principales de las áreas sujetas a examen ........................................... 73
4.9 Funciones del Banco Central del Ecuador en dolarización ......................................... 75
4.10 Productos que ofrece el Banco Central del Ecuador ................................................ 76
ix
CAPITULO V .......................................................................................................................... 78
5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES
FINANCIERAS RELACIONADAS CON LAS PARTIDAS DE GASTOS EJECUTADAS POR EL BCE,
EN QUITO, GUAYAQUIL Y CUENCA. .................................................................................. 78
5.1 Motivo de la auditoría ................................................................................................ 78
5.2 Objetivos de la Auditoría ............................................................................................ 78
5.3 Alcance de la Auditoría ............................................................................................... 80
5.3.1 Monto de Recursos Examinados ............................................................................. 80
5.4 Orden de trabajo del examen especial....................................................................... 81
5.5 Programa de auditoría del examen especial .............................................................. 83
5. 6 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ...................................................................... 91
5.6.1 Elaboración de matrices decisionales y determinación del riesgo de control. ....... 91
5.7 Obtención de Muestras .............................................................................................. 91
5.7.2 Servicios Ocasionales ............................................................................................... 93
5.7.3 Viáticos y pasajes ..................................................................................................... 94
5.7.4 Sobretiempos .......................................................................................................... 95
PRESENTACION DE RESULTADOS ......................................................................................... 96
INFORME DE AUDITORIA .................................................................................................. 98
CAPITULO VI ....................................................................................................................... 157
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 157
6.1 Conclusiones: ...................................................................................................... 157
6.2 Recomendaciones: ............................................................................................. 157
BIBLIOGRAFÍA: ................................................................................................................ 159
WEBGRAFÍA: ................................................................................................................... 160
x
INDICE DE FORMATOS
FORMATO 1: Notificación de inicio de examen especial………………………23
FORMATO 2: Registro de entrega de notificaciones…………………………...24
FORMATO 3: Comunicación parcial de resultados……………………………..25
FORMATO 4: Convocatoria a la conferencia final……………………………...26
FORMATO 5: Acta de comunicación de resultados y conferencia final……...27
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: Matriz de Decisiones para el Subcomponente Viáticos y
Subsistencias
ANEXO 2: Matriz de Decisiones para el Subcomponente Servicios
Ocasionales.
ANEXO 3: Matriz de Decisiones para las Diferentes Modalidades de
Contratación.
1
CAPITULO I
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
ENUNCIADO DEL TEMA
EXAMEN ESPECIAL A LAS PARTIDAS DE GASTOS DEL BANCO
CENTRAL DEL ECUADOR EN QUITO Y SUCURSALES DE GUAYAQUIL
Y CUENCA, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO
Y 31 DE DICIEMBRE DE 2009.
1.1 EL PROBLEMA
La falta de disposiciones legales y reglamentarias propias acordes a la
normativa vigente, en las instituciones, entidades, organismos y
empresas del Estado, así como el desconocimiento por parte de sus
servidores, es un hecho bastante común en el país, situación que
actualmente se ha podido observar en el Banco Central del Ecuador,
Institución que con la nueva Constitución de la República del Ecuador
perdió su autonomía y en la actualidad es una persona jurídica de
derecho público.
En este contexto es importante señalar que desde el 5 de octubre del
2009 está vigente la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Monetario y
Banco del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.
40, por lo que el Banco Central del Ecuador debe ajustar sus actividades
y operaciones a las disposiciones legales y normativa vigente para el
2
sector público, por tal motivo la actual administración debe hacer una
revisión de todo el marco legal que el Banco Central del Ecuador, como
entidad financiera pública sujeta al control de la Superintendencia de
Bancos y Seguros y la Contraloría General del Estado.
Al tenor de lo señalado, los funcionarios que manejan fondos
desconocen o no tienen un claro conocimiento de esta, así como una
serie de deficiencias institucionales, como las siguientes:
Falta de Normativa Propia
El Banco Central del Ecuador, no cuenta con una reglamentación propia,
en la que establezca los requisitos y normatividad interna para la
correcta aplicación de lo establecido en los diferentes cuerpos legales
como la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa
(LOSCCA), Normativa del Ministerio de Relaciones Laborales ex
SENRES, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
(LOSNCP), su Reglamento General y las Resoluciones del INCOP.
Reglamento Interno de Viáticos y Pasajes
El Banco Central del Ecuador, no dispone de un Reglamento de
Viáticos, Movilizaciones, Subsistencias y/o alimentación, que hubiese
coadyuvado a la aplicación de la normativa vigente. La ex SENRES, hoy
Ministerio de Relaciones Laborales, emitió la Resolución 2009-000080
de 3 de abril de 2009, que norma el pago de los emolumentos antes
referidos.
3
El Reglamento de Recursos Humanos del BCE, no se encuentra
actualizado en función de la LOSCCA
El BCE no dispone de un Reglamento Interno de Recursos Humanos
actualizado conforme lo dispone la Ley Orgánica de Servicio Civil y
Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de
Remuneraciones del Sector Público (LOSCCA), su Reglamento y las
Normas Técnicas emitidas por la ex SENRES, hoy Ministerio de
Relaciones Laborales, que norme los procedimientos de reclutamiento
de servidores para la prestación de servicios ocasionales. En la
actualidad operan en sujeción a lo que prevé la LOSCCA, normativa del
Ministerio de Relaciones Laborales y Reglamentos afines.
Falta de Reglamento Interno de Contratación
El BCE no dispone de un Reglamento Interno de Contratación, que
estandarice los procedimientos internos previstos en la normativa
pertinente; las Oficinas de Quito, Guayaquil y Cuenca, operan en
sujeción a lo que prevé la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones del
INCOP.
1.2 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
En el planteamiento del problema se determinó las debilidades
existentes para realizar este examen especial a las partidas de gastos
4
en el Banco Central del Ecuador, para sistematizar el tema es necesario
formular las medidas correctivas necesarias.
A través de los años el Banco Central del Ecuador ha sido una entidad
autónoma que en sus operaciones y procesos bancarios, administrativos
y financieros, se ha regido por su propia normativa, lo cual, en la
actualidad, ha originado inobservancia a las leyes y normas vigentes
para las Instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado,
originada por los siguientes aspectos:
Cuáles son las implicaciones de la aplicación del nuevo marco legal
en las partidas de gastos seleccionadas, en el Banco Central del
Ecuador?
Como ha incidido la falta de una normativa interna propia, para la
aplicación de las leyes, reglamentos y demás disposiciones para el
sector público y de obligatorio cumplimiento para el Banco Central
del Ecuador?
Cuál es la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones de
la Institución, sujetas al examen?
Como se está evaluando el riesgo en cada una de las áreas a fin de
identificar los eventos de riesgo, asociados al riesgo legal?
Que estrategias se han planteado para elaborar su propia
reglamentación y divulgarla a todos los niveles de la entidad?
5
1.3 OBJETIVOS
Los objetivos de nuestro examen son los siguientes:
1.3.1 Objetivo general
Realizar un examen especial a las operaciones financieras relacionadas
con las partidas de gastos ejecutadas por el Banco Central del Ecuador en
Quito, Guayaquil y Cuenca, durante el segundo semestre de 2009, a fin de
determinar la legalidad, veracidad y propiedad de las mismas, para que
como resultado se generen recomendaciones para mejorar las operaciones
o actividades.
1.3.2 Objetivos específicos
Analizar el nuevo marco legal que el BCE, como entidad financiera
pública sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros y
la Contraloría General del Estado, debe implementar y aplicar en las
operaciones y procesos bancarios, administrativos y financieros
relacionados con las partidas de:
- Adquisición de bienes y servicios
- Remuneraciones
- Sobre tiempos
- Servicios ocasionales
- Viáticos y pasajes
- Servicio Policía Nacional
6
- Superintendencia de Bancos
- Investigaciones económicas-estadísticas Quito
- Adquisiciones de activos fijos
Evaluar los controles internos: previo, concurrente y posterior,
establecidos por el Banco Central del Ecuador, en los procesos
auditados.
Identificar las necesidades y problemática de no contar con una
normativa propia, acorde con la ley y demás disposiciones legales
vigentes para las Entidades y Organismos del Sector Público.
Proponer un plan y estrategias para contar con una reglamentación
propia y divulgar su conocimiento en las áreas sujetas a nuestro examen
y a todos los niveles de la Institución.
Sugerir recomendaciones que permitan normar procedimientos,
registros y controles a nivel nacional, en concordancia con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás
normas aplicables.
1.4 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
Este examen especial busca resolver un problema que puede afectar a la
Institución producto del desconocimiento y aplicación inmediata por parte de
sus servidores del nuevo marco legal vigente para el sector público, al cual
7
en la actualidad está sujeta y deben observar, a fin de fortalecer la
aplicación de la normativa legal vigente y los procedimientos administrativos
y técnicos.
El presente trabajo es de mucho beneficio para quienes lo llevamos a cabo,
ya que los resultados lo presentaremos bajo la estructura y contenido del
informe de examen especial que se encuentra en el FORMATO 3 del
Acuerdo 025 – CG de 26 de agosto de 2009, expedido por la Contraloría
General del Estado, lo cual nos permitirá ampliar nuestros conocimientos
profesionales.
Por otro lado, los resultados de esta labor son de mucho interés, porque
permitirá al Banco Central del Ecuador y áreas sujetas a la auditoría,
conocer las deficiencias a fin de que sean corregidas y orientadas al
permanente mejoramiento de los procesos y de la Institución.
Para el desarrollo de nuestro examen se ha conformado un equipo de
trabajo integrado por un Supervisor, un Jefe de Equipo y siete auditores
operativos a nivel nacional, y además contaremos con la colaboración del
personal administrativo y operativo de la entidad.
1.4.1 Viabilidad
El artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria de la Contraloría General
del Estado, publicada en el suplemento del Registro Oficial 1 de 11 de
agosto de 2009, dispone que las Unidades de Auditoría Interna de las
entidades y organismos del sector público ecuatoriano dependan técnica
8
y administrativamente de la Contraloría General del Estado. En este
contexto la Auditoría Interna del Banco Central del Ecuador, se
encuentra realizando exámenes especiales y auditorias de gestión, bajo
los lineamientos y supervisión de este Organismo de Control.
1.5 DELIMITACIÓN DEL TEMA
El examen se delimitó de la siguiente forma a fin de facilitar su ejecución:
1.5.1 Delimitación temporal
Este examen se llevará a cabo en un período de 60 días laborables,
comprendidos, en el que se encuentran incluidos la elaboración del
borrador de informe y la conferencia final de comunicación de
resultados.
1.5.2 Delimitación espacial
Nuestro examen especial cubrirá los procesos de adquisiciones de
bienes y servicios, pago de viáticos y pasajes, contratos de personal,
pago de sobretiempos, servicio Policía Nacional, Superintendencia de
Bancos e Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito, realizados por
el Banco Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca.
1.6 IDEA A DEFENDER
La implementación de una reglamentación propia acorde con las leyes y
normas vigentes en el sector público, en la que establezca los requisitos y
normatividad interna para la correcta aplicación de lo establecido en los
9
diferentes cuerpos legales, permitirá reducir los errores operativos en los
diferentes procesos bancarios, administrativos y financieros de la
Institución.
1.7 VARIABLES
1.7.1 Variable Independiente
Examen especial a varias partidas de gastos en el Banco Central del
Ecuador.
1.7.2 Variables Dependientes
Cumplimiento de procedimientos normativos externos e internos de
las partidas de gasto seleccionadas.
Verificación de cálculos en concordancia con nuevas disposiciones
legales y normativas.
Análisis de propuestas de cambio que permitan mejorar los
sistemas, procesos y controles internos.
10
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL
2.1 La Unidad de Auditoría Interna
El ambiente de control se fortalecerá si se cuenta con una Unidad de
Auditoría Interna, integrada por profesionales competentes y
experimentados. A esta unidad le corresponderá realizar el examen
posterior de las operaciones financieras, administrativas, técnicas o de otro
orden, como un servicio a la alta dirección, orientado al permanente
mejoramiento institucional por medio de la realización de exámenes
especiales y auditorías de gestión, realizados en forma objetiva e
independiente.
2.2 Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de
Auditoría Interna
Mediante acuerdo No. 22 CG, publicado en el Registro Oficial No. 461 de
noviembre 6 de 2008, el Contralor General del Estado Expidió el
Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y
Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades
que controla la Contraloría General del Estado.
Al respecto en el artículo 9.- Funciones de las Unidades de Auditoría Interna
de las Instituciones del Estado.- Estructura Organizativa del Capítulo II,
señala textualmente lo siguiente:
11
“Art. 9.- Funciones de las Unidades de Auditoría Interna de las Instituciones del Estado.- Las
siguientes son las funciones y atribuciones de las Unidades de Auditoría Interna:
1.- Realizar la evaluación posterior de las operaciones y actividades de la entidad u
organismo del que formen parte, a través de auditorías de gestión y exámenes especiales,
por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima autoridad de la
entidad.
2.- Evaluar la eficacia del sistema de control interno, la administración de riesgos
institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes, normas y
regulaciones aplicables.
3.- Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internos
para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.
4.- Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los
informes de auditoría, practicados por las Unidades de Auditoría Interna y externa, sobre la
base del cronograma preparado por los funcionarios responsables de su aplicación y
aprobado por la máxima autoridad.
5.- Facilitar mediante sus informes que la Contraloría General del Estado, determine las
responsabilidades administrativas y civiles culposas, así como también los indicios de
responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39 inciso segundo, 45, 52, 53,
66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la cual, en estos casos,
necesariamente realizará el control de calidad que corresponda.
12
6.- Asesorar a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, en el campo de
su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema de control interno de
la entidad a la que sirven.
7.- Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la Contraloría General del
Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de acuerdo
con las políticas y normas emitidas por este organismo.
8.- Preparar semestralmente información de las actividades cumplidas por la Unidad de
Auditoría Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será enviada a la
Contraloría General del Estado, para su revisión.
9.- Enviar a la Contraloría General del Estado para su aprobación, los informes de
auditoría y de exámenes especiales suscritos por el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna,
en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de comunicación
de resultados; una vez aprobados dichos informes, el Jefe de la Unidad los remitirá a la
máxima autoridad de la institución a la que pertenezca.
10.- Cumplir las demás obligaciones señaladas en la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado y su Reglamento1”
2.3 MARCO TEORICO
2.3.1 Auditoria de Gastos
Objetivo.- El Objetivo de la revisión de los gastos debe obedecer a
querer tener la certeza de su correcta realización y de conformidad con
1 Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las
Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficia No. 461 del 6 de noviembre de 2008.
13
las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás
normas aplicables.
Para eso sería necesario lo siguiente:
Verificar que los gastos registrados sean reales.
Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.
Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto.
Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el
estado de resultados.
Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control
Interno.
Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario
contar con dos puntos fundamentales:
Política de Gastos.- Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para
la realización de un gasto. Desde su origen hasta su aplicación contable.
Presupuestos.- Presupuestos de gastos a realizar e informes de las
variaciones resultantes en relación con los gastos reales. Explicaciones
de las mismas.
Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de autorizar
el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicación
contable según corresponda.
14
2.3.2 Procedimientos de Revisión de Gastos
Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la
siguiente:
Análisis de Variaciones.- Elaborar cédulas comparativas de gastos, ya
sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de
gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según
corresponda.
Verificación Documental.- Determinar las partidas que por su monto o
relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de
las mismas. La base para esta revisión sería el Manual de Políticas de
Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base a la
relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su
cantidad de veces que se realiza.
Relación contra otras cuentas.- La revisión de los gastos no incluye
solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta correspondiente
sino que también a la contrapartida respectiva y que mejor que ya que
se está viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.
Pruebas Globales.- Hay algunas cuentas de gastos que por su
naturaleza es posible hacer una revisión global para verificar su correcta
aplicación. Entre las más relevantes podemos considerar el renglón de
las comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas
realizadas.
15
2.3.3 La Auditoria Financiera
Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el
que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la
empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un
elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el auditor hace su
trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
Concepto.- “Procedimiento seguido por el auditor para cerciorarse de
lo razonable de los estados financieros, de su conformidad con las
normas ecuatorianas de contabilidad y de la uniformidad con que
tales normas vienen siendo aplicados de un período a otro.”2
2.3.4 Proceso de la Auditoría Financiera
El proceso que sigue una auditoría financiera, se puede resumir en lo
siguiente: inicia con la expedición de la orden de trabajo y culmina con la
emisión del informe respectivo, cubriendo todas las actividades
vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas
con el ente examinado.
Las Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental determinan que: La
autoridad correspondiente, para nuestro caso el Auditor General,
designa por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a
un ente, área o partidas dentro del balance, precisando los profesionales
responsables de la supervisión técnica y de la jefatura del equipo.
2 Guía Didáctica de Auditoría Financiera – Dr. Jaime Freire Hidalgo – 2003.
16
2.3.5 La orden de trabajo
La designación del equipo constará en una orden de trabajo que contendrá
los siguientes elementos:
Alcance del trabajo.
Objetivos generales de la auditoría.
Equipo de trabajo. (Supervisor, Jefe de Equipo y Operativos)
Tiempo estimado
Instrucciones específicas.
2.3.6 Equipo de trabajo
Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, considerando
la disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad,
la magnitud y el volumen de las actividades a ser examinadas.
El equipo estará dirigido por el jefe de equipo, que será un auditor
experimentado y deberá ser supervisado técnicamente. En la
conformación del equipo se considerará los siguientes criterios:
Rotación del personal para los diferentes equipos de auditoría.
Continuidad del personal hasta la finalización de la auditoría.
Independencia de criterio de los auditores.
Equilibrio en la carga de trabajo del personal.
2.3.7 Servidores relacionados
17
Previo a la notificación de inicio de la auditoría, es importante establecer,
el detalle con los nombres, apellidos, cargo y período de gestión de los
servidos principales que actuaron durante el período de las operaciones
examinadas, considerando de ser del caso aquellos que han sido
removidos de sus cargos o han salido de la entidad.
2.3.8 Notificación de inicio de examen
Una vez recibida la orden de trabajo, se elaborará un oficio dirigido a las
principales autoridades de la entidad, a fin de poner en conocimiento el
inicio de la auditoría (FORMATO 1), para lo cual es necesario además
dejar constancia de la recepción en el respectivo detalle registro de
entrega (FORMATO 2).
2.3.9 Fases de la Auditoría Financiera
De conformidad con la normativa técnica de auditoría vigente, el proceso
de la auditoría comprende las fases de: planeación, ejecución del trabajo
y la comunicación de resultados.
18
PLANEACION- Plan Global
- Programa de trabajo- Riesgos inherentes de control y
de detección
EJECUCIÓN DEL TRABAJO- Obtención y extracción de la
evidencia- Pruebas de control y
procedimientos sustantivos- Confiabilidad de la evidencia
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
- Dictamen de auditoria
2.3.9.1 Planeación
Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su
concepción dependerá de la eficiencia y efectividad en el logro de
los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente
necesarios.
Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y
prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta
actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por
19
lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más
experimentados del equipo de trabajo.
La planificación de la auditoría financiera, incluye investigar al
cliente potencial antes de decidir si se acepta o no la auditoría;
conocer sus operaciones y su ambiente; evaluar el riesgo y la
materialidad de la auditoría; diseñara una estrategia global para
organizar, dotar de personal, coordinar y programar las
actividades de auditoría. La planeación se realiza a lo largo de la
auditoría, aunque se realiza mucha planeación antes de iniciar el
trabajo de campo.
2.3.9.2 Ejecución del trabajo
En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos
establecidos en los programas de auditoría y desarrollar
completamente los hallazgos significativos relacionados con las
áreas y componentes considerados como críticos, determinando
los atributos de condición, criterio, efecto y causa que motivaron
cada desviación o problema identificado, los cuales deben estar
claramente redactados en el informe.
Ejemplo:
A continuación se presenta un ejemplo de hallazgo, el cual ha sido
redactado considerando sus atributos.
20
Hallazgo: Diferencias en el descuento de valores correspondientes a
refrigerios
De la revisión efectuada a los descuentos que se realizan en las
liquidaciones de viáticos, determinamos que en 92 casos existen
diferencias en los descuentos que se efectúan por concepto de
refrigerio al servidor declarado en comisión de servicios, debiendo
descontarse a 9 servidores un valor total de USD 52,90, y pagar a 83
servidores USD 250,70, según consta en (Anexo…), inobservando lo
dispuesto en la Norma de Control Interno 403-08 "Control previo al
pago".
Esto se origina por una debilidad de control en el procedimiento de
cálculo, el cual se lo efectúa de forma manual, ocasionando que los
reportes no contengan información confiable.
Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán
sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia
suficiente y competente que respalda la opinión y el informe.
“La evidencia de auditoría es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su Opinión. Esta información incluye tanto los registros de los estados financieros como otros tipos de información3”.
Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una
comunicación continua y constante con los funcionarios y
empleados responsables durante el examen, con el propósito de
mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas a fin de
3 Principios de Auditoría –Decimocuarta edición; O. Ray Whittington y Kurt Pany.
21
que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las
acciones correctivas pertinentes.
2.3.9.3 Comunicación de resultados
La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la
auditoría, sin embargo ésta se cumple en el transcurso del
desarrollo de la auditoría.
Está dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el
propósito de que presenten la información verbal o escrita
respecto a los asuntos observados.
Para nuestro examen especial y una vez finalizado el trabajo de
campo de cada una de las partidas, se enviaron las respectivas
comunicaciones parciales de resultados, a los Responsables de
los Subprocesos, (FORMATO 3).
Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del
informe borrador, el que será elaborado en el transcurso del
examen, con el fin de que el último día de trabajo en el campo y
previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la
lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios
responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con
la ley pertinente.
22
El informe básicamente contendrá la carta de dictamen, los
estados financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la
información financiera complementaria y los comentarios,
conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de
auditoría.
Como parte del debido proceso de auditoría es necesario preparar
la convocatoria a la conferencia final de resultados, (FORMATO 4) y
el respectivo detalle de recepción; así como el Acta de
Comunicación de resultados y conferencia final, (FORMATO 5).
23
FORMATO 1
Notificación de inicio de examen especial a los dignatarios, servidores, ex servidores
y demás personas relacionadas con el examen
OFICIO No. (Número y siglas unidad administrativa de control)
Sección: (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL)
Asunto: Notificación de inicio de examen
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo desempeñado (o que desempeñó) Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), se encuentra realizando el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), en (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el … y el … (señalar las fechas en forma de texto). Los objetivos generales del examen son: - - Agradeceré enviar respuesta señalando nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria, lugar habitual de trabajo y número de teléfono, cargo y período de gestión, a nuestra oficina ubicada en (lugar donde se encuentran realizando las labores de control), o a la (nombre de la unidad administrativa de control) de la Contraloría General del Estado (dirección postal de la matriz para Quito y la correspondiente a las Direcciones Regionales o Delegaciones Provinciales, para el resto del país o del edificio en el cual funcione la unidad de auditoría interna.) Atentamente, Nombre del Jefe de Equipo Auditor de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)
24
FORMATO 2
Modelo de Registro de Entrega de Notificaciones de Inicio de Examen
EXAMEN ESPECIAL, PARTIDAS DE GASTOS RELACIONADAS CON: ADQUISICIÒN DE BIENES Y SERVICIOS, REMUNERACIONES, SOBRETIEMPOS, SERVICIOS OCASIONALES, VIÀTICOS, PASAJES, SERVICIOS POLICÌA NACIONAL, SUPERINTENDENCIA DE BANCOS E INVESTIGACIONES ECONÒMICAS – ESTADÌSTICAS, EN EL PERÌODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO Y 31 DE DICIEMBRE DE 2009.
NOMBRES Y APELLIDOS FECHA FIRMA
25
FORMATO 3
Modelo de Comunicación Parcial de Resultados
Asunto: Comunicación parcial de resultados
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo que desempeña o desempeñó Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración:
Dentro del examen especial que estamos efectuando a la partida de ……………….., por el período comprendido entre…………………………, hemos determinado las siguientes observaciones: - - Particular que pongo en su conocimiento de conformidad a lo dispuesto en el artículo 90 de las Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 del Reglamento respectivo, para que nos proporcione de ser el caso, los justificativos debidamente fundamentados o documentación adicional a la proporcionada en el transcurso de nuestra revisión. Atentamente, Nombre del Jefe de Equipo Auditor de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)
26
FORMATO 4
Convocatoria a la conferencia final
OFICIO No. (Número y siglas unidad administrativa de control)
Sección: (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL)
Asunto: Convocatoria a la conferencia final
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo que desempeña o desempeñó Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración:
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 23 de su Reglamento, convoco a usted a la conferencia final de comunicación de resultados mediante la lectura del borrador del informe del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.) de (nombre de la entidad examinada), por el período comprendido entre el … y el … (señalar las fechas en forma de texto), realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) mediante orden de trabajo (número) de … (fecha en forma de texto). La diligencia se llevará a cabo en (lugar donde se realizará la lectura del informe), ubicado en (dirección), el día….(indicar la fecha en forma de texto y la hora). En caso de no poder asistir personalmente, agradeceré notificar por escrito, indicando los nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía de la persona que participará en su representación. Atentamente, Nombre del Jefe de Equipo
Auditor de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)
27
FORMATO 5
Acta de comunicación de resultados y conferencia final
ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DERESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), DE (nombre de la entidad). POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL… Y EL….(fechas en forma de texto)
En la ciudad de…………………, provincia de………………….., a los……(poner fecha y año en letras), a las………… (hora en letras), los (as) suscritos (as): (nombres y apellidos del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control o su delegado, supervisor y jefe de equipo), se constituyen en (indicar el lugar donde se efectuó la lectura), con el objeto de dejar constancia de la comunicación final de resultados mediante la lectura del borrador del informe del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de (poner el nombre de la entidad), por el período comprendido entre el … y el … (señalar las fechas en forma de texto), que fue realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) de conformidad a la orden de trabajo (número) de … (fecha en forma de texto). En cumplimiento del inciso final del artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se convocó mediante oficio circular (número) de (fecha en forma de texto), a los servidores, ex servidores y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia, misma que se cumplió en los términos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe y se analizaron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares del mismo tenor.
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA CEDULA DE
CIUDADANIA
28
2.3.10 Programas Específicos de Auditoría
Un programa de auditoría es una guía o herramienta que le permite
al encargado de la ejecución del trabajo, determinar en forma lógica,
ordenada y sistemática, el grado de cumplimiento y adherencia a
controles y políticas emanadas por la Administración, así como
verificar el cumplimiento de las leyes, regulaciones, resoluciones,
reglamentos, etc., implantados por los organismos que rigen la
actividad bancaria. Facilitan además medir el grado de eficiencia con
que está manejando y controlando un proceso ya sea administrativo,
contable o financiero.
2.3.11 Los Papeles de trabajo en Auditoría:
Los papeles de trabajo proveen un fundamento importante para el
informe, y deben incluir los procedimientos seguidos, las pruebas
realizadas, las informaciones obtenidas y las conclusiones
alcanzadas. Por tanto pueden abarcar: programas de trabajo,
cédulas de análisis, memorandos internos, cartas de confirmación,
evidencias, observaciones, etc.
Definitivamente que todo el trabajo desarrollado en las diferentes
fases de una revisión descansa en los papeles de trabajo, por lo cual,
éstos tienen que ser llenados con el cuidado y diligencia profesional y
son y deben constituirse en:
29
- Ayuda para la preparación del informe;
- Documentos que detallan las conclusiones y recomendaciones;
- Instrumentos que revelan la organización y cumplimiento con las
fases de auditoría;
- Registros con información examinada y los procedimientos de
auditoría aplicados;
- Guía para exámenes posteriores.
Además, deben ser elaborados en resumen:
- Con las referencias necesarias relativas al cumplimiento de los
diferentes aspectos de cada programa;
- En calidad de borrador;
- Con marcas y referencias adecuadas;
- Guardando relación con los objetivos planteados;
- Indicando: área examinada, cuenta, subcuenta, rubro examinado,
fecha de corte elaborado y revisado por, explicación de las
marcas utilizadas y una narración de las conclusiones a las que
arribaron.
2.3.11.1 Automatización de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo fueron preparados en un sistema
automatizado llamado AutoAudit para Windows, que permite
al departamento de auditoría del BCE completar todo su
trabajo en una sola base de datos. Lo principales módulos que
al momento estamos ejecutando son:
30
- Programa de Auditoría
- Papeles de Trabajo
- Referenciación automática de P/T
- Elaboración de hallazgos con documentación de sustento
- Generación automática de Informes
2.3.12 El Control Interno
El control interno abarca el plan de organización y los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la
información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.
2.3.12.1 Objetivos
El control interno deberá contribuir al cumplimiento de los
siguientes objetivos:
- Promover la eficiencia, eficacia y economía de las
operaciones bajo principios éticos y de transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información.
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la
entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
- Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
31
2.3.12.2 El control administrativo.-
Incluye, aunque no está limitado a éste, el plan de
organización y los procedimientos y registros relacionados con
los procesos de decisión que llevan a la autorización de las
transacciones por parte de la dirección. Toda autorización
representa una función de dirección directamente asociada
con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la
organización y constituye el punto de partida para el
establecimiento del control contable de las transacciones.
2.3.12.3 El control contable.-
Consiste en el plan de organización y los procedimientos y
registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la
fiabilidad de los registros financieros y, en consecuencia está
diseñado para proporcionar una razonable seguridad de que:
- Las transacciones se efectúan de acuerdo con la
autorización general o específica de la dirección.
- Las transacciones se registran, según sea necesario:
1) para permitir la preparación de estados financieros de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados o cualesquiera otros criterios aplicables a tales
estados; y,
2) para mantener el control sobre los activos.
32
- El acceso a los activos está permitido únicamente con la
autorización de la dirección.
- El activo contabilizado se compara con el existente a
intervalos de tiempo razonables y se adoptan las medidas
correspondientes en el caso de que existan diferencias.
El ambiente de control se fortalecerá si se cuenta con una
Unidad de Auditoría Interna, integrada por profesionales
competentes y experimentados. A esta unidad le
corresponderá realizar el examen posterior de las operaciones
financieras, administrativas, técnicas o de otro orden, como un
servicio a la alta dirección, orientado al permanente
mejoramiento institucional por medio de la realización de
exámenes especiales y auditorias de gestión, realizadas en
forma objetiva e independiente.
2.3.12.4 Elementos del control interno
Constituyen elementos del control interno:
- Definición de niveles de autoridad y aprobación.-
Dependerá del tipo de negocio o entidad, en negocios
pequeños con reducido número de transacciones no es
necesario definir niveles de autoridad, ya que quien
controla o autoriza todas las transacciones es el dueño o
administrador, en cambio en negocios grandes, se necesita
33
que estén claramente definidos los niveles de autoridad y
responsabilidad.
- Segregación adecuada de funciones.- Dentro de la entidad
debe existir una adecuada segregación entre las funciones
de operación y registró contable. Ejemplo: el bodeguero no
deberá efectuar labores de registro de ingreso y egreso de
mercaderías.
- Existencia de comprobación y pruebas independientes.-
Medidas que pueden ser implementadas por el personal de
las diferentes áreas de la empresa, a fin de comprobar que
todas las operaciones físicas estén registradas
contablemente. Ejemplo: confirmaciones a clientes y/o
proveedores.
- Existencia de auditoría interna.- Elemento de control de
mucha importancia en empresas grandes, puesto que está
unidad será la encargada de velar por mejorar las
operaciones de la entidad, evaluar el sistema de control
interno y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables, que permitan el logro de los objetivos
institucionales.
- Políticas y prácticas sanas.- Medidas de control adicionales
que la entidad puede adoptar para lograr los objetivos
propuestos por la administración. Ejemplo: rotación de
funciones.
34
2.3.12.5 La evaluación del riesgo y el control interno
El Auditor deberá obtener el conocimiento suficiente de los
sistemas de contabilidad y de control interno, que le permitan
planear su trabajo de auditoría.
Mediante la comprensión del ambiente de control, esto es, la
actitud global, conciencia y actos de los directivos y de la
administración respecto de la importancia del control interno
de la entidad y buscando identificar factores específicos de
riesgo, que requieren atención en el desarrollo del plan de
auditoría y sus relaciones con errores potenciales, se pueden
llegar a evaluara los riesgos existentes.
Al desarrollar el trabajo de auditoría, el auditor debe considerar
la evaluación preliminar del riesgo de control conjuntamente
con la evaluación del riesgo inherente para determinar el
riesgo de detección apropiado y establecer la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.
2.3.12.6 Métodos de Evaluación
Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la
evaluación del control interno son las de:
a) Método de cuestionario
35
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales
deben ser contestadas por parte de los responsables de las
distintas áreas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá
evidencia que deberá constatar con procedimientos
alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles
operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas
críticas de una manera uniforme y confiable.
b) Método narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos
más importantes, personal a cargo, formularios utilizados,
registros, niveles de aprobación, etc; y las características del
sistema de control interno para las distintas áreas,
mencionando los registros y formularios que intervienen en el
sistema.
c) Método gráfico
También llamado de flujogramas, consiste en revelar o
describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los
procedimientos utilizando símbolos convencionales y
36
explicaciones que dan una idea completa de los
procedimientos de la entidad.
d) Método combinado
Este consiste en la aplicación simultánea de dos o más
métodos de los detallados anteriormente; el cual se lo puede
aplicar dependiendo d las características propias de la
empresa.
2.3.12.7 Matriz de Riesgo
Una matriz de riesgo es una herramienta de control y de
gestión normalmente utilizada para identificar las actividades
(procesos y productos) más importantes de una institución
financiera, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas
actividades y los factores exógenos y endógenos que
engendran estos riesgos (factores de riesgo). Igualmente, una
matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una
adecuada gestión y administración de los riesgos financieros,
operativos y estratégicos que impactan la misión de la
organización.
La matriz debe ser una herramienta flexible que documente
los procesos y evalúe de manera global el riesgo de una
institución. Una matriz es una herramienta sencilla que permite
37
realizar un diagnóstico objetivo de la situación global de riesgo
de una institución financiera. Permite una participación más
activa de las unidades de negocios, operativas y funcionales
en la definición de la estrategia institucional de riesgo de la
entidad bancaria. Es consistente con los modelos de auditoría
basados en riesgos ampliamente difundido en las mejores
prácticas internacionales (Coso, Coco - Cobit).
Una efectiva matriz de riesgo permite hacer comparaciones
objetivas entre proyectos, áreas, productos, procesos o
actividades.
2.3.13 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado, que
dispongan de recursos públicos.
El Contralor General del Estado, en ejercicio de las atribuciones que
le conceden los artículos 212 numeral 3 de la Constitución de la
República del Ecuador, 7 numeral 1 y 95 de la Ley orgánica de la
Contraloría General del Estado, expidió las Normas de Control
Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos
públicos. Al respecto en sus artículos 1 y 2 del Acuerdo No. 039-CG,
publicado en el Registro Oficial No. 87 del 14 de diciembre de 2009,
señala lo siguiente:
38
“Art. 1.- Objetivo.- Las Normas de Control Interno, que forman del presente
acuerdo, tienen por objeto propiciar con su aplicación, el mejoramiento de los
sistemas de control interno y la gestión pública, en relación a la utilización de los
recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales. Constituyen el
marco que regula y garantiza las acciones de titulares, servidoras y servidores de
cada entidad u organismo según su competencia y en función de la naturaleza
jurídica de la entidad para que desarrollen, expidan y apliquen los controles
internos que provean una seguridad razonable en salvaguarda de su patrimonio.
Art. 2.- Ámbito.- Las normas de control interno se aplicarán en todas las entidades,
organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recurso públicos, a las que se refiere el artículo 225 de la Constitución
de la República del Ecuador4.”
Las Normas de Control Interno están estructuradas de la siguiente
manera:
“CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control interno 100-02 Objetivos del control interno 100-03 Responsables del control interno 100-04 Rendición de cuentas
4 Art. 225.- El sector público comprende:
1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.
2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado. 3. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de
la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estrado.
4. Las personas jurídicas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.
39
200 AMBIENTE DE CONTROL
200-01 Integridad y valores éticos 200-02 Administración estratégica 200-03 Políticas y prácticas de talento humano 200-04 Estructura organizativa 200-05 Delegación de autoridad 200-06 Competencia profesional 200-07 Coordinación de acciones organizacionales 200-08 Adhesión a las políticas institucionales 200-09 Unidad de auditoría interna
300 EVALUACIÓN DEL RIESGO
300-01 Identificación de riesgos 300-02 Plan de mitigación de riesgos 300-03 Valoración de los riesgos 300-04 Respuesta al riesgo
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
401 Generales
401-01 Separación de funciones y rotación de labores 401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones 401-03 Supervisión
402 Administración Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control 402-02 Control previo al compromiso 402-03 Control previo al devengado 402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados
403 Administración Financiera - TESORERIA
403-01 Determinación y recaudación de los ingresos 403-02 Constancia documental de la recaudación 403-03 Especies valoradas 403-04 Verificación de los ingresos 403-05 Medidas de protección de las recaudaciones 403-06 Cuentas corrientes bancarias 403-07 Conciliaciones bancarias 403-08 Control previo al pago 403-09 Pagos a beneficiarios 403-10 Cumplimiento de obligaciones 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera 403-12 Control y custodia de garantías
40
403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos 403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta 403-15 Inversiones financieras, control y verificación física
404 Administración Financiera – DEUDA PÚBLICA
404-01 Gestión de la deuda 404-02 Organización de la oficina de la deuda 404-03 Política y manual de procedimientos 404-04 Contratación de créditos y límites de endeudamiento 404-05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pública 404-06 Contabilidad de la deuda pública 404-07 Registro de la deuda pública en las entidades 404-08 Conciliación de información de desembolsos de préstamos y de operaciones
por servicio de la deuda 404-09 Pasivos contingentes 404-10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda
pública 404-11 Control y seguimiento
405 Administración Financiera -CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicación de los principios y normas técnicas de contabilidad Gubernamental
405-02 Organización del sistema de contabilidad gubernamental 405-03 Integración contable de las operaciones financieras 405-04 Documentación de respaldo y su archivo 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y
presentación de la información financiera 405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas 405-07 Formularios y documentos 405-08 Anticipos de fondos 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo 405-10 Análisis y confirmación de saldos 405-11 Conciliación y constatación
406 Administración Financiera – ADMINISTRACIÓN DE BIENES
406-01 Unidad de administración de bienes 406-02 Planificación 406-03 Contratación 406-04 Almacenamiento y distribución 406-05 Sistema de registro 406-06 Identificación y protección 406-07 Custodia 406-08 Uso de los bienes de larga duración
41
406-09 Control de vehículos oficiales 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto 406-12 Venta de bienes y servicios 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración
407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan del talento humano 407-02 Manual de clasificación de puestos 407-03 Incorporación de personal 407-04 Evaluación del desempeño 407-05 Promociones y ascensos 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo 407-07 Rotación de personal 407-08 Actuación y honestidad de las servidoras y servidores 407-09 Asistencia y permanencia del personal 407-10 Información actualizada del personal
408 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
408-01 Proyecto 408-02 Estudios de pre inversión de los proyectos 408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto 408-04 Perfil del proyecto 408-05 Estudio de pre factibilidad 408-06 Estudio de factibilidad 408-07 Evaluación financiera y socio-económica 408-08 Diseño definitivo 408-09 Planos constructivos 408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas 408-11 Presupuesto de la obra 408-12 Programación de la obra 408-13 Modalidad de ejecución 408-14 Ejecución de la obra por administración directa 408-15 Contratación 408-16 Administración del contrato y administración de la obra 408-17 Administrador del contrato 408-18 Jefe de fiscalización 408-19 Fiscalizadores 408-20 Documentos que deben permanecer en obra 408-21 Libro de obra 408-22 Control del avance físico 408-23 Control de la calidad 408-24 Control financiero de la obra 408-25 Incidencia de la lluvia 408-26 Medición de la obra ejecutada 408-27 Prórrogas de plazo
42
408-28 Planos de registro 408-29 Recepción de las obras 408-30 Documentos para operación y mantenimiento 408-31 Operación 408-32 Mantenimiento 408-33 Evaluación ex post
409 GESTION AMBIENTAL
409-01 Medio ambiente 409-02 Organización de la unidad ambiental 409-03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública 409-04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental 409-05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural 409-06 Gestión ambiental en el cumplimiento de traslados internacionales para
conservar el médico ambiente 409-07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua 409-08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire 409-09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo 409-10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna 409-11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales 409-12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN
410-01 Organización informática 410-02 Segregación de funciones 410-03 Plan informático estratégico de tecnología 410-04 Políticas y procedimientos 410-05 Modelo de información organizacional 410-06 Administración de proyectos tecnológicos 410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo 410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica 410-10 Seguridad de tecnología de la información 410-11 Plan de contingencias 410-12 Administración de soporte de tecnología de información 410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios 410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet 410-15 Capacitación informática 410-16 Comité informático 410-17 Firmas electrónicas
500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
500-01 Controles sobre sistemas de información 500-02 Canales de comunicación abiertos
43
600 SEGUIMIENTO
600-01 Seguimiento continuo o en operación 600-02 Evaluaciones periódicas5”. Es importante señalar que en cada hallazgo del informe y en el caso
de existir incumplimiento a las normas de control interno, se hace
mención del código y contenido de las mismas, a fin de que los
servidores conozcan y a futuro propiciar su aplicación.
2.3.14 Muestreo Estadístico
“El muestreo de auditoría, tanto estadístico como no
estadístico, es un proceso que consiste en seleccionar un
grupo de elementos (llamado muestra), de un grupo más
grande (llamado población o campo) y en utilizar las
características de la muestra para extraer inferencias sobre las
características de la población entera6…”
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre
su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo
estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos primordiales:
- La muestra debe ser representativa.
- El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
- El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para
poder hacer una inferencia adecuada.
- Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusión no sea adecuada.
5 Estructura publicada en el Acuerdo No. 039-G de la Contraloría General del Estado, publicado en el
Suplemento del registro Oficial No. 87 del 14 de diciembre de 2009. 6 Principios de Auditoria – Decimocuarta edición; O. Ray Whittington y Kurt Pany.
44
2.3.14.1 La Herramienta ACL
ACL es la herramienta CAATT (Herramientas y Técnicas de
Auditoría Asistidas por Computador) por excelencia, reconocida
como la solución de software preferida para la extracción y
análisis de datos, detección de errores y fraudes y monitoreo del
riesgo, lo cual es indispensable dentro del proceso de auditoría
conocer esta aplicación de informática.
“Puede elegir uno de estos métodos para seleccionar elementos
en la muestra:
- Muestreo de intervalo fijo. - Muestreo de celda. - Muestreo aleatorio.
Esta herramienta puede realizar muestreo de toda una población,
un subconjunto de la población o utilizar filtro para ejecutar un
muestreo condicional.7”
2.3.15 Procedimientos de Auditoria
Los procedimientos de auditoría son: el conjunto de técnicas de
investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o
circunstancias relativas a los estados financieros.
2.3.16 Técnicas de Auditoria
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus
opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio,
según las circunstancias.
Tipos:
7 Conceptos y Técnicas Avanzadas de ACL – Copyright © 2007 ACL Services Ltd.
45
a.- Técnicas oculares:
OBSERVACIÓN
Consiste en cerciorarse en forma ocular de ciertos hechos o
circunstancias o de apreciar la manera en que los empleados de
la compañía llevan a cabo los procedimientos establecidos.
COMPARACIÓN
Es el estudio de los casos o hechos para igualar, descubrir,
diferenciar, examinar con fines de descubrir diferencias o
semejanzas.
REVISIÓN
Consiste en el examen ocular y rápido con fines de separar
mentalmente las transacciones que no son normales o que reviste
un indicio especial en cuanto a su originalidad o naturaleza.
RASTREO
Consiste en seguir una transacción o grupo de transacciones de
un punto u otro punto del proceso contable para determinar su
registro contable.
b.- Técnicas verbales:
INDAGACIÓN
46
Consiste en obtener información verbal de los empleados de la
entidad a través de averiguaciones y conversaciones.
En esta técnica hay que tener mucho cuidado cuando se pregunta,
hay que saber hacerla.
c.- Técnicas escritas:
ANÁLISIS
Consiste en separar las partes con relación con el todo en
consecuencia el análisis de una cuenta tiene por finalidad lo
siguiente:
- determina la composición o contenido del saldo.
- determina las transacciones de las cuentas durante el año y
clasificarlas en forma ordenada.
CONSOLIDACIÓN
Consiste en hacer que concuerde dos cifras independientes.
Ejemplo: conciliación bancaria, etc.
CONFIRMACIÓN
- POSITIVA.- cuando el cliente protesta su saldo, su conformidad,
son de dos clases:
47
------ directa.- cuando suministramos de su saldo para que una
vez rectificada con su registro proporcione respuesta sobre su
conformidad o disconformidad.
------ indirecta.- cuando no se le da el saldo al cliente y se
solicita informe sobre el mismo para no averiguarlo.
- NEGATIVA.- se puede optar por este método cuando el saldo del
cliente es poco significativo.
DECLARACIONES O CERTIFICACIONES.
Esta técnica se aplica cuando la importancia de los datos obtenidos
del resultado del examen o de las investigaciones que los requiere y
consiste en hacer constar o escrito con firma del garantizador
manifestaciones expuestas por esta.
2.3.17 El Sistema Nacional de Contratación Pública
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública fue
expedida por la Asamblea Nacional Constituyente el 22 de julio del
2008, publicada en el Registro oficial Suplemento No. 395 de 4 de
agosto del 2008; y, el Reglamento General de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública se expidió por el
Presidente Constitucional de la República, mediante Decreto
ejecutivo No. 1248-C, publicado en el registro oficial Suplemento No.
399 de 8 de agosto de 2008.
48
Una de las ventajas que presenta esta Ley, es que agrupa las
instituciones tratadas en la Ley de Contratación Pública, Ley de
Consultoría y Leyes Especiales, conciliando los procedimientos para
la contratación pública, sean estos adquisición de bienes, ejecución
de obras o prestación de servicios.
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
establece a la Licitación, como procedimiento excepcional de
contratación; y, determina nuevos tipos de procedimientos, como
son: para Consultoría, la Contratación Directa, la Contratación
Mediante Lista Corta; y, Contratación mediante Concurso Público;
como los procedimientos dinámicos: Compras por Catálogo y
Subasta Inversa; además la Cotización y Menor Cuantía; por
Contratación Directa; y, Procedimientos Especiales como:
Contratación Integral por Precio Fijo, Contratación en Situaciones de
Emergencia, Adquisición de Bienes Inmuebles y Arrendamiento de
Bienes Inmuebles.
A continuación se hace una breve descripción de cada uno de estos
procedimientos:
2.3.17.1 Procedimientos de Consultoría
Para consultoría establece tres tipos de contratación:
- Contratación directa
49
Para montos cuya cuantía sea hasta igual al coeficiente
0,000003 del Presupuesto General del Estado.
- Contratación mediante lista corta
Para montos inferiores al coeficiente 0,00002 del Presupuesto
General del Estado.
- Contratación mediante concurso público
Para montos iguales o superiores al coeficiente 0,00002 del
Presupuesto General del Estado.
2.3.17.2 Procedimientos Dinámicos
- Compras por catálogo
Tipo de contratación, a través de catálogos, pero únicamente,
si el objeto de la contratación es para adquisición de bienes
y/o servicios normalizados.
“Bienes y Servicios normalizados.- los bienes y servicios
normalizados son aquellos cuyas características o
especificaciones técnicas han sido estandarizadas u
homologadas por la entidad contratante; y en consecuencia,
dichas características o especificaciones son homogéneas y
comparables en igualdad de condiciones8”.
- Subasta inversa
8 Artículo 42 del Reglamento general de la ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas.
50
Este es un procedimiento nuevo para nuestra legislación, pero
ya utilizado en otros países de la región, y consiste en la
contratación al postor que presente la oferta más conveniente
a los intereses institucionales, se realiza como una subasta o
remate, con la diferencia, que se le adjudica al que oferta el
menor valor.
2.3.17.3 Procedimientos de Excepción
Licitación
La Licitación es un procedimiento de excepción, cuando los
bienes, obras o servicios, no se pueden enmarcar en los otros
procedimientos, en especial los dinámicos y cuando se traten
de bienes o servicios no normalizados9.
Este tipo de procedimiento, se da en el caso que la cuantía
supere el coeficiente del 0,00004, del Presupuesto General del
Estado.
2.3.17.4 Cotización y Menor Cuantía
Este tipo de procedimiento se realiza, con invitaciones a por lo
menos cinco proveedores debidamente registrados en el RUP
(Registro Único de Proveedores) por sorteo público.
9 Bienes y Servicios no normalizados.- Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones
presentes y futuras en los aspectos, técnicos, financieros y legales, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección.
51
Los requisitos para este tipo de procedimiento son los
siguientes:
a. Que sea sobre bienes y servicios no normalizados.
b. Para obras cuya cuantía sean entre el 0,00001 y 0,00004
del Presupuesto General del Estado; y,
c. Que sea imposible aplicar procedimientos dinámicos,
establecidos en el Proyecto de Ley.
2.3.17.5 Contratación Directa
La contratación por manera directa, se puede dar cuando sea:
- Para bienes y servicios no normalizados y que su cuantía
sea inferior a 0,000003.
- Para obras cuya cuantía sea inferior a 0,00001; y,
- Si se declare desierto el procedimiento dinámico y la
cuantía sea inferior al 0,000003.
2.3.17.6 Procedimientos Especiales
Los procedimientos especiales, señalados en el Proyecto de Ley,
son:
- Contratación integral por precio fijo (Licitación).
- Contratación en situaciones de emergencia.
- Adquisición de bienes inmuebles; y,
- Arrendamiento de bienes inmuebles
52
2.3.18 Coeficientes Aplicables10
A fin de facilitar nuestra revisión de las diferentes modalidades de
contratación, elaboramos un cuadro con los valores de los
coeficientes aplicables a los diferentes procedimientos de
contratación pública para el año 2009, vigentes a partir de la
Nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública (LOSNCP).
CUADRO No. 1
Objeto
Contratación Procedimientos Montos
Compra por catálogo Sin límites
Bienes y Subasta Inversa Electrónica Más de $ 3.163
servicios Menor Cuantía Hasta $ 31.635
normalizados Cotización De $31.636 a $ 237.269
Licitación Más de $237.269
Bienes y Menor Cuantía Hasta $ 31.635
Servicios no Cotización De $31.636 a $ 237.269
normalizados Licitación Más de $237.269
Menor Cuantía Hasta $ 110.725
Obras Cotización De $ 110.725 a $ 474.538
Licitación Más de $ 474.538
Contratación Integral por
precio fijo Más de $ 15’817.954
10
“Sistema Nacional de Contratación Pública” – Análisis y comentarios sobre los nuevos procedimientos de contratación vigentes. Inés María Baldeón B. Quito – Ecuador 2009.
53
Contratación Directa Hasta $ 31.635
Consultoría Lista Corta De $31.636 a $ 237.269
Concurso Público Más de $237.269
Fuente: Valores en dólares vigentes para el año 2008-2009, considerando el Presupuesto
Inicial del Estado en el año 2008 que es de USD 15.817.954.065,09.
Nota: Para todos estos procesos se deben elaborar pliegos de acuerdo al formato
obligatorios del INCOP.
2.3.19 Valores por concepto de viáticos, movilización, alimentación y
hospedaje dentro del país.-
Mediante Resolución No. SENRES-2009-000080, publicada en el
Registro Oficial No. 575 de 22 de abril del 2009, la ex SENRES, hoy
Ministerio de Relaciones Laborales expidió el Reglamento para el
pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el
cumplimiento de licencias de servicios institucionales; conforme a la
tabla de cálculo establecida para el efecto.
2.3.20 Valores por concepto de viáticos, movilización, alimentación y
hospedaje fuera del país.-
Cuando la licencia por servicios institucionales del servidor sea fuera
del país, los servidores recibirán los valores de conformidad a las
disposiciones establecidas en el reglamento para el pago de viáticos
en el exterior, publicado en el Registro Oficial No. 346 de 31 de
agosto del 2006; y, reformado por la Resolución No.SENRES-2006-
000142, publicada en el Registro Oficial No. 377 de 16 de octubre del
54
2006 y la Resolución No. SENRES-2009-00088 de 22 de abril del
2009.
2.3.21 El Informe de Auditoría
El informe de auditoría deberá ser independiente, objetivo, imparcial
y constructivo; indicará los controles internos significativos
evaluados, el alcance del estudio efectuado y todas las deficiencias
relevantes identificadas y no solucionadas y, en los casos que
amerite el establecimiento de responsabilidades, se adjuntará al
informe, el correspondiente Memorando de Antecedentes.
2.3.22 Memorando de Antecedentes
Es el documento mediante el cual las unidades operativas,
comunican a la Dirección de Responsabilidades de la Contraloría
General del Estado, los hechos como resultado de los exámenes
efectuados, con el fin de que proceda a determinar las
responsabilidades que fueren del caso, en atención a la facultad
constitucional, que en su artículo 212 señala: “…2. Determinar
responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones
sujetas a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta
materia sean propias de la Fiscalía General del Estado…”.
2.3.23 Informes de exámenes especiales
55
Los exámenes especiales, las auditorías financieras, de gestión, de
aspectos ambientales, de obras públicas o de ingeniería, realizados
por los auditores gubernamentales y las firmas privadas de auditoría
contratadas, concluyen su trabajo con la emisión de los informes que
contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, que luego
de ser suscritos por el director de la unidad administrativa pertinente,
serán aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados
a las máximas autoridades de las Instituciones del Estado
examinadas.
Mediante acuerdo 025-CG de 26 de agosto de 2009, publicado en el
Registro oficial 23 de 10 de septiembre del mismo año, el señor
Contralor General del estado aprobó el “REGLAMENTO
SUSTITUTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y TRAMITE DE
INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL E INFORMES CON INDICIOS
DE RESPONSABILIDAD PENAL, REALIZADOS POR LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE CONTROL DE LA
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y LAS UNIDADES DE
AUDITORIA INTERNA”, documento que establece criterios uniformes
para la estructura y contenido que tendrán los informes de examen
especial, el memorando de antecedentes y el informe con indicios de
responsabilidad penal.
El artículo 11 del citado Acuerdo señala que su cumplimiento es
obligatorio en el ámbito nacional, en todas las actividades de control
56
que realizan la Contraloría General del Estado y las Unidades de
Auditoría Interna.
2.3.24 Estructura y Contenido del Informe de Examen Especial
A continuación presentamos la estructura y contenido del informe de
examen especial que se encuentra en el FORMATO 3 del Acuerdo
025-CG, sobre la base del cual elaboramos nuestro examen
especial.
“PARTE I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Se señalará el nombre de la entidad examinada y el número y fecha de la orden de
trabajo; además se precisará si el examen se realizó en cumplimiento del plan
operativo de control del año…, de la unidad de auditoría… o si obedece a un
imprevisto autorizado, citando el número y fecha de tal autorización, así como las
modificaciones si las hubiere.
Para el caso de las auditorías internas, en los exámenes imprevistos, se señalará la
autorización expresa del Contralor General del Estado.
Objetivos del examen
Se indicarán los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarán
en relación directa con la naturaleza del examen y los específicos establecidos en la
planificación del examen.
57
Alcance del examen
Se describirá el trabajo realizado, con indicación de: componentes, áreas, rubros,
cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el
período cubierto.
Deberá guardar conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o
ampliaciones debidamente autorizadas.
Se indicará en un párrafo informativo, lo relacionado con exámenes realizados por
la Contraloría General del Estado y/o por la unidad de auditoría interna de la
entidad examinada y/o por firmas privadas de auditoría, que cubran parte del
alcance del examen que se ejecutó.
Limitación al alcance
Se señalarán limitaciones únicamente en los casos en que exista imposibilidad
práctica de aplicar un procedimiento de auditoría por restricciones o impedimentos
impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados.
Base legal
Se consignará la disposición legal en la cual consta la creación o constitución de la
entidad y sus reformas.
Estructura orgánica
58
Se señalará la estructura orgánica vigente de la entidad o de la unidad o área
examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de
acción del examen.
Objetivos de la entidad
Se revelarán los que constan en la base legal de creación o en el plan estratégico, a
fin de divulgar los objetivos que la entidad pretende alcanzar a través de sus
unidades, áreas o actividades.
Monto de recursos examinados
Se consignará el monto de los recursos analizados en el examen especial al rubro,
componente, área o proyecto. La información incluirá las fuentes de
financiamiento de la entidad, en valores efectivos correspondientes al período
examinado.
Evaluación del proyecto
En los informes de examen especial de ingeniería, como parte de la información
introductoria, se incluirá la evaluación del proyecto, que relatará la descripción del
mismo, el financiamiento, el proceso de contratación, el estado y la supervisión y
fiscalización.
Servidores relacionados
59
Se detallarán los nombres, apellidos, cargo y período de gestión de los servidores
principales que actuaron durante el período de las operaciones examinadas y se
presentará como anexo al informe.
PARTE II
RESULTADOS DEL EXAMEN
En este capítulo se desarrollarán los comentarios sobre cada una de las áreas,
rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades
examinadas, bajo un título que identifique la naturaleza de los hallazgos y guarde
concordancia con los asuntos tratados.
Los comentarios contendrán los cuatro atributos del hallazgo: condición, criterio,
causa y efecto, serán redactados con claridad y objetividad, sin revelar
procedimientos de auditoría; se organizarán y se presentarán de acuerdo a la
importancia relativa o materialidad y de ser el caso, complementados con el uso de
gráficos, cuadros comparativos y explicaciones. No incluirán los términos como “a
la fecha” o “en la actualidad”, se precisará la fecha del evento o hecho, su efecto
en lo posible será cuantificado y las conclusiones y recomendaciones guardarán
relación directa con lo comentado.
En los comentarios no constarán los nombres de los servidores o ex servidores de la
entidad examinada ni de las personas naturales relacionadas con el examen, sino
únicamente la denominación del cargo o función que desempeñaron; en el caso de
transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrán tres puntos suspensivos. No
se especificará el grado de responsabilidad que podría derivarse del examen.
60
El primer comentario se hará sobre el cumplimiento de las recomendaciones
formuladas en los informes de exámenes especiales o auditorías realizadas por la
Contraloría General del Estado, por la unidad de auditoría interna o por firmas
privadas de auditoría, haciendo referencia concreta a los informes relacionados
con el examen que se ejecuta, las fechas de aprobación y de recepción en la
entidad.
Se detallarán las recomendaciones incumplidas, la opinión de los servidores de la
entidad sobre la falta de su cumplimiento y la descripción de la situación actual
que sustenta el criterio del auditor respecto al incumplimiento o cumplimiento
parcial. De existir un número considerable de recomendaciones incumplidas, se
presentarán en un anexo al informe.
A continuación, se revelarán los comentarios sobre las deficiencias de control
interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen.
Los demás comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se
presentarán de acuerdo con la naturaleza del examen en el siguiente orden:
a) En exámenes especiales de carácter financiero, los comentarios se
expresarán en el orden de presentación de las cuentas en los estados financieros y
dentro de éstos, de acuerdo a su importancia.
b) En exámenes especiales de carácter administrativo, operacional y
proyectos, los comentarios constarán de acuerdo a la importancia relativa de los
mismos.
Las opiniones de los servidores o de terceros, recibidas durante el desarrollo del
examen, como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia, serán
61
parte integrante del comentario. El auditor emitirá su opinión y expresará si los
puntos de vista de los servidores o de terceros ratifican o rectifican el criterio de
auditoría.
Las acciones tomadas por la entidad serán consideradas por el auditor a fin de
fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental sobre los
resultados contenidos en el informe.
Los hechos posteriores a la fecha de corte del período examinado que pueden tener
efecto sobre los resultados del examen, previo el análisis de su importancia y
pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental
existente, se presentarán después de la conclusión, bajo el subtítulo: Hecho
Subsecuente, cuando se relacione con el comentario; caso contrario se revelará al
final del informe.
Las conclusiones son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos; se
estructurarán considerando la condición, causa y efecto del mismo. Las
conclusiones resumen el resultado del trabajo realizado, se redactarán en forma
separada y bajo el título de Conclusión o Conclusiones.
A continuación constarán las recomendaciones que contribuirán a presentar
soluciones para resolver los problemas o desviaciones identificados, estarán
dirigidas a los servidores responsables de implantarlas y de asegurar su
cumplimiento. Las recomendaciones estarán numeradas en forma ascendente, de
acuerdo a su presentación, bajo el título de Recomendación o Recomendaciones,
se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones
62
como “inmediatamente” o “sin demora” y cualquier otra expresión en tono
impositivo. No se sugerirá el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias
o normativas o en general de acciones cuyo cumplimiento dependa de un tercero.
Si en el transcurso de la ejecución del examen especial se desprendieren hechos
que ameriten la emisión de informes con indicios de responsabilidad penal, éstos
no formarán parte del informe de examen especial; sin embargo, al final del
mismo, antes de la firma del Director, se incorporará un párrafo con el siguiente
texto:
Como resultado del análisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área,
etc.), por el período comprendido entre el… y el… (señalar las fechas en forma de
texto) de (nombre de la entidad), se emitió el informe respectivo, de conformidad
con los artículos 65, 66 o 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, según corresponda.
Anexos del informe
Contendrán información relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe
que permitan aclarar aspectos técnicos y sustentar hallazgos significativos,
generalmente cuadros o detalles.
Serán, entre otros, los siguientes:
- Anexo 1.- Nómina de servidores relacionados con el examen.
- Anexo 2.- Recomendaciones incumplidas si el caso amerita.
- Anexo 3.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones: se formulará
en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental
IAG-06 “Implantación de Recomendaciones” (Formato 3a)
63
Cuando sea estrictamente necesario, se elaborarán otros anexos procurando que
se desarrollen los realmente imprescindibles, es recomendable incluir en forma
resumida todo el material explicativo dentro de los comentarios o del texto del
informe.
f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe”.
64
CAPITULO III
3. ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO
3.1 Métodos de la Investigación
3.1.1 Método de observación científica
Mediante el método de la observación realizamos un examen
explicativo de las debilidades, especialmente por la falta de
normativa legal acorde con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes para el sector público.
3.1.2 Método Inductivo
Nos permitió evaluar los problemas puntuales, para realizar el
estudio de los aspectos generales.
3.1.3 Método Deductivo
Con este método se analizaron los aspectos teóricos que existen en
las leyes, normas y reglamentos, que regulan las actividades de los
procesos sujetos a nuestro examen.
3.1.4 Método de Análisis y Síntesis
Es el que nos permitió llegar a las conclusiones del análisis de
acuerdo a los resultados obtenidos.
65
3.1.5 Método Estadístico
Se utilizará para la obtención y el análisis de datos.
3.1.6 Método de Análisis
Se utilizará este método en la revisión de las leyes y normas vigentes
para el sector público.
3.2 Técnicas
Por la naturaleza del presente trabajo, preparamos cuestionarios de
control interno, cuyos resultados nos permitieron elaborar las
matrices decisionales del riesgo institucional, como herramienta de
gestión que permite identificar y controlar los riesgos (financieros,
operativos y estratégicos) y la visualización de escenarios a los que
puede estar expuesta la institución en el desarrollo de sus distintas
actividades, para de esta manera implantar oportunamente acciones
preventivas y correctivas que minimicen los riesgos detectados.
CUADRO No. 2
TÉCNICAS HERRAMIENTAS/
INSTRUMENTOS
A QUIENES
Cualitativa
encuesta
Formulación de
preguntas cerradas
Responsables de los
Subprocesos y Personal
Operativo.
Fuente: Subproceso de Servicios Generales, Subproceso de Administración de Recursos
Humanos, Subproceso de Administración de Pagos y Subproceso de Pagos a Proveedores. Elaborado: Joaquín Navarro Andrade
66
3.3 Diseño de la investigación
Nuestro examen especial cubre los procesos de adquisiciones de bienes
y servicios, pago de viáticos y pasajes, contratos de personal, pago de
sobretiempos, servicio Policía Nacional, Superintendencia de Bancos e
Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito, realizados por el Banco
Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca.
Se trabajo con muestras representativas de operaciones y en algunos
casos, sobre la base de los hallazgos obtenidos, ampliamos la revisión al
universo de las operaciones, lo cual nos permitió obtener conclusiones
del fenómeno en estudio.
3.4 Población utilizada para determinar el riesgo de control
CUADRO No. 3
CATEGORIAS CANTIDADES
Responsables de los
Subprocesos
Personal Operativo
4
12
TOTAL 16
Fuente: Subproceso de Servicios Generales, Subproceso de Administración de Recursos Humanos, Subproceso de Administración de Pagos y Subproceso de Pagos a Proveedores. Elaborado: Joaquín Navarro Andrade
67
De esta población se utilizó como muestra, a los 4 Responsables de los
Subprocesos y 4 personas del nivel operativo. Los resultados se
presentan en las Matrices de Decisiones - Anexos 1, 2 y 3.
68
CAPITULO IV
4. DIAGNÓSTICO
4.1 Antecedente
El Banco Central del Ecuador se encuentra ubicado en la Av. 10 de Agosto
N11-539 y Briceño de la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha.
Adicionalmente, cuenta con la Sucursal Mayor en Guayaquil y Sucursal en
Cuenca. El Banco Central del Ecuador tiene una Unidad de Auditoría
Interna, que ejerce funciones de control de la Institución y colabora con la
Superintendencia de Bancos y Seguros y la Contraloría General del Estado,
en el ejercicio de sus facultades de supervisión. Tiene nivel de Dirección
con ámbito y alcance nacional y su estructura es abierta, conformada por
equipos de trabajo, según los requerimientos de los procesos.
El equipo de trabajo está conformado por 17 auditores, distribuidos
geográficamente en Quito, Guayaquil y Cuenca, los cuales en su mayoría
tienen una experiencia de 15 a 20 años en auditoría de banca central.
4.2 Conocimiento de la Entidad
4.2.1 Base legal
De acuerdo con el artículo 303 de la Constitución de la República del
Ecuador, el Banco Central es una persona jurídica de derecho público,
cuya organización y funcionamiento será establecido por la ley.
69
Su organización, funciones y atribuciones, se rigen por la Constitución
de la República, Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado,
Codificada, su Estatuto y Regulaciones y Resoluciones que dicta su
Directorio.
4.3 Principales disposiciones legales
Las actividades sujetas a nuestro examen se encuentran reguladas por:
Contratos, Remuneraciones, Sueldos
Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa,
(LOSCCA).
Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa, (LOSCCA).
Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de los Puestos
Institucional para el Banco Central del Ecuador, expedido por el
Ministerio de Relaciones Laborales, rige desde octubre de 2009.
Escala de Remuneraciones 2009, Resolución SENRES-2009-
000085.
Lineamientos para la calificación de contratos de servicios
ocasionales.
Remuneración Mensual Unificada Nivel Jerárquico Superior, Resolución SENRES-2009-0065.
Adquisiciones de Bienes y Servicios
70
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas,
(LOSNCP).
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema nacional de Compras
Públicas, (LOSNCP).
Viáticos y Pasajes
Reglamento para el pago de viáticos nacionales.
Reglamento para el pago de viáticos al exterior.
Resolución Contrato con Aerolínea.
4.4 Misión de la Entidad
"Promover el desarrollo económico y la estabilidad financiera del Ecuador, mediante el
análisis, evaluación, diseño y ejecución de políticas e instrumentos económico-financieros,
tendientes a mejorar, con equidad y justicia social, la calidad de vida de sus habitantes11".
4.5 Visión de la Entidad
"Somos un Banco Central que contribuye de manera efectiva al desarrollo económico -
social y a la estabilidad financiera del Ecuador, generando productos y servicios de calidad
orientados al bienestar de la comunidad, con un equipo de servidores públicos profesional,
competitivo y comprometido, que trabaja bajo una cultura de rendición de cuentas, que lo
convierte en un referente técnico a nivel nacional e internacional12".
4.6 Objetivos de la Entidad
11
Estatuto Orgánico del Banco Central del Ecuador – Actualización julio 2010 12
Estatuto Orgánico del Banco Central del Ecuador – Actualización julio 2010
71
“Procurar la estabilidad macroeconómica.
Participar en la elaboración del programa macroeconómico y efectuar su
seguimiento.
Definir los objetivos de crecimiento y desarrollo económico de largo plazo del país.
Administrar la Reserva Monetaria de Libre Disponibilidad.
Promover el buen funcionamiento del sistema de pagos.
Actuar como depositario oficial y agente financiero del Estado.
Proveer el servicio de Entidad de Certificación de Información y servicios
relacionados.
Preservar el patrimonio cultural del país.
Desarrollar programas de beneficio social marginal13”.
4.7 Estructura orgánica
13
Manual General de Procesos del Banco Central del Ecuador” – 15 de diciembre de 2010
72
4.8 Principales áreas a examinarse
La estructura orgánica del Banco Central del Ecuador relacionada con el
presente examen especial es la siguiente:
- Gerencia General
- Subgerencia General
- Gerencia Sucursal Guayaquil
- Gerencia Sucursal Cuenca
- Dirección General de Estudios
- Dirección General de Servicios Corporativos
- Dirección Administrativa
73
o Dirección de Oficina Administrativa – Guayaquil
o Oficina Administrativa – Cuenca
- Dirección de Recursos Humanos
o Dirección de Oficina de Recursos Humanos
o Oficina de Recursos Humanos
- Dirección Financiera
4.8.1 Actividades principales de las áreas sujetas a examen
A continuación presentamos información de las áreas a ser examinadas
a un mayor nivel de detalle y sus respectivas actividades.
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS
Promover y coadyuva a la estabilidad económica del país, para lo cual
realiza el seguimiento del programa macroeconómico y contribuye en el
diseño de políticas y estrategias para el desarrollo de la nación.
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS
Coordinar y proporcionar los bienes y servicios informáticos, recursos
humanos, administrativos y financieros.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Formular políticas, prestar servicios administrativos y proveer de recursos
materiales para el desarrollo de las actividades de la Institución.
74
Subproceso Servicios Generales: Llevar a cabo el proceso de
contratación de bienes, suministros y servicios, mantener inventarios
y bodegas y proporcionar servicios al personal.
Subproceso Seguridad: Dotar de vigilancia y protección al recurso
humano, bienes muebles e inmuebles y valores del BCE, en
coordinación con el personal de la Policía Especia asignado a la
Institución.
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Garantizar que la institución cuente con un personal competente, para el
efecto formulará políticas, normas y procedimientos de administración
integrada del recurso humano.
Subproceso Administración de Recurso Humanos: proponer
proyectos, políticas, metodologías y asesorar en su ejecución y
aplicación uniforme.
Subproceso Administración de Pagos: Administrar los roles de
pagos, préstamos y las pensiones de los jubilados.
DIRECCIÓN FINANCIERA
Programar la asignación de los recursos financieros a los diferentes
procesos y operaciones de la Institución; y, proveer de información
financiera para la toma de decisiones.
75
Subproceso Pago a Proveedores: Ejecutar pagos de gestión
administrativa interna (pagar viáticos) y externa (pagos a proveedores
nacionales e internacionales), cumplir con las obligaciones tributarias
de la Institución.
4.9 Funciones del Banco Central del Ecuador en dolarización
El Banco cumple funciones que han estado claramente definidas por la ley y
que ninguna otra institución cumple en el país. La participación del Banco
Central del Ecuador en la vida de las personas y los sectores productivos,
es totalmente palpable al facilitar que las actividades económicas puedan
realizarse con normalidad.
Entre las funciones del Banco vale mencionar las siguientes:
Posibilita que las personas dispongan de billetes y monedas en la
cantidad, calidad y en las denominaciones necesarias.
Facilita los pagos y cobros que todas las personas realizan en
efectivo, o a través del sistema financiero privado.
Evalúa, monitorea y controla permanentemente la cantidad de dinero
de la economía, para lo que utiliza como herramienta el encaje
bancario.
Revisa la integridad, transparencia y seguridad de los recursos del
Estado que se manejan a través de nuestras operaciones bancarias.
Ofrece a las personas, empresas y autoridades públicas información
para la toma de decisiones financieras y económicas.
76
4.10 Productos que ofrece el Banco Central del Ecuador
Estadísticas de Síntesis y del sector real
Estadísticas monetarias y financieras
Estadísticas de comercio exterior
Estudios Fiscales
Modelo de Equilibrio General de la Economía
Encuestas de coyuntura
Estudios sectoriales
Balanza de pagos
Seguimiento del programa macroeconómico
Aprobación y evaluación de presupuestos de instituciones
financieras públicas
Inversión de la Reserva
Custodia de valores
Emisión y servicio de la deuda interna
Fideicomisos
Operaciones de reciclaje de liquidez
Cartas de crédito
Convenio de pagos y créditos recíprocos
Registro de la deuda externa privada e inversión extranjera
directa
Fondo de liquidez
Sistema de pagos
77
Transferencias electrónicas nacionales e internacionales
Cuentas corrientes
Distribución de especies monetarias
Cámaras de compensación
Análisis de riesgos
Entidad de Certificación de la Información (Certificación de firmas
electrónicas)
Publicaciones económicas y culturales
Bibliotecas: Económica; y Cultural
Archivo histórico
Museos Arqueológicos, Arte Colonial y Contemporáneo,
Numismático y Etnográfico en 10 ciudades
78
CAPITULO V
5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES FINANCIERAS RELACIONADAS CON LAS PARTIDAS DE GASTOS EJECUTADAS POR EL BCE, EN QUITO, GUAYAQUIL Y CUENCA.
5.1 Motivo de la auditoría
El examen especial a efectuarse a las partidas de gastos, se llevará a
cabo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado y en cumplimiento al Plan de Control
de la Unidad de Auditoría Interna del Banco Central del Ecuador para el
año 2010, aprobado por la referida entidad.
Nuestro examen se lo realizará de acuerdo con las Normas Ecuatorianas
de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del
Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y
ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la
documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter
significativo, igualmente que las operaciones a alas cuales corresponden,
se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
5.2 Objetivos de la Auditoría
Analizar el nuevo marco legal que el BCE, como entidad financiera
pública sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros y
la Contraloría General del Estado, debe implementar y aplicar en las
79
operaciones y procesos bancarios, administrativos y financieros
relacionados con las partidas de:
Adquisición de bienes y servicios
Remuneraciones
Sobre tiempos
Servicios ocasionales
Viáticos y pasajes
Servicio Policía Nacional
Superintendencia de Bancos
Investigaciones económicas-estadísticas Quito
Adquisiciones de activos fijos
Evaluar los controles internos: previo, concurrente y posterior,
establecidos por el Banco Central del Ecuador, en los procesos
auditados.
Identificar las necesidades y problemática de no contar con una
normativa propia, acorde con la ley y demás disposiciones legales
vigentes para las Entidades y Organismos del Sector Público.
Proponer un plan y estrategias para contar con una reglamentación
propia y divulgar su conocimiento en las áreas sujetas a nuestro examen
y a todos los niveles de la Institución.
Sugerir recomendaciones que permitan normar procedimientos,
registros y controles a nivel nacional, en concordancia con las
80
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás
normas aplicables.
5.3 Alcance de la Auditoría
La auditoría cubrirá el período comprendido entre el 01 de julio y el 31 de
diciembre de 2009.
5.3.1 Monto de Recursos Examinados
CUADRO No. 4
CONCEPTOQUITO
USD
GUAYAQUIL
USD
CUENCA
USD
Contratos de servicios
ocasionales 40.199,08 15.717,00 67.140,00
Adquisiciones 3.998.403,78 2.010.941,26 129.686,30
Remuneraciones 5.148.383,76 1.844.771,91 427.878,43
Sobretiempos * 639.259,88
Viáticos y Pasajes 80.417,10 62.597,50 23.231,05
TOTAL USD 9.906.663,60 3.934.027,67 647.935,78
* Partida centralizada en Quito.
81
5.4 Orden de trabajo del examen especial
Quito, … de …… de 2010
Orden de Trabajo No. AU-OT-000-2010 Licenciado ………………………….. AUDITOR INTERNO 1 Banco Central del Ecuador Presente De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y en cumplimiento al Plan de Control de la Unidad de Auditoría Interna del Banco Central del Ecuador para el año 2010, aprobado por la referida entidad, dispongo a usted realice el Examen Especial a las siguientes partidas de gastos: Adquisiciones de Bienes y Servicios, Remuneraciones, Sobretiempos, Servicios Ocasionales, Viáticos y Pasajes, Servicio Policía Nacional, Superintendencia de Bancos, Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito, Adquisición de Activos Fijos Quito, en el período comprendido entre el 01 de julio y 31 de diciembre de 2009, en las oficinas de Quito, Guayaquil y Cuenca. Los objetivos del examen son:
Analizar el nuevo marco legal que el BCE, como entidad financiera pública sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros y la Contraloría General del Estado, debe implementar y aplicar en las operaciones y procesos bancarios, administrativos y financieros relacionados con las partidas de gastos analizadas.
Evaluar los controles internos: previo, concurrente y posterior, establecidos por el Banco Central del Ecuador, en los procesos auditados.
82
AU-OT-000-2010 Lcdo. ………………………… Pág. 2
Identificar las necesidades y problemática de no contar con una normativa propia, acorde con la ley y demás disposiciones legales vigentes para las Entidades y Organismos del Sector Público.
Proponer un plan y estrategias para contar con una reglamentación propia y divulgar su conocimiento en las áreas sujetas a nuestro examen y a todos los niveles de la Institución.
Sugerir recomendaciones que permitan normar procedimientos, registros y controles a nivel nacional, en concordancia con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. El equipo de trabajo a nivel nacional estará integrado por los señores……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………, Auditores Internos. La supervisión estará a cargo de la ……………………………………………………., quien me informará permanentemente del avance del trabajo, así como también informaré de manera periódica a la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado. El tiempo estimado para realizar este examen especial es de ... días laborables, en el que se encuentran incluidos la elaboración del borrador de informe y la conferencia final de comunicación de resultados. Una vez cumplida la fase de notificación inicial, actividades y evaluaciones preliminares, se servirá presentar para la revisión y aprobación del suscrito, la planificación del examen, evaluaciones de control interno y los programas de Auditoría correspondientes. Atentamente, AUDITOR GENERAL
83
5.5 Programa de auditoría del examen especial
AUDITORIA GENERAL PROGRAMA DE AUDITORIA
P/T
Orden de Trabajo :
AU-OT-000-2010
Asunto: EXAMEN ESPECIAL A LAS PARTIDAS DE GASTOS RELACIONADAS CON: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS, REMUNERACIONES, SOBRETIEMPOS, SERVICIOS OCASIONALES, VIATICOS, PASAJES, SERVICIO POLICIA NACIONAL, SUPERINTENDENCIA DE BANCOS E INVESTIGACIONES ECONÓMICAS-ESTADISTICAS QUITO, REALIZADOS POR EL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR EN QUITO, GUAYAQUIL Y CUENCA.
No. PROCEDIMIENTOS Ref. P/T OBSERVACIONES
CONSIDERACIONES PRELIMINARES:
Tipo de prioridad en el Plan: Planificada
Grado de Riesgo: Alto
CONSIDERACIONES AUDITORIA ANTERIOR Y
ADICIONALES QUE JUSTIFIQUEN EL EXAMEN
ESPECIAL:
Actividad considerada en el plan anual de control para el año
2010, aprobado por la Contraloría General del Estado,
mediante oficio circular …… de … de ……. de 2010.
OBJETIVO GENERAL
Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de las
operaciones financieras relacionadas con las siguientes
partidas de gastos: adquisición de bienes y servicios,
remuneraciones, sobre tiempos, servicios ocasionales, viáticos,
pasajes, servicio Policía Nacional, Superintendencia de Bancos
e investigaciones económicas-estadísticas, realizados por el
Banco Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca,
durante el segundo semestre de 2009.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar el nuevo marco legal que el BCE, como entidad financiera pública sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros y la Contraloría General del Estado, debe implementar y aplicar en las operaciones y procesos bancarios, administrativos y financieros relacionados con las partidas de:
- Adquisición de bienes y servicios - Remuneraciones - Sobre tiempos - Servicios ocasionales - Viáticos y pasajes - Servicio Policía Nacional - Superintendencia de Bancos - Investigaciones económicas-estadísticas Quito - Adquisiciones de activos fijos
84
Evaluar los controles internos: previo, concurrente y posterior, establecidos por el Banco Central del Ecuador, en los procesos auditados.
Identificar las necesidades y problemática de no contar con
una normativa propia, acorde con la ley y demás disposiciones legales vigentes para las Entidades y Organismos del Sector Público.
Proponer un plan y estrategias para contar con una
reglamentación propia y divulgar su conocimiento en las áreas sujetas a nuestro examen y a todos los niveles de la Institución.
Sugerir recomendaciones que permitan normar procedimientos, registros y controles a nivel nacional, en concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
ALCANCE DEL EXAMEN:
El examen especial cubre las partidas de gastos relacionadas
con: adquisición de bienes y servicios, remuneraciones, sobre
tiempos, servicios ocasionales, viáticos, pasajes, servicio
Policía Nacional, Superintendencia de Bancos e
investigaciones económicas-estadísticas, realizados por el
Banco Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca, en el
período comprendido entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de
2009.
PLAZO DEL EXAMEN:
60 días laborables a partir del ... de …….de 2010
RECURSO HUMANO:
1 Supervisor, 1 Jefe de Equipo, 7 auditores operativos a nivel
nacional.
PROCEDIMIENTOS:
Notifique el inicio de examen a las autoridades, funcionarios y
ex – funcionarios con oficio individualizado; de no localizarlos,
estudie la posibilidad de efectuarlo por la prensa o mediante
correo certificado, cerciórese de que la recepción sea por la
persona indicada; deje constancia de esta entrega en un papel
de trabajo.
Obtenga el listado de las personas relacionadas con el examen
especial, detallando nombres completos, período de actuación,
cargos desempeñados, número de cédula de ciudadanía,
85
dirección domiciliaria y teléfonos.
Normativo:
Obtenga la base legal que sustenta los gastos relacionadas
con: adquisición de bienes y servicios, remuneraciones, sobre
tiempos, servicios ocasionales, viáticos, pasajes, servicio
Policía Nacional, Superintendencia de Bancos, investigaciones
económicas-estadísticas y adquisiciones de activos fijos,
realizados por el BCE; resuma los aspectos de importancia
relativos a los procesos a examinar.
Administrativo:
Obtenga:
- Objetivo de los procesos auditados: Dirección de Recursos Humanos y Dirección Administrativa, con sus oficinas en las sucursales en Guayaquil y Cuenca.
- Estructura orgánica de los Procesos antes citados
- Presupuestos aprobado Seguimiento de Recomendaciones
Revise las recomendaciones que constan en informes de
auditoría interna, externa y de Organismos de Control
(Superintendencia de Bancos y Seguros y Contraloría General
del Estado), relacionados con: adquisición de bienes y
servicios, remuneraciones, sobre tiempos, servicios
ocasionales, viáticos, pasajes, servicio Policía Nacional,
Superintendencia de Bancos, investigaciones económicas-
estadísticas Quito y adquisiciones de activos fijos, efectuando
el respectivo seguimiento.
Operativo:
Relevamiento de información respecto a:
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
- Obtenga en el Portal de Compras Públicas y en la Dirección Administrativa, un detalle de las adquisiciones de bienes y servicios, equipos, suministros y materiales, programas informáticos, etc., realizadas por el BCE, en el período auditado.
- Efectúe el cruce de información con los reportes obtenidos y determine las adquisiciones realizadas a través del portal y/o en forma directa.
- Clasifique la información considerando:
Tipo de contratación Tipo de adquisición y, Estado del proceso.
86
- Obtenga una muestra representativa, con la información obtenida, considerando la clasificación descrita en el procedimiento anterior.
- Verifique el cumplimiento del proceso de adquisición de bienes y servicios, equipos, suministros y materiales, programas informáticos, etc., de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública – LOSNCP, su Reglamento, disposiciones internas del INCOP y disposiciones internas del Banco Central del Ecuador, relacionado a:
Plan Anual de Compras Necesidad de la adquisición Disponibilidad presupuestaria Autorización Documentos precontractuales Proceso de adjudicación Contrato suscrito Anticipos y garantías Recepción del bien o servicio Liquidación contractual Constatación del registro, control y archivo de la
documentación del proceso
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
REMUNERACIONES
- Solicite a la Dirección de Recursos Humanos, los roles de pago de los servidores activos de la Institución a nivel nacional, con nombramiento y contratados, mes por mes por el período auditado.
- Con la ayuda de la herramienta ACL, obtenga las variaciones presentadas en rol, mes por mes.
- Analice estas variaciones con los documentos de respaldo, sobre la base de la normativa de la SENRES, vigente.
- Efectúe los cálculos que corresponda respecto a los incrementos, de ser el caso, con los beneficios de ley.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
SOBRETIEMPOS
- Solicite a la Dirección de Recursos Humanos, el detalle de los sobretiempos pagados en el período auditado.
- Obtenga una muestra representativa por cada uno de los procesos del Banco, a nivel nacional.
87
- Efectúe los cálculos respectivos, verificando que los pagos estén respaldados con la documentación necesaria, de acuerdo a la normativa vigente.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
SERVICIOS OCASIONALES
- Solicite a la Dirección de Recursos Humanos, un detalle de todos los contratos de personal bajo cualquiera de las modalidades, realizados por el BCE, en el período auditado.
- Clasifique la información por tipo de contrato.
- Obtenga una muestra representativa con la clasificación señalada en el procedimiento anterior.
- Verifique el cumplimiento del proceso para la contratación de personal, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, su Reglamento, Código del Trabajo, Reglamento Interno del BCE y demás normativa expedida por la SENRES, en lo relacionado a:
Necesidad de la contratación Disponibilidad presupuestaria Informe de Recursos Humanos Autorización por parte de la máxima autoridad Proceso de contratación (directa o concurso) Contrato suscrito Revisión en el rol de pagos y/o crédito en cuenta
del valor pagado de acuerdo al contrato. Verificación del cumplimiento del objeto del contrato Constatación del registro, control y archivo de la
documentación del proceso.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
VIATICOS Y PASAJES
- Obtenga un detalle de los viáticos pagados tanto en el país como en el exterior, en el período auditado.
- Clasifique la información por: viáticos en el país y en el exterior, área del Banco y funcionario declarado en comisión de servicio.
88
- Obtenga una muestra representativa con la información clasificada.
- Verifique que los viáticos pagados se sujeten a la tabla establecida por la SENRES. Efectúe el re- cálculo de los valores pagados.
- Verifique que la fecha del pasaje emitido coincida con la realización de la comisión de servicios.
- Determine la existencia de pasajes emitidos y no utilizados
- Verifique que la fecha del pase a bordo (aéreo) o pasaje terrestre tenga relación con la fecha autorizada de la comisión de servicios.
- Evidencie que los funcionarios declarados en comisión de servicios hayan presentado los respectivos informes de comisión.
- Verifique la liquidación de la cuenta de pagos anticipados.
- En el caso de los viáticos y pasajes al exterior, revise el cumplimiento del procedimiento interno establecido para la declaración de comisión de servicios al exterior de un funcionario del BCE.
- Verifique la liquidación de viáticos en el caso de los funcionarios que perciben compensación por residencia.
- Determine si la documentación para cada proceso de
pago de viáticos y pasajes en el país y en el exterior, está completa y centralizada en el Archivo General, relacionado a:
Disponibilidad presupuestaria Solicitud de comisión de servicio Autorización por parte de la autoridad respectiva Identifique y analice casos de funcionarios
declarados en comisión de servicios en forma frecuente.
Registro en la cuenta de pagos anticipados Informe de Comisión Entrega de pase a bordo o ticket de transporte
terrestre Liquidación de la cuenta de pagos anticipados y
registro en la cuenta de gastos Constatación del archivo de la documentación del
proceso.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los
papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit. SERVICIO POLICIA NACIONAL
89
- Solicite a la Dirección Administrativa el contrato suscrito con la Policía Nacional.
- Analice el contrato y verifique el cumplimiento del mismo.
- Verifique al muestreo los pagos por remuneraciones y sobretiempos.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
- Verifique el cumplimiento de la normativa legal vigente, respecto a la contribución semestral a la entidad de control.
- Efectúe el cálculo de la contribución sobre la base de las cifras de los estados financieros del BCE.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los
papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
INVESTIGACIONES ECONOMICAS-ESTADISTICAS QUITO
- Obtenga del sistema contable el movimiento de la partida “Investigaciones Económicas-Estadísticas-Quito.
- Analice los registros con cargo a esta partida e identifique las afectaciones de mayor cuantía.
- Solicite a la Dirección General de Estudios la documentación que respaldan los gastos seleccionados para análisis.
- Verifique la procedencia de estos gastos, de acuerdo a los documentos de sustento.
- Aplique cualquier otro procedimiento que considere necesario.
- Documente los hallazgos determinados, elabore los papeles de trabajo e ingrese en el Auto Audit.
RESULTADOS
Comunique los resultados a los responsables de los
procesos, durante el desarrollo del examen
Prepare el borrador de informe
Convoque a la conferencia final de resultados
En el formato ya establecido, obtenga el nombre, cargo
90
desempeñado y la firma de las personas que ingresan a la
diligencia.
Prepare el Acta de Conferencia Final y compruebe que los
asistentes hayan consignado su firma; en caso de que una
persona no firme o se retire antes de la culminación de la
diligencia, el Jefe de Equipo deberá sentar la razón de este
hecho.
De solicitarse borrador de informe, verifique que es una
persona relacionada con la Auditoría y remita al Auditor
General para la entrega correspondiente.
Evalúe la documentación presentada por los auditados, de
considerarlo pertinente, incorpore al informe como criterio
de la entidad.
Prepare la carta de presentación
Prepare el informe definitivo, para la revisión del Auditor
General
Elabore la Síntesis del Informe
Elabore el Memorando de Antecedentes, de ser necesario.
Califique el riesgo de los hallazgos en el sistema RSA
Suscriba el formulario: Cronograma de Cumplimiento de
Aplicación de Recomendaciones.
Remita la orden de trabajo, comunicaciones de inicio de
examen, convocatoria a la lectura del informe, acta de
conferencia final, informe, síntesis, memorando de
antecedentes y los anexos que sean necesarios, a la
Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la
Contraloría General del Estado, para la aprobación
respectiva.
Una vez aprobado el informe y demás documentos,
remítalos a las personas relacionadas con el examen para
el cumplimiento de las recomendaciones.
PREPARADO POR : REVISADO POR : Página :
91
5. 6 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
5.6.1 Elaboración de matrices decisionales y determinación del riesgo de control.
Adicionalmente elaboramos matrices de evaluación de riesgo, a fin de
conocer la calidad del control interno y determinar el tamaño de las
muestras. Los resultados obtenidos se presentan a continuación en
cada una de las matrices de decisión elaboradas para los
Subcomponentes: Viáticos y Subsistencias en el País (ANEXO 1),
Contratos de Servicios Ocasionales (ANEXO 2), y de las Diferentes
Modalidades de Contratación (ANEXO 3).
5.7 Obtención de Muestras
Sobre la base de los resultados obtenidos de la evaluación del control
interno producto de la utilización de las matrices de riesgo, aplicamos el
muestreo estadístico, considerando los siguientes aspectos:
- Se clasificaron los datos y de acuerdo al volumen de procesos,
contratos y operaciones, se obtuvo una muestra representativa
mediante la aplicación de la herramienta AUDIT COMMAND
LANGUAGE – ACL; y, en ciertos casos se revisó la totalidad de los
registros.
92
- Efectuamos un examen exhaustivo de los documentos que respaldan
cada uno de las operaciones seleccionadas, a fin de poder realizar
una inferencia adecuada.
Es importante señalar que en este examen especial en la revisión de la
Partida de Viáticos y Pasajes en la Sucursal Guayaquil, sobre la base de los
hallazgos obtenidos, ampliamos la revisión al universo de las operaciones.
El detalle por cada una de las Oficinas se presenta a continuación:
5.7.1 Adquisiciones de Bienes y Servicios:
Obtuvimos del Portal de Compras Públicas, un detalle de las
adquisiciones de bienes y servicios, equipos, suministros y
materiales, programas informáticos, etc., realizadas por el BCE.
CUADRO No. 5
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Publicación 23 1.148.280,47 16 1.114.726,31 70%
Subasta Inversa 26 1.677.022,52 17 1.209.634,96 65%
Contrtación Directa 2 28.839,00 1 23.500,00 50%
Cotización 4 271.814,00 4 271.814,00 100%
Lista Corta 4 352.766,45 3 196.766,45 75%
Menor Cuantía 30 519.681,34 19 389.963,22 63%
Desiertas 57 1.855.449,03 16 900.742,33 28%
TOTAL 146 5.853.852,81 76 4.107.147,27
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS - QUITO
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
CUADRO No. 6
93
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Publicación 26 302.077,21 17 250.830,08 83%
Subasta Inversa 22 420.089,72 6 136.514,02 32%
Contratación
Directa 7 73.738,60 2 35.230,00 48%
Cotización 2 152.000,00 2 152.000,00 100%
Menor Cuantía 21 257.268,44 9 122.235,97 48%
Desiertas 9 233.420,94 9 233.420,94 100%
Contrataciones sin
registro en el portal. 2 805.767,29 2 805.767,29 100%
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS - GUAYAQUIL
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
CUADRO No. 7
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Publicación 1 5.000,00 1 5.000,00 100%
Subasta Inversa 5 25.187,00 5 25.187,00 100%
Cotización 1 40.500,00 1 40.500,00 100%
Menor Cuantía 9 58.999,30 9 58.999,30 100%
TOTAL 16 129.686,30 16 129.686,30
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS - CUENCA
UNIVERSO DE OPERACIONES MUESTRA REVISIÓN
5.7.2 Servicios Ocasionales
Solicitamos a la Dirección de Recursos Humanos en Quito, Dirección
de Oficina de Recursos Humanos en Guayaquil y Oficina de
Recursos Humanos en Cuenca, el detalle de todos los contratos de
personal bajo cualquiera de las modalidades, realizados por el BCE;
así como de los roles de pago de todos los empleados a nivel
nacional.
CUADRO No. 8
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Contratos 42 40.199,08 42 40.199,08 100%
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
SERVICIOS OCASIONALES - QUITO
94
CUADRO No. 9
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Contratación
Servicios
Ocasionales
22 15.717,00 22 15.717,00 100%
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
SERVICIOS OCASIONALES - GUAYAQUIL
CUADRO No. 10
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Contratos 23 67.140,00 23 67.140,00 100%
UNIVERSO DE OPERACIONES MUESTRA REVISIÓN
SERVICIOS OCASIONALES - CUENCA
5.7.3 Viáticos y pasajes
Solicitamos al Subproceso de Pago a Proveedores, el detalle de los
viáticos pagados tanto en el país como en el exterior.
CUADRO No. 11
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Viáticos y Pasajes
en el País 677 74.994,10 350 37.915,60 52%
Viáticos y Pasajes
en el Exterior 42 49.332,42 42 49.332,42 100%
TOTAL 719 124.326,52 392 87.248,02
VIATICOS Y PASAJES - QUITO
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
CUADRO No. 12
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Viáticos y Pasajes
en el País808 62.597,50 808 62.597,50 100%
VIATICOS Y PASAJES - GUAYAQUIL
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
95
CUADRO No. 13
MODALIDAD CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Viáticos 120 13.442,50 120 13.442,50 100%
Pasajes 86 9.788,55 86 9.788,55 100%
REVISION VIATICOS Y PASAJES - CUENCA
UNIVERSO DE OPERACIONES MUESTRA REVISIÓN
5.7.4 Sobretiempos
Sobre la base de la información correspondiente a los roles de pago
de todos los servidores a nivel nacional, proporcionados por la
Dirección de Recursos Humanos en Quito, Dirección de Oficina de
Recursos Humanos en Guayaquil y Oficina de Recursos Humanos
en Cuenca, se revisaron los valores correspondientes al cobro de
sobretiempos.
CUADRO No. 14
OFICINA CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Quito (Esmeraldas) 1812 397,929.71 352 44,508.69 19%
SOBRETIEMPOS
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
CUADRO No. 15
OFICINA CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Guayaquil (Manta) 1.216 238.270,58 252 19.532,62 21%
SOBRETIEMPOS
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
CUADRO No. 16
96
OFICINA CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR % REVISIÓN
Cuenca (Loja) 318 60,429.55 62 30,219.08 20%
SOBRETIEMPOS
UNIVERSO DE OPERACIONES REVISIÓN AUDITORÍA
PRESENTACION DE RESULTADOS
A continuación presentamos el Memorando de Antecedentes y el Informe
de Auditoría con los resultados del Examen Especial y que fue enviado a la
Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General
del Estado para su aprobación, la cual fue comunicada mediante Oficio
00149 DCAI del 6 de enero de 2011.
MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Para: Director de Responsabilidades
De: AUDITOR GENERAL
Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades
El examen especial efectuado a las partidas de gastos relacionadas con:
Adquisiciones de Bienes y Servicios, Remuneraciones, Sobretiempos, Servicios
Ocasionales, Viáticos, Pasajes, Servicio Policía Nacional, Superintendencia de
Bancos e Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito realizados por el Banco
Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca, por el período comprendido
entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2009, se realizó con cargo al Plan Anual
de Control del año 2010, de la Auditoría Interna del Banco Central del Ecuador y
en cumplimiento a la orden de trabajo AU-OT-000-2010 de …….. de 2010.
97
Los hallazgos que constan en el informe del examen especial, relacionados con el
sistema de control interno, no ameritan el establecimiento de responsabilidades,
en razón de que no son hechos relevantes en los aspectos cualitativos y
cuantitativos; sobre los que la Administración del Banco Central del Ecuador ha
adoptado acciones correctivas oportunas en el proceso del examen, lo que ha
permitido, que se cumpla con las recomendaciones y otras se encuentren en
proceso.
Adicionalmente, la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Monetario y Banco del
Estado, publicada en el Registro Oficial N° 40 del 5 de octubre del 2009, en el
artículo 1 señala que:
“…El Banco Central del Ecuador es una persona jurídica de derecho público, de
duración indefinida, es responsable de su gestión técnica y administrativa y con
patrimonio propio. Tendrá como funciones instrumentar, ejecutar, controlar y
aplicar las políticas monetaria, financiera, crediticia y cambiaria del Estado y,
como objetivo, velar por la estabilidad de la moneda. Su organización,
funciones y atribuciones, se rigen por la Constitución, las Leyes, su Estatuto y
los reglamentos internos, así como por las regulaciones y resoluciones que
dicte su Directorio, en materias correspondientes a política monetaria, financiera
y crediticia y cambiaria del país. En su administración interna deberá aplicar las
leyes y normas vigentes para el sector público…”
En cumplimiento a la normativa citada, la Administración actual del Banco Central
del Ecuador se encuentra implementando la base legal y normativa vigente en el
sector público, en las operaciones bancarias y administrativas de la Entidad.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
98
INFORME DE AUDITORIA
Oficio……………………………
Quito, fecha suscripción informe
AU-C-… -2010
Señor
Gerente General
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
Presente
De mi consideración:
Hemos efectuado el examen especial a las partidas de gastos relacionadas con:
Adquisiciones de Bienes y Servicios, Remuneraciones, Sobretiempos, Servicios
Ocasionales, Viáticos, Pasajes, Servicio Policía Nacional, Superintendencia de
Bancos e Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito realizados por el Banco
Central del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca, por el período comprendido
entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2009.
Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la información y la documentación examinada no contiene
99
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a
las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas
aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en
el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de
manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
100
PARTE I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a las partidas de gastos relacionadas con: Adquisiciones de
Bienes y Servicios, Remuneraciones, Sobretiempos, Servicios Ocasionales,
Viáticos, Pasajes, Servicio Policía Nacional, Superintendencia de Bancos e
Investigaciones Económicas-Estadísticas Quito, realizados por el Banco Central
del Ecuador en Quito, Guayaquil y Cuenca, mediante orden de trabajo AU-OT-
000-2010 de …… de 2010, se efectuó en cumplimiento del plan operativo de
control del año 2010, autorizado por el Contralor General del Estado, con oficio
00828 de 18 de enero de 2010.
Objetivos del examen
Analizar el nuevo marco legal que el BCE, como entidad financiera pública
sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y seguros y la Contraloría
General del Estado, debe implementar y aplicar en las operaciones y procesos
bancarios, administrativos y financieros, relacionados con las partidas de
gastos analizadas.
Evaluar los controles internos: previo, concurrente y posterior, establecidos por
el Banco Central del Ecuador, en los procesos auditados.
Identificar las necesidades y problemática de no contar con una normativa
propia, acorde con la ley y demás disposiciones legales vigentes para las
entidades y Organismos del Sector Público.
Proponer un plan y estrategias para contar con una reglamentación propia y
divulgar su conocimiento en las áreas sujetas a nuestro examen y a todos los
niveles de la Institución.
101
Sugerir recomendaciones que permitan normar procedimientos, registros y
controles a nivel nacional, en concordancia con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Alcance del examen
El examen especial cubrió los procesos de Adquisiciones de Bienes y Servicios,
Remuneraciones, Sobretiempos, Servicios Ocasionales, Viáticos, Pasajes,
Servicio Policía Nacional, Superintendencia de Bancos e Investigaciones
Económicas-Estadísticas Quito, realizados por el Banco Central del Ecuador en
Quito, Guayaquil y Cuenca, en el período comprendido entre el 1 de julio y el 31 de
diciembre de 2009.
La revisión de la partida de gastos de Sobretiempos no fue concluida por parte de
esta Unida de Control, en razón de que la normativa interna vigente a la fecha del
examen para el cálculo de horas suplementarias y extraordinarias, no fue aplicada,
ante lo cual la Gerencia General por pedido de la Dirección de Recursos
Humanos, mediante oficio SE-2083-2010 de 12 de agosto de 2010, efectuó una
consulta al Ministerio de Relaciones Laborales. El Subsecretario Técnico de
Fortalecimiento institución dio respuesta a través de oficio MRL-AGRH-2010 de
20 de septiembre de 2010, documento recibido por el equipo de trabajo del
examen especial, con posterioridad a la finalización del trabajo de campo.
Base Legal
De acuerdo con el artículo 303 de la Constitución de la República del Ecuador, el
Banco Central es una persona jurídica de derecho público, cuya organización y
funcionamiento son establecidos por la ley; así como lo determina la Ley
Reformatoria a la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, artículo 1, en lo
referente a su organización, funciones y atribuciones, y, las Regulaciones y
Resoluciones que dicta su Directorio.
102
Estructura Orgánica
La estructura orgánica relacionada con el presente examen especial es la
siguiente:
QUITO GUAYAQUIL CUENCA
Gerencia General
Subgerencia General
Gerencia Sucursal Gerencia Sucursal
Dirección General de
Estudios
Dirección General de
Servicios Corporativos
Dirección Administrativa Dirección de Oficina
Administrativa Oficina Administrativa
Dirección de Recursos
Humanos
Dirección de Oficina
Recursos Humanos
Oficina Recursos
Humanos
Dirección Financiera
Objetivos de la entidad
Procurar la estabilidad macroeconómica.
Participar en la elaboración del programa macroeconómico y efectuar su
seguimiento.
103
Definir los objetivos de crecimiento y desarrollo económico de largo plazo
del país.
Administrar la Reserva Monetaria de Libre Disponibilidad.
Promover el buen funcionamiento del sistema de pagos.
Actuar como depositario oficial y agente financiero del Estado.
Proveer el servicio de Entidad de Certificación de Información y servicios
relacionados.
Preservar el patrimonio cultural del país.
Desarrollar programas de beneficio social marginal.
Monto de recursos examinados
CONCEPTOQUITO
USD
GUAYAQUIL
USD
CUENCA
USD
Contratos de servicios
ocasionales 40,199.08 15,717.00 67,140.00
Adquisiciones ** 3,998,403.78 2,010,941.26 129,686.30
Remuneraciones 5,148,383.76 1,844,771.91 427,878.43
Sobretiempos * 639,259.88
Investigaciones
Económ.Estadisticas UIO 2,842,763.75
Servicio Policía Nacional 758,725.90 420,489.15 152,367.05
Superintendencia de
Bancos y Seguros 1,106,389.46
Viáticos y Pasajes ** 124,333.52 62,597.50 23,231.05
TOTAL USD 14,658,459.13 4,354,516.82 800,302.83
*Partida centralizada en Quito
** De las partidas de gastos correspondientes a Adquisiciones Quito y Viáticos en el país Quito, el equipo de
Auditoría revisó una muestra representativa del 80% y 52%, respectivamente.
Servidores relacionados
Anexo 1
104
PARTE II
RESULTADOS DEL EXAMEN
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES ##IS40311F69AD7A47ECB64A048CC078ACC1##Subject
Informe DA1-0067-2009:
Examen especial a las adquisiciones, gastos operacionales y la globalidad de los
gastos administrativos del BCE, por el período 1 de junio de 2007 y 31 de
diciembre de 2008, aprobado el 18 de enero de 2010.
Reglamento de Recursos Humanos del BCE no se encuentra actualizado en
función de la LOSCCA
"...El Reglamento de Recursos Humanos del Banco Central del Ecuador, no fue
actualizado conforme lo dispone la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa y de Unificación y Homologación de Remuneraciones del Sector
Público, su Reglamento y las Normas Técnicas emitidas por la SENRES..."
Fecha de cumplimiento según acuerdo suscrito por la Dirección de Recursos
Humanos: 30 de noviembre de 2010.
Adquisición de preseas para funcionarios que cumplen años de servicio
"…El Banco Central del Ecuador envió a elaborar 132 preseas de oro de 18
quilates para los servidores que cumplen años de servicio en la institución, sin
observar lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de Regulación Económica y
Control del Gasto Público, sin embargo las Autoridades de la Institución no han
resuelto sobre el destino que se dará a estos bienes, situación por la que se
encuentran en la bóveda de la Unidad de Caja del Banco Central del Ecuador…"
105
Fecha de cumplimiento según acuerdo suscrito por la Dirección Administrativa: 30
de diciembre de 2010.
QUITO
CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES
En el segundo semestre de 2009 se suscribieron 42 contratos de servicios
ocasionales, por 40 199,08 USD, mismos que fueron revisados en su totalidad.
Renovaciones de contratos de servicios ocasionales ##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##Subject
:
De la revisión a los expedientes que se mantienen en la Dirección de Recursos
Humanos, se determinó que 2 contratos de servicios ocasionales, correspondientes a
servidoras de la Dirección de Entidad de Certificación y Secretaría del Fondo de
Liquidez, fueron renovados anualmente desde el 2003 y 2006 hasta el 2009,
respectivamente, inobservando lo dispuesto en el artículo 20 "Contratos de Servicios
Ocasionales" del Reglamento a la LOSCCA; que en su parte pertinente señala:
"...El plazo máximo de duración del contrato de servicios ocasionales será el
correspondiente al del tiempo restante del ejercicio fiscal en curso, podrá ser
renovado durante el siguiente ejercicio fiscal, y no se sujetará al concurso de
merecimientos y oposición.- Se exceptúan del plazo máximo previsto en el inciso
anterior, aquellos que por la naturaleza del trabajo, determinada en el informe
técnico favorable de la UARHs de cada institución, requiera un tiempo mayor al
señalado sin que por esta circunstancia se entienda que es una actividad
permanente que otorgue estabilidad al servidor..."
Situación que obedece a una falta de control y seguimiento de contratos por parte de la
Dirección de Recursos Humanos, así como el de establecer la necesidad de contar con
este personal en forma permanente en la Institución, tramitando de ser el caso, la
creación de partidas presupuestarias.
106
El Auditor Jefe de Equipo en oficio AU-C-194-2010 de 27 de abril de 2010, remitió a la
Directora de Recursos Humanos, la comunicación provisional de resultados, quien con
oficio DRH-1702-2010 de 11 de mayo de 2010, manifestó en la parte pertinente lo
siguiente:
"...Se enviará oficio al Ministerio de Relaciones Laborales para definir una
solución global de los contratos que están en la misma situación..."
Lo comentado por la ex Directora de Recursos Humanos, no justifica la observación de
Auditoría, por cuanto hasta la conferencia final de resultados no se ha recibido la
respuesta por parte del Ministerio de Relaciones Laborales.
##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Directora de Recursos Humanos,
mediante oficio DRH-4242-2010 de 13 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...La Ley de Servicio Público aprobada el 6 de octubre de 2010 por el Ministerio
de la Ley, prevé estos casos, por lo que una vez que se publique su Reglamento,
conforme lo establece la Disposición Transitoria Séptima, se procederá a
regularizar esos casos..."
##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##Background
Criterio de Auditoría:
Lo manifestado por la Directora de Recursos Humanos, no modifica el criterio de
Auditoria.
##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##issCause
Conclusión:
Los contratos de 2 servidoras pertenecientes a la Dirección de Entidad de Certificación
y Secretaría del Fondo de Liquidez, fueron renovados anualmente desde el 2003 y 2006
hasta el 2009, respectivamente, sin que se haya adoptado una decisión respecto a la
107
necesidad de contar de forma permanente con este personal.
##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
1. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos establezca la necesidad de seguir
contando con los servicios profesionales de las 2 servidoras; de ser este el caso,
gestione la creación de las partidas presupuestarias y proceda de acuerdo a la
normativa legal vigente. ##IS0AA3B58EDFCC410E9ABBFEA9ACAF1BB2##Recom
VIÁTICOS Y PASAJES
En el período de examen se efectuaron 677 pagos de viáticos por comisiones de
servicio en el país y 42 en el exterior, por 74 994,10 USD y 49 339,42 USD,
respectivamente, de los cuales, Auditoría revisó el 52% en el país y el 100% en el
exterior.
Falta de Reglamento Interno de Viáticos y Pasajes ##IS26CB7E9CB2304101BA34948CEA16CBB3##Subject
:
El Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación
para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales, expedido por la ex
SENRES, hoy Ministerio de Relaciones Laborales, mediante resolución SENRES-2009-
000080 de 3 de abril de 2009, en la Disposición General Segunda "De las normas
internas para el pago de viáticos" establece que:
"...Las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado,
comprendidas en los artículos 3 y 101 de la LOSCCA, podrán elaborar sus
propios Reglamentos, en los que se establecerán los requisitos y normatividad
interna para la correcta aplicación de lo establecido en este cuerpo normativo. El
Reglamento no podrá incluir, en forma alguna, otra fórmula, modo de pago o
niveles que no se ajusten a lo dispuesto en la presente Resolución..."
108
El Banco Central del Ecuador no cuenta con este reglamento interno; de la verificación
efectuada a los procedimientos, cálculos, registro y control de la partida de gastos de
Viáticos y Pasajes en el país y el exterior, se determinó debilidades de control interno,
mismas que constan en los hallazgos del presente informe.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-359-2010 de 30 de julio de 2010, remitió
a la Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores, la comunicación provisional
de resultados, sin que hasta la fecha de la conferencia final de resultados, se haya
recibido respuesta.
##IS26CB7E9CB2304101BA34948CEA16CBB3##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS26C B7E9CB2304101BA34948C EA16CBB3##Background
o de Audi toría:
##IS26C B7E9CB2304101BA34948C EA16CBB3##issCause
Conclusión:
El Banco Central del Ecuador no cuenta con un reglamento interno, para el pago de
viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias
de servicios institucionales.
##IS26CB7E9CB2304101BA34948CEA16CBB3##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
2. Dispondrá al Director Administrativo que en coordinación con el Director de Oficina
Administrativa en Guayaquil y Responsable Administrativo en Cuenca, elaboren el
Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación
para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales; documento que
permitirá normar procedimientos, registros y controles necesarios a nivel nacional. ##IS26CB7E9CB2304101BA34948CEA16CBB3##Recom
Documentos incompletos en Archivo General ##IS42A95E111A854D0AB7BFF1A7B69972EA##Subject
:
- En el archivo general de la Institución, no se mantiene adjunto al comprobante
contable de liquidación de viáticos tanto en el país como en el exterior,
documentación de respaldo, misma que fue ubicada en diferentes archivos de la
109
Dirección Administrativa, la cual está relacionada con:
Pases a bordo: 23 casos
Informes de viaje por comisiones al exterior: 3 casos
Copia del correo electrónico remitido por el sistema informático para viajes al
exterior de la Presidencia autorizando la comisión de servicios al exterior: 8
casos
- En 14 casos, los informes de viaje de la comisión de servicios que están adjunto a los
comprobantes contables, fueron presentados después de los 4 días de cumplida la
licencia.
Lo citado incumple con la siguiente normativa:
o Artículo 19 "De los informes de licencia por el cumplimiento de servicios institucionales", del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias emitido según resolución SENRES-2009-000080, que señala: "...Dentro del término de 4 días de cumplida la licencia, los servidores presentarán a la máxima autoridad o a su delegado un informe de las actividades y productos alcanzados... en el que constará la fecha y hora de salida y de llegada al domicilio o lugar habitual de trabajo, el cual deberá ser enviado a la Unidad Financiera para el trámite respectivo.- Al informe se adjuntará los pases a bordo en caso de transporte aéreo..., con la respectiva fecha y hora de salida..."
o Artículo 17 "Autorización de viaje de licencia para el cumplimiento de servicios institucionales en el exterior" del Reglamento para el pago de viáticos establecido por la SENRES, que en su parte pertinente señala: "...Las autorizaciones de viaje de licencia para el cumplimiento de servicios institucionales en el exterior de las servidoras o servidores que laboren en entidades de la función ejecutiva y de las entidades adscritas se las realizará a través del correspondiente acuerdo o resolución, según sea el caso, previa autorización de la Secretaría General de la Administración Pública a través del sistema informático para viajes al exterior de la Presidencia..."
o Norma de Control Interno 405-04 "Documentación de respaldo y su archivo", que establece: "...Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.- Todas las operaciones financieras estarán
110
respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis..."
Esta situación se presenta por falta de cuidado en recabar toda la información de
soporte suficiente y pertinente para su envío al Archivo General del Banco, por parte del
Responsable de Viáticos del Subproceso de Pago a Proveedores, ocasionando que se
mantengan archivos incompletos y no se cumpla con los plazos determinados por la
entidad reguladora.
El Auditor Jefe de Equipo, con oficio AU-C-246-2010 de 4 de junio del 2010, remitió a la
Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores la comunicación provisional de
resultados, sin que hasta la fecha de la conferencia final de resultados se haya recibido
respuesta.
##IS42A95E111A854D0AB7BFF1A7B69972EA##Finding #IS42A95E111A854D0AB7BFF1A7B69972EA##Background ##IS42A95E111A854D 0AB7BFF1A7B69972EA##issC ause
Conclusión:
En el archivo general de la Institución, se mantiene incompleta la documentación que se
adjunta al comprobante contable de liquidación de viáticos tanto en el país como en el
exterior, relacionada con pases a bordo, informes de viajes por comisiones al exterior y
copia del correo remitido por la Presidencia de la República autorizando la comisión de
servicios al exterior, los que fueron ubicados en diferentes archivos. Adicionalmente, en
14 casos, los informes de viaje de la comisión de servicios que están adjunto a los
comprobantes contables, fueron presentados después de los 4 días de cumplida la
licencia.
##IS42A95E111A854D0AB7BFF1A7B69972EA##issEffect
Recomendaciones:
Al Gerente General:
3. Dispondrá se circularice a todos los servidores, a nivel nacional, el Reglamento para
111
el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento
de licencias de servicios institucionales, expedido mediante resolución SENRES-
2009-000080 de 3 de abril de 2009, a fin de que se cumpla con esta normativa, en
especial a lo relacionado a que los informes de las comisiones de servicios deberán
ser presentados dentro del término de 4 días de cumplida la licencia.
A la Directora General de Servicios Corporativos:
4. Dispondrá al Director Administrativo que la Responsable del Subproceso de Pago a
Proveedores recabe toda la documentación de respaldo que debe constar adjunto a
la liquidación de viáticos, en los casos determinados en este examen, y remita al
Archivo General a fin de mantener completos los expedientes. ##IS42A95E111A854D0AB7BFF1A7B69972EA##Recom
Informes de viaje no presentados en formato SENRES - Ministerio de Relaciones
Laborales ##IS1EAE10D255D14FD6803624FBDEA7CD04##Subject
:
En los documentos que sustentan la liquidación de viáticos en el país y el exterior, se
determinó que en 10 casos, el informe de comisión de servicios no se encuentra en el
formato establecido por la ex SENRES, hoy Ministerio de Relaciones Laborales,
incumpliendo con el artículo 19 "De los informes de licencia por el cumplimiento de
servicios institucionales" del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y
subsistencias de esta entidad gubernamental, que señala:
"...los servidores presentarán a la máxima autoridad o a su delegado un informe
de las actividades y productos alcanzados (formulario ubicado en la página Web:
www.senres.gov.ec)..."
Esta situación se presenta por cuanto el Subproceso de Pago a Proveedores recibe los
informes en un formato no autorizado sin comunicar de esta novedad a los servidores
declarados en comisión de servicios.
El Auditor Jefe de Equipo con oficio AU-C-246-2010 de 4 de junio del 2010, remitió a la
Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores la comunicación provisional de
112
resultados, sin haber recibido respuesta hasta la fecha de la conferencia final de
resultados.
##IS1EAE10D255D14FD6803624FBDEA7CD04##Finding iterio de la Enti dad:
##IS1EAE10D255D14FD 6803624FBD EA7CD 04##Background iterio de Auditoría:
##IS1EAE10D255D14FD6803624FBDEA7CD04##issCause
Conclusión:
En los documentos que sustentan la liquidación de viáticos en el país y el exterior, se
determinó que en 10 casos, el informe de comisión de servicios no se encuentra en el
formato establecido por la ex SENRES, hoy Ministerio de Relaciones Laborales.
##IS1EAE10D255D14FD6803624FBDEA7CD04##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos
5. Dispondrá al Director Administrativo que la Responsable del Subproceso de Pagos a
Proveedores tramite la liquidación final de viáticos en el país y en el exterior,
únicamente con la presentación de los informes de comisiones de servicios en el
formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales. ##IS1EAE10D255D14FD6803624FBDEA7CD04##Recom
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por el Banco Central en el
segundo semestre del 2009, bajo las modalidades de: publicación (23), subasta
inversa (26), contratación directa (2), cotización (4), lista corta (4) y menor cuantía
(30) que ascienden a 3 998 403,78 USD fueron revisadas por Auditoría en base a
una muestra representativa de 60 procesos por un monto de 3 206 404,94 USD.
Falta de Reglamento Interno de Contratación del BCE ##IS72E4B29CE7124747ACC1E7F496253AA8##Subject
:
Se determinó que la Dirección Administrativa, Dirección de Oficina Administrativa
Guayaquil y Oficina Administrativa Cuenca han venido trabajando en un proyecto de
113
Reglamento Interno para establecer procedimientos aplicables a nivel nacional, basados
en lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su
Reglamento; se cuenta con un proyecto de reglamento, mismo que no ha sido tramitado
a las instancias de revisión.
##IS72E4B29CE7124747ACC1E7F496253AA8##Finding riterio de la Enti dad:
##IS72E4B29C E7124747ACC 1E7F496253AA8##Background
Conclusión:
La Dirección Administrativa, Dirección de Oficina Administrativa y Oficina Administrativa
en Cuenca han elaborado un proyecto de Reglamento Interno para establecer
procedimientos aplicables a nivel nacional, basados en la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y su Reglamento; documento que no ha sido tramitado
para su aprobación.
##IS72E4B29CE7124747ACC1E7F496253AA8##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
6. Dispondrá a la Dirección Administrativa, que en coordinación con la Dirección de
Oficina Administrativa en Guayaquil y Oficina Administrativa en Cuenca, concluyan
con la elaboración del Reglamento Interno de Contrataciones del Banco Central del
Ecuador, mismo que deberá ser elaborado en concordancia con la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento de aplicación. ##IS72E4B29CE7124747ACC1E7F496253AA8##Recom
Inadecuada segregación de funciones ##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##Subject
:
De la revisión efectuada a las adquisiciones de bienes y servicios se determinó que,
cuando el área requirente es la Dirección Administrativa el ordenador de pago y de
gasto es el Director de esta área; debilitándose el control interno en cuanto a una
adecuada segregación de funciones, incumpliendo con la Norma de Control Interno 401-
01 "Separación de funciones y rotación de labores", que señala:
"...Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el
114
riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo
para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u
operación..."
Esta observación se presenta por cuanto el Subproceso de Pago a Proveedores, a nivel
nacional, es parte de la Dirección Administrativa, lo que no permite contar con una
adecuada estructura interna.
La Auditoría Interna en informe AU-I-027-2010 de 7 de mayo de 2010, que se refiere a la
evaluación al plan de implementación del Riesgo Operativo del Banco Central del
Ecuador, recomendó al Director de Desarrollo Organizacional lo siguiente:
"...Efectúe las modificaciones al Manual de Procesos y trámite respectivo hasta
su legalización, a fin de integrar el Subproceso de Pago a Proveedores a la
Dirección Financiera, para evitar la concentración de actividades de carácter
incompatible..."
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-308-2010 de 12 de julio del 2010,
remitió al ex Responsable del Subproceso de Servicios Generales la comunicación
provisional de resultados, quien mediante oficio s/n de 16 de julio de 2010, manifestó lo
siguiente:
"...De conformidad con lo señalado en la observación antes indicada, la Dirección
General de Servicios Corporativos y la Dirección Administrativa determinó que el
Subproceso de Pagos a Proveedores por las labores propias que desarrolla pase
a integrarse a la Dirección Financiera de la institución, como se puede evidenciar
en los oficios Nos. DGSC-C-260-209 y DA-585-2010 de 14 de octubre de 2009 y
22 de junio de 2010, respectivamente, que me permito anexar.- A la presente
fecha, este trámite se encuentra en la Dirección de Desarrollo Organizacional..."
Lo señalado por el ex Responsable de Servicios Generales no modifica el criterio de
Auditoría, puesto que aún se mantiene el Subproceso de Pago a Proveedores como
parte de la Dirección Administrativa.
La Gerencia General, mediante resolución administrativa BCE-038-2010 de 30 de
agosto de 2010 resolvió incluir al Subproceso de Pago a Proveedores como parte de la
Dirección Financiera, señalando en la disposición final que la resolución entrará en
115
vigencia a partir de su fecha de expedición. Posteriormente, mediante resolución
administrativa BCE-040-2010 de 31 de agosto de 2010, se modificó la vigencia de esta
disposición, siendo a partir del 15 de septiembre de 2010. ##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Secretaría General remitió adjunto al
oficio SE-C-2693-2010 de 15 de octubre de 2010, la Resolución Administrativa No. BCE-
055-2010 de 8 de octubre de 2010, que en su parte pertinente resolvió:
"...Ampliar el plazo para el traslado del Subproceso de Pagos a Proveedores, de
la Dirección Administrativa a la Dirección Financiera, hasta el 15 de diciembre de
2010..."
##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##Background
Criterio de Auditoría:
Lo señalado en la Resolución Administrativa BCE-055-2010 no modifica el hallazgo
evidenciado por Auditoría.
##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##issCause
Conclusión:
Existe una inadecuada segregación de funciones cuando el área requirente es la
Dirección Administrativa, por cuanto el ordenador de pago y de gasto es el propio
Director Administrativo; situación que durante la ejecución del examen especial se
evidenció ocurre también en las sucursales de Guayaquil y Cuenca.
##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
7. Dispondrá a las Direcciones Administrativa y Financiera cumplan con el plazo
establecido en la resolución administrativa BCE-055-2010 de 8 de octubre de 2010
para el traslado del Subproceso de Pagos a Proveedores de la Dirección
116
Administrativa a la Dirección Financiera. ##IS659D0A828BFB416ABDE2EB9B35148E87##Recom
Designación de administrador para seguimiento de contratos ##ISFE2BCAEDAAEE4C4098A1061097051029##Subject
:
En una contratación de servicios con un pago anticipado del 100%, requerida por la
Dirección Administrativa cuyos usuarios son varias áreas de la Institución, se evidenció
que no existe un responsable para el control y seguimiento del servicio recibido de
conformidad con el contrato, inobservando lo establecido en el artículo 121
"Administrador del contrato" del Reglamento de la LOSNCP, que señala:
"...En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un
administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de
todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las
acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las
multas y sanciones a que hubiere lugar..."
Esta observación se da por la falta de un Manual Interno de Adquisiciones que norme el
área responsable de dar seguimiento cuando son varios los usuarios de un servicio.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-308-2010 de 12 de julio del 2010,
remitió al ex Responsable del Subproceso de Servicios Generales la comunicación
provisional de resultados, quien mediante oficio s/n de 16 de julio de 2010, señaló lo
siguiente:
"... Los procesos de contratación de servicios que estipulan el pago del 100% de
anticipo a la firma del contrato, siempre tienen un fiscalizador de la ejecución y
cumplimiento de las obligaciones derivadas en los contratos, que es el área
requirente, que en el caso y en el período del examen realizado por la Dirección
de Auditoría corresponde a la Dirección de Informática en los servicios de
mantenimiento.- La observación por usted detallada se puede presentar en los
procesos de ínfima cuantía, donde no se suscribe contrato, por ejemplo el servicio
Silec Pro, que es un requerimiento solicitado por varias áreas, es decir no existe
un área requirente específica, por lo que sería conveniente se implementen los
controles respectivos..."
Lo mencionado por el ex Responsable del Subproceso de Servicios Generales no
117
modifica el criterio de Auditoría.
##ISFE2BCAEDAAEE4C4098A1061097051029##Finding io de l a Entidad:
##ISFE2BC AED AAEE4C 4098A1061097051029##Background iterio de Auditoría:
##ISFE2BCAEDAAEE4C4098A1061097051029##issCause
Conclusión:
En una contratación de servicios con un pago anticipado del 100%, requerida por la
Dirección Administrativa cuyos usuarios son varias áreas de la Institución, se evidenció
la falta de un responsable para el control y seguimiento del cumplimiento del contrato.
##ISFE2BCAEDAAEE4C4098A1061097051029##issEffect
Recomendación:
Al Gerente General:
8. Dispondrá a las Direcciones Generales Bancaria y de Servicios Corporativos,
Asesoría Legal y Gerencias de las Sucursales de Guayaquil y Cuenca, que en los
contratos de servicios cuyos usuarios son varios procesos de la Institución, se
identifique por el tipo de servicio y naturaleza que se trate, el área que deberá
encargarse de la supervisión y seguimiento del cumplimiento del contrato,
designándose al administrador que corresponda. ##ISFE2BCAEDAAEE4C4098A1061097051029##Recom
REMUNERACIONES
Expedientes de personal incompletos ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##Subject
:
Efectuada la verificación a las variaciones de las remuneraciones que constan en el rol
de pagos de los servidores con nombramiento y contrato durante el segundo semestre
de 2009, se determinó que las modificaciones a las remuneraciones de algunos
servidores obedecen a renovaciones de contratos con salarios según las escalas
SENRES y nombramientos provisionales a puestos directivos; de la revisión a la
documentación de sustento de estas variaciones, se evidenció que:
- En 24 casos no se ubicó en los expedientes las acciones de personal
correspondientes a nombramientos, renovaciones de contrato, renuncias, ajustes de
remuneraciones o terminación de contrato, inobservando lo dispuesto en el artículo
118
17 del Reglamento de la LOSCCA, que señala:
"...Las acciones de personal referentes a ingresos, reingresos o restituciones,
ascensos, traslados, traspasos, cambios administrativos, licencias y comisiones
con o sin remuneración, sanciones, incrementos de sueldos, subrogaciones o
encargos, cesación de funciones, contratos, vacaciones y demás actos relativos a
la administración de los recursos humanos de la entidad, se registrarán en la
Unidad de Administración de Recursos Humanos o en la que hiciere sus veces y
se incorporarán al expediente del servidor, cuyo control y custodia corresponde a
dicha unidad..."
- En 2 casos no se encontró en los expedientes personales, la documentación de
respaldo por el ajuste de las remuneraciones.
- En la carpeta de una trabajadora que pertenece al Subproceso de Servicios de Salud
y Seguros, no se ubicó el contrato indefinido de trabajo que se encuentra inmerso en
el Mandato 8.
Lo citado incumple lo establecido en la Norma de Control Interno 407-10 "Información
Actualizada del Personal", que señala:
"...Los expedientes del personal deben contener la documentación general,
laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información
relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro..."
Esta situación conlleva a que en la Dirección de Recursos Humanos no se cuente con
expedientes completos del personal analizado.
El Auditor Jefe de Equipo con oficio AU-C-330-2010 de 19 de julio de 2010, remitió a la
Directora de Recursos Humanos la comunicación provisional de resultados, quien
mediante oficio DRH-2494-2010 de 28 de julio de 2010, presentó los descargos
respectivos, los que fueron verificados por esta Unidad de Control, determinándose que
se mantienen las siguientes observaciones:
- En 13 casos de contratos de servicios ocasionales no se ubicaron en los expedientes
las acciones de personal.
- En la carpeta de una trabajadora que pertenece al Subproceso de Servicios de Salud
y Seguros, no se ubicó el contrato indefinido de trabajo que se encuentra inmerso en
el Mandato 8; según lo manifestado por la Directora de Recursos Humanos en la
respuesta a la comunicación preliminar de resultados, se está elaborando el informe
para la regularización correspondiente; cabe indicar que este contrato está amparado
en el Código de Trabajo. ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##Finding
119
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Directora de Recursos Humanos,
mediante oficio DRH-4242-2010 de 13 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...La nueva Ley del Servicio Público expedida el 6 de octubre de 2010, en el
inciso cuarto del Art. 18 establece lo siguiente: "Para el caso de contratos de
servicios ocasionales no será necesaria acción de personal, debiendo únicamente
registrarse en la Unidad de Administración de Talento Humano".- Con informe
DRH-4243-2010 de 8 de octubre de 2010 se solicitó a la Gerencia General
disponga a la Asesoría Legal elabore el contrato indefinido con la señorita..., con
el fin de regularizar la relación contractual; no obstante de que este contrato
indefinido no es necesario suscribirlo por cuanto el artículo 184 del Código de
Trabajo señala que pasados los dos años el contrato se convierte en indefinido
como es el presente caso..." ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##Background
Criterio de Auditoría:
Las acciones adoptadas por la Directora de Recursos Humanos justifica el hallazgo de
Auditoría, a excepción de la regularización del contrato indefinido con la servidora que
pertenece al Subproceso de Servicios de Salud y Seguros. ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##issCause
Conclusión:
De la revisión a la documentación que sustenta las variaciones de las remuneraciones,
se evidenció que de los 24 casos no se ubicó en 13 expedientes las acciones de
personal; en 2 casos no se encontró inicialmente en los expedientes personales, la
documentación de respaldo para el ajuste de las remuneraciones, justificándose en el
transcurso del examen. En la carpeta de una trabajadora que pertenece al Subproceso
de Servicios de Salud y Seguros, no se halló el contrato indefinido de trabajo que se
encuentra inmerso en el Mandato 8.
Las acciones adoptadas por la Dirección de Recursos Humanos con posterioridad a la
conferencia final de resultados, justificó el hallazgo de Auditoría, manteniéndose la
regularización del contrato indefinido con una servidora que pertenece al Subproceso de
Servicios de Salud y Seguros. ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
9. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos regularice la contratación de una
servidora que pertenece al Subproceso de Servicio de Salud y Seguros, remitiendo a
la Unidad de Auditoría Interna, copia del contrato suscrito. ##IS16EBF49096F2463DA5CC51D091E02586##Recom
120
Perfiles de acceso al sistema de nómina NBC ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##Subject
:
De la revisión efectuada a los usuarios y a los perfiles de acceso al sistema de nómina
NBC, se estableció lo siguiente:
- El perfil de administrador de este sistema está asignado a 2 servidoras, cuando el
estándar definido por la Dirección de Informática E.GE.CA.05 señala que:
"...especialmente se debe tomar en cuenta que los privilegios de administrador de
aplicaciones deben estar asignados a un administrador titular y uno suplente. En
el caso de que uno de los administradores se ausente de la oficina por
vacaciones, comisión de servicios u otros motivos, el identificador de usuario
debe ser deshabilitado por el período de tiempo que dure su ausencia..."
- En el reporte consta una servidora con perfil de consulta al sistema NBC, quien tenía
acceso al rol de pagos por carga de información sobre aportes, impuestos y otros
rubros; en el mes de mayo de 2010 pasó a colaborar en el Subproceso de
Administración de Recursos Humanos, asignándole labores distintas que no
requieren el acceso a este rol.
Estas observaciones se presentan por cuanto el responsable del Subproceso de
Administración de Pagos no ha cumplido con el estándar emitido por la Dirección de
Informática, lo que trae como consecuencia que se mantenga un acceso abierto a un
sistema de rol que por su naturaleza debe ser restringido y controlado.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-391-2010 de 10 de agosto de 2010
remitió a la Directora de Recursos Humanos la comunicación provisional de resultados,
quien con oficio DRH-3344-2010 de 25 de agosto de 2010 señaló lo siguiente:
"...Una vez que la servidora... esté capacitada para la elaboración del rol de
pagos, se le asignará la denominación de administrador suplente. Hasta tanto y
mientras dure el referido proceso de capacitación, consideramos conveniente
mantener la asignación de dos servidores con el perfil de administrador, a fin de
atender requerimientos que puedan presentarse en caso de ausencia de uno de
ellos.-...Conforme documentación que se adjunta a la presente comunicación, se
verifica el pedido realizado a la Dirección de Informática para que elimine la clave
de acceso al sistema "NBC" a la servidora en referencia..."
Lo citado no modifica el criterio de Auditoría, a excepción de la deshabilitación de un
usuario como administrador del sistema NBC. ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##Finding
Criterio de la Entidad:
121
Posterior a la conferencia final de resultados, la Directora de Recursos Humanos
mediante oficio DRH-4242-2010 de 13 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...se solicitó a la responsable del Centro de Datos el listado de los usuarios que
tienen acceso al Sistema "NBC", a fin de actualizar los accesos permitidos. Cabe
indicar que este procedimiento se ejecutará de manera trimestral y se solicitarán
las actualizaciones que el caso amerite..." ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##Background
Criterio de Auditoría:
El cumplimiento de las acciones adoptadas por la Dirección de Recursos Humanos será
verificado por Auditoría Interna en el seguimiento respectivo. ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##issCause
Conclusión:
De la revisión efectuada a los usuarios y a los perfiles de acceso al sistema de nómina
NBC, determinamos que 2 servidoras tienen asignado el perfil de administrador de este
sistema y una servidora que ya no pertenece al Subproceso de Administración de
Pagos, mantenga el perfil de administrador de este sistema; en el transcurso del
examen, se deshabilitó uno de los perfiles de acceso. ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##issEffect
Recomendación:
A la Directora General de Servicios Corporativos:
10. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos solicite al Responsable del
Subproceso de Administración de Pagos verifique periódicamente los accesos al
sistema NBC, a fin de determinar si los servidores que están habilitados con perfil de
administrador, operador o de consulta, son los que están autorizados, de acuerdo a
las funciones que cumplen. ##IS754944E24A704CE3B046AFA6116AE78A##Recom
SOBRETIEMPOS
Revisión de pago de horas suplementarias y extraordinarias ##ISEE93768CFC664C82B67016916E083D9B##Subject
:
Se recopiló la base legal para el pago de horas suplementarias y extraordinarias,
determinándose que éste se sustenta en la LOSCCA y su Reglamento, así como en
Resoluciones Administrativas Internas, siendo la última vigente la Resolución
Administrativa N° BCE-C-001-2009 de 4 de marzo de 2009 que se sustenta en informe
DGSC-C-050-2009 de 2 de marzo de 2009, suscrito por el Director General de Servicios
Corporativos.
Sobre la base de esta normativa se efectuó una revisión en la sucursal Cuenca de los
122
cálculos realizados para este pago, determinándose que no se ha dado cumplimiento a
lo dispuesto en la Resolución Administrativa N° BCE-C-001-2009 de 1 de marzo de
2009, que en la parte pertinente señala: "...únicamente se pagarán horas completas, las
fracciones de una hora no serán acumulables..."; sin embargo, se ha pagado
acumulando las fracciones de hora.
Ante esta situación, mediante oficio AU-C-227-2010 de 17 de mayo de 2010, el Auditor
General solicitó al Asesor Legal del BCE emitir su criterio jurídico y profesional respecto
a si la resolución administrativa BCE-C-001-2009 de 4 de marzo de 2009, de la Gerencia
General es de cumplimiento obligatorio en la Institución. El Asesor Legal del Banco
Central, en respuesta a este requerimiento, en oficio AL-DEB-561-O de 1 de julio de
2010, señaló que la citada resolución es de obligatorio cumplimiento para el BCE.
Con este criterio jurídico se revisó a nivel nacional y sobre la base de una muestra para
cada uno de los meses del segundo semestre del 2009, la forma de cálculo de horas
suplementarias y extraordinarias, determinándose que no se cumplió la resolución
administrativa BCE-C-001-2009 de 4 de marzo de 2009, por cuanto el pago se lo
efectuó con minutos acumulados y no por horas completas.
El hecho fue comunicado en reunión de trabajo a la Directora de Recursos Humanos,
quien manifestó no estar de acuerdo con el criterio de Asesoría Legal, solicitando a esta
Unidad de Control no continuar con la revisión hasta efectuar una nueva consulta al
Asesor Legal, la que consta en oficio DRH-2178-2010 de 24 de junio de 2010, en el cual
le requiere emitir su criterio tomando como referencia los artículos 121 y 221 de la
Codificación de la LOSCCA y su reglamento, respectivamente, como normas
jerárquicamente superiores a la resolución administrativa BCE-C-001-2009 de 4 de
marzo de 2009.
El Asesor Legal, con oficio AL-ULC-528-I de 29 de junio de 2010, dirigido a la Directora
de Recursos Humanos, en la parte pertinente, señala textualmente que:
"...El cumplimiento de la Resolución Administrativa N° BCE-001-2009, es de
carácter obligatoria para todas las direcciones y funcionarios del Banco Central
del Ecuador, y cualquier otro mecanismo para realizar los pagos en referencia
están opuestos a la Ley y a las Resoluciones Internas de la Entidad..."
La Directora de Recursos Humanos, en oficio DRH-2266-2010 de 2 de julio de 2010,
dirigido al Auditor General del BCE, informó que esa Dirección mantiene un criterio
diferente al emitido por la Asesoría Legal de la Institución, por lo que está solicitando a
dicha área el envío a la Gerencia General de una consulta al Procurador General del
Estado, a fin de que se pronuncie respecto al mecanismo implementado por el BCE
sobre el pago de horas extras durante el período marzo a diciembre 2009.
La Directora de Recursos Humanos, en memorando DRH-2257-2010 de 2 de julio de
123
2010, dirigido al Gerente General del BCE, solicitó que se formule la consulta al
Ministerio de Relaciones Laborales, encaminada a conocer el mecanismo implementado
respecto al pago de horas extraordinarias y suplementarias durante el período marzo -
diciembre de 2009. Mediante oficio SE-2083-2010 de 12 de agosto de 2010, el Gerente
General de la Institución consultó al Ministro de Relaciones Laborales, en la parte
pertinente lo siguiente:
"...En aplicación a lo previsto en los artículos 54 y 57 de la Ley Orgánica de
Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las
Remuneraciones del Sector Público, consulto a su Autoridad respecto a si es
procedente haber pagado durante el período de marzo a diciembre del 2009 a los
servidores del Banco Central del Ecuador, horas suplementarias y extraordinarias
considerando las fracciones luego de la primera hora completa fuera del horario
normal de trabajo, habida cuenta que de conformidad con lo previsto en el
numeral 17 del artículo 66 de la Constitución de la República, nadie será obligado
a realizar un trabajo gratuito o forzoso..."
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficio AU-C-358-2010 de 30 de julio de 2010, remitió
la comunicación provisional de resultados a la Directora de Recursos Humanos, quien
con oficio DRH-2572-2010 de 3 de agosto de 2010, señaló lo siguiente:
"...Al respecto, y considerando que la Dirección de Recursos Humanos mantiene
un criterio diferente al emitido por la Asesoría Legal de la Institución, se solicitó a
dicha Asesoría Legal el envío a la Gerencia General de la Entidad de una
consulta a un ente dirimente, a fin de que se pronuncie respecto al mecanismo
implementado por el Banco Central del Ecuador respecto al pago de horas extras
durante el período de marzo a diciembre de 2009.- Posteriormente, sobre la base
del proyecto de consulta elaborado por la Asesoría Legal de la Entidad, la
Dirección de Recursos Humanos, mediante oficio No. DRH-2559-2010 de 2 de
agosto de 2010, puso a consideración de dicha Asesoría Legal un proyecto de
consulta al Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de que se emitan las
observaciones que sean del caso. Una vez que se cuente con la respuesta
respectiva se remitirá la consulta para la firma del señor Gerente General de la
Entidad..."
Con oficio MRL-AGRH-2010 de 20 de septiembre de 2010, el Subsecretario Técnico de
Fortalecimiento dio respuesta al oficio remitido por el Gerente General del Banco Central
del Ecuador, en el que señaló en la parte pertinente que::
"...Mediante Oficio Circular No. MRL-PyN-2010-0000278, de 15 de enero de
2010, esta Cartera de Estado emitió los lineamientos a aplicarse para el pago de
horas suplementarias y extraordinarias en instituciones, entidades, empresas y
organismos del Sector Público, en donde se determina que el cálculo de horas
suplementarias y extraordinarias se realizará sobre la base de horas completas
124
de trabajo.- Por lo expuesto, en el evento de que se haya cumplido los
requerimientos previos para el reconocimiento de horas extras o suplementarias,
no procedería el pago sobre fracciones de hora, toda vez que la normativa citada
no considera esta circunstancia..."
El pronunciamiento antes citado fue recibido por el equipo de auditoría encargado del
examen especial, con posterioridad a la finalización del trabajo de campo. ##ISEE93768CFC664C82B67016916E083D9B##Finding
Criterio de la Enti dad:
##ISEE93768C FC664C 82B67016916E083D 9B##Background Criterio de Auditoría:
##ISEE93768C FC664C 82B67016916E083D 9B##issCause
Conclusión:
El equipo de Auditoría no concluyó con la revisión del pago de horas suplementarias y
extraordinarias, por cuanto la aplicación de una normativa interna requirió ser aclarada
por el Ministerio de Relaciones Laborales, pronunciamiento recibido por el equipo de
auditoría, con posterioridad a la finalización del trabajo de campo. ##ISEE93768CFC664C82B67016916E083D9B##issEffect
Recomendaci ón:
##ISEE93768C FC664C 82B67016916E083D 9B##R ecom
SERVICIO POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR
Convenio con la Policía Nacional del Ecuador ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##Subject
:
El 22 de noviembre de 2002, el Banco Central del Ecuador y la Policía Nacional del
Ecuador, suscribieron un convenio, con un plazo de vigencia de 2 años contados a partir
de la fecha de suscripción, para que la Policía Nacional del Ecuador brinde sus servicios
en investigación especial y vigilancia de los bienes, valores e instalaciones del BCE a
nivel nacional; siendo éste el último convenio, a pesar de que la Policía ha mantenido el
servicio hasta la presente fecha. Esto ha ocasionado que el Banco Central del Ecuador
efectúe los pagos al amparo de lo estipulado en el artículo 57 de la LOAFYC, ante la
necesidad de seguir contando con el servicio policial.
El Comandante General de la Policía Nacional en oficio 0-1892-CG-DNAJ-PN de 1 de
junio de 2010, informó al Banco Central del Ecuador que por decisión del Presidente de
la República, la Policía deja de prestar sus servicios en la Institución. Del seguimiento
efectuado a esta disposición, se determinó que por gestiones realizadas por las
Autoridades del Banco Central del Ecuador, con la Comandancia General de Policía, se
mantiene la dotación de policías en menor número, para la vigilancia y seguridad de las
áreas en donde se custodian las especies monetarias a nivel nacional.
Ante la situación presentada, el Gerente General mediante Resolución Administrativa
BCE-026-2010 de 29 de junio de 2010, resolvió declarar la emergencia y disponer la
contratación directa de la prestación de servicios de seguridad, adjudicándose a la
empresa PROTECCION INDUSTRIAL (Segurlatorre Cía. Ltda.), el contrato para la
prestación de los servicios de guardianía privada, por el valor de 504 244,12 USD por el
lapso de 120 días contados a partir de la suscripción del respectivo contrato, esto es 5
de julio de 2010.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-340-2010 de 22 de julio de 2010, remitió
125
al Responsable del Subproceso de Seguridad la comunicación provisional de resultados,
sin haber recibido respuesta hasta la conferencia final de resultados. ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Directora General de Servicios
Corporativos mediante oficio DGSC-C-355-2010 de 13 de octubre de 2010, adjuntó la
comunicación DA-SS-434-2010 de 8 de octubre de 2010 suscrita por el Responsable de
Seguridad, quien señaló en la parte pertinente lo siguiente:
"...Con estos antecedentes y una vez realizado el análisis de seguridad
respectivo, el Subproceso de Seguridad considera necesario que se contraten a
42 miembros de la policía a nivel nacional, siempre y cuando la norma lo permita,
los cuales coadyuvarán a mejorar el sistema de protección preventiva..." ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##Background
Criterio de Auditoría:
Lo señalado por el Responsable del Subproceso de Seguridad no modifica el hallazgo
de Auditoría. ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##issCause
Conclusión:
El 22 de noviembre de 2002, el Banco Central del Ecuador y la Policía Nacional del
Ecuador, suscribieron un Convenio, con un plazo de vigencia de 2 años contados a partir
de la fecha de suscripción, para que la Policía Nacional brinde sus servicios en
investigación especial y vigilancia de los bienes, valores e instalaciones del BCE a nivel
nacional, el cual no ha sido renovado, ocasionando que el Banco Central del Ecuador
efectúe los pagos al amparo de lo estipulado en el artículo 57 de la LOAFYC, ante la
necesidad de seguir contando con el servicio policial. ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##issEffect
Recomendación:
Al Gerente General:
11. Regularizará la situación con la Policía Nacional que presta sus servicios en
investigación especial y vigilancia de los bienes, valores e instalaciones del BCE a
nivel nacional; determinándose sobre la base de un estudio técnico, el número de
efectivos policiales que requiere la Institución. ##ISFBA06231BD56415480B0F1E339B639CC##Recom
Actualización de personal de policías en póliza de vida ##IS132CE413936F41D186A5216F2DF178EF##Subject
:
Dentro de las obligaciones y responsabilidades de las partes del convenio suscrito por el
Banco Central del Ecuador y la Policía Nacional del Ecuador el 22 de noviembre de
2002, se determinó que el personal de la Policía Especial asignado al BCE, a nivel
126
nacional, contaba con una póliza de vida; de la revisión efectuada a la nómina del
personal que ha prestado sus servicios en la Institución durante el año 2009, se
estableció que no se procedió a la exclusión y/o inclusión de policías en esta póliza,
manteniéndose la nómina inicial.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficio AU-C-340-2010 de 22 de julio de 2010, remitió
al Responsable del Subproceso de Seguridad, la comunicación provisional de
resultados, quien mediante oficio DA-SS-322-2010 de 4 de agosto de 2010, señaló:
"...Con estos antecedentes, me permito manifestar a usted, que en los archivos
del Subproceso de Seguridad no se ha podido encontrar documento alguno que
haya sido enviado al Subproceso de Salud y Seguros señalando la nómina de los
egresos e ingresos del personal policial para efectos de ser considerados o
desafectados de la póliza de vida, que de acuerdo a lo manifestado por el
sargento …, de la Unidad de la Policía Especial adscrita al Banco Central del
Ecuador, se produjeron en el mes de julio de 2009.- Con relación a este tema,
adjunto el correo electrónico de 2 de agosto de 2010 suscrito por el ….,
Responsable del Subproceso de Seguridad en el período referido, el cual entre
otros puntos importantes menciona el siguiente: “5. El Jefe de la Policía Especial
de ese entonces, coordinaba todas sus actividades y dirigía sus oficios y
comunicaciones en forma directa al Director Administrativo, quien asumió de
hecho la coordinación, supervisión y control de la Unidad de Policía Especial
asignada al Banco central a nivel nacional..."
Lo citado, no modifica el criterio de Auditoría. ##IS132CE413936F41D186A5216F2DF178EF##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS132C E413936F41D186A5216F2DF178EF##Background
Conclusión:
En el convenio suscrito por el Banco Central del Ecuador y la Policía Nacional del
Ecuador el 22 de noviembre de 2002, en el que se establecen obligaciones y
responsabilidades de las partes, se determinó que el personal de la Policía Especial
asignado al BCE, a nivel nacional, contaba con una póliza de vida, en la que no se ha
procedido a la exclusión y/o inclusión de policías en esta póliza, manteniéndose la
nómina inicial. ##IS132CE413936F41D186A5216F2DF178EF##issEffect
Recomendación:
Al Gerente General:
12. Adoptará las acciones que corresponda con la póliza de vida para los policías
especiales, una vez regularizada la situación con la Policía Nacional. ##IS132CE413936F41D186A5216F2DF178EF##Recom
INVESTIGACIONES ECONÓMICAS-ESTADÍSTICAS QUITO
Documentos de respaldo del convenio suscrito entre el BCE y el INEC ##IS702977A4B8544F8FAD9886E9EECDFDA8##Subject
127
:
El 10 de julio de 2009, el Banco Central del Ecuador y el INEC suscribieron un convenio
de cooperación interinstitucional con el objeto de impulsar parte de la realización del
Censo Nacional Económico, en el que el BCE aportó 4 500 000,00 USD. La cláusula
cuarta del convenio establece las obligaciones del BCE y del INEC; al respecto se
solicitó a la Dirección General de Estudios la documentación que sustente el
cumplimiento de estas obligaciones, en lo que corresponde al segundo semestre de
2009; la información disponible fue proporcionada, misma que estaba dispersa y en
poder de varios funcionarios de la Dirección General de Estudios correspondiendo en su
mayoría a correos electrónicos.
En este contexto, se requirió información al INEC, con la que se evidenció que se ha
dado cumplimiento al convenio, de acuerdo al avance de este censo. Cabe indicar que
en lo relacionado a la documentación del año 2010, la Dirección General de Estudios
facilitó a esta Unidad de Control, la documentación necesaria que evidencia la
participación del BCE en este Censo.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-296-2010 y AU-C-297-2010 de 6 de
julio de 2010 remitió al Director y ex Director General de Estudios, en funciones durante
el período auditado, la comunicación provisional de resultados. El Director General de
Estudios, con oficio DGE-612-2010 de 25 de agosto de 2010, dio respuesta señalando
que:
"...se ha remitido a la Ing..., la siguiente documentación del censo económico
para que se sirva anexar al expediente del examen especial que se está
realizando al convenio de cooperación interinstitucional,..- Cabe señalar que la
indicada documentación ha sido entregada por el INEC por requerimiento de
Auditoría en reunión del 12 de julio de 2010, según consta en el Acta N°3 del BCE
y copias de las Actas de las reuniones convocadas por el BCE fueron entregadas
una vez que fueron firmadas por los presentes..."
Lo citado anteriormente, no modifica el criterio de Auditoría.
El Presidente de la República, mediante Decreto Ejecutivo N° 415 de 7 de julio de 2010,
en su artículo 1, decretó lo siguiente:
“…Suprímase la Dirección General de Estudios del Banco Central del Ecuador; y
trasládese al Ministerio de Coordinación de la Política Económica los procesos,
atribuciones y competencias de la Dirección de Análisis y Política Económica y de
la Dirección de Investigaciones Económicas a nivel nacional…”
Con la aplicación de este Decreto, el Banco Central del Ecuador mantiene la Dirección
de Estadísticas Económicas. ##IS702977A4B8544F8FAD9886E9EECDFDA8##Finding
Conclusión:
128
El 10 de julio de 2009, el Banco Central del Ecuador y el INEC suscribieron un convenio
de cooperación interinstitucional con el objeto de impulsar parte de la realización del
Censo Nacional Económico; se ubicó en la Dirección General de Estudios la
documentación disponible que sustenta el cumplimiento del convenio en lo relacionado
al segundo semestre de 2009, para lo cual se requirió información complementaria al
INEC, determinándose el cumplimiento al convenio suscrito de acuerdo al avance de la
ejecución del censo. ##IS702977A4B8544F8FAD9886E9EECDFDA8##issEffect
Recomendaciones:
Al Director de Estadísticas Económicas:
13. Solicitará a la Asesoría Legal efectúe un convenio modificatorio al suscrito entre el
Banco Central y el INEC el 10 de julio de 2009, en el cual deberá constar la Dirección
de Estadísticas Económicas en lugar de la Dirección General de Estudios.
14. Designará o ratificará al servidor que se encargue de la coordinación y seguimiento
del cumplimiento del convenio suscrito entre las dos Instituciones.
15. Mantendrá la coordinación que se ha implementado en el año 2010 con el INEC, a fin
de dar cumplimiento a la cláusula cuarta del convenio, que establece las obligaciones
del BCE y del INEC, considerando que los resultados finales de este censo se
tendrán a futuro, información que requiere el BCE para el cumplimiento de sus
actividades técnicas.
16. Dispondrá se recabe la información complementaria relacionada con el convenio
suscrito, antecedentes, comprobantes de pago y documentación que sustente el
cumplimiento de obligaciones por parte del BCE y el INEC, a fin contar con un
expediente completo en los archivos del Banco Central del Ecuador. ##IS702977A4B8544F8FAD9886E9EECDFDA8##Recom
GUAYAQUIL
CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES
En el segundo semestre de 2009, se suscribieron 22 contratos de servicios
ocasionales, por 15 717,00 USD, mismos que fueron revisados por Auditoría en su
totalidad.
Certificación de disponibilidad de recursos emitidas con posterioridad al informe
de Recursos Humanos ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##Subject
:
La documentación que sustenta la contratación de 18 servidores (14 nuevos y 4
renovaciones), no guarda una secuencia ordenada en cuanto a fechas, toda vez que la
129
certificación de disponibilidad de fondos que emite la Dirección Financiera, tiene fecha
posterior a la del informe de la Dirección de Recursos Humanos, en el que consta la
sumilla de la máxima autoridad, para la contratación; documentos presentados previo a
la elaboración y suscripción de los contratos. Cabe indicar que para todas estas
contrataciones se contaba con los recursos necesarios; situación que inobserva lo
estipulado en el artículo 36 "Contenido del Informe de las UARH's", de la Norma Técnica
del Subsistema de Planificación de Recursos Humanos, emitido por la SENRES, hoy
Ministerio de Relaciones Laborales, que señala:
"...El estudio que efectúen las UARHs para la contratación de servicios
ocasionales o contratos de servicios profesionales con personas naturales,
requeridos por la autoridad nominadora y sustentado en la petición formulada por
los responsables de las unidades o procesos institucionales contendrá:...g)
Certificación de disponibilidad presupuestaria, emitida por la unidad financiera
correspondiente, en la que se precise la partida específica a la que se va aplicar
el egreso..."
Esta situación se debe a que la Dirección de Oficina de Recursos Humanos, elabora los
informes con anterioridad a la recepción de la certificación de disponibilidad de recursos
respectiva, ocasionando que en el informe no se haga constar la referencia del oficio de
la Dirección Financiera en la que certifica que se cuenta con los recursos.
De otra parte la situación antes descrita conlleva a determinar que no se mantienen
procedimientos uniformes a nivel nacional, para la elaboración de los informes de la
Dirección de Recursos Humanos que sustentan la contratación de personal, toda vez
que en la revisión efectuada a este proceso en las oficinas de Quito y Cuenca, no se
presentó la situación antes señalada.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-203-2010 y AU-C-204-2010 de 6 de
mayo de 2010, remitió a los Directores de Oficina de Recursos Humanos, en sus
respectivos períodos, la comunicación provisional de resultados, quienes mediante oficio
DORHG-1318-2009 de 18 de mayo de 2010, en forma conjunta comunicaron lo
siguiente:
"... 2.1 "El literal g) del artículo 36 de la Norma Técnica de la SENRES
"Contratación de Personal", establece lo siguiente:.- "Art.36.- Contenido del
Informe de la UARHs.- El estudio que efectúen las UARHs para la contratación de
servicios ocasionales o contratos de servicios profesionales con personas
naturales, requerido por la autoridad nominadora y sustentado en la petición
formulada por los responsables de las unidades o procesos institucionales,
contendrá:.- g) Certificación de disponibilidad presupuestaria, emitida por la
unidad financiera correspondiente, en la que se precise la partida específica a la
que se va a aplicar el egreso; y..." el subrayado es mío..- En concordancia a la
normativa señalada, se debe señalar que la misma se refiere exclusivamente
130
para contrataciones de personal nuevo, por lo tanto no rige para las renovaciones
de contratos ocasionales, por cuanto la existencia de recursos está contemplada
en el presupuesto del ejercicio correspondiente, en su totalidad.- …para la
renovación de los contratos de: ..., en los informes técnicos Nos. DORHG-1883-
2009, DORHG-1934-2009 y DORHG-1969-2009 de la Dirección de Oficina de
Recursos Humanos, se precisa la partida específica de la existencia de recursos,
esto es 412105 "Masa Salarial" auxiliar 400706 "Servicios Ocasionales
Guayaquil".- …los recursos para estas renovaciones se contemplaron en el
Presupuesto del ejercicio 2009….-…los informes de la Dirección de Oficina de
Recursos Humanos Nos.DORHG-1883-2009, DORHG-1934-2009 y DORHG-
1969-2009, aludidos por la Unidad de Control, se soportan con lo dispuesto en el
inciso primero del artículo 64 de la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio
Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las
Remuneraciones del Sector Público, que establece: "La suscripción de contratos
de servicios ocasionales serán autorizados por la autoridad nominadora para
satisfacer necesidades institucionales previo el informe de la respectiva unidad de
recursos humanos, siempre que existan los recursos económicos para este fin y
no implique incremento de la masa salarial del presupuesto institucional
aprobado.".- Así mismo, concordante con la norma señala anteriormente previo a
la suscripción de las renovaciones de los contratos de los siete servidores, se
obtuvo la certificación por parte de la Dirección Financiera..."
Lo señalado por el Director y ex Director de Oficina de Recursos Humanos, no modifica
el criterio de Auditoría, toda vez que previo a la elaboración del informe de la Dirección
de Recursos Humanos que sustenta la contratación de personal, sea nuevo o
renovación, se debe contar con la certificación de disponibilidad presupuestaria de
recursos, emitida por la Dirección Financiera. ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, el Director y ex Director de Recursos
Humanos mediante oficio DORHG-O-3092-2010 de 12 de octubre de 2010, señalaron lo
siguiente:
"...para la renovación de los contratos de:... en los informes técnicos Nos.
DORHG-1883-2009, DORHG-1934-2009 y DORHG-1969-2009 de la Dirección de
Oficina de Recursos Humanos, se precisa la partida específica de la existencia de
recursos, esto es 412105 "Masa Salarial" auxiliar 400706 "Servicios Ocasionales
Guayaquil".-…los recursos para estas renovaciones se contemplaron en el
Presupuesto del ejercicio 2009…previo a la suscripción de las renovaciones de
los contratos de los siete servidores, se obtuvo la certificación por parte de la
Dirección Financiera, para lo cual se adjunta la documentación de soporte, cuya
fecha es anterior a la fecha de suscripción de los referidos instrumentos legales.-
La contratación de los señores..., como guías para el Parque Histórico Guayaquil,
131
se efectuó considerando que se trataba de una regularización inmersa en lo
dispuesto en el Mandato Constituyente No. 8, cuyos antecedentes se los expuso
en oficio No. DORHG-1318-2010 de 18 de mayo de 2010.- En apego a lo que
establecía el Mandato 8 la Dirección de Oficina de Recursos Humanos a fin de
regularizar esta relación laboral y considerando la Institución estaba expuesta a
un riesgo legal, realizó esta contratación conforme lo que dispone el inciso
primero del artículo 64 de la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y
Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones
del Sector Público, es decir contar con los recursos y el informe técnico de la
UARs previa la suscripción de los contratos respectivos....-Así mismo para la
contratación de ..., la Dirección de Oficina de Recursos Humanos, observó lo que
dispone el inciso primero del artículo 64 de la Codificación de la Ley Orgánica de
Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las
Remuneraciones del Sector Público, es decir contar con los recursos y el informe
técnico de la UARs previa la suscripción de los contratos respectivos.- Sin
embargo de lo expuesto, esta Dirección de Oficina instruyó al personal que labora
en esta dependencia, la aplicación obligatoria de lo dispuesto en el artículo 36 de
la Norma Técnica de la SENRES "Contenido del Informe de la UARHs.- Además,
en el informe de auditoría no se menciona que las certificaciones de fondos para
todas estas contrataciones de personal si constan en los archivos de cada
contratado, mismas que tienen fechas anteriores a las fechas de suscripción de
los contratos..." ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##Background
Criterio de Auditoría:
Lo comentado por el Director y ex Director de Recursos Humanos, no modifica el criterio
de Auditoría. ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##issCause
Conclusión:
En los informes de la Dirección de Oficina de Recursos Humanos que sustenta la
contratación de 18 servidores (14 nuevos y 4 renovaciones), no constan las
certificaciones de disponibilidad de recursos emitidas por la Dirección Financiera. ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Mayor Guayaquil:
17. Dispondrá al Director de Oficina de Recursos Humanos que previa la elaboración del
informe dirigido a la máxima autoridad de la Entidad, para la contratación o
renovación de personal, recabe el oficio de disponibilidad de fondos emitido por la
Dirección Financiera acorde a lo dispuesto en el artículo 58 "De los contratos de
servicios ocasionales" de la Ley Orgánica del Servicio Público. ##IS3DBF1D96F8B74B27A1170A99BED93435##Recom
132
VIÁTICOS Y PASAJES
En el período de examen se efectuaron 808 pagos por comisiones de servicio en
el país por un valor de 62 597,50 USD, que fueron revisados por Auditoría en su
totalidad.
Liquidación de gastos de movilización y alimentación sin la presentación de
facturas ##IS99BA4066887D4C158729EF2D7A3A7BA1##Subject
:
En 67 liquidaciones de subsistencias y alimentación, a servidores y trabajadores que
laboran en la Sucursal Mayor Guayaquil, declarados en comisión de servicios a varios
cantones de la provincia del Guayas, el Subproceso de Pago a Proveedores canceló 58
subsistencias por un total de 1 707,50 USD y 9 pagos por alimentación, por 127,50
USD, inobservando lo señalado en el artículo 21 "Liquidación de Subsistencias,
Alimentación y Movilización" del Reglamento para el pago de Viáticos, Movilizaciones,
Subsistencias y Alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios
institucionales, expedido por la SENRES mediante resolución SENRES-000080 de 3 de
abril de 2009, que en la parte pertinente señala:
"...Cuando la licencia se realice en un cantón de la provincia donde el servidor
labora habitualmente, al servidor no se le reconocerá el valor de la subsistencia o
alimentación establecidos en este Reglamento, sin embargo se le reconocerán
los gastos de movilización y alimentación que fueron necesarios para el
cumplimiento de la licencia, mismos que se liquidará previo la presentación de
facturas o notas de venta; el monto total que se reconocerá de estos gastos no
podrá superar al valor establecido por este Reglamento para los valores
establecidos por concepto de subsistencias o alimentación..."
Lo citado refleja una inobservancia a esta normativa por parte de la Responsable de la
Liquidación de Viáticos (CRC) y Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores
(CRP), ocasionando que se hayan pagado valores sin considerar el procedimiento
establecido en el Reglamento.
El Auditor General mediante oficio AU-C-211-2010 de 6 de mayo de 2010, recomendó
al Gerente General disponer al personal de la Institución cumpla con la normativa del
Ministerio de Relaciones Laborales, respecto al pago de viáticos, movilizaciones,
subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios
institucionales, en especial, en lo relacionado a comisiones de servicio por actividades
desarrolladas en cantones ubicados dentro de la provincia habitual de trabajo.
La Gerente General, encargada, mediante oficio SE-C-1284-2010 de 14 de mayo de
2010, remitió a todos los Directivos del Banco Central del Ecuador a nivel nacional, copia
del oficio del Auditor General, disponiendo se dé cumplimiento a la normativa antes
citada. Adicionalmente, la Dirección Administrativa, mediante circular enviada a través
133
de correo electrónico de 27 de mayo de 2010, a nivel nacional, solicita el cumplimiento
de estas disposiciones.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficio AU-C-257-2010 de 10 de junio de 2010,
remitió al Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores la comunicación
provisional de resultados, quien a través de oficio DOAG-SPP-147-2010 de 18 de junio
de 2010, manifestó:
"... En cuadro "Detalle de viáticos, subsistencias y alimentación pagados en
Comisiones Delegadas a Cantones de la Provincia del Guayas", al respecto
indico, se están realizando gestiones para la recuperación de los valores.- Los
señores..., emiten oficio s/n de junio 16 de 2010 y junio 18 de 2010
respectivamente, en el que solicitan que los valores a reintegrar les sea
descontado a través del rol de pagos.- Para proceder con lo indicado por
señores... se está tramitando la autorización para la apertura la cuenta 168000
Varios Deudores a nombre de las personas mencionadas.- Se está procediendo a
realizar las contabilizaciones por los valores recuperados como se detalla a
continuación....- En comprobante contable 955-2202 de diciembre 10 de 2009, se
contabiliza pago de $ 35.00 a favor de ... por concepto de Subsistencia, vale
indicar que en Solicitud de Licencia con Remuneración No. 1546 en el campo de
"Descripción de las actividades a realizarse" indica: Visitar Centro Agrícola
Yaguachi y Babahoyo/ Corp. Agroindust de Jujan/BNF Babahoyo y Ventanas,
estas dos últimas localidades pertenecen a la provincia de Los Ríos.- Se realiza
pago por Subsistencia a favor de ... mediante comprobante contable 955-2205 de
diciembre 10 de 2009 por el valor de $35,00, es de mencionar que en Solicitud
de Licencia con Remuneración No. 1549 en el campo de "Descripción de las
actividades a realizarse" indica: Visitar BNF de Playas y Santa Elena, esta última
localidad pertenece a la provincia de Santa Elena.- Al señor ... se paga $27.50
por Subsistencia en comprobante contable 955-2368 de diciembre 24 de 2010, en
Solicitud de Licencia con Remuneración No. 1768 en el campo de
"Observaciones" menciona "Favor incluir a Babahoyo en este día y liquidar viático
por este concepto" ciudad corresponde a la provincia de Los Ríos.- De los tres
casos mencionados las Solicitudes de Licencia con Remuneración No. 1546,
1549 y 1768, presentan Yaguachi, Playas y Milagro respectivamente dentro de
casillero "Ciudad o Provincia de la Comisión", a mi criterio existió un error
involuntario al indicar estas localidades, cuando en las solicitudes menciona de
manera adicional que se trasladaron a otras ciudades que no corresponden a la
provincia del Guayas, motivo por el cual sugiero que se excluyan del cuadro de
novedades..."
Verificados los documentos que soportan la respuesta a la comunicación provisional de
resultados y los reintegros efectuados hasta la fecha de la conferencia final de
resultados, por parte de esta Unidad de Control, se determinó que se ha reintegrado y
justificado 1 026,25 USD; la diferencia de 393,75 USD se registró en la cuenta 168000
134
“Varios Deudores”, según comprobante contable 955-1577 de 26 de julio de 2010, sobre
la base de un acuerdo de pago solicitado por el servidor y autorizado por el Director de
Oficina de Recursos Humanos. ##IS99BA4066887D4C158729EF2D7A3A7BA1##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS99BA4066887D 4C158729EF2D7A3A7BA1##Background Criterio de Auditoría:
##IS99BA4066887D4C158729EF2D7A3A7BA1##issCause
Conclusión:
En 67 liquidaciones de subsistencias y alimentación, a servidores y trabajadores que
laboran en la Sucursal Mayor Guayaquil, declarados en comisión de servicios a varios
cantones de la provincia del Guayas, el Subproceso de Pago a Proveedores canceló 58
subsistencias por un total de 1 707,50 USD y 9 pagos por alimentación, por 127,50
USD, inobservando lo señalado en el artículo 21 "Liquidación de Subsistencias,
Alimentación y Movilización" del Reglamento para el pago de Viáticos, Movilizaciones,
Subsistencias y Alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios
institucionales, expedido por la SENRES mediante resolución SENRES-000080 de 3 de
abril de 2009. ##IS99BA4066887D4C158729EF2D7A3A7BA1##issEffect
Recomendaciones:
Al Gerente Sucursal Mayor Guayaquil:
Dispondrá al Director de Oficina Administrativa:
18. Efectúe las gestiones para el cobro de 393,75 USD, registrado en la cuenta 16800
"Varios Deudores", a fin de proceder a la liquidación de esta cuenta transitoria.
19. Que el Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores solicite la presentación
de facturas o notas de venta que respalden los gastos efectuados, para proceder a la
liquidación de gastos de alojamiento y alimentación por comisión de servicios a
cantones ubicados dentro de la misma provincia donde el servidor labora
habitualmente. ##IS99BA4066887D4C158729EF2D7A3A7BA1##Recom
Pasajes aéreos con otras aerolíneas ##ISA56D3A0FB0754541B8142C3CF5FE8A97##Subject
:
En 11 comisiones de servicios realizadas por servidores de la Institución, se utilizaron
pasajes aéreos de las empresas de aviación Aerogal (6), Lan (4) e Ícaro (1),
inobservando lo dispuesto en oficio SGA-0-09-3399 de 3 de agosto de 2009, suscrito por
el Secretario General de la Administración Pública que en la parte pertinente señala:
"...Por disposición del señor Presidente Constitucional de la República me permito
comunicarles que los servicios de transporte aéreo para sus respectivos
ministerios, organismos, dependencias, entidades e instituciones, deberán ser
contratados con la empresa TAME Línea Aérea del Ecuador, al amparo de lo
dispuesto en los Artículos 2, número 8 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública y 98 de su Reglamento General..."
135
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficio AU-C-257-2010 de 10 de junio de 2010,
remitió al Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores la comunicación
provisional de resultados, quien con oficio DOAG-SPP-147-2010 de 18 de junio de 2010,
manifestó:
"... En cuadro "Detalle de Servidores que se movilizaron sin hacer uso de los
servicios de TAME", al respecto menciono las justificaciones de los casos
detallados en cuadro. (Anexo 2)...- Para las personas indicadas en cuadro
anterior se hizo requerimiento de pasajes de Aerogal, previa autorización de la
Gerente de Sucursal Mayor, que consta en correo electrónico del 23 de octubre
del 2009.-... Los pasajes fueron solicitados a esta Unidad el mismo día que se
inicia la comisión de servicios de los funcionarios indicados, al requerirlos a la
agencia de viajes nos manifiestan mediante correo electrónico, que en la hora
solicitada Tame no realiza vuelos, pero por la necesidad de asistir en la hora
indicada se utilizó la aerolínea Aerogal.-...Se les solicitó pasajes de Tame,
mediante correo electrónico de diciembre 10 de 2009 ruta Guayaquil-Quito-
Guayaquil, pero el día de retorno no hubo cupo para el último vuelo como se
requirió inicialmente, por lo cual la agencia despacho por la aerolínea Lan
Ecuador.-... En lo relacionado al pasaje de la ruta Guayaquil - Quito de la
aerolínea Lan Ecuador otorgado a la señorita ..., este requerimiento fue realizado
por el Director de Oficina Administrativa de ese entonces, de acuerdo a lo que se
indica en correo de noviembre 12 de 2009.-...En correo electrónico de diciembre
21 de 2009 la agencia de viajes proporciona pasajes de la empresa Tame al
funcionario indicado, por razones de horario el señor ... adquirió pasaje para el
retorno con la empresa Ícaro con sus propios recursos.-...Al solicitar pasaje con la
empresa Tame, funcionaria de la agencia de viajes indica que Tame ha
cancelado el vuelo de la ruta Cuenca - Guayaquil por mantenimiento, en correo
electrónico de diciembre 1 de 2009..."
Lo señalado no justifica el hallazgo de esta Unidad Control. ##ISA56D3A0FB0754541B8142C3CF5FE8A97##Finding
Criterio de la Enti dad:
##ISA56D 3A0FB0754541B8142C 3CF5FE8A97##Background iterio de Auditoría:
##ISA56D 3A0FB0754541B8142C 3CF5FE8A97##issC ause
Conclusión:
En 11 comisiones de servicios realizadas por servidores de la Institución, se utilizaron
pasajes aéreos de empresas diferentes a lo dispuesto en oficio SGA-0-09-3399 de 3 de
agosto de 2009, suscrito por el Secretario General de la Administración Pública. ##ISA56D3A0FB0754541B8142C3CF5FE8A97##issEffect
Recomendación:
Al Gerente General:
20. Dispondrá a la Directora General de Servicios Corporativos y Gerentes de la
Sucursales de Guayaquil y Cuenca, cumplan con la disposición de la Secretaría
General de la Administración Pública en cuanto a que todas las autoridades,
136
funcionarios y servidores del Banco Central del Ecuador para comisiones de servicios
en el país, deben utilizar los servicios de TAME, en los destinos que tenga esta
aerolínea. ##ISA56D3A0FB0754541B8142C3CF5FE8A97##Recom
Pago por compensación de residencia ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##Subject
:
El Mandato Constituyente N° 02 publicado en el suplemento del Registro Oficial N° 261
del 29 de enero de 2008, en su artículo 5 “Compensación por residencia”, establece:
"...Los funcionarios y servidores que tuvieren su domicilio habitual fuera de la
ciudad en la cual deben prestar sus servicios y por tal motivo deban trasladar su
residencia y domicilio a otra ciudad, tendrán derecho a una compensación
económica para cubrir los gastos de vivienda por un monto máximo de hasta tres
(3) salarios básicos unificados para los trabajadores en general del sector
privado..."
La Resolución SENRES-2008-000147 de 14 de agosto de 2008, que expide el
Reglamento para el Pago de Compensación por Residencia y Transporte para
Funcionarios y Servidores de las Instituciones, Organismos y Empresas del Estado,
determina:
o "...Art. 3.- De la compensación por residencia.- Es el estipendio monetario o
valor mensual que los funcionarios y servidores de las instituciones,
entidades, organismos y empresas del Estado, reciben por concepto del
traslado de su residencia y domicilio personal o familiar junto con el servidor, a
otra ciudad en la cual debe prestar sus servicios, cuyo propósito es cubrir los
gastos de vivienda. Para la aplicación de esta resolución, se entenderá por
domicilio personal aquel en el que vive el funcionario o servidor; en cambio,
domicilio familiar es aquel en el que vive la familia del funcionario o servidor..."
o "...Art. 5.- De la forma de cálculo.- A los funcionarios que ocupan puestos
establecidos en la Escala del Nivel Jerárquico Superior, que por cumplimiento
de sus funciones deban trasladar su domicilio personal a una ciudad distinta a
la de su residencia habitual, las instituciones en las que se encuentran
prestando servicios les entregarán los correspondientes pasajes de ida y
retorno, a fin de que por cualquier medio de transporte puedan trasladarse a
sus domicilios familiares habituales los fines de semana y feriados
establecidos en la Ley..."
Mediante oficio AU-C-231-2010 de 27 de mayo de 2010, el señor Auditor General solicitó
al Asesor Legal de la Institución emitir criterio jurídico y profesional respecto a que si
procede el pago de viáticos a un funcionario que recibe compensación por residencia y
pasajes de ida y retorno a su domicilio familiar y que por motivos de trabajo debe
trasladarse a la ciudad en la que tiene su residencia habitual.
137
El Asesor Legal, encargado, en oficio AL-ULC-439-I de 2 de junio de 2010 remite al
señor Gerente General un proyecto de consulta a ser enviado al Ministerio de
Relaciones Laborales, toda vez que la consulta de Auditoría comporta egreso de fondos
públicos.
El Gerente General en oficio SE-1513-2010 de 7 de junio de 2010, consultó al Ministro
de Relaciones Laborales lo siguiente:
"...Consulto a su Autoridad respecto a la procedencia de pagar viáticos,
movilizaciones, subsistencias y alimentación, a los funcionarios y servidores de la
Institución que perciben la Compensación por Residencia y Transporte, cuando
se desplacen a la ciudad en la que tienen su residencia familiar, con el propósito
de cumplir servicios institucionales..."
El Subsecretario de Políticas y Normas del Ministerio de Relaciones Labores en oficio
MRL-PyN-2010-0006302 de 28 de julio de 2010, da respuesta al pedido de la Gerencia
General manifestando en la parte pertinente que:
"...Si el servidor o funcionario ha trasladado su domicilio personal pero no familiar
y deba volver a él en comisión de servicios se pagará subsistencias y
movilización, toda vez que éste sigue manteniendo su domicilio familiar en el
lugar que le corresponda cumplir con los servicios institucionales..."
Sobre la base de la normativa legal antes citada y pronunciamiento del Ministerio de
Relaciones Laborales, y efectuada la verificación y cálculo de las liquidaciones de
viáticos y pasajes por comisiones de servicios en el país de todo el personal de la
sucursal Mayor Guayaquil, en el segundo semestre de 2009, se determinó que a un
servidor en funciones en 2 períodos como Director de Oficina de Recursos Humanos y
Administrativa, la Dirección de Oficina Administrativa ha pagado en exceso 750,00 USD
por viáticos, sin considerar que recibió un pago de compensación por residencia y
transporte, sobre la base de la Declaración Juramentada efectuada el 22 de junio de
2009, ante el Notario Interino Décimo Cuarto del Cantón Guayaquil y que los viáticos
pagados fueron por comisión de servicios a la ciudad de Quito, donde declara ser su
domicilio habitual.
Esta declaración sustenta los informes de Recursos Humanos DORHG-1675-2009 y
DORHG-2226-2009 de 1 de julio y 2 de septiembre de 2009, respectivamente; en los
que el Director de Oficina de Recursos Humanos solicitó a la Gerente de la Sucursal
Mayor Guayaquil, encargado, autorización para el pago por concepto de compensación
por residencia a su favor, a partir del 22 de junio de 2009 como Director de Oficina de
Recursos Humanos y desde el 20 de agosto del 2009, como Director de Oficina
Administrativa; las que constan en sumilla inserta en los informes antes referidos.
138
Efectuada la revisión de pasajes en los registros contables, evidenciamos que la
Sucursal Mayor Guayaquil le entregó a este servidor pasajes aéreos para el retorno a su
domicilio habitual en Quito, en sujeción a la resolución SENRES.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-406-2010 y AU-C-407-2010 de 24 y 25
de agosto de 2010, remitió al Director de Oficina de Recursos Humanos y Responsable
del Subproceso de Pago a Proveedores, la comunicación provisional de resultados. El
Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores, mediante oficio DOAG-SPP-200-
2010 de 3 de septiembre de 2010 dio respuesta al oficio citado anteriormente, señalando
que:
"...Esta Unidad procedió con verificación de los resultados obtenidos que se
indican en comunicación preliminar de resultados, para lo cual se tomó en
consideración los pagos realizados por liquidación de viáticos al Licenciado... en
el segundo semestre del ejercicio económico anterior, determinándose que el
valor de US$750,00 indicado en oficio AU-C-407-2010 se mantiene, además se
procedió a revisar el año 2010, desde el 17 de marzo de 2010 fecha que el Lic. ...
se posesiono como Director de Oficina de Recursos Humanos de esta Sucursal,
como resultado se obtuvo pago en exceso de US$150,00, (anexo 1).- De la
revisión efectuada al segundo semestre del año 2009 y lo correspondiente al
presente año, el pago en exceso asciende a US$900,00, resultados que fueron
comunicados al Licenciado ... mediante oficio DOAG-SPP-199-2010..."
Lo manifestado por el Responsable del Subproceso de Pago a Proveedores no justifica
el hallazgo de Auditoría.
El Auditor Jefe de Equipo en oficio AU-C-465-2010 de 28 de septiembre de 2010,
informó al señor Auditor General lo siguiente:
"...mediante oficio AU-C-406-2010 de agosto 24 de 2010, remití la comunicación
parcial de resultados al referido servidor, con los resultados de nuestra revisión,
solicitándole además los justificativos debidamente fundamentados o
documentación adicional a la proporcionada en el trascurso de nuestra revisión.-
Por lo expuesto y en atención a lo solicitado por usted, cúmpleme informarle que
hasta la presente fecha no he recibido respuesta a la comunicación parcial de
resultados, ni tampoco se ha reintegrado el valor cancelado en exceso..."
El Auditor General, con oficio AU-C-472-2010 de 29 de septiembre de 2010 solicitó al
Director de Oficina Administrativa, en la parte pertinente lo siguiente:
"...Por lo expuesto y en vista de que hasta la presente fecha no se ha reintegrado
el valor cancelado en exceso, solicito a Usted disponer se registre el valor de
USD 750,00 en la cuenta 16800 “Varios Deudores”, a nombre del licenciado…;
139
remitiendo a este Despacho copia del comprobante contable respectivo, este
registro se mantendrá hasta cuando el funcionario reintegre el valor cobrado en
exceso..." ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##Finding
Criterio de la Entidad:
- Posterior a la conferencia final de resultados, el Responsable de Pago a Proveedores
mediante correo electrónico remitió a la Auditoría General copia del comprobante
contable 965-4303 de 13 de octubre de 2010 registrando 750,00 USD en la cuenta
16800 "Varios Deudores" a nombre del servidor que recibió este pago en exceso por
concepto de viáticos.
- Adicionalmente, posterior a la conferencia final de resultados, el servidor… con oficio
s/n de 7 de octubre de 2010, dio respuesta a la comunicación provisional, señalando
en la parte pertinente lo siguiente:
"...no existe un pago en exceso como lo señala la Auditoría General, por lo
siguiente:.- Existía un vacío legal, si se considera el número de consultas
efectuados a los distintos Organismos Estatales por parte de las Autoridades de
la Institución, que recién fue solventado por el Ministerio de Relaciones Laborales
emitiendo su pronunciamiento el 28 de julio de 2010, fecha posterior al período
sujeto de análisis por parte de la Auditoría General.- No existe el informe de la
UAR's, en el sentido de que esa Unidad deberá analizar caso por caso la
situación de los beneficiarios de la Compensación por Residencia y determinar si
el servidor o funcionario traslado su residencia y "domicilio personal o familiar" a
una ciudad diferente y en su lugar la Unidad de Control recoge lo declarado en mi
Declaración Juramentada del 22 de junio de 2009, mediante la cual declaro que
mi "domicilio habitual" se encuentra ubicado en la ciudad de Quito y he debido
trasladar mi "domicilio" a la ciudad de Guayaquil, entendiéndose por domicilio
este último como domicilio habitual de trabajo.-El valor cobrado por mi persona
por Compensación por Residencia y Transporte, lo he efectuado en conformidad
a lo que establecen los artículos 3 y 4 del capítulo II de la Resolución No.
SENRES-2008-000147 del 14 de agosto del 2008....-La Ley y por ende los
pronunciamientos y opiniones que sobre ella se hagan rigen para lo venidero; por
ende, no tienen efecto retroactivo, por lo tanto no debe pretenderse otorgar
retroactividad a un pronunciamiento de la administración pública, por muy
respetable que sea, carece de soporte constitucional; es ilegal y vulnera todo
principio jurídico, por ende deviene en nulo por expresa indicación de los artículos
76, numeral 7 letra l) y 426 de la Constitución de la República.- En consecuencia,
se servirá dejar sin efecto el oficio No. AU-C-406-2010 del 24 de agosto de 2010,
en aquella parte que indica que dentro del examen especial que está efectuando
a la partida de Viáticos y Pasajes, por el período comprendido entre el 1 de julio y
el 31 de diciembre de 2009, existe un pago en exceso de USD750.00, por
cancelación de viáticos..." ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##Background
140
Criterio de Auditoría:
Lo manifestado por el servidor... no modifica el criterio de Auditoría. ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##issCause
Conclusión:
Se determinó que a un servidor que ejerció funciones como Director de Oficina de
Recursos Humanos y Administrativa, se le canceló en exceso 750,00 USD por viáticos,
sin considerar que percibía un pago de compensación por residencia y transporte. ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##issEffect
Recomendación:
Al Gerente de la Sucursal Mayor Guayaquil:
21. Dispondrá al Director de Oficina Administrativa efectúe las gestiones para el cobro de
750,00 USD, registrado en la cuenta 16800 "Varios Deudores", a fin de proceder a la
liquidación de esta cuenta transitoria. ##IS4BFA18FFE77E4D31A013321FC8CAEA5D##Recom
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por la Sucursal Guayaquil en el
segundo semestre de 2009, bajo las modalidades de: publicación (26), subasta
inversa (22), contratación directa (7), cotización (2), menor cuantía (21) y
contrataciones sin registro en portal (2) que ascienden a 80 procesos por
2 010 941,26 USD fueron revisados por Auditoría en su totalidad.
Certificación de recursos previo a los compromisos para las adquisiciones de
bienes y servicios ##IS890A15F37F9D48F08F45A1131381A015##Subject
:
De la revisión efectuada, a las adquisiciones de bienes y servicios en la Sucursal Mayor
Guayaquil, durante el segundo semestre de 2009, se determinó que en 2 procesos
correspondientes a la adquisición de 2 máquinas encartuchadoras de monedas para las
sucursales de Guayaquil y Cuenca y provisión del servicio de soporte técnico de los
productos Oracle para la Dirección de Oficina de Informática, los contratos fueron
suscritos el 23 y 28 de diciembre de 2009 respectivamente; no se certificaron los
recursos para el pago de estos compromisos adquiridos en cumplimiento a lo dispuesto
en la Resolución Administrativa BCE-073-2009 de 10 de diciembre de 2009, en la que
establece las políticas para la constitución de provisiones con cargo al ejercicio
económico 2009, que en el artículo 2 dispone:
"...Se autoriza a las Direcciones y Unidades del Banco Central del Ecuador
constituir provisiones para cumplir con aquellos pagos que no puedan honrarse
hasta el 24 de diciembre de 2009 y que queden pendientes para el año siguiente,
141
por concepto de ejecución de obras, adquisición de bienes y servicios, así como
por efecto de facturación tardía del consumo de servicios básicos, siempre y
cuando el bien o servicio se haya recibido en el presente ejercicio..."
La Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado en el artículo 50 dispone que:
"... El Banco Central del Ecuador es una persona jurídica de derecho público, de
duración indefinida, es responsable de su gestión técnica y administrativa y con
patrimonio propio...En su administración interna deberá aplicar las leyes y normas
vigentes para el sector público..."
En sujeción a la normativa antes citada, el Banco Central del Ecuador, entre otras leyes,
debe cumplir lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Responsabilidad,
Estabilización y Transparencia Fiscal, en lo relacionado a disposiciones presupuestarias,
misma que en la parte que compete a la revisión efectuada por esta Unidad de Control,
establece lo siguiente:
o "...Art. 41.- Establecimiento de compromisos.- Los créditos presupuestarios
quedarán comprometidos en el momento en que la autoridad competente,
mediante acto administrativo expreso, decida la realización de los gastos con o
sin contraprestación cumplida o por cumplir y siempre que exista la respectiva
asignación presupuestaria y el saldo disponible suficiente. En ningún caso se
adquirirán compromisos para una finalidad distinta a la prevista en el respectivo
presupuesto..."
o "...Art. 42.- Pasivos pendientes de pago.-...Las cuentas por pagar al final de
cada año, deberán ser debidamente registradas y provisionadas en el cierre del
ejercicio cuya información contable no podrá exceder de 30 días después del
31 de diciembre..."
De lo expuesto, se colige que al no registrarse presupuestariamente los compromisos
adquiridos en la adquisición de las 2 máquinas y del soporte técnico de los productos
Oracle, el gasto al cierre del ejercicio estuvo subestimado ##IS890A15F37F9D48F08F45A1131381A015##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS890A15F37F9D 48F08F45A1131381A015##Background
Criterio de Auditoría:
##IS890A15F37F9D 48F08F45A1131381A015##issC ause
Conclusión:
De la revisión efectuada a las adquisiciones de bienes y servicios en la Sucursal Mayor
Guayaquil, durante el segundo semestre, se determinó que en 2 procesos
correspondientes a la adquisición de 2 máquinas encartuchadoras de monedas para las
sucursales de Guayaquil y Cuenca y provisión del servicio de soporte técnico de los
productos Oracle para la Dirección de Oficina de Informática, los contratos fueron
suscritos el 23 y 28 de diciembre de 2009 respectivamente, sin que se haya certificado
los recursos para el pago de estos compromisos adquiridos. ##IS890A15F37F9D48F08F45A1131381A015##issEffect
142
Recomendación:
Al Gerente General:
22. Dispondrá a la Directora General de Servicios Corporativos que para el cierre de los
ejercicios económicos se emitan los procedimientos internos a ser aplicados a nivel
nacional, considerando lo dispuesto en los artículos 41 y 42 de la Codificación de la
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal, en lo
relacionado a disposiciones presupuestarias, acción que permitirá registrar como
pasivo todas las obligaciones adquiridas hasta el 31 de diciembre cuyo contrato esté
debidamente suscrito a fin de que el gasto refleje su ejecución. ##IS890A15F37F9D48F08F45A1131381A015##Recom
Liquidación y registro oportuno de los bienes adquiridos ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##Subject
:
El 23 de diciembre de 2009, se suscribió un contrato para la provisión de 2 máquinas
encartuchadoras de monedas para las sucursales de Guayaquil y Cuenca, por 46 800,00
USD más IVA. De la revisión efectuada a los documentos que sustentan este proceso
de contratación, determinamos que estas máquinas, fueron recibidas el 5 de enero de
2010, según consta en actas de entrega - recepción; máquinas que al momento se
encuentran en uso en las respectivas sucursales. Sin embargo, según se desprende de
los comprobantes contables 1289 y 81 de 23 de diciembre de 2009 y 1 de febrero de
2010, respectivamente, el valor cancelado como anticipo y el saldo final están
registrados en una cuenta por pagar, sin que haya sido liquidada y registrados los bienes
adquiridos en la cuenta de activo fijo correspondiente.
Lo citado obedece a una demora en la obtención de la certificación de fondos que emite
la Dirección Financiera, lo que determinó una subestimación de la cuenta de activo fijo,
incumpliendo con la Norma de Control Interno 405-05 "Oportunidad en el registro de los
hechos económicos y presentación de información financiera", que señala en la parte
pertinente:
"...Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que
la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo
el control de las operaciones y la toma de decisiones... Por ningún concepto se
anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se
contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general..."
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-365-2010 y AU-C-366-2010 de 30 de
julio de 2010, remitió a la ex Directora de Oficina Administrativa en funciones a la fecha
del hallazgo y a la Responsable de Servicios Generales, la comunicación provisional de
resultados, quienes con oficio s/n de 6 de agosto de 2010, manifestaron lo siguiente:
"...Por lo expuesto, las razones por las cuales aún se mantienen en la cuenta
197205-104004 BIENES MUEBLES-BIENES MUEBLES ADECU Y
143
PROV.C.GQUIL, los pagos realizados a CORSECSA por las dos
encartuchadoras que fueron recibidas en enero 5 del 2010, obedecen
exclusivamente a que el área solicitante hasta la presente fecha no puede emitir
la certificación de fondos debido a la no aprobación del presupuesto del presente
ejercicio económico.- Por otro lado, es de mencionar que la Dirección Financiera
se encuentra realizando gestiones tendentes (sic) a regularizar tal situación, por
lo que se estima que en los próximos días se registrará en cuenta definitiva dicho
valor..."
Adicionalmente, con oficio AU-C-367-2010 de 30 de julio de 2010, el Auditor Jefe de
Equipo comunicó los resultados al Responsable de la Oficina Administrativa de la
Sucursal Cuenca, quien con oficio AC-140-10 de 24 de agosto de 2010, remitió la
respuesta entregada por la Responsable Financiera en oficio FC-36-2010 de 4 de agosto
de 2010, que señala:
"...En atención a Oficio AC-118-10 de agosto 4 de 2010 en la que solicita informar
sobre las observaciones que se presentan en la contabilización en el activo de la
máquina encartuchadora entregada a la OEM en Cuenca.- Debo manifestarle que
he revisado las cuentas del activo 184600-105885 MAQUINARIA CUENCA no
existe ninguna contabilización por el ingreso de la mencionada máquina..."
Lo manifestado por los servidores antes citados, no justifica el hallazgo de Auditoría por
cuanto se mantiene sin el registro en Activo Fijo las 2 máquinas encartuchadoras ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, los ex Directores de Oficina Administrativa
y ex Responsable de Servicios Generales, mediante oficio DOAG-SSG-1732-2010 de 12
de octubre de 2010, señalaron lo siguiente:
"...Se contabilizaron a cuenta definitiva 2 encartuchadoras mediante
comprobantes contables 960-833 de septiembre 14 de 2010, contando para el
efecto con la certificación de fondos CO-12366 emitida por la Dirección de
Especies Monetarias de la Sucursal Mayor Guayaquil y a través del C.C. 960-838
de septiembre 17 del 201 mediante la cual se hizo la transferencia contable de 1
máquina encartuchadora para la Sucursal Cuenca, oficina que procedió al ingreso
en cuentas de activos a través del comprobante 560-565 de octubre 7 del 2010..." ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##Background
Criterio de Auditoría:
Lo citado por los ex Directores de Oficina Administrativa y ex Responsable de Servicios
Generales, y verificados los comprobantes contables en cuanto al ingreso de las
máquinas encartuchadoras a las cuentas de activo fijo, determinamos que se ha dado
cumplimiento al hallazgo de Auditoría. ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##issCause
144
Conclusión:
El 23 de diciembre de 2009, se suscribió un contrato para la provisión de 2 máquinas
encartuchadoras de monedas para las sucursales de Guayaquil y Cuenca, por 46 800,00
USD más IVA, sin registrarse en cuentas de activo fijo; contabilizándose posteriormente
el 14 de septiembre de 2010. ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Mayor Guayaquil:
23. Dispondrá al Director de Oficina Administrativa, solicite al personal responsable del
registro, control y seguimiento de los bienes adquiridos, efectúen los registros
contables con la debida oportunidad a fin de que el activo fijo refleje su saldo real. ##ISDF96A2B1657D40808B445BE40FB06FC0##Recom
Liquidación oportuna de contrato ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##Subject
:
El 28 de diciembre de 2009, se suscribió un contrato con la empresa NEXSYS del
Ecuador para la provisión del servicio de soporte técnico de los productos Oracle,
instalados en el Banco Central del Ecuador, Sucursal Mayor Guayaquil, por 2 219,
61USD, con un plazo a partir de diciembre del 2009 hasta el 30 de noviembre del 2010.
En la cláusula sexta "Forma de Pago", se establece que el pago de este servicio se
efectuará con presupuesto del año 2009, por 369,93 USD, y 1 849,68 USD con cargo al
presupuesto del año 2010.
De la revisión efectuada, se determinó lo siguiente:
- El contrato es firmado el 28 de diciembre de 2009, comprometiendo recursos por
369,93 USD, correspondiente al ejercicio económico 2009 y que al 28 de julio de
2010 no ha sido pagado; ocasionando que los gastos al cierre del ejercicio 2009, por
este concepto, estén subvalorados; con la indicación de que 369,93 USD que consta
en el contrato corresponde a 2 meses de servicio, cifra que no es la correcta toda vez
que la vigencia de esta licencia según lo estipula la cláusula de plazo es desde
diciembre de 2009 hasta el 30 de noviembre de 2010.
Al haberse suscrito el contrato el 28 de diciembre de 2009, el valor a pagar con cargo
al ejercicio económico 2009, no podía ser provisionado, por cuanto la Resolución
Administrativa BCE-073-2009 de 10 de diciembre de 2009, emitida por el Gerente
General, dispone en la parte pertinente que:
"...Se autoriza a las Direcciones y Unidades del Banco Central del Ecuador
constituir provisiones para cumplir con aquellos pagos que no puedan honrarse
hasta el 24 de diciembre de 2009 y que queden pendientes para el año
145
siguiente..."
De acuerdo a la documentación revisada, lo señalado se presenta por una demora en
el trámite en las Direcciones de Oficina Administrativa y de Asesoría Legal, puesto
que el contrato fue adjudicado el 27 de noviembre de 2009, a partir de lo cual, según
la normativa vigente éste debía suscribirse en 15 días término, es decir, hasta el 18
de diciembre de 2009. Del seguimiento efectuado, se determinó que la Responsable
del Subproceso de Servicios Generales remitió a la Dirección de Oficina de Asesoría
Legal, el oficio DOA-SSG-1912-2009 de 2 de diciembre de 2009, recibido el 3 del
mismo mes y año, con la documentación necesaria para la elaboración del contrato;
trámite que fue atendido el 23 de diciembre de 2009, mediante oficio ALOG-1671-
2009.
- El saldo de 1 849,68 USD no ha sido cancelado hasta la fecha de la conferencia final
de resultados, inobservando lo establecido en la cláusula sexta "Forma de pago" del
contrato en mención.
Lo comentado incumple lo dispuesto en:
o El artículo 113 "Forma y suscripción del contrato" del Reglamento de la
LOSNCP que en la parte pertinente señala: "...Adjudicado el contrato, el
adjudicatario o su representante debidamente autorizado, deberá suscribir el
contrato dentro del término previsto en los pliegos o en la Ley, para lo cual la
entidad contratante le notificará señalando la fecha para hacerlo, que no
podrá exceder de quince (15) días término siguientes a la fecha de
adjudicación..."
o La Resolución Administrativa BCE-073-2009 de 10 de diciembre de 2009,
respecto a las políticas de la Gerencia General para la constitución de
provisiones para el año 2009.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-298-2010, AU-C-299-2010, AU-C-300-
2010 de 6 de julio de 2010 y AU-C-354-2010 de 28 de julio de 2010, remitió a los
Directores de Oficina Administrativa, Responsables de Servicios Generales y Director de
Oficina de Asesoría Legal, en sus respectivos períodos, la comunicación provisional de
resultados. Los Directores de Oficina Administrativa y Responsables de Servicios
Generales, en sus respectivos períodos, a través de oficio DOAG-SSG-1317-2010 de 29
de julio de 2010, dieron respuesta a la comunicación provisional de resultados, quienes
señalan:
"...Sobre este proceso informamos, que mediante oficio DOAG-0463-2010, de
abril 27 del 2010, luego de haberse suscrito el contrato por parte del oferente se
entregó la documentación de este proceso a la Dirección de Oficina de
Informática para que procediera con el pago correspondiente, no obstante hasta
146
la presente fecha no hemos recibido copias de los comprobantes ni facturas para
archivar en el expediente del proceso..."
Con oficio ALOG-1187-2010 de 6 de agosto de 2010, el Director de Oficina Asesoría
Legal dio respuesta a la comunicación provisional de resultados, indicando que:
"...es pertinente señalar que revisado el expediente que contiene la
documentación del contrato de la referencia, se encuentra que la elaboración del
mismo, solicitada mediante oficio DOA-SSG-1912-2008 de fecha 2 de diciembre
de 2008, siendo el año correcto 2009, suscrito por la Responsable del
Subproceso de Servicios Generales, recibido el 3 de diciembre de 2009, y
oportunamente dispuesta su elaboración el 3 de diciembre de 2009 por el
abogado…, al señor…, contratado como Técnico Administrativo, quién ejercía las
funciones de asistente de abogado, y se le asignaba las tareas de elaboración de
contratos, minutas, revisión de escrituras, y otros trabajos similares.-...Es
oportuno indicar, que el señor… renunció en el mes de junio del presente año,
motivo por el cual no es posible conocer los justificativos o motivos, que haya
ocasionado el atraso en el trámite que fue atendido con fecha 23 de diciembre de
2009, mediante oficio ALOG-1671-2009, por cuanto se aclara, que en algunas
ocasiones la documentación no se recibe completa, lo cual obliga a los
profesionales de esta Dirección a solicitar por medio de correos electrónicos o de
forma verbal, para agilitar el proceso, al Subproceso de Servicios Generales.-
...Como efecto de lo anterior, en el mes de diciembre de 2009, se triplico (sic) el
trabajo en la Dirección de Oficina de Asesoría Legal, que no contaba con el
personal necesario, para afrontar este operativo, teniendo que participar en la
elaboración de las minutas de transferencia de activos de las Instituciones
Financieras, en Liquidación, y en su instrumentación, las cuales tenían que
cerrarse hasta el 31 de diciembre de 2009, así como en la elaboración y revisión
de las transferencias de dominio de las referidas entidades a favor del Banco
Central del Ecuador, por lo que el personal que estaba designado a los procesos
de contratación pública, tuvo que apoyar en este contingente, entre los que se
encontraba el señor..."
Por lo citado, esta Unidad de Control se ratifica en su hallazgo. ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, los ex Directores de Oficina Administrativa
y ex Responsable de Servicios Generales, mediante oficio DOAG-SSG-1732-2010 de 12
de octubre de 2010, señalaron lo siguiente:
"...Todo lo relacionado a los pagos generados por esta contratación la Dirección
de Oficina Informática ha enviado a ustedes todos los respaldos respectivos e
informado del estatus actual del contrato en referencia....- ...el proceso de
147
contratación realizado contó con los respectivos certificados de disponibilidad
presupuestaria emitidos por la Dirección Financiera, determinando en el presente
caso la certificación de fondos definitiva fue entregada en enero del 2010 y el
contrato se suscribió en diciembre 28 del 2009 teniendo como respaldos las
certificaciones de fondos provisionales que emitió la autoridad Financiera, no
cabe observación de que se haya certificado los recursos para el pago de este
compromiso..."
La Directora de Oficina de Informática, con oficio DOI-252-2010 de 14 de octubre de
2010, mencionó en la parte pertinente lo siguiente:
"...procedo a adjuntar los documentos que me fueron requeridos para evidenciar
el pago a la Empresa Nexsys del Ecuador por la renovación del servicio de
soporte técnico de los productos Oracle utilizados en la Sucursal Mayor del
BCE..." ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##Background
Criterio de Auditoría:
De la revisión efectuada a la documentación remitida por la Directora de Oficina
Informática, determinamos que el valor de 184,97 USD correspondiente al pago por
servicio de diciembre de 2009 se registró en la cuenta 191190 "Otros pagos
anticipados". ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##issCause
Conclusión:
El 28 de diciembre de 2009, se suscribió un contrato con la empresa NEXSYS del
Ecuador para la provisión del servicio de soporte técnico de los productos Oracle,
instalados en el Banco Central del Ecuador, Sucursal Mayor Guayaquil, por 2 219,
61USD, con un plazo a partir de diciembre de 2009 hasta el 30 de noviembre de 2010,
cancelando la totalidad este servicio con la cuenta "Otros servicios especializados
centralizados". ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Mayor Guayaquil:
24. Dispondrá a la Directora de Oficina Informática gestione la liquidación de 184,97
USD una vez que se encuentre aprobado el presupuesto del Banco Central del
Ecuador para el año 2010, remitiendo una copia del comprobante contable a la
Auditoría General. ##IS4B03DD795CD041E38103123E73D5E21B##Recom
REMUNERACIONES
Falta de control en cambios de remuneración ##IS70E19C00B157405BAC60BF12221417A8##Subject
148
:
Mediante oficio DORH-1226-2009 de abril 20 de 2009, la Directora de Oficina de
Recursos Humanos, comunicó al ex Director de Recuperación Financiera y
Administración de Activos, que la Gerente de la Sucursal Mayor, encargada, autorizó su
traslado administrativo al área de Desarrollo Organizacional, en calidad de Responsable
de la misma, a partir del 13 de abril de 2009.
Del análisis comparativo a la variación de remuneraciones del rol de pagos de julio de
2009, respecto a junio de 2009, se determinó que del 14 al 30 de abril, en mayo y junio
de 2009 se continuó cancelando la remuneración por 2 100,00 USD como Director de
Recuperación Financiera y Administración de Activos, en lugar de 1 703,16 USD
correspondiente a su RMU como Experto Bancario 1, originándose un pago en exceso
por 1 031,79 USD, que descontado los 120,00 USD, por incremento salarial dispuesto
por la SENRES para los cargos de Jefatura, se reflejó un pago en exceso neto de
911,79 USD, de cuyo valor, por gestión de la Dirección de Recursos Humanos, se
descontó 585,75 USD, estableciéndose una diferencia por cobrar de 326,04 USD.
Esta situación ocasionó un pago en exceso a favor del citado servidor debido a la falta
de control y seguimiento de este cambio administrativo por parte del Director de Oficina
de Recursos Humanos.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficio AU-C-339-2010 de 22 de julio de 2010, remitió
al ex Director de Oficina de Recursos Humanos, la comunicación provisional de
resultados; el Responsable del Subproceso de Administración de Pagos, con oficio
DORHG-1700-2010 de 28 de julio de 2010, manifestó que:
"...Dando fiel cumplimiento a lo indicado, cabe mencionar que esta cantidad será
descontada a través del Sistema de Roles de Pagos a partir del mes de julio
2,010 según lo autorizado por el Director de Oficina de Recursos Humanos en
atención al mencionado oficio (anexo 1)..."
Al respecto, el ex Director de Recuperación Financiera y Administración de Activos,
mediante oficio s/n de 28 de julio de 2010, solicitó al Director de Oficina de Recursos
Humanos, autorice el descuento de sus haberes del valor pagado en exceso por 326,04
USD en 4 partes iguales; a la fecha de la conferencia final de resultados, se ha
descontado 244,53 USD, correspondiente a 3 cuotas, quedando pendiente el cobro de
81,51 USD a descontarse en el rol de octubre de 2010. ##IS70E19C00B157405BAC60BF12221417A8##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS70E19C 00B157405BAC 60BF12221417A8##Background
Criterio de Auditoría:
##IS70E19C 00B157405BAC 60BF12221417A8##i ssCause
Conclusión:
Por concepto de remuneración se pagó en exceso 326,04 USD al 28 de julio de 2010, a
favor del ex Director de Recuperación Financiera y Administración de Activos. ##IS70E19C00B157405BAC60BF12221417A8##issEffect
149
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Mayor Guayaquil:
25. Dispondrá al Director de Oficina de Recursos Humanos mantenga un registro de
control de los traslados o movimientos de orden administrativo de los servidores, que
se efectúe en la Sucursal Guayaquil, a fin de evitar pagos en exceso de sus
remuneraciones. ##IS70E19C00B157405BAC60BF12221417A8##Recom
CUENCA
VIÁTICOS Y PASAJES
En el período de examen se efectuaron 120 pagos por comisiones de servicio en
el país, por 13 442,50 USD, de los cuales, Auditoría revisó su totalidad.
Liquidación de gastos de movilización y alimentación sin la presentación de
facturas ##IS65701FD845D14AC580ABDD7A821F3CBC##Subject
:
En 3 liquidaciones de subsistencias, a servidores y trabajadores que laboran en la
Sucursal Cuenca, declarados en comisión de servicios a varios cantones de la provincia
del Azuay, la Oficina de Pago a Viáticos canceló subsistencias por un total de 82,50
USD, inobservando lo señalado en el artículo 21 "Liquidación de subsistencias,
alimentación y movilización" del Reglamento para el pago de Viáticos, Movilizaciones,
Subsistencias y Alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios
institucionales, expedido por la SENRES mediante resolución SENRES-000080 de 3 de
abril de 2009, que en la parte pertinente señala:
"...Cuando la licencia se realice en un cantón de la provincia donde el servidor
labora habitualmente, al servidor no se le reconocerá el valor de la subsistencia o
alimentación establecidos en este Reglamento, sin embargo se le reconocerán
los gastos de movilización y alimentación que fueron necesarios para el
cumplimiento de la licencia, mismos que se le liquidará previo la presentación de
facturas o notas de venta; el monto total que se reconocerá de estos gastos no
podrá superar al valor establecido por este Reglamento para los valores
establecidos por concepto de subsistencias o alimentación..."
Lo citado refleja una inobservancia a esta normativa por parte de la Responsable de la
Oficina de Viáticos y del Responsable de la Oficina Administrativa, ocasionando que se
hayan pagado valores sin considerar el procedimiento establecido en el Reglamento.
El Auditor General mediante oficio AU-C-211-2010 de 6 de mayo de 2010, recomendó
al Gerente General disponer al personal de la Institución cumpla con la normativa del
Ministerio de Relaciones Laborales, respecto al pago de viáticos, movilizaciones,
150
subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios
institucionales, en especial, en lo relacionado a comisiones de servicio por actividades
desarrolladas en cantones ubicados dentro de la provincia habitual de trabajo.
La Gerente General, encargada, mediante oficio SE-C-1284-2010 de 14 de mayo de
2010, remitió a todos los Directivos del Banco Central del Ecuador a nivel nacional, copia
del oficio del Auditor General, disponiendo se dé cumplimiento a la normativa.
Adicionalmente, la Dirección Administrativa, mediante circular enviada a través de correo
electrónico de 27 de mayo de 2010, a nivel nacional, solicitó el cumplimiento de estas
disposiciones.
El Auditor Jefe de Equipo mediante oficios AU-C-205-2010 y AU-C-207-2010 de 7 de
mayo de 2010, remitió a los Responsables de la Oficina de Viáticos y Oficina
Administrativa la comunicación provisional de resultados, quienes remitieron a esta
Unidad de Control los comprobantes contables 237, 249 y 251 de 13 de mayo, 3 de
junio y 4 de junio de 2010, respectivamente, en los cuales se evidencia que los
servidores y trabajadores efectuaron el reembolso de 82,50 USD cobrados
indebidamente por concepto de subsistencias.
Por lo señalado, esta Unidad de Control justificó el hallazgo establecido ##IS65701FD845D14AC580ABDD7A821F3CBC##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS65701FD 845D 14AC 580ABDD 7A821F3C BC##Backgr ound
Criterio de Auditoría:
##IS65701FD845D14AC580ABDD7A821F3CBC##issCause
Conclusión:
Se canceló indebidamente subsistencias a 3 funcionarios en comisión de servicios
efectuados en cantones de la provincia del Azuay por 82,50 USD, sin considerar los
artículos 20 y 21 del Reglamento para el pago de viáticos expedido por la SENRES;
valores que fueron recuperados durante el transcurso del examen. ##IS65701FD845D14AC580ABDD7A821F3CBC##issEffect
Recomendaciones:
Al Gerente Sucursal Cuenca:
Dispondrá al Responsable de Oficina Administrativa:
26. Solicitará la presentación de facturas o notas de venta que respalden los gastos
efectuados para la liquidación de gastos de alojamiento y alimentación por comisión
de servicios a cantones ubicados dentro de la misma provincia donde el servidor
labora habitualmente.
27. Realizará una supervisión permanente de las liquidaciones que efectúa la
Responsable de la Unidad de Viáticos, por este concepto. ##IS65701FD845D14AC580ABDD7A821F3CBC##Recom
Liquidación oportuna de anticipo de viáticos ##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##Subject
:
151
En 72 casos, las liquidaciones de los pagos anticipados por comisiones de servicios, no
se realizaron con oportunidad, al final de la comisión de servicios, observando que en
algunos casos estas liquidaciones y el registro contable se realizó con un retraso de
hasta 90 días; inobservando lo dispuesto en la Norma de Control Interno 405-05
"Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información
financiera ", que en su primer párrafo señala:
"...Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que
la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo
el control de las operaciones y la toma de decisiones..."
Este hecho se originó por cuanto no existió una adecuada supervisión y control de los
valores pendientes de liquidación, por parte del Responsable de la Oficina
Administrativa.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficios AU-C-360-2010 y AU-C-361-2010de 30 de
julio de 2010, remitió a los Responsables de la Oficina Administrativa y de Pago a
Viáticos, la comunicación provisional de resultados, quienes con oficio AC-124-10 de 12
de agosto de 2010, señalan en su parte pertinente lo siguiente:
"...Debo mencionar que durante el segundo semestre del 2009, el Subproceso de
Pago a Proveedores recibió cambio en la persona encargada del manejo de
Viáticos y Pasajes, lo cual creo dificultad al atender oportunamente las diferentes
actividades del área.- Otro factor que afecta la liquidación oportuna de comisiones
es la falta de entrega de la documentación respectiva por parte de los
compañeros de la Sucursal, por lo cual el 15 de julio del 2010 se envió
nuevamente una circular al persona recordando el cumplimiento de la normativa
vigente..."
Lo citado, no modifica el criterio de Auditoría. ##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##Background riterio de Auditoría:
##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##issC ause
Conclusión:
En 72 casos, el registro contable de las liquidaciones de gastos por concepto de viáticos
y subsistencias se realizó hasta con 90 días de retraso. ##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Cuenca:
28. Dispondrá al Responsable de la Oficina Administrativa mantenga un adecuado
seguimiento y control de los registros que se efectúan en la cuenta de pagos
anticipados a fin de proceder a la liquidación oportuna de los valores entregados por
este concepto. ##IS0D3F562030B242DFA60B63C54B41C90B##Recom
152
ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por la Sucursal Cuenca en el
segundo semestre del 2009, bajo las modalidades de: publicación (1), subasta
inversa (5), cotización (1) y menor cuantía (9) que ascienden a 16 procesos por
129 686,30 USD fueron revisadas por Auditoría en su totalidad.
Registro contable de bienes considerados no activos fijos ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##Subject
:
En los procesos SIE-BCE-003002-2009 y RE-OA-BCE-003001-2009, se adquirieron 130
marcos para fotografías y 160 fotografías artísticas digitales (CD), respectivamente, los
cuales fueron recibidos por el Responsable de Museografía de la Dirección Regional
Cultural Cuenca de acuerdo a las actas de entrega recepción de 25 de noviembre de
2009 y 12 de enero de 2010.
Los bienes antes referidos no están registrados contablemente en cuentas de orden
para su control administrativo, incumpliendo lo que señala la Norma de Control Interno
406-05 "Sistema de registro", que en su parte pertinente señala:
"... Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos
fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según
corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme
lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente..."
Situación que se origina por falta de aplicación de la normativa vigente por parte del
Responsable de la Oficina Administrativa y de su equipo de trabajo, lo que provoca que
estos bienes se encuentren sin registro y control.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficios AU-C-318-2010 y AU-C-319-2010 de 15 de
julio de 2010, remitió a los Responsables de la Oficina Administrativa e Inventarios, la
comunicación provisional de resultados, sin haber recibido respuesta alguna. ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Responsable Financiera, con oficio FC-
43-2010 de 11 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...adjunto se servirá encontrar copias de las contabilizaciones de un CD ROM de
fotografías artísticas de la Ciudad de Loja y el ingreso de los 130 marcos que se
utilizarán en las exposiciones temporales..." ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##Background
Criterio de Auditoría:
Las acciones adoptadas por la Responsable Financiera dan cumplimiento al hallazgo de
153
Auditoría. ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##issCause
Conclusión:
En los contratos SIE-BCE-003002-2009 y RE-OA-BCE-003001-2009, se adquirieron
130 marcos para fotografías y 160 fotografías artísticas digitales (CD), los que no se
encuentran registrados en cuentas de orden para control administrativo; registro
efectuado en el transcurso del examen especial. ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Cuenca:
29. Dispondrá al Responsable de la Oficina Administrativa que todos los bienes
adquiridos que no reúnan las condiciones para ser considerado como activos fijos,
sean registrados contablemente en cuentas de orden para control administrativo. ##ISBD4CBCFE34EB48D6B5FF3D736A86391C##Recom
Archivos individuales de expedientes de contratación ##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C8D483C##Subject
:
En la revisión a los expedientes de los procesos de contratación, realizados por la
Sucursal Cuenca, se determinó que no se mantiene un expediente por cada uno de los
procesos bajo cualquiera de las modalidades de contratación; éstos se archivan en una
sola carpeta hasta 4 procesos de contratación de una misma modalidad. Situación que
incumple lo señalado en el artículo 36 "Expediente del proceso de contratación" de la
LOSNCP que establece:
"... Las Entidades Contratantes deberán formar y mantener un expediente por
cada contratación en el que constarán los documentos referentes a los hechos y
aspectos más relevantes de sus etapas de preparación, selección, contratación,
ejecución, así como en la fase pos contractual...."
Lo señalado se presenta por una falta de organización interna de los archivos en la
Unidad de Adquisiciones, ocasionando dificultad en la revisión y manejo de la
documentación.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficios AU-C-318-2010 y AU-C-319-2010 de 15 de
julio de 2010, remitió a los Responsables de Oficina Administrativa y de Adquisiciones la
comunicación provisional de resultados, sin que hasta la conferencia final de resultados
se haya recibido respuesta alguna. ##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C8D483C##Finding
Criterio de la Enti dad:
##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C 8D483C##Backgr ound
Criterio de Auditoría:
Posterior a la conferencia final de resultados y por pedido de la Responsable de
Adquisiciones, Auditoría revisó los archivos de los contratos, evidenciándose que se ha
154
procedido a la apertura individual de expedientes por cada uno de los procesos de
contratación; acción que justifica el hallazgo de Auditoría. ##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C8D483C##issCause
Conclusión:
La documentación que sustenta los procesos de contratación no se encuentran
archivados en expedientes individuales; en el transcurso del examen se adoptaron las
acciones necesarias, verificándose que los procesos cuentan con expedientes
individuales. ##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C8D483C##issEffect
Recomendación:
Al Gerente Sucursal Cuenca:
30. Dispondrá al Responsable de la Oficina Administrativa que para todo proceso de
contratación bajo cualquier modalidad, debe aperturarse un expediente individual. ##IS3DB66DE9A0FE4E4AB711F6491C8D483C##Recom
Inconsistencias en información que consta en expedientes ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##Subject
:
De la revisión a la documentación que consta en los expedientes de los procesos de
contratación de bienes y servicios efectuados por la Sucursal Cuenca en el segundo
semestre del 2009, se determinó lo siguiente:
- En la resolución de adjudicación BCE-088-GSC-2009 de 19 de noviembre de 2009,
del proceso de menor cuantía MCBS-BCE-003006-2009, para la provisión del
servicio de diseño, diagramación e impresión de la Revista Yachac números 10 y 11,
consta en el "Considerando", el nombre de un proveedor invitado, mientras que en la
parte de "Resuelve" no consta el nombre del proveedor adjudicado. En la
documentación que sustenta el proceso, se evidencia que el nombre del proveedor
adjudicado no es el mismo que el señalado en la Resolución.
- En el proceso de Subasta Inversa Electrónica SIE-BCE-003015-2009, cuyo objeto es
la provisión de prendas de protección para el personal del BCE a nivel nacional, se
evidenció que en la Resolución Administrativa BCE-117-GSC-2009 de 24 de
diciembre de 2009, en el numeral 3 de la parte Resolutoria se señala como objeto
de contrato "...elaboración de dos mil camisetas para el Programa del Muchacho
Trabajador...", mismo que difiere del objeto de este proceso.
- En el proceso de Cotización COTBS-BCE-00304-2009, para la provisión, instalación
y configuración de un sistema de almacenamiento, un sistema de servidores de
tecnología CISC y plataforma blade, tres servidores de tecnología CISC, para
montaje en rack estándar de 19" el acta de la comisión técnica no está legalizada por
2 de sus miembros.
155
Lo señalado se presenta por falta de cuidado y prolijidad en la elaboración, recepción y
control de la documentación que sustenta estos procesos de contratación; por lo que se
mantiene información distinta e incompleta a la propia de los procesos.
El Auditor Jefe de Equipo, mediante oficios AU-C-318-2010 y AU-C-319-2010 de 15 de
julio de 2010, remitió a los Responsables de Oficina Administrativa y de Adquisiciones la
comunicación provisional de resultados. La Responsable de Adquisiciones en oficio
ADQ-C-CIN-026-09-2010 de 24 de septiembre de 2010 dio respuesta, señalando que:
“…Al respecto del punto 2, observaciones a los procesos de contratación SIE-
BCE-003015-2009, COTBS-BCE-00304-2009, MCBS-BCE-003006-2009 la
documentación de los diferentes procesos no es entregada a esta dependencia
con la debida antelación al vencimiento de la hora plazo para el correspondiente
escaneo y publicación el portal de compras públicas…”
Lo manifestado no justifica el hallazgo de Auditoría. ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##Finding
Criterio de la Entidad:
Posterior a la conferencia final de resultados, la Responsable de Adquisiciones remitió a
la Auditoría de Cuenca una copia del acta de la comisión técnica del proceso COTBS-
BCE-00304-2009 con las firmas de todos sus miembros. ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##Background
Criterio de Auditoría:
Las acciones adoptadas por la Responsable de Adquisiciones justifica el hallazgo
evidenciado en el proceso de cotización COTBS-BCE-00304-2009, manteniéndose las
observaciones de los procesos SIE-BCE-003015-2009 y MCBS-BCE-003006-2009. ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##issCause
Conclusión:
En los procesos de contratación MCBS-BCE-003006-2009 y SIE-BCE-003015-2009 las
actas de adjudicación presentan inconsistencias en la información; y el Acta de la
Comisión Técnica del proceso COTBS-BCE-00304-2009 no se encontró legalizada por 2
de sus miembros; por recomendación de Auditoría se legalizó el acta con la firma de
todos los miembros de la comisión. ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##issEffect
Recomendaciones:
Al Gerente Sucursal Cuenca:
31. Dispondrá al Responsable de Oficina de Asesoría Legal, observe mayor cuidado en
la elaboración de las resoluciones administrativas a fin de que éstas no contengan
información distinta a la de los procesos, dejando constancia de su elaboración con
156
su firma de responsabilidad.
32. Dispondrá al Responsable de Oficina Administrativa revisar los documentos que
sustentan las Resoluciones Administrativas de los procesos de contratación, previa la
firma del Gerente de la Sucursal, a fin de que éstas no contengan errores. ##IS44B0613E817B4EB9BF96E499F30DB911##Recom
RECOMENDACIÓN GENERAL:
Por lo expuesto, señor Gerente General, en vista de que los hallazgos
establecidos en este examen especial tienen relación a incumplimientos a
normativas vigentes, recomiendo a Usted disponer a la Dirección General de
Servicios Corporativos y Gerencias de las Sucursales de Guayaquil y Cuenca,
efectúen un programa de capacitación sobre la aplicación de las leyes,
reglamentos y demás disposiciones para el sector público y de obligatorio
cumplimiento para el Banco Central del Ecuador; capacitación que deberá estar
dirigida a todos los servidores de la Institución, de acuerdo a las actividades que
cumplen.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
157
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones:
De conformidad con lo establecido en la Ley reformatoria a la Ley de
Régimen Monetario y Banco del Estado, publicada en el Registro Oficial
Nº 40 del 5 de octubre de 2009, el banco Central del ecuador tiene la
obligación legal de implementar las leyes y normas vigentes en el sector
público.
Al momento la Institución no cuenta con una reglamentación propia
acorde con las leyes y normas vigentes en el sector público, en la que
establezca los requisitos y normatividad interna para la correcta
aplicación de lo establecido en los diferentes cuerpos legales.
Los funcionarios del Banco Central encargados de ejecutar pagos de
gestión administrativa interna, desconocen o que no tienen un claro
conocimiento de las leyes y normas vigentes en el sector público.
Los hallazgos que constan en el informe del examen especial no
ameritan el establecimiento de responsabilidades, en razón de que los
hallazgos no son hechos relevantes en los aspectos cualitativos y
cuantitativos; sino en su mayoría tienen relación a incumplimientos a
normativas vigentes.
6.2 Recomendaciones:
A la actual Administración de la Institución:
158
Solicite a las áreas respectivas, realicen una revisión de todo el marco
legal que el Banco Central del Ecuador, como entidad financiera pública
sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros y la
Contraloría General del Estado.
Solicite a las áreas correspondientes, que a la brevedad del caso,
elaboren la reglamentación propia, acorde con las leyes y normas
vigentes en el sector público, en la que establezca los requisitos y
normatividad interna para aplicar en las operaciones y procesos
bancarios, administrativos y financieros de la Institución.
Prepare talleres orientados a divulgar el conocimiento e implementación
de las leyes y normas vigentes en el sector público, a todos los niveles
de la Institución, de acuerdo a las actividades y funciones que cumplen
sus servidores dentro de la entidad.
Finalmente, considero que el haber participado como parte del equipo de
trabajo en este examen especial, ha sido muy beneficioso, ya que la
auditoria y sus resultados la hemos desarrollado y presentado bajo los
lineamientos y directrices emitidos por la Contraloría General del Estado, lo
cual ha permitido ampliar mis conocimientos profesionales.
159
BIBLIOGRAFÍA:
1. Enrique Fowler Newton.- Auditoria Aplicada.- Tratado de Auditoria.-
Segunda parte Tomo 1.- Ediciones Macchi.- Argentina.- 1995.
2. Hidalgo Jaime Freire.- Guía Didáctica de Auditoría Financiera.- DIIN –
Medios – Publicidad.
3. Instituto Mexicano de Contadores Públicos.- Normas y
Procedimientos de Auditoria.- Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoria.- 16ª. EDICIÓN. México.- 1996.
4. Inés María Baldeón B.- Sistema Nacional de Contratación Pública.-
Análisis y comentarios sobre los nuevos procedimientos de contratación
vigentes.- Quito – Ecuador 2009.
5. Yanel Blanco Luna.- Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral.-
ECOE EDICIONES.- 2004.- Colombia.
6. O.Ray Whittington Kurt .- Principios de Auditoria.- Décimo Cuarta
Edición.- McGRAW-HILL.- 2006.- México, D.F.
7. Auto Audit para Windows.- Manual de Consulta v3.2 – PAISLEY I
Sofware for Governance, Risk & Compliance.- 2008.
8. Estatuto Orgánico del Banco Central del Ecuador – Actualización julio
de 2010.
9. Manual General de Procesos del Banco Central del Ecuador –
Actualización diciembre de 2010.
10. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector
Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado.- Publicadas en el
Registro Oficial No. 87 del 14 de diciembre de 2009.
11. Reglamento Sustitutivo para la elaboración y trámite de informes de
examen especial e informes con indicios de responsabilidad penal,
realizados por las unidades administrativas de control de la Contraloría
General del Estado y las unidades de auditoría interna.- Acuerdo No.
160
025 – CG.- Publicado en el Registro Oficial No. 43 de 10 de
septiembre de 2009.
12. Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y
Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las
Entidades que Controla la Contraloría General del Estado.- Acuerdo
No. 22 CG.- Publicado en el Registro Oficial No. 461 de 6 de
noviembre de 2008.
13. Constitución Política de la República del Ecuador.- Publicada en el
Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008.
14. Constitución Política de la República del Ecuador.- Publicada en el
Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008.
15. Manual del participante Curso Memorando de antecedentes para la
determinación de responsabilidades.- Contraloría General del Estado.-
septiembre de 2008.
WEBGRAFÍA:
Técnicas de Auditoria .- Cursos para compatir lo que sabes http://www.mailxmail.com.
Matriz de Riesgos para Instituciones Financieras – Leonardo Buniak & Asociados www.buniak.com/negocio
ANEXOS
2
INHERENTE CONTROL
VIATICOS Y
SUBSISTENCIAS
ALTO
Registro signif icativo
de operaciones
ALTO Aplicación
indebida de la
normativa vigente
El Banco no dispone de un
Reglamento de Viáticos,
Movilizaciones,
Subsistencias y/o
Alimentación, actualizado,
que hubiese coadyubado a
la aplicación de la normativa
vigente. La SENRES de ese
entonces (actualmente
Ministerio Laboral), emitió la
Resolución 2009-000080, del
2009-04-03, que norma el
pago de los emolumentos
antes referidos
El Subproceso Pago a Proveedores
mantiene un control específ ico
respecto al pago de anticipos y
liquidación de los gastos incurridos
en las comisiones de servicios.
No se evidenció la implantación de
un control clave que aglutine todo
el proceso de las operaciones
correspondientes a la partida
Viáticos y Subsistencias en el País,
especialmente en la Sucursal
Guayaquil; por ello la presencia de
un riesgo de control alto.
Cumplimiento:
Revisar el proceso de
instrumentación de las
comisiones de servicios que
incluyan: requerimiento del
área, certif icación de fondos,
autorización de la máxima
autoridad, informe de
actividades cumplidas por el
comisionado; con aplicación
a la totalidad de las
operaciones generadas en el
período de análisis del
subcomponente en referencia.
Sustantiva:
Efectuar los cálculos de las
liquidaciones de viáticos y
subsistencias, sobre la base
de los parámetros previstos
en la normativa y relacionarlos
con los valores pagados por la
Sucursal, a fin de establecer
su conformidad o
inconsistencia, con aplicación
a la totalidad de las
operaciones generadas en el
periodo de análisis del
subcomponente en referencia.
JMT
COMPONENTESRIESGOS FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORÍA
DEL 1 DE JULIO DE 2009 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
(ANEXO 1)
AUDITORIA INTERNA
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
EXAMEN ESPECIAL
MATRIZ DE DECISIONES PARA EL SUBCOMPONENTE VIATICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL PAIS
3
ENTIDAD:
ÁREA:
TIPO DE EXAMEN:
PERIODO:
SI NOA (3) B (2) C (1)
GENERALES
100-01
¿La Entidad dispone de un Manual de
Procedimientos para el pago de viáticos,
movilizaciones, subsistencias y alimentación
para la operación de licencias de servicios
institucionales?
X Manual desactualizado X
100-02
¿El Responsable del Subproceso Pago a
Proveedores, cuenta con la experiencia y
liderazgo para el desempeño y control del
personal a su cargo?
X
Apreciación y percepción in - situ del Equipo
de Auditoria Interna (cuenta con experiencia
sobre el tema, no se percibió liderazgo)
X
100-03
¿El Responsable del Subproceso Pago a
Proveedores, esta actualizado en los
conocimientos respecto a la normativa en
vigencia para la instrumentación de las
comisiones de servicios del Banco?
XApreciación in - situ del Equipo de Auditoria
Interna (esta desactualizado)X
100-04
¿El Responsable del Subproceso Pago a
Proveedores, brinda un soporte de
conocimientos al personal que labora en su
Área?
XApreciación in - situ del Equipo de Auditoria
Interna (lo ofrece en forma parcial)X
ESPECIAL PLANIFICADO
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS - SUBPROCESO PAGO A PROVEEDORES
2009-07-01 al 2009-12-31
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBCOMPONENTE : VIATICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL PAIS
OBJETIVO BASICO: Determinar si los pagos de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación, se han efectuado con propiedad, veracidad y legalidad, en
cumpliendo a la normativa expedida mediante Resolución SENRES-2009-000080.
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTOMEDIOS DE VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO
DE CONTROL
4
SI NO A (3) B (2) C (1)
100-05
¿La servidora encargada de las operaciones inherentes a
los anticipos y liquidaciones de las comisiones de servicios,
está aplicando la normativa vigente?
X
Revisión de transacciones contables
relacionadas con el tema (cumple
parcialmente)
X
DE PROCEDIMIENTO
100-06
¿Las solicitudes de licencia con remuneración son
presentadas por los Responsables de las Áreas, con 6 días
de anticipación al cumplimiento de la comisión?
X
Solicitudes de licencia adjuntas a los
comprobantes contables de liquidación de
las comisiones.
X
100-07
¿Los servidores se han trasladado a cumplir las comisiones
de servicios fuera de sus lugares habituales de trabajo, una
vez que la Gerencia de la Sucursal haya aprobado las
solicitudes de licencia?
X
Solicitudes de licencia adjuntas a los
comprobantes contables de liquidación de
las comisiones.
X
100-08
¿La Unidad Financiera informa la disponibilidad de fondos
para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y/o
alimentación, previo a la autorización de la licencia de
servicios?
X
Certif icación de fondos adjuntas a los
comprobantes contables de liquidación de
las comisiones.
X
100-09
¿Los servidores comisionados presentan a la máxima
autoridad el informe de las actividades cumplidas dentro del
término de 4 días de cumplida la licencia?
X
Informe de actividades cumplidas adjunto
a los comprobantes contables de
liquidación de las comisiones.
X
100-10
¿Las liquidaciones de viáticos, movilizaciones, subsistencias
y/o alimentación se han realizado de acuerdo a lo
establecido en la Resolución SENRES-2009-000080?
X
Documentación soporte correspondiente a
las liquidaciones de viáticos y
subsistencias.
X
100-11
¿Los comprobantes contables de entrega de anticipos o
liquidaciones de las comisiones de servicios, están
autorizados y legalizados por los responsables de los
niveles de control?
XComprobantes contables (se cumple
parcialmente)X X
RESULTADOS 6 5 4 5 2
Margen: 3 Alto JMT
2 Medio
1 Bajo
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTOMEDIOS DE VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
5
ENTIDAD: BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
TIPO DE
EXAMEN:
PERIODO:
RIESGO
CONTROL
VALORACION
RIESGO # PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL
# TOTAL DE
PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL (3,2,1) CALIFICACION DEL RIESGO
Alto 3 4 12 calif icación total
Medio 2 5 10 # preguntas
Bajo 1 2 2
Total: 11 24 11 24 2.18
Fecha firma
JMT
JNA
PNR
Elaborado por
Revisado por Jefe de Equipo
Revisado por Supervisor
BAJO MODERADO ALTO
Nivel de Confianza
COMENTARIO
De la evaluación a los controles implantados en el manejo del Subcomponente Viáticos y Subsistencias en el País en Subproceso de Pago a Proveedores de la Dirección
General de Servicios Corporativos, se obtuvo una calificación de 2.18, determinándose el riesgo de control como ALTO, por ubicarse entre 2 y 3. Con base a este
resultado, se considera a la administración del subcomponente en referencia como crítico, por ubicarce en el intervalo de 2 a 3, fundamentalmente por la inobservancia a
ciertos aspectos de la normativa que regula estas operaciones; criterio considerado en la evaluación del control interno.
3 2 1
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
DETERMINACION DEL RIESGO DE CONTROL
Especial Planificado
2010-07-01 al 2010-12-31
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL SUBCOMPONENTE
: VIATICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL PAIS
Riesgo de Control
6
INHERENTE CONTROL
CONTRATOS DE
SERVICIOS
OCASIONALES
Moderado Bajo
El Banco no dispone de un Manual
Interno de Recursos Humanos, que
norme los procedimientos de
reclutamiento de servidores para la
prestación de servicios
ocasionales; operan en sujeción a
lo establecido en la LOSCCA,
normativa del Ministerio de
Relaciones Laborales (antes
SENRES) y Reglamentos afines.
Informe de la Oficina de Recursos
Humanos, preparado por el
Responsable del área en cuestión, en
el cual hacen referencia a los
principales aspectos relacionados con
la contratación, que posteriormente
sirven de base para la formulación del
respectivo contrato de trabajo.
Cumplimiento:
Revisar los procesos de contratación en
base a los documentos constantes en los
files del recurso humano contratado,
tendiente a determinar si se ha observado
la normativa que regula dichos procesos;
con aplicación a una muestra
representativa.
Cumplimiento:
Para el caso de servidores que han
renovado los contratos de servicios
ocasionales, determinar si las actividades
que están cumpliendo, guardan relación
con el objeto de la contratación
determinado en el respectivo contrato de
servicios.
JMT
COMPONENTESRIESGOS FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORÍA
(ANEXO 2)
AUDITORIA INTERNA
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
EXAMEN ESPECIAL
MATRIZ DE DECISIONES PARA EL SUBCOMPONENTE CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES
DEL 1 DE JULIO DE 2009 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
7
ENTIDAD:
ÁREA:
TIPO DE
EXAMEN:
PERIODO:
SI NOA (3) B (2) C (1)
GENERALES
100-01¿La Entidad dispone de un Manual de Recursos Humanos, que
incluya a contratados?X
Dispone del Reglamento
Codif icado de la
Administración Integrado del
Recurso Humano del BCE-
1996, totalmente
desactualizado.
X
100-02
¿El Responsable de la Oficina de Recursos Humanos, cuenta
con la experiencia y conocimientos necesarios para el
desempeño de sus funciones?
X
Verif icación in - situ del
Equipo de Auditoria Interna
(cuenta con experiencia y
conocimientos sobre el tema)
X
100-03
¿Previo al inicio del proceso de contratación del recurso
humano, existe el requerimiento del área demandante,
especif icando el perfíl del servidor a contratar?
X
Constatado en los files de los
contratos proporcionado por
la Oficina Recursos Humanos
X
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBCOMPONENTE : CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES
OBJETIVO BASICO: Determinar si la instrumentación de los contratos de servicios ocasionales, se han efectuado observando los procedimientos institucionales y la
normativa establecida para el efecto.
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTOMEDIOS DE VERIFICACION
U OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
ESPECIAL PLANIFICADO
2009-07-01 al 2009-12-31
8
SI NO A (3) B (2) C (1)
100-04
¿Para la elaboración de los contratos de servicios ocasionales,
se consideraron los aspectos que sobre el tema prevé la
LOSCCA, SENRES (actualmente Ministerio de Relaciones
Laborales) y Reglamentos afines?
X
Contratos localizados en los
files de los contratados
proporcionado por la Oficina de
Recursos Humanos
X
100-05
¿Los contratos ocasionales de trabajo cebrados entre la
Institución y los oferentes, están soportados con los
respectivos informes del Oficina de Recursos Humanos?
X Files del personal contratado X
100-06
¿Los informes de la Oficina de Recursos Humanos, contemplan
la certif icación de disponibilidad de fondos, observando lo que
prevé las normas técnicas de la SENRES?
XInformes de la Oficina de
Recursos HumanosX
100-07
¿El perfil del recurso humano contratado esta acorde al
requerimiento del área solicitante, observando lo que prevé las
normas técnicas de la SENRES?
X
Información y documentos que
constan en los files del
personal contratato (ciertos
servidores no reúnen el perfil)
X
100-08
¿Se han aplicado las remuneraciones acorde a la escala de
remuneraciones establecido por la SENRES, actualmente
Ministerio de Relaciones Laborales?
X
Roles de pago (existen ciertas
inconsistencias en la f ijación de
remuneraciones, por no estar
acordes a las constantes en la
tabla de la SENRES)
X
100-09¿Los contratos de servicios ocasionales, están autorizados
por la máxima autoridad o el delegado de la Entidad?X
Autorización de inicio del
proceso de contratación y
legalización de los respectivos
contratos
X
6 3 0 4 5
Escalas: 3 Alto JMT
2 Medio
1 Bajo
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIACUMPLIMIENTO MEDIOS DE VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
9
ENTIDAD: BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
TIPO DE
EXAMEN:
PERIODO:
RIESGO
CONTROL
VALORACION
RIESGO # PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL
# TOTAL DE
PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL (3,2,1) CALIFICACION DEL RIESGO
Alto 3 0 0 calif icación total
Medio 2 4 8 # preguntas
Bajo 1 5 5
Total: 9 13 9 13 1.44
Fecha firma
JMT
JNA
PNR
Elaborado por
Revisado por Jefe de Equipo
Revisado por Supervisor
BAJO MODERADO ALTO
Nivel de Confianza
COMENTARIO
De la evaluación a los controles implantados en la instrumentación de los contratos de servicios ocasionales, se obtuvo una calificación de 1.44, determinándose el riesgo
de control como BAJO, por estar cercano a 1. Con base a este resultado, no
se considera al proceso de contratación de servicios ocasionales como crítico, ya que, el margen en referencia se atribuye a los procesos que se ubiquen entre 2 y 3; criterio
considerado en la evaluación del control interno.
3 2 1
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
DETERMINACION DEL RIESGO DE CONTROL
Especial Planificado
2010-07-01 al 2010-12-31
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL SUBCOMPONENTE :
CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES
Riesgo de Control
ALTO MEDIO BAJO
10
INHERENTE CONTROL
Contratación Directa,
Lista Corta, Régimen
Especial, Cotización,
Menor Cuantía,
Subasta Inversa
Moderado Bajo
El Banco no dispone de un
Reglamento Interno de Contratación
que estandarise los procedimientos
internos previstos en la normativa
pertinente; las Oficinas de Quito,
Guayaquil y Cuenca, operan en
sujeción a lo que prevé la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, su
Reglamento General y las
Resoluciones del INCOP.
Revisión minuciosa de la
documentación disponible previo al
inicio del proceso de contratación por
parte del Responsable del
Subproceso, con el f in de orientar
adecuadamente la modalidad de
contratación.
Revisión detallada de los pliegos
relacionados con la elaboración de
obras, adquisición de bienes o
prestación de servicios, por parte del
responsable del Subproceso, con el
f in de que los proveedores tengan
una orientación clara de los
requerimientos de la Institución.
Cumplimiento: Revisar los
expedientes, para determinar el
cumplimiento de las disposiciones
constantes en la referida
mormativa relacionado con la
Contratación Directa, en una
muestra signif icativa de contratos
de consultoría.
Cumplimiento: Mediante el acceso
al portal
www.compraspúblicas.gov.e
c., verif icar los cronogramas de
implementación de los procesos
de: contratación directa, lista
corta, régimen especial,
cotización, menor cuantía,
subasta inversa, a fin de
establecer la viabilidad de la
participación de los oferentes.
MBP
COMPONENTESRIESGOS FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORÍA
(ANEXO 3)
AUDITORIA INTERNA
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
EXAMEN ESPECIAL
MATRIZ DE DECISIONES PARA LAS DIFERENTES MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
DEL 1 DE JULIO DE 2009 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
11
ENTIDAD:
ÁREA:
TIPO DE
EXAMEN:PERIODO:
SI NOA (3) B (2) C (1)
GENERALES
100-01
¿El Responsable del Subproceso de Servicios Generales,
cuenta con la experiencia y conocimientos necesarios para
la implementación y supervisión de los diferentes
procedimientos de contratación?.
X
Constatación directa
durante la práctica del
examen.
X
100-02
¿En ausencia del titular del Subproceso, encarga sus
funciones y actividades por escrito determinando el alcance
de las mismas?
XMediante correo, sin
precisar el alcance.X
100-03
¿Los servidores encargados de tramitar los diferentes
procesos de contratación, cuentan con la experiencia y
conocimientos necesarios para el efecto?
XMediante confirmación
directa.X
100-04¿Participa la máxima autoridad en las autorizaciones en los
diferentes procedimientos de contratación?X
Ha delegado al Director
Administrativo tal como
se evidenció en la
respectiva resolución
X
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBCOMPONENTE : CONTRATACION - MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA
OBJETIVO BASICO: Determinar si los procesos de contratación, se han manejado con propiedad, veracidad y legalidad, mediante el cumpliendo de lo previsto en la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), su Reglamento y Resoluciones del Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP).
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTO MEDIOS DE
VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES
ESPECIAL PLANIFICADO
2009-07-01 al 2009-12-31
12
SI NO
A (3) B (2) C (1)
100-05
¿La máxima autoridad delega sus funciones para la instrumentación
de las diferentes modalidades de contratación, mediante la
respectiva resolución, haciendo referencia al monto autorizado?
X
Constatación de las
resoluciones administrativas
localizadas en los files de
los contratos.
X
100-06
¿En el evento de presentarse la necesidad de efectuar una
contratación no contemplada en el PAC, se procede a reformular el
mismo mediante la resolución respectiva aprobada por la máxima
autoridad?
XMediante constatación de la
resolución.X
100-07¿La documentación que sustenta los diversos procesos de
contratación está achivada y custodiada adecuadamente?X
Mediante apreciación directa
(las ofertas no están
desprendidas de los sobres
y archivadas en orden
cronológico)
X
ESPECÍFICOS
100-08
¿Si la contratación realizada, se derivó de un proceso inicialmente
declarado desierto, se deja evidencia debidamente sustentada en el
respectivo f ile?
XFiles de los respectivos
procesosX
100-09
¿En los procesos de contratación se consideran los 3 PPP:
certif icación presupuestaria, inclusión en el PAC y elaboración de
los respectivos pliegos?
XFiles de los respectivos
procesosX
100-10¿El inicio del proceso de contratación es autorizado por la máxima
autoridad o su delegado?X
Revisión de los respectivos
procesosX
100-11¿Para la elaboración de los pliegos, el Banco observa los modelos
del INCOP?X Verif icación directa X
100-12¿Los pliegos son aprobados por la máxima autoridad o su delegado
de acuerdo al monto autorizado?X Constatación directa X
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTO
MEDIOS DE VERIFICACION
U OBSERVACION
13
SI NOA (3) B (2) C (1)
100-13¿Los procesos de contratación asumidos bajo esta modalidad
corresponden a servicios de consultoría?X
Constatación directa en los
respectivos procesosX
100-14
¿Para aplicar esta modalidad de contratación, la máxima autoridad o
su delegado, selecciona e invita al proveedor habilitado en el RUP
que reúna los requisitos previstos en los pliegos?
XConstatación directa en los
respectivos procesosX
100-15¿En el evento de existir preguntas y aclaraciones, estas están
debidamente documentadas en actas?X Constatación directa en los f iles X
100-16
¿La recepción de la oferta del proveedor invitado, esta documentada
mediante el acta suscrita por los servidores autorizados para el
efecto?
XVerif icación en los files de los
procesosX
100-17¿La oferta presentada por el proveedor invitado por el Banco, es
calif icada técnicamente por la comisión designada para el efecto?X
Verif icación en los files de los
procesos (informes técnicos)X 1]
100-18
¿Previo a la adjudicación del contrato de consultoria, la Comisión
Técnica del Banco negocia con el oferente aspectos relacionados
con el mismo, cuya acción queda evidenciada mediante el acta
respectiva?
XConstatación directa en los files
(acta de negociación)X
100-19¿Las adjudicaciones de contratos bajo esta modalidad, están
sustentadas en la respectiva resolución administrativa?X
Constatación directa en los files
de las contratacionesX
100-20
¿Las resoluciones administrativas de adjudicación estan
correctamente elaboradas y legalizadas por parte de la máxima
autoridad o su delegado?
XConstatación directa en los files
(Resoluciones de adjudicación)X
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTO
MEDIOS DE VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
14
SI NOA (3) B (2) C (1)
100-22
¿En los contratos incluyen todos los aspectos definidos en el proceso
de contratación tales como: condiciones generales, objeto del
contrato, precio y forma de pago, informe técnico, administración
fiscalización y supervisión, garantías, entre otros?
XConstatación directa en los files
(contratos)X
100-23
¿Previa a la subscripción de los contratos, estos son revisados y
sumillados por los servidores autorizados de la Asesoría Legal,
Dirección Administrativa y Servicios Generales?
XConstatación directa en los files
(contratos)X
100-24
¿Se encuentran anexados a los files de los contratos, copias de los
comprobantes contables correspondientes a los pagos a proveedores
de los respectivos contratos celebrados por la Entidad?
XNo se localizaron los soportes
contables.X
100-25
¿Las garantias consideradas para el cumplimiento de los contratos,
están registradas contablemente y en custodia a cargo de la Unidad
respectiva?
XNo se localizaron los soportes
contables.X 2]
RESULTADOS22 3 0 4 21
Notas:
Margen: 3 Alto MBP
2 Medio
1 Bajo
1] Art. 18 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, (LOSNCP).
2] Art. 58 de la Ley Orgáncia del Sistema Nacional de Compras Públicas (LOSNCP).
SUMARIA ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
CUMPLIMIENTOMEDIOS DE VERIFICACION U
OBSERVACION
CALIFICACION RIESGO DE
CONTROL
15
ENTIDAD: BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
TIPO DE
EXAMEN:
PERIODO:
RIESGO
CONTROL
VALORACION
RIESGO # PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL
# TOTAL DE
PREGUNTAS
CALIFICACION
TOTAL (3,2,1) CALIFICACION DEL RIESGO
Alto 3 0 0 calif icación total
Medio 2 4 8 # preguntas
Bajo 1 21 21
Total: 25 29 25 29 1.16
Fecha firma
MBP
JNA
PNR
ALTO MEDIO BAJO
DETERMINACION DEL RIESGO DE CONTROL
Especial Planificado
2010-07-01 al 2010-12-31
COMPONENTE COSO : ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBCOMPONENTE : CONTRATACION - MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA
Riesgo de Control
3 2 1
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
Elaborado por
Revisado por Jefe de Equipo
Revisado por Supervisor
BAJO MODERADO ALTO
Nivel de Confianza
COMENTARIO
De la evaluación efectuada a los controles establecidos en el Sistema de Contratación bajo la modalidad de Contratación Directa, se obtuvo una calificación
de 1.16, determinándose el riesgo de control como BAJO, por ubicarse cercano a 1 . Con base a este resultado, no se considera a este sistema de
contratación como crítico, ya que, el margen crítico se atribuye a los sistemas que se ubiquen entre 2 y 3, criterio considerado para la evaluación del control interno.
