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ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
“Evaluación del Control Interno a la Empresa Florícola
E.Q.R. EQUATOROSES C.A.”
Tesis previa la obtención del título de “Licenciada en Contabilidad y Auditoría – Contador Público”
Autora: Paulina Alexandra Gallo Álvarez
Directora: Doctora Liz Valle Carrión
Centro Universitario: Latacunga
2010
Dra. Liz Valle Carrión
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS
CONTABLES Y AUDITORIA
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de tesis desarrollado por la estudiante,
Paulina Alexandra Gallo Álvarez ha sido orientado y revisado
durante su ejecución por lo tanto autorizo su presentación.
Loja, Marzo del 2010
f)………………………..
ii
“ Yo PAULINA ALEXANDRA GALLOALVAREZ declaro conocer y aceptar la
disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica
Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice: “ Forman
parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de
investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que se realicen
a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de
la Universidad”
f. ..........................
iii
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente
trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paulina A. Gallo Álvarez
iv
El presente trabajo que representa un esfuerzo por superarme, en mi
vida profesional, y personal, se lo dedico.
A dios que me da la bendición en cada momento de mi vida, y fortaleza
espiritual en los momentos difíciles.
Especialmente, a mis padres quienes me ha enseñado con su ejemplo a
ser mejor cada día con perseverancia y optimismo, me han dado todo
lo que poseo como persona mis valores, mis principios, y todo aquello
con una gran dosis de amor sin pedir nada a cambio.
A mi esposo y mis dos hijos Pamela y Jorge por acompañarme en esta
etapa, con amor, comprensión paciencia, y dándome la fuerza para
salir adelante, gracias por el apoyo, pues espero les sirva de ejemplo
y motivación en su vida.
PAULINA GALLO ALVAREZ
v
Me gustaría agradecer sinceramente a mi directora de tesis, doctora Liz
Valle Carrión, por su esfuerzo y dedicación, gracias por sus
conocimientos, orientaciones, su paciencia y motivación sin la cual no
habría podido terminar mi trabajo de tesis.
Un profundo agradecimiento al Presidente Ejecutivo de la Empresa EQR
Equatoroses C.A, Sr Fernando Donoso, quién hizo posible aplicar el tema
de tesis en la Florícola, que a sido una fuente trabajo y crecimiento, la
misma que ha sido mi mejor escuela de formación profesional.
La Autora.
vi
vii
INDICE DE CONTENIDOS
RESUMÉN EJECUTIVO………………………………………xi-xiii
CAPITULO I
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EQUATOROSES C.A. ................. 2
1.1. BASE LEGAL Y REGLAMENTACIÓN INTERNA ........................ 2
1.1.1. Constitución Legal ................................................................ 2
1.1.2. Reglamentación.................................................................... 3
1.1.2.1. Reglamento Interno ....................................................... 3
1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ......................................... 11
1.3. ACTIVIDAD PRODUCTIVA ....................................................... 15
1.3.1. Procesos Productivos ......................................................... 15
1.3.2. Descripción del Producto .................................................... 18
1.3.3. Flujo gramas de Procesos Claves ...................................... 20
1.4. INFRAESTRUCTURA FINANCIERA ......................................... 24
1.5. INFRAESTRUCTURA COMERCIAL ......................................... 26
CAPITULO II
2. MARCO REFERENCIAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL ................ 33
2.1. AUDITORÍA INTEGRAL ............................................................ 33
2.1.1. Definición y Objetivos ......................................................... 34
2.1.2. Tipos de Auditoria ............................................................... 35
2.1.3. Principios Generales y Normativas de Auditoría ................ 36
2.1.3.1. Principios ..................................................................... 36
viii
2.1.3.2. Normativa .................................................................... 38
2.1.4. Fases de Auditoria .............................................................. 41
2.1.4.1. Etapa de Planificación ................................................. 42
2.1.4.2. Etapa de Ejecución ..................................................... 42
2.1.4.3. Etapa de Informe ......................................................... 44
2.1.5. Papeles de Trabajo ............................................................ 47
2.1.6. Marcas de Auditoría ........................................................... 48
2.1.6.1. Propósitos de las Marcas ............................................ 49
2.1.6.2. Llamadas de Auditoría ................................................ 51
2.2. SISTEMAS DE CONTROL ........................................................ 52
2.2.1. Definiciones y Objetivos .................................................... 52
2.2.1.1. Definición..................................................................... 52
2.2.1.2. Objetivos ..................................................................... 52
2.2.2. Indicadores de Gestión ....................................................... 53
2.2.3. Resultados ......................................................................... 54
2.2.4. Informes ............................................................................. 54
2.2.4.1. Requisitos.................................................................... 55
2.2.5. Beneficios ........................................................................... 56
CAPITULO III
3. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACION DE CONTROL
INTERNO ................................................................................................. 58
3.1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................. 58
3.1.1. Análisis Situacional Externo ............................................... 58
ix
3.1.2. Análisis Situacional Interno ................................................ 59
3.1.2.1. Área Administrativa ..................................................... 60
3.1.2.2. Área Financiera ........................................................... 61
3.1.2.3. Área de Comercialización............................................ 62
3.1.3. Resultados FODA ............................................................... 62
3.1.3.1. Fortalezas.................................................................... 62
3.1.3.2. Debilidades.................................................................. 63
3.1.3.3. Amenazas ................................................................... 63
3.1.3.4. Oportunidades ............................................................. 63
3.2. APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO ......... 64
3.2.1. ETAPA DE PLANEACIÓN .................................................. 64
3.2.1.1. Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno 64
3.2.2. ETAPA DE EJECUCIÓN .................................................... 67
3.2.2.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO ........................ 68
3.2.2.2. COMPONENTE COMPRAS ........................................ 75
3.2.2.3. COMPONENTE INGRESOS ....................................... 83
3.2.2.4. COMPONENTE GASTOS ........................................... 90
3.2.2.5. COMPONENTE INVENTARIOS ................................. 98
3.2.2.6. COMPONENTE COMERCIALIZACIÓN .................... 106
3.3. ETAPADEL INFORME ............................................................ 114
HALLASGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL INFORME
1. Hallazgos……….………………………………………………………..….120-123
x
2. Conclusiones ………………………………………………………….……124-125 3. Recomendaciones…………………………………………………….……126-127
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
4. Conclusiones……………………………………………………………………..128 5. Recomendaciones……………………………………………………………….129
BIBLIOGRAFIA……………….………………………………………………130 ANEXOS
xi
RESUMEN EJECUTIVO
La evaluación de Control Interno aplicado a la empresa florícola E.Q.R.
EQUATOROSES C.A., surge por la necesidad, de medir los logros alcanzados
por la empresa en un período determinado de tiempo, el objetivo fundamental es
evaluar y comprobar el desempeño de operaciones económicas, eficientes y
efectivas. El control interno ayuda a la gerencia a la toma de decisiones
oportunas, al uso adecuado de recursos buscando su adecuada administración
ante riesgos potenciales y reales que pueden afectarlos; del mismo modo
permite velar que todos los recursos y actividades de la organización se orienten
al logro de los objetivos planteados.
En el primer capitulo se hace referencia, a la base legal y reglamentación
interna, estructura organizacional, actividad productiva, infraestructura financiera,
infraestructura comercial, temas dentro de los cuales, como es el reglamento
interno, explica cada uno de los artículos, en que la empresa hace referencia a
las prohibiciones y derechos a los cuales todos los trabajadores de la empresa
se sujetarán a cada una de las normas señaladas en este reglamento, y su
violación determinará las sanciones establecidas en él y en las leyes pertinentes.
Se detalla la estructura organizacional, que es una representación gráfica de la
estructura de la empresa, sus unidades, puestos de trabajo, las principales
líneas de autoridad y responsabilidad entre los departamentos y unidades en un
momento determinado, dentro de la actividad productiva existen los sistemas
básicos de producción, y un detalle de la fertilización, cultivo, poscosecha,
enfriamiento y empaque.
xii
Dentro de la infraestructura financiera se hace referencia al balance de
resultados del primer semestre, y en la comercial se hace un breve análisis del
sistema de venta los grados por tallo en el mercado, países que exporta la
florícola y sus precios.
En el capítulo segundo estudia de la definición y objetivos de la auditoria
integral, de los tipos de auditoría, principios y normas de auditoria, sus fases,
marcas e indicadores de gestión y resultados.
En el tercer capitulo se aplica el control interno a la empresa Eqr Equatoroses
C.A, midiendo factores externos claves, sus fortalezas y debilidades en el área
administrativa financiera y comercial, determinando resultados FODA, dentro del
proceso de aplicación, tenemos la etapa de planeación, con revisión de marcas
de auditoría, la etapa de ejecución en donde se realiza la evaluación preliminar
de control interno, llegando a una evaluación del riesgo, en el que se asigna una
ponderación de 1, según la importancia y veracidad que estos factores tengan
dentro de la institución, la misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Dentro de los parámetros de ponderación, establecemos el riesgo y confianza,
basado en un programa de auditoría, en que se determinan los objetivos y
procedimientos, realizando una entrevista de control interno.
En la etapa del informe, se hace referencia a la carta de presentación del mismo,
poniendo en conocimiento que el motivo fue determinar el grado de
cumplimiento de normas, políticas y procedimientos internos de la empresa. Un
enfoque global de la magnitud de esta tarea invita a la reflexión, al análisis, pero
sobre todo, a replantear puntualmente el quehacer en términos de un
crecimiento sostenido basado en una decisión de cambio y en una actitud de
apertura, de aceptación y de trabajo en el desarrollo del trabajo planteado se
xiii
contó la colaboración y apoyo de cada uno de los miembros de la empresa,
conociendo los procesos, su control y llegando a fondo a áreas importantes, el
éxito de este control interno ha sido medir cada uno de los factores externos e
internos, obtener hallazgos, sacar conclusiones, recomendaciones y poner a
disposición de la gerencia, para mejorar algunos controles internos necesarios
para su eficiencia, haciendo referencia en cada una de las conclusiones y
recomendaciones a cada jefe departamental, accediendo a todos los archivos
necesarios para confrontar saldos, analizar cuentas contables, reportes del
sistema, para tener soporte en los papeles de trabajo necesarios.
En los anexos se adjunta detalle de reportes de la empresa con documentos
como ordenes de compra, ingresos a bodega, cuadres de bodega, egresos,
ingresos de bancos, ordenes de embarque haciendo referencia a su liquidación
aduanera, así como documentos de personal como evaluaciones, detalles de
renuncias voluntarias, además se incluye reportes de ventas, conciliaciones
bancarias, variaciones de presupuesto.
El realizar una evaluación de control interno a las actividades administrativas y
financieras de la empresa EQR, ocasionó conocer los sistemas de control con
los cuenta la misma, considerando que la empresa tiene un riesgo moderado, lo
cuál le permite seguir con su actividad económica normal.
1
CAPÍTULO I
2
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EQUATOROSES C.A.
1.1. BASE LEGAL Y REGLAMENTACIÓN INTERNA
1.1.1. Constitución Legal
En la provincia de Cotopaxi la floricultura se ha desarrollado muy crecientemente
desde hace una década atrás, es así que muchas plantaciones se hallan
ubicadas en los sectores de Pujilí, Aláquez, Toacaso, Saquisilí, Lasso, Sigchos y
Salcedo, incluso algunas se hallan establecidas entre Latacunga y Salcedo
(Pastocalle). Las florícolas de Cotopaxi representan una participación del
15.94% del total de exportaciones de flores en el Ecuador. Dentro de la provincia
de Cotopaxi las empresas florícolas llegan a 25, y las que presentan mayor
participación dentro del mercado externo son Continex con una 20%,
Equatoroses con el 12%, Florlasso con un 6% del mercado. En el mercado
internacional de exportaciones la presencia de la flor ecuatoriana ha ido
creciendo y de acuerdo al tipo de flor que más participación en ventas son las
rosas con un 77,67 %, la gypsophila con el 8,19 %, el clavel con el 0,5 %,
seguido por el crisantemo con un 0,25 % y, otras variedades que son
demandadas en un 13,39 %.
La empresa Florícola E.Q.R. EQUATOROSES C.A. desde su creación el 17 de
mayo de 1994 hasta la actualidad presenta un crecimiento acelerado en el nivel de
producción de sus diversos tipos de rosas que son comercializados en el mercado
internacional, colocando sus productos en 33 países del mundo, siendo su mayor
cliente Estado Unidos. Desarrollo que paralelamente provocó un aumento en las
tareas propias del negocio dentro de las áreas administrativa, financiera, de
producción y comercial de la empresa, implementándose sistemas de control de
activos, inventarios y de procesos informales que se hallan alejados de la
aplicación de principios y normas de Auditoria. Además dentro de la florícola no
existe un departamento encargado de realizar exámenes de auditoria y control
interno que le permita a la organización buscar economía, eficiencia y eficacia en
el uso de los recursos. El capital autorizado de la compañía es de 2.000.000 de
3
dólares y el capital suscrito de la compañía es de 1.000.000.00 de dólares,
dividido en 1.000.000 de acciones ordinarias y nominativas de 1 dólar cada una.
1.1.2.1.1.1.2. Reglamentación
1.1.2.1. Reglamento Interno
DE LA EMPRESA
Art. 1.- Los TRABAJADORES, que laboran en la empresa, lo son en general de
esta, y no de una determinada área o sección de trabajo, en consecuencia, la
empresa, tiene plena facultad para ordenar a uno o más de sus
TRABAJADORES, que presten sus servicios en forma temporal o definitiva en
cualquiera de las áreas o secciones sin que pueda interpretarse este cambio
como despido intempestivo, a menos que signifique descenso de categoría o
cambio de ocupación, por lo tanto, ningún TRABAJADOR, podrá negarse a
acatar esta disposición.
Art. 2.- Todos los TRABAJADORES de la empresa, se sujetarán a todas y cada
una de las normas señaladas en este Reglamento, y su violación determinará
las sanciones establecidas en él y en las leyes pertinentes.
DE LA ADMISION DE NUEVOS TRABAJADORES
Art. 3.- La contratación de nuevos trabajadores será potestativa de la empresa y
la condición de aprendiz, pasante, trabajador eventual, ocasional, por obra, o a
prueba, no le dará ningún derecho a ocupar una vacante como trabajador
permanente.
Art. 4.- Todo candidato a ingresar al servicio de la empresa, deberá cumplir
con los siguientes requisitos:
a) Presentar una solicitud de trabajo por escrito, en el formulario que le
proporcionará el Departamento de Recursos Humanos, adjuntando toda la
Con formato: Numeración y viñetas
4
documentación que le sea requerida conforme a las normas y políticas
establecidas.
b) Satisfacer los requisitos de conocimientos, preparación académica,
experiencia y todos los demás exigidos por la empresa.
c) Someterse a los exámenes médicos preocupacionales que determinare el
médico designado por la empresa.
BENEFICIOS SOCIALES
Art. 5.- En caso de enfermedad o accidentes de trabajo menores, la empresa
concederá a los trabajadores licencia de hasta 8 días remunerados para su
curación y rehabilitación previo certificado médico otorgado por el facultativo de
la empresa o del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Art. 6.- En el caso de maternidad la empresa concederá a la futura madre un
préstamo equivalente al 50 % del subsidio correspondiente; La trabajadora se
compromete restituir dicho préstamo inmediatamente después de haber
realizado el cobro correspondiente al IESS
Art. 7.- La empresa mantendrá el servicio de comisariato, para este efecto los
trabajadores podrán acudir al Comisariato asignado o seleccionado por la
empresa a ser uso de este beneficio bajo las siguientes condiciones
Trabajadores que hayan pasado su período de prueba (3 meses)
Monto máximo de consumo $ 20 mensuales
Los descuentos se efectuarán en el pago de la segunda quincena de
cada mes.
Art. 8.- La empresa entregará anualmente a todos sus trabajadores uniforme
completo de trabajo, así como también los implementos para su protección y
seguridad. La empresa se reserva las fechas de entrega de dichos uniformes.
Art. 9.- La empresa subsidiará a todos sus empleados y trabajadores el 70% del
costo de los almuerzos y el 100% de los desayunos y meriendas en el caso de
que existiera.
5
DIAS HORARIOS DE TRABAJO Y RELACION LABORAL
Art. 10.- E.Q.R. EQUATOROSES C.A. laborará 40 HORAS SEMANALES de
lunes a sábado de preferencia en doble jornada de trabajo, conforme a los
turnos y horarios siguientes:
Personal administrativo
Lunes a Viernes 07h00 a 13h00 y de 13h30 a 16h00
Sábado 07h30 a 12h30
Personal Cultivo
Lunes a Viernes 07h00 a 12h00 y de 13h00 a 15h00
Sábado y/o Domingo 07h00 a 12h00
Personal de Post-cosecha
Lunes a Domingo 09h20 a 13h00
Cuando se trabaje Sábado o Domingo y por la naturaleza de la industria
florícola, los días de descanso se los fijará en el transcurso de los días ordinarios
de trabajo.
Art. 11.- Los TRABAJADORES a su puesto de trabajo podrán ingresar hasta
con cinco minutos de retraso a la hora de inicio del turno, pasado este tiempo no
se les permitirá el ingreso y perderán la jornada completa de trabajo salvo, que
exista justificación.
Art. 12.- INCUMPLIMIENTOS A LA JORNADA DIARIA DE TRABAJO Los
horarios de trabajo serán cumplidos estrictamente por los trabajadores. Las
faltas a las jornadas de trabajo serán computadas para el descuento del pago de
la semana integral de conformidad con el Código de Trabajo. Los atrasos o faltas
al trabajo, en forma injustificada, dará derecho a la empresa a la aplicación del
Art. 172 numeral 1 del Código de Trabajo.
Art. 13.- DESCANSOS OBLIGATORIOS Serán días de descanso obligatorio los
establecidos en el Código de Trabajo, así como los que hubiere dispuesto el
Gobierno Nacional mediante leyes o decretos, sujetándose los trabajadores y
empleados de la Compañía a su recuperación de ser el caso. Si por la
6
naturaleza de la industria florícola es necesario trabajar en días de descanso la
compañía remunerará dicho día con los recargos de Ley.
Art. 14.- PERMISOS POR ENFERMEDAD El trabajador que encontrándose en
el desempeño de sus funciones necesitare ausentarse para ser atendido por el
facultativo médico de la compañía deberá solicitar el permiso correspondiente a
su Supervisor, en su ausencia Supervisor coordinador de zona, Jefe de Área, o
Jefe de RR-HH. En caso de requerirse la compañía extenderá el respectivo
aviso de enfermedad para el IESS.
Art. 15.- LOS TRABAJADORES podrán servirse su alimentación únicamente en
el comedor de la empresa y en los horarios y turnos de atención establecidos
para el efecto. EQR subsidiará en un 70% el valor de los almuerzos o meriendas
de todos los trabajadores de la empresa.
DE LAS REMUNERACIONES
Art. 16.- Los pagos a los trabajadores serán liquidadas el último día laborable
de cada mes, pudiendo la empresa entregar un anticipo en forma quincenal.
Art. 17.- Cuando un trabajador se retire de la empresa por cualquier motivo, de
la liquidación de los haberes a los que tenga derecho, se le descontarán todos
los valores que adeude a la empresa, comisariato, préstamo a la caja de ahorro,
Etc.
Art. 18.- el marcar la tarjeta de asistencia de otro trabajador, alterarla,
falsificarla, no marcar a la salida o ingreso al trabajo y cualquier otro acto ilegal
en relación a su uso, será considerada (falta grave).
Art. 19.- Todo TRABAJADOR que tenga permiso escrito de salida durante su
jornada de trabajo, deberá marcar su TARJETA DE ASISTENCIA al momento de
salir de la empresa y al ingresar nuevamente si es el caso.
7
DE LAS OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
Art. 20.- son obligaciones de todos los TRABAJADORES a más de las
establecidas en el Art. 45 del Código del Trabajo, en el presente Reglamento y
demás leyes, las siguientes:
1.- Conducirse con moralidad y disciplina tanto en el interior de la empresa,
como fuera de ella.
2.- Restituir a la empresa, los materiales e insumos que no hayan sido usados y
conservar en buen estado los instrumentos, equipos, herramientas y útiles de
trabajo que le hayan sido proporcionados. En caso de pérdida o deterioro de
tales instrumentos, equipos, herramienta y útiles de trabajo, producto de la
negligencia o mala fe del TRABAJADOR, este será pecuniariamente
responsable y la empresa procederá a la reposición de los mismos,
descontando al trabajador de la remuneración, los valores respectivos.
3.- Presentarse al trabajo, debidamente aseado, con el uniforme, calzado y más
implementos adecuados, observando todas las medidas de Seguridad e Higiene
dispuestas por la empresa y más Leyes acordes.
4.- Limpiar diariamente las herramientas o equipos a su cargo así como
mantener en orden y limpieza su lugar de trabajo.
5.- Mantener un trato respetuoso y cordial con sus subalternos, compañeros y
superiores, evitando cualquier tipo de desavenencias o discordias, se le
considerará como (falta grave).
6.- Ducharse inmediatamente de terminado el trabajo de fumigación y cambiarse
de ropa.
7.- Lavarse con jabón las manos, antes de ingresar al comedor.
8.- Comunicar al Departamento de Recursos Humanos con 15 días de
anticipación su retiro definitivo de la empresa, con la finalidad de contratar su
reemplazo y evitar aplicar el Art. 190 del Código de Trabajo.
Art. 21.- Son obligaciones de los Jefes, Supervisores, y de todos quienes
ejerzan cargos con autoridad sobre otros, a más de las comunes a todos los
TRABAJADORES, las siguientes:
a) Dar aviso inmediato a Recursos Humanos o a uno de los Representantes de
la empresa, cuando un trabajador cometiera una falta grave, o fuera reincidente
8
en cometer faltas leves, por las cuales ya haya sido llamado la atención; si no lo
hiciere, se le considerará culpable de complicidad en dicha falta.
b) Encontrarse presente en su sección de trabajo, 10 minutos antes del inicio del
turno, a fin de dar las instrucciones respectivas al personal a su cargo.
c) Permanecer en su lugar de trabajo, hasta la terminación de su turno y
entregar los informes de novedades solicitados por su superior.
d) Controlar que todos los trabajadores de su sección, cumplan a cabalidad con
todas las normas y disposiciones de la empresa, dando a su superior parte
inmediato de todos los actos de indisciplina e incumplimiento de los
trabajadores.
e) Guardar respeto y consideración a los trabajadores, que laboran bajo sus
órdenes, buscando un mejor entendimiento y colaboración del personal.
f) Entrenar a su personal en las labores y tareas cotidianas para lograr una
mayor productividad y eficiencia de sus subordinados.
DE LAS PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES
Art. 22.- A más de las prohibiciones establecidas para los TRABAJADORES en
el Art. 46 del Código del Trabajo y las determinadas por la Ley y más
Reglamentos vigentes, está prohibido a los TRABAJADORES de E.Q.R. lo
siguiente:
1.- Ingerir bebidas alcohólicas o hacer uso de estupefacientes durante las horas
de trabajo así como introducirlos a la empresa. (Falta grave).
2.- Apropiarse indebidamente de útiles de trabajo, herramientas, materiales,
uniformes, equipos de seguridad, prendas de uso o de vestir y más pertenencias
de otro trabajador. (Falta grave).
3.- Hacer escándalos, proferir palabras soeces, propiciar o participar en juegos,
reyertas o altercados, agredir física o verbalmente a otros TRABAJADORES y
cualquier otro acto reñido con la moral y disciplina que debe observar dentro de
los predios de la empresa. (Falta grave).
4.- Fumar en los lugares donde existe prohibición expresa de hacerlo.
5.- Poner escritos insultantes o dibujos obscenos en las instalaciones de la
empresa o propagar rumores falsos que atenten contra el buen nombre de la
empresa, o de sus representantes. (Falta grave).
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6.- Abandonar su puesto de trabajo sin autorización de su superior, para
trasladarse a otro lugar distinto de aquel en el que debe efectuar su labor.
7.- Manejar vehículos de la empresa sin estar autorizados por la misma o
proporcionarlos para su conducción a terceros no autorizados.
DE LAS OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR
Art. 23.- Son obligaciones del empleador:
1.- Afiliar a los trabajadores al IESS desde el primer día de labores.
2.- Mantener el cumplimiento en el pago de las obligaciones contraídas por la
empresa con sus trabajadores e instituciones públicas tales como el IESS, SRI,
etc.
3.- Entregar a sus empleados certificados relativos a su trabajo cuantas veces lo
solicite.
4.- Proporcionar lugares seguros para que sus empleados guarden sus útiles de
trabajo y pertenencias.
5.- Entregar en forma completamente gratuita cada año, por lo menos un
uniforme adecuado para la ejecución del trabajo.
DE LAS PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR
Art. 24.- A más de las prohibiciones establecidas para el EMPLEADOR en el
artículo 44 del Código de Trabajo y las determinadas por la Ley, está prohibido
al empleador lo siguiente:
1.- Imponer multas que no se hallaren previstas en el respectivo Reglamento
Interno.
2.- Retener más del 10% de la remuneración por concepto de multas.
3.- Exigir al trabajador que compre sus artículos en tiendas o lugares
determinados.
4.- Exigir o aceptar del trabajador dinero para que se le admita en el trabajo o
por cualquier otro motivo.
5.- Cobrar al trabajador intereses sea cual fuere la cantidad que le haya
anticipado por cuenta de la remuneración.
6.- Imponer colectas entre los trabajadores.
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7.- Obstaculizar por cualquier medio las inspecciones de las autoridades de
trabajo a los establecimientos o centros de trabajo.
8.- Recibir en el trabajo a ciudadanos remisos que no hayan arreglado su
situación militar.
DE LAS SANCIONES
Art. 25.- Para la aplicación de las sanciones establecidas en este Reglamento,
se considerarán dos clases de faltas: FALTAS LEVES Y FALTAS GRAVES.
1.- Las FALTAS LEVES son aquellas cometidas por ligereza o imprudencia, sin
escándalo y sin que produzcan perjuicio alguno a la empresa o a su personal.
2.- Las FALTAS GRAVES señaladas en este Reglamento, son aquellas cuya
trasgresión pueden causar serios problemas de disciplina, daños a los equipos,
maquinarias, materiales y más instalaciones de E.Q.R. EQUATOROSES C.A. o
pongan en peligro la integridad de los TRABAJADORES o bienes de la empresa.
Art. 26.- Las faltas serán sancionadas en consideración a su gravedad; la
empresa tomará en cuenta los atenuantes o agravantes para aplicar las
siguientes sanciones:
1.- Amonestación verbal
2.- Amonestación escrita.
3.- Multa hasta por el 10% de la remuneración básica diaria del TRABAJADOR.
4.- Terminación del Contrato de Trabajo, sujetándose a los trámites dispuestos
por el Código del Trabajo.
Art. 27.- Todas las sanciones impuestas a un TRABAJADOR, serán registradas
en la respectiva carpeta individual; el acumulamiento de más de tres faltas leves
dentro de un período mensual de labor, darán a la última, la calidad de falta
grave.
Art. 28.- Previo a la imposición de una sanción por parte de la empresa, el
Departamento de Recursos Humanos, deberá investigar a cabalidad todos los
antecedentes, tanto con el TRABAJADOR involucrado como con el superior y
con los testigos si los hubiera.
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Art. 29.- La decisión de la terminación del contrato de trabajo solo podrá ser
tomada por el Presidente Ejecutivo o por quien tenga expresamente poder
notarizado para esta causa y su implementación será responsabilidad de
Recursos Humanos y de los abogados nombrados por la empresa.
Art. 30.- La empresa podrá emitir nuevas disposiciones o reglamentaciones, las
mismas que pueden ser permanentes o transitorias y serán de cumplimiento
obligatorio para todo el personal, siempre que estas se encuentren enmarcadas
en la ley y no atenten contra los derechos de los trabajadores.
1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es una representación gráfica de la estructura de la florícola, que muestra
sus unidades, puestos de trabajo, las principales líneas de autoridad y
responsabilidad entre los departamentos y unidades en un momento
determinado.
Gráfico 1.
ORGANIGRAMA GENERAL
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente EQR EQUATOROSES
Fernando X. Donoso Presidente Ejecutivo
(3) (330)
Ing. Santiago Rubio Gerente Producción
(215)
Rodolfo Obando Gerente Contabilidad
(7)
Cristina Donoso Gerente. Compras
(3)
Byron Nuñez Gerente Post-Cosecha
(81)
José Moncayo Gerente Costos
(3)
Germán Bonilla Jefe RRHH
(5)
Rotativos (1) Supervisor
(9) Trab. Florícolas
Departamento de Ventas
(3)
ORGANIGRAMA EQR EQUATOROSES C.A.
12
Gráfico 2.
ORGANIGRAMA DE POS COSECHA
EQR EQUATOROSES C.A.
Byron Núñez
Gerente de Postcosecha
(81)
Milton Yañez
Sup. Procesos
(1) US$411
Mario Velásquez
Sup. Empaque
(1) US$380
Juan Pablo Benítez
Sup. Farm Direct
(1) US$357
Inspectores de Calidad
(3) US$245 (1)
US$288
Empacadores
(7) US$181
Rotación
(2) US$181
Bonchador (16) US$173
Clasificador (16) US$173
Pasa Cajas (4) US$173
Camión (3) US$173
Cochero (2) US$173
Despate (1) US$173
Vestidor (1) US$173
Recepción de Cajas (4) US$173
Digitador (1) US$173
Saca Cajas (1) US$173
Recepción Ramos (1) US$173
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
Rotación (14)US$173
13
Gráfico 3.
ORGANIGRAMA ADMINISTRACIÓN
EQR EQUATOROSES C.A.
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION (COMPRAS, CONTABILIDAD Y COSTOS
Cristina Donoso Gerente Compras
(3)
Rodolfo Obando Gerente Contabilidad
(7)
José Moncayo Gerente de Costos
(3)
Segundo Pastrana
Chofer/Mensajer (1)US$190
Lourdes Negrete Asis. Compras/Contab.
(1) US$380
Sonia Bastidas Asistente Contabilidad
(1) US$425
Gissela Nevares AsistenteContabilidad
(1) US$360
Fernando Toapanta
Bodeguero General
(1)US$375
Ayudante de
Bodega (3)US$181
Paulina Gallo Coordinadora de Costos
(1)US$475
Ximena Segovia Asistente de Tesorería
(1)US$330
14
Gráfico 4.
ORGANIGRAMA RECURSOS HUMANOS
EQR EQUATOROSES C.A.
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Germán Bonilla Jefe de Personal
(5)
Cenepa Seguridad Vigilancia
Dr. Luis Poma Médico
(1)US$735
Enfermera (1)US$330
Elena Cando Asis. Personal / Nóminas (1)US$280
Trabajador Florícola Limpieza General (1)US$172
Blanca Casillas Asis. Personal/Nóminas (1)US$327
15
1.3. ACTIVIDAD PRODUCTIVA
1.3.1. Procesos Productivos
Existen dos tipos básicos en sistemas de producción: El sistema de producción
intermitente y el sistema de producción continuo. La producción intermitente está
organizada en función de unidades de servicio, en donde se realizan trabajos a
una o varias etapas de proceso productivo, se utiliza en trabajos de pequeños
lotes y a base de pedidos. La producción continua es típica de las industrias
organizadas en líneas de montaje, que producen bienes altamente
estandarizados. Se caracteriza por la continuidad y balance rígido del proceso
productivo. Algunos procesos no pueden clasificarse en la producción
intermitente o en la producción continua, porque presentan una combinación de
ambos. A estos procesos se les denomina mixtos El proceso de producción de
flores de EQR EQUATOROSES es:
Preparación del material, previo a la siembra, las estacas y patrones de
preferencia Manetti son tratadas con agroquímicos especiales que favorezcan su
enraízamiento y anclaje en el terreno.
Preparación y desinfección del terreno, se refiere a labores de nivelación,
subsolado o aradura profunda, arada y rastra. Posteriormente y en base del
análisis físico químico del suelo, se efectúa la fertilización inicial y las
correcciones de acidez que se hayan determinado necesarias. Así también
tratamiento preventivo contra plagas y enfermedades, principalmente, se
desinfectará el terreno con agroquímicos apropiados.
Control del ambiente. Se tienen planificada la plantación de cuatro hectáreas.
El cultivo se efectuará en invernaderos, a fin de proporcionar un ambiente
controlado de temperatura, luz, humedad y a la vez de protegerlos de factores
meteorológicos adversos.
Una vez plantado el material vegetal, se debe realizar un adecuado
Mantenimiento del cultivo en lo referente a:
16
Control de malezas para evitar la competencia entre las plantas y
problemas sanitarios.
Fertilización, sobre la base de un análisis de suelos bimensuales; esta
labor se efectúa a través del riego, utilizando el sistema de micro
aspersión o goteo. Esto implica el contar con un reservorio de agua de
3.000 m3 y tanques para la preparación de las soluciones fertilizantes.
Tratamientos fitosanitarios. Se efectúa con un equipo especial
centralizado que consta de tanques para preparar los tratamientos,
bomba para impulsar la solución a presión a través de tuberías de PVC
y las boquillas de aspersión. En forma preventiva y periódica, contando
con 200 sublimadores y un sistema eléctrico, se gasificarán con azufre
las plantas a fin de controlar enfermedades de tipo fungoso.
Podas, con el propósito de ajustar la producción a los calendarios de
exportación, se realizan podas de los brotes terminales de las primeras
ramas y posteriormente de los brotes laterales.
Cosecha, a partir de la plantación, en aproximadamente quince semanas se
realizará, y en su lugar debe proceder a pinchar o eliminar la flor, lo cual en el
futuro incidirá en el mejoramiento sustancial de la calidad y de los rendimientos.
Por ello, la primera cosecha se obtendrá a los siete meses de la siembra. Como
rendimiento se han considerado las siguientes producciones con una densidad
de 69.600 plantas/ha: 1,2; 1,4; y 1,6 flores/plantas/mes.
Para el tratamiento Poscosecha, se transportará las flores a la sala de
clasificación, se lo realiza en baldes y mallas especiales, que facilitan que la
calidad de las flores no se deteriore.
La hidratación y clasificación de las flores llegadas del campo, se colocan
en recipientes de agua para su hidratación. Posteriormente se procede a la
clasificación, que se realiza en forma manual, en mesas de madera,
considerando la conformación del botón floral, la consistencia y largo del tallo
que está en función de los pedidos; luego se forman grupos o paquetes de 25
unidades sujetas con una liga de caucho.
17
En el Preenfriamiento, los tallos florales seleccionados y agrupados en la forma
indicada, se los coloca en cubetas que contienen una solución nutritiva y
preservantes, y se los ubica en un cuarto de preenfriamiento, a 4C.
Posteriormente se procede al Empaque, colocando 10 paquetes en cada caja
de cartón, forrada con papel y plástico De esta manera pasan a un segundo
cuarto frío (1C), donde se mantienen durante la noche anterior al embarque.
La secuencia del proceso se expone en el Diagrama de flujo que se
presenta a continuación:
Gráfico 5.
FLUJOGRAMA DE CULTIVO
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
PREPARACIÓN DEL TERRENO
CONSTRUCCIÓN DEL INVERNADERO
SIEMBRA
MANEJO DEL CULTIVO
LABORES AGRÍCOLAS
RECEPCIÓN
HIDRATACIÓN Y CLASIFICACIÓN
PREENFRIAMIENTO
COSECHA
ENFRIAMIENTO
DESPACHO
18
1.3.2. Descripción del Producto
Su objeto es establecer las características físicas y especificaciones que lo
tipifican con exactitud y que norman la producción. A partir de éstas, son
posibles los requerimientos técnicos de las materias primas que se utilizarán en
la producción del bien, así como los procesos tecnológicos que se utilizarán en
la fabricación. Las especificaciones del producto comprenden los detalles que lo
definen. Estos incluyen: la definición genérica, su unidad de medida, calidad,
descripción de materiales, cantidad, acabados, tolerancia, fórmulas y normas de
funcionamiento, dibujos técnicos y detalles de producción, necesarios para
obtener el resultado final. Las características del producto deben compararse
con las normas aceptadas nacional o internacionalmente y con las de productos
similares; con el fin de asegurar la calidad y la competitividad.
El producto a obtenerse son las rosas de exportación, a nivel de botón y con
pedúnculos de largo variable, debidamente presentados en cajas de cartón. El
proceso de producción se desarrolla a través de cultivo, a partir de plantas
injertadas importadas y con tratamientos específicos de Poscosecha.
Las variedades a cultivarse son de hábitos de crecimiento arbustivo, cuyo
desarrollo y producción dependen fundamentalmente del manejo que se les
proporcione. Su longevidad alcanza alrededor de ocho años en el ámbito
económico.
19
Cuadro 1.
CARACTERÍSTICAS DE LAS ROSAS A PRODUCIR
VARIEDAD
COLOR NÚMERO DE PÉTALOS
TAMAÑO BOTÓN
VIDA EN UN
FLORERO
FOLLAJE PRODUCTIVIDAD LONGITUD DE
TALLOS
CLASSY
Rojo Cardenal 50 -55 6 CM 8 – 10 DÍAS Verde Mate 1.6 – 1.8 Flor Planta Mes
40 – 80 CM
RED SENSATION
Rojo Intenso 42 5.8 CM 12 DÍAS Verde 1.5 – 1.7 Flor Planta Mes
65 – 70 CM
FREEDOM
Rojo Intenso 38 6 CM 10 – 12 DÍAS
Verde Intermedio
1.5 – 1.7 Flor Planta Mes
75 -80 CM
VERSILIA
Bronce Albaricoque
36 5.4 CM 10 -12 DIAS Verde 1.5 – 1.7 Flor Planta Mes
50-80 CM
ESCIMO
Blanco Puro 31 4.8 CM 12 – 15 DIAS
Verde Mate 1.4 – 1.6 Flor Planta Mes
40 – 60 CM
PAVAROTI
Rosado 33 5.7 CM 16 – 18 DIAS
Verde 1.6 – 1.8 Flor Planta Mes
50 – 80 CM
ANNA
Rosado Crema 36 5.7 CM 12 – 15 DIAS
Verde 1.4 – 1.6 Flor Planta Mes
40 – 70 CM
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
20
Existen cuatro tipos de patrón para certificar las variedades de flor, bajo los
cuales debe requerirse las flores:
MANETTY: Su producción es alta en variedades rojas.
CANINA: Su producción es baja y fija el color.
NATAL BRAY: Se encuentra su producción en un nivel de equilibrio, es
decir ni alta ni baja.
INDICA: Su producción es alta en variedades rojas.
Los principales proveedores de patrones son: Plantador, Rosy Tantau, Kordes y
Meilland. Además para realizar la adquisición de las plantas es importante
solicitar un análisis fitopatológico, para conocer si las plantas tienen o no
problemas fitosanitarios.
1.3.3. Flujo gramas de Procesos Claves
Para la el cultivo y comercialización de flores en EQR EQUATOROSES se
desarrollan los siguientes procesos
21
Gráfico 6.
DESPACHO DE FLOR
INICIO
Embarque de Flor
Hay Pedido de Embarque
?
Elaboración
Packing List
Emisión Guía de
Remisión
Esta
n los
resp
onsa
bles?
Carga de
Furgón
Fotografías del
Furgón
Ubicación de Sello de
Seguridad
Entrega a Carguera y ruptura
de sellos
Devolución Dctos. Y sellos rotos
Finca
FIN
Si
No N
o
Si
22
Gráfico 7.
FLUJO DE BODEGA
si
1.
Control de Existencias Bodega
Por el Personal
Autorizado
Hay Requisición?
11
Orden de Compra
3. Verificación
Aleatoria Material, Insumos
y Uniformes Cumplimiento
Normas BASC
2. Recepción
Materiales
Insumos
Uniformes
Ingreso a Bodega
Organización Distribución
Y Pesaje
Hay Solicitud?
- Materiales - Uniformes - Insumos
Digitación
de Datos
Egreso de
Bodega
Despacho de
Producto
si
Fin
no
si
no
no
si
no
Uso de
Sello de
Seguridad
Entrega de Productos a Superviso eEQR EQUATOROSES C.A. sEVALUACION PRELIMINAR
CI1 aCUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
San Luis
4. - Colocación de Sellos plásticos de Seguridad
- Guía de Remisión.
Entrega de Productos a Supervisores Finca San
José
23
Gráfico 8.
EMBARQUE
INICIO
Pedido de Embarque
Embarque de
Flor Elaboración Packing List
1. Emisión Guía de
Remisión
Verif
icaci
ón
2.
Pers
onal
Res
pon
sabl
e
3. Carga de Furgón
4. Fotografías del Furgón
5. Ubicación de Sello de Seguridad
6. Sellos Rotos y Documentos
Si
No
No
Si
FIN
24
1.4. INFRAESTRUCTURA FINANCIERA
La empresa utiliza para la contabilidad el sistema informático ADVANCED
SOFTWARE que contiene los siguientes módulos:
Sistema Contable
Sistema de Facturas de Compra
Sistema de Ventas Locales
Sistema de Recursos Humanos
Sistema de Inventario
Sistema de Auditoría Interna.
También se cuenta con el SITAC (Sistema para anexos y devoluciones del IVA)
que permite el control de guías certificadas de exportación.
Se realizan dos auditorías anuales al manejo contable y financiero de le
empresa con la AUDITORA BDO.
Los estados financieros de los últimos meses del año 2008 que presenta la
florícola son:
25
Cuadro 2.
ESTADO DE RESULTADOS 2008
DATOS REALES EQR Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Tallos Vendidos: 1,246,043 2,442,712 1,242,729 1,175,812 1,639,952 1,144,429
E.Q.R. (YEMAS) 1,234,743 2,402,775 1,233,254 1,165,537 1,629,177 1,136,004
Externa Rosas 11,300 39,937 9,475 10,275 10,775 8,425
Externa Otros (GYP) 22,606 44,828 178 16,581 9,063 2,974
Precio por Tallo 0.26 0.25 0.25 0.25 0.24 0.25
Ventas Netas : 320,296 599,480 313,565 292,906 401,740 283,562
ProducciónE.Q.R.(Export
ación,yemas,nacional) 317,190 584,552 311,271 290,370 399,122 281,786
Producción Rosas 3,106 14,928 2,294 2,536 2,618 1,776
Producción Externa
Otros (GPY) 3,947 7,833 23 3,297 804 439
Exportación de Servicios 26,715 31,673 1,273 1,476 18,547 1,639
Costos Directos: 313,136 296,300 214,156 230,865 228,805 205,603
Insumos 128,812 77,391 71,557 91,234 77,737 69,514
Mano de Obra 134,886 155,883 100,043 100,065 113,770 100,279
Amortizaciones 42,385 40,265 40,268 33,733 33,876 33,595
Compra de Flor 7,053 22,761 2,288 5,833 3,422 2,215
CONTRIBUCION
MARGINAL 37,822 342,686 100,705 66,814 192,286 80,037
Gastos Operativos: 103,385 82,633 96,156 110,243 89,793 79,598
Sueldos y Beneficios 37,845 39,274 41,161 37,552 38,321 38,854
Honorarios 8,518 8,518 8,518 8,518 8,518 8,518
Mano de Obra Terceros 0 0 0 0 0 0
Servicios de Terceros 23,853 25,428 31,667 48,378 27,546 21,340
Gastos de Mercadeo 133 1,580 1,769 3,151 2,289 16
Gastos de Ventas 3,423 4,645 4,683 3,559 4,052 4,773
Otros Gastos 20,475 9,310 6,248 7,541 7,160 6,664
Gastos de Gestión 9,516 9,211 8,800 8,823 8,613 8,515
Otros Gastos (Ingresos) (376) (15,333) (6,690) (7,279) (6,707) (9,081)
UTILIDAD (PERDIDA)
OPERATIVA (65,563) 260,053 4,549 (43,428) 102,493 438
Gastos por Intereses 21,904 20,726 21,378 51,210 25,139 20,888
UTILIDAD (PERDIDA)
NETA (87,467) 239,327 (16,829) (94,638) 77,354 (20,450)
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
26
1.5. INFRAESTRUCTURA COMERCIAL
Producto
El mercado de Estados Unidos tiene una demanda de rosas en su mayoría.
Esta, mientras más grande sea el botón, mejor acogida tendrá en el consumidor
final. Hablamos de productos entre 50 60 y 70 cm. por tallos; medidas mayores
e inferiores a éstas resultarán rechazadas por el consumidor final de la población
meta. Por lo tanto el producto a obtenerse en el proyecto constituyen las rosas
de exportación a nivel de botón y con pedúnculos de largo variable. Las
variedades a cultivarse son: Classy, Red Sensation, Freedom, Versilia, Escimo,
Pavaroti, Anna. El empaque ayuda a proteger la flor de cualquier daño,
garantiza la frescura, la calidad, y asegura el arribo del producto sin problema
alguno. Se brinda la posibilidad de reclamar y devolver el producto cuando éste
llegue en mal estado, ya que tenemos plena confianza en la calidad de nuestras
rosas. El empaque consiste en realizar bonch, la misma que contiene 25 rosas,
se las envuelve con papel periódico y con plástico, se lo sujeta con ligas. Se
coloca 10 paquetes en cada caja (dimensiones de las cajas 140 de largo, 25.2
de ancho, 19.5 de largo y preimpreso una rosa), en esta forma pasan a un
cuarto frío, donde se mantienen durante la noche anterior al embarque.
Precio
Los precios de las rosas frescas cortadas, varían en función al tamaño del tallo
(a tallo más largo, mayor precio), el color y grado de frescura de la flor. Los
precios de las rosas producidas en Estados Unidos son superiores en por lo
menos el 30% a las importadas1, debido a una mejor apariencia de las flores y
que es perceptible para el consumidor originada en una rápida movilización de
flores, desde las plantaciones al mercado.
Los precios de las rosas en Estados Unidos presentan variaciones muy
significativas, debido a los cambios en la demanda, pues aumentan
27
estacionalmente en la Pascua, día de la madre (segundo domingo de mayo),
Memorial day (28 de mayo), día de acción de gracias (22 de noviembre),
Hanukkah (Navidad judía), Navidad y año nuevo (24 y 31 de diciembre) y el día
de mayor demanda en el año es el 14 de febrero (día de San Valentín).
Considerando que no todo el año se demanda en igual volumen, el precio que
manejamos en Valentín es de 1 centavo por centímetro más 20 centavos
llegando a valer en esta temporada un tallo de 80cm $ 1.00 dólar en Finca
entonces un tallo en los EEUU llega a valor hasta $ 2.00
Por el contrario existen en el año períodos en que los precios sufren bajas
sensibles, lo que nos obliga a los exportadores a planificar correctamente las
exportaciones.
Vender a un precio de entrega significa asumir la responsabilidad del producto,
así como el costo de la desaduanización, las inspecciones fitosanitarios y el
transporte, hasta llegar al consumidor final. Esto es probablemente un enfoque
diferente al cual ya están acostumbrados a realizar negocios. El vender
productos más frescos, de mayor valor y a precios mejores, eso aseguraría un
futuro beneficioso para nuestra empresa, aún después de tomar en cuenta los
costos de entrega al cliente. Para los consumidores estadounidenses, lo
planteado implica el contar con un producto más fresco y de mayor valor, que no
sólo aumentará las ventas de flores per cápita cada año en el largo plazo, sino
aumentará el precio de cada tallo vendido. Cuando se les proporcione un
producto de mayor valor que dura más tiempo, querrán comprar cada vez más.
Plaza
La empresa cuenta con una persona que se encargará de realizar los contactos
con nuestros posibles clientes, para dar a conocer nuestra producción en lo
referente a las variedades que cultivamos, colores y más características propias
de nuestro producto y la disponibilidad.
1 REPORTE ANUAL DE LA ASOCIACIÓN DE FLORICULTORES DE COTOPAXI. JUNIO 2007
28
A través de la página Web los clientes efectúan pedidos provisionales a los
cuales se les envía una muestra sin costo, para evitar una devolución. Una vez
recibida la muestra el cliente confirma su pedido definitivo.
En cuanto al transporte se realiza desde las plantaciones florícolas hacia el
aeropuerto, contratando a la carguera G&G, quien a su vez, será la encargada
de realizar el trámite de exportación y el embarque de las cajas, y de ahí por vía
área hasta llegar al lugar de destino. Transcurrido dos días los importadores
reciben su pedido e inmediatamente distribuyen a sus diferentes clientes.
Existen principales importadores de flores que se encuentran situados en Miami
(Florida) efectuando consignaciones, para su posterior venta a los mercados
mayoristas. Estos distribuyen a hoteles, funerarias y cadena de tiendas de
arreglos y consumidores institucionales, siendo otra alternativa de mercado.
Los canales de comercialización usualmente utilizados por los productores o
exportadores de flores son: los importadores mayoristas, las subastas o ferias
especializadas en floricultura; está última modalidad juega un papel importante
en la comercialización de estos productos, especialmente para los grandes
exportadores, pues los pequeños prefieren realizar ventas directas a
importadores. Los importadores mayoristas muchas veces reexportan a otros
países miembros de la unión. En el siguiente gráfico se puede apreciar los
canales de comercialización utilizados en la Unión Europea y muchas ocasiones
en los Estados Unidos, la forma del canal es la siguiente:
29
Gráfico 9.
CANAL DE DISTRIBUCIÓN
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
A pesar de que la Unión Europea no es el mercado natural de las flores frescas
ecuatorianas, existe un segmento de mercado que puede ser aprovechado,
orientado a obtener su cosecha en octubre y a colocar las rosas en los meses de
invierno, época de mayor oportunidad para la comercialización. También es
recomendable que se cultiven otras variedades de rosas, en vista que es
necesario diversificar la oferta, considerando que en los mercados de Estados
Unidos y Europa existe un segmento de consumidores que prefieren flores de
colores exóticos. Actualmente se comercializan diversidad de variedades que
son altamente aceptadas y que se cotizan en mejor precio.
Variedades rosadas: Peckovo, Anna, Pavaroti, Hot lady, Engagement
Variedades amarillas: Yellow Coral, Sonrisa, Skyline, Kerio
Variedades lilas: Blue Curiosa, Cool water
Variedades crema: Timeles, Vendela.
EXPORTADOR
IMPORTADOR/MATORISTA SUBASTA EXPORTADOR/MAYORISTA
MAYORISTA
MINORISTA
MAYORISTA
MINORISTA
CONSUMIDOR
Otros países Unión reexportaciones
CONSUMIDOR
30
La unión europea bajo la concesión del Programa Especial de Cooperación
dirigida a los países Andinos, estipula un arancel cero a las importaciones
provenientes de Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia.
Promoción
El estar suscritos a EXPOFLORES nos da la oportunidad de promocionar
nuestros productos y dar a conocerlos mediante la participación en ferias tanto
nacionales como internacionales, publicación en la revista La flor ecuatoriana,
la misma que es emitida cada tres meses, asistir a eventos sociales
organizados por la asociación, conferencia sobre aspectos tecnológicos, etc.
Políticas
Mejorar y fomentar la filosofía de servicio al cliente tanto interno como
externo.
Mantener un plan de capacitación para el personal de la empresa.
Analizar y mejorar permanentemente los procesos cruciales de la
empresa
Fortalecer la imagen de la empresa
Incentivar la creatividad e innovación.
Fomentar la pro-actividad
Fomentar la solución de problemas vía análisis y recomendaciones.
Promover la protección del medio ambiente
Promover el bienestar del recurso humano.
Sello Verde
Es un programa que indica pautas para una producción social y ambientalmente
responsable de las flores que producimos y comercializamos. Los objetivos
principales son:
Mejorar las condiciones laborales, sociales, higiene, salud y
seguridad.
31
Mejorar el uso de plaguicidas y productos químicos.
Crear y mejorar los estándares de protección ambiental
Para el cumplimiento de estos objetivos la empresa mantiene el respeto a la
libertad de asociación, ha formado el Comité de Seguridad e Higiene del
Trabajo, las brigadas de primeros auxilios e incendios.
Los trabajadores tendrán acceso a puestos de trabajo y capacitación en
condiciones iguales, sin importar el género edad, origen étnico, color,
estado civil, orientación sexual, opinión política, religión u origen social.
Los salarios y los beneficios de una semana laboral cumplirán con los
criterios legales o laborales.
La jornada de trabajo, las horas extras y las licencias pagadas deben
cumplir con la legislación aplicable y las normas de la industria.
Se proporcionará un entorno laboral sin riesgos e higiénico.
La compañía reducirá y registrará el uso de plaguicidas y fertilizantes con
técnicas y métodos adecuados.
El trabajo que por su naturaleza no sea estacional o temporal será
realizado por trabajadores y trabajadoras con contratos permanentes.
La compañía hará todos los esfuerzos por proteger el medio ambiente y
las zonas de vivienda, evitarán la contaminación de los recursos
naturales.
No se utilizará trabajo infantil. No trabajarán menores de 15 años.
No existirá trabajo forzoso.
32
CAPÍTULO II
33
2. MARCO REFERENCIAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL
2.1. AUDITORÍA INTEGRAL
A medida que se desarrollo el comercio, surgió la necesidad de las revisiones
independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de los registros
mantenidos en varias empresas comerciales. La auditoría como profesión fue
reconocida por primera vez bajo la ley Británica de Sociedades Anónimas de
1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período de mandato de la
ley "Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una
adecuada información y para la prevención del fraude". También reconocía "Una
aceptación general de la necesidad de efectuar una versión independiente de las
cuentas de las pequeñas y grandes empresas".2 Desde 1862 hasta 1905, la
profesión de la auditoria creció y floreció en Inglaterra, y se introdujo en los
Estados Unidos hacia 1900 y en otros países de Sudamérica incluyendo
Ecuador haciendo hincapié en cuanto a la detección del fraude como objetivo
primordial de la auditoria. En 1912 Montgomery dijo:
En los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoría, a los
estudiantes se les enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran:
La detección y prevención de fraude.
La detección y prevención de errores; sin embargo, en los años
siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y
los propósitos actuales son: El cerciorarse de la condición financiera
actual y de las ganancias de una empresa.
La detección y prevención de fraude, siendo éste un objetivo menor.
Este cambio en el objetivo de la auditoría continuó desarrollándose, no sin
oposición, hasta aproximadamente 1940. En este tiempo "Existía un cierto grado
de acuerdo en que el auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la
2 web.idrc.ca/es/ev-30231-201-1-DO_TOPIC.html.
34
detección de fraude". El objetivo primordial de una auditoría independiente debe
ser la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación como se
indica en los estados financieros de clientes, de manera que pueda ofrecerse
una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes
interesadas.
Paralelamente al crecimiento de la auditoría independiente en lo Estados
Unidos, se desarrollaba la auditoría interna y del Gobierno, lo que entró a formar
parte del campo de la auditoría. Progresivamente, las compañías adoptaron la
expansión de las actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas
que están más allá del alcance de los sistemas contables.
2.1.1. Definición y Objetivos
La auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque, por
analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de
gestión, sistema y medio ambiente con los siguientes objetivos3:
Determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus
operaciones con las disposiciones legales que le sean aplicables, sus
reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de
dirección y administración.
Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance
necesario para dictaminar sobre el mismo.
Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos
por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han
manejado los recursos disponibles.
3 FERNÁNDEZ José Antonio, “La Auditoria Administrativa” - Editorial Diana S.A. - Primera Edición-México, 2001.
35
2.1.2. Tipos de Auditoria
La auditoría se aplica para verificar si la información financiera, operacional y
administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que
los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron
planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y
respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias
en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo
el aprovechamiento de los recursos.4 Los diversos tipos de auditoría son:
Auditoría Integral
Es un examen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del
grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con
debidas economías, eficacia, eficiencia y efectividad.
Auditoría Fiscal
Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y
obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista físico,
direcciones o tesorerías de hacienda estatales o tesorerías municipales.
Auditoría Financiera
Consiste en una revisión exploratoria y crítica de los controles subyacentes y los
registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador público,
cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados
financieros de la empresa.
Auditoría Interna
Proviene de la auditoría financiera y consiste en una actividad de evaluación que
se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, a fin de
revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un
servicio protector y constructivo para la administración. En un instrumento de
4 FONSECA Hugo, “Auditoria de Gestión e Integral” -Folleto Seminario de Licenciatura UTA - Ecuador, 2001.
36
control que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de
otras clases de control, tales como: procedimientos; contabilidad y demás
registros; informes financieros; normas de ejecución etc.
Auditoría Operacional
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente una función o una
unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no
especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la
administración, que sus objetivos se cumplan, y determinar que condiciones
pueden mejorarse.
Auditoría Administrativa
Es un examen detallado de la administración de un organismo social realizado
por un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus
resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos
humanos, financieros, materiales, sus métodos y controles, y su forma de
operar.
Auditoría Gubernamental
Este tipo de auditoría tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad,
en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de
disposiciones legales que sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos,
circulares, etc.)
2.1.3. Principios Generales y Normativas de Auditoría
2.1.3.1. Principios
Los principios generales que rige una auditoría son los siguientes5:
Independencia
Determina que en todas las tareas relacionadas con la actividad, los miembros
del equipo de auditores, deberán estar libres de toda clase de impedimentos
5 KELL Walter G, “Auditoria Moderna” - Editorial Continental S.A. - Segunda Edición - México 1995.
37
personales profesionales o económicos, que puedan limitar su autonomía,
interferir su labor o su juicio profesional.
Objetividad
Establece que en todas las labores desarrolladas incluyen en forma primordial la
obtención de evidencia, así como lo atinente a la formulación y emisión del juicio
profesional por parte del auditor, se deberá observar una actitud imparcial
sustentada en la realidad y en la conciencia profesional.
Permanencia
Determina que la labor debe ser tal la continuación que permita una supervisión
constante sobre las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta
su culminación, ejerciendo un control previo o exente, concomitante y posterior
por ello incluye la inspección y contratación del proceso generador de
actividades.
Certificación
Este principio indica que por residir la responsabilidad exclusivamente en cabeza
de contadores públicos, los informes y documentos suscritos por el auditor
tienen la calidad de certeza es decir, tienen el sello de la fe pública, de la
refrenda de los hechos y de la atestación. Se entiende como fe pública el
asentamiento o aceptación de lo dicho por aquellos que tienen una investidura
para atestar, cuyas manifestaciones son revestidas de verdad y certeza.
Integridad
Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas las operaciones,
áreas, bienes, funciones y demás aspectos consustancialmente económico,
incluido su entorno. Esta contempla, al ente económico como un todo
compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc.
Planeamiento
Se debe definir los objetivos de la auditoría, el alcance y metodología dirigida a
conseguir esos logros.
38
Supervisión
El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están
alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener evidencia suficiente,
competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del
auditor.
Oportunidad
Determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo
que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos
no concordantes con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados
de los objetivos de la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían
un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la entidad.
Forma
Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados
de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la
dirección de la empresa.
2.1.3.2. Normativa
La aplicación de normas ayudará a desarrollar una auditoría de alta calidad
respondiendo a la necesidad de completar tareas difíciles en forma oportuna,
evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta por la
falta de tiempo, asimismo, establecen orden y disciplina, produciendo auditorías
efectivas, garantizando la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para
las recomendaciones, consecuentemente habrá una mayor aceptación por parte
de la gerencia.
2.1.3.2.1. Clasificación de las Normas
Las normas de auditoría se clasifican en normas personales, normas de
ejecución del trabajo y normas de información.6
6 NAGAS (Normas de Auditoria Generalmente Aceptados). Instituto Interamericano de Auditoria y Contabilidad.
39
Normas Personales
Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener
para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la
auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen
cualidades que el auditor debe tener pre adquiridas antes de poder asumir un
trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el
desarrollo de toda su actividad profesional.
Entrenamiento técnico y capacidad profesional.- El trabajo de
auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional
independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo titulo
profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento
técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
Cuidado y diligencia profesionales.- El auditor esta obligado a ejercitar
cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la
preparación de su dictamen o informe.
Independencia.- El auditor esta obligado a mantener una actitud de
independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo
profesional.
Normas de Ejecución del Trabajo
Al tratar de las normas personales, se señaló que el auditor esta obligado a
ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que
en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen
ciertos elementos que, por su importancia, deben ser cumplidos. Estos
elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la
especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia
de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de
ejecución del trabajo.7
7 www.atrea.com/ATREA/public/UCA. Glosario.jsp.
40
Planeación y supervisión.- El trabajo de auditoría deber ser planeado
adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados
en forma apropiada.
Estudio y evaluación del control interno.- El auditor debe efectuar un
estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le
sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar
en el; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va dar procedimientos de auditoria.
Obtención de evidencia suficiente y competente.- Mediante sus
procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia
comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera
suministrar una base objetiva para su opinión.
Normas de Información
El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el,
pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y
la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del
auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados
financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la
situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por último
es, principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente
se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de
dicho trabajo, que queda a su alcance.
En todos los casos en que el nombre de un contador publico quede asociado
con estados o información financiera deberá expresar de manera clara e
inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre
la misma y, en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen,
las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por
las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión
profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de
auditoria.
41
2.1.4. Fases de Auditoria
Las fases de auditoria están formadas por las siguientes etapas8:
Gráfico 10.
FASES DE AUDITORIA
ANÁLISIS GENERAL
REVISIÓN ANALÍTICA
DIAGNOSTICO
PLANIFICACIÓN Y
ELABORACIÓN DE PROGRAMAS
DE AUDITORIA
APLICACIÓN DE PRUEBAS Y
OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS
DESARROLLO Y
COMUNICACIÓN DE HALLAZGO
ELABORACIÓN DE INFORME DE
AUDITORIA
APROBACIÓN DE INFORME Y
REMISIÓN A ENTIDAD
AUDITORIA
- Revisión de estructura y operaciones.
- Desarrollo de pruebas.
- Especificación de criterios de auditoria.
- Identificación de criterios y controles clave.
- Elaboración de reporte de revisión analítico
- Definición de objetivos.
- Alcance y metodología Incorporando
procedimientos de auditoria integral según
objetivos.
- Papeles de trabajo
ETAPA DE
PLANIFICACION
ETAPA DE
EJECUCION
ETAPA DE
INFORMACION
Elaborado Por: Paulina Gallo
Fuente: EQR EQUATOROSES C.A.
8 FERNÁNDEZ José Antonio, “La Auditoria Administrativa” - Editorial Diana S.A. - Primera Edición-México, 2001.
42
2.1.4.1. Etapa de Planificación
Antes de ejecutar el trabajo de auditoria, el auditor deberá realizar una
investigación para definir los objetivos de la revisión, su alcance, los
procedimientos y recursos necesarios, y la oportunidad para aplicarlos; y
precisarlos en el programa de auditoria. Por lo que recomienda tomar en
consideración los siguientes puntos:
Análisis General.- Mediante el análisis general, el equipo de auditoria
debe lograr la mejor comprensión y conocimiento de las actividades y
operaciones de la entidad a ser auditada, de sus funciones y
facultades, sus objetivos, sus procesos y productos, sus recursos
financieros.
Revisión Analítica o Diagnostico.- El objetivo de la etapa de revisión
analítica o diagnóstico es explorar en una forma eficiente las áreas de
gestión y responsabilidad identificadas durante la etapa de análisis
general, para profundizar el conocimiento y la comprensión inicial de
las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la
administración, así como los sistemas y controles aplicados.
Planificación y Elaboración de Programas de Auditoria.- Su
propósito es definir el alcance de la auditoria en términos de los
objetivos y procedimientos para evaluar las áreas y actividades a ser
auditadas, determinar los presupuestos de tiempo que se han de
requerir en el proceso de auditoría y fijar los cronogramas de tareas y
fechas de finalización.
2.1.4.2. Etapa de Ejecución
La fase de ejecución de la auditoria comprende la aplicación de pruebas, la
evaluación de controles y registros, y la recopilación de evidencia suficiente,
competente, confiable y pertinente para determinar si los indicios de
43
irregularidades detectados en la fase de planeación son significativos para
efectos del informe.
Las conclusiones estarán relacionadas con los resultados de pruebas
sustantivas practicadas para evaluar el desempeño del ente auditado; la
exactitud o razonabilidad de la información que éste genera; la confiabilidad de
los sistemas, controles y procedimientos clave que aplica; y el cumplimiento de
las disposiciones que regulan su actividad. La ejecución comprende las
siguientes actividades:
Estudio y Evaluación del Control Interno.- El estudio y evaluación
del sistema de control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la
norma de ejecución de la auditoria, de establecer el grado de confianza
que se va a depositar en esa actividad, y de determinar la naturaleza,
extensión y oportunidad que se dará a los procedimientos aplicables en
la revisión. El examen y evaluación del sistema de control interno es la
investigación y análisis que el auditor realiza del sistema de control
interno establecido en las dependencias, organismos descentralizados
o entidades y la prueba a que se somete ese sistema. Lo anterior, con
el propósito de verificar que los procedimientos, políticas y registros
que lo integran sean suficientes, efectivos y funcionen de acuerdo con
lo previsto, y que se estén cumpliendo los objetivos que persiguen.
Aplicación de pruebas y obtención de evidencias.-. En general las
pruebas se refieren a la aplicación de un procedimiento de auditoría
dado respecto a los asuntos o aspectos que hayan sido determinados o
detectados, para fines de su comprobación o verificación En la
Auditoria Integral, la evidencia incluye información que ayuda al auditor
a formarse un concepto fundamentado sobre el comportamiento,
competencias funcionales y responsabilidades ejercidas por la
administración de la entidad auditada, así como sobre su forma y
oportunidad de cumplimiento.
Desarrollo y comunicación de hallazgos.- El equipo de auditoria, con
base en las evidencias obtenidas, debe desarrollar y documentar los
44
hallazgos detectados, este involucra la evaluación de las discrepancias
con los criterios de auditoria.
2.1.4.3. Etapa de Informe
La última fase del proceso de revisión corresponde a la elaboración de informes.
Esta comprende la realización de un proyecto de informe, la confronta de
aquellos resultados que, a juicio del Auditor especial, lo requieran, así como la
elaboración del Informe Final de auditoría (IFA).
Los informes de deberán estar sustentados en evidencia suficiente, competente
y pertinente de los hechos observados; su redacción habrá de ser clara, concisa
y precisa, de acuerdo con las Normas y Criterios para la Redacción de Informes,
el Procedimiento para la Revisión y Autorización del Informe Final de auditoría,
la guía para la presentación de Informes y la guía para la confrontación de
Resultados de auditoría.
Atributos de los resultados de auditoría
En los resultados, no se deben incluir descripciones largas y detalladas, ya que
el lector perderá la visión del conjunto, además, los comentarios no le servirán
para formarse un criterio objetivo sobre una situación específica. Para precisar
un resultado de auditoria, es necesario que el auditor identifique los siguientes
atributos: Criterio, Condición, Causa, Efecto, Recomendación9.
Cuando estos atributos no se identifican claramente, el resultado se convierte en
un conjunto de datos sin sentido que poco o nada aportan al informe. En cambio,
si los atributos se precisan, el lector del informe comprenderá la posición
asumida por los auditores. Una vez que el grupo de auditores haya identificado
el resultado de acuerdo con los lineamientos anteriores procederá a determinar
el atributo que soporta cada parte de la evidencia obtenida; asimismo cada dato
9 KELL Walter G, “Auditoria Moderna” - Editorial Continental S.A. - Segunda Edición - México 1995.
45
asentado en los papeles de trabajo tendrá que estar relacionado con el tipo de
atributo que le corresponda.
Criterio
El criterio es el estándar (o norma) con que el auditor mide o compara las cifras,
las actividades o el desempeño del ente auditado. El criterio se puede establecer
con base en las leyes y reglamentos, los Principios de Contabilidad
Gubernamental o la normatividad interna del ente auditado (manuales de
procedimientos, políticas descriptivas, etc.).
En un hallazgo de auditoría, es factible identificar más de una fuente de criterios.
Con lo anterior, se tienen elementos necesarios para calificar la observación
mediante la definición de la normatividad infringida.
Condición
La condición es la determinación objetiva de un hallazgo, como consecuencia de
la aplicación de procedimientos de auditoría; se identifica en la práctica de la
revisión y responde a objetivos específicos de ésta, en sentido positivo o
negativo, según los estándares establecidos en el criterio. Este atributo está
constituido por la observación o resultado, que puede derivarse de deficiencias
de control interno, inobservancia de normas aplicables, etc., y que deberá
documentarse con evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en
información y documentación que el auditor fundamenta en la razonabilidad y
confiabilidad de las operaciones financieras y presupuestales del ente auditado,
así como el grado de cumplimiento de los Principios de Contabilidad y demás
normatividad aplicable.
Causa
Este atributo es el hecho que origina la observación o resultado; por tanto, el
auditor deberá tener conocimiento de la razón o el porqué de una condición, a fin
de entender la causa del hallazgo y estar en posibilidad de formular
46
recomendaciones que la administración del ente auditado pueda atender para
corregir el problema y, en lo sucesivo, prevenirlo.
Cada condición puede tener una o más causas que involucren al ente auditado y
sus decisiones. Por consiguiente, el origen de la condición estará relacionado
directamente con las políticas, procedimientos y prácticas establecidos por la
administración del ente. La condición deberá explicarse en forma que su
recurrencia se remedie o prevenga con la enmienda de la causa. El análisis de
la causa deberá incluir una descripción de lo siguiente:
- Acciones correctivas específicas o suspensión de aquellas acciones
que originaron que la condición se desviara respecto al criterio.
- Niveles de participación en que se realizan acciones impropias.
- Debilidades del control interno.
Con base en la identificación de las causas, se establecerán los lineamientos
para formular las recomendaciones.
Efecto
Una vez identificada la diferencia entre lo que es (condición) y lo que debería ser
(criterio), el auditor determinará el impacto que esa discrepancia tiene en el
rubro, programa, actividad o función auditados. En el análisis del efecto, se
detallarán los siguientes puntos:
- La diferencia significativa, en términos cuantitativos y cualitativos.
- El método utilizado para efectuar el cálculo cuantitativo del impacto.
- El impacto problemático (administrativo, operativo, económico, etc.)
de cualquier situación adversa.
- La determinación de si el impacto en el programa, rubro o función es
recurrente o único, en función de la efectividad del control interno que
opera.
47
Estas consideraciones permitirán al lector del informe de auditoría formarse un
juicio sobre la relevancia de las acciones incorrectas y la necesidad de atender
la recomendación.
Recomendación
La recomendación es una declaración que se formula respecto a las actividades
indispensables para prevenir y corregir el problema que se haya identificado
(deficiencia, error, inobservancia de normas, etc.) mediante la auditoría
(resultado); debe enfocarse a la causa y ser específica, viable y procedente en
términos de costo-beneficio.
2.1.5. Papeles de Trabajo
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante el curso del examen, que sirve para evidenciar en forma suficiente,
competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus
opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones
presentadas en los informes.
Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, exactos, porque contienen las
evidencias de auditoría que respaldan la opinión del auditor, ya que en ella se
plasman los hallazgos que fueron detectados en el transcurso de la auditoría.
Los papeles de trabajo, que respaldan al informe del auditor, pueden obtenerse
de fuentes ajenas a la entidad, de la propia entidad y/o elaborados por el auditor
en el transcurso del examen. Es posible que puedan estar respaldados por otros
elementos como: cintas sonoras, de vídeo, discos de archivo de computación,
etc., aunque aún es limitada por las circunstancias que presentan el país ya sea
por el riesgo país, corrupción o por la idiosincrasia propia del ciudadano
ecuatoriano. Así la existencia de una cinta con la confirmación de un saldo a
48
cobrar o a pagar, sólo servirá de evidencia en la medida que también pudiera ser
aceptado por terceros.10
Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales:
Prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto
se utilizará una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en
abreviaturas, referencias lógicas, mínimo número de marcas y su
explicación, deben permitir su lectura, estar claramente expresados y de
fácil comprensión, evitándose preguntas o comentarios que requieran
respuestas o seguimiento posterior.
Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se
pondrá en su elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan sólo
los datos exigidos por el buen criterio del auditor.
Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las
cuales adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y
confidencialidad.11
2.1.6. Marcas de Auditoría
Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoría,
usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una
manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la
actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los
auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo,
anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las
cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez
distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se
10
Diccionario de términos económicos y de auditoría, EDIBOSCO 11
Manual de Auditoría Financiera
49
usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o
azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en
las partidas en las que fueron anotadas.12
2.1.6.1. Propósitos de las Marcas
Las marcas de auditoría cumplen los siguientes propósitos:
Dejar constancia del trabajo realizado.
Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio
de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades
efectuadas para la revisión de varias partidas.
Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el
trabajo realizado.
Clasificación de las Marcas
1. Estándar
Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o
procedimientos que se aplican constantemente en las auditorías y son
interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean.
2. Específicas
Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se
adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y
señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Para
las Direcciones de auditoría, se han establecido las marcas de auditoria
que a continuación se muestran:
12
FONSECA Hugo, “Auditoria de Gestión e Integral” -Folleto Seminario de Licenciatura UTA 2001.
50
Cuadro 3.
MARCAS DE AUDITORÍA
Elaborado: Paulina Gallo Fuente: FONSECA Hugo, “Auditoria de Gestión e Integral”
© Comentario
? Diferencias
® Reposición de fondos
€ Valores no ingresados
D Demoras
* Comprobación de número de depósitos
V Falta de seguridades
^ Bienes Importados
£ Verificación de números de comprobante
~ Proveedor fuera de la ciudad
ƒ Verificación de fechas
? Sumatoria
? Valores verificados
? Verificación númerica de documentos
? Constatación física
ฟ Comprobación del número de comprobantes
? Hallazgo detectado
? Valores calculados por el auditor
+ Legalizaciones
= Documentos con el mismo nombre
P/T Papeles de Trabajo
MARCAS DE AUDITORIA
P/T
51
2.1.6.2. Llamadas de Auditoría
Las llamadas de auditoría son letras o números por los cuales se relacionan
conceptos o cifras de la misma cédula o se remite a las notas de pie para
explicaciones o aclaraciones.13
Reglas Generales de Aplicación
Todo el personal de la Auditoría General del Estado que realice trabajos de
auditoria deberá observar las siguientes reglas para el empleo de índices,
marcas y llamadas de auditoría:
Las marcas deberán anotarse en el extremo superior derecho de los
papeles de trabajo, con lápiz rojo.
Las marcas y llamadas deberán anotarse con lápiz rojo e
inmediatamente después de las cifras o conceptos a los que se
refieran.
Las marcas y llamadas se anotarán en el momento en que se realice el
examen.
Cuando se relacionen datos de la misma cédula, la llamada tendrá una
letra mayúscula. Cuando se trate de notas aclaratorias, se utilizarán
número arábigos.
La fuente de información se anotará invariablemente al calce del papel
de trabajo y deberá contener todos los datos necesarios para su
identificación.
Cuando sea necesario utilizar una marca o llamada que no se haya
establecido en la guía respectiva, su significado se explicará al calce
del papel de trabajo correspondiente.
13
FERNÁNDEZ José Antonio, “La Auditoria Administrativa” - Editorial Diana S.A. - Primera Edición-México, 2001.
52
2.2. SISTEMAS DE CONTROL
2.2.1. Definiciones y Objetivos
2.2.1.1. Definición
Se trata de un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y
el resto de personal de una entidad diseñado con el objeto de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de
las siguientes categorías:14
Eficacia y eficiencia de las operaciones ( objetivo operativo )
Fiabilidad de la infraestructura financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
El control interno se puede considerar eficaz en cada una de las 3 categorías si
el consejo de administración. Y la dirección tiene la seguridad razonable de que:
Disponer de información adecuada sobre hasta que punto se están
logrando los objetivos operacionales de la entidad
Se preparan de forma fiable los estados financieros públicos
Se cumplen las leyes y normas aplicables
2.2.1.2. Objetivos
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de
la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades establecidas.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
14 IVANCEVICH J.M. Gestión, calidad y competitividad. Editorial Irwin. 1996.
53
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión
de la organización.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
pueden comprometer al logro de los objetivos programados.
Garantizar que el Sistema de Control disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación de los cuales hace parte la
auditoría interna.
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con
su naturaleza, estructura, características y funciones.
2.2.2. Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son aquellos que se los define como: la referencia
numérica generada a partir de una o varias variables, que muestran el
desempeño de una unidad auditada. Esa referencia, al ser comparada con un
valor estándar interno o externo a la organización, podrá indicar posibles
desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar
acciones.15 Los indicadores de gestión, son de dos tipos:
Indicadores Cuantitativos.- Son los valores y cifras que se establecen
periódicamente de los resultados de las operaciones constituyéndose un
instrumento básico para el trabajo del auditor.
Indicadores Cualitativos.- Permiten tener en cuenta la heterogeneidad,
las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite
además evaluar con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de
gestión de la dirección y demás niveles de la organización.
15
DRUCKER, Peter. La gerencia del futuro. Editorial Norma, Bogotá: 1996.
54
2.2.3. Resultados
Al evaluar o elaborar un indicador de gestión es importante determinar si se
dispone de información confiable y oportuna, que permita una comparación entre
la situación real y referencias históricas, similares o programadas. Es por esto
que, uno de los resultados del control interno que permite ir midiendo y
evaluando es el control de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en
las empresas a través del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como
parámetros los llamados indicadores de gestión, los cuales se materializan de
acuerdo a las necesidades de la empresa, es decir, con base en lo que se quiere
medir, analizar, observar o corregir. El uso de indicadores de gestión permite
medir:
La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.
Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios
prestados (eficacia).
El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos. (calidad).
Todos los aspectos deben ser medidos considerando su relación con la
misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.
Las actividades que se realizan en una organización requieren medirse, y esa
medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un
proceso o los resultados del proceso que se han alcanzado. Para medir una
actividad y obtener resultados deseados es importante conocer:
2.2.4. Informes
Existen varias tendencias relacionadas con el momento en que debe iniciar la
preparación del informe. Por lo cual se toma en consideración el siguiente
aspecto importante: Los objetivos del informe son los que orientan y permiten
definir el tipo de pruebas y los resultados que se obtengan, proveen la base para
preparar el informe. Por lo tanto; todo comentario que formule en el informe,
55
debe estar tamizado bajo un severo análisis de estos criterios para descartar lo
insignificante, lo inmaterial, lo excepcional y de dudoso valor.
El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor en el
que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los
estados financieros, la información financiera complementaria, la carta de
Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y
recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los criterios de
evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con
el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada
comprensión.
Se menciona también que el informe de auditoría pueden abarcar aspectos de
control administrativo de acuerdo con las circunstancias, con el objeto de formar
su criterio sobre la existencia o no de una razonable seguridad sobre el manejo
de los recursos que tiene la entidad examinada, en cuanto a la protección de los
activos, de las pérdidas por una disposición no autorizada o de actos irregulares
previsibles, así como sobre la confiabilidad de los registros contables, la
existencia de elementos que identifiquen los activos y pasivos, que faciliten
definir la responsabilidad sobre los mismos.
2.2.4.1. Requisitos
Conciso.- Que no abunden detalles sin importancia, que sea concreto.
Preciso.- Precisar hechos razonables, que se hable de lo que se ha
hecho.
Respaldo adecuado.- Que esté sustentado con evidencia suficiente.
Objetividad.- Evitar la subjetividad.
Tono constructivo.- Para que sea aceptado y no rechazado.
Importancia del Contenido.- Comentar innecesarios hallazgos de
importancia.
56
2.2.5. Beneficios
Entre los principales beneficios que se puede alcanzar mediante la aplicación
de indicadores de gestión efectivos tenemos los siguientes:
Control.- Orienta los esfuerzos de todos los integrantes de una
organización hacia una misma dirección a través de la evaluación del
comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
Productividad.- Optimiza el aprovechamiento de los recursos de
acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
Organización.- Determina que su curso apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo
efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
Servicio.- Se puede constatar que la organización está inmersa en un
proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.
Calidad.- Elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus
contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
Cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
Aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora.
Toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en
un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la
organización.
57
CAPÍTULO III
58
3. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
3.1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1.1. Análisis Situacional Externo
El medio externo en toda empresa representa la fuente para identificar sus
oportunidades y amenazas, donde se puede determinar elementos que pueden
ser nocivos o incluso destructivos para la empresa.
Se representa mediante la calificación de la Oportunidad y Amenaza con relación
a su grado: Alto, Medio o Bajo. La asignación de puntaje expuesto en cada
grado, se basa en la numeración descendente de acuerdo a su importancia e
impacto así:
OPORTUNIDAD ALTA 6
OPORTUNIDAD MEDIA 5
OPORTUNIDAD BAJA 4
AMENAZA ALTA 3
AMENAZA MEDIA 2
AMENAZA BAJA 1
Una ponderación de 0.10 mínima a 0.50 máxima, según la importancia que estos
tengan dentro de la empresa, la misma que permitirá obtener los resultados
deseados. Para la calificación se diseñan matrices que son evaluadas por el
Gerente así como también de Jefaturas de acuerdo con el conocimiento,
experiencia y análisis de los diversos factores externos.
59
Cuadro 4.
DIAGNOSTICO EXTERNO FACTORES EXTERNOS CLAVES
EQR EQUATOROSES C.A
FACTORES
OPORTUNIDAD AMENAZA
Alta $6
Media $5
Baja $4
Alta $3
Media $2
Baja $1
ECONOMICOS
Inflación x
Tasa de Interés x
Dolarización x
Producto Interno Bruto x
DEMOGRAFICOS
Tasa de Crecimiento Poblacional x
Nivel de Ingresos x
TECNOLOGICOS
Tecnología Blanda x
Tecnología Dura x
SOCIO CULTURAL
Cultura X
POLÍTICO LEGAL
Políticas de Subvenciones x
ECOLOGICOS
Medio ambiente X
Elaborado: Paulina Gallo Fuente: Entrevista realizada al nivel directivo y jefaturas
3.1.2. Análisis Situacional Interno
Para identificar aspectos Positivos “Fortalezas” y deficiencias “Debilidades” se
califican las Áreas Administrativa, Financiera y Comercialización. Las mismas
que proporcionarán información que servirán de gran utilidad para la Empresa ya
que permitirán recomendar la utilización y aplicación de herramientas de control
interno y planificación de la auditoría, en cada una de las actividades y
60
funciones a desarrollar por todos y cada una de las áreas que conforman la
empresa enfocados al cumplimiento de objetivos y metas planificadas.
El perfil de Fortalezas y Debilidades en el medio interno, se representará
mediante la calificación de la fortaleza y debilidad con relación a su grado: Alto,
Medio o Bajo.
La asignación de puntaje expuesto en cada grado, se basa en la numeración
descendente de acuerdo a su importancia e impacto así:
FORTALEZA ALTA 6
FORTALEZA MEDIA 5
FORTALEZA BAJA 4
DEBILIDAD ALTA 3
DEBILIDAD MEDIA 2
DEBILIDAD BAJA 1
Una ponderación de 0.10 mínima a 0.50 máxima, según el nivel de importancia e
influencia que estos tengan dentro de la Empresa, la misma que permitirá
obtener los resultados deseados.
3.1.2.1. Área Administrativa
A continuación se presenta el diagnóstico de Capacidad Administrativa y matriz
de evaluación de fortalezas y debilidades, la misma que se encuentra evaluada y
desarrollada por la gerencia de la empresa y Jefaturas, mediante la calificación
de fortaleza y debilidad con relación a grados, puntajes y ponderación
especificados.
61
Cuadro 5.
ÁREA ADMINISTRATIVA
EQR EQUATOROSES C.A
FACTORES FORTALEZA DEBILIDAD
ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA
6 5 4 3 2 1
Sabiduría Directiva x
Capacidad de liderazgo x
Sistema de Control x
Trabajo en Equipo x
Espíritu Innovador x
Conocimiento del entorno y del mercado x
Desarrollo de Planes Estratégicos x
Manejo de Imagen Corporativa x
Capacitación a todo el personal x
Elaborado Por: Paulina Gallo Entrevista realizada al nivel directivo y jefaturas
3.1.2.2. Área Financiera
El diagnóstico de Capacidad Financiera tiene los siguientes resultados:
Cuadro 6.
ÁREA FINANCIERA
EQR EQUATOROSES C.A
FACTORES FORTALEZA DEBILIDAD
ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA
6 5 4 3 2 1
Elaboración del flujo del efectivo x
Elaboración de Balances de
Resultado X
Manejo de Análisis Financiero X
Proyecciones financieras X
Resultados Financieros Anuales X
Elaborado Por: Paulina Gallo Fuente: Jefaturas y directivos
62
3.1.2.3. Área de Comercialización
El área comercial se encuentra evaluada y desarrollada por la Gerencia de la
Empresa y las Jefaturas para determinar sus fortalezas y debilidades:
Cuadro 7.
ÁREA COMERCIAL
EQR EQUATOROSES C.A
FACTORES FORTALEZA DEBILIDAD
ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA
6 5 4 3 2 1
Marketing Directo x
Publicidad de Ventas X
Puntos de Venta x
Relaciones Publicas x
Promociones de Venta x
Venta personal X
Seguimiento a la venta (satisfacción) x
Elaborado Por: Paulina Gallo Fuente: Jefaturas y directivos
3.1.3. Resultados FODA
Una vez realizada la evaluación de Factores tanto Internos como Externos se
obtuvo los siguientes resultados:
3.1.3.1. Fortalezas
Sabiduría Directiva
Capacidad de liderazgo
Sistema de Control
Trabajo en Equipo
Espíritu Innovador
63
Conocimiento del entorno y del mercado
Desarrollo de Planes Estratégicos
Manejo de Imagen Corporativa
Elaboración del flujo del efectivo
Elaboración de Balances de Resultado
Manejo de Análisis Financiero
Proyecciones financieras Financiero
Resultados Financieros Anuales
Marketing Directo
Publicidad de Ventas
Puntos de Venta
Relaciones Publicas
Venta personal
Seguimiento a la venta (satisfacción)
3.1.3.2. Debilidades
Capacitación a todo el personal
Promociones de Venta
3.1.3.3. Amenazas
Inflación
Tasas de Interés
Dolarización
3.1.3.4. Oportunidades
Demografía
Factores Socio Culturales
Ecología
Tecnología
64
3.2. APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO
3.2.1. ETAPA DE PLANEACIÓN
3.2.1.1. Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno
Esta investigación se realizará en las Unidades de Administración, Financiero y
de Comercialización de empresa Florícola E.Q.R. EQUATOROSES C.A. durante
el período comprendido del 1 de Enero del 2008 al 30 Junio del 2008.
Los componentes que se examinarán son:
Unidad Administrativa: Gestión del talento Humano
Abastecimiento/Compras
Unidad Financiera: Ingresos, egresos, Inventarios
Unidad Comercial: Ventas
Esta evaluación se la realizará tomando en consideración el siguiente período:
- Enero 2008 – Junio 2008 (primer semestre)
65
© Comentario
? Diferencias
® Reposición de fondos
€ Valores no ingresados
D Demoras
* Comprobación de número de depósitos
V Falta de seguridades
^ Bienes Importados
£ Verificación de números de comprobante
~ Proveedor fuera de la ciudad
ƒ Verificación de fechas
? Sumatoria
? Valores verificados
? Verificación númerica de documentos
? Constatación física
ฟ Comprobación del número de comprobantes
? Hallazgo detectado
? Valores calculados por el auditor
+ Legalizaciones
= Documentos con el mismo nombre
P/T Papeles de Trabajo
Preparado por: PG Fecha: 09/06/2008. Aprobado por: Fecha:
MARCAS DE AUDITORIA
P/T
Cuadro 8.
66
INFORMACION GENERAL CI0 Cuestionario de Control Interno ME0 Matriz de Evaluación de Control Interno H/H Hoja de Hallazgo
GESTION TALENTO HUMANO CI1 Cuestionario de Control Interno ME1 Matriz de Evaluación de Control Interno PA1 Programa de Auditoria d1 Descriptivo ECI1 Entrevista de Control Interno H/H1 Hojas de hallazgo
ABASTECIMIENTO CI2 Cuestionario de Control Interno ME2 Matriz de Evaluación de Control Interno PA2 Programa de Auditoria d2 Descriptivo ECI2 Entrevista de Control Interno H/H2 Hojas de hallazgo
INGRESOS CI3 Cuestionario de Control Interno ME3 Matriz de Evaluación de Control Interno PA3 Programa de Auditoria d3 Descriptivo ECI3 Entrevista de Control Interno H/H3 Hojas de hallazgo
INVENTARIOS CI5 Cuestionario de Control Interno ME5 Matriz de Evaluación de Control Interno PA5 Programa de Auditoria d5 Descriptivo ECI5 Entrevista de Control Interno H/H5 Hojas de hallazgo
COMERCIALIZACION Y VENTAS CI6 Cuestionario de Control Interno ME6 Matriz de Evaluación de Control Interno PA6 Programa de Auditoria d6 Descriptivo
EC16 Entrevista de Control Interno H/H6 Hojas de hallazgo
Preparado por: PG Fecha: 09/06/2008. Aprobado por: Fecha:
EQR EQUATOROSES CA
EGRESOS
CI4 Cuestionario de Control Interno
ME4 Matriz de evaluación de Control Interno PA4 Programa de Auditoria d4 Descriptivo ECI4 Entrevista de Control Interno H/H4 Hojas de Hallazgo
Cuadro 9.
67
P/T 1
3.2.2. ETAPA DE EJECUCIÓN
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A.
CIo
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
COMENTARIOS SI NO N/A
GESTIÓN INSTITUCIONAL
1
Los fines y las actividades principales de la entidad corresponden a:
▪ Prestación de Servicios
▪ Ventas de Productos?
√
La actividad primordial de a empresa es la venta de rosas
2 En la empresa se ha implantado y/o se encuentra en aplicación la planificación estratégica?
√ La empresa si realiza planificaciones estratégicas.
3
En la empresa se encuentra definido:
▪ Las metas?
▪ La misión?
▪ La visión?
√
La empresa tiene enfoque administrativo.
4
La empresa cuenta con parámetros de indicadores de gestión para medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía?
√
La empresa si cuenta con sistemas de evaluación.
5 La empresa tiene establecida una estructura orgánica-funcional?
√
La empresa tiene establecida su estructura orgánica las funciones se conocen y están distribuidas
6
Para medir la calidad, cantidad, grado y oportunidad con que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del cliente se realiza: Comparación del producto con la satisfacción de la necesidad?
√
La empresa si evalúa nivel de satisfacción del cliente.
7
Para evaluar la gestión de la empresa se preparan los siguientes documentos: * Planes operativos? *Informe de actividades de cumplimiento de metas?
√
La empresa trabaja con informes de cumplimiento de metas.
8
La empresa cuenta con los siguientes sistemas: *Sistema de presupuestación bien estructurado? *Sistema de Políticas financieras?
√
La empresa si elabora sistemas o presupuestos, y políticas financieras.
9 La empresa maneja sistemas de administración de bienes?
√
La empresa si maneja sistemas de administración de bienes.
10 La empresa realiza estudios FODA? √
11 Se ha realizado auditorias a la empresa? √
68
P/T2
3.2.2.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME1
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A
COMENTARIOS
COMPONENTE TALENTO HUMANO
1 La empresa cuenta con un departamento administrativo bien definido √
2 Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal √ el Jefe de Recursos humanos
3 Existen planes de adiestramiento y desarrollo de personal √
A cada empleado se le capacita en el área de trabajo
4 La empresa diseña planes de incentivos y retribuciones económicas √ La retribución no se da
5 Se hace planificación para evitar la rotación frecuente √
6 La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos √
Cada uno de los departamentos tiene especificada sus funciones
7 Existe una estructura orgánica definida √ si tiene un estructura organizada
8 El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos √
en cada área se les da una explicación y se remiten a un jefe inmediato
9 Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos √
existen procedimientos y detalles de funciones para que una persona en un determinado momento pueda desarrollar el cargo
10
Se a formalizado y dado a conocer al personal de la empresa las funciones y responsabilidades √
Preparado por: PG Fecha :28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
69
P/T3
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI1
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: GESTION DE TALENTO HUMANO
1 La empresa cuenta con un departamento administrativo bien definido?
1 1
2 Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal?
1 1
3 Existen planes de adiestramiento y desarrollo del personal?
1 0
4 La empresa diseña programas de incentivo y retribuciones económicas?
1 0
5 Se hace planificación para evitar la rotación frecuente?
1 0
6 La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos
1 1
7 Existe una estructura orgánica definida ?
1 1
8 El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos dentro de la empresa?
1 1
9 Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos?
1 1
10
Se ha formalizado y dado a conocer al personal de la empresa funciones y responsabilidades?
1 1
10
7
70
- Evaluación del Riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP 7 x 100
10
70.00 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 10.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Administración se determinó que tanto el nivel de confianza como el nivel de
riesgo son moderados.
CP= CT/ PT*100
71
P/T4
PROGRAMA DE AUDITORIA PA1 EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A.
PERIODO: Enero-Junio 2008.
COMPONENTE: Gestión Del Talento Humano
CONTENIDO FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
-Evaluación del sistema de control interno del componente en estudio.
ME1 PG 28/08/08
-Determinación del nivel de riesgo y nivel de confianza.
CI1 PG 28/08/08
- Entrevista de control interno.
ECI1 PG 29/08/08
- Examinar las funciones que realiza con relación a utilización de formularios y documentación utilizada en este componente.
d1 PG 30/08/08
- Examinar que los formularios y documentación de soporte sea archivada en forma adecuada.
d1 PG 30/08/08
Preparado por: PG Fecha:
Revisado por: Fecha:
72
P/T5
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
ECI1
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS FECHA: 25 de agosto del 2008
1. La empresa cuenta con un departamento Administrativo bien definido? La empresa si cuenta con un departamento de administración, este se encarga de vigilar el comportamiento del recurso humano. 2. Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal? La empresa si maneja un proceso interno para selección y contratación de personal. 3. Existen planes de adiestramiento y desarrollo de personal? La empresa no diseña planes frecuentes de capacitación de personal como de relaciones humanas, 4. La empresa diseña programas de incentivos y retribuciones económicas? La empresa no desarrolla programas de incentivos y retribuciones. 5. Existe rotación frecuente de personal? Existe rotación del personal. 6. La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos? En la empresa cada uno de los departamentos tiene especificada sus funciones 7. Existe una estructura orgánica definida? Si tiene una estructura orgánica, lo que permite tener claras cada unas de las funciones para las cuales son contratadas las personas, son ubicadas de acuerdo a las necesidades de la empresa. 8. El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos dentro de la empresa? Se remiten a un jefe inmediato, el mismo que les informa los cargos de cada persona especialmente a nivel jerárquico y a donde tiene que recurrir para determinado tramite. 9. Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos? Existen procedimientos y detalles de funciones para que una persona en un determinado momento pueda desarrollar el cargo, las políticas a seguir también existen por varios programas con que esta relacionada la empresa como FLP, LA BASC, Sello Verde, los cuales le exigen a la finca un manual de funciones. 10. Se ha formalizado y dado a conocer al personal de la empresa funciones y responsabilidades? Se da a conocer las funciones de cada empleado para evitar la desviación de funciones.
Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
73
P/T6
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO
d1
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A
COMPONENTE: Gestión Del Talento Humano
FECHA: 25 de agosto del 2008
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de administración se
determinó que la persona responsable del área es el Jefe de Recursos Humanos. El
mismo que se encuentra capacitado sobre el proceso que se debe seguir para
seleccionar y contratar personal.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de selección y contratación de
personal son: Contratos de Trabajo y Avisos de Entrada.
Registro de información
La información sobre detalle de empleados es llevado por el jefe de recursos
humamos el mismo que se encarga de enviar documentos necesarios al IESS para el
respectivo registro de afiliación.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de los empleados es el jefe de
recursos humanos, conjuntamente con sus asistentes, cada una en las dos fincas
que tiene esta empresa San Luis y San José.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
74
FLUJOGRAMA DE GESTION DE TALENTO HUMANO
no
si
VACANTE Publicación anuncio
Recepción de
carpetas Cumple el perfil del
cargo
Pruebas de Admisión
Entrevistas
Selección en base a resultados
Formularios de Ingresos Contrato de Trabajo
Aviso de entrada al IESS
Ingreso a Nóminas
75
P/T7
3.2.2.2. COMPONENTE COMPRAS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME2
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE DE COMPRAS
1 La empresa cuenta con un departamento de compras?
√ La empresa cuenta con la gerente de compras y una asistente
2 Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores? √
Se solicita el RUC y dctos legales
3 Tiene un registro de proveedores actualizados? √
La empresa actualiza anualmente los proveedores en el sistema contable
4 Se cumple con el programa de adquisición de productos? √ Debido a los imprevistos
5 El área de compras tiene definido un presupuesto mensual? √
El presupuesto mensual, se lo aplica por áreas
6 El personal lleva registro adicional de compras?
√
El sistema tiene una actualización con la entradas de bodega y kardex
7 Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para escoger la mejor alternativa? √
La gerente de compras hace un estudio de precios antes de realizar la compra
8 Antes de ejecutar los pedidos se verifica la existencia en bodega?
√
Por parte de los ingenieros par saber si va ser necesario mas stock para el consumo
9 Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
√
10 Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la compra? √ El gerente de costos
11 Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra √
12 Todas las adquisiciones tienen orden de compra √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
76
P/T8
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
CI2
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE COMPRAS
1 La empresa cuenta con un departamento de abastecimiento?
1 1
2 Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores?
1 1
3 Tiene un registro de proveedores actualizado?
1 1
4 Se cumple con el programa de adquisición de productos?
1 0
5 El área de abastecimiento tiene definido un presupuesto mensual?
1 1
6 El personal de abastecimiento lleva registros auxiliares de compras?
1 0
7
Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para tomar la mejor alternativa?
1 1
8 Antes de ejecutar los pedidos de compras, se verifican las existencias en bodega?
1 1
9 Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
1 0
10 Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la compra?
1 1
11 Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra?
1 1
12 Todas las adquisiciones tienen orden de Compra?
1 0
12
8
77
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP 8 x 100
12
66.67 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 11.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
compras se determinó que tanto el nivel de confianza como el nivel de riesgo son
moderados.
CP= CT/PT *100
78
P/T9
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
PERIODO: Enero-Junio 2008.
COMPONENTE: Compras
PA2
CONTENIDO
FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Entrevista de control interno.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación
utilizada en este componente.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME2
CI2
ECI2
d2
d2
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha :28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
79
P/T10
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO EQR EQUATOROSES C. A
ECI2
CARGO: GERENTE DE COMPRAS
FECHA: 28 DE Agosto del 2008.
1. La empresa cuenta con un departamento de Compras?
La empresa si cuenta con un departamento de Compras, que está dado por la gerente
de compras, y una asistente.
2. Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores?
Se solicita pro formas a proveedores para ver la mejor oportunidad de financiamiento,
calidad del producto, y que cumpla con los requisitos legales de facturación.
3. Tiene un registro de proveedores actualizado?
La empresa actualiza anualmente los proveedores en el sistema contable y los
proveedores se va actualizando, con la consulta respectiva en la página del SRI, y en
base a su razón social.
4. Se cumple con el programa de adquisición de productos?
Existe una planificación de riego, fertilización semanal, se imprime un saldo de stock el
cual se entrega a los ingenieros agrónomos como al gerente de poscosecha para
prever la adquisición del producto y evitar desperdicios, pero no se cumple en su
totalidad porque surgen imprevistos, por este motivo no se adquiere todo mediante la
orden de compra
5. El área de Compras tiene definido un presupuesto mensual?
El presupuesto mensual, se lo aplica por áreas donde los ingenieros de producción ,
jefe administrativo, ventas no pueden excederse del presupuesto mensual, salvo la
temporada de Valentín y madres, en donde el material de poscosecha puede variar de
acuerdo al aumento de las ventas, y debido al clima, o enfermedades que estén
atacando a las flores, para el caso siempre se cuenta con un presupuesto para todos
los gastos de la empresa, tanto para los fijos, como variables, y la empresa trata de no
sobrepasar de los límites propuestos.
80
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO EIC2
EQR EQUATOROSES C. A
6. El personal de compras lleva registros auxiliares?
El sistema tiene una actualización con la entradas y salidas de bodega y kardex
automática, además se trabaja con órdenes de compra, las cual en el sistema
especifican los faltantes no entregados por el proveedor, pero si se ve la necesidad de
llevar registros auxiliares, que al momento no se efectuan.
7. Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para tomar la mejor
alternativa?
La gerente de compras hace un estudio de precios antes de realizar la compra, y se
solicita una opinión al jefe de producción, para el caso de insumos para verificar la
calidad del producto, además la empresa es parte de DIMACOR con el que se tiene un
convenio que tienen algunas florícolas para que por el monto de las compras las
florícolas afiliadas tenga mejores precios.
8. Antes de ejecutar los pedidos de compras, se verifican las existencias en
bodega?
Por parte del bodeguero para saber si va ser necesario más stock para el consumo,
previsto.
9. Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
La factura llega por el total de la orden de compra, según lo revisado hasta el fin de
mes en ocasiones no ha llegado la totalidad del producto, lo que amerita una provisión
para evitar que la bodega con la cuenta contable no tengan el mismo saldo.
10. Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la
compra?
Si el gerente de costos, coordinadora de costos gerente de contabilidad
11.- Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra?
Si ya que ésta prepara el proveedor en base a la orden de compra
12.- Todas las adquisiciones tienen orden de Compra? No, se efectúan en ocasiones entrada simples.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008.
Aprobado por: Fecha:
81
P/T11
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d2
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Compras
FECHA: 28 de agosto del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de Compras se determinó
que la persona responsable del área es la Gerente de Compras. Para adquisición de
mercadería intervienen el ingeniero de producción, gerente de poscosecha, el
contador, la asistente de compras, bodeguero.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de adquisición de mercadería a
proveedores son: órdenes de compra, ingresos de bodega, facturas, comprobantes de
retención, comprobantes de liquidación a proveedores.
Registro de información
La información sobre detalle de mercadería solicitada, e ingresada, costos y otros es
registrada de la siguiente manera, el ingreso es registrado desde bodega en
concordancia a la compra en el sistema advanced software un sistema contable
propio de la empresa, la asistente de compras verifica valores con factura, pasa a
contabilidad para su registro, emisión de retención, y luego al gerente de contabilidad
para la aprobación del pago,
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar la factura y otros documentos de respaldo son las
asistentes contables designadas de acuerdo al gasto de la empresa.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008.
Aprobado por: Fecha:
82
FLUJOGRAMA COMPONENTE COMPRAS
no no
si
si si
si
no
no
INICIO
Control de existencias
Hay Requisición
Cotizo precios
Orden de
compra
Recepción del
producto Ingreso a bodega
validación orden de compra y producto
Devolución del
producto
Valoración del producto vs factura en el
sistema
Factura correcta
Devolución factura
al proveedor
Recepción de cambio de factura
Fin
Compras emergente
entrada simple
Valoración
del producto
83
P/T12
3.2.2.3. COMPONENTE INGRESOS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME3
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE INGRESOS
1
Se aplica una adecuada segregación de
funciones registro, contabilización, y
recaudación de ingresos? √
2
Se maneja registro detallados y adecuados de
todos los ingresos? √
3
La contabilización de los ingresos se lo realiza
de manera inmediata √
4
Existe un modelo de verificación y control
formal de ingresos √
5
Se lleva Control numérico de los
comprobantes de un empleado que no sea
responsable de estos? √
6
Se realiza arqueos sorpresivos de efectivo por
un empleado que no sea responsable de esto? √
7
Se entrega comprobantes de ingreso al
departamento de contabilidad como soporte de
transacciones? √
8 El empleado realiza cuadres de dinero diario? √
9 El empleado realiza cuadres de valores diario? √
10
El dinero y valores, son custodiados en un
lugar seguro? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
84
P/T13
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI3
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE INGRESOS
1
Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro recaudación contabilización de ingresos?
1 1
2
Se maneja registros detallados y adecuados de todos los ingresos?
1 1
3
La contabilización de los ingresos se lo realiza de manera inmediata?
1 1
4
Existe un modelo de control y verificación formal de ingresos?
1 1
5
Se lleva control numérico sobre comprobantes de ingreso de un empleado que no sea responsable de estos?
1 0
6
Se realizan arqueos sorpresivos de efectivo por un empleado que no sea el responsable de esto?
1 1
7
Se entrega comprobantes de ingreso al departamento de contabilidad como soporte de transacciones?
1 1
8
El empleado realiza cuadres diarios de dinero recibido?
1 0
9
El empleado realiza cuadre diario de valores ?
1 0
10
El dinero y valores son custodiados en un lugar seguro
1 1
10 7
85
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 7 * 100
10
70.00 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 12.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Finanzas con el componente Ingresos se determinó que tanto el nivel de
confianza como el nivel de riesgo son moderados.
86
P/T14
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A.
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: INGRESOS
PA3
CONTENIDO
FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control interno
del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y nivel de
confianza.
- Verificar el saldo contable de la cuenta
ingresos.
- Cotejar cuadres diarios de ingresos en
efectivo.
- Examinar las funciones que realiza con
relación a utilización de formularios y
documentación utilizada en este
componente.
- Revisar si la empresa maneja registros
detallados de los ingresos.
- Verificar si la empresa lleva un control
numérico de comprobantes de ingresos y
cuadres diarios.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea archivada
en forma adecuada.
ME3
CI3
ECI3
ECI3
d3
d3
d3
d3
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha:2/08/2008
Aprobado por: Fecha:
87
P/T15
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI3
CARGO: Gerente De Costos y Presupuestos FECHA: 28 DE AGOSTO del 2008. 1. Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro, recaudación y contabilización de ingresos? Las funciones de registro, recaudación y contabilización de ingresos son llevados por la asistente de tesorería, bajo la supervisión del contador. 2. Se maneja registros detallados y adecuados de todos los ingresos? Se lleva registro de los ingresos de la empresa en un programa diseñado específicamente para esto. 3. La contabilización de los ingresos se lo realiza de manera inmediata? La contabilización de ingresos se la realiza en forma diaria, en el momento de recibir el dinero en efectivo o cuando se verifique el depósito realizado, por el cliente a excepción de la comercializadora que especifica días después el detalle del pago. 4. Existe un modelo de control y verificación formal de ingresos? Si existe un control de ingresos al cual se anexa la factura de venta copia del depósito, y esta se verifica conciliando la cuenta contable con el estado del banco, junto a ello se lleva un anexo de cobro y un auxiliar contable propio del sistema contable. 5. Se lleva control numérico sobre comprobantes de ingresos por un empleado que no sea responsable de estos? Si se lleva control numérico de comprobantes de ingreso, pero no es controlado por una persona ajena al manejo. 6. Se realizan arqueos sorpresivos de efectivo por un empleado que no sea el responsable de esto? Si se realiza y esto lo hace el jefe de costos y presupuestos en un momento dado. 7. Se entrega comprobantes de ingreso al departamento de contabilidad como soporte de transacciones? Todos los comprobantes de ingreso son custodiados en el área de contabilidad. 8. El empleado realiza cuadres diarios de dinero recibido? El empleado realiza cuadres de efectivo pero no son diarios 9. El empleado realiza cuadre diario de valores? Los valores en papeles también son cuadrados y reportados pero no son diariamente 10. El dinero y valores son custodiados en un lugar seguro? Las ventas al exterior son depositados en montos mensuales por la única comercializadora que posee EQR, siendo EQR USA, ellos depositan a varias facturas en detalle anexo al pago y mediante transferencia bancaria, en el caso de venta nacional que es poco se recibe depósitos en el Banco del Pichincha, y otros valores pequeños son custodiados bajo una caja en la empresa para al otro día ser depositados.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008 Aprobado por: Fecha:
88
PT/16
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d3
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A
COMPONENTE: Ingresos
FECHA: 28 DE AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de Ingresos se determinó
que la persona responsable del área de este componente es el contador de la
empresa y su asistente de tesorería, los mismos que se encuentran capacitados
sobre el proceso que debe seguir para llevar un control diario de ingresos.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de recaudación y contabilización
de ingresos son comprobantes de ingresos de caja, depósitos, transferencias, nc del
SRI,
Registro de información
Los registros de comprobantes de ingresos son ingresados en un paquete contable
que maneja la empresa, con los adjuntos necesarios para su comprobación
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de todos los ingresos de la empresa
es la asistente de tesorería con la supervisión del contador.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
89
Archivo
cronológico
Archivo cronológico
FLUJOGRAMA DE INGRESOS
90
P/T17
3.2.2.4. COMPONENTE GASTOS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME4
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE DE GASTOS
1
Se aplica una adecuada segregación de
funciones registro, contabilización, y recaudación
de egresos? √
2
Se maneja registro detallados y adecuados de
todos los gastos que realiza la empresa? √
3
La contabilización de los gastos se lo realiza de
manera inmediata √
4
Existe un plan de cuentas para clasificar de
manera adecuada los gastos? √
5
Se lleva control numérico de los comprobantes
de un empleado que no sea responsable de
estos? √
6
Los comprobantes de egresos son archivados
adecuadamente de tal manera que faciliten la
localización de los mismos √
7
Para la cancelación de una factura se genera
una solicitud de cheque? √
8
El asistente de tesorería genera el cheque previa
la autorización del contador? √
9
Junto al egreso de bancos se adjunta la
retención y anexo de pago. √
10
Se realiza un cronograma de pagos en base a
flujo del efectivo? √
11
Se informa al proveedor de la emisión del
cheque? √
12 La conciliación bancaria se lo hace diariamente? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
91
P/T18
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI4
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: GASTOS
1
Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro y contabilización de gastos?
1 1
2
Se maneja registros detallados y adecuados de todos los gastos que realiza la empresa?
1 1
3 La contabilización de los gastos se lo realiza de manera inmediata?
1 1
4 Existe un plan de cuentas para clasificar en forma adecuada los gastos?
1 1
5
Se lleva control numérico sobre comprobantes de gastos de un empleado que no sea responsable de estos ?
1 0
6
Los comprobantess de gastos son archivados adecuadamente, de tal manera que facilitan la localización de los mismos?
1 1
7 Para la cancelación de una factura se genera una solicitud de cheque?
1 1
8 El asistente de tesorería genera el cheque previa la autorización del contador?
1 1
9 Junto al egreso de bancos se adjunta la retención y anexo de pago?
1 0
10 Se realiza un cronograma de pagos en base a flujo del efectivo?
1 1
11 Se informa al proveedor de la emisión del cheque?
1 0
12 La conciliación bancaria se lo hace diariamente?
1 0
12
8
92
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 8 * 100
12
66.67 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 13.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la matriz de evaluación de preliminar de Control Interno al área de
Finanzas con el componente Gastos se determinó que tanto el nivel de confianza
como el nivel de riesgo son moderados.
93
P/T19
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: GASTOS
PA4
CONTENIDO
FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y nivel
de confianza.
- Verificar el saldo contable de la cuenta
egresos.
- Cotejar cuadres diarios de egresos en
efectivo.
- Examinar las funciones que realiza con
relación a utilización de formularios y
documentación utilizada en este
componente.
- Revisar si la empresa maneja registros
detallados de los egresos.
- Verificar si la empresa lleva un control
numérico de comprobantes de egresos
y cuadres diarios.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME4
CI4
ECI4
ECI4
d4
d4
d4
d4
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha: 8/08/2008
Aprobado por: Fecha:
94
P/T20
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI4
CARGO: Gerente De Costos y Presupuestos
FECHA: 28 DE AGOSTO DEL 2008
1. Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro y
contabilización de gastos?
Las funciones de registro y contabilización de gastos lo llevan las asistentes de
contabilidad por áreas, con la revisión del contador.
2. Se maneja registros detallados y adecuados de todos los gastos que
realiza la empresa?
Se lleva un registro mensual detallado de todos los gastos realizados por la
empresa, se utilizan las cuentas adecuadas dependiendo si son implícitos al
costo para su absorción en costos, aquellos que tienen que ver con la
elaboración del producto, pero los que son para la actividad de la empresa se
les asigna una cuenta específica para en algún momento dado analizar el gasto
y su impacto en la contabilidad y en el efecto de resultados.
3. La contabilización de los gastos se lo realiza de manera inmediata?
Se lo realiza en el momento que llega la factura a la empresa, previa su
revisión, asignando la cuenta dependiendo del gasto incurrido, se la registra en
el sistema contable, del mismo que automáticamente se genera la retención, y la
solicitud de cheque, la misma que permanece en tesorería hasta que exista
fondos o se cumpla el plazo de cancelación.
4. Existe un plan de cuentas para clasificar en forma adecuada los
gastos?
La empresa maneja un plan de cuantas adecuado, el mismo que permite
identificar información solicitada en el momento oportuno, además el gasto
realizado se lo clasifica por centro de costos, es decir asignándole un código
dependiendo si es para ventas, contabilidad, producción, presidencia, recurso
humanos.
5. Se lleva control numérico sobre comprobantes de gastos por un
empleado que no sea responsable de estos?
Se lleva, pero es la misma persona encargada de generarlo
95
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI4
6. Los comprobantes de gastos son archivados adecuadamente, de tal
manera que faciliten la localización de los mismos?
Los comprobantes de gastos son archivados en el orden que el sistema
automáticamente lo genere, y físicamente se posee un espacio adecuado, para
el mismo, este es revisado secuencial mente, y mensualmente para empastarlo
y evitar su perdida.
7. Para la cancelación de una factura se genera una solicitud de cheque?
Si al momento de generar la factura en el sistema automáticamente se emite
con la cuenta del proveedor, detallando su registro, gasto, retención y con
firmas de responsabilidad.
8. El asistente de tesorería genera el cheque previa la autorización del
contador?
Generada la solicitud de cheque pasa a la autorización del contador verificando
la cuenta de gasto o costo y valor.
9. Junto al egreso de bancos se adjunta la retención y anexo de pago?
No, se adjunta tiene archivos independientes.
10. Se realiza un cronograma de pagos en base a flujo del efectivo?
Cuando se dispone de dinero se hace un estudio de plazos y vencimientos
dando prioridad al pago de insumos.
11. Se informa al proveedor de la emisión del cheque?
No, se emite el cheque y se envía a las oficinas en Quito, sin notificar el pago
eso hace que EQR tenga cheques girados y no cobrados, en sus
conciliaciones.
12. La conciliación bancaria se lo hace diariamente?
Se realiza semanalmente, si lo amerita, caso contrario se efectúa
mensualmente.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
96
P/T21
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d4
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Egresos
FECHA: 28 de AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de egresos se
determinó que la persona responsable del área de este componente es el
Contador de la Empresa, y sus asistentes contables, Los mismos que se
encuentra capacitados sobre el proceso que debe seguir para llevar un control
diario de egresos.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de registro y contabilización de
egresos son egresos de bancos y anexo a pagos en el que consta el detalle de
facturas pagadas.
Registro de información
Los registros de comprobantes de egresos son ingresados en un paquete
contable que maneja la empresa.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de todos los egresos de la
empresa es la asistente de tesorería.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
97
EXPORTACIONES SERVICIOSDE TERCEROS MOVILIZACIÓN MANTENIMIENTO COMPRAS
no
si
no
si
inicio
Autoriza gerente de ventas
Recepción de factura
Revisión datos de la factura
registro factura con asignación de cta
de gasto
Ingresa al
modulo de proveedores
solicitud decheque
generación de retenciónes
Revisión de vencimiento
fondos egreso de bancos emisión
efectua el gasto
Autoriza gerente de contabilidad
Recepción de factura
Revisión datos de la factura
registro factura con asignación de cta
de gasto
Ingresa al
modulo de proveedores
solicitud decheque
generación de retenciónes
efectua el gasto
Autoriza gerente decontabilidad y costos
Recepción de factura
Revisión datos de la factura
registro factura con asignación de cta
de gasto
Ingresa al
modulo de proveedores
solicitud decheque
generación de retenciónes
efectua el gasto
Autoriza gerente decontabilidad y costos
Recepción de factura
Revisión datos de la factura
registro factura con asignación de cta
de gasto
Ingresa al
modulo de proveedores
solicitud decheque
generación de retenciónes
efectua el gasto
Recibe asistente contable
Recibe asistente contable
Recibe asistente contable
Recibe asistente contable
Autoriza gerente compras
Recepción de factura
Revisión datos de la factura
registro factura conel ingreso a bodega
Ingresa al
modulo de proveedores
solicitud decheque
generación de retenciónes
ingreso a bodega
Recibe asistente contable
gasto
COSTO
fin
autoriza
FLUJOGRAMA DE GASTOS
98
P/T22
3.2.2.5. COMPONENTE INVENTARIOS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME5
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE DE INVENTARIO
1
La empresa cuenta con una bodega apta
para sus productos?
√
2 Cuenta la bodega con personal
preparado, para su eficiencia? √
3 Poseen equipos de protección para
insumos y productos químicos? √
4 Todos los productos ingresan con orden
de compra √
5 Tiene un método de inventarios que
utiliza? √
6 Cuenta con sistema propio? √
7
Todas las salidas de materiales tienen
firmado y respaldado el egreso de
bodega √
8 Las salidas son digitadas
inmediatamente
√
9 Se realizan inventarios diarios? √
10 Auditoria externa a presenciado un
inventario? √
11 El sistema permite controlar el manejo de
bodegas? √
12 Se realiza algún cruce mensual de
bodega? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
99
P/T23
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
CI5
No
PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: INVENTARIOS
1 La empresa cta con una bodega apta para sus productos?
1
1
2 Cuenta la bodega con personal preparado, para su eficiencia?
1
1
3 Poseen equipos de protección para insumos y productos químicos?
1
1
4 Todos los productos ingresan con orden
de compra?
1
0
5 Tiene un método de inventarios que utiliza?
1
1
6 Cuenta con sistema propio?
1
1
7
Todas las salidas de materiales tienen
firmado y respaldado el egreso de
bodega?
1
0
8 Las salidas son digitadas inmediatamente?
1
0
9 Se realizan inventarios diarios?
1 0
10 Auditoria externa a presenciado un
inventario?
1
1
11 El sistema permite controlar el manejo de bodegas
1 1
12 Se realiza algún cruce mensual de bodega?
1
1
12 8
100
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 8 * 100
12
66.67 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 14.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la matriz de evaluación de preliminar de control Interno al área de
finanzas con el componente Inventarios se determinó que tanto el nivel de
confianza como el nivel de riesgo son moderados.
101
P/T24
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: INVENTARIOS
PA5
CONTENIDO
FECHA PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Verificar el saldo en kardex de los
inventarios.
- Cotejar saldos entre sistema y el
inventario físico.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación utilizada
en este componente.
- Revisar si la empresa maneja
registros detallados de inventarios.
- Verificar si la empresa lleva un control
numérico de comprobantes de kardex.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME5
CI5
CI5
CI5
d5
d5
d5
d5
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
102
PT/25
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI5
CARGO: Jefe de Contabilidad. FECHA: 28 DE AGOSTO DEL 2008. 1. La empresa cuenta con una Bodega apta para sus productos? Si, la empresa cuenta con una bodega apta para los productos químicos, tanto de insumos como de materiales de post cosecha. 2. Cuenta la bodega con personal preparado, para su eficiencia? El personal de bodega ésta capacitado para realizar su trabajo, se le informa del riesgo de los productos, su pesaje, el traje que deben usar, para no sufrir daños, las unidades de medida, como se debe realizar el manejo de papeles, su despacho, y firmas. 3. Poseen equipos de protección para insumos y productos químicos? La empresa se compromete a entregar el equipo necesario para la protección, de los empleados de bodega, brinda la máxima seguridad por ser parte de SELLO VERDE. 4.- Todos los productos ingresan con orden de compra?
El 90 % de productos ingresan con orden de compra, pero en algunas ocasiones se puede constatar de que existe entrada del producto y luego se genera la orden de compra o se realiza una entrada simple. 5. Tiene un método de inventarios que utiliza? El método de valoración es el promedio ponderado. 6. Cuenta con un sistema propio? El sistema con el que cuenta la empresa es ADVANCED SOTWARE, el mismo que tiene los diferentes módulos, como clientes, compras, ventas, recursos humanos, activos fijos, y así como el de inventarios. 7. Todas las salidas de materiales tienen firmado y respaldado el egreso de bodega? No, en el consecutivo mensual que se revisa se constata falta de firmas por el personal autorizado. 8. Las salidas son digitadas inmediatamente? En algunas ocasiones primero se efectúa la salida de producto físicamente por la urgencia y en ocasiones luego la entrada o ingreso a bodega 9. Se realizan inventarios diarios? No, por el moviendo de producto, el bodeguero lo hace semanal de lo que mas tiene uso. 10. Auditoria externa a presenciado un inventario? Si, auditoria a presenciado inventarios, se le a entregado un manual de procedimientos para toma de inventarios físicos.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008 Aprobado por: Fecha:
103
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI5
11. El sistema permite controlar el manejo de bodegas? El sistema permite que otra persona ajena, a bodega como compras y costos verifiquen asignación de centros de costos, de acuerdo al producto, además si las entradas están de acuerdo a los ítems detallados en la factura, después del cruce mensual el contador general, coloca candados de seguridad, en el sistema para que ningún movimiento pueda ser modificado. 12. Se realiza algún cruce mensual en bodega? Se hace un cruce mensual por parte de costos, para verificar si el total de ingresos de bodega coteja con todas las facturas recibidas, esto se verifica mediante un archivo que genera el sistema llamado entradas por grupo e item, este se confronta con el estado de cuenta de bodega de insumos o materiales, ya que en la cuenta se registra la entrada por medio de factura de compra valor antes de iva, ya que el mismo se registra en iva pagado y es parte del crédito fiscal de la empresa, en el caso de existir diferencias, se verifica y se procede a corregir el error. En cuanto a egresos el control es revisar las salidas físicas con la firma de los ingenieros y revisar su centro de costos, para que vaya al costo correcto, como riego y fertilización, o el bloque de la variedad que corresponda el consumo de agroquímico, además se cuenta con una bodega de materiales para poscosecha, y otra de materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa, estas salidas van directo al gasto de la empresa, la salidas de insumos y postcosecha maneja costos, para tener el dato de costo tallo, para la venta. Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
104
P/T26
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO
d5
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Inventarios.
FECHA: 28 de AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de inventarios se determinó
que la persona responsable del área de este componente es el gerente de
contabilidad, el bodeguero, la asistente de compras, Los mismos que se encuentra
capacitados sobre el proceso que debe seguir para llevar un control diario de l
mismo.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de registro y contabilización de
inventarios son: ordenes de compra, guía de remisión, nota de recepción, factura,
finaliza con una solicitud de cheque, para pasar a tesorería, en el caso de egresos de
bodega el solicitante que esta autorizado emite un memo de salida, el bodeguero
genera la salida, en el sistema e imprime firman el recibido, y se archiva en orden
secuencial.
Registro de información
Los registros de comprobantes se emiten en el sistema de inventarios tanto notas de
recepción que es el ingreso de bodega, las salidas y para casos especiales de
obsequios no facturados, existen las entradas simples.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de todos los ingresos y egresos de
la empresa es la asistente contable y coordinadora de costos, dependiendo de la
bodega sea de insumos o materiales.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
105
No
Si
Si
No
Pedido de productos por los
diferentes Departamentos
Elaboración Requisición
EnvíoDepartamento
Compras
EntregaProductos
Elaboración Ordenes de
Compras (adquisición)
Existe en stock?
Solicitud Insumos
Solicitud Materiales
Recepción Ordenes de
Compra Bodega
Verificación de Requisición en
base O.C.Está elabor.
O.C.
Comunicación Dep.Compras
Recepción productos de proveedor en base
O.C.
Elaboración Ingresos a Bodega
en el sistema
Insumos Materiales
No
SiCominicación
Departam.Compras
Entrega Productos
Solicitud Insumos
Inventario Interno
Solicitud Materiales
Firmas respaldo
Emisión reportes a Diferentes
Departamentos
Generación Movimientos a Finanzas
(semanal)
Semanales
Mensuales
Diarios
Verificación
Verificación O.C. pendientes
de llegar
Trimestrales
Voz de alertaDiario
Semanal
Correctivos
Entrega documentos
(diario)
Recepción saldos en sistema (mensual)
EmergentesSemanal
FLUJOGRAMA DE INVENTARIO
106
P/T27
3.2.2.6. COMPONENTE COMERCIALIZACIÓN
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME6
RESPUESTAS
No PREGUNTAS SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
1 La empresa cuenta con un departamento de
ventas bien definido? √
2
El departamento de comercialización cuenta con
recursos humanos y materiales, necesarios para
el cumplimiento de funciones? √
3 Se conoce información de la competencia a
cerca de precios, calidad y diversidad? √
4 Se realizan programas de promoción y
publicidad? √
5 Cuenta con catálogos y lista de precios √
6 Existe un proceso adecuado para ventas en
efectivo y a crédito √
7 El personal de ventas se encuentra capacitado √
8 Se elabora presupuesto de ventas? √
9 Existe planificación de ventas por áreas
geográficas? √
10 Se lleva algún tipo de control sobre cartera? √
11 Se realiza control de ventas por ordenes de
embarque y su liquidación? √
12 Se cumple con el presupuesto de ventas? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
107
P/T28
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI6
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: COMERCIALIZACION Y VENTAS
1
La empresa cuenta con un departamento de
comercialización y ventas bien definida?
1 1
2
El departamento de comercialización cuenta
con recursos humanos y materiales
necesarios para el cumplimiento de
funciones?
1 1
3
El departamento de comercialización y
ventas realiza gestión de identificación de
mercados reales y potenciales de los
productos que la empresa oferta?
1
1
4
Se realizan programas de promoción y
publicidad?
1
0
5 El área cuenta con catálogos de productos,
lista de precios? 1 1
6
Existe un proceso adecuado para venta en
efectivo y ventas a crédito?
1 1
7
El personal de ventas tanto interno como
externo se encuentra capacitado?
1 1
8
Se elaboran presupuestos de ventas?
1 1
9
Existe planificación de ventas por áreas
geográficas?
1 0
10
Se lleva un tipo de control sobre la cartera
de clientes a plazo?
1 1
11
Se realiza control de ventas por ordenes de
embarque y su liquidación?
1 1
12 Se cumple con el presupuesto de ventas? 1 0
12
9
108
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según
la importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la
Institución, la misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 9 * 100
12
75 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 15.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Comercialización y ventas se determinó que tanto el nivel de confianza como el
nivel de riesgo son moderados.
109
P/T29
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: COMERCIALIZACION Y VENTAS
PA6
CONTENIDO
TIEMPO
FECHA PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en
estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Análisis del procedimiento que
efectúa la empresa del
componente en estudio.
- Entrevista de control interno.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación
utilizada en este componente.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME6
CI6
ECI6
ECI6
d6
d6
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
110
P/T30
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI6
CARGO: Jefe de Comercialización FECHA: 28 DE AGOSTO DEL 2008. 1. La empresa cuenta con un departamento de comercialización y ventas bien definido? Si, la empresa cuenta con un departamento de comercialización y ventas. 2. El departamento de comercialización cuenta con recursos humanos y materiales necesarios para el cumplimiento de funciones? El departamento de ventas esta formado por vendedores internos los mismos que trabajan para la única comercializadora de flor EQR USA , Los vendedores disponen de la información en línea de las rosas en producción y venden para la comercializadora el total de producción distribuida a todos los países del mundo. 3. Se conoce información de la competencia a cerca de: precios, calidad y diversidad? La empresa trabaja con precios similares a los de la competencia, tomando en cuenta que la calidad de la flor es mejor a la de la competencia, en cuanto a la diversidad, coloca variedades nuevas que solicita el cliente en el exterior, y que no todas las fincas poseen, por su costo, de la regalía y patrón. 4. Se realizan programas de promoción y publicidad? Los programas de promoción y publicidad, se mantiene la misma tendencia de venta. 5. El área cuenta con catálogos de productos, lista de precios? EQR posee una página con catálogos en inglés para la exposición de variedades que posee y algo importante el tamaño del tallo, por que no todos los países a exportarse solicitan el mismo grado variando entre grado 40 50 60 70 80 90. 6. Existe un proceso adecuado para ventas en efectivo y ventas a crédito? Existe un proceso definido para ventas, la venta de flor de exportación se lo realiza a crédito treinta días, la de contado especialmente se da por la venta flor nacional, caso raras excepciones las cuáles son analizadas por presidencia ejecutiva. 7. El personal de ventas tanto interno como externo se encuentra capacitado? EQR ha sido una empresa que se ha caracterizado por capacitar al personal de ventas de manera frecuente, pues de esta manera la empresa brindará un servicio de calidad a los clientes y a todos aquellos que visitan la empresa. 8. Se elaboran presupuestos de ventas? Los presupuestos de ventas son elaborados en conjunto con la gerencia de la empresa, y el departamento de producción, para lo cual se toma en consideración referencia de ventas del año anterior y mediante estas se presupuesta, para lo cual se necesita un análisis de producción en base a la cantidad de rosas que por temporadas aspira a tener para cultivo mes a mes, se elabora un presupuesto de producción con el cual conoce ventas que va a disponer por variedad de rosa para colocar en el mercado, y evitar la baja de flor por falta de venta.
111
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI6
9. Existe planificación de ventas por áreas geográficas? la flor es un producto percibe y simplemente se coloca en el país que en ese momento necesite. 10. Se lleva algún tipo de control sobre la cartera de clientes a plazo?
La empresa lleva un control adecuado sobre la cartera a plazos. Existe un seguimiento adecuado, ya que de ese cobro depende el movimiento de dinero, compras, pagos con el cual la empresa gira durante todo el año. 11. Se realiza control de ventas por ordenes de embarque y su Liquidación? Para que la empresa pueda exportar necesita por país una orden de embarque la que tiene vigencia, un mes calendario, la florícola tiene 15 días laborables para presentar a aduana, las facturas legales de ventas, la guía área, el exporlist con el monto de cajas enviadas al país de destino, lo cual se controla en un sistema propio de la empresa de Pkl list.
12. Se cumple con el presupuesto de ventas? El presupuesto de ventas es elaborado pero en la realidad en el balance comparativo presupuestos vs balance de resultados vemos una diferencia sustancial, existe gran cantidad de flor dada de baja, es decir no se coloco la flor en el mercado lo que implica perdida de tallos la cantidad por mes es elevada en baja, y eso es lo que implica la perdida mensual de ventas.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
112
P/T31
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d6
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Comercialización y ventas
FECHA: 28 de AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de
comercialización y ventas se determinó que la persona responsable del área
es el jefe de ventas. El mismo que se encuentra capacitado sobre el proceso
que se debe seguir para ventas en efectivo, ventas a crédito y también en
programas de promoción y publicidad de la empresa.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de ventas son facturas,
notas de pedido, guías de remisión, factura comercial o PKL, guía aérea,
orden de embarque.
Registro de información
La información sobre detalle de mercadería solicitada, venta y otros es
registrada por el asistente de comercialización, en un sistema de registros
propios de la empresa denominado Pakin list en el cual se realiza el pkl.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar la factura y otros documentos es el
departamento de costos y ventas.
Preparado por: : Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
113
Recepción del pedido
ingreso de orden postcosecha
disponible de flor
confirmación pedido cliente
pedido postcosecha
apertura orden de embarque
digitaciónpkl
factura de venta
coordinación carguera
despacho de mercadería
recepción producto carguera
corfimación aereolinea
envio ctas pendientes
fin
Inicio
FLUJOGRAMA DE VENTAS
114
3.3. ETAPADEL INFORME
1. Carta de Presentación de Informe
Señor:
GERENTE EQR
Presente.
A través de este informe se da a conocer a usted Sr. Presidente Ejecutivo
que se ha realizado una Evaluación de Control Interno del período Enero
–Junio del 2008 en las siguientes áreas: Área Administrativa con el
componente Gestión del Talento Humano y Abastecimiento, área
Financiera con el componente Ingresos, Egresos e Inventarios, y el área
de Comercialización con el componente ventas en efectivo y ventas a
crédito. El propósito fundamental de ejecutar un control interno fue hallar
evidencias que permitan dar a conocer si los procesos operativos y
registros contables son fidedignos y si son ejecutadas de acuerdo con
las normas, políticas y objetivos de la empresa, así como también de
acuerdo a las autorizaciones de la administración.
Para lo cual, se da a conocer que el control interno aplicado se la realizó
tomando en consideración Normas Ecuatorianas Generalmente
Aceptadas cuyo objetivo primordial es garantizar la eficiencia, eficacia y
economía en todas las operaciones de la organización. Estas normas
requieren de la planificación y ejecución de un examen para obtener
información certera de que la información y la documentación analizada
no contengan errores o irregularidades significativas.
Para realizar el estudio y evaluación de control interno de la empresa se
procedió a diseñar y utilizar formularios que incluyan una serie de
preguntas que fueron contestadas con Si o No por funcionarios o
empleados bien informados, sobre el área en el cual es responsable, es
decir el método consistió en obtener evidencias y pruebas mediante la
técnica de entrevista e indagación al personal; Otro método empleado fue
115
analizar de los circuitos operativos y actividades mediante el empleo y
análisis de flujo gramas, los mismos que permitieron evaluar el grado de
seguridad de cumplimiento de los procedimientos.
Una vez aplicados los métodos de evaluación descritos anteriormente, se
puede expresar comentarios y recomendaciones que permitan mejorar
las actividades administrativas y operativas de la empresa.
Latacunga, 31 de Octubre del 2008.
Atentamente,
Paulina Gallo
116
2. Informe de Evaluación de Estructura de Control Interno
Introducción
Motivo de Examen
La Evaluación de Control Interno aplicado en EQR EQUATOROSES
C.A en las áreas de Administración, Financiera y Comercialización. Se
realizó con el propósito de determinar el grado de cumplimiento de
normas, políticas y procedimientos internos de la empresa.
En este sentido, la iniciativa de la ejecución de un Control Interno
planteada requiere la identificación explícita de fortalezas y
debilidades, lo que representa una oportunidad invaluable para
transformar a la empresa en un modelo de operación
económicamente rentable.
Un enfoque global de la magnitud de esta tarea invita a la reflexión, al
análisis, pero sobre todo, a replantear puntualmente el quehacer en
términos de un crecimiento sostenido basado en una decisión de
cambio y en una actitud de apertura, de aceptación y de trabajo. Lo
que representa un cambio de mentalidad en los integrantes de la
empresa, enfocados hacia la búsqueda de eficiencia, eficacia y
economía en la administración y uso de los recursos.
Es innegable que un proceso de control interno, conceptualiza y
soporta técnicamente los esfuerzos para mejorar estructuras, elevar la
productividad, depurar funciones, redimensionar unidades y hacer
más competitivas a las instituciones.
De acuerdo con lo anterior, y luego de realizado el estudio, análisis,
levantamiento de información es indispensable que se formalice
comentarios y recomendaciones sobre evidencias y hallazgos
encontrados.
117
Objetivo General
Aplicar técnicamente el proceso de control interno para las áreas de
Administración, Finanzas y Comercialización de EQR, con la finalidad de
lograr un desempeño, de las actividades de orden financiero,
administrativo y de servicio, con altos niveles de eficiencia, efectividad y
eficacia.
Objetivos Específicos
- Definir las bases teóricas de un modelo de control interno, con la
finalidad de sustentar científicamente la aplicación en EQR.
- Analizar la situación actual interna y externa de la Empresa para
conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
- Establecer los procesos actuales que se desarrollan en las áreas
administrativa, contable y comercial para levantar las bases
sustentadas del análisis de control interno.
- Aplicar el control interno en EQR, para mejorar la eficiencia, eficacia
y economía en la administración y uso de los recursos.
Alcance del Examen
La evaluación preliminar del sistema de control interno, en la Empresa
EQR EQUATOROSES C.A se realizó en las siguientes áreas:
- Área Administrativa enero-junio-2008
- Área Financiera enero-junio-2008
- Área de Comercialización enero-junio-2008
-
Con formato: Numeración y viñetas
118
Funcionarios de áreas examinadas
- Área Administrativa
Jefe de Personal
Gerente de Compras
- Área Financiera
Gerente de Contabilidad
Gerente de Costos y Presupuestos
Coordinador de Costos
Auxiliar de Contabilidad
- Área de Comercialización
Jefe de Comercialización
Gerente
Componentes Examinados
La evaluación preliminar del Sistema de Control Interno se ejecuto a
través de los siguientes componentes:
Área Administrativa
- Gestión del Talento Humano
- Abastecimiento
Área Financiera
- Ingresos
- Egresos
- Inventarios
Área de Comercialización
- Ventas
119
- Servicio al Cliente
Período de evaluación
Esta evaluación se la realizó tomando en consideración el siguiente
período:
- Enero 2008 – Junio 2008 (primer semestre)
120
HALLAZGOS DEL INFORME
1. EQR no cuenta con programas de retribuciones e incentivos, que permita
motivar al empleado y comprometerlo a desarrollarse de mejor manera
en su trabajo.
2. EQR si tiene diseñado un modelo de perfil de puestos, que permita
contratar a las personas idóneas para cada puesto de trabajo.
3. El personal de la empresa si identifica claramente cual es su nivel
jerárquico, el mismo que permita establecer niveles de responsabilidad y
autoridad.
4. La empresa si ha formalizado funciones y responsabilidades, que permita
tener una guía para desarrollo eficiente de responsabilidades asignadas.
-5. En el área de compras se destina un presupuesto mensual que permita
planificar en forma adecuada los gastos o desembolsos.
-6. La empresa realiza cotización de precios de los proveedores lo que
implica que la empresa puede tener ofertas de productos de calidad a
precios más bajos y han sido aprovechados por el análisis realizado.
7. En el control interno de compras se determinó que las mismas no se
efectúan en su totalidad con órdenes de compra, es decir no cumplen un
proceso completo, lo que implica posibles errores en el manejo del
producto, olvidos de registros e ingresos a bodega.
8. Debería registrarse todo mediante requisición y ordenes de compra para
evitar adquisiciones innecesarias, y evitar futuros descuadres con
bodega.
Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
121
-9. En el componente ingresos lleva u control numérico de comprobantes de
ingresos de caja, que permita llevar un control adecuado de ingresos ya
sea en papeles valores, como también en efectivo, debería hacerlo una
persona ajena al movimiento para evitar posibles desviaciones.
10. La empresa acostumbra hacer arqueos sorpresivos por parte de otra
persona que no sea la responsable del cargo, que permita detectar
oportunamente debilidades.
11. La empresa lleva un control numérico de comprobantes de egresos de
bancos, que permita llevar un control adecuado sobre los egresos que se
realizan en forma diaria.
12. La empresa maneja sistemas de análisis de proformas para
adquisiciones, que permita escoger la mejor alternativa a un precio más
bajo.
13. Se maneja un plan de cuentas apropiado lo que facilita el registro de
gastos en la cuenta contable apropiada previa la firma del contador.
14. debería archivarse junto al egreso de bancos la retención y anexos de
pagos para que este junto a la orden de compra ingreso a bodega
solicitud de cheque, es decir se pueda tener a la mano el proceso
contable que tuvo el desembolso de dinero.
15. En el componente inventarios se determinó que EQR, cuenta con el
espacio físico necesario para colocar los productos en el lugar adecuado,
tiene el personal capacitado para evitar problemas en el pesaje del
producto, así como del riesgo de manipulación de los mismos ya que se
trabaja con fertilizantes, pesticidas, insecticidas, que son productos de
uso delicado, el bodeguero cuenta con la capacitación necesaria para el
manejo de papeles de trabajo y sistema.
Con formato: Numeración y viñetas
122
16. EQR entrega a cada uno de sus empleados de bodega el traje necesario,
mascarillas, guantes, para que su integridad física no corra ninguna clase
de riesgo.
17. El método de valoración de inventarios es el método ponderado.
18. EQR, trabaja con órdenes de compra, el bodeguero no maneja órdenes
de compra con valor, esto es manejado únicamente por contabilidad,
para su control.
19. EQR realiza cruces mensuales de bodega, para estar seguro de los
movimientos existentes de la veracidad de la información, además realiza
inventarios intempestivos, hace revisión de entradas, salidas, saldos en el
sistema de bodega con el inventario, y en que lugar debe ser colocado
de acuerdo al riesgo.
20. EQR solicita la presencia de auditoria para el inventario físico una vez al
año.
21. En lo que respecta a ingresos y salidas de bodega debería cumplir en su
totalidad el proceso adecuado ya que se puede constatar que los
faltantes en bodega se dan por la falta de digitación del producto en el
sistema, y a la vez existe sobrante físicamente por que no se efectúa el
ingreso a bodega correcto cuando no se ha generado una orden de
compra.
-22. EQR cuenta con el recurso humano necesario para brindar un
servicio adecuado de venta de productos que permita satisfacer
necesidades y expectativas de clientes actuales y posibles nuevos
clientes.
-23. La empresa realiza estudios de precios, calidad y líneas de
productos de la competencia, que permita comparar y superar niveles de
aceptación de productos.
Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
123
-
-24. No existe planificación de ventas por zonas geográficas. Pues la
empresa únicamente se ha alineado a vender a zonas donde ya existen
relaciones comerciales.
-25. Existe un control, adecuado sobre la cartera a plazos que permita
realizar cobros en el momento oportuno y permita disminuir cartera
vencida para la empresa. Las mismas que representan futuras pérdidas
económicas para la empresa.
26. El presupuesto de ventas no se cumple debido a flor desechada a un
precio el más bajo 0.24 centavos, implica una pérdida sustancial.
Con formato: Numeración y viñetas
124
CONCLUSIONES DEL INFORME
1. El control interno para el Área Administrativa y Gestión del talento humano,
muestra una definición clara del nivel jerárquico, y de funciones el mismo que
permita establecer niveles de responsabilidad y autoridad
2. El componente de compras cuenta con un departamento definido realiza
cotizaciones, y prevé antes de la compra el stock en bodega conjuntamente
con los ingenieros por áreas, para evitar la sobre compra, se lleva un registro
actualizado de proveedores, siendo a los mas significativos a quienes se les
solicitó un estado de cuenta con Eqr para confrontar saldos.
3. En el componente de ingresos existe un control del dinero recibido, por parte
de los clientes de flor nacional que es el único rubro por el cual ingresa
dinero a la empresa, y depósitos o transferencias en el caso de ventas al
exterior, en el sistema se registra los movimientos en el módulo creado para
ingresos el cual va con contrapartida al cliente respectivo, se lleva un control
numérico, anexando los papeles de respaldo respectivo.
4. En el componente egresos existe un control numérico asignado por el
sistema, la segregación de funciones está dada de acuerdo al gasto en el
que la empresa a incurrido, al igual que si es parte del costo, se mantiene un
plan de cuentas asignado, las compras incurridas cuentan con la aprobación
inicial de una orden de compra, apegadas a la aprobación de la gerente de
compras.
5. En el área de inventarios existe un control de existencias mediante el sistema
promedio ponderado, cuenta con el sistema Advanced Software, que es un
sistema que se ajusta a las necesidades de la empresa, emite los reportes
necesarios para la verificación de los datos como es un saldos a la fecha,
entradas por grupo y salidas por grupo, ya que trabaja con áreas de
agroquímicos y materiales de poscosecha, existe un detalle de compras y
125
kardex históricos, en inventarios intempestivos existe mínimo margen de
error, las diferencias son bajas en la mayoría de los casos se puede
constatar que es por pesaje, y en algunos casos por evaporización del
producto, el personal cuenta con la protección necesaria para evitar
accidentes, cuenta la bodega con un lugar específico, el bodeguero no
dispone de información de valoración del producto.
6. La empresa tiene un departamento de ventas diseñado para abarcar la
demanda de mercado, el mismo que coordina, con el departamento de
postcosecha y embarques, maneja un sistema de ventas propio de la
empresa, los mismos que están acorde al SRI y Aduana, maneja una tabla
de precios, asignada a inicios de año, junto con presupuesto, diseñado con el
jefe de producción, para saber las variedades a producirse y el volumen de
producción.
126
RECOMENDACIONES DEL INFORME
1. Dispondrá al jefe de recursos siga aplicando los procedimientos de control
referente a la contratación del personal, exigir los documentos necesarios
para cada uno de los ingresos a la empresa sin salvedad, para estar acorde
las diferentes normas y sellos que la empresa posee.
2. Dispondrá al gerente de compras se cotice aquellos productos que se usan
para el mantenimiento de la finca que no tienen relación directa con la
materia prima, ya que por la emergencia, se adquiere sin orden de compra y
sin un estudio previo al mercado, en el registro actualizado hay proveedores
que no emiten factura y tienen una provisión que permanece por un largo
tiempo, para lo cual sería recomendable conversar con el contador para
reconocer a la cuenta respectiva y sanear saldos, cuando la orden de
compra esta incompleta en inventarios llevar auxiliares extracontables para
tener o asignar un stock real con el que esta por llegar
3. Dispondrá al gerente de costos y presupuestos, llevar un control diario y
conciliación diaria de dinero para evitar pérdidas, ya que este se lo está
realizando dos veces por semana para luego ejecutar los depósitos
respectivos, el lugar asignado para el dinero debería ser el de caja fuerte que
la empresa si posee para evitar perdidas, de un día a otro, el control de los
documentos debe ser llevado por una persona ajena al movimiento, y se
debe adjuntar todos los documentos de soporte en el mismo instante del
registro.
4. Dispondrá al gerente de costos y presupuestos, llevar un control más
seguido de ser posible diario del movimiento de egresos, y desembolsos,
estos deben se custodiados y revisados diariamente por una persona ajena
al manejo de los mismos, para mayor control, igualmente asegurarse de
adjuntar todos los documentos de respaldo al egreso, en el caso de pago por
gastos, la aprobación respectiva del responsable del gasto, jefe asignado,
127
para evitar malversaciones de dinero, en el caso de compra de productos
adjuntar orden de compra guía de remisión del traslado del producto, ingreso
a bodega, firmado y sellado por el bodeguero, factura del SRI, revisada con
todos sus requisitos legales, copia de la retención emitida, comprobante de
egreso firmado por el jefe financiero y firmado por el proveedor el recibido al
momento del pago.
5. Dispondrá el jefe de contabilidad en todos los ingresos de producto se den
con una orden de compra con previo aviso al bodeguero, evitar, y coordinar
con los proveedores para que la factura sea entregada a contabilidad y no en
bodega, con la entrega del producto firmar la salida realizada por el ingeniero
solicitante, para evitar olvidos de salida del producto, controlar que la fecha
en la entrada del producto no sea modificada, por la recepción de la factura
de días posteriores, ya que pueden existir salidas, es decir exigir al
proveedor la entrega de factura y producto al mismo tiempo. Durante el
inventario se observó que existen material de empaque sin movimiento, que
tiene un valor en libros considerables recomendable asignar una bodega
para este, hacer un inventario, asegurar el producto, ya que se observa que
se encuentran junto a productos que tienen un movimiento constante y ese
espacio puede asignar a estos que están en otros lugares físicos ,es
conveniente dar de baja los productos caducados en el mismo mes que
venció e informar a los ingenieros con anterioridad para la salida de los
mismos.
6. Dispondrá al gerente de ventas, llevar más control con el departamento de
coordinación la devolución de cajas que no volaron para la eliminación de
pkl respectivo, antes de proceder a la liquidación de la orden de embarque,
ya que la carguera junto con la aerolínea no emiten la guía, y no tiene
sustento, legal para el SRI y Aduana. En el caso del presupuesto se debería
considerar un presupuesto también de flor desechada, separando lo que
realmente se piensa vender, esto implica que la empresa espera vender más
y los gastos presupuesta en base a sus ventas, por ende implica pérdida
para la empresa.
128
CONCLUSIONES
El realizar un control interno a las actividades administrativas y
financieras de la empresa EQR, ocasionó conocer los sistemas de control
con los cuenta la misma y a su vez sugerir recomendaciones que
permitan fortalecer sus operaciones y cumplir con sus objetivos.
Al realizar el control interno a la Empresa Eqr Equatoroses C.A, permitió,
conocer fortalezas y debilidades en cada una de sus áreas, considerando
que la empresa tiene un riesgo moderado, lo cuál le permite seguir con
su actividad económica normal.
Al hacer una análisis de las diferentes áreas administrativas y financieras,
se puede observar un control interno adecuado para cada uno de los
programas utilizados por la misma, se realizó comprobaciones con
reportes emitidos del sistema con lo físicamente comprobable.
El control interno realizada permitió conocer a fondo la actividad
comercial, las variedades, los productos químicos más utilizados, países
a exportar, su organización, y alcance.
Se examinó los documentos al realizar el control interno a la empresa
EQR EQUATOROSES CA. lo que conllevo a determinar un manejo
adecuado en cumplimiento los PCGA.
129
RECOMENDACIONES
Poner en conocimiento de los accionistas de la empresa los resultados
del presente informe de auditoria, para su estudio y de considerar
necesario aplicar las sugerencias propuestas, pues el único fin del
presente trabajo es coadyuvar al mejoramiento de las actividades
administrativas financieras.
Cumplir con las normas establecidas por la empresa sin excepción, con
la BASC, FLP, SELLO VERDE que facilitan el desempeño de actividades,
a nivel de recursos humanos y exportación, A la vez garantiza el control
de productos químicos adquiridos, que tiene relación con el CONSEP, lo
cuál representa un control riguroso frente al inventario, para evitar
posibles situaciones adversas para la empresa.
Mantener un seguimiento adecuado, cronológico en cada una de las
áreas de los procesos a ejecutarse para evitar posibles errores,
considerando, tramites en proceso, provisiones excesivas en las cuentas
contables, aplicación correcta del gasto, y costo, control de inventarios,
coordinación de los embarques de las ventas efectuadas, evitando
problemas al final del proceso de liquidación.
Implementar un mayor control interno para aquellas áreas con mayor
riesgo, y manejo de dinero.
Aplicar medidas correctivas necesarias en el área administrativa y
financiera, en base a los hallazgos encontrados, en el control interno
realizado, mejorando las debilidades de control y procesos, para
minimizar el riesgo obtenido.
130
BIBLIOGRAFÍA
- LEIVA ZEA Francisco, “Investigación Científica”, Editorial
TIPOFFSET - Tercera Edición, Quito 1984.
- Contraloría General de la República de Venezuela; “Metodología
para la Auditoria de Gestión” - Caracas Venezuela, 1997.
- FERNÁNDEZ José Antonio, “La Auditoria Administrativa” -
Editorial Diana S.A. - Primera Edición-México, 2001.
- KELL Walter G, “Auditoria Moderna” - Editorial Continental S.A. -
Segunda Edición - México 1995.
- FONSECA Hugo, “Auditoria de Gestión e Integral” -Folleto
Seminario de Licenciatura Universidad Técnica de Ambato -
Ecuador, 2001.
