PROCEDIMIENTOCdigoTH-CO-P-001
Versin02
COMPRASFecha05-03-2015
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Sistema de Gestin de la CalidadTRAHILSA SAC
Procedimiento de:
COMPRAS
ELABORADOR:REVISORAPROBADOR
Firma
Firma
Firma:
Fecha: 03/03/2015Fecha: 04/03/2015Fecha: 06/03/2015
NORMAN Y ASOCIADOS SACCOMIT SHEQGerente General
1. OBJETIVO1.1. Describir de manera ordenada las acciones
necesarias a realizar en la compra de bienes y servicios necesarios
para el desarrollo de las actividades de TRAHILSA S.A.C.
estableciendo criterios razonables que conduzcan al orden y control
del proceso de compras de bienes y servicios, adems de proporcionar
los lineamientos que en esta materia deban considerarse, sirviendo
como consulta a quienes laboran en el rea y dems personas que por
algn motivo necesiten conocer sobre las compras en TRAHILSA
S.A.C.2. ALCANCE
2.1. Involucra a toda la Empresa de transportes Hilda, a los
usuarios internos que requieran de algn bien o servicio.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. Gerencia de Operaciones: Responsable de planificar,
organizar, ejecutar y controlar las actividades de compras.
3.2. Administracin de ventas y despacho de operaciones.-
Responsable de registros de compra de repuestos automotrices.
3.3. Gerente de Administracin y Finanzas.- Responsable de la
disposicin de fondos, aprobacin de los presupuestos y rdenes de
compra, segn las escalas establecidas.
3.4. Jefe de Almacn.- Responsable de revisar el stock segn el
pedido del usuario y retransmitir el requerimiento.
3.5. Usuarios.- Solicitantes de compra de algn bien o servicio,
son responsables por la requisicin del bien especfico.
4. REFERENCIAS
4.1. Flujo grama de compras.4.2. ISO 9001.4.3. ISO 1400.4.4.
OHSA 18001.
5. DEFINICIONES
5.1 Requerimiento: Es la solicitud de un bien o un servicio,
hecho al departamento de compras.
5.2 Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para
pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago entre otros detalles que se considere
pertinente.
5.3 Cuadro comparativo: Documento en que se plasma las
condiciones comerciales de los proveedores consultados, respecto a
un bien o servicio.
5.4 Stock: Cantidad de mercadera o artculos disponibles en el
almacn para ser usado a su requerimiento.
5.5 Tiempo de respuesta: Ciclo o periodo de tiempo que
transcurre desde que se hizo el requerimiento del bien, hasta su
entrega al usuario o solicitante.
5.6 Cotizacin: Es el documento que emite el proveedor dando a
conocer su propuesta y condiciones comerciales de determinado
producto o servicio. Adems sirve como elemento de negociacin.
5.7 Negociacin: Proceso mediante el cual el comprador y el
vendedor de una empresa tratan un asunto determinado, como la
compra de un bien o servicio. Plantean puntos de vista, acercan
posiciones y tratan de llegar a un acuerdo beneficioso para
ambos.
5.8 Ciclo de la orden: El tiempo y proceso involucrados desde la
colocacin de una orden al recibo del embarque.
5.9 Usuario: Persona que utilizar el bien solicitado.
5.10 Comprador: Persona encargada de ejecutar las compras dentro
de las funciones que le fueron asignadas.
6. DESPLIEGUE:
DescripcinResponsableRegistro
6.1 Recepcin de Requerimiento
6.1.1 rea de Mantenimiento
6.1.1.1 Gerencia de Operaciones recibe del almacn el
requerimiento de materiales, va correo electrnico y en el
TH-CO-F-001 Requerimiento de Compras, llenado con la informacin
bsica obligatoria: rea del solicitante. Responsable del rea. Fecha
de pedido. tem. Descripcin. Cantidad. Unidad de medida. Centro de
Costo. Sede
Gerencia de Operaciones
Requerimiento de ComprasTH-CO-F-001
6.1.1.2 Gerencia de Operaciones revisa el formato y considera
vlido el pedido si los espacios han sido llenados correctamente. En
caso contario devuelve al requirente y por el mismo medio el
referido formato haciendo notar la falta.
Gerencia de Operaciones
6.1.1.3 Gerencia de operaciones registra el pedido en el formato
TH-CO-F-004 Control de Pedidos a efectos de monitorear y controlar
el flujo de los mismos.
Gerencia de OperacionesControl de PedidosTH-CO-F-004
6.1.1.4 La oficina de Mantenimiento se encarga de canalizar
pedidos de compra de repuestos, accesorios y dems partes para
vehculos de Lima y provincias. No se aceptan pedidos directos.
Mantenimiento
6.1.2 OTRAS AREAS
6.1.2.1 Jefe de rea hace uso del formato TH-CO-F-001
Requerimiento de Compra, para hacer el requerimiento de compra
respectivo. Considerando los detalle enunciados en el prrafo uno
(1) del requerimiento del rea de Mantenimiento.
Mantenimiento
Requerimiento de CompraTH-CO-F-001
6.1.2.2 Gerencia de Operaciones y compradores siguen los pasos
2,3 y 4 del procedimiento para el rea de Mantenimiento.
Gerencia de Operaciones
6.2 Cotizacin
El comprador asignado ubica las fuentes de abastecimiento.
Determinando primero si la compra es repetitiva o por vez primera.
Para ello hace uso de la base de datos existente.Para ubicar a los
proveedores posibles el comprador hace uso de Catlogos, bases de
datos, Guas especializadas o referencias.
Comprador asignado
6.2.1 Compra Repetitiva
6.2.1.1 Si la compra es repetitiva, el comprador pide al
proveedor actualizacin de cotizacin y disponibilidad del producto,
teniendo en cuenta, siempre, que se respeten los acuerdos vigentes
en lo referido a condiciones de pago y tiempos de entrega.
6.2.1.2 El comprador informa a La oficina de Administracin de
ventas y despacho sobre la viabilidad de esta compra.
Comprador asignado
Comprador asignado
6.2.2 Compra por Primera Vez
6.2.2.1 Si la compra es por primera vez. El comprador debe
ubicar tres proveedores que posean el producto, hacer una pre o
evaluacin de la empresa: formalidad, vigencia y solvencia; para
luego pedir la cotizacin respectiva.
6.2.2.2 El comprador en todo momento debe negociar las mejores
condiciones. Estas deben estar plasmadas en las cotizaciones que
luego son trasladados al cuadro comparativo que es presentado al
Jefe de compras.
6.2.2.3 Gerencia de Operaciones evala el cuadro comparativo y de
ser necesario hace los comentarios pertinentes a las jefaturas
solicitantes para confirmacin y Visto Bueno de lo requerido. Adems,
solicitando autorizacin de compra teniendo en cuenta los niveles
aprobacin.
Comprador asignado
Comprador asignado
Gerencia de Operaciones
6.2.3 Niveles de Aprobacin
6.3 Orden de compra
6.3.1 Gerencia de operaciones ordena al comprador genere la
orden respectiva, considerando al proveedor que tiene las mejores
condiciones.
6.3.2 El comprador al momento de generar la Orden de Compra se
asegura que en la misma figuren los acuerdos convenidos con el
proveedor de manera que no haya duda en ningn aspecto.
6.3.3 El comprador transmite la Orden de Compra va correo
electrnico o fax y pide confirmacin de su llegada y conformidad de
la misma. Nunca debe caer en supuestos o sobrentendidos.
Gerencia de Operaciones
Comprador asignado
Comprador asignado
Seguimiento
- El comprador hace el seguimiento de la orden, pidiendo
informacin o haciendo las coordinaciones con el proveedor y el
almacn sobre la llegada del bien.
Tiene en cuenta:
Despacho de los almacenes de los proveedores Tiempo de trnsito.
Posibles problemas o tardanzas en la llegada de los productos.
Coordinar e informara de posibles dificultades eventuales a los
usuarios.
-El comprador comunicar oportunamente al almacn sobre la llegada
de producto de manera que pueda estar preparado y programado para
recibirlo. Para el efecto enva va correo copia de la Orden de
Compra.
-El ciclo culmina cundo el bien llega al almacn y este da
conformidad de la coincidencia entre lo pedido y lo recibido.
Comprador asignado
Comprador asignado
6.4 Productos en Consignacin6.4.1 La Gerencia de Operaciones
Gestiona para que el proveedor otorgue en consignacin determinada
cantidad de artculos en determinada lnea que considere necesario
para no quedar desabastecido.
6.4.2 Gerencia de operacionesen coordinacin con el Jefe del
almacn y usuario determinan la cantidad optima a pedir.
6.4.3 Gerencia de operaciones en coordinacin con el proveedor
convienen en seguir los siguientes pasos:
Proveedor enva pedido inicial o de reposesin con la gua de
remisin. Proveedor realiza el corte en la fecha convenida, haciendo
un inventario de situacin a esa fecha, en la que se determina la
cantidad consumida. Proveedor emite informe de la cantidad
consumida. El Jefe de almacn verifica la cantidad consumida e
informa a la oficina de administracin de ventas. La oficina de
administracin de ventas. Verifica la informacin y solicita al
comprador generar la orden de compra respectiva. Proveedor enva
factura respectiva.
6.4.4 Los cortes se realizan los da 25 de cada mes.
Gerencia de operaciones
Gerencia de Operaciones/Jefe de Almacn/Usuario
Gerencia de Operaciones/Proveedor
6.5 Verificacin de Productos y Servicios Comprados
6.5.1 El Jefe de Almacn recibe el producto y en presencia del
proveedor (de preferencia) o transportista, se toman las muestras
al azar, si la cantidad del pedido lo amerita. De lo contrario la
inspeccin ser sobre el producto nico.
6.5.2 Gerencia de operaciones hace el muestreo aleatorio simple
(azar), en funcin al artculo o bien, teniendo en cuenta la cantidad
adquirida (poblacin o universo).Y comunica al Jefe del almacn para
que llegado el producto proceda con evaluar la muestra.
6.5.3 La responsabilidad de la inspeccin generalmente recae en
el encargado de Almacn, salvo que se determine a otra persona por
alguna razn justificada. Ella bajo criterio selecciona la muestra,
teniendo en cuenta la cantidad que la conforma, previamente
establecido. De ser necesario se pedir la asistencia de un
especialista (mecnico, electricista, soldadores, etc.) cuando se
requiera su opinin.
6.5.4 El evaluador aplica el formato Hoja de Registro Control de
Calidad de Productos adquiridos, el mismo que firma al final.
6.5.5 Si no existe observacin alguna, el evaluador registra y
archiva el formato.
6.5.6 Si existe alguna observacin, el evaluador hace conocer al
Jefe de compra para que haga el reclamo respectivo al
proveedor.
6.5.7 Para los servicios, el usuario final dar conformidad del
mismo con su sello respectivo en el Comprobante de Pago del
mismo.
Jefe de Almacn
Gerencia de Operaciones
Jefe de Almacn
6.6 Compras por Caja Chica
6.6.1 Las compras por caja chica se lleva cabo por emergencias,
urgencias y siempre en cuando los montos no superen los S/. 900.00
por compra
6.6.2 Gerencia de administracin y finanzas posee un fondo de S/.
1,000.00 reembolsable para manejo de compra de las operaciones de
TRAHILSA S.A.C.
6.6.3 El manejo de sta es a travs de una cuenta de ahorros
abierta a nombre del Gerencia de Operaciones en moneda
nacional.
6.6.4 Gerencia de operaciones se responsabiliza de comprar el
bien de acuerdo a las especificaciones coordinadas con los
encargados de mantenimiento.
6.6.5 Hecha la compra entrega el bien y el comprobante al Jefe
de Almacn.
6.6.6 Adems del Jefe de Almacn, el Jefe de Mantenimiento debe
sellar la factura dando conformidad.
6.6.7 El Jefe de compras presenta liquidacin en formato
respectivo para su rembolso a Caja chica Central.
Gerencia de Administracin de Finanzas/Gerencia de
Operaciones/Jefe de Almacn
7. REGISTROS
CdigoNombreResponsable del Control
TH-CO-F-001Requerimiento de ComprasAdministrador de
documentos
TH-CO-F-002rdenes de CompraAdministrador de documentos
TH-CO-F-003Maestro de ProveedoresAdministrador de documentos
TH-CO-F-004Control de PedidosAdministrador de documentos
TH-CO-F-005Liquidacin o reembolso de fondo fijoAdministrador de
documentos
TH-AL-F-001Cartilla de InspeccinAdministrador de documentos
TH-CO-F-007Cuadro ComparativoAdministrador de documentos
ELABORADO POR:REVISADO POR:APROBADO POR:
___________________________________________________________
Norman y Asociados. SACComit SHEQGerente General
Hilda Vilca
Fecha: 03/03/2015Fecha: 04/03/2015Fecha: 05/03/2015
REVISIN 02: COMPRAS
