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«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo

Empresa de AC:l,leduc:lo, 51.23Alc:anta~~r.g~l.~~pde Yapal

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_ ...._.~2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Contabilidad I TIPOLOGIA: Proceso de Apoyo

RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Contador

OBJETIVO DEL PROCESO:Reconocer y revelar la información contable y financiera de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Yopal E.LC.E -E.5.P, de acuerdo con

- características- de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad,-teniendo en-cuenta los prinCipios de contabilidadpúElica, las normas técnicas de lainformación contable y demás normas, procedimientos y políticas que rigen en materia contable y tributaria, con el fin de contribuir a la toma de decisiones.

DESCRIPCION DEL PROCESO

Este proceso contable comprende el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos ylas operaciones financieras, económicas, sociaies y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para que la Empresa de Acueducto,Alcantarillado y Aseo de Yopal EICE -ESP preste sus servicios. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de laEmpresa, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, ios incorpora en suestructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación ensu estructura de libros y luego ios agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la tomaoportuna de decisiones sobre los recursos por parte de los diversos usuarios

RECURSOS REQUISITOS LEGALES-NUMERALES NORMA PROCEDIMIENTOSAPUCAR

Decreto 410 de 1971 - Código de ./ Conciliación bancariaTecnólogo contableComercio.Contador ./ Realizar pagosSecretarias de cada Dirección

HUMANOS Auxiliar administrativo tesorería Decreto 624 de 1989 \'Por el cual se ./ Manejo de caja menorTesorero expide el Estatuto Tributario de losDirector Administrativo y Financiero impuestos administrados por la Dirección ./ Rendición de informesRepresentante Legal

General de Impuesto Nacionales "

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«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo51.23

Empresa de Acueducto,Alcantari~~~~¡.~~~/eYopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión___ ._.l'M-oO

2014-12-19 2014-12-19 01

TECNOLÓGICOS

Software Financiero y Contable, softwareComercial, Software Recursos Físicos

(Almacén y Recursos Humanos), SoftwareGestión Documental,Hojas de calculo

Procesador de Texto,Internet ilimitado.

Actualizaciones de validadores de información

Ley 142 de 1994 - Ley de serviciospúblicos domiciliarios.

Régimen de Contabilidad Pública.

Decreto 115 de 1996 "Por el cual seestablecen normas sobre la elaboración,conformación y ejecución de lospresupuestos de las EmpresasIndustriales y Comerciales del Estado yde las Sociedades de Economía Mixtasujetas al régimen de aquellas,dedicadas a actividades no financieras".

Manual de contratación de la Empresa.

.¡' Elaboración de estadosfinancieros

.¡' Proceso de interfaces

.¡' Elaboración ypresentación de declaracionestributarias

.¡' Calculo y registro deprovisiones

Estatuto OrgánicoFinanciero.

del Sistema

INFRAESTRUCTURAEquipo de Computo (2)

Impresoras, papelería, útiles de Escritorio,Escritorios

ISO 9000 y NTCGP 1000 numerales:

4.1 REQUISITOS GENERALES, 4.2.3.Control de Documentos, 4.2.4. Control deRegistros, 6.1. PROVISIÓN DERECURSOS, 8.1. GENERALIDADES, 8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, 8.2.3Seguimiento y Medición de los Procesos,8.4 Análisis de Datos, 8.5 MEJORA, 8.5.1Mejora Continua, 8.5.2 Acción Correctiva,8.5.3 Acción Preventiva.

Normatividad aplicable al sector.

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Empresa de Acueducto,51.23

Alcanta~~~go:'l.~;:pde YopalFecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión""'-_ .•.•...

2014-12-19 2014-12-19 01

SEGUIMIENTO Y MEDICIONPARAMETROS DE CONTROL

Para el proceso contable de la EAAAY-EICE-ESPse establecerán los siguientes Parámetros de control

./ Cumplimiento con la información en las fechas establecidas por los entes de control.

./ Cumplimiento con las solicitudes de información por parte de Usuarios Internos y Externos .

./ Seguimiento a los Procedimientos establecidos .

./ Conciliación de Información entre las diferentes dependencias que alimentan al sistema contable (Tesorería. Recursos Humanos, Almacén; Comercial,Cartera, Facturación y demás dependencias involucradas)../ Verificación de balances de comprobación mensuales ../ Verificaciones de Formas de pagos establecidas en cada uno de los contratos objeto de elaboración de órdenes de pago ../ Verificación legal, conceptual, y procedimental de documentos soportes que respaldan los Hechos económicos a registrar en los libros decontabilidad../ Consecutivos de comprobantes contables .

INDICADORESDIRECTRIZ DE LA POUTICA OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

R.P. - 5.000

Activo corriente - Pasivo MillonesCapital de trabajo

corrienteCONSOUDADO Mensual

- 35.000Millones

Cumplir con todos los Rotación de capital de Ingresos totales / Capital de>1 Mensual

requisitos legales y trabajo trabajo

reglamentarios aplicables aRazón corriente olas actividades de la Activo corriente / Pasivo

Empresa. Liquidez financiera acorriente

L ~ 1.1 Mensualcorto plazo

Activos corrientes -Alta liquidez Inventarios - Deudores/ L ~ 1.1 Mensual

Pasivo corriente

Activos corrientes -Prueba Acida Inventarios / Pasivo L ~ 1.1 Mensual

corriente

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I

L

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Empresa de Acueducto.Alcanta~~r.g:{':~~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión-_ ............

2014-12-19 2014-12-19 01

Rotación de cuentas por Cuentas por cobrar / ValorCumpliendo con todos cobrar por Servicios 70 días Mensuallos requisitos legales y Públicos facturado x 365

reglamentarios,mejorando Endeudamiento total Total pasivo / Total activo E,; 60% Mensualcontinuamente elsistema de gestión decalidad, utilizando todos Financiación propia Patrimonio / Activo total E <: 40% Mensuallos medios necesariospara que la operación Promover la mejorasea cada vez más eficaz continua del Sistema de Margen Neto de Utilidad Utilidad Neta / Ventas Netas 0.5% Mensualy eficiente a fin de Gestión de la Calidad.cumplir

Rentabilidad en relación Resultado del ejercicio /satisfactoriamente con 0.5% Mensuallos objetivos de la con los Ingresos totales Ingresos totalesorganización y losrequerimientos de los Rentabilidad en relación Resultado del ejercicio /usuarios. con los Ingresos Ingresos operacionales 0.5% Mensual

Operacionales

Índice de rentabilidad Resultado del ejercicio / 0.5% Mensualdel activo ROA Total de activos

Índice de rentabilidad Resultado del ejercicio / 0.5% Mensualdel Patrimonio ROE Total de Patrimonio

Control de gastos Gastos financieros / Venta o <1% Mensualfinancieros Ingresos Operacionales

% de gastos financieros Gastos financieros / Utilidadsobre la utilidad <1% Mensualoperacional Operacional

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Empreaa de Acueducto, 51.23Alcantar~~~g~l_~~pde Yopa!

Fecha de Elaboración Fecha Uttima Modificación Versión..._-,-2014-12-19 2014-12-19 01

(( Costos + gastosCoeficiente Operacional operacionales )/i ngresos ,; 100% Mensual

operacionales)* 100

Relación de Gastos (Gastos operacionales /operacionales sobre <30% MensualMaximizar recursos, Ingresos operacionales Ingresos operacionales)* 100

racionalizar costos y reducirRelación de Costo degastos que permitanventas sobre Ingresos (Costo de ventas / Ingresos <80% Mensualimpactar positivamente el operacionales)* 100

coeficiente operacional. operacionales

Control de Gastos (Gastos administrativos / <30% Mensualadministrativos Ingresos operacionales)* 100

Control de Gastos (Gastos provisión,

provisión, depreciación depreciación/ Ingresos <6% Mensualoperacionales)* 100

Dependencia financiera (Operacionesde operaciones interinstitucionales / Total <2% Mensualinterinstitucionales ingresos)* 100

Dependencia financiera (Otros ingresos / Total <2% Mensualde Otros ingresos ingresos)* 100

% de eficiencia en el (Número de Acciones

cierre de acciones correctivas resueltas / 100% Mensualcorrectivas número de Acciones

correctivas)* 100

Control de conciliaciones (Número de Ajustes100%Realizados / Numero de Mensualentre dependencias Conciliaciones)* 100

Nota. Las metas de los indicadores financieros se establecieron teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el mes de octubre de 2014 y losexigidos por la resolución CRA 315 de 2005.

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Empreaa de Acueducto.51.23

Atcanla1!~~~I. ~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión0IfT. __ •••••..•

2014-12-19 2014-12-19 01

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION.¡' Registro de recibido y control de órdenes de pago.¡' Libros auxiliares de Contabilidad Software Financiero (Tesorería, Recaudos Presupuesto y Contabilidad).¡'

.¡' Reportes de los Diferentes oficinas (Almacén, Tesorería, .¡' Software de recursos Físicos ( Recursos Humanos - Almacén)Recursos Humanos, Facturación, Cartera, Comercial) .¡' Software Comercial ( Módulos de Facturación y Cartera).¡' Reportes de Interfaces de procesos.¡' Reporte cuenta de obligaciones fiscales.¡' Extractos Bancarios

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

PROCESOPROVEEDOR

ENTRADAS ALPROCESO

ACTIVIDADES DESCRIPCIONRESPONSABLEACTIVIDAD

REGISTRO CRITERIOSDE CONTROL

SALIDA DEPROCESO

PROCESOCUENTE

./ Verificación de lossoportes contables

./ Elaboración deprocedimientos delsistema contable.

./ Definir permisos yrestricciones para losusuarios delaplicativo contable.

./ Participar en laplaneación e metasde la informaciónfinanciera de laEmpresa.

Oficina deContabilidad

./ Documentos delS.G.C.relacionadoscon elproceso

./ Mapasde procesos

./ Procedimientos

./ Registros

./ Cumplimiento conlos entes decontrol y losentesexternos.

./ Listadomaestro dedocumentos

Archivos planosdigitales

Firma Libro Controlde Cuentas

Plan de Acción

Contador yTecnólogoContable

Se planificatodo el procesocontableestableciendometodologías,procedimientos yplanes de trabajopara el adecuadoregistro y controlde la informaciónfinancierareflejando todoslos hechoseconómicos através de lageneración de losestadosfinancieros.

de laplan

./ Definircomprobantescontables.

./ VerificaciónEstructura delcontable .

./ Calendariostributarios.

./ Calendarios deentrega deinformación par partede las Entidades deControl.

./ Requerimientos deEntidades de Controlo Clientes Externos.

./ Conceptos de la PDIAN.

./ Instructivos de la5SPD.

./ Documentossoportes de lastransaccioneseconómicas yfinancieras.

./ Instructivos de laContaduría General dela Nación.

Todos losprocesos

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Empresa de Acueduclo, 51.23Alca"ta~~~g~l.~é:p de Yopal

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión"". __ 7M.4

2014-12-19 2014-12-19 01

.". Requerimientos deinformación por partede 105 Clientesinternos de laEm resa.

./ Realizar Notas deContabilidad

./ Realizar Interfacesde Almacén,

./ Realizar Interfacesde Nomina

Todos losProcesos

UsuariosExternos

Entidades deControl

,¡' ComprobantesContables.

./ EstadosFinancierosti' Librosoficiales.". DeclaracionesTributarias./ InformesEntes deControl./ InformesClientesInternos yExternos./ Actas deConciliaciónentredependencias.ti' ActosAdministrativos.

ti' Consecutivo dedocumentos./ Aplicabilidad de lasNormas deArchivo yCorrespondencia.". Arqueosde Cajamenorti' Normasde ControlInternoContable./ Auditoria Internacontrolinterno.". Balancede Prueba ocomprobación,¡' CalendariosTributarias

de

de

de

de

dede

ti' Ordenespago.". NotasContabilidad.". ConciliacionesBancarias ../ Conciliacionesde Almacén./ Conciliacionesdirección comercial./ Comprobantesde nomina./ Interfaces deproceso ( Almacén

Recaudos,yNomina

Facturación)ti' Comprantes deCaja menor.". Resoluciones dePago deImpuestos../ FormatosDeclaracionesTributarias.,¡' ReportesEnvíosInformación,/ EstadosFinancieros./ LibrosContabilidadti' Certificados deRetenciones./ CertificacionesContables,ti' Respuesta deOficios

Contador yTecnólogoContable

los

enforma

de los

Realizar losregistroscontables detodos los Hechoseconómicos,sociales,ambientales yfinancieros que sepresentan en laEmpresa,teniendo encuenta losprincipios deContabilidadgeneralmenteaceptados enColombia, lasnormas y loslineamientosestablecidos porlos diferentesentes de control.

Realizarestadosfinancierosdebidadentroplazosestablecidos, parala rendición deinformes y latoma dedecisiones enfonna oportuna,estos estadosdeben refiejar lasituación real de

facturasde Otros

./ Realizarde Ventasservicios

./ Realizar interfacede servicios públicos

./ RealizarConciliación deAlmacén

./ Realizar lasórdenes de pago

./ RealizarConciliacionesBancarias

.". Realizarreembolsos de Cajamenor

./ Realizar pagos deCaja menor

./ VerificarComprobantes deNomina

.". Facturas

./ Contratos

./ Solicitudes dedesembolso deanticipos.". Actas parciales.". Actas deliquidación./ Cuentas de Cobro./ Solicitudes defacturación./ Soportes deMovimientos dealmacén./ Soportes denomina./ Soportes defacturación,¡' Soportes decartera,¡' Soportes derecaudo./ Actosadministrativos./ Resoluciones depago,¡' Soportes deTesorería.". ExtractosBancarios

Todos losprocesos

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Empresade Acueducto.51.23

AICant8~~~l.~~pde Yapa! Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_._.000.'_2014-12-19 2014-12-19 01

./ Elaboración deEstados Financieros

./ Rendición deInformes

./ Realizarcertificaciones deInformación

Contador yTecnólogoContable

Realizar lasdeclaracionestributariasestablecidas porlas normas ydentro de losplazos fijados porlos diferentescalendariostributariosexpedidos porcada entidad decontrol.

Realizar infonnesy de acuerdo a losplazosestablecidosdando respuestaoportuna bajo elprincipio decalidad de laInformación yveracidad de lascifras contenidasen los estadosfinancieros.

de la empresa en unperiodo de tiempodeterminado .

Cierres./ Realizarcontables

./ Elaborarrespuestas a losdiferentes Usuariosde Informaciónexternos e internos

,/ Analizar laInformaciónFinanciera

,/ Realizar Balancesde Comprobaciónpara verificar laInformación Contable

./ RealizarRecomendaciones./ Certificar estadosFinancieros

./ Presentación deDeclaracionesTributarias.

./ ElaboraciónDeclaracionestributarias

./ ExpedirCertificados deRetenciones.

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Empresa de Acueducto.51.23

A'canta~~~g~l.~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_._-~2014-12-19 2014-12-19 01

o/ Análisis de losdocumentossoportes de losregistroscontables.

o/ Análisis de:cuentas o/ Libros Auxiliares

o/ Verificación de Contables. cuentas contablesregistros contables en Contador y del sistemael sistema financiero. o/ Seguimiento Financiero.o/ Verificación de las a indicadores. Tecnólogo EstadosInterfaces que Contable Financieros Proceso de

o/ Informes del Informes Contabilidadsistema financiero. alimentan al software o/ Seguimiento o/ Cruce de Certificadoso/ Informes del contable al cumplimiento cuentas contables

Sistema Comercial. de los Vs Interfaces de

Informes delo/ Verificación de la procedimientos procesos (o/

Sistema de Recurso correcta causación de contables Facturación,

Físicos ( Almacén los comprobantes Almacén ,, contables generados o/ Elaboración Tesorería, RecursosProceso de Recursos Humanos) por las de interfaces. de Informes Humanos)o/ Informes de VContabilidad Cartera

o/ Verificación delBalance de Prueba o/ Seguimiento o/ Certificación deo/ Estado de Cuenta

de la Dian.o/ Realizar ajustes al Cumplimiento Cumplimiento en la

o/ Reportes de requeridos. de los rendición de

Informacióno/ Rendición de Calendarios informes

expedidos por los Informes a los Tributarios. expedidos por los

Diferentes Entes de diferentes entes de diferentes entes de

Control control. o/ Seguimiento control oo/ Elaboración de a las fechas de Contador y consultados en lasinformes e presentación de

Tecnólogo plataformasindicadores de Informes a las Contable tecnológicas Estados Proceso degestión del proceso. Entidades e dispuestas para tal Informes Financieros Contabilidad

Control y fin Certificadosverificación delosCumplimientos

o/ Verificacióndel Estado deCuenta de laDIAN

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Empresa de Acueduc:to.51.23

Alc:antar;:~~l.~S~pde Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión...•_-_ .....,2014-12-19 2014-12-19 01

PLANEAR _ HACER m__V_E_R_IF_IC_A_R A_CT_U_A_R__

Proceso deContabilidad Auditorias Acciones correctivas y

preventivas

p

Tomar accionescorrectivas ypreventivas delas diferentesactividades.

Contador AccionesCorrectivas

Mejoracontinua delos procesos

Proceso deContabilidad

3. DOCUMENTOSRELACIONADOS

,¿ Procedimientos: Conciliación bancaria, Realizar pagos, Manejo de caja menor, Rendición de informes, Elaboración de estadosfinancieros, Procesode interfaces, Elaboración y presentación de declaraciones tributarias, Calculo y registro de provisiones.

,¿ Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio, Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales", Ley 142 de 1994 - Ley de servicios públicos domiciliarios, Régimen deContabilidad Pública, Decreto 115 de 1996 "Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de lospresupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen deaquellas, dedicadas a actividades no financieras", Manual de contratación de la Empresa, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ISO9000 YNTCGP1000.

4. APROBACIONES

Elaboró

5. BITÁCORA DEACTUALIZACIÓN

Revisó

FREDDYALEXANDERLARROTACANTORRe resentante or la Dirección SGC

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Aprobacióninicial Aprobacióninicial RepresentanteLegal

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